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INDICE GENERAL
LECCIN 01: LA EMPRESA Y EL EMPRESARIO .... 05 Introduccin. La empresa y el empresario. Nombre comercial, rtulos y marcas. Elementos de la empresa. Fines de la empresa. El C.I.F y el N.I.F. LECCIN 02: EL PROCESO DE LA COMPRAVENTA ................................................................ 11 Proceso de la compraventa. Documentos de compraventa. Documentos de compra. Documentos de venta. Ejemplos de compraventa. Fichas. LECCIN 03: EL PRODUCTO O ARTCULO .............. 17 El artculo. Clasificacin de artculos. Campos de la ficha de artculos. La venta. El I.V.A. LECCIN 04: DOCUMENTOS DE FACTURACIN ... 25 El pedido. El albarn. La factura . El cobro. Contratos mercantiles. LECCIN 05: FACTURACIN INFORMATIZADA ... 37 Ejecucin del programa. Entorno del trabajo. Mens del programa. Creacin de empresas. Gestin de usuarios. LECCIN 06: MANTENIMIENTO DE FICHEROS I ........................................................................ 47 Personalizacin del entorno. Almacenes. Familias de artculos. Utilidades. LECCIN 07: MANTENIMIENTO DE FICHEROS II ..................................................................... 55 Formas de pago. Tipos de I.V.A. Agencias de transporte. Representantes. Impresoras. LECCIN 08: GESTIN DE PROVEEDORES ............. 63 Proveedores. Artculos. Operaciones con artculos. Clientes. LECCIN 09: ENTRADAS DE ALMACN ................... 73 Pedidos a proveedores. Albaranes de proveedores. Transvase de almacenes. LECCIN 10: SALIDAS DE FACTURACIN ............... 81 Introduccin. Albaranes a clientes. Facturas a clientes. Abonos. LECCIN 11: GESTIN DE COBROS E INFORMES .......................................................................... 91 Gestin de recibos. Pago de comisiones. Listados e informes.

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La Empresa y el Empresario
1.1. INTRODUCCIN

Este curso de facturacin ha sido desarrollado de manera que cubra a nivel general las caractersticas principales de la facturacin, entendida como todas aquellas tareas relacionadas con las transacciones comerciales que surgen en una empresa media. Somos conscientes de que existe en el mercado una amplia gama de aplicaciones que cubren ste rea, pero hubiera sido imposible hacer referencia a las peculiaridades de cada uno de estos paquetes, por lo que nos hemos centrado en las principales caractersticas comunes a estos paquetes. El usuario deber adecuar posteriormente los conocimientos adquiridos al paquete concreto con el que vaya a trabajar. El curso empezar con la explicacin de los principales conceptos de la facturacin para continuar con la explicacin de un paquete real de facturacin en el que el alumno podr simular su uso.

1.2. LA EMPRESA Y EL EMPRESARIO

La empresa es un conjunto de elementos capital y trabajo, destinados a la produccin o comercializacin de bienes y/o servicios. Por su parte, el empresario es la persona fsica o jurdica que en nombre propio realiza organizada y profesionalmente una actividad econmica dirigida a la produccin o comercializacin de bienes y/o servicios para el mercado. Una vez definidos los conceptos de empresa y, empresario, veamos las distintas categoras que podemos establecer dentro de las empresas y los empresarios. CLASES DE EMPRESAS Podemos dividir las empresas en los siguientes tipos: Persona fsica. Sociedad Annima (S.A.). Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL o S.L.). Sociedad Cooperativa de Responsabilidad Limitada (SCRL). Sociedad Regular Colectiva.

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Sociedad Comanditaria Sociedad Civil. Comunidad de Bienes (C.B.).

Dentro de estos tipos de empresas surgen otras series de clasificaciones, de acuerdo con el sector al que se dediquen, participacin estatal, etc... Veamos a continuacin las principales clasificaciones que podemos hacer de acuerdo con el criterio indicado: Las Empresas del sector Secundario son empresas que transforman los productos obtenidos por el sector primario, mientras que las del sector terciario son empresas de servicios. CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS POR SECTORES De acuerdo con el sector al que se dediquen podemos distinguir los siguientes tipos de empresas: Primario: Empresas mineras, pesqueras, agrcolas, ganaderas, forestales, etc... Secundario: Empresas conserveras, fabricacin de automviles, muebles, etc... Terciario: Bancos, hospitales, servicios pblicos, compra-venta, etc...

CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS POR EL GRADO DE PARTICIPACIN DEL ESTADO Otra posible divisin de las empresas la podramos realizar de acuerdo con el grado de participacin de Estado, pudiendo distinguirse los siguientes tipos: Empresas pblicas: Son aquellas cuyo propietario es el Estado. Empresas mixtas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y a inversores privados. Empresas privadas: El Estado no tiene ninguna participacin.

CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS POR EL TAMAO Pequea empresa: Cuando tiene entre 1 y 50 trabajadores. Mediana empresa: Cuando tiene entre 51 y 500 trabajadores. Gran empresa: Ms de 500 productores.

CLASES DE EMPRESARIOS De la misma manera que hemos hecho una clasificacin de las empresas, podemos realizar una divisin de los empresarios atendiendo al nmero de personas que lo forman:

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Empresario individual: En este caso es una sola persona fsica la que realiza la actividad empresarial en nombre propio. Empresario social: Cuando dos o ms personas acuerdan poner en comn el dinero para realizar una actividad.

Como puede ver el tipo de Empresario depender del tipo de personas que tengan participacin en la empresa.

1.3. EL NOMBRE COMERCIAL, RTULO Y MARCAS

El nombre comercial sirve para distinguir al empresario (individual o social) de sus competidores. Existen tres clases de nombres comerciales: Nombre comercial de empresario individual: Normalmente coincide con el nombre civil del empresario; si no es as, ste se tendr que consignar junto al nombre comercial. Por ejemplo JOS GUTIRREZ. Nombre comercial o razn social de las sociedades personalistas, colectivas y comanditarias. En estos casos se deben expresar los nombres de todos los socios o, en su defecto, de uno o varios de ellos, debiendo en este caso aadir al nombre la palabra Y compaa o su abreviatura Y Ca. Por ejemplo J0S GUTIRREZ Y Ca Nombre comercial o denominacin de las sociedades (Sociedades annimas limitadas y cooperativas). En este caso el nombre puede ser cualquiera, debiendo terminar necesariamente con las siglas del tipo de sociedad (S.A., S.L. S.R.L., S.C.R.L.) Por ejemplo: CEI, S.A..

El rtulo es el signo no distintivo de la empresa, destinado a diferenciar al empresario. Su composicin puede ser nominativa o de fantasa pudiendo coincidir o no con el nombre comercial. Las marcas diferencian o distinguen los productos o mercancas del fabricante. Por ejemplo, un fabricante de pantalones puede ponerle a sus productos la marca El Buitre, a pesar de que el nombre comercial de la empresa es Confecciones Prez. Las marcas deben de ser registradas para protegerlas de copia. Existe una oficina internacional en Berna (Suiza), donde estn depositadas todas las marcas registradas.

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1.4. ELEMENTOS DE LA EMPRESA

Podemos considerar que una empresa est formada por las siguientes entidades: El Empresario: Es la persona o conjunto de personas encargadas de gestionar y dirigir el buen funcionamiento de la empresa. Los Trabajadores: Son el conjunto de personas que producen los bienes o servicios de la empresa, recibiendo a cambio un salario. La Tecnologa: Est constituida por el conjunto de procesos productivos y tcnicas encaminadas a obtener los resultados que ofrece la empresa Los Proveedores: Son personas o empresas que proporcionan las materias primas, servicios, etc..., necesarios para que la empresa lleve a cabo sus actividades. Los Clientes: Constituyen el conjunto de personas o empresas que demandan o consumen los bienes producidos por la empresa

1.5. FINES DE LA EMPRESA

Como hemos visto hasta ahora, el objetivo de una empresa es el de producir una serie de bienes o servicios que reportarn unos Beneficios para la empresa. La misin de un buen empresario es que su empresa obtenga los mximos beneficios posibles. Los Ingresos netos que obtiene una empresa los podemos considerar como la diferencia entre el importe obtenido en las ventas y los gastos de produccin (materia prima, mano de obra, etc...). Por ejemplo, supongamos que a una empresa de fabricacin de electrodomsticos le cuestan 245 euros la produccin de una lavadora de acuerdo con la siguiente tabla: Materias Primas: Mano de Obra: Gastos Burocrticos: Transporte: Total: 180,00 euros. 50,00 euros. 5,00 euros. 10,00 euros. 245,00 euros.

Si la empresa vende las lavadoras a 300,00 euros se habr producido un beneficio neto de 300,00 - 245,00 = 55,00 euros.

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A los bienes o servicios que ofrece una empresa los podemos denominar, en el argot de la facturacin, como ARTCULOS o PRODUCTOS, siendo stos sobre los que se centran las actividades de la empresa. Para que una empresa sea gestionada correctamente, se deber llevar un control sobre los artculos de la misma. Por ejemplo, en una empresa de compraventa son de crucial importancia el precio de compra y el de venta, as como las condiciones de pago para ambas operaciones. No debemos considerar siempre un artculo como un objeto material; puede corresponderse tambin a un servicio accin. Por ejemplo podramos considerar como artculo un determinado trmite burocrtico que ofrece una asesora.

1.6. EL C.I.F. Y EL N.I.F.

El C.I.F (Cdula de Identificacin Fiscal) y el N.I.F. (Nmero de Identificacin Fiscal) son cdigos formados por varios nmeros y una letra asignados por el Ministerio de Hacienda para codificar a los sujetos fiscales. Dependiendo del tipo de entidad, se puede diferenciar entre: C.I.F., para sociedades. El Ministerio asigna un nmero que siempre es precedido por una letra. Por ejemplo: A-46.328.420 N.I.F. para particulares, sean empresas o no. Este cdigo se obtiene aadiendo una letra al nmero D.N.I.. Por ejemplo: 19.946.480-B

La Letra de los Cdigos se usa corno Dgito de control en el tratamiento informtico de la informacin. sta se obtiene en funcin del nmero y como resultado de aplicarle una serie de operaciones de codificacin. Su utilidad radica en el momento de la introduccin del nmero de identificacin fiscal en el ordenador. Al introducir el nmero, el ordenador genera automticamente la letra asociada. Si la letra que genera el ordenador y la que tenemos asociada al nmero coinciden, existe un alto grado de probabilidad de que no nos hayamos equivocado en la introduccin del nmero, por otra parte, si ambas letras no coinciden, seguro que hemos cometido un error en la introduccin del nmero.

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El Proceso de Compraventa
2.1. EL PROCESO DE LA COMPRAVENTA

Como vimos en la leccin anterior, el principal objetivo de una empresa es conseguir beneficios. stos son obtenidos en la venta de artculos que previamente habremos comprado. Al proceso que va desde que compramos artculos al proveedor hasta que son vendidos al cliente lo denominaremos proceso de COMPRAVENTA. Veamos un esquema de este proceso: Artculo PROVEEDOR Facturacin EMPRESA Facturacin Artculo CLIENTE

El proceso de compraventa genera una serie de tareas encaminadas a llevar un control organizado del proceso. Por ejemplo, se deber llevar un control sobre los pedidos efectuados al proveedor, precios de costo de los artculos, datos de clientes, etc... A todas estas tareas relacionadas con el proceso de la compraventa las denominaremos genricamente FACTURACIN.

2.2. DOCUMENTOS DE LA COMPRAVENTA

Hemos visto que, para llevar una tarea de facturacin de manera organizada, es necesario llevar un control sobre todas las operaciones que llevemos a cabo con los clientes y proveedores. La manera establecida para llevar este control es mediante la emisin de los documentos de compraventa los cuales contendrn informacin de la operacin realizada. Veamos a continuacin una lista de ellos: Pedido de compra. Albarn de entrada. Factura de compra. Pedido de venta. Albarn de salida. Factura de venta.

Tanto la emisin de pedidos como de albaranes no es obligatoria. Sin embargo, las facturas han de ser emitidas obligatoriamente en toda operacin de compraventa. En los siguientes puntos

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describimos un poco ms detalladamente cada uno de estos documentos, si bien se har referencia a ellos durante todo el curso, al ser stos los principales elementos de la facturacin.

2.3. DOCUMENTOS DE COMPRA Veamos cada uno de los documentos que se generan en el proceso de la compra al proveedor: Pedido de compra: Cuando una empresa decide realizar una determinada operacin de compra a su distribuidor, remitir este documento al distribuidor en el que constarn los artculos solicitados, cantidad, precio, forma de pago, fecha de servicio, etc... Albarn de entrada: Una vez que el proveedor ha recibido el pedido que le hemos formulado, nos servir la mercanca en el plazo pactado, junto a la cual se acompaar este documento. El albarn de entrada contendr informacin relativa a los artculos, cantidades, precio, numero de pedido, flecha de entrega, etc... Factura de compra: Este documento tambin es emitido por el proveedor. En l aparecen los importes a pagar por la empresa correspondientes a los artculos sealados en el albarn. La factura contendr informacin de los artculos, numero de albaranes, impuestos, importe total, etc...

Tenga en cuenta que una factura de compra puede contener el importe correspondiente a uno o varios albaranes de entrada, siempre y cuando los albaranes tengan las mismas caractersticas. Por ejemplo, dos albaranes con distinta forma de pago no podran ser agrupados. Es importante comprobar que el contenido indicado en el Albarn de Entrada coincide con la mercanca recibida, as como con el pedido de compra.

2.4. DOCUMENTOS DE VENTA

A continuacin se detallan los documentos usados en la venta a clientes: Pedido de venta: el pedido de venta lo recibe la empresa, solicitndole alguno de sus productos. Los artculos solicitados por el cliente debern ser anotados en la empresa como pendientes de servir. En el pedido de venta se anotarn los datos del cliente, forma de pago, fecha a servir, artculos, cantidad, precio, etc... Albarn de salida: El albarn de salida lo emitir la empresa junto con la mercanca solicitada por el cliente.

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Factura de venta: La factura de venta se entregar al cliente una vez servida la mercanca. sta contendr la misma informacin que la de compra, pero referida al cliente en vez de al proveedor.

Recuerde que los nicos documentos en los que aparecen los impuestos son las facturas, tanto de compra como de venta.

2.5. EJEMPLOS DE COMPRAVENTA

Se habr podido comprobar que existe simetra entre los documentos de Compra y de Venta. La nica diferencia es que unos se refieren a los Proveedores y los otros a los Clientes. Se debe tener en cuenta que lo que para una empresa es un pedido de compra, para el proveedor es un pedido de venta. Como hemos mencionado antes, los nicos documentos que una empresa est obligada a emitir son las Facturas. El cometido de los Pedidos y Albaranes es el de llevar un control organizado del trasvase de mercanca entre el proveedor, la empresa y el cliente. Veamos a continuacin una serie de ejemplos indicando la conveniencia o no de la emisin de dichos documentos: En una empresa de ordenadores al por menor no sera necesario ni recibir el pedido del cliente ni entregarle un albarn de salida, solamente con entregarle la Factura sera suficiente. Sin embargo, cuando la misma empresa solicite artculos al proveedor, sera conveniente la emisin de un Pedido de Compra, de esta manera quedar constancia del pedido. Por su parte el proveedor tambin debera servirnos la mercanca junto a un Albarn de Compra, el cual contendr la descripcin y precio de los artculos recibidos.

A pesar de no ser obligatoria la confeccin de los pedidos y albaranes, es muy conveniente usarlos para llevar un mejor control de la compra venta.

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2.6. FICHAS

Hasta ahora hemos visto que la principal tarea de la facturacin es la emisin de documentos: pedidos, albaranes y facturas. En estos documentos aparecer constantemente informacin relativa a tres grupos principales: Proveedores, Clientes y Artculos.

Por ejemplo, en las facturas de venta aparecern los datos personales del cliente (nombre, direccin, telfono etc...), adems de la informacin de los artculos causantes de la factura (cdigo, descripcin, precio, descuento, etc...). Por tanto, la emisin de los documentos de compraventa sera un trabajo tedioso al tener que introducir toda esta informacin. Para solucionar esto, los programas de facturacin incluyen unas Bases de Datos que contienen la informacin de cada uno de los clientes, proveedores y artculos con que trabaja la empresa.

