PLAN MAESTRO DE VALIDACION XYZ S.A.

LINEAMIENTOS GENERALES INTRODUCCION Concientes de la importancia de las validaciones dentro de las Buenas Prcticas de Manufactura vigentes, XYZ S.A. continuar con la implementacin de un Programa de Validaciones, conforme a normativas que surgen de Disposicin 2819/94, por el Informe 32 de la OMS y otros documentos. XYZ S.A. genera su Plan Maestro de Validaciones como gua para el desarrollo de ste. Se describen las directrices para la implementacin y ejecucin de las Normas, de acuerdo a la reglamentacin nacional vigente. En este Plan se contemplan los siguientes aspectos: Polticas de La Empresa frente a su programa de validaciones. Conformacin y estructura del rea de Validaciones Definicin y funciones del Comit de Validaciones Definicin del tipo de validaciones que se llevarn a cabo. Establecimiento de la documentacin necesaria para soportar las validaciones como evidencia de la calidad de sus procesos. Definicin y lineamientos generales de los programas de Calificaciones, Calibraciones, Control Estadstico en Proceso, Control de Cambios en Equipos y Procesos. Metodologas generales de validacin de los diferentes productos. Establecimiento de las responsabilidades de cada una de las reas tcnicas de la empresa dentro del programa de validaciones. ALCANCE: Este Plan Maestro cubrir todos los procesos productivos de XYZ S.A. y los aspectos comprendidos al entorno de los mismos, a saber: Equipos Instalaciones (reas) Sistemas de Apoyo crtico Mtodos Analticos Limpieza y Sanitizacin Materiales Proveedores Personal Documentacin POLITICAS GENERALES: El Plan Maestro de Validaciones ser el documento gua para la ejecucin del programa.

Como soporte para el rea de Validaciones y entendiendo que esta labor requiere la participacin de todas las reas tcnicas de la empresa, se ha creado el Comit de Validaciones que estar constituido por el personal que tenga relacin directa o indirecta con la calidad de los productos. Las validaciones que se lleven a cabo en XYZ S.A. seguiran los parmetros establecidos dentro de este Plan Maestro. XYZ S.A. establece que la validacin de sus procesos para la produccin a terceros, ser de estricta responsabilidad de los titulares de los registros de producto. Brindar toda informacin y datos de validacin de los aspectos comprendidos como el entorno de los procesos. ORGANIZACIN: XYZ S.A. contar con un rea de validaciones que tendr los recursos econmicos, humanos y tecnolgicos requeridos para la ejecucin del Plan Maestro de Validaciones y depender directamente del Responsable de Aseguramiento de Calidad. El rea de validaciones estar a cargo de un Coordinador que ser el responsable de dirigir el programa de Validaciones. Contar con dos personas a su cargo que soportarn la implementacin y ejecucin de las validaciones. Adicionalmente, esta rea contar con el apoyo directo del Comit de Validaciones que dar apoyo logstico y coordinar el apoyo operativo de las diferentes reas que pertenecen a l y que es necesario para adelantar el proyecto. El organigrama del rea de validaciones es el siguiente:
RESPONSABLE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD, COORDINADOR DE

VALIDACIONES

COMIT DE VALIDACIONES

AUXILIAR I (Interno o externo)

AUXILIAR II

Las funciones dentro del rea son las siguientes: Coordinador de Validaciones: Maneja administrativa y operativamente el rea, lleva a cabo las disposiciones sealadas en el presente Plan Maestro. Dirige y prioriza el trabajo de las personas a su cargo.

