Manual del Usuario

Esta introducción describe lo que es CONTPAQ y el contenido del paquete. CONTPAQ es el más eficiente sistema de contabilidad; el cual le permite llevar desde el registro básico contable, hasta un análisis de información financiera muy sofisticado. Y que incluye funciones de: Contabilidad, Presupuestos, Flujo de Efectivo, Estadísticas, Análisis Financiero y Gráficas para toma de decisiones, Reportes fiscales, Régimen simplificado y Pequeños contribuyentes, Control de Activos fijos y muchas más. Fue diseñado por contadores públicos y por ejecutivos financieros, pensando en las necesidades del especialista de esta área y programándolo con avanzadas técnicas de Ingeniería en Sistemas Computacionales. Cómo usar este manual Este manual tiene básicamente dos objetivos, el primero de ellos es guiar al usuario en la instalación del sistema, introducirlo en los conceptos básicos de funcionamiento y la operación del sistema mismo. El segundo objetivo es el de servir como manual de referencia para cada una de las partes que conforman el sistema. A través de todo el manual encontrará las siguientes señales: NOTA Donde encontrará una nota de alerta. Donde encontrará una nota de recomendación. Donde encontrará una recomendación para Redes. Es recomendable que llame de un teléfono cercano a su computadora, y que se encuentre dentro del sistema. Además procure tener la siguiente información a la mano para ayudarnos a resolver su problema: Requerimientos mínimos de equipo de cómputo Antes de intentar instalar CONTPAQ en su computadora debe de asegurarse que su instalación de cómputo cuenta con los requerimientos mínimos de equipo y de sistema

operativo. Requerimientos mínimos de equipo de computo: Una computadora PC/XT, PC/AT, PS/2 IBM, o compatible y opcionalmente una impresora conectada el puerto paralelo. La computadora deberá tener los siguientes componentes: Un mínimo de 640 Kb de memoria RAM. Una unidad de almacenamiento de disco fijo, con mínimo 10 Mb libres a ser usados por el producto. Unidad de almacenamiento para discos flexibles de 3½" o, en su caso unidad de disco compacto, CD. Sistema operativo DOS versión 3.0 en adelante. Características de CONTPAQ Es un sistema Multiempresas Es posible manejar la contabilidad de más de una empresa sin cargos ni claves adicionales. Tiene 999 niveles El catálogo de cuentas podrá tener hasta 999 niveles, definibles por el usuario. Contabilidad en línea Cualquier alta, movimiento, cambio,... afecta en el mismo instante los saldos. Proporciona información Fiscal ISR, IA e IVA. Fechas del 2000 Listo para el funcionamiento de fechas del año 2000. Presupuestos Manejo de presupuestos. Depreciaciones de activos Cálculo de la depreciación de activos fijos. Cuentas de orden en estados financieros Le permitirá opcionalmente incluir los saldos de cuentas de orden en el Balance General, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de resultados por centros de costos Esta característica del sistema, permitirá identificar secciones dentro de una compañía para las cuales se llevan registros contables separados. Reportes con presentación a 12 meses El Estado de Resultados, Balance General y los Anexos de Cuentas, así como los reportes por departamento se presentan en columnas con datos a 12 meses, más totales y porcentajes en miles de pesos. Consulta del catálogo de cuentas en cualquier momento Estando en cualquier lugar dentro del sistema, se podrá consultar el Catálogo de Cuentas con sólo oprimir una tecla. Importar y exportar catálogo, pólizas, presupuestos, activos fijos Permite bajar y cargar de archivo ASCII, lo cual lo hace más flexible, ya que es posible utilizar datos de otras empresas ya instaladas. Impresión de un reporte varias

