N & D RECEPCIONES MODELADO DE LA INFORMACIN

Estela Caballero Casco

Orientador:

Lic. Rubn David Mercado Pavn

Caaguaz Paraguay Octubre, 2011

NDICE
Introduccin.3 Planeamiento de problema...4 Formulacin de Objetivos..5 Justificacin.6 Alcance del proyecto..7 Captulo I Documento visin.8 Capitulo II Documento de Relevamiento..15 Capitulo III Modelado de la informacin...19 Capitulo IV Prototipo de ventanas.24 Conclusin.28 Fuente Consultada...29

INTRODUCCIN
En el entorno empresarial el avance diario va ganando importantes terrenos y trae consigo el desarrollo y la competencia entre empresas en las distintas reas. Es ah donde la tecnologa no puede quedarse atrs ya que es una herramienta que facilita y agiliza las tareas dentro de la empresa. La Informtica naci de la idea de ayudar al hombre en aquellos trabajos rutinarios y repetitivos, generalmente de clculo y gestin. Hoy en da la mayora de las empresas u organizaciones optan por la

utilizacin de Sistemas Informticos para mediar con las actividades diarias. Ya que el mismo es una herramienta fundamental en la vida del hombre para el manejo y administracin de los datos y dar una solucin rpida en el momento oportuno. En el ramo de una empresa de organizador de eventos dedicados a brindar servicios a los clientes, existen diversas gestiones de control de los datos que se podr agilizar mediante un Sistema informtico. El presente proyecto tiene como propsito desarrollar un Sistema para la empresa DECORACIONES N & D RECPCIONES que le mejore la gestin y facilite la toma de decisiones al administrador. Tambin dentro del anlisis se explicaran detalladamente las necesidades de la empresa como tambin los pasos a seguir para llegar a los objetivos del proyecto.

Planteamiento del Problema

La empresa Decoraciones N & D RECEPCIONES tiene ciertas dificultades en el manejo de los documentos en las distintas reas: En el departamento de compras, los registros se guardan dentro de carpetas manualmente, el cual dificulta tomar decisiones al no tener un acceso inmediatos a los datos, ya que el mismo lleva tiempo chequear y tener un estado de los productos. En cuantos a las ventas las facturas se llenan manualmente, el cual genera lentitud en la atencin al cliente, y esto mismo hace que la empresa pierda cliente, al no responder a sus necesidades de forma eficaz. Como tambin la bsqueda de los archivos se realiza en forma manual, el cual genera mucha demora para responder a las necesidades de los empleados o administradores. Entonces Facilitara un Sistema Informtico las gestiones de datos de la empresa? Implementar un Sistema Informtico Podr agilizar las gestiones de los registros de la compra y venta? Permitir mejorar la atencin al cliente?

Formulacin de Objetivos:
General: Desarrollar un Sistema Informtico para la empresa Decoraciones N & D RECEPCIONES. Especfico: Agilizar las gestiones de los registros de datos de las compras Facilitar las gestiones de registros de datos de las ventas Mejorar la atencin al cliente

Justificacin
La empresa Decoraciones N & D RECEPCIONES se dedica a prestar servicios a la comunidad para cualquier evento, como tambin la venta de artculos decoraciones en la ciudad de Caaguaz. Por las dificultades mencionadas, se precisa desarrollar un Sistema Informtico que responda a los requerimientos de la empresa, distintas reas. El Sistema a ser desarrollado agilizar a los usuarios, las tareas de registrar las gestiones hecha dentro de la empresa, en cuantos a las compras o de ventas de los productos. Se podr tener todos los registro referente a los contrato de prestacin de servicio de forma detallada, y los datos ser centralizada en un mismo base de datos, as se podr tener todos los reportes y movimientos de forma inmediata de las distintas gestiones realizada en la empresa, esto ayudara a tener un historial y facilitar la toma de decisiones para el futuro. para el control en las

Alcance Tcnico del Sistema:

Procedimiento de compras: Las compras sern registradas la fecha, los datos de proveedores y datos del comprobante. Para la gestin de compras se necesitar el registro de los datos de los proveedores que sern registrados en la base de dato previamente. Se realizar tambin el registro de los artculos. Emitir informes de las gestiones hechas en las compras. Procedimiento de ventas: En las ventas se registraran todos los datos previamente necesarios para la emitir una factura. Tendr un registro de los contratos, registraran los datos de clientes, las fechas como principales datos. Se emitir una ficha de contrato, el mismo pueden ser cancelados. Emitir informes de las gestiones hechas en las ventas.