EQUIPO DE VALIDACIONES: El trabajo en validaciones es una labor multidisciplinaria donde se deben involucrar todas las reas de la empresa que se vinculen con la calidad de los procesos y sus productos de forma directa o indirecta, por lo cual XYZ S.A. S.A. conformar un equipo de validaciones, integrado de la siguiente forma: Integrantes Directos del Comit: Responsable de Aseguramiento de Calidad Responsable de Planta Responsable de Compras y Contrataciones Responsable de Direccin Tcnica Integrantes Indirectos del Comit: Directorio Responsable del Area Administrativa Jefe de rea Productiva Personal de Aseguramiento de Calidad Cualquier otra persona que sea necesario involucrar de acuerdo a los temas a tratar. MISION DEL EQUIPO: Dar apoyo al rea de validaciones de XYZ S.A. S.A., para generar un programa de validaciones del entorno de los procesos productivos que garantice la calidad de sus productos, la reduccin de los costos asociados a estos y el cumplimiento de las regulaciones vigentes. Jefe de Compras y Contrataciones: Colaborar con el desarrollo e implementacin del programa de Certificacin de Proveedores Funciones del equipo: Establecer las prioridades de los sistemas a ser validados, as como los tipos de validacin asociados a cada uno de estos. Aportar soluciones e ideas para el desarrollo del programa de validaciones. Obligaciones y responsabilidades de los Integrantes Indirectos del Comit: Directorio: Aprobar y facilitar la consecucin de los recursos necesarios para implementar el programa de validaciones. 5. DEFINICIN DE LOS PROCESOS QUE SE DESARROLLAN EN XYZ S.A.: El proceso principal que se maneja en la planta es:

5.1 Elaboracin de Caramelos Medicinales y alimenticios. 5.5. OPERACIONES QUE SE RELACIONAN CON EL PROCESO QUE SE DESARROLLA EN XYZ S.A.: Como base para el desarrollo de las metodologas generales de validacin, se muestra a continuacin el diagrama de flujo correspondiente al proceso de fabricacin de la formas farmacutica caramelo medicinal A cargo de la Empresa titular del registro del producto: para validar cualquiera de los productos que maneja XYZ S.A. se debe hacer una adaptacin de la metodologa a los procesos especficos, plasmarla en un Protocolo de validacin, para finalmente desarrollar el protocolo y culminar la validacin con el respectivo informe. Incorporacin de sacarosa, glucosa lquida y agua purificada

Traspaso a

Traslado a Mezclador

Adicin de API y otros excipientes

Traslado a Amasadora

ETC

6. PRIORIZACION DE LOS SISTEMAS A VALIDAR: En XYZ S.A. la prioridad de validacin de sus sistemas y entorno de los procesos, estar dada por la criticidad de los mismos. Los criterios a tener en cuenta para establecer la criticidad de . Productos de Alta potencia y baja dosis Productos con Problemas de uniformidad de contenido Productos con Problemas de estabilidad Productos con Problemas de formulacin Productos con Problemas a nivel del proceso productivo Productos con Alto grado de importancia comercial Productos con Alto costo por lote Para iniciar el desarrollo del programa de validaciones y teniendo en cuenta los parmetros anteriores, el Comit de Validaciones de XYZ S.A. elaborar un listado de los equipos e instalaciones a calificar, sus instrumentos a calibrar, y sistemas a validar. Las fechas estimadas para la realizacin de las validaciones, se sealan en el cronograma de validaciones del Programa de calificaciones. 7. DEFINICIN DE TIPOS DE VALIDACIN A DESARROLLAR: Para defiinir qu tipo de validacin (prospectiva, retrospectiva, revalidacin o concurrente) se deba aplicar en cada caso especfico, se considerarn aspectos de criticidad, operaciones que involucran A continuacin se mencionan los tipos de validacin y su aplicacin prctica. 7.1. VALIDACIN PROSPECTIVA: Este tipo de validacin aplica para aquellos sistemas que aun no fueron implementados. Las etapas que se desarrollaran dentro de este tipo de validacin se presentan en el esquema a continuacin: Para la realizacin de las validaciones prospectivas se seguirn los siguientes pasos de acuerdo al esquema: REVALIDACION: Es la repeticin de un proceso de validacin o una parte del mismo. Esta se desarrollar en los casos en los cuales: - Se haya vencido el plazo dado como vigencia a las validaciones de determinados procesos. - Dentro del programa de control de cambios en equipos o procesos se detecten variaciones a nivel de estos, que puedan llevar a que el proceso salga de control o a que se deba considerar como un proceso diferente al validado debido a sus nuevas caractersticas.

