Manejo Del Proceso Contable

Manejo del Proceso Administrativo
Manejo del Proceso Contable
Colegio Nacional de Educacin profesional Tcnica

Educacin de Calidad para la Competitividad
Manejo del Proceso Contable

D.R. 2008 CONALEP
Calle 16 de Septiembre 147 Norte Colonia. Lzaro Crdenas C.P. 52148, Metepec, Edo. de Mxico
Primera Edicin 2008 ISBN: En trmite Prohibida su reproduccin sin autorizacin, por escrito del CONALEP. www.conalep.edu.mx
NDICE
INTRODUCCIN UNIDAD 1 SOPORTE Y REGISTRO CONTABLE DE DOCUMENTACIN FINANCIERA 1.1.1. Contabilidad Antecedentes Definicin Tipos de Contabilidad Objetivo Importancia Disposiciones legales Normas de informacin financiera
9 9 9 10 10 11 11 11 13 15 16 16 17 17 18 18 19 19 21 22 22 24 31 32 32 33 35 61 61
1.1.2. Informacin financiera Concepto Caractersticas Entidad Econmica - Concepto - Caractersticas
Concepto de estados financieros bsicos o principales Concepto de estados financieros accesorios Concepto de capital de trabajo
1.1.3. La cuenta Concepto Elementos La partida doble
1.1.4. Catlogo de cuentas Cuentas de balance Cuentas de resultados Cuentas de orden Uso del instructivo del catlogo de cuentas
1.1.5. Documentacin fuente De ingresos
De egresos De operaciones varias
62 62 64 64 66 67 70 70 71 72 73 73 77 80 82 82 83 84 85 86 86 89 89 91 92
1.1.6. Codificacin de las plizas contables De ingreso De egreso De diario
1.1.7. Registro de transacciones financieras Hoja de rayado diario Hojas de esquemas de mayor Hoja de trabajo
1.2.1. Manejo de libros Diario general o Diario Continental Mayor Inventarios y balances
1.2.2. Manejo de libros secundarios Ventas Compras Ingresos y egresos Bancos Sociales Libro de Actas
1.2.3. Tarjetas auxiliares de movimientos de almacn Primeras entradas primeras salidas (PEPS) ltimas entradas primeras salidas (UEPS) Costo promedio (PP)
UNIDAD 2 CODIFICACIN DE OPERACIONES Y FORMULACIN DE ESTADOS FINANCIEROS BSICOS Y SECUNDARIOS. 2.1.1. Codificado y elaboracin de documentacin de ingresos Facturas de ventas y servicios Remisiones de venta de producto terminado Notas de cargo a clientes 97 97 97 101 102
Reporte de cobranzas Fichas de depsito
103 105 108 108 110 112 115 115 112 125 130 134 135 140 149
2.1.2. Codificado y elaboracin de documentacin de egresos Facturas por compras Reportes de pagos y cheques expedidos Vales de entrada de almacn
2.2.1. Elaboracin de estados financieros bsicos o principales Balance general Estado de resultados Estado de cambios en la situacin financiera Estado de variaciones del capital contable
2.2.2. Elaboracin de estados financieros secundarios Estado de origen y aplicacin de recursos Estado de flujo de efectivo
Bibliografa Glosario
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INTRODUCCIN
La contabilidad es un sistema de informacin que debe ser planeado de tal manera que cumpla con su propsito fundamental, que es brindar informacin para la toma de decisiones. Hoy en da, vivimos en un mundo en donde se requiere ser altamente competitivo para poder sobrevivir y mantenerse en un escenario mundial cambiante y demandante de profesionistas capaces de resolver el reto que implica el entorno, y que muchas veces el responder de manera correcta a los retos profesionales que enfrentamos resultaran mucho ms fcil de resolver si regresramos y entendiramos las bases fundamentales que cada profesin exige. Este libro pretende dar las bases fundamentales de lo que debe ser la contabilidad, procurando que el manejo terico de la informacin este continuamente acompaado de casos prcticos que permitan ver lo que en el campo laboral se realiza da con da. En cuestiones de contabilidad el entendimiento del lenguaje tcnico es importante para comprender la aplicacin prctica de lo que el libro pretende transmitir en su conjunto, que es aprender el manejo del proceso contable procurando utilizar y enlazar las ideas y los temas de una manera ordenada y lgica para cumplir con tal fin. Esta obra entonces, da un panorama del proceso de registro contable, entendido desde los conceptos bsicos que sobre la materia establecen los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, analizando aspectos bsicos que sern necesarios en la preparacin de una contabilidad, hasta llegar a la elaboracin de estados financieros. Cada tema de esta obra ha sido preparado conforme a una estructura didctica que permita al estudiante no solo entender el contenido mismo, sino tambin ambientarse en el entorno laboral que demanda el conocimiento prctico del tema, finalizando con una serie de actividades y prcticas que le permitan reforzar el aprendizaje adquirido en las aulas de clase. El profesor como facilitador de un proceso de aprendizaje, deber procurar actividades que complementen el contenido de cada uno de los temas, y que con un pensamiento crtico y constructivo permita la reflexin sobre la importancia de conocer a fondo las bases que conforman el manejo del proceso contable.
Manejo del Proceso Administrativo UNIDAD 1 SOPORTE Y REGISTRO CONTABLE DE DOCUMENTACIN FINANCIERA
Introduccin
La contabilidad como tal es un sistema que ha permitido a los comerciantes desde pocas muy remotas contar con informacin bsica respecto de las operaciones mercantiles que desarrollaban y de esta manera poder cuantificar sus compras, deudas, impuestos, es decir tener informacin sobre bienes, derechos y obligaciones, que entre otras operaciones les permita a los mercaderes y seores feudales de la antigua Europa, entre otros, registrar de manera muy rudimentaria tales operaciones mediante lo que en un principio se conoca como sistema de partida simple. Con el transcurso del tiempo tales sistemas de registro fueron evolucionando hasta llegar los actuales sistemas modernos y complejos que permiten no slo conocer en lo general y en lo particular cada una de las operaciones que para efectos de un negocio son necesarias, si no tambin analizarlas, y que para ello la base radica en la preparacin de la contabilidad.
1.1.1 Contabilidad
Antecedentes En la historia reciente se sabe que algunas de las aportaciones ms importantes a la contabilidad como la conocemos actualmente, se las debemos a Fray Lucca Pacioli, quien en la poca del renacimiento, es decir en la segunda mitad del siglo XV, public mtodos de registro contable que establecieron lineamientos bsicos de la contabilidad moderna. Posteriormente con el desarrollo industrial que se dio en el siglo XVIII, se hicieron contribuciones significativas en la divulgacin y prctica de la contabilidad, en donde evidentemente se dieron los fundamentos para lo que se conoce como contabilidad por partida doble. Y as hasta llegar a nuestros das en donde la contabilidad ha ido en constante evolucin, por una parte por los cambios que en materia legal y fiscal han surgido de manera local, y por otra por los avances que en el mbito tecnolgico y comercial se han dado en el mundo.

Definicin La contabilidad es una herramienta de informacin para que los usuarios, como son dueos de empresas, banqueros, inversionistas, empleados y el pblico en general conozcan informacin financiera de negocios, empresas o instituciones como bancos, gobierno, entre otras para evaluar el desempeo pasado y poder tomar decisiones para el futuro. El Instituto Mexicano de Contadores Pblicos define a la contabilidad como una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relacin con dicha entidad econmica1.
Tipos de contabilidad Si partimos del hecho que en una economa existen distintos tipos de negocios, con diversas caractersticas, entonces la contabilidad deber adecuarse a la informacin necesaria para la toma de decisiones de los diferentes usuarios, encontrando as ramas de la contabilidad que atienden a distintos usuarios y que solo por mencionar las de mayor importancia, citaremos las siguientes: Contabilidad Financiera. Es el sistema de informacin que expresa en trminos cuantitativos y monetarios, las transacciones realizadas y ciertos acontecimientos econmicos susceptibles de registrarse, y que en su conjunto permite conocer la situacin financiera particularmente de las empresas. Contabilidad Administrativa. Es el sistema orientado a informar internamente sobre funciones de planeacin y control y que ser utilizado por administradores y propietarios para evaluar el cumplimiento de metas y objetivos preestablecidos. Contabilidad Fiscal. Es el sistema de informacin diseado para preparar informacin relativa a la presentacin de declaraciones para el pago de impuestos y as cumplir con las obligaciones que en materia fiscal establecen las leyes respectivas. Contabilidad Gubernamental. Es el sistema de informacin utilizado particularmente por las empresas del sector pblico y que nicamente responde a necesidades de control gubernamental, tanto a nivel local o de dependencia gubernamental, como a nivel nacional.
1 Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Boletn A-1, pg.. 3.
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Objetivo Uno de los objetivos de la contabilidad es proveer informacin financiera acerca de una entidad econmica a todos aquellos interesados en conocer la situacin financiera de una empresa y que se presenta bsicamente en los estados financieros. La contabilidad deber proveer de informacin que sea til, oportuna y que cumpla con ciertas caractersticas que veremos en la unidad siguiente.
Importancia Hemos venido sealando que la contabilidad registra eventos histricos que permiten evaluar el desempeo de un negocio en un periodo de tiempo, esta es la principal aportacin de la contabilidad, ya que para el futuro nos da la pauta para corregir errores que como negocio se hayan presentado, o bien mantener polticas o estrategias que si estn funcionando.
Disposiciones legales En nuestra legislacin existen disposiciones, las cuales obligan a todas las entidades econmicas a llevar sistemas de contabilidad que contengan informacin suficiente y permitan identificar cada operacin realizada en lo particular para finalmente formular estados que muestren la informacin financiera del negocio. Debido a que cada da resultan ms complejas las relaciones entre individuos que profesan el comercio, y en la medida en que sus operaciones o transacciones se incrementan, es necesario se establezcan disposiciones legales que procuren el armnico y ordenado registro de las operaciones comerciales entre particulares. Siendo este el caso, el Cdigo de comercio en el titulo segundo, artculo 33 establece las disposiciones que debern seguir los comerciantes en relacin con su contabilidad, sealando para ello lo siguiente: El comerciante esta obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podr llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las caractersticas particulares del negocio, pero en todo caso deber satisfacer los siguientes requisitos mnimos: A) Permitir identificar las operaciones individuales y sus caractersticas, as como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.
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B) Permitir seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa; C) Permitir la preparacin de los estados que se incluyan en la informacin financiera del negocio; D) Permitir conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales; E) Incluir los sistemas de control y verificacin internos necesarios para impedir la omisin del registro de operaciones, para asegurar la correccin del registro contable y para asegurar la correccin de las cifras resultantes. Por otra parte y derivado de las operaciones o actos comerciales que realiza una empresa, se desprenden obligaciones en materia tributaria, por lo que tambin en este mbito se hace necesario legislar la manera en como debern quedar elaborados los registros contables, de modo que permita a las autoridades hacendarias verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones que en materia de impuestos estn obligados los contribuyentes. En este orden de ideas, la Ley del Impuesto sobre la Renta en el captulo VIII De las Obligaciones de las Personas Morales, en su artculo 86 seala como una de las obligaciones de los contribuyentes: llevar contabilidad de conformidad con el Cdigo Fiscal de la Federacin y el Reglamento de esta Ley, y efectuar los registros en la misma. Cuando se realicen operaciones en moneda extranjera, stas debern registrarse al tipo de cambio aplicable a la fecha en que se concierten. Para tal efecto el artculo 26 del Cdigo Fiscal de la Federacin establece los sistemas y registros contables que debern llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las caractersticas particulares de su actividad, pero en todo caso debern satisfacer como mnimo los requisitos siguientes: I.- Identificar cada operacin, acto o actividad y sus caractersticas, relacionndolas con la documentacin comprobatoria, de tal forma que aqullos puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades liberadas de pago por la Ley. II.- I dentificar las inversiones realizadas relacionndolas con la documentacin comprobatoria, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisicin del bien o de efectuada la inversin, su descripcin, el monto original de la inversin y el importe de la deduccin anual. III.- R elacionar cada operacin, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas. IV.- Formular los estados de posicin financiera. V.- Relacionar los estados de posicin financiera con las cuentas de cada operacin.
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VI.- Asegurar el registro total de operaciones, actos o actividades y garantizar que se asienten correctamente, mediante los sistemas de control y verificacin internos necesarios. VII.- I dentificar las contribuciones que se deben cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales. VIII.- Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estmulos fiscales. IX.- I dentificar los bienes distinguiendo, entre los bienes adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, as como los destinados a la donacin o, en su caso, a la destruccin. Normas de Informacin Financiera (antes Principios de Contabilidad) Las normas de informacin financiera (NIF)regulan la informacin financiera presentada en los estados financieros y sus notas. Es importante mencionar que la utilizacin de las NIF incrementa la calidad de la informacin financiera, asegurando as su mayor aceptacin, no slo a nivel nacional, sino tambin internacional. Por lo anterior las normas de informacin financiera que a continuacin veremos son aquellas que nos permiten conocer el marco general bajo el cual debe operar el sistema de informacin contable. Normas que identifican y limitan el ente econmico: 1. Entidad: Se refiere a que la actividad econmica es realizada por entidades identificables que realizan actividades econmicas constituidas con recursos humanos, materiales y financieros, que dan cumplimiento a fines especficos y que tienen personalidad propia independiente de la de sus accionistas o propietarios. 2. Negocio en Marcha. Esta norma considera la existencia permanente de un negocio en el mercado, es decir que tiene operacin continua y que en tanto prevalezcan dichas condiciones no deben determinarse valores estimados provenientes de un proceso de liquidacin. Normas para el reconocimiento contable de las transacciones: 3. Sustancia Econmica. La esencia econmica debe prevalecer en la operacin y alimentacin del sistema de informacin contable, as como en el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y cualquier evento que afecte econmicamente a una entidad. 4. Devengacin Contable. Las transacciones que lleva a cabo una entidad econmica con otras entidades, que la afecten econmicamente, deben reconocerse en su totalidad en
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el momento en que ocurren. Los efectos econmicos deben identificarse con un periodo contable a fin de conocer en forma peridica la situacin financiera y el resultado de las operaciones de la entidad. 5. Asociacin de costos y gastos con ingresos. Los costos y gastos en que incurra una entidad deben ser identificados con el ingreso que generen dentro del mismo periodo, independientemente de la fecha en que sean realizados. 6. Valuacin. La cuantificacin en trminos monetarios de las transacciones y eventos econmicos de una entidad debe realizarse atendiendo a los atributos del elemento a ser valuado con el fin de captar el valor econmico ms objetivo. 7. Dualidad Econmica. Este norma manifiesta que la estructura financiera de una entidad se constituye por los recursos de que dispone para la realizacin de sus fines, y por las fuentes para obtener dichos recursos, ya sean internas o externas, quienes poseen derechos sobre los bienes de la entidad. 8. Consistencia. Las operaciones similares que pueda tener una entidad deben recibir el mismo tratamiento contable, el cual debe prevalecer en el tiempo en tanto no cambie la esencia econmica de dichas operaciones Normas Particulares Finalmente es importante mencionar que existen normas particulares cuyo propsito es definir alternativas donde debe aplicarse el juicio profesional para seleccionar la ms adecuada y presentar informacin financiera razonable. El juicio profesional se refiere a que el contador debe emplear los conocimientos y experiencia necesarios para buscar posibles cursos de accin en la aplicacin de las NIF, tal juicio debe ejercerse con un criterio prudencial, esto significa que, como una prctica reconocida en la preparacin de la informacin financiera, debido a la incertidumbre que generan las transacciones u operaciones comerciales, se recomienda preparar la contabilidad registrando las alternativas que menos optimismo reflejen. Resumen La contabilidad es una herramienta de informacin base para la toma de decisiones; atendiendo al tipo de informacin que genera y las necesidades de los usuarios, se distinguen distintos tipos de contabilidad, siendo las principales la financiera, administrativa, fiscal y la gubernamental. Todas las entidades econmicas estn obligadas de conformidad con las disposiciones legales a llevar sistemas de contabilidad, esto con el fin de procurar el registro ordenado y uniforme de
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las operaciones comerciales. Existe adems normatividad que constituye parte fundamental en la prctica de la contabilidad como lo son las normas de informacin financiera, las cuales establecen los lineamientos para el adecuado registro de las operaciones y que de su correcta aplicacin depender la utilidad y confiabilidad de la informacin financiera.
Actividad A continuacin especifica en qu casos se estn aplicando correctamente las normas de informacin financiera, sealando la norma que los respalda, o en caso de ser incorrectos, indicando qu norma violentan: a) b) c) Una compaa registr en el ao de 2001, ingresos por ventas obtenidos en el ao 2000 por un importe de $130,000. Tambin registr la adquisicin de un automvil en un valor de $500,000, siendo que el costo de adquisicin fue de $150,000. Por otra parte se decidi registrar como pasivo de largo plazo en la contabilidad, la contratacin de un crdito bancario con vencimiento a dos aos por un importe de $800,000. La empresa ha decidido dejar de operar en el ao siguiente por lo que presenta sus activos a valor de liquidacin. Esta misma empresa administra la renta de unas oficinas, las ventas propias de la empresa y proporciona asesora en mercadotecnia, todos estos ingresos y gastos son manejados mediante una sola cuenta bancaria. Por los automviles que posee la empresa se registr hasta el ao anterior una depreciacin a una tasa de 20%, y por decisin de la gerencia a partir del ao siguiente la tasa que ser utilizada es de 30% Esta empresa registra sus gastos desde el momento en que los conoce, y no en el momento en que los paga
d) e)
f)
g)
Informacin Financiera Al hablar de informacin financiera nos tenemos que referir a la informacin externa que se encuentra dirigida a los usuarios del negocio que no estn involucrados en la administracin y pretende cubrir la demanda de informacin para la toma de decisiones de los distintos usuarios de la informacin, como pueden ser accionistas, bancos, acreedores, trabajadores, entre otros.
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Concepto Si nos referimos al concepto de informacin financiera, estamos hablando de Estados Financieros que bsica y fundamentalmente debe preparar una empresa con el propsito de revelar el estado que guardan las finanzas de una entidad a una fecha, segn se describe en el cuadro siguiente: Balance General Estado de Resultados Estados Financieros Estado de Cambios en la Situacin Financiera Estado de Variaciones en el Capital Notas a los Estados Financieros Caractersticas La informacin financiera debe ser preparada conforme a las normas de informacin financiera que describimos en el tema anterior, pero tambin debe contar con ciertas caractersticas que describiremos a continuacin: Confiabilidad Informacin Financiera Relevancia Comprensibilidad Comparabilidad 1. Confiabilidad. Es la caracterstica de la informacin contable por la que el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ella. Para que la informacin financiera sea confiable debe: a) b) c) d) e) Reflejar en su contenido, transacciones, transformaciones internas y otros eventos realmente sucedidos (veracidad). Tener concordancia entre su contenido y lo que se pretende representar (representabilidad) Encontrarse libre de prejuicio (objetividad) Poder validarse (verificabilidad) Contener toda la informacin necesaria que ejerza influencia en la toma de decisiones de los usuarios (informacin suficiente)
2. Relevancia. La informacin financiera es relevante cuando influye en la toma de decisiones de quienes la utilizan, para reunir esta caracterstica debe:
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a) S ervir de base en la elaboracin de predicciones y en su confirmacin (prediccin y confirmacin) b) M ostrar los aspectos ms significativos de la entidad reconocidos contablemente en atencin a sus aspectos cuantitativos y cualitativos (importancia relativa) 3. Comprensibilidad. Es una cualidad esencial de la informacin que facilita a los usuarios de los estados financieros su correcto entendimiento. Esto no quiere decir que la informacin compleja deba quedar excluida, sino que en tal caso la informacin debe complementarse con una revelacin apropiada a travs de notas para apoyar su comprensin. 4. Comparabilidad. Es la caracterstica que permite a los usuarios generales identificar y analizar las diferencias y similitudes con la informacin financiera de la misma entidad y con la de otras entidades, en el transcurso del tiempo.
Entidad econmica Concepto

