Manual del Usuario

Esta introducción describe lo que es CONTPAQ y el contenido del paquete. CONTPAQ es el más eficiente sistema de contabilidad; el cual le permite llevar desde el registro básico contable, hasta un análisis de información financiera muy sofisticado. Y que incluye funciones de: Contabilidad, Presupuestos, Flujo de Efectivo, Estadísticas, Análisis Financiero y Gráficas para toma de decisiones, Reportes fiscales, Régimen simplificado y Pequeños contribuyentes, Control de Activos fijos y muchas más. Fue diseñado por contadores públicos y por ejecutivos financieros, pensando en las necesidades del especialista de esta área y programándolo con avanzadas técnicas de Ingeniería en Sistemas Computacionales. Cómo usar este manual Este manual tiene básicamente dos objetivos, el primero de ellos es guiar al usuario en la instalación del sistema, introducirlo en los conceptos básicos de funcionamiento y la operación del sistema mismo. El segundo objetivo es el de servir como manual de referencia para cada una de las partes que conforman el sistema. A través de todo el manual encontrará las siguientes señales: NOTA Donde encontrará una nota de alerta. Donde encontrará una nota de recomendación. Donde encontrará una recomendación para Redes. Es recomendable que llame de un teléfono cercano a su computadora, y que se encuentre dentro del sistema. Además procure tener la siguiente información a la mano para ayudarnos a resolver su problema: Requerimientos mínimos de equipo de cómputo Antes de intentar instalar CONTPAQ en su computadora debe de asegurarse que su instalación de cómputo cuenta con los requerimientos mínimos de equipo y de sistema

operativo. Requerimientos mínimos de equipo de computo: Una computadora PC/XT, PC/AT, PS/2 IBM, o compatible y opcionalmente una impresora conectada el puerto paralelo. La computadora deberá tener los siguientes componentes: Un mínimo de 640 Kb de memoria RAM. Una unidad de almacenamiento de disco fijo, con mínimo 10 Mb libres a ser usados por el producto. Unidad de almacenamiento para discos flexibles de 3½" o, en su caso unidad de disco compacto, CD. Sistema operativo DOS versión 3.0 en adelante. Características de CONTPAQ Es un sistema Multiempresas Es posible manejar la contabilidad de más de una empresa sin cargos ni claves adicionales. Tiene 999 niveles El catálogo de cuentas podrá tener hasta 999 niveles, definibles por el usuario. Contabilidad en línea Cualquier alta, movimiento, cambio,... afecta en el mismo instante los saldos. Proporciona información Fiscal ISR, IA e IVA. Fechas del 2000 Listo para el funcionamiento de fechas del año 2000. Presupuestos Manejo de presupuestos. Depreciaciones de activos Cálculo de la depreciación de activos fijos. Cuentas de orden en estados financieros Le permitirá opcionalmente incluir los saldos de cuentas de orden en el Balance General, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de resultados por centros de costos Esta característica del sistema, permitirá identificar secciones dentro de una compañía para las cuales se llevan registros contables separados. Reportes con presentación a 12 meses El Estado de Resultados, Balance General y los Anexos de Cuentas, así como los reportes por departamento se presentan en columnas con datos a 12 meses, más totales y porcentajes en miles de pesos. Consulta del catálogo de cuentas en cualquier momento Estando en cualquier lugar dentro del sistema, se podrá consultar el Catálogo de Cuentas con sólo oprimir una tecla. Importar y exportar catálogo, pólizas, presupuestos, activos fijos Permite bajar y cargar de archivo ASCII, lo cual lo hace más flexible, ya que es posible utilizar datos de otras empresas ya instaladas. Impresión de un reporte varias