CAPTULO I: DOCUMENTO VISIN

Introduccin La empresa Decoraciones N & D RECEPCIONES se encuentra realizando todas las gestiones manualmente, razon por la cual desea la implementacion de un Sistema Infrmatico. El Software sera desarrollado de acuerdo al requerimiento de la empresa, para facilitar las gestiones de compra y venta realizada dentro de la empresa, el registro de los contratos, los contactos, los productos. Posicionamiento Estructura de la empresa

Historial Decoraciones N & D RECEPCIONES Gonzlez.

es una empresa

de la Seora Loli

Gracias al empeo y fortalecimiento de la duea, la empresa hoy en da cuenta con exelentes productos, como lo primordial tiene la de brindar servicios de primera calidad en la comunidad del departamento de Caaguaz, cumpliendo con las reglas establecidas por ley, como tambin la mejor atencin a sus clientes.

La duea asume la responsabilidad de la empresa, y esta consiente de la importancia del uso de la tecnologa informtica, como medio eficaz para el tratamiento y proceso de la informacin dentro de la empresa. Decoraciones N & D RECEPCIONES est situada en la Ciudad de Caaguaz, en el Barrio Santo Domingo, no cuenta con sucursales. Misin Brindar un servicio de calidad en la comunidad, cumpliendo con las reglas establecidas por ley, como tambin dar la mejor atencin a sus clientes. Visin Ser una empresa prestigiosa en la comunidad y en el departamento con las mejores atenciones y cubriendo las necesidades bsicas y fundamentales, con servicios de alta calidad en el mercado. Alcance del Proyecto El Sistema Decoraciones N & D RECEPCIONES podr gestionar las principales reas de la empresa tales como el departamento de compras y ventas, el registro de los funcionarios, los clientes, los proveedores y los productos.

Descripcin del Problema El problema Las ordenes de facturas compras, ventas, se Registran manualmente. El desconocimiento del estado de los Productos. Afecta El problema afecta a la empresa al no dar una atencin eficaz a los clientes, tambin a los funcionarios por la lentitud de obtener las informaciones. Ya que la atencin es lenta la empresa pierde clientes, no da una respuesta favorable en cuando a las necesidades del cliente. Le dificulta el control a la administrador al no poder tomar decisiones al instante por que no sabe el estado actual de la empresa.

Cuyo impacto es

Una buena solucin Con la implementacin de un Sistema Informtico, seria para las gestiones de compras, ventas y el estado del producto, se realizaran en forma ms eficientes y dinmica, lo cual permitir disponer de un control efectivo en estas reas y mejorar la atencin al cliente de la Empresa Decoraciones N & D RECEPCIONES de la Ciudad de Caaguaz.

Objetivos de la empresa
Brindarles un servicio de Calidad a los clientes que acuden a la empresa.

Usuarios
Administrador del Sistema. Gerente General. Gerente de Compras. Gerente de Ventas. Recepcionista.

Resumen
Perfil Administrador del Sistema. Descripcin Caracterizado como administrador y mantenedor del sistema (control de los datos, usuarios) habilitacin de Responsabilidad Realiza el control permanente al sistema Informtico empresa. o Gerente General. Puede acceder a la informacin de Habilitar la y

registrar los empleados usuarios, Visualizar registra de datos referenciales.

de todos los departamentos, enforma continua los especial a pedir informes demovimientos de la manera empresa. generalizada de laempresa a travs de los reportes.

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Departamento de Compras.

Encargado de registrar las facturas compras.

Registrar

todas

las

facturas de compras, actualizar el Stock de las mercaderas, actualiza los precios.

Departamento de Ventas.

Registra facturas de ventas y control de producto, emite facturas de ventas.

Registrar las facturas de ventas, a los clientes, Stock de deber las

actualizar tambin el Recepcin Consulta el estado de los contratos, productos, clientes. Consulta estado de mercaderas. los productos, servicios, clientes.

Ambiente
Para la automatizacin del proceso ser necesario el ambiente descrito en la tabla de abajo: Ambiente Propuesto Sistemas Servidor Operacion Usuario ales Gerenciador de Base de Datos Lenguaje de Programacin Librera para Interfaces Diseador de interfaces Linux Linux MySQL Python Gtk glade

Visin General del Producto

El Sistema Informtico a desarrollar consiste en Informatizar las gestiones de los movimientos de la Empresa. Con el Sistema se podr gestionar las principales reas de la empresa, facilitar el manejo de los documentos ya que el mismo ser registrado en la base de dato, para su posterior uso, se lograr facilitar las informaciones a los funcionarios para la toma de decisiones, como tambin mejorar la atencin al cliente y el control interno de la empresa.