Una base de datos esta formada por una serie de fichas o registros, correspondiendo cada una de ellas a un elemento de la base de datos. Por ejemplo, en la base de datos de los artculos existir una ficha para cada uno de los artculos. Por su parte cada ficha est compuesta por una serie de campos, cada uno de los cuales contiene informacin de la ficha en cuestin. Veamos un ejemplo de la ficha de un artculo:

Al almacenar la informacin de clientes, proveedores y artculos en fichas nos permite ahorrar gran cantidad de tiempo en la confeccin de los documentos de compraventa. La ventaja de tener toda esta informacin almacenada en la base de datos nos evitar tener que introducir cada vez la informacin en los distintos documentos. Por ejemplo, a la hora de confeccionar una factura de venta a un determinado cliente, slo ser necesario introducir el cdigo del cliente y los cdigos de los distintos artculos que componen la factura. Adems la posibilidad de tener bases de datos nos permitir almacenar la informacin de las operaciones realizadas sobre una determinada ficha durante un ejercicio; por ejemplo, el volumen de venta a un determinado cliente.

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A continuacin se detalla la informacin que como mnimo contendr cada una de las fichas de las distintas bases de datos:

CLIENTES Cdigo Cliente: Nombre: Domicilio: Poblacin: Provincia: DN / CIF: Telfono: Forma de Pago: Descuento: Tipo de I.V.A.: Recargo de Equivalencia:

PROVEEDORES Cdigo Proveedor: Nombre: Domicilio: Poblacin: Provincia: DNI / CIF: Telfono: Forma de Pago: Descuento: Tipo de I.V.A.:

ARTICULOS Cdigo Artculo: Descripcin: Proveedor: Precio de costo: Precio medio de costo: Precio de venta: Descuento a Clientes: Existencias / Stock: Tipo de I.V.A.: Mximas Unidades:

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El Producto Artculo
3.1. EL ARTCULO

Los artculos pueden sufrir una serie de transformaciones de mayor o menor grado segn la naturaleza de la empresa. A este proceso de transformacin que sufren los artculos, desde que son comprados por la empresa hasta que son ofrecidos para su venta, lo denominaremos Proceso de fabricacin. Por ejemplo, una empresa constructora comprara una serie de materiales de construccin, ofreciendo como producto final viviendas. Podemos, distinguir los artculos, segn el nivel de fabricacin que se les haya aplicado, en materia prima y producto terminado. Debemos tener en cuenta que lo que para una empresa es materia prima, para otra puede ser un producto terminado. Por ejemplo: para la empresa constructora un ladrillo es una materia prima en la construccin de las viviendas, sin embargo, para la fbrica de ladrillos ste es un producto terminado. Nosotros denominaremos a los artculos desde el punto de vista de la empresa para la que estemos elaborando las tareas de facturacin.

3.2. CLASIFICACIN DE ARTCULOS

Una de las tareas ms delicadas en una empresa es la de realizar una Clasificacin de los distintos artculos que la componen. Si esta clasificacin ha sido realizada de forma adecuada, ahorraremos mucho tiempo y trabajo. En los programas de facturacin se suele asociar un Cdigo o Nmero de Artculo a cada uno de los artculos; de esta forma al hacer referencia al artculo, lo haremos por su cdigo en vez de por su descripcin. Veamos un ejemplo: CODIGO 0300001 0300002 0300003 0300004 DESCRIPCIN Disquete 3 DSDD Disquete 3 DSHD Disquete 5 DSDD Disquete 5 DSHD

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Como el alumno se podr imaginar, resulta bastante complicado recordar todos los cdigos de los artculos de una empresa. No se preocupe, normalmente los programas de facturacin le dan facilidades para seleccionar el artculo deseado. El cdigo de un artculo puede estar formado tanto por dgitos numricos como alfanumricos. Existen ciertos mecanismos usados en las empresas para evitar tener que recordar el cdigo de un determinado artculo. Uno de los ms extendidos es el cdigo de barras. Este tipo de codificacin asigna un cdigo a un artculo que a su vez viene representado por una serie de lneas paralelas de distinto grosor y separacin entre ellas. De esta manera se puede leer el cdigo del artculo mediante un lector ptico o bien introduciendo el nmero que figura debajo de las barras. Una de las formas ms extendidas para la clasificacin de artculos es su agrupacin en familias. Una familia de artculos estar compuesta por, aquellos artculos con unas determinadas caractersticas comunes. Por ejemplo, en un supermercado se podran distinguir entre otras las siguientes familias: CODIGO 01 02 03 04 DESCRIPCIN Carnes Pescados Repostera Postres

La familia a la que pertenece el artculo se incluye en el cdigo de ste. De esta manera observando el cdigo del artculo, podremos saber a qu familia pertenece. Normalmente los primeros dgitos del cdigo de artculo se utilizan para codificar la familia y los restantes, para diferenciarlo de entre los que componen la familia. Veamos un ejemplo teniendo en cuenta que, para codificar un artculo, se utilizan siete dgitos, de los cuales los dos primeros son el cdigo de la familia:

Usando dos dgitos para codificar las familias, podemos definir hasta 100 familias: desde la 00 hasta la 99. Por otra parte, usando cinco dgitos para codificar cada artculo dentro de la familia, se podrn codificar hasta 100.000 artculos.

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De la misma manera que se ha hecho una clasificacin de los artculos por familias, el usuario puede usar cualquier otro tipo de codificacin de acuerdo con sus necesidades. Por ejemplo, se podra usar el tercer dgito del cdigo para hacer referencia a la ubicacin fsica del artculo (estantera). Veamos a continuacin una posible clasificacin de artculos de acuerdo con las siguientes familias: COD. FAM. 01 02 03 COD. ART. 0100001 0100088 0300123 0221311 DESCRIPCIN Lavadoras Cocinas Hornos DESCRIPCIN Lavad. Modelo 12 Lavad. Sucil/32 Horno Hoty 2550W Cocina Bulin Modelo 77

3.3. CAMPOS DE LA FICHA DE ARTCULOS

En la leccin anterior vimos los campos que, como mnimo, deba contener la ficha de un artculo en los programas de facturacin. Recordemos cuales eran: ARTICULOS Cdigo Artculo: Descripcin: Proveedor: Precio de costo: Precio medio de costo: Precio de venta: Descuento a Clientes: Existencias / Stock: Tipo de I.V.A.: Mximas Unidades:

Veamos con un poco ms de detalle algunos de estos campos:

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PRECIO MEDIO DE COSTO (P.M. de costo): este campo, como su nombre indica, contendr el valor medio de costo del articulo. Este precio depender del nmero de artculos comprados y el precio de cada uno de ellos. Veamos un ejemplo: Adquirimos diez unidades de un determinado artculo a 1,00 ; esta claro que el P.M. de costo es 1,00 : (1,00 x 10 ) / 10 = 1,00 Otro de los posibles campos que podran aparecer en la ficha del artculo es el precio ltimo de costo, que representara el ltimo importe que hemos pagado por el artculo. Posteriormente adquirimos una nueva remesa de 5 de estos artculos al precio de 1,50 . El nuevo P.M. de costo sera: (1,00 x 10 ) + (1,50 x 5 ) = 1,17 15 Por tanto, la frmula del P.M. de costo de una manera ms formal, quedara de la siguiente manera: ( Existencias antes compra x P.M. Costo ) + ( Cantidad adquirida x Precio de Compra ) = Nuevo P.M. de Costo (Existencias antes de Compra + Cantidad Adquirida)

EXISTENCIAS o STOCK: El campo de stock contendr las unidades del artculo que tenemos almacenadas en la empresa. Este campo nos permitir saber cundo necesitarnos pedir artculos al proveedor. Los artculos que han sido pedidos por el cliente, pero que an no han sido ni facturados ni servidos formarn parte del stock, pero no se podrn tener en cuenta a la hora de analizar las unidades que se pueden vender. A raz de esto, podemos dividir el stock en el stock propiamente dicho, que estar formado por las unidades reales que estn almacenadas en la empresa y el stock disponible, que sern los artculos que, estando almacenados en la empresa, no estn comprometidos (pendientes de servir). El stock de una empresa puede ser valorado tomando como precio unitario cualquiera de los siguientes campos: P.M. de costo, ltimo precio de costo o P.V.P. Esto nos dar cierta informacin sobre la cantidad que tenernos invertida en el almacn. Por ejemplo: si valoramos el stock segn el P.V.P nos podremos hacer una idea del importe que ingresaremos, cuando vendamos todo el stock.

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PRECIO DE VENTA (P.V.P): el precio de venta es el importe que se cobrar a los clientes por dicho artculo. Este precio, al igual que los dems, no incluye impuestos, puesto que stos se aplicarn en funcin del cliente. La ficha de un artculo puede contener distintos tipos de precios de venta. De esta forma se podr aplicar cada una de las tarifas segn el caso. En el programa de facturacin con el que realizaremos las prcticas aparecen dos tipos distintos de tarifas de precio de venta: precio de venta al pblico en general y a clientes mayoristas, que obviamente, ser inferior al primero. El P.V.P. se puede establecer como una cantidad fija o como un porcentaje sobre el precio de costo o sobre el P.M. de costo.

3.4. LA VENTA

La venta es el proceso en el cual se comercializa un artculo a un determinado cliente. Dependiendo del tipo de cliente, podemos distinguir tres tipos de ventas: A mayoristas A minoristas A consumidores

Dependiendo del tipo de venta que realice la empresa, se podr aplicar una de las tarifas de P.V.P. existentes. A su vez, se podrn aplicar distintos tipos de Descuentos en cada una de las operaciones. Normalmente cada cliente tendr definido en su ficha el descuento habitual que se le aplica, aunque est podr ser modificado de acuerdo con unos criterios establecidos: sobrepasar un volumen de compra, importancia del cliente, etc... Los descuentos pueden aplicarse en la venta o en la compra, siendo la empresa o el proveedor, respectivamente, el que los utiliza.

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3.5. EL I.V.A.

El Impuesto sobre el Valor Aadido I.V.A. es un impuesto fijado por el Ministerio de Hacienda aplicable a las operaciones de compraventa. El impuesto, que es de naturaleza indirecta, lo aplica el vendedor en forma de un tanto por cien sobre el importe de la venta. Al tanto por cien que aplicarnos lo denominaremos Tipo impositivo. Veamos un ejemplo de los vigentes en el momento de la confeccin del manual: Tipo Superreducido: (4%): Se aplica a productos de primera necesidad (pan, leche, fruta, huevos, etc.), a viviendas subvencionadas de proteccin oficial y libros. Tipo Reducido: (7%): Se aplica a productos alimenticios con transformacin, viviendas, agua, gaseosas incoloras, etc... Tipo General: (16%): Se aplica a productos en general, bebidas refrescantes o alcohlicas, joyas, vehculos, etc...

Los distintos tipos impositivos pueden ser variados por el Ministerio de Hacienda, en funcin de las necesidades del Estado. La Aplicacin del I.V.A. se restringe solamente a la pennsula e Islas Baleares, excluyndose las Islas canarias, Ceuta y Melilla. El I.V.A. se grava finalmente al Consumidor. La empresa acta como un mero recaudador de impuestos, debiendo devolver la parte proporcional al incremento del precio del artculo cobrada en la venta. Veamos un ejemplo: Un albail compra ladrillos a una empresa de materiales de construccin, pagando el I.V.A. correspondiente: Al realizar el trabajo al cliente, le factura los servicios realizados y la materia empleada aplicndoles a ambos el I.V.A. correspondiente:

Por tanto, centrndonos en los impuestos, el albail ha pagado 160,00 euros en concepto de I.V.A. y ha recibido 320,00 euros por lo que deber pagar a Hacienda la diferencia entre ambas cantidades, o sea, 160,00 euros. Por tanto, toda empresa o persona fsica est obligada a realizar de manera peridica una liquidacin del I.V.A., en la que paga

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a Hacienda la cantidad que ha obtenido en concepto de I.V.A., actuando como recaudador de impuestos.

El I.V.A. que paga la empresa en las compras se denomina I.V.A. SOPORTADO, mientras que el cobrado al realizar la venta se denomina I.V.A. REPERCUTIDO.

El Recargo de equivalencia es un porcentaje que se aade al I.V.A. y que se aplica solamente a comercios al por menor y a Personas fsicas. Este porcentaje se les aplica a este tipo de empresas al realizar ventas, no teniendo obligacin de repercutir el impuesto. De esta forma no es necesario realizar liquidacin peridica del I.V.A.

El Recargo de equivalencia depende del tipo de I.V.A. aplicado y sera: IVA 4,00 % 7,00 % 16,00 % RECARGO EQUIVALENCIA 0,50 % 1,00 % 4,00 %

En estos casos, al realizar la venta la empresa no debe cobrar la parte correspondiente al recargo de equivalencia al cliente; se debe incluir en el precio total de venta al pblico, pues en el comercio no se aplican precios con I.V.A. recargo, pero s corresponde incluirlos en el P.V.P. y, en el supuesto de pedir el cliente desglose del I.V.A., nicamente se realiza por el precio de venta al pblico menos el I.V.A. (4,00 %, 7,00 %, 16,00 %).

En el caso de que al comerciante (minorista) se le aplique el recargo de equivalencia, no practicar liquidacin por I.V.A., puesto que el Impuesto es incrementado al objeto de no practicar diferencia por I.V.A. La Base imponible es el importe total sobre el cual se aplica el tipo impositivo (porcentaje de I.V.A.). Esta cantidad figurar en las facturas como importe neto, previa la aplicacin de los impuestos. La base imponible se calcular como el importe bruto de la factura menos los descuentos y ms los recargos. Veamos el ejemplo adjunto.

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Veamos a continuacin un esquema de la fluctuacin del I.V.A. desde el punto de vista de una empresa:

Si el resultado de la liquidacin con Hacienda es una cantidad positiva, deberemos pagar la diferencia. Por el contrario, si resulta negativa, tendremos derecho a devolucin. Liquidacin con Hacienda se efectuar hallando la diferencia entre el I.V.A. repercutido y el I.V.A. Soportado durante un perodo de tiempo (trimestralmente). Existe cierto tipo de operaciones de compraventa a las que no se les aplica I.V.A. A continuacin se enumeran: Operaciones no sujetas a IVA: Entrega de muestra sin valor comercial. Servicio de los socios en las cooperativas de trbalo asociado. Prestaciones de servicios de demostracin.

Operaciones exentas de IVA: Enseanza servicios deportivos y culturales. Loteras y apuestas mutuas. Operaciones financieras. Entidades sin fines de lucro. Servicios pblicos postales. Arrendamiento de viviendas (excepto locales de negocio). Prestaciones sanitarias. Exportaciones y envos a Canarias, Ceuta y Melilla.

Las empresas que realizan operaciones exentas o no sujetas a IVA s que soportan al IVA, pero no lo repercuten.

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Documentos de Facturacin
4.1. EL PEDIDO

En sta leccin vamos a centrarnos en los documentos asociados a la facturacin, desde el punto de vista de la empresa. Cuando una empresa necesita artculos o servicios de su proveedor, realiza un Pedido de Compra informndole de sus necesidades. Por su parte, cuando el cliente requiere alguno de los servicios que ofrece nuestra empresa nos realizar un Pedido de Ventas ( recuerde, desde el punto de vista de la empresa).

Los pedidos pueden ser remitidos por uno de los siguientes mtodos: Por va oral: Normalmente por telfono. Esta forma puede provocar errores de interpretacin, adems de no quedar justificante material del pedido. Por impreso: en este caso el impreso ser remitido por correo o por fax al destinatario.

Cabe recordar que la emisin de un pedido impreso no es obligatoria en las operaciones de compraventa, aunque s muy recomendable, al quedar prueba escrita de los artculos pedidos, fecha de pedido, condiciones de pago y transporte, etc..., evitndose as el riesgo de malentendidos.

