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Elementos de un programa de

capacitacion y ejecucion.
Encabezado
3.1. ELEMENTOS QUE ESTRUCTURAN EL PROGRAMA DE CAPACITACIN
Una vez que se conocen las necesidades especificas de capacitacin para cada
persona o grupo, se procede a la siguiente fase del proceso, la elaboracin de uno o
varios programas de capacitacin planeados especialmente para cubrir estas
necesidades.
La eficiencia y eficacia en la etapa de diseo del programa de capacitacin depende de
una adecuada deteccin de necesidades, es decir, de la perfecta identificacin de los
problemas de la empresa que se pueden resolver mediante la capacitacin y el
desarrollo del personal.

Con base en el diagnostico de necesidades, el programa de capacitacin deber


plantear un enlace logico entre su objetivo general y los especficos, y entre los
objetivos especficos y el contenido de los cursos. De igual manera debe establecer
claramente los procedimientos y tcnicas para evaluar el aprendizaje.

El programa de capacitacin debe contener la definicin, los objetivos del programa, las
caractersticas, sus contenidos y las tcnicas e instrumentos.
Administracin moderna de personal
Modern Administration of Personnel
Autor: Joaqun Rodrguez Valencia
EDIT. ECAFSA
Sptima Edicin
Cengage Learning

Introduccin
La Evaluacin es un proceso que debe realizarse en distintos momentos, desde el inicio de
un programa de capacitacin, durante y al finalizar dicho programa. sta es un proceso sistemtico
para valorar la efectividad y la eficiencia de los esfuerzos de la capacitacin.
sta no es slo una actividad ms de capacitacin, sino una fase importante del ciclo de la
capacitacin. Ocurre en cada fase del ciclo como un proceso en s mismo. Debe ser parte de la sesin
del plan de capacitacin y se le debe destinar un tiempo adecuado.

Los datos que se obtienen son tiles para la toma de decisiones. Por ello, un adecuado programa de
capacitacin contempla una evaluacin deldesempeo, un control y un adecuado seguimiento a las
actividades que realiza el trabajador.
La Evaluacin permite la medicin cientfica de los fundamentos, aplicacin, efectos a corto y a largo
plazo, de las acciones del diseo y la ejecucin de losProgramas de Capacitacin. Para ello,
exponemos, los pasos necesarios para la ejecucin de programas de capacitacin; la descripcin de
los diversosmodelos de evaluacin; las etapas de la evaluacin de la capacitacin; los niveles de
control y seguimiento de la capacitacin, por ltimo, los errores del proceso de evaluacin.

Pasos necesarios para la ejecucin de programas de capacitacin


La meta primaria de la capacitacin es contribuir al logro de los objetivos generales de la
organizacin. Es preciso desarrollar programas que no pierdan de vista las metas
y estrategias organizacionales. La mejor forma de capacitacin es la que se obtiene de un proceso
continuo, la cual busca conocimientos y habilidades para estar al da con los cambios que suceden en
el mundo. La capacitacin continua significa que los trabajadores se deben encontrar preparados
para avanzar hacia mejores oportunidades, ya sea dentro o fuera de la empresa.
El proceso de capacitacin est compuesto por cinco pasos, que a continuacin indicamos:

1. Anlisis de las necesidades: Se identifican las habilidades y necesidades de conocimiento y


desempeo.

2. Diseo del programa de capacitacin: Se elabora el contenido del programa:


folletos, libros, actividades

3. Validacin: En este paso se eliminan los defectos del programa, y se hace la presentacin a
unos cuantos para validar el programa.

4. Aplicacin: Se imparte el programa de capacitacin.


5. Evaluacin: Se determina, por medio de tcnicas de evaluacin, el xito o fracaso del
programa

El anlisis de las necesidades es vital para justificar los cursos o la accin de capacitacin que se
requiere. Por necesidades de capacitacin se entienden las carencias o deficiencias que posee un
trabajador o grupo de ellos, para ejecutar en forma satisfactoria las tareas y responsabilidades que le
corresponden en la empresa; asimismo las limitaciones o situaciones que se dan en la empresa que
afectan el desempeo, la cuales pueden solucionarse mediante la capacitacin.
Para determinar las necesidades de capacitacin es necesario investigar todos los hechos observables
que sean generadores de causas por las cuales los trabajadores no ejecutan con xito sus labores, o
incurren en accidentes.
Los expertos creen que el diseo del programa de capacitacin debe enfocarse al menos en cuatro
cuestiones, sta son:

Objetivos de capacitacin.