Los objetivos de este manual son: Guiar al usuario en la instalación del sistema. Definir pólizas Obtener reportes Hacer modificaciones y muchas cosas más que le utilidad en el manejo del sistema. NOMIPAQ. Graficador El Graficador permite visualizar los datos de una manera gráfica. Pólizas predefinidas Es posible manejar pólizas predefinidas. CLIENPAQ. de manera que Usted puede definir formatos de pólizas como ayuda para agilizar la captura de pólizas con un cierto grado de repetitividad o para pólizas con un importe de distribución entre cuentas. Hoja financiera CONTPAQ ahora le brinda la oportunidad de tener dentro del sistema su propia hoja electrónica de cálculo. CHEQPAQ. Revisar que el equipo de computo . de manera que se puedan hacer modelos o reportes en esta hoja financiera. cargar y poner en funcionamiento el Usar los menús y conocer su funcionamiento. Uso de macros Permite grabar una secuencia de funciones o actividades repetitivas estando en cualquier parte del programa para facilitar el uso del sistema. Consolidación de compañías Es una combinación de compañías en base a una compañía consolidadora y 2 o más consolidadas. en los Serán de bastante Antes de empezar Revisar el contenido del paquete. introducirlo conceptos básicos de funcionamiento y operación del sistema. Capítulo 1 Fundamentos básicos Este manual es fundamental para usuarios con o sin experiencia en el paquete. Usted deberá saber cómo: Instalar. Regímenes especiales Régimen simplificado y Pequeños Contribuyentes. contabilidad. Después de haber leído esta guía. Instalar las empresas a las cuales se les lleve la Definir un catálogo de cuentas. Servir como guía de referencia. sistema. Reporteador El reporteador es una herramienta que permite definir reportes de a cuerdo a las necesidades de cada empresa. La compañía consolidadora integra a sus archivos los movimientos de cargo y abono por cada período de las compañías consolidadas.veces Podrá imprimir más de una copia de un reporte sin tener que repetir la operación. Interfaz con otros sistemas Interfaz con otros sistemas como INVENPAQ.

Para redes NOVELL3 verifique en Fconsole4 que el número de máximos archivos abiertos sea suficiente para soportar la carga de trabajo de la red.sea el adecuado. NOTA CONTPAQ necesita un mínimo de 30 archivos abiertos por usuario del sistema. Para ver en pantalla lo que este archivo contiene. verifique que el Config. Leer el archivo LEEME. Cómo leer el archivo LEEME. posicionese en el directorio que contiene todos los archivos del sistema y liste en pantalla el archivo leeme.TXT contiene cambios que no han sido incluidos en el manual.sys contenga las siguientes instrucciones: Server FILES = 150 BUFFERS = 40 Además rectifique que el SHARE contenga los siguientes parámetros: SHARE /F:16384 /L:1024 Estación FILES = 40 BUFFERS = 30 Verifique que todas las estaciones de trabajo mapeen al disco duro del server con la misma letra.sys contenga las siguientes instrucciones: Files =80 Buffers = 40 además verificar que el Para redes Peer to Peer como lo son LANTASTIC1 y NETWARE LITE2.TXT El archivo LEEME.exe Generalmente estos archivos se encuentran en el directorio: C:\>CONTPAQ7> Para lograrlo realice las siguientes instrucciones: C:\cd contpaq7 C:\CONTPAQ7>leeme Cómo utilizar este manual Básicos .TXT Para mayor referencia consulte los manuales de Uso y Referencia que vienen acompañando el software de la Red. archivo config.

antes de poner a funcionar el sistema.Introducción Conocimientos básicos (Cap 1) Instalación (Cap 3) Captura del catálogo de cuentas (Cap 3) Captura de pólizas (Cap 5) Impresión de pólizas y diario (Cap 7) Reportes que el sistema genera (Cap 8) Proceso de cierre (Cap 9) Avanzados Otras opciones del catálogo (Cap 4) Definición de Prepólizas (Cap 6) Cambio de período (Cap 10) Eliminación de períodos (Cap 11) Traspaso de auxiliares (Cap 11) Información estadística (Cap 12) Presupuestos (Cap 13) Centros de costo (Cap 14) Uso de macros (Cap 14) Consolidación de compañías (Cap 16) Depreciaciones (Cap 17) Tablas del sistema (Cap 19) Expansión de archivos (Cap 19) Reducción de archivos (Cap 19) Reprocesos (Cap 20) Entrada/Salida de información externa (Cap 21) Redefinición del sistema (Cap 22) Tablas de prioridades (Anexo D) Herramientas Reporteador (Manual del Reporteador) Graficador (Manual del Reporteador) Hoja financiera (Cap 15) Calculadora (Anexo A) Uso del mouse (Anexo B) Cómo funciona CONTPAQ El sistema es uniforme en cuanto a su manera o filosofía de funcionamiento. . la manera de moverse o viajar a través de el. lo que le permite entender fácilmente las acciones a seguir en cualquier parte del paquete. Por esto se debe conocer.

