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ManAudFin 1
ManAudFin 1
GUBERNAMENTAL
AGOSTO 2001
PRESENTACION
La Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador y las dems disposiciones
legales pertinentes, atribuyen a la Contralora General del Estado, como una de sus
funciones sustantivas, el control de los recursos pblicos, la regulacin y
reglamentacin en materia de su competencia y la determinacin de
responsabilidades.
La Contralora General del Estado, en su afn de desarrollar las tcnicas y
metodologas actuales que la profesin de la auditora requiere para ejercer un
eficiente y efectivo control, ha preparado el Manual de Auditora Financiera que se
ajusta a las disposiciones legales vigentes, a las Polticas de Auditora
Gubernamental, Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables en el
Sector Pblico, Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental, Normas
Internacionales de Auditora, Normas Ecuatorianas de Auditora y que recoge las
opiniones de las unidades de auditora de la Contralora General, avalizando con ello
su contenido y calidad.
El Manual de Auditora Financiera se compone de seis captulos, en los que constan
los aspectos generales de la auditora, bases conceptuales de la auditora financiera,
la planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados y los fundamentos de las
responsabilidades. Se complementan los conceptos con programas, formatos,
ejemplos y dems informacin relacionada con la ejecucin de la auditora
financiera. Se ha procurado que su redaccin y exposicin sean sencillas y
comprensibles para la sistematizacin del trabajo del auditor.
Se aspira que este Manual se constituya en una gua prctica y didctica que facilite
el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la auditora financiera
gubernamental.
Este documento ha sido elaborado por un equipo tcnico, integrado por delegados de
la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional, Direcciones de Auditora 1,
2 y 4 en coordinacin con los tcnicos de la Asesora General.
Dr. Alfredo Corral Borrero
CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO
A C U E R D O N CG
El Contralor General del Estado
Considerando:
Que mediante Acuerdo No. 017-CG, promulgado en el Registro Oficial No. 41 de
octubre 6 de 1992, se expidi el Manual General de Auditora Gubernamental,
estructurado sobre la base de las polticas y normas de Auditora emitidas en 1977.
Que con Acuerdo No. 039-CG, publicado en el Registro Oficial No. 555 de octubre
25 de 1994, se expidieron las nuevas Polticas de Auditora Gubernamental, las
Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y las
Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental, aplicables de manera obligatoria en
la ejecucin de la auditora en el sector pblico.
Que la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, faculta a la
Contralora General para dictar y actualizar los reglamentos, polticas, normas,
manuales e instructivos relacionados con la auditora Gubernamental, a efectos de
contar con un documento que permita la prctica de la auditora financiera en forma
eficiente y oportuna.
En ejercicio de la facultad que le confieren los artculos 211 de la Constitucin
Poltica de la Repblica del Ecuador, 303 numeral 8 letra a) y 323 de la Ley
Orgnica de Administracin Financiera y Control.
A C U E R D A:
Art. 1. Expedir el Manual de Auditora Financiera Gubernamental, que
regir para las unidades de auditora de la Contralora General del
Estado y para las unidades de auditora interna de las entidades y
organismos del sector pblico sujetas al Control del Organismo
Tcnico Superior de Control.
Art. 2. El Comit de Directores conjuntamente con la Asesora General,
delegarn a los funcionarios respectivos, para que investiguen los
ltimos pronunciamientos de la profesin, los que sern incorporados
al presente manual y luego tramitados ante el Contralor General del
Estado para su aprobacin.
Art.3. El presente Manual entrar en vigencia a partir de su publicacin en
el Registro Oficial.
Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a
COMUNIQUESE
Dr. Alfredo Corral Borrero
CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO
INDICE GENERAL
CONTENI DO PAGI NA
CAPITULO I
GENERALIDADES
Introduccin 03
Objetivos del Manual 04
Base Legal 04
Funciones y Responsabilidades del Area de Auditora 05
Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental 11
CAPITULO II
AUDITORIA FINANCIERA
Definicin 17
Objetivos 18
Caractersticas 18
Proceso de la Auditora Financiera 19
Control de Calidad en la Auditora Financiera 23
CAPITULO III
PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA
Generalidades 27
Fases de la Planificacin 29
Programas de Auditora 160
CAPITULO IV
EJECUCION DE LA AUDITORIA FINANCIERA
Generalidades 205
Pruebas de Auditora 205
El Muestreo en Auditora 215
Los Hallazgos en Auditora 221
Nuevas Evidencias Encontradas 226
Conclusiones de Auditora 227
Consideraciones sobre los Estados Financieros Examinados 228
Revisin de Hechos Posteriores 229
Procedimientos para la Identificacin de hechos Posteriores 229
Documentacin del Trabajo de Auditora 229
CAPITULO V
COMUNICACIN DE RESULTADOS EN LA AUDITORIA
FINANCIERA
Generalidades 257
El Informe de Auditora 261
Estructura de los Informes de Auditora 274
Tipos de Opinin 300
Apndices de la Comunicacin de Resultados 316
GLOSARIO DE TERMINOS 335
CAPI TULO
I
GENERALI DADES
1. I ntroduccin 03
2. Objetivos del Manual de Auditora Financiera 04
3. Base Legal 04
4. Funciones y Responsabilidad del Area de Auditora 05
4.1 Del director y subdirector 06
4.2 Del auditor supervisor 07
4.3 Del auditor jefe de equipo 08
4.4 De los auditores 09
4.5 Responsabilidades compartidas con el supervisor 10
y el jefe de equipo de la auditora
5. Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental 11
CAPI TULO
I
GENERALIDADES
1. Introduccin
A la Contralora General del Estado, se le atribuye como una de sus
funciones sustantivas, el control de los recursos y bienes del sector pblico, a
la vez que se encuentra facultada para dictar, en forma privativa, normas de
carcter secundario relativas a esta materia.
Por lo que en el afn de desarrollar las tcnicas y metodologas modernas de
la profesin, que faciliten el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la
auditora financiera, a cargo de las unidades operativas de este Organismo
Tcnico Superior de Control y a fin de unificar los procedimientos para su
ejecucin, se ha elaborado el Manual de Auditora Financiera
Gubernamental.
El artculo 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador,
determina que la Contralora General del Estado, es el Organismo Tcnico
Superior de Control, con autonoma administrativa, presupuestaria y
financiera y con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversiones,
utilizacin de recursos, administracin y custodia de los bienes pblicos, para
lo cual dictar regulaciones para el cumplimiento del control y dar asesora
en las materias de su competencia.
Las disposiciones legales vigentes constituyen el marco legal dentro del cual
la Contralora General del Estado desarrolla y cumple la citada disposicin
constitucional, como rgano central rector del sistema de control.
El Manual de Auditora Financiera Gubernamental, rige para las unidades de
auditora de la Contralora General del Estado, las entidades y organismos
del sector pblico sujetas al Organismo Tcnico Superior de Control y sus
correspondientes unidades de auditora interna, conforme lo sealan las
disposiciones legales y normativas vigentes y el Art. 2 de la Ley de
Presupuestos del Sector Pblico.
Para el control de los recursos pblicos, la Ley pertinente le faculta al
Contralor General la publicacin y actualizacin del manual de auditora, el
cual contendr la descripcin de los requisitos, tcnicas, mtodos y
procedimientos, a ser aplicados en la ejecucin de esta actividad.
El contenido del presente manual se halla estructurado por captulos
identificados as: Captulo I Generalidades, que trata sobre aspectos
referentes a la base legal y normativa en la que se fundamenta la prctica de
la auditora financiera, los objetivos del manual, funciones y
responsabilidades del rea de auditora y culmina con el Cdigo de Etica del
Auditor Gubernamental; Captulo II Auditora Financiera hace nfasis en la
conceptualizacin, proceso y enfoques de la Auditora Financiera; Captulo
III Planificacin de la Auditora Financiera; Captulo IV Ejecucin de la
Auditora Financiera; Captulo V Comunicacin de Resultados de la
Auditora Financiera. Dentro de cada captulo en forma ordenada se consigna
el contenido del mismo y se incluyen los apndices en donde se ilustran con
ejemplos el desarrollo de los temas en referencia.
2. Objetivos del Manual de Auditora Financiera
Los principales objetivos del Manual de Auditora Financiera
Gubernamental, son:
1. Sistematizar la ejecucin de la auditora y estandarizar la aplicacin de sus
procedimientos.
2. Proveer a los auditores, de criterios y terminologa uniformes, as como de
metodologa de trabajo moderna, que les permita el desarrollo profesional.
3. Facilitar la aplicacin de las normas, polticas y principios relativos a la
auditora financiera.
4. Proponer enfoques modernos de auditora, tendientes a asegurar que las
funciones de control se realicen con la ms alta calidad profesional.
5. Agilitar el proceso de la auditora con el objeto de que los informes
lleguen a los usuarios con oportunidad, para que se constituyan en
herramientas gerenciales que permitan la toma de decisiones.
3. Base Legal
Las disposiciones legales vigentes sobre la materia, sealan que el Contralor
General expedir las normas generales para controlar los recursos y bienes del
sector pblico.
La normativa tcnica, constituye el principal medio para ejecutar la auditora
financiera, tanto por los agentes activos que aplican el sistema de control de los
recursos pblicos, como por los agentes pasivos que participan mediante la
entrega de informacin sobre las actividades realizadas, por lo que se ha
considerado la normativa conformada por las Polticas de Auditora
Gubernamental (PAG), las Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental
(NTAG), las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables en el
Sector Pblico (NAGA-SP) y las Normas Ecuatorianas de Auditora (NEAs).
Adems, se han considerado las Declaraciones sobre Normas de Auditora
(Statement on Auditing Standar SAS) y sus interpretaciones, emitidas por el
Comit Ejecutivo de Auditora del Instituto Americano de Contadores Pblicos
AICPA, y las Normas Internacionales de Auditora (NIAs), emitidas por el
Comit Internacional de Prcticas de Auditora, encaminadas a los diversos
aspectos que corresponda examinar al auditor.
Las auditoras financieras que debe efectuar la Contralora General, sern
ejecutadas de acuerdo con las polticas y normas antes citadas y los manuales e
instructivos expedidos por el Contralor que resulten aplicables de conformidad
con la ley pertinente y el artculo 46 de la Ley de Presupuestos del Sector
Pblico.
Marco Legal y Normativo
AUDITORIA FINANCIERA
BASE LEGAL
* Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador Art. 211
* Ley de Presupuesto del Sector Pblico Art. 2
NORMATIVA TECNICA
* Polticas de Auditora Gubernamental (PAG)
* Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental (NTAG)
* Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables (NAGA-SP)
al Sector Pblico.
* Normas Ecuatorianas de Auditora (NEAs)
* Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI)
* Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
* ACUERDO N182 MEF. del 29 de diciembre del 2000 publicado en el R.O.
249 del 22 de enero del 2001
Normativa del Sistema de Administracin Financiera
4. Funciones y Responsabilidades del Area de Auditora
Sin perjuicio de las funciones establecidas para las unidades operativas y
personal que ejerce el control de los recursos pblicos, contenidos en los
respectivos orgnicos funcionales y dems normas afines, se incluyen las
funciones o tareas especficas de auditora, asignadas al nivel directivo, al de
supervisin y al personal operativo, con el propsito de comprometer sus
esfuerzos para que las labores de control se realicen cindose a la Ley y
normatividad vigente, de manera que se alcancen los "objetivos de la
auditora" descritos en las Normas de Auditora Gubernamental
Generalmente Aceptada Aplicables en el Sector Pblico.
Las funciones principales de los Directores, Subdirectores, Supervisores y
Jefes de Equipo de Auditora, entre otras, son las siguientes:
4.1 Funciones de directores y subdirectores
a. Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito
asignado, en coordinacin con las unidades administrativas
correspondientes.
b. Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,
tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las
condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones
interpersonales.
c. Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos,
tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin,
nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre
otros.
d. Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el
propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora.
e. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del
trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
f. Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la
planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo.
g. Exigir la aplicacin sistemtica del proceso de la auditora a base de la
metodologa definida en este Manual.
h. Fomentar la aplicacin de las polticas y normas de auditora emitidas por
la Contralora General, como garanta de la calidad del trabajo.
i. Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditora que sern
remitidos a la administracin de las entidades examinadas.
j. Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecucin del
plan anual de trabajo.
k. Supervisar selectivamente el funcionamiento tcnico y administrativo de
los equipos de trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un
criterio para fomentar el control de calidad interno.
l. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la
normatividad relacionada con el control de los recursos pblicos emitida
por el Organismo Tcnico Superior de Control.
4.2 Funciones del auditor supervisor
El Supervisor de auditora cumple la funcin de coordinacin
permanente, entre los equipos de auditora que supervisa y la
respectiva direccin o jefatura. Sus funciones principales son:
a) Preparar y aplicar los programas de supervisin, en las principales
etapas del proceso de la auditora conforme lo determinan las
NTAG.
b) Desarrollar conjuntamente con el Jefe de equipo de auditora, las
funciones de responsabilidad compartida que se citan en el
numeral 4.5.
c) Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a
fin de ejercer una supervisin adecuada de las labores del equipo.
d) Supervisar las actividades del equipo de auditora, de acuerdo con
la fase del proceso de la auditora que se est realizando, para
orientar los procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver
las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y finales
del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del
examen, as como los de carcter administrativo.
e) Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el
avance de cada trabajo supervisado, utilizando para ello el
formulario diseado para el efecto.
f) Estudiar y decidir sobre las situaciones que se presenten en la
ejecucin del examen, como la falta de informacin o su
desactualizacin, la ampliacin o reduccin de los procedimientos
de auditora y su alcance, asuntos delicados para discutir con la
administracin y en casos muy relevantes someterlos a
consideracin del jefe de la unidad operativa.
g) Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la
administracin, en las cuales se presenten los resultados parciales o
finales del examen o se discutan otros asuntos importantes
relacionados con la auditora.
h) Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos
significativos relacionados con el examen y los hechos que no han
podido ser solucionados.
i) Revisar el borrador del informe de auditora, antes y despus de la
comunicacin de los resultados a los funcionarios de la entidad
auditada.
j) Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de
supervisin.
k) Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final,
memorando de antecedentes, sntesis y el expediente de papeles de
trabajo de cada examen.
l) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias
y la normatividad emitida por el Organismo Tcnico Superior de
Control.
4.3 Funciones del auditor jefe de equipo
El Jefe de Equipo de Auditora, es el profesional responsable de
administrar y dirigir a los miembros del grupo, y cumplir con los
criterios y estndares establecidos por el nivel directivo para la
ejecucin del trabajo.
Las principales funciones del Jefe de Equipo de Auditora son:
a) Ejecutar de manera conjunta con el Supervisor las funciones de
responsabilidad compartida, que se sealan en el numeral 4.5.
b) Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciacin de la
auditora a los servidores y ex - servidores de la entidad a
examinarse.
c) Dirigir el equipo de auditora de acuerdo con los criterios
establecidos por el nivel directivo, tomando en cuenta para tales
efectos el objetivo y alcance indicados en la orden de trabajo, la
planificacin y la programacin especfica, las muestras
seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros.
d) Incentivar la participacin activa de los miembros del equipo para
el cumplimiento de los objetivos de la auditora.
e) Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en
forma oportuna, todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y
ms documentos que le asignen las normas e instrucciones
relativas al proceso de la auditora.
f) Organizar conforme a lo establecido, el ndice y contenido de los
papeles de trabajo para documentar los procedimientos de
auditora aplicados y los resultados obtenidos, tomando en cuenta
que constituyen la fuente primaria de informacin para estructurar
y redactar el informe de auditora.
g) Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditora y
revisar la aplicacin de los programas especficos para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.
h) Comunicar, previa revisin y aprobacin del respectivo informe
por parte del supervisor en forma oportuna y de manera verbal y
por escrito, a la administracin de la entidad auditada los
resultados obtenidos en la evaluacin del control interno.
i) Asegurar, mediante la revisin oportuna de la totalidad de los
papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se
encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y
competente y que dichos resultados hayan sido comunicados
previamente a los funcionarios responsables de las actividades
relacionadas.
j) Preparar, en coordinacin con el supervisor, el borrador del
informe final de la auditora.
k) Redactar el borrador del informe, memorando de antecedentes y
sntesis, de conformidad con la estructura establecida y de comn
acuerdo con el Supervisor.
l) Preparar y tramitar la convocatoria a la administracin de la
entidad para la reunin en que se presentarn los resultados finales
del examen, exponer los resultados, documentar la reunin
efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga
referencia en dicha reunin.
m) Entregar al Supervisor o a quien corresponda el borrador del
informe, memorando de antecedentes y expediente de papeles de
trabajo para el trmite de revisin y aprobacin correspondiente,
tomando en cuenta las opiniones y la documentacin adicional
obtenida en la presentacin de los resultados.
4.4 Funciones de los auditores
Los auditores integrantes de los equipos de auditora, trabajan bajo la
supervisin directa del jefe de equipo y sus principales funciones son:
a) Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo
del trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo.
b) Documentar la aplicacin de los procedimientos de auditora
utilizando la estructura y orden definido para los papeles de
trabajo.
c) Cumplir con los criterios de ejecucin establecidos para su trabajo,
as como, los estndares profesionales (normas de auditora) y de
encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe
de equipo de la auditora.
d) Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo.
e) Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la
eficiencia en las actividades de auditora realizadas.
f) Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos
incluidos en la planificacin especfica y contribuir para proyectar
una imagen positiva de la auditora y de la Contralora General del
Estado.
g) Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los
hallazgos de auditora, desarrollando los comentarios con todos los
atributos y analizarlos con el Jefe de equipo de la auditora.
h) Redactar, en la correspondiente cdula o papel de trabajo, los
resultados (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre
cada componente o rubro desarrollado, guindose con la estructura
preestablecida para el informe final.
i) Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe
de equipo para la integracin completa de los resultados y su
correspondiente archivo.
j) Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e
instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditora, as como
observar el Cdigo de tica Profesional.
4.5 Responsabilidades compartidas con el supervisor y el jefe de
equipo de la auditora.
En la ejecucin de la auditora, se requiere la participacin activa de
la supervisin tcnica, funcin que se integra en varias ocasiones con
las responsabilidades del jefe de equipo, por lo que los deberes de
responsabilidad compartida a ser cumplidos conjuntamente por el
supervisor y el jefe de equipo de la auditora son:
a) Participar en la planificacin preliminar, incluida la entrevista
inicial con los funcionarios de la entidad.
b) Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura
de control interno.
c) Preparar la planificacin especfica de la auditora con los
procedimientos a ser aplicados durante el examen.
d) Determinar las muestras de auditora a ser examinadas para
ejecutar el trabajo.
e) Realizar reuniones tcnicas peridicas con el equipo de trabajo a
efecto de evaluar la labor de auditora que se realiza.
f) Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del
proceso de auditora.
g) Preparar la estructura de informe de auditora, antes de iniciar la
redaccin.
h) Participar en la presentacin de los resultados parciales y finales de
la auditora a la administracin de la entidad auditada.
i) Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado
oportunamente.
5. Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental
El auditor gubernamental est llamado a jugar un importante papel con
respecto a la implantacin de las normas en materia de administracin y
control de los recursos pblicos, consecuentemente es necesario establecer un
marco normativo de conducta para aquellos funcionarios que tendrn a su
cargo la delicada misin del control gubernamental. Para lo cual la Contralora
General de Estado expidi mediante Acuerdo N142 de marzo 25 de 1976 el
Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental en el que se establece que el
Auditor Gubernamental deber:
1 Ser honesto, objetivo, independiente y diligente al llevar a cabo sus
deberes y responsabilidades. Deber actuar con integridad y
moralidad tanto en su vida profesional, como en su vida particular,
evitando cualquier posible compromiso de su independencia y actos
que impliquen en la realidad, o puedan hacer presumir, falta de
independencia o posibilidad de influencias indebidas en el desempeo
de sus deberes.
2 Observar las disposiciones legales, las polticas y normas tcnicas de
auditora expedidas por la Contralora General del Estado, procurando
perfeccionar y mejorar su competencia y la calidad de sus servicios.
3 Demostrar lealtad en todo lo relacionado con la entidad u organismo
donde est empleado. Sin embargo, deber mantener la
independencia que asegura su informe profesional de cualquier
actividad ilegal o impropia, y de ninguna manera tomar parte en
forma consciente en dicha clase de actividad por accin directa o por
omisin de actuar o informar.
4 No aceptar ningn dinero, regalo u otro beneficio de la entidad u
organismo, sus servidores o de terceros relacionados con ella, porque
ello puede afectar su independencia y objetividad.
5 No participar ni directamente ni indirectamente en actividades, ni en
partidos polticos.
6 No tomar parte en ninguna actividad que pueda divergir de los
intereses de la auditora profesional o perjudicar su capacidad de
llevar a cabo sus deberes y responsabilidades en forma objetiva.
7 Ser equitativo y justo con los servidores de la entidad u organismo
auditado, evitando cualquier dao personal hasta el mximo de su
habilidad, de acuerdo con su responsabilidad para con la Contralora
General, tendiente a salvaguardar los recursos pblicos.
8 Guardar con reserva y utilizar con prudencia la informacin obtenida
durante el ejercicio de sus funciones.
9 Cooperar y colaborar con otros auditores gubernamentales, de manera
que promueva buenas relaciones en la profesin.
10 Al elaborar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones
resultantes de sus labores, hacer todo lo posible por presentar
suficiente evidencia que las respalde, revelando cualquier hecho que,
de no ser revelado, podra distorsionar el informe o encubrir prcticas
ilegales o impropias.
11 No participar en la auditora de una entidad pblica en la cual
estuvieren empleados parientes suyos o ntimos amigos, o donde
hubiere sido empleado anteriormente en un puesto financiero o
administrativo o cuando existiere algn factor que pudiese originar
una situacin de falta de independencia y objetividad.
12 No dedicarse a negocios u ocupaciones que sean incompatibles o
contradictorios con sus actividades profesionales de auditora.
13 Mantenerse actualizado con las ms modernas tcnicas y mtodos de
auditora, as como de gerencia, presupuesto, contabilidad y otras
reas relacionadas con sus labores, a travs de participacin activa en
cursos, seminarios, organismos profesionales y otras actividades de
autodesarrollo profesional.
14 Al participar en cursos de capacitacin o evaluaciones de habilidad
tcnica, mantendr una honestidad e integridad completa, evitando
obtener o de proporcionar a otros participantes informacin respecto a
exmenes y evaluaciones.
15 No participar en actos administrativos, ni firmar, autorizar o aprobar
con anticipacin documentos. Su informe profesional es el nico
documento que deber firmar con relacin a las entidades,
organismos u operaciones examinadas.
16 Respetar la disciplina impuesta por la Contralora General o por la
entidad u organismo donde estuviere empleado.
17 Mantener una conducta tal, que obtenga crdito y prestigio a su
profesin y testimonie su voluntad de servir al Estado y su habilidad
para hacerlo.
18 Mantener un enfoque positivo en sus labores, poniendo nfasis en la
formulacin de recomendaciones para plantear mejoras en las
operaciones de las entidades y organismos pblicos, minimizando su
papel como crtico y excitador de sanciones por las irregularidades
encontradas.
19 Procurar siempre buscar maneras de aumentar la eficiencia,
efectividad y economa de las operaciones y actividades de las
entidades y organismos examinados.
CAPITULO
II
AUDITORIA FINANCIERA
1. Definicin 17
2. Objetivos 18
2.1 General 18
2.2 Especfico 18
3. Caractersticas 18
4. Proceso de la Auditora Financiera 19
4.1 Planificacin 20
4.2 Ejecucin del trabajo 20
4.3 Comunicacin de resultados 20
4.4 Esquema del proceso de la auditora financiera 22
5. Control de Calidad en la Auditora Financiera 23
5.1 Independencia 23
5.2 Asignacin de personal 23
5.3 Consultas 23
5.4 Supervisin 23
5.5 Desarrollo profesional 24
5.6 Evaluaciones 24
CAPI TULO
II
AUDI TORI A FI NANCI ERA
1. Definicin
La auditora financiera examina a los estados financieros y a travs de ellos
las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de
emitir una opinin tcnica y profesional.
Las disposiciones legales vigentes que regulan las actividades de la
Contralora General del Estado, definen a la Auditora Financiera as:
"Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras
evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo,
efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la
razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la
situacin financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para
determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular
comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los
procedimientos relativos a la gestin financiera y al control interno".
Para que el auditor est en condiciones de emitir su opinin en forma
objetiva y profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de
juicio suficientes que le permitan obtener una certeza razonable sobre:
1. La autenticidad de los hechos y fenmenos que reflejan los estados
financieros.
2. Que son adecuados los criterios, sistemas y mtodos utilizados para
captar y reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos
hechos y fenmenos.
3. Que los estados financieros estn preparados y revelados de acuerdo
con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la normativa de contabilidad
gubernamental vigente.
Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditora
de acuerdo con las circunstancias especficas del trabajo, con la oportunidad y
alcance que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en
papeles de trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada.
2. Objetivos
2.1 General
La auditora financiera tiene como objetivo principal, dictaminar sobre la
razonabilidad de los estados financieros preparados por la administracin de las
entidades pblicas.