Consolidación de compañías Es una combinación de compañías en base a una compañía consolidadora y 2 o más consolidadas. Definir pólizas Obtener reportes Hacer modificaciones y muchas cosas más que le utilidad en el manejo del sistema. Hoja financiera CONTPAQ ahora le brinda la oportunidad de tener dentro del sistema su propia hoja electrónica de cálculo. La compañía consolidadora integra a sus archivos los movimientos de cargo y abono por cada período de las compañías consolidadas. cargar y poner en funcionamiento el Usar los menús y conocer su funcionamiento. sistema. Capítulo 1 Fundamentos básicos Este manual es fundamental para usuarios con o sin experiencia en el paquete. introducirlo conceptos básicos de funcionamiento y operación del sistema. NOMIPAQ. Graficador El Graficador permite visualizar los datos de una manera gráfica.veces Podrá imprimir más de una copia de un reporte sin tener que repetir la operación. Los objetivos de este manual son: Guiar al usuario en la instalación del sistema. de manera que se puedan hacer modelos o reportes en esta hoja financiera. Usted deberá saber cómo: Instalar. Servir como guía de referencia. Regímenes especiales Régimen simplificado y Pequeños Contribuyentes. CLIENPAQ. Revisar que el equipo de computo . Interfaz con otros sistemas Interfaz con otros sistemas como INVENPAQ. Pólizas predefinidas Es posible manejar pólizas predefinidas. de manera que Usted puede definir formatos de pólizas como ayuda para agilizar la captura de pólizas con un cierto grado de repetitividad o para pólizas con un importe de distribución entre cuentas. Después de haber leído esta guía. en los Serán de bastante Antes de empezar Revisar el contenido del paquete. CHEQPAQ. Instalar las empresas a las cuales se les lleve la Definir un catálogo de cuentas. Reporteador El reporteador es una herramienta que permite definir reportes de a cuerdo a las necesidades de cada empresa. contabilidad. Uso de macros Permite grabar una secuencia de funciones o actividades repetitivas estando en cualquier parte del programa para facilitar el uso del sistema.

NOTA CONTPAQ necesita un mínimo de 30 archivos abiertos por usuario del sistema.TXT contiene cambios que no han sido incluidos en el manual.sys contenga las siguientes instrucciones: Files =80 Buffers = 40 además verificar que el Para redes Peer to Peer como lo son LANTASTIC1 y NETWARE LITE2.TXT Para mayor referencia consulte los manuales de Uso y Referencia que vienen acompañando el software de la Red.TXT El archivo LEEME. Cómo leer el archivo LEEME. Leer el archivo LEEME. archivo config.sys contenga las siguientes instrucciones: Server FILES = 150 BUFFERS = 40 Además rectifique que el SHARE contenga los siguientes parámetros: SHARE /F:16384 /L:1024 Estación FILES = 40 BUFFERS = 30 Verifique que todas las estaciones de trabajo mapeen al disco duro del server con la misma letra. verifique que el Config.exe Generalmente estos archivos se encuentran en el directorio: C:\>CONTPAQ7> Para lograrlo realice las siguientes instrucciones: C:\cd contpaq7 C:\CONTPAQ7>leeme Cómo utilizar este manual Básicos . Para ver en pantalla lo que este archivo contiene. posicionese en el directorio que contiene todos los archivos del sistema y liste en pantalla el archivo leeme.sea el adecuado. Para redes NOVELL3 verifique en Fconsole4 que el número de máximos archivos abiertos sea suficiente para soportar la carga de trabajo de la red.

la manera de moverse o viajar a través de el. lo que le permite entender fácilmente las acciones a seguir en cualquier parte del paquete. . Por esto se debe conocer.Introducción Conocimientos básicos (Cap 1) Instalación (Cap 3) Captura del catálogo de cuentas (Cap 3) Captura de pólizas (Cap 5) Impresión de pólizas y diario (Cap 7) Reportes que el sistema genera (Cap 8) Proceso de cierre (Cap 9) Avanzados Otras opciones del catálogo (Cap 4) Definición de Prepólizas (Cap 6) Cambio de período (Cap 10) Eliminación de períodos (Cap 11) Traspaso de auxiliares (Cap 11) Información estadística (Cap 12) Presupuestos (Cap 13) Centros de costo (Cap 14) Uso de macros (Cap 14) Consolidación de compañías (Cap 16) Depreciaciones (Cap 17) Tablas del sistema (Cap 19) Expansión de archivos (Cap 19) Reducción de archivos (Cap 19) Reprocesos (Cap 20) Entrada/Salida de información externa (Cap 21) Redefinición del sistema (Cap 22) Tablas de prioridades (Anexo D) Herramientas Reporteador (Manual del Reporteador) Graficador (Manual del Reporteador) Hoja financiera (Cap 15) Calculadora (Anexo A) Uso del mouse (Anexo B) Cómo funciona CONTPAQ El sistema es uniforme en cuanto a su manera o filosofía de funcionamiento. antes de poner a funcionar el sistema.

