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Te ofrecemos una serie de reglas que te servirn

Tu mejor tarjeta
Una carta comercial puede convertirse en la mejor forma de presentar nuestra empresa, nuestro producto o a nosotros mismos. Seguir unas sencillas pautas a la hora de crearla te ayudar a conseguir tu objetivo.
a definicin ms tcnica de carta comercial nos la muestra como el instrumento de comunicacin entre dos empresas o entre una empresa y un particular. Lo cierto es que puede llegar a convertirse en la mejor o en la peor primera impresin. Una carta comercial puede impulsar un contacto o desecharlo, animar a una compra, resolver una reclamacin o prolongarla en el tiempo Existen varios tipos de cartas comerciales dependiendo de su finalidad, pero nos vamos a quedar con las que se utilizan para presentar una empresa, un producto o un servicio. La redaccin puede variar en funcin del destinatario, pero la estructura debe ser siempre la misma: encabezamiento, cuerpo (introduccin, ncleo y conclusin) y cierre. Analizaremos cuatro ejemplos distintos. Isabel G. Mndez

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para disear y redactar cartas de presentacin

de visita
DE UNA EMPRESA A OTRA
l encabezamiento debe constar, al menos, de la presentacin del remitente, del destinatario y el saludo. Si la compaa dispone de membrete, se incluir. Cuando la comunicacin es a otra empresa, conviene aadir tambin nuestro telfono, para estar ms localizable. La fecha debe incluir el lugar, da, mes y ao, separado por comas. Hay que incluir todos los datos identificativos del destinatario. Si conocemos el cargo y el nombre, hay que consignarlo.

Att. Sr. Hernndez Gerencia La Dulce Berzosa c/ Redondo, 13

Madrid, 20 de febrero de 2006

Estimado Sr. Hernndez: Es un placer para m comunicarle la prxima inauguracin de la nueva sede de Reciclajes Ramrez en su localidad. Con Reciclajes Ramrez se acabaron las montaas de papel, de cartn o de cajas; las esperas interminables para la recogida de los cartuchos de tinta; los sobrantes de plsticos o de latas Nosotros nos encargamos de todo. Ponemos a su disposicin un servicio de recogida diario, alterno o semanal y en el horario que mejor se adapte a sus intereses. Reciclajes Ramrez se encarga de suministrarle, adems, unos contenedores especiales en los que depositar los residuos separados segn su naturaleza, para facilitar su posterior reciclaje. Con ms de cinco aos de experiencia, Reciclajes Ramrez se ha convertido en lder de su sector con una cartera de 300 clientes, cuatro delegaciones y 120 empleados. Esto ha sido posible gracias a la seriedad y rigor que siempre hemos demostrado en nuestra actividad y que nos ha hecho merecedores del sello de calidad ISO 9000. Esperamos colaborar en un futuro prximo con su empresa. En breve nos pondremos en contacto con usted para concertar una cita. Cordialmente,

stamos elaborando una carta comercial y queremos transmitir un mensaje y promover una accin. En este caso es la contratacin de nuestros servicios. Nuestro interlocutor tiene poco tiempo y mucha correspondencia indeseada, pero puede poseer un inters objetivo en nuestro mensaje, por lo que debemos llamar su atencin desde la primera frase.

Florentino Gmez Director general Incl. Catlogo de servicios. P.D.: Enhorabuena por la nueva lnea de conservas.

on el cierre emplazamos al lector a tener un contacto con nosotros: primero, expresndole nuestra confianza en una futura relacin y, despus, explicndole nuestro siguiente paso. La despedida incluye un saludo, la firma, el nombre y el cargo. Si se aaden anexos, se consignan con la abreviatura Incl. o Anex.. Una post data sirve de llamada de atencin y nos permite mostrar conocimientos extra sobre la compaa.

emos despertado el inters del lector haciendo que se forjase una imagen del problema que le vamos a solucionar. A continuacin, le explicamos cmo se lo vamos a resolver y, por ltimo, presentamos la compaa. Para esto, nos reservamos las cifras y datos concretos. A nuestro futuro cliente le interesa saber qu nmeros nos avalan: empleados, cartera, delegaciones Si todava estamos empezando, sealaremos cul es nuestro objetivo.