Al referirnos a una entidad econmica tenemos que atender a la definicin que analizamos en el tema anterior, dentro del NIF A-2 de las Normas de Informacin Financiera. De tal concepto podemos desprender que se encuentran incluidas a las personas fsicas y a las personas morales que se dediquen a alguna actividad econmica, y que podramos resumir de la siguiente forma: Personas Morales Entidad zonas fsicas Sector Pblico Sector Mixto Sector Privado Comercial Industrial Servicios Comercial Industrial Servicios
Legalmente el trmino de entidad se establece en el Artculo 25 del Cdigo Civil clasificando a las personas morales o colectivas de la siguiente manera: I. La Nacin, los Estados y los Municipios; II. Las dems corporaciones de carcter pblico reconocidas por la ley; III. Las sociedades civiles o mercantiles;
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IV. Los sindicatos, las asociaciones profesionales y las dems a que se refiere la fraccin XVI del artculo 123 de la Constitucin Federal; V. Las sociedades cooperativas y mutualistas; VI. L as asociaciones distintas de las enumeradas que se propongan fines polticos, cientficos, artsticos, de recreo o cualquiera otro fin lcito, siempre que no fueren desconocidas por la ley. VII. L as personas morales extranjeras de naturaleza privada, en los trminos del artculo 2736. Por otra parte, respecto a las personas fsicas en el mismo Cdigo Civil, el Artculo 22 establece: La capacidad jurdica de las personas fsicas se adquiere por el nacimiento y se pierde por la muerte; pero desde el momento en que un individuo es concebido, entra bajo la proteccin de la ley y se le tiene por nacido para los efectos declarados en el presente Cdigo. En este mismo orden de ideas en el Cdigo Civil, el Artculo 23 establece que las personas para poder ostentar capacidad jurdica debern contar con mayora de edad, reunir requisitos de salud, o en su defecto contar con la debida representacin legal. Caractersticas Las personas morales y fsicas tienen los siguientes atributos: Personas Fsicas cuyas caractersticas de entidad son: i. Nombre ii. Fecha de nacimiento iii. Domicilio iv. Patrimonio Personas Morales cuyas caractersticas de entidad son: i. Razn o denominacin social ii. Fecha de constitucin iii. Domicilio legal iv. Capital de aportacin
Concepto de estados financieros bsicos o principales Como veremos a detalle en el tema 2.2.1, los estados financieros bsicos deben cumplir con el objetivo de informar sobre la situacin financiera de la empresa, conforme a lo que seala la NIF A3 de Objetivos de los Estados Financieros contenido en las Normas de Informacin Financiera, y que para tal efecto, son los siguientes:
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Balance General, que muestra los activos, pasivos y capital contable a una fecha determinada. Estado de Resultados, que muestra los ingresos, costos y gastos, as como la utilidad o prdida resultante. Estado de cambios en la situacin financiera que indica los cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad en un periodo determinado. Estado de variaciones en el capital, que muestra los cambios en la inversin de los dueos o accionistas en un periodo determinado. Notas a los estados financieros, que son parte integrante de los mismos y su objetivo es ampliar informacin relevante respecto a los estados financieros. Concepto de estados financieros accesorios Son aquellos que aclaran y analizan las cifras contenidas en los estados principales o bsicos. Son necesarios como informacin complementaria y proporcionan elementos de juicio ms extensos. Dichos estados son: Estado de costo de lo vendido, algunas empresas muestran la determinacin del costo de lo vendido dentro del estado de resultados debido a la significacin de esta informacin en la determinacin de los resultados de un periodo. Estado de costo de produccin, que muestra los costo de produccin totales ocurridos en un periodo, los cuales aumentados y disminuidos por los inventarios al inicio y al final de la produccin que queda en proceso, representa el costo de los artculo al trmino de dicho periodo. Estado de ingresos y salidas de efectivo, muestra los movimientos de efectivo en un periodo, es de mucha utilidad para la administracin del efectivo corto plazo. Estado de cambios en la situacin financiera con presentacin de cambios en el capital de trabajo, se centra en presentar los flujos del ciclo financiero a largo plazo que se reflejan en un aumento o disminucin del capital de trabajo, el estado separa la informacin en dos grupos: Capital de trabajo generado, que est representado por los orgenes de los recursos que incluyen la utilidad neta del ao, los cargos a resultados que no significaron desembolso de efectivo, las ventas o disminuciones de activos no circulantes y los aumentos en los pasivos no circulantes y en el capital. Capital de trabajo utilizado, que esta representado por los recursos aplicados en aumento de activos no circulantes, en disminucin de pasivos no circulantes y en el capital
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Concepto de estado de cambios en el capital de trabajo Estado de cambios en el capital de trabajo es un estado complementario en donde se obtiene el aumento o disminucin neta en el capital de trabajo.
Resumen
La informacin financiera es aquella que se prepara con el fin de dar a conocer la situacin financiera de una entidad, entendindose como tal cualquier persona fsica o moral que realice una actividad econmica, a los usuarios externos. La informacin financiera se muestra a travs de los estados financieros bsicos, que son el Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en la Situacin Financiera, Estado de Variaciones en el Capital y las Notas a los Estados Financieros y para cumplir su objetivo de reflejar la situacin financiera es necesario que rena como caractersticas primarias: la confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y comparabilidad. Actividad A continuacin se te proporciona una serie de oraciones que se han visto en el transcurso de esta unidad, las cuales debers completar con las palabras correctas que hagan falta: Si nos referimos al concepto de informacin financiera, estamos hablando de ________________. La informacin financiera debe ser preparada conforme a ____________________. La ________________ es la caracterstica de la informacin contable por la que el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ella. Tres caractersticas de confiabilidad son: _____________, _____________ y ______________. La informacin financiera es _____________ cuando influye en la toma de decisiones de quienes la utilizan La __________________ es una cualidad esencial de la informacin que facilita a los usuarios de los estados financieros su correcto entendimiento Es la caracterstica que permite a los usuarios generales identificar y analizar las diferencias y similitudes con la informacin financiera de la misma entidad y con la de otras entidades: ______________
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Legalmente el trmino de entidad se establece en el Artculo 25 del ________________ donde clasifica a las personas morales o colectivas y en el Artculo 22, a las personas fsicas. Los estados financieros bsicos deben cumplir con el objetivo de _____________ sobre la situacin financiera de la empresa. El Balance General muestra los ___________, _____________ y ___________ a una fecha determinada. El _______________________ muestra los ingresos, costos y gastos, as como la utilidad o prdida resultante. El Estado de cambios en la situacin financiera indica los cambios ocurridos en la ________________________ de la entidad en un periodo determinado. Las __________ son parte integrante de los estados financieros y su objetivo es ampliar informacin relevante. Algunas empresas muestran la determinacin del ________________________ dentro del estado de resultados debido a la significacin de esta informacin en la determinacin de los resultados de un periodo. El Estado de cambios en el capital de trabajo es un estado complementario en donde se obtiene el _________________________ en el capital de trabajo.
La cuenta
Las cuentas son utilizadas en una estructura de un sistema de contabilidad, el cual independientemente del tamao de una empresa, es indispensable para una adecuada organizacin de la informacin financiera. Concepto Hemos mencionado que la contabilidad financiera es un sistema de informacin que expresa en trminos cuantitativos y monetarios, las transacciones realizadas y ciertos acontecimientos econmicos susceptibles de registrarse, para poder cumplir con esta finalidad las cuentas son el instrumento que permite de manera ordenada, sistemtica y comprensible registrar las operaciones realizadas por una entidad.
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Elementos Tradicionalmente la cuenta se representa mediante una T llamada tambin esquema de mayor, este representa de manera grfica la forma en como se registran las operaciones en los libros de contabilidad. La cuenta T se compone de los siguientes elementos: 1) Cargo y Abono
CUENTA DEBE CARGO

2) Movimientos Deudores y Movimientos Acreedores Los conceptos denominados Debe, tambin se les conoce como cargos, la suma de todos los cargos, se les llama movimientos deudores.
HABER ABONO
CUENTA
DEBE CARGOS 100 800 250 1,150 Movimiento Deudor
Los conceptos denominados Haber, tambin se les conoce como abonos, la suma de todos los abonos se le conoce como movimiento acreedor.
CUENTA
HABER ABONOS 350 400 120
870 Movimiento Acredor

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3) Saldo de la cuenta El saldo es el resultado de la diferencia que puede haber entre los movimientos deudores y acreedores. Dicho saldo puede ser de naturaleza deudora o acreedora, segn veremos a continuacin: Saldos Deudores: cuando nicamente se tienen cargos, el saldo es deudor, o bien cuando los movimientos deudores son mayores a los movimientos acreedores.
CUENTA
DEBE CARGOS 100 800 250 1,150 movimiento/Saldo Deudor
CUENTA
DEBE CARGOS 100 800 250 1,150 movimiento/Saldo Deudor HABER ABONOS 350 400 120
Saldos Acreedores: cuando nicamente se tienen abonos, el saldo es acreedor, o bien cuando los movimientos acreedores son mayores a los movimientos deudores.
CUENTA
DEBE HABER ABONOS 350 400 120
1,150 movimiento/Saldo Deudor
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Manejo del Proceso Administrativo CUENTA

DEBE CARGOS 100 800 250 1,150 movimiento/Saldo Deudor HABER ABONOS 750 400 120
1.270 Movimiento Acredor 120 Saldo Acredor
4. Cuenta saldada
Una cuenta saldada como su nombre lo indica representa una operacin que ya concluy y que la suma del movimiento deudor es igual a la suma del acreedor dejando el saldo sin cantidad alguna.
CUENTA
DEBE CARGOS 100 800 250 120 1,270 movimiento/Saldo Deudor HABER ABONOS 750 400 120
1.270 Movimiento Acredor
Normalmente para representar una cuenta saldada se acostumbra cortar la cuenta T con dos lneas. La partida doble El sistema de partida doble se refiere a que contablemente en cualquier operacin o transaccin que afecte al activo, pasivo o capital, existen dos componentes mercantiles (aumento o disminucin) y cuatro variables de registro que podemos describir de la siguiente manera:
Un aumento Una disminucin Una disminucin Un aumento

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Una disminucin Un aumento Una disminucin Un aumento

Para ejemplificar lo anterior pongamos el caso de una adquisicin a crdito de un automvil en $100,000.00; la empresa poseer un automvil con valor de $100,000.00 y deber a la agencia de autos un crdito por $100,000.00. En trminos contables hay un incremento de Activo y un incremento de Pasivo: Activo = Pasivo (Automvil) (Crdito) $100,000.00 $100,000.00
Lo anterior se refiere a que todas las transacciones de una empresa siempre tienen un doble efecto, esto nos lleva al concepto de las ecuaciones en materia de contabilidad y que se conforman con: Ecuacin Bsica del Balance General
Activo = El valor de lo que se posee
Pasivo + El valor de lo que se debe a acreedores
Capital Contable El valor de lo invertido por los dueos o accionistas
Esta ecuacin representa un estado financiero llamado Balance General y es la base fundamental en la estructura contable.
De la ecuacin anterior se desprenden aritmticamente dos ecuaciones que nos permiten entender el sentido del trmino balance:
Pasivo Capital Contable
= =
Activo Activo
- -
Capital Contable Pasivo
El sistema de partida doble, es resultado de estas ecuaciones, que al ser afectadas en una operacin contable mantiene un balance de las operaciones contabilizadas, y que si lo vemos en forma de cuentas de T, el registro de las operaciones implicaran cargos y abonos, que como regla pudiramos establecer:
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a todo cargo corresponde un abono DEBE CARGOS Incremento Activo Disminucin Pasivo Disminucin Capital 1,270 movimiento/Saldo Deudor
CUENTA
HABER ABONOS
Incremento Pasivo Incremento Capital 1.270 Movimiento Acredor
Disminucin Activo
De lo anterior se desprenden las reglas de la partida doble: Caso No. 1: a) Una disminucin de Activo A todo aumento de Activo corresponde b) Un incremento de Pasivo c) Un incremento de Capital Esta regla indica que se debe cargar cuando aumenta el Activo y que dicho cargo debe ser correspondido por un abono que afecte otra cuenta de Activo, Pasivo o Capital. Para ejemplificar cada una de las variables, supongamos las siguientes operaciones: a) Aumento de Activo, disminucin de Activo:
Un cliente deposita en nuestra cuenta bancaria $50,000 como pago a cuenta de su adeudo.
BANCOS
CUENTAS POR COBRAR $ 50,000
$ 50,000 b) Aumento de Activo, aumento de Pasivo:
Compra de mercanca a crdito con valor de $85,000.
ALMACEN
PRVEEDORES $ 85,000
$ 85,000 c)
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Aumento de Activo, aumento de Capital:

Aportacin de capital por parte de los accionistas por un importe de $100,000.
BANCOS $ 100,000
CAPITAL SOCIAL $ 100,000
Caso No. 2: a) Una disminucin de Activo A toda disminucin de Pasivo corresponde b) Un incremento de Pasivo c) Un incremento de Capital Esta regla indica que se debe cargar cuando disminuye el Pasivo y que dicho cargo debe ser correspondido por un abono que afecte otra cuenta de Activo, Pasivo o Capital. Para ejemplificar cada una de las variables, supongamos las siguientes operaciones: a) Disminucin de Pasivo, disminucin de Activo: Pago de mercanca adquirida a crdito, con valor de $85,000.
PRVEEDORES $ 85,000
b) Disminucin de Pasivo, incremento de Pasivo:
BANCOS $ 85,000
El adeudo por $38,000 que se tiene con un proveedor se garantiza mediante pagar.
PRVEEDORES $ 38,000
BANCOS $ 38, 000
c) Disminucin de Pasivo, aumento de Capital:
El adeudo por $150,000 que se tiene con un proveedor se liquida mediante la entrega de acciones de la empresa.
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PRVEEDORES $150,000
Caso No. 3: a) Una disminucin de Activo A toda disminucin de Capital corresponde b) Un incremento de Pasivo c) Un incremento de Capital Esta regla indica que se debe cargar cuando disminuye el Capital y que dicho cargo debe ser correspondido por un abono que afecte otra cuenta de Activo, Pasivo o Capital. Para ejemplificar cada una de las variables, supongamos las siguientes operaciones: a) Disminucin de Capital, disminucin de Activo: Retiro de un accionista de una empresa cuyo reembolso se hace con entrega de mercanca con valor de $130,000.

b) Disminucin de Capital, incremento de Pasivo:
ALMACEN $ 130,000
Retiro de un accionista de una empresa cuyo reembolso queda pendiente y nicamente se firma un convenio de pago por un importe de $80,000.

c) Disminucin de Capital, aumento de Capital:
ALMACEN $ 80,000
La asamblea de accionistas de una empresa pago dividendos provenientes de utilidades de ejercicios anteriores por un total de $200,000.
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UTILIDADES ACUMULADAS $ 200, 000
DIVIDENDOS PAGADOS $ 200, 000
Los casos anteriores presentados en esquemas de mayor, deben ser preparados previamente en asientos de diario, que es la base o principio de las operaciones que habrn de registrarse mediante cuentas, y que ejemplificamos a continuacin:
Asientos de Diario del Caso No. 1 31 de Diciembre de 20XX Bancos Cuentas por Cobrar 31 de Diciembre de 20XX Almacn Proveedores 31 de Diciembre de 20XX Bancos Capital Social
$ 50,000
$ 50,000
$ 85,000
$ 85,000
$ 100,000
$ 100,000
Asientos de Diario del Caso No. 2 31 de Diciembre de 20XX Proveedores Bancos 31 de Diciembre de 20XX Proveedores Documentos por Pagar 31 de Diciembre de 20XX Proveedores Capital Social
$ 85,000
$ 85,000
$ 38,000
$ 38,000
$ 150,000
$ 150,000
Asientos de Diario del Caso No. 3 31 de Diciembre de 20XX Capital Social Almacn 31 de Diciembre de 20XX Capital Social Acreedores
$ 130,000
$ 130,000
$ 80,000
$ 80,000
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c 31 de Diciembre de 20XX Utilidades Acumuladas Dividendos Pagados $ 200,000 $ 200,000
Hasta este momento, para verificar la teora de la partida doble hemos visto como en las distintas cuentas de Activo, Pasivo y Capital, persiste la dualidad econmica y que esto a su vez respeta la ecuacin fundamental en materia de contabilidad (Activo = Pasivo + Capital). Por lo anterior, al finalizar un periodo contable es necesario verificar que las operaciones registradas respetaron las reglas que hemos venido comentado de la teora de la partida doble, para ello existe un documento contable conocido como Balanza de Comprobacin que permite corroborar que los asientos de diario y su pase al mayor mantuvieron esta prctica. Una balanza de comprobacin contiene los siguientes elementos, que se muestran en la figura anexa: Cuando en la Balanza de Comprobacin resultan diferencias, es decir, que la suma de las columnas de movimientos y saldos no es igual, se puede deber a alguna de las siguientes causas: 1. 2. 3. 4. No haber comprobado correctamente las sumas en los asientos de diario. Haber olvidado el traspaso de algn asiento de diario al mayor, o hacerlo incorrectamente. Haber realizado incorrectamente las operaciones aritmticas. Haber registrado errneamente alguna cantidad en una columna distinta a la que debiera corresponder.
Resumen Las cuentas son el instrumento que permite de manera ordenada, sistemtica y comprensible registrar las operaciones de una entidad; tradicionalmente la cuenta se representa mediante una T llamada tambin esquema de mayor y que esta integrada con: nombre de la cuenta, cargos (debe), abonos (haber), movimientos (debe y haber) y saldo. Para el registro de las operaciones, debe tenerse presente que las transacciones de una empresa siempre tienen un doble efecto, de este principio y como resultado de la ecuacin fundamental de balance (activo = pasivo + capital) surge el sistema de partida doble el cual, partiendo de que a todo cargo corresponde un abono, fija las reglas para el registro de las operaciones. Actividad 1) Con la informacin que se presenta determina cules son las cantidades que faltan para completar las ecuaciones contables.
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ACTIVO 189,000 263,000 549,700 124,789 875,460 765,430 PASIVO 104,000 117,600 28,300 286,590 349,761 228,708 482,340 CAPITAL 87,000 215,000 265,300 287,450 230,653 (56,705) 120,746
Con la informacin siguiente determina los movimientos deudor y acreedor y obtenga el saldo deudor o acreedor, y en su caso seale las cuentas saldadas o cerradas.
BANCOS
$ 80,000 23,670 74,000 $ 15,000 22,400
ACREDORES
$ 15,600 24,100 7,000 $ 80,000 148,600 42,000
PROVEEDORES
$ 325,000 $ 165,000 160,400
CAPITAL SOCIAL
$ 25,000 $ 65,000 100,000
INGRESOS
$ 154,800 347,340 87,500 Catlogo de cuentas
GASTOS
$ 46,900 38,650 23,450 76,860
El catlogo de cuentas es un documento contable que nos permite de manera ordenada, estructurada y lgica integrar las cuentas que se utilizarn para el registro de las operaciones habituales de una empresa. Este catlogo permite desde el inicio del ciclo contable de una empresa, llevar una adecuada aplicacin de los principios de contabilidad vistos en captulos anteriores, ya que la consistencia y la forma en como se revela la informacin, son elementos fundamentales para que durante un periodo contable se registren correctamente las operaciones de una entidad. En el tema anterior estudiamos las ecuaciones fundamentales de la contabilidad, partiendo de stas, es que analizaremos a continuacin cada uno de estos elementos en cuentas de balance y resultados.
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Cuentas de balance Las cuentas de balance como hemos venido comentando se dividen en Activo, Pasivo y Capital, cada una de estas agrupa cuentas que clasifican las operaciones que afectan la actividad econmica de una empresa, y que analizaremos tomando en cuenta para efectos prcticos, aquellas que por su importancia y uso comn son las ms relevantes. Cuentas de activo Caractersticas representan lo que tiene una entidad. son de naturaleza deudora. se registran por primera vez cargando. se incrementan cargando y se disminuyen abonando.
Cuentas de pasivo Caractersticas representan lo que debe una entidad. son de naturaleza acreedora. se registran por primera vez abonando. se incrementan abonando y se disminuyen cargando.
Cuentas de capital Caractersticas representan la inversin de los socios o accionistas de una entidad. son de naturaleza acreedora. se registran por primera vez abonando. se incrementan abonando y se disminuyen cargando.
Cuentas de resultados Las cuentas de resultados resumen las operaciones comerciales de una entidad en un periodo, y que bsicamente presentan la diferencia entre los ingresos y los gastos que se reflejarn como parte del capital dentro del Balance General.
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Caractersticas representan las transacciones comerciales de una entidad en un periodo. son de naturaleza acreedora, mientras que las cuentas de gastos son de naturaleza deudora. se incrementan en el transcurso de un periodo contable abonando, mientras que las cuentas de gastos se incrementan cargando. se saldan al final del periodo contable cargando, mientras que las cuentas de gastos se saldan abonando.
Cuentas de orden Como hemos venido sealando el propsito de la contabilidad financiera es el tener un fin informativo y que deriva de la relacin de la contabilidad con el medio econmico que lo rodea. Por lo tanto se requieren adems de las cuentas que hemos visto anteriormente, cuentas que permitan revelar cierto tipo de eventos econmicos y su revelacin se presenta en lo que son conocidas como cuentas de orden, dichas cuentas an cuando forman parte integrante de los estados financieros, no modifican el estado de situacin financiera ni los resultados de una entidad. Caractersticas Su presentacin es adjunta a los estados financieros o a travs de notas a los estados financieros. Su presentacin revela eventos extraordinarios y a veces ajenos a la empresa y que como sealamos pueden suceder, pueden ser probables y pueden crear obligaciones o derechos o no. Se manejan dentro del sistema de una contabilidad por lo que en su registro es necesario observar el principio de la partida doble. Toda cuenta de orden para conservar su equilibrio tendr una contracuenta por la misma cantidad. El nombre de las cuentas de orden debe ser aquel que designe con mayor claridad el concepto que se registra y por lo regular la contracuenta o segunda cuenta tendr la misma denominacin pero insertando al final la palabra contra.
Se clasifican en tres grandes grupos: 1. Valores y bienes ajenos
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En ellas se registran valores que se reciben para ser guardados en cajas de seguridad, para ser recibidos en prenda o para la ejecucin de algn mandato por cuenta de un tercero. Se utilizan comnmente en los siguientes tipos de operaciones: i. Relacionadas con mercancas que se reciben a consignacin. Cuando se realizan operaciones comerciales a consignacin, este tipo de eventos se registra en cuentas de orden con el fin de informar el monto de las mercancas que se encuentran amparadas bajo un contrato de consignacin y que por lo tanto no son un activo para la entidad, independientemente de los beneficios que pudieran representar. ii. Relacionadas con bienes y documentos recibidos para su cobro. Esta cuenta de orden se utiliza para registrar los documentos recibidos para efectuar la gestin de cobro y que al ser propiedad de un tercero no puede registrarse en el activo de la entidad. 2. Valores Contingentes
Representan derechos y obligaciones contingentes derivados de un contrato bilateral o bien de un juicio que tenga en proceso la entidad, como puede ser de carcter mercantil, civil, penal, laboral, entre otros. Se utilizan comnmente en los siguientes tipos de operaciones: i. Relacionadas con avales otorgados Cuando se avala un documento, el avalista garantiza el pago del mismo, tal responsabilidad contingente requiere el registro en cuentas de orden con el fin de informar de la responsabilidad que se ha contrado en el probable caso de que el deudor no cumpliese con sus compromisos de pago. ii. Relacionadas con juicios pendientes Esta cuenta de orden se utiliza para informar sobre los juicios pendientes en donde pudiese existir una responsabilidad contingente o un beneficio futuro cuyo resultado depender del mejor juicio de la gerencia, y de los asesores relacionados con los juicios.
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3. Valores de Control
Representan los valores emitidos, las obligaciones o derechos derivados de las condiciones establecidas por las leyes fiscales y que por lo general representan derechos u obligaciones probables cuyo resultado depender de las decisiones de la gerencia con respecto a la administracin de valores y manejo de los impuestos. Se utilizan comnmente en los siguientes tipos de operaciones: i. Relacionadas con la emisin de billetes de lotera Esta cuenta de orden se utiliza para controlar los billetes emitidos conforme a nmeros y series, mientras llega la fecha en que debern ser entregados en puntos de venta, para su posterior comercializacin. ii. Relacionadas con cuentas de orden de carcter fiscal Esta cuenta de orden se utiliza para registrar informacin que aunque nicamente tenga efectos fiscales y no financieros, existe la probabilidad de una responsabilidad contingente o un beneficio futuro cuyo resultado depender de las decisiones que en materia fiscal lleve a cabo la entidad, como puede ser la depreciacin fiscal de los activos fijos, el importe de las prdidas fiscales, entre otros.
Uso del instructivo del catlogo de cuentas