2.2 Especficos
1. Examinar el manejo de los recursos financieros de un ente, de una
unidad y/o de un programa para establecer el grado en que sus
servidores administran y utilizan los recursos y si la informacin
financiera es oportuna, til, adecuada y confiable.
2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la
prestacin de servicios o la produccin de bienes, por los entes y
organismos de la administracin pblica.
3. Verificar que las entidades ejerzan eficientes controles sobre los
ingresos pblicos.
4. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias
y normativas aplicables en la ejecucin de las actividades
desarrolladas por los entes pblicos.
5. Propiciar el desarrollo de los sistemas de informacin de los entes
pblicos, como una herramienta para la toma de decisiones y la
ejecucin de la auditora.
6. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y
contribuir al fortalecimiento de la gestin pblica y promover su
eficiencia operativa.
Caractersticas
1. Objetiva, porque el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias
susceptibles de comprobarse.
2. Sistemtica, porque su ejecucin es adecuadamente planeada.
3. Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores pblicos a
nivel universitario o equivalentes, que posean capacidad, experiencia y
conocimientos en el rea de auditora financiera.
4. Especfica, porque cubre la revisin de las operaciones financieras e
incluye evaluaciones, estudios, verificaciones, diagnsticos e
investigaciones.
5. Normativa, ya que verifica que las operaciones renan los requisitos de
legalidad, veracidad y propiedad, evala las operaciones examinadas,
comparndolas con indicadores financieros e informa sobre los resultados
de la evaluacin del control interno.
6. Decisoria, porque concluye con la emisin de un informe escrito que
contiene el dictamen profesional sobre la razonabilidad de la informacin
presentada en los estados financieros, comentarios, conclusiones y
recomendaciones, sobre los hallazgos detectados en el transcurso del
examen.
4. Proceso de la Auditora Financiera
El proceso que sigue una auditora financiera, se puede resumir en lo
siguiente: inicia con la expedicin de la orden de trabajo y culmina con la
emisin del informe respectivo, cubriendo todas las actividades vinculadas
con las instrucciones impartidas por la jefatura, relacionadas con el ente
examinado.
Las Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental determinan que: "La
autoridad correspondiente designar por escrito a los auditores encargados de
efectuar el examen a un ente o rea, precisando los profesionales
responsables de la supervisin tcnica y de la jefatura del equipo".
La designacin del equipo constar en una orden de trabajo que contendr los
siguientes elementos:
Objetivo general de la auditora.
Alcance del trabajo.
Presupuesto de recursos y tiempo.
Instrucciones especficas.
Para cada auditora se conformar un equipo de trabajo, considerando la
disponibilidad de personal de cada unidad de control, la complejidad, la
magnitud y el volumen de las actividades a ser examinadas.
El equipo estar dirigido por el jefe de equipo, que ser un auditor
experimentado y deber ser supervisado tcnicamente. En la conformacin
del equipo se considerar los siguientes criterios:
Rotacin del personal para los diferentes equipos de auditora.
Continuidad del personal hasta la finalizacin de la auditora.
Independencia de criterio de los auditores.
Equilibrio en la carga de trabajo del personal.
Una vez recibida la orden de trabajo, se elaborar un oficio dirigido a las
principales autoridades de la entidad, proyecto o programa, a fin de poner en
conocimiento el inicio de la auditora.
De conformidad con la normativa tcnica de auditora vigente, el proceso de
la auditora comprende las fases de: planificacin, ejecucin del trabajo y la
comunicacin de resultados.
4.1 Planificacin
Constituye la primera fase del proceso de auditora y de su concepcin
depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos,
utilizando los recursos estrictamente necesarios.
Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los mtodos y prcticas
ms apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser
cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe
ser ejecutada por los miembros ms experimentados del equipo de trabajo.
La planificacin de la auditora financiera, comienza con la obtencin de
informacin necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la
definicin detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecucin .
4.2 Ejecucin del trabajo
En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los
programas de auditora y desarrollar completamente los hallazgos
significativos relacionados con las reas y componentes considerados como
crticos, determinando los atributos de condicin, criterio, efecto y causa que
motivaron cada desviacin o problema identificado.
Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarn sustentados en
papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente y competente
que respalda la opinin y el informe.
Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una comunicacin
continua y constante con los funcionarios y empleados responsables durante
el examen, con el propsito de mantenerles informados sobre las
desviaciones detectadas a fin de que en forma oportuna se presente los
justificativos o se tomen las acciones correctivas pertinentes.
4.3 Comunicacin de resultados
La comunicacin de resultados es la ltima fase del proceso de la auditora,
sin embargo sta se cumple en el transcurso del desarrollo de la auditora.
Est dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propsito de
que presenten la informacin verbal o escrita respecto a los asuntos
observados.
Esta fase comprende tambin, la redaccin y revisin final del informe
borrador, el que ser elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que
el ltimo da de trabajo en el campo y previa convocatoria, se comunique los
resultados mediante la lectura del borrador del informe a las autoridades y
funcionarios responsables de las operaciones examinadas, de conformidad
con la ley pertinente.
El informe bsicamente contendr la carta de dictamen, los estados
financieros, las notas aclaratorias correspondientes, la informacin financiera
complementaria y los comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos
a los hallazgos de auditora.
Como una gua para la realizacin del referido proceso, en cuadro adjunto se
establecen los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relacin al
nmero de das/hombre programados.
PORCENTAJE DE TIEMPO UTILIZADO
Fase f Comunicacin Resultados
Total
PLANIFICACIN 30% 5% 35%
Preliminar 10
Especfica 25
EJECUCIN
DEL
TRABAJO 50 % 10% 60%
COMUNICACIN DE
RESULTADOS 0 5% 5%
TOTAL 80% 20% 100%
Con el fin de tener una visin objetiva del proceso de la auditora financiera, a
continuacin se presenta el grfico detallado del mismo.
ORDEN
DE
TRABAJO
Archivo
de
planif.
Aseguramiento
de Calidad
Presentacin y
discusin de
resultados a la
Entidad auditada
Archivo
Cte.
4.4 PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA
INICIO
FASE I-A PLANIFICACIN PRELIMINAR
- Conocimiento entidad
- Obtencin informacin
- Evaluacin preliminar
Control Interno
FASE I-B PLANIFICACIN ESPECIFICA
- Determinacin Materialidad
- Evaluacin de Riesgos
- Determinacin enfoque de auditora
- Determinacin enfoque del muestreo
FASE II DE EJECUCIN
- Aplicacin Pruebas de Cumplimiento
- Aplicacin de Pruebas Analticas
- Aplicacin Pruebas Sustantivas
- Evaluacin resultados y conclusiones
FASE III DEL INFORME
- Dictamen
- Estados Financieros
- Notas
- Comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
FIN
Elaboracin
Borrador del
Informe
Emisin del
Informe de
Auditora
Implantacin
Recomendaciones
Programas
de Trabajo
Papeles de
Trabajo
Memorando
Planeacin
Archivo
Perm.
5. Control de Calidad en la Auditora Financiera
La aplicacin del control de calidad en el proceso de la auditora provee una
seguridad razonable para el cumplimiento de las normas de auditora
generalmente aceptadas a fin de lograr una direccin, organizacin,
ordenamiento y grados de decisin adecuados en la prctica de las auditoras.
Es importante considerar entre otros los siguientes elementos de control de
calidad que se relacionan con las etapas de planificacin, ejecucin y
comunicacin de resultados en el proceso de la auditora:
5.1 Independencia.
La direccin de la unidad de control externo deber asegurarse que los
auditores asignados a un examen de auditora no tengan vinculaciones de
carcter familiar con los funcionarios de la entidad y/o proyecto examinado.
De igual forma debe tener la seguridad de que ninguno de sus auditores tenga
conflicto de intereses en los entes auditados.
5.2 Asignacin de personal.
Las auditoras practicadas deben ser ejecutadas por personal que tenga el
grado de entrenamiento tcnico y terico suficiente de acuerdo con las
circunstancias. Se debe identificar con oportunidad al personal que se
necesita para ciertos trabajos especficos a fin de que se pueda contar con el
personal competente, dicha identificacin se la debe realizar desde la
planificacin anual de las auditoras.
La utilizacin de presupuestos estimados de tiempo para la ejecucin de las
auditoras debe ser un estndar de control que ser ejercido por las
direcciones de control externo.
5.3 Consultas.
La identificacin de unidades administrativas o funcionarios especializados
en campos tcnicos es importante, para garantizar en algunos casos, la
calidad de los trabajos de auditora.
El mantenimiento de una biblioteca dotada de literatura suficiente para obtener
referencias tcnicas o de investigacin constituye un elemento adicional que
contribuye a mejorar la calidad de las auditoras.
5.4 Supervisin
Para que un trabajo de auditora cuente con estndares de calidad suficientes
debe por sobre todas las cosas observar y cumplir las disposiciones de la
normatividad vigente relacionadas con el proceso de la auditora, no
obstante, la funcin de supervisin debe especialmente participar
intensamente en la etapa de planificacin y proveer una direccin continua
sobre la aplicacin de procedimientos, elaboracin de papeles de trabajo,
pruebas de auditora y comunicacin de resultados.
5.5 Desarrollo Profesional
La capacitacin continua contribuye a acumular mayores conocimientos que
permitan cumplir eficientemente las responsabilidades asignadas a los
auditores, consecuentemente es importante que el personal de auditores asista
a programas de entrenamiento, tenga acceso a la literatura que contiene
informacin tcnica y actualizada en materia de contabilidad y auditora y en
forma especial que reciba la instruccin adecuada durante la prctica de la
auditora.
5.6 Evaluaciones
El trabajo realizado por el personal de auditores debe ser peridicamente
evaluado, a fin de mejorar los procedimientos utilizados durante la auditora
y mejorar los estndares de rendimiento individual.
Un proceso de evaluacin peridico permite aumentar las responsabilidades
en forma gradual y sustentar las promociones que deban realizarse.
CAPI TULO
III
PLANI FI CACI ON DE LA AUDI TORI A
Generalidades 27
Definicin 27
Objetivo de la planificacin 27
Iniciacin de la auditora 27
1.4 Metodologa de la planificacin 28
Fases de la Planificacin 29
La Planificacin Preliminar 30
Metodologa 30
Elementos 30
Productos de la planificacin preliminar 31
Desarrollo de la planificacin preliminar 31
APENDI CES
PLANI FI CACI ON PRELI MI NAR 41
APENDI CE A:
Programa General para la Planificacin Preliminar
41
APENDI CE B:
Contenido Esquemtico del Memorando de la Planificacin Preliminar 47
APENDI CE C:
Determinacin de la Materialidad e Identificacin de Cuentas
de los Estados Financieros y Fuentes de Informacin Significativa 51
APENDI CE D:
Cuestionario sobre Control Interno y Fraude 58
CASO PRACTI CO
Memorando de Planificacin Preliminar 71
Matriz de la Evaluacin Preliminar del Riesgo de Auditora 81
2.2 Planificacin Especfica 83
2.2.1 Generalidades 83
2.2.2 Elementos 83
2.2.3 Productos de la planificacin especfica 84
2.2.4 Desarrollo de la planificacin especfica 84
APENDI CES
PLANI FI CACI ON ESPECI FI CA
APENDI CE A:
Afirmaciones en los Estados Financieros 108
APENDI CE B:
Programa General para la Planificacin Especfica
110
APENDI CE C:
Contenido Esquemtico del Memorando de Planificacin Especfica 114
APENDI CE D:
Componentes del Control Interno 118
APENDI CE E:
Mtodos para Evaluar los Controles Internos 129
APENDI CE F:
Evaluacin del Riesgo de Auditora 138
CASO PRACTI CO
Memorando de Planificacin Especfica 151
Evaluacin y codificacin de los riesgos de auditora 155
PROGRAMAS BASI COS DE AUDI TORI A 160
3.1 Definicin 160
3.2 Propsitos del programa de auditora 160
3.3 Responsabilidad por el programa de auditora 160
3.4 Flexibilidad y revisin del programa 161
3.5 Coordinacin de las actividades de auditora a travs del programa 161
3.6 Preparacin de los programas de auditora 161
3.7 Evaluacin presupuestaria 163
APENDI CE G:
Programas Bsicos de Auditora 172
CAPI TULO
III
PLANI FI CACI ON DE LA AUDI TORI A FI NANCI ERA
1. Generalidades
1.1 Definicin
La planificacin es la primera fase del proceso de la auditora financiera y de
su concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los
objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La
planificacin debe ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, debe
considerar alternativas y seleccionar los mtodos ms apropiados para
realizar las tareas, por tanto esta actividad debe recaer en los miembros ms
experimentados del grupo.
La planificacin de una auditora, comienza con la obtencin de informacin
necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definicin
detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecucin.
1.2 Objetivo de la planificacin
El objetivo principal de la planificacin consiste en determinar adecuada y
razonablemente los procedimientos de auditora que correspondan aplicar,
cmo y cundo se ejecutarn, para que se cumpla la actividad en forma
eficiente y efectiva.
La planificacin es un proceso dinmico, que si bien se inicia al comienzo de
las labores de auditora, puede modificarse durante la ejecucin de la
auditora.
1.3 Iniciacin de la auditora
Para iniciar la auditora, el Director de la Auditora emitir la "orden de
trabajo" autorizando su ejecucin, la cual contendr:
Objetivo general de la auditora.
Alcance de la auditora.
c. Nmina del personal que inicialmente integra el equipo.
d. Tiempo estimado para la ejecucin.
e. Instrucciones especficas para la ejecucin. (Determinar si se elaboran la
planificacin preliminar y especfica o una sola que incluya las dos fases).
La instalacin del equipo en la entidad, marca de manera oficial el inicio de
la auditora, la que comenzar con la planificacin preliminar, en la cual es
preferible que el equipo est integrado por el supervisor y el jefe de equipo.
Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y del
objetivo de la auditora, se designarn los profesionales requeridos para la
planificacin especfica y la ejecucin del trabajo.
El Director de la Auditora proporcionar al Jefe de equipo de auditora, la
carta de presentacin, mediante la cual se inicia el proceso de comunicacin
con la administracin de la entidad; la que contendr la nmina de los
miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el
alcance y algn dato adicional que considere pertinente.
1.4 Metodologa de la planificacin
El enfoque moderno de la planificacin, incluye diversos procedimientos
ms relacionados con una lgica conceptual que con una tcnica de auditora.
Por ello es que si alguien pretende dar una opinin sobre los estados
financieros de un ente, los cuales reflejan la actividad del mismo, resulta
necesario obtener un conocimiento profundo de su actividad principal.
Como ejemplo se puede mencionar que una persona conoce la actividad de
un ente, cuando posee una clara comprensin de aspectos tales como: cul es
la principal fuente de ingresos y recursos, cmo se obtienen stos, cules son
los aspectos estratgicos claves para producir o prestar los servicios, qu
actividades conexas existen, cules son los sistemas de informacin de que
dispone para reflejar las operaciones, etc.
Habiendo conocido las principales caractersticas de la actividad, se est en
condiciones de definir las "Unidades Operativas" en las cuales resultar til
dividir a una entidad a efectos de revisar los estados financieros u otra
actividad. Se entiende por unidades operativas, a todas aquellas actividades
que por tener caractersticas distintivas, son susceptibles de ser consideradas
con criterios y procedimientos de auditora propios.
Determinadas las unidades operativas, se deben definir los "componentes"
que las conforman. Estos componentes estn vinculados con los estados
financieros a examinar y con el ciclo de las transacciones. Pueden ser tanto
los rubros de los estados financieros, como los sistemas o circuitos
administrativos cuyas operaciones afectan a estos rubros.
El paso siguiente consistir en definir para cada componente el enfoque de
auditora a aplicar, para lo cual primeramente habr que definir las
"afirmaciones", es decir, los hechos o resultados ms importantes que
presentan los componentes, cuya validez deber probarse en el transcurso de
la auditora y luego determinar los hechos que condicionan a los
componentes como son, los factores de riesgo de auditora.
El riesgo de auditora, es lo opuesto a la seguridad de la auditora, es decir,
es el riesgo de que los estados financieros, rea o actividad que se est
examinando, contenga errores o irregularidades no detectadas una vez que la
auditora ha sido completada.
Es de gran importancia que el auditor tenga una clara comprensin de cmo
los riesgos se vinculan con cada componente ya que es la clave de la
determinacin del "enfoque de auditora" a aplicar.
Definido el enfoque para cada componente, se determinan los
"procedimientos de auditora especficos", mediante la combinacin
apropiada entre pruebas analticas, de cumplimiento y sustantivas,
procedimientos que se detallan en los respectivos "programas de trabajo",
cuya aplicacin permitir confirmar la validez de las afirmaciones.
La secuencia de planificacin descrita, es susceptible de ser aplicada en
forma concienzuda y creativa a la mayora de trabajos de auditora, no
obstante, debe reconocerse que la metodologa desarrollada no puede abarcar
todas las situaciones posibles, como por ejemplo circunstancias particulares
de cada entidad, proyecto o actividad, que requieran especializacin.
2. Fases de la Planificacin
La planificacin de cada auditora se divide en dos fases o momentos
distintos, denominados planificacin preliminar y planificacin especfica.
En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir
en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e informacin obtenida del
ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la
determinacin de los procedimientos especficos a aplicarse por cada
componente y la forma en que se desarrollar el trabajo en las siguientes
fases.
Las etapas mencionadas, suponen la realizacin de un trabajo de auditora
recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las
operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por
consiguiente, el anlisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde
el ltimo examen.
En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento
acumulado y por lo tanto, la etapa de planificacin demandar un esfuerzo de
auditora adicional.
Cuando se trate de exmenes a entidades o actividades relativamente
pequeas, donde no amerite presentar por separado la planificacin
preliminar y la especfica, el Director de la Auditora al emitir la orden de
trabajo instruir a los miembros del equipo para que el informe o reporte de
planificacin sea nico.
2.1 Planificacin preliminar
2.1.1 Metodologa
La planificacin preliminar tiene el propsito de obtener o actualizar la
informacin general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de
identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditora.
La planificacin preliminar es un proceso que se inicia con la emisin de la
orden de trabajo, contina con la aplicacin de un programa general de
auditora y culmina con la emisin de un reporte para conocimiento del
Director de la Unidad de Auditora .
Para ejecutar la planificacin preliminar principalmente debe disponerse de
personal de auditora experimentado, esto es el supervisor y el jefe de equipo.
Eventualmente podr participar un asistente del equipo.
Las principales tcnicas utilizadas para desarrollar la planificacin preliminar
son las entrevistas, la observacin y la revisin selectiva dirigida a obtener o
actualizar la informacin importante relacionada con el examen.
La metodologa para realizar la planificacin preliminar debe estar detallado en
el programa general que con este fin debe ser elaborado y aplicable a cualquier
tipo de entidad, organismo, rea, programa o actividad importante sujeto a la
auditora.
2.1.2 Elementos
La planificacin preliminar representa el fundamento sobre la que se basarn
todas las actividades de la planificacin especfica y la auditora en si mismos,
de ah la importancia del conocimiento de las actividades desarrolladas por la
entidad, conjuntamente con la evaluacin de los factores externos que pueden
afectar directa e indirectamente sus operaciones, para lo cual es necesario
realizar un estudio a base de un esquema determinado, sus principales
elementos son los siguientes:
Conocimiento de la entidad o actividad a examinar;
Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u
objetivos a cumplir;
Identificacin de las principales polticas y prcticas: contables,
presupuestarias, administrativas y de organizacin;
Anlisis general de la informacin financiera:
Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas
de los estados financieros.
Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin producida;
Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de
dependencia de los sistemas de informacin computarizados;
Determinacin de unidades operativas;
Riesgos Inherentes y Ambiente de Control;
Decisiones de Planificacin para las Unidades Operativas;
Decisiones preliminares para los componentes; y,
Enfoque preliminar de Auditora
El apndice A de la planificacin preliminar, muestra un programa a
aplicarse para la recopilacin de la informacin en esta etapa
2.1.3 Productos de la planificacin preliminar
Los productos obtenidos en la planificacin preliminar permiten calificarla
como un proceso completo, que se inicia con un programa de trabajo, que luego
es aplicado y se logran resultados para utilizacin interna de la unidad de
auditora, que estn contenidos en el reporte preparado para conocimiento del
Director de la Unidad e incluye la definicin del enfoque global de la auditora
y los componentes principales sobre los cuales se realizar la evaluacin del
control interno de la entidad.
El contenido bsico del reporte es el siguiente:
Antecedentes
Motivo de la auditora
Objetivos de la auditora
Alcance de la auditora
Conocimiento de la entidad y su base legal
Principales polticas contables
Grado de confiabilidad de la informacin financiera
Sistemas de informacin computarizados
Puntos de inters para el examen
Transacciones importantes identificadas
Estado actual de los problemas observados en exmenes anteriores
Identificacin de los componentes importantes a ser examinados en la
siguiente fase
Matriz de evaluacin preliminar del riesgo de auditora
Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas
Identificacin especfica de las actividades sustantivas no tomadas en
cuenta para ser evaluadas en la siguiente fase.
La concisin es una caracterstica fundamental del reporte de planificacin
preliminar, tanto para su preparacin oportuna como para el conocimiento
inmediato. En apndice B, se seala la informacin que ste debe contener.
Los papeles de trabajo de la planificacin preliminar se dividen en dos
segmentos, uno referido a la administracin de la auditora y otro para respaldar
los resultados del trabajo. En cada caso deben estar organizados, ordenados e
indicados como un conjunto integrado.
2.1.4 Desarrollo de la planificacin preliminar
La utilizacin de un programa general en esta fase, promueve el eficiente
manejo de los recursos humanos de auditora y permite el logro efectivo de sus
objetivos, mediante la aplicacin de una rutina eficaz de trabajo, la misma que
puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias especficas de cada examen.
La planificacin preliminar no debe ser un ejercicio extenso o detallado, sino un
esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditora que posean
mayor experiencia, con el fin de proporcionar una conduccin global y
establecer un equilibrio adecuado de procedimientos, su desarrollo se basa en el
conocimiento y anlisis de los siguientes conceptos:
Conocimiento del ente o rea a examinar y su naturaleza jurdica
La evaluacin de la naturaleza de la entidad a ser auditada, constituye la piedra
angular para realizar una planificacin efectiva y una auditora eficiente, sin que
se pretenda en esta fase obtener una comprensin tan amplia como la que se
requiere en la planificacin especfica.
Es importante contar con la suficiente informacin sobre la entidad que se va a
auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus
actividades, los funcionarios que la operan y los factores que pueden influir
para su xito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de
manera preliminar las reas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de
auditora y proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias
constructivas, orientadas al fortalecimiento institucional.
El conocimiento adquirido en trabajos de auditora anteriores a un ente en
particular, as como la evidencia obtenida en ellos, por lo general contina
teniendo relevancia, lo cual debe aprovecharse en el presente; de ah que,
para el auditor ser muy til reunir este conocimiento en todos los aspectos
vinculados con el objetivo y alcance de la auditora.
En esta etapa el auditor debe concentrar su atencin en aquellas partes,
transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar
caractersticas inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una
especial atencin.
Por Ejemplo:
Hechos o transacciones individualmente significativos.
Nuevas actividades
Incertidumbres o contingencias importantes
Existencia de litigios importantes a favor o en contra de la Entidad.
Base legal y sus modificaciones
Plan operativo institucional
Estructura del presupuesto especfico de inversiones y
operaciones
La accin ms importante de la informacin a obtenerse en este punto, es la
preparacin y aplicacin del plan de entrevistas y reuniones con los
principales funcionarios de la entidad, para comunicarles sobre la ejecucin
del trabajo e identificar, datos, hechos e informacin relevante.
El producto final de determinar o actualizar la comprensin de la naturaleza de
la entidad deber ser una descripcin clara y concisa de aquellos factores que
ayudarn a apreciar sus actividades y operaciones y que debern ser incluidos
en el archivo correspondiente para ser actualizado en la auditora subsiguiente.
Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones,
metas u objetivos a cumplir.
Este conocimiento ayudar al auditor a identificar las reas de riesgo
potencial que podran existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se
realizarn entre otras acciones:
Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad para obtener
informacin general de las actividades y procesos observados con la
identificacin de los ms relevantes.
Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la
entidad, identificando el sector al que corresponden.
Entre los temas que se pueden considerar estn los siguientes:
Caractersticas de los bienes o servicios que vende o presta la entidad.
Filosofa y mtodos de comercializacin de los bienes o servicios.
Plazos de crdito y contratacin, garantas, etc.
Procedimientos de produccin
Procedimientos de distribucin y almacenamiento
Naturaleza de compras de bienes y servicios
Existencia de contratos colectivos, incluyendo incentivos o acuerdos de
compensacin.
Existencia de proyectos de construccin o desarrollo a largo plazo.
Naturaleza y alcance de las actividades de investigacin y desarrollo.
Evaluacin de los presupuestos operativos, de inversiones y financieros.
Nuevas tecnologas.
Reestructuraciones de la entidad.
Identificacin de las principales polticas y prcticas contables,
presupuestarias, administrativas y de operacin.
