Manual del Usuario

Esta introducción describe lo que es CONTPAQ y el contenido del paquete. CONTPAQ es el más eficiente sistema de contabilidad; el cual le permite llevar desde el registro básico contable, hasta un análisis de información financiera muy sofisticado. Y que incluye funciones de: Contabilidad, Presupuestos, Flujo de Efectivo, Estadísticas, Análisis Financiero y Gráficas para toma de decisiones, Reportes fiscales, Régimen simplificado y Pequeños contribuyentes, Control de Activos fijos y muchas más. Fue diseñado por contadores públicos y por ejecutivos financieros, pensando en las necesidades del especialista de esta área y programándolo con avanzadas técnicas de Ingeniería en Sistemas Computacionales. Cómo usar este manual Este manual tiene básicamente dos objetivos, el primero de ellos es guiar al usuario en la instalación del sistema, introducirlo en los conceptos básicos de funcionamiento y la operación del sistema mismo. El segundo objetivo es el de servir como manual de referencia para cada una de las partes que conforman el sistema. A través de todo el manual encontrará las siguientes señales: NOTA Donde encontrará una nota de alerta. Donde encontrará una nota de recomendación. Donde encontrará una recomendación para Redes. Es recomendable que llame de un teléfono cercano a su computadora, y que se encuentre dentro del sistema. Además procure tener la siguiente información a la mano para ayudarnos a resolver su problema: Requerimientos mínimos de equipo de cómputo Antes de intentar instalar CONTPAQ en su computadora debe de asegurarse que su instalación de cómputo cuenta con los requerimientos mínimos de equipo y de sistema

operativo. Requerimientos mínimos de equipo de computo: Una computadora PC/XT, PC/AT, PS/2 IBM, o compatible y opcionalmente una impresora conectada el puerto paralelo. La computadora deberá tener los siguientes componentes: Un mínimo de 640 Kb de memoria RAM. Una unidad de almacenamiento de disco fijo, con mínimo 10 Mb libres a ser usados por el producto. Unidad de almacenamiento para discos flexibles de 3½" o, en su caso unidad de disco compacto, CD. Sistema operativo DOS versión 3.0 en adelante. Características de CONTPAQ Es un sistema Multiempresas Es posible manejar la contabilidad de más de una empresa sin cargos ni claves adicionales. Tiene 999 niveles El catálogo de cuentas podrá tener hasta 999 niveles, definibles por el usuario. Contabilidad en línea Cualquier alta, movimiento, cambio,... afecta en el mismo instante los saldos. Proporciona información Fiscal ISR, IA e IVA. Fechas del 2000 Listo para el funcionamiento de fechas del año 2000. Presupuestos Manejo de presupuestos. Depreciaciones de activos Cálculo de la depreciación de activos fijos. Cuentas de orden en estados financieros Le permitirá opcionalmente incluir los saldos de cuentas de orden en el Balance General, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de resultados por centros de costos Esta característica del sistema, permitirá identificar secciones dentro de una compañía para las cuales se llevan registros contables separados. Reportes con presentación a 12 meses El Estado de Resultados, Balance General y los Anexos de Cuentas, así como los reportes por departamento se presentan en columnas con datos a 12 meses, más totales y porcentajes en miles de pesos. Consulta del catálogo de cuentas en cualquier momento Estando en cualquier lugar dentro del sistema, se podrá consultar el Catálogo de Cuentas con sólo oprimir una tecla. Importar y exportar catálogo, pólizas, presupuestos, activos fijos Permite bajar y cargar de archivo ASCII, lo cual lo hace más flexible, ya que es posible utilizar datos de otras empresas ya instaladas. Impresión de un reporte varias

