UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO DE MONAGAS ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PBLICA MATURN- MONAGAS

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA SERVICIOS Y SUMINISTROS MEDAL C.A., PERIODO AGOSTO-DICIEMBRE 2009.

ASESORES ACADEMICOS: Profa. Alcal Rosmyl Prof. Presilla Digenes Prof. Rodrguez Emir

AUTORES: Farrera Daviana C.I. 17.546.415. Rivero Alejandra C.I.18.462.419.

Trabajo de grado, Modalidad de reas de Grado, Presentado como requisito parcial para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica

Maturn, marzo de 2010

UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO MONAGAS ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA MATURN MONAGAS VENEZUELA

ACTA DE APROBACIN EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA SERVICIOS Y SUMINISTROS MEDAL C.A., PERIODO AGOSTO-DICIEMBRE 2009 AUTORES: Farrera Daviana C.I. 17.546.415. Rivero Alejandra C.I.18.462.419. Aprobado por: ______________________ Prof Presilla Digenes Asesor Acadmico ______________________ Profa Alcal Rosmyl Jurado Principal ______________________ Prof. Rodrguez Emir Jurado Principal

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RESOLUCIN

DE ACUERDO CON EL ARTCULO 44 DEL REGLAMENTO DE TRABAJOS DE GRADO, STOS SON DE EXCLUSIVA PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Y SLO PODRN SER UTILIZADOS A OTROS FINES CON EL CONSENTIMIENTO DEL CONSEJO DE NCLEO RESPECTIVO, QUIEN LO PARTICIPAR AL CONSEJO UNIVERSITARIO

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DEDICATORIA

Quiero ofrecer este logro primeramente a DIOS quien me dio la fuerza y fortaleza para seguir adelante y as poder cumplir mis objetivos.

A mis padres Gloria del Jess Prez de Rivero y Pedro Pablo Rivero Elbittar por apoyarme en cada momento de mi vida contando con su amor y consejo en los momentos ms difciles.

Alejandra Rivero

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DEDICATORIA

A DIOS TODOPODEROSO por darme tu bendicin, inspirando en m los deseos de superacin llenando mi alma de fe, voluntad y constancia para lograr culminar con xito el recorrido de ese largo camino de sueos, metas y esperanzas.

A MIS PADRES DAVID Y ANA, quienes con amor, apoyo y tolerancia han sembrado en m los principios y valores, representado siempre la fuente de inspiracin que me ayuda a seguir adelante, esta meta que hoy en da alcanzo es tan de ustedes como ma.

A MIS HERMANOS DAVID JOSE Y CRUZ ELIANNYS, para que le sirva como ejemplo para lograr sus sueos y metas.

A FRANCISCO, por estar siempre all en todo momento, brindndome su apoyo incondicional, confianza y respeto, gracias por todo lo que haces por m.

A TODOS LOS DEMAS AMIGOS, CONOCIDOS Y COMPAEROS DE CLASES que tambin aportaron un granito de arena y me apoyaron.

Daviana Farrera v

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AGRADECIMIENTO

A mis hermanos: Arisleyda Rivero, Pedro Pablo Rivero y Jess Rivero por formar parte de este logro y a. toda mi familia que siempre me han apoyado en cada uno de los pasos que he dado para el logro de esta meta A todos mis amigos y en especial a mi gran amiga Rina Rincones por sus consejos y orientaciones en toda mi carrera y darme la oportunidad de contar con su apoyo en cualquier momento. A la profesora Norma Prez por su ayuda y colaboracin en el transcurso de mi carrera A la Universidad de Oriente por haberme abierto las puertas y proporcionarme las herramientas necesarias para ser un profesional. A los profesores Emir Rodrguez, Rosmyl Alcal y en especial Digenes Presilla, por su disposicin para orientarme acertadamente, para lograr el desarrollo de esta gran labor. A la Empresa Servicios y Suministros MEDAL, C.A por habernos brindado toda la informacin necesaria para la realizacin de este trabajo. Entre otras personas agradezco A: Yolanda de Sosa, por su ayuda y colaboracin en el transcurso de mi carrera.

Alejandra Rivero

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AGRADECIMIENTO

A la Universidad

de Oriente, Ncleo Monagas, por ser mi casa de

estudios y as cumplir una de mis metas en esta vida.

A mi Asesor Acadmico, Prof. Digenes Presilla gracias por su gran apoyo, dedicacin y orientacin.

A los profesores Rosmyl Alcal y Emir Rodrguez, por toda su colaboracin.

A la Empresa Servicios y Suministro MEDAL, C.A, por brindarme su tiempo y apoyo cuando lo necesite

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INDICE GENERAL
RESOLUCIN ............................................................................................... iii DEDICATORIA .............................................................................................. iv AGRADECIMIENTO ...................................................................................... vi RESUMEN ..................................................................................................... xi INTRODUCCIN ............................................................................................ 1 ETAPA I .......................................................................................................... 3 GENERALIDADES DEL TEMA ...................................................................... 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA......................................................... 3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN........................................................ 5 Objetivo General ...................................................................................... 5 Objetivos Especficos ............................................................................... 5 JUSTIFICACIN ......................................................................................... 6 METODOLOGIA .......................................................................................... 7 Tipo de Investigacin ............................................................................... 7 Nivel de la Investigacin........................................................................... 8 Poblacin ................................................................................................. 8 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos ................................. 9 Entrevista no estructurada ..................................................................... 10 Revisin Bibliogrfica ............................................................................ 10 IDENTIFICACION DE LA EMPRESA........................................................ 11 Resea Histrica .................................................................................... 11 Misin de la Empresa ............................................................................. 12 Visin de la Empresa ............................................................................. 12 Objetivos de la Empresa ........................................................................ 13 Caracterstica de la Empresa ................................................................. 13 Estructura Organizacional ...................................................................... 14 ETAPA II ....................................................................................................... 18 viii

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DESARROLLO DEL TRABAJO .................................................................. 18 CONTROL INTERNO ................................................................................ 18 Importancia del Control Interno .............................................................. 18 Elementos del Control Interno ................................................................ 19 Organizacin .......................................................................................... 20 Procedimientos ...................................................................................... 21 Personal ................................................................................................. 22 Supervisin ............................................................................................ 23 Control Interno del Efectivo .................................................................... 23 Conciliacin Bancaria............................................................................. 26 IDENTIFICAR LAS POLTICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO EN EL REA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA MEDAL, C.A.......... 28 Normas para el Manejo del Efectivo (Entradas) .................................... 28 Normas para el Manejo del Efectivo (salidas) ........................................ 29 Polticas para el Manejo de Caja Chica.................................................. 30 Normas Aplicadas Para la Elaboracin de la Conciliacin Bancaria ...... 31 DESCRIBIR EL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL REA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA ....................................... 32 Procedimiento para el Manejo del Efectivo (Entrada) ............................ 32 Procedimientos para el Manejo del Efectivo (salida).............................. 33 Procedimientos Contables Previos para la Elaboracin de una Conciliacin Bancaria .................................................................... 36 EVALUAR EL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL REA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA ....................................... 40 ETAPA III ...................................................................................................... 43 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................ 43 CONCLUSIONES ...................................................................................... 43 RECOMENDACIONES .............................................................................. 44 ix