- Los controles estadsticos en proceso seales que el proceso esta fuera de control y se presenten unidades rechazadas de forma continua. En los casos en los cuales se deban desarrollar revalidaciones estas podrn ser de tipo: - PROSPECTIVO: en el caso en el cual se tengan procesos validados que hayan presentado cambios cuyas nuevas caractersticas lo constituyan como un proceso diferente. - CONCURRENTE: en los casos en los cuales la revalidacin se deba hacer debido a que la fecha de vigencia de la validacin haya vencido y el tipo de proceso se considere como critico (ej: esterilizacin) y no se pueda por ello desarrollar una validacin de tipo retrospectivo basados en los datos del control estadstico en proceso. - RETROSPECTIVA: En los casos en los que los procesos que no se consideren crticos hayan sido validados e implementado en ellos programas de control estadstico en proceso que demuestren que estos se han encontrado bajo control en el tiempo. 8. ESTABLECIMIENTO DE LOS SUB PROGRAMAS QUE INVOLUCRA EL PLAN MAESTRO: Dentro del programa global de validaciones se involucraran cinco subprogramas que son la base para el desarrollo de las validaciones de cualquier proceso, estos son: 1- Programa de Aseguramiento Metrolgico 2- Programa de Calificaciones 3- Programa de Control estadstico en proceso 4- Programa de control de cambios en procesos 5- Programa de control de cambios en equipos Adicionalmente se involucrar de forma indirecta el programa de Mantenimiento preventivo de la empresa el cual es uno de los mayores soportes de un programa de validacin debido a que es una herramienta para evitar que debido a fallas en los equipos o instalaciones los resultados de una validacin pierdan vigencia y lleven a tener que hacer recalificaciones y/o revalidaciones. 9. ESTABLECIMIENTO DE LA DOCUMENTACIN REQUERIDA Todas las actividades que se generen del programa de validaciones, debern ser documentadas siguiendo las pautas establecidas en los diferentes programas del Plan Maestro, y en el caso especifico de las calificaciones y validaciones se debern seguir las pautas que se presentan a continuacin para la presentacin de los respectivos protocolos e informes. 9.1 PROTOCOLO DE VALIDACIN O CALIFICACIN: El objetivo de este documento es hacer una descripcin del sistema en estudio (proceso, equipo, etc.) indicando cuales son sus puntos crticos, sus especificaciones, las metodolgicas a utilizar para evaluarlos, y la aprobacin de dicho protocolo por parte del Comit de Validaciones, con el fin de que las actividades que en l se plasman puedan ser llevadas a cabo.

