MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO FARMACEUTICO

BOSCONIA 2009

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION OBJETIVOS LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS Objetivos del servicio farmacutico Funciones del servicio farmacutico Requisitos Del Servicio Farmacutico Recurso humano del servicio farmacutico dependiente. ADQUISICIN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Mtodo por consumos histricos Consumo promedio mensual (cpm). Manejo De Stocks En El Servicio Farmacutico RECEPCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Verificacin de especificaciones administrativas Verificacin de las especificaciones tcnicas ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Condiciones locativas Sub-areas Sealizacin De Las Subreas Condiciones Fsicas Ordenamiento por grupo farmacolgico. Ordenamiento por orden alfabtico de Nombre Genrico Ordenamiento por orden alfabtico del laboratorio fabricante Ubicacin Control De Los Factores Ambientales Condiciones Higinicas DISTRIBUCIN INTERNA DE MEDICAMENTOS Sistema De Existencias Por Piso Sistema De Prescripciones Individuales Sistema De Prescripcin Individual Y De Existencias Por Pisos Sistema De Distribucin En Dosis Unitaria DISPENSACION DE MEDICAMENTOS Caractersticas De La Prescripcin. Contenido De La Prescripcin. REGISTRO SANITARIO DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS Producto Farmacutico Fraudulento Producto Farmacutico Alterado INSPECCIN VIGILANCIA Y CONTROL.

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ANEXOS

INTRODUCCION

Los Servicios farmacuticos hospitalarios desempeen un papel de vital importancia en cualquier entidad de salud y tenga bajo su responsabilidad el uso adecuado de los medicamentos en la institucin. Este servicio de apoyo teraputico tiene unas funciones generales muy importantes dentro de la estructura del Sistema Hospitalario, las cuales hay que tener en cuenta en el momento de asumir la responsabilidad de la farmacia en cualquier institucin de salud. Servicio Farmacutico es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, tcnicas y practicas asistenciales y administrativas esenciales para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado, que deben aplicar las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud publicas y privadas, establecimientos farmacuticos y personas autorizadas, respecto a los procesos aprobados en la prestacin del Servicio Farmacutico. Es caracterstica fundamental del modelo de gestin del Servicio Farmacutico la efectividad, el principio de colaboracin y el compromiso de mejoramiento continuo.

OBJETIVOS

OBJETIVOS GENERALES  Conocer las actividades del servicio farmacutico  Aplicar las normas que rigen el servicio farmacutico  Identificar cada uno de los procedimientos que realiza el servicio farmacutico  Comprender la importancia del Servicio Farmacutico Hospitalario como Servicio de apoyo teraputico a nivel hospitalario.

OBJETIVOS ESPECFICOS  Conocer y definir los circuitos de distribucin de medicamentos en una institucin hospitalaria segn su nivel de complejidad.  Conocer los diferentes mtodos de distribucin de medicamentos y saber como aplicarlos en una institucin hospitalaria.  Identificar las areas y sub areas del servicio farmacutico  Conocer la correcta forma de almacenamiento  Aprender a realizar una correcta dispensacin

LOS SERVICIOS FARMACUTICOS Segn el decreto 2200 de 2005 es el servicio de atencin en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carcter tcnico, cientfico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos mdicos utilizados en la promocin de la salud y la prevencin, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armnica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva. Objetivos del servicio farmacutico. El servicio farmacutico tendr como objetivos primordiales los siguientes: 1. Promover y propiciar estilos de vida saludables. 2. Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos y dispositivos mdicos y promover su uso adecuado. 3. Suministrar los medicamentos y dispositivos mdicos e informar a los pacientes sobre su uso adecuado. 4. Ofrecer atencin farmacutica a los pacientes y realizar con el equipo de salud, todas las intervenciones relacionadas con los medicamentos y dispositivos mdicos necesarias para el cumplimiento de su finalidad. Funciones del servicio farmacutico. El servicio farmacutico tendr las siguientes funciones: 1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar los servicios relacionados con los medicamentos y dispositivos mdicos ofrecidos a los pacientes y a la comunidad en general. 2. Promover estilos de vida saludables y el uso adecuado de los medicamentos y dispositivos mdicos. 3. Seleccionar, adquirir, recepcionar y almacenar, distribuir y dispensar medicamentos y dispositivos mdicos. 4. Realizar preparaciones, mezclas, adecuacin y ajuste de concentraciones de dosis de medicamentos, sujeto al cumplimiento de las Buenas Prcticas de Manufactura exigidas para tal fin. 5. Ofrecer la atencin farmacutica a los pacientes que la requieran.
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6. Participar en la creacin y desarrollo de programas relacionados con los medicamentos y dispositivos mdicos, especialmente los programas de farmacovigilancia, uso de antibiticos y uso adecuado de medicamentos. 7. Realizar o participar en estudios relacionados con medicamentos y dispositivos mdicos, que conlleven el desarrollo de sus objetivos, especialmente aquellos relacionados con la farmacia clnica. 8. Obtener y difundir informacin sobre medicamentos y dispositivos mdicos, especialmente, informar y educar a los miembros del grupo de salud, el paciente y la comunidad sobre el uso adecuado de los mismos. 9. Desarrollar y aplicar mecanismos para asegurar la conservacin de los bienes de la organizacin y del Estado, as como, el Sistema de Gestin de la Calidad de los procesos, procedimientos y servicios ofrecidos. 10. Participar en los Comit de Farmacia y Teraputica, de Infecciones y de Biotica, de la Institucin. Requisitos Del Servicio Farmacutico. El servicio farmacutico deber cumplir, como mnimo, con los siguientes requisitos: 1. Disponer de una infraestructura fsica de acuerdo con su grado de complejidad, nmero de actividades y/o procesos que se realicen y personas que laboren. 2. Contar con una dotacin, constituida por equipos, instrumentos, bibliografa y materiales necesarios para el cumplimiento de los objetivos de las actividades y/o procesos que se realizan en cada una de sus reas. 3. Disponer de un recurso humano idneo para el cumplimiento de las actividades y/o procesos que realice. Recurso humano del servicio farmacutico dependiente. El servicio farmacutico, estar bajo la direccin de un Qumico Farmacutico o de un Tecnlogo en Regencia de Farmacia, teniendo en cuenta el grado de complejidad del servicio, de la siguiente manera:

