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Manual Del Usuario Contpaq

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Manual del Usuario

Esta introducción describe lo que es CONTPAQ y el contenido del paquete. CONTPAQ es el más eficiente sistema de contabilidad; el cual le permite llevar desde el registro básico contable, hasta un análisis de información financiera muy sofisticado. Y que incluye funciones de: Contabilidad, Presupuestos, Flujo de Efectivo, Estadísticas, Análisis Financiero y Gráficas para toma de decisiones, Reportes fiscales, Régimen simplificado y Pequeños contribuyentes, Control de Activos fijos y muchas más. Fue diseñado por contadores públicos y por ejecutivos financieros, pensando en las necesidades del especialista de esta área y programándolo con avanzadas técnicas de Ingeniería en Sistemas Computacionales. Cómo usar este manual Este manual tiene básicamente dos objetivos, el primero de ellos es guiar al usuario en la instalación del sistema, introducirlo en los conceptos básicos de funcionamiento y la operación del sistema mismo. El segundo objetivo es el de servir como manual de referencia para cada una de las partes que conforman el sistema. A través de todo el manual encontrará las siguientes señales: NOTA Donde encontrará una nota de alerta. Donde encontrará una nota de recomendación. Donde encontrará una recomendación para Redes. Es recomendable que llame de un teléfono cercano a su computadora, y que se encuentre dentro del sistema. Además procure tener la siguiente información a la mano para ayudarnos a resolver su problema: Requerimientos mínimos de equipo de cómputo Antes de intentar instalar CONTPAQ en su computadora debe de asegurarse que su instalación de cómputo cuenta con los requerimientos mínimos de equipo y de sistema

operativo. Requerimientos mínimos de equipo de computo: Una computadora PC/XT, PC/AT, PS/2 IBM, o compatible y opcionalmente una impresora conectada el puerto paralelo. La computadora deberá tener los siguientes componentes: Un mínimo de 640 Kb de memoria RAM. Una unidad de almacenamiento de disco fijo, con mínimo 10 Mb libres a ser usados por el producto. Unidad de almacenamiento para discos flexibles de 3½" o, en su caso unidad de disco compacto, CD. Sistema operativo DOS versión 3.0 en adelante. Características de CONTPAQ Es un sistema Multiempresas Es posible manejar la contabilidad de más de una empresa sin cargos ni claves adicionales. Tiene 999 niveles El catálogo de cuentas podrá tener hasta 999 niveles, definibles por el usuario. Contabilidad en línea Cualquier alta, movimiento, cambio,... afecta en el mismo instante los saldos. Proporciona información Fiscal ISR, IA e IVA. Fechas del 2000 Listo para el funcionamiento de fechas del año 2000. Presupuestos Manejo de presupuestos. Depreciaciones de activos Cálculo de la depreciación de activos fijos. Cuentas de orden en estados financieros Le permitirá opcionalmente incluir los saldos de cuentas de orden en el Balance General, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de resultados por centros de costos Esta característica del sistema, permitirá identificar secciones dentro de una compañía para las cuales se llevan registros contables separados. Reportes con presentación a 12 meses El Estado de Resultados, Balance General y los Anexos de Cuentas, así como los reportes por departamento se presentan en columnas con datos a 12 meses, más totales y porcentajes en miles de pesos. Consulta del catálogo de cuentas en cualquier momento Estando en cualquier lugar dentro del sistema, se podrá consultar el Catálogo de Cuentas con sólo oprimir una tecla. Importar y exportar catálogo, pólizas, presupuestos, activos fijos Permite bajar y cargar de archivo ASCII, lo cual lo hace más flexible, ya que es posible utilizar datos de otras empresas ya instaladas. Impresión de un reporte varias