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Requisitos Funcionales
Mantener Login El sistema deber permitir el mantenimiento de login de los Usuarios, donde el usuario ingresar al sistema a travs de un login y una contrasea digitados. El administrador del sistema es el encargado crear, borrar, modificar usuarios en el Sistema. Mantener Informaciones El sistema deber permitir la inclusin, alteracin y consulta de las informaciones de acuerdo a las reglas establecidas dentro del contrato, as mismo dichas modificaciones podr efectuar el administrador de sistema.

Requisitos No Funcionales
Desempeo Tiempo de Respuesta: Se espera que no haya restricciones en cuanto al tiempo de respuesta, se puede considerar, este tiempo puede ser afectado por la conexin que el cliente posea con el Servidor de la base de Datos: Medio Ideal Mximo 5 segundos; 2 segundos; 60 -

segundos. Intolerable

80segundos. Disponibilidad El sistema deber estar disponible 24 horas. Recursos de Utilizacin Las configuraciones mnimas necesarias del ambiente de produccin: Recursos de Hardware (ideal): Procesador intel celeron de 2.3ghz o similar. 1024 MB RAM; HD de 160GB; Recursos de Software: Sistema Operativo Linux, Windows de la versin Xp en adelante, base de Datos MySQL; Requisitos de Sistema Confiabilidad de los datos cualquier dato deber estar disponible en la base de datos de forma coherente antes que sea removido por algn usuario autorizado. Autenticacin de Usuario definir login y contrasea del

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administrador del sistema. Todos los usuarios debern entrar con login y contrasea para ingresar al sistema.

Requisito No tcnico
El tiempo medio de entrenamiento ser de 8 das hbiles para cada entrega parcial del sistema.

Conclusin del Producto

El Sistema para Decoraciones N & D RECEPCIONES ser entregado al administrador del sistema una vez que se haya logrado a concluir todas las soluciones de los problemas planteados y el requerimiento de la empresa.

Productos a ser entregado

Sistema desarrollado, instalado, testado y aprobado por el usuario; Base de datos utilizada en MySQL; Archivos digitales de documentacin actualizada; Capacitacin de los Administradores y usuarios para el uso del sistema.

8- Restricciones, Suposiciones y Dependencias

La construccin del sistema depende de los siguientes factores:

Desenvolvimiento del Cliente en el desarrollo del proyecto; El equipo debe estar adaptado al ambiente de desarrollo, que incluye entrenamiento en el proceso y herramientas adoptadas; El Arquitecto del sistema debe tener un total dominio de la arquitectura a ser implementada.

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CAPITULO II DOCUMENTOS DE RELEVAMIENTO

2.1. Antecedentes del proyecto) Sirius Pro Software de Alquiler Sirius Pro es un software diseado por el grupo Orion Soft (www.orionsoft.com) especficamente para la industria de alquiler. Ha sido desarrollado sobre la base de los procesos de negocio de las empresas de alquiler. Es una solucin fcil de usar y completa, con todos los mdulos integrados en un paquete de software. Algunas caracteristica para la industria de alquiler. Gestin eficiente de la disponibilidad de inventario. Dgale a tus clientes sobre el terreno lo que est disponible y cundo. Ver el inventario de cada sucursal en una pantalla. Mejore sus procesos de negocio mediante la implementacin de mejores prcticas y los precios de la industria. Obtenga el menor costo de adquisicin: minimice el costo de entrenamiento y la inversin en hardware. Ayude a su empleado a incrementar las ventas de productos. Controle la recoleccin y los retornos de los equipos. De forma rpida y eficiente aproveche el clculo automtico de precios y de impuestos mientras se mantiene un rgimen especial para cada cliente. Evite la doble de reserva que podra ser desastroso para sus clientes y su reputacin. Elimine las tareas que consumen tiempo como el uso de formatos manuales (reservaciones, contratos, facturas, estados de cuentas, etc.) Facture profesionalmente, en el idioma de su cliente. Supervise de manera eficiente los lmites de crdito de los clientes, instrucciones especiales, y cuentas por cobrar. Gestione eficientemente las operaciones de equipo en tiempo real y disponibilidad en varias Sucursales. Acceso rpido al historial detallado de los clientes y equipo. Controle el mantenimiento, reparaciones y depreciacin para todos sus equipos.

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2.2 Entrevistas 1-La empresa Tiene Sucursales? La empresa tiene un solo sucursal. 2-La empresa Cuenta con sistema Informtico? La empresa actualmente no posee un sistema informtico. 3-La empresa Cuenta con registros de las gestiones que se realizan? Cuenta con algunos registros que son de mayor utilidad para la empresa. 4-Cales son? Tenemos registro de las facturas de compras, ventas y contratos. 5-Cmo se manejan los archivos? Estn archivados en carpetas en la direccin. 6-Se vuelven a reutilizar los archivos de datos guardados? Si todos cumplen con papel muy importante. 7-Cmo en que caso? Para sacar informes del da, del mes hasta inclusive de aos, as mismo para el contador 8-Cules son las gestiones o departamento que desea informatizar? Me gustara comenzar del departamento de venta(contrato, factura) y compra, y para mas adelante para la parte financiera de la empresa. 9-Existe algn control de la entrada y salida de los productos? Muy poco por eso la empresa llega a tener prdidas de utilidad o cuando se realiza algunos servicios. 10-Existe registro de los contratos? Si 11-Qu datos requiere para el contrato? Datos del cliente, fecha de contrato y del evento, lugar del evento, los productos a ser alquilados, el precio, la cantidad y el monto que entregara por el contrato.