contabilidad. Los objetivos de este manual son: Guiar al usuario en la instalación del sistema. Uso de macros Permite grabar una secuencia de funciones o actividades repetitivas estando en cualquier parte del programa para facilitar el uso del sistema. Pólizas predefinidas Es posible manejar pólizas predefinidas.veces Podrá imprimir más de una copia de un reporte sin tener que repetir la operación. Instalar las empresas a las cuales se les lleve la Definir un catálogo de cuentas. Revisar que el equipo de computo . CLIENPAQ. introducirlo conceptos básicos de funcionamiento y operación del sistema. CHEQPAQ. Reporteador El reporteador es una herramienta que permite definir reportes de a cuerdo a las necesidades de cada empresa. Interfaz con otros sistemas Interfaz con otros sistemas como INVENPAQ. Servir como guía de referencia. cargar y poner en funcionamiento el Usar los menús y conocer su funcionamiento. Capítulo 1 Fundamentos básicos Este manual es fundamental para usuarios con o sin experiencia en el paquete. sistema. en los Serán de bastante Antes de empezar Revisar el contenido del paquete. de manera que se puedan hacer modelos o reportes en esta hoja financiera. Consolidación de compañías Es una combinación de compañías en base a una compañía consolidadora y 2 o más consolidadas. NOMIPAQ. Usted deberá saber cómo: Instalar. Hoja financiera CONTPAQ ahora le brinda la oportunidad de tener dentro del sistema su propia hoja electrónica de cálculo. Después de haber leído esta guía. Graficador El Graficador permite visualizar los datos de una manera gráfica. Definir pólizas Obtener reportes Hacer modificaciones y muchas cosas más que le utilidad en el manejo del sistema. La compañía consolidadora integra a sus archivos los movimientos de cargo y abono por cada período de las compañías consolidadas. de manera que Usted puede definir formatos de pólizas como ayuda para agilizar la captura de pólizas con un cierto grado de repetitividad o para pólizas con un importe de distribución entre cuentas. Regímenes especiales Régimen simplificado y Pequeños Contribuyentes.

NOTA CONTPAQ necesita un mínimo de 30 archivos abiertos por usuario del sistema. Cómo leer el archivo LEEME. Para ver en pantalla lo que este archivo contiene. posicionese en el directorio que contiene todos los archivos del sistema y liste en pantalla el archivo leeme.TXT Para mayor referencia consulte los manuales de Uso y Referencia que vienen acompañando el software de la Red. verifique que el Config. archivo config. Para redes NOVELL3 verifique en Fconsole4 que el número de máximos archivos abiertos sea suficiente para soportar la carga de trabajo de la red.sys contenga las siguientes instrucciones: Files =80 Buffers = 40 además verificar que el Para redes Peer to Peer como lo son LANTASTIC1 y NETWARE LITE2.exe Generalmente estos archivos se encuentran en el directorio: C:\>CONTPAQ7> Para lograrlo realice las siguientes instrucciones: C:\cd contpaq7 C:\CONTPAQ7>leeme Cómo utilizar este manual Básicos .TXT El archivo LEEME. Leer el archivo LEEME.sea el adecuado.TXT contiene cambios que no han sido incluidos en el manual.sys contenga las siguientes instrucciones: Server FILES = 150 BUFFERS = 40 Además rectifique que el SHARE contenga los siguientes parámetros: SHARE /F:16384 /L:1024 Estación FILES = 40 BUFFERS = 30 Verifique que todas las estaciones de trabajo mapeen al disco duro del server con la misma letra.

Por esto se debe conocer. antes de poner a funcionar el sistema. la manera de moverse o viajar a través de el.Introducción Conocimientos básicos (Cap 1) Instalación (Cap 3) Captura del catálogo de cuentas (Cap 3) Captura de pólizas (Cap 5) Impresión de pólizas y diario (Cap 7) Reportes que el sistema genera (Cap 8) Proceso de cierre (Cap 9) Avanzados Otras opciones del catálogo (Cap 4) Definición de Prepólizas (Cap 6) Cambio de período (Cap 10) Eliminación de períodos (Cap 11) Traspaso de auxiliares (Cap 11) Información estadística (Cap 12) Presupuestos (Cap 13) Centros de costo (Cap 14) Uso de macros (Cap 14) Consolidación de compañías (Cap 16) Depreciaciones (Cap 17) Tablas del sistema (Cap 19) Expansión de archivos (Cap 19) Reducción de archivos (Cap 19) Reprocesos (Cap 20) Entrada/Salida de información externa (Cap 21) Redefinición del sistema (Cap 22) Tablas de prioridades (Anexo D) Herramientas Reporteador (Manual del Reporteador) Graficador (Manual del Reporteador) Hoja financiera (Cap 15) Calculadora (Anexo A) Uso del mouse (Anexo B) Cómo funciona CONTPAQ El sistema es uniforme en cuanto a su manera o filosofía de funcionamiento. lo que le permite entender fácilmente las acciones a seguir en cualquier parte del paquete. .