Consolidación de compañías Es una combinación de compañías en base a una compañía consolidadora y 2 o más consolidadas. Reporteador El reporteador es una herramienta que permite definir reportes de a cuerdo a las necesidades de cada empresa. Graficador El Graficador permite visualizar los datos de una manera gráfica. Servir como guía de referencia. CHEQPAQ. Después de haber leído esta guía. Hoja financiera CONTPAQ ahora le brinda la oportunidad de tener dentro del sistema su propia hoja electrónica de cálculo. cargar y poner en funcionamiento el Usar los menús y conocer su funcionamiento. Revisar que el equipo de computo . Uso de macros Permite grabar una secuencia de funciones o actividades repetitivas estando en cualquier parte del programa para facilitar el uso del sistema. Interfaz con otros sistemas Interfaz con otros sistemas como INVENPAQ. Instalar las empresas a las cuales se les lleve la Definir un catálogo de cuentas. sistema. de manera que Usted puede definir formatos de pólizas como ayuda para agilizar la captura de pólizas con un cierto grado de repetitividad o para pólizas con un importe de distribución entre cuentas. introducirlo conceptos básicos de funcionamiento y operación del sistema. Capítulo 1 Fundamentos básicos Este manual es fundamental para usuarios con o sin experiencia en el paquete. La compañía consolidadora integra a sus archivos los movimientos de cargo y abono por cada período de las compañías consolidadas. en los Serán de bastante Antes de empezar Revisar el contenido del paquete. contabilidad. Usted deberá saber cómo: Instalar.veces Podrá imprimir más de una copia de un reporte sin tener que repetir la operación. de manera que se puedan hacer modelos o reportes en esta hoja financiera. Regímenes especiales Régimen simplificado y Pequeños Contribuyentes. Definir pólizas Obtener reportes Hacer modificaciones y muchas cosas más que le utilidad en el manejo del sistema. NOMIPAQ. Los objetivos de este manual son: Guiar al usuario en la instalación del sistema. CLIENPAQ. Pólizas predefinidas Es posible manejar pólizas predefinidas.

sys contenga las siguientes instrucciones: Server FILES = 150 BUFFERS = 40 Además rectifique que el SHARE contenga los siguientes parámetros: SHARE /F:16384 /L:1024 Estación FILES = 40 BUFFERS = 30 Verifique que todas las estaciones de trabajo mapeen al disco duro del server con la misma letra. Cómo leer el archivo LEEME.TXT El archivo LEEME. Leer el archivo LEEME. archivo config. posicionese en el directorio que contiene todos los archivos del sistema y liste en pantalla el archivo leeme.TXT Para mayor referencia consulte los manuales de Uso y Referencia que vienen acompañando el software de la Red.sys contenga las siguientes instrucciones: Files =80 Buffers = 40 además verificar que el Para redes Peer to Peer como lo son LANTASTIC1 y NETWARE LITE2. Para redes NOVELL3 verifique en Fconsole4 que el número de máximos archivos abiertos sea suficiente para soportar la carga de trabajo de la red.TXT contiene cambios que no han sido incluidos en el manual. verifique que el Config.exe Generalmente estos archivos se encuentran en el directorio: C:\>CONTPAQ7> Para lograrlo realice las siguientes instrucciones: C:\cd contpaq7 C:\CONTPAQ7>leeme Cómo utilizar este manual Básicos . NOTA CONTPAQ necesita un mínimo de 30 archivos abiertos por usuario del sistema.sea el adecuado. Para ver en pantalla lo que este archivo contiene.

. lo que le permite entender fácilmente las acciones a seguir en cualquier parte del paquete. antes de poner a funcionar el sistema.Introducción Conocimientos básicos (Cap 1) Instalación (Cap 3) Captura del catálogo de cuentas (Cap 3) Captura de pólizas (Cap 5) Impresión de pólizas y diario (Cap 7) Reportes que el sistema genera (Cap 8) Proceso de cierre (Cap 9) Avanzados Otras opciones del catálogo (Cap 4) Definición de Prepólizas (Cap 6) Cambio de período (Cap 10) Eliminación de períodos (Cap 11) Traspaso de auxiliares (Cap 11) Información estadística (Cap 12) Presupuestos (Cap 13) Centros de costo (Cap 14) Uso de macros (Cap 14) Consolidación de compañías (Cap 16) Depreciaciones (Cap 17) Tablas del sistema (Cap 19) Expansión de archivos (Cap 19) Reducción de archivos (Cap 19) Reprocesos (Cap 20) Entrada/Salida de información externa (Cap 21) Redefinición del sistema (Cap 22) Tablas de prioridades (Anexo D) Herramientas Reporteador (Manual del Reporteador) Graficador (Manual del Reporteador) Hoja financiera (Cap 15) Calculadora (Anexo A) Uso del mouse (Anexo B) Cómo funciona CONTPAQ El sistema es uniforme en cuanto a su manera o filosofía de funcionamiento. Por esto se debe conocer. la manera de moverse o viajar a través de el.

de C.La pantalla de CONTPAQ CONTPAQ La Gran Empresa. 2:31p Menú principal Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir .A. S.V.