Los programas de facturacin permiten la creacin de pedidos de compra impresos, que sern enviados al proveedor. Por otra parte, los pedidos que se reciban de los clientes debern ser introducidos en el programa para que stos figuren en el diario de facturacin.

Veamos un ejemplo de impreso para realizar un pedido:

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4.2. EL ALBARN

El albarn es el documento que se adjunta a la mercanca en el momento de servirla. Por tanto, lo generar el proveedor en las compras y la propia empresa en las ventas. El principal cometido del albarn es servir de justificante de que la mercanca que en l se detalla ha sido recibida por el cliente. El Cliente deber firmar el Albarn en el momento de la recepcin de la mercanca. De esta manera le sirve al proveedor como justificante de recepcin de la mercanca. Los campos que contendr un albarn como mnimo son: Nombre y direccin del vendedor. Nombre y direccin del comprador. Lugar de entrega. Nmero de pedido. Nmero de albarn. Fecha de envo. Fecha de entrega. Descripcin de los artculos servidos y cantidades de los mismos. Nmero de bultos.

A continuacin podemos ver un ejemplo de albarn: Por lo general, en el albarn se indicarn los precios de los artculos, la cantidad y los descuentos. El importe correspondiente a los impuestos no aparece, aunque en todo caso se puede especificar el tipo impositivo de I.V.A. que se aplicar en la correspondiente factura. Al igual que el pedido, la emisin del albarn no es obligatoria en las operaciones de compraventa. Sin embargo es una prctica habitual en toda empresa, pues es el justificante de que la mercanca ha sido entregada al destinatario. Normalmente en los programas de Facturacin se generan de forma automtica los albaranes, una vez introducido el pedido de venta formulado por el Cliente.

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4.3. LA FACTURA

La factura es el documento ms importante en el proceso de compraventa, ya que acredita a operacin realizada. La legislacin vigente obliga a empresarios y profesionales a expedir y entregar facturas en toda operacin de compraventa, debiendo conservar stos copia o matriz de las facturas emitidas hasta que prescriba el plazo. Veamos a continuacin los campos que, como mnimo, aparecern en una factura tanto de compra como de venta:

Nombre del vendedor. Domicilio y poblacin de la empresa vendedora. CIF/NIF de sta. Nombre del comprador. Domicilio y poblacin de ste. CIF/NIF de ste. Nmero de factura. Fecha de factura. Descripcin de la venta o artculo/s. Importe de la venta sin Impuestos (Base imponible). Tipo de IVA y cuota. Recargo de Equivalencia. Importe total de la factura.

Adems, si el vendedor es una sociedad, debern aparecer en la factura los datos de su inscripcin en el Registro Mercantil de Sociedades. En la siguiente imagen vemos un ejemplo de factura: Dependiendo de las necesidades del cliente, podemos facturar los artculos de la siguiente manera: Facturacin conjunta: en la misma factura aparece el importe de los gastos y las mercancas, aplicndose el I.V.A. a la suma de la mercanca y los gastos. Facturacin separada: se facturan de manera independiente las mercancas y los gastos a peticin expresa del comprador.

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Podemos sealar las siguientes caractersticas en la emisin de facturas: Una factura puede agrupar las operaciones realizadas con un cliente durante un determinado perodo, correspondientes a varios pedidos distintos. Naturalmente las operaciones agrupadas en una misma factura debern tener condiciones similares (igual tipo de IVA, portes, descuentos, etc...). Por ejemplo, imaginemos que nuestra empresa suministra piezas de recambio de automvil a un taller de reparacin. Si tuviramos que enviar una factura por cada pedido que nos hace, sera demasiado costoso, teniendo en cuenta que nos pueden hacer varios pedidos al da. Por lo tanto, lo ms lgico ser agrupar los pedidos correspondientes a un determinado perodo en una sola factura. Los programas de facturacin ofrecen la facilidad de agrupar pedidos de manera que, al confeccionar la factura, se le indican los pedidos que deseamos que sean agrupados en ella.

En las ventas al por menor solo es necesario poner la expresin I.V.A. INCLUIDO, sin necesidad de detallar la base imponible ni el importe correspondiente a los impuestos. Como ejemplo tenemos los tickets que se nos entregan en los supermercados, en los que figura la cantidad a pagar y aparece la expresin indicada. Las Facturas deben expedirse y entregarse al destinatario cliente en el momento de la expedicin bien dentro de los treinta das hbiles siguientes.

El vendedor debe expedir un slo original de cada factura, ticket o vale, pudiendo expedir duplicados con la expresin Duplicado o Copia. Debiendo conservar una copla de cada factura durante seis aos a partir de la fecha de expedicin. A su vez los clientes que tengan condicin de empresarios deben conservar las facturas recibidas, numeradas correlativamente, durante el plazo de prescripcin, que actualmente es de cinco aos fiscales.

Las facturas de inversin muebles deben conservarse durante diez aos a contar desde la fecha de recepcin de la factura. Si los bienes son inmuebles se debern conservar durante quince aos.

Los empresarios y profesionales sujetos a IVA debern llevar obligatoriamente dos libros de registros: - El libro de facturas emitidas. - El libro de facturas recibidas.

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NOTAS DE ABONO La devolucin, por parte del cliente, de mercanca que ha sido facturada previamente se realizar emitiendo, por parte de la empresa, una Nota de abono o factura de abono. En las facturas de abono aparecern los siguientes datos: Los mismos que se exigen en una factura. Referencia a la factura que se modifica o abona. Descripcin de la operacin e importe. Tipo y cuota de IVA a devolver al cliente.

4.4. EL COBRO

El cobro de la mercanca entregada al cliente puede realizarse de mltiples formas. A continuacin se describen las ms usadas: Al contado. Mediante taln o cheque bancario. Mediante transferencia bancaria. Mediante efecto (letra de cambio) o recibo domiciliado.

EL RECIBO

Una vez cobrado el importe de una factura, la empresa emite un recibo a la persona que hace efectiva la cantidad. Veamos los datos que debern figurar como mnimo en un recibo: Nmero de recibo. Nombre de la persona o entidad que entrega el dinero. Cantidad de dinero, en letra y nmero. Lugar y fecha de expedicin del recibo. Nombre y firma de la entidad que recibe el dinero. Nmero de la factura a la que corresponde el pago.

Veamos a continuacin un formato estndar de recibo:

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EL CHEQUE EL cheque es un documento de pago que debe contener la siguiente informacin: La denominacin Pguese por este cheque a .... Nombre de quin paga el cheque (llamado librado), que necesariamente ha de ser un banco o entidad de crdito. Lugar y cantidad a pagar. Fecha y lugar de emisin del cheque. Firma, de puo y letra de la persona que expide el cheque.

A continuacin puede ver un modelo general de taln o cheque:

Segn a quin vaya destinado el cheque, podemos distinguir los siguientes tipos: Al portador: lleva la indicacin Al portador, debiendo pagarse a la persona que lo presenta. A persona determinada o nominativo: estos cheques slo pueden ser cobrados por la persona fsica o jurdica que se indica. A la persona determinada (con la clusula a la orden): La particularidad de estos cheques es que pueden ser transferidos por endoso. El endoso es una clusula que sirve

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para transmitir el cheque, debindose cumplimentar en el reverso del mismo la frmula "Pguese por este cheque a, debiendo constar la firma del endosante y la flecha. El Inconveniente del tipo de cheques al Portador es que, en caso de prdida, podra ser cobrado por cualquier persona. Veamos el nombre que reciben cada una de las entidades en el ejemplo anterior: Librado: El banco o la caja. Librador: El firmante. Endosante: El beneficiario del cheque, que puede endosar el cheque si lo desea.

Segn las caractersticas del cheque, existen distintos tipos: Cheque cruzado general: Este tipo de cheque se caracteriza por estar atravesado por dos lneas paralelas y diagonales. En el interior de estas lneas deber anotarse una de las siguientes formas Banco, Y Compaa o Y Ca.. Lo cual indica que slo puede ser cobrado mediante el ingreso en la cuenta corriente del tomador o cobrador. Cheque cruzado especial: Es aqul que entre las lneas del cruzado se indica el nombre de banco dnde se puede presentar para su cobro, ingresndose mediante compensacin en la cuenta corriente del tomador. Cheque conformado: el cheque conformado es aquel que el banco del librado ha manifestado que todos los datos estn conformes (hay fondos) y que puede ser satisfecho en ese momento. Para que la conformidad tenga validez durante un perodo de tiempo, el importe del cheque es bloqueado en la cuenta del librador hasta que ste es cobrado o hasta la fecha de caducidad o expiracin de la conformidad.

LA LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es el ltimo de los mecanismos de cobro de facturas que vamos a ver en la leccin. La caracterstica de sta es la de intervenir tres personas o entidades en su gestin: El librador: es quien expide la letra como beneficiario del importe. El librado: es el que tiene que pagarla. El tomador: es la persona o entidad que recibir el importe por cuenta del librador.

Veamos un ejemplo de letra de cambio: Una persona compra un coche establecindose como forma de pago una sola letra por el importe del automvil, que deber ser pagada a los treinta das a partir de la fecha de entrega del vehculo. La letra ser negociada a travs de una

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entidad bancaria. Veamos el papel de cada una de las tres entidades que intervienen en la operacin: Librador: El vendedor de automviles. Librado: El comprador del vehculo. Tomador: La entidad bancaria.

A continuacin se muestra un modelo estndar de letra de cambio:

Veamos cada uno de los campos que componen el efecto con un poco ms de detalle. Nmero: se indicar el nmero de la factura que abonar la letra seguido del nmero de orden del efecto. Por ejemplo, para una factura que se abonar mediante tres letras, aparecern los siguientes nmeros en cada uno de los efectos: 123/1 123/2 123/3 Localidad de expedicin: se indicar la localidad de expedicin del efecto. Importe: Importe en nmero por el que se expide la letra. Se har constar el tipo de moneda. Fecha de expedicin: Fecha en que se expide la letra. Vencimiento: fecha en que debe pagarse el efecto. Puede expresarse de las siguientes maneras: A da fijo: se indica la fecha del pago. Por ejemplo: 24/02/2.002 A cierto tiempo de la fecha de expedicin. Por ejemplo: 30 das. (el vencimiento ser a los treinta das a partir de la fecha de expedicin). A la vista, debiendo pagarse la letra en el momento de la presentacin. A cierto tiempo de la vista: Se indica un periodo de tiempo a partir del momento de la presentacin en la que deber pagarse la letra. Por ejemplo: 8 das vista (cuando el banco presente la letra, el librado tiene 8 das para pagarla).

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El recuadro que aparece a la izquierda del documento se utiliza para la aceptacin de la Letra. La aceptacin es un compromiso formal e incondicional del librado por el que se compromete al pago de la letra. A la orden de...: En este campo se expresar el tomador de la letra, que ser normalmente el banco. La cantidad de...: Importe del efecto en letra, haciendo referencia al tipo de moneda. Esta cantidad debe coincidir con el importe expresado en nmero. En el Domicilio: Se expresar el domicilio en el que debe pagarse la letra. En el caso que sea el domicilio del Librado, que aparece en la letra, se indicar: Abajo Indicado. Letra de Cambio: Este apartado no se cumplimenta a menos que no sea una segunda o posterior letra. Valor: En este campo se indicar la deuda que origina la letra. Por ejemplo: - Valor recibido (a cambio de la letra se ha recibido efectivo, mercancas, etc.). - Valor en cuenta. - Valor entendido. Nombre y domicilio del librado: Los datos del librado son imprescindibles para saber a quin y dnde ha de cobrarse la letra. Firma, nombre y domicilio del librador: La firma del librador deber ser de puo y letra. Debajo del nombre y domicilio del librado se indicar a cuenta de quin corren los gastos de devolucin de la factura. Si no se indica nada, se sobrentiende que corren a cuenta del librado. Se indicar SIN GASTOS o CON GASTOS.

En los casos en que la empresa vende a un cliente y el pago no se hace al contado, el vendedor puede negociar una letra con el cliente a travs del banco, recibiendo la empresa el importe de la venta de forma anticipada. En estos casos, el banco recibe lo que se conoce como Descuento Comercial.

No se deben de confundir los descuentos con el descuento Comercial. En el Descuento comercial se le abona el importe al Banco, por el que el Cliente no ve decrementado el importe de su factura. Por el contrario, los descuentos son deducidos al cliente del importe de la factura.

El descuento comercial se lo aplica la empresa al cliente, pero en vez de abonarlo a ste, se lo da al banco por haber anticipado el importe adeudado. Veamos una frmula para el clculo del Descuento Comercial:

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Donde: - N: Valor nominal ( importe de la compra en euros).


N * R *T D= 360

- R: Inters (0.19 = 18%). - T: Tiempo en das.

La frmula se divide por 360 al tomar los meses con una duracin fija de 30 das (30 x 12=360).

4.5. CONTRATOS MERCANTILES

Los Contratos Mercantiles constituyen otra modalidad de facilitar la circulacin de productos y/o servicios, pudiendo ser definido como el acuerdo de voluntades entre dos o ms personas (normalmente fabricante y minorista), crendose un vnculo de obligaciones segn el cual la parte acreedora puede exigir a la parte deudora el cumplimiento de una determinada prestacin. A continuacin se describen brevemente los distintos tipos de contratos mercantiles que existen: Contrato eliminatorio: Las partes que intervienen en este tipo de contrato son el fabricante del producto(s) y el minorista que lo vende. Se caracteriza porque el fabricante pone a disposicin del minorista los artculos que ste fabrica. Llegado el momento de la liquidacin, el minorista puede optar por abonar o devolver el artculo al fabricante. Contrato de suministros: En este tipo de contrato una parte se compromete con la otra a realizar una serie de prestaciones o a la entrega de unas determinadas cantidades.

Por ejemplo, una empresa podra firmar uno de estos contratos con una fbrica de piezas de recambio por el que sta se compromete a suministrar a la empresa por un determinado periodo; as la empresa tiene asegurado el mantenimiento de sus productos durante el periodo de validez del contrato. Contrato de franchising (franquicia): En el contrato de franquicia el distribuidor recibe la exclusiva de distribucin de los artculos del fabricante de acuerdo con las normas dictadas por ste. Este tipo de contratos es muy habitual para productos de reconocida fama internacional, como, por ejemplo, concesionarios de automviles, ropa, cadenas de alimentacin, etc. Contrato de Leasing: En este caso el comprador, en lugar de adquirir un bien, lo arrienda a la empresa de leasing durante un tiempo determinado, transcurrido el cual, el comprador

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tiene opcin a compra. Este tipo de contrato es habitual para la adquisicin de maquinaria en una empresa. Contrato de compraventa: En un contrato de compraventa, se establece que el vendedor se compromete a entregar un bien a cambio de un precio fijado. De esta forma se salvaguarda el acuerdo de forma legal, en caso de fluctuacin del precio del artculo. Por ejemplo, supongamos que una persona establece un contrato de compraventa con otra por la que se compromete a venderle un determinado inmueble a un precio determinado. Debido a la especulacin del terreno, el precio del inmueble se dobla; sin embargo el comprado tiene derecho legal a adquirir el inmueble por el precio fijado. Comisin mercantil: En estos contratos aparece la entidad del comisionista, que se encarga de realizar una determinada operacin de compraventa a cambio de una comisin prefijada, Por ejemplo, las agencias inmobiliarias hacen de comisionistas al vender, como intermediarios, una vivienda. Contratos bancarios: los contratos bancarios se realizan entre una empresa o persona fsica y una entidad bancaria con el objetivo de obtener o colocar dinero en ella.