De manera continua hemos venido comentando la importancia de los principios que rigen el registro de la contabilidad, de manera que stos le den ciertas caractersticas a la informacin emitida. Como comentamos al inicio de este tema, el catlogo de cuentas da estructura y orden, por lo cual es importante entonces generar un instructivo para su uso, ya que ste nos proporcionara las siguientes ventajas: El uso del instructivo del catalogo de cuentas tiene las siguientes ventajas: a) b) c) Constituye una norma escrita de carcter permanente que limita los errores de clasificacin. Sirve para unificar el criterio de quienes lo manejan, tanto ms si la empresa se ramifica en sucursales. Facilita la consolidacin de cifras de las sucursales a la Matriz.
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d) Siendo una gua, no se requiere de personal de alta especializacin contable para su manejo.
e) La elaboracin de asientos contables se traduce en economa de tiempo y gasto. Ahora bien por lo regular un instructivo contiene un catlogo numrico que identifica perfectamente cada una de las partidas del balance general y del estado de resultados, de manera que las cuentas sean identificables para su codificacin y registro en un sistema de contabilidad. Un ejemplo de catlogo de cuentas es el siguiente: CUENTAS DE BALANCE Sub Cuenta Cuenta 1000 1100 1101 1102 1103 1104 1105 1106 1107 1108 1109 1110 1111 1112 1200 1201 1202 1203 1204 1205 1206 1207 1208 1300 1301 1302 1303 1304
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S.S. Cuenta
Descripcin CUENTAS DE BALANCE ACTIVO Activo Circulante Caja Chica Bancos Inversiones temporales Cuentas por cobrar a clientes Documentos por cobrar Deudores Diversos Estimacin para cuentas incobrables Almacn IVA Acreditable Impuestos Anticipados Anticipo a Proveedores Pagos Anticipados Activo Fijo Terrenos Construcciones Maquinaria y equipo Mobiliario y equipo de oficina Equipo de transporte Depreciacin acumulada de Maquinaria y equipo Depreciacin acumulada de Mobiliario y eq. de oficina Depreciacin acumulada de Equipo de transporte Activo Diferido Gastos preoperativos Gastos de organizacin Depsitos en garanta Amortizacin acumulada de activo diferido

1400 1401 1402 1403 1500 1501 2000 2100 2101 2102 2103 2104 2105 2200 2201 3000 3100 3101 3102 3103 3200 3201 3202 3203 4000 5000 6000 6100 6200 7000 7100 7200 8000 8100 8200 9000 9100 9200 Activo Intangible Marcas y patentes Derechos de autor Amortizacin acumulada de activo intangible Otros Activos Inversiones en proceso PASIVO Pasivo a corto plazo Proveedores Acreedores diversos Crditos bancarios Anticipo de clientes Impuestos por pagar A largo plazo Crditos bancarios CAPITAL CONTABLE Capital Contribuido Capital Social Aportaciones para futuros aumentos de capital Reserva legal Capital Ganado Utilidad del ejercicio Prdida del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores CUENTAS DE RESULTADOS Ingresos Costo de Ventas Gastos de Operacin Gastos de Administracin Gastos de Venta Costo Integral de Financiamiento Gastos Financieros Productos Financieros Otros Gastos y Productos Otros Gastos Otros Productos Provisiones I.S.R. P.T.U.
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Una vez que se tienen definido un catlogo de cuentas, se prepara un instructivo que detalla la manera en como debern ser registradas las operaciones contables de una entidad y que a continuacin exponemos: Cuentas de Activo Caja Chica Caractersticas Representa el fondo en efectivo y/o en comprobantes que puede tener una empresa. Se presenta en el Balance General como la primer cuenta de Activo Circulante Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se establece el fondo Se reembolsa el fondo Se incrementa el fondo Bancos Caractersticas Representan el efectivo de una entidad depositado en una institucin financiera. Se presenta en el Balance General como una cuenta de Activo Circulante (junto o seguido del efectivo en Caja). Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se apertura una cuenta Se deposita dinero en una cuenta Se depositan los intereses ganados Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se retira dinero de la cuenta Se descuentan comisiones bancarias y otros cargos por manejo de cuenta Se cancela la cuenta Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se cancela el fondo Se comprueban o se registran los gastos del fondo Se disminuye el fondo
Inversiones Temporales Caractersticas Representan los excedentes de efectivo que se depositan en cuentas de inversin temporal en instituciones financieras.
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Su disponibilidad debe ser de corto plazo (plazos menores a un ao). Se presenta en el Balance General como una cuenta de Activo Circulante (despus de Bancos). Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se apertura un contrato de inversin Se deposita dinero en la cuenta de inversin Se depositan los rendimientos devengados o su valor estimado de realizacin Se reconocen ganancias atribuibles al cambio en las bases de valuacin Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se retira dinero de la cuenta de inversin Se descuentan gastos de administracin por manejo de la inversin Se cierra un contrato de inversin Se reconocen prdidas atribuibles al cambio en las bases de valuacin
Cuentas por cobrar a Clientes Caractersticas Representan las ventas de mercanca o servicios a crdito, como una promesa de pagar con dinero en una fecha futura. Se presentan en el Balance General considerando su disponibilidad, que puede ser: o A corto plazo, cuando su disponibilidad es inmediata dentro de un ao y entonces deben presentarse como una cuenta de Activo Circulante despus de las inversiones temporales. o A largo plazo, cuando su disponibilidad sea a plazos mayores a un ao, y que en este caso debern presentarse fuera del Activo Circulante.
Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se otorgan crditos por la venta de mercancas o servicios Se pactan intereses ordinarios y moratorios por los crditos
Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se realizan pagos totales o parciales a cuenta de los crditos otorgados a clientes Se efectan devoluciones y/o descuentos sobre las operaciones a crdito con los clientes Por la determinacin definitiva de una cuenta incobrable
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Estimacin para cuentas incobrables Caractersticas Representa el importe estimado de las cuentas por cobrar que no pagarn los clientes. Se presenta en el Balance General dentro del Activo Circulante, disminuyendo a la cuentas por cobrar a clientes. Es una cuenta complementaria (de las cuentas por cobrar a clientes) cuya naturaleza es acreedora. Se carga cuando: Finaliza un ejercicio Se cancela por la recuperacin de una cuenta que haba sido estimada como incobrable Se cancela por la determinacin definitiva de una cuenta incobrable Se abona cuando: Se inicia un ejercicio Como resultado de los estudios efectuados a las cuentas por cobrar, haya un aumento o reconocimiento de una cuenta de cobro dudoso
Documentos por Cobrar Caractersticas Representa los crditos otorgados que han quedado documentados mediante algn tipo de ttulo de crdito. Se presenta en el Balance General considerando su disponibilidad, que puede ser: o A corto plazo, cuando su disponibilidad es inmediata dentro de un ao y entonces deben presentarse como una cuenta de Activo Circulante despus de las cuentas por cobrar a clientes. o A largo plazo, cuando su disponibilidad sea a plazos mayores a un ao, y que en este caso debern presentarse fuera del Activo Circulante. Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se genera un ttulo de crdito a valor nominal a favor de la entidad Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se realizan pagos totales o parciales a cuenta de los crditos otorgados a clientes Se endosa o cancela el derecho de un documento por cobrar Por la determinacin definitiva de un documento incobrable
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Deudores Diversos Caractersticas Representa los prstamos otorgados que no se derivan de la venta de mercancas o la prestacin de servicios, y por los cuales no existe ningn tipo de garanta documental (ttulos de crdito) Se presenta en el Balance General como una cuenta de Activo Circulante (despus de la cuenta de Clientes). Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se realizan ventas a crdito por operaciones distintas a las de la naturaleza propia de una empresa Se concede un prstamo, sin garanta documental Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se realizan pagos totales o parciales a cuenta de los prstamos otorgados. Se efectan devoluciones y/o descuentos sobre las ventas a crdito Por la determinacin definitiva de una cuenta incobrable.
Almacn (Inventarios) Caractersticas Representa las existencias de materia prima, productos semi-terminados y terminados que tiene una empresa a una fecha determinada Se presenta en el Balance General como una cuenta de Activo Circulante (despus de la cuenta de Deudores).
Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se adquieren, a su costo de adquisicin o produccin, materias primas, productos semi-terminados o terminados para su transformacin o venta Se revalan los bienes adquiridos por modificaciones en los precios, por fluctuaciones de su valor en el mercado.
Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se registra el traspaso al costo de ventas conforme a los mtodos de registro de inventarios que lleve la empresa y que se analizar en el tema 1.2.3.
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IVA Acreditable Caractersticas Representa los derechos obtenidos por la empresa en la adquisicin de mercancas, bienes o servicios, derivados del pago del Impuesto al Valor Agregado. Se presenta en el Balance General como una cuenta de Activo Circulante (despus de la cuenta de Deudores Diversos). Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Con el importe del impuesto pagado en la adquisicin de mercancas, bienes o servicios. Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se acredita el impuesto contra el IVA Trasladado Se efectan devoluciones y/o descuentos sobre las adquisiciones de mercancas, bienes o servicios. Se obtiene el derecho de devolucin o compensacin conforme a las leyes de la materia
Impuestos Anticipados Caractersticas Representa los derechos obtenidos y provisiones temporales en el clculo de impuestos que se han pagado por anticipado. Se presenta en el Balance General como una cuenta de Activo Circulante (despus de la cuenta de IVA Acreditable). Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se provisiona el pago anticipado de impuestos federales. Existen retenciones conforme a las leyes en materia de impuestos Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se cancela el impuesto provisional contra el impuesto definitivo del ejercicio Se obtiene el derecho de devolucin o compensacin conforme a las leyes de la materia
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Anticipo a Proveedores Caractersticas Representa una erogacin efectuada por bienes o servicios pagados por anticipado a los proveedores y cuyo propsito es utilizarlos en el proceso productivo. Se presenta en el Balance General como parte del Activo Circulante en seguida de la cuenta de Impuestos Anticipados. Se carga cuando: Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se efecte la amortizacin mediante la entrega de los bienes o servicios adquiridos Se devuelva el anticipo
Se inicia un ejercicio Se otorguen anticipos a proveedores a cuenta de compras futuras de bienes o servicios.
Pagos Anticipados Caractersticas Representa una erogacin efectuada por servicios que se van a recibir o bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propsito no es venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo. Se presenta en el Balance General considerando su disponibilidad, que puede ser: o A corto plazo, cuando el beneficio futuro es menor de un ao y entonces deben presentarse como una cuenta de Activo Circulante despus de la cuenta de impuestos anticipados. o A largo plazo, cuando existan pagos anticipados por periodos superiores a un ao, en cuyo caso dicha porcin se clasificar fuera del Activo Circulante. Entre otras cuentas, se consideran pagos anticipados algunos de los siguientes ejemplos: o Rentas de locales o equipos pagadas por anticipado o Primas de seguros y fianzas o Intereses pagados por anticipado o Papelera y artculos de escritorio en existencias o Material publicitario antes de que se lance al mercado un nuevo producto
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Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se efecta una erogacin por servicios que se van a recibir o bienes que se van a consumir, a costo histrico Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se aplique a resultados en el periodo durante el cual se consumen los bienes, se devengan los servicios o se obtienen los beneficios Se determina que los bienes o derechos han perdido su utilidad
Activos Fijos Caractersticas El Activo Fijo tambin es conocido como Inmuebles, Maquinaria y Equipo. Tienen por objeto la produccin de artculos para su venta o para el uso propio de la entidad. La adquisicin de estos bienes denota el propsito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de una entidad. Se presenta en seguida del Activo Circulante Entre otros, se consideran activos fijos algunos de los siguientes ejemplos: o Terrenos o Edificios o Maquinaria y Equipo o Mobiliario y Equipo de Oficina o Equipo de Cmputo o Equipo de Transporte Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se adquieren activos fijos, a valor histrico, incluyendo aquellos gastos que estn relacionados con su adquisicin. Se realicen adiciones o mejoras a los activos, que incrementen su productividad o vida til. Se reciben activos fijos como donacin, en pago de alguna deuda o como exhibicin del capital aportado por los accionistas. Se revala el valor de los activos para ajustarlo al de mercado. Se abona cuando: Finaliza un ejercicio Se da de baja por venta, por haber dejado de ser til o resultado de prdidas por obsolescencia. Se entregan activos fijos como donacin, en pago de alguna deuda o como retiro del capital aportado de algn accionista. En el caso de terrenos, ocurre una expropiacin.