La identificacin de las principales polticas y prcticas contables,
administrativas y de operacin, contribuyen a sealar la existencia de
problemas que pueden estar afectando a la entidad. Por ejemplo, el uso de
tcnicas sofisticadas de administracin de fondos, pueden aumentar el riesgo de
que se estn realizando desembolsos indebidos y originen por parte del auditor
la reconsideracin de la naturaleza y alcance de los procedimientos de
auditora.
Las siguientes son las posibles reas de investigacin:
Los manuales existentes relacionados con el sistema contable;
Los cambios en las polticas contables;
Procedimientos para definir el corte de compras y recepcin de bienes y
materiales; adquiridos;
Transferencias de fondos;
Grado de autonoma o centralizacin de unidades operativas;
En esta parte, el auditor deber conocer el funcionamiento del sistema de
registro de las actividades operativas, administrativas y financiero contable, a
fin de entender la importancia de las transacciones principales que ejecuta la
entidad, la forma como se procesan las transacciones, los registros existentes
y el proceso de los reportes financieros
Anlisis general de informacin financiera
Como parte de la planificacin se ejecutar un anlisis general de la
informacin financiera y no financiera, complementada por indagaciones con
las direcciones operativa y financiera.
El anlisis general permitir identificar las reas de alto riesgo que pueden
requerir mayor nfasis en auditora, o reas de bajo riesgo en que podemos
minimizar nuestros esfuerzos de auditora. As, los procedimientos analticos
generales se disearn para realizar cambios importantes
esperados/inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los rubros o
cuentas claves de los estados financieros, indicadores, tendencias de
rentabilidad o relaciones financieras.
Dadas la gran variedad de informacin y la multitud de relaciones que
pueden calcularse, es importante que se seleccionen o identifique solo
aquellas relaciones que sean claves para la comprensin de los riesgos de la
actividad y de estados financieros de la entidad.
Por su utilidad en determinar variaciones y porcentajes que van a servir para
establecer la significatividad de las cuentas y su movimiento, en la
planificacin preliminar deber realizarse un anlisis vertical cuyo
fundamento es la comparacin porcentual de las cuentas respecto de
subgrupos, grupos y sectores financieros; as como un anlisis comparativo u
horizontal entre los ltimos estados, lo que permitir visualizar la
significatividad de las variaciones, tanto porcentualmente como
cuantitativamente, estableciendo entre otros aspectos el peso porcentual de
cada rubro dentro de los activos, pasivos y patrimonio o como han variado en
los ltimos aos los rubros del balance general y el estado de resultados.
Aunque los procedimientos analticos son un aspecto importante de la
auditora, bien sea que se ejecuten durante la planeacin o al tiempo con los
procedimientos sustantivos, stos no aportan estimulaciones razonables de
los montos de los errores o diferencias de juicio. Estos procedimientos
generalmente involucran anlisis de detalles, comparaciones de los saldos
registrados con otras informaciones (ej., los saldos del ao anterior, saldos de
cuentas relacionados), o uso de coeficientes u otras relaciones, para ver si las
cifras registradas tienen sentido. Las diferencias identificadas como resultado
de estos procedimientos se evalan para ver si debemos extender los
procedimientos de auditora a un rea particular de la auditora.
Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas
en los estados financieros
Se define la materialidad como la magnitud de una omisin o afirmacin
equvoca que, individualmente o en conjunto, segn las circunstancias del caso,
hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su apreciacin sobre la
razonabilidad de los estados financieros. Por otra parte, la planeacin de
auditora requiere de una evaluacin certera de la probabilidad de que existan
errores de importancia en auditora en la informacin sujeta a examen, por lo
que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas
significativos.
Al desarrollar la estrategia de auditora, se considerar la materialidad a dos
niveles: a nivel general, con relacin a los estados financieros en conjunto, a la
que se denomina materialidad preliminar (MP); y, a nivel de cuentas o grupos de
cuentas individuales, determinando error tolerable (ET). El Apndice C,
contiene orientacin detallada sobre la determinacin de la materialidad y el
error tolerable en la planeacin .
Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin financiera, la
organizacin y responsabilidades de las unidades financiera,
administrativa y de auditora interna.
La estructura orgnica y funcional de las unidades de administracin financiera,
pueden revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de
la informacin financiera producida y su relacin directa con el volumen y
proyecciones de las operaciones que se desarrollan en una entidad. Para el
efecto, ser necesario considerar entre otros los siguientes aspectos:
Estructura y tamao de las unidades de administracin financiera de la
entidad a fin de calificar la integridad y confianza de la informacin
financiera producida;
Organizacin y responsabilidades del jefe de la unidad financiera as
como de las reas de competencia relacionadas con la planificacin y la
administracin financiera;
Grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades
financieras y contables; y,
Responsabilidades de informacin financiera definidas para las
unidades operativas.
Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia
del sistema de informacin computarizado.
Una parte integrante de la planificacin preliminar consiste en conocer el
ambiente del sistema de informacin de la entidad o rea examinada. Aunque
no es necesario que la informacin obtenida durante esta fase sea
extremadamente detallada, debe ser suficiente para determinar en trminos
generales, hasta qu punto est computarizado el procesamiento de
transacciones y la informacin relacionada, la complejidad de los sistemas y
el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los sistemas
computarizados. Esta informacin puede afectar las evaluaciones
preliminares del riesgo y del enfoque de la auditora.
Entre los temas a considerar se incluyen:
Organizacin del rea informtica institucional;
Plataforma tecnolgica (Equipos y programas base);
Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la
auditora;
Para mayor informacin ver la Gua de Auditora Informtica.
Determinacin de unidades operativas
A base de la comprensin de la actividad de la entidad que se est auditando,
debemos identificar las principales unidades operativas que tienen importancia
para la auditora y tomar las decisiones que sean necesarias respecto al alcance
de nuestra auditora en cada una de ellas.
Entre los temas que se pueden considerar para su identificacin estn los
siguientes:
Divisiones importantes;
Unidades en distintas reas geogrficas; y,
Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser
identificadas por funcin.
Riesgos inherentes y ambiente de control
La determinacin del plan de auditora para las unidades operativas
identificadas, es influenciado por las evaluaciones de riesgo inherente y del
ambiente de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en nuestros
conocimientos acumulados y actualizados por la informacin adicional
obtenida durante el proceso de la planificacin preliminar. En apndice F, de
la Planificacin Especfica, se profundiza respecto de la calificacin de los
riesgos de la auditora.
Entre los temas a considerar al realizar estas evaluaciones se incluyen los
siguientes:
Naturaleza de cada actividad;
Estado actual de los problemas observados en aos anteriores;
Si los hechos recientes produjeron una evaluacin que indica mayor
riesgo en una unidad operativa en particular;
Cambios recientes en la administracin de una unidad operativa;
Cambios en las actividades de la auditora interna;
Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los
problemas; y,
Actitud de la administracin en cada unidad operativa.
En esta parte, se obtendr comprensin de cada uno de los cinco componentes
de control interno e identificacin de los factores de riesgo de fraude, mediante
la aplicacin del cuestionario que se muestra en Apndice D . Para este
efecto, en el punto referente a los Resultados de la Evaluacin de Control
Interno de la Planificacin Especfica, se amplan en detalle los conceptos en
referencia.
Decisiones de Planificacin para las Unidades Operativas
Las decisiones incluyen la identificacin en trminos generales de la naturaleza
y alcance del trabajo que ser realizado en cada unidad operativa principal. Las
decisiones en la planificacin preliminar constituyen la base para desarrollar un
enfoque de auditora objetivo. Entre los temas a considerar en la planificacin,
para las principales unidades operativas son las siguientes:
Informacin financiera y estructura operativa de la organizacin;
Importancia relativa de cada unidad operativa;
Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance
del trabajo de auditora para manejar las reas de mayor riesgo;
Ambiente de control de cada unidad operativa;
Confianza en la auditora interna;
Requerimientos especiales de los administradores con respecto al
trabajo de auditora;
Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditoras
anteriores.
La preparacin de un papel de trabajo en el que consten las decisiones de
planificacin para las unidades operativas, es til para documentar nuestro
enfoque de la auditora.
Decisiones preliminares para los componentes
Una vez obtenida la informacin del examen anterior, corresponde tomar
decisiones que sern parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en
particular.
En este momento es cuando se divide la labor de manejables denominadas
componentes. Pueden existir circunstancias donde la entidad tenga tal
dimensin, diversificacin de lneas productivas, unidades operativas o
divisiones importantes que, a su vez, el concepto de componente sea de un
segundo nivel.
Normalmente un componente va a ser equivalente a un ciclo de transacciones
y tiene relacin directa con partidas presentadas en los estados financieros. En
el enfoque moderno de auditora, la definicin de componente est vinculada
con el ciclo de transacciones. De esa manera existir un componente para el
ciclo Ventas/Cuentas a Cobrar/Cobranzas, otro para Compras/Cuentas a
Pagar/Pagos, otro para Existencias/Costos de Produccin, etc.
En una auditora a los estados financieros, estos pueden contener elementos
importantes y distintivos que son producto de sistemas contables y de control
completamente diferentes, los cuales estarn sujetos a diferentes factores de
riesgo. Un anlisis ms detallado de estas partidas, dividindolas en
componentes ms manejables, podra ser necesario.
Un componente, por lo general est constituido por los siguientes conceptos:
Un rubro de los estados financieros;
Una cuenta de los estados financieros;
Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los estados
financieros; y
Una transaccin o evento expuesto en nota a los estados financieros.
Entre los factores que deben considerarse para determinar los componentes
se incluyen los siguientes:
Naturaleza de las cuentas o grupos de transacciones;
Valor monetario del tem;
Naturaleza del riesgo relacionado con las cuentas individuales o grupos
de cuentas;
Inters de los administradores
Los siguientes son los componentes que usualmente se identifican en los
planes de auditora a fin de evaluar el riesgo e identificar controles:
Ingresos por Ventas y Cuentas a Cobrar: Ingresos por Ventas,
Cobranzas de Deudores, Cuentas a Cobrar por Ventas.
Existencias y Costos de Produccin: Costos de Produccin, Costo de
Ventas, Existencias.
Compras y Cuentas por Pagar: Compra de Bienes y Servicios,
Desembolsos por Bienes y Servicios, Cuentas a Pagar.
Activo Fijo: Adquisiciones y retiros, Depreciacin, Reexpresin.
Disponibilidades: Saldo de Caja y Bancos
Inversiones: Inversiones, Resultados de Inversiones
Emprstitos y Patrimonio: Emprstitos, Patrimonio, Intereses.
Otros activos: Cargos Diferidos e Intangibles, Gastos Pagados por
Adelantado, Otros Activos.
Otros pasivos: Provisiones y Otros Pasivos, Crditos Diferidos.
Consolidaciones
Enfoque preliminar de auditora
Divididos los estados financieros en componentes, corresponde definir para
cada uno cul ser la estrategia o enfoque de auditora a aplicar. En la
definicin de este enfoque concurren el anlisis de dos elementos presentes en
cada componente, ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes. El
ambiente de control permitir determinar qu grado de confianza se puede
depositar en los controles existentes en los sistemas de informacin y
contabilidad del ente. Un ambiente de control fuerte permitir confiar en los
controles mientras que un ambiente de control dbil requerir la realizacin de
procedimientos de auditora no vinculados con pruebas de controles.
Un anlisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitir concentrar
la labor de auditora total en aquellas reas que presenten mayor riesgo, si se
recuerda la definicin de riesgo de auditora como la susceptibilidad de que
determinada partida est expuesta a la presentacin de errores o
irregularidades, aquellas reas de riesgo bajo donde no se esperan obtener
errores o irregularidades, requerirn menor esfuerzo de auditora que las reas
consideradas con riesgo elevado.
La actividad de evaluacin de los riesgos, se la encuentra tanto en la
planificacin preliminar cuanto en la planificacin especfica.
En la planificacin preliminar se evala el riesgo global de la auditora
relacionado con la informacin financiera, administrativa u operativa. Se
evala tambin en forma preliminar el riesgo inherente y el riesgo de control
de cada componente.
En la planificacin especfica en cambio, se evala el riesgo inherente y de
control en forma especfica (veracidad; clculo y valuacin; contabilizado y
acumulado) por cada afirmacin en particular dentro de cada componente.
Instrucciones para la planificacin especfica
Una vez concluida la planificacin preliminar e identificadas las operaciones
que requieren de mayor revisin y anlisis para el diseo adecuado del enfoque
de la auditora, ser necesario considerar, entre otras, las siguientes
instrucciones:
Aclaracin o informacin adicional sobre polticas contables aplicadas
por la entidad;
Verificacin de la informacin gerencial importante;
Procedimientos de diagnstico que sern ejecutados; y,
Obtencin de informacin adicional de algn sistema.
APENDICE A
PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR
No. PROCEDIMIENTOS Referencia Hecho
por
A. Conocimiento del ente o rea a examinar y su naturaleza
jurdica.
A1. Programe y confirme entrevistas con el titular de la entidad, el
jefe de auditora interna y los jefes de las unidades relacionadas,
para comunicarles sobre la ejecucin de la auditora e identificar
datos, hechos, actividades e informacin relevante para la
misma.
A2. Actualice o arme el Archivo Permanente a base de informacin
disponible en la unidad de auditora y en otras dependencias
relacionadas, as como en la Unidad de Auditora Interna de la
Entidad, Departamento Jurdico, etc., sobre:
A2.a Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y otros documentos
relacionados con el funcionamiento de la entidad en general y
del rea o la actividad especfica a examinar;
A2.b Informacin sobre la estructura organizacional, organigramas,
detalle de cuerpos colegiados, ubicacin fsica de las
instalaciones, detalle de funcionarios etc., vigentes en la entidad
y las unidades relacionadas con la actividad a examinar, revsela
selectivamente y determine lo siguiente:
Existencia de unidades descentralizadas o desconcentradas
relacionadas con la entidad o la actividad examinada;
Grado de autonoma o centralizacin de la entidad o actividad
examinada;
Instalaciones disponibles para la entidad o actividad examinada y
su ubicacin;
Restricciones legales existentes para el funcionamiento eficiente
de la entidad o actividad.
A2.c Obtenga el presupuesto (s) institucional aprobado (s), respecto al
perodo comprendido en el alcance de la auditora, as como las
cdulas presupuestarias de ingresos y gastos del perodo en
cuestin. Se solicitar que sta contenga la siguiente
informacin:
Acuerdo de aprobacin del presupuesto (s)
Acuerdo de liquidacin presupuestaria (s), sobre la base del
alcance del examen.
Cdulas presupuestarias de Gastos, presupuesto inicial, reformas,
asignacin codificada, compromiso, obligacin y pago, saldos y
la correspondiente deuda en caso de existir.
Solicite el Plan Operativo Anual (POA) en funcin al perodo
establecido en el alcance de la auditora, analice su contenido:
visin, misin, polticas, estrategias, metas proyectadas.
Solicite los informes de las evaluaciones presupuestarias,
efectuadas por la entidad y verifique su consistencia,
comentarios, as como las conclusiones y recomendaciones
No. PROCEDIMIENTOS Referencia Hecho
por
sealadas. Analice con qu periodicidad son efectuadas.
En las cdulas presupuestarias de ingresos y gastos, analice el
monto de las reformas presupuestarias y solicite los acuerdos
respectivos, a base de su monto, partida presupuestaria y criterio
del auditor.
Verifique si la institucin dispone de sistemas de medicin de
resultados y solictelos.
Solicite los ndices financieros y de gestin empleados por la
entidad, en lo posible solicite adems su interpretacin,
aplicabilidad, as como la definicin de los mrgenes de
fluctuabilidad establecidos por la entidad sujeta a examen.
De no existir los ndices en referencia, prepare relaciones que
considere importantes para el desarrollo de la entidad, sus
resultados incluyalos en la determinacin de riesgos.
Recopile los informes adicionales de ejecucin presupuestaria,
que sirvieron de base para la toma de decisiones.
A2.d Obtenga y revise los ltimos informes de auditora emitidos
(incluyendo las recomendaciones de control interno) por la CGE,
UAI's y por firmas privadas de auditora.
A3 Resuma las acciones tomadas a base de las recomendaciones
emitidas en los ltimos exmenes de auditora interna y externa.
A4 Liste los documentos e informes disponibles que los considere
tiles para ejecutar la auditora, clasificados por actividades
importantes, indicando la fecha de emisin, el lugar de archivo y
una sntesis del contenido.
A5. Efecte las reuniones o entrevistas concretadas en el punto A1 y
considere lo siguiente:
A5.a Titular de la entidad:
Exponga el objetivo de la auditora que inicia, los beneficios para
la entidad y solicite la colaboracin necesaria para completar el
trabajo.
Explique el proceso de la auditora a desarrollar, haciendo
nfasis en los productos intermedios y finales del trabajo.
Obtenga informacin sobre los principales programas ejecutados
por la entidad que corresponda al alcance del examen.
Indague respecto a la aplicacin de las recomendaciones de
auditora interna y externa. Compruebe algunas aplicaciones
significativas.
Programe y solicite la atencin especial del titular a la
presentacin de los resultados del examen.
Entregue el oficio de presentacin del equipo de auditora.
Solicite al titular que haga conocer formalmente al personal de la
entidad sobre la presencia del equipo de auditora, a fin de
facilitar la entrega oportuna de informacin.
Solicite un espacio fsico para desarrollar el trabajo planificado.
Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de
Control Interno.
A5.b Jefe de la Auditora Interna de la entidad:
Entreviste al jefe de la unidad de auditora interna e informe
sobre el objetivo y alcance de la auditora que inicia.
Solicite informacin de las actividades desarrolladas por la
auditora interna de la entidad sujeta a examen.
Revise el archivo permanente de la Auditora Interna,
principalmente lo referido al objetivo del examen
Comunique al Auditor Interno Jefe, que como parte del examen
evaluar el funcionamiento de la unidad bajo su direccin.
No. PROCEDIMIENTOS Referencia Hecho
por
A5.c Jefes de las unidades administrativas (Distribuir las
entrevistas entre el supervisor y el jefe de equipo):
Seleccione a los funcionarios de las unidades administrativas que
entrevistar de acuerdo con el objetivo y el alcance de la
auditora;
Prepare una agenda con puntos a tratar con cada funcionario
seleccionado, incluya los aspectos de mayor aplicacin sobre la
planificacin de las operaciones, la organizacin utilizada, el
sistema de informacin gerencial, los procedimientos de control
y de evaluacin vigent es, la administracin de los recursos
humanos, el manejo de los recursos financieros y la utilizacin
de los recursos materiales, entre otros.
Entreviste individualmente a los funcionarios seleccionados
guindose por los puntos incluidos en la agenda.
Exponga los aspectos positivos de la auditora, solicite el apoyo
para ejecutarla eficientemente y confirme el lugar para instalar el
personal. Seale la importancia de su participacin en reuniones
posteriores para informar los resultados del examen.
Solicite formalmente los documentos generados por el sistema de
informacin que sern examinados.
Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de
Control Interno.
A5.d Efecte un resumen de las entrevistas indicadas en los puntos a,
b, c anterior. En el mencionado documento resaltar los puntos
importantes a considerar en la planificacin especfica.
A6 Tabule los datos y componentes importantes identificando los
que requieren ser verificados en las siguientes fases de la
auditora.
B. Conocimiento de las principales actividades, operaciones,
instalaciones, metas u objetivos a cumplir.
B1. Prepare un resumen de las actividades importantes para el
manejo de la entidad o actividad a examinar y obtenga una
comprensin aceptable de las mismas, considere los siguientes
puntos:
B1.a Operaciones significativas de la entidad, rea o actividad;
B1.b Nuevos componentes de la entidad o actividad como nuevos
servicios o productos, unidades administrativas creadas y otros
aspectos;
B1.c Incertidumbres o contingencias importantes sobre el manejo de
la entidad o actividad;
B1.d Introduccin de nuevos procedimientos de operacin y los
mecanismos de informacin a los usuarios;
B1.e Operaciones significativas definidas como extraordinarias o poco
usuales;
B1.f Problemas de especializacin tcnica sobre la definicin y
aplicacin de registros operativos, administrativos y financieros
de los diferentes programas;
B1.g Grupo de operaciones importantes, depende de la entidad o
actividad examinada;
B1.h Presencia de litigios o de requerimientos financieros relevantes
de la entidad o actividad; y,
B1.i Funcionamiento de los mecanismos de registro, anlisis y control
de las actividades, considerando al sujeto pasivo de la auditora
como un todo.
B2 Inspeccione las instalaciones de la entidad o actividad y, de ser
necesario, de las unidades responsables del manejo especfico de
operaciones que puedan segregarse;
No. PROCEDIMIENTOS Referencia Hecho
por
B3 Entreviste a los funcionarios encargados de las actividades
inspeccionadas, preferentemente mientras se realizan las
operaciones, sobre los siguientes aspectos:
B3.a Objetivo de la auditora, informando que laborar en el mismo
horario de la entidad, la ubicacin del personal y el nmero
telefnico.
B3.b Objetivo de la operacin y las principales limitaciones
observadas, en el caso de existir;
B3.c Ultimos reportes preparados, de ser posible, revselos y registre
el lugar de su ubicacin;
B3.d Asuntos en los que podra colaborar la auditora para fomentar la
eficiencia y la efectividad en las operaciones;
B3.e Solicite apoyo para el trabajo, el mismo que se ver evidenciado
con la entrega oportuna de informacin y su participacin
conociendo los resultados y las posibles acciones correctivas.
B4 Resuma el resultado de las entrevistas e instalaciones por unidad
operativa e incluya solamente los aspectos relevantes que seran
tiles en las siguientes fases del trabajo.
B5 Indague e identifique las principales operaciones desarrolladas
por la entidad o actividad, a fin de determinar las reas de riesgo
potencial y comprender los motivos que fundamentan las
decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos:
B5.a Caractersticas especficas de los servicios brindados por la
entidad o actividad examinada a los diferentes usuarios;
B5.b Caractersticas de los usuarios de la informacin;
B5.c Principales mtodos de operacin utilizados para cumplir con los
objetivos;
B5.d Procedimientos y criterios utilizados para la entrega de los
servicios;
B5.e Caractersticas y funciones de la entidad o actividad.
B5.f A travs del sistema presupuestario, determine:
Fases significativas del proceso presupuestario.
Definicin de nuevos componentes de la actividad
presupuestaria: clasificacin de ingresos y gastos, agrupacin
sectorial de las entidades pblicas.
Operaciones extraordinarias en manejo presupuestario.
Restricciones en la especializacin tcnica, en la definicin y
aplicacin de registros respecto a la ejecucin fsica y financiera
de los programas y proyectos.
Definicin de los proyectos de inversin.
Funciones de registro, anlisis y control (previo, concurrente y
posterior) presupuestario.
Objetivos y limitaciones presupuestarios.
Ultimos reportes presupuestarios y de gestin.
Establecimiento del apoyo que ser otorgado por parte de la
unidad de auditora interna: flujo de informacin.
Investigue las actividades y funciones desarrolladas por la unidad
de presupuesto y proceda a establecer las reas consideradas
crticas con riesgo potencial y su efecto en el proceso de toma de
decisiones.
C. Identificacin de las principales polticas y prcticas
contables, administrativas y de operacin.
C1 Polticas y prcticas relativas a:
C1.a Polticas y objetivos para el manejo financiero de la entidad o
actividad;
C1.b Prcticas definidas para la administracin de los recursos;
C1.c Financiamiento y capacidad legal para desarrollar sus facultades;
No. PROCEDIMIENTOS Referencia Hecho
por
C1.d Estructura financiera y presupuestaria;
C1.e Proyecciones financieras desarrolladas;
C1.f Sistema de informacin gerencial utilizado.
C1.g Dentro de las gestiones presupuestarias, deber observarse:
Polticas y objetivos para el manejo presupuestario
Prcticas en la adminis tracin presupuestaria
Estructura presupuestaria y fuentes de financiamiento para la
ejecucin del presupuesto.
Proyecciones financieras para la ejecucin presupuestaria de
ingresos y gastos.
Factores exgenos que inciden en la ejecucin presupuestaria de
ingresos y gastos
Cambios en la gestin presupuestaria por: incorporacin de
nuevos procedimientos, mtodos de operacin
Restricciones en la ejecucin presupuestaria.
C2. Analice las circunstancias econmicas bajo las cuales se
desenvuelve la entidad o actividad examinada, considerando los
siguientes puntos:
C2.a Efecto de las condiciones econmicas del sector y las polticas
generales establecidas;
C2.b Factores econmicos especficos que afecten el manejo de las
operaciones;
C2.c Fluctuaciones estacionales que afecten la obtencin de recursos y
el cumplimiento de los objetivos programados;
C2.d Cambios en las dimensiones y condiciones financieras de la
entidad o actividad;
C2.e Viabilidad y perspectivas futuras para el manejo de las
operaciones;
C2.f Efecto de las acciones externas como cambios en los mtodos de
operacin indicadores financieros y otras condiciones;
C2.g Cambios en los mtodos de operacin para el registro e
informacin de la ejecucin presupuestaria;
C2.h Exposicin de las operaciones a las fluctuaciones por tipo de
cambio de la moneda;
C2.i Restricciones vigentes para la entidad o actividad examinada
D. Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin
financiera, administrativa y de operacin, as como la
organizacin y responsabilidades de las unidades financiera,
administrativa y de auditora interna.