Deseo y motivacin de la persona.

Principios de aprendizaje.

Caractersticas de los instructivos.

Para implementar un programa de capacitacin es necesario considerar:

La efectividad respecto al costo.

El contenido deseado del programa.

La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta.

Las preferencias y la capacidad de las personas.

Las preferencias y capacidad del capacitador.

Los principios de aprendizaje a emplear.

Describir e interpretar los diversos modelos de evaluacin


La evaluacin del proceso de capacitacin permite estimar el logro de los objetivos propuestos y
retroalimentar el proceso mismo. Por esta razn, al concluir la fase de aplicacin del programa de
capacitacin y con el propsito de tener conocimiento preciso de los resultados logrados con relacin
a lo planeado, es necesario llevar a cabo un trabajo de evaluacin para obtener informacin til para
analizar los cambios de conducta logrados en los capacitados, su desempeo en el rea de trabajo,
juzgar alternativas y tomar decisiones acerca de los diferentes elementos que intervinieron en el
proceso.

Para obtener datos objetivos y completos de esta etapa es conveniente que realizar la evaluacin;
para esto tenemos:

Evaluacin diagnstica: Se efecta al inicio del proceso y parte de los resultados que arroja
el diagnstico de necesidades, de las propuestas establecidas en el plan y programas, ejecucin de
las acciones, as como de los conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que
requiere. Esta evaluacin permite analizar la situacin actual de la organizacin, los fines que
busca lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a
la funcin de capacitacin con referencia al que hacer global del centro de trabajo.

Evaluacin intermedia: Se realiza durante el proceso de aplicacin del programa de


capacitacin, con el objeto de localizar deficiencias cuando an se est en posibilidad de

subsanarlas, intenta poner de manifiesto los puntos dbiles y errores cometidos de tal forma que
sean corregidos, aclarados o resueltos.

Evaluacin sumaria: Se enfoca a los logros obtenidos como resultado de las actividades
efectuadas a fin de establecer parmetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo. En
este momento es cuando se analiza la efectividad y funcionalidad de las acciones emprendidas a
fin de reprogramar nuevas tareas.

Uno de los modelos utilizados en la evaluacin es el modelo de Kirkpatrick, el cual consta de cuatro
etapas consecutivas e independientes a nivel:

Reaccin: Percepcin de los participantes en su efectividad, por medio de cuestionarios. Se


revisa tambin la adecuacin de contenidos, el dominiodel instructor, el manejo del tiempo de
parte del instructor, claridad de exposicin, aspectos tiles y menos tiles.

Aprendizaje: Nivel de adquisicin de conocimientos. Por medio de evaluacin de antes y


despus de la aplicacin del programa de capacitacin, esto por medio de pruebas de contenidos.

Conductas: Es el ms importante y difcil de evaluar. Por medio del reporte de otros:


reclamos, productos defectuosos, costos, etc. que lo miden indirectamente.

Resultados: impacto en la organizacin o retorno de la inversin. Se


usan informes de gestin, niveles de produccin, calidad, costos, niveles de ausentismo, rotacin,
licencias mdicas, etc.

Una forma de determinar que tan apropiados han sido los mtodos y estilos de la capacitacin, y
para tener una idea precisa de donde puede ser necesaria una mayor capacitacin es la de interrogar
al personal mismo, esto es, la retroalimentacin. Esto puede hacerse formalmente al final de las
sesiones de capacitacin, mediante el llenado de cuestionarios que incluyan asuntos como los
siguientes:

Lo conveniente y confortable que han resultado el sitio y las facilidades de la capacitacin: la


duracin de las sesiones, los recesos y las oportunidades de formular preguntas.

Lo relevante que ha sido el material presentado y cualquier rea en la que el personal


considere que requiere mayor informacin o prctica.

Lo conveniente que han resultado los estilos y mtodos de capacitacin empleados, qu


result efectivo? qu no al transmitir la informacin?

Una autoevaluacin integral de conocimiento en las responsabilidades encomendadas.

Sugerencias para mejorar sesiones futuras de capacitacin.

Para incrementar este mtodo de recoleccin informativa de carcter formal, los capacitadores
pueden tener comunicacin continua con el personal, por ejemplo durante los recesos y al inicio y

final de cada sesin, para determinar donde existen lagunas de conocimiento y cules estilos de
presentacin funcionan mejor.