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Facturacin Informatizada
5.1. EJECUCIN DEL PROGRAMA

En las lecciones anteriores hemos ido viendo los conceptos bsicos de la facturacin. En la actualidad, las labores de facturacin empresarial se realizan mayoritariamente usando Programas de Facturacin por Ordenador. Estos paquetes nos ofrecen una forma mucho ms cmoda, ordenada, eficiente y rpida de facturar. La aplicacin de facturacin que vamos a utilizar ser FacturaPlus Profesional (versin 2002) y se ejecuta bajo el entorno de Windows. Por tanto, sera deseable, aunque no imprescindible, que tuviera algunos conocimientos bsicos de Windows. Si lo desea, puede hacer nuestro curso de Windows, donde aprender a manejar este sistema operativo sin ningn esfuerzo. La facturacin por ordenador presenta como ventaja fundamental la de poseer unas Bases de Datos que almacenan la informacin principal que se va a usar para la confeccin de pedidos, albaranes, facturas y recibos. De esta manera, no ser necesario introducir en cada documento la informacin que tengamos almacenada. Por ejemplo, en la base de datos de clientes se almacenar toda la informacin relativa a clientes necesaria para la confeccin de facturas de venta. Por tanto, slo ser necesario indicar el cdigo del cliente para obtener toda su informacin. Adems, la Facturacin por Ordenador ofrece una serie de facilidades aadidas que van a permitir a la empresa organizar, planificar y analizar todas las operaciones comerciales realizadas. Por ejemplo, se nos permitir conocer cul es el cliente que ms nos ha comprado durante un mes u obtener un listado de las personas que nos deben dinero, etc. Desde el escritorio de Windows XP podemos ejecutar cualquier aplicacin que tengamos instalada. Para ello, debemos pulsar sobre el botn Inicio, elegir la opcin Todos los Programas y pulsar sobre el programa que queramos ejecutar. Si est ejecutando una versin anterior de Windows (Windows 95, 98, Millennium, NT o 2000), los programas instalados se encuentran en Inicio / Programas. Tambin puede crear en el escritorio un Acceso Directo al programa de facturacin. De esta forma, podemos ejecutar la aplicacin haciendo doble clic sobre su icono. En nuestro caso, accederemos a Inicio / Todos los programas / Grupo SP / SP Panel de Gestin, con el que mostraremos el SP de Gestin, desde el que puede acceder a todas las aplicaciones del Grupo SP que tenga en su sistema (por ejemplo, ContaPlus, NominaPlus o el programa de facturacin que nos ocupa, FacturaPlus).

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Desde esta ventana puede realizar copias de seguridad de los datos que haya introducido en FacturaPlus, a travs del botn Copias de seguridad, que se encuentra en el panel izquierdo de la ventana. Desde esta misma opcin de Copias de seguridad tambin puede restaurar la informacin que haya guardado previamente al realizar una copia de seguridad. En el panel izquierdo del SP Panel de Gestin tambin de un icono que le permite desinstalar el programa. Para ejecutar FacturaPlus, haga clic en su icono, que aparece en la parte izquierda del SP Panel de Gestin. De esta forma llegaremos a la primera pantalla de FacturaPlus, que podemos observar seguidamente.

sta es la ventana de identificacin de usuario. Como es la primera vez que entramos en la aplicacin, slo hay un usuario reconocido: el Supervisor. Desde dentro de la aplicacin se podrn crear ms usuarios, as como definir claves de acceso para cada uno de ellos.

Inicialmente, este usuario Supervisor no tiene ninguna clave definida; adems, tiene todos los privilegios de acceso, por lo que puede realizar cualquier accin en el programa. Pulse el botn Aceptar para entrar en la aplicacin. Aunque, como ver, la aplicacin tiene muchas opciones, en este curso nos centraremos nicamente en aquellas que deberan ser generales para todas las aplicaciones de facturacin sin detenemos en temas como promociones, etc.

5.2. ENTORNO DE TRABAJO

En la siguiente imagen aparece la pantalla principal de la aplicacin FacturaPlus. Desde ella accederemos a todas las opciones del programa. Puede observar que el aspecto de la aplicacin es el de un programa tpico de Windows y su funcionamiento ser similar al de estas aplicaciones. Por tanto, si est familiarizado con el uso de un ordenador personal con Windows como sistema operativo, no tendr ningn problema para desenvolverse como pez en el agua dentro aplicacin FacturaPlus.

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Seguidamente vamos a ver las partes en las que se divide ventana principal:

En la parte superior de la ventana se muestra la Barra de Ttulo, que contiene el nombre del programa, seguido por el Cdigo nombre de la empresa con la que estamos trabajando.

Debajo de la barra de ttulo est la Barra de Mens de la aplicacin, desde la que puede acceder a todas las funciones del programa.

sta es la Barra de Herramientas. Esta barra proporciona una forma rpida de acceder a las opciones ms importantes de la aplicacin. Pulsando sobre el botn adecuado, podemos acceder a algunas opciones sin tener que usar el Men. A lo del curso explicaremos el significado de cada uno de los botones. En el rea de trabajo puede ver el logotipo del programa FacturaPlus. Si desea ocultarlo, pulse con el botn derecho del ratn en esta rea. La zona gris central de la ventana es el rea de Trabajo. En ella se irn colocando todas las ventanas y cuadros de dilogo para la introduccin de datos. En esta zona tambin aparecern los listados e informes que realicemos por pantalla. Por ltimo, en la parte inferior de la ventana est la Barra de Estado. En ella podemos ver el estado de algunas teclas del teclado y la fecha y hora actual.

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Adems, en la parte izquierda de esta barra, la aplicacin mostrar mensajes informativos sobre el funcionamiento de la aplicacin. Si sita el cursor del ratn sobre un botn de la barra de herramientas o en una opcin de los mens, en la barra de estado se mostrar una breve descripcin de dicha opcin. Adems, si pulsa sobre la fecha y hora que aparecen en la barra de estado, se abrir la ventana del Panel de control de Windows que permite modificar la fecha y hora de su sistema.

5.3. MENS DEL PROGRAMA

Desde la barra de mens usted podr acceder a todas las opciones del programa. En este captulo le mostraremos los mens que usaremos y le explicaremos la funcionalidad de cada uno de ellos. Si no comprende algo ahora, no se preocupe. A lo largo del curso iremos viendo todas las opciones con ms detalle. El primer men con el que nos encontramos es el men Global. Desde este men podemos seleccionar la empresa con la que vamos a trabajar. Tambin utilizaremos ste men para abandonar la aplicacin.

. En el men Sistema estn todas las opciones para introducir datos generales que necesita para realizar las facturas. Desde aqu podemos definir los clientes, los proveedores, los artculos, los almacenes, etc Dentro de este men cabe destacar el submen Tablas generales. Con estas opciones podemos consultar y modificar las tablas de apoyo que utiliza la aplicacin.

Otro men a destacar es el men Facturacin. ste es uno de los mens ms importantes de la aplicacin, ya que es el que usaremos para realizar las facturas. La ltima opcin sirve para pasar los datos de las facturas al programa de contabilidad. Desde el men Almacn podremos realizar pedidos a nuestros proveedores, registrar los albaranes y las facturas que nos enven, llevar el control del stock, etc...

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Desde el men Fbrica puede acceder a la gestin de los procesos productivos; es decir, la composicin de un producto final por sus respectivos componentes. Al final encontramos otros dos mens que son comunes a las aplicaciones Windows: el men Ventana y el men Ayuda.

Desde el men Ayuda podremos tener ayuda de cualquier tema relacionado con la aplicacin, as como informacin acerca del programa y nmero de versin. En el men ventana es tpico en las aplicaciones de Windows y sirve para organizar las ventanas que en ese momento tengamos abiertas en pantalla.

5.4. CREACIN DE EMPRESAS

Para poder empezar a estudiar las opciones que ofrece la aplicacin, lo primero que debemos hacer es dar de alta una nueva empresa. Para ello, podemos seleccionar la opcin Empresas del men Global o pulsar el botn Empresas de la barra de herramientas.

Cuando se ha producido un problema con el Ordenador y se ha salido incorrectamente del Programa o ha habido un corte de fluido elctrico, puede encontrar un crculo rojo en la empresa. Esto significa que la empresa sigue activada, por la que deber desactivar (pulsando el botn liberar) para poder trabajar con ella normalmente.

La primera vez que ejecute esta opcin observar que ya hay una empresa dada de alta. Es una empresa de pruebas que la aplicacin crea automticamente cuando se instala.

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En la lista de empresas podemos ver el cdigo de la empresa, su nombre y el CIF / NIF de la misma. En la parte izquierda de cada empresa aparece un crculo verde o rojo, que indica si podemos cambiar el estado la empresa est actualmente seleccionada. Con el botn Liberar de la empresa de activa a inactiva. Observe que esta ventana tiene su propia barra de herramientas. Esto ser habitual en muchas ventanas de la aplicacin. Los botones que aqu aparecen son generales y realizan la misma accin en cualquier ventana en la que aparezcan. Vamos a explicar el significado de cada uno de estos botones: Aadir Modificar Eliminar Zoom Localizar Consulta Fuentes Imprimir Seleccionar registro. : aade un nuevo registro. : modifica el registro actualmente seleccionado. : borra el registro actualmente seleccionado. : visualiza (sin modificar) los datos correspondientes al registro seleccionado. : busca un registro en la tabla actual. : realiza consultas sobre los registros de la tabla. : cambia el tipo, tamao y color de la fuente de texto de la ventana. : imprime los registros de la tabla actual. : selecciona el registro actual. Equivale a hacer doble clic en el

: desactiva la empresa o el usuario seleccionado, en caso de que se Liberar haya cerrado incorrectamente el programa y haya quedado una empresa o un usuario activo. Este botn slo aparece en las ventanas de Empresas y la de intensificacin de usuario, al entrar a la aplicacin.

Aparte de estos botones, la ventana de Empresas tambin dispone del botn Convertir , que permite realizar la conversin de la moneda por defecto de una empresa a euros, convirtiendo los precios, promociones, etc..., a euros. En la versin lite de FacturaPlus puede crear varias empresas. En la versin Profesional slo puede existir una empresa, por lo deber modificar los datos de la misma para establecer los adecuados. Al pulsar sobre el botn de aadir o modificar empresa, aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

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En la conversin de una Empresa al euro es un proceso irreversible, por lo que se recomienda que realice una copia de seguridad de sus datos antes de acceder a esta opcin. Tambin es conveniente revisar, antes de hacer la conversin, que los decimales para el euro son correctos, desde la opcin de men Sistema / Tablas Generales / Divisas.

En dicho cuadro de dilogo introduciremos los datos de la empresa y sus caractersticas laborales. En el campo Cdigo figuran dos dgitos, que referenciarn a la empresa que estamos creando. Si la empresa tiene algn logotipo, la aplicacin nos permite introducirlo como una imagen de tipo bitmap; este logotipo aparecer en los documentos generados por la empresa. Por defecto la aplicacin coloca el logo del Grupo SP, que son los responsables de la aplicacin de facturacin. El icono Seleccionar imagen sirve para buscar una imagen en cualquier unidad de

disco. El icono Visualizar imagen es para visualizar la imagen, una vez elegida. La casilla Fondo transparente sirve para, si la activamos, hacer transparente el fondo del logotipo seleccionado. Despus de crear una empresa, puede realizar modificaciones en ella. Menos el Cdigo de la empresa, los dems datos los podremos modificar en cualquier momento seleccionando la . empresa y pulsando el botn Modificar Observe las pestaas que hay en la parte inferior del cuadro de dilogo de Empresas. Este tipo de pestaas aparecern en varios cuadros de dilogo. Sirven para ordenar los datos por el campo que indican.

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Por ejemplo, puede ordenar las empresas existentes por su Cdigo, por su Nombre o por su CIF/NIF, simplemente pulsando en la pestaa correspondiente. Al seleccionar una empresa, el ttulo de la ventana principal del FacturaPlus cambia, indicando la empresa en la que est trabajando actualmente. Recuerde que si alguna vez sale mal de la aplicacin o se produce un corte de fluido elctrico mientras est trabajando en ella, deber pulsar el botn Liberar para reiniciar la empresa y poder trabajar normalmente con la aplicacin. Una vez creada o modificado los datos de la empresa, debemos decirle a la aplicacin que queremos trabajar con dicha empresa. Para ello, seleccionaremos la empresa y pulsaremos el botn Seleccionar .

5.5. GESTIN DE USUARIOS

En Facturaplus puede crear los usuarios que desee y darles a cada uno acceso a distintas partes del programa (por ejemplo, podra dar acceso a un usuario a los albaranes y pedidos, dar acceso a las facturas a otro usuario, otro para acceder a las rdenes de produccin, etc.). Para acceder a la ventana que controla los usuarios y grupos, seleccione la opcin de men Util / Perfiles de usuario / Gestin de Usuarios.

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Como ya sabe, la aplicacin crea un usuario Supervisor, que tiene acceso a todas las opciones del programa. Adems, este usuario puede liberar a los usuarios o empresas, si se cierra incorrectamente el programa y se queda alguno bloqueado. Tambin podemos crear Grupos de usuarios. De esta manera podemos dar permiso para acceder a las distintas partes del programa a los grupos en lugar de a los usuarios, con lo que puede aadir o eliminar usuarios del grupo sin tener que definir cada vez las opciones que tiene acceso, ya que se tendran en cuenta las del grupo. , tras lo que deber introducir Para crear un nuevo grupo, pulse el botn aadir el cdigo y la descripcin de nuevo grupo. Pulsando el botn modificar podr modificar el registro seleccionado (en este caso el grupo), mientras que con Eliminar lo borrar.

Para crear, modificar o ver los grupos de usuarios, pulse el botn Grupos , desde la ventana de los usuarios.

Inicialmente existe el grupo Administradores, que, al igual que el usuario Supervisor, no puede ser eliminado. El botn Mapa est disponible en esta ventana de grupos y en la ventana de los usuarios, y permite dar o quitar el acceso a los diferentes mens y opciones del programa.

Desde la ventana que aparece al pulsar este botn puede dar acceso total o slo en lectura a las distintas opciones del programa o, incluso, denegar el acceso al grupo o usuario seleccionado.

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Si cambia los accesos de un grupo de usuarios, FacturaPlus le permite establecer dichos permisos a los usuarios pertenecientes a ese grupo. De todas formas, al crear un usuario, puede personalizar el mapa de accesos para este usuario individual pulsando el botn Mapas de la ventana de los usuarios, con lo que ya no tendr los mismos permisos que el resto de los usuarios del grupo al que pertenece. Adems, para los usuarios puede establecer mapas de acceso para los informes, que indicar a qu informes puede acceder de manera total o slo ejecutarlos y a cules no tiene . ningn tipo de acceso. Para ello, pulse el botn Informes Finalmente, para salir de la aplicacin, puede acceder a la opcin de men Global / Terminar, pulsar el botn Salir principal de FacturaPlus. de la barra herramientas o pulsar el botn de la ventana

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Mantenimiento de Ficheros I
6.1. PERSONALIZACION DEL ENTORNO

Vamos a seguir trabajando con el programa de facturacin FacturaPlus. Antes de adentramos en el funcionamiento de la aplicacin, es importante establecer ciertos datos y parmetros para el correcto funcionamiento de la misma. Recuerde que es conveniente realizar peridicamente una copia de seguridad de los datos. Las copias de seguridad se realizan desde el SP Panel de Gestin, a travs del botn Copias de seguridad. En la versin Profesional de este programa, que es la que estamos viendo en este curso, existe una empresa creada en la aplicacin, de la que ya hemos modificado los datos para establecerlos correctamente. En la versin lite de FacturaPlus puede crear tantas empresas como desee. Tras establecer los datos adecuados de la empresa y antes de aadir cualquier dato en el programa, es importante configurar correctamente el entorno de trabajo. Para ello, acceda a la opcin Util / Entorno del Sistema / Personalizacin. La ventana que aparece dispone de nueve carpetas; vamos a ver los valores que se pueden establecer en cada una de ellas: Contadores: Permite configurar la numeracin de los documentos que crear la aplicacin (pedidos, albaranes, facturas, recibos, etc.). Inicialmente estn todos a 1, si todava an no ha creado ningn documento. El programa retomar la numeracin automtica a partir de cualquier valor que indique en esta ventana. Tenga mucho cuidado si cambia alguno de estos valores, ya que una mala eleccin podra dar lugar a documentos con el mismo nmero. SP ContaPlus: Indicaremos dnde est instalada la aplicacin de contabilidad (ContaPlus) y definiremos algunas cuentas contables para que la aplicacin sepa cmo pasar los asientos generados a contabilidad.

