CV-TLS012 - Taller Virtual de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos

Unidad 02 Caso Prctico v1

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establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.


CASO PRCTICO N 02



1. OBJETIVO

El desarrollo del Caso Prctico N 02, busca lograr los siguientes objetivos en el
participante:
- Definir los recursos y costos del proyecto.
- Asignar propiedades a las actividades del proyecto.
- Secuenciar los entregables y actividades del proyecto.


2. TEMAS A DESARROLLAR

El Caso Prctico N 02 desarrolla los siguientes temas:
- Definir recursos y costos.
- Asignar propiedades a las tareas:
a. Ingresar duraciones a las tareas.
b. Asignar recursos a las tareas.
c. Ingresar restricciones a las tareas.
d. Definir tipo de tarea.
- Secuenciar las tareas.


Nota
Antes de iniciar el desarrollo de Caso Prctico N 02, recordamos revisar
la configuracin del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el
documento de Gua de Configuracin del MS Project 2010 del curso.



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3. DESARROLLO DEL CASO PRCTICO


Para desarrollar el Caso Prctico de la Unidad 02 utilice el archivo MS
Project - CP02.mpp.

DEFINIR RECURSOS Y COSTOS

Para definir los recursos del proyecto Programa de Capacitacin 2012 realizamos
los siguientes pasos:

1. Vamos a la pestaa Recurso, y seleccionamos la opcin Hoja de
Recursos, como se observa en la Figura 1.


FIGURA 1: Ingresar a la Hoja de Recursos

2. En la Hoja de Recursos se tiene que ingresar los datos de los recursos que
se muestran en la Figura 2.



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FIGURA 2: Vista Hoja de Recursos.

ASIGNAR PROPIEDADES A LAS TAREAS

a. Ingresar duraciones a las tareas.

Por defecto la duracin de cada tarea es de 1 da. MS Project tiene dos tipos de
modo de tarea, los cuales permiten obtener la duracin de las tareas resumen.
Por defecto las tareas resumen tienen activa el modo de tarea programada
automticamente, mientras que las tareas tienen activo el modo de tarea
programada manualmente, estas opciones se visualizan en la columna modo de
tarea. Nosotros trabajaremos con el modo de tarea programada
automticamente.

1. Las duraciones del proyecto se muestran en la Figura 3:




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FIGURA 3: Duracin de las tareas.


Nota
Recordar que con la Tecla F9 se actualizarn los valores de la pantalla.

b. Asignar recursos a las tareas

Ahora tenemos que asignar los recursos a las tareas para ello realizamos los
siguientes pasos:



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1. Clic derecho sobre el nombre de cualquier columna y en el men contextual
elegimos la opcin Insertar Columna.

FIGURA 4: Insertar columna.

En la columna insertada elegir la opcin Nombre de los recursos.


FIGURA 5: Columna Nombre de los recursos.

2. Ahora ya hemos configurado nuestro archivo MS Project para poder asignar
los recursos a las tareas mediante la columna Nombre de los recursos,
cada vez que demos clic nos aparecer una lista con todos los recursos del
proyecto.


FIGURA 6: Asignar recursos a las tareas.




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La lista de asignacin de recursos para las tareas se muestra en la Figura 7.


FIGURA 7: Lista de asignacin de recursos para las tareas.


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Nota
Hay que tener cuidado con las tareas que tienen ms de un recurso
asignado, pues algunas instalaciones de MS Project reconocen la coma (,)
como el signo divisor de los recursos en la celda, en otras instalaciones se
acepta el punto y coma (;). Si se ingresa el divisor errneo se podra estar
generando un nuevo recurso, en todo caso luego de asignar los recursos a
las tareas revise la Hoja de Recursos.

c. Ingresar restricciones a las tareas

Las restricciones son delimitaciones que se aplican a las tareas.
Las restricciones exigen una fecha lmite de inicio o fin de la tarea,
indiferentemente de sus predecesoras y/o sucesoras. De manera general se
recomienda utilizar restricciones flexibles en las tareas as dependen de sus
predecesoras y sucesoras. Para entender el funcionamiento de estas opciones en la
siguiente tabla se muestran las restricciones que aplicaremos a nuestro proyecto:

Tareas Restriccin
1.1.A03 Difundir Project Charter Debe finalizar el 06-01-2012
1.2.A03 Difundir Plan de Proyecto No finalizar despus del 16-01-2012
3.2.A01 Realizar Sesin 1 Debe comenzar el 13-02-2012
4.2.A03 Presentar Informe Final Debe comenzar el 30-03-2012
Tabla 1: Restricciones de las Tareas.