DEFINICIN DE TRMINOS .................................................................... 46 BIBLIOGRAFA ............................................................................................ 49 ANEXOS ....................................................................................................... 50

UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO DE MONAGAS ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PBLICA MATURN- MONAGAS

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA SERVICIOS Y SUMINISTROS MEDAL C.A., PERIODO AGOSTO-DICIEMBRE 2009.

ASESORES ACADEMICOS: Profa. Alcal Rosmyl Prof. Presilla Digenes Prof. Rodrguez Emir

AUTORES: Farrera Daviana C.I. 17.546.415. Rivero Alejandra C.I.18.462.419

RESUMEN
La presente investigacin tuvo como propsito la evaluacin del sistema de control interno en el manejo del efectivo, siendo este una partida de gran importancia dentro de cualquier organizacin, debido a la naturaleza tan delicada del rubro en estudio. La creacin de controles es una de las vas ms eficientes que garantizan el cumplimiento ptimo de los objetivos con la finalidad de evitar fraudes. La investigacin se realizo en la empresa servicios y suministros MEDAL, C.A que tiene como objeto prestar un servicio de calidad a empresas y comunidades del estado a travs del ramo de construccin y servicios. Se realiz un estudio documental y de campo de nivel descriptivo. Realizado el estudio se pudo constatar que la empresa cuenta con manuales de normas y procedimientos para el manejo del efectivo y que los mismos no se estn llevando a cabo de acuerdo a lo establecido, el anlisis de estos procedimientos nos llevo a dar con las fallas existentes en la aplicacin de los manuales, lo que nos permite sealar las mismas y proponer posibles soluciones para subsanarlas.

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INTRODUCCIN

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, cumple y/o alcanza los objetivos que persigue sta. Los grandes avances aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los campos de la organizacin y la administracin, pues sta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del siglo XIX se demostr la importancia del control sobre la gestin de los negocios y que ste se haba quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la produccin.

De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una empresa ya que abarca toda la organizacin, sirve como un sistema de comunicacin de dos vas, y est diseado nicamente para hacer frente a las necesidades de una empresa especfica. Incluye mucho ms que el sistema contable y cubre cosas tales como: las prcticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeacin de la produccin, poltica de ventas y auditora interna. Toda operacin lleva implcito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su ejecucin.

El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el inters de la propia administracin. Ningn administrador desea ver prdidas ocasionadas por error o fraude o a travs de decisiones errneas basadas en informaciones financieras no confiables. As, el control interno es una

herramienta til mediante la cual la administracin logra asegurar, la conduccin ordenada y eficiente de las actividades de la empresa.

Es por ello que podemos afirmar que el control interno es el conjunto de mecanismos, sistemas, procedimientos y normas que aseguran una eficiente gestin de la entidad, la consecucin de sus objetivos y el mantenimiento de su patrimonio, en un ambiente de participacin e integracin de todos aquellos que lo emplean y con los que se relacionan: clientes y proveedores.

La presente investigacin estuvo dirigida

a evaluar el sistema de

control interno en el manejo del Efectivo de la empresa Servicios y Suministros MEDAL, C.A. periodo agosto- diciembre 2009

A continuacin se presenta un resumen detallado del contenido cada etapa:

de

ETAPA I: Generalidades del tema, lo que incluye el planteamiento del problema, objetivos tanto generales como especifico, metodologa. ETAPA II: Desarrollo del trabajo, Evaluacin del sistema de control interno en el manejo del Efectivo de la empresa Servicios y Suministros MEDAL, C.A. ETAPA III: Se muestran las conclusiones a las cual se llego dando as las Recomendaciones necesarias para la institucin. justificacin, y

ETAPA I GENERALIDADES DEL TEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El mundo empresarial est en continuos cambios, es por esto que las organizaciones tienen la necesidad de adaptarse cada vez ms a ellos utilizndolos no slo para poder subsistir, sino tambin para promover su optimo funcionamiento, ya que el futuro depende de cmo stas se ajusten a las modificaciones que vengan con el progreso del pas.

Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo- contable y las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer ms eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. Para controlar una actividad se hace necesario trazarse metas y establecer planes, por esta razn el control debe estar presente en cualquier actividad que se desarrolle.

Para una empresa es de gran importancia la proteccin de sus activos y el buen desempeo de los departamentos que la conforman. Por lo tanto, el departamento correr el que no de aplique controles tener desviaciones internos en sus adecuados, puede riesgo

operaciones y las decisiones tomadas seran errneas, porque estaran basadas en informacin poco confiable. La utilidad de la informacin 3

contable y financiera se obtiene siempre y cuando se procese en tiempo preciso, en la forma correcta y de manera fiable.

El control interno no se disea para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un mtodo adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la funcin de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier organizacin debido a que es el medio para obtener mercanca y negocios. Se requiere de una cuidadosa contabilizacin de las operaciones debido a que este rubro puede ser mal utilizado; es decir, que la administracin del mismo se centra en el control interno del efectivo, con el fin de asegurar que este se utilice para propsitos propios de la empresa y de esa manera prevenir robos y evitar fraudes.

Servicios y Suministros Medal C.A, es una empresa de carcter privado que se encarga de prestar servicios de mantenimiento y construccin de obras a grandes empresas y comunidades a travs de la ejecucin de proyecto; es por ello que maneja un movimiento considerable del efectivo debido a que ha venido aumentando el volumen de sus actividades relacionadas con la prestacin de servicios. Es importante destacar que

esta empresa cuenta con un manual de normas y procedimientos para el manejo del efectivo.

Por tal razn, es elemental la realizacin de dicha evaluacin , porque la misma permitir colaborar en el mejoramiento de la gestin administrativa y contable, que finalmente se reflejar en la calidad y accesibilidad de los servicios ofrecidos por esta empresa.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

Objetivo General

Evaluar el sistema de control interno en el manejo del Efectivo de la empresa Servicios y Suministro MEDAL, C.A.