1. El servicio farmacutico de alta y mediana complejidad estar dirigido por el Qumico Farmacutico. 2. El servicio farmacutico de baja complejidad estar dirigido por el Qumico Farmacutico o el Tecnlogo en Regencia de Farmacia. 1. ADQUISICIN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Este es el procedimiento por medio del cual se realiza la programacin de las compras, es requisito fundamental un buen proceso de estimacin de necesidades, el cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo (cantidad, calidad y momento oportuno). Este proceso es de vital importancia ya que este nos garantiza un stock de acuerdo a las necesidades del servicio hospitalario, por lo tanto llevarlo a cabo requiere de mucha responsabilidad y conocimiento. Cuando se tiene claro que es lo que se va a comprar, es necesario determinar en que cantidades debe comprarse para suplir las necesidades por un periodo de tiempo determinado. Lo ms importante para la adecuada estimacin de las cantidades a adquirir es contar con informacin actualizada y permanente, y tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo el aumento de la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresin de un programa, o las variaciones en la oferta de productos en el mercado, procesos virales que se desarrollan en la comunidad, campaas de promocin y prevencin etc. Existen mtodos prcticos para realizar este proceso de estimacin como son: Mtodo por consumos histricos. Se recopila la informacin de los elementos (krdex, comprobantes de entrega, formatos de consumo, etc.) Que evidencien cmo ha sido el movimiento de los medicamentos en la institucin, durante un tiempo determinado (mnimo durante seis meses). Con base en esta informacin se establece el consumo promedio mensual (CPM) de cada producto.
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Con base en el consumo promedio mensual, el tiempo que transcurre entre el momento en que se inicia el proceso de adquisiciones y el que llega el medicamento a la institucin (tiempo de reposicin), se determinan los niveles mnimos y mximos de existencias, el punto de reposicin (cantidad de existencias a la cual le debe iniciar el proceso de adquisiciones) y la cantidad a pedir. Criterios que son fundamentales para la programacin y ejecucin de las adquisiciones. Consumo promedio mensual (cpm). Para conocer este dato se debe obtener el consumo de cada insumo durante los ltimos seis meses (tres meses como mnimo, en caso de no contar con informacin de seis meses), datos que se obtienen directamente de las tarjetas del krdex, las cuales deben ser actualizadas constantemente con informacin veraz. Para calcular el consumo promedio mensual, se suman los consumos de los meses analizados y se divide por el nmero de stos, Este proceso consiste en la compra de los insumos de acuerdo con las necesidades para atender la demanda. Como apoyo permanente al proceso de adquisicin, se cuenta con el comit de compras, conformado como mnimo por el coordinador medico, enfermera jefe, regente de farmacia. Su funcin principal es adjudicar la compra a la mejor oferta, mediante la consideracin de los siguientes aspectos: calidad del producto, precio, plazo de entrega, condiciones de pago, calidad del servicio, cumplimiento del proveedor, exclusividad, oportunidad en la entrega y otros. Una vez realizado el proceso de adquisicin pasamos al proceso de recepcin. Manejo De Stocks En El Servicio Farmacutico Se define como la cantidad ptima de insumos que debe poseer un servicio determinado, de tal forma que pueda prestar el servicio sin contratiempos, pero a la vez sin tener exceso de existencias. Los stocks deben ser definidos por el Comit de Farmacia y Teraputica.
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2. RECEPCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS La recepcin es el proceso mediante el cual se realiza la revisin de los medicamentos solicitados mediante orden de compra realizando una comparacin de lo solicitado al proveedor y lo enviado: cantidades, costo, factura, etc. (recepcin administrativa), y lo establecido por las normas de calidad, la legislacin y lo que el producto muestra (recepcin tcnica). Verificacin de especificaciones administrativas Aqu se aplica una revisin todos los productos para verificar si el producto cumple con las condiciones pactadas en la adjudicacin entre la institucin y el proveedor. Estas especificaciones son:  Nombre genrico del producto solicitado  Concentracin  Forma Farmacutica  Valor del producto individual y el total de la factura  Fecha y forma de entrega  Cantidad solicitada vs. Cantidad recibida y facturada Verificacin de las especificaciones tcnicas Este proceso permite verificar el grado de cumplimiento de las caractersticas tcnicas del producto con respecto a las de referencia establecidas por normatividad. Estas especificaciones son:  Fecha de vencimiento  Numero de lote de fabricacin  Registro INVIMA  Caractersticas fsicas y organolpticas  Caractersticas relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje y la forma farmacutica.  Condiciones de almacenamiento establecidas para el producto  Nombre del fabricante