Altas. bajas. de C. en otro renglón se despliega la opción de trabajo del sistema. . (Más adelante se muestra la manera de accesar y/o utilizar un menú). desplegará los reportes. Encabezado del menú Barra de menú Área de trabajo Renglón de mensajes La pantalla de CONTPAQ tiene 4 áreas diferentes: Encabezado de la pantalla: En la cual encontrará el nombre de la empresa sobre la cual se está trabajando y hora del sistema. S. de datos para su contabilidad. Además dentro de esta área el sistema realizará las preguntas necesarias. y es aquí en la que se realizan la captura. Existen cuatro estados básicos en los que se puede encontrar mientras se esté trabajando con el paquete. etc. Se recomienda leer el contenido del renglón de mensajes antes de seleccionar cualquier opción. despliegues y opciones extras de pólizas Derechos de autor / Marca reg. etc. Area de trabajo: Esta área ocupa la mayoría de espacio en la pantalla.. Computación en Acción. Renglón de mensajes: Este renglón es de suma importancia ya que es aquí donde se despliega una ayuda de la opción seleccionada. La barra de menú: En la cuál se muestran las opciones disponibles en ese momento. (1992)..A.V. éstos son: Selección Captura Espera Proceso. modificaciones. cambios. cambios.

una vez que el MOUSE se haya colocado sobre la opción a seleccionar sólo basta presionar el botón izquierdo para la elección de la opción o el botón derecho para cancelar la selección. una vez posicionado en la opción teclear . Cuando se está en el estado de selección. ya que. Si desea saber más acerca del uso del MOUSE consulte el Anexo B de este manual.Estado de selección A este tipo corresponden los menús. Esta es la manera básica de viajar o navegar a través del sistema. podrá colocarse rápidamente presionando al mismo tiempo la tecla y la letra mayúscula o en resalte de cada opción del menú. ALT dependiendo de la opción. Si se tiene instalado un MOUSE en su computadora también podrá emplearse para moverse a través del sistema y seleccionar la opción deseada. El estado de captura . es decir en un menú de opciones. una de las opciones se presenta diferente a las demás (iluminada). selecciónelo y aparecerá una breve descripción del comando en el renglón de mensajes de la pantalla. esto indica la opción actual. en la que se encuentra posicionado. Cuando se desea seleccionar una opción del menú principal. Estando en un menú puede regresar al menú anterior tecleando . donde se muestran cuales son las opciones o funciones que puede seleccionar en ese momento. La segunda manera es simplemente teclear la letra en resalte de la opción o aquella que se encuentre con mayúscula. Los menús del sistema tratan de ser obvios (por que el nombre de la opción refleja las acciones que realiza) y fáciles de usar. Si no está seguro de la función de un comando del menú. Existen tres maneras de elegir una opción: Moverse con las flechas del teclado hacia la opción que se desea escoger.

Los tipos de datos que se pueden captar son: 29 Sn. y opcionalmente puede ir un signo negativo al inicio y un punto decimal. de la forma ddmmaa (o ddmmaaaa si eligió capturar 4 dígitos). es decir sin decimales. tecleando El estado de espera Este estado se presenta en algunos casos después de haber realizado una acción. _. En muchos de los datos de captura es posible omitir captar los datos únicamente . Por otro lado si no desea captar el dato puede teclear . ddmmaaaa significa día-mes-año ejemplo: 31032000 Es 31 de Marzo del 2000. Teclear es como si no se hubiera captado nada y se restablece lo que ese dato tenía.En el estado de captura se introducen datos. y todos los dígitos son obligatorios. hasta que se oprima alguna tecla o grupo de teclas para poder continuar. etc. estos datos pueden ser de varios tipos según se requiera. #. PEDRO FECHA: Sólo son válidos los números. el sistema se pone en estado de Espera. En el estado de captura se muestra de manera iluminada el tamaño del dato a captar. DESCRIPCIÓN: Son válidos cualquier letra. El estado de proceso Un estado de proceso es aquel en el que el sistema se encuentra cuando se le ha indicado realizar alguna acción específica. CANTIDAD: Son válidos sólo los números. donde sólo existe cierto número específico de valores u opciones. o bien para pedir confirmación de algún dato o acción a realizar. número o carácter especial (como @. A # Otros Empresas Colores Utilerías NÚMERO: Son válidos sólo los números enteros.) del teclado de la computadora. teclee que significa dar entrada a la información captada. En este caso se asume la respuesta por omisión. _. En este caso se debe esperar a . ESPECIALES: Se presentan a manera de menú. cuando al captar un dato no son necesarios todos los dígitos y se desea terminar de captarlo.