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Depreciacin Acumulada Caractersticas Es una cuenta complementaria de activo fijo. Representa la parte deducida del valor histrico de la inversin que ha sido aplicada a resultados. Se presenta en el Balance General junto con las cuentas de activo fijo, disminuyendo su valor. Se carga cuando: Finaliza un ejercicio Se da de baja un activo fijo por estar totalmente depreciado, por venta, por haber dejado de ser til o resultado de prdidas por obsolescencia. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio Se reconoce el importe de la depreciacin con cargo a resultados. Se ajusta el valor de la depreciacin cuando se revala el valor de los activos. Activos Intangibles Caractersticas Son activos identificables que no tienen sustancia fsica y que representan un beneficio econmico futuro. Se adquieren con la intencin de que aporten beneficios a las operaciones de la entidad durante periodos que se extienden ms all de aquel en que fueron incurridos. Se presenta en el Balance General como activo intangible. Entre otros, se consideran activos intangibles los siguientes: o Derechos de autor o Patentes o Marcas o Crdito mercantil Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se contabiliza el valor de los pagos efectuados al registrar una patente, una marca o derechos de autor. En el caso del crdito mercantil, al momento de adquirir una empresa. Se abona cuando: Finaliza un ejercicio. Se ha amortizado el valor de los pagos efectuados, o bien cuando ha concluido el tiempo de explotacin de una patente, una marca o un derecho de autor.
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Activos Diferidos Caractersticas Son activos identificables con las erogaciones llevadas a cabo en etapas preoperativas o previas al inicio de operaciones comerciales o industriales. Se presenta en el Balance General como activo diferido. Entre otros, se consideran activos diferidos los siguientes: o Gastos de organizacin o Gastos de instalacin o Gastos de constitucin Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se contabiliza el valor de los costos efectuados en una etapa preoperativa, o de organizacin del negocio, as como aquellos relacionados con la constitucin de una sociedad. Se registran depsitos en garanta para garantizar una obligacin en la adquisicin de un bien o un servicio. Se abona cuando: Finaliza un ejercicio. Se ha amortizado el valor total de los gastos preoperativos, de organizacin o constitucin. Son devueltas las cantidades depositadas en garanta, por haber terminado el plazo de los contratos o por la cancelacin de los mismos.
Amortizacin Acumulada Caractersticas Es una cuenta complementaria de activo diferido. Representa la parte deducida del valor histrico de los activos diferidos que han sido aplicados a resultados. Se presenta en el Balance General junto con las cuentas de activo diferido, disminuyendo su valor. Se carga cuando: Finaliza un ejercicio Se abona cuando: Se inicia un ejercicio Se reconoce el importe de la amortizacin con cargo a resultados.
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Otros Activos Caractersticas En esta cuenta se contabilizan aquellos activos, que por su naturaleza no pueden ser catalogados en alguna de las clasificaciones anteriores. Se presenta en el Balance General como la ltima cuenta de Activo. Se consideran otros activos, los fondos de pensiones a favor de los trabajadores, inversiones en proceso, activos fijos ociosos, entre otros. Se carga cuando: Se inicia un ejercicio Se contabiliza el valor de activos que no pueden ser clasificados por su naturaleza en alguna de las partidas anteriores que se han analizado, como pueden ser: inversiones en proceso, terrenos o construcciones propiedad de la empresa que no son utilizados. Se abona cuando: Finaliza un ejercicio. Se reclasifica algn activo de esta cuenta en alguno de los conceptos de activo antes mencionados. En el caso de terrenos o construcciones cuando nuevamente son utilizados.
CUENTAS DE PASIVO Proveedores Caractersticas Representa las compras de mercanca o servicios a crdito, como una promesa de pagar con dinero en una fecha futura. Se presenta en el Balance General considerando su disponibilidad, que puede ser: o A corto plazo, cuando su disponibilidad es inmediata, en un plazo no mayor de un ao. o A largo plazo, cuando su disponibilidad sea a plazos mayores a un ao.
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Se carga cuando: Finaliza un ejercicio Se registra el pago parcial o total de las obligaciones con proveedores. Se realicen devoluciones, descuentos o rebajas por las mercancas adquiridas a crdito. Se registran variaciones en el valor de las mercancas adquiridas a crdito por efecto de cambios en el valor de la moneda. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio Se registra la obligacin de pago de la empresa por las compras de mercancas a crdito. Se carguen intereses durante el transcurso del crdito otorgado por los proveedores. Se registran variaciones en el valor de las mercancas adquiridas a crdito por efecto de cambios en el valor de la moneda.
Acreedores Diversos Caractersticas Representa los prstamos otorgados a favor de una empresa que no se derivan de la venta de mercancas o la prestacin de servicios, y por los cuales no existe ningn tipo de garanta documental (ttulos de crdito) Se presenta en el Balance General como una cuenta de Pasivo a corto plazo (despus de la cuenta de Proveedores).
Las cuentas por pagar a acreedores representan prstamos recibidos por funcionarios, empleados o terceros, as como tambin crditos por compras de mercancas o servicios distintos a la actividad principal de la entidad y que en general no existe garanta documental por tales operaciones. Se carga cuando: Finaliza un ejercicio Se registra el pago parcial o total de las obligaciones contradas en la adquisicin de bienes o servicios a crdito. Se realicen devoluciones, descuentos o rebajas por las obligaciones contradas en la adquisicin de bienes o servicios. Se registran variaciones en los adeudos por efecto de cambios en el valor de la moneda. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio Se registra la obligacin de pago de la empresa por conceptos distintos a la compra de mercanca. Se carguen intereses durante el transcurso del crdito otorgado. Se registran variaciones en los adeudos por efecto de cambios en el valor de la moneda.
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Crditos Bancarios Caractersticas Representa los prstamos otorgados a la empresa por instituciones financieras. Se presenta en el Balance General considerando su disponibilidad, que puede ser: o A corto plazo, cuando su disponibilidad es inmediata, en un plazo no mayor de un ao. o A largo plazo, cuando su disponibilidad sea a plazos mayores a un ao. Se carga cuando: Finaliza un ejercicio Se registra el pago parcial o total de las obligaciones contradas en la contratacin de un crdito bancario. Se registran variaciones en los adeudos por efecto de cambios en el valor de la moneda. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio Se registra la obligacin de pago de algn crdito contratado con alguna institucin bancaria o con sus intermediarios financieros, por ejemplo: arrendadoras financieras, uniones de crdito, etc. Se carguen intereses durante el transcurso del crdito otorgado. Se registran variaciones en los adeudos por efecto de cambios en el valor de la moneda.
Anticipo de Clientes Caractersticas Representa un pago efectuado por bienes o servicios cobrados por anticipado a los clientes. Se presenta en el Balance General como parte del pasivo a corto plazo enseguida de la cuenta de crditos bancarios.
La cuenta de anticipo de clientes constituye ventas futuras de bienes o servicios, algunos ejemplos son: Venta de maquinaria o equipo Venta de herramientas y refacciones Venta de materias primas, productos semi-terminados y terminados
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Se carga cuando: Finaliza un ejercicio Se devuelva el anticipo. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio Se reciban anticipos de clientes a cuenta de adquisiciones futuras de bienes o servicios.
IVA Trasladado Caractersticas Representa la obligacin a cargo de la empresa en la venta de mercancas, bienes o servicios, derivada del cobro del Impuesto al Valor Agregado. Se presenta en el Balance General como una cuenta de pasivo a corto plazo (despus de la cuenta de Anticipo de Clientes).
En la cuenta de IVA Trasladado se registra el IVA que una empresa ha cobrado por las ventas de mercancas, bienes o servicios, y que este impuesto puede disminuirse contra el IVA Acreditable, o bien pagarse al trmino de cada periodo. Se carga cuando: Finaliza un ejercicio Se paga el impuesto a cargo al trmino de un periodo. Se cancela este impuesto contra el IVA Acreditable. Se efectan devoluciones y/o descuentos sobre las ventas de mercancas, bienes o servicios. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio Con el importe del impuesto cobrado en la realizacin o venta de mercancas, bienes o servicios. Se determinan diferencias por pagar por parte de las autoridades encargadas de la fiscalizacin.
Impuestos por Pagar Caractersticas Representa las obligaciones a cargo de la empresa por los impuestos que se encuentran pendientes de pago. Se presenta en el Balance General como una cuenta de pasivo a corto plazo (despus de la cuenta de IVA Trasladado).
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Se carga cuando: Se abona cuando: Se inicia un ejercicio. Se provisiona el pago de los impuestos locales y federales, as como de las contribuciones de seguridad social. Se registren retenciones de impuestos federales y de contribuciones de seguridad social conforme a las leyes en materia de impuestos, IMSS e INFONAVIT. Se determinan diferencias por pagar por parte de las autoridades encargadas de la fiscalizacin.
Finaliza un ejercicio. Se efectan pagos de impuestos locales, federales, contribuciones de seguridad social, as como de retenciones efectuadas conforme a las leyes de la materia. Se obtiene el derecho de compensacin conforme a las leyes de la materia.
Impuesto sobre la Renta (ISR) por Pagar Caractersticas Representa el importe del impuesto sobre la renta que deber pagar una empresa al trmino de un periodo contable. Se presenta en el Balance General como una cuenta de pasivo a corto plazo (despus de la cuenta de Impuestos por Pagar) Se carga cuando: Finaliza un ejercicio. Se efectan pagos parciales o totales a cuenta del impuesto sobre la renta del ejercicio. Se obtiene el derecho de compensacin conforme a las leyes de la materia. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio. Se provisiona el pago del impuesto sobre la renta del ejercicio a cargo de una empresa, al cierre del ejercicio. Se determinan diferencias por pagar por parte de las autoridades fiscales.
Participacin de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) por Pagar Caractersticas Representa el importe de la parte de las utilidades que la empresa deber pagar a los trabajadores al trmino de un periodo contable. Se presenta en el Balance General como una cuenta de pasivo a corto plazo (despus de la cuenta de ISR por Pagar)
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Se carga cuando: Finaliza un ejercicio. Se efectan pagos parciales o totales a cuenta del la participacin de los trabajadores en la utilidades. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio. Se provisiona la participacin de los trabajadores en las utilidades al cierre del ejercicio.
Cuentas de Capital Contable Capital Social Caractersticas Representa los ttulos que han sido emitidos a favor de los socios o accionistas como evidencia de su participacin en una sociedad mercantil. Se presenta en el Balance General formando parte del Capital Contable, dentro del capital contribuido. Se carga cuando: Finaliza un ejercicio. Se disminuye por retiro parcial o total del capital aportado. Se reconocen las prdidas sufridas en un ejercicio. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio. Los socios o accionistas suscriben el capital de la sociedad como evidencia de su participacin en la entidad. Se incrementa el importe del capital por la suscripcin de nuevas acciones. Se capitalizan las utilidades. Se efectan revaluaciones a los activos conforme a principios de contabilidad.
Aportaciones para futuros aumentos de capital Caractersticas Esta cuenta representa las cantidades que han sido decretadas mediante asamblea de accionistas y que los socios o accionistas han aportado para ser aplicadas como aumentos de capital social. Se presenta en el Balance General dentro del capital contable, como parte del capital contribuido.
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Se carga cuando: Finaliza un ejercicio. Se hace la aplicacin como incremento al capital social. Se reembolsa a los socios las cantidades aportadas antes de ser capitalizadas. Se abona cuando: Se inicia un ejercicio. Los socios o accionistas afectan aportaciones con el fin de ser aplicadas posteriormente como parte del capital social de la entidad.
Utilidad Neta del Ejercicio Caractersticas Esta cuenta representa el importe de las utilidades que genera la empresa en un periodo determinado. Se presenta en el Balance General dentro del capital contable, como parte del capital ganado. Se carga cuando: Finaliza un ejercicio. Al inicio del ejercicio, se traspasa el saldo a la cuenta de resultados de ejercicios anteriores. Se establece una reserva proveniente de las utilidades de la empresa, conforme a las disposiciones legales. Se abona cuando:
Al cierre de un ejercicio, resulta una utilidad neta.
Prdida Neta del Ejercicio Caractersticas Esta cuenta representa el importe de las perdidas que genera la empresa en un periodo determinado. Se presenta en el Balance General dentro del capital contable, como parte del capital ganado. Se carga cuando: Al cierre de un ejercicio resulta una prdida neta. Se abona cuando: Finaliza un ejercicio. Al inicio del ejercicio, se traspasa el saldo a la cuenta de resultados de ejercicios anteriores.
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Resultados de Ejercicios Anteriores Caractersticas Representa el importe acumulado de las utilidades y/o prdidas de cada periodo contable. Segn represente prdidas acumuladas o utilidades retenidas, su saldo puede ser deudor o acreedor. Se presenta en el Balance General dentro del capital contable, como parte del capital ganado.
Se carga cuando: Se inicia un ejercicio (por el importe de las prdidas acumuladas de ejercicios anteriores). Se traspasa el saldo de la cuenta de prdida neta del ejercicio (en el periodo siguiente al que se obtiene). Finaliza un ejercicio, cuando las utilidades acumuladas superan a las prdidas de un periodo.
Reserva Legal Caractersticas
Se abona cuando: Se inicia un ejercicio (por el importe de las utilidades acumuladas de ejercicios anteriores). Se traspasa el saldo de la cuenta de utilidad neta del ejercicio (en el periodo siguiente al que se obtiene). Finaliza un ejercicio cuando las prdidas acumuladas superan a las utilidades de un periodo.
Representa el importe de las reservas establecidas de conformidad con la Ley General de Sociedades Mercantiles. Se presenta en el Balance General dentro del capital contable, como parte del capital ganado. Se carga cuando: Se abona cuando: Se inicia un ejercicio. Se crea una reserva proveniente de las utilidades de un periodo, de conformidad con la Ley General de Sociedades Mercantiles. Se incrementa el monto de la reserva establecida.
Finaliza un ejercicio. Se realizan ajustes derivados de correcciones a las utilidades.
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Cuentas de Resultados Ventas (Ingresos) Caractersticas Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las ventas de una entidad, y pueden ser en efectivo, en bienes, servicios, a crdito o de cualquier otro tipo. Su saldo es de naturaleza acreedora y se presenta como el primer concepto en el Estado de Resultados. Se carga cuando: Finaliza el ejercicio Se abona cuando: Se registran operaciones por venta de mercancas o prestacin de servicios, sin incluir devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas.
Devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas Caractersticas Representa todas las disminuciones sobre ventas con motivo de devoluciones, rebajas y descuentos otorgados a los clientes. Su saldo es de naturaleza deudora y se presenta en el Estado de Resultados disminuyendo las ventas. Se carga cuando: Se registre el importe de las devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas que se efecten por parte de los clientes, disminuyendo as el monto de los ingresos obtenidos por las ventas. Se abona cuando: Finaliza el ejercicio
Costo de Ventas Caractersticas Representa el costo de la mercanca vendida. Su saldo es de naturaleza deudora y se presenta en el Estado de Resultados disminuyendo el importe de las ventas netas.
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Se carga cuando: Se registra el traspaso al costo de ventas de las mercancas vendidas, conforme a los mtodos de registro que lleve la empresa. Se abona cuando: Finaliza el ejercicio Se reciben devoluciones sobre las ventas realizadas, a su precio de costo.
Gastos de Administracin Caractersticas Representa las erogaciones relacionadas con la administracin y direccin del negocio. Forma parte de los gastos de operacin de un negocio. Su saldo es de naturaleza deudora y se presenta en el Estado de Resultados disminuyendo el importe del resultado bruto. Se carga cuando: Se realizan gastos relacionados directamente con la administracin de la entidad, como pueden ser: rentas de oficinas, telfonos, seguros, papelera, gastos de viaje, depreciaciones y amortizaciones, as como los derivados del personal involucrado en la administracin (sueldos, aguinaldos, cuotas de seguridad social, honorarios, etc.). Se abona cuando:
Finaliza el ejercicio
Gastos de Venta Caractersticas Representa las erogaciones relacionadas con las ventas. Forma parte de los gastos de operacin de un negocio. Su saldo es de naturaleza deudora y se presenta en el Estado de Resultados disminuyendo el importe del resultado bruto obtenido.
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Se carga cuando: Se realizan gastos relacionados directamente con las ventas de la entidad, como pueden ser: rentas de bodegas, seguros, publicidad, empaques, depreciaciones del equipo de transporte relacionado con venta y distribucin de mercanca y amortizaciones relacionadas con patentes y marcas, as como los derivados del personal del departamento de ventas (sueldos, comisiones, aguinaldos, cuotas de seguridad social, etc.). Gastos Financieros Caractersticas Representa las erogaciones relacionadas con los financiamientos recibidos. Forma parte del costo integral de financiamiento. Su saldo es de naturaleza deudora y se presenta en el Estado de Resultados disminuyendo el importe del resultado de operacin. Se carga cuando: Se registran las comisiones y otros cargos por el manejo de las cuentas bancarias de la entidad. Se originan prdidas por el efecto de los cambios en el valor de la moneda. Se pagan intereses provenientes del financiamiento contratado por la empresa. Productos Financieros Caractersticas Representa los ingresos relacionadas con los financiamientos otorgados. Forma parte del costo integral de financiamiento. Su saldo es de naturaleza acreedora y se presenta en el Estado de Resultados incrementando el importe del resultado de operacin. Se abona cuando: Se originan ganancias por el efecto de los cambios en el valor de la moneda. Se cobran o se generan intereses a favor de la entidad.
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Se abona cuando: Finaliza el ejercicio
Se abona cuando: Finaliza el ejercicio
Se carga cuando: Finaliza el ejercicio

Otros Gastos Caractersticas Representa las erogaciones que por razones extraordinarias pudiera tener una empresa. Forma parte de las partidas extraordinarias o eventuales. Su saldo es de naturaleza deudora y se presenta en el Estado de Resultados disminuyendo el importe del resultado antes de partidas extraordinarias. Se carga cuando: Se registran erogaciones no propias de la actividad normal de la entidad y que por lo tanto son de naturaleza eventual o espordica. Se originan prdidas por operaciones extraordinarias de la empresa, como es la venta de activos fijos, extravos o robos. Se abona cuando: Finaliza el ejercicio
Otros Productos Caractersticas Representa los ingresos que por razones extraordinarias pudiera tener una empresa. Forma parte de las partidas extraordinarias o eventuales. Su saldo es de naturaleza acreedora y se presenta en el Estado de Resultados incrementando el importe del resultado antes de partidas extraordinarias. Se carga cuando: Se abona cuando: Se obtienen ganancias por operaciones extraordinarias y que por lo tanto son de naturaleza eventual o espordica, como puede ser la venta de activos fijos, desperdicios, sobrantes.
Finaliza el ejercicio
Provisin Impuesto sobre la Renta (ISR) Caractersticas Representa un impuesto sobre la renta a cargo de la empresa por las utilidades obtenidas en un periodo. Forma parte de las provisiones del ejercicio. Su saldo es de naturaleza deudora y se presenta en el Estado de Resultados disminuyendo el importe del resultado antes de provisiones.
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Se carga cuando: Se provisiona el pago del impuesto sobre la renta del ejercicio a cargo de una empresa, al cierre del ejercicio. Se abona cuando: Finaliza un ejercicio.
Participacin de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) por Pagar Caractersticas Representa la parte de las utilidades que corresponden a los trabajadores por las utilidades obtenidas en un periodo. Forma parte de las provisiones del ejercicio. Su saldo es de naturaleza deudora y se presenta en el Estado de Resultados disminuyendo el importe del resultado antes de provisiones. Se carga cuando: Se provisiona la participacin de los trabajadores en las utilidades al cierre del ejercicio. Se abona cuando: Finaliza un ejercicio.
Prdidas y Ganancias Caractersticas Es una cuenta transitoria (no forma parte del estado de resultados) y se utiliza para liquidar los importes de cada una de las cuentas de resultados. Su saldo puede ser deudor o acreedor segn represente una utilidad o prdida. El saldo de esta se traspasa la utilidad o prdida neta del ejercicio. Se carga cuando: Se saldan las cuentas de resultados de naturaleza deudora para reconocer la utilidad o prdida neta del ejercicio, como son, costos y gastos. El saldo resultante al cierre del ejercicio resulta una utilidad, traspasando el saldo a la cuenta de utilidad neta del ejercicio. Se abona cuando: Se saldan las cuentas de resultados de naturaleza acreedora para reconocer la utilidad o prdida neta del ejercicio, como son, ingresos y productos financieros. El saldo resultante al cierre del ejercicio representa una prdida, traspasando el saldo a la cuenta de prdida neta del ejercicio.
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Resumen El catlogo de cuentas es el documento que permite de manera ordenada, estructurada y lgica integrar las cuentas que se utilizarn para el registro de las operaciones de una empresa. Las cuentas se clasifican de acuerdo con los rubros de los estados financieros en Cuentas de Activo, de Pasivo, de Capital, de Resultados y Cuentas de Orden. Adems de contar con un catlogo de cuentas, toda entidad debe tener un instructivo del catlogo de cuentas se prepara un instructivo que detalla la manera en como debern ser registradas las operaciones contables de una entidad.
Actividad 1.- Considerando las cuentas que a continuacin se sealan indica su clasificacin dentro de un catlogo de cuentas, cundo aumenta o disminuye y cul es la naturaleza de su saldo. Nombre de la cuenta Bancos Ventas (Ingresos) Proveedores Capital Social IVA Acreditable Costo de Ventas Terrenos I.S.R. por pagar Resultado de ejercicios anteriores Gastos Financieros Gastos de Organizacin Crdito Bancario a 5 aos Otros Productos Anticipo a Proveedores Reserva Legal Clasificacin Aumenta con: Disminuye con: La naturaleza de su saldo es:
2.-Considerando las operaciones comerciales siguientes, determina cual es el registro contable que se deber realizar: Tipo de operacin Compra de Automvil a Crdito Ventas a Crdito a clientes Aportacin de Capital en Efectivo Pago de Gastos de Administracin Compra de Mercanca Mediante la Firma de un Pagar
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Cuenta de cargo
Cuenta de abono

Pago a Proveedores Registro de comisiones bancarias Provisin de ISR y PTU Cobro en efectivo de intereses a clientes Deposito de clientes en Bancos Devoluciones sobre Ventas a Crdito Pago de una Patente en Efectivo Documento por Pagar a plazo de dos aos Pago de P.T.U. a Trabajadores Apertura de Inversin Temporal con deposito de cheque.
Documentacin fuente
Un documento fuente es un comprobante de carcter administrativo que capta, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad econmica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la Contabilidad. Captar una transaccin significa tener la esencia de una operacin mercantil a travs de un documento, que contenga los detalles suficientes que amparen un registro contable. Justificar la transaccin significa que tiene el documento fuente validez legal y operativa que permite sustentar un registro contable. Finalmente sirve de control de las transacciones porque al ser la esencia de una operacin, cuya validez legal es irrefutable, permite entonces controlar las operaciones registradas en contabilidad. La documentacin fuente fluye a travs de los sistemas de control y registro contable cuyo origen son las transacciones comerciales que lleva una empresa y cuyo fin para efectos de informacin financiera es el producir y emitir estados financieros cuyas caractersticas detallamos en unidades anteriores y que brevemente describimos en el siguiente diagrama: En el diagrama se aprecia como todo inicia con las operaciones comerciales que de manera constante se llevan a cabo; cada una de ellas queda evidenciada mediante un documento comprobatorio que permite verificar el tipo de pliza contable que deber ser utilizada para su registro y que detallaremos a continuacin. De ingresos En la actualidad tenemos evidencia de documentacin fuente relativa a los ingresos mediante tres instrumentos bsicos, los cuales sealaremos de manera enunciativa, pudiendo existir otros:
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Estado de cuenta emitido por institucin financiera Transferencias electrnicas Fichas de depsito
La ficha de depsito en conjunto con el estado de cuenta es la evidencia principal de los ingresos que obtiene una empresa y que en la actualidad con los avances tecnolgicos han sido complementados y en algunos casos hasta sustituidos por la transferencia electrnica. Estos instrumentos o documentacin fuente vista en el contexto de las operaciones realizadas por una entidad nos permitir entender el tipo de codificacin y registro contable que se deber llevar a cabo. De egresos De igual manera encontramos evidencia de documentacin fuente relativa a los egresos mediante tres instrumentos bsicos que sealaremos de manera enunciativa y que igualmente pudieran existir otros: Estado de cuenta emitido por institucin financiera Transferencias electrnicas Cheques pliza
En el caso de los egresos, el cheque pliza constituye el principal documento fuente emitido por las empresas y que en la actualidad con los avances tecnolgicos han sido complementados y en algunos casos hasta sustituidos por la transferencia electrnica. Estos instrumentos o documentacin fuente vista en el contexto de las operaciones realizadas por una entidad nos permitir entender el tipo de codificacin y registro contable que se deber llevar a cabo. De operaciones varias Finalmente encontraremos documentacin fuente relacionada con operaciones diversas que no tienen que ver con los ingresos y egresos de una entidad y que pudieran servir como ejemplo algunos de los siguientes:
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Escritura constitutiva Facturas de compras Tarjetas de almacn Facturas de ventas

Letras de cambio y pagars Comprobantes de gastos Vale de caja Nota de crdito y notas de cargo Nminas
Estos instrumentos o documentacin fuente vista en el contexto de las operaciones realizadas por una entidad nos permitir entender el tipo de codificacin y registro contable que se deber llevar a cabo. Resumen Los documentos fuente son los comprobantes de carcter administrativo que aportan los datos necesarios para los registros contables, con base en ellos es posible determinar el tipo de operacin y pliza que deber emplearse para su codificacin. La documentacin fuente se clasifica de acuerdo con su naturaleza en operaciones de ingresos, de egresos y de operaciones varias.
Actividad Suponiendo que se tienen los siguientes documentos, clasifique cada uno de ellos de acuerdo a si se trata de comprobantes que amparen ingresos, egresos o diario: Documento Fuente Transferencias electrnicas por pago a proveedores Facturas de compras Fichas de depsito por pagos de clientes Tarjetas de almacn Facturas de ventas Estado de cuenta emitido por institucin financiera Letras de cambio por operaciones a crdito con clientes Comprobantes de gastos Vales de caja Cheques pliza Nota de crdito y notas de cargo Nminas Pagar bancario por crdito contratado con institucin financiera Ingresos egresos Diario
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Manejo del Proceso Administrativo Codificacin de las plizas contables