En el proceso de esta revisin se consigna en una planilla con el nombre de recepcin tcnica y las especificaciones antes mencionadas. 3. ALMACENAMIENTO HOSPITALARIOS Almacenar es guardar los medicamentos recibidos bajo tcnicas adecuadas que permitan el mantenimiento de todas sus propiedades intrnsecas y extrnsecas. Para garantizar el correcto almacenamiento se deben tener en cuenta aspectos tales como: Diseo del rea de almacenamiento, tcnicas de almacenamiento, control de fechas de vencimientos, control de inventarios e indicadores de control. La escogencia del rea de almacenamiento es un factor clave en el proceso ya que esto depende la garanta de los niveles ptimos de calidad de los medicamentos y comprende seleccin del sitio, rea o tamao del sitio y diseo del sitio. EL Almacenamiento es considerado como el proceso que asegura la calidad de los Medicamentos durante su permanencia en la bodega, almacn o farmacia. Es decir para que cumplan con la funcin para la cual fueron diseados. Las tcnicas de almacenamiento son un conjunto de acciones que permiten disponer de medicamentos que cumplen con las caractersticas adecuadas para su utilizacin, garantizando la calidad del producto en todo el proceso. Estas tcnicas hacen referencia al ordenamiento, la ubicacin tcnica de los medicamentos y el control de los factores ambientales. Para un correcto almacenamiento de los insumos, tal que nos garantice la calidad con la que fueron fabricados mientras permanecen en stock, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:  Los medicamentos fotosensibles, de los cuales se debe tener un listado pegado en el stock, deben almacenarse en recipientes totalmente opacos a la luz. DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

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 Las soluciones de gran volumen (dextrosas, solucin salina, suero mixto, Hartman), no deben sacarse de su embalaje original para evitar la aceleracin de su deterioro.  Los medicamentos de control especial al igual que los ms costosos (anestsicos generales) deben almacenarse bajo llave.  Cada medicamento debe tener su espacio definido (nunca deben estar mezclados) y perfectamente marcado con el nombre genrico y la concentracin en el caso de medicamentos.  Por ningn motivo se deben sacar las formas slidas (tabletas, cpsulas, pastillas, grageas del blster o sello, debido a que fuera de ellos se deterioran por accin de la luz, la humedad y la manipulacin. En caso de que se encuentren fuera de su empaque en el momento del control, estos medicamentos se desecharn y deben ser pagados por el responsable del stock, adems debe dejarse constancia de ello en el acta.  Todos los insumos deben estar perfectamente marcados con nombre genrico, nmero de lote, fecha de vencimiento y concentracin para el caso de medicamentos.  Los medicamentos que requieren refrigeracin se deben conservar en un termo destinado nicamente para tal fin en este caso se almacenan en una nevera. Se debe hacer control de temperatura cada vez que haya control de stock, teniendo cuidado de no colocar los medicamentos directamente sobre el hielo para evitar su congelacin; para un buen almacenamiento, el hielo se debe aislar con algn medio. Este proceso considera aspectos tales como:  Condiciones Locativas  Condiciones Fsicas.  Condiciones Higinicas.  Condiciones de Infraestructura.