Objetivos Especficos

y Identificar las polticas y normas de control interno en el rea del efectivo de la empresa MEDAL, C.A. y Describir el proceso de control interno aplicado al rea del efectivo de la empresa. y Evaluar el proceso de control interno aplicado al rea del efectivo de la empresa

JUSTIFICACIN

El enfoque del concepto de control interno consiste, en resguardar los activos contra la situacin que se considere en peligro de prdida, es decir, si a menudo se presenta esta situacin tratar de eliminar o reducirlas al mximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el desempeo realizado por las polticas fijadas de la organizacin y procurar que el control interno establecido d como resultado, mantener a la administracin informada del manejo operativo y financiero y que dicha informacin sea confiable y llegue en el momento ms oportuno.

Por lo tanto, es importante realizar una evaluacin del Sistema de Control Interno aplicado en el efectivo en la Empresa Servicios y desarrollo de las actividades en el Suministros Medal C.A, a fin de determinar las fallas de los mecanismos de control interno que afectan el departamento encargado del efectivo. Esto con la finalidad de aplicar a tiempo las medidas correctivas necesarias, que permitan la exactitud de la informacin suministrada por los Estados Financieros, garantizando que la misma sea clara, precisa y confiable para lograr las metas de la organizacin.

A travs de este estudio se persigue realizar una evaluacin detallada que permita conocer e informar a la gerencia sobre aspectos bsicos para su funcionamiento tales como:

Proteger y salvaguardar sus activos representados por el efectivo. Comprobar el cumplimiento de los objetivos propuestos. Localizar o detectar fallas administrativas, contables y financieros en los procedimientos de control del efectivo. Prever errores, omisiones y actos dolosos sobre su caja chica y conciliacin bancaria.

METODOLOGIA

Tipo de Investigacin

La investigacin que se realiz para este estudio fue documental y de campo. En esta ltima se obtuvieron datos directos del rea en estudio, en el sector y con el personal que desarrolla las labores relacionadas con el tema a investigar, su carcter documental deriva del hecho de obtener informacin de documentos que se relacionan con el rea investigada bien sea extrayendo informacin de libros, publicaciones o archivos.

Al respecto Sabino (2002), seala:

La investigacin de campo se basa en informaciones o datos primarios, obtenidos directamente de la realidad. Su innegable valor en que a travs de ellos el investigador pude cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido sus datos, haciendo posible su revisin o modificacin en el caso en que surjan dudas.(p 67).

Segn Tamayo (2001):

La investigacin documental es cuando se recurre a la utilizacin de datos secundarios, es decir, aquellos que han sido obtenidos por otros y nos llegan elaborados y procesados de acuerdo con los fines de quienes inicialmente los elaboran y manejan. (p 109).

Nivel de la Investigacin

El nivel de la presente investigacin se consider de carcter descriptivo, que establece la forma de conducta y actitud del universo investigado.

Sabino (2002) sostiene que: Las investigaciones descriptivas, utilizan criterios sistemticas que permitan poner de manifiesto la estructura o el comportamiento de los fenmenos en estudio, proporcionan de ese modo informacin sistemtica y comparables de otras fuentes. (P.62).

Poblacin

La poblacin o universo determina la amplitud del hecho a ser investigado, la metodologa a utilizar para la evaluacin de los datos y la delimitacin del estudio. Respecto a esta, Hurtado (2000) seala Para la

poblacin se refiere establecer los sujetos a ser estudiados y medidos, en funcin de la delimitacin del problema y de los objetos de la investigacin, (p 294).

En este sentido, la poblacin estuvo conformada por 5 personas directamente involucradas en el control interno aplicado al efectivo de la empresa Servicios y Suministros Medal C.A, el Presidente, Vicepresidente, la secretaria, el tesorero y el contador pblico de dicha empresa, as como todos aquellos registros del efectivo necesarios para el desarrollo de la investigacin; debido a lo pequeo de la poblacin no se utilizaran criterios estadsticos para calcular el tamao de la muestra.

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Para obtener los datos necesarios para alcanzar los objetivos y metas planteadas en esta investigacin se empleo la entrevista no estructurada y la revisin bibliogrfica.

Sabino (2000) define las tcnicas de recoleccin de datos como: Cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin. (p.129).

Para llevar a cabo dicha investigacin se utilizaron las siguientes tcnicas e instrumentos de recoleccin de informacin:

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Entrevista no estructurada

En la investigacin de campo la mayor parte de los datos obtenidos se logran por entrevista. Especficamente se utiliz la entrevista no estructurada siendo esta tcnica una relacin directa entre el investigador y su investigado logrando que el individuo entrevistado emita informacin de lo que piensa y siente.

Sabino (2002) seala que: La entrevista no estructurada es aquella en la cual existe un margen ms o menos grande de libertad para formular preguntas (p. 108)

Revisin Bibliogrfica

La revisin bibliogrfica se emple con el propsito de recopilar datos e informacin, adems de detallar las bases tericas que sustentan esta investigacin.

En tal sentido Sabino (2000) expone:

El principal beneficio que el investigador obtiene mediante una indagacin bibliogrfica es que puede incluir una amplia gama de fenmenos, la que no slo tiene que basarse en los hechos a los cuales l tiene acceso de un modo directo sino que puede extenderse para abarcar una experiencia inmensamente mayor. (p.64)

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IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

Resea Histrica

Servicios y Suministros Medal C.A Se crea en Maturn el 10 de Octubre del ao 2002 en el registro mercantil de esta circunscripcin judicial bajo el N 19 tomo A-1 con el objeto de crear una empresa con sentido de prestar un servicio de calidad a empresas y comunidades del estado a travs del ramo de construccin y servicios. Por las exigencias y evolucin de las nuevas leyes y reglamentos legales que se han venido solicitando en estos cambio implementados en el pas, La empresa se vio en la necesidad de incorporar en su estructura esas nuevas modalidades de trabajo que ofrece la Repblica Bolivariana de Venezuela, una de ellas es formar parte de las empresas de produccin social, que son las que van a mano en la ejecucin del crecimiento de nuestro pas conjuntamente con los consejos comunales, ya que estos son las instancias sociales que asumen el ejercicio real del poder popular entonces se convierte en la plataforma humana que alcanza el mayor grado de participacin, protagonismo y gerencia comunitaria dentro del mbito geogrfico.