de C.V. 2:31p Menú principal Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir .La pantalla de CONTPAQ CONTPAQ La Gran Empresa. S.A.

de C. etc. Renglón de mensajes: Este renglón es de suma importancia ya que es aquí donde se despliega una ayuda de la opción seleccionada.. cambios. (Más adelante se muestra la manera de accesar y/o utilizar un menú). en otro renglón se despliega la opción de trabajo del sistema.Altas. (1992).A. Además dentro de esta área el sistema realizará las preguntas necesarias. despliegues y opciones extras de pólizas Derechos de autor / Marca reg. modificaciones. desplegará los reportes. Area de trabajo: Esta área ocupa la mayoría de espacio en la pantalla. Computación en Acción. S. etc. cambios. Encabezado del menú Barra de menú Área de trabajo Renglón de mensajes La pantalla de CONTPAQ tiene 4 áreas diferentes: Encabezado de la pantalla: En la cual encontrará el nombre de la empresa sobre la cual se está trabajando y hora del sistema. éstos son: Selección Captura Espera Proceso.. Existen cuatro estados básicos en los que se puede encontrar mientras se esté trabajando con el paquete. y es aquí en la que se realizan la captura. de datos para su contabilidad. bajas. . La barra de menú: En la cuál se muestran las opciones disponibles en ese momento. Se recomienda leer el contenido del renglón de mensajes antes de seleccionar cualquier opción.V.

selecciónelo y aparecerá una breve descripción del comando en el renglón de mensajes de la pantalla.Estado de selección A este tipo corresponden los menús. una de las opciones se presenta diferente a las demás (iluminada). La segunda manera es simplemente teclear la letra en resalte de la opción o aquella que se encuentre con mayúscula. una vez que el MOUSE se haya colocado sobre la opción a seleccionar sólo basta presionar el botón izquierdo para la elección de la opción o el botón derecho para cancelar la selección. en la que se encuentra posicionado. Si se tiene instalado un MOUSE en su computadora también podrá emplearse para moverse a través del sistema y seleccionar la opción deseada. esto indica la opción actual. una vez posicionado en la opción teclear . ya que. Cuando se está en el estado de selección. donde se muestran cuales son las opciones o funciones que puede seleccionar en ese momento. Los menús del sistema tratan de ser obvios (por que el nombre de la opción refleja las acciones que realiza) y fáciles de usar. Cuando se desea seleccionar una opción del menú principal. Si no está seguro de la función de un comando del menú. es decir en un menú de opciones. Existen tres maneras de elegir una opción: Moverse con las flechas del teclado hacia la opción que se desea escoger. El estado de captura . podrá colocarse rápidamente presionando al mismo tiempo la tecla y la letra mayúscula o en resalte de cada opción del menú. Si desea saber más acerca del uso del MOUSE consulte el Anexo B de este manual. ALT dependiendo de la opción. Esta es la manera básica de viajar o navegar a través del sistema. Estando en un menú puede regresar al menú anterior tecleando .

En muchos de los datos de captura es posible omitir captar los datos únicamente . CANTIDAD: Son válidos sólo los números. A # Otros Empresas Colores Utilerías NÚMERO: Son válidos sólo los números enteros.En el estado de captura se introducen datos. o bien para pedir confirmación de algún dato o acción a realizar. tecleando El estado de espera Este estado se presenta en algunos casos después de haber realizado una acción. ESPECIALES: Se presentan a manera de menú. y opcionalmente puede ir un signo negativo al inicio y un punto decimal. hasta que se oprima alguna tecla o grupo de teclas para poder continuar. número o carácter especial (como @. el sistema se pone en estado de Espera. El estado de proceso Un estado de proceso es aquel en el que el sistema se encuentra cuando se le ha indicado realizar alguna acción específica. Los tipos de datos que se pueden captar son: 29 Sn. DESCRIPCIÓN: Son válidos cualquier letra. y todos los dígitos son obligatorios.) del teclado de la computadora. de la forma ddmmaa (o ddmmaaaa si eligió capturar 4 dígitos). PEDRO FECHA: Sólo son válidos los números. donde sólo existe cierto número específico de valores u opciones. #. En este caso se debe esperar a . teclee que significa dar entrada a la información captada. _. En el estado de captura se muestra de manera iluminada el tamaño del dato a captar. ddmmaaaa significa día-mes-año ejemplo: 31032000 Es 31 de Marzo del 2000. _. estos datos pueden ser de varios tipos según se requiera. Teclear es como si no se hubiera captado nada y se restablece lo que ese dato tenía. es decir sin decimales. En este caso se asume la respuesta por omisión. etc. Por otro lado si no desea captar el dato puede teclear . cuando al captar un dato no son necesarios todos los dígitos y se desea terminar de captarlo.