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Condiciones locativas: Hace referencia a las condiciones que debe cumplir el rea de almacenamiento desde el punto de vista del local utilizado para este proceso. Se debe tener en cuenta: Determinacin del tamao y volumen del rea Nmero de medicamentos almacenados (segn polticas de compras). Caractersticas propias del los Medicamentos(los que requieren refrigeracin, los de control especial, empacados en frascos, ampollas, cajas, etc.). Numero de personas que trabajan en el sitio de almacenamiento(el flujo de la circulacin sea adecuado). Establecer el diseo del rea:  rea de Recepcin: Es el espacio donde se colocan los pedidos a la llegada a la farmacia, para luego ser sometidos al proceso de Recepcin (tcnica y administrativa) y poder ser utilizados.  rea de cuarentena: Cerca al rea de Recepcin en la cual se colocan los medicamentos que por alguna razn no pueden ser distribuidos, pronto vencimiento, deteriorados, problemas en la etiqueta duda, etc..  rea de almacenamiento: rea destinada a los medicamentos que si pueden ser distribuidos. Dentro de esta rea encontramos: Zona de embalajes completos Zona de estanteras (Medicamentos listos para dispensar). Zona de despacho - empaque (entrega de medicamentos). Zona de refrigeracin (los medicamentos que lo requieran). Zona de control de seguridad (Medicamentos de Control Especial y algunos que por su naturaleza lo requieran). Sub-areas:

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 rea de entrega: Lugar donde se colocan los Medicamentos que van a ser entregados a los servicios  rea administrativa: Espacio en el cual el responsable de la Farmacia, Droguera, debe ubicar su escritorio y archivo.  rea de servicios sanitarios: Para evitar que el servicio al publico sea interrumpido inesperadamente. Sealizacin De Las Subreas La sealizacin debe hacerse con letreros no menos de 20 cm. De ancho con letras de 10 cm. de altura. Se recomiendan los siguientes colores para la sealizacin de las subreas. AREA RECEPCION REVISION ALMACENAMIENTO CUARENTENA MATERIAL RECICLABLE CADENA DE FRIO PREPARADOS MAGISTRALES ADMINISTRATIVA SERVICIOS SANITARIOS SUSTANCIAS INFLAMABLES CONDICIONES FISICAS ORDENAMIENTO Consiste en darle una ubicacin adecuada y sistemica a los Medicamentos dentro de la FARMACIA, esto nos permite ubicar fcilmente el Medicamento, lo que contribuye a agilizar los procesos de despacho, ayuda a los conteos durante un
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COLOR VERDE ROJO AMARILLO NARANJA ROJO RAYADO AZUL AZUL RAYADO VINOTINTO BLANCO NARANJA

MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VIOLETA

inventario y adems ayuda a optimizar el espacio y a la organizacin y buen aspecto fsico del rea, que sea organizada y agradable a la vista. Existen varias formas de ordenamiento, dentro de las cuales tenemos: Ordenamiento por grupo farmacolgico. Es bastante utilizado, y es uno de los mas recomendados debido a que facilita tener agrupados todos los medicamentos que se tienen para una enfermedad determinada. La desventaja, es que el personal debe se5r capacitado en este aspecto, seria necesario por parte de ellos distinguir los medicamentos antiinflamatorios, esteroides, los diferentes antiinfecciosos, etc. Ordenamiento por orden alfabtico de Nombre Genrico Es un tipo de ordenamiento con base en el nombre genrico del medicamento, es de mucha utilidad porque permite al personal establecer una secuencia a la hora de hacer los pedidos o en las labores de conteo, se ordena independientemente del grupo farmacolgico al cual pertenezcan, por lo tanto es til cuando se cuenta con personal que no esta capacitado en grupos farmacolgicos. Tienen la desventaja de que se pueden cometer errores ya que no se encuentran separadas las formas farmacuticas propias del medicamento. Ordenamiento por orden alfabtico del laboratorio fabricante Al existir varios mtodos de ordenamiento, ninguno de ellos ideal, se debe definir el mtodo mas apropiado de acuerdo con las caractersticas del personal y con el tamao del rea de almacenamiento con que cuenten. UBICACIN Para ubicar los Medicamentos correctamente, existen varios mtodos, uno de los cuales es el FIFO, siendo el mas utilizado (first in, first out), que significa "primero en llegar, primero en salir". Otro de los mtodos utilizados es por fecha de vencimiento colocando siempre adelante el que primero se vence .Idealmente debe utilizarse la combinacin de ambos mtodos, teniendo siempre presente que