D1. Revise la estructura y tamao de la unidad administrativa y
financiera de la entidad como base para calificar la integridad y
confiabilidad de la informacin producida y su relacin directa
con el volumen y proyeccin de las operaciones, aplique los
siguientes pasos:
D1.a Determine la existencia de un jefe financiero con sus respectivas
responsabilidades y reas de comp etencia;
D1.b Identifique la presencia de funcionarios responsables de
investigar, preparar y aprobar las polticas y procedimientos
relacionados con la entidad o la actividad examinada;
D1.c Grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades
financieras;
D1.d Organizacin de las responsabilidades de informacin y alcance
de las siguientes funciones relacionadas:
- Planificacin y presupuestos;
- Registros contables; y,
- Anlisis financiero de los resultados obtenidos;
D1.e Responsabilidades de informacin definidas para las unidades
operativas, administrativas y financieras.
D1.f Cambios recientes en la administracin y en la definicin de sus
No. PROCEDIMIENTOS Referencia Hecho
por
responsabilidades.
D1.g Grado de independencia de la gestin presupuestaria y
coordinacin departamental con los sistemas de: contabilidad,
determinacin y recaudacin de ingresos, Tesorera y otros
(administracin de proyectos, manejo de endeudamiento).
D1.h Restricciones legales, facultades privativas y establecimiento de
limitaciones a la gestin presupuestaria institucional.
D1.i Grado de cumplimiento de las responsabilidades operativas en el
diseo de la planificacin institucional, aplicacin de la
planificacin estratgica, presentacin de la informacin
contable y actividades relacionadas con la elaboracin, ejecucin
y evaluacin presupuestaria.
E. Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de
dependencia del sistema de informacin computarizado.
E1. Obtenga una comprensin global de los sistemas de informacin
computarizados, en particular sobre lo siguiente:
E1.a Naturaleza y alcance del procesamiento automtico de datos;
E1.b Configuracin del sistema de informacin;
E1.c Estructura organizativa de las operaciones del sistema de
informacin computarizado.
E2 Aplique los procedimientos detallados contenidos en la Gua de
Auditora en Ambientes Computarizados.
FUENTES DE INFORMACIN
1. Archivos de las direcciones de auditores de la CGE.
2. Archivo de la Direccin de Responsabilidades de la CGE.
3. Archivo Permanente de la Unidad de Auditora Interna de la entidad examinada.
4. Archivos de los organismos relacionadas con la entidad y la orden de trabajo.
5. Archivos de la entidad y de las unidades relacionadas con la actividad examinada.
APENDI CE B
CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MEMORANDO DE LA PLANIFICACION
PRELIMINAR
Auditora a (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre (fecha
perodo).
Antecedentes
Se har referencia a la ltima auditora realizada por la Contralora General del
Estado, por la Unidad de Auditora Interna, o de Firmas Privadas de Auditora.
Motivo de la auditora
Sealar los que constan en la orden de trabajo. Adems, se har referencia si es
una actividad planificada que consta en el plan anual de auditora o es un
imprevisto autorizado por el Contralor o Subcontralor, para lo cual citar el
documento en el que se inserta la autorizacin, para efectuar el examen:
Objetivos de la auditora
Los que constan en la orden de trabajo.
Alcance de la auditora
El que consta en la orden de trabajo. Puede incidir en la determinacin del alcance
los resultados de la evaluacin preliminar, por lo que cualquier sugerencia se
revelar en ese sentido.
En el caso de exmenes realizados por las Unidades de Auditora Interna se
describirn las reas y operaciones examinadas, de ser externas se incluir anexo.
Conocimiento de la entidad y su base legal
Obtener informacin actualizada de la entidad auditada, considerando los siguientes
puntos:
Base Legal
Se har referencia al Decreto o Ley de creacin de la entidad y sus reformas.
Principales disposiciones legales
Leyes, reglamentos, normas, manuales e instructivos especficos vigentes
relacionados con la entidad.
Estructura orgnica
Se incluirn los principales niveles y la denominacin de los cargos que lo
conforman. En lo que se refiere al rea administrativa - financiera, se detallarn las
distintas unidades que la componen, as como las que funcionan en lugares
diferentes al de la sede.
Misin y objetivos institucionales
Identifique la visin y la misin, los principios, los objetivos y las metas de la
entidad a ser auditada, indicando la fuente de donde obtuvo esta informacin.
Principales actividades, operaciones e instalaciones
Describa en forma general las principales actividades, operaciones e instalaciones
relacionadas con la naturaleza y funciones de la entidad.
Se obtendr informacin del Plan Operativo y del Reglamento Orgnico Funcional.
Principales polticas y estrategias institucionales
Identifique las principales polticas y estrategias de la entidad sujeta a examen. Se
obtendr preferentemente del plan estratgico de la entidad.
Financiamiento
Se identificar la fuente de ingresos que tenga la institucin, por cada ejercicio
econmico. La informacin podr tomarla del Estado de Resultados.
Funcionarios principales
En anexo, se detallarn los nombres, cargos y perodo de actuacin de los
principales funcionarios y ex- funcionarios de la entidad sujeta a examen. Se har
referencia al oficio con el cual se notific el inicio de la auditora.
Principales polticas contables
Identifique y describa las principales polticas y prcticas contables que mantiene la
entidad. Verifique si se aplican con sujecin a la normativa vigente.
Grado de confiabilidad de la informacin financiera, administrativa y
operacional
La estructura orgnica y funcional de la unidad financiera puede revelar un efecto
importante respecto de la integridad y confiabilidad de la informacin producida y
su relacin directa con el volumen y la proyeccin de las operaciones que se
desarrollan en las actividades de la entidad; as:
Revise la estructura de las unidades que pertenecen a la seccin financiera y
descrbalas en su papel de trabajo y comente los aspectos importantes.
Identifique las funciones de los servidores del rea
Revise los niveles de autorizacin de las diferentes operaciones
Determine el grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades
financieras.
Seale la informacin financiera y reportes que produce la entidad, con
indicacin de: ttulo, periodicidad, fecha de preparacin, usuarios directos,
finalidad y acciones tomadas por la entidad a base del reporte analizado.
Evale el nmero de personal frente a la carga de trabajo
Identifique el volumen de transacciones promedio por mes
Realice el seguimiento a varios tipos de operaciones desde su inicio hasta su
trmino, de acuerdo con el sistema
Seale los principales comentarios que constan en los informes de exmenes
ltimos.
Similares procedimientos debern adoptarse para realizar las evaluaciones en
contabilidad, presupuesto, activos fijos, bodegas y otras reas que generen
informacin financiera.
Sistema de informacin automatizado
Obtenga una comprensin global de los Sistemas de Informacin Computarizados,
as como la estructura y complejidad del ambiente automatizado, incluyendo la
unidad de informtica, los equipos, programas bsicos y las aplicaciones utilizadas.
Puntos de inters para el examen
Identifique los hechos importantes al momento de revelar la informacin de la
entidad, que ameriten ser considerados como reas crticas.
Transacciones importantes identificadas
Identifique las principales transacciones que de acuerdo a la naturaleza de la entidad y
su importancia relativa, deban considerarse para aplicar procedimientos sustantivos.
Ejemplo: contratos, seguros, cuentas incobrables, importaciones en trnsito, etc.
Estado actual de observaciones en exmenes anteriores
Carta de dictamen
Identifique las salvedades que constan en el dictamen de auditora anterior y
evale la incidencia que stas tienen en el perodo auditado para que se les
vuelva a considerar si el caso lo amerita.
Seguimiento en la aplicacin de recomendaciones
Verifique el cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes
emitidos por la Contralora General del Estado y las Unidades de Auditora
Interna, en el perodo auditado.
Identificacin de los componentes importantes a examinarse en la planificacin
especfica.
Se detallarn los componentes identificados como importantes, sealando las razones
de ello, ejemplo:
Sistema para el pago de remuneraciones.- Se considera como componente importante,
por cuanto representa el 70% de sus egresos y en el perodo de alcance con relacin al
anterior hubo, un significativo incremento de erogaciones por este concepto.
Matriz de evaluacin preliminar del riesgo de auditora.
Se calificar el riesgo global de la auditora relacionado con el conjunto de los estados
financieros o rea a examinar, utilizando una matriz con el siguiente esquema:
RIESGO Y SU FUNDAMENTO COMPONENTE
INHERENTE
CONTROL
ENFOQUE
PRELIMINAR DE
AUDITORIA
ESTRUCTURA
PARA EL PLAN
DETALLADO
Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas
Se describir la forma de su determinacin y el porcentaje establecido, sealando las cuentas
significativas de los estados financieros.
APENDICE C
DETERMINACIN DE MATERIALIDAD E IDENTIFICACIN DE CUENTAS
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y FUENTES DE INFORMACIN
SIGNIFICATIVAS
Determinacin de la materialidad
La Materialidad Preliminar (MP), es una estimacin hecha durante la planeacin
inicial. Se utiliza para planear el alcance general de los procedimientos de auditora.
Cuando sta concluye, se evaluar si los efectos (errores y diferencias de juicio) que
identificamos son materiales a la luz de la presentacin razonable de los estados
financieros. El importe que consideremos material al finalizar la auditora puede
diferir de la que determinamos inicialmente, pues normalmente no es posible
anticipar todas las circunstancias que habrn de influir finalmente sobre nuestro
juicio de materialidad. Si, al final de la auditora, determinamos un importe
significativamente menor de materialidad al evaluar los efectos en sus conjuntos, los
procedimientos ejecutados durante ella pueden resultar insuficientes. Por ello, como
una medida prctica, debemos reconsiderar permanentemente lo adecuado de la MP
a travs de toda la auditora, para asegurarnos de ejecutar suficientes
procedimientos.
Los importes que utilizamos para MP y error tolerable (ET), afectan la naturaleza y
alcance de nuestros procedimientos de auditora, incluyendo (1) las cuentas o grupos
de cuentas que identificamos como significativas, (2) los tamaos de nuestras
muestras.
La estimacin de la MP, requiere juicio profesional y necesariamente toma en
cuenta aspectos cualitativos y cuantitativos implcitos en la definicin de
materialidad. Las consideraciones cualitativas incluyen:
La naturaleza de la entidad.
Sus resultados de operacin.
Su posicin financiera.
Generalmente en la empresa pblica se consideran los resultados de operacin como
la base de medicin ms relevante para la MP.
Algunas de las bases que se consideran para determinar la MP, tales como resultados
de operacin o posicin financiera, se describen ms adelante, sin embargo, no son
las nicas medidas o porcentajes que se pueden usar. Otras medidas pueden ser ms
apropiadas a la luz del juicio profesional en las circunstancias particulares. Si
ninguna de las bases es de importancia primaria, podremos considerar ms de una de
ellas y determinar un rango dentro del cual seleccionar a la MP.
Materialidad Preliminar, basada en resultados de operacin
En sus decisiones, los usuarios de los estados financieros normalmente consideran
los resultados de operacin de una entidad como la base de medicin ms
importante.
Cuando concluimos que los resultados de operacin son una base de medicin
apropiada para la MP, ordinariamente utilizamos como punto de partida el cinco por
ciento de la utilidad de operaciones continuadas. La razn subyacente es que las
diferencias de auditora inferiores al cinco por ciento frecuentemente no son
materiales. Si bien los efectos (incluyendo las posibles diferencias no detectadas),
superiores al 10% usualmente son materiales, existe un rea gris en la que las
diferencias (incluyendo las posibles diferencias no detectadas) entre cinco y diez por
ciento pueden ser aceptables en ciertas circunstancias. Por lo tanto, podremos
incrementar este porcentaje en la medida en que se cumplan con el criterio de:
La entidad opera en un ambiente en el que, sus actividades no cambian
rpidamente
La entidad tiene buenas perspectivas a largo plazo, y tiene un balance slido.
Nuestras evaluaciones anteriores, indican que la direccin es competente
Nuestra evaluacin del control interno es efectivo.
Nuestra historia anterior, en las auditoras efectuadas, ha mostrado que los
efectos son de importes bajos (p. ej., Inferiores al 2%) en relacin con la
utilidad de operaciones continuadas (considerando tanto las diferencias
contabilizadas como las diferencias no contabilizadas).
En ciertas circunstancias, la MP basada en resultados de operacin puede no tener
sentido y resultar en un parmetro demasiado bajo, en tales circunstancias, puede ser
apropiado utilizar un pequeo porcentaje del activo total, de ingresos, etc.
La estimacin de la MP, requiere considerar una variedad de factores y ejercitar
juicio profesional. Sin embargo, bajo circunstancias normales, la determinacin de la
MP no tiene por qu ser un proceso complicado.
La metodologa de auditora conecta en forma directa el importe del error tolerable
(ET) con el de MP (a medida que se aumenta MP, automticamente se aumenta
ET).
Determinacin del error tolerable (ET)
El error tolerable es un concepto que nos permite aplicar la MP a los niveles de los
saldos de cuentas individuales. Juega un papel importante en:
Ayudarnos a determinar cules cuentas o grupos de cuentas son significativas
Determinar la confianza que tendremos en nuestras expectativas al nivel
deseado de precisin al ejecutar nuestros procedimientos analticos.
Determinar el alcance de nuestros procedimientos de auditora en muestreo
representativo o pruebas sobre partidas clave.
Al auditar el saldo de una cuenta, no es apropiado planear pruebas enfocadas a
detectar errores que en conjunto igualen a la MP, pues ello no dejara margen para
diferencias de auditora en otras cuentas, ni para diferencias de auditora no
detectadas. Por lo tanto, se establecer el importe de ET abajo del de MP para
planear nuestras pruebas de los saldos de cuentas individuales.
La auditora se disea para dar seguridad razonable de que se detectar las
afirmaciones equvocas importantes. A medida que aumentamos los importes de
MP/ET el tamao de las afirmaciones equvocas que pueden pasar inadvertidas
aumenta (p. ej., Si ET es el 5% de la utilidad de operaciones, tendremos seguridad
razonable de que los errores no detectados no excedern al 5% de la base, mientras
que si ET es igual a 2.5% de la utilidad de operaciones, tendremos seguridad
razonable de que los errores no detectados no excedern al 2.5% de la base). As, el
ET constituye nuestra mejor estimacin, si bien no exacta, del importe de las
posibles diferencias no detectadas que consideramos, si los estados financieros estn
presentados razonablemente.
El importe de ET, se establece de tal manera que la probabilidad sea remota de que
el total de las diferencias de auditora detectadas y no detectadas en todas las cuentas
exceda a la MP. El establecimiento del ET no es un clculo mecnico. As como
ejercitamos juicio al establecer MP, hacemos lo mismo al determinar ET.
Como no establecemos ET en un importe tan alto como MP, tampoco lo fijamos tan
bajo que nos lleve a sobreauditar. Por ejemplo, esto sucedera si fijsemos ET en un
importe tan bajo para cada cuenta o grupo de cuentas, que la simple suma de ellos no
excediera a la MP. Similarmente, en una cuenta o grupo de cuentas, no distribuimos
el importe de ET entre ellas de tal manera que su suma iguale al ET. Dentro de estos
dos extremos, existen varios niveles que podemos elegir para fijar ET con relacin a
MP
Generalmente fijamos el ET. al 50% de la MP. Pero ET puede establecerse al 75%
de la MP sin elevar indebidamente el riesgo que esperamos sobre el importe de las
diferencias de auditora (tanto contabilizadas como no contabilizadas). Las
expectativas de error se basan en el conocimiento de la entidad, actualizado durante
la planeacin y la historia anterior de diferencias de auditora (contabilizadas y no
contabilizadas). Cuando fijamos el E.T al 75% de la MP, estamos diseando
nuestros procedimientos de auditora para detectar errores en una cuenta especfica
superiores al 75% de la MP (ello no quiere decir que anticipemos diferencias de
auditora que sumen ese importe). Tenemos presente que elevar el E.T al 75%
significa menor margen para diferencias de auditora detectadas y no detectadas en
todas las cuentas.
Cuando fijamos el ET a un nivel diferente al 50% de la MP, documentamos nuestro
criterio en los papeles de trabajo, tpicamente en el Memorando de la planificacin
de Auditora.
Determinacin de cuentas o grupos de cuentas significativas
La planeacin de auditora requiere que se realice una evaluacin certera de la
probabilidad de que incluyan errores de importancia, en la informacin sujeta a
examen, para lo cual debe identificarse las cuentas o grupos de cuentas significativos
que individual o colectivamente, pueden tener un efecto importante sobre los estados
financieros objeto de la auditora.
Cuentas con saldos superiores al Error Tolerable (ET)
Las cuentas o grupos de cuentas cuyos saldos se aproximan o exceden el importe
determinado como error tolerable (ET) son candidatos a ser significativos. As, por
ejemplo, si en una entidad los inventarios representan un alto porcentaje del activo
total, esta puede considerarse como una cuenta significativa.
Sin embargo, el importe del saldo de una cuenta no es el nico factor que se puede
considerar como significativa, otras cuentas pueden serlo, dependiendo de la
susceptibilidad de la cuenta, o del nmero de las transacciones que se procesan en
ella, a errores que pudieran tener importancia en auditora (es decir, cuentas o grupos
de cuentas con saldos inferiores al ET ordinariamente son significativos s,
individualmente o en conjunto, pueden ser objeto de afirmacin equvoca por un
importe que se aproxima o excede al ET). Por ejemplo, los saldos de las cuentas de
efectivo pueden ser pequeos, pero el volumen de sus movimientos y su
vulnerabilidad a malos manejos son tales que normalmente merecen clasificarse
como significativos.
Adems del importe de la cuenta o grupo de cuentas, se debe considerar tambin
los factores de riesgo inherente que pueden afectar a las cuentas, para determinar
si son significativos, entendindose como tal, el grado de susceptibilidad del saldo
de una cuenta (o grupo de cuentas) a afirmaciones equvocas importantes, haciendo
abstraccin de los controles relacionados a ella (s); de ah que, se debe tomar en
cuenta tambin el grado general de cambios en la entidad y sus efectos sobre la
cuenta o grupo de cuentas ya que existir un mayor riesgo inherente que otra entidad
estable.
Para algunas cuentas, cuyos saldos se aproximan o exceden al ET, cuando hemos
evaluado el control interno a nivel empresa como efectivo, podremos pensar que su
riesgo inherente es tan bajo que la cuenta puede clasificarse como no significativa.
A continuacin se ilustra una cuenta como la indicada:
Las cuentas de propiedades, planta y equipo de una entidad tienen un saldo de
$20,000, que representa el 20% de su activo. El error tolerable para esta entidad se
fij, adecuadamente, en $750. El presupuesto anual de adiciones al activo fijo por
$1,000 consiste principalmente en desembolsos para mejora de la productividad, y
su importe es similar al de las adiciones de aos recientes. Creemos que el control
interno a nivel de entidad es efectivo, que las polticas de capitalizacin son
apropiadas y se aplican en forma generalmente conservadora, y que la
susceptibilidad de estos activos a malos manejos es baja. As, concluimos que, a
pesar del importe de las cuentas muy superior al ET, su riesgo inherente es tan bajo
que las podemos clasificar como no significativas.
Sin embargo, si las adiciones presupuestadas fueran de $5,000, representando una
expansin algo significativa de la empresa, probablemente concluiramos que las
cuentas de propiedades, planta y equipo son significativas. Continuaramos creyendo
que el riesgo inherente es menor pero sera mayor que el riesgo inherente en el
ejemplo anterior. El saldo del activo fijo en relacin con el activo total, el volumen
de adiciones, y el importe de crecimiento planeado para la empresa nos inclina a
creer que las cuentas son significativas y que debemos identificar y comprender las
fuentes de informacin que las alimentan, hacer una evaluacin de riesgos
combinados para las cuentas, y determinar los procedimientos de auditora
sustantivos adecuados a ejecutar.
En las cuentas en que consideramos que su riesgo inherente es tan bajo que las hace
no significativas, podremos limitar nuestros procedimientos de auditora a
procedimientos analticos. El propsito de estos procedimientos analticos es
satisfacernos que los nmeros tienen sentido. Por ejemplo, en el primer caso descrito
arriba, podremos limitar nuestros procedimientos sobre propiedades, planta y equipo
a comparar los saldos al fin del ao y las adiciones durante el mismo, con los saldos
del ao anterior y las adiciones en el presupuesto aprobado, respectivamente, y a
comprobar el gasto por depreciacin mediante un procedimiento analtico. Si, como
resultado de estos procedimientos, identificamos saldos inslitos o inesperados,
tendencias, relaciones u otros aspectos que no tienen sentido a la luz de los
resultados de los dems procedimientos de auditora y nuestra comprensin de la
entidad, procederemos a obtener y corroborar explicaciones y, si es necesario, a
ejecutar procedimientos de auditora adicionales.
Cuentas con saldos menores al Error Tolerable (ET)
Para las cuentas con saldos inferiores al ET, determinamos si son significativos a la
luz de su susceptibilidad a errores de importancia en auditora, a base de los factores
de riesgo inherente que pueden afectar a las cuentas.
A menos que los factores de riesgo inherente nos lleven a otras conclusiones, las
cuentas individuales o grupos de cuentas de activo, ingresos y gastos cuyos saldos
sean inferiores al ET, y las cuentas o grupos de cuentas de pasivo que esperamos, y
en efecto sean, inferiores al ET, se clasificaran como sin significacin en auditora.
Para estas cuentas, nuestros procedimientos se limitaran a procedimientos analticos
relativamente simples (por ejemplo, comparacin de saldos a una fecha o por un
perodo con sus equivalentes).
Factores inherentes que afectan a las cuentas
La susceptibilidad de una cuenta a afirmaciones equvocas, teniendo presente
la experiencia en perodos anteriores (p. ej., errores frecuentes en el pasado
pueden indicar mayor probabilidad de nuevos errores).
El tamao y composicin de la cuenta, incluyendo su susceptibilidad a
manipulacin o prdida.
Los efectos de factores externos sobre la cuenta (p. ej., las condiciones
econmicas generales pueden afectar a la cobrabilidad de la cartera)
La competencia y experiencia del personal responsable de la cuenta.
El volumen de movimientos y el tamao, complejidad y homogeneidad de las
transacciones individuales registradas en la cuenta.
La ejecucin de una transaccin inslita o compleja, particularmente al fin del
perodo o cerca de l.
La naturaleza de la cuenta (p. ej., Las cuentas en suspenso generalmente
atraen mayor atencin en auditora).
Transacciones que no se sujetan a procedimientos rutinarios.
La existencia de transacciones con entidades adscritas.
Las variaciones del saldo de la cuenta (p. ej., Comparado con el saldo del ao
anterior, Bienes de Larga Duracin aumentaron un 35% en el ao).
Identificar las Fuentes de Informacin que Afectan a las Cuentas Significativas
Despus de ident ificar a las cuentas significativas, se identificar las fuentes de
informacin que las afectan.
Se distinguir entre las varias fuentes de informacin que afectan a las cuentas
significativas, porque sus componentes y los procesos contables, relacionados con
las varias fuentes son distintos y, generalmente, tambin es distinta la probabilidad
de errores de importancia en auditora proveniente de los procesos relacionados.
Como resultado, nuestro enfoque de auditora para cada una de las varias fuentes de
informacin que afectan a las cuentas es distinto. Por ejemplo, puesto que la
informacin contable rutinaria es ms probable que nazca de procesos que incluyen
controles especficos, la informacin rutinaria en las cuentas significativas
relacionadas, generalmente es menos propicia a contener errores de importancia en
auditora que, por ejemplo, las estimaciones contables. Las fuentes de informacin
se clasifican como sigue:
Procesos de informacin rutinaria.
Aplicaciones contables que procesan los datos financieros rutinarios
(informacin de detalle de las transacciones), que se contabilizan en libros y
registros.
Procesos de estimacin.
Procesos que reflejan los numerosos juicios, decisiones y elecciones hechas
por la entidad en el cierre de sus estados financieros (p. ej., Estimacin de
inventarios excesivos u obsoletos, estimacin de cuentas dudosas, estimacin
de prdidas en prstamos, estimacin de costos sobre garantas de
productos).
Procesos de informacin no rutinaria.
Otros procesos aplicados menos frecuentemente, que generalmente forman
parte del cierre de estados financieros (p. ej., Recuento y costeo de inventarios
fsicos, anlisis por antigedad de cuentas por cobrar, determinacin de pagos
anticipados, clculo del gasto por depreciacin, clculo de gasto por impuesto
sobre utilidades).
La determinacin de las cuentas significativas y la identificacin de las fuentes de
informacin que las alimentan, aportan las bases para comprender y evaluar las
fuentes de informacin.
Durante el proceso de planeacin se identificarn, principalmente mediante
indagacin con la direccin, los cambios importantes en el diseo de los procesos y
controles de la entidad, enfocndolos a:
Los procesos de informacin rutinaria.
Los procesos de cierre de estados financieros, incluyendo los procesos de
estimacin contable y de informacin no rutinaria.
Los procesos de tecnologa de informacin.
APENDICE D
CUESTI ONARI O SOBRE CONTROL I NTERNO Y FRAUDE
ENTIDAD _______________________________________
FECHA DE LA AUDITORA _______________________________________
Este cuestionario ayuda a comprender y evaluar el control interno a nivel de la
entidad, as como a evaluar el riesgo de errores materiales en los estados financieros
a causa de fraude. Este cuestionario nos proporciona solo en parte la comprensin
sobre el control interno de la entidad que requerimos para planear la auditora y para
determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora.