V. 2:31p Menú principal Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir .A.La pantalla de CONTPAQ CONTPAQ La Gran Empresa. S. de C.

A.V. Encabezado del menú Barra de menú Área de trabajo Renglón de mensajes La pantalla de CONTPAQ tiene 4 áreas diferentes: Encabezado de la pantalla: En la cual encontrará el nombre de la empresa sobre la cual se está trabajando y hora del sistema. y es aquí en la que se realizan la captura. Se recomienda leer el contenido del renglón de mensajes antes de seleccionar cualquier opción. (Más adelante se muestra la manera de accesar y/o utilizar un menú). etc. desplegará los reportes. modificaciones. cambios.. en otro renglón se despliega la opción de trabajo del sistema. Computación en Acción. Area de trabajo: Esta área ocupa la mayoría de espacio en la pantalla.Altas. Existen cuatro estados básicos en los que se puede encontrar mientras se esté trabajando con el paquete. de C.. (1992). cambios. éstos son: Selección Captura Espera Proceso. Renglón de mensajes: Este renglón es de suma importancia ya que es aquí donde se despliega una ayuda de la opción seleccionada. . Además dentro de esta área el sistema realizará las preguntas necesarias. etc. bajas. despliegues y opciones extras de pólizas Derechos de autor / Marca reg. de datos para su contabilidad. S. La barra de menú: En la cuál se muestran las opciones disponibles en ese momento.

El estado de captura . Cuando se está en el estado de selección. una de las opciones se presenta diferente a las demás (iluminada). ALT dependiendo de la opción. ya que. Estando en un menú puede regresar al menú anterior tecleando . esto indica la opción actual. Cuando se desea seleccionar una opción del menú principal. Si desea saber más acerca del uso del MOUSE consulte el Anexo B de este manual. Si no está seguro de la función de un comando del menú. La segunda manera es simplemente teclear la letra en resalte de la opción o aquella que se encuentre con mayúscula.Estado de selección A este tipo corresponden los menús. Los menús del sistema tratan de ser obvios (por que el nombre de la opción refleja las acciones que realiza) y fáciles de usar. Si se tiene instalado un MOUSE en su computadora también podrá emplearse para moverse a través del sistema y seleccionar la opción deseada. es decir en un menú de opciones. Existen tres maneras de elegir una opción: Moverse con las flechas del teclado hacia la opción que se desea escoger. Esta es la manera básica de viajar o navegar a través del sistema. selecciónelo y aparecerá una breve descripción del comando en el renglón de mensajes de la pantalla. una vez posicionado en la opción teclear . en la que se encuentra posicionado. podrá colocarse rápidamente presionando al mismo tiempo la tecla y la letra mayúscula o en resalte de cada opción del menú. donde se muestran cuales son las opciones o funciones que puede seleccionar en ese momento. una vez que el MOUSE se haya colocado sobre la opción a seleccionar sólo basta presionar el botón izquierdo para la elección de la opción o el botón derecho para cancelar la selección.

#. En el estado de captura se muestra de manera iluminada el tamaño del dato a captar. y todos los dígitos son obligatorios. número o carácter especial (como @. donde sólo existe cierto número específico de valores u opciones. y opcionalmente puede ir un signo negativo al inicio y un punto decimal. o bien para pedir confirmación de algún dato o acción a realizar. de la forma ddmmaa (o ddmmaaaa si eligió capturar 4 dígitos). CANTIDAD: Son válidos sólo los números.) del teclado de la computadora. teclee que significa dar entrada a la información captada. El estado de proceso Un estado de proceso es aquel en el que el sistema se encuentra cuando se le ha indicado realizar alguna acción específica. Por otro lado si no desea captar el dato puede teclear . En muchos de los datos de captura es posible omitir captar los datos únicamente . Los tipos de datos que se pueden captar son: 29 Sn. estos datos pueden ser de varios tipos según se requiera. En este caso se asume la respuesta por omisión. cuando al captar un dato no son necesarios todos los dígitos y se desea terminar de captarlo.En el estado de captura se introducen datos. En este caso se debe esperar a . ddmmaaaa significa día-mes-año ejemplo: 31032000 Es 31 de Marzo del 2000. _. es decir sin decimales. el sistema se pone en estado de Espera. Teclear es como si no se hubiera captado nada y se restablece lo que ese dato tenía. _. A # Otros Empresas Colores Utilerías NÚMERO: Son válidos sólo los números enteros. hasta que se oprima alguna tecla o grupo de teclas para poder continuar. PEDRO FECHA: Sólo son válidos los números. etc. ESPECIALES: Se presentan a manera de menú. DESCRIPCIÓN: Son válidos cualquier letra. tecleando El estado de espera Este estado se presenta en algunos casos después de haber realizado una acción.