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lo primero que entra es lo primero que debe salir, pero no olvidando el parmetro mas critico: la fecha de vencimiento. CONTROL DE LOS FACTORES AMBIENTALES Las propiedades Fsicas de los Medicamentos como: apariencia, tamao, dureza, color, etc. Qumicas como la estabilidad, la potencia y microbiolgicas como la presencia de grmenes, pueden en el ALMACENAMIENTO verse afectadas por factores ambientales como son la Luz, la Temperatura y la Humedad los cuales pueden denominarse Medicamentos. La luz: Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista como los tres (3) enemigos ambientales de los

Fisicoqumico por estar en contacto directo con la luz, ya sea natural o artificial, estos medicamentos se denominan FOTOSENSIBLES. LOS Medicamentos fotosensibles generalmente vienen empacadas en blster de color rojo o mbar, frascos color mbar, ampollas de color mbar. La recomendacin es que este tipo de medicamentos nunca, y por ningn motivo debe perder el empaque original de proteccin (ver listado de medicamentos fotosensibles). La temperatura: Es otro de los factores crticos que es necesario controlar para evitar deterioros de los medicamentos. Cada medicamento tiene un limite de temperatura hasta el cual resiste sin deteriorarse, este requisito debe estar indicado en el empaque del producto. Los medicamentos sensibles a la temperatura reciben el nombre de TERMOSENSIBLES. Se hace necesario controlar este factor en el rea de ALMACENAMIENTO con el objeto de evitar que se deterioren y que al final tengamos un producto que ya ha perdido su potencia o que, peor aun, ya tiene otros productos que pueden ser txicos para el organismo. Las temperaturas de almacenamiento son:  Temperatura ambiente controlada: Rango entre 15-30C
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 La humedad relativa mxima aceptada para el almacenamiento de los medicamentos es de 50% y 70% de lo contrario se deben tomar las medidas de control pertinentes para garantizar la calidad de los medicamentos.  Cadena de Frio Temperatura comprendida entre 2c y 8c, Proteger de la congelacin: La congelacin de un producto (por debajo de 0c.) adems del peligro de quebrarse el envase se acompaa normalmente de la perdida de la potencia, el rotulo debe traer indicaciones claras para que el producto no sea congelado. Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar termmetros en los lugares ms crticos como son el refrigerador y el sitio del rea de almacenamiento donde la temperatura es mas alta, y lo mas importante es llevar un registro de estas temperaturas (tablas de registros de temperatura, humedad y cadena de fro). Adems de lo descrito anteriormente se deber tener en cuenta aspectos tales como: Paredes y pisos: deben ser de material de fcil aseo y limpieza. Buena circulacin de aire: apertura de ventanas puertas, colocacin de ventiladores y extractores, etc. Sitio exclusivo para sustancias inflamables. Extinguidores de incendios debidamente cargados (saber como utilizarlos por todo el personal). Delimitar y sealizar cada una de las subreas dentro del rea de almacenamiento. Colocar avisos de "NO FUMAR" y de "NO COMER" dentro del rea de almacenamiento.

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CONDICIONES HIGIENICAS Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las buenas prcticas de aseo y que nos van a permitir mantener los productos bien almacenados sin problema de tipo microbiolgico: y La ventilacin debe ser de aire fresco y no que provenga de sitos de contaminacin (basureros, parqueaderos). y y y y y y Personal sano Buenas practicas de higiene personal Aseo, limpieza y desinfeccin de las reas. Instalaciones sanitarias funcionando, limpias y desinfectadas. Lavamanos apropiado y funcionando. Estantes limpios y libres de polvo. Medicamentos libres de polvo, sin partculas adheridas a las cajas. y y Fumigaciones peridicas, para eliminar insectos y roedores. Nevera limpia, exclusiva para almacenar medicamentos. no se permiten alimentos, reactivos de laboratorio ni lquidos biolgicos como sangre, muestras de laboratorio, etc., y y y y y No comer en el rea de almacenamiento Limpiar las estibas cada mes. Instalaciones elctricas adecuadas (programa de seguridad) Que el aseo y la limpieza sean un propsito diario. Implementar programa de bioseguridad

Los medicamentos almacenados requieren un control frecuente de las existencias, con el objetivo de comparar las existencias fsicas contra el movimiento de los productos, esto permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, y tener la informacin adecuada que permite la tomas de decisiones a nivel administrativo en cuanto a la programacin de compras, rotacin de inventarios, devoluciones, etc.

