TALLER DE CONTPAQ

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INTRODUCCIN

Contpaq es el sistema contable financiero y fiscal, que da a los empresarios y contadores una visin completa de los resultados del negocio. Est diseado para facilitar el trabajo y mejorar la toma de decisiones dentro de las compaas, en el mbito directivo y gerencial, de manera rpida y oportuna. Ofrece informacin fiscal, contable y un control de activos fijos para un mejor manejo de las pli as de depreciacin. Contpaq ofrece a los usuarios las siguientes ventajas! "anejo simultneo de varias empresas. "ostrar en pantalla varios procesos a la ve . #avegacin por el sistema a trav$s del ratn. %eali a la ree&presin de los estados financieros '(oletn ()*+. Calcula los pagos provisionales y declaraciones anuales de ,-%, ,./ e ,"0/C. Contpaq es versatilidad y fle&ibilidad, al definir su catlogo de cuentas es posible tener 1asta 222 niveles de cuentas y sub cuentas con una estructura completamente definida por el usuario. /dems, tiene la facilidad de definir un cdigo de cuenta alfanum$rico de 1asta 3* dgitos.

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) /cceso a Contpaq 3 ,nstalacin de empresas 3.) /ctivar una empresa 3.3 (orrar una empresa 3.4 %edefinicin de empresa 4 (arra de 5erramientas 6 Catlogo de cuentas 6.) Como dar de alta una nueva cuenta 6.3 Como eliminar una cuenta 6.4 7esplegar el catlogo de cuentas 8 0repli as 8.) ,mporte base 8.3 "odificar prepli as 8.4 Eliminar prepli as 9 0li as 9.) 0artes de la ventana 9.3 "odificar movimientos 9.4 Eliminar movimientos 9.6 (uscar pli as 9.8 Cuadrar pli as manualmente 9.9 (orrar pli as 9.: ,mprimir pli as : Como generar reportes :.) (alance general :.3 Estado de resultados ; Cierre de periodos < Cierre de Ejercicio :.) (alance general :.3 Estado de resultados

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1 ACCESO A CONTPAQ
0ara ingresar al sistema se cuentan con 3 opciones! 1.- 7ar clic sobre el icono de Contpaq, que se encuentra en el escritorio. 2.- ,r ,nicio< 0rogramas< Compac = Contpaq 3**4 'local+< Contpaq 3**4.

/l entrar al programa el sistema pedir un nombre de usuario y una clave de acceso. Contpaq cuenta, inicialmente con una cuenta de acceso, la cual no tiene una clave> la cuenta se llama Cuenta de -?0E%.,-O%.

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7espu$s de dar clic en aceptar, aparecer el siguiente cuadro de dilogo, el cual muestra algunos tips, da con da.

2 INSTALACIN DE EMPRESAS
@a instalacin de una empresa dentro del sistema Cont0/A, es uno de los procedimientos de mayor trascendencia, ya que en $l, se especifican los parmetros de configuracin con los que trabajar el sistema> como lo es la estructura que tendr el catlogo de cuentas. 0ara ello se tendrn que seguir los siguientes pasos! 1.- ,r al menB /rc1ivo< Empresas.

2.- 7ar clic en el icono Empresas ubicado en la barra de 1erramientas.

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3.- 0resionar simultneamente las teclas Ctrl. + E. / continuacin aparecer la siguiente ventana> se da un clic en el botn ,nstalar, para comen ar a dar de alta la empresa.

-e desplegar el siguiente cuadro, el cual pide los datos generales de la empresa, como lo son el nombre de la empresa, aqu mismo se elige la estructura del catlogo de cuentas, si va a utili ar un valor num$rico o alfanum$rico, as como el ejercicio del que se trata, entre otras cuestiones.