Requiriendo por lo tanto, obtener informacin sobre el control interno a nivel
individual de aplicacin /proceso.
El formulario contiene preguntas para cada uno de los cinco componentes del
control interno (es decir, el entorno de control, el proceso de evaluacin de riesgo de
la entidad, las actividades de control y los procesos de informacin y comunicacin
y de monitoreo) para la empresa en su conjunto
Algunas secciones (por ejemplo, la seccin de Participacin de la Junta de
Directores y/o el Comit de Auditora) pueden no ser aplicables y no se requiere
llenarlas.
El cuestionario debe ser preparado/actualizado por el jefe de equipo y supervisor,
con suficiente experiencia y conocimiento de la entidad para saber, con un alto
grado de seguridad, si los factores de riesgo del cuestionario se encuentran presentes
y si se deben considerar factores de riesgo adicionales.
Una copia de las pginas de Resumen y Conclusiones de este cuestionario, debe
acompaarse al Memorando de Planificacin de Auditora.
El cuestionario contiene listas de factores de riesgo relevantes al control interno a
nivel de la empresa y/o riesgo de errores materiales a causa de fraude. Sin embargo,
las listas no son necesariamente exhaustivas. Sobre la base del conocimiento de la
entidad, se pueden identificar otros factores de riesgo que pueden ser considerados y
documentados en el cuestionario.
La importancia relativa de los factores de riesgo entre entidades, vara desde crtica
hasta insignificante. Se pueden presentar algunos factores en donde las condiciones
especficas no indican una debilidad en el control interno a nivel de la entidad o
presentan un riesgo de error material a causa de fraude. Por consiguiente, se debe
tener un adecuado juicio profesional al determinar los factores de riesgo
individualmente y en combinacin. Al considerar la presencia de factores de riesgo,
determinamos si existen otros factores o controles especficos que mitigan o agravan
los factores de riesgo identificados.
Si bien una respuesta si a un factor de riesgo no necesariamente indica que el
control interno a nivel de las entidades es ineficaz o que existe un riesgo de error
material a causa de fraude, tal respuesta (especialmente cuando hay varias respuestas
si) a un factor de riesgo nos alerta y debemos darle(s) la consideracin debida.
En los casos donde un factor de riesgo no es aplicable (p. Ej., los factores de riesgo
relativos a la auditora interna pueden no ser aplicables en entidades pequeas),
indicar N/A en la columna de No para ese factor de riesgo.
CONSIDERACIONES PARA ENTIDADES MAS PEQUEAS
La importancia relativa de los factores variar segn el tamao de la entidad y su
complejidad, entre otros aspectos. Por ejemplo, una entidad ms pequea puede no
tener un cdigo de conducta por escrito, pero en su lugar puede desarrollar una
cultura que acenta la importancia de la integridad y la tica de comportamiento
mediante comunicaciones verbales y el ejemplo que ofrece su administracin, sin
embargo, esta condicin no debe afectar negativamente la evaluacin de control
interno.
ENTORNO DE CONTROL
El entorno de control establece la armona de una organizacin e influye sobre la
conciencia de control de su personal. Es el fundamento de todos los componentes de
control interno, proporcionando disciplina y estructura. Debemos obtener suficiente
conocimiento del entorno de control para entender la actitud de la administracin y de
la junta de directores, su percepcin y acciones con respecto al entorno de control,
considerando tanto la sustancia de los controles como sus efectivos colectivos.
El entorno de control consiste en los siguientes elementos:
Conciencia de control de la administracin y estilo operativo
Valores de integridad y tica
Grado de participacin de la junta de directores y/o del comit de auditora
Estructura orgnica y asignacin de autoridad y responsabilidades
Polticas y prcticas de recursos humanos y compromiso de capacidad.
Al adquirir conocimiento del entorno de control, consideramos cada uno de estos
elementos y su interrelacin. En particular, debemos reconocer que deficiencias
significativas en cualquiera de los elementos pueden debilitar la eficacia de los
dems.
CONCIENCIA DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIN Y ESTILO
OPERATIVO
La conciencia de control de la administracin y el estilo operativo, pueden tener un fuerte
efecto sobre el entorno de control.
Se presentan los siguientes factores de riesgo? SI NO
- El dominio de la administracin es ejercido por una o unas pocas
personas, sin supervisin eficaz de la junta de directores o del
comit de auditora
- La administracin carece de una trayectoria comprobada en este
tipo de entidades.
- Excesiva participacin o preocupacin de la administracin no
financiera en la seleccin de principios contables o la
determinacin de estimaciones importantes.
- Falta de atencin apropiada al control interno por parte de la
administracin, incluyendo los efectos del procesamiento de
sistemas de informacin.
- Falta de correccin oportuna de los errores determinados, por
parte de la administracin.
- La administracin impone agresivas metas financieras y
expectativas para el personal operativo.
- La administracin selecciona los principios contables y
determina las estimaciones en forma agresiva.
- La administracin se compromete con analistas y terceros para
lograr pronsticos aparentemente demasiado agresivos o poco
realistas.
La administracin no nos consulta sobre asuntos importantes
relativos al control interno y aspectos contables o hay frecuentes
desacuerdos con respecto a los mismos (o, en compromisos
iniciales, hubo desacuerdos con los auditores anteriores).
- La administracin muestra una actitud benvola hacia riesgos
importantes de negocios y monitoreo inadecuado de los
mismos.
- La administracin muestra mucha falta de consideracin por las
autoridades reguladoras.
- Existe un historial de violaciones a la ley o demandas contra la
entidad o su administracin por fraude o violaciones de las
leyes de valores.
- La administracin da poca importancia a la auditora
- La administracin pretende reducir el alcance de la auditora
(por ejemplo, limitando el acceso a su personal o a
informacin).
- La mxima autoridad prohibe dar informacin si no es con visto
bueno de l.
- Indique otros factores de riesgos contemplados.
VALORES DE INTEGRIDAD Y ETICA
La eficacia de los controles no puede sobrepasar los valores de integridad y tica de
quienes los crean, administran y supervisan. Los valores de integridad y tica son
elementos fundamentales del entorno de control y afectan el diseo, administracin y
supervisin de los dems componentes del control interno. La integridad y el
comportamiento tico son producto de las normas de tica y comportamiento del
cliente, de cmo son comunicadas y cmo se refuerzan en la prctica.
Se presentan los siguientes factores de riesgo? SI NO
- Carencia de polticas sobre normas de comportamiento y
valores del cliente y falta de cdigos de conducta.
- Medios ineficaces de comunicacin y respaldo de los valores
ticos de los administradores.
- La administracin no trata de eliminar o reducir los incentivos y
tentaciones que pueden propiciar que el personal se involucre en
actos fraudulentos, ilegales o poco ticos.
La administracin no gua al personal por medio del ejemplo.
- Indique otros factores de riesgo contemplados.
PARTICIPACION DE LA JUNTA DE DIRECTORES Y/O EL COMIT DE AUDITORA
La conciencia de control de la entidad es influida significativamente por la junta de
directores y/o el comit de auditora.
Se presentan los siguientes factores de riesgo? SI NO
- La junta de directores no cuenta con una estructura u objetivos
para el comit de auditora.
- Las comunicaciones entre la junta, el comit de auditora y los
auditores internos o externos son inadecuadas.
- Los integrantes del comit de auditora no tienen la experiencia
o calificaciones apropiadas.
- La junta de directores o el comit de auditora no son
suficientemente independientes de la administracin.
- El nmero de reuniones de la junta es inadecuado o los temas
tratados no son apropiados.
- La junta de directores y el comit de auditora no examinan
adecuadamente las actividades, los asuntos oficiales no se
plantean y no se les da seguimiento con la administracin.
- La junta de directores y el comit de auditora no se involucran
adecuadamente en el proceso de informacin financiera.
- Existe una alta rotacin de los integrantes de la junta.
x
x
ESTRUCTURA ORGANICA Y ASIGNACION DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADES
La estructura orgnica de la entidad, proporciona el marco dentro del cual se planean,
ejecutan, controlan y supervisan las actividades para lograr los objetivos de la entidad.
Al establecer una estructura orgnica relevante deben considerarse reas clave de
autoridad y responsabilidad y lneas apropiadas de reporte.
La idoneidad de la estructura orgnica de la entidad, depende, en parte, de su tamao y
de la naturaleza de las actividades. La asignacin de autoridad y responsabilidades
corresponde a la manera cmo estn asignadas las actividades operativas y cmo estn
establecidas las jerarquas de autorizacin y las relaciones de reporte incluye tambin
las polticas relativas a prcticas adecuadas de la actividad, conocimientos y
experiencia del personal clave y los recursos para llevar a cabo las funciones.
Adicionalmente, incluye polticas y comunicaciones encaminadas a asegurar que todo
el personal entienda los objetivos de la entidad, conozca cmo se interrelacionan sus
actuaciones individuales y contribuyen a tales objetivos y reconozca cmo y de qu
ser responsable cada quien.
Se presentan los siguientes factores de riesgo? SI NO
- La estructura es demasiado compleja y abarca numerosas o poco
usuales entidades jurdicas o subsidiarias, lneas administrativas
de autoridad o convenios contractuales sin propsito aparente de
negocios.
- Carencia de vigilancia apropiada por parte de la administracin
(por ejemplo, supervisin o monitoreo inadecuados de los
sistemas de informacin).
- Estructura deficiente para la asignacin de la propiedad de
informacin, incluso quines estn autorizados para iniciar y/o
modificar transacciones.
- Dificultad para determinar la organizacin o las personas que
controlan a la entidad.
- Alta rotacin de los ejecutivos de administracin o de asesora
legal.
- Carencia de un sistema apropiado de autorizacin y aprobacin
de transacciones.
- Asignacin poco clara de responsabilidades, incluyendo aquellas
especficas del procesamiento de sistemas de informacin y
desarrollo de programas.
Las polticas y procedimientos para la autorizacin de transacciones
no estn establecidas al nivel apropiado.
x
POLITICAS Y PRACTICAS DE RECURSOS HUMANOS Y COMPROMISO DE
APTITUDES
Las polticas y prcticas de recursos humanos se refieren a la gestin de personal:
designacin, orientacin, adiestramiento, evaluacin, asesora, promocin,
remuneracin y toma de acciones correctivas. El compromiso de aptitudes incluye la
consideracin que hace la administracin de los niveles de competencia para trabajos
especiales y cmo tales niveles se convierten en habilidades y conocimientos de
requisito.
Se presentan los siguientes factores de riesgo? SI NO
- Normas y procedimientos inadecuados para contratacin,
adiestramiento, motivacin, evaluacin, promocin, traslados,
remuneracin o terminacin de personal en algunas o todas las
reas funcionales (p. Ej., contabilidad, mercadeo, sistemas de
informacin.
- Carencia de procedimientos de investigacin para la seleccin de
solicitantes de empleo para personal con acceso a activos
susceptibles a malversacin.
- No existen descripciones de funciones o manuales de referencia
que informen al personal sobre sus obligaciones.
Procedimientos inadecuados para establecer y comunicar las polticas
y procedimientos al personal en localidades descentralizadas.
- Los empleados con acceso a efectivo, valores y otros activos
valiosos, no cuentan con una caucin.
- Las polticas y procedimientos no son claros o no se emiten,
actualizan o modifican oportunamente.
- Carencia de polticas de vacaciones obligatorias para empleados
con funciones claves de control.
- Futuros despidos previstos de personal que son del conocimiento
de la fuerza laboral.
- Empleados, conocidos como descontentos, tienen acceso a
activos susceptibles de malversacin.
- Cambios inslitos en comportamiento o estilo de vida de
empleados con acceso a activos susceptibles de malversacin.
- Presiones financieras personales que afectan a empleados con
acceso a activos susceptibles de malversacin.
COMENTARIOS E INFORMACION ADICIONAL
Proporcione informacin adicional sobre los factores de riesgo identificados para
poder determinar sus efectos sobre la evaluacin de la eficacia (ineficacia) del
control interno a nivel de entidad y el riesgo de errores materiales a causa de fraude.
x
Adems, puede utilizar este espacio para presentar sus comentarios sobre
cualesquiera de los factores de riesgo antes indicados que usted crea deben ser
considerados por los evaluadores.
PROCESO DE EVALUACION DE RIESGO DEL ADMINISTRADOR
La evaluacin de riesgo es el proceso del cliente para identificar y analizar los
riesgos (tanto internos como externos) que son relevantes para el logro de sus
objetivos.
Adems, un proceso de evaluacin de riesgo proporciona a la entidad las bases para
determinar cmo administrar sus riesgos (p. ej., las acciones a tomar para abordar
riesgos especficos o una decisin para aceptar un riesgo en cuanto a costo u otras
consideraciones). Despus de indicar en esta seccin los factores de riesgo que
sabemos estn presentes, adquirimos una comprensin del proceso de evaluacin de
riesgo de la entidad, especficamente en cuanto se refiere al objetivo de control
interno de la informacin financiera y luego determinamos, generalmente a travs de
indagacin, observacin e inspeccin de la documentacin relevante, si el proceso
de evaluacin de riesgo de la entidad ha identificado y analizado cada riesgo y en
caso afirmativo, si se han tomado los pasos apropiados para atenuar cada riesgo.
Se presentan los siguientes factores de riesgo? SI NO
Entidad u organismo:
- El prestigio es declinante con creciente nmero de denuncias
respecto de los diferentes servicios prestados.
Descensos importantes en la demanda de los clientes.
Alta vulnerabilidad a una tecnologa rpidamente variable u
obsolescencia de calidad de los servicios.
Operaciones
- Cambios en el entorno operativo de la entidad.
- Personal nuevo en posiciones financieras u operativas clave.
- Sistemas de informacin nuevos o renovados.
- Nuevas lneas, productos o actividades importantes
- Reestructuracin de la entidad.
Algunos miembros de la entidad (el Tesorero y el Director Financiero) tienen
adems la responsabilidad de determinar las estimaciones contables.
Consideramos que la funcin activa de los administradores en las operaciones de
la entidad, tanto a nivel corporativo como de subsidiaria, es un elemento
importante para mitigar la falta de segregacin de funciones resultante del
tamao pequeo en los niveles corporativo y de subsidiaria.
Pocas transacciones que tienen efecto material sobre el desarrollo de
la entidad.
Activos susceptibles a malversacin, tales como grandes cantidades
de efectivo o activos de fcil conversin en efectivo; mercancas
en inventario de poco tamao pero valiosas o de gran demanda;
los activos son pequeos, negociables o carecen de identificacin
de propiedad.
Situacin financiera: SI NO
- Prdidas operativas o importante deterioro en las ganancias.
Transferencias no recibidas con oportunidad.
- Capacidad marginal para cumplir con los requerimientos de pago
de la deuda (o cumplir con las clusulas restrictivas del
prstamo)
- Capacidad limitada para obtener ingresos de
autogestin.
- Situacin financiera o de liquidez seriamente deteriorada.
Contabilidad
- Activos, pasivos, ingresos o egresos basados en estimaciones
importantes que contienen juicios o incertidumbres poco
usuales o que son objeto de cambios potenciales importantes en
un futuro cercano, de tal manera que produzcan un efecto
financiero perturbador en la entidad.
- Transacciones importantes o convenios innovadores inslitos o
altamente complejos (especialmente aquellos que se celebran
cerca del fin del perodo) que hacen difcil determinar su efecto
sobre los estados financieros.
- Nuevos requerimientos contables, estatutarios o reglamentarios
que pudieran deteriorar la estabilidad financiera.
- Crticas pblicas o litigios en relacin con la contabilidad, los
informes financieros o las prcticas de la entidad.
- Remisin de los estados financieros del ao anterior para
corregir errores.
- Consecuencias adversas sobre importantes transacciones
pendientes, tales como la adjudicacin de un contrato.
- Cuenta la entidad con un proceso formal de evaluacin de
riesgos?.
- Si la respuesta es no, cuenta la entidad con un proceso informal
de evaluacin de riesgos?.
x
x
Describa brevemente el proceso de evaluacin de riesgos de la entidad, especialmente en
relacin con el objetivo de control interno de la informacin financiera (es decir, la preparacin
para propsitos externos de estados financieros razonablemente presentados de conformidad
con principios de contabilidad generalmente aceptados):
Con respecto a los factores de riesgo identificados anteriormente, el proceso de evaluacin de
riesgo de la entidad ha:
SI NO
- Identificado y analizado cada riesgo?
- En caso afirmativo, ha tomado la entidad
medidas apropiadas para mitigar cada riesgo?
COMENTARIOS E INFORMACION ADICIONAL
Proporcione informacin adicional sobre los factores de riesgo identificados (y sobre la
eficacia del proceso de evaluacin de riesgos del cliente para abordar y disminuir tales
riesgos) para poder determinar sus efectos sobre la evaluacin de la eficacia o
ineficacia del control interno a nivel de entidad y el riesgo de errores materiales a causa
de fraude. Adems, puede utilizar este espacio para presentar sus comentarios sobre
cualesquiera de los factores de riesgo antes indicados que usted crea deben ser
considerados.
ACTIVIDADES DE CONTROL, INFORMACION Y COMUNICACION
Las actividades de control son las polticas y procedimientos que ayudan a asegurar
que se cumplan con las directrices de la administracin. El sistema de informacin,
que incluye el sistema contable, consiste en los mtodos y registros establecidos
para registrar, procesar, sumarizar y reportar las transacciones de la entidad y para
La administracin ha puesto especial nfasis en la oportunidad, exactitud e
importancia de la informacin financiera reportada en los paquetes mensuales
de informes. Los estados financieros internos y el anlisis financiero se
preparan mensualmente a nivel consolidado. Mensualmente se preparan
pronsticos y presupuestos como parte del plan operativo del ao fiscal. El
Director Financiero revisa todas las estimaciones importantes y las provisiones
de criterio.
Espacio para ser llenado por el auditor:
mantener la contabilizacin de los activos, pasivos y patrimonio. La comunicacin
involucra la comprensin de las funciones y responsabilidades individuales de
control interno sobre la informacin financiera.
Se presentan los siguientes factores de riesgo? SI NO
- Incapacidad para preparar informes financieros correctos y
oportunos, incluso los informes anteriores.
- Sistemas de planeacin e informacin (tales como planeacin de
negocios; presupuestos, pronsticos y planeacin de utilidades y
contabilizacin de obligaciones) que no revelan adecuadamente
los planes de la administracin y los resultados actuales de
desempeo.
- Mtodos inadecuados de identificacin y comunicacin de las
excepciones y variaciones al desempeo planeado.
- Respuesta inadecuada de la administracin a las excepciones y
variaciones reportadas.
- Bajo nivel de satisfaccin del usuario con el procesamiento de
los sistemas de informacin, incluyendo la confiabilidad y
oportunidad de los reportes en lnea e impresos.
- Polticas inadecuadas para desarrollar y modificar los sistemas y
controles contables, incluyendo las modificaciones y utilizacin
de programas computarizados y/o archivos de datos.
- Falta de coordinacin general entre las funciones contable y de
procesamiento de datos.
- Personal insuficiente, inexperto o ineficaz o alta rotacin de
personal en los departamentos de contabilidad o de tecnologa de
informacin.
- Falta de documentacin oportuna y apropiada para el
procesamiento de las transacciones.
- El sistema contable est en desorden.
- Indique otros factores de riesgo contemplados.
COMENTARIOS E INFORMACION ADICIONAL
Proporcione informacin adicional sobre los factores de riesgo identificados para poder
determinar sus efectos sobre la evaluacin de la eficacia (ineficacia) del control interno a
nivel de entidad y el riesgo de errores materiales a causa de fraude. Adems, puede utilizar
este espacio para presentar sus comentarios sobre cualesquiera de los factores de riesgo
antes indicados que usted crea deben ser considerados.
x
La entidad no tiene un departamento de Sistemas de Informacin, es decir, se
confa en controles manuales, tales como los de conciliacin, en lugar de confiar
en la informacin procesada por computador.
EVALUACION Y/O MONITOREO
Monitoreo es el proceso que evala la calidad de desempeo del control interno a
travs del tiempo.
Se presentan los siguientes factores de riesgo? SI NO
- Monitoreo inadecuado o inexistente al funcionamiento de
controles importantes.
- Debilidades materiales en el control interno, corregidas
oportunamente por la administracin.
- Las recomendaciones de los auditores internos y/o externos sobre
control son ignoradas.
- Alto nivel de quejas de los usuarios de los servicios,
especialmente cuando la administracin no las resuelve
oportunamente.
- El administrador no se involucra activamente en la entidad.
- Si la entidad no cuenta con la unidad de auditora Interna marque
aqu, omita los dems factores de riesgo en esta seccin y
determine si la ausencia de la auditora interna constituye un factor
de riesgo.
- El personal de auditora interna est adecuadamente seleccionado
o adiestrado y tiene la especializacin apropiada de acuerdo con
el entorno.
- La auditora interna es independiente (relaciones de autoridad e
informacin) y tiene el acceso adecuado al comit de auditora (o
su equivalente).
- El alcance de las actividades de auditora interna es apropiado (p.
ej., el balance entre las auditoras operativa y financiera, la
cobertura y rotacin de operaciones descentralizadas).
- La auditora interna tiene autoridad limitada para examinar todos
los aspectos de las operaciones del cliente o falla en el ejercicio
de su autoridad.
- La auditora interna planea y ejecuta la evaluacin de riesgos o
documenta adecuadamente el trabajo realizado, llega a
conclusiones y sugiere correctivos a las conclusiones alcanzadas.
- La auditora interna no se adhiere a las normas profesionales.
- La auditora interna tiene responsabilidades operativas
- Indique otros factores de riesgo contemplados.
x
COMENTARIOS E INFORMACION ADICIONAL
Proporcione informacin adicional acerca de los factores de riesgo identificados para
ayudas en la determinacin de sus efectos sobre la evaluacin de la eficacia (ineficacia)
del control interno a nivel de entidad y el riesgo de errores materiales a causa de fraude.
Adems, puede usar este espacio para sus comentarios sobre cualesquiera de los otros
factores indicados anteriormente que usted crea que merecen consideracin.
INDAGACIONES SOBRE FRAUDE
Haga sus comentarios sobre las observaciones resultantes de sus indagaciones con
ejecutivos seleccionados de la administracin acerca de: (1) su comprensin del riesgo
de fraude en la entidad y (2) si tienen o no conocimiento de algn fraude (fuera de
aquello claramente inconsecuente) que haya sido perpetrado en la entidad.
Comprensin del riesgo de fraude por parte de la administracin
Indique el (los) nombre (s) y cargo (s) de los integrantes de la administracin con
quienes se llev a cabo las discusiones, as como las bases para sus respuestas (p. ej.,
los procesos empleados por ellos para obtener seguridad razonable de que su
evaluacin de riesgos es apropiada).
CONOCIMIENTO SOBRE FRAUDE POR PARTE DE LA
ADMINISTRACION
Indique el (los) nombre (s) y cargo (s) de los integrantes de la administracin con
quienes se llev a cabo las discusiones, as como las bases para sus respuestas (p. ej.,
los procesos empleados por ellos para obtener seguridad razonable de que no existen
casos importantes de fraude fuera de aquellos que ya han mencionado).
Se llev a cabo indagaciones con los seores N.N., Administrador y J.C.,
Tesorero, acerca de la comprensin del riesgo de fraude por parte de la
gerencia. Se acompaa una lista de interrogantes que se trataron durante esta
discusin. La gerencia est enterada de los factores de riesgo relacionados con
aseveraciones errneas provenientes de informacin financiera fraudulenta y
malversacin de activos. La gerencia considera y discute estos factores con
regularidad. La discusin incluye un estudio sobre el proceso de raciocinio de
alguien que desea cometer fraude.
La entidad no cuenta con una funcin de auditora interna. En vista del tamao
de la misma y teniendo en cuenta la activa participacin de la gerencia, no
creemos que la carencia de la funcin de auditora interna pueda tener un
efecto negativo sobre el entorno de control.
Describa cualquier programa (no mencionado en este cuestionario) utilizado por la
entidad, que contenga medidas para prevenir, impedir y detectar el fraude. Si existe
un programa as, interrogar a las personas que lo supervisan acerca de si tal
programa ha identificado algn fraude o factores de riesgo de fraude.
RESUMEN CONCLUSIONES
Consideraciones sobre control interno y fraude
(Debe acompaarse al Memorando de Planificacin de Auditora)
Con respecto a los factores de riesgo que se hayan identificado, describa los controles
y/u otros factores relativos a la entidad, que bien pueden mitigar o agravar tales
factores de riesgo identificados y describa los efectos resultantes de los factores de
riesgo sobre nuestra evaluacin del control interno a nivel de entidad y el riesgo de
errores materiales a causa de fraude:
El control interno de la entidad es no es eficaz. Si no es obvia, describa la base
para su conclusin:
Se llevaron a cabo indagaciones con los seores Gerente y Tesorero, acerca del
conocimiento de la gerencia sobre fraude. No se han descubierto incidentes de
fraude en la entidad durante los ltimos cinco aos. La gerencia tiene establecido
un estricto proceso de revisin de presupuesto e informes, especficamente
diseado para identificar y tratar anomalas y/o casos inslitos.