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Tipos de inventario: inventario general, es el que se realiza a fin de ao y sirve para evidenciar como el fue el manejo, si hubo perdidas o ganancias durante el ejercicio, para elaborar el presupuesto de la prxima vigencia. Inventario peridico: este se realiza a intervalos de finidos de tiempo de acuerdo con polticas de compra y tiempos de entrega, etc. Inventario permanente, se llama tambin inventario de control, y se realiza cada que hay un movimiento del producto y ayuda a detectar de forma rpida cualquier inconsistencia, permitiendo acciones correctivas giles. 4. DISTRIBUCIN INTERNA DE MEDICAMENTOS La distribucin a nivel hospitalario de medicamentos es la forma de entrega de medicamentos en los diferentes servicios hospitalarios para ser administrados a los pacientes, tambin esta relacionada con el grado de complejidad de la institucin hospitalaria y la normatividad vigente. La distribucin interna ocurre en el mbito hospitalario, pues los hospitales cuentan con diferentes servicios, a los cuales llegan medicamentos desde el servicio farmacutico para ser utilizados en la atencin de los usuarios del respectivo servicio. La distribucin interna ocurre en el mbito hospitalario, pues los hospitales cuentan con diferentes servicios, a los cuales llegan medicamentos desde el servicio farmacutico para ser utilizados en la atencin de los usuarios del respectivo servicio. La distribucin que realiza un servicio de farmacia al interior de la institucin hospitalaria puede ser por piso (stock), por pedido / paciente (para un da de tratamiento o ms) o por dosis unitaria. En un sistema de distribucin de medicamentos por dosis unitaria, la dispensacin de la dosis de medicamentos necesaria para cada paciente, previamente preparadas para cubrir un perodo de tiempo de 24 horas, ocurre a partir de la interpretacin de la orden mdica por parte del farmacutico.
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La forma tan desarticulada como funciona actualmente el sistema de distribucin interna en muchos hospitales, impide que los procedimientos y el resultado final no sean los mejores paro la institucin, conllevando a sta a obtener prdidas por manejos inadecuados (flujo de informacin inadecuada, falta de normalizacin, desconocimiento de parmetros, personal insuficiente, horarios de distribucin de almacn y farmacia restringidos). Los sistemas de distribucin de medicamentos comprenden el curso que sigue el medicamento desde que entra en la farmacia hasta que se le administra al paciente. Por lo tanto, cualquier sistema debe dar las pautas sobre cmo se maneja el medicamento dentro de la farmacia, cmo se distribuye a todas las reas del hospital donde estn los pacientes (no solamente las unidades de enfermera) y cmo se administra al paciente. Un sistema de distribucin tambin debe proporcionar un programa de inocuidad y de control de calidad para salvaguardar la distribucin y el control de los medicamentos en todas las reas dentro de la institucin. Sistema De Existencias Por Piso Est diseado para almacenar la mayora de los medicamentos en forma conjunta en la unidad de enfermera. Cada rea de atencin del paciente obtiene la medicacin de la farmacia cuando su reserva del medicamento est por terminarse o cuando se prescribe una medicacin nueva a un paciente. La medicacin se lleva a la unidad de enfermera en envases de un tamao predeterminado. La enfermera toma los medicamentos para los pacientes y se los administra. Algunas medicaciones que no se usan con frecuencia, que requieren un manejo especial (Antineoplsticos), o que necesitan un control estricto (Narcticos), generalmente no se guardan en las unidades de enfermera si no que se despachan a la unidad de enfermera contra recibo de una receta extendida a un paciente. Este sistema ofrece algunas ventajas, tales como: 1. la mayora de los medicamentos estn a la disposicin de las enfermeras y de los mdicos en la unidad de enfermera. 2. se extienden menos recetas a los pacientes internados
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3. la devolucin de medicamentos es mnima 4. los requerimientos del personal de la farmacia son ms reducidos. Sin embargo, este sistema de distribucin de medicamentos ofrece muchas desventajas que reducen la eficiencia y confianza en l. Algunas de estas desventajas son: 1. aumentan las posibilidades de error porque el farmacutico no revisa las rdenes individuales de medicacin de los pacientes. 2. prdida econmica por la apropiacin indebida de medicamentos por parte del personal hospitalario y porque se administran los medicamentos a los pacientes antes de cobrarles. 3. aumento del inventario de medicamentos del hospital. 4. costo mayor de prdida de medicamentos porque caen en desuso o porque se deterioran. 5. capacidad limitada de muchas clnicas y hospitales para un almacenamiento adecuado en las unidades de enfermera. 6. peligro mayor de deterioro no detectado que ponga en peligro la seguridad del paciente. Sistema De Prescripciones Individuales El segundo tipo de sistemas de distribucin de medicamentos es el de prescripcin o receta individual. una copia de la prescripcin mdica o de una receta para reabastecer la reserva de medicamentos de un paciente, se despachan existencias para tres a cinco das a la unidad de enfermera. Todas las rdenes mdicas se vuelcan en el perfil del paciente en el cual deben figurar como mnimo el nombre de la medicacin, la potencia, la forma dosificada, la va de administracin, el intervalo de administracin y la identificacin del farmacutico. Los medicamentos de cada paciente se mantienen en una caja separada en la unidad de enfermera y la medicacin que no se usa se devuelve a la farmacia cuando al paciente se lo da de alta. Este sistema de distribucin ofrece algunas ventajas sobre el sistema de existencias por servicios ya que permite al farmacutico revisar las recetas del paciente y su perfil teraputico antes de ordenarle medicamentos; aumenta el
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control sobre la distribucin de medicamentos dentro de la institucin y permite la recuperacin del dinero porque se cobra por los medicamentos que se administran a los pacientes en la unidad de enfermera. Pero el sistema tambin posee algunas desventajas, entre las cuales cabe sealar: 1. aumento de la posibilidad de cometer errores causado por la falta de verificacin de las dosis y por la ineficiencia inherente a los procedimientos usados para planificar, preparar, administrar, vigilar y registrar durante el proceso de distribucin y administracin 2. mayor posibilidad de que pierdan medicamentos por desperdicio, obsolescencia y deterioro. 3. Control inadecuado de la medicacin en las unidades de enfermera con la consecuente acumulacin de medicamentos que no se devuelven y que se usan en nuevos pacientes. Sistema De Prescripcin Individual Y De Existencias Por Pisos Algunos hospitales adoptan un sistema que combina los dos ya descritos. Este arreglo tradicional que constituye un tercer tipo de sistema de distribucin, utiliza la prescripcin individual para la mayora de las recetas de los pacientes, junto con la existencia limitada en los servicios de aquellos medicamentos que no se adecuan al sistema de prescripcin individual tales como las sustancias que exigen un control estricto y la medicacin preoperatoria. Este sistema ofrece la ventaja de que los medicamentos se distribuyen con ms eficacia que cuando se utiliza slo uno de los sistemas descritos. Sin embargo, no resuelve ninguna de las desventajas que se observan en cada uno de ellos por separado. Sistema De Distribucin En Dosis Unitaria El sistema de dosis unitaria implica que el farmacutico proporcione la medicacin a los servicios bajo cuyo cuidado est el paciente en una dosis nica o paquete unidosificado antes del momento de la administracin. Toda medicacin se separa en dosis cuya preparacin est tan avanzada como sea posible para su administracin.