Cargar pólizas externas Cargar pólizas al sistema provenientes de un archivo externo en formato texto. Definición de prepólizas Definición de pólizas predefinidas para capturas rápidas o repetitivas. En la mayoría de los procesos no es posible interrumpir.que CONTPAQ termine el proceso y se encuentre en alguno de los tres estados anteriores. la barra del menú principal incluye siete comandos: CONTPAQ La Gran Empresa. Revisión de los menús de Contpaq En esta sección se da una visión general de los menús de CONTPAQ. puesto que podría dañar alguna información.A.V. 2:31p Menú principal Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir A continuación se explicará la función de cada uno de los comandos de este menú. Despliegues y Extras de pólizas. Traspaso de auxiliares Traspaso masivo o selectivo de movimientos entre cuentas en forma ágil. Aplicación de pólizas sin afectar Afectación de saldos de cuentas de pólizas de clase sin afectar. Cambios. Bajas. El sistema indicará el grado de avance del proceso en pantalla. Pólizas Pólizas Pólizas ABCD Aplicación de pólizas sin afecta Definición de prepólizas ABCD Traspaso de auxiliares Cargar pólizas externas Bajar pólizas a archivo externo En el se realiza todo lo relacionado con pólizas. S. Sólo en impresión de reportes y otros muy particulares es posible interrumpir con alguna tecla señalada por el sistema. de C. Bajar . este menú contiene los siguiente comandos: Pólizas ABCDE Altas.

una copia de las pólizas del sistema. cambios y despliegues de grupos estadísticos de cuentas. bajas. cambios y despliegues de datos de depreciación para activos fijos. Estados Financieros Impresión de estados financieros (como Balance. cambios y despliegues de presupuestos a cuentas. .. . Resultados. Balanza. diarios de movimientos.pólizas a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII.. Presupuestos ABCD Altas. Hoja Financiera Ejecución de la hoja electrónica de cálculo para reportes financieros. despliegues y opciones extras del catálogo de cuentas. bajas. Reportes fiscales Proporciona acceso al menú de reportes del módulo fiscal Reportes del régimen Proporciona acceso al menú de reportes del régimen simplificado y de Pequeños contribuyentes. Grupos estadísticos ABCD Altas. Activos Fijos ABCD Altas. la Hoja financiera y el Graficador.. Graficador Ejecución del graficador del sistema para generar sus propias gráficas. Edo. Reporteador Ejecución del reporteador para diseño de reportes a la medida. bajas. Reportes Dentro de este menú además de poder accesar los reportes que el sistema ofrece.) Reportes Auxiliares Impresión de otros reportes. es posible hacer uso de otras herramientas como lo son el REPORTEADOR. Cargar catálogo externo Cargar parcial o totalmente un catálogo . Catálogo Catàlogo Catàlogo de cuentas ABCDE Grupos estadísticos ABCD Presupuestos ABCD Activos fijos ABCD Cargar catàlogo externo Bajar catàlogo a archivo externo Cargar presupuestos externos Bajar presupuestos a archivo externo Cargar activos fijos externos Bajar activos fijos a archivo externo Catálogo de cuentas ABCDE Altas. bajas.. Instalados del Reporteador Reportes definidos en reporteador y que han sido instalados en el sistema. como anexos. cambios.