Bajar . Revisión de los menús de Contpaq En esta sección se da una visión general de los menús de CONTPAQ.A. 2:31p Menú principal Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir A continuación se explicará la función de cada uno de los comandos de este menú. Aplicación de pólizas sin afectar Afectación de saldos de cuentas de pólizas de clase sin afectar. este menú contiene los siguiente comandos: Pólizas ABCDE Altas. S. Sólo en impresión de reportes y otros muy particulares es posible interrumpir con alguna tecla señalada por el sistema. En la mayoría de los procesos no es posible interrumpir. El sistema indicará el grado de avance del proceso en pantalla. Cargar pólizas externas Cargar pólizas al sistema provenientes de un archivo externo en formato texto. Definición de prepólizas Definición de pólizas predefinidas para capturas rápidas o repetitivas.que CONTPAQ termine el proceso y se encuentre en alguno de los tres estados anteriores. Pólizas Pólizas Pólizas ABCD Aplicación de pólizas sin afecta Definición de prepólizas ABCD Traspaso de auxiliares Cargar pólizas externas Bajar pólizas a archivo externo En el se realiza todo lo relacionado con pólizas. Bajas. Cambios.V. la barra del menú principal incluye siete comandos: CONTPAQ La Gran Empresa. puesto que podría dañar alguna información. de C. Traspaso de auxiliares Traspaso masivo o selectivo de movimientos entre cuentas en forma ágil. Despliegues y Extras de pólizas.

Estados Financieros Impresión de estados financieros (como Balance. bajas. diarios de movimientos. Catálogo Catàlogo Catàlogo de cuentas ABCDE Grupos estadísticos ABCD Presupuestos ABCD Activos fijos ABCD Cargar catàlogo externo Bajar catàlogo a archivo externo Cargar presupuestos externos Bajar presupuestos a archivo externo Cargar activos fijos externos Bajar activos fijos a archivo externo Catálogo de cuentas ABCDE Altas. cambios y despliegues de datos de depreciación para activos fijos. Reportes Dentro de este menú además de poder accesar los reportes que el sistema ofrece.. Reporteador Ejecución del reporteador para diseño de reportes a la medida. Hoja Financiera Ejecución de la hoja electrónica de cálculo para reportes financieros. Balanza. Presupuestos ABCD Altas. Edo.) Reportes Auxiliares Impresión de otros reportes. la Hoja financiera y el Graficador. bajas. una copia de las pólizas del sistema. bajas. Reportes fiscales Proporciona acceso al menú de reportes del módulo fiscal Reportes del régimen Proporciona acceso al menú de reportes del régimen simplificado y de Pequeños contribuyentes. es posible hacer uso de otras herramientas como lo son el REPORTEADOR. Graficador Ejecución del graficador del sistema para generar sus propias gráficas. . Grupos estadísticos ABCD Altas.. despliegues y opciones extras del catálogo de cuentas. .. como anexos. cambios y despliegues de presupuestos a cuentas.. cambios y despliegues de grupos estadísticos de cuentas. Activos Fijos ABCD Altas. cambios. Resultados. Instalados del Reporteador Reportes definidos en reporteador y que han sido instalados en el sistema. Cargar catálogo externo Cargar parcial o totalmente un catálogo . bajas.pólizas a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII.