El proceso de cambio de Servicios y Suministros Medal C.A produce varios efectos sociales que estos son demostrados a travs de mejoras en varias comunidades del municipio. El modelo gerencial adoptado por la empresa para llevar adelante la nueva estructura tiene como caractersticas fundamentales las siguientes:

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El desempeo institucional como reto

y La toma de decisiones soportada en la informacin (facilitada por las normativas y los concejos comunales que lleven a cabo dichos trabajos). y Flexibilidad en la estructura. y Planificacin para el mediano y largo plazo. y Desconcentracin y coordinacin como instrumento para lograr el mejor aprovechamiento de los recursos.

Misin de la Empresa

Prestar un servicio de calidad a empresas y comunidades donde se desarrollen las obras, adems prestar asistencias tcnicas y administrativas a las distintas cooperativas que se fusionen en los trabajos que se estn ejecutando.

Visin de la Empresa

La Visin de Servicios y Suministros Medal C.A, es proyectarse y mantenerse en el futuro como una empresa lder en el estado en lo que se refiere a servicios y construcciones, con alta calidad humana y tecnolgica.

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Objetivos de la Empresa

y Administrar eficientemente los recursos financieros con que cuenta para su adecuada operatividad para garantizar el cumplimiento de los planes trazados por la gerencia. y Garantizar la existencia de eficaces canales de comunicacin, que permitan la circulacin de informacin de manera clara y oportuna. y Prestar servicios y construcciones eficientes que cubra las expectativas y necesidades de la colectividad. y Controlar y cumplir correctamente con las exigencias de materia fiscal. y Desarrollar un sistema de informacin como base para la toma de decisiones. y Ser fuente generadora de empleo. y Generar ingresos para su beneficio, tomando en cuenta el desarrollo armnico de la economa nacional. y Mantener un nivel competitivo que le permita seguir siendo exitosa.

Caracterstica de la Empresa

Es una empresa que se encarga de prestar servicios y construcciones a grandes empresas y comunidades a travs de la ejecucin de proyectos, se rige por la normativas legales establecidas en el Estado como las normas emanadas del Instituto Nacional de Desarrollo de la Pequea y Mediana Industria, el Registro Nacional de Contratista y el Registro de Empresas y

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Produccin Social y con las puertas abiertas para introducir todos aquellos cambios y normativas legales que establezca el Jefe de Estado del momento.

Estructura Organizacional

Servicios Y Suministros Medal C.A, actualmente est estructurada en niveles dando autoridad y responsabilidad de acuerdo del lugar que el empleado ocupa dentro de la organizacin contando con un presidente y un Vice-Presidente quienes tienen bajo su mando los siguientes departamento: Finanzas y Contabilidad, Secretaria, Servicios al Personal, Almacn, y un departamento donde interviene consejos comunales y/o cooperativas de acuerdo al rea geogrfica en donde se est ejecutando la obra.

La empresa presenta un sistema organizacional agrupado en diversas unidades o departamentos, y un conjunto de relaciones de autoridad, responsabilidad y autorizacin estructurado en:

Presidente

y Representar jurdica y legalmente a la empresa ante terceros. y Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa. y Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del personal analizando la eficiencia del desempeo del trabajo. y Autorizar todo cheque expedido.

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y Atender y promover nuevos clientes

Vicepresidente:

y Auxiliar al Presidente en sus funciones. y Sustituir al Presidente en caso de ausencia, enfermedad, vacante o delegacin del mismo. y Cualquier otra que le sean asignadas por el Pleno.

Secretaria

y Redacta correspondencia de trmite, o ms compleja, en base a las indicaciones recibidas, preparndola para su firma y salida. y Mecanografa/procesa la documentacin que se le encomiende. y Busca informaciones pertinentes en la empresa. y Atiende y filtra visitas y llamadas telefnicas y Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebracin de reuniones, conferencias, etc.

Servicios Financieros y Contabilidad

y Formular estados financieros.

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y Preparar y ordenar la informacin financiera y estadstica para la toma de decisiones de las autoridades superiores. y Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operacin de la empresa e informar peridicamente al Presidente. y Realizar las planillas y los pertinentes pago de impuestos.

Servicios al Personal

y Proponer las polticas generales de administracin de los recursos humanos, teniendo en consideracin las normas estatutarias pertinentes y los principios de administracin de personal. y Mantener actualizados la documentacin y los registros con todos los antecedentes y la informacin referida al personal. y Asegurar la operatividad de los trmites administrativos relacionados con licencias mdicas, accidentes del trabajo, cargas familiares, asistencia, permisos, vacaciones, otros trmites y/o certificaciones que requiera el personal. y Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal.

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Almacn

y Sus

responsabilidades los insumos

se y

basan dems

en

salvaguardar

de

forma a la

adecuada

suministros

inherentes

actividad de la empresa, cuenta con una recepcin de mercanca para el desarrollo de las actividades del almacn. Organigrama de Servicios y Suministros Medal, C.A

Fuente: Servicios y Suministros Medal C.A

ETAPA II DESARROLLO DEL TRABAJO

CONTROL INTERNO

Se entiende por control interno el programa de organizacin y el conjunto de mtodo y procedimiento coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficiencia de sus datos contables y el grado de confianza que suscita a efecto de promover la eficacia de la administracin y lograr el cumplimiento de las polticas administrativas establecida por la direccin de la empresa. (http://www.monografias.com/trabajos12/artiun/artiun.shtml)

Segn Galindo (2002) El control se ha concedido como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecucin de los planes una vez que han +sucedido (p.171)

Importancia del Control Interno

El control tiene como objetivo cerciorarse que los hechos vallan de acuerdo con los planes establecidos. Este proceso es de vital importancia dado que: 18

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y Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. y Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. y Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. y Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciar el proceso de planeacin. y Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. y Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.(Munich, 2002, p172)

Elementos del Control Interno

Para que se puedan alcanzar los objetivos propuestos, Meigs, W. Larsen, J. (1997). opina que el sistema del control interno debe estar sustentado en los siguientes elementos: y Organizacin. y Procedimientos. y Personal. y Supervisin.

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Organizacin

Est conformada por una serie de elementos a travs de los cuales se logra que las actividades de la empresa se desarrollen de forma armoniosa y sistemtica. Entre ellos intervienen:

y Direccin: Se responsabiliza por las polticas generales de la empresa y las decisiones a tomar para el desarrollo de las actividades. y Coordinacin: Es la integracin de las diferentes partes de la empresa en un todo homogneo y armnico, para que se cumplan los objetivos trazados por la empresa, a la vez que prevean los conflictos causados por la invasin de funciones e interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad. y Divisin de Labores: Se refiere a la definicin clara de independencia de las funciones de operacin, custodia y registro. Es decir, se debe tener la previsin de una sola persona tenga a su cargo la totalidad del proceso de realizacin de una transaccin comercial. Las operaciones deben estar a cargo de varias personas diferentes cuyas funciones no tengan relacin entre s, esto permitir que si incurren errores voluntarios o involuntarios sern detectados con mayor rapidez. y Asignacin de Responsabilidad: Los nombramientos dentro de la empresa, deben hacerse con claridad, adems considerar la delegacin de autoridad de acuerdo a las responsabilidades asignadas, y definir bien las jerarquas. El principio fundamental consiste en que toda operacin o transaccin debe ser aprobada por alguna persona. Debe existir constancia de esta aprobacin, con excepcin de aquellas actividades rutinarias donde menor importancia.