Las plizas contables registran de manera manual las operaciones de una entidad, stas son de carcter interno y constituyen el documento fuente que se utilizar para contabilizar cada operacin efectuada, en ellas el responsable de los registros deber anotar su nombre para posteriormente entregarla al encargado o contador responsable que deber autorizar el contenido de dicho documento. A continuacin se muestra el modelo de una pliza: Empresa X S.A. de C.V. PLIZA DE ________ Fecha: Nombre de la Parcial cuentas
No. Pliza: No. de cuenta
No. de subcuenta
Debe
Haber
Concepto: Elaborado
Sumas Iguales Revisado Autorizado Auxiliares Diario
De ingreso Las plizas de ingreso son utilizadas nicamente para reflejar entradas de efectivo que una entidad tenga en un periodo contable y que tengan que ver con alguna de las operaciones siguientes: Cobros en efectivo en caja Ventas cobradas en efectivo Depsitos o pagos recibidos mediante cheques o transferencias por parte de clientes y deudores Depsitos de prstamos Reembolsos por parte de socios y accionistas Reembolsos por parte de funcionarios y empleados
Para ejemplificar algunas de las operaciones que se registran en plizas de ingresos, a continuacin se codifican las siguientes transacciones: 4 Ene 2XX5 Los accionistas de una empresa realizan un depsito en la cuenta bancaria como incremento al capital por $400,000.
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Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS Fecha: 4/Ene/X5 Nombre de la cuentas Parcial Bancos Capital Social Sumas Iguales Concepto: Aportacin inicial de los accionistas Elaborado Revisado MGR HOP Autorizado BRT
No. Pliza: 1 No. de No. de cuenta subcta. 1 3 101 101
Debe $ 400,000 $ 400,000 Auxiliares BDU
Haber $ 400,000 $ 400,000 Diario LPG
8 Ene 2XX5 Se depositan en el banco $47,000 por las ventas del da que se cobraron en efectivo.
No. de cuenta 1 4
No. subcta. 101 100
Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS No. Pliza: 2 Fecha: 8/Ene/X5 de Nombre de la cuentas Parcial Debe Bancos Ventas $ 47,000 $ 47,000 Auxiliares BDU
Haber $ 47,000 $ 47,000 D i a r i o LPG
Sumas Iguales Concepto: Depsito de las ventas cobradas en efectivo Elaborado Autorizado Revisado MGR HOP BRT
23 Ene 2XX5 La empresa recibe una transferencia bancaria por $89,000 como pago de uno de sus clientes. Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS No. Pliza: 3 Fecha: 23/Ene/X5 No. de Nombre de la cuentas Parcial Debe subcta. 101 Bancos Clientes $ 89,000 104 $ 89,000 Auxiliares BDU
No. de cuenta 1 1
Haber $ 89,000 $ 89,000 Diario LPG
Sumas Iguales Concepto: Transferencia por pago de clientes Elaborado Revisado MGR Autorizado HOP BRT
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De egreso Las plizas de egreso son utilizadas nicamente para reflejar salidas de efectivo que una entidad tenga en un periodo contable, como en el caso de alguna de las operaciones siguientes: Pagos en efectivo en caja Compras y gastos pagados en efectivo Depsitos o pagos efectuados mediante cheques o transferencias a proveedores y acreedores Pago de prstamos Prstamos a socios y accionistas Prstamos a funcionarios y empleados
Una forma en la que comnmente son registrados los egresos, es mediante los cheques que emite una empresa y que stos a su vez se contabilizan en plizas de egreso o plizas cheque. A continuacin se ejemplifican algunas de las operaciones que pueden ser registradas en plizas de egresos: 7 Ene 2XX5 La empresa compra un automvil para el reparto de las mercancas con un valor de $170,000 pagndolo con el cheque 010. Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE EGRESOS No. Pliza: 1 Fecha: 7/Ene/X5 Nombre de la cuentas Parcial Debe Equipo de reparto Bancos $ 170,000
No. de cuenta 1 1
No. de subcta. 205 101
Haber $ 170,000 $ 170,000 Diario LPG
Elaborado HOP
Sumas Iguales $ 170,000 Concepto: Ch. 010, compra de equipo para reparto Revisado MGR Autorizado BRT Auxiliares BDU
15 Ene 2XX5 Se efectan las transferencias a las cuentas de los empleados del departamento de administracin por el pago de la primera quincena por un total de $28,000.
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Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE EGRESOS No. Pliza: 2 Fecha: 15/Ene/X5 Nombre de la cuentas Parcial Debe Gastos de Admon.. Bancos $ 28,000
No. de cuenta 6 1
Elaborado HOP
Sumas Iguales $ 28,000 Concepto: Pago nmina de la primera quincena Autorizado Auxiliares Revisado MGR BRT BDU
26 Ene 2XX5 Se expide el Cheque No. 011 por $10,000 a favor de uno de los accionistas como prstamo personal y que ser devuelto en un plazo de 30 das. Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE EGRESOS No. Pliza: 3 Fecha: 26/Ene/X5 No. de Nombre de la cuentas Parcial Debe subcta. 106 101 Deudores Diversos Bancos $ 10,000
No. de cuenta 1 1
Elaborado HOP De diario
Sumas Iguales $ 10,000 Concepto: Ch. 011, prstamo personal Autorizado Auxiliares Revisado MGR BRT BDU
Las plizas de diario son utilizadas nicamente para registrar operaciones distintas a las que tengan que ver con entradas y salidas de efectivo que una entidad tenga en un periodo contable, como en algunas de las operaciones siguientes: Registro de saldos por apertura de cuentas de balance al inicio de cada periodo contable Registro de saldos por cierre de cuentas de balance y resultados al final de cada periodo contable Registro de asientos de ajuste al cierre de un periodo contable Operaciones que no requieren la utilizacin de efectivo
Algunas de las operaciones que se registran en plizas de diario son las siguientes:
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1 Ene 2XX5 Se registran los saldos iniciales de las cuentas de balance Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE DIARIO No. Pliza: 1 Fecha: 1/Ene/X5 No. de No. de Nombre de la cuentas Parcial Debe cuenta subcta. 101 Bancos 1 $ 94,000 104 Clientes 1 190,000 204 Equipo de oficina 1 71,000 207 Depreciacin acum. 1 (6,000) 2 101 Proveedores 2 105 Impuestos por pagar 3 101 Capital Social Resultado de ej. ant. 3 203 Sumas Iguales $ 349,000 Concepto: Asiento de apertura Elaborado Autorizado Revisado MGR Auxiliares BDU HOP BRT 10 Ene 2XX5 Se venden mercancas a crdito por un importe de $30,000 Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE DIARIO No. Pliza: 2 Fecha: 10/Ene/X5 Nombre de la cuentas Parcial Debe Clientes Ventas $ 30,000
Haber
$ 98,000 4,500 50,000 196,500 $ 349,000 Diario LPG
No. de cuenta 1 4
Elaborado HOP
Sumas Iguales $ 47,000 Concepto: Venta de mercancas a crdito Autorizado Auxiliares Revisado MGR BRT BDU
30 Ene 2XX5 Se provisiona el ISR del pago provisional del mes por un importe de $9,000. Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS No. Pliza: 3 Fecha: 23/Ene/X5 No. de Nombre de la cuentas Parcial Debe subcta. 110 105 Impuestos Anticipados Impuestos por pagar $ 9,000
No. de cuenta 1 2
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Haber $ 9,000

Sumas Iguales $ 9,000 Concepto: Provisin ISR del mes. Autorizado Revisado MGR Auxiliares BDU BRT $ Diario 9,000 LPG
Elaborado HOP Resumen
Las plizas son el documento interno donde queda asentado el registro de las operaciones de cualquier entidad. De acuerdo con el tipo de registro y su documentacin fuente, se utilizan comnmente tres tipos de pliza, las de ingreso que es donde se registran las entradas de efectivo, las de egreso en donde se registran las salidas de efectivo, y las de diario que son las que contienen operaciones que no afectan el efectivo de una entidad. Actividad Prepara las plizas clasificndolas de acuerdo con la naturaleza de cada una de las operaciones comerciales, tomando en cuenta que en cada mes debers registrar las operaciones de enero a abril que a continuacin se describen: 1. Operaciones llevadas a cabo en el mes de enero: Ene 1 - Apertura de cuentas con los siguientes saldos: Bancos $100,000 Cuentas por cobrar a clientes $ 55,000 Almacn $ 35,000 Proveedores $ 80,000 Impuestos por pagar $ 25,000 Capital social $ 50,000 Utilidades retenidas $ 35,000 Ene 4 - Una empresa recibe depsitos por ventas en efectivo por un importe de $80,000. Ene 10 - Se recibe una transferencia por concepto de aportacin de capital por parte de los accionistas de $50,000. Ene 15 Pago de nmina administrativa por $10,000. 2. Operaciones llevadas a cabo en el mes de febrero: Feb. 8 - Compra $45,000 en equipo de cmputo, pagando mediante la expedicin de un cheque. Feb. 15 - Se realiz una transferencia para pago de impuestos por $12,000. Feb. 21 - Se pago mediante cheque el recibo telefnico por $3,000. Feb. 27 - Compra $25,000 de mercanca a crdito.
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3. Operaciones llevadas a cabo en el mes de marzo: Mar. 9 - Vende a crdito $37,000 de mercanca. Mar. 11 - Se provisiona el gasto por depreciacin del equipo de cmputo por un importe de $15,000. Mar. 22 - Se contrata a crdito un seguro contra robo con valor de $5,000. Mar. 30 Queda pendiente el pago de honorarios al abogado de la empresa por un importe de $10,000. 4. Operaciones llevadas a cabo en el mes de abril: Abr. 1 Recibe deposito por ventas del da 9 de marzo por $37,000. Abr. 8 Paga a proveedores la mercanca comprada el da 27 de febrero por $25,000. Abr. 14. Paga recibo de honorarios del abogado por $10,000. Abr. 30. Los accionistas de la empresa deciden repartir dividendos por las utilidades retenidas por un importe de $35,000. Registro de transacciones financieras Una vez identificadas las cuentas contables y las transacciones financieras, stas debern ser registradas conforme algn mtodo de registro que puede ser manual o electrnico. El registro manual de transacciones financieras nos permitir entender como se procesa la informacin financiera en cada una de sus etapas que veremos a continuacin aunque cabe sealar que en la actualidad los mtodos de registro electrnico facilitan y eficientan los procesos de registro. Hoja de rayado diario Tambin conocida como diario tabular, es un mtodo de registro manual en donde se anotan las operaciones en diario y en mayor de manera simultnea, de tal manera que al finalizar cada mes se pase la informacin al libro diario y al libro mayor mediante asientos de concentracin. La hoja de rayado diario contiene una serie de columnas que dependern del nmero de cuentas que integran la contabilidad de una empresa, empleando las primeras columnas para aquellas cuentas de mayor movimiento y dejando las tres ltimas para las cuentas con mnimo movimiento. En la actualidad no es comn el uso de la hoja de rayado diario, dados los avances que en sistemas electrnicos de registro contable existen, por tal motivo no es fcil encontrar ejemplos prcticos al respecto, sin embargo a continuacin presentamos un modelo: Supongamos las siguientes operaciones: 1.
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Se inicia una empresa depositando los accionistas $50,000 como pago del capital.

2. 3. 4. 5. Compra $34,000 de mercanca, pagando de contado mediante la expedicin de un cheque. Vende a crdito $32,000 de mercanca. Presta $5,000 a uno de sus empleados, importe por el cual se firma un pagar. Paga telfono de oficina por un importe de 2,800.
E M P R E SA " X " S. A . D E C . V . D I A R I O T A B U LA R B A N C OS D ebe Haber 50 , 0 0 0 3 4 ,0 0 0 3 2 ,0 0 0 5, 0 0 0 2 ,8 0 0 50 , 0 0 0 4 1 ,8 0 0 3 2 ,0 0 0 0 5, 0 0 0 0 3 4 ,0 0 0 0 0 3 2 ,0 0 0 5, 0 0 0 2 ,8 0 0 2 ,8 0 0 0 0 50 , 0 0 0 3 4 ,0 0 0 3 2 ,0 0 0 C LI EN TES D ebe Haber D OC . C OB R A R D ebe Haber A LM A C EN D ebe Haber V EN TA S GA STOS A D M ON . D ebe Haber D ebe Haber V A R I A S C U EN TA S N o mbr e D ebe Haber C api t al So ci al 50 , 0 0 0
Fecha
C o ncept o
No. 1 2 3 4 5
0 2 -Ene Pago de capi t al 0 8 -Ene C o mpr a mer cancas 1 1 -Ene V ent a mer cancas 1 4 -Ene Pr st amo c/ pagar 3 1 -Ene Pago t el f o no
Hojas de esquemas de mayor Las hojas de esquemas de mayor se refieren a que una vez terminada la preparacin de La hoja de rayado diario, los saldos de cada una de las cuentas que tuvieron movimiento, debern traspasarse a esquemas de mayor en donde podamos obtener el saldo de cada cuenta. Entonces conforme al ejemplo que iniciamos en el tema anterior, nuestras hojas de esquemas de mayor quedaran de la siguiente manera:
BANCOS
$50,000 8,200 $ 41,800
CLIENTES
$ 32, 000
INGRESOS
$ 5,000
ALMACEN
$43,000
VENTAS
$ 32, 000
GASTOS ADMON.
$ 2,800
CAPITAL $ 50,000
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Hoja de trabajo La hoja de trabajo es la conclusin de las actividades al trmino de un ao, aqu se puede verificar la exactitud de los registros contables y hacer las correcciones necesarias mediante asientos de ajuste, que finalmente permita la integracin de los estados financieros. Finalmente y conforme a nuestro ejemplo, la hoja de trabajo integrara la siguiente informacin:
EMPRESA "X" S.A. DE C.V. HOJA DE TRABAJO DEL 1o. DE ENERO AL 31 DE ENERO DE 20XX 2 3 4 Balanza de Comprobacin Movimientos Saldos Concepto
B a nc o s C lie nt e s D o c po r c o br a r A lm a c e n C a pit a l S o c ia l R e s. Eje r c ic io Ve nt a s G a st o s A dm n. P r dida s/ G a na nc ia s D e udo r
No. folio mayo
5 Asientos de Ajuste
7 8 Balanza de Saldos 8,200 32,000 5,000 34,000
9 10 Asientos de Prdidas y
11 12 Balanza previa al Balance General 8,200 32,000 5,000 34,000
A c r e e do r D e udo r A c r e e do r C a r go s
A bo no s D e udo r A c r e e do r C a r go s A bo no s A c t iv o
P a siv o , C a p
50,000 32,000 5,000 34,000
41,800
8,200 32,000 5,000 34,000 50,000 32,000 2,800
50,000 32,000 2,800
50,000 32,000 32,000 2,800 2,800 2,800 32,000 82,000 34,800 34,800 79,200
50,000 29,200
SUMAS IGUALES
123,800 123,800 82,000
82,000
0 82,000
79,200
Resumen Las operaciones mercantiles que se producen continuamente en una entidad deben ser registradas de manera ordenada y cronolgica, el primer paso en el proceso contable es asentar estas operaciones en la hoja de rayado diario, este documento es el origen para traspasar los movimientos a la hoja de esquemas de mayor y obtener los saldos de cada una de la cuentas. La comprobacin de los registros efectuados se realiza mediante la elaboracin de la hoja de trabajo, es en este documento donde se verifica la exactitud de los registros contables y se hacen las correcciones necesarias mediante asientos de ajuste, para obtener las cifras que se mostrarn en los estados financieros.
Actividad Con la informacin que a continuacin se describe, prepara: Pliza de ingresos, egresos y diario Hoja de Rayado Diario
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A) B) C) D) E) F) G) H) I) Hojas de Esquemas de Mayor Hoja de Trabajo
Una empresa inicia operaciones aportando un capital social de $100,000. Realiza compras de mercanca a crdito por un valor de $120,000. Efecta ventas de contado por un importe de $110,000. Se adquiere equipo de transporte por un valor de $60,000 Se contrata un crdito bancario con vencimiento a un ao por un importe de $50,000. Un cliente le devuelve mercanca con un valor de $5,000. Pago nomina a vendedores por un importe de $10,000. Pago sueldo del gerente general por un importe de $8,000. Pago intereses a proveedores por un monto de $1,000.
1.2.1. Manejo de libros Las empresas estn obligadas a llevar una serie de registros por medio de los cuales se identifique la informacin econmica que genera y la historia de la sociedad, de tal forma que en cualquier momento se pueda conocer el resultado de las actividades y la situacin financiera de la empresa. Los registros quedan asentados en los libros de la empresa, estos libros adems de ser obligatorios como lo establece la legislacin mexicana, son necesarios para el control del negocio y se clasifican como se muestra enseguida:
Libros Contables Libros Contables
Libro Diario Libro Mayor Libro de inventarios y balances
Los libros contables son aquellos que nos permiten conocer la situacin financiera diaria y general, integrada mediante los libros que hemos venido comentando en captulos anteriores y que a continuacin explicaremos los ms importantes.
Diario General o Continental El libro diario es donde se asientan cronolgicamente los registros de las operaciones que realiza una entidad; las operaciones se registran conforme a la partida doble, indicando los movimientos de cargo y abono y una breve descripcin de la operacin de que se trate, como se muestra en el
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siguiente formato:
Fecha
Folio del Mayor
Descripcion
Parcial
Debe
Haber
El folio del mayor es el nmero asignado a cada cuenta en el libro mayor y que permite mantener un control sobre las operaciones que han sido traspasadas. A los asientos en donde slo interviene una cuenta, tanto de cargo como de abono se les denomina asientos simples, y cuando se afectan varias cuentas, ya sea en los cargos o en los abonos, se les conoce como asientos compuestos. Es importante mencionar que tambin se le conoce al libro diario, como diario general o continental, la presentacin en la informacin puede variar, cumpliendo con los mismos requisitos, es decir, todos los eventos econmicos se registran en orden cronolgico, para posteriormente traspasarlos al libro mayor. Considerando que una empresa lleva a cabo una serie de operaciones en un perodo contable, el registro que se hace en el libro diario se har como a continuacin se muestra: Operaciones en un mes: 1. 02 de Enero. Se hace asiento de apertura de los saldos siguientes: Bancos Clientes Maquinaria y equipo Proveedores Impuestos por pagar Capital Social Resultado de Ejer. Anteriores 2. 3. 4. 5.
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$ 25,000 $120,000 $230,000 $180,000 $ 45,000 $100,000 $ 50,000
04 de Enero. Se realizo la compra a crdito de equipo de computo con valor de $30,000. El mismo da se cobro $120,000, de las ventas a crdito. 06 de Enero. Se compro mercanca a crdito por un valor de $90,000. 10 de Enero. Se vende mercanca de contado por $150,000.

6. 7. 8. 9. 11 de Enero. Un cliente devuelve mercanca que haba comprado el da anterior por un valor de $3,000. 15 de Enero. Se paga la nmina con cheque de los trabajadores administrativos por $6,000. El mismo da se contratan seguros pagados por anticipado contra robo de mercanca, por un valor de $2,000. 17 de Enero. Se pagan impuestos por un total de $45,000.
10. 20 de Enero. Se le anticipo a un proveedor $30,000, a cuenta de mercanca. 11. 22 de Enero. Se paga recibo de telfono de las oficinas con cheque, por un importe de $800.
12. 28 de Enero. Se establece la reserva legal derivado de las utilidades obtenidas en el periodo anterior por un valor de $2,500. Folio del Mayor 1 2 5 8 10 11 13
Fecha
Descripcion -1Bancos Clientes Maquinaria y equipo Proveedores Impuestos por pagar Capital Social Resultado de Ej. Ant. Registro de Pliza de apertura -2Equipo de Computo Acreedores Diversos Compra a crdito -3Bancos Clientes Cobro de Ventas a Crdito -4Almacen Proveedores Compra de Mercanca a crdito a proveedores
arcial
Debe
Haber
02/Ene
25,000 120,000 230,000
180,000 45,000 100,000 50,000
04/Ene
6 9
30,000
30,000
04/Ene
1 2
120,000
120,000
06/Ene
3 8
90,000
90,000
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-5Bancos Ventas Ventas de contado -6Devoluciones s/ ventas Bancos Devolucin s/venta de contado Sumas Sumas -7Gastos administracin Bancos Pago de nmina, personal administrativo -8Seguros pag. por ant. Bancos Contratacin seguro c/ robo de mercanca -9Impuestos por pagar Bancos Pago de impuestos - 10 Anticipo a proveedores Bancos Pago anticipado de mercancias - 11 Gastos administracin Bancos Pago telfono de oficinas - 12 Resultado de ejercicios anteriores Reserva legal Registro de la reserva legal Sumas Iguales
76
10/Ene
1 14
150,000
150,000
11/Ene
15 1
3,000 768,000 768,000
3,000 768,000 768,000
15/Ene
16 1
6,000
6,000
15/Ene
7 1
2,000
2,000
17/Ene
10 1
45,000
45,000
20/Ene
4 1
30,000
30,000
22/Ene
16 1
800
800
28/Ene
2,500
2,500 $854,300
$854,300