Espacio para ser llenado por el auditor:
La participacin activa de las mximas autoridades de la entidad en las operaciones
diarias, reduce significativamente el riesgo que pudiera presentar la falta de un
departamento formal de sistemas de informacin y de una funcin de Auditora Interna.
Adems, la entidad cuenta con controles manuales, tales como conciliaciones oportunas,
revisin de informes de modificaciones y excepciones y de presupuestos operativos
contra las cifras reales y revisiones detalladas de todas las actividades de informacin
financiera.
CASO PRACTICO
A continuacin se presenta un caso prctico sobre la formulacin de la
planificacin preliminar, basada en informacin proporcionada por una
entidad del sector pblico, en la cual se aplic la normativa vigente al 31 de
diciembre de 1999.
Para la planificacin de futuros trabajos de auditora se considerar la
normativa vigente a la fecha de su realizacin.
MEMORANDO DE PLANIFICACIN PRELIMINAR
PLANTA CENTRAL DEL MINISTERIO XYZ AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS POR LOS AOS TERMINADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 1998 Y 1997
1. Antecedentes
Las operaciones financieras del Ministerio XYZ, en el perodo de alcance, han
sido examinadas por la Contralora General del Estado y por la Direccin de
Auditora Interna del Ministerio, los rubros analizados corresponden a:
RUBRO
PERIODO
UNIDAD DE CONTROL
CAJA BANCOS Y SUS CORRELATIVAS DE
INGRESOS, GASTOS, VALORES A COBR.,
INV. CONSUMO INTERNO Y ACTIVO FIJO DE
LA ADMINISTRACIN CENTRAL
94-05-01/97-02-19
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO
CAJA BANCOS TRIBUNAL MENORES
CHIMBORAZO
95-01-21/97-05-31
AUDITORIA INTERNA
CAJA BANCOS Y ACTIVO FIJO DEL HOGAR
INFANTIL H
94-01-02/97-06-30
AUDITORIA INTERNA
CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
DE INFORMES EMITIDOS POR LA AUI
95-01-02/97-06-30
AUDITORIA INTERNA
E.E. A LOS ACTIVOS FIJOS Y TRANS-
FERENCIAS A LA FUNDACIN W.
94-01-02/97-10-31
AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA DE GESTIN A LA DIRECCIN
NACIONAL. A
98-01-02/99-02-24
AUDITORIA INTERNA
E.E. VITICOS A LA SUBSECRETARIA DEL
MINISTERIO .
98-08-12/99-08-31
AUDITORIA INTERNA
CAJA BANCOS Y ACTIVOS FIJOS DE LA CO-
LONIA RECUPERACIN FSICA.
94-01-02/97-12-31
AUDITORIA INTERNA
2. Motivo de la auditora
La auditora a los estados financieros, se realizar en cumplimiento a la orden de
trabajo 25408-DA2 de 23 de septiembre de 1999, con cargo al Plan Anual de
Control de 1999.
3. Objetivo de la auditora
El objetivo de la auditora al Ministerio XYZ, es dictaminar los estados financieros
preparados al 31 de diciembre de 1998 y 1997, de conformidad con las Normas
Internacionales de Auditora y las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas
Aplicables al Sector Pblico.
Alcance de la auditora
La auditora a los estados financieros del Ministerio XYZ, se realizar por los
ejercicios econmicos perodos terminados al 31 de diciembre de 1998 y 1997.
5. Conocimiento de la entidad y su base legal
5.1 Base legal
Mediante Decreto Supremo 3815 de 7 de agosto de 1979, publicado en
Registro Oficial 208 de 12 de junio de 1980 se cre el Ministerio XYZ.
Con Acuerdo Ministerial 02208 de 25 de octubre de 1991, publicado en el
Suplemento del Registro Oficial 808 de 8 de noviembre del mismo ao, se
expidi el Reglamento Orgnico Funcional.
Mediante Acuerdo 002822-A publicado en Registro Oficial 596 de 23 de
diciembre de 1994, esta cartera de estado, expidi el nuevo Reglamento
Orgnico Funcional, derogando el emitido anteriormente.
5.2 Principales disposiciones legales
Las actividades y operaciones del Ministerio XYZ, a ms de las
disposiciones legales citadas, estn normadas por las siguientes disposiciones
especficas, tales como:
Cdigo de Menores.
Ley de Defensa Contra Incendios.
Ley de Cooperativas.
Ley del Minusvlido.
Ley del Anciano.
5.3 Estructura orgnica
Para el cumplimiento de sus objetivos, el Ministerio de Bienestar Social est
integrado por los siguientes niveles administrativos:
NIVEL EJECUTIVO
Despacho del Ministro
Subsecretara A
Subsecretara B
Subsecretara C
Subsecretara D
NIVEL ASESOR
Auditora Interna
Direccin de Asesora Jurdica
Direccin de Planificacin
Direccin de Comunicacin Social
Direccin de Planeamiento de Seguridad
Consejo Nacional de Menores
Comit de Contrataciones
NIVEL AUXILIAR O DE APOYO
Direccin de Recursos Humanos
Direccin Administrativa
Direccin Financiera
Direccin de Construcciones
Departamento de Informtica
NIVEL OPERATIVO
Dependencias de la Subsecretara A
Direccin de Proteccin de Menores
Direccin de la Juventud
Direccin de la Mujer
Direccin de Discapacidades
Direccin Nacional de Cooperativas
Direccin de Gerontologa
Procuradura General del Anciano
Direccin de Defensa Contra Incendios
Direccin de Promocin Popular
Dependencias de la Subsecretara B
Direccin Tcnica
Dependencias Regionales
Direccin Provincial de El Oro
Direccin Provincial de Manab
Direccin Provincial de Esmeraldas
Direccin Provincial de Chimborazo
Servicio Judicial de Menores
Corte Nacional de Menores
Cortes Distritales de Menores
Tribunales de Menores
Unidad Ejecutora del Norte
Entidades Adscritas
Cuerpos de Bomberos del Pas
Instituto Nacional de Investigaciones
5.4 Objetivos de la entidad
Entre los principales objetivos de la entidad, determinados en su Reglamento
Orgnico Funcional constan:
Contribuir a satisfacer las necesidades bsicas de los sectores ms
necesitados y al mejoramiento de su calidad de vida.
Promover e impulsar la organizacin y desarrollo autogestionario de
los grupos poblacionales del pas.
5.5 Principales actividades, operaciones e instalaciones
El Ministerio XYZ, a travs de sus unidades operativas, impulsa la
promocin y desarrollo de las organizaciones de los sectores urbanos,
marginales y rurales, coordina la programacin y actividades conjuntas con
los organismos que integran el Frente Social y el Fondo de Inversin Social
de Emergencia; orienta la aplicacin de polticas integrales de defensa contra
incendios; y, supervisa la organizacin de entidades no gubernamentales que
desarrollan actividades afines del Ministerio, con la finalidad de procurar el
mejoramiento de las condiciones y calidad de vida de la poblacin de escasos
recursos econmicos.
Para el cumplimiento de esta actividad, a ms de la matriz en Quito, cuenta
con las Subsecretaras C y D, que tiene jurisdiccin en varias provincias,
a excepcin de las provincias de El Oro, Manab, Esmeraldas y Chimborazo,
donde mantiene Direcciones Provinciales.
Cuenta con una unidad ejecutora del Norte y entidades adscritas, como los
Cuerpos de Bomberos y el Instituto Nacional de Investigacin.
Sus actividades se centran en la administracin directa de guarderas,
fundaciones, hogar de ancianos y ms organizaciones de beneficio, as como
entrega aportaciones a entidades privadas con finalidad social, para la
administracin de establecimientos de proteccin social.
5.6 Principales polticas y estrategias institucionales
Como principales polticas establecidas para alcanzar sus objetivos, se han
determinado las siguientes:
Mejorar la calidad de los servicios en las instituciones de proteccin y
rehabilitacin de menores, asegurando el desarrollo integral de los
nios, nias y adolescentes.
Facilitar a los jvenes el acceso a las actividades recreativas,
culturales y de servicios, favoreciendo de esta manera a su desarrollo
integral.
Mejorar el nivel de vida y bienestar de las personas con discapacidad
y sus familias a travs de mecanismos y estrategias que permitan un
fcil acceso a los servicios de prevencin, atencin e integracin.
Brindar una mejor atencin integral a las personas senescentes
rehabilitndoles como entes tiles e integrndolos a la familia y a la
sociedad.
Brindar a la poblacin de todo el pas la seguridad de un eficiente
servicio de defensa contra incendios, garantizando la vida, vivienda y
enseres de la comunidad toda.
Aplicar una poltica integral acorde con la realidad en las instancias
jurdico social orientada hacia el cumplimiento y garanta de los
derechos de los nios, nias y adolescentes.
5.7 Recursos financieros
Para cumplir con sus actividades administrativa - financieras, el Ministerio
XYZ cont con los siguientes recursos financieros en el perodo de
anlisis:
En millones de sucres
AO INGRESOS TRANSFERENCIAS TOTAL
EXTRAPRES.
1997 1.245 112.320 113.565
1998 1.547 130.979 132.526
5.8 Funcionarios principales
Se detallar en ANEXO.
6. Principales polticas contables
El control contable de los recursos financieros y materiales se basa en el
Manual General de Contabilidad Gubernamental, expedido por la Contralora
General del Estado mediante Acuerdo 046 de 1 de diciembre de 1994.
Emite estados financieros por actividades, de acuerdo al siguiente cuadro:
ESTADO DE:
ACTIVIDAD
SITUACIN
FINANCIERA
RESULTADOS EJECUCIN
PRESUPUESTARIA
FLUJO DEL
EFECTIVO
CUENTA NICA
X
X
X
X
FENMENO DEL NIO
X
X
CUENTA ESPECIAL
X
X
F.O.N.E.N.
X
X
A.I.D.
X
X
Los Estados de Situacin Financiera y de Resultados son elaborados a base de la
Hoja de trabajo preparada para cada actividad, saldos que son consolidados, en el
ao 1997 de manera total, y en 1998 no se consider los denominados F.O.N.E.N. y
A.I.D.
CUENTA NICA: Controla y registra operaciones relacionadas con la Planta
Central.
FENMENO DEL NIO: Operaciones sobre la utilizacin de la asignacin
extraordinaria efectuada por el Ministerio de Finanzas y Crdito Pblico en 1997 por
S/.2.000000.000.
CUENTA ESPECIAL: Contabiliza operaciones de la tasa de Seguros Contra
Incendios, que recibe el Ministerio por efecto de la facturacin y recaudacin de las
Empresas Elctricas.
FONEN Y AID: Saldos que segn Decreto Ejecutivo el Ministerio en 1988 recibi
de la Unidad Ejecutora dependiente de la Presidencia de la Repblica, los mismos
que se vienen arrastrando desde la fecha de recepcin.
El registro de las operaciones se lo realiza en forma manual, pero a partir de enero
del 2001 con la vigencia del Sistema denominado SIGEF, se lo realizar en forma
automatizada.
El mtodo contable utilizado es el Modificado, es decir, los ingresos se registran
cuando son recaudados y los gastos cuando se produce la obligacin.
El control de los inventarios se lo realiza bajo el sistema Peridico, y son valorados
por el mtodo promedio.
Los activos fijos son registrados al costo histrico o de adquisicin, no se ha
efectuado la Correccin Monetaria y su correspondiente depreciacin.
Las operaciones contables se centralizan en la unidad Central, para esto las
subsecretarias regionales y Direcciones Provinciales remiten la documentacin para
su revisin y contabilizacin, a excepcin de las subsecretarias del Litoral y del
Azuay, as como las Direcciones Provinciales de El Oro, Manab, Esmeraldas,
Chimborazo y la Corte de Menores de Pichincha, que se les ha asignado un Fondo
Rotativo, cuya reposicin es peridica a base de reporte de gastos a los cuales no se
adjunta la documentacin de soporte, por lo que los reportes reposan en la Direccin
Financiera y la documentacin soporte en la respectiva unidad administrativa.
7. Grado de confiabilidad de la informacin
El reglamento orgnico funcional del Ministerio define las responsabilidades de la
Direccin Financiera y sus unidades operativas Contabilidad, Presupuesto y
Tesorera, estas unidades cuentan con personal suficiente y la distribucin de
funciones es adecuada.
La entidad genera un promedio mensual de 850 operaciones financieras, cuya
documentacin se encuentra en el archivo de la Direccin Financiera.
Los niveles de autorizacin, se encuentran determinados en Acuerdo 1253 de 25 de
agosto de 1997, en el que se establece la conformacin de los Comits de
Contratacin; Comisin Tcnica Especial para la contratacin de Consultoras; y,
procedimientos precontractuales de Licitacin, Concurso Pblico de Ofertas,
Concurso Pblico de Precios y Concurso Privado de Precios, as como seala los
ordenadores del gasto, cuanta y procedimientos.
El sistema contabilidad utilizado emite trimestralmente la siguiente informacin:
Diario General Integrado
Balance de Comprobacin
Mayor General
Mayor Auxiliar
Estado de Situacin Financiero
Estado de Resultados
Estado de Flujo del Efectivo
Estado de Ejecucin Presupuestario
Anexos al Estado de Situacin Financiero
Cdulas presupuestarias de ingresos y gastos
No se emiten conjuntamente las notas a los estados financieros
De los informes de Auditora Interna practicadas a unidades de la entidad se
desprende la existencia de desviaciones que en resumen son:
Archivos inadecuados.
Falta de registro, control, depsito intacto y oportuno de recaudaciones.
Operaciones sin documentacin sustentatoria.
Adquisicin de bienes sin partida presupuestaria.
Administracin de bienes sin control.
Falta de constataciones fsicas de bienes.
Ausencia de actas de entrega recepcin de bienes.
Registros contables desactualizados.
Pagos efectuados en exceso.
Seleccin de personal sin reunir requisitos para el cargo a desempear en la
Direccin Nacional de Cooperativas. y Trmite de certificaciones atendidas
en forma inoportuna.
Auditoras externas a Cooperativas asignadas a determinado grupo de
profesionales.
Falta de reglamentacin para la ejecucin de fiscalizaciones a Cooperativas.
Capacitacin cooperativa sin coordinacin entre el Consejo Cooperativo y
Direccin Nacional de Cooperativas.
8. Sistemas de informacin computarizado
La entidad cuenta con equipos de computacin cuyas caractersticas y utilizacin se
detalla en el siguiente cuadro:
CARACTERISTICAS UBICACIN Y UTILIZACION
1 Equipo DTK 486, modelo KEN2000 de 34 MHZ
de velocidad, disco duro de 560MB de memoria.
Ubicado en el Centro de Computo utilizado
en la elaboracin de las nminas.
Computador PENTIUM, marca TECHMEDIA de
166 MHZ de velocidad, 2.1GB de disco duro.
Utilizado por el rea de presupuesto en la
elaboracin de la cdula presupuestaria.
Equipos PENTIUM-CLON, marca Techmedia de 166
MHZ de velocidad, 32 MB de memoria.
Ubicados en la Direccin Financiera,
utilizado para la elaboracin de cheques y
conciliaciones bancarias.
15 Equipos, marca COMPAQ, PENTIUM II de
350MHZ de velocidad, 6.4GB de disco duro, 64
MB en RAM, y 1 Servidor marca COMPAQ,
PENTIUM II, modelo PROLIANT de 400MHZ
de velocidad, 256MB de memoria.
Utilizados en la implantacin del Sistema
denominado SIGEF, distribuidos (1) Centro
de Computo, (1) Direccin Financiera, (2)
Presupuesto, (1) Inventarios, (1) Subsecre-
tara de Bienestar Social, (3) Contabilidad,
(2) Recursos Humanos, (2) Planificacin, (1)
Pagadura, (1) Guardalmacn.
9. Puntos de inters para la auditora
En el relevamiento preliminar efectuado se ha observado los siguientes aspectos
que deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditora:
Control y registro de las cuentas deudoras y acreedoras denominadas
diferencias por regularizar, originadas como resultado de arqueos a fondos
rotativos.
Clculo, registro y pago de remuneraciones especialmente beneficios
adicionales como subsidio de educacin, familiar, antigedad y vacaciones.
Verificacin del proceso de adquisicin a la compra de equipos de
informtica para implantar redes a nivel nacional.
Auxiliares de cuentas por cobrar con saldos contrarios a su naturaleza.
Se encuentran embodegados bienes nuevos sin que se les d el uso debido.
Arrastre de saldos de cuentas por pagar desde 1995.
10. Transacciones importantes identificadas
En 1997, de acuerdo con el Plan de Contingencia para afrontar el Fenmeno
de El Nio, la Direccin Nacional de Defensa Civil determina en su
organizacin que el Ministerio XYZ, es el responsable y mxima autoridad
del Area de Evacuacin Poblacional, por lo tanto, se encargar de la
coordinacin de la evacuacin de la poblacin afectada a las zonas de
seguridad, as como la determinacin y establecimiento de los albergues de
emergencia, su manejo y administracin. Con este propsito el Ministerio de
Finanzas y Crdito Pblico entreg a esta Cartera de Estado S/2.000000.000.
Mediante lnea de crdito SPT-DNT-LC-002591.00 de 17 de noviembre de
1998, la entidad recibi S/1.547422.000 para gastos de desaduanizacin de
motobombas adquiridas por el Estado Ecuatoriano representado por los
Ministros de Finanzas y Crdito Publico y del Ministerio A a la empresa
CINTE ROSE S.A. segn contrato suscrito el 10 de octubre de 1997.
11. Estado actual de los problemas observados en auditoras anteriores
En el informe de examen especial realizado por la Contralora General del
Estado, en lo referente a la determinacin del saldos de Caja-Bancos al 19 de
febrero de 1997, se establece que el saldo de la cuenta corriente 170099-8 del
Banco de Fomento no concilia con la cuenta auxiliar de bancos en
S/56650.000, situacin que no ha sido corregida por lo que afectara la
razonabilidad del saldo.
Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los
informes de exmenes especiales realizados por la Contralora General del
Estado y la Auditora Interna se determin que no se cumplieron las
siguientes:
El Director Financiero verificar que previo a la autorizacin de los pagos, el
Jefe de Presupuesto certifique la existencia de la partida presupuestaria
correspondiente.
El Director Financiero, verificar que los bienes registrados en Cuentas de
Orden, y que son propiedad del Ministerio, se registren y se controlen en las
cuentas del activo correspondiente.
El Director Administrativo, nombrar una comisin conformada por personal
de su unidad, que no tenga relacin con el registro y custodia, para que
realice la constatacin fsica de los bienes, actividad de la cual se dejar
constancia por escrito con la firma de los que intervienen.
El Director Administrativo verificar que previo al cambio de guardalmacn,
se realice la constatacin fsica de los bienes y se levante el acta de entrega
recepcin y solicitar a la Auditora Interna realice el examen
correspondiente.
12. Identificacin de los componentes importantes a ser examinados en la
planificacin especfica.
En la evaluacin preliminar se ha determinado la necesidad de que los
componentes que se detallan a continuacin sean considerados para su
anlisis detallado de los cuales se efectuar el levantamiento de la
informacin, evaluando sus controles y determinado los riesgos combinados
inherente y de control:
Disponible: Incluye caja chica, bancos, lneas de crdito recibidas,
depsitos en cuenta corriente nica, fondos rotativos. El movimiento
de sus dbitos y crditos es significativo, y se mantiene saldos
representativos.
Exigible: Existe un nmero significativo de auxiliares que se
arrastran de aos anteriores y algunos con saldos contrarios a su
naturaleza.
Cuentas por Pagar: Los saldos se arrastran de aos anteriores y son
significativos.
Cuentas de Orden: El tratamiento contable no es adecuado y los
saldos son representativos.
Gastos de Personal, Servicios y de Transferencias: El movimiento
es significativo y los saldos corresponden al 80% de los egresos.
13. Matriz de evaluacin preliminar de riesgos de auditora (Anexo adjunto).
14. Determinacin de materialidad
Se ha determinado la estimacin de materialidad preliminar a base del 6% de
los gastos, la que asciende a S/ 803000.000; y como error tolerable el 75% de
la materialidad preliminar, es decir S/ 602250.000, bajo estas condiciones las
cuentas significativas corresponden a Bancos, Inventarios para Consumo
Interno, Activos Fijos, Cuentas de Orden, Patrimonio, Gastos e Ingresos por
Transferencias.
1 de diciembre de 1999
Elaborado por:
Supervisor Jefe de Equipo
Revisado por: Aprobado por:
Subdirector de Auditora Director de Auditora
ANEXO
MINISTERIO XYZ
MATRIZ DE EVALUACION PRELIMINAR DEL RIESGO DE AUDITORIA
COMPONE
NTE
RIESGOS ENFOQUE PRELIMINAR
INHERENTE/CONTROL
DE LA AUDITORIA
CORRIENT
E
ALTO/ALTO SUSTANTIVO
Movimientos significativos, no existen
controles
- Confirmacin de saldos - Determinar procedimientos para transferencias
entre cuentas bancarias.
- Procedimientos analticos
- Revisin de conciliaciones - Verifique si existen
- Arqueos de fondos - Determinar cantidad de fondos rotativos en la
central y provincias
EXIGIBLE MODERADO/MODERADO SUSTANTIVOS
Saldos significativos - Procedimientos analticos - Determine el origen de las cuentas a cobrar al
MBS
- Circularizacin de saldos - Verificar origen de anticipos y fondos entregados
para proyectos.
INVENTARI
OS
BAJO/BAJO CUMPLIMIENTO
Registro bajo el mtodo peridico, su
saldo representa el valor de la toma
fsica.
Verifique que se cumplan con todos los procedimientos especficos para la toma fsica.
SUSTANTIVOS
- Verificar que las actas de constatacin fsica concuerden con los saldos al cierre del
ejercicio.
- Selectivamente constate varios tem a la fecha de actuacin y en forma retrospectiva
determine si los saldos son correctos.
- Examine la documentacin de respaldo de las salidas de inventarios.
- Revisin del mtodo utilizado en la determinacin de los inventarios.
FIJO BAJO/MODERADO CUMPLIMIENTO
Movimiento no es significativo, los
bienes estn controlados por el
departamento de Inventarios. No se
realiza reexpresin monetaria
- Verificar cumplimiento proceso de adquisicin - Establecer causas por la no realizacin de la
reexpresin monetaria
SUSTANTIVO - Determina
- Procedimientos analticos - Determinar incidencia sobre estados financieros
de la falta de aplicacin de la reexpresin
monetaria.
- Observacin de la existencia y pruebas de propiedad.
- Conciliacin de los subsistemas con las cuentas de registro en Contabilidad
COMPONE
NTE
RIESGOS ENFOQUE PRELIMINAR
INHERENTE/CONTROL
DE LA AUDITORIA
PASIVO
CORRIENT
E
ALTO/MODERADO SUSTANTIVO
Movimiento significativo al cierre del
perodo.
- Confirmacin de saldos
- Procedimientos analticos.
PATRIMON
IO
BAJO/BAJO CUMPLIMIENTO
Su movimiento corresponde a
transacciones propias de la cuenta
Verificar qu incrementos corresponden a conceptos determinados en el Manual de
Contabilidad.
- Verifique incidencias de operaciones de
incremento del patrimonio por transferencias por
Fenmeno del Nio y para desaduanizacin de
motobombas para Cuerpo de Bomberos.
CUENTAS
DE ORDEN
ALTO/ALTO SUSTANTIVO
Saldos y movimientos significativos - Constataciones fsicas. - Determinar origen de garantas.
- Conciliaciones de saldos entre registros
Contables y de Tesorera
- Cruce de informacin con cuentas correlativas
- Verificacin de vencimientos.
INGRESOS BAJO/BAJO CUMPLIMIENTO INSTRUCCIONES
Se transfieren bajo el sistema de
lneas y sublneas de crdito.
- Verificar que se encuentran acreditadas en las cuentas de ejecucin del MBS los valores
asignados por lneas y sublneas de crdito.
- Solicitar a la Subsecretara del
asignaciones de fondo durante el perodo de
auditora.
GASTOS ALTO/ALTO CUMPLIMIENTO
Monto de operaciones significativas - Verificar cumplimiento de controles establecidos para autorizacin y registro. - Solicitar personal que ingres
SUSTANTIVOS - Solicitar procedimientos para efectuar
- Procedimientos analticos Gastos relacionados con Fenmeno del
- Pruebas de cortes de documentacin Nio y desaduanizacin de motobombas.
2.2 Planificacin Especfica
2.2.1 Generalidades
En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en la eficiente
utilizacin de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditora.
Se fundamenta en la informacin obtenida durante la planificacin preliminar.
La planificacin especfica tiene como propsito principal evaluar el control interno, evaluar
y calificar los riesgos de la auditora y seleccionar los procedimientos de auditora a ser
aplicados a cada componente en la fase de ejecucin, mediante los programas respectivos.