Cierre Cierre Cierre de períodos y ejercicio Generar póliza de cierre de ejercicio Generar pólizas de depreciación Consolidación de compa±ías Eliminación de períodos anteriores Cierre de períodos y ejercicio Ejecutar el cierre de un período contable. Eliminación de períodos anteriores Eliminar historia que ya no sea útil. Generar póliza de depreciación Crear en forma automática. Expansión/Reducción de archivos Expansión o reducción de la capacidad de información de los . Cargar activos fijos de archivo externo Cargar activos fijos al sistema de un archivo texto. una copia de los activos fijos del sistema. una copia de los presupuestos de cuentas. Cargar presupuestos externos Cargar presupuestos de cuentas provenientes de un archivo en formato texto. Bajar presupuestos a archivo externo Grabar en un archivo en formato texto. Generar póliza de cierre de ejercicio Crear la póliza anual con la cancelación de las cuentas de resultados. una copia parcial o total del catálogo de cuentas. Bajar activos fijos a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII. Redefinición del sistema Modificación a los parámetros que rigen el funcionamiento del sistema en general. las pólizas de depreciación del período. Instalación Instalación Redefinición del sistema cero a la base de datos Tablas del sistema ABCD Expansión/Reducción de archivos Saldos Tablas del sistema ABCD Mantenimiento a las tablas que el sistema utiliza para distintos fines.proveniente de un archivo externo Bajar catálogo a archivo externo Grabar en un archivo externo. Consolidación de compañías Ejecutar el proceso de consolidación de saldos o creación del catálogo.

ACERCA DE CONTPAQ Captura de datos Para la captura de datos.GENERAR POLIZAS DE DEPRECIACION .COLORES . Registro Ventana para registrar el sistema ante Computación en Acción Colores Modificar los colores actuales del sistema.COPIAR EMPRESA .POLIZAS ABCD .CARGAR CATALOGO EXTERNO .TRASPASO DE AUXILIARES .REPORTES FISCALES . sólo tiene que contestar cuidadosamente los datos que se piden por pantalla.REPORTES DEL RÉGIMEN CATALOGO CATALOGO DE CUENTAS ABCDE .CARGAR PRESUPUESTOS EXTERNOS .SALDOS CERO A LA BASE DE DATOS OTROS EMPRESAS . Acerca de CONTPAQ Muestra información del producto (Versión) Mapa de navegación POLIZAS .BAJAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.BAJAR PRESUPUESTOS A ARCHIVO EXTERNO .archivos del sistema Saldos cero a la base de datos Poner las cuentas con saldo en cero y reformateo de archivos para reiniciación. .ESPANSION / REDUCCION DE ARCHIVOS .HOJA FINANCIERA .GRUPOS ESTADISTICOS ABCD PRESUPUESTOS ABCD .BAJAR POLIZAS A ARCHIVO EXTERNO REPORTES REPORTES DEL CATALOGO .ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES INSTALACION TABLAS DEL SISTEMA ABCD .CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS .APLICACION DE POLIZAS SIN AFECTAR DEFINICION DE PREPOLIZAS ABCD .REDEFINICION DEL SISTEMA .CARGAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.CONSOLIDACION DE COMPAÑIAS .RESPALDAR EMPRESA .BAJAR CATALOGO A ARCHIVO EXTERNO .ACTIVOS FIJOS ABCD .SELECCIONAR EMPRESA .GENERAR POLIZA DE CIERRE DE EJERCICIO . .BORRAR EMPRESA CIERRE .RESTAURAR EMPRESA INSTALAR EMPRESA .REGISTRO . Utilerías Menú de utilerías.REPORTEADOR GRAFICADOR .CARGAR POLIZAS EXTERNAS . Otros Empresas Menú de empresas y respaldos de información. .UTILERIAS .

el procedimiento será el siguiente: 1 En el campo donde se encuentre actualmente tecleé . . rectifique que la información sea la correcta. esperará una confirmación de datos correctos. Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de captura de datos. Corrección de errores Dentro de la captura de datos es posible que se cometan errores. entonces el sistema entra a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará cada uno de los datos por captar. Aunque esto no será siempre así. 2 Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada en el estado de selección. Al terminar de captar los datos. Si Usted especifica que los datos no son correctos y que desea entrar en estado de corrección. y desea regresar a corregirlo. es importante que lo comprenda y memorice. ya que en algunos casos al teclear el sistema se regresará al dato anterior automáticamente.Antes de dar respuesta a uno de los campos. posicionándose en el dato y presione la tecla . Posteriormente el sistema le llevará a los siguientes datos. el sistema siempre le irá llevando de manera secuencial a cada uno de los datos. o con la letra resaltada o Mayúscula. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. y aun se encuentra en la captura de alguno de los datos. entonces el sistema irá a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará los datos. es decir. 3 NOTA Confirmación de los datos correctos En la captura de datos. si comete algún error. podrá corregir alguno de los datos siguiendo el procedimiento que se menciona a continuación: 1 2 3 4 5 Seleccione la opción de Modificaciones.