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V.Defec. (Valores por Defecto): Podemos configurar los valores que aparecern por defecto a la hora de introducir datos. En la parte inferior especificaremos el Rgimen de I.V.A. al que estamos sujetos y si vamos a aplicar el Recargo de equivalencia.

Es importante introducir los valores adecuados en esta ventana antes de trabajar e introducir datos en la aplicacin, ya que de esta manera, evitamos posibles problemas que puedan surgir al modificar estos parmetros con datos existentes en el programa. Recib. (Recibos): Aqu introduciremos los valores por defecto que aparecern en los recibos, como la entidad bancaria o el ordenante. M.Trab. (Modo de Trabajo): Desde esta pestaa podemos establecer distintas opciones que configuran el modo de trabajo de la aplicacin. Permite establecer si desea poder modificar la descripcin o el tipo de I.V.A. de los artculos en los documentos, introducir precios con I.V.A. incluido en la lista de artculos, llevar un sistema de actualizaciones de precios automtica, etc...

En la seccin de Stocks de la carpeta modo de trabajo podr configurar si quiere que el sistema le avise cuando realice una venta que deje al artculo sin un stock por debajo del mnimo establecido en su ficha o con stock negativo, as como activar dichas opciones tambin para los pedidos. Si hace doble clic en la barra de estado, ver, en la barra de ttulo del FacturaPlus, la memoria usada, la memoria mxima disponible y el porcentaje de recursos utilizado. Si activa la opcin Actualizar barra de scroll en procesos, existente en esta pestaa de Modo de Trabajo, esta informacin se actualizar constantemente. Docum. (Documentos): Puede definir cmo ser la numeracin de los documentos (manual o automtica), en qu documentos desea capturas matriciales de las propiedades de los artculos y cundo quiere que se vuelquen los comentarios entre un documento y el generado a partir de ste.

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Clcu. (Clculo): Desde los campos de esta pestaa podemos seleccionar la forma en que se calcular el coste promedio de los artculos, cmo se calcularn las comisiones, si quiere llevar control de las ubicaciones de los artculos en cada almacn, etc... Msca. (Mscaras): Podr cambiar la forma de representacin de los nmeros, establecido el nmero de cifras enteras y decimales que se mostrarn. Plantill. (Plantilla): Le permite establecer los datos por defecto que aparecern al crear clientes y proveedores. Los datos de esta ltima ficha son tiles cuando desee importar clientes y proveedores, ya que los datos importados se insertarn con los valores que figuren en esta ventana.

La modificacin de estos parmetros del sistema, una vez haya introducido datos, puede provocar un funcionamiento incorrecto del programa, ya que estos parmetros afectan a stocks, artculos, costes, etc.

6.2. ALMACENES

Una vez ya hemos establecido los parmetros generales del FacturaPlus, podemos empezar a introducir datos en el programa. La principal caracterstica de los programas de facturacin es la de mantener almacenada toda la informacin que usamos habitualmente en la confeccin de documentos de compraventa. De todas formas, el usuario deber analizar las caractersticas particulares de su empresa y decidir cmo va a clasificar toda la informacin. Es por ello que la utilizacin de los siguientes apartados es opcional, pero a la vez fundamental para hacer un uso eficiente del programa. El Programa le ofrece los medios, es el usuario el que debe sacar provecho de todas estas facilidades. Por ejemplo , antes de dar de alta un artculo, ser necesario dar de alta el almacn donde se ubicar o la familia a la que pertenece. Los artculos que compremos o vendamos deberemos tenerlos almacenados en algn lugar. Por este motivo es necesario indicarle al programa en qu lugar o lugares guardamos los artculos, si queremos llevar un control de los almacenes. Si la empresa slo posee un almacn, este paso no es necesario. Si la empresa tiene varios almacenes, es conveniente darlos de alta en la aplicacin, ya que, de este modo, conoceremos el stock de cada artculo en cada almacn y podremos realizar informes estadsticos sobre los movimientos de cada almacn.

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Para acceder a la ventana encargada del mantenimiento de almacenes, seleccionaremos la opcin Almacenes del men Sistema. La aplicacin crea automticamente un almacn, al instalarse. Si su empresa slo dispone de un almacn, tan slo hara falta cambiar la direccin del mismo desde la ventana de almacenes. Si no es as, pulsaremos el botn Aadir introduciremos los datos correspondientes. para aadir un nuevo almacn e

Un almacn est representado en el programa por un cdigo de 3 dgitos, que pueden ser letras o nmeros. Al aadir o modificar algn registro de cualquiera de las tablas de FacturaPlus (almacenes, artculos, clientes, etc.), si pulsa el botn Aceptar, confirmar la insercin o los cambios efectuados, mientras que, si pulsa Cancelar, se cerrar el cuadro de dilogo sin aadirse o modificarse los datos. El significado de los botones del panel izquierdo de la ventana almacenes ya lo debera conocer, ya que es el mismo que el que vimos en la leccin anterior.

Recuerde que, si posiciona el cursor del ratn sobre alguno de estos botones, se mostrar en la barra de estado una breve descripcin del funcionamiento del mismo. Tambin puede ver, entre parntesis, la tecla que puede pulsar para realizar la misma funcin que haciendo clic en el botn.

Para modificar un almacn, primero debemos seleccionarlo con el ratn o desplazndonos por la lista con las teclas del cursor y despus pulsar el botn Modificar. Alternativamente, en lugar de pulsar el botn Modificar, tambin puede hacer doble clic con el ratn en el registro que quiere modificar.

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Recuerde que, pulsando las etiquetas que aparecen en la parte inferior de las ventanas de FacturaPlus ( en este caso Cdigo y Nombre), podr ordenar los registros por dicho campo. Si lo que queremos es borrarlo, lo seleccionaremos y pulsaremos el botn Eliminar. Antes de eliminar cualquier registro, la aplicacin se asegura que es eso lo que realmente quiere hacer. El botn Zoom le permite ver, sin posibilidad de modificar, los datos correspondientes al registro seleccionado.

6.3. FAMILIAS DE ARTCULOS

Como vimos en las lecciones precedentes, una de las posibles clasificaciones para los artculos de una empresa es por familias. Una familia de artculos es un conjunto de artculos que tienen unas caractersticas comunes.

Por ejemplo, en una empresa de electrodomsticos la familia lavadoras estara formada por todos los modelos de lavadoras que posee la empresa. El usuario deber decidir en qu familias pueden ser descompuestos los artculos que componen su empresa.

La clasificacin de artculos por familias es interesante en la obtencin de informes estadsticos. Obviamente, es ms fcil analizar los informes para una decena de familias que para cada uno de los cientos de artculos por separado.

Por lo tanto, para llevar un mayor control de la venta de artculos y saber qu grupos son los ms vendidos, los agruparemos por familias.

Para acceder al mantenimiento de familias, debemos seleccionar la opcin Familias del men Sistema / Tablas generales. La ventana que aparece es muy similar a la que hemos visto en el mantenimiento de almacenes. La forma de aadir, borrar y modificar registros es la misma que hemos visto en el captulo anterior. De la misma manera, la aplicacin crea inicialmente una familia general.

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Al pulsar el botn Aadir

aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Igual que en el caso anterior, el cdigo de la familia es alfanumrico. Sin embargo, ahora tiene una longitud de 5 caracteres. En los campos Campo1, Campo2, ..., Campo10, podemos especificar propiedades especiales para cada familia, que luego rellenaremos a la hora de dar de alta un artculo.

Es importante establecer bien las familias de los artculos, porque en muchos de los informes que genera FacturaPlus se ordena segn esta familia. Si utiliza el programa de contabilidad del Grupo SP (ContaPlus), le interesar saber que las familias de artculos equivalen a lo que en dicho programa de contabilidad se denominan grupos de ventas.

6.4. UTILIDADES

Para finalizar la leccin, vamos a ver una serie de utilidades de que dispone FacturaPlus que le pueden ayudar en el trabajo diario con este programa. Todas las funciones que vamos a ver se encuentran dentro del men Util. La primera opcin que vemos dentro de este men es Organizacin de Ficheros, que reorganiza la informacin almacenada en el programa, de forma que puede optimizar el rendimiento de la aplicacin. Tambin puede acceder a esta funcin a travs del botn Organizacin herramientas. , disponible en la barra de

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Al ejecutar la funcin de Organizacin, no slo se agiliza la aplicacin, sino que adems se puede conseguir un ahorro de espacio en el disco duro. Al acceder a esta opcin, la aplicacin le muestra un cuadro de dilogo que le informa de las actividades que se llevarn a cabo: creacin de ndices, eliminacin definitiva de los registros que haya borrado en las tablas, etc...

Tambin le permite seleccionar a qu partes del programa se aplicar esta optimizacin y reorganizacin. En el submen Util / Herramientas se encuentran otras opciones que le pueden ser tiles.

La opcin Autochequeo muestra informacin acerca de la configuracin de su sistema: sistema operativo, ficheros de configuracin del mismo, tipo de procesador y unidades de disco instaladas, recursos disponibles en el sistema, etc. Calculadora ejecuta la calculadora estndar de Windows, que le permite realizar clculos estndar o cientficos.

Con la opcin Agenda puede gestionar una agenda de contactos, en la que puede almacenar direcciones, telfonos, direcciones de correo electrnico, etc., de las personas con quienes trate. Adems, tambin permite imprimir un listado de sus contactos, permitindole ordenarlos por nombre, clave o cdigo postal. Para ello, pulse el botn Imprimir la Agenda. de la ventana de

En esta misma ventana dispone del botn Etiquetas imprimir etiquetas de los contactos que seleccione.

a travs del cual puede

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Para establecer el formato de las etiquetas, pulse el botn Formatos. Puede crear sus propios formatos o modificar el formato existente por defecto, indicando los campos de la agenda que se incluirn en las etiquetas, la fuente que se utilizar, el nmero de etiquetas que habr en cada pgina, el tamao y el espaciado entre las mismas, etc...

La manera de seleccionar los contactos de los que desea imprimir etiquetas es a travs del botn Filtro. Para seleccionar un contacto, sitese en dicho contacto y pulse el botn Seleccionar (tambin puede hacer doble clic en l). Los contactos seleccionados se marcan con una X en la columna de la izquierda (S.). Tambin puede establecer criterios para seleccionar varios contactos de una vez, pulsando el botn Filtrar . Tras establecer las condiciones de bsqueda, se marcarn los contactos que cumplan dichas condiciones. Por ltimo, la opcin de men Util / Herramientas / Planning muestra un calendario del ao que indique, permitindole introducir planificaciones anuales. Puede marcar de distintos colores las distintas planificaciones que desee controlar.

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Mantenimiento de Ficheros II
7.1. FORMAS DE PAGO

amos a seguir viendo y analizando la utilidad de las distintas tablas generales de que dispone FacturaPlus.

La aplicacin permite indicar las formas de pago que utilice habitualmente. Para ello, seleccione la opcin Formas de pago del men Sistema / Tablas generales.

Observe que la aplicacin ya tiene definidas algunas formas de pago por defecto. Es importante definir las formas de pago que vaya a utilizar antes de introducir los clientes, ya que ste ser un campo obligatorio en la ficha del cliente En funcin de los valores que tenga la forma de pago utilizada, FacturaPlus generar los recibos correspondientes e indicar cuntos vencimientos habr, as como las fechas e importes de los mismos.

Al igual que en el resto de tablas de la aplicacin, para crear nuevas formas de pago pulse en el botn Aadir . En este caso, el cdigo de las formas de pago consta de dos dgitos, que pueden ser nmeros y letras.

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En el cuadro Tipo aplazamiento indicaremos la forma en que se calcularn los plazos. Seleccionaremos Importe fijo si queremos que se pague una cantidad fija en cada plazo hasta pagar la deuda completa. Con Importe porcentual podremos definir qu porcentajes de la deuda pagarn en cada plazo. Si los recibos los crea como emitidos, podr indicar que se marquen como pagados al superar su fecha de vencimiento, activando la casilla Pagado al Vencimiento. La opcin Pagos a plazos la usaremos cuando la deuda se vaya a pagar en ms de cinco plazos. Con esta opcin, en cada plazo se pagar la parte proporcional del importe de la deuda. En el cuadro Recibos por defecto podemos especificar si, por defecto, los recibos se considerarn pagados o no. El campo Subcuenta cobro sirve para indicar la cuenta contable que interviene en el cobro, para poder hacer el paso automtico a la aplicacin de contabilidad (SP ContaPlus).

Al seleccionar la opcin Importe porcentual, en los campos Aplazamiento especificaremos los porcentajes sobre el total de la factura que se pagarn en cada plazo. En los campos Das aplazados indicaremos el nmero de das en que se cumplirn los plazos. En el caso de que en los campos Das Aplazados pongamos mltiplos de 30, podemos marcar la casilla Meses completos para que el clculo se realice con meses y no con das.

Si selecciona Importe fijo, en el campo Importe aplazado indicar la cantidad que se pagar en cada plazo, mientras que si selecciona Pagos a plazos, en N de plazos deber introducir el nmero de plazos en que se fraccionar el pago. En ambos casos, en el campo Das indicaremos el nmero de das a partir de los cuales se generar la fecha de vencimiento de los recibos.

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7.2. TIPOS DE I.V.A.

E1 tipo de I.V.A. es utilizado en el proceso de facturacin, as como en algunos ficheros. En este captulo vamos a ver cmo se introducen los porcentajes de I.V.A. y de recargo de equivalencia con los que vamos a trabajar. Podemos acceder a la ventana de mantenimiento de tipos de I.V.A. seleccionando la opcin de men Sistema / Tablas generales / Tipos de I.V.A.

Observe que la aplicacin crea automticamente cuatro tipos de I.V.A. que son los que ms se suelen utilizar normalmente. Podemos aadir ms tipos de I.V.A. del mismo modo que hemos aadido ms formas de pago o ms almacenes. Para el propsito de este curso, con estos tipos tenemos suficiente. Cada tipo de I.V.A consta de un cdigo (de un nico carcter), una descripcin, el porcentaje de I.V.A. y el porcentaje de recargo de equivalencia.

Tenga cuidado cuando establezca o cambie los porcentajes de I.V.A. El cambio de un porcentaje que haya utilizado en algn registro de la aplicacin puede provocar unos informes y estadsticas incorrectos.

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7.3. AGENCIAS DE TRANSPORTE

Cuando efectuemos una venta o una compra, deberemos tener en cuenta la forma de envo del producto. Para ello podemos definir agencias o transportistas. Para acceder al mantenimiento de agencias, debemos seleccionar la opcin Transportistas del men Sistema. ste es el cuadro de dilogo que aparece para aadir una nueva agencia de transportes:

En este caso, el cdigo del Transportista est formado por tres caracteres alfanumricos. Siempre que aparezca un icono en forma de lupa junto a un campo, pinchando sobre l o pulsando la tecla [+] en el campo de edicin accederemos a un cuadro de dilogo desde el que podremos seleccionar el dato que buscamos.

Para seleccionar un registro de la lista que aparece al pulsar la lupa o haga doble clic en l o pulse el botn Pegar. Adems, tambin puede mostrar los registros ordenados por cdigo o por nombre.

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7.4. REPRESENTANTES

Para aquellas empresas que utilicen el sistema de ventas por representante, la aplicacin ofrece la posibilidad de llevar un seguimiento de los mismos. Para acceder al mantenimiento de representantes, opcin de men Sistema / Agentes o pulse el botn Agentes . Desde la ventana que aparece podr gestionar los datos de los representantes, as como las condiciones econmicas relacionadas con su trabajo. De la misma forma que en los apartados anteriores, al pulsar el botn Aadir aparece un cuadro de dilogo para introducir los datos de los agentes. ,

Tras introducir los datos personales, tendr que definir las condiciones comerciales bajo las que trabajar. Con la pestaa comentario introduciremos cualquier nota que deseemos hacer sobre nuestro agente. En los campos Comisiones pondremos el porcentaje de comisin que percibir el agente cuando venda un artculo con uno de los seis descuentos que la aplicacin permite. El ltimo campo es la comisin que percibir cuando venda un artculo al contado. En la parte inferior de la ventana podemos indicar el departamento al que pertenece el agente y el porcentaje de retencin de I.R.P.F. que se le aplicar al agente.