En la planificacin preliminar se evala a la entidad, como un todo. En cambio, en la
planificacin especfica se trabaja con cada componente en particular. Uno de los factores
claves del enfoque moderno de auditora, adems de los mencionados en la planificacin
preliminar, est en concentrar los esfuerzos de auditora en las reas de mayor riesgo y en
particular en las denominadas afirmaciones (aseveraciones o representaciones) que es donde
el auditor emplea la mayor parte de su trabajo para obtener y evaluar evidencia de su
validez, sobre la cual fundamentar la opinin de los estados financieros. En el apndice
A, se hace una descripcin general respecto de las afirmaciones.
La aplicacin de pruebas de cumplimiento para evaluar el ambiente de control, los sistemas de
registro e informacin y los procedimientos de control es el mtodo empleado para obtener la
informacin complementaria y calificar el grado de riesgo tomado al ejecutar una auditora.
Las tcnicas de mayor aplicacin son la entrevista, la observacin, la revisin selectiva, el
rastreo de operaciones, la comparacin y el anlisis.
La responsabilidad por la ejecucin de la planificacin especfica est concentrada en el
supervisor y jefe de equipo. No obstante, en el caso de exmenes complejos que requieran la
evaluacin de muchos componentes en paralelo, es recomendable la participacin de los
miembros del equipo, en determinados casos, de especialistas en disciplinas especficas.
2.2.2 Elementos
La utilizacin del programa general de auditora para la planificacin especfica constituye
una gua que permite aplicar los principales procedimientos para evaluar el control interno de
la entidad o rea examinada y obtener los productos establecidos para esta fase del proceso. El
apndice B, muestra un programa a aplicarse en esta etapa.
El programa de auditora para la planificacin especfica incluye los siguientes elementos
generales:
Consideracin del objetivo general de la auditora y del reporte de planificacin
preliminar;
Recopilacin de informacin adicional por instrucciones de la planificacin preliminar;
Evaluacin de control interno;
Calificacin del riesgo de auditora;
Enfoque de la Auditora y seleccin de la naturaleza y extensin de los procedimientos
de auditora.
2.2.3 Productos de la planificacin especfica
La planificacin especfica acumula la informacin obtenida en la planificacin preliminar y
emite varios productos intermedios, fundamentales para la eficiente y efectiva ejecucin de
la auditora.
Los productos bsicos elaborados al concluir la planificacin especfica son:
1. Para uso del equipo de Auditora.
a) Informe de la planificacin especfica.
Ser aprobado por el Director de la unidad de auditora y contendr los siguientes puntos:
Referencias de la planificacin preliminar
Objetivos especficos por reas o componentes.
Resumen de los resultados de la evaluacin de control interno.
Matriz de evaluacin y calificacin del riesgo de auditora.
Plan de muestreo de la auditora.
Programas detallados de la auditora.
Recursos humanos necesarios
Distribucin de trabajo y tiempos estimados para concluir auditora.
Recursos financieros
Productos a obtenerse
En apndice C, se seala la informacin que deben contener cada uno de estos
puntos.
b) Papeles de trabajo de la planificacin especfica.
2. Para uso de la entidad auditada.
Informe sobre la evaluacin del control interno, a emitirse durante la ejecucin de la
auditora, firmado por el Director de Auditora.
2.2.4 Desarrollo de la planificacin especfica
La planificacin especfica se ejecutar mediante la aplicacin del programa general de
auditora que contendr: propsito, muestras a examinar, procedimientos de auditora
relacionados con la evaluacin de control interno y los componentes identificados en el
reporte de planificacin preliminar.
Los pasos a ejecutarse en la planificacin especfica, son:
A) Considerar el objetivo de la auditora y el reporte de la planificacin preliminar.
En el desarrollo de la planificacin preliminar se toman decisiones con respecto a las
actividades de planificacin adicionales que se consideran necesarias y el enfoque de
auditora previsto para cada componente.
No es necesario ni deseable que todos los aspectos de la planificacin detallada sean
aplicados a todos los componentes. Por ejemplo, cuando el enfoque de la auditora previsto,
determinado durante la planificacin preliminar, resulta suficiente para preparar un
programa de auditora o para revisar un programa existente, no es necesario realizar una
planificacin ms detallada, de ah que para determinar los componentes a ser evaluados en
esta fase se tendr en cuenta el objetivo de la auditora, las instrucciones constantes en la
orden de trabajo y los resultados obtenidos en la planificacin preliminar, a efectos de
centrar los esfuerzos en los aspectos que requieren mayor atencin, debido a los riesgos que
presenten.
La planificacin especfica permite determinar si:
Los componentes son de alto riesgo o muy significativos para la auditora en su
conjunto.
Los componentes han sido afectados por cambios significativos en los sistemas de
informacin, contable y de control.
Las modificaciones del plan son convenientes para la eficiencia de la auditora.
B) Recopilar la informacin solicitada en la planificacin preliminar.
Con frecuencia, el conocimiento de un componente en la planificacin preliminar no es
suficiente para determinar el enfoque de auditora, siendo probable que se requiera mayor
informacin para evaluar el riesgo y para identificar los controles, incluyendo las funciones
de procesamiento computarizado, en los cuales podramos confiar. La evaluacin del riesgo
inherente requiere obtener un conocimiento ms detallado de las actividades de la entidad en
relacin con el componente, de ah que la obtencin de informacin adicional a base de los
requerimientos dados en la planificacin preliminar es necesaria con el fin de obtener los
elementos indispensables para evaluar el control interno y completar la documentacin de la
planificacin preliminar.
C) Evaluacin del control interno
C1. Base conceptual
Las Declaraciones sobre Normas de Auditora SAS-55, Consideraciones del Control Interno
de la Auditoria de Estados Financieros, modificado por el SAS-78, manifiesta que en todas
las auditoras, se debe obtener un entendimiento del control interno, que permita planear la
auditora y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de
auditora.
El SAS 82, Consideracin de Fraude en la Auditora de Estados Financieros, requiere planear
y ejecutar auditoras para obtener seguridad razonable de que los estados financieros estn
libres de afirmaciones equvocas causadas por error o fraude (informacin financiera
fraudulenta y/o sustraccin de activos). El SAS tambin requiere que se considere los diversos
factores de riesgo de fraude que pueden estar presentes y evaluar especficamente el riesgo de
afirmaciones equvocas provenientes de fraude, y considerar estas evaluaciones al disear la
naturaleza, oportunidad y alcance de nuestros procedimientos de auditora.
C2. Definicin de control interno
Como lo define el SAS-78, el control interno es un proceso efectuado por las mximas
autoridades de la entidad, y dems personal designado para proporcionar una razonable
seguridad en relacin con el logro de los objetivos de las siguientes categoras: (a) seguridad
de la informacin financiera; (b) efectividad y eficiencia de las operaciones y (c)
cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
Segn la normativa vigente, el control interno de una entidad u organismo comprende: ..el
plan de organizacin y el conjunto de medios adoptados para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera, tcnica y administrativa,
promover la eficiencia de las operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas
y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados
C3.Componentes del control interno
El control interno tiene cinco componentes interrelacionados, que son:
El ambiente de control
La valoracin del riesgo
Las actividades de control
La informacin y comunicacin
La vigilancia o monitoreo
La divisin del control interno en cinco componentes, aporta un marco til a los auditores
para considerar los efectos del control interno de una entidad. Sin embargo, no
necesariamente refleja cmo la entidad considera e implementa su control interno.
Igualmente, la primera consideracin del auditor, es si un control especfico se relaciona a
una o ms afirmaciones de los estados financieros, ms que al componente especfico al que
pertenece.
Los cinco componentes del control interno, son aplicables para la auditora de cada entidad.
Los componentes debern ser considerados en el contexto de las siguientes consideraciones:
Tamao de la entidad
Organizacin de la entidad y sus caractersticas
Naturaleza de las operaciones de la entidad
Diversidad y complejidad de las operaciones de la entidad
Los mtodos de la entidad para transmitir, procesar, mantener y accesar la informacin
Requerimientos legales y reglamentarios aplicables.
En todas las auditoras deber obtenerse suficiente entendimiento de cada uno de los cinco
componentes del control interno, para que el plan de auditora a los estados financieros sea
desarrollado con procedimientos para entender el diseo de los controles importantes, y
determinar que ellos han sido implantados y estn en operacin. En la planificacin de la
auditora, tal conocimiento deber ser usado en:
Identificar tipos de errores potenciales.
Considerar factores que afecten el riesgo de errores importantes.
Disear pruebas sustantivas.
En el apndice D, se definen en forma amplia los componentes del Control Interno, que
debern tenerse en consideracin para su evaluacin .
C4. Objetivos de la evaluacin de control interno
La evaluacin de Control Interno tiene como objetivo:
a) Obtener comprensin de cada uno de los cinco componentes de control interno e identificar
los factores de riesgo de fraude.
b) Evaluar la efectividad (inefectividad) del control interno de la Entidad
c) Comunicacin de resultados de la evaluacin de control interno
A continuacin se presenta en forma detallada cada uno de los literales en los que se establecen
los objetivos de la evaluacin del control interno:
a) Obtener comprensin de cada uno de los cinco componentes de control interno e
identificar los factores de riesgo de fraude.
Para obtener comprensin del control interno de la Entidad e identificar factores de riesgo de
fraude, como lo sealan las Declaraciones sobre Normas de Auditora, se iniciar utilizando un
cuestionario que contendr los factores de riesgo relevantes al control interno de la Entidad y/o al
riesgo de afirmacin equvoca importante originada en fraude. Conocimiento que deber
efectuarse en la Planificacin Preliminar, por lo que, en apndice D de la primera parte de este
Captulo, se incluye el formato del cuestionario a ser aplicado.
Basados en la comprensin de la actividad de la Entidad, se identificarn la presencia o ausencia
de factores de riesgo lo que permitir evaluar tanto la efectividad (inefectividad) del control
interno como el riesgo de afirmaciones equvocas importantes provenientes de un error o fraude.
En muchos casos en que identificamos un factor de riesgo, la documentacin por s sola no es
suficiente para comprender sus efectos potenciales, por lo que se deber consignar informacin
adicional sobre los factores de riesgo presentes.
El cuestionario debe ser llenado/actualizado por el jefe de equipo y/o supervisor con suficiente
conocimiento sobre la Entidad para saber, con un alto grado de certeza, si los factores de riesgo
del cuestionario estn presentes y si se deben considerar factores adicionales. Estas mismas
personas ordinariamente son las que evalan la efectividad (inefectividad) del control interno.
En auditoras recurrentes, los miembros del equipo que tienen varios aos de experiencia con la
Entidad, ordinariamente llenarn/actualizarn el cuestionario en las etapas iniciales de la
auditora. En tales situaciones, no debe tomar mucho tiempo el llenado inicial del cuestionario.
Los miembros del equipo deben ser capaces de aplicar sus conocimientos acumulados en
auditoras anteriores, as como su conocimiento y observaciones en las etapas iniciales de la
auditora en curso, para determinar rpidamente con un alto grado de certeza, si est presente un
factor de riesgo en particular.
En primeras auditoras, o en las recurrentes en que ha habido rotacin del equipo de auditora, lo
probable es que el llenado/actualizacin del cuestionario ocupe ms tiempo, y que se espere a
completar otras actividades para nuestras evaluaciones del control interno del riesgo de
afirmacin equvoca importante proveniente de fraude. En tales casos, la presencia o ausencia de
muchos de los factores de riesgo inicialmente pueden no ser claros y requerir ms tiempo y
esfuerzo para su determinacin. Para obtener la informacin necesaria habr de suplir el
conocimiento acumulado, entre otros procedimientos, mediante diversos contactos con el
personal de la entidad, observando los procedimientos, documentacin y plantendole preguntas.
No se requiere que ejecutemos pruebas especficas para detectar la presencia de factores de
riesgo.
Como lo requiere el SAS 82, se indagar con miembros seleccionados de la direccin sobre:
UNO su comprensin del riesgo de fraude en la entidad, y DOS si tienen conocimiento de
cualquier fraude, excepto alguno claramente irrelevante, que se hubiera cometido en contra o
dentro de la entidad. La informacin proveniente de estas indagaciones puede identificar factores
de riesgo de fraude que puede afectar a nuestras evaluaciones de riesgos combinados y a la
naturaleza, oportunidad y alcance de nuestros procedimientos de auditora.
En las indagaciones se plantea preguntas apropiadas de seguimiento. Un simple no como
respuesta de la direccin sobre sus conocimientos de fraude no es suficiente. Debemos pedir que
se nos describan las bases de sus respuestas (p. ej., Qu procesos se utilizan para obtener
seguridad razonable de que no hay casos importantes de fraude). Tambin pueden tratarse
asuntos tales como: UNO si hay entes descentralizados, tipos de transacciones, cuentas
especficas o categoras de estados financieros en que existan o es probable que existan factores
de riesgo de fraude y DOS en qu forma los enfrenta la direccin.
Si la entidad cuenta con un programa que incluye pasos para prevenir, desalentar y detectar
fraude, debern ser considerados sus efectos sobre la evaluacin del control interno y el riesgo
de afirmacin equvoca importante proveniente de fraude y en las evaluaciones combinadas
de riesgo inherente y de control y en los procedimientos de auditora.
b) Evaluar la efectividad (inefectividad) del control interno de la Entidad
Despus de obtener comprensin de los cinco componentes de control interno, y de identificar
los factores de riesgo de fraude, hacemos nuestras evaluaciones del control interno y del riesgo
de afirmacin equvoca importante.
En esta parte el auditor gubernamental evaluar la organizacin y los sistemas en sus aspectos
formales y reales.
El estudio comprender las funciones del personal vinculado con las reas especficas para
evaluar si las responsabilidades del ente estn claramente establecidas y razonablemente
orientadas; as como comprobar si los informes financieros y los reportes gerenciales son
adecuados para propsitos de gestin y de control.
El estudio y evaluacin del control interno deber realizarse a base del objetivo general de la
auditora financiera, es decir se evaluarn los controles establecidos para proteger los recursos
y la integridad de la informacin financiera.
Sobre la base de la informacin obtenida al evaluar el control interno, el equipo a ms de
tomar decisiones efectivas sobre la naturaleza y el alcance de la auditora, tambin ser til
para confirmar la estimacin de los requerimientos de personal, programar el trabajo en
distintos lugares, preparar los programas especficos de la siguiente fase y fijar los plazos para
concluir la auditora y presentar el informe.
En la planificacin del trabajo de auditora tiene especial importancia la existencia de los
controles establecidos que, una vez comprobada su adecuada concepcin y correcto
funcionamiento, sern la base para la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de
los procedimientos de auditora a aplicar.
Todas las organizaciones, en mayor o menor grado, poseen controles que colaboran con la
direccin superior para el logro de los objetivos del ente. En la medida en que el auditor analice
y los comprenda, su labor se tornar ms eficaz y ms eficiente a la vez.
Una vez determinado el marco de referencia e identificado el objeto global de auditora, se
evala el riesgo inherente del ente. La determinacin de este riesgo, en principio, es
independiente de la existencia de adecuados controles. No obstante, en una primera
aproximacin a la evaluacin de este riesgo se conoce en forma general al ambiente de control
vigente, lo que permite ir diseando el esquema del enfoque de auditora a emplear. En
apndice F, se determina la forma de evaluacin de los riesgos de auditora.
Identificados los componentes importantes en que se dividir el trabajo de auditora, se
asignarn a cada uno de ellos factores de riesgo inherente y de control. La existencia de factores
de riesgo de control, presume el conocimiento de los controles de la entidad, pues analiza en qu
casos los controles del ente no cumplen o ayudan a concretar el objetivo de auditora. El objetivo
es obtener satisfaccin vlida y suficiente sobre la validez de las afirmaciones contenidas en los
estados financieros.
La existencia de controles, dentro del sistema de procesamiento de informacin de la empresa,
que ayuden a otorgar validez a las afirmaciones contenidas en los estados financieros, har que
la labor se centre en la evaluacin de los mismos y en comprobar su adecuado funcionamiento.
En otras palabras, en la medida en que los controles que posea la entidad permitan concluir que
las afirmaciones contenidas en los estados financieros son vlidas, el auditor centrar su atencin
nicamente en esos controles, en desmedro de todos aquellos otros que, si bien son necesarios,
funcionen o no adecuadamente dentro de la organizacin, no tienen vinculacin directa con el
objetivo de auditora.
El auditor debe conocer en detalle los sistemas en los que depositar su confianza, adems cada
vez que ello ocurra, ser necesario idear tcnicas que proporcionen la satisfaccin de auditora
necesaria para concluir que esos controles funcionan de acuerdo con lo previsto.
Por lo tanto, este enfoque hacia los controles presupone la realizacin de tareas como:
Conocer el sistema de informacin, contabilidad y control vigente en el ente.
Identificar sus puntos fuertes y dbiles.
Seleccionar, de entre los "puntos fuertes" de control, aquellos que satisfacen el objetivo
de auditora y por lo tanto otorgar validez a las afirmaciones en los estados financieros.
Evaluar si resulta eficiente, en trminos de la relacin costo beneficio, confiar en la
prueba de esos controles ms que en la realizacin de otro procedimiento alternativo de
auditora.
Determinar, a partir de esos controles en los que se deposita confianza, pruebas que
permitan concluir que el funcionamiento del control es adecuado. Esto es lo que
brindar la evidencia y satisfaccin de auditora necesaria.
Evaluar el efecto que tiene tanto la existencia de "puntos dbiles" de control o la
ausencia de control. Estos temas podran invalidar el enfoque planteado o en caso de
ser poco relevantes, originar sugerencias a la direccin de su accin correctiva.
Por lo tanto, el auditor debe realizar procedimientos tendientes a:
Relevar el sistema vigente aplicando la tcnica de relevamiento que resulte ms efectiva
y eficiente.
Identificar aquellos controles en los que se depositar confianza de auditora.
Determinar los procedimientos que permitan comprobar el funcionamiento de los
controles antes identificados.
Informar a la gerencia sobre la ausencia de procedimientos o sobre la existencia de
controles que, funcionando mal, generen o posibiliten algn perjuicio en el ente.
b.1. Evaluacin del sistema de informacin, contabilidad y control
Sistema es un conjunto de elementos estructurados de una manera lgica y organizada que,
operando coordinadamente, tiene por finalidad alcanzar un determinado objetivo. As el sistema
de informacin, contabilidad y control tiene por finalidad:
Salvaguardar los activos.
Brindar confiabilidad a la informacin contable.
Promover la eficiencia operativa.
Adherir a las polticas del ente.
En mayor o menor medida toda direccin instala un sistema de controles que asegure la
conduccin ordenada, eficaz y eficiente de la actividad del ente.
Los sistemas varan segn sea la naturaleza y estructura de la actividad de la entidad. Por
ejemplo, no se puede pretender el mismo nivel de segregacin de funciones en una entidad
grande que tenga varias unidades operativas descentralizadas en todo el pas, que en una pequea
que exclusivamente puede tener ingresos derivados del presupuesto del estado. Cada ente es
nico y, por lo tanto, los sistemas de informacin, contabilidad y control debern disearse e
implementarse de manera que:
Resulten efectivos para los propsitos de la direccin.
No generen ineficiencia o "burocracia", adaptando los recursos a la estructura del sistema y
no a la inversa.
Se adapten a la relacin general del costo/beneficio.
Dentro de estos parmetros bsicos, cada entidad desarrolla su propio sistema de informacin,
contabilidad y control de acuerdo con:
Los objetivos que pretende.
Los recursos que dispone; y
La complejidad de sus operaciones.
As, estos sistemas se nutrirn de tcnicas avanzadas de procesamiento electrnico de datos o se
realizarn manualmente, segn el volumen, oportunidad y necesidades de la informacin a
procesar. Adems, la complejidad del proceso de una transaccin, permitir ubicar controles o
funciones de procesamientos a travs de todo el sistema o, al contrario, stos descansarn en una
nica persona jerrquicamente reconocida y con autoridad suficiente.
En conclusin, con independencia del tamao y complejidad de sus operaciones, todo ente posee
en mayor o menor medida algn sistema de informacin, contabilidad y control. Es tarea del
auditor comprenderlo, estudiarlo y analizarlo para determinar hasta qu punto ese sistema, as
como funciona, facilita la labor de auditora, le brinda una porcin sustancial de la evidencia de
auditora necesaria para concluir su trabajo o al contrario, no reviste autoridad alguna para su
control.
El propsito de esta evaluacin es examinar los controles en s, independientemente de la
tcnica de procesamiento empleada para su realizacin. El avance de la informtica en las
organizaciones genera la necesidad de profundizar ciertos conceptos especficos que deben
emplearse al utilizar tcnicas de procesamiento computarizadas.
b.2. Objetivos del anlisis del sistema de informacin, contabilidad y
control
El anlisis que el auditor de estados financieros realiza del sistema de informacin,
contabilidad y control difiere del que pueda realizar otro profesional en ciencias econmicas o
del mismo auditor realizando tareas de auditora de gestin.
La razn es sencilla, el objetivo final de cada uno de estos anlisis es distinto. Seguramente al
auditor que practica auditora de gestin, le interesar primordialmente un anlisis de ausencia
de control, a otro analista, un enfoque de eficiencia en la estructura de la organizacin. Al
auditor que dictamina los estados financieros, le interesa conocer el sistema de informacin,
contabilidad y control de la entidad, con el objetivo de:
Comprender el ambiente general de control en que opera en la entidad, y;
Distinguir aquellos controles que directamente influirn en la naturaleza del enfoque
de auditora a emplear.
Para ello, el auditor que dictamina los estados financieros, tomar conocimiento de las normas
generales de la entidad y se detendr slo en aquellos controles que, una vez comprobado su
correcto funcionamiento, le proporcionarn evidencia vlida y suficiente para lograr la
satisfaccin de auditora necesaria. Adems analizar la existencia de controles que, aunque
funcionen adecuadamente, su permanencia dentro de un contexto permeable a irregularidades,
le quite o reduzca eficacia.
b.3. Categoras de controles.
Existen ciertas categoras o clases de controles que pueden diferenciarse al analizar un sistema
de informacin, contabilidad y control.
Los controles de un ente para su estudio en las tareas de auditora de estados financieros se
pueden dividir en:
Ambiente de control.
Controles directos.
Controles generales.
Ambiente de control
El ambiente de control determina el marco para el control general.
Anterior a cada control especfico implantado, el ambiente de control establece las
condiciones en que operan el conjunto de los sistemas de informacin, contabilidad y control y
contribuye a su confiabilidad.
El ambiente de control tiene gran influencia en la determinacin del enfoque de auditora a
emplear y es imprescindible conocerlo en la etapa de planificacin preliminar.
El ambiente de control abarca:
El enfoque hacia el control por parte de la gerencia o direccin superior.
La organizacin y estructura del ente.
En la mayora de los casos el ambiente de control no es susceptible de ser medido en forma
objetiva y muchas veces depende su evaluacin de la subjetividad y percepcin del profesional
que releva el sistema. Esta situacin hace que la evaluacin de categora de control se relacione
con el carcter de independencia que todo auditor de estados financieros debe poseer como
condicin necesaria para el ejercicio de sus funciones.
Controles directos
Los controles directos proporcionan satisfaccin de auditora directa sobre la validez de las
afirmaciones contenidas en los estados financieros. Estn diseados para evitar errores e
irregularidades que puedan afectar a los estados financieros y a las funciones de procesamiento.
La efectividad en el funcionamiento de los controles directos, est totalmente vinculada con la
efectividad del ambiente de control y la existencia de adecuados controles generales.
* Los controles directos abarcan:
* Los controles gerenciales.
* Los controles independientes.
* Los controles o funciones de procesamiento.
* Los controles para salvaguardar activos.
En el anlisis de los controles directos tiene especial importancia identificar y comprobar
aquellos controles que validan a las afirmaciones incluidas en los estados financieros.
a.- Controles gerenciales.
Este grupo de controles incluye a todos aquellos realizados por el nivel superior de la
organizacin y efectuados por individuos que no participan en el proyecto de las operaciones.
Entre los controles gerenciales ms importantes, se pueden mencionar:
Los controles presupuestarios, que incluyen a todos aquellos realizados por el nivel superior de
la organizacin y efectuados por individuos que no participan en el procesamiento de las
operaciones.
Los informes por excepcin, que incluyen aquellas transacciones individualmente significativas,
hechos inusuales o variaciones significativas respecto de lo presupuestado. Usualmente estos
informes por excepcin son generados automticamente por el sistema de procesamiento
electrnico de datos a base de parmetros de "excepcin" definidos por la gerencia del ente.
En general este grupo de controles gerenciales se ejerce sobre las transacciones y rene la
evidencia del manejo adecuado que la gerencia realiza sobre las transacciones del ente.
b.- Controles independientes.
Este grupo de controles directos incluye a todos aquellos realizados por personas o secciones
independientes del proceso de las transacciones.
Entre los controles independientes ms comunes se pueden mencionar:
Las conciliaciones entre los registros contables generales e individuales.
Las conciliaciones bancarias.
Las conciliaciones de los resmenes de cuenta enviados a, o recibidos de clientes y proveedores.
Los recuentos fsicos.
Las confirmaciones especiales de saldos.
Las verificaciones selectivas de los sistemas de informacin, contabilidad y control que realiza
auditora interna.
Estos controles son los que realizan las reas independientes fuera del proceso de las
transacciones, como por ejemplo Auditora Interna y Contabilidad General.
c.- Controles o funciones de procesamiento.