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Procedimientos

Representan la formulacin y aplicacin de principios y nombrar:

mtodos

uniformes en la realizacin de una actividad. En este sentido podemos

y Planeacin y Sistematizacin: Consiste en la preparacin de una serie de manuales de procedimientos sobre las funciones de direccin y coordinacin, la divisin de trabajo, el sistema de autorizacin y fijacin de responsabilidades. Estos instructivos o manuales cumplen con la funcin de asegurar la ejecucin de las operaciones del negocio de acuerdo a las polticas trazadas por la administracin; a la vez uniforman los procedimientos, aminoran los errores, reducen el tiempo empleado para el entrenamiento del personal y evitan las rdenes verbales y las decisiones apresuradas. y Registro y Formas: Un Buen sistema de control interno debe contar con procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos. Estos deben servir como medio para cumplir con los procedimientos implantados por la direccin de acuerdo con sus objetivos, debe ser suficientemente sencillos para quesean accesibles a quien los emplea, facilitando el registro oportuno y correcto, en su diseo deben tener presente todos sus usos posibles, deben ser diseados de tal forma tal que su empleo correcto obligue a la adopcin de los procedimientos prescritos. y Informe: La informacin interna es el instrumento ms importante a travs del cual se controlan las operaciones y el personal que las realiza. No basta la preparacin peridica de informes internos, sino su

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estudio cuidadoso por personal con capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.

Personal

Es uno de los elementos del control interno ms importante de cualquiera organizacin. Se le conoce como recurso humano, este debe colocarse en el puesto adecuado para que se tenga un mejor rendimiento dentro de la empresa. Entre estos podemos nombrar:

y Entrenamiento: Depende de la buena calidad de los programas de entrenamiento para preparar mejor al personal encargado, que van a desarrollar las operaciones del negocio. El logro de un control interno permite la identificacin clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado, a la vez reduce la ineficiencia y el desperdicio. y Eficiencia: La efectividad de un trabajador ser mayor, cuanto mejor est preparado, es decir, la eficiencia depende del juicio personal aplicado a cada actividad. y Moralidad: Es el ms seguro pilar sobre el cual descansa el control interno. Detecta el grado de fortalezas o debilidades que una persona posea en este aspecto, no es fcil, pero mediante la realizacin de pruebas psicotcnicas al ser seleccionado, y luego la ejecucin de un adecuado seguimiento de sus actuaciones, irn conformando una idea de lo que es esa persona en ese sentido.

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y Retribucin: Un personal bien remunerado, mediante sistemas de retribucin, planes de incentivo y premios, se siente ms estimulado, con mayor entusiasmo y concentracin en la labor que se le asigne.

Supervisin

Es un requisito importante para vigilar el personal, as como comprobar si se estn cumpliendo con los procedimientos de acuerdo con los planes trazados. La manera ms simple de supervisin consiste en que el dueo o gerente de la empresa y sus inmediatos comprueben peridicamente el funcionamiento del sistema establecido. La supervisin e efecta en diferentes niveles de la organizacin bien en forma directa o indirecta.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

y Divisin del trabajo y Delegacin de autoridad

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y Asignacin de responsabilidades y Promocin de personal eficiente y Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por: y Efectivo en caja y Cuentas bancarias Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas.

La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas: y Operaciones en el mostrador (ventas) y Ingresos ejecutados por cobradores y Remesas por correos

Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:

y Caja y Banco

La caja se divide en dos:

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y Caja chica y Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente: y Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques. y Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin. y Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. y La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. y La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. y El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. y Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

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La Caja General Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.

Conciliacin Bancaria

Se entiende por conciliacin Bancaria al proceso de control interno y de rutina que consiste en verificar que las registraciones realizadas por la empresa se encuentran tambin registradas por el banco, con el objeto de verificar los fondos depositados y detectar errores u omisiones. Este proceso se concluye cuando se logra que el saldo contable, al sumar y restar la diferencia, sea igual al bancario. (http://www.monografias.com/trabajos14/contabilgest/contabilgest.shtml #CON

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La conciliacin bancaria consiste en hacer una confrontacin del estado de cuenta enviado mensualmente por el banco con la cuenta BANCO que se encuentre registrada e el libro mayor de la empresa, de tal manera, que sea posible comparar si todas las operaciones que aparecen en el estado de cuenta del banco, estn registradas en el libro de la empresa, de esta forma de descubre las diferencias y semejanzas que hay entre los dos, para determinar el saldo exacto que debe tener dicha cuenta. (Ligia Rodrguez 2001)

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IDENTIFICAR LAS POLTICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO EN EL REA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA MEDAL, C.A

En la actualidad la confiabilidad y la eficacia son las premisas necesarias para toda empresa que aspiran a perfeccionar su actividad econmica en aras de lograr mejores resultados

El presente manual determina la forma en que se debe realizar el registro contable de las operaciones de la entidad y los requisitos que debe contener la documentacin soporte, as como los criterios especficos de registro que no estn establecidos en este manual.

Normas para el Manejo del Efectivo (Entradas)

Objetivo: Controlar la entrada del efectivo

1. Debe verificar que los datos contenidos en el cheque sean correctos. 2. El cheque debe estar acompaado de su documentacin (soporte correspondiente). 3. Debe entregarse un recibo de ingreso al pagador. 4. Debe constatarse que el monto recibido (cheque, monedas, y/o billetes) coincida con el monto que aparece en el recibo de ingreso a entregar. 5. Debe restringirse el acceso a personas no autorizadas.

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6. Debe efectuarse la apertura en caja al menos una vez al da. 7. Debe efectuarse el cierre de caja al menos una vez al da 8. Los sobrantes en caja deben contabilizarse como otros ingresos.