Para ingresar la restriccin de la tarea 1.1.A03 Difundir Project Charter realizamos
los siguientes pasos:

1. Seleccionamos tarea, y hacemos doble clic.


FIGURA 8: Seleccionar tarea.

2. En la nueva ventana ir a la pestaa Avanzado. En la opcin Tipo de
restriccin elegir la alternativa Debe finalizar el. Y en Fecha de
restriccin ingresar la fecha 06-01-2012.


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FIGURA 9: Ingresar restricciones a la tarea.

Repetir los mismos pasos para ingresar las restricciones de las tareas que se
encuentran en la Tabla 1.

El resultado de estas modificaciones se muestra Figura 10.




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FIGURA 10: Resultado de ingresar las restricciones.

d. Definir tipo de tarea

De modo predeterminado, MS Project utiliza el tipo de tarea unidades fijas para
calcular la duracin de las tareas. Existe la posibilidad de cambiar el modo que MS
Project las calcula, configurando el tipo de tarea tal como lo veremos lneas abajo.
Cada uno de los tipos de tareas afecta la programacin de la tarea cuando se
modifica las unidades, duracin o trabajo. La siguiente tabla nos muestra las
variaciones que surgen al modificarse la asignacin del tipo de tareas:

Tipo de
Tarea
Si se revisan
UNIDADES
Si se revisa
DURACIN
Si se revisa
TRABAJO
UNIDADES
FIJAS
La duracin se
vuelve a calcular
El trabajo se vuelve
a calcular
La duracin se
vuelve a calcular


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TRABAJO
FIJO
La duracin se
vuelve a calcular
Las unidades se
vuelven a calcular
La duracin se
vuelve a calcular
DURACIN
FIJA
El trabajo se vuelve
a calcular
El trabajo se vuelve
a calcular
Las unidades se
vuelven a calcular
Tabla 2: Modificaciones segn el tipo de tarea


Nota
Tomar en cuenta que:
- Si se hace clic en trabajo fijo en el cuadro Tipo de Tarea, no podr
cambiar la configuracin Condicionada por el esfuerzo de la tarea.
- Puede ver y cambiar el tipo de cada tarea directamente en la vista
insertando el campo Tipo.
- Si desea cambiar la estructura jerrquica de una tarea o una subtarea
como parte de una estructura de esquema de su proyecto, deber anular
la sangra de la tarea en lugar de cambiar el tipo de tarea.
- Si desea imponer restricciones sobre la forma que MS Project calcula las
fechas de comienzo y fin de las tareas, debe establecer una delimitacin
de tareas, en lugar de cambiar el tipo de tarea.

Igual que en punto anterior, ahora insertamos la columna tipo. Por defecto las
tareas tienen asignado el tipo Unidades fijas.


FIGURA 11: Asignacin del Tipo de tarea por defecto.

Ahora ingresaremos el tipo de tarea asignado a cada tarea del proyecto, como se
observa en la Figura 12:



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FIGURA 12: Asignacin del Tipo de tarea.


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SECUENCIAR LAS TAREAS

El secuenciamiento en MS Project se realiza en base al ID de la tarea que se desea
vincular. Para ingresar las predecesoras de cada tarea, primero tenemos que
verificar que se muestre la columna Predecesoras.

1. La lista de las predecesoras del proyecto se muestra en la Figura 13.




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FIGURA 13: Secuenciamiento de las tareas.

2. Las tareas de ejecucin del 3.2.A01 al 3.2.06 se desarrollarn todos los
lunes por lo que entre ellas asignaremos un retraso de 4.25 das. Como se
observa en la Figura 14 y Figura 15.


FIGURA 14: Secuenciamiento de las tareas.


FIGURA 15: Ingresar retraso en las tareas.


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3. Como ya tenemos un aproximado de la duracin de nuestro proyecto,
modificamos la tarea repetitiva 1.3 Reunin de Coordinacin, para ello
vamos a la pestaa Tarea, en el grupo Insertar, hacemos clic en el botn
Tarea, y elegimos la opcin Tarea peridica, e ingresamos los datos segn
la Figura 16.


FIGURA 16: Informacin de tarea repetitiva.