Asignar recursos.

Es interesante asignar recursos cuando se quiere controlar como intervienen las personas, el equipamiento, y/o los materiales en las diversas tareas del proyecto. Si adems, a los recursos les asignamos unos costos, desde MS Project se podr hacer un seguimiento ms detallado de todo, a niveles econmicos. Si por parte del administrador del proyecto no se introduce informacin de costos so re los recursos, MS Project solo considerar las duraciones de las fases del proyecto, asadas en las dependencias entre las tareas. Se irn introduciendo los recursos en la ta la de recursos! Men" de #er $ %oja de recursos. #er $ &a la $ Entrada. ' continuacin se asigna a cada recurso su tipo seg"n ya se ha comentado (material o tra ajo). *e cara a poder filtrar (aplicar filtros) posteriormente las tareas que pertenecen a un determinado aspecto, se pueden definir grupos de recursos, aunque a las tareas se asocian recursos y no grupos de recursos. Recordemos: Podemos definir grupos de recursos pero a las tareas se les asocian recursos. En cuanto a los calendarios, en principio todos los recursos se acogen al calendario general esta lecido para todo el proyecto, sin em argo, es posi le, en la informacin de los recursos (de cada recurso) asociar un calendario especial asociado a un recurso por si un determinado recurso no va a estar disponi le unos d+as o ien si lo estar en festivos... ,.$ En el Men" #er $ %oja de recursos $ y seleccionamos el recurso cuyo calendario deseamos modificar. -.$ En el Men" Proyecto $ .nformacin del recurso $ ficha %orario del tra ajo. /.$ En el calendario de eremos se0alar los d+as que se desean modificar. 1.$ *espu2s, elegiremos o ien Predeterminadas, Periodo no la ora le o ien Periodo la ora le no predeterminado. (eligiendo predeterminadas, se asume el calendario estndar de MS Project que fue esta lecido al principio del todo). Informacin: En cuanto a calendarios, es posible desde el Men Herramientas de MS Project definir unos nuevos calendarios base con sus horarios y un nombre (diferentes calendarios cada uno con sus franjas horarias, etc. y cada uno con su nombre , de este modo, si varios recursos se acogen a uno de esos calendarios, bastar! con asociar esos recursos a ese calendario base. Para asignar los recursos a las tareas, estando en la vista de diagrama de 3antt, se selecciona una tarea y se le asignan los recursos correspondientes teniendo en cuenta que a una tarea se la puede asignar ms de un recurso. En este caso, se seleccionar+an varios mediante los m2todos de seleccin que conocemos (los propios de 4indo5s utili6ando las teclas del teclado 7ontrol y May"s). Para asignar recursos tenemos el otn! 'signar recursos . ' los recursos se les asigna un tra ajo que reali6an y ese tra ajo, se e8presa en unidades porcentuales. 9n ,::; significa que ese recurso se involucra a jornada completa en el proyecto y en esa tarea concreta. - Duracin de las tareas. 9na tarea tiene una duracin esta lecida inicialmente en la ta la de tareas. Si a una tarea se le asocian ms recursos para su ejecucin, MS Project, automticamente le reduce la duracin. Por ejemplo: Si a una tarea se le asigna un recurso "ue resuelve un trabajo al #$$% (por ejemplo un fontanero "ue trabaja a jornada completa, es decir las & horas diarias , si la duraci'n estipulada para la tarea es de ( d)as, y si la jornada laboral es de & horas diarias, al asignarle ese recurso dicha tarea se reali*ar! en ( d)as (& horas + ( d)as , #- horas . Hasta a"u) normal. Pero si adem!s de ese recurso se le asigna despu.s otro recurso igual (o sea ( fontaneros a

jornada completa , la tarea se llevar)a a cabo en la mitad de tiempo, es decir en un d)a. /e"uerir)a ( recursos de a & horas0 #- horas s), pero la duraci'n de la tarea se reducir)a a # d)a. Esto sucede por"ue predeterminadamente, MS Project para cada tarea, en sus propiedades, tiene marcada una casilla de verificaci'n denominada Programaci'n condicionada por el esfuer*o. Si se desmarca esa casilla, la duraci'n de la tarea del ejemplo seguir)a siendo de ( d)as pese a tener el doble de recursos para efectuarse. Esta opci'n se encuentra en 1nformaci'n de la tarea, solapa 2van*ado .

Nota: Si se desea que para todas las nuevas tareas que se definan en el proyecto a partir de un determinado momento se desea tener esa opcin desactivada, desde el lugar desde donde se configuran todos los productos Microsoft, es decir, desde Men" %erramientas $ <pciones, acudiremos a la solapa Programacin y desactivaremos esta casilla, as+, las nuevas tareas no estarn condicionadas por el esfuer6o (inicialmente est activada). - Comprobacin y modificacin de las asignaciones de los recursos. *esde el Men" desplega le #er $ 9so de recursos podremos ver las asignaciones de recursos a tareas as+ como compro ar la so re asignacin de recursos. Si el nom re del recurso aparece en rojo es que se encuentra so re asignado. Es muy conveniente revisar esas asignaciones.