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Hay varias ventajas de la distribucin en dosis unitaria sobre otros sistemas de distribucin de medicamentos previamente discutidos. Algunas desventajas incluyen el costo inicial superior comparado con el costo inicial de otros sistemas de distribucin de medicamentos, la imposibilidad de obtener o producir todas las formas dosificadas en dosis nicas o empaque para usar una vez, y la resistencia que opone el servicio de enfermera al creer que la farmacia est invadiendo su campo de responsabilidad. Ventajas Del Sistema De Dosis Unitaria 1. Incidencia reducida de errores de medicacin. 2. Disminucin del costo total de la distribucin de medicamentos. 3. Utilizacin ms eficiente del personal de la farmacia y de enfermera con un perodo de tiempo mximo al cuidado directo del paciente. 4. Perfeccionamiento del control de los medicamentos. 5. Facturacin ms exacta. 6. Reduccin o eliminacin del proceso de acreditacin. 7. Disminucin de la sustraccin de medicamentos en las reas donde se atiende al paciente. 8. Mayor control de los requerimientos de horario y carga de trabajo de la farmacia. 9. Disminucin del inventario de los medicamentos en la unidad de enfermera. 10. Disminucin del tiempo que las enfermeras pasan haciendo el registro de los medicamentos controlados y centralizacin del trabajo de planillas en la farmacia. 11. Adaptacin fcil a la automatizacin y computarizacin. 12. Menor desperdicio de medicamentos. 13. Mayor participacin del farmacutico en la terapia medicamentosa. En suma, el sistema de distribucin de medicamentos en dosis unitaria. Es ms ventajoso que los otros sistemas que se han examinado. Proporciona beneficios tanto directos como indirectos al hospital pues contribuye una mejor atencin del paciente al tiempo que disminuye los costos. No todas las instituciones de salud tienen igual complejidad y por ende no prestan los mismos servicios de salud ni tampoco cuentan con el mismo talento humano.
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Debido a ello, se hace necesario establecer un protocolo de ajuste de personal, acorde con la planta de cargos, que se responsabilice del manejo del sistema de distribucin y especficamente de los stocks. Es importante destacar que segn la norma (Decreto 2200 de 2005) los hospitales de Segundo, tercer y cuarto nivel en Colombia estn en la obligacin de implementar un Sistema de Distribucin de Medicamentos en Dosis Unitaria SIDMDU, los hospitales de primer nivel de atencin debern establecer un sistema de distribucin interno bien organizado y podrn adoptar el Sistema de Dosis Unitaria no siendo obligatorio. 5. DISPENSACION DE MEDICAMENTOS A nivel hospitalario es un proceso que va muy ligado a la distribucin y tiene que ver con toda la informacin sobre los medicamentos con la que va acompaada la entrega de los mismos. La farmacia hospitalaria tambin realiza expendio de medicamentos en algunas ocasiones, sobre todo en el primer nivel de atencin, para esto debe tener en cuenta varias actividades: Caractersticas De La Prescripcin. Toda prescripcin de medicamentos deber hacerse por escrito, previa evaluacin del paciente y registro de sus condiciones y diagnstico en la historia clnica, utilizando para ello la Denominacin Comn Internacional (nombre genrico) y cumpliendo los siguientes requisitos: 1. Solo podr hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia. 2. La prescripcin debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su administracin. 3. Se har en idioma espaol, en forma escrita ya sea por copia mecanogrfica, medio electromagntico y/o computarizado. 4. No podr contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o smbolos qumicos, con la excepcin de las