El formato base que se deber llevar en XYZ S.A. para este documento es el que se indica a continuacin, aunque se deber tener en cuenta que procesos especficos pueden implicar pequeas modificaciones: a. TITULO b. PGINA DE PRESENTACIN Y APROBACIN (ver modelo apndice #3) c. TABLA DE CONTENIDO d. JUSTIFICACIN e. OBJETIVOS f. ALCANCE g. RESPONSABILIDADES En este tem se deben mencionar los responsables de plantear la metodologa del estudio, de realizar los muestreos o pruebas requeridas, de realizar los anlisis requeridos en el desarrollo de la metodologa (fsico-qumicos-microbiologicos), de realizar el anlisis de datos e informe y de aprobar el protocolo. h. DESCRIPCIN DEL SISTEMA Para el caso de Validacin de procesos se debe tener en cuenta: Materiales (especificaciones, mtodos analticos, condiciones de almacenamiento, precauciones de manejo, forma de muestreo), formulacin, instrucciones de fabricacin, equipos e instalaciones involucrados, diagrama de flujo (partir el proceso en operaciones individuales y validarlas por separado), identificacin de operaciones y puntos crticos del proceso, muestreo y anlisis en proceso y producto terminado, mtodos de anlisis. En el caso de calificacin operacional equipos, este punto debe incluir: descripcin, identificacin de Componentes del sistema, principio de Operacin, referenciar calificacin de instalacin, identificacin de puntos crticos de operacin del equipo, referenciar procedimientos operativos estandard de monte y desmonte, operacin, mantenimiento preventivo, limpieza. MATERIALES REQUERIDOS: La descripcin de los materiales necesarios debe incluir: equipos requeridos para el desarrollo de las pruebas, instrumentos requeridos para el desarrollo de las pruebas, reactivos y/o materiales (materias primas/material de empaque) requeridos para la realizacin de las pruebas. j. INSTRUCCIONES DE SEGURIDAD: Las medidas de seguridad necesarias para el desarrollo de las pruebas y manejo de los materiales requeridos. k. ESTABLECIMIENTO DE NECESIDADES DE VALIDACIN Y/O CALIFICACIN En este tem se deben incluir las necesidades del entorno del proceso, pre-requisito para la realizacin de la validacin l. ESPECIFICACIONES Y CRITERIOS DE ACEPTACIN Para el caso de validacin de procesos se debern dar los lmites dados para producto intermedio y producto terminado. Igualmente se deber citar origen de las especificaciones. m. METODOLOGIAS DE ENSAYO:

Este punto comprende: Diseo experimental que indique la forma de evaluar los puntos crticos de los equipos o procesos y la forma de desafiarlos Documentacin que soporte la necesidad de realizar las pruebas y la forma de hacerlas si aplica Descripcin detallada de las pruebas a realizar y numero de rplicas para cada prueba (indicar en el caso de validacin de procesos cuantos lotes evaluar) Plan de muestreo: cantidad de muestra, puntos de muestreo, numero de muestras, propsito de tomarla muestra, anlisis a aplicar a cada muestra Anlisis en proceso y en producto terminado (en el caso de validacin de procesos) Formatos para la toma de datos Pruebas de estabilidad (en caso de que se requieran) n. DOCUMENTOS DE RESPALDO (Bibliografa) El formato en que se deben presentar los protocolos de validacin o calificacin se encuentra reportado en el Anexo No. 3. CONTINUAN CONSIDERACIONES ACERCA DEL PROTOCOLO DE VALIDACION 9.2 INFORME DE VALIDACIN O CALIFICACIN: El formato base que se deber llevar en XYZ S.A. para este documento es el que se indica a continuacin, aunque se deber tener en cuenta que procesos especficos pueden implicar pequeas modificaciones: A. PROTOCOLO DE VALIDACIN O CALIFICACIN B. TITULO C. TABLA DE CONTENIDO D. NECESIDADES DE VALIDACION O CALIFICACION PREVIAS: E. DATOS ORIGINALES: F. ANLISIS DE RESULTADOS: G. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. H. PAGINA DE APROBACION I. BIBLIOGRAFIA El formato en que se debe presentar el informe de validacin o calificacin se encuentra reportado a continuacin. Este Informe de validacin o calificacin siempre se deber presentar incluyendo el protocolo. 10. PROCEDIMIENTOS PARA EVALUAR LA FUNCIONALIDAD Y DESARROLLO DEL PLAN MAESTRO XYZ S.A. determinar una serie de indicadores de desempeo los cuales se aplicarn para la evaluacin de dicho programa y que le servirn como un mecanismo de retroalimentacin, pudiendo determinar con ellos las acciones correctivas que pueda requerir el programa con el fin de que este

permita cumplir con los objetivos corporativos para las cuales fue diseado y que se han establecido dentro del Plan Maestro de validacin. CONTINUAN CONSIDERACIONES ACERCA DE LOS RESPONSABLES DE LA EVALUACION, LOS INDICADORES DE DESEMPEO, LA PERIODICIDAD Y EL INFORME DE EVALUACION