Mayor En el libro mayor se registran los movimientos de cargo y abono para cada una de las cuentas contables que previamente quedaron asentados en el libro diario, de tal manera que al final de cada periodo (que puede ser diario, mensual o anual) pueda determinarse el total del movimiento de cargo y abono y su saldo final. En el libro mayor debern quedar asentados los movimientos propios de cada cuenta, indicando la contracuenta que se vio afectada en cada operacin, con el propsito de dejar evidencia en el libro mayor de la partida doble. A cada cuenta se le deber asignar un nmero de folio consecutivo en el libro mayor, que permite identificar las operaciones del diario que han sido traspasadas. Por cada vez que se registran operaciones, los importes se irn acumulando en la columna de movimientos deudores o en la columna de movimientos acreedores segn corresponda. Las operaciones registradas en un periodo contable se comparan, es decir, el total de los movimientos deudores contra el total de los movimientos acreedores nos da la diferencia de lo que ser el saldo de la cuenta. A continuacin se muestra el formato del libro mayor: No. Folio
No. asiento
Fecha
Nombre de la cuenta
No. Folio contracuenta
Nombre de la Cuenta
Cargos Mov. deudor Fecha Nombre de la cuenta No. asiento
No. Folio
No. Folio contracuenta Abonos Mov. acreedor
Con las operaciones registradas en el libro diario segn el ejemplo anterior, a continuacin se muestra el traspaso de las operaciones en el libro mayor:
Nombre de la cuenta Varias No. asiento No. Folio contracuenta 2 Cargos 120,000 Clientes Mov. deudor 120,000 120,000 0 Fecha 4 Ene 2 Nombre No. Folio No. de la contraasiento cuenta cuenta Bancos 3 1 Total Movimiento Acreedor Mov. acreedor 120,000 120,000
Fecha 2 Ene
Abonos 120,000
1 Total Movimiento Deudor Saldo 3 No. asiento
Fecha 6 Ene
Nombre de la cuenta
Cargos 90,000
Almacn Mov. Fecha deudor 90,000 90,000 90,000
Nombre de la cuenta
No. asiento
3 No. Folio contracuenta
Abonos
Mov. acreedor
Proveedores 4 8 Total Movimiento Deudor Saldo
Total Movimiento Acreedor
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Nombre de la cuenta Bancos No. Folio contracuenta 4 Cargos 30,000 Anticipo a Proveedores Nombre Mov. deudor Fecha de la cuenta 30,000 30,000 30,000 4 No. asiento No. Folio contracuenta
Fecha 20Ene
No. asiento
Abonos
Mov. acreedor
10 1 Total Movimiento Deudor Saldo
5 Fecha Nombre de la cuenta Varias No. asiento No. Folio contracuenta Cargos
Maquinaria y Equipo Mov. deudor 230,000 230,000 230,000 Fecha Nombre de la cuenta
5 No. asiento No. Folio contracuenta Abonos Mov. acreedor
2Ene
1 Total Movimiento Deudor Saldo
230,000
6 Fecha Nombre de la cuenta Acreedores No. asiento No. Folio contracuenta Cargos
Equipo de Cmputo Mov. deudor 30,000 30,000 30,00 Fecha Nombre de la cuenta
6 No. asiento
Abonos
Mov. Acreedor
4 Ene
30,000
Fecha 15Ene
Nombre de la cuenta Bancos
No. asiento
7 Cargos 2,000
Seguros Pagados por Anticipado Nombre Mov. Fecha de la deudor cuenta 2,000 2,000 2,000
7 No. asiento
Abonos
Mov. Acreedor

Nombre de la cuenta No. asiento No. Folio contracuenta 8 Cargos Mov. deudor Proveedores Nombre Fecha de la cuenta 2 Ene 6 Ene Total Movimiento Deudor Saldo 0 270,000 8 No. asiento No. Folio contracuenta
Fecha
Abonos 180,000 90,000
Mov. Acreedor 180,000 270,000 270,000
Varias 1 Almacn 4 3 Total Movimiento Acreedor
Fecha
Nombre de la cuenta
No. asiento
9 Cargos
Acreedores Diversos Mov. Nombre de Fecha deudor la cuenta 4 Ene
9 No. asiento
Abonos 30,000
Mov. Acreedor 30,000 30,000
Total Movimiento Deudor Saldo
0 30,000
Eq.cmputo 2 6 Total Movimiento Acreedor
Fecha 17Ene
Nombre de la cuenta
No. asiento
10 Cargos 45,000
Impuestos por Pagar Nombre Mov. Fecha de la deudor cuenta 45,000 45,000 0 2 Ene Varias
10 No. asiento
Abonos 45,000
Bancos 9 1 Total Movimiento Deudor Saldo
1 Total Movimiento Acreedor
78
Fecha
Nombre de la cuenta
No. asiento
11 Cargos
Capital Social Mov. Fecha deudor 2Ene
Nombre de la cuenta Varias
11 No. Asiento
Abonos 100,000
Mov. Acreedor 100,000 100,000
0 100,000
Fecha
Nombre de la cuenta
No. asiento
12 Cargos
Reserva Legal Mov. Nombre de Fecha deudor la cuenta 28Ene
12 No. asiento
Abonos 2,500
0 2,500
Resultado 12 13 ej. Ant. Total Movimiento Acreedor
Fecha 28Ene
Nombre de la cuenta
No. asiento
13 No. Folio contracuenta
Cargos 2,500
Resultado de Ejercicios Anteriores 13 Nombre No. Mov. deudor Fecha de la asiento cuenta 2,500 2,500 47,500 2Ene Varias
Abonos 50,000
Reserva 12 12 Total Movimiento Deudor Saldo
Fecha
Nombre de la cuenta
No. asiento
14 Cargos Mov. deudor
Ventas Fecha 10Ene
14 No. asiento
Abonos 150,000
Mov. Acreedor 150,000 150,000
0 150,000
5 1 Total Movimiento Acreedor
Fecha 11Ene
No. asiento 6
No. Folio contracuenta 1
15 Cargos 3,000
Devoluciones sobre Ventas Nombre Mov. Fecha de la deudor cuenta 3,000 3,000 3,000
15 No. asiento
Abonos
Mov. Acreedor
Fecha 15Ene 22Ene
Nombre de la cuenta Bancos Bancos
No. asiento 7 11
No. Folio contracuenta 1 1
16 Cargos 6,000 800
Gastos de Administracin Nombre Mov. Fecha de la deudor cuenta 6,000 800 6,800 6,800
16 No. asiento
Abonos
Mov. Acreedor
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Inventarios y Balances El libro de inventarios y balances es un registro en el cual se plasman los estados de posicin financiera y estados de resultados de cada ejercicio, as como los inventarios, especificando el importe de las mercancas segn corresponda a materia prima, productos semiterminados o terminados, permitiendo identificar productos y conceptos as como el monto de las existencias al inicio y al final de cada ejercicio. Resumen Las empresas estn obligadas a dejar constancia de sus registros en los libros de la empresa, por medio de los cuales es posible conocer la historia de la sociedad y la informacin econmica que genera, para as evaluar sus resultados. En esta unidad se detallaron los libros contables, que tienen la finalidad de mostrar de manera integral la situacin financiera de la empresa. Son dos los libros contables de mayor importancia, el libro diario y el libro mayor. En el libro diario quedan asentados cronolgicamente los registros de todas las operaciones realizadas por la entidad, este debe contener: la fecha de las operaciones, la descripcin de la (s) cuentas de cargo y abono y el importe por el que se afecta cada una, as como una breve descripcin de la operacin de que se trate. En el libro mayor quedan reflejados por cada periodo, para cada una de las cuentas, todos los movimientos que se originaron en el libro diario, con la finalidad de que al trmino del periodo se pueda conocer el total de los movimiento de cargo y abono y el saldo de cada cuenta. Actividad Al cierre del mes de enero del ao 2XX5, elabora el libro diario y mayor de una entidad con las operaciones comerciales desde el inicio del ejercicio y las realizadas en el transcurso del mes, para tal efecto se te proporcionan los datos de cada una de las operaciones llevadas a cabo. Recuerda que para la realizacin de este trabajo debers utilizar el catlogo de cuentas preparado en el punto 1.1.4. 1. 02 de Enero. Se hace asiento de apertura de los saldos siguientes: Bancos Clientes Almacn
80
$ 80,000 $200,000 $ 31,500