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Veamos brevemente el resto de tablas generales existentes en FacturaPlus. Para acceder a ellas, acceda a la opcin apropiada del submen Sistema / Tablas generales. Con la opcin Divisas puede introducir las distintas monedas que utilice en las compras y ventas de su empresa. En Bancos podr introducir los bancos con los que trabaje. En la tabla de Departamentos podr crear los departamentos de su empresa. En el fichero de agentes que acabamos de ver, poda introducir el departamento del agente, seleccionndolo de los departamentos existentes en esta tabla. Los ficheros de Provincias y Zonas contienen, inicialmente, las provincias y comunidades autnomas de Espaa. De todas formas, puede incluir otras provincias y zonas de otros pases, con el objeto de clasificar la informacin en base a ellas. FacturaPlus dispone de la tabla Control de Llamadas (accesible desde el men Sistema), que permite llevar un registro de las llamadas que realicemos o las que recibamos de los clientes y proveedores. Esto nos puede servir para controlarlas y obtener listados de ellas. En la tabla Tipos de llamadas podremos dar de alta los distintos tipos de llamadas telefnicas que realicemos.

7.5. IMPRESORAS

Por ltimo, vamos a ver cmo indicar y configurar en programa la impresora que utilizaremos para generar distintos listados, informes y documentos. En la ventana que aparece al seleccionar la opcin Util / Perfiles de usuario / Perifricos se muestran las impresoras disponibles en FacturaPlus. Recuerde que, si desea agregar una Impresora al FacturaPlus, previamente debe tener dicha impresora instalada correctamente en Windows. Para aadir una nueva impresora a la aplicacin, pulse el botn Aadir, con lo que se mostrar una lista de las impresoras que tenga instaladas en Windows. Para seleccionarla y aadirla al FacturaPlus, haga doble clic en la impresora. Con el botn Eliminar podr eliminar la impresora seleccionada de la lista de impresoras del FacturaPlus. Tenga en cuenta que la impresora no se eliminar de su sistema operativo, que

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la seguir teniendo disponible para el resto de programas, sino slo de la aplicacin de facturacin. Con Opciones... podr modificar las fuentes que utilizar la impresora para imprimir los listados y documentos, mientras que Impresora... permite cambiar las caractersticas generales de la impresora (calidad, color o blanco y negro, tamao del papel, etc.). Como puede comprobar, la aplicacin permite tener una impresora establecida como primaria y otra como secundaria. En el apartado Ventana puede indicar la fuente que se utilizar para los listados por pantalla, mientras que en la pestaa Fichero podr seleccionar el juego de caracteres que se utilizar cuando realice una salida de un listado a un fichero. Podr elegir entre OEM (si utiliza el sistema operativo MS-DOS) o ANSI (si utiliza Windows). Finalmente, comentar que desde la opcin Util / Perfiles de usuario / Colores y Fuentes puede configurar los colores y las fuentes que se usarn en el entorno de FacturaPlus. Desde esta opcin tambin puede restaurar los colores y fuentes originales de la aplicacin. Hasta ahora hemos visto la configuracin del programa y el mantenimiento de algunos ficheros auxiliares que utilizar la aplicacin que, aunque no son necesarios, son recomendables para llevar un mayor control de los movimientos de facturacin. En las prximas lecciones aprender a gestionar el mantenimiento de artculos, clientes y proveedores.

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Proveedores, Clientes y Artculos


8.1. PROVEEDORES

En las lecciones anteriores hemos visto la gestin (altas, bajas, etc.) de varios ficheros (almacenes, familias, zonas, etc.) que, aunque no son imprescindibles para realizar la facturacin, nos facilitarn el trabajo. En esta leccin veremos el mantenimiento de los ficheros ms importantes de la facturacin: Artculos, Clientes y Proveedores. Como ver, la forma de gestionarlos es similar a la de los ficheros que hemos visto hasta ahora. Antes de introducir los artculos, vamos a ver el mantenimiento de los proveedores, ya que los artculos hacen referencia, entre otras cosas, a los proveedores. Para acceder a la ventana de mantenimiento de proveedores, debemos seleccionar la opcin Proveedores del men Sistema o pulsar el botn Proveedores de la barra de herramientas. Al entrar en la opcin de Proveedores, aparece una ventana desde la que podr crear, modificar y eliminar proveedores. Observe que, como en los captulos anteriores, tambin dispone de una barra de herramientas en la parte izquierda de esta ventana. El funcionamiento de estos botones (Aadir, Modificar, Eliminar, Zoom, etc.) ya lo conoce. Como novedad, en esta ventana dispone del botn Importacin / Exportacin. Este botn se activar si tiene enlazado su programa de facturacin con el programa de contabilidad y permite importar o exportar los proveedores desde o hacia dicho programa de contabilidad. Recuerde que, para enlazar el FacturaPlus con el programa de contabilidad ContaPlus, deber indicarlo en la pestaa SP ContaPlus de la ventana que aparece al acceder a la opcin Util / Entorno del Sistema / Personalizacin. El siguiente es el cuadro de dilogo desde el que daremos de alta a todos nuestros proveedores: El cdigo de un proveedor es un nmero de 6 dgitos (slo puede constar de nmeros, no puede contener letras). Aunque podemos poner un nmero cualquiera, nosotros pondremos los tres primeros dgitos siempre a 400, que es el cdigo de los proveedores en el Plan Contable.

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Si en algn campo no recuerda el cdigo, tenga en cuenta que puede pulsar en el icono con forma de lupa junto a dicho campo para acceder a un recuadro de dilogo, desde el que podr seleccionar con ms facilidad el dato buscado. Observe que, entre otros campos (direccin, poblacin, cdigo postal, ...), tambin puede indicar, para cada proveedor, la divisa por defecto que utilizar. Las divisas estn definidas en la tabla Divisas, accesible desde la opcin Sistema / Tablas generales / Divisas. En el campo Dto. por defecto pondremos el porcentaje de descuento que nos suele hacer este proveedor. Tambin podemos introducir hasta tres das de pago posibles. En el campo Forma de pago introducir el cdigo correspondiente a la forma de pago por defecto para ese proveedor (recuerde que el lecciones anteriores vimos la gestin de las formas de pago). En la pestaa Banco especificaremos los datos bancarios del proveedor. Pulsando el icono en forma de lupa accederemos bsqueda de bancos. En la pestaa Comentario puede introducir cualquier dato, adicional, etc... que necesite almacenar junto con los datos del proveedor. Al crear un documento en el que establezca un proveedor que tenga un comentario, podr consultar dicho comentario desde dicho documento. Tras dar de alta a los proveedores, slo le falta definir algunos artculos para empezar a comprar. Si quiere, puede realizar un listado de etiquetas de los proveedores que tiene dados de alta pulsando el botn Etiquetas. Este botn aparecer en otras ventanas de mantenimiento y en todas tendr la misma funcin.

8.2. ARTICULOS

A hora estudiaremos la entrada y gestin de artculos. Un artculo puede ser tanto un objeto fsico (coche, televisor, etc.) como un concepto (hora de mano de obra, desplazamientos, etc...). Para acceder a la ventana de mantenimiento de artculos, debemos seleccionar la opcin Sistema / Artculos pulsar el botn Artculos de la barra de herramientas. Entonces aparecer una ventana similar a la de apartados anteriores, desde la que podremos dar de alta, baja y modificar los artculos que necesitemos. La gestin de artculos (altas, bajas, etc.) es igual que la de los otros ficheros que ya hemos visto en lecciones anteriores. La siguiente ventana es la de altas de artculos, que aparece al pulsar el botn Aadir :

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Facturacin / FacturaPlus

El primer dato que debemos introducir es la referencia del artculo. Podemos referenciar los artculos de la forma que ms nos convenga para poderlos recordar fcilmente (el campo Referencia admite hasta 18 caracteres alfanumricos). Nosotros utilizaremos dos dgitos para indicar la familia y cuatro para el artculo. Cada artculo puede presentar informacin en relacin al proveedor que lo suministra, almacn donde lo deposita, familia a la que pertenece, ... Todas estas relaciones de artculos con conceptos de otros ficheros son , en todo caso, definidas por el usuario. Pulsando en el botn , se abrir una ventana en la que podra poner cualquier comentario sobre el artculo. El campo Descripcin est limitado a 35 caracteres, mientras que el campo Descripcin larga, que es el que aparece al pulsar el botn , no tiene limitacin en cuanto al nmero de caracteres. En el campo cdigo de barras podemos poner el cdigo de barras del producto y el formato en el que est ( EAN 13, Code 39 Code 128). La casilla Control de stock est marcada para que la aplicacin lleve el control del stock de este artculo. S el artculo fuera de tipo kit, lo indicaramos marcando la casilla correspondiente. Un artculo de tipo kit est formado por una serie de artculos. Si activa esta casilla, se activar la pestaa Kit, donde podr introducir los artculos que conforman el artculo que est introduciendo. En la parte inferior derecha podemos poner el formato de envasado del producto y en la parte izquierda una imagen de l. En la pestaa Prec. Compra introduciremos los datos referentes a la compra del artculo: a quin se lo compramos, a qu precio,

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A destacar en este apartado el campo Ref. Proveedor, pondremos la referencia de este artculo segn nuestro proveedor. El campo Reposicin indica el perodo de reposicin del artculo (en das). Tras introducir el coste del artculo en la divisa seleccionada, la aplicacin calcula automticamente el valor del artculo en euros y se lo muestra en el campo Coste (Euros). El campo Coste promedio es el precio medio del artculo, teniendo en cuenta las diferentes compras que hemos realizado. Recuerde que en el cuadro de personalizacin de la aplicacin se poda elegir la forma en que se realiza este clculo. En la parte inferior de esta pestaa podemos aadir otros proveedores que nos suministren este mismo artculo a diferentes precios o con diferentes divisas. En la pestaa Prec. Venta pondremos los precios de venta de nuestro artculo y los descuentos que podremos aplicarle.

En el campo Tipo de I.V.A. indicaremos el I.V.A. aplicable al artculo, de los tipos de I.V.A. existentes en la tabla Tipos de I.V.A. del submen Tablas generales. La Aplicacin permite especificar dos precios de venta para los artculos: uno al pblico en general y otro a los mayoristas. Si en los campos %Beneficio ponemos un porcentaje, la aplicacin calcular el precio de venta en funcin del precio de coste y el porcentaje que hayamos indicado. Los seis campos que hay debajo de los cuadros de precios son para indicar hasta seis porcentajes de descuento que podemos aplicar al artculo. A la hora de realizar ventas, especificaremos cul de los seis se aplicar a cada cliente. Recuerde que, en la ficha de los agentes, tambin se tienen en cuenta los descuentos que se le hacen al cliente a la hora de seleccionar el porcentaje de comisin del agente.

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Facturacin / FacturaPlus

En la parte inferior podremos definir distintos precios para diferentes tipos de divisas. En la pestaa Stocks detallaremos la cantidad de unidades que tenemos de este artculo, el almacn en el que estn y la cantidad mnima y mxima que queremos tener. En la lista que aparece en la parte central de esta pestaa especificaremos el stock del artculo por almacenes.

Podemos indicar el cdigo del almacn y las unidades del artculo que hay en l. A medida que vayamos comprando y vendiendo, el stock se ir modificando automticamente.

En esta pestaa puede ver el campo Stock fsico, que contiene el total de existencias del artculo (STOCK = INICIAL + COMPRAS - VENTAS) en todos los almacenes. Este campo y los tres de la derecha (cantidades pendientes de servir y recibir) los actualiza la aplicacin automticamente. El apartado Comentarios sirve, al igual que en los proveedores para introducir cualquier anotacin adicional al artculo, sin lmite en cuanto al tamao.

8.3. OPERACIONES CON ARTCULOS

Tras crear los artculos que utilizaremos en nuestra empresa, en este captulo veremos ciertas utilidades de que dispone FacturaPlus para gestionarlos y trabajar con ellos. El botn Localizar permite acceder rpidamente a un artculo en concreto. Esta opcin realiza una bsqueda en la tabla, lo que le ser til si tiene muchos artculos dados de alta en su base de datos y no recuerda el cdigo del artculo al que quiere acceder.

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Facturacin / FacturaPlus

A medida que introduce la referencia o la descripcin del artculo en la ventana de localizacin, se va seleccionando el artculo correspondiente en la ventana de artculos. En el caso de los artculos, puede realizar la bsqueda tanto por referencia como por descripcin del artculo. Recuerde que puede encontrar el botn Localizar en todas las ventanas de FacturaPlus que muestren los datos de una tabla, para permitirle buscar y acceder rpidamente a los registros de la misma. En la ventana de artculos hay dos botones que es la primera vez que los vemos. El botn Copiar crea un nuevo artculo, copiando los datos del artculo seleccionado. En este nuevo artculo creado, tendremos que introducir la referencia y el cdigo de barras.

El botn Precios permite modificar los precios o los descuentos de un grupo de artculos a la vez, en lugar de hacerlo de uno en uno.

Desde el cuadro de dilogo que se muestra al pulsar este botn, indicaremos los parmetros del cambio de precios del grupo de artculos. Podemos indicar que se cambie el precio de venta al pblico, el de venta a mayoristas, el precio de coste o los tres a la vez. El precio variar indicando un porcentaje, una cantidad fija o un importe lineal.

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Facturacin / FacturaPlus

Si marca la casilla redondear, el nuevo precio de los artculos se redondear al mltiplo del valor indicado en el campo Nmero entero ms prximo. En la parte superior del cuadro indicaremos el grupo de artculos a los que afectar el cambio: puede seleccionar un rango de artculos, los artculos de una familia o los artculos con un tipo de I.VA. determinado. Si elije modificar los precios con un porcentaje (tipo de variacin Porcentual), deber indicar ste en el campo Porcentaje, en la parte inferior del cuadro de dilogo. Si selecciona Lineal como Tipo de variacin, en Cantidad deber introducir el importe que se aumentar o disminuir el precio. Si selecciona el tipo de variacin Fija, en el campo Cantidad introducir el nuevo precio para los artculos seleccionados. Por ltimo, la ventana de artculos permite la ordenacin de lo mismos por su Referencia, su Descripcin o su Familia. En este ltimo caso, dentro de una misma familia, los artculos se ordenarn por su Referencia o por su Descripcin.

Despus de dar de alta nuestros artculos, ya slo nos queda introducir a nuestros clientes y empezar a facturar.

8.4. CLIENTES

Vamos a pasar ahora a estudiar la entrada de los clientes. Para acceder a ella, debe seleccionar la opcin Clientes del men Sistema o pulsar el botn Clientes de la barra de herramienta El apartado de Clientes no presenta variaciones en cuanto a su tratamiento (altas, bajas, modificaciones, etc.) con respecto a Proveedores y Artculos. Adems, muchos de los campos de los clientes y proveedores son los mismos; sin embargo, lo que en proveedores se aplicaba a pedidos y compras, en clientes de aplicar a las ventas. El Cdigo de un cliente se compone de 6 dgitos (no se pueden utilizar letras), al igual que el de los proveedores. Sin embargo, el cdigo de los clientes comenzar por 430 en lugar de 400, ya que 430 es el cdigo correspondiente a los clientes en el Plan Contable. La ficha General es similar a la de proveedores. En este caso, podemos agrupar a nuestros clientes en diferentes grupos, segn las caractersticas de cada uno (puede ver y gestionar los

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grupos de clientes existentes accediendo a la opcin Sistema / Tablas Generales / Grupos de clientes). En la pestaa Comercial se especificarn los datos comerciales del cliente y las condiciones de venta.