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1.- 7atos generales! pide el nombre de la empresa a instalar. 2.- Catlogo de cuentas! contiene formatos de catlogos que servirn para disear el de la empresa que se va a instalar. Catlogo general! se auto instalan ))3 cuentas, desde el primer nivel, 1asta las cuentas ms comunes de mayor. Empresa de servicio! se instala un catlogo con ))8 de las cuentas ms comunes para este tipo de empresa. Empresa comercial! se instala un catlogo con ))6 cuentas que aplican para estas empresas. Estructura de cuenta! contiene la estructura del cdigo de las cuentas en el formato de segmentos y dgitos. 0ara asignar un nBmero de cuenta, es necesario definir su estructura.
:

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XXX XXX XXX

7CD,EO-

#,.E@E-

.alor! contiene el valor que tendr el cdigo de las cuentas, si tendr letras y nBmeros 'alfa num$rico+ o si estar formado slo por nBmeros 'num$rico+. Cada segmento es un nivel! contiene el tipo de codificacin que se utili ar en el catlogo de la empresa. 3.- Ejercicio! @ista los ejercicios de la empresa. El sistema presenta el ejercicio vigente. 4.- 0erodo, solicita los siguientes campos! Eipo! contiene el tipo de periodo que se manejar, puede ser mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral y especial. .igente! contiene el periodo en el cual se comen ar a capturar los datos una ve instalada la empresa. 0eriodos del ejercicio! contiene el nBmero de perodos totales del ejercicio en base al tipo de periodos seleccionados. ,nicio! contiene la fec1a de inicio del periodo vigente. 0eriodos abiertos! contiene el manejo de los periodos dentro del sistema. 5.- ?bicacin de arc1ivos! solicita el nombre de la carpeta que contendr los datos de la empresa.

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?na ve dados de alta todos estos datos se da clic en aceptar, e inmediatamente se comien a a crear en el sistema la nueva empresa.

2.1 ACTIVAR UNA EMPRESA

Cada ve que se necesite ingresar a una empresa para capturar u obtener

informacin de la misma, se debern seguir los siguientes pasos! 1.- 0resione el botn Empresas en la barra de 1erramientas. 2.- 7e un clic con el botn i quierdo sobre la empresa que desee trabajar. 3.- 0resione el botn aceptar.

2.2

ORRAR UNA EMPRESA

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Cuando se desee eliminar alguna de las empresas que se tienen dadas de alta, ya sea por que ya no se necesite, por que se 1aya instalado alguna empresa y se arrepienta de esto, o por alguna otra circunstancia, deber seguir los siguientes pasos!

1.- ,ngrese al menB Empresas. 2.- 7e clic i quierdo sobre la empresa que desea borrar. 3.- 0resione el botn eliminar. /parecer el siguiente cuadro, de clic en aceptar.

2.3 REDE!INICIN DE EMPRESA

Est opcin permite adaptar la informacin a las necesidades particulares de cada empresa> aqu se pide el nombre del representan te legal, as como unos datos particulares, adems de los datos de registros de la empresa. 0ara ello se deben de seguir los siguientes pasos! 1.- ,r al menB %edefinir desplegar la ventana. /rc1ivo< empresa. siguiente -e

)*

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2.- Fec1as! contiene la informacin correspondiente a las fec1as del periodo y ejercicio para la empresa seleccionada.

3.- 0armetros! contiene informacin correspondiente al funcionamiento operativo de Contpaq, en los mdulos de pli as y manejo de periodos.

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4.- Cuentas! contiene la informacin de los parmetros de funcionamiento que aplican en el catlogo de cuentas de la empresa en la que se esta trabajando.

5.- ?nidades! esta ventana se utili a cuando se desea cambiar la ubicacin de los arc1ivos de la empresa o las unidades en donde se guardarn los respaldos.

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".- Otros parmetros! contiene informacin de los parmetros adicionales que sern utili ados en partes especficas del sistema.

ARRA DE #ERRAMIENTAS

Es la que contiene los botones con iconos que representan algunos de los procesos ms utili ados al trabajar con el sistema. Cada botn ejecuta de manera directa la accin que representa.

"anejo de empresas

Estado del sistema

/ccesorios

"dulos

0referencias

-alida

Empresas %espaldar Estado de cuadre Cambiar periodo "oneda 7esplegar catlogo de cuentas %eportes #otas Calculadora ,mpresora -aldos /ctivos fijos 0resupuestos Drficas Cascada ,dioma /sesora en lnea Catlogo

0li as

7atos fiscales del catlogo

)4

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E&cel Gord /yuda -alir

4 CAT$LO%O DE CUENTAS
Este catlogo contiene toda la informacin referente a todas y cada una de las cuentas que forman el catlogo de cuentas para una empresa determinada. 0ara ingresar al catlogo de cuentas se debe ir al menB Catlogo< Catlogo o presionar Ctrl. H F4.