una copia de los presupuestos de cuentas. Generar póliza de depreciación Crear en forma automática. Bajar presupuestos a archivo externo Grabar en un archivo en formato texto. Cierre Cierre Cierre de períodos y ejercicio Generar póliza de cierre de ejercicio Generar pólizas de depreciación Consolidación de compa±ías Eliminación de períodos anteriores Cierre de períodos y ejercicio Ejecutar el cierre de un período contable. una copia de los activos fijos del sistema. una copia parcial o total del catálogo de cuentas. Instalación Instalación Redefinición del sistema cero a la base de datos Tablas del sistema ABCD Expansión/Reducción de archivos Saldos Tablas del sistema ABCD Mantenimiento a las tablas que el sistema utiliza para distintos fines. Redefinición del sistema Modificación a los parámetros que rigen el funcionamiento del sistema en general. Cargar presupuestos externos Cargar presupuestos de cuentas provenientes de un archivo en formato texto.proveniente de un archivo externo Bajar catálogo a archivo externo Grabar en un archivo externo. Generar póliza de cierre de ejercicio Crear la póliza anual con la cancelación de las cuentas de resultados. Expansión/Reducción de archivos Expansión o reducción de la capacidad de información de los . las pólizas de depreciación del período. Cargar activos fijos de archivo externo Cargar activos fijos al sistema de un archivo texto. Eliminación de períodos anteriores Eliminar historia que ya no sea útil. Consolidación de compañías Ejecutar el proceso de consolidación de saldos o creación del catálogo. Bajar activos fijos a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII.

sólo tiene que contestar cuidadosamente los datos que se piden por pantalla.SALDOS CERO A LA BASE DE DATOS OTROS EMPRESAS . .CARGAR PRESUPUESTOS EXTERNOS .POLIZAS ABCD .HOJA FINANCIERA .BAJAR PRESUPUESTOS A ARCHIVO EXTERNO .GRUPOS ESTADISTICOS ABCD PRESUPUESTOS ABCD .GENERAR POLIZA DE CIERRE DE EJERCICIO . Acerca de CONTPAQ Muestra información del producto (Versión) Mapa de navegación POLIZAS . Registro Ventana para registrar el sistema ante Computación en Acción Colores Modificar los colores actuales del sistema.archivos del sistema Saldos cero a la base de datos Poner las cuentas con saldo en cero y reformateo de archivos para reiniciación.BAJAR POLIZAS A ARCHIVO EXTERNO REPORTES REPORTES DEL CATALOGO .REPORTEADOR GRAFICADOR .CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS .GENERAR POLIZAS DE DEPRECIACION .REPORTES DEL RÉGIMEN CATALOGO CATALOGO DE CUENTAS ABCDE .REDEFINICION DEL SISTEMA . .ACERCA DE CONTPAQ Captura de datos Para la captura de datos.APLICACION DE POLIZAS SIN AFECTAR DEFINICION DE PREPOLIZAS ABCD .BAJAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.CARGAR POLIZAS EXTERNAS . Otros Empresas Menú de empresas y respaldos de información.UTILERIAS .SELECCIONAR EMPRESA . Utilerías Menú de utilerías.RESTAURAR EMPRESA INSTALAR EMPRESA .COLORES . .CONSOLIDACION DE COMPAÑIAS .REPORTES FISCALES .RESPALDAR EMPRESA .CARGAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.ESPANSION / REDUCCION DE ARCHIVOS .TRASPASO DE AUXILIARES .ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES INSTALACION TABLAS DEL SISTEMA ABCD .CARGAR CATALOGO EXTERNO .REGISTRO .COPIAR EMPRESA .BAJAR CATALOGO A ARCHIVO EXTERNO .BORRAR EMPRESA CIERRE .ACTIVOS FIJOS ABCD .

Al terminar de captar los datos. entonces el sistema irá a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará los datos. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. podrá corregir alguno de los datos siguiendo el procedimiento que se menciona a continuación: 1 2 3 4 5 Seleccione la opción de Modificaciones. Posteriormente el sistema le llevará a los siguientes datos. Corrección de errores Dentro de la captura de datos es posible que se cometan errores. ya que en algunos casos al teclear el sistema se regresará al dato anterior automáticamente. entonces el sistema entra a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará cada uno de los datos por captar.Antes de dar respuesta a uno de los campos. si comete algún error. es decir. es importante que lo comprenda y memorice. Si Usted especifica que los datos no son correctos y que desea entrar en estado de corrección. posicionándose en el dato y presione la tecla . o con la letra resaltada o Mayúscula. y aun se encuentra en la captura de alguno de los datos. rectifique que la información sea la correcta. 2 Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada en el estado de selección. Aunque esto no será siempre así. esperará una confirmación de datos correctos. . y desea regresar a corregirlo. el procedimiento será el siguiente: 1 En el campo donde se encuentre actualmente tecleé . el sistema siempre le irá llevando de manera secuencial a cada uno de los datos. 3 NOTA Confirmación de los datos correctos En la captura de datos. Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de captura de datos.

Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de aceptación de captura de datos. por ello es de primordial importancia el hacer un buen diseño del mismo antes de iniciar el . Si desea cancelar el proceso de instalación elija la opción de Cancelar. lo que lo regresará nuevamente al menú de opciones. la forma más adecuada de agrupación de cuentas dentro de CONTPAQ. NOTA Además de la confirmación de datos correctos. como son el diseño del catálogo de cuentas. Novell es una marca registrada por NOVELL Inc. Netware Lite es una marca registrada por NOVELL Inc. Reconocimiento de Marcas 1 2 3 Lantastic es una marca registrada por ARTISOFT. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. Si desea cambiar algún otro dato repita los pasos 2 y 3. con lo que se reducen posibles errores.Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada. por lo que se pide una confirmación pidiendo teclear arroba "@". ya que de éste se obtiene la gran mayoría de los reportes del sistema. Diseño del catálogo de cuentas El catálogo de cuentas y su estructura es la parte medular del sistema. existen ocasiones en que se trata de opciones definitivas o delicadas. así como la manera de instalar un catálogo y el modo de operar un catálogo ya instalado. Esta es la actividad más importante puesto que define como se trabajará toda la información contable. es importante que lo comprenda y memorice. (@ generalmente se encuentra al teclear simultáneamente y 2). C apítulo 2 Definiendo su catálogo En este capítulo se explicarán conceptos importantes. Para terminar las correcciones tecleé .

Enseguida se detallan las subcuentas de las cuentas de Mayor al nivel deseado. Ejemplo: ACTIVO 000-100 CIRCULANTE 000-110 CAJA 101-000 BANCO 1 102-000 BANCOS 102-000 BANCO 2 102-200 FIJO 000-120 ETC. etc.trabajo en la computadora. por ejemplo dentro de Activo: Circulante. Capital. es decir comenzando por los conceptos de Activo. RESULTADOS ACREEDORAS y RESULTADOS DEUDORAS. CAPITAL. Bancos. ramificándose posteriormente hacia otro nivel y así sucesivamente. Fijo y Diferido. siendo estas cuentas consideradas de Mayor o que sí aparecen en Estados Financieros. Este nivel se ramifica a las cuentas globalizadoras de ACTIVO. Cuentas por cobrar.. Clientes. por ejemplo: se podrá dividir la cuenta de Clientes por Zonas o Tipos de Clientes o de acuerdo a su agrupamiento fiscal o directamente relacionar los Clientes. A su vez Circulante puede subdividirse en los rubros relativos que aparecerán en el Balance General como: Caja. PASIVO. Una vez identificadas estas cuentas el siguiente paso es dividirlas en el siguiente nivel de agrupamiento. DIFERIDO 000-130 ETC. Pasivo. El diseño del catálogo de cuentas deberá iniciarse de lo general a lo particular. BANCO 3 102-300 CHEQUERA 1 102-101 CHEQUERA 2 102-102 CHEQUERA 3 102-103 . Resultados Acreedoras y Resultados Deudoras. El Catálogo de cuentas es como un Árbol invertido en el que el tronco es una cuenta TOTALIZADORA llevada internamente por el sistema que equivale a: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Esta cuenta se mantiene balanceada en forma automática cada vez que se actualiza la información.

mientras menos detalle se tenga para el catálogo de cuentas. . cuidando el número de niveles. . Es importante. ya que la información que se obtenga sería muy pobre. Se recomienda balancear el catálogo de cuentas.1 la cuenta de bancos se ha detallado hasta el nivel de chequera. la afectación de saldos de las cuentas será más ágil. etc. para mayor claridad. Y viceversa.Figura 2. Mientras más a detalle se desglose el catálogo de cuentas. la afectación de saldos de las cuentas será menos rápida.2 Se recomienda detallar el catálogo hasta el detalle necesario en el momento de instalar o que se espera necesitar. mayor será el número de niveles. en el diseño del catálogo de cuentas. balancear el nivel de desglose o detalle con la necesidad de información. por lo tanto. Se muestran estos niveles iniciales del catálogo tanto en forma de árbol invertido como de llaves. etc. CAJA 101-000 BANCOS 102-000 CIRCULANTE 000-110 < FIJO 000-120 ACTIVO 000-100 CxC 103-000 .1 En la figura 2. < DIFERIDO 000-130 nivel 1 nivel 2 nivel 3 Figura 2. y por lo tanto. ya que en el ejemplo se asume que es importante conocer a detalle el movimiento por chequera. esto no quiere decir limitar los niveles al mínimo indispensable. menor será el número de niveles. De igual manera se debe . para un control en conciliaciones.