NOTA Además de la confirmación de datos correctos. Reconocimiento de Marcas 1 2 3 Lantastic es una marca registrada por ARTISOFT. Novell es una marca registrada por NOVELL Inc. Diseño del catálogo de cuentas El catálogo de cuentas y su estructura es la parte medular del sistema. como son el diseño del catálogo de cuentas. ya que de éste se obtiene la gran mayoría de los reportes del sistema. Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de aceptación de captura de datos.Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada. Para terminar las correcciones tecleé . es importante que lo comprenda y memorice. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. con lo que se reducen posibles errores. Esta es la actividad más importante puesto que define como se trabajará toda la información contable. por lo que se pide una confirmación pidiendo teclear arroba "@". la forma más adecuada de agrupación de cuentas dentro de CONTPAQ. Si desea cancelar el proceso de instalación elija la opción de Cancelar. Netware Lite es una marca registrada por NOVELL Inc. lo que lo regresará nuevamente al menú de opciones. C apítulo 2 Definiendo su catálogo En este capítulo se explicarán conceptos importantes. existen ocasiones en que se trata de opciones definitivas o delicadas. (@ generalmente se encuentra al teclear simultáneamente y 2). así como la manera de instalar un catálogo y el modo de operar un catálogo ya instalado. por ello es de primordial importancia el hacer un buen diseño del mismo antes de iniciar el . Si desea cambiar algún otro dato repita los pasos 2 y 3.

A su vez Circulante puede subdividirse en los rubros relativos que aparecerán en el Balance General como: Caja. PASIVO. Resultados Acreedoras y Resultados Deudoras. Enseguida se detallan las subcuentas de las cuentas de Mayor al nivel deseado. por ejemplo: se podrá dividir la cuenta de Clientes por Zonas o Tipos de Clientes o de acuerdo a su agrupamiento fiscal o directamente relacionar los Clientes. RESULTADOS ACREEDORAS y RESULTADOS DEUDORAS. etc. El Catálogo de cuentas es como un Árbol invertido en el que el tronco es una cuenta TOTALIZADORA llevada internamente por el sistema que equivale a: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Esta cuenta se mantiene balanceada en forma automática cada vez que se actualiza la información. Bancos. BANCO 3 102-300 CHEQUERA 1 102-101 CHEQUERA 2 102-102 CHEQUERA 3 102-103 . Ejemplo: ACTIVO 000-100 CIRCULANTE 000-110 CAJA 101-000 BANCO 1 102-000 BANCOS 102-000 BANCO 2 102-200 FIJO 000-120 ETC. Cuentas por cobrar. Capital. CAPITAL. ramificándose posteriormente hacia otro nivel y así sucesivamente. DIFERIDO 000-130 ETC. Clientes. Pasivo. El diseño del catálogo de cuentas deberá iniciarse de lo general a lo particular. Una vez identificadas estas cuentas el siguiente paso es dividirlas en el siguiente nivel de agrupamiento. Este nivel se ramifica a las cuentas globalizadoras de ACTIVO. es decir comenzando por los conceptos de Activo.trabajo en la computadora.. siendo estas cuentas consideradas de Mayor o que sí aparecen en Estados Financieros. Fijo y Diferido. por ejemplo dentro de Activo: Circulante.

ya que en el ejemplo se asume que es importante conocer a detalle el movimiento por chequera. cuidando el número de niveles. la afectación de saldos de las cuentas será menos rápida. . De igual manera se debe . Se recomienda balancear el catálogo de cuentas. para mayor claridad. etc. etc. Mientras más a detalle se desglose el catálogo de cuentas. Se muestran estos niveles iniciales del catálogo tanto en forma de árbol invertido como de llaves. menor será el número de niveles. esto no quiere decir limitar los niveles al mínimo indispensable. mientras menos detalle se tenga para el catálogo de cuentas. < DIFERIDO 000-130 nivel 1 nivel 2 nivel 3 Figura 2. Y viceversa.2 Se recomienda detallar el catálogo hasta el detalle necesario en el momento de instalar o que se espera necesitar.1 la cuenta de bancos se ha detallado hasta el nivel de chequera. Es importante.Figura 2. para un control en conciliaciones. mayor será el número de niveles. en el diseño del catálogo de cuentas. . la afectación de saldos de las cuentas será más ágil. CAJA 101-000 BANCOS 102-000 CIRCULANTE 000-110 < FIJO 000-120 ACTIVO 000-100 CxC 103-000 .1 En la figura 2. balancear el nivel de desglose o detalle con la necesidad de información. por lo tanto. ya que la información que se obtenga sería muy pobre. y por lo tanto.