Normas para el Manejo del Efectivo (salidas) Objetivo: Controlar la salida del efectivo

1. Toda salida de efectivo debe estar autorizada. 2. El efectivo que entro en caja debe ser depositado el mismo da, o en caso justificado, el da hbil bancario siguiente. 3. Los cheques o depsitos deben contener en el reverso la leyenda solo para ser depositado en la cuenta n xxxx del banco xxxx a nombre de Servicios y suministros Medal C.A. 4. Todo pago debe efectuarse con cheque y estar debidamente soportado. 5. El cheque debe tener la expresin NO ENDOSABLE. 6. Si el cheque se elabora a mano, la tinta debe ser negra o azul. 7. El cheque no debe presentar enmendaduras, tachaduras y mutilaciones en algunos de sus datos. 8. Al emitirse un cheque debe verificarse que los datos estn correctos. 9. No deben emitirse cheques sin disponibilidad bancaria. 10. No deben emitirse cheques en blanco o con algunos datos de los datos sin llenar.

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11. Al pagarse con cheques debe conservar la fotocopia de este, adems del vouchers. 12. Deben de llevarse libro auxiliar de entrada y salida de efectivo. 13. Deben efectuarse arqueos de caja sorpresivos. 14. Los faltantes de caja los paga el encargado de esta.

Polticas para el Manejo de Caja Chica

y El fondo de caja chica est destinado a cubrir gastos menores o de urgencia como por ejemplo papelera, mensajera, agua, luz, entre otros. y El importe del fondo ser de un mnimo de 1000bsf y un mximo de 3000 bsf. y Todos los pagos que se hagan con el fondo de caja chica debern estar previamente autorizados por el presidente. y Todas las facturas que se paguen con fondo de caja chica debern contener los requisitos fiscales y fecha reciente de expedicin. y La reposicin del fondo de caja chica se efectuar mediante entregas de facturas debidamente autorizadas cuyo importe se acreditar en cuenta del responsable del fondo. y Los directivos efectuaran arqueos peridicos para cerciorarse del buen manejo del fondo. y La reposicin del fondo de Caja Chica se realizar cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado.

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y La persona asignada para el manejo del fondo deber presentar obligatoriamente el cuadro Resumen de Caja Chica, adjuntando todos los documentos de respaldo. y El fondo de caja chica ser resguardado en caja con llave que solo el responsable del fondo tendr. y Todas las Facturas que ampare una Reposicin de Fondo Fijo debern tener como mximo una antigedad de 30 das hbiles a partir del la fecha de expedicin de la factura.

Normas Aplicadas Para la Elaboracin de la Conciliacin Bancaria

y Llevar libro auxiliar de banco autorizado. y Conservar los cheques anulados y devueltos. y Debe llevarse un estricto control de los talonarios de cheques y sus respectivos talonarios de pago. y Comparar el estado de cuenta emitido por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa. y Los ajustes se deben realizar por cuatro columnas sin ningn signo negativo. y A cheques emitidos debe colocrsele la fecha de caducidad.

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DESCRIBIR EL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL REA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA

Procedimiento para el Manejo del Efectivo (Entrada)

Objetivo: Describir como se controla la entrada del efectivo en caja

El procedimiento se inicia cuando el tesorero apertura la caja, verificando los depsitos en efectivos y en cheque realizados el da anterior en el banco para confirmar si existe algn cheque devuelto o si han hecho algn deposito, si hay efectivo del da anterior se revisa la relacin de cheques en caja en original (tesorera) y copia a (contabilidad) y procede a elaborar el depsito.

Cuando entra efectivo, el encargado de caja usa el formato de movimiento de caja en original (tesorero) y copia (contabilidad) y guarda la documentacin soporte respectivo, conjuntamente con el duplicado (tesorera) y triplicada (contabilidad) del recibo de ingreso.

El tesorero hace el cierre de caja, el original del movimiento en caja y la relacin de cheques en caja van a tesorera, el original de la documentacin soporte del efectivo que ingreso va contabilidad al igual que las copias de los recibos de ingresos.

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Procedimientos para el Manejo del Efectivo (salida)

Objetivo: Describir como se controla la salida de efectivo en caja

El

procedimiento se inicia cuando despus de recibir la lista de

cheques autorizados por pagar, consigna el pago y recibe la documentacin que soporta el desembolso, luego procede a guardar la documentacin con sus respectivos soportes.

El tesorero elabora los depsitos bancarios, se llena la relacin de depsitos enviada al banco, el original le queda al tesorero y la copia va a contabilidad.

El tesorero hace el cierre de caja usando el formato de movimiento de caja y relacin de cheques en caja, una copia le queda al tesorero y el original a contabilidad.

A continuacin se describen las partidas que originan salida de efectivo para su revisin y control que deben pasar por los servicios financieros como un requisito para poder autorizar el pago de la obligacin

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La Orden de Compra: Algunos de los requisitos que deben contener

 Nmero de memorando de pedido o solicitud de compra (requisicin).  Identificacin de la persona autorizada a cobrar y nmero de su cdula de identidad.  Indicar el bien o la prestacin de servicio, sealando la cantidad, unidad de medida, descripcin, precio unitario y total I  Firma y sello del director de administracin.

Anticipo o contratista de obras y servicios:

y Presupuesto de obra o servicio. y Documento principal del contrato. y Fianza del anticipo.

Valuacin de obras:

y Acta de inicio de obra. y Planilla de liquidacin de obra. y Valuacin de obras..

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Gasto de viajes (viticos entregados a empleados):

y Fecha de elaboracin y Apellidos, nombres, nmero de cdula de identidad y cargo del funcionario o trabajador beneficiario de los viticos. y Sector, programa, actividad y dependencia a la que pertenece el funcionario o trabajador. y Objeto del viaje. y Destino o lugar. y Vitico diario en bolvares.

La Nminas: algunos de los requisitos que deben contener

Si el Personal es Fijo:

y Nmina de Personal y Orden de pago permanente y Contratado: y Nmina de personal. y Obreros: y Nmina de personal y Orden de pago permanente.

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Procedimientos Contables Previos para la Elaboracin de una Conciliacin Bancaria

Partidas no registradas en el banco

y Verificar que los cheques en Trnsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco. y Verificar que los Depsitos en Trnsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.

Partidas no registradas en la empresa

y Revisar que las Notas de Dbito o Cheques omitidos (del mes pasado) estn reflejadas en el libro mayor de Banco. y Revisar que las Notas de Crdito o Depsitos omitidos (del mes pasado) estn reflejadas en el libro mayor de Banco.

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Errores

Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en los libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean por diferencias, mal ubicacin, omisin o prescripcin de cheques. Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal ubicacin, omisin o partidas que no corresponden a la empresa.