así que no se debe de preocupar por los niveles que se requieran. Cada vez que se desglosa una cuenta en subcuentas se logra un nivel más en el catálogo de cuentas. tanto de Activo como Pasivo y Capital. Número de cuenta Cada cuenta debe de tener un número único con el que se identifica. lo cuales pueden estar agrupados hasta en 9 segmentos. CLIENTES. cada segmento representará un nivel en el catálogo de cuentas). (Sí así se definió en la instalación. CIRCULANTE. Los segmentos dentro de un número de cuenta se separan por "-".proceder con las demás cuentas. En la parte inferior de las figuras anteriores puede observarse la numeración de los niveles. Por ejemplo: Número de dígitos Número de segmento s Estructura de la cuenta Como aparecería 8 9 14 346 323 1422 223322 XXX-XX-XXX X-XXXX-XX-XX XX-XX-XXX-XXX-XX-XX . El sistema cuenta con 999 niveles y millones de registros para cuentas. En Resultados se recomienda dividir en dos grupos: Resultados Acreedoras Resultados Deudoras NOTA Esta división se hace para obtener un Estado de Resultados de mejor presentación. por lo que se recomienda que al momento de definir el catálogo de cuentas verifique no repetir números. Para el diseño del catálogo de cuentas es necesario que se tome en consideración el número que se dará a cada cuenta. partiendo de que cada cuenta puede tener un máximo de 14 dígitos (números). sea cuenta de ACTIVO.

Cada segmento es un nivel Cuentas de Mayor XXX-000-00-000-00 Subcuentas de Cuentas de Mayor XXX-XXX-00-000-00 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 3 Nivel 3 XXX-XXX-XX-000-00 . a la vez que serán mas cansados a la vista. se toma la convención de que cada segmento de la cuenta corresponde a un nivel en el catálogo de cuentas. puesto que el sistema sólo le permite 9 segmentos en el número de cuenta. Tradicionalmente en los catálogos de cuentas.A esta división del número de cuenta se le llama ESTRUCTURA DE LA CUENTA y se maneja igual en todo el catálogo a partir de la instalación de la contabilidad. Además los números de cuenta serán tan grandes como niveles tenga su catálogo de cuentas. En CONTPAQ se puede optar por seguir la forma tradicional del catálogo en el que cada segmento es un nivel. lo que hará que sean mas difíciles de teclear y memorizar. se asume que la cuenta 104-01-000 es subcuenta de Clientes. así por ejemplo si la cuenta 104-00-000 es Clientes. entre ellos estar limitado a 9 niveles. definiendo la estructura de la cuenta de acuerdo a los niveles de su catálogo de cuentas. es decir una vez dada la estructura de la cuenta. El seguir la forma del catálogo tradicional para la numeración en el catálogo de cuentas puede causar algunos inconvenientes. TODAS las cuentas que se capten deberán seguir dicho formato. o manejar el número de cuentas de acuerdo a un formato previamente definido por cada usuario. y la cuenta 104-01-001 es subcuenta de la 104-01-000 y a su vez sub-subcuenta de la 104-00-000.

cada segmento va a ser un nivel. sin restringir el disponer de todos los niveles que desee.3 Existen dos alternativas a seguir en el caso de no proceder con la forma tradicional de numerar el catálogo de cuentas. definiendo los números de cuenta hasta las de nivel de mayor y a partir de ese momento. esto sólo en la captura del catálogo de cuentas (Alta de cuentas) y no en Pólizas. lo que trae como beneficio poder definir números de cuenta más pequeños. el sistema preguntará a que cuenta acumula. pues CONTPAQ memoriza a que cuenta se acumula.4. (En el ejemplo la estructura de la cuenta sigue el formato: 333 XXXXXX-XXX) ACTIVO 000-100-000 CIRCULANTE 000-110-000 BANCOS 102-000-000 CUENTA DE MAYOR BANCEN 102-100-000 . Así por ejemplo al dar de alta la cuenta de Circulante 000-110 debe especificar que acumula a la cuenta 000-100 (Activo). esta manera de definir su número de cuenta se ejemplifica en la figura 2. es una combinación de las anteriores: CADA SEGMENTO ES UN NIVEL A PARTIR DE LAS CUENTAS DE MAYOR. estas son: Cada segmento NO es un nivel. La otra alternativa a seguir.Nivel 4 Nivel 4 XXX-XXX-XX-XXX-00 Nivel 5 Nivel 5 XXX-XXX-XX-XXX-XX Figura 2. La diferencia contra el catálogo tradicional es que cuando se da de alta una cuenta.