Costos.
Si se desea hacer un seguimiento econmico de cara a sa er si el proyecto se ajusta a un presupuesto fijado para su ejecucin, de eremos asociar costos mediante unas tasas a cada uno de los recursos implicados (a su tra ajo). *e esta forma, las tareas se cuantifican econmicamente y en consecuencia se puede sa er cuanto cuesta cada tarea y en definitiva todo el proyecto, se podrn calcular desviaciones respecto al presupuesto inicial... *esde luego, es posi le no asociar costos en un proyecto, pero en ese caso no podr hacerse, como es lgico, un seguimiento econmico del mismo. MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de tra ajo como materiales. =as tasas pueden ser de tipo estndar, de horas e8tras o tasas por uso. =a tasa de horas e8tra no est disponi le para los recursos materiales. Para los recursos de tra ajo, los tres tipos de tasa estn disponi les. *esde el Men" de #er $ %oja de recursos $ (para introducir un nuevo recurso, u icarse en la columna >om re del recurso en la fila correspondiente al nuevo recurso y escri ir el nom re para ese recurso. =uego, asociar el tipo de recurso! &ra ajo o material)

.. Nota: Si se desea "ue para todos los nuevos recursos de tipo general o de horas e3tra las tasas sean unas predeterminadas, desde el lugar desde donde se configuran todos los productos Microsoft, es decir desde Men Herramientas 4 5pciones, acudiremos a la solapa 6eneral y desde

ese lugar especificaremos las tasas (la est!ndar predeterminada y la predeterminada para horas e3tras . Para concluir las predeterminaremos desde el bot'n correspondiente de Predeterminar. Para los recursos de tipo material, se de er especificar una etiqueta (siglas que identifican ese material), una unidad de medida (&onelada, docena, metro lineal...) as+ como la tasa correspondiente. - Costos fijos. E8isten algunas tareas que presentan siempre un costo fijo, como por ejemplo los de equipamiento o una su contrata a destajo (se paga tanto por hacer una tarea de forma cerrada y fija). - Acumulacin de costos. En Microsoft Project, los costos de recursos se prorratean de forma predeterminada. Su acumulacin se distri uye a lo largo de la duracin. Sin em argo, puede cam iar el m2todo de acumulacin para que los costos de recursos tengan efecto o ien al comien6o o ien al final de la tarea. Men" #er $ %oja de recursos $ cuando estamos viendo los recursos en forma de ta la (#er $ &a la) $ 'cumular. Nota: 7as tasas se asocian a los recursos y los costos fijos a las tareas. - Estudio de costos. #er $ %oja de recursos $ &a la de costos. Se pueden mostrar hojas de costos, costos acumulados, grficas de recursos... En el Men" de Proyecto $ .nformacin del proyecto $ Estad+sticas $ 7osto actual. Se pueden comparar el campo previsto y el campo real para ver las diferencias entre lo previsto y lo que realmente acontece en el aspecto econmico en un determinado momento del proyecto, es decir si se ajuntan a las previsiones. &am i2n desde ese punto, se pueden comparar los valores del campo actual y el campo restante, de ese modo se podr compro ar si se dispone de liquide6 para acometer el resto del proyecto hasta el final del mismo.

Revisin del proyecto.

*espu2s de introducidas las tareas, de ha er sido relacionadas unas con otras y engar6adas en el tiempo, despu2s de ha er introducido los recursos y de ha er asignado a 2stos los costos correspondientes, es necesario revisar si por ejemplo los pla6os estn ien definidos. ?evisar el proyecto para cada uno de los momentos estrat2gicos llamados hitos. Si la fecha final del proyecto se ajusta a la real. ?ecorriendo las diversas vistas que MS Project proporciona, revisaremos las tareas y los recursos desde sus ta las correspondientes. Se har un seguimiento de la ruta cr+tica... Podemos o tener informacin general acerca de las fechas de comien6o y final del proyecto y ver cundo se reali6arn las fases principales, acercando y alejando el *iagrama de 3antt mediante los 6ooms. Men" #er $ *iagrama de 3antt // Men" #er $ @oom. &am i2n se puede ajustar el 6oom desde los otones correspondientes de acercar o alejar. . ?evisar, tras modificar los parmetros del proyecto, las fechas de inicio y finali6acin es muy conveniente. Men" Proyecto $ .nformacin del proyecto $ Estad+sticas. 'parecen las fechas de comien6o y fin del proyecto, as+ como el tra ajo y el costo total. - Identificar la ruta crtica. 7omo ya se ha comentado, la ruta cr+tica es la marcada por aquellas tareas cuya modificacin en su duracin (recordemos que pueden e8istir demoras) afecta

directamente so re la fecha de finali6acin del proyecto. Es importante mimar el seguimiento de estas tareas y para ello MS Project cuenta con la posi ilidad de reali6ar un filtrado de tal manera que solamente se vean como protagonistas dichas tareas! Men" #er $ *iagrama de 3antt. =a ruta cr+tica se manifiesta como unas tareas con un formato diferente. *icho formato se puede modificar mediante el asistente para diagramas de 3antt que tiene el programa MS Project. Asistente para diagramas de antt . =os filtros de esta lecen desde el Men" de Proyecto $ Ailtro para $ &areas cr+ticas. - !tili"ar las #istas diferentes. - $ersonali"ar las #istas. Esto es posi le desde Men" #er $ #istas $ Ms vistas as+ como Men" de #er $ &a la $ Ms ta las. - %iltrado de informacin. Si deseamos concentrarnos "nicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, podemos aplicar un filtro a dicha vista. Podemos especificar que el filtro muestre o resalte slo aquellas tareas o recursos que cumplan los criterios que esta le6camos. Nota: 8o se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros de recursos a vistas de tareas. E3isten 2utofiltros "ue mediante unos triangulitos a la derecha de cada titulo de campo nos permiten establecer las condiciones o criterios 9in situ9 de forma c'moda. 1gual "ue en 2ccess o E3cel (si se conocen . - &rdenacin de los datos. *esde el Men" de Proyecto $ <rdenar $ <rdenar por. E8isten m"ltiples posi ilidades de ordenacin que sern estudiadas a fondo en el cap+tulo correspondiente de este curso.