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abreviaturas aprobadas por el Comit de Farmacia y Teraputica de la Institucin. 5. La prescripcin debe permitir la confrontacin entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso hospitalario) por parte del profesional a cargo del servicio farmacutico y del Departamento de Enfermera o la dependencia que haga sus veces. 6. La prescripcin debe permitir la correlacin de los medicamentos prescritos con el diagnstico. 7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema mtrico decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera. 8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, adems de los requisitos de prescripcin, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su respectiva cantidad. Contenido De La Prescripcin. La prescripcin del medicamento deber realizarse en un formato el cual debe contener, como mnimo, los siguientes datos cuando stos apliquen: 1. Nombre del Prestador de Servicios de Salud o Profesional de la Salud que prescribe, direccin y nmero telefnico o direccin electrnica. 2. Lugar y fecha de la prescripcin. 3. Nombre del paciente y documento de identificacin. 4. Nmero de la historia clnica 5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro). 6. Nombre del medicamento expresado en la Denominacin Comn Internacional (nombre genrico). 7. Concentracin y forma farmacutica. 8. Va de administracin. 9. Dosis y frecuencia de administracin. 10. Perodo de duracin del tratamiento.

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11. Cantidad total de unidades farmacuticas requeridas para el tratamiento, en nmeros y letras. 12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor. 13. Vigencia de la prescripcin. 14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo nmero de registro profesional. REGISTRO SANITARIO DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS Es el documento publico expedido por el INVIMA o la autoridad delegada, previo el procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los requisitos tecnicolegales establecidos el cual faculta a una persona natural o jurdica para producir, comercializar, importar, exportar, envasar, procesar y/o expender los uso medicamentos, cosmticos, preparaciones farmacuticas con base en productos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos de domestico. El Registro Sanitario Tiene una duracin 10 aos, mientras se conserven las caractersticas que se le otorgo. Producto Farmacutico Fraudulento Se considera que un producto farmacutico fraudulento, el que se encuentra en una de las siguientes situaciones El elaborado por laboratorio farmacutico sin autorizacin de funcionamiento. El elaborado por laboratorio farmacutico sin autorizacin para su fabricacin. El que no proviene del titular del registro sanitario. El que utiliza envase, empaque o rotulo diferente al autorizado. El introducido al pas sin cumplir requisitos tcnicos o legales establecidos. Con marca, apariencia o caractersticas de un producto legitimo y oficialmente aprobado. Cuando no este amparado con registro sanitario. Se considera que un producto farmacutico alterado, el que se encuentra en una de las siguientes situaciones: Producto Farmacutico Alterado -

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Cuando se hubiere sustituido, sustrado total o parcialmente o reemplazado los elementos constitutivos que forman parte de la composicin oficialmente aprobada o cuando se le hubiere adicionado sustancias que puedan modificar sus efectos o sus caractersticas farmacolgicas, fisicoqumicas u organolpticas.

Cuando hubiere sufrido transformacin en sus caractersticas fisicoqumicas, biolgicas. Cuando se encuentre vencida la fecha de expiracin correspondiente a la vida til del producto. Cundo el contenido no corresponde al autorizado. Cuando por su naturaleza se encuentre almacenado sin las debidas precauciones. INSPECCIN VIGILANCIA y CONTROL.

Sin perjuicio de las competencias atribuidas a otras autoridades, corresponde a las entidades territoriales de salud, a la Superintendencia Nacional de Salud, y al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA, ejercer la inspeccin, vigilancia y control del servicio farmacutico, dentro del campo de sus competencias. Estas instituciones adoptarn las acciones de prevencin y seguimiento para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto. Adems, adelantarn las investigaciones y aplicarn las sanciones o medidas correctivas a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes

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