La cuenta de resultados es una cuenta de control que durante el ejercicio guarda o conserva la utilidad o pérdida que se va acumulando y relaciona el Estado de Resultados con el Estado de posición financiera.4 Recuerde que una vez definida la estructura de la cuenta.SERFIN 102-200-000 CHEQUERA1 102-200-100 CHEQUERA2 102-200-200 Figura 2. no se debe de acumular o "colgar" a ninguna otra cuenta. En contabilidad al finalizar las operaciones de un mes. pero es posible referirse a la utilería de modificación de la estructura de la cuenta para crecer por segmentos el número de cuenta. NOTA Cuentas de control Existen cuentas que son de manejo especial y que utiliza el sistema para operar automáticamente. a fin de que éste cuadre. la cual debe de ser del tipo CAPITAL ACREEDORA. por lo que no hay necesidad de hacer este traspaso de resultados a capital. En el sistema la operación mencionada anteriormente se efectúa de manera automática gracias a la cuenta de resultados. excepto a una de título si se desea. Cuentas internas del sistema ACTIVO PASIVO CAPITAL . se debe adicionar en el balance la utilidad o pérdida acumulada del ejercicio al total de Capital. la estructura será la misma para todo el catálogo. siendo éstas: La cuenta de RESULTADOS La cuenta de CUADRE La cuenta de FLUJO DE EFECTIVO La cuenta de resultados La cuenta de resultado que pide el sistema al ser instalado por primera vez es una cuenta que tiene como función guardar la utilidad o pérdida durante el ejercicio. esta cuenta no debe de ser modificada.

Capítulo 23) y será utilizada por el sistema como cuenta de cuadre.5 La cuenta de cuadre POLIZAS El uso de esta cuenta es opcional (Véase redefinición del sistema. El sistema no permite que existan pólizas descuadradas. se darán dos alternativas a seguir: Cancelar la póliza Generar un cargo o abono por la diferencia. Debe entenderse que la cuenta de cuadre no es una cuenta basurero. Esta cuenta de cuadre se utiliza para cuadrar momentáneamente la póliza pero de una manera controlada. al contrario es una cuenta de control. puesto que el sistema no le permitirá seguir adelante con un cierre de mes si la cuenta de cuadre tiene saldo o movimientos. lo que le permitirá conocer los errores de aplicación o cantidades erróneas en las pólizas. ya no es posible realizar un cierre si esta cuenta tiene movimientos. por lo tanto al capturar una póliza que no esté cuadrada. ya que en el proceso de captura de pólizas es común equivocarse en las cantidades o aplicaciones que se hacen a las diferentes cuentas.Cuentas de activo del usuario Cuentas de pasivo del usuario Cuentas de capital del usuario Cuenta de Resultados NOTA: A=P+C Incluye utilidad o perdida Utilidad = Ingresos-Egresos Cuenta de Resultados Acreedoras Cuenta de Resultados Deudoras Figura 2. La cuenta de flujo de efectivo .

éste tomará nota de cuál es la cuenta. cuando se pida el reporte de Flujo de Efectivo (Estados Financieros). también serán consideradas como cuentas de flujo. se buscará primero el saldo inicial de bancos (o de algún banco si así lo desea). pedirá que especifique por qué concepto se está haciendo el movimiento. Egresos Sueldos. el sistema sabrá cuál es la cuenta de flujo. por ejemplo: Ingresos ventas.El sistema puede ofrecerle un flujo de efectivo automático. si así se le especifica a CONTPAQ. y cada vez que se capture un cargo o abono a alguna de estas cuentas. Egresos pago proveedor. etc. Generalmente la cuenta de flujo es Bancos. De esta manera. etc. posteriormente tomará cada uno de los conceptos de . Después. para esto se debe de especificar en base a qué cuenta debe tomarse el flujo. de manera que la cuenta de bancos y todas las subcuentas o sub-sub-cuentas. Ingresos cobranza.

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