2.

PROCESO DE LA CAPACITACIN

Debido a que la meta primaria de la capacitacin es contribuir a las metas globales de la
organizacin, es preciso desarrollar programas que no pierdan de vista las metas y
estrategias organizacionales, ya que todo debe guardar una coherencia interna dentro de la
organizacin.
Las operaciones organizacionales abarcan una amplia variedad de metas que
comprenden personal de todos los niveles, desde la induccin hacia el desarrollo ejecutivo.
Adems de brindar la capacitacin necesaria para un desempeo eficaz en el puesto, los
patrones ofrecen capacitacin en reas como el desarrollo personal y el bienestar.
A fin de tener programas de capacitacin eficaces y que tengan un impacto mximo en
el desempeo individual y organizacional, se recomienda usar este enfoque sistemtico con
una progresin de las siguientes fases. (Arthur Sherman 1988)
Evaluacin de necesidades
Diseo de programas
Instrumentacin
Evaluacin



2.1 Detectar necesidades de capacitacin
Los gerentes y el personal de Recursos Humanos deben permanecer alerta a los tipos de
capacitacin que se requieren, cundo se necesitan, quin la precisa y qu mtodos son
mejores para dar a los empleados el conocimiento, habilidades y capacidades necesarias.
Para asegurar que la capacitacin sea oportuna y est enfocada en los aspectos prioritarios
los gerentes deben abordar la evaluacin de necesidades en forma sistemtica utilizando
tres tipos de anlisis:

2.1.1 Organizacional
Consiste en observar el medio ambiente, las estrategias y los recursos de la organizacin
para definir tareas en las cuales debe enfatizarse la capacitacin, permite establecer un
diagnstico de los problemas actuales y de los desafos ambientales, que es necesario
enfrentar.

2.1.2 De tareas
Que significa determinar cul debe ser el contenido del programa de capacitacin, es
decir identificar los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren, basado en
el estudio de las tareas y funciones del puesto. Se debe hacer hincapi en lo que ser
necesario en el futuro para que el empleado sea efectivo en su puesto.


2.1.3 De personas
Este anlisis conlleva a determinar si el desarrollo de las tareas es aceptable y estudiar
las caractersticas de las personas y grupos que se encontrarn participando de los
programas de capacitacin.
Una vez realizados todos los anlisis, surge un panorama de las necesidades de
capacitacin que deberan definirse formalmente en trminos de objetivos.
La determinacin de las necesidades de capacitacin es una responsabilidad de lnea y
una funcin de staff, corresponde al administrador de lnea la responsabilidad por la
percepcin de los problemas provocados por la carencia de capacitacin.
Los principales medios utilizados para la determinacin de necesidades de capacitacin
son: evaluacin de desempeo; observacin; cuestionarios; solicitudes de supervisores y
gerentes; entrevistas con supervisores y gerentes; reuniones nter departamentales; examen
de empleados; modificacin de trabajo; entrevista de salida; anlisis de cargos, etc.
Adems de estos medios, existen algunos indicadores de necesidades de capacitacin.
Estos indicadores sirven para identificar eventos que provocarn futuras necesidades de
capacitacin (indicadores a priori) o problemas comunes de necesidades de entrenamiento
ya existentes (indicadores a posteriori).
Indicadores a priori son por ejemplo: modernizacin de maquinarias y equipos;
produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios; expansin de la empresa y
admisin de nuevos empleados; reduccin del nmero de empleados.
Indicadores a posteriori son por ejemplo: calidad inadecuada; baja productividad;
relaciones deficientes entre el personal; nmero excesivo de quejas.
2.2 Diseo del programa de capacitacin
La determinacin de necesidades de capacitacin debe suministrar las siguientes
informaciones, para que el programa de capacitacin pueda disearse:
Qu debe ensearse?
Quin debe aprender?
Cundo debe ensearse?
Dnde debe ensearse?
Cmo debe ensearse?
Quin debe ensear?
Debemos tener en cuenta que el programa debe elaborarse de tal manera que, al descubrir
nuevas necesidades, los cambios que se realicen en el programa no sean violentos ya que
esto podra ocasionar una desadaptacin en el entrenado y un cambio de actitud hacia la
capacitacin.
Los expertos creen que el diseo de capacitacin debe enfocarse al menos en cuatro
cuestiones relacionadas: (Arthur Sherman)
Objetivos de capacitacin
Deseo y motivacin de la persona
Principios de aprendizaje
Caractersticas de los instructores

2.3 Objetivos de capacitacin
Una buena evaluacin de las necesidades de capacitacin conduce a la determinacin de
objetivos de capacitacin y estos se refieren a los resultados deseados de un programa de
entrenamiento. La clara declaracin de los objetivos de capacitacin constituye una base
slida para seleccionar los mtodos y materiales y para elegir los medios para determinar si
el programa tendr xito.