/l ingresar al catlogo de cuentas, el sistema despliega la siguiente ventana!

1.- 7atos generales!

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#o. de cuenta! contiene el cdigo de la cuenta. #ombre! contiene el nombre de la cuenta. -ub cuenta de! contiene el cdigo de la cuenta a la que se acumula. #ombre! contiene el nombre de la cuenta a la que se acumula.

2.- 7atos de agrupacin! Eipo de la cuenta! contiene el tipo y la naturale a de la cuenta. Centro de costos! contiene el nBmero del centro de costo al que pertenece la cuenta, si es que pertenece a alguno. Fec1a! contiene la fec1a de alta de la cuenta. 7gito agrupador! contiene el dgito que agrupa a esta cuenta con otras, si es que aplica. Cuenta de mayor! contiene la informacin de cmo aparecer la cuenta en los reportes y au&iliares. "oneda para capturar! contiene el tipo de moneda con la que trabajar esta cuenta.

3.- (otones de procedimientos especiales!

Consultar la 1istoria de saldos, cargos y abonos de la cuenta.

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Capturar, consultar, modificar o eliminar la informacin fiscal de la cuenta 7atos fiscales.

Capturar, consultar, modificar o eliminar la informacin para el clculo de depreciaciones de la cuenta de /ctivos fijos.

Draficar los datos de la cuenta.

4.1 COMO DAR DE ALTA UNA NUEVA CUENTA

0ara dar de alta una nueva cuenta del catlogo se deben seguir los siguientes pasos! 1.- /brir el catlogo de cuentas. 2.- Capturar la informacin necesaria. 3.- 0resione el botn /ceptar.

4.2 COMO ELIMINAR UNA CUENTA

0ara poder eliminar una cuenta se debe de tomar en cuenta lo siguiente! @a cuenta que se desea eliminar debe estar en cero. #o debe de tener movimientos. #o debe de tener sub cuentas que dependan de ella.

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?na ve tomados en cuenta los puntos anteriores se siguen los siguientes pasos! -e abre el catlogo de cuentas. Capture el cdigo de la cuenta que desea eliminar. Oprima la tecla tecla I Eab J. 7e clic en el botn Eliminar. Confirme el borrado del registro.

4.3 DESPLE%AR EL CAT$LO%O DE CUENTAS

@a opcin de desplegar catlogo es de gran utilidad, ya que ayuda en cualquier momento en caso de que se 1aya olvidado el cdigo de las cuentas. 0ara desplegar el catlogo se pueden seguir cualquiera de las siguientes opciones! 1.- ,r al menB Catlogo< 7esplegar catlogo. 2.- Cuando se este capturando alguna pli a, presione la tecla F4.

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3.- 0resione el botn ubicado en la barra de 1erramientas.

4.- 0resione simultneamente las teclas I/lt H F4J. /parecer la siguiente ventana, en la cual se muestran cada una de las cuentas con su cdigo y las sub cuentas!

);

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5 PREPLI&AS
@as prepli as son formatos del sistema, establecidos para evitar la captura de pli as que se presentan peridicamente en las operaciones de la empresa. 0ara crear una prepli a se siguen los siguen los pasos! 1.- ,r al menB pli as, opcin K0repli asL o presionando las teclas Ictrl. H OJ.

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-e despliega la siguiente ventana!

5.1 IMPORTE

ASE

Cuando diseamos un formato para generar una pli a, siempre tendremos que indicarle al sistema el monto a repartir entre los movimientos del formato. / este importe se le conoce como ,mporte (ase. 1.- 7atos de la prepli a! #o.! aqu se captura el nBmero correspondiente a la prepli a. 7escripcin! se coloca el nombre de la pli a. 2.- 7atos de la pli a a generar!

3*

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Fec1a! capture la fec1a en la que se generar la pli a una ve que se activa este formato. 7a! en este campo se captura el da en el que se generar la pli a. Eipo! se captura el tipo de pli a a generar, cuando no se desee 1acerlo se debe seleccionar la opcin K0or captarL. #Bmero! se captura el nBmero con el que se crear la pli a al ejecutar el formato. 3.- Caractersticas! Concepto! capture el concepto que llevar la pli a que se genere con este formato. Clase sin afectar! se selecciona esta opcin cuando se desea que la pli a a generar no afecte los saldos de las cuentas inmediatamente. 7iario de pli as! seleccione el diario al que va a pertenecer la pli a que se genere con este formato. 4.- "ovimientos! Cuenta! se captura el cdigo de la cuenta que intervendr en cada movimiento. #ombre! se despliega el nombre correspondiente al cdigo de cuenta capturado. %eferencia! se captura el nBmero de algBn documento que sirva como referencia al movimiento. Concepto! capture el concepto que aplicar para este movimiento. 7iario! seleccione el diario especial por el cual se agrupar cada movimiento.