puesto que podría dañar alguna información. Sólo en impresión de reportes y otros muy particulares es posible interrumpir con alguna tecla señalada por el sistema. Aplicación de pólizas sin afectar Afectación de saldos de cuentas de pólizas de clase sin afectar. El sistema indicará el grado de avance del proceso en pantalla. Cambios. Bajar .V. Despliegues y Extras de pólizas. En la mayoría de los procesos no es posible interrumpir. Pólizas Pólizas Pólizas ABCD Aplicación de pólizas sin afecta Definición de prepólizas ABCD Traspaso de auxiliares Cargar pólizas externas Bajar pólizas a archivo externo En el se realiza todo lo relacionado con pólizas. este menú contiene los siguiente comandos: Pólizas ABCDE Altas. Revisión de los menús de Contpaq En esta sección se da una visión general de los menús de CONTPAQ.que CONTPAQ termine el proceso y se encuentre en alguno de los tres estados anteriores. S. Traspaso de auxiliares Traspaso masivo o selectivo de movimientos entre cuentas en forma ágil. Cargar pólizas externas Cargar pólizas al sistema provenientes de un archivo externo en formato texto. Bajas. Definición de prepólizas Definición de pólizas predefinidas para capturas rápidas o repetitivas. la barra del menú principal incluye siete comandos: CONTPAQ La Gran Empresa.A. de C. 2:31p Menú principal Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir A continuación se explicará la función de cada uno de los comandos de este menú.

) Reportes Auxiliares Impresión de otros reportes. cambios.. bajas.. Cargar catálogo externo Cargar parcial o totalmente un catálogo . Balanza. Reporteador Ejecución del reporteador para diseño de reportes a la medida. Reportes fiscales Proporciona acceso al menú de reportes del módulo fiscal Reportes del régimen Proporciona acceso al menú de reportes del régimen simplificado y de Pequeños contribuyentes.pólizas a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII. como anexos. diarios de movimientos. Catálogo Catàlogo Catàlogo de cuentas ABCDE Grupos estadísticos ABCD Presupuestos ABCD Activos fijos ABCD Cargar catàlogo externo Bajar catàlogo a archivo externo Cargar presupuestos externos Bajar presupuestos a archivo externo Cargar activos fijos externos Bajar activos fijos a archivo externo Catálogo de cuentas ABCDE Altas. una copia de las pólizas del sistema. Instalados del Reporteador Reportes definidos en reporteador y que han sido instalados en el sistema. es posible hacer uso de otras herramientas como lo son el REPORTEADOR. . . cambios y despliegues de grupos estadísticos de cuentas.. Grupos estadísticos ABCD Altas. bajas. Resultados. Estados Financieros Impresión de estados financieros (como Balance. cambios y despliegues de datos de depreciación para activos fijos. Activos Fijos ABCD Altas. despliegues y opciones extras del catálogo de cuentas. Hoja Financiera Ejecución de la hoja electrónica de cálculo para reportes financieros. bajas. Graficador Ejecución del graficador del sistema para generar sus propias gráficas. la Hoja financiera y el Graficador. cambios y despliegues de presupuestos a cuentas. Edo. bajas. Presupuestos ABCD Altas. Reportes Dentro de este menú además de poder accesar los reportes que el sistema ofrece..