lo cuales pueden estar agrupados hasta en 9 segmentos. Número de cuenta Cada cuenta debe de tener un número único con el que se identifica. cada segmento representará un nivel en el catálogo de cuentas). tanto de Activo como Pasivo y Capital. Por ejemplo: Número de dígitos Número de segmento s Estructura de la cuenta Como aparecería 8 9 14 346 323 1422 223322 XXX-XX-XXX X-XXXX-XX-XX XX-XX-XXX-XXX-XX-XX . En la parte inferior de las figuras anteriores puede observarse la numeración de los niveles. Los segmentos dentro de un número de cuenta se separan por "-". así que no se debe de preocupar por los niveles que se requieran. partiendo de que cada cuenta puede tener un máximo de 14 dígitos (números). sea cuenta de ACTIVO. En Resultados se recomienda dividir en dos grupos: Resultados Acreedoras Resultados Deudoras NOTA Esta división se hace para obtener un Estado de Resultados de mejor presentación. (Sí así se definió en la instalación.proceder con las demás cuentas. Para el diseño del catálogo de cuentas es necesario que se tome en consideración el número que se dará a cada cuenta. CIRCULANTE. Cada vez que se desglosa una cuenta en subcuentas se logra un nivel más en el catálogo de cuentas. por lo que se recomienda que al momento de definir el catálogo de cuentas verifique no repetir números. CLIENTES. El sistema cuenta con 999 niveles y millones de registros para cuentas.

Además los números de cuenta serán tan grandes como niveles tenga su catálogo de cuentas. entre ellos estar limitado a 9 niveles. o manejar el número de cuentas de acuerdo a un formato previamente definido por cada usuario. lo que hará que sean mas difíciles de teclear y memorizar. Cada segmento es un nivel Cuentas de Mayor XXX-000-00-000-00 Subcuentas de Cuentas de Mayor XXX-XXX-00-000-00 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 3 Nivel 3 XXX-XXX-XX-000-00 . se toma la convención de que cada segmento de la cuenta corresponde a un nivel en el catálogo de cuentas. puesto que el sistema sólo le permite 9 segmentos en el número de cuenta. Tradicionalmente en los catálogos de cuentas. El seguir la forma del catálogo tradicional para la numeración en el catálogo de cuentas puede causar algunos inconvenientes. definiendo la estructura de la cuenta de acuerdo a los niveles de su catálogo de cuentas. TODAS las cuentas que se capten deberán seguir dicho formato.A esta división del número de cuenta se le llama ESTRUCTURA DE LA CUENTA y se maneja igual en todo el catálogo a partir de la instalación de la contabilidad. a la vez que serán mas cansados a la vista. es decir una vez dada la estructura de la cuenta. En CONTPAQ se puede optar por seguir la forma tradicional del catálogo en el que cada segmento es un nivel. se asume que la cuenta 104-01-000 es subcuenta de Clientes. así por ejemplo si la cuenta 104-00-000 es Clientes. y la cuenta 104-01-001 es subcuenta de la 104-01-000 y a su vez sub-subcuenta de la 104-00-000.

La diferencia contra el catálogo tradicional es que cuando se da de alta una cuenta. lo que trae como beneficio poder definir números de cuenta más pequeños. cada segmento va a ser un nivel. definiendo los números de cuenta hasta las de nivel de mayor y a partir de ese momento. (En el ejemplo la estructura de la cuenta sigue el formato: 333 XXXXXX-XXX) ACTIVO 000-100-000 CIRCULANTE 000-110-000 BANCOS 102-000-000 CUENTA DE MAYOR BANCEN 102-100-000 .3 Existen dos alternativas a seguir en el caso de no proceder con la forma tradicional de numerar el catálogo de cuentas.Nivel 4 Nivel 4 XXX-XXX-XX-XXX-00 Nivel 5 Nivel 5 XXX-XXX-XX-XXX-XX Figura 2. estas son: Cada segmento NO es un nivel. sin restringir el disponer de todos los niveles que desee.4. pues CONTPAQ memoriza a que cuenta se acumula. esto sólo en la captura del catálogo de cuentas (Alta de cuentas) y no en Pólizas. La otra alternativa a seguir. es una combinación de las anteriores: CADA SEGMENTO ES UN NIVEL A PARTIR DE LAS CUENTAS DE MAYOR. Así por ejemplo al dar de alta la cuenta de Circulante 000-110 debe especificar que acumula a la cuenta 000-100 (Activo). esta manera de definir su número de cuenta se ejemplifica en la figura 2. el sistema preguntará a que cuenta acumula.