3)

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#ombre! se despliega el nombre del diario capturado.

Cargo< /bono! capture la cantidad correspondiente al cargo o al abono al que se refiera el movimiento.

5.2 MODI!ICAR PREPLI&AS

0ara poder modificar una prepli a realice lo siguiente! 1.- ,r al menB pli as opcin Kprepli asL. 2.- Capture el nBmero de la prepli a que desea modificar. 3.- 0resione la tecla de IE/(J. 4.- "odifique la informacin que requiera. 5.- 7e clic en aceptar.

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TALLER DE CONTPAQ 5.3 ELIMINAR PREPLI&AS

0ara poder eliminar una prepli a se reali a lo siguiente! 1.- ,r al menB pli a opcin K0repli aL. 2.- Capture el nBmero de la prepli a que desee eliminar. 3.- 0resione la tecla IE/(J. 4.- 7e clic en el botn eliminar. 5.- Confirme la eliminacin de la prepli a.

" PLI&AS

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@as pli as son los registros contables en los que se traducen las operaciones comerciales de una compaa. -on la principal fuente de informacin para la toma de decisiones. 0ara capturar las pli as se debe de entrar a la ventana de captura, con cualquiera de las siguientes acciones! 1.- -eleccionar la opcin K0li asL del menB pli as.

2.- 0resione simultneamente las teclas I ctrl. H 0 J. 3.- En la barra de 1erramientas de un clic en el botn /parecer la siguiente ventana! .

".1 PARTES DE LA VENTANA

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1.- 7atos de la prepli a! 0repli a! muestra la lista de prepli as que el usuario 1ubiese definido con anterioridad. (ase! solicita el importe base que ser distribuido entre los movimientos contables de prepli a. 2.- Campos no obligados o datos adicionales! 0li a de ajuste! indica que la pli a a registrar ser considerada como ajuste. 0ermite ver la pli a de cierre de algBn ejercicio, capturando una fec1a de cierre vlida. Clase sin afectar! indica si se desea o no que la pli a a registrar afecte los saldos de las cuentas inmediatamente. 7iario de pli as! selecciona el diario especial por el que se agrupar la pli a a capturar. 3.- 7atos de la pli a, los datos que se incluyen en esta clasificacin se consideran obligatorios. Fec1a! que tendr la pli a a registrar. Eipo! de pli a a generar, es decir! ingresos, egresos o diario. #Bmero! de la pli a a generar. Concepto! de la pli a a capturar. 0resenta la lista de los conceptos registrados anteriormente, para poder utili ar alguno de estos, se utili an las flec1as del cursor, y se da IEnterJ. 4.- "ovimientos. 0ara moverse entre estos campos presione Enter.

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Cuenta! cdigo de la cuenta que intervendr en cada movimiento. 0ara desplegar el catlogo de cuentas presione F4. #ombre! descripcin de la cuenta registrada en el campo anterior. Cargo! cantidad correspondiente al cargo. /bono! cantidad correspondiente al abono. Concepto! descripcin que aplica a cada movimiento. 7iario! especial por el cual se agrupar cada movimiento. #ombre! del diario capturado. Eotales! suma de los cargos y abonos de la pli a para verificar que esta cuadre.

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TALLER DE CONTPAQ ".2 MODI!ICAR MOVIMIENTOS

0ara modificar los datos de un movimiento de una pli a que ya 1a sido capturada, se deben de seguir los siguientes pasos! 1.- ,r al menB pli as, opcin K0li asL. 2.- Capture la fec1a, el tipo y nBmero de la pli a que se desea modificar. 3.- 0osicinese en el campo del movimiento a modificar. 4.- Capture la modificacin. 5.- 0resione IEnterJ. ".- 0resione la tecla modificacin reali ada. '.- 0resione el botn /ceptar. . El sistema afectar los arc1ivos correspondientes con la

".3 ELIMINAR MOVIMIENTOS

0ara eliminar un movimiento de alguna pli a, se siguen los siguientes pasos! 1.- Eliminar un movimiento! 7entro de la pli a que se desee modificar, seleccione el movimiento y para eliminarlo, tiene 3 opciones! Oprima la tecla I7E@J o I-?0%J.