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era sta la introduccin del cuerpo de la carta. No existen frmulas fijas para redactarla, pero la presentacin de nuestra empresa debe ser motivo de satisfaccin, al menos para nosotros, y conviene traducirlo en expresiones como es un placer, me complace Siempre utilizaremos el usted o ustedes, aunque no evitaremos las frmulas coloquiales.

a explicacin de nuestros servicios debe estar redactada de forma simple y clara. Los prrafos han de ser cortos (en una carta no deben sobrepasar nunca las ocho lneas), las frases no superarn las 25 palabras (preferiblemente, no ms de 20) y las oraciones deben construirse de forma sencilla: entre el sujeto y el verbo no debe haber ms de 12 palabras, porque el lector sera incapaz de retener el sentido de lo que est leyendo. Las ideas ms importantes, en frases simples: sujeto, verbo y predicado. Y es preferible utilizar los verbos en voz activa y simple.

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el encabezamiento de esta carta desaparece el nmero de telfono de la empresa e, incluso, puede omitirse el departamento desde el que se escribe. El saludo aparece igualmente debajo de los datos del destinatario, aunque se sustituye el estimado por un ms cercano apreciado.

DE UNA EMPRESA A UN PARTICULAR

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uevamente, queremos estimular al lector, persuadirle pero, en este caso, partimos de la base de que nuestro interlocutor es absolutamente indiferente a nuestra empresa, por lo que debemos mantener su atencin. Empezamos con los detalles para que sea el destinatario el que llegue a la idea principal por induccin. Llamamos su atencin ofrecindole cifras llamativas, aludiendo a estudios rigurosos... Estamos utilizando un lenguaje directo y personalizado en el que convertimos al destinatario en sujeto de lo que le contamos. Conviene matizar al mximo a nuestro pblico objetivo en funcin del grupo de poblacin al que nos dirigimos.

LIMPIEZA A MEDIDA
Direccin general Limpieza a medida, SL c/ Hinojosa, 20 22222 Burgos Josefa Prez c/ Redondo, 13 22221 Burgos Apreciada Sra. Prez: Saba que, segn el ltimo informe del Instituto de la Salud, las personas invertimos tres horas diarias en el mantenimiento y limpieza de nuestro hogar? Se imagina poder dedicar ese tiempo a realizar otras actividades ms placenteras? Con Limpieza a medida, SL es posible porque, por primera vez, una empresa se encarga de gestionar todo lo relacionado con los trabajos domsticos. Usted slo tiene que comunicarnos sus necesidades y nosotros le encontramos el servicio a medida. Ya no tendr que preocuparse por: - La seguridad: todos nuestros trabajadores ofrecen las mejores referencias. - El horario: nos adaptamos prcticamente a todos los horarios y turnos. - La capacidad: le encontramos el servicio que ms le conviene. - Los resultados: garantizamos la satisfaccin del cliente o le devolvemos el dinero. Limpieza a Medida, SL, es una empresa de servicios especializada en la gestin integral de los trabajos domsticos. Llevamos ms de diez aos en el mercado y contamos ya con 60 empleados contratados de forma fija y otros 125 de forma temporal. Nuestra preocupacin por la calidad y la satisfaccin queda reflejada en la puntuacin de 8 sobre 10 que nos dieron los clientes en la ltima encuesta de calidad. En el folleto adjunto podr comprobar la tabla de horarios y tarifas pero, si nos llama antes del 1 de febrero, se beneficiar de un descuento del 15% en los importes mensuales durante los tres primeros meses. Puede utilizar el cupn adjunto, que no necesita franqueo, o llamar al telfono 99 555 55 55. Cordialmente, Burgos, 20 de febrero de 2006

emos llamado la atencin del lector en el primer prrafo: le hemos abierto los ojos a un problema que tiene. En este segundo bloque le damos la solucin. Y lo hacemos de una forma directa, simple y utilizando un recurso que es muy efectivo: la enumeracin. El resultado de elegir esta opcin es una lectura ms gil y una mejor comprensin. Utilizamos mucho verbo de accin y la primera persona del plural para personalizar al mximo nuestro escrito: hay personas de carne y hueso detrs de estas letras que se comprometen con el servicio. Las metacomunicaciones de este tipo pueden marcar el lmite entre el xito y el fracaso de un mensaje comercial. Pero, adems, reforzamos esta idea con la ltima lnea en la que garantizamos la satisfaccin del cliente con la devolucin del dinero: imprime seriedad y profesionalidad.