En el campo tipo de descuento pondremos un nmero del 1 al 6, que indicar que descuento, de los seis definidos en la ficha del artculo, se le aplicar a este Cliente. En el campo Agente pondremos el cdigo del representante que le visita. Tambin podemos introducir la forma de pago del cliente. En el campo Riesgo mx. autoriz. indicaremos el importe mximo que permitiremos que nos deba el cliente. Los campos Riesgo alcanzado y Euros impagados los actualizar la aplicacin automticamente a medida que el cliente nos vaya haciendo pedidos. En el cuadro Rgimen I.V.A. indicaremos el rgimen de I.V.A. al que est sujeto el cliente. Aunque cada artculo tiene definido su tipo de I.V.A., es este campo el que hace que la factura tenga I.V.A. o no. Si activamos la casilla Recargo de equivalencia, haremos que a este cliente se le aplique el recargo de equivalencia definido en el tipo de I.V.A. El rappel es un descuento especial que se hace si el cliente supera un volumen de compra determinado. Los tipos de rappel estn definidos en la tabla Rappels, accesible desde el submen Tablas generales. Recuerde que en este campo Tipo de rappel, al igual que en otros, puede pulsar en el icono para ver o introducir los cdigos que admite dicho campo. El campo Cuenta remesas es imprescindible rellenarlo para que los recibos que generen las facturas de este cliente puedan remesarse.

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En la Cuenta de remesas indicaremos los datos de la cuenta bancaria donde se remesarn los recibos. El campo Sufijo es un nmero de tres dgitos que nos debe proporcionar el banco. En la Ficha del Cliente tambin puede indicar el periodo vacacional del mismo, introduciendo las fechas Inicial y Final de sus vacaciones. Observe que en la parte inferior izquierda figura la casilla Aplicar precio mayorista, en la que indicaremos si a este cliente le aplicarn los precios como mayorista o como pblico en general. En la pestaa Banco introduciremos los datos bancarios del cliente; es decir, el banco y nmero de cuenta del cliente. Si el cliente tiene ms de una direccin, en la pestaa Direc. podemos aadir tantas direcciones como sea necesario. A cada una le asignaremos un cdigo de dos caracteres alfanumricos. En la pestaa Comentarios podremos realizar anotaciones sobre la situacin de nuestro cliente. En la ventana de los clientes, el botn Documentos nos permite acceder a una ventana donde aparecern todos los documentos relacionados con el cliente seleccionado: pedidos, albaranes, facturas, abonos y recibos. Desde esa ventana puede buscar, modificar, imprimir, cualquiera de estos documentos.

A travs del botn Vacaciones puede actualizar las fechas de vacaciones de los clientes al ao que seleccione, indicando la fecha mxima de fin de vacaciones a actualizar. Por ltimo, indicar que en la versin lite de FacturaPlus, puede introducir en los artculos, proveedores, clientes y agentes situaciones atpicas: situaciones especiales en cuanto a precios y comisiones (descuentos o aumentos especiales por artculos o familias de artculos, un porcentaje extraordinario de comisin, ...).

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Entradas de Almacn
9.1. PEDIDOS A PROVEEDORES

En este captulo vamos ha estudiar la forma de realizar Pedidos a nuestros proveedores. Posteriormente cuando reciba el albarn del proveedor, podr actualizar los importes y stocks de los artculos indicados. Para realizar Pedidos de Compra debemos seleccionar la opcin Pedidos del men Almacn o pulsar el botn Pedidos a Proveedores de la barra de herramientas. Al aadir un nuevo pedido, aparece el siguiente cuadro:

En los campos de esta pantalla en los que tenga que introducir algn cdigo, al igual que en el resto de la aplicacin, puede pulsar en el icono de lupa para buscar el registro. En la parte superior de la ventana se encuentra la cabecera o zona general del pedido. Aqu indicaremos las caractersticas del pedido, como el Proveedor al que va dirigido, el nmero de pedido, la fecha del mismo, etc... En la parte inferior est la zona de detalle del pedido, donde introduciremos los artculos que queremos comprar y las cantidades de cada uno. El campo Num. pedido estar inactivo si tenemos seleccionada la opcin de numeracin automtica en la pestaa Docum. del cuadro de personalizacin del sistema (opcin Util / Entorno del Sistema / Personalizacin). En ese caso, se incrementar automticamente. Inicialmente, el programa establece la fecha del pedido como la fecha de su ordenador. Usted puede cambiar esta fecha y escribir la adecuada.

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Tras escribir el cdigo del proveedor, la aplicacin rellena automticamente los datos de la cabecera del pedido, mostrndole el nombre del mismo. Lo mismo ocurre cuando introduce la divisa o el cdigo del almacn. El campo Su pedido sirve para introducir un nmero o cdigo propio al pedido, para poder referenciarlo por este cdigo. Los dems campos (Fecha de entrada prevista del pedido en almacn, Condiciones, Expedicin y Observaciones) son meramente informativos. Recuerde que este documento no actualiza el stock de ningn artculo. Mientras no realicemos el albarn correspondiente, el stock permanecer igual. Tras introducir los datos de la cabecera, pasar a introducir el detalle del pedido, es decir, los artculos que completarn el pedido. La forma de introducir lneas de pedido es la misma que hemos usado para introducir cualquier registro de cualquier tipo. Para aadir una nueva lnea de pedido, deber pulsar el botn Aadir .

Desde el cuadro de dilogo que aparece se irn introduciendo las diferentes lneas que completarn el pedido. Pulsando sobre el icono Bsqueda por Artculos / Prov. , que est junto al icono de la lupa, podremos buscar un artculo entre todos los que tiene el proveedor al que le hacemos el pedido (en la ficha del artculo, figura el proveedor como el que habitualmente nos suministra dicho artculo ). Si pulsamos sobre el icono en forma de lupa artculos, sin importar el proveedor que los suministre. , la bsqueda se realizar entre todos los

Al introducir el cdigo de un artculo, la aplicacin coge el precio unitario de la ficha del artculo, mientras que el descuento lo coge de la ficha del proveedor. Podra cambiar estos datos para este pedido en particular simplemente escribiendo los nuevos valores en el cuadro de dilogo. El campo Importe contiene el valor de la lnea del pedido una vez aplicado el descuento correspondiente. En la ventana del pedido, pulsando el botn Comentarios puede escribir el texto que desee, para guardarlo junto al pedido. El botn Comentario Proveedor se activar cuando en la ficha del proveedor haya introducido algn comentario en su pestaa Comentario. Si lo pulsa, podr ver dicho comentario.

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Observe que, a medida que se van introduciendo lneas de pedido, la aplicacin va calculando el importe total y lo va mostrando en la parte inferior derecha de la ficha del pedido. Una vez introducidos los datos y los artculos del pedido, pulse el botn Actualizar para aceptar el pedido. En la barra de herramientas de la parte izquierda de la ventana de pedidos a proveedores aparecen tres botones que no habamos visto hasta ahora. Pulsando el botn Albarn albarn a partir del pedido seleccionado. , la aplicacin realizar un

Si generamos el albarn correspondiente a un pedido, cambiar el estado de dicho pedido a Recibido. En ese momento ya se habr actualizado el stock de cada artculo en el almacn correspondiente. El estado del pedido tambin se muestra en la ventana del mismo, en el cuadro del nmero de pedido.

El estado de un pedido puede ser: Pedido: se ha efectuado el pedido, pero no el albarn del mismo. Recibido: se han realizado uno o varios albaranes, todos los artculos del pedido. Recibido parcialmente: se han realizado uno o varios albaranes sobre el pedido, pero an quedan artculos por recibir.

Un pedido que haya sido recibido no se puede eliminar ni modificar. Para eliminarlo o modificarlo, deberemos antes eliminar el albarn o albaranes que correspondan a ese pedido. El botn Cambiar Estado permite cambiar el estado de impresin de un pedido o de un grupo de pedidos, establecindolos como impresos o como no impresos. Los

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pedidos impresos se marcan con una X verde en su columna I. (la primera columna que aparece en la ventana de los pedidos). El ltimo botn que nos queda por ver es el botn Totales que sirve para mostrar u ocultar la columna de los totales en la lista de pedidos. Si oculta la columna Total, la lista de los pedidos se mostrar con mayor velocidad. Esto puede serle til si su equipo no es demasiado potente o tiene una gran cantidad de pedidos. Por ltimo, como ya debe saber, no es necesario efectuar pedidos. Si lo desea, puede realizar directamente los albaranes, sin pasar previamente por un pedido. De todas formas, puede ser conveniente introducir los pedidos realizados a los proveedores, para llevar un control de los artculos solicitados y pendientes de recibir. La ventana de la lista de pedidos permite ordenarlos por su nmero o por su proveedor, pulsando en la pestaa correspondiente.

9.2. ALBARANES DE PROVEEDORES

Una vez realizado el pedido, a la recepcin de ste, debemos crear el albarn correspondiente. No es necesario crear un albarn de todo el pedido completo: se puede recibir parcialmente un pedido, con lo que slo deberemos crear el albarn de la parte recibida; el resto se crear en otro albarn cuando lo recibamos. De los pedidos, slo podremos modificar o anular los artculos que an no se han recibido. Para acceder a la ventana de albaranes, debemos seleccionar la opcin Albaranes del men Almacn o pulsar el botn Albaranes de Proveedores de la barra de herramientas. La creacin de un Albarn directo es igual que la creacin de un pedido; es decir, tendramos que rellenar todos los campos y aadir las lneas del albarn una a una. A la hora de realizar un albarn, hay dos posibilidades: basarse en un pedido que hayamos realizado anteriormente o realizar el albarn directamente. Si en el campo N pedido ponemos el cdigo de un pedido existente, el albarn se basar en ese pedido; si no, ser un albarn directo (sin pedido asociado). Para crear un albarn basado en uno de los pedidos existentes, aada un nuevo albarn e indique el nmero del pedido en la ventana del albarn (recuerde que, como hemos visto en el

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captulo anterior, desde la ventana de pedidos tambin se puede crear automticamente el albarn correspondiente).

Si no recuerda el cdigo del pedido, puede pulsar en el icono de la lupa en la lista de pedidos.

para buscarlo

En la ficha del albarn puede introducir un cdigo al albarn (en el campo Su albarn), as como la fecha de entrada del mismo. Al introducir un albarn procedente de un pedido, puede que no haya recibido el pedido completo: puede faltar algn artculo o que no haya recibido todas las unidades solicitadas. En este caso, puede seleccionar el artculo en la lista de artculos y pulsar el botn Eliminar (si no se ha recibido el artculo) o el botn Modificar (para modificar la cantidad recibida, si no se ha recibido la cantidad solicitada).

Recuerde que si crea uno o varios albaranes que contengan todos los artculos de un pedido, este pedido se marca como recibido en la lista de pedidos. Si crea un albarn basado en un pedido parcialmente recibido (ya se ha realizado previamente un albarn, pero no de todo el pedido), slo aparecern en este nuevo albarn los artculos que faltan por recibir del pedido.

En la ventana de la lista de albaranes, tambin puede ver los botones Cambiar Estado y Totales estos botones realizan la misma funcin que en la ventana de los pedidos a proveedores, que hemos visto en el captulo anterior.

En la versin lite de FacturaPlus, puede crear, a partir de los albaranes de proveedores, Facturas de Proveedores. Estas facturas deben estar basadas al menos en un albarn (no se pueden crear facturas directas de proveedores) y puede agrupar varios albaranes de proveedor en una misma factura o crear una factura por albarn.

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Al crear una factura proveniente de un albarn de proveedor, se indicar con una marca en el albarn. Una vez facturado un albarn o no podr modificarlo ni eliminarlo, a no ser que antes cambie su estado a no facturado. 9.3. TRASVASE DE ALMACENES

En caso de que disponga de varios almacenes, puede ser que en alguna ocasin necesite trasladar artculos de un almacn a otro. Para ello, en el Mantenimiento de Artculos, tendr una cantidad al artculo de un almacn y aadirla al mismo artculo de otro almacn.

Mediante la opcin Movimientos de Almacn, fcilmente puede desplazar una cierta cantidad de un artculo desde un almacn (ORIGEN) a otro (DESTINO), sin necesidad de volver al mantenimiento de artculos. Seleccionando la opcin Movimientos de Almacn del men Almacn, accederemos a la ventana desde la que podremos realiza el trasvase.

Los pasos a seguir para mover un artculo de un almacn a otro son: indicar el almacn Origen y el Destino, indicar las Unidades del artculo que deseamos mover y pulsar el botn Actualizar para que se acepten los cambios. La aplicacin tambin permite aadir o quitar unidades de artculos en los diferentes almacenes para regularizarlos.

Normalmente, los productos entrarn o saldrn de los almacenes debido a las compras y ventas. Pero, en ocasiones, puede ser til el aadir o eliminar manualmente unidades de artculos en los almacenes: productos que han caducado o estn defectuosos, clientes que nos devuelven productos, etc.

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Si selecciona la opcin Almacn / Regularizacin de Almacenes, especificaremos el almacn que queremos regularizar y aadiremos o quitaremos unidades al artculo que deseemos. Tambin puede introducir el motivo de la regularizacin.

Para finalizar, con la opcin Histrico de Movimientos del men Almacn, puede ver una lista de todas las entradas y salidas de los almacenes debidas a los movimientos de materiales entre los mismos y a las regularizaciones.

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Salidas de Facturacin
10.1. INTRODUCCIN

Hasta ahora hemos estudiado la parte de facturacin dedicada a compras. A partir de ahora vamos a estudiar la parte de ventas, que nos ayudar a gestionar todas las operaciones de salida de materiales. La parte de ventas de la aplicacin se gestiona desde el men Facturacin o a travs de la barra de herramientas, con los botones Pedidos de Clientes , Albaranes a Clientes , Facturas y Abonos . Adems, en la versin lite de FacturaPlus, puede crear tambin Presupuestos de Clientes. Aunque el nico documento cuya emisin es obligatoria en una operacin de venta es la Factura, normalmente introduciremos primero los Pedidos de nuestros clientes para poder enviarles el correspondiente Albarn junto con el pedido. Como veremos ms adelante, en la parte de ventas es posible realizar una Factura Directa sin antes haber hecho un albarn. Por ejemplo, en una Venta al Contado, en la que el cliente recoge directamente la mercanca, no es necesario confeccionar pedido ni albarn, por lo que realizaramos directamente la factura. Sin embargo, en una Venta con pago aplazado, en la que la mercanca se sirve mediante una agencia de transportes, es conveniente crear el Albarn y su correspondiente Factura.

10.2. ALBARANES A CLIENTES

Todo lo visto en el apartado de Compras es exactamente igual en el de Ventas; en este caso, para crear pedidos y albaranes actuaramos de la misma manera, pero, en lugar de acceder a las opciones Pedidos y Albaranes del men Almacn, accederamos a las del men Facturacin. En este caso, los botones de la barra de herramientas equivalentes a estas opciones de men, son Pedidos de Clientes y Albaranes a Clientes .

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Supongamos que el cliente nos ha realizado, por cualquier mtodo, un determinado pedido. Vamos a crear un Albarn del pedido recibido. Podramos crear el pedido seleccionando la opcin de men Facturacin / Pedidos. El funcionamiento de esta opcin es igual que en el caso de los pedidos de compras, por lo que pasaremos a ver directamente los Albaranes. Para acceder a la ventana de albaranes, seleccione la opcin Albaranes del men Facturacin o pulse el botn Albaranes a Clientes de la barra de herramientas.

Este es el cuadro de dilogo que muestra la informacin relativa a un albarn:

Excepto los campos de Descuento y los relativos al Agente Comercial, esta ventana es prcticamente igual a la de albaranes de proveedores. Al igual que ocurra con los albaranes de proveedores, si tuviramos un pedido hecho, podramos crear el albarn sobre ese pedido simplemente indicando el Nmero de Pedido. Si crea un albarn directo, deje ese campo a 0.

El funcionamiento de la aplicacin es siempre igual, por lo que ya conoce como aadir, modificar, eliminar, visualizar y localizar albaranes a travs de los botones de la parte izquierda de la ventana de la lista de Albaranes. Si no recuerda el nmero de pedido sobre el que se tiene que basar el albarn, puede pulsar el icono para buscarlo ms fcilmente. Si introduce el cdigo de un cliente y luego pulsa el icono del campo N pedido, slo se mostrarn los pedidos efectuados por dicho cliente.