Flujo grama de Procedimiento para la elaboracin de la conciliacin bancaria

Fuentes: Autores 2010

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Ejemplo de una conciliacin

SERVICIOS Y SUMINISTRO MEDAL C.A. CONCILIACIN BANCARIA BANCO MERCANTIL AL 30/09/09 DESCRIPCIN Saldos al 30/09/09 CHEQUES EN TRNSITO 17/09/09 Cheque N 4506 20/09/09 Cheque N 4507 DEPSITOS EN TRANSITO 30/09/09 Deposito N 2365 ERRORES DE EMPRESA Deposito N 1956 registrado Deposito N 1956 correcto Cheque N 4505 mal ubicado 18.500,00 185.000, 61.300,00 166.500,0 -122.600,00 273.900,00 273.900,00 153.800,0 -153.800,00 25.000,00 40.800,00 65.800,00 PARCIAL LIBROS 230.000,0 BANCO 185.900,00

SALDOS CORRECTOS AL 30/09/09

Asientos que realiza el departamento de servicios financieros para la creacin, desembolsos y reposicin de caja chica en el libro diario.

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Nov. 2009 Caja chica Banco

1 50bs 50bs

Registro de creacin de caja chica

Nov. 2009 Caja chica Telfono

2 50 bs 10bs 27bs 87

Gastos generales de oficina Banco

Reposicin de caja chica y aumentarlo a 100 bs

Dic. 2009 Telfono Gastos generales de oficina Banco

3 13bs 17 bs 30bs

Para registrar desembolso de fondo de caja chica no repuesto

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EVALUAR EL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL REA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA

El Control Interno en una organizacin constituye primordial

una pieza

para garantizar la eficiencia, eficacia y economa en todas

las operaciones de la empresa, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades establecidas. Contar con un buen control interno del efectivo es de gran importancia para toda organizacin, ya que permitir verificar el adecuado funcionamiento de las actividades y procedimientos aplicados en el manejo del mismo.

La empresa Servicios y Suministro Medal C.A es una institucin en donde se realizan una serie de operaciones las cuales derivan una diversidad de actividades administrativas y contables, que requiere de un eficaz control interno que garantice un buen funcionamiento; esta empresa por sus variadas transacciones econmicas tiene un control del efectivo que permite el manejo de los recursos que disponen la misma as como obtener una excelente y eficiente gestin. El control interno del efectivo de Medal C.A depende en gran medida de servicios financieros y contabilidad.

Por medio del anlisis del sistema de control interno aplicado en el efectivo presenta se pudo tener conocimiento de la situacin actual que la empresa MEDAL C,A. verificar el funcionamiento de las

operaciones realizadas por la empresa a travs del cumplimiento del manual de normas y procedimientos aplicado para el manejo del efectivo, a fin de

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proponer

soluciones

que

permitan

mejorar

la

ejecucin

de

las

actividades en el mismo.

Primeramente, se determin que las conciliaciones bancarias no se elaboran oportunamente porque no se tiene a tiempo los estados de cuentas emitidos por el banco; ya que la persona encargada de solicitar dicho documento no lo retira a tiempo y esto ocasiona un retardo al departamento de servicios financieros para cotejar toda la informacin recibida y proceder a realizar la conciliacin.

Se pudo conocer que existen fallas en cuanto a los cheques emitidos debido a que no se cumple con la norma establecida por la empresa en cuento a la caducidad del mismo y estos tienden a ser cobrado a lo largo del tiempo. Tambin existe una falta de coordinacin entre servicios financieros y contabilidad al momento de proporcionar informaciones sobre las operaciones realizadas por la empresa.

La falta del persona afecta las actividades de la empresa ya que propicia la acumulacin de operaciones comerciales no procesadas, debido a la cantidad de contratos que se maneja se hace necesario que la plantilla de personas que elaboran en el departamento de servicios administrativos sea aumentada.

Tambin, se dio a conocer capacitados,

que la ausencia de recursos humanos

conlleva a que no exista una orientacin del correcto

desempeo de las labores dentro de esta organizacin, por tal motivo es

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necesaria la capacitacin continua de los empleados (cursos, talleres, seminarios, etc.), para as lograr un mejor desempeo laboral y efectividad en sus funciones.

Otro de los aspectos observados es que no existe la segregacin de funciones, lo que hace que una sola persona realice trabajos en los distintos departamentos, conllevando a un control interno deficiente.

Existe una falta de supervisin en las operaciones realizadas por los departamentos correspondientes, debido a que no se revisan los registros contables, para determinar si la empresa incurre en fallas y errores.

Por ltimo se evidenci que existe un Manual de Normas, Polticas y Procedimientos donde se encuentran manera satisfactoria. Sin embargo, plasmados cada uno de los se omiten algunos de ellos, pasos que deberan cumplirse para llevar a cabo las actividades de situacin que produce cierta descoordinacin manual y lo que realmente se realiza. entre lo sealado en el

ETAPA III CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Una vez recopilada la informacin relativa al funcionamiento de control interno en el manejo del efectivo en la empresa Servicios y Suministros Medal C.A, analizada y diagnosticada la situacin existentes, se originaron las conclusiones siguientes:

Existen retrasos significativos en la entrega de los distintos resmenes que conforman los reportes de la tesorera, lo que afecta a su vez el libre desenvolvimiento de los departamentos que utilizan esta informacin.

El departamento de servicios financieros y contabilidad no pone en prctica el manual de normas y procedimientos formalmente establecidos que sirvan de gua al personal para la realizacin de las actividades.

Las conciliaciones bancarias se llevan con retardo, debido a que los estados de cuentas suministrados por el banco no se tienen a tiempo para cotejar la informacin con los libros auxiliares.

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La empresa no cuenta con personal suficiente para la segregacin de funciones en cuanto al desempeo de su actividad econmica. Tambin se puede concluir que es necesario la supervisin al personal encargado de las operaciones relacionada al efectivo.

No existe una eficiente comunicacin entre los departamentos involucrados en el control del efectivo, para comparar los resultados de la distinta operaciones.

RECOMENDACIONES

De acuerdo al anlisis realizado a los procesos de control interno del efectivo en el departamento de contabilidad de la empresa Servicios y Suministros Medal, a continuacin se sealan las siguientes recomendaciones que pueden ser considerados para mejorar el control de las actividades.