Segismunda Onofre Directora general

na vez presentado el servicio o el producto, de nuevo explicamos en qu consiste nuestra empresa. A estas alturas a la lectora le interesa conocer todo lo relativo a una compaa que parece ofrecerle la solucin ideal a sus problemas. La explicacin puede extenderse todo lo que queramos, incluyendo una breve descripcin de por qu se fund o quin fue el promotor, pero no olvidemos la mxima de las cartas: prrafos cortos y, preferiblemente, una idea, un prrafo.

i en la presentacin de empresa a empresa, el dinero y las condiciones de contratacin las reservamos para una visita personal del comercial, en una carta a un particular conviene hacer referencia a los precios, aunque sea de pasada. Adems, en esta conclusin estamos tambin promo-

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viendo la accin, porque estamos ofreciendo una oportunidad nica a nuestra lectora para que nos llame ya. Se puede provocar la respuesta indicando la accin concreta que deseamos (la llamada antes de un tiempo, ofreciendo descuentos) o facilitando la accin (es decir, presentndola como algo sencillo de hacer, en este caso, le damos el cupn y slo tiene que rellenarlo).

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n la presentacin de un producto o servicio es importante aadir al resto de los datos que incluimos en cualquier encabezamiento la referencia o el asunto sobre el que va a tratar la carta, para que el destinatario identifique en un primer vistazo el mensaje principal de la misiva.

PRESENTACIN DE UN PRODUCTO

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uestro objetivo es persuadir al lector, convencerle de que adquiera nuestros productos. En este primer prrafo hacemos una primera llamada de atencin, apelando al inters comn con el lector, la preocupacin por la calidad y la frescura, hacindolo protagonista de nuestro mensaje y, de paso, llevndolo a nuestro terreno. Hay muchas formas de llamar la atencin del lector, pero lo importante es resear desde la primera lnea la esencia de nuestro mensaje y luego repetirlo durante toda la carta. En este caso, lo fundamental es la calidad y la frescura de nuestros productos. El lenguaje debe ser gil, rpido, con verbos simples y construcciones sencillas.

Conservas Iberia
Departamento comercial Conservas Iberia c/ Hinojosa, 20 22222 Madrid Madrid, 20 de febrero de 2006

Att.: Sr. Hernndez Responsable departamento de compras La Dulce Berzosa c/ Redondo, 13 22222 Madrid Ref.: Nuevos productos en conserva Estimado Sr. Hernndez: Sabemos que su compaa ha hecho de la calidad y la frescura de los productos que distribuye su principal argumento comercial. Por eso no dudamos en ofrecerle la lnea De la huerta a su mesa, que cumple sobradamente con ambos requisitos. De la huerta a su mesa es la nueva lnea de conservas de la compaa Conservas Iberia. Detrs de este lanzamiento se encuentran largos meses de investigacin y trabajo para obtener un producto que llega a los consumidores con todas las propiedades de los alimentos frescos y sin conservantes. Desde su recoleccin hasta su puesta en el mercado apenas transcurren tres das y con las nuevas frmulas de envasado el producto mantiene sus caractersticas inalterables durante seis meses. Los alimentos son cuidadosamente escogidos por personal especializado de Conservas Iberia, que se encarga de elegir slo aquellos productos que cumplen con los ms exigentes estndares de calidad. Una vez seleccionados, se trasladan en camiones frigorficos especialmente acondicionados para transportar fruta y verdura. En menos de cinco horas llegan a nuestras instalaciones donde se introducen en los tneles de lavado para eliminar la suciedad y los restos de insecticidas y desinfectantes adheridos. De ah pasan a la seccin de corte y envasado y, en menos de 24 horas, se encuentran listos y limpios para ser consumidos en el hogar. Todas estas caractersticas convierten a De la huerta a su mesa en una marca imprescindible en su catlogo de productos frescos y de calidad. Nuestro comercial se pondr en contacto con usted la semana que viene para hacerle una demostracin del producto y explicarle las referencias de las que disponemos. Atentamente,

ras la introduccin, pasamos al ncleo, donde se explican las caractersticas del nuevo producto y donde debemos despertar el inters de nuestro interlocutor. La descripcin del artculo est en la primera lnea. Esto es importante porque un error frecuente de las cartas comerciales es que el nfasis por resaltar las caractersticas de nuestros productos nos hace olvidar que no lo hemos explicado y el lector se encuentra con que no sabe qu le estn presentando hasta la octava o novena lnea. No est de ms que resaltemos el esfuerzo tecnolgico o inversor que hay detrs del lanzamiento y, sobre todo, es el momento de ensalzar las caractersticas que lo hacen peculiar.

s el momento de redactar la conclusin, es decir, el elemento que cierra el cuerpo de la carta. En esencia, es un resumen de todo lo dicho anteriormente, pero ponindolo en relacin con el destinatario de nuestra carta, es decir, le estamos dando los motivos por los que debe decidirse por nuestro producto y siempre apelando a su propio inters. Este prrafo ha de ser corto y contundente.