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12-Tienen una norma para procedimiento para realizar el contrato? La empresa cuenta con una norma interna a la hora de realizar contrato. 13-Tienen registro de los clientes y proveedores? Si 14-Que datos del Clientes son necesarios? La identificacin, razn social, ruc o cedula de identidad, direccin, telfono o celular, correo si posee, la ciudad. 15- Proveedores Qu dato son necesarios? La identificacin, razn social, ruc o cedula de identidad, direccin, telfono o celular, correo si posee, la ciudad. 16-Cuntos Funcionarios tiene actualmente la empresa? La empresa cuenta con diez(15) funcionario. De las cuales 5 son de la parte administrativa y recepcin. 17-Quines Son? Son el Gerente General, Gerente de compra, Gerente de Venta, Recepcionista. 18-Qu rol desempea cada uno? 19-Los Funcionarios Tienen conocimiento del uso de las computadoras? Si todos cuentan con los conocimientos bsicos.

2.3 Requerimientos del cliente La empresa necesita acceseder a todos los registros en forma rapida y segura. Se dedica al ramo de alquiler de silla y servicios de decoraciones para eventos,, necesita de los registro de contactos (clientes, proveedores), y de las gestiones hechas dentro de la empresa. Precisa registrar los contratos hechas dentro de la empresa. Tambien necesita un control de los estado de los articulos, y tener reportes de las transapciones de los clientes.. El sistema tiene que ser instuitiva para que los usuarios se adecue de forma rpida al sistema. 2.4 Planillas, formularios, fichas, notas, facturas, etc. (obtenidos durante el relevamiento)

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CAPITULO III MODELADO DE LA INFORMACIN

3.1 Modelo global del negocio.

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3.2Diagrama de Clases (general).

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3.3Diagrama Entidad Relacin 3.3.1. Diseo conceptual.

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3.3.2. Diseo lgico.

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3.3.3Diseo fsico.

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CAPITULO IV PROTOTIPADO DE LAS VENTANAS

Facturas Ventas

La

ventana de Facturas Ventas: para registrar el encabezado es necesario los registros de clientes, usuarios, timbrados, tipos de facturas, tambien se almacenan la fecha y el numero de factura. En el detalle los datos de productos como el codigo, nombre, la cantidad y se tiene los subtotales y por

ultimo la liquidacion del IVA y el total.

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Facturas Compras La ventana de Facturas Compras: para registrar el encabezado es necesario los registros de proveedor, usuarios, tipos de facturas, tambien se almacenan la fecha y el numero de factura. En el detalle los datos de productos como el codigo, nombre, la cantidad y se tiene los subtotales y por ultimo la liquidacion del IVA y el total.

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Contactos La ventada de contactos se almacenan los datos del cliente y de los proveedores, para esta ventana es necesario tener registros de tipos de contactos.

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Ciudad La Ventana de ciudad se detalla el nombre y tendra un codigo es una ventana que no depende de otro para poder registrar nuevos datos.

Informe Es una ventana de como se podra consultar los informes de todas las ventanas que contendra el sistema.

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CONCLUSIN Con el marco introductorio llegamos a conocer el proposito de este proyecto,asi mismo se ha generado una visin de los que se tienen como metas, y funcionamiento requerido del sistema, y todo lo que el analista tendra en cuenta durante el desarrollo del mismo. Por medio del documento vision nos da a conocer las metas del trabajo, los objetivos, los funcionarios que seran beneficiados, la mision de la empresa, vision y requisitos del cliente, inclusive las restricciones repecto al sistema. En otros procesos encontramos las investigaciones y el relevamiento de documentos que nos ayuda para disear el modelo del Sistema a ser desarrollado. Como tambien algunos diseos ya elaborados para ser visualizados por el cliente, para que tenga una espectativa de lo que va adquir dentro de su empres.

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FUENTES CONSULTADAS http://www.orion-soft.com/ (Consultada 06-10-2011) Timbrado http://www.set.gov.py/pset/agxppdwn?6,18,294,O,S,0,446%3BS %3B1%3B111, (Consultada 06-10-2011)

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