Equipo de transporte Proveedores Acreedores diversos ISR por pagar Capital Social Resultado de Ejer. Anteriores $350,000 $210,000 $ 90,000 $ 30,000 $ 50,000 $281,500
2. 03 de Enero. Se establece un 5% de reserva legal con cargo a los resultados de ejercicios anterior. 3. 05 de Enero. Se cobraron $100,000, producto de las ventas a crdito a clientes. 4. 08 de Enero. Se registro una patente ante el Instituto Mexicano de Propiedad Industrial cuyo costo fue de $30,000, se pago mediante cheque bancario. 5. 09 de Enero. Se compro mercanca a crdito por un valor de $120,000. 6. 11 de Enero. Se contrata a crdito un seguro contra robo de equipo de transporte, por un valor de $10,000. 7. 15 de Enero. Se paga la nmina de los empleados del rea de administracin mediante cheque por importe de $15,000. 8. En el mismo da se liquidan mediante transferencia bancaria comisiones por ventas a vendedores por un total de $40,000. 9. 18 de Enero. Se paga el ISR del ejercicio mediante transferencia bancaria por $30,000. 10. 19 de Enero. Se contrata un crdito bancario a 2 aos para la adquisicin de maquinaria por un importe de $180,000. 11. En la misma fecha se vende mercanca por $160,000, firmando el cliente pagars a 90 das, a efecto de garantizar el crdito otorgado. 12. 21 de Enero. Los accionistas mediante acuerdo de asamblea deciden aportar al capital social la cantidad de $50,000 en efectivo. 13. 24 de Enero. Se liquida mediante transferencia bancaria el consumo de gas y energa elctrica por un total de $7,000. 14. 28 de Enero. Se reciben $20,000 como anticipo de un cliente para la compra de mercanca. 15. 30 de Enero. Se transfieren $10,000 de la cuenta bancaria a una cuenta de inversin temporal.
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Manejo de libros secundarios Anteriormente vimos como el diario es un libro auxiliar necesario para registrar cada una de las transacciones que lleva a cabo un negocio; en la medida que esas operaciones se vuelven complejas en cuanto a tamao y volumen, se hace necesario utilizar libros que simplifiquen operaciones repetidas, como pueden ser las ventas, las compras, los ingresos y egresos, entre otras que pudieran ser importantes para una entidad o negocio. De esta manera al utilizar libros secundarios permiten a una empresa tener un mejor control de las operaciones realizadas que adems tiene las siguientes ventajas: Se simplifican los registros al utilizar libros secundarios que condensan las operaciones realizadas en un periodo. Se elimina en el libro mayor el registro de cada operacin para reflejar en un solo movimiento las operaciones de un periodo. Permite que contablemente se trabaje de manera simultnea en diversas operaciones al haber responsables de registrar nicamente las operaciones de ventas, otros al registrar nicamente las de compras, y otros que pudiera haber especializados en funcin de la naturaleza del negocio. Existe un mejor control de las operaciones que por su volumen pudieran ser complejas.
Ventas En este libro se anotan en cada da las operaciones de ventas realizadas a crdito, en orden progresivo, afectando segn corresponda los registros contables con las operaciones perifricas que pudiera tener una venta, como pueden ser los impuestos, las devoluciones, rebajas o descuentos. Es importante decir que las ventas de contado se registran en otro diario. Cada una de las operaciones de venta a crdito requiere ser identificada en el libro diario de ventas mediante un cargo a la cuenta de clientes, la suma total se carga a las cuentas por cobrar y se acredita contra las ventas e impuestos que se trasladen (en este caso IVA), a nivel mayor. Supongamos que una empresa realiza las siguientes operaciones en un periodo: Mayo 2XX5 1. Venta a crdito por $345,000 a la empresa X, S.A. 8. Venta a crdito por $115,000 a la empresa Y, S.A. 12. Venta a crdito por $690,000 a la empresa Z, S.A. 20. La empresa Z, S.A. devolvi mercanca por un valor de $2,300.
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EMPRESA "X" S.A. DE C.V. LIBRO DIARIO DE VENTAS Factura o N/C 001 002 003 NC 001 CLIENTES Debe Haber 345,000 115,000 690,000 2,300 VENTAS Debe Haber 300,000 100,000 600,000 300 IVA TRASLADADO Debe Haber 45,000 15,000 90,000 Devoluciones s/vta. 2,000 VARIAS CUENTAS Nombre Debe
Da 1 8 12 20
Cliente Empresa X Empresa Y Empresa Z Empresa Z
Haber
1,150,000
2,300
0 1,000,000
300
150,000
2,000
Compras En lo que respecta al libro diario de compras, quedaran registradas cada una de las operaciones a crdito realizadas con proveedores en orden progresivo, afectando segn corresponda los registros contables con las operaciones perifricas que pudiera tener, como pueden ser los impuestos, las devoluciones, rebajas o descuentos. Cabe mencionar que las operaciones de contado se registran en otro tipo de diario. Cada una de las operaciones de compras a crdito requiere ser identificada en el libro diario de compras mediante un abono a la cuenta de proveedores, la suma total se abona a las cuentas por pagar y se acredita contra el almacn e impuesto acreditable (en este caso IVA), a nivel mayor. Supongamos que la misma empresa realiza las compras siguientes en un periodo: Mayo 2XX5 4. Compra a crdito por $230,000 a la empresa A, S.A. 5. Compra a crdito por $57,500 a la empresa B, S.A. 9. Compra a crdito por $575,000 a la empresa C, S.A. 22. La empresa devolvi mercanca a la empresa C por un valor de $1,150
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EMPRESA "X" S.A. DE C.V. LIBRO DIARIO DE COMPRAS Entrada Factura Da Almacen Proveedor Fecha Nmero 4 5 9 22 E1 E2 E3 S1 Empresa A 04-May Empresa B 05-May Empresa C 09-May Empresa C 22-May 045 354 098 034 ALMACEN Debe Haber 200,000 50,000 500,000 1,000 1,150 PROVEEDORES IVA ACREDITABLE Debe Haber Debe Haber 230,000 57,500 575,000 30,000 7,500 75,000 150 VARIAS CUENTAS Nombre Debe Haber
750,000
1,000
1,150 862,500 112,500
150
Ingresos y Egresos En el libro diario de ingresos y egresos las operaciones son registradas cronolgicamente y en orden progresivo, esta diseado para registrar todos los pagos y depsitos en efectivo, en donde para el caso de los ingresos se tendrn depsitos o transferencias, mientras que para los egresos se tendrn cheques o transferencias, en ambos casos lo importante es establecer controles que permitan en la medida de lo posible evitar omisiones en los registros. Este diario contiene varias columnas que permiten identificar los distintos pagos o depsitos, as como las cuentas que regularmente utiliza una empresa, y que al igual que en los diarios anteriores, la suma total de cada una de las cuentas ser traspasada a nivel mayor. Supongamos que la misma empresa realiza las siguientes operaciones en un periodo: Junio 1. La empresa X, S.A. paga la Factura 001 por $345,000 2XX5 7. Se paga la Factura 354 por $57,500 a la empresa B, S.A. 9. Se paga la Factura 045 por $230,000 a la empresa A, S.A. 28. La empresa Y, S.A. paga la Factura 002 por $115,000 30. Se paga nmina por $10,000 30. Se paga recibo telefnico por $1,150
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EMPRESA "X" S.A. DE C.V. LIBRO DIARIO DE INGRESOS Y EGRESOS
GA STOS PR OV EED OR ES OPER A TI V OS
Referencia Da Ingreso Cheque 1 7 9 28 Dep. 02 30 30 Ch. 03 Ch. 04 Dep. 01 Ch. 02 Ch. 01
B A N C OS
C LI EN TES
V A R I A S C U EN TA S
Concepto
P a go c lie nt e X S .A .
Debe 345,000
Haber
Haber 345,000
Debe
Debe
Nombre
Debe
Haber
P a go pr o v e e do r B , S .A . P a go pr o v e e do r A , S .A . P a go c lie nt e Y S .A . P a go de n m ina P a go de t e l f o no
57,500 230,000 115,000 10,000 1,150
57,500 230,000
115,000
10,000 1,000 IVA A c r e dit a ble 150
460,000 298,650
460,000
287,500
150
Bancos El libro diario de bancos registra todos los pagos realizados, los depsitos recibidos, y el saldo al trmino de cada operacin procurando observar el criterio prudencial, reconociendo los depsitos hasta que se reciben las fichas o transferencias de depsito en cuenta y los pagos desde el momento en que se expide el cheque. Supongamos las siguientes operaciones para un periodo, de la misma empresa: Julio 2. La empresa Z, S.A. realiza un pago de $300,000 a cuenta de 2XX5 su adeudo 8. Se paga la renta del mes por un importe de $ 4,000 con el cheque No. 05 11. Se paga a la empresa C S.A. $100,000 por la compra a crdito de Mayo con el cheque No. 6 19. Uno de los socios hace un prstamo a la empresa por un monto de $250,000 23. Se paga el recibo de luz por un importe de $2,000 con el cheque No. 7
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EMPRESA "X" S.A. DE C.V. LIBRO DIARIO DE BANCOS
Da 2 8 11 19 23
Referencia Ingreso Cheque Dep. Ch. 05 Ch. 06 Dep. Ch. 07
DEBE Concepto
P a go a c ue nt a pr o v e e do r Z , S .A . P a go de r e nt a P a go a c ue nt a c lie nt e C , S .A . P r st a m o so c io P a go de luz
HABER
SALDOS DEUDOR ACREEDOR 300,000
300,000
4,000 296,000 400,000 250,000 146,000 2,000 144,000 -104,000
550,000 406,000 144,000
Sociales Los libros sociales contienen informacin respecto a la sociedad y las principales decisiones tomadas en torno a sta y que quedan plasmadas en las asambleas anuales y extraordinarias convocadas por los accionistas en donde se puede conocer algunas de las principales decisiones tomadas como son, movimientos del capital social, de sus acciones y accionistas as como de los resultados obtenidos en un periodo y el tratamiento que se le dar como puede ser la reinversin o la toma de dividendos. Libro de Actas Libros Sociale Registro de acciones Libro para Registro de Utilidades o Prdidas
Libro de Actas El libro de actas es uno de los libros sociales ms importantes con que cuenta una empresa, es en este libro donde quedan registrados dos momentos importantes de una sociedad, el momento en que se funda una sociedad que legalmente es conocido el acta constitutiva, y el acta de cierre, es decir cuando por acuerdo de los accionistas se disuelve la sociedad. Entre estos dos momentos quedan plasmadas en asambleas generales o extraordinarias de los socios las decisiones corporativas; vale la pena mencionar que parte de la importancia de contar con estos libros es en cumplimiento de lo que sealan diversas leyes, como lo es la Ley General de Sociedades Mercantiles que expresamente seala en el Artculo 194, lo siguiente:
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Las actas de las Asambleas Generales de Accionistas se asentarn en el libro respectivo y debern ser firmadas por el Presidente y por el Secretario de Asamblea, as como por los Comisarios que concurran. Se agregarn a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los trminos que esta Ley establece. Cuando por cualquier circunstancia no pudiere asentarse el Acta de Asamblea en el libro respectivo se protocolizar ante Notario. Las actas de Asambleas Extraordinarias sern protocolizadas ante Notario e inscritas en el Registro Pblico de Comercio.
Libro de Registro de Acciones El libro de registro de acciones al igual que el libro de actas nace en el momento en que se constituye la sociedad, ya que es en ese momento cuando deben registrarse a los accionistas que la conforman y as sucesivamente en cada movimiento que haya en los accionistas o en las acciones que conforman la sociedad deber quedar plasmado un registro en donde conforme a la Ley General de Sociedades Mercantiles en el Artculo 128 deber contener las siguientes caractersticas: I.- El nombre, la nacionalidad y el domicilio del accionista, y la indicacin de las acciones que le pertenezcan, expresndose los nmeros, series, clases y dems particularidades II.- la indicacin de las exhibiciones que se efecten III.- las transmisiones que se realicen en los trminos que prescribe el artculo 129 Libro para registro de utilidades o prdidas El libro para el registro de utilidades o prdidas nace en el momento en que la sociedad ha concluido un periodo contable, por lo general referido al cierre de un ao fiscal, en ese momento, es cuando la sociedad reconoce el resultado obtenido por las operaciones de dicho perodo, y de manera consecutiva al termino de cada ao, la sociedad deja un registro de las utilidades o perdidas.
Resumen Los libros secundarios permiten a una empresa simplificar y controlar las operaciones que se realizan de manera frecuente, como son las ventas, las compras, los ingresos y egresos y los bancos, al utilizar estos libros se condensan las operaciones realizadas en un periodo, al mismo tiempo que permiten que contablemente se trabaje de manera simultnea en diversas operaciones al haber un responsable para cada tipo de operacin.
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Los libros sociales son aquellos donde queda plasmada la informacin respecto a la sociedad sobre los resultados de operacin y el tratamiento que se acuerde darles, as como sobre las principales decisiones tomadas en torno a los movimientos del capital social, de sus acciones y accionistas, principalmente, de tal manera que constituyen la historia de la empresa y uno de sus principales soportes legales. Actividad Una empresa que ha instrumentado el manejo de libros secundarios en su contabilidad, en el mes de diciembre de 2XX5, te pide que prepares los libros con la informacin que a continuacin se detalla. a) Ventas Da 1. Venta a crdito por $11,500 a la empresa X, S.A. Da 3. Devolucin de mercanca de la empresa X, S.A. de $1,150. Da 8. Venta a crdito por $57,500 a la empresa Y, S.A. Da 12. Venta a crdito por $23,000 a la empresa Z, S.A. Da 16. Se le otorg a la empresa Z, S.A. un descuento por $2,300 en sus compras a crdito. 20. La empresa Z, S.A. devolvi mercanca por un valor de $2,300. b) Compras Da 4. Compra a crdito por $5,750 a la empresa A, S.A. Da 5. Devolucin de mercanca a la empresa A. por $575. Da 10. Compra a crdito por $46,000 a la empresa B, S.A. Da 13. Compra a crdito por $34,500 a la empresa C, S.A. Da 22. La empresa recibi un descuento de la empresa B por un valor de $4,600. c) Ingresos y Egresos Da 3. Se recibe por parte del banco un crdito en efectivo de $50,000. Da 15. Se paga la nmina de los empleados por $4,000. Da 20. La empresa Y, S.A. pago $57,500 por concepto de sus ventas a crdito. Da 25. Se paga a la empresa C, S.A. $46,000 por las compras a crdito. Da 31. Se pagan honorarios legales por $6,000. d) Bancos Con las operaciones registradas en ingresos y egresos se deber preparar el libro de bancos.
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Tarjetas auxiliares de movimientos de almacn Los inventarios se valan segn seala El Boletn C-4 del IMCP de acuerdo al costo de adquisicin o produccin que tiene una empresa al comprar o fabricar un artculo, lo que representa la suma de las erogaciones aplicables a la compra y los cargos que directa o indirectamente se van generando hasta que un artculo est en condiciones de ser vendido. El mismo Boletn establece los mtodos para la valuacin de inventarios: a) b) c) d) e) Costos identificados Costos promedios Primeras entradas, primeras salidas Ultimas entradas, primeras salidas Detallistas
Es importante mencionar que independientemente del mtodo que se est utilizando, el manejo fsico de los inventarios en el almacn no implica que deba coincidir con la manera en que estn siendo valuados. Dependiendo las necesidades de cada empresa deber seleccionarse el mtodo que mas se adecue a su operacin y aplicarlo en forma consistente. Sin embargo, son tres los que generalmente se emplean y que a continuacin analizaremos.
Primeras entradas primeras salidas (PEPS) Este mtodo basa la valuacin de los inventarios en la suposicin de que las primeras unidades en entrar al almacn o a la produccin sern las primeras en salir; lo cual implica que al final de cada periodo las unidades del inventario final quedan valuadas a los ltimos costos de adquisicin o produccin y por lo tanto la cifra reflejada en los estados financieros queda valuada a costos actuales, muy cercanos al costo de reposicin. En lo que respecta al costo de ventas, las unidades vendidas quedan valuadas a los costos del inventario inicial y/o al de las primeras compras del periodo, lo que pudiera implicar que el importe que aparece en el costo de ventas dentro del estado de resultados quede subvaluado y como consecuencia la utilidad obtenida est sobrevaluada, sobre todo en poca de alza de precios. En resumen, al utilizar el mtodo PEPS se tienen tres efectos en la informacin financiera: Se obtiene un menor costo de ventas al valuar las unidades vendidas a costos antiguos. Se refleja una mayor utilidad como resultado de enfrentar costos actuales en las ventas
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contra costos antiguos en el costo de lo vendido. Se tiene un mayor inventario final al quedar valuadas las existencias a costos actuales o de reposicin.
Conforme a lo anterior, a continuacin ejemplificaremos la forma en que se valan los inventarios utilizando este mtodo. Una empresa que inicia operaciones, decide llevar como mtodo de valuacin de inventarios Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS), tiene las siguientes operaciones en un periodo: 02 de Enero. Compra 500 unidades de Producto A, a un costo total de $1,000 ($2 por unidad). 03 de Enero. Vende 300 unidades de Producto A en un precio total de $900 ($3 por unidad). 10 de Enero. Compra 100 unidades adicionales de Producto A, a un costo total de $250 ($2.50 por unidad). 20 de Enero. Compra otras 200 unidades de Producto A, a un costo total de $500 ($2.50 por unidad). 29 de Enero. Vende 300 unidades de Producto A en un precio total de $1,200 ($4 por unidad). AUXILIAR DE ALMACN PRODUCTO A Unidad: Pieza Unidades Costo Importe Haber Saldo Debe Haber Unitario 500 $ 2.00 $ 1,000 300 200 $ 2.00 $ 600 300 $ 2.50 250 500 $ 2.50 500 200 300 $ 2.00 400 100 200 $ 2.50 250
Fecha 2 Ene 3 Ene 10 Ene 20 Ene 29 Ene
Concepto Compra Venta Compra Compra Venta
Debe 500 100 200
Saldo $1,000 400 650 1,150 750 500
El resultado de los movimientos en el auxiliar de almacn se resumira, al trmino de un periodo de la siguiente manera: Empresa X, S.A. de C. V. Estado de Resultados del 1. Al 31 de Enero de 2XX5 Ventas Netas Costo de Ventas Inventario Inicial (+)Compras (-)Inventario Final Utilidad Bruta $ 2,000 1,250 $ 0 1,750 500 $ 750
El efecto de haber utilizado el mtodo de valuacin PEPS, es en el Estado de Resultados una utilidad de $750.
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Ultimas entradas primeras salidas (UEPS) Este mtodo se basa en que las ltimas unidades en entrar al almacn o la produccin sern las primeras en salir, por lo que las existencias al final de cada periodo quedan valuadas a costos antiguos, es decir a los costos del inventario inicial y/o a los de las primeras compras, reflejndose as en los estados financieros. El costo de ventas, al contrario de las existencias, se vala a los costos de las ltimas compras, razn por la cual la cifra que se muestra en los estados financieros aparece valuada a costos actuales, muy cercanos a su valor de reposicin o de mercado. El mtodo UEPS tienen los siguientes efectos en la informacin financiera: Se obtiene un mayor costo de ventas al valuar las unidades vendidas a costos actuales. Se refleja una utilidad menor como resultado de enfrentar costos antiguos en las ventas contra costos actuales en el costo de lo vendido. Se tiene un menor inventario final al quedar valuadas las existencias a costos antiguos.
Para estudiar este mtodo de valuacin y comparar sus diferencias contra el mtodo PEPS, utilizaremos el ejemplo anteriormente desarrollado. Una empresa que inicia operaciones, decide llevar como mtodo de valuacin de inventarios Ultimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS), tiene las siguientes operaciones en un periodo: 02 de Enero. Compra 500 unidades de Producto A, a un costo total de $1,000 ($2 por unidad). 03 de Enero. Vende 300 unidades de Producto A en un precio total de $900 ($3 por unidad). 10 de Enero. Compra 100 unidades adicionales de Producto A, a un costo total de $250 ($2.50 por unidad). 20 de Enero. Compra otras 200 unidades de Producto A, a un costo total de $500 ($2.50 por unidad). 29 de Enero. Vende 300 unidades de Producto A en un precio total de $1,200 ($4 por unidad).
AUXILIAR DE ALMACN PRODUCTO A Unidad: Pieza Unidades Costo Importe Debe Haber Saldo Debe Haber Unitario 500 500 $ 2.00 $ 1,000 300 200 $ 2.00 $ 600 100 300 $ 2.50 250 200 500 $ 2.50 500 300 200 $ 2.50 750
Saldo $1,000 400 650 1,150 400
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Empresa X, S.A. de C. V. Estado de Resultados del 1. Al 31 de Enero de 2XX5 Ventas Netas Costo de Ventas Inventario Inicial (+)Compras (-)Inventario Final Utilidad Bruta $ 2,000 1,350 $ 0 1,750 400 $ 650
El efecto de haber utilizado el mtodo de valuacin UEPS, es en el Estado de Resultados una utilidad de $650. Costos Promedio El mtodo de costos promedio consiste en valuar los inventarios dividiendo el importe del saldo (valores) entre las existencias (unidades) cada vez que haya una modificacin del saldo o de las existencias. El costo promedio unitario obtenido bajo este procedimiento ser el que se utilice para valuar tanto el costo de ventas como el inventario final de cada periodo. Los principales efectos de este mtodo son: Simplifica el manejo de los registros auxiliares de almacn En pocas de estabilidad econmica se obtiene un costo de ventas representativo del mercado. En pocas de inflacin, los inventarios y el costo quedan valuados con cifras poco representativas puesto que los costos se alejan de los valores de mercado.
Al igual que el ejemplo anterior, seguiremos utilizando el mismo caso de estudio con el propsito de comparar los efectos que cada mtodo tiene en la valuacin de los inventarios. Una empresa que inicia operaciones, decide llevar como mtodo de valuacin de inventarios Costos Promedio (PP), tiene las siguientes operaciones en un periodo: 02 de Enero. Compra 500 unidades de Producto A, a un costo total de $1,000 ($2 por unidad). 03 de Enero. Vende 300 unidades de Producto A en un precio total de $900 ($3 por unidad). 10 de Enero. Compra 100 unidades adicionales de Producto A, a un costo total de $250 ($2.50 por unidad). 20 de Enero. Compra otras 200 unidades de Producto A, a un costo total de $500 ($2.50 por unidad). 29 de Enero. Vende 300 unidades de Producto A en un precio total de $1,200 ($4 por unidad).
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AUXILIAR DE ALMACN PRODUCTO A Unidad: Pieza Unidades Costo Unitario Haber Saldo Compra Promedio Debe 500 $ 2.00 $ 2.00 1,000 300 200 $ 2.00 $ 2.00 300 $ 2.50 $ 2.17 250 500 $ 2.50 $ 2.30 500 300 200 $ 2.50
Debe 500 100 200
Importes Haber 600 690
Saldo $1,000 400 650 1,150 460
Determinacin del costo promedio: Costo Promedio = Saldo en pesos Existencias Para determinar el costo promedio se divide el saldo en pesos entre las existencias al trmino de cada operacin de compra, con ese resultado se valan las existencias vendidas. Empresa X, S.A. de C. V. Estado de Resultados del 1. Al 31 de Enero de 2XX5 Ventas Netas Costo de Ventas Inventario Inicial (+)Compras (-)Inventario Final Utilidad Bruta $ 2,000 1,390 $ 0 1,750 460 $ 610
El efecto de haber utilizado el mtodo de valuacin Costos Promedio, es en el Estado de Resultados una utilidad de $610.
Resumen La valuacin de inventarios de una empresa se realiza de acuerdo con el costo de adquisicin o produccin de los artculos. Comnmente se utilizan tres principales mtodos para la valuacin del almacn: Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS) y Costos Promedio, cada empresa seleccionar el que mejor convenga a sus necesidades y caractersticas y lo aplicar de forma consistente, sin que esto implique que el manejo fsico de los inventarios deba coincidir con el mtodo de registro. Con mtodo PEPS, los inventarios se valan al costo de las primeras compras, lo que implica que el costo de ventas queda registrado a costos antiguos, reflejando una mayor utilidad para la empresa, y los inventarios al final del periodo quedan valuados a costos actuales.
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En el mtodo UEPS, los inventarios se valan al costo de las ltimas adquisiciones, de esta manera el costo de ventas se registra a costos actuales, disminuyendo el importe de las utilidades, y el inventario final aparece valuado a costos antiguos. Finalmente con la aplicacin del mtodo de Costos Promedio, se obtiene como su nombre lo indica, un costo promedio que resulta de dividir el importe total de las compras entre las existencias, de esta manera se simplifica el control de las existencias de almacn.
Actividad Una empresa que requiere evaluar el efecto de los distintos mtodos de valuacin de inventarios, te pide que prepares un anlisis del efecto que se tiene al utilizarlos distintos mtodos de control de almacn, para ello te proporciona las siguientes operaciones realizadas en un periodo: 02 de Enero. Compra 200 unidades de Producto 1, a un costo total de $10,000 ($50 por unidad). 04 de Enero. Compra 300 unidades de Producto 1, a un costo total de $18,000 ($60 por unidad). 07 de Enero. Devuelve 100 unidades del producto 1 por resultar defectuosas. 09 de Enero. Vende 50 unidades de Producto 1 en un precio total de $5,000 ($100 por unidad). 12 de Enero. Compra 100 unidades adicionales de Producto 1, a un costo total de $5,500 ($55 por unidad). 14 de Enero. Vende 30 unidades de Producto 1 en un precio total de $3,300 ($110 por unidad). 19 de Enero. Vende 80 unidades de Producto 1 en un precio total de $5,600($90 por unidad). 28 de Enero. Compra otras 100 unidades de Producto 1, a un costo total de $5,200 ($52 por unidad). 29 de Enero. Vende 150 unidades de Producto 1 en un precio total de $14,250 ($95 por unidad).
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Resumen de la unidad La contabilidad ha ido en constante evolucin, debido a los avances que en el mbito tecnolgico y comercial se han dado en el mundo y a los cambios en materia legal y fiscal. La contabilidad es la base para la toma de decisiones y genera diversos tipos de informacin para satisfacer las necesidades de cada usuario. Los principios de contabilidad generalmente aceptados constituyen parte fundamental en la prctica de la contabilidad ya que de su correcta aplicacin depender la utilidad y confiabilidad de la informacin financiera generada. La informacin financiera queda plasmada en los estados financieros bsicos. Dicha informacin para cumplir con el objetivo de reflejar la situacin financiera de una empresa debe reunir como caractersticas principales el que sea til, confiable y provisional. En el registro de las operaciones, debe tenerse presente que las transacciones de una empresa siempre tienen un doble efecto, de este principio surge el sistema de partida doble el cual, partiendo de que a todo cargo corresponde un abono, fija las reglas para el registro de las operaciones. Para registrar las operaciones de manera ordenada, sistemtica y comprensible se emplean las cuentas, que tradicionalmente se representan mediante una T llamada tambin esquema de mayor. El catlogo de cuentas es el documento que integra las cuentas que se utilizarn para el registro de las operaciones, se clasifican de acuerdo con los rubros de los estados financieros. Por otra parte los documentos fuente aportan los datos necesarios para los registros contables, con base en ellos se determina el tipo de operacin y pliza que deber emplearse. De acuerdo con el tipo de registro y su documentacin fuente, se utilizan comnmente plizas de ingresos pliza, plizas de egreso, y las de diario. Una vez que se elaboran las plizas contables, se asientan estas operaciones en la hoja de rayado diario, y de este documento se traspasan los movimientos a la hoja de esquemas de mayor para obtener los saldos de cada una de la cuentas. La comprobacin de los registros se lleva a cabo mediante la hoja de trabajo, que adems permite hacer las correcciones necesarias mediante asientos de ajuste, y as obtener las cifras que se mostrarn en los estados financieros. En el libro diario quedan asentados cronolgicamente los registros de todas las operaciones realizadas por la entidad. En el libro mayor se reflejan por cada periodo, para cada una de las cuentas, todos los movimientos que se originaron en el libro diario.
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Para simplificar y controlar las operaciones que se realizan de manera frecuente se utilizan los libros secundarios, estos libros condensan las operaciones realizadas en un periodo. En los libros sociales queda plasmada la informacin respecto a la sociedad, sobre los resultados de operacin, y las principales decisiones tomadas en torno a los movimientos del capital social, de sus acciones y accionistas, de tal manera que constituyen la historia de la empresa y uno de sus principales soportes legales. La valuacin de inventarios de una empresa se realiza de acuerdo con el costo de adquisicin o produccin de los artculos. Comnmente se utilizan tres principales mtodos para la valuacin del almacn: Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS) y Costos Promedio, cada empresa seleccionar el que mejor convenga a sus necesidades y caractersticas. Respuestas a Evaluaciones Sumativas:
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UNIDAD 2 CODIFICACIN DE OPERACIONES Y FORMULACIN DE ESTADOS DE SITUACIN FINANCIERA Introduccin Una de las operaciones ms importantes son las ventas, de algn modo debemos ver que una organizacin subsiste gracias a los ingresos, y que stos detonan el funcionamiento de una empresa. En este proceso debemos establecer controles que permitan tener la certeza de que los ingresos de una empresa estn siendo debidamente monitoreados desde el origen de la operacin, que es propiamente la venta y que se podrn agregar otros ingresos que se controlan mediante notas de cargo. Otro elemento importante en el control de las ventas, son los crditos otorgados a los clientes por financiamientos, stos originan controles internos que permiten a una empresa monitorear el importe de las cuentas por cobrar, y en su caso el importe de las cuentas incobrables.
Codificado y elaboracin de documentacin de ingresos
Facturas de ventas y servicios Las ventas llevan un proceso desde la facturacin hasta la cobranza de las mismas: Contado Facturacin Crdito Cuenta por cobrar Depsito clientes Salida de mercanca del Almacn
La facturacin, dependiendo de la naturaleza de una empresa, la podemos clasificar en bienes o servicios. Tratndose de facturacin de bienes debe contener una descripcin detallada que permita verificar que los bienes vendidos corresponden a los precios de venta establecidos por la empresa.
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Empresa X, S.A. de C. V. (Direccin Fiscal) Factura No. 001 (Logo de la Empresa) (RFC) (Telfono, e-mail) Fecha: 1 Dic. 2XX5 Cliente: Empresa Z, S.A. de C. V.______ Domicilio:____________________________ Condiciones de Pago:______________ RFC:__________________________________ No. Pedido: ______________________ Precio Cantidad Descripcin Importe Unitario 100
Sillas para oficina
$ 200.00
$ 20,000.00
Subtotal Importe en letra: I.V.A. Veintitrs mil pesos 00/100 M.N. Total (Cdula de Identificacin Fiscal) Leyenda de autorizacin de impresin
$ 20,000.00 $ 3,000.00 $ 23,000.00
Con base en lo anterior, los registros contables que derivan de la elaboracin de la factura que tenemos en el ejemplo, dependern de la manera en como se haya pactado la venta, es decir: a) Ventas de Contado Si la venta se pact de contado entonces veremos un incremento en los activos, en las cuentas de Caja o Bancos, un incremento en los resultados, en la cuenta de ingresos, y un incremento en el Pasivo en la cuenta de IVA Trasladado, que debern quedar registradas en una pliza de ingresos: Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS Fecha: 1/Dic./2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Bancos Ingresos por ventas IVA Trasladado
No. Pliza: 1 No. de No. de cuenta subcta. 1 101 4 101 2 106
Haber $ 20,000 3,000 $ 23,000 Diario LPG
Sumas Iguales Concepto: Venta segn Fac. 001, pagada de contado. Elaborado Revisado MGR Autorizado BRT HOP
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b) Ventas a Crdito De igual manera, si la venta se pact a crdito entonces veremos un incremento en los activos, en la cuenta de Clientes, un incremento en los resultados en la cuenta de ingresos, y un incremento en el Pasivo en la cuenta de IVA Trasladado: Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS Fecha: 1/Dic./2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Clientes Ingresos por ventas IVA Trasladado Sumas Iguales Concepto: Venta a crdito segn Fac. 001 Elaborado Revisado MGR HOP Autorizado BRT
Haber $ 20,000 3,000 $ 23,000 Diario LPG
En el caso de facturacin de servicios, nicamente deber contener una breve descripcin del motivo que origina el ingreso, en este caso particularmente el contrato de prestacin de servicios es el documento que contiene un anlisis detallado del tipo de servicio que ser proporcionado al cliente. (Logo de la Empresa) (Direccin Fiscal) (RFC) (Telfono, e-mail) Factura No. 002 Fecha: 3 Dic. 2XX5
Cliente:______________________________ Domicilio:____________________________ Condiciones de Pago:______________ RFC:__________________________________ No. Pedido: ______________________ Descripcin Importe
Servicios profesionales de contabilidad, conforme contrato de prestacin de servicios. $ 30,000.00
Importe en letra: Treinta y cuatro mil quinientos pesos 00/100 M.N. (Cdula de Identificacin Fiscal) Leyenda de autorizacin de impresin
Subtotal I.V.A. Total
$ 30,000.00 $ 4,500.00 $ 34,500.00
99

Con base en lo anterior, los registros contables que derivan de la elaboracin de la factura que tenemos en el ejemplo, dependern de la manera en como se haya pactado la operacin, es decir: a) Servicios de Contado Si la prestacin de servicios se pact de contado entonces tendremos un incremento en los activos, en las cuentas de Caja o Bancos, un incremento en los resultados, en la cuenta de ingresos, y un incremento en el Pasivo en la cuenta de IVA Trasladado, que debern quedar registradas en una pliza de ingresos: Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS Fecha: 3/Dic./2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Bancos Ingresos por servicios IVA Trasladado
Haber $ 30,000 3,500 $ 34,500 Diario LPG
Sumas Iguales Concepto: Venta segn Fac. 002, pagada de contado. Elaborado Autorizado Revisado MGR HOP BRT
b) Servicios a Crdito De igual manera, si la prestacin de servicios se pact a crdito entonces veremos un incremento en los activos, en la cuenta de Clientes, un incremento en los resultados, en la cuenta de ingresos, y un incremento en el Pasivo en la cuenta de IVA Trasladado: Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS Fecha: 3/Dic./2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Clientes Ingresos por servicios IVA Trasladado Sumas Iguales Concepto: Venta a crdito segn Fac. 002. Elaborado Revisado MGR HOP Autorizado BRT
Haber $ 30,000 4,500 $ 34,500 Diario LPG
Principios de Contabilidad Aplicables a Ventas: Realizacin: El registro contable de las ventas debe atender al momento en que se lleva a cabo la venta, que puede ser desde el momento en que se entrega la mercanca o se efecta el servicio.
100