Generar póliza de cierre de ejercicio Crear la póliza anual con la cancelación de las cuentas de resultados. Instalación Instalación Redefinición del sistema cero a la base de datos Tablas del sistema ABCD Expansión/Reducción de archivos Saldos Tablas del sistema ABCD Mantenimiento a las tablas que el sistema utiliza para distintos fines.proveniente de un archivo externo Bajar catálogo a archivo externo Grabar en un archivo externo. Cierre Cierre Cierre de períodos y ejercicio Generar póliza de cierre de ejercicio Generar pólizas de depreciación Consolidación de compa±ías Eliminación de períodos anteriores Cierre de períodos y ejercicio Ejecutar el cierre de un período contable. una copia parcial o total del catálogo de cuentas. una copia de los presupuestos de cuentas. Generar póliza de depreciación Crear en forma automática. una copia de los activos fijos del sistema. Cargar activos fijos de archivo externo Cargar activos fijos al sistema de un archivo texto. Eliminación de períodos anteriores Eliminar historia que ya no sea útil. las pólizas de depreciación del período. Consolidación de compañías Ejecutar el proceso de consolidación de saldos o creación del catálogo. Bajar presupuestos a archivo externo Grabar en un archivo en formato texto. Redefinición del sistema Modificación a los parámetros que rigen el funcionamiento del sistema en general. Bajar activos fijos a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII. Cargar presupuestos externos Cargar presupuestos de cuentas provenientes de un archivo en formato texto. Expansión/Reducción de archivos Expansión o reducción de la capacidad de información de los .

GENERAR POLIZA DE CIERRE DE EJERCICIO . sólo tiene que contestar cuidadosamente los datos que se piden por pantalla.RESPALDAR EMPRESA .HOJA FINANCIERA .CARGAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.SELECCIONAR EMPRESA .REPORTES DEL RÉGIMEN CATALOGO CATALOGO DE CUENTAS ABCDE .POLIZAS ABCD .ESPANSION / REDUCCION DE ARCHIVOS . .UTILERIAS .CARGAR POLIZAS EXTERNAS .REPORTEADOR GRAFICADOR .BORRAR EMPRESA CIERRE . Acerca de CONTPAQ Muestra información del producto (Versión) Mapa de navegación POLIZAS .CONSOLIDACION DE COMPAÑIAS .ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES INSTALACION TABLAS DEL SISTEMA ABCD .GENERAR POLIZAS DE DEPRECIACION . Otros Empresas Menú de empresas y respaldos de información.RESTAURAR EMPRESA INSTALAR EMPRESA .CARGAR PRESUPUESTOS EXTERNOS . .GRUPOS ESTADISTICOS ABCD PRESUPUESTOS ABCD .BAJAR POLIZAS A ARCHIVO EXTERNO REPORTES REPORTES DEL CATALOGO .APLICACION DE POLIZAS SIN AFECTAR DEFINICION DE PREPOLIZAS ABCD .REPORTES FISCALES .TRASPASO DE AUXILIARES .BAJAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.ACTIVOS FIJOS ABCD .BAJAR PRESUPUESTOS A ARCHIVO EXTERNO .COPIAR EMPRESA . Utilerías Menú de utilerías. Registro Ventana para registrar el sistema ante Computación en Acción Colores Modificar los colores actuales del sistema.SALDOS CERO A LA BASE DE DATOS OTROS EMPRESAS .BAJAR CATALOGO A ARCHIVO EXTERNO .REDEFINICION DEL SISTEMA .CARGAR CATALOGO EXTERNO .COLORES .CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS .ACERCA DE CONTPAQ Captura de datos Para la captura de datos. .REGISTRO .archivos del sistema Saldos cero a la base de datos Poner las cuentas con saldo en cero y reformateo de archivos para reiniciación.

es importante que lo comprenda y memorice. Al terminar de captar los datos. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. es decir. podrá corregir alguno de los datos siguiendo el procedimiento que se menciona a continuación: 1 2 3 4 5 Seleccione la opción de Modificaciones. Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de captura de datos. . entonces el sistema irá a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará los datos.Antes de dar respuesta a uno de los campos. posicionándose en el dato y presione la tecla . entonces el sistema entra a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará cada uno de los datos por captar. Si Usted especifica que los datos no son correctos y que desea entrar en estado de corrección. si comete algún error. y desea regresar a corregirlo. Aunque esto no será siempre así. Corrección de errores Dentro de la captura de datos es posible que se cometan errores. o con la letra resaltada o Mayúscula. esperará una confirmación de datos correctos. rectifique que la información sea la correcta. Posteriormente el sistema le llevará a los siguientes datos. el sistema siempre le irá llevando de manera secuencial a cada uno de los datos. el procedimiento será el siguiente: 1 En el campo donde se encuentre actualmente tecleé . 3 NOTA Confirmación de los datos correctos En la captura de datos. ya que en algunos casos al teclear el sistema se regresará al dato anterior automáticamente. y aun se encuentra en la captura de alguno de los datos. 2 Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada en el estado de selección.