Describir las etapas de la evaluacin de la capacitacin


La evaluacin es un factor importante, por tanto debe disearse un modelo que permita recoger
informacin de los cuatro niveles que se sealan a continuacin.

Reacciones o satisfacciones: Da respuesta a la pregunta le gust la actividad a los


participantes? Busca determinar en qu medida los participantes valoraron
la accin capacitadora. Los participantes satisfechos tienen ms probabilidades de enfocarse en
los principios de capacitacin y utilizar la informacin en su trabajo.

Aprendizaje: Da respuesta a la pregunta desarrollaron los objetivos los participantes en la


accin de capacitacin? Ya que el propsito es determinar el grado en que los participantes han
logrado los objetivos de aprendizaje establecidos, para la accin de capacitacin. Permite probarel
conocimiento y las habilidades antes de un programa de capacitacin proporciona un parmetro
bsico sobre los participantes, el cual puede medirse de nuevo despus de la capacitacin para
determinar la mejora.

Comportamiento: Da respuesta a la pregunta estn los participantes utilizando en su trabajo


las competencias desarrolladas? La finalidad es determinar si los participantes han transferido a
su trabajo las habilidades y el conocimiento adquirido en una actividad de capacitacin,
identificando adems, aquellas variables que pudiesen haber afectado el resultado.
El comportamiento de los participantes no cambia una vez que regresan al puesto. La
transferencia de la capacitacin es una implantacin efectiva de principios aprendidos para lo que
se requiere en el puesto. Para maximizar se pueden adoptar varios enfoques:

Presentar elementos idnticos.

Enfocarse en los principios generales.

Establecer un clima para la transferencia.

Resultados: Da respuesta a la pregunta cul es el impacto operacional? El propsito es


determinar el impacto operacional que ha producido una accin de capacitacin; si ste se puede
expresarse en dinero, entonces se puede identificar el retorno de la inversin. Se piensa en
trminos deutilidad de los programas de capacitacin, a fin de identificar las reas que requieren
mejoras. Dicho proceso propone a los gerentes:

Planear.

Hacer.

Comprobar.

Actuar.

Describir e interpretar el control y seguimiento de la capacitacin


El seguimiento del proceso evaluador implica conocer los resultados y su repercusin en
el ambiente de la organizacin. El seguimiento es un proceso integral, dinmico y participativo
enfocado a la obtencin de informacin, para la toma de decisiones en cuanto a la planeacin de las
acciones y su retroalimentacin, la ubicacin, desempeo y desarrollo profesional del capacitando; lo
que permite determinar si la formacin fue la requerida, o no y por qu.
Los aspectos a considerar en el seguimiento sern aquellos que tienen que ver con los recursos
humanos, materiales y financieros utilizados durante la realizacin de las acciones. Esta informacin
es relevante para una nueva planeacin y operacin de capacitacin; se obtiene al utilizar diferentes
instrumentos tales como el cuestionario, mediante el cual el personal capacitado proporciona datos
acerca de los aspectos que intervinieron en su formacin, y la forma en cmo estos estn siendo
aplicados en la prctica laboral cotidiana.
Los resultados que se obtienen del seguimiento son:

Anlisis del desempeo profesional del personal capacitado.

Comparacin del desempeo del personal capacitado con el no capacitado.

Orientacin de la planificacin de las acciones para su mejor operacin.

Valoracin de las capacidades de las entidades responsables del programa


(recursos humanos y materiales).

Identificacin de las necesidades no satisfechas, condiciones actuales y deseadas.

Determinacin de los objetivos y metas a cubrir en la empresa.

El seguimiento implica llevar registros (control estadstico del proceso) que permitan conocer no
slo los indicadores econmicos de la inversin realizada en capacitacin, sino tambin otros
aspectos, como por ejemplo:

Nmero de horas totales de capacitacin.

Nmero de horas por persona.

Nmero de horas por departamento o proceso.

Nmero de horas por tema tratado.

Costos totales de la capacitacin.