5aga clic con el botn derec1o del ratn y seleccione la opcin eliminar este movimiento.

3:

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2.- Eliminar varios movimientos! -eleccione con el ratn los movimientos a eliminar y presione la tecla I7elJ o I-uprJ. O con el ratn de clic en el botn derec1o y elija la opcin Eliminar movimientos seleccionados. -e desplegar una ventana de advertencia pidiendo la confirmacin de la accin. 7e clic en /ceptar y el sistema eliminar los movimientos seleccionados.

".4 USCAR PLI&AS

0ara poder buscar una pli a, se utili an los cuatro botones de bBsqueda ubicados en la parte superior de captura de pli as. 0rimera pli a. Mltima pli a

0li a anterior.

-iguiente pli a.

3;

TALLER DE CONTPAQ ".5 CUADRAR PLI&AS MANUALMENTE

0ara cuadrar las pli as, colquese en el importe del cargo o abono y presione las teclas! Ictrl. H 7J F2 /sterisco 'N+. El sistema colocar la diferencia e&istente entre el total de cargos y el total de abonos de la pli a como importe del movimiento.

"."

ORRAR PLI&AS

@os pasos para poder eliminar una pli a son los siguientes! 1.- ,ngrese al menB pli as, opcin pli as. 2.- Capture la fec1a, tipo y nBmero de la pli a a eliminar. 3.- 0resione el botn Eliminar o simultneamente las teclas I/ltHEJ. -e desplegar una venta pidiendo la confirmacin de la accin. 4.- 0resione el botn /ceptar de la ventana de confirmacin. El sistema eliminar la pli a de los arc1ivos correspondientes.

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".' IMPRIMIR PLI&AS

-i se desea imprimir una sola pli a desde la ventana de captura, sigo los siguientes pasos! 1.- Capture la fec1a, tipo y nBmero de la pli a a imprimir. 2.- 0resione el botn imprimir o simultneamente las teclas I/ltH,J. -e desplegar la ventana de datos generales de impresin. 3.- -eleccione los datos de impresin. 4.- 0resione el botn /ceptar. @a pli a se imprimir en la impresora seleccionada con los parmetros especificados.

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0ara imprimir todas las pli as tanto de diario, ingresos y egresos, siga los siguientes pasos! 1.- ,r al menB %epotes< %eportes au&iliares y la opcin diarios y pli as. -e desplegar la siguiente ventana!

,ntervalo de pli as que se desean imprimir.

0erodo que se desea imprimir. 2.- Capture los datos Como se desean imprimir.

Eipo de impresin. requeridos reporte. 3.- -eleccione la salida del reporte 1aciendo clic sobre la opcin deseada, esta puede ser por pantalla, impresora o disco. por el

4)

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' COMO %ENERAR REPORTES

'.1 ALANCE %ENERAL

0ara generar el estado de posicin financiera o balance general, los pasos a seguir son los siguientes! 1.- "enB %eportes< Estados financieros< 0osicin financiera, (alance general.

2.- -e desplegar una ventana en la cual se pide el ejercicio y periodo que se desea visuali ar, entre otros datos.

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3.- En seguida aparecer una pantalla en donde se pide el lugar donde se generar el reporte.

Eligiendo la opcin en pantalla, el reporte se genera como sigue!

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TALLER DE CONTPAQ '.2 ESTADO DE RESULTADOS

0ara generar el estado de resultados, los pasos a seguir son los siguientes! 1.- "enB %eportes< Estados financieros< Estado de resultados.

2.- -e desplegar una ventana en la cual se pide el ejercicio y periodo que se desea visuali ar, entre otros datos.

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3.- En seguida aparecer una pantalla en donde se pide el lugar donde se generar el reporte.

Eligiendo la opcin en pantalla, el reporte se genera como sigue!

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( CIERRE DE PERIODOS) CIERRE DE E*ERCICIOS

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4:

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4;

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