C apítulo 2 Definiendo su catálogo En este capítulo se explicarán conceptos importantes. Diseño del catálogo de cuentas El catálogo de cuentas y su estructura es la parte medular del sistema. por ello es de primordial importancia el hacer un buen diseño del mismo antes de iniciar el .Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada. así como la manera de instalar un catálogo y el modo de operar un catálogo ya instalado. con lo que se reducen posibles errores. Esta es la actividad más importante puesto que define como se trabajará toda la información contable. Reconocimiento de Marcas 1 2 3 Lantastic es una marca registrada por ARTISOFT. la forma más adecuada de agrupación de cuentas dentro de CONTPAQ. por lo que se pide una confirmación pidiendo teclear arroba "@". Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. NOTA Además de la confirmación de datos correctos. como son el diseño del catálogo de cuentas. ya que de éste se obtiene la gran mayoría de los reportes del sistema. Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de aceptación de captura de datos. Para terminar las correcciones tecleé . lo que lo regresará nuevamente al menú de opciones. Novell es una marca registrada por NOVELL Inc. existen ocasiones en que se trata de opciones definitivas o delicadas. es importante que lo comprenda y memorice. Si desea cancelar el proceso de instalación elija la opción de Cancelar. (@ generalmente se encuentra al teclear simultáneamente y 2). Netware Lite es una marca registrada por NOVELL Inc. Si desea cambiar algún otro dato repita los pasos 2 y 3.

siendo estas cuentas consideradas de Mayor o que sí aparecen en Estados Financieros. DIFERIDO 000-130 ETC. Enseguida se detallan las subcuentas de las cuentas de Mayor al nivel deseado. BANCO 3 102-300 CHEQUERA 1 102-101 CHEQUERA 2 102-102 CHEQUERA 3 102-103 . Clientes. por ejemplo dentro de Activo: Circulante. etc.trabajo en la computadora. Ejemplo: ACTIVO 000-100 CIRCULANTE 000-110 CAJA 101-000 BANCO 1 102-000 BANCOS 102-000 BANCO 2 102-200 FIJO 000-120 ETC. ramificándose posteriormente hacia otro nivel y así sucesivamente. CAPITAL. A su vez Circulante puede subdividirse en los rubros relativos que aparecerán en el Balance General como: Caja. El diseño del catálogo de cuentas deberá iniciarse de lo general a lo particular. Resultados Acreedoras y Resultados Deudoras. Este nivel se ramifica a las cuentas globalizadoras de ACTIVO. Pasivo.. Capital. RESULTADOS ACREEDORAS y RESULTADOS DEUDORAS. por ejemplo: se podrá dividir la cuenta de Clientes por Zonas o Tipos de Clientes o de acuerdo a su agrupamiento fiscal o directamente relacionar los Clientes. PASIVO. Fijo y Diferido. Cuentas por cobrar. El Catálogo de cuentas es como un Árbol invertido en el que el tronco es una cuenta TOTALIZADORA llevada internamente por el sistema que equivale a: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Esta cuenta se mantiene balanceada en forma automática cada vez que se actualiza la información. es decir comenzando por los conceptos de Activo. Una vez identificadas estas cuentas el siguiente paso es dividirlas en el siguiente nivel de agrupamiento. Bancos.

la afectación de saldos de las cuentas será menos rápida. Mientras más a detalle se desglose el catálogo de cuentas.1 la cuenta de bancos se ha detallado hasta el nivel de chequera. etc. Se muestran estos niveles iniciales del catálogo tanto en forma de árbol invertido como de llaves. y por lo tanto. cuidando el número de niveles. menor será el número de niveles. .Figura 2.1 En la figura 2. por lo tanto. esto no quiere decir limitar los niveles al mínimo indispensable.2 Se recomienda detallar el catálogo hasta el detalle necesario en el momento de instalar o que se espera necesitar. Y viceversa. mayor será el número de niveles. De igual manera se debe . Es importante. para mayor claridad. para un control en conciliaciones. ya que la información que se obtenga sería muy pobre. balancear el nivel de desglose o detalle con la necesidad de información. . la afectación de saldos de las cuentas será más ágil. < DIFERIDO 000-130 nivel 1 nivel 2 nivel 3 Figura 2. ya que en el ejemplo se asume que es importante conocer a detalle el movimiento por chequera. en el diseño del catálogo de cuentas. etc. CAJA 101-000 BANCOS 102-000 CIRCULANTE 000-110 < FIJO 000-120 ACTIVO 000-100 CxC 103-000 . Se recomienda balancear el catálogo de cuentas. mientras menos detalle se tenga para el catálogo de cuentas.