2.4 Disposicin y motivacin de la persona
Existen dos condiciones previas para que el aprendizaje influya en el xito de las
personas que lo recibirn. La buena disposicin, que se refiere a los factores de madurez y
experiencia que forman parte de sus antecedentes de capacitacin. La otra es la motivacin,
para que se tenga un aprendizaje ptimo los participantes deben reconocer la necesidad del
conocimiento o habilidades nuevos, as como conservar el deseo de aprender mientras
avanza la capacitacin. Las siguientes seis estrategias pueden ser esenciales:
Utilizar el refuerzo positivo
Eliminar amenazas y castigos
Ser flexible
Hacer que los participantes establezcan metas personales
Disear una instruccin interesante
Eliminar obstculos fsicos y psicolgicos de aprendizaje

2.5 Principios de aprendizaje
Los principios de aprendizaje constituyen las guas de los procesos por los que las
personas aprenden de manera ms efectiva. Mientras ms utilicen estos principios en el
aprendizaje, ms probabilidades habr de que la capacitacin resulte efectiva. El xito o
fracaso de un programa de capacitacin, suele relacionarse con dichos principios. Algunos
de estos son: participacin, repeticin, retroalimentacin, etc.
Es muy importante la eleccin de las tcnicas que van a utilizarse en el programa de
capacitacin con el fin de optimizar el aprendizaje. Estas pueden ser:
1.Tcnicas aplicadas en el sitio de trabajo
2.Tcnicas aplicadas fuera del sitio de trabajo

2.6 Caractersticas de los instructores
El xito de cualquier actividad de capacitacin depender en gran parte de las
habilidades de enseanza y caractersticas personales de los instructores. Estos responsables
del entrenamiento, son las personas situadas en cualquier nivel jerrquico, experto o
especializado en determinada actividad o trabajo y que trasmite sus conocimientos de
manera organizada. Estos maestros deben ser lderes, es decir, personas que sepan guiar a
un grupo, que sepan crear en el alumno o colaborador un vivo deseo de superacin
personal, lderes que sepan sealar el camino que ha de seguirse.
Las caractersticas esenciales y deseables que debe tener todo instructor son:
conocimiento del tema, adaptabilidad, facilidad para las relaciones humanas, sinceridad,
sentido del humor, inters, motivacin por la funcin, entusiasmo, capacidades didcticas,
instrucciones claras, asistencia individual, entre otras.
Es evidente que el criterio de seleccin de los instructores es muy importante, los
mismos podrn ser seleccionados entre los diversos niveles y reas de la empresa. Cuanto
mayor sea el grado en que el instructor posea tales caractersticas, tanto mejor desempear
su funcin.

2.7 Cinco herramientas fundamentales del instructor
Existen 5 herramientas fundamentales que el instructor puede aplicar para hacer efectiva
la capacitacin.
La carta descriptiva
Gua para los participantes
Manual del participante
Materiales audiovisuales, ayudas o medios de comunicacin
Bibliografa

2.7.1 La carta descriptiva
Es el documento que, basado en un objetivo Terminal y una serie de objetivos
especficos y terminales, sugiere las actividades a seguir para alcanzarlos con efectividad.
Es una gua flexible que puede ajustarse a las necesidades concretas de cada grupo e
instructor en particular. Se compone de: Objetivo genrico, objetivos terminales y
especficos; la desagregacin del objetivo en trminos de mdulos, temas y subtemas,
actividades de aprendizaje a realizar; apoyos didcticos; instrumentos de evaluacin que se
aplicarn; y, tiempo empleado total para el curso y para el alcance de cada uno de los
objetivos terminales y especficos.

2.7.2 Gua para los participantes
Es un documento que describe cada una de las actividades que los entrenados realizarn
para alcanzar los objetivos. Su estructura es similar a la carta descriptiva; sin embargo, no
precisa las actividades de aprendizaje que son exclusivas del instructor.

2.7.3 Manual de los participantes
Son el conjunto de notas, informacin, conceptos, datos, definiciones, teoras, etc.,
imprescindibles para integrar los contenidos del curso/evento de que se trate. Puede
utilizarse por el capacitando a lo largo del curso, para ir revisando su contenido, o bien,
como cuaderno de trabajo para el estudio y sedimentacin posterior del conocimiento,
tambin es til como material para aclarar conceptos.

2.7.4 Materiales audiovisuales, ayudas o medios de comunicacin
Son los instrumentos de apoyo que le facilitarn al instructor el proceso de enseaza-
aprendizaje, los bsicos son: rota folios preelaborados, acetatos y pelculas.

2.7.5 Bibliografa
Es el conjunto de notas y referencias bibliografas y documentales, que el capacitando
puede o debe consultar para profundizar en algunos aspectos que el instructor crea prudente
o que la naturaleza del tema requiera.