Anexo No.1 LISTADO DE NUEVOS PRODUCTOS XYZ S.A. FECHA PRODUCTO TIPO DE VALIDACION PROPUESTO FECHA APROXIMADA DE VALIDACION

Anexo No. 2 METODO DE PONDERACION DE VARIABLES CRITICAS PARA SER UTILIZADO EN LA PRIORIZACIN DE PROCESOS A VALIDAR: Este mtodo puede ser utilizado por XYZ S.A. para el establecimiento de las prioridades de validacin y como herramienta para establecer la criticidad de sus procesos. 1. Metodologa General: a. Establecer las variables tcnicas y subjetivas ms importantes involucradas en el proceso a priorizar en cuanto a su necesidad de validacin.

b. Establecer un valor entre 1 y 5 para cada una de las variables tcnicas dependiendo del grado de criticada y/o impacto que pueda influir negativamente en la calidad del producto, siendo 1 lo menos critico y 5 lo mas crtico. VALOR VARIABLES TCNICAS INVOLUCRADAS EN EL SUGERID PROCESO O Producto estril Inyectable 5 Producto estril oftlmico Alta potencia y baja dosis Problemas de disolucin Problemas de uniformidad de contenido Problemas de estabilidad CONTINUAN VARIABLES 5 5 5 3 5

Otros tipos de problemas

c. Establecer un valor entre 1 y 5 para cada una de las variables subjetivas dependiendo del grado de criticidad y/o impacto que pueda influir negativamente en la actividad comercial de la empresa, siendo 1 lo menos crtico y 5 lo mas crtico. VARIABLES SUBJETIVAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO Alto grado de importancia comercial Alto costo por lote Altos volmenes de productividad Otras Variables VALOR SUGERIDO

Estos valores se debern establecer individualmente para cada producto, basados en el conocimiento del negocio por parte de los funcionarios de XYZ S.A.. La anterior apreciacin es de tipo subjetivo y en ella se evaluar para cada producto el grado de impacto sobre la actividad comercial que pudiera tener cada una de esas variables. Estas variables subjetivas se evaluaran en su totalidad para cada producto. d. Obtener el valor acumulado de las variables subjetivas y multiplicarlo por el valor de la sumatora obtenida de las variables tcnicas, para obtener una respuesta por cada producto. f. Desarrollar un listado de los productos involucrando las diferentes variables descritas anteriormente que pueda tener.

g. Asignar el valor global estimado para cada una de las variables involucradas, y obtener una calificacin individual para cada producto. h. A mayor calificacin dada a un producto ser mayor su necesidad de validacin. 2. Ejemplo: CONTINUA EJEMPLO Anexo No.3 - FORMATOS 1. PAGINA DE PRESENTACION DE LOS PROTOCOLOS DE VALIDACION O CALIFICACION: XYZ S.A. PROTOCOLO DE VALIDACION No. TITULO DEL PROTOCOLO: NOMBRE DEL PRODUCTO: POTENCIA: TAMAO DEL LOTE: FECHA DE ELABORACION DEL PROTOCOLO: FECHA DE REVISION: FECHA DE APROBACION: ELABORO: (Nombre y Cargo) REVISARON: (Nombre y Cargo) (Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo) APROBARON: (Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo)

ANEXO No. 4. FORMATO INVENTARIO DE EVALUACIONES DEL PROGRAMA DE VALIDACION INVENTARIO DE EVALUACIONES DEL PROGRAMA DE VALIDACIN FECHA TOPICO DE EVALUACIN NUMERO DE EVALUACIN (CONSECUTIVO) ARCHIVAD O EN: RESPONSABL E

Anexo No. 5. LISTADO DE PRODUCTOS DE XYZ S.A. DE ACUERDO CON LA FORMA FARMACEUTICA