La cuenta de resultados es una cuenta de control que durante el ejercicio guarda o conserva la utilidad o pérdida que se va acumulando y relaciona el Estado de Resultados con el Estado de posición financiera. por lo que no hay necesidad de hacer este traspaso de resultados a capital. a fin de que éste cuadre. no se debe de acumular o "colgar" a ninguna otra cuenta. pero es posible referirse a la utilería de modificación de la estructura de la cuenta para crecer por segmentos el número de cuenta. esta cuenta no debe de ser modificada. se debe adicionar en el balance la utilidad o pérdida acumulada del ejercicio al total de Capital. la estructura será la misma para todo el catálogo. Cuentas internas del sistema ACTIVO PASIVO CAPITAL . En el sistema la operación mencionada anteriormente se efectúa de manera automática gracias a la cuenta de resultados. NOTA Cuentas de control Existen cuentas que son de manejo especial y que utiliza el sistema para operar automáticamente. la cual debe de ser del tipo CAPITAL ACREEDORA. En contabilidad al finalizar las operaciones de un mes.SERFIN 102-200-000 CHEQUERA1 102-200-100 CHEQUERA2 102-200-200 Figura 2. excepto a una de título si se desea.4 Recuerde que una vez definida la estructura de la cuenta. siendo éstas: La cuenta de RESULTADOS La cuenta de CUADRE La cuenta de FLUJO DE EFECTIVO La cuenta de resultados La cuenta de resultado que pide el sistema al ser instalado por primera vez es una cuenta que tiene como función guardar la utilidad o pérdida durante el ejercicio.

Cuentas de activo del usuario Cuentas de pasivo del usuario Cuentas de capital del usuario Cuenta de Resultados NOTA: A=P+C Incluye utilidad o perdida Utilidad = Ingresos-Egresos Cuenta de Resultados Acreedoras Cuenta de Resultados Deudoras Figura 2. El sistema no permite que existan pólizas descuadradas. La cuenta de flujo de efectivo . puesto que el sistema no le permitirá seguir adelante con un cierre de mes si la cuenta de cuadre tiene saldo o movimientos. al contrario es una cuenta de control. ya que en el proceso de captura de pólizas es común equivocarse en las cantidades o aplicaciones que se hacen a las diferentes cuentas. lo que le permitirá conocer los errores de aplicación o cantidades erróneas en las pólizas. Debe entenderse que la cuenta de cuadre no es una cuenta basurero. se darán dos alternativas a seguir: Cancelar la póliza Generar un cargo o abono por la diferencia.5 La cuenta de cuadre POLIZAS El uso de esta cuenta es opcional (Véase redefinición del sistema. Esta cuenta de cuadre se utiliza para cuadrar momentáneamente la póliza pero de una manera controlada. ya no es posible realizar un cierre si esta cuenta tiene movimientos. Capítulo 23) y será utilizada por el sistema como cuenta de cuadre. por lo tanto al capturar una póliza que no esté cuadrada.

Egresos pago proveedor. por ejemplo: Ingresos ventas. Ingresos cobranza. Después. cuando se pida el reporte de Flujo de Efectivo (Estados Financieros). éste tomará nota de cuál es la cuenta. de manera que la cuenta de bancos y todas las subcuentas o sub-sub-cuentas. etc. el sistema sabrá cuál es la cuenta de flujo. se buscará primero el saldo inicial de bancos (o de algún banco si así lo desea). Generalmente la cuenta de flujo es Bancos. posteriormente tomará cada uno de los conceptos de .El sistema puede ofrecerle un flujo de efectivo automático. y cada vez que se capture un cargo o abono a alguna de estas cuentas. De esta manera. Egresos Sueldos. si así se le especifica a CONTPAQ. pedirá que especifique por qué concepto se está haciendo el movimiento. para esto se debe de especificar en base a qué cuenta debe tomarse el flujo. etc. también serán consideradas como cuentas de flujo.

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