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Al introducir un nmero de Cliente, la cabecera del Albarn se rellenar con los datos del Cliente. En el campo Direc. podemos especificar un cdigo que indicar la direccin que aparecer en el albarn. Esta direccin debe estar definida en la pestaa Direcciones de la ficha del cliente. Al pulsar el botn Datos adicionales , aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Desde esta ventana puede introducir una serie de datos informativos junto al pedido. Entre otros, tenemos: Su pedido: nmero del pedido para el cliente (no lo confunda con su nmero de pedido, que ir generando automticamente el programa). Fecha de salida: fecha prevista de salida del pedido. Transportista: transportista que realizar el envo. Expedicin: forma de expedicin del albarn. Cond. entrega: condiciones especiales de entrega al cliente. N tracking: nmero de referencia que asigna el servicio de porte.

El nico campo importante en esta ventana es el de Portes, ya que afectar directamente a la factura. Para aadir los artculos del Albarn, actuara de la misma manera que en los pedidos y albaranes Al introducir artculos, el programa asignar el precio de venta de los mismos en funcin de si el cliente es mayorista o es pblico en general. El descuento lo coger del descuento que tenga asignado el cliente en su ficha. Para aadir los artculos del Albarn, actuara de la misma manera que en los pedidos y Albaranes que hemos visto en la leccin anterior: Pulsando el botn aadir . No obstante, podemos cambiar estos dos valores para el albarn en concreto que estemos introduciendo, simplemente escribiendo el nuevo valor deseado. En la parte derecha del cuadro pondremos el nmero de bultos de que se compone el envo y el porcentaje de comisin del agente o representante.

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La aplicacin permite llevar dos numeraciones diferentes en los albaranes y facturas a clientes: A B. Esto servir para poder obtener listados y estadsticas de una o de las dos series. Para cambiar la serie del albarn, pulse el botn Serie .

Una vez introducidos los datos en el Albarn, deber de pulsar el botn actualizar para validar el Albarn e insertarlo a la lista. En el apartado Comercial de la ficha de los clientes existe el campo Serie de facturas, en el que podemos indicar la serie por defecto que seguirn los albaranes y facturas de dicho cliente. En la parte inferior izquierda de la pantalla del albarn, podemos introducir dos tipos de descuentos que le aplicaremos al cliente en este albarn: un descuento especial y el descuento por pronto pago. Inicialmente, el programa coger estos porcentajes de descuento de la ficha del cliente, pero los podemos modificar para este albarn en concreto. Tambin podemos introducir un comentario al albarn, sin limitacin de espacio, pulsando el botn Comentarios . De igual manera que en el caso de los proveedores, el botn

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Comentario cliente se activar cuando en la ficha del cliente haya introducido algn comentario en su pestaa Comentarios. Si lo pulsa, podr ver dicho comentario.

Si tuviramos pedidos hechos, podramos agrupar varios pedidos en un mismo albarn pulsando el botn Agrupar . Puede seleccionar un rango de fechas, un rango de clientes o un grupo de clientes, as como asignar la fecha del albarn. Tambin puede crear un albarn por cada pedido seleccionado. Con el botn Cambiar Estado , puede cambiar el estado del albarn, de facturado a no facturado y viceversa, o de impreso a no impreso y viceversa.

Los albaranes no facturados se sealan con un punto verde en su columna F.; si estn facturados, se indica con un punto rojo. Si el albarn est impreso, se indica con una cruz verde en su columna I. Tenga en cuenta que si cambia el estado de un albarn de facturado a no facturado, no se eliminar la factura generada por ese albarn, solamente se indicar en la lista de los albaranes. Con el botn Factura podr facturar el albarn seleccionado, creando automticamente la factura con la fecha que indique. Finalmente, el botn Totales , al igual que en el caso de los pedidos y albaranes de proveedores, ocultar y mostrar la columna de Totales, para agilizar la visualizacin de la lista.

10.3. FACTURAS A CLIENTES

Una vez hecho el albarn y enviado el pedido, llega el momento de realizar la factura. Para entrar en la ventana de facturas, seleccionaremos la opcin Facturas del men Facturacin o pulsaremos el botn Facturas de la barra de herramientas.

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Podemos realizar facturas basadas en un albarn o crearlas directamente, sin necesidad de crear previamente un albarn. La aplicacin tambin permite crear facturas a clientes que ya tenemos dados de alta en nuestra base de datos o a clientes de contado introduciendo sus datos en el momento en que creemos la factura. Desde la ventana de la lista de facturas, para crear facturas pertenecientes a los albaranes que tenemos, pulsaremos el botn Agrupar .

En la ventana que aparece puede seleccionar los clientes, los grupos de clientes o las fechas de albaranes de los que se generarn las facturas. En la seccin Documentos puede indicar si se realizarn facturas a slo los clientes que tengan asignado A o B como Serie de facturas en su ficha, o si crear facturas de todos los clientes. Al aceptar este cuadro de dilogo, aparecern todos los albaranes que cumplan los criterios especificados en el mismo y que todava no estn facturados. Desde esta nueva ventana debe seleccionar los que quiera facturar.

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Para realizar las facturas de todos los Albaranes que tenemos y que nos agrupe aquellos que son del mismo cliente, no tenemos que cambiar nada. Simplemente acepte el cuadro de dilogo. Para seleccionar o deseleccionar un albarn, haga doble clic sobre l o seleccinelo y pulse el botn Seleccin. Los albaranes seleccionados muestran una cruz verde en su columna OK. Una vez ha seleccionado los albaranes que quiere facturar, pulse el botn Actualizar .

Al facturar un albarn, ya sabe que se indicar este estado con un punto rojo en la lista de los albaranes. En la ficha del albarn tambin se indica el estado facturado del albarn; adems, podr ver el nmero de factura que ha generado dicho albarn

Tambin podemos crear Facturas Directas, sin necesidad de crear antes un albarn en el que se base la factura. Para ello, pulse el botn Aadir en la lista de facturas.

Como puede ver, esta ventana es prcticamente igual a la de creacin de Albaranes. Si quisiera crear la factura basada en un Albarn, introducir su nmero en el campo nmero de Albarn. Podra introducir el cliente al que se le har la factura en el campo Cliente o crear una factura de contado: es decir, una factura realizada a un cliente que no tenemos creado en nuestra base de datos y que no queremos insertarlo en ella (por ejemplo, si se trata de un cliente ocasional, puede que no quiera insertarlo en la base de datos). Si pulsa el botn Identidad , podr introducir los datos del cliente. Este cliente no se almacenar en la tabla de clientes, sino que slo se tendr en cuenta para esa factura en concreto. En la pestaa Valores por defecto del cuadro de personalizacin del sistema, podr introducir los valores por defecto que aparecern en las facturas a clientes de contado.

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Tras insertar el cliente (exista ste o no en su base de datos), pasaramos a introducir los artculos de los que consta la factura. Puede introducir artculos que existan o que no existan en la tabla de artculos; la aplicacin permite introducir lneas libres. A la hora de crear los Albaranes a Clientes, tambin puede introducir una lnea libre en el detalle, pulsando [Intro] cuando est introduciendo artculos. Al introducir los artculos, en el campo Producto tenemos dos opciones: poner el cdigo de un artculo o pulsar la tecla [Intro] e introducir una lnea libre. Si pulsamos [Intro], podemos escribir lo que queramos como descripcin del artculo. Luego indicaramos el porcentaje de I.V.A. el precio, el descuento y la cantidad de artculos, y aadiramos la lnea a la factura. Una vez introducidos los artculos de la factura, aparecer un nuevo campo en la parte inferior de la misma, Entrega a cuenta, donde podr introducir el importe que le adelanta el cliente antes de pagar la factura. En la lista de facturas el botn Cambiar estado permite cambiar el estado de la factura como contabilizada o no contabilizada y como impresa o no impresa.

10.4. ABONOS

Otra de las tareas habituales en el proceso de Facturacin es la de realizar Abonos cuando un cliente nos devuelve toda o parte de la mercanca recibida. Para entrar al apartado de abonos, debemos seleccionar la opcin Abonos del men Facturacin o pulsar el botn Abonos de la barra de herramientas. Podemos crear abonos basados en facturas o crear Abonos Directos, es decir, sin estar basados en ninguna factura. El funcionamiento de las ventanas de los abonos es similar al de las otras que ya hemos visto.

Si introducimos un nmero de factura, aparecern los artculos de los que consta. Entonces podr realizar un abono de la factura completa, pulsando el botn Actualizar, o realizar un abono

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de parte de ella, con lo que antes de actualizar deberamos eliminar del abono las cantidades que no se han devuelto. Al pulsar el botn Actualizar, el stock de los artculos indicados en el abono aumentar en el almacn al que pertenecen. Al igual que en el caso de las facturas, el botn Cambiar Estado permite cambiar el estado del abono, establecindolo a contabilizado o no contabilizado y a impreso o no impreso. Como puede ver, la forma de crear facturas, albaranes, pedidos, abonos o cualquier otro tipo de documento es muy similar o prcticamente igual, por lo que no debera tener ningn problema a la hora de confeccionar sus propios documentos.

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Gestin de Cobros e Informes


11.1. GESTIN DE RECIBOS

En las formas de pago distintas de al contado, en las que el pago se realiza en varios plazos, surge la necesidad de la emisin de recibos, que sern enviados al cliente para su cobro. Se crear un recibo por cada pago aplazado que se tenga que realizar. En este captulo aprenderemos cmo gestionar estos recibos.

La aplicacin crea automticamente los recibos generados por los clientes. Para acceder a la lista de recibos, debe seleccionar la opcin Facturacin / Gestin de Cobros / Recibos o pulsar el botn Recibos de la barra de herramientas.

La aplicacin crea los recibos correspondientes a las facturas realizadas, en funcin de la forma de pago elegida en cada una de ellas. La emisin de recibos depende de la forma de pago del cliente: la aplicacin generar tantos recibos como pagos tenga que efectuar el cliente, en funcin de las caractersticas de la forma de pago que hayamos indicado en la factura. Recuerde que las Formas de Pago las puede gestionar a travs de la opcin de men Sistema / Tablas generales / Formas de Pago. Adems, observe que FacturaPlus emite recibos de Facturas y de Abonos debido a que, de esta manera, se actualiza el riesgo alcanzado en cada cliente de su base de datos. Nosotros no podemos crear recibos manualmente. Es la aplicacin la que los crea a partir de las facturas que va actualizando.

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Siempre que el estado del recibo no sea pagado, podr modificar el campo Importe, introduciendo una cantidad menor a la del recibo. En este caso se generar otro recibo con el importe que falta. Si el recibo no est pagado tambin puede modificar la Fecha de Vencimiento. En el recibo se indica, con un texto superpuesto, si est pagado o devuelto. En el recibo anterior, puede observar que est pagado. En el campo Cta. rem. especificaremos el cdigo de la cuenta de remesas que usaremos para este recibo. Una remesa de recibos es un grupo de recibos, que se enviarn a una cuenta de un banco para contabilizarse. En la pestaa Pagos y Devoluciones se crearn los registros de pago o devolucin del recibo. Esto mismo se puede hacer desde la ventana de recibos, como veremos en un momento.

Al pulsar el botn Generar Pago devolucin, se aadir un movimiento de pago o devolucin del recibo. Si el recibo est pagado, entonces se marcar como devuelto. Para crear los registros de pago o devolucin, desde la lista de recibos, podemos seleccionar el recibo que deseemos y pulsar el botn Generar Pago Devolucin . El botn Cambiar Estado impresos a no impresos y viceversa. permite cambiar el estado de los recibos, de

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Las remesas de recibos se gestionan desde la opcin Facturacin / Gestin de Cobros / Remesas. Como ya hemos dicho, una remesa es un conjunto de recibos; este conjunto de recibos puede enviarse en soporte magntico a un banco, siguiendo la normativa del cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario (C.S.B.).

La opcin Pagos y Devoluciones de este mismo submen permite llevar el control de los pagos y devoluciones que haya realizado de los recibos.

11.2. PAGO DE COMISIONES

A la hora de realizar facturas, la aplicacin lleva un control de las comisiones que perciben los agentes comerciales o representantes. En este captulo aprenderemos a liquidarlas. Para acceder a las liquidaciones de agentes, debe seleccionar la opcin Liquidaciones del men Facturacin. Al aadir una nueva liquidacin, desde la ventana que aparece podr introducir los datos correspondientes a la misma. El programa numera correlativamente las liquidaciones (campo N liquidacin), sin tener opcin de modificar dicho nmero asignado.

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En la Ventana de la liquidacin debe introducir la fecha en que se realizar la misma (por defecto el FacturaPlus pone la fecha interna de su sistema) y el agente. Al introducir el agente, aparecer un cuadro de dilogo en el que debe seleccionar el rango de fechas entre las que queremos liquidar la comisin, el tipo de factura y las caractersticas de sta. Puede modificar manualmente la lista de facturas de la liquidacin de un agente, aadiendo o eliminando facturas, o modificando la comisin que corresponder al agente por una factura en concreto, a travs de los botones Aadir , Eliminar y Modificar .

11.3. LISTADOS E INFORMES

En todo proceso de facturacin es necesario realizar informes e imprimir listados de diversos tipos. Aparte del botn Imprimir , que aparece en casi todas las ventanas que hemos visto hasta ahora, la aplicacin permite realizar informes y listados de toda ndole. Para acceder a los diferentes listados de la aplicacin, debemos seleccionar la opcin Estadsticas e informes del men Informes o pulsar el botn Informes de la barra de herramientas. Desde la ventana que aparece seleccionaremos el listado o informe que deseemos imprimir. Los Informes estn distribuidos en estructura de rbol y, para desplegar las opciones de cada lnea, debemos hacer doble clic sobre dicha lnea.

Para ver un informe, haga doble clic en l o seleccinelo y pulse el botn Ejecutar . En funcin del informe, se nos pedirn unos u otros parmetros (fechas, clientes, grupos de clientes, agentes, familias de artculos, etc.), que servirn para seleccionar los datos que se mostrarn en el informe.

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Tras introducir los parmetros, podr establecer opciones de la impresin del informe: si quiere visualizarlo en pantalla antes de imprimirlo, el nmero de copias, si quiere enviar la salida a un fichero, la calidad de la impresin, etc... Al mostrar la vista preliminar de un informe, con los botones de la parte superior de la ventana puede desplazarse entre las pginas del informe , realizar un zoom o una previsualizacin en dos pginas , imprimirlo y cerrar la ventana .

La lista Factor permite establecer el factor de zoom. Todas estas opciones de los botones de la barra de herramientas tambin estn disponibles en los mens de esta ventana. Veamos el resto de botones de la ventana de la lista de informes: Columnas : permite aadir, eliminar o modificar las columnas de las que se compone el informe, pudiendo elegir las columnas entre todos los campos de las tablas del FacturaPlus. Cabeceras : pulsando este botn, puede configurar las que aparecen en los listados. Restaurar : devuelve el informe a su estado original deshaciendo todas las modificaciones que haya realizado sobre l.

Aparte de estos informes, a travs de la opcin Informes / Estadsticas e informes estndar disponen de ms informes predefinidos. En este caso tambin podr exportarlos a un fichero Excel o visualizarlos en forma de grfico, siempre que el informe haga referencia a resmenes.

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Facturacin / FacturaPlus

Seleccionando la opcin Informes / Grficos o pulsando el botn Grficos de la barra de herramientas, podr acceder a ms informes, los cuales disponen de una representacin grfica de los datos mostrados. Tambin puede exportar dichos informes a un fichero Excel. Podr elegir el tipo del grfico (de tarta, de barras, de lneas, y su estilo, configurarlo (establecer los textos y las fuentes que deben aparecer en el grfico, los colores, la malla, si deben aparecer estadsticas,...), imprimirlo o guardarlo en un archivo de imagen en su disco duro. Como puede comprobar, la aplicacin tiene predefinidos gran cantidad de informes y listados. Algunos Informes grficos disponen del botn Mapa, que muestra un mapa de Espaa en el que se representarn los datos del Informe agrupados por provincias por comunidades autnomas. Aunque existe la posibilidad de crear nuestros propios informes, esto queda fuera del alcance de este curso, ya que con los informes predefinidos hay ms que suficiente para la mayora de las empresas.

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