Capacitar al personal para el mejor desempeo de las distintas actividades realizadas por el departamento de servicios financieros y contabilidad. Orientar al personal en cuanto al manual de normas y procedimiento existente en la empresa para el manejo del efectivo. Para as obtener un mejor funcionamiento de las actividades y operaciones llevadas departamento a fin de facilitar el control de las operaciones. por el

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Ejercer un mayor control en cuanto a los cheques que se emitan, de manera que sean cobrados en el tiempo establecido por la empresa y de esa forma obtener los saldos reales en la cuenta bancaria. Es indispensable que exista una comunicacin a nivel

interdepartamental con la finalidad de mejorar el desarrollo de las actividades, manteniendo el debido control del efectivo. Implementar una estructuracin de los departamentos existentes en la organizacin para que no existan fallas o prdidas de registros por la intervencin de personal de otros departamentos. Llevar a cabo un proceso de supervisin continuo de las actividades realizadas con respecto al manejo de efectivo. Cumplir y hacer cumplir las polticas establecidas por la organizacin para el mejor desenvolvimiento y alcance de los objetivos establecidos.

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DEFINICIN DE TRMINOS

Banco: Establecimiento de origen privado o pblico que debidamente autorizado por la ley admite dinero en forma de depsitos, para en unin de recursos propios poder conceder prstamos, descuentos y en general todo tipo de operaciones bancarias. (Acedo, 1998, p 38).

Cheque en Transito: Son aquellos que la empresa emite y que por alguna razn no han sido presentados al cobro, por lo tanto, no aparecen cargados y/o registrado en el estado de cuenta. (Rodrguez 1998, p 27).

Conciliacin Bancaria: Es un procedimiento que consiste en comparar y confrontar los datos del libro mayor auxiliar de banco de la empresa con el estado de cuenta que emite el banco con la finalidad de llevar a ambos saldos a un saldo comn. (CATACORA 1998, p 325).

Control: Proceso por medio del cual las actividades de una organizacin quedan ajustadas a un plan preestablecido y el plan se ajusta a las actividades de la empresa. (U.N.A 2002, p 246).

Control Administrativo: Procedimientos administrativos empleados para promover la eficiencia operativa y para que la ejecucin de las operaciones se adhiera a las polticas establecidas por la administracin de la empresa. (PERDOMO 1997, p 6).

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Control Contable: Procedimientos administrativos empleados para conservar la exactitud y la propiedad en las transacciones y en la contabilizacin de estas. (KHOLER 2004, p 123).

Control Interno: Consiste en la aplicacin de todos los mtodos y procedimientos necesarios a aplicar en una empresa para evitar fraude. (RODRGUEZ 1998, p 26).

Cuentas Corrientes: Es la modalidad bajo la cual una empresa moviliza efectivo a travs de los bancos. (HOUGTHON 1996 p 28).

Depsitos: Es la operacin mediante la cual un cliente confa a un organismo bancario sus fondos ya sea en moneda de curso legal, en el pas o en cheque y efectos de comercio. (RODRGUEZ 1998, p 25).

Efectivo: Son todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y su disponibilidad no esta sometida a ningn tipo de restriccin. (BRITO 1992, p 261).

Estado de Cuenta: Es una hoja que nos enva el banco mensualmente con la informacin detallada de todas las operaciones referente a nuestra cuenta. (RODRGUEZ 1998, p 27).

Eficacia: Es la habilidad para determinar los objetivos adecuados, hacer lo correcto. (STORNER 1996, p 748).

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Eficiencia: Capacidad de reducir los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organizacin. (STONER 1996, p 9).

Nota de Crdito: Son aquellos que el banco enva a la empresa para hacerle saber que le fue abonada, es decir aumentando cierta cantidad de dinero. (RODRGUEZ 1998, p 29).

Nota de Debito: Son aquellos que el banco enva a la empresa para hacerle saber a esta que le fue cargada, es decir, disminuye cierta cantidad de dinero. (BRITO 1992, p 153).

Procedimientos: Secuencia cronolgica de las acciones requeridas que detallan la forma exacta en la cual una actividad debe llevarse a cabo. (KOONTZ O DONNEL 1989, p 471).

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BIBLIOGRAFA

Acedo M, Carlos y, Acedo M, Alfredo. (1997). Instituciones Financieras. Editorial Mc. Graw Hill, Caracas Venezuela.

Brito, Jos A. (1992). Contabilidad Bsica e Intermedia Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo, Valencia, Venezuela.

Catacora C, Fernando. (1998). Contabilidad: La Base para las decisiones gerenciales. Editorial Mc Graw Hill, Caracas Venezuela.

Rodrguez, Ligia. (2001). El efectivo y la Conciliacin Bancaria. Editorial Universidad de los Andes, Mrida Venezuela.

Sabino, 4Ta Edicin.

Carlos.

(2002).

El

Proceso

de

Investigacin

una

Introduccin Terico Prctico. Editorial Panapo, Caracas Venezuela.

Stoner, James y Feeman R, Edward. Administracin. Editorial Prentice Hail y Mxico, Mxico. 6Ta Edicin.

Tamayo, Tamayo, Mario. (2002). El Proceso de Investigacin Cientfica. Editorial, Limusa, Mxico, Mxico. 4Ta Edicin.

ANEXOS

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DIARIO PRINCIPAL Folio No.__________

o. N Fe cha 1 2 3 4 5 6 7 8 9 DESCRIPCION ef. R E DEB ER HAB

COMPROBANTE DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA DEL_________________________AL_______________________

o.

N Fe cha 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Comp rob.

Cuenta o

Concept

Monto

TOTAL..

ChequeNo.____________Banco:_______________Beneficiario:______ ___________ Elaborado por: ______________________ Revisado por:

______________________

ARQUEO DE CAJA CHICA

No. ______

Fecha de Elaboracin: ___________

Monto del Fondo: _____________________

Dinero en Efectivo al momento del Arqueo:

Descripcin Cantidad Total

Comprobantes de Recibos y Facturas

Comprob. Recibo Factura o Concepto Monto

TOTAL

ARQUEO DE CAJA CHICA

RESULTADO DEL ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTUADO EL: __________________ ARQUEO Fondo: Bs.____________________ Distribucin: Dinero Efectivo Bs.____________________ Recibos y Facturas Bs.__________________ TOTAL.. Bs.__________________ Diferencia: Sobrante: Bs.________________ Faltante: Bs. _______________ ELABORADO POR: ________________________ REVISADO POR: _____________________

CONCILIACIN BANCARIA

CHEQUES EN TRANSITO
I Fecha tm. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 TOTAL Numero Beneficiario Monto

DEPSITOS EN TRNSITO
I Fecha tm. 1 2 3 4 8 9 TOTAL Numero Monto

NOTAS DE DBITO
I tms. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Total.. cha Fe mero Nu Motivo Monto

NOTAS DE CRDITO
Itms. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Total.. Fecha Numero Motivo Monto