Felipe Prez Director Comercial

n este prrafo damos todo tipo de detalles sobre el producto. El texto busca rigor y objetividad por eso huye del abuso de adjetivos que puedan hacer pensar que su interlocutor es un charlatn. Sin embargo, el empleo de algunos vocablos contribuye a ensalzar esa imagen de profesionalidad: especialistas, seleccionados, preparados Todo ello induce a pensar que estamos, no ante unas simples conservas, sino ante un complicado engranaje a disposicin del consumidor.

legamos al cierre de la carta. Debe concluirse con una llamada a la accin, dejando claro al destinatario qu se espera de l. Tenemos que mostrar seguridad en nuestro mensaje: hemos despertado su inters, le hemos dado todo tipo de detalles sobre las ventajas de nuestro producto y sabemos que tenemos un tesoro en nuestras manos. Transmitmoslo.

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sta es una manera ms informal de iniciar una carta: primero manifestamos conocer las ltimas novedades de la compaa a la que nos dirigimos. Despus, dejamos constancia de que sabemos cmo funciona y cul es la especialidad de la entidad y la opinin que nos merece. Y de la suma de un dato objetivo (las noticias sobre la expansin internacional) y otro subjetivo (nuestro parecer sobre la empresa) deducimos el valor aadido que podemos ofrecerle. Llamamos la atencin del lector, pero no sobre un problema, ni sobre un inters comn, sino apelando a su vanidad. Trminos como expansin, afn, retos... transmiten muy bien las ideas positivas.

PRESENTACIN DE UN SERVICIO

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os enfrentamos a la desventaja de que, a la hora de ofrecer un servicio, no tenemos normalmente datos tcnicos que avalen o garanticen nuestra eficacia. En la presentacin de un producto podemos hablar de cmo se ha elaborado, de sus prestaciones, de sus ventajas sobre la competencia, de sus cualidades tcnicas... pero, en el caso de un servicio, nuestro aval sern las referencias que podamos obtener de otros clientes. En este caso, nuestro emisor opta por mencionar los actos internacionales en los que han participado: tienen la suficiente relevancia para convertirse en un inmejorable aval. Otra forma de demostrar la validez del servicio es ofreciendo ventajas contrastadas, pero con datos exactos: permitir un ahorro de xxx minutos al da, reducir los costes del departamento en xxx euros, podr deducirse un xxx por ciento de la tasa anual, permitir la reasignacin de fondos, etctera.

Todo

lenguas

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Madrid, 20 de febrero de 2006

Departamento de marketing Todolenguas c/ Hinojosa, 20 22222 Madrid Att.: Sr. Hernndez Director de servicios Tecnifraguas c/ Redondo, 13 22222 Madrid Ref.: Servicios de traduccin Estimado Sr. Hernndez:

Recientemente los medios de comunicacin se han hecho eco de sus inminentes planes de expansin internacional por Oriente Prximo y el norte de frica. Somos conscientes de que su compaa ha destacado siempre por su afn de innovacin y su capacidad para afrontar nuevos retos y queremos ayudarles a conseguir mejor sus objetivos. Cmo? Ofrecindoles nuestros servicios de traduccin tcnica e intrpretes. Todolenguas es una empresa joven y dinmica integrada por 20 fillogos, especialistas en traduccin tcnica y simultnea y expertos en lenguas rabes y orientales. Nos avalan cinco aos de experiencia y nuestra participacin en la Cumbre Intercontinental, la reunin del Fondo Internacional del Desarrollo y las sesiones europeas del FMI. Esperamos colaborar con ustedes en un futuro prximo. Hasta entonces,

l cierre en este caso es ms directo. Insta a mantener una relacin profesional en el futuro y expresa seguridad y confianza, dos sentimientos que conviene fomentar a la hora de ofrecer nuestros servicios. Los nombres de los departamentos pueden ir o no en mayscula, no es obligatorio. Queda a criterio de cada compaa.

Irene Lpez Directora de marketing

Ms a fondo
Himstreet, William C. y Baty, Wayne M.
Gua para la redaccin de cartas e informes en la empresa, Ediciones Deusto. Bilbao, 2000 Berrou, Jean-Paul. Para escribir bien en la empresa. Ediciones Deusto. Barcelona, 2004. Sparks, Suzanne. La habilidad de escribir en los negocios. McGraw-Hill. Madrid, 2002

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