Resultados de las evaluaciones realizadas

Los informes permiten conocer el avance del plan de capacitacin y sus resultados parciales; de tal
manera, que se pueden hacer los ajustes requeridos y, al mismo tiempo, evidenciar el impacto que va
surtiendo en los participantes.
En el control y seguimiento del programa de capacitacin es necesario considerar que no todos los
asistentes requieren el mismo nivel de profundidad en los contenidos; de tal manera, es preciso
clasificar a quien se dirige cada uno de los temas propuestos, ya que algunos necesitan un nivel
introductorio, otros un nivel intermedio y otros ms una sesin de profundizacin. Esto es
la taxonoma del proceso de capacitacin, es decir, la ordenacin jerarquizada de los participantes y
de los temas a impartir o impartidos.
En muchas ocasiones, los seminarios y talleres fracasan por no tener en cuenta este aspecto, lo cual
hace que para algunos asistentes el curso sea considerado como deficiente, ya que no llena las
expectativas esperadas en cuanto a su contenido. Para otros, por el contrario, resulta excelente ya
que nunca o pocas veces han tenido la oportunidad de trabajar sobre el mismo.
La disponibilidad de tiempo es un aspecto importante, por cuanto una de las grandes dificultades de
las empresas tiene que ver con el tiempo que se puede asignar a las personas seleccionadas para
participar en la capacitacin; el ritmo laboral y los compromisos previamente adquirido hacen que
haya que recurrir a tiempos especficos, lo que implica sacrificio de tiempo para el asistente. Una
manera de lograr que todos los participantes puedan asistir son:

Dar a conocer con suficiente anticipacin las agendas de tiempos de los diferentes seminarios
y talleres.

Acordar con los jefes inmediatos para suplir a las personas que asistirn a los eventos.

Establecer tiempos compartidos por la empresa y la persona, como por ejemplo, viernes y
sbado si se trata de eventos de larga duracin.

Establecer con el capacitador jornadas cortas, por ejemplo de 4 horas.

Por ltimo, el presupuesto de capacitacin est definido por las asignaciones que realice
la administracin de la empresa, por el tamao de la empresa, por la importancia que le asigne
la gerencia a estos temas o bien por el nivel de autonoma que al respecto tenga el administrador de
la capacitacin. Es importante conocer claramente los recursos econmicos con los que se cuentan,
con el fin de unificar el dinero que se utilizar en la capacitacin.

Identificar los errores de la evaluacin


Al realizarse la labor de evaluacin del programa de capacitacin se puede incurrir en varios errores,
tales como:

No realizar evaluacin del desempeo.


Evaluar sin haber trazado objetivos al inicio de un periodo. Esto hace ms subjetiva la
evaluacin y causa molestias y resentimientos.

Acordar objetivos y no observar, dirigir, asesorar.

Comentarios finales
La capacitacin es factor determinante en el cumplimiento de los objetivos de toda organizacin.
Desarrollar actitudes as como destrezas en el crecimiento personal permite que stos desempeen
su trabajo con mayor eficiencia y calidad.
La capacitacin es, por lo tanto, una inversin para la organizacin, pues los resultados que se
obtienen de ella no slo benefician al empleado, sino que contribuye al logro de los objetivos
empresariales.
La utilizacin efectiva de los recursos humanos dentro de la organizacin depende de la correcta
aplicacin de las fases de capacitacin que se han descrito anteriormente, tales como: detectar
necesidades de capacitacin, identificar los recursos para la capacitacin, diseo del plan de
capacitacin, ejecucin del programa de capacitacin, y la evaluacin, control y seguimiento.
Esta ltima labor permite establecer y reconocer requerimientos futuros, para asegurar a la empresa
el suministro de empleados calificados y el desarrollo de los recursos humanos disponibles.
La evaluacin de la capacitacin juega un papel muy importante en el desarrollo de los recursos
humanos de una organizacin, pues su correcta aplicacin se convierte en un medio de motivacin y
estmulo en los empleados, que finalmente termina beneficiando a la organizacin.

Fuentes consultadas
Aquino, Jorge y Arecco. Marcelo J. Recursos Humanos, Buenos Aires, Ediciones MACCHI, 1996.
Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin, Mxico, Mc Graw-Hill,
1998.
Mondy, R. Wayne y Noe, Robert M. Administracin de Recursos Humanos, Mxico, Editorial
Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A., 1997.
Rodrguez S., Manuel. Recursos Humanos: su misin trascendente y tica, Mxico, Editorial
Grijalbo, 2000.
Werther, William B. y Keith, Davis. Administracin de Personal y Recursos Humanos, Mxico, Mc
Graw-Hill, 1995

Autor:

Obed Delfn
Lic. en Filosofa
Partes: 1, 2