Periodo Contable: La facturacin y las remisiones emitidas debern quedar registradas en la contabilidad en el periodo en que se origino la operacin, es decir, desde que se entrega la mercanca o se efecta el servicio.
Medidas de Control Interno relativos a Ventas Como se comento uno de los aspectos ms importantes en la operacin de una empresa, son las ventas, por tal motivo debern establecerse medidas de control interno que permita al responsable: Verificar que todas las ventas registradas sean reales. Verificar que las ventas estn registradas conforme a principios de contabilidad en un perodo contable. Verificar que las ventas normales estn separadas de otros ingresos. Verificar que las ventas estn correspondidas con un costo. Verificar que las devoluciones, descuentos y rebajas sean debidamente autorizadas y supervisadas. Verificar que la expedicin de facturas por ventas, sigan un orden numrico consecutivo.
Remisiones de Venta de Producto Terminado (Logo de la No. _ _ _ (Direccin Fiscal) (Telfono, e-mail) Remisin o Nota de Venta Empresa) Fecha (RFC)
Cliente:______________________________ Domicilio:____________________________ Condiciones de Pago:______________ RFC:__________________________________ No. Pedido: ______________________ Precio Cantidad Descripcin Importe Unitario 50 Escritorios
$ 500.00
$ 25,000.00
(IVA incluido en el precio) Importe en letra: Veinticinco mil pesos 00/100 M.N. Total $ 25,000.00
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En el caso de que una venta quedara pactada nicamente mediante una remisin, o algn otro documento de control interno que maneje la empresa, el registro contable quedara en las mismas condiciones que si se tratara de una venta. Notas de cargo a clientes La nota de cargo es el documento que permite a una empresa conocer, como su nombre lo indica, los cargos adicionales que se le cobrarn a un cliente por ciertas operaciones extraordinarias relativas a una venta como son los financiamientos, y otros servicios adicionales, como pueden ser fletes, seguros, diferencias en precios, entre otros. Medidas de Control Interno relativas a Notas de Cargo Parte de la operacin de una empresa, son los ingresos adicionales obtenidos, y que el control interno relativo a este tema debe permitir al responsable: Verificar que todos los cargos adicionales relativos a una venta estn amparados por una nota de cargo. Verificar que todos los cargos a clientes estn debidamente autorizados por personas responsables. Verificar que todas las notas de cargo queden debidamente registradas en el periodo contable que correspondan. Verificar que la expedicin de notas de cargo, sigan un orden numrico consecutivo. (Direccin Fiscal) (RFC) (Telfono, e-mail) Nota de Cargo 001 Fecha: 7 Dic. 2XX5
(Logo de la Empresa)
Cliente:______________________________ Domicilio:____________________________ Condiciones de Pago:______________ RFC:__________________________________ No. Pedido: ______________________ Precio Cantidad Descripcin Importe Unitario
Flete que incluye transportacin.
seguro
de
$ 500.00
500.00
Importe en letra: Quinientos setenta y cinco pesos 00/100 M.N.
Subtotal I.V.A. Total
$ $ $
500.00 75.00 575.00
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(Cdula de Identificacin Fiscal) Leyenda de autorizacin de impresin Con base en lo anterior, los registros contables que derivan de la elaboracin de la nota de cargo que tenemos en el ejemplo, mostrarn un incremento en los activos, en la cuenta de Bancos o Clientes segn se haya pactado la operacin al contado o a crdito, un incremento en los resultados, en la cuenta de otros productos, y un incremento en el Pasivo en la cuenta de IVA Trasladado: Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS Fecha: 7/Dic./2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Bancos Otros Ingresos IVA Trasladado
Debe $ 575 $ $
Haber 500 75 575 Diario LPG
Sumas Iguales $ 575 Concepto: Cobro de flete segn Nota de Cargo 001. Elaborado Revisado MGR Autorizado BRT Auxiliares BDU HOP Reporte de cobranzas
El reporte de cobranza permite llevar un control continuo sobre las operaciones a crdito y su respectiva cobranza, conforme a los plazos y condiciones establecidos. Este reporte lo genera cada empresa en funcin de sus necesidades de control particulares a su actividad, algunos de los elementos que debe contener un reporte de esta naturaleza son: Fecha de facturacin y periodo de crdito Fecha de cobro e importe depositado, indicando la(s) factura (s) que estn liquidando. Nombre de la cuenta o cliente
Cabe sealar que el reporte de cobranzas puede incluir cuentas por cobrar a empleados, funcionarios, u otras cuentas especiales distintas a las de clientes. Medidas de Control Interno relativas a Reportes de Cobranza El responsable de emitir un reporte de cobranza tiene que observar medidas de control interno que le permitan monitorear el crdito autorizado a los clientes, as como los plazos relativos a los mismos, observando para ello lo siguiente: Verificar que toda la facturacin y notas de cargo relativos a las ventas a crdito, que fueron cobradas en un periodo, estn debidamente registrados en los reportes de cobranza.
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Verificar que todos los pagos de clientes estn debidamente descargados en los reportes de cobranza. Verificar que los saldos segn los reportes de cobranza, coincidan con los estados de cuenta de cada cliente. Presentar informes relativos a la antigedad de los saldos de clientes, as como aquellos cuyo periodo de crdito est vencido.
El reporte de cobranza como tal, no es un documento fuente para efectos de registro contable, es un documento de control interno que permite de manera peridica conocer el estatus que guardan las operaciones a crdito y comnmente se presenta como un informe que pudiramos ejemplificar de la siguiente manera: Empresa X S.A. de C. V. Reporte de Cuentas y Documentos por Cobrar al 31 de Diciembre de 2XXX Documentos y cuentas por cobrar a clientes: Documentos por cobrar a clientes $ 230,000.00 Cuentas por cobrar a clientes $ 400,000.00 $ 630,000.00 (-) Estimacin para cuentas incobrables $ 40,000.00 Subtotal $ 590,000.00 Otras cuentas por cobrar: Funcionarios y empleados $ 75,000.00 Otros $ 125,000.00 $ 200,000.00 (-) Estimacin para cuentas incobrables $ 10,000.00 Subtotal $ 190,000.00 Total de Cuentas por Cobrar $ 780,000.00 En este informe debern presentarse por separado cantidades que representen un importe significativo Empresa X, S.A. de C. V. Reporte de Cobranza del 1. Al 28 de Febrero de 2XX5 Tipo de Plazo Estatus Tipo de Fecha del Fecha de Importe cuenta por de del Documento Documento Vencimiento Pagado cobrar Crdito Crdito 10 Feb. Cliente X Factura 10 Ene 2XX5 30 das $ 100,000 Vigente 2XX5 360 15 Feb. Cliente Y Pagar 15 Nov. 2XX3 $ 50,000 Vencido das 2XX5 Nota de 15 Feb. Cliente X 30 Dic. 2XX4 45 das $ 10,000 Vigente Cargo 2XX5
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Empleado Z Recibo 28 Ene 2XX5 Total de Cobranza Fichas de depsito Las fichas depsito, como lo vimos en unidades anteriores es un documento fuente que, en este caso enfocado a ventas, permite tener evidencia de los depsitos realizados de clientes por las operaciones a crdito. Cabe decir que en la actualidad, las fichas de depsito han pasado paulatinamente a ser sustituidas por las transferencias bancarias electrnicas, que igualmente constituyen evidencia de los depsitos realizados de clientes. Medidas de Control Interno relativas a Fichas de Depsito El responsable de controlar la cobranza tiene que observar medidas de control interno que le permitan monitorear los depsitos de las ventas efectuadas, observando para ello lo siguiente: Verificar que todos los pagos de clientes estn amparados por una ficha de depsito o transferencia electrnica. Verificar que todas las fichas de depsito o transferencias electrnicas se encuentren debidamente registradas. 15 das 28 Feb. 2XX5 $ 5,000 $ 165,000 Vencido
Ficha de Depsito: (Institucin Moneda Bancaria) DEPOSITO EN CUENTA / PAGO (X) Nacional ( )USD Nombre del Cliente: No.Cuenta/Contrato: Fecha DD/MM/AA Cliente X S.A. 028654879 10 Feb.. 2XX5 DEPOSITO/PAGO No. De Banco Importe Importe Efectivo (X) Cheques Cheque $ 1. 014 Nacional $ ( )Tarjeta Crdito 100,000.00 ( )Crdito 2. $ Importe Documentos FORMA DEPOSITO/ 3. $ $ 100,000.00 4. $ PAGO 5. $ Total Depsito ( )Mismo da $ 100,000.00 ( )Da hbil siguiente ( )Internacional SERVICIOS SUMA $ ( ) Otros 100,000.00 (Impresin del sistema bancario)
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Los registros contables que derivan del pago de clientes mediante fichas de depsito, mostrarn un incremento en los activos, en la cuenta de Bancos y una disminucin en el Activo en la cuenta de Clientes: Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS Fecha: 10/Feb../2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Bancos Clientes
Debe $ 100,000
Haber $ 100,000 $ 100,000 Diario LPG
Sumas Iguales $ 100,000 Concepto: Depsito del cliente X por pago de factura Elaborado Revisado MGR Autorizado BRT Auxiliares BDU HOP Transferencia Electrnica de Fondos:
(Institucin Bancaria) TRANSFERENCIA ELECTRNICA DE FONDOS Cuenta de Cargo: 043987252 Cuenta de Abono: 028654879 Importe de la Operacin: $50,000.00 Fecha: 15 Febrero 2XX5 Folio Internet: 0008763901 Referencia: Pago pagar del Cliente Y
Los registros contables que derivan del cobro de documentos, en este caso mediante transferencia bancaria electrnica, mostrarn un incremento en los activos, en la cuenta de Bancos y una disminucin en el Activo en la cuenta de Documentos por cobrar: Empresa X S.A. de C. V. PLIZA DE INGRESOS Fecha: 15/Feb../2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Bancos por Cobrar Documentos
No. Pliza: 7 No. de No. de cuenta subcta. 1 1

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Debe $ 50,000
Haber $ 50,000
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Sumas Iguales Concepto: Transferencia del cliente Y por pago de pagar Elaborado Autorizado Revisado MGR HOP BRT Resumen Los ingresos de una empresa constituyen el principal detonante de las operaciones, razn por la cual es fundamental establecer controles que aseguren el correcto funcionamiento del proceso de ventas, esto implica establecer medidas de control interno sobre la facturacin de los bienes o servicios, sobre la correcta aplicacin de los cargos adicionales por estas ventas, as como sobre el constante monitoreo de la cobranza por las operaciones realizadas a crdito y la determinacin de las posibles cuentas incobrables. $ 50,000 Auxiliares BDU $ 50,000 Diario LPG
Actividad A continuacin se te proporciona una serie de oraciones con la informacin vista en el transcurso de este tema, las cuales debers completar con las palabras correctas que hagan falta: Las ventas llevan un proceso, que abarca desde la ______________ hasta la ________________. Tratndose de facturacin de ____________ debe contener una descripcin detallada que permita verificar los precios de venta establecidos por la empresa. Los registros contables que derivan de la elaboracin de una factura, dependern de la manera en como se haya pactado la venta, que puede ser _____________ ______________. Si la venta se pact a crdito tendremos un incremento en los activos, en la cuenta de ______________, un incremento en los resultados en la cuenta de _______________, y un incremento en el Pasivo en la cuenta de _____________________. El _______________________________________, es el documento que contiene un anlisis detallado del tipo de servicio que ser proporcionado al cliente El principio de _______________ y el de ________________ son los aplicables a las ventas La nota de cargo es un documento que permite a una empresa conocer los cargos adicionales que se cobrarn a un cliente por operaciones extraordinarias relativas a una _______________.
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El reporte de cobranza permite llevar un control continuo sobre las operaciones _________________ y su respectiva ______________
Es una medida de control interno verificar que los saldos segn los _________________________, coincidan con los estados de cuenta de cada cliente En la actualidad, las fichas de depsito han pasado paulatinamente a ser sustituidas por las ______ ______________________________. Los registros contables que derivan del pago de clientes mediante fichas de depsito, mostrarn un incremento en la cuenta de ________________ y una disminucin en la cuenta de _______________ Codificado y Elaboracin de Documentacin de Egresos Al igual que las operaciones de ventas que tiene una empresa, los egresos representan otra actividad fundamental en el desarrollo de una empresa, por lo que as como los ingresos detonan el funcionamiento de una empresa, las compras detonan el proceso de una venta. En el proceso de compras hay controles internos que permiten el registro armnico de las operaciones de contabilidad involucradas en esta etapa y que iremos detallando ms adelante. Entre los elementos que debern ser registrados y controlados internamente en el proceso de compras son las operaciones efectuadas de contado o a crdito, los pagos efectuados a proveedores, as como la supervisin de las entradas de mercanca al almacn. Facturas por Compras Las compras llevan un proceso que inicia con una orden de compra a un proveedor, siendo ese el momento donde se establece si la operacin ser de contado o a crdito, conforme al diagrama que se muestra a continuacin: Contado Orden de Facturacin Compra Crdito Entrada de mercanca al Almacn
Cuentas por pagar
Pago a proveedores
Al igual que las facturas de venta, las de compra tienen las mismas caractersticas, nicamente vara el registro que genera la factura de compra.
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a) Compras de contado Si la compra se pact de contado entonces veremos un incremento en los activos, en las cuentas de Almacn y de IVA Acreditable, y una disminucin en el Activo en la cuenta de Bancos, que debern quedar registradas en una pliza de egresos: Empresa Z, S.A. de C. V. PLIZA DE EGRESOS Fecha: 1/Dic./2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Almacn IVA Acreditable Bancos
Debe $ 20,000 3,000
Haber
$ 23,000 $ 23,000 Diario SOA
Sumas Iguales $ 23,000 Concepto: Compra segn Fac. 001, pagada de contado. Elaborado Autorizado Revisado NGO Auxiliares MCE JTL BDT
b) Compras a Crdito De igual manera, si la compra se pact a crdito entonces veremos un incremento en los activos, en las cuentas de Almacn y de IVA Acreditable, y un incremento en el Pasivo en la cuenta de Proveedores: Empresa Z, S.A. de C. V. PLIZA DE EGRESOS Fecha: 1/Dic./2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Almacn IVA Acreditable Proveedores Sumas Iguales Concepto: Compra a crdito segn Fac. 001 Elaborado Autorizado Revisado NGO JTL BDT Medidas de Control Interno relativos a Compras: Las compras al ser un elemento esencial en la operacin de una empresa, debern establecerse medidas de control interno que permitan: Verificar que todas las facturas de compras registradas, estn debidamente ingresadas en el almacn. Verificar que las compras estn registradas conforme a principios de contabilidad en un periodo contable.
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Debe $ 20,000 3,000 $ 23,000
Haber
$ 23,000 $ 23,000 Diario SOA
Auxiliares MCE

Verificar que las compras normales estn reflejadas en las adquisiciones hechas en el almacn, y al momento de su venta en el costo de lo vendido. Verificar que las devoluciones, descuentos y rebajas sobre compras, sean debidamente registradas en contabilidad y aplicadas en los pagos a proveedores. Reportes de Pagos y Cheques Expedidos Los reportes de pagos y cheques expedidos permiten llevar un control continuo sobre los pagos programados a proveedores, realizados mediante expedicin de cheques o transferencias electrnicas, conforme a los plazos y condiciones establecidos. Este reporte lo genera cada empresa en funcin de sus necesidades de control particulares a su actividad. Sin embargo algunos de los elementos que debe contener un reporte de esta naturaleza son: Fecha de facturacin del proveedor y periodo de crdito. Fecha de pago e importe, indicando la (s) factura (s) que estn liquidando. Nombre de la cuenta o proveedor.
Es importante aclarar que el reporte de pagos puede incluir cuentas por pagar a proveedores, empleados, impuestos u otros acreedores. Medidas de Control Interno relativas a Reportes de Pagos El responsable de emitir un reporte de pagos tiene que implementar medidas de control interno que le permitan monitorear los crditos establecidos con proveedores, as como los plazos relativos a los mismos, observando para ello lo siguiente: Que los reportes sean debidamente autorizados por la gerencia responsable de emitir pagos a proveedores y acreedores. Verificar que todas la compras a crdito que se van a liquidar, estn debidamente registrados en los reportes de cobranza. Verificar que los saldos segn los reportes de cobranza, coincidan con los estados de cuenta de cada proveedor o acreedor.
El reporte de pagos es un documento de control interno que permite a la gerencia saber el importe de los compromisos con los distintos proveedores y acreedores de una empresa, de manera que se programen los pagos conforme a los periodos de crdito contratados con cada uno de ellos y que pudiramos ejemplificar de la siguiente manera:
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Tipo de cuenta por pagar Proveedor X Impuestos Proveedor Y Ac r e e d o r Bancario
Empresa Z, S.A. de C. V. Reporte de Pagos del 1. Al 28 de Febrero de 2XX5 Plazo Importe Tipo de Fecha del Fecha de de programado Documento Documento Pago Crdito de Pago 15 Ene 15 Feb.. Factura 30 das $ 23,000 2XX5 2XX5 Declaracin 15 Feb.. N o 17 Feb.. d e $ 8,000 2XX5 Aplica 2XX5 impuestos Letra de 31 Oct. 1 Feb.. 90 das $ 40,000 cambio 2XX4 2XX5 P a g a r 28 Feb.. 3 6 0 28 Feb.. $ 130,000 bancario 2XX4 das 2XX5 Total de Pagos Programados $ 201,000
Firma Autorizada Gerente Contralor Gerente Tesorera
Una vez que se ha elaborado y autorizado por los responsables el reporte de pagos, se expiden los cheques o se realizan las transferencias bancarias electrnicas para efectuar los pagos a proveedores y/o acreedores.
CUENTA DE CHEQUES Empresa Z, S.A. (RFC) (Sucursal y No. Cuenta)
14 de Diciembre de 2XX5 Fecha
Empresa X, S.A. de C. V. $ 23,000.00 Pguese este cheque a: Moneda Nacional (Veintitrs mil pesos 00/100 M.N.)______________________________________________ La cantidad de (con letra) _________________________ Firma (No. Seriado de Cheque)
El registro contables que deriva de la expedicin de un cheque (o transferencia bancaria electrnica) mostrar una disminucin en el Pasivo, en la cuenta de Proveedores y una disminucin en el Activo, en la cuenta de Bancos, quedando el registro en una pliza de egresos:
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Empresa Z, S.A. de C. V. PLIZA DE EGRESOS Fecha: 14/Dic./2XX5 Nombre de la cuentas Parcial Proveedores Bancos Sumas Iguales
Debe $ 23,000
Haber $ 23,000
$ 23,000
$ 23,000 Diario SOA
Concepto: Pago Fac. 001 segn Cheque No. xxx Elaborado Autorizado Revisado NGO JTL BDT
Auxiliares MCE
Vales de Entrada de Almacn Con los vales de entrada de almacn se procura llevar un control que permita verificar que las compras efectuadas por una empresa, estn validadas mediante una entrada al almacn y que puedan ser verificables con la factura del proveedor. En este documento queda descrita la mercanca que est ingresando al almacn, la fecha y el nmero de unidades que amparan esta entrada, y las firmas de los responsables de haber recibido la mercanca. Empresa X, S.A. de C. V. VALE DE ENTRADA DE ALMACN
Datos del Proveedor: Partida
Descripcin Libreros para oficina Archiveros
Cantidad 250 100
Unidad Pza. par
No. Folio: 001 Pedido: Fecha: 15Dic2XX5 Precio Importe Unitario 1,000 1,500 250,000 150,000
Observaciones:
Total
400,000
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RECIBIDO Nombre, Fecha y Firma Vo.Bo.
Nombre, Fecha y Firma
Los vales de entrada al almacn no generan registro contable, nicamente se emite una autorizacin por el almacenista en donde confirma que lo que seala la factura del proveedor es lo que se recibi en el almacn y que por lo tanto deber ser registrada en contabilidad.
Medidas de Control Interno relativas a Vales de Entrada al Almacn El responsable controlar los ingresos de mercanca al almacn mediante vales de entrada deber llevar un control fsico y documental de la mercanca, de manera que le permita en cualquier momento verificar que los importes en unidades amparados por las facturas de los proveedores, coincida con el importe plasmado en los vales de entrada y con las existencias que fsicamente se tengan en el almacn. Por tal motivo algunas de las medidas de control interno que se debern observar son: Contar con un rea adecuada de almacenaje, que est debidamente salvaguardada contra robos y daos a la mercanca. Designar un almacenista responsable de los movimientos y existencias de la mercanca. Debe existir un procedimiento de verificacin de facturas, antes de su pago o registro contra entradas de almacn. Efectuar inventarios fsicos al menos una vez al ao, y en caso de diferencias realizar investigaciones exhaustivas que permitan determinar el motivo de los faltantes o sobrantes. Realizar una comparacin peridica de libros auxiliares contra existencias fsicas.
Resumen Los egresos representan una actividad fundamental en el desarrollo de una empresa, el principal egreso, las compras, son el detonante en el proceso de una venta. En el proceso de compras existen medidas de control interno que permiten, verificar todas las operaciones efectuadas, los registros que deben ser realizados y los controles fsicos que le den seguimiento a las adquisiciones y devoluciones, descuentos y rebajas relacionados con las compras Los reportes de pagos y cheques expedidos permiten llevar un control continuo sobre los pagos programados que pueden incluir cuentas por pagar a proveedores, empleados, impuestos u otros
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acreedores. El responsable de emitir este reporte tiene que implementar medidas de control interno que le permitan monitorear los crditos establecidos. Los vales de entrada de almacn permiten verificar que las compras efectuadas por una empresa, estn validadas mediante una entrada al almacn y que puedan ser verificables con la factura del proveedor. El responsable de controlar el almacn deber llevar un control fsico y documental de la mercanca, de manera que le permita en cualquier momento verificar las existencias. Actividad A continuacin se te proporciona una serie de oraciones que se han visto en el transcurso de esta unidad, las cuales debers completar con las palabras correctas que hagan falta: Las compras llevan un proceso que inicia con una ______________________ a un proveedor, siendo ese el momento donde se establece si la operacin ser de contado o a crdito Si la compra se pact de contado entonces veremos un incremento en los activos, en las cuentas de Almacn y de IVA Acreditable, y una disminucin en el Activo en la cuenta de Bancos, que debern quedar registradas en una _________________. Si la compra se pact a crdito entonces veremos un incremento en los activos