En la parte inferior de las figuras anteriores puede observarse la numeración de los niveles. CIRCULANTE.proceder con las demás cuentas. cada segmento representará un nivel en el catálogo de cuentas). El sistema cuenta con 999 niveles y millones de registros para cuentas. Por ejemplo: Número de dígitos Número de segmento s Estructura de la cuenta Como aparecería 8 9 14 346 323 1422 223322 XXX-XX-XXX X-XXXX-XX-XX XX-XX-XXX-XXX-XX-XX . En Resultados se recomienda dividir en dos grupos: Resultados Acreedoras Resultados Deudoras NOTA Esta división se hace para obtener un Estado de Resultados de mejor presentación. tanto de Activo como Pasivo y Capital. así que no se debe de preocupar por los niveles que se requieran. lo cuales pueden estar agrupados hasta en 9 segmentos. partiendo de que cada cuenta puede tener un máximo de 14 dígitos (números). sea cuenta de ACTIVO. Para el diseño del catálogo de cuentas es necesario que se tome en consideración el número que se dará a cada cuenta. por lo que se recomienda que al momento de definir el catálogo de cuentas verifique no repetir números. Cada vez que se desglosa una cuenta en subcuentas se logra un nivel más en el catálogo de cuentas. CLIENTES. (Sí así se definió en la instalación. Los segmentos dentro de un número de cuenta se separan por "-". Número de cuenta Cada cuenta debe de tener un número único con el que se identifica.

A esta división del número de cuenta se le llama ESTRUCTURA DE LA CUENTA y se maneja igual en todo el catálogo a partir de la instalación de la contabilidad. y la cuenta 104-01-001 es subcuenta de la 104-01-000 y a su vez sub-subcuenta de la 104-00-000. se asume que la cuenta 104-01-000 es subcuenta de Clientes. así por ejemplo si la cuenta 104-00-000 es Clientes. El seguir la forma del catálogo tradicional para la numeración en el catálogo de cuentas puede causar algunos inconvenientes. En CONTPAQ se puede optar por seguir la forma tradicional del catálogo en el que cada segmento es un nivel. a la vez que serán mas cansados a la vista. Además los números de cuenta serán tan grandes como niveles tenga su catálogo de cuentas. entre ellos estar limitado a 9 niveles. Tradicionalmente en los catálogos de cuentas. lo que hará que sean mas difíciles de teclear y memorizar. TODAS las cuentas que se capten deberán seguir dicho formato. definiendo la estructura de la cuenta de acuerdo a los niveles de su catálogo de cuentas. o manejar el número de cuentas de acuerdo a un formato previamente definido por cada usuario. Cada segmento es un nivel Cuentas de Mayor XXX-000-00-000-00 Subcuentas de Cuentas de Mayor XXX-XXX-00-000-00 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 3 Nivel 3 XXX-XXX-XX-000-00 . puesto que el sistema sólo le permite 9 segmentos en el número de cuenta. se toma la convención de que cada segmento de la cuenta corresponde a un nivel en el catálogo de cuentas. es decir una vez dada la estructura de la cuenta.

Nivel 4 Nivel 4 XXX-XXX-XX-XXX-00 Nivel 5 Nivel 5 XXX-XXX-XX-XXX-XX Figura 2.4. esta manera de definir su número de cuenta se ejemplifica en la figura 2. sin restringir el disponer de todos los niveles que desee. (En el ejemplo la estructura de la cuenta sigue el formato: 333 XXXXXX-XXX) ACTIVO 000-100-000 CIRCULANTE 000-110-000 BANCOS 102-000-000 CUENTA DE MAYOR BANCEN 102-100-000 . definiendo los números de cuenta hasta las de nivel de mayor y a partir de ese momento. el sistema preguntará a que cuenta acumula. La otra alternativa a seguir. cada segmento va a ser un nivel.3 Existen dos alternativas a seguir en el caso de no proceder con la forma tradicional de numerar el catálogo de cuentas. La diferencia contra el catálogo tradicional es que cuando se da de alta una cuenta. esto sólo en la captura del catálogo de cuentas (Alta de cuentas) y no en Pólizas. Así por ejemplo al dar de alta la cuenta de Circulante 000-110 debe especificar que acumula a la cuenta 000-100 (Activo). es una combinación de las anteriores: CADA SEGMENTO ES UN NIVEL A PARTIR DE LAS CUENTAS DE MAYOR. lo que trae como beneficio poder definir números de cuenta más pequeños. estas son: Cada segmento NO es un nivel. pues CONTPAQ memoriza a que cuenta se acumula.