Esta categora de controles directos incluye a todos aqullos incorporados en el sistema de
procesamiento de las transacciones. Son controles que realizan las personas participantes del
propio proceso o funciones incluidas en l. Aseguran que todos los pasos se cumplan
adecuadamente y garantizan la integridad del procesamiento de las operaciones.
Ejemplos de controles o funciones de procesamiento son:
Preparacin de informes de recepcin que identifiquen al proveedor, bienes recibidos, fechas,
cantidades, etc.
Depsito ntegro de cobranzas.
Aprobacin de los documentos de desembolsos antes de su pago.
La naturaleza de estos controles cambia notablemente si los procesos son manuales o realizados
a travs de un sistema computarizado. Por supuesto, como se mencion en la primera parte del
captulo, los controles van a existir independientemente del proceso a travs del cual se realizan
las operaciones. No
obstante, se va cambiar en el enfoque para revisar esos controles, su adecuada implantacin y su
funcionamiento.
Estos controles son realizados normalmente como parte del proceso de las transacciones por
personal operativo (controles de procesamiento) o por el sistema (funciones de procesamiento).
d.- Controles para salvaguardar activos
Se refieren a la custodia e incluyen medidas de seguridad tendientes a resguardar y controlar la
existencia fsica de los bienes, el acceso irrestricto a los mismos y a fijar limites de autorizacin
para realizar determinadas operaciones, por ejemplo, autorizaciones para retiro de fondos.
Dentro de estos controles se puede mencionar:
Los controles existentes en las plantas productivas (en caso de empresas
pblicas) para el ingreso y salidas de productos.
Los controles fsicos sobre los activos fijos, sobre ttulos de propiedad o inversiones.
En un proceso computarizado, todos aquellos controles de acceso a las fuentes del sistema de
informacin y manejo de archivos.
Controles generales.
Los controles gerenciales comprenden la organizacin divisional del ente o segregacin de
funciones.
Este tema es fundamental para que el auditor decida confirmar o no en el sistema de
informacin del ente porque garantiza el correcto funcionamiento de los controles
individuales.
Estos controles hacen a la organizacin del ente y se relacionan con la limitacin de
responsabilidades y los niveles de autoridad.
En toda organizacin, debera estar claramente definidas y segregadas las siguientes tareas:
. Iniciar o decidir las transacciones.
. Registrarlas.
. Custodiar los activos.
Al evaluar la segregacin de funciones de un sistema debe tenerse en cuenta la dimensin del
ente. Normalmente en entes pequeos o medianos, los recursos humanos disponibles son
inferiores a la cantidad de funciones a segregar. En estos casos, el anlisis de confiabilidad se
centrar en la forma en cmo se han asignado esos recursos escasos y/o como participa la
direccin superior en la supervisin de las tareas.
Tambin puede ocurrir que aunque sean segregadas las funciones incompatibles de la mejor
manera prevista por la ciencia de la administracin, al tratarse de organizaciones sociales, no se
puede evitar que existan relaciones interpersonales que entorpezcan el correcto funcionamiento
de los controles implantados.
b4. Relevamiento del sistema de informacin, contabilidad y control
Independientemente del enfoque de auditora que se utilice, siempre es imprescindible efectuar
un relevamiento de los sistemas de informacin, contabilidad y control al comenzar una labor de
auditora. Normalmente estas tareas se van a realizar en la etapa de planificacin.
Debe quedar claro que el conocimiento general de los sistemas de informacin, contabilidad y
control de una entidad, por ser un factor totalmente relacionado con la determinacin de la
naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditora a realizar, necesariamente va a
tener que efectuarse antes de la etapa de ejecucin de auditora y, en ciertos casos, como primera
tarea de la etapa de planificacin.
Este relevamiento puede ubicarse en el tiempo dividido en dos momentos:
1. En la planificacin preliminar, donde se van a considerar principalmente los aspectos
relacionados con el conocimiento de la entidad en cuanto a la evaluacin preliminar de
los ambientes de control.
2. En la planificacin especfica, se analiza el sistema en forma minuciosa nicamente
para aquellos componentes donde se efectuar un enfoque de auditora hacia los
controles y no un enfoque de auditora sustantivo. En esta oportunidad, se necesitar
lograr una clara comprensin del flujo de las operaciones y una evaluacin general
sobre la confiabilidad de aquellos controles que se determinen como controles clave.
Cabe aclarar que en una primera auditora todas estas actividades relacionadas con el
conocimiento del sistema de informacin, contabilidad y control van a requerir ms labor que la
necesaria para auditoras recurrentes, donde ya se conoce cmo opera el sistema, cul es su
estructura y cul es su ambiente general de control a travs del conocimiento acumulado y
experiencia de trabajos anteriores.
b.5. Documentacin del relevamiento del sistema de informacin, contabilidad y
control
La tarea de documentacin del relevamiento del sistema de informacin, contabilidad y control
es amplia. En una primera auditora, donde en general no se conoce la forma en que funcionan
los distintos procedimientos del ente, es extensiva. En auditoras recurrentes, este relevamiento
se limitar nicamente a obtener conocimiento de las modificaciones o cambios en los sistemas.
Esta ltima tarea, normalmente se la conoce como "procedimientos de actualizacin de
sistemas".
Al conocer la existencia de modificaciones o cambios en los sistemas, se debe tomar nota de ello
y documentarlos en los papeles de trabajo, para determinar la suficiencia y razonabilidad de las
pruebas de auditora oportunamente determinadas. Es decir, identificar si sigue siendo vigente el
enfoque de auditora planificado anteriormente, si es conveniente modificarlo o si con agregar
cambios menores se puede obtener la misma satisfaccin de auditoras que en oportunidades
anteriores.
Los mtodos para documentar la comprensin de los sistemas de informacin, contabilidad y
control, se sealan en apndice E
b.6. Evaluacin de los controles y controles clave
Una vez comprendido y analizado el sistema de informacin, contabilidad y control,
corresponde evaluarlo. La evaluacin de los controles se basa fundamentalmente en el criterio
profesional. El proceso de evaluacin de los controles generalmente implica la realizacin de los
siguientes pasos:
Identificar los controles clave potenciales;
Reconsiderar la evaluacin inicial de enfoque y riesgo de auditora;
Evaluar las debilidades encontradas y el efecto que stas tienen sobre el enfoque previamente
planificado.
Identificar los controles clave potenciales
Control clave es aquel control que rene dos condiciones:
Proporciona satisfaccin de auditora relevante siempre que est operando
efectivamente, y;
Proporciona de modo ms eficiente, seguridad y confianza, que otros
procedimientos.
La identificacin y seleccin de controles clave es un proceso de raciocinio y
comprensin del sistema de informacin, contabilidad y control. El proceso de
identificacin puede resumirse en el siguiente esquema:
CONTROL IDENTIFICADO
NO Valida las afirmaciones contenidas en los estados contables?
SI
SI Se ven vulnerados por los controles generales o por el ambiente de
control?
NO
NO Resulta conveniente probar su funcionamiento en trminos de eficiencia
en el trabajo de auditora
SI
El control identificado no El control identificado es un control clave
es un control clave
Se identifica otro control o se cambia de enfoque.
Dentro de la identificacin de controles clave es importante hablar sobre la jerarqua de los
mismos.
Al desarrollar el tema de controles directos, se mencion que se dividen en cuatro categoras:
los controles generales, los controles independientes, los controles o funciones de
procesamiento y los controles para salvaguardar activos.
Esta categorizacin implica una cierta jerarqua. La existencia de controles gerenciales y
controles independientes que validen determinada afirmacin contenida en los estados
financieros junto con la existencia de controles o funciones de procesamiento que cumplan
tambin ese objetivo, indicara que va a resultar ms til y eficiente probar el cumplimiento de
los primeros, puesto que involucrara a los segundos.
En otras palabras, siempre que tengamos ms de un control que brinde validez a determinada
afirmacin contenida en los estados financieros, aquel de esos controles, que est ubicado por
encima de los otros, seguramente ser el control clave.
Esta actividad comprende las acciones siguientes:
Primero, se identifican cules son aquellos controles que aislada o combinadamente con otros,
validan afirmaciones o se relacionan con los riesgos inherentes del componente. Por
consiguiente, estos controles proporcionarn satisfaccin de auditora sobre esas afirmaciones.
En segundo lugar, se analizar el impacto que los controles generales tienen sobre estos
controles clave.
Por ltimo, se evala en aras de la eficiencia en la labor de auditora, si resulta conveniente
probar esos controles o encarar el trabajo a travs de procedimientos sustantivos o con otros
controles clave.
El profesional auditor sabr identificar que algunos controles gerenciales pueden llegar a ser
demasiado globales como para confiar nuestra labor de auditora nicamente en su
cumplimiento. Se debe tomar especial conocimiento del entorno de la integridad del personal
involucrado y de la experiencia anterior.
b.7. Relacin de la evaluacin de control interno con los programas de
trabajo
Hasta aqu se han analizado la forma en que se comprende y evalan los controles internos y
como consecuencia la identificacin de determinados controles denominados claves de los
que se necesita comprobar su vigencia y correcto funcionamiento. Los procedimientos que
tienden a verificar ese correcto funcionamiento y vigencia, son las denominadas "pruebas de
cumplimiento".
Estas pruebas de cumplimiento van a formar parte de los programas del trabajo de auditora y
su realizacin preferentemente debe efectuarse al inicio de la fase de ejecucin del trabajo.
Los programas de trabajo realizados, a partir de las pruebas de cumplimiento seleccionadas,
debern tener claridad para que no se presten a confusin temas como naturaleza de la prueba,
oportunidad y alcance.
A su vez este alcance debe ser medido en funcin de la calidad de la documentacin a revisar
y de los pasos a seguir en caso de detectar errores o irregularidades.
La existencia de errores o irregularidades en la realizacin de las pruebas de cumplimiento,
invariablemente implicar: un aumento en el alcance de las tareas, o la conclusin de que ese
control no se cumple en forma adecuada, o no est vigente y, por lo tanto, deben modificarse
los procedimientos de auditora a emplear.
En este caso, se tendra que modificar esa prueba de cumplimiento por otra prueba de tipo
sustantivo. De ah la importancia de realizar la prueba de estos controles con anticipacin a la
fecha de cierre del perodo a auditar, ya que resultara problemtico, detectar debilidades de
control y no poder tomar acciones correctivas oportunas en el plan de auditora si estas
pruebas son efectuadas con posterioridad a dicha fecha.
c) Comunicacin de resultados de la evaluacin del control interno
Cuando se han identificado factores de riesgo con implicaciones permanentes de control, se
determinar si representan problemas que deben comunicarse a la direccin, para lo cual
obligatoriamente se emitir un informe que refleje los resultados de la evaluacin de control
interno.
El contenido bsico del informe de evaluacin de control interno debe incluir los resultados
obtenidos a nivel del estudio practicado al ambiente de control, los sistemas de informacin y
procedimientos de control.
La excepcin para presentar el informe de control interno para entidades pequeas ser
calificada y aprobada por el Director de la Unidad de Auditora.
La norma respecto a la comunicacin de resultados establece la obligacin de informar sobre
todos los aspectos que a su criterio suponga deficiencias importantes en la estructura del
control interno, tanto si se refiere a su diseo como a su efectivo cumplimiento.
Es una ayuda positiva a la entidad por parte del auditor, el trabajo no podr considerarse
completo mientras no se haya presentado una carta en la que comunique las deficiencias y las
acciones correctivas que deben emprender.
Cuando el auditor tenga la seguridad de que no se han llevado correctamente los registro
contables o que los estados financieros no reflejan razonablemente la informacin se discutir
con las autoridades del rea financiera a fin de que sean corregidos as como considerar la
procedencia de incluir salvedades en el dictamen.
Es importante indicar que no se excluya la existencia de otras deficiencias importantes aparte
de las comunicadas.
En la prctica, el auditor deber discutir los comentarios y recomendaciones con el personal
involucrado, a fin de asegurarse de la exactitud y aceptacin de las deficiencias y de la
aplicabilidad e implantacin de los correctivos propuestos.
Formalmente la carta se denomina "carta de control interno".
d) Calificacin del riesgo de auditora
d.1. Evaluacin del riesgo de auditora
Una vez que en la Planificacin Preliminar se determinaron los componentes que deben ser
analizados en detalle, y estos son ratificados con la evaluacin de control interno, procedemos
a la evaluacin de los riesgos de auditora por cada componente, relacionados especficamente
con las afirmaciones de Veracidad, Clculo y Valuacin. En apndice F se determina la
forma de evaluar los riesgos de auditora.
d.2. El Riesgo en Auditora
El riesgo de auditora es lo opuesto a la seguridad de la auditora, es decir, es el riesgo de que
los estados financieros o rea que se est examinando, contengan errores o irregularidades no
detectadas, una vez que la auditora ha sido completada.
Desde el punto de vista del auditor, el riesgo de auditora es el riesgo que el auditor est
dispuesto a asumir, de expresar una opinin sin salvedades respecto a los estados financieros
que contengan errores importantes.
En una auditora, donde se examina las afirmaciones de la entidad, respecto a la existencia,
integridad, valuacin y presentacin de los saldos, el riesgo de auditora se compone de los
siguientes factores:
Riesgo inherente. Es la posibilidad de errores o irregularidades en la informacin financiera,
administrativa u operativa, antes de considerar la efectividad de los controles internos diseados
y aplicados por el ente.
Riesgo de control. Est asociado con la posibilidad de que los procedimientos de control
interno, incluyendo a la unidad de auditora interna, no puedan prevenir o detectar los errores e
irregularidades significativas de manera oportuna.
Riesgo de deteccin. Existe al aplicar los programas de auditora, cuyos procedimientos no son
suficientes para descubrir errores o irregularidades significativas.
La preparacin de una matriz para calificar los riesgos por componentes significativos es
obligatoria en el proceso de auditora y debe contener como mnimo lo siguiente:
Componente analizado.
Riesgos y su calificacin.
Controles claves.
Enfoque esperado de la auditora, de cumplimiento y sustantivo.
(Ver modelo de matriz de Evaluacin y Calificacin del Riesgo de Auditora Caso Prctico)
Factores generales a considerarse en la evaluacin y clasificacin de los riesgos.
El objetivo de una auditora, por lo general, es eliminar los errores importantes de los estados
financieros. Hacerlo con absoluta certeza y en el caso de que fuera posible sera muy costoso,
por lo tanto se considera que las auditoras se efecten a travs de pruebas selectivas con el
riesgo, por pequeo que sea, de que no se puedan descubrir todos los errores importantes. Es
por esta razn que en los dictmenes de auditora se opina, con un alto grado de seguridad, que
los estados financieros no contienen errores importantes.
Para obtener un bajo nivel de riesgo de errores importantes debemos considerar los siguientes
factores:
El riesgo de que la suma de los errores existentes y no detectados sea importante.
El riesgo de que el sistema de control interno no pueda detectar y corregir esos errores.
El riesgo de que los procedimientos de auditora tampoco permitan detectar y corregir
los errores o irregularidades existentes.
Al planificar una auditora, el auditor, basado en la evaluacin del riesgo inherente y de
control, deber considerar suficientes procedimientos sustantivos para reducir el riesgo de
deteccin a un nivel que, a su juicio, resulte en un nivel de riesgo de auditora adecuadamente
bajo.
Es posible combinar los distintos riesgos de manera diferente y, al mismo tiempo, mantener el
riesgo de auditora a un mismo nivel. Ello indica que se pueden establecer diferentes
estrategias de auditora para obtener suficiente seguridad respecto a cada una de las
condiciones de error importante y a la afirmacin del dictamen.
Respuestas de auditora ante los factores de riesgo identificados
Las evaluaciones de la efectividad del control interno y del riesgo de afirmacin equvoca,
lgicamente influye sobre las evaluaciones combinadas de riesgos inherente y de control y
sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestros procedimientos. Por ejemplo, la
existencia de un control interno efectivo no garantiza la efectividad de controles especficos
sobre el procesamiento de datos o sobre los procesos de estimacin o de informacin no
rutinaria, pero puede ser un factor positivo para reducir el riesgo de errores importantes en
auditora y para las evaluaciones combinadas de riesgo.
Contrariamente, las debilidades en el control interno (o un control inefectivo) pueden debilitar a
controles especficos y ser factores negativos en nuestra evaluacin combinada de riesgos
inherente y de control. Tales debilidades pueden tambin afectar a nuestras estrategias de
auditora en otras formas, tales como la posibilidad de rotar nuestras pruebas sobre controles,
los importes de materialidad y error tolerable en la planeacin y nuestra habilidad de calificar
como cuenta de bajo riesgo inherente (es decir, cuenta no significativa), a una cuenta cuyo
saldo excede al importe del error tolerable.
Cuando los factores de riesgo no estn suficientemente compensados por controles u otros
factores, se debe reconsiderar el enfoque de auditora, que se afectar por la naturaleza e
importancia de los factores. En muchos casos la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos planeados constituyen por s mismos una respuesta adecuada al o a los factores
de riesgo. En otros, se determinar que las condiciones ameritan modificar la naturaleza,
oportunidad o alcance de los procedimientos.
En estas circunstancias, se considerar si los factores de riesgo y evaluaciones de control
interno y del riesgo de afirmacin equvoca proveniente de fraude, requieren una respuesta
general o bien especfica para el saldo de una cuenta, clase de transacciones o afirmacin o a
los dos niveles.
La respuesta puede afectar a la auditora en diferentes formas:
El debido cuidado profesional requiere que se aplique escepticismo profesional
actitud interrogante y evaluacin crtica de evidencia de auditora. Algunos ejemplos
incluyen: PRIMERO.- mayor sensibilidad al seleccionar la naturaleza y alcance de la
documentacin que debemos examinar en respaldo de transacciones importantes y
SEGUNDO.- necesidad de corroborar las explicaciones y representaciones de la
direccin en aspectos tales como procedimientos analticos y verificacin de
documentacin.
Los conocimientos, destrezas y habilidad de los auditores y personal especializado,
incluyendo la participacin oportuna y directa del supervisor o Director de Auditora,
debe ser congruente con la evaluacin y los factores de riesgo identificados.
Los principios y polticas contables de la entidad deben ser considerados ms a fondo
cuando existe preocupacin de s los adoptados por la entidad se aplican en forma
apropiada, sobre todo con relacin a la contabilizacin de ingresos, valuacin de
activos o eleccin entre cargos al activo o a los gastos.
Cuando los factores de riesgo identificados tienen implicaciones de control, no
eliminan la necesidad de que se logre comprensin sobre los cinco componentes de
control interno suficiente para planear la auditora. Es ms, tal comprensin puede
ser de particular importancia al considerar los controles (o su ausencia) que la
entidad ha implantado para enfrentar a los factores de riesgo que se identifican.
La naturaleza de los procedimientos determinados puede modificarse para obtener
evidencia ms confiable o informacin corroborativa adicional (Por ejemplo: ms
evidencia de fuentes externas a la entidad; mayores observaciones fsicas o
inspeccin de ciertos activos).
El alcance de los procedimientos puede aumentar (mayor tamao de muestras o
procedimientos analticos ms extensos).
Las respuestas a las evaluaciones depender de los tipos o combinaciones de factores de
riesgo identificados, y de los saldos de las cuentas, clases de transacciones y afirmaciones a
que afectan.
Si estos factores indican un riesgo particularmente aplicable a ciertas cuentas o tipos de
transacciones, se disearn procedimientos de auditora que, a juicio del auditor, limiten el
riesgo de auditora a un nivel bajo apropiado.
Los siguientes son ejemplos de respuestas especficas:
Solicitar que se cuenten los inventarios en una fecha ms cercana al fin del ao.
Observar recuentos en localidades que antes no se haban visitado.
Confirmar trminos importantes de contratos.
Modificar el enfoque de auditora de ao en ao; p. ej., enviar confirmaciones a
grupos diferentes de deudores; obtener informacin adicional y diferente, o tener
contactos verbales con los principales deudores.
e) Enfoque de la auditora y seleccin de la naturaleza y extensin de los procedimientos
de auditora
Con los resultados obtenidos al evaluar el control interno y los riesgos de auditora, el
auditor podr precisar la naturaleza y alcance de las pruebas a aplicar, para lo cual
seleccionar los procedimientos de auditora considerando cada componente y
afirmacin, para asegurarse de que todos los riesgos y afirmaciones han sido
adecuadamente considerados.
Como base para la seleccin de procedimientos, se debe determinar el enfoque de
auditora. Existen, en sentido genrico, dos enfoques para obtener satisfaccin de
auditora para un componente o una afirmacin dada:
Confianza en los procedimientos de auditora sustantivos
Confianza en los procedimientos de cumplimiento.
La confianza en la evidencia sustantiva nunca puede ser completamente reemplazada por
la confianza en los procedimientos de cumplimiento.
El auditor puede establecer cualquier combinacin de evidencias, sustantivas o de
cumplimiento que proporcione ms eficientemente el grado de satisfaccin de auditora
deseado. Cuando la entidad est bien organizada con sistemas confiables, generalmente
resulta ms efectivo y eficiente obtener satisfaccin de auditora significativa a travs de
la evidencia de pruebas de cumplimiento, con nfasis considerablemente menor en la
evidencia sustantiva. El enfoque sustantivo puede utilizarse cuando se considera que los
controles de la entidad son inadecuados o para fundamentar la confianza o cuando se
considera que es ms eficiente utilizarlo, independientemente de la efectividad de los
controles.
A fin de confiar en los controles, es necesario obtener una razonable seguridad de que el
control existe y de que ha operado en forma efectiva durante el perodo de su aplicacin.
El alcance de las evidencias de cumplimiento, necesarias para evaluar la efectividad de
un control especfico, aumenta con el grado de confianza que pretende depositar en el
control y con la significatividad del componente. No obstante, el alcance y frecuencia de
los procedimientos de cumplimiento generalmente pueden ser reducidos a medida que
aumenta el nivel esperado de cumplimiento.
El Desarrollo de un enfoque de auditora que responda a los riesgos identificados,
requiere la seleccin de procedimientos que proporcionen el nivel adecuado de
satisfaccin global de auditora para cada afirmacin.
Debe procurar obtener un equilibrio apropiado entre efectividad y eficiencia. Existen
otros procedimientos o combinaciones de procedimientos que pueden proporcionar
esencialmente el mismo grado de satisfaccin de auditora. Los procedimientos de
auditora que se relacionan con ms de una afirmacin o componente y los
procedimientos de alto nivel, tales como los procedimientos analticos y aquellos
necesarios para confiar en los controles gerenciales e independientes, generalmente son
ms eficientes que otros procedimientos, pero no son necesariamente ms efectivos.
La eficiencia aumenta si se elimina los procedimientos que no contribuyen
significativamente a la satisfaccin global de auditora. Por ejemplo, cuando un control
no tiene una moderada posibilidad de evitar o detectar errores o irregularidades
significativas, es improbable que sea una fuente de satisfaccin eficiente. No se debe
adoptar un procedimiento para obtener evidencia acerca de la efectividad de dicho
control, sino que probablemente se deba considerar la extensin del alcance o el cambio
de la oportunidad en la realizacin de otros procedimientos que resultan ms eficientes.
Al seleccionar los procedimientos de auditora, se considerarn los siguientes factores:
Las afirmaciones correspondientes al componente.
Significatividad.
La naturaleza y grado del riesgo inherente y de control del componente
La naturaleza de los sistemas de la entidad y cualquier control clave potencial
identificado.
La confiabilidad de la evidencia susceptible de ser obtenida.
La eficiencia de los procedimientos de auditora de los cuales se
dispone.
APENDICE A
AFIRMACIONES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros incorporan una serie de representaciones de la entidad, denominados
tambin afirmaciones o aseveraciones en los estados financieros. Pueden ser generales o
especficas. Las aseveraciones generales, que son implcitas en los estados financieros, se
relacionan as con los principios contables que tienen aceptacin general, si son aplicados de
manera consistente, si las revelaciones son adecuadamente informativas sobre asuntos que afectan
su uso y a los resultados globales de los estados en conjunto. Las afirmaciones especficas, que se
relacionan con elementos especficos de los estados financieros, pueden ser explcitas o implcitas.
Por ejemplo, cuando un balance general presenta un monto para efectivo, la entidad asevera
explcitamente que sta tiene derecho a la cantidad de dinero declarada y asevera implcitamente
que la cantidad est en forma de efectivo o depsitos bancarios que pueden ser retirados a la vista.
La afirmacin, por ejemplo, de que las existencias (inventarios) son de $100.000, implica que la
gerencia representa el monto descrito como existencias (inventarios) a la fecha del cierre del
ejercicio.
Especficamente, estas representaciones aseveran que las existencias (inventarios) estn:
Registrados completamente;
Registrados exactamente (es decir, las cantidades son registradas correctamente, los precios
son correctos, los clculos son matemticamente correctos, las descripciones son apropiadas y
las asignaciones se hicieron en el perodo contable correcto);
Propiedad de la entidad;
Registradas completamente;
Registradas exactamente, las cantidades vendidas son correctas, los precios son correctos, los
clculos son matemticamente correctos, las descripciones son apropiadas, y las asignaciones
se hicieron en el perodo contable correcto;