2:31p Menú principal Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir . de C.A.V.La pantalla de CONTPAQ CONTPAQ La Gran Empresa. S.

Renglón de mensajes: Este renglón es de suma importancia ya que es aquí donde se despliega una ayuda de la opción seleccionada. Se recomienda leer el contenido del renglón de mensajes antes de seleccionar cualquier opción.. bajas.. éstos son: Selección Captura Espera Proceso. Encabezado del menú Barra de menú Área de trabajo Renglón de mensajes La pantalla de CONTPAQ tiene 4 áreas diferentes: Encabezado de la pantalla: En la cual encontrará el nombre de la empresa sobre la cual se está trabajando y hora del sistema. despliegues y opciones extras de pólizas Derechos de autor / Marca reg. de datos para su contabilidad. Computación en Acción. Existen cuatro estados básicos en los que se puede encontrar mientras se esté trabajando con el paquete. etc. Area de trabajo: Esta área ocupa la mayoría de espacio en la pantalla. . La barra de menú: En la cuál se muestran las opciones disponibles en ese momento.Altas.V. cambios. desplegará los reportes. etc.A. S. y es aquí en la que se realizan la captura. modificaciones. (Más adelante se muestra la manera de accesar y/o utilizar un menú). cambios. de C. Además dentro de esta área el sistema realizará las preguntas necesarias. en otro renglón se despliega la opción de trabajo del sistema. (1992).

selecciónelo y aparecerá una breve descripción del comando en el renglón de mensajes de la pantalla. El estado de captura . una vez que el MOUSE se haya colocado sobre la opción a seleccionar sólo basta presionar el botón izquierdo para la elección de la opción o el botón derecho para cancelar la selección. es decir en un menú de opciones. donde se muestran cuales son las opciones o funciones que puede seleccionar en ese momento. ya que. Cuando se desea seleccionar una opción del menú principal. Si se tiene instalado un MOUSE en su computadora también podrá emplearse para moverse a través del sistema y seleccionar la opción deseada. en la que se encuentra posicionado. La segunda manera es simplemente teclear la letra en resalte de la opción o aquella que se encuentre con mayúscula. ALT dependiendo de la opción.Estado de selección A este tipo corresponden los menús. Si desea saber más acerca del uso del MOUSE consulte el Anexo B de este manual. una vez posicionado en la opción teclear . Si no está seguro de la función de un comando del menú. una de las opciones se presenta diferente a las demás (iluminada). esto indica la opción actual. Esta es la manera básica de viajar o navegar a través del sistema. Existen tres maneras de elegir una opción: Moverse con las flechas del teclado hacia la opción que se desea escoger. Estando en un menú puede regresar al menú anterior tecleando . podrá colocarse rápidamente presionando al mismo tiempo la tecla y la letra mayúscula o en resalte de cada opción del menú. Los menús del sistema tratan de ser obvios (por que el nombre de la opción refleja las acciones que realiza) y fáciles de usar. Cuando se está en el estado de selección.

el sistema se pone en estado de Espera. En este caso se asume la respuesta por omisión. Los tipos de datos que se pueden captar son: 29 Sn.) del teclado de la computadora.En el estado de captura se introducen datos. de la forma ddmmaa (o ddmmaaaa si eligió capturar 4 dígitos). o bien para pedir confirmación de algún dato o acción a realizar. A # Otros Empresas Colores Utilerías NÚMERO: Son válidos sólo los números enteros. CANTIDAD: Son válidos sólo los números. etc. cuando al captar un dato no son necesarios todos los dígitos y se desea terminar de captarlo. #. En este caso se debe esperar a . DESCRIPCIÓN: Son válidos cualquier letra. hasta que se oprima alguna tecla o grupo de teclas para poder continuar. teclee que significa dar entrada a la información captada. _. número o carácter especial (como @. En el estado de captura se muestra de manera iluminada el tamaño del dato a captar. es decir sin decimales. tecleando El estado de espera Este estado se presenta en algunos casos después de haber realizado una acción. donde sólo existe cierto número específico de valores u opciones. y todos los dígitos son obligatorios. estos datos pueden ser de varios tipos según se requiera. _. El estado de proceso Un estado de proceso es aquel en el que el sistema se encuentra cuando se le ha indicado realizar alguna acción específica. Teclear es como si no se hubiera captado nada y se restablece lo que ese dato tenía. En muchos de los datos de captura es posible omitir captar los datos únicamente . y opcionalmente puede ir un signo negativo al inicio y un punto decimal. ddmmaaaa significa día-mes-año ejemplo: 31032000 Es 31 de Marzo del 2000. PEDRO FECHA: Sólo son válidos los números. ESPECIALES: Se presentan a manera de menú. Por otro lado si no desea captar el dato puede teclear .

que CONTPAQ termine el proceso y se encuentre en alguno de los tres estados anteriores. la barra del menú principal incluye siete comandos: CONTPAQ La Gran Empresa. El sistema indicará el grado de avance del proceso en pantalla. Bajar . En la mayoría de los procesos no es posible interrumpir. puesto que podría dañar alguna información. S. Bajas. Cambios. Revisión de los menús de Contpaq En esta sección se da una visión general de los menús de CONTPAQ. de C.V. 2:31p Menú principal Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir A continuación se explicará la función de cada uno de los comandos de este menú.A. Cargar pólizas externas Cargar pólizas al sistema provenientes de un archivo externo en formato texto. Sólo en impresión de reportes y otros muy particulares es posible interrumpir con alguna tecla señalada por el sistema. este menú contiene los siguiente comandos: Pólizas ABCDE Altas. Pólizas Pólizas Pólizas ABCD Aplicación de pólizas sin afecta Definición de prepólizas ABCD Traspaso de auxiliares Cargar pólizas externas Bajar pólizas a archivo externo En el se realiza todo lo relacionado con pólizas. Traspaso de auxiliares Traspaso masivo o selectivo de movimientos entre cuentas en forma ágil. Aplicación de pólizas sin afectar Afectación de saldos de cuentas de pólizas de clase sin afectar. Despliegues y Extras de pólizas. Definición de prepólizas Definición de pólizas predefinidas para capturas rápidas o repetitivas.

una copia de las pólizas del sistema. bajas. Reportes Dentro de este menú además de poder accesar los reportes que el sistema ofrece. Graficador Ejecución del graficador del sistema para generar sus propias gráficas. cambios y despliegues de presupuestos a cuentas. Grupos estadísticos ABCD Altas. bajas. Presupuestos ABCD Altas.. cambios. diarios de movimientos. . Reportes fiscales Proporciona acceso al menú de reportes del módulo fiscal Reportes del régimen Proporciona acceso al menú de reportes del régimen simplificado y de Pequeños contribuyentes. Activos Fijos ABCD Altas. Catálogo Catàlogo Catàlogo de cuentas ABCDE Grupos estadísticos ABCD Presupuestos ABCD Activos fijos ABCD Cargar catàlogo externo Bajar catàlogo a archivo externo Cargar presupuestos externos Bajar presupuestos a archivo externo Cargar activos fijos externos Bajar activos fijos a archivo externo Catálogo de cuentas ABCDE Altas. como anexos. Reporteador Ejecución del reporteador para diseño de reportes a la medida. cambios y despliegues de grupos estadísticos de cuentas. Edo.. es posible hacer uso de otras herramientas como lo son el REPORTEADOR. despliegues y opciones extras del catálogo de cuentas. la Hoja financiera y el Graficador. Hoja Financiera Ejecución de la hoja electrónica de cálculo para reportes financieros. bajas.pólizas a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII. . Balanza. Resultados.) Reportes Auxiliares Impresión de otros reportes. Instalados del Reporteador Reportes definidos en reporteador y que han sido instalados en el sistema. Cargar catálogo externo Cargar parcial o totalmente un catálogo . cambios y despliegues de datos de depreciación para activos fijos. bajas.. Estados Financieros Impresión de estados financieros (como Balance..

Bajar presupuestos a archivo externo Grabar en un archivo en formato texto. una copia parcial o total del catálogo de cuentas. Cargar presupuestos externos Cargar presupuestos de cuentas provenientes de un archivo en formato texto. Generar póliza de cierre de ejercicio Crear la póliza anual con la cancelación de las cuentas de resultados. Eliminación de períodos anteriores Eliminar historia que ya no sea útil. Bajar activos fijos a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII. Redefinición del sistema Modificación a los parámetros que rigen el funcionamiento del sistema en general. Generar póliza de depreciación Crear en forma automática.proveniente de un archivo externo Bajar catálogo a archivo externo Grabar en un archivo externo. una copia de los activos fijos del sistema. Cierre Cierre Cierre de períodos y ejercicio Generar póliza de cierre de ejercicio Generar pólizas de depreciación Consolidación de compa±ías Eliminación de períodos anteriores Cierre de períodos y ejercicio Ejecutar el cierre de un período contable. Expansión/Reducción de archivos Expansión o reducción de la capacidad de información de los . las pólizas de depreciación del período. una copia de los presupuestos de cuentas. Instalación Instalación Redefinición del sistema cero a la base de datos Tablas del sistema ABCD Expansión/Reducción de archivos Saldos Tablas del sistema ABCD Mantenimiento a las tablas que el sistema utiliza para distintos fines. Consolidación de compañías Ejecutar el proceso de consolidación de saldos o creación del catálogo. Cargar activos fijos de archivo externo Cargar activos fijos al sistema de un archivo texto.

COPIAR EMPRESA .ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES INSTALACION TABLAS DEL SISTEMA ABCD .BAJAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT. sólo tiene que contestar cuidadosamente los datos que se piden por pantalla.REGISTRO . .GRUPOS ESTADISTICOS ABCD PRESUPUESTOS ABCD .CONSOLIDACION DE COMPAÑIAS .BORRAR EMPRESA CIERRE .BAJAR POLIZAS A ARCHIVO EXTERNO REPORTES REPORTES DEL CATALOGO . .BAJAR CATALOGO A ARCHIVO EXTERNO .APLICACION DE POLIZAS SIN AFECTAR DEFINICION DE PREPOLIZAS ABCD . Utilerías Menú de utilerías.CARGAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.REPORTES FISCALES .REPORTEADOR GRAFICADOR .GENERAR POLIZA DE CIERRE DE EJERCICIO . Acerca de CONTPAQ Muestra información del producto (Versión) Mapa de navegación POLIZAS . Otros Empresas Menú de empresas y respaldos de información.ACERCA DE CONTPAQ Captura de datos Para la captura de datos.ACTIVOS FIJOS ABCD .BAJAR PRESUPUESTOS A ARCHIVO EXTERNO .REDEFINICION DEL SISTEMA .CARGAR CATALOGO EXTERNO .UTILERIAS .CARGAR POLIZAS EXTERNAS .SALDOS CERO A LA BASE DE DATOS OTROS EMPRESAS . Registro Ventana para registrar el sistema ante Computación en Acción Colores Modificar los colores actuales del sistema.archivos del sistema Saldos cero a la base de datos Poner las cuentas con saldo en cero y reformateo de archivos para reiniciación.CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS . .HOJA FINANCIERA .RESPALDAR EMPRESA .RESTAURAR EMPRESA INSTALAR EMPRESA .CARGAR PRESUPUESTOS EXTERNOS .TRASPASO DE AUXILIARES .GENERAR POLIZAS DE DEPRECIACION .REPORTES DEL RÉGIMEN CATALOGO CATALOGO DE CUENTAS ABCDE .POLIZAS ABCD .SELECCIONAR EMPRESA .ESPANSION / REDUCCION DE ARCHIVOS .COLORES .

Corrección de errores Dentro de la captura de datos es posible que se cometan errores. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de captura de datos. Posteriormente el sistema le llevará a los siguientes datos. rectifique que la información sea la correcta. 2 Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada en el estado de selección. esperará una confirmación de datos correctos. posicionándose en el dato y presione la tecla . Si Usted especifica que los datos no son correctos y que desea entrar en estado de corrección. es decir.Antes de dar respuesta a uno de los campos. el sistema siempre le irá llevando de manera secuencial a cada uno de los datos. . ya que en algunos casos al teclear el sistema se regresará al dato anterior automáticamente. entonces el sistema entra a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará cada uno de los datos por captar. o con la letra resaltada o Mayúscula. y aun se encuentra en la captura de alguno de los datos. es importante que lo comprenda y memorice. 3 NOTA Confirmación de los datos correctos En la captura de datos. y desea regresar a corregirlo. si comete algún error. Al terminar de captar los datos. Aunque esto no será siempre así. el procedimiento será el siguiente: 1 En el campo donde se encuentre actualmente tecleé . entonces el sistema irá a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará los datos. podrá corregir alguno de los datos siguiendo el procedimiento que se menciona a continuación: 1 2 3 4 5 Seleccione la opción de Modificaciones.

Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada. por lo que se pide una confirmación pidiendo teclear arroba "@". ya que de éste se obtiene la gran mayoría de los reportes del sistema. como son el diseño del catálogo de cuentas. Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de aceptación de captura de datos. la forma más adecuada de agrupación de cuentas dentro de CONTPAQ. Reconocimiento de Marcas 1 2 3 Lantastic es una marca registrada por ARTISOFT. Para terminar las correcciones tecleé . Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. C apítulo 2 Definiendo su catálogo En este capítulo se explicarán conceptos importantes. Novell es una marca registrada por NOVELL Inc. existen ocasiones en que se trata de opciones definitivas o delicadas. Diseño del catálogo de cuentas El catálogo de cuentas y su estructura es la parte medular del sistema. Netware Lite es una marca registrada por NOVELL Inc. Esta es la actividad más importante puesto que define como se trabajará toda la información contable. Si desea cancelar el proceso de instalación elija la opción de Cancelar. NOTA Además de la confirmación de datos correctos. con lo que se reducen posibles errores. (@ generalmente se encuentra al teclear simultáneamente y 2). es importante que lo comprenda y memorice. por ello es de primordial importancia el hacer un buen diseño del mismo antes de iniciar el . así como la manera de instalar un catálogo y el modo de operar un catálogo ya instalado. lo que lo regresará nuevamente al menú de opciones. Si desea cambiar algún otro dato repita los pasos 2 y 3.

PASIVO. siendo estas cuentas consideradas de Mayor o que sí aparecen en Estados Financieros. por ejemplo: se podrá dividir la cuenta de Clientes por Zonas o Tipos de Clientes o de acuerdo a su agrupamiento fiscal o directamente relacionar los Clientes. Una vez identificadas estas cuentas el siguiente paso es dividirlas en el siguiente nivel de agrupamiento. Este nivel se ramifica a las cuentas globalizadoras de ACTIVO. CAPITAL. RESULTADOS ACREEDORAS y RESULTADOS DEUDORAS. Ejemplo: ACTIVO 000-100 CIRCULANTE 000-110 CAJA 101-000 BANCO 1 102-000 BANCOS 102-000 BANCO 2 102-200 FIJO 000-120 ETC. por ejemplo dentro de Activo: Circulante. Cuentas por cobrar. Fijo y Diferido.. Enseguida se detallan las subcuentas de las cuentas de Mayor al nivel deseado. Clientes. etc. Capital. DIFERIDO 000-130 ETC. Bancos. ramificándose posteriormente hacia otro nivel y así sucesivamente. Pasivo. El diseño del catálogo de cuentas deberá iniciarse de lo general a lo particular. Resultados Acreedoras y Resultados Deudoras. El Catálogo de cuentas es como un Árbol invertido en el que el tronco es una cuenta TOTALIZADORA llevada internamente por el sistema que equivale a: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Esta cuenta se mantiene balanceada en forma automática cada vez que se actualiza la información. es decir comenzando por los conceptos de Activo.trabajo en la computadora. A su vez Circulante puede subdividirse en los rubros relativos que aparecerán en el Balance General como: Caja. BANCO 3 102-300 CHEQUERA 1 102-101 CHEQUERA 2 102-102 CHEQUERA 3 102-103 .

ya que en el ejemplo se asume que es importante conocer a detalle el movimiento por chequera. < DIFERIDO 000-130 nivel 1 nivel 2 nivel 3 Figura 2. CAJA 101-000 BANCOS 102-000 CIRCULANTE 000-110 < FIJO 000-120 ACTIVO 000-100 CxC 103-000 . etc.1 En la figura 2. menor será el número de niveles. mayor será el número de niveles. cuidando el número de niveles. ya que la información que se obtenga sería muy pobre. Es importante. balancear el nivel de desglose o detalle con la necesidad de información. . Mientras más a detalle se desglose el catálogo de cuentas. en el diseño del catálogo de cuentas.Figura 2. De igual manera se debe . para mayor claridad. . y por lo tanto. la afectación de saldos de las cuentas será menos rápida. mientras menos detalle se tenga para el catálogo de cuentas.2 Se recomienda detallar el catálogo hasta el detalle necesario en el momento de instalar o que se espera necesitar. Se muestran estos niveles iniciales del catálogo tanto en forma de árbol invertido como de llaves. la afectación de saldos de las cuentas será más ágil.1 la cuenta de bancos se ha detallado hasta el nivel de chequera. Se recomienda balancear el catálogo de cuentas. esto no quiere decir limitar los niveles al mínimo indispensable. por lo tanto. etc. para un control en conciliaciones. Y viceversa.

Para el diseño del catálogo de cuentas es necesario que se tome en consideración el número que se dará a cada cuenta. Los segmentos dentro de un número de cuenta se separan por "-".proceder con las demás cuentas. cada segmento representará un nivel en el catálogo de cuentas). por lo que se recomienda que al momento de definir el catálogo de cuentas verifique no repetir números. (Sí así se definió en la instalación. así que no se debe de preocupar por los niveles que se requieran. En la parte inferior de las figuras anteriores puede observarse la numeración de los niveles. En Resultados se recomienda dividir en dos grupos: Resultados Acreedoras Resultados Deudoras NOTA Esta división se hace para obtener un Estado de Resultados de mejor presentación. lo cuales pueden estar agrupados hasta en 9 segmentos. Número de cuenta Cada cuenta debe de tener un número único con el que se identifica. tanto de Activo como Pasivo y Capital. Cada vez que se desglosa una cuenta en subcuentas se logra un nivel más en el catálogo de cuentas. partiendo de que cada cuenta puede tener un máximo de 14 dígitos (números). CIRCULANTE. Por ejemplo: Número de dígitos Número de segmento s Estructura de la cuenta Como aparecería 8 9 14 346 323 1422 223322 XXX-XX-XXX X-XXXX-XX-XX XX-XX-XXX-XXX-XX-XX . CLIENTES. El sistema cuenta con 999 niveles y millones de registros para cuentas. sea cuenta de ACTIVO.

Además los números de cuenta serán tan grandes como niveles tenga su catálogo de cuentas. entre ellos estar limitado a 9 niveles. a la vez que serán mas cansados a la vista. y la cuenta 104-01-001 es subcuenta de la 104-01-000 y a su vez sub-subcuenta de la 104-00-000. El seguir la forma del catálogo tradicional para la numeración en el catálogo de cuentas puede causar algunos inconvenientes. puesto que el sistema sólo le permite 9 segmentos en el número de cuenta. o manejar el número de cuentas de acuerdo a un formato previamente definido por cada usuario. TODAS las cuentas que se capten deberán seguir dicho formato. así por ejemplo si la cuenta 104-00-000 es Clientes. En CONTPAQ se puede optar por seguir la forma tradicional del catálogo en el que cada segmento es un nivel. se asume que la cuenta 104-01-000 es subcuenta de Clientes.A esta división del número de cuenta se le llama ESTRUCTURA DE LA CUENTA y se maneja igual en todo el catálogo a partir de la instalación de la contabilidad. definiendo la estructura de la cuenta de acuerdo a los niveles de su catálogo de cuentas. Tradicionalmente en los catálogos de cuentas. se toma la convención de que cada segmento de la cuenta corresponde a un nivel en el catálogo de cuentas. Cada segmento es un nivel Cuentas de Mayor XXX-000-00-000-00 Subcuentas de Cuentas de Mayor XXX-XXX-00-000-00 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 3 Nivel 3 XXX-XXX-XX-000-00 . es decir una vez dada la estructura de la cuenta. lo que hará que sean mas difíciles de teclear y memorizar.

4. lo que trae como beneficio poder definir números de cuenta más pequeños.3 Existen dos alternativas a seguir en el caso de no proceder con la forma tradicional de numerar el catálogo de cuentas. (En el ejemplo la estructura de la cuenta sigue el formato: 333 XXXXXX-XXX) ACTIVO 000-100-000 CIRCULANTE 000-110-000 BANCOS 102-000-000 CUENTA DE MAYOR BANCEN 102-100-000 . estas son: Cada segmento NO es un nivel. esta manera de definir su número de cuenta se ejemplifica en la figura 2. cada segmento va a ser un nivel.Nivel 4 Nivel 4 XXX-XXX-XX-XXX-00 Nivel 5 Nivel 5 XXX-XXX-XX-XXX-XX Figura 2. pues CONTPAQ memoriza a que cuenta se acumula. es una combinación de las anteriores: CADA SEGMENTO ES UN NIVEL A PARTIR DE LAS CUENTAS DE MAYOR. definiendo los números de cuenta hasta las de nivel de mayor y a partir de ese momento. el sistema preguntará a que cuenta acumula. Así por ejemplo al dar de alta la cuenta de Circulante 000-110 debe especificar que acumula a la cuenta 000-100 (Activo). La diferencia contra el catálogo tradicional es que cuando se da de alta una cuenta. sin restringir el disponer de todos los niveles que desee. La otra alternativa a seguir. esto sólo en la captura del catálogo de cuentas (Alta de cuentas) y no en Pólizas.

la estructura será la misma para todo el catálogo. la cual debe de ser del tipo CAPITAL ACREEDORA. no se debe de acumular o "colgar" a ninguna otra cuenta. excepto a una de título si se desea. La cuenta de resultados es una cuenta de control que durante el ejercicio guarda o conserva la utilidad o pérdida que se va acumulando y relaciona el Estado de Resultados con el Estado de posición financiera. siendo éstas: La cuenta de RESULTADOS La cuenta de CUADRE La cuenta de FLUJO DE EFECTIVO La cuenta de resultados La cuenta de resultado que pide el sistema al ser instalado por primera vez es una cuenta que tiene como función guardar la utilidad o pérdida durante el ejercicio. NOTA Cuentas de control Existen cuentas que son de manejo especial y que utiliza el sistema para operar automáticamente. esta cuenta no debe de ser modificada.4 Recuerde que una vez definida la estructura de la cuenta. En el sistema la operación mencionada anteriormente se efectúa de manera automática gracias a la cuenta de resultados. por lo que no hay necesidad de hacer este traspaso de resultados a capital. pero es posible referirse a la utilería de modificación de la estructura de la cuenta para crecer por segmentos el número de cuenta. a fin de que éste cuadre.SERFIN 102-200-000 CHEQUERA1 102-200-100 CHEQUERA2 102-200-200 Figura 2. Cuentas internas del sistema ACTIVO PASIVO CAPITAL . se debe adicionar en el balance la utilidad o pérdida acumulada del ejercicio al total de Capital. En contabilidad al finalizar las operaciones de un mes.

5 La cuenta de cuadre POLIZAS El uso de esta cuenta es opcional (Véase redefinición del sistema. El sistema no permite que existan pólizas descuadradas. Debe entenderse que la cuenta de cuadre no es una cuenta basurero. lo que le permitirá conocer los errores de aplicación o cantidades erróneas en las pólizas. ya no es posible realizar un cierre si esta cuenta tiene movimientos. se darán dos alternativas a seguir: Cancelar la póliza Generar un cargo o abono por la diferencia. por lo tanto al capturar una póliza que no esté cuadrada. Capítulo 23) y será utilizada por el sistema como cuenta de cuadre. puesto que el sistema no le permitirá seguir adelante con un cierre de mes si la cuenta de cuadre tiene saldo o movimientos.Cuentas de activo del usuario Cuentas de pasivo del usuario Cuentas de capital del usuario Cuenta de Resultados NOTA: A=P+C Incluye utilidad o perdida Utilidad = Ingresos-Egresos Cuenta de Resultados Acreedoras Cuenta de Resultados Deudoras Figura 2. La cuenta de flujo de efectivo . al contrario es una cuenta de control. Esta cuenta de cuadre se utiliza para cuadrar momentáneamente la póliza pero de una manera controlada. ya que en el proceso de captura de pólizas es común equivocarse en las cantidades o aplicaciones que se hacen a las diferentes cuentas.

para esto se debe de especificar en base a qué cuenta debe tomarse el flujo. Después. el sistema sabrá cuál es la cuenta de flujo. Generalmente la cuenta de flujo es Bancos. etc. se buscará primero el saldo inicial de bancos (o de algún banco si así lo desea).El sistema puede ofrecerle un flujo de efectivo automático. si así se le especifica a CONTPAQ. éste tomará nota de cuál es la cuenta. también serán consideradas como cuentas de flujo. cuando se pida el reporte de Flujo de Efectivo (Estados Financieros). Egresos pago proveedor. y cada vez que se capture un cargo o abono a alguna de estas cuentas. de manera que la cuenta de bancos y todas las subcuentas o sub-sub-cuentas. posteriormente tomará cada uno de los conceptos de . etc. Ingresos cobranza. por ejemplo: Ingresos ventas. pedirá que especifique por qué concepto se está haciendo el movimiento. Egresos Sueldos. De esta manera.