En el sistema la operación mencionada anteriormente se efectúa de manera automática gracias a la cuenta de resultados. no se debe de acumular o "colgar" a ninguna otra cuenta. excepto a una de título si se desea. La cuenta de resultados es una cuenta de control que durante el ejercicio guarda o conserva la utilidad o pérdida que se va acumulando y relaciona el Estado de Resultados con el Estado de posición financiera. a fin de que éste cuadre. la cual debe de ser del tipo CAPITAL ACREEDORA. NOTA Cuentas de control Existen cuentas que son de manejo especial y que utiliza el sistema para operar automáticamente. pero es posible referirse a la utilería de modificación de la estructura de la cuenta para crecer por segmentos el número de cuenta. Cuentas internas del sistema ACTIVO PASIVO CAPITAL . siendo éstas: La cuenta de RESULTADOS La cuenta de CUADRE La cuenta de FLUJO DE EFECTIVO La cuenta de resultados La cuenta de resultado que pide el sistema al ser instalado por primera vez es una cuenta que tiene como función guardar la utilidad o pérdida durante el ejercicio. por lo que no hay necesidad de hacer este traspaso de resultados a capital. esta cuenta no debe de ser modificada. En contabilidad al finalizar las operaciones de un mes.SERFIN 102-200-000 CHEQUERA1 102-200-100 CHEQUERA2 102-200-200 Figura 2.4 Recuerde que una vez definida la estructura de la cuenta. la estructura será la misma para todo el catálogo. se debe adicionar en el balance la utilidad o pérdida acumulada del ejercicio al total de Capital.

Cuentas de activo del usuario Cuentas de pasivo del usuario Cuentas de capital del usuario Cuenta de Resultados NOTA: A=P+C Incluye utilidad o perdida Utilidad = Ingresos-Egresos Cuenta de Resultados Acreedoras Cuenta de Resultados Deudoras Figura 2. se darán dos alternativas a seguir: Cancelar la póliza Generar un cargo o abono por la diferencia. El sistema no permite que existan pólizas descuadradas. puesto que el sistema no le permitirá seguir adelante con un cierre de mes si la cuenta de cuadre tiene saldo o movimientos. Capítulo 23) y será utilizada por el sistema como cuenta de cuadre.5 La cuenta de cuadre POLIZAS El uso de esta cuenta es opcional (Véase redefinición del sistema. ya que en el proceso de captura de pólizas es común equivocarse en las cantidades o aplicaciones que se hacen a las diferentes cuentas. al contrario es una cuenta de control. ya no es posible realizar un cierre si esta cuenta tiene movimientos. Esta cuenta de cuadre se utiliza para cuadrar momentáneamente la póliza pero de una manera controlada. lo que le permitirá conocer los errores de aplicación o cantidades erróneas en las pólizas. por lo tanto al capturar una póliza que no esté cuadrada. La cuenta de flujo de efectivo . Debe entenderse que la cuenta de cuadre no es una cuenta basurero.

también serán consideradas como cuentas de flujo. el sistema sabrá cuál es la cuenta de flujo. Generalmente la cuenta de flujo es Bancos. Egresos pago proveedor. para esto se debe de especificar en base a qué cuenta debe tomarse el flujo. por ejemplo: Ingresos ventas. Ingresos cobranza. pedirá que especifique por qué concepto se está haciendo el movimiento.El sistema puede ofrecerle un flujo de efectivo automático. si así se le especifica a CONTPAQ. posteriormente tomará cada uno de los conceptos de . se buscará primero el saldo inicial de bancos (o de algún banco si así lo desea). De esta manera. etc. éste tomará nota de cuál es la cuenta. de manera que la cuenta de bancos y todas las subcuentas o sub-sub-cuentas. Después. Egresos Sueldos. cuando se pida el reporte de Flujo de Efectivo (Estados Financieros). etc. y cada vez que se capture un cargo o abono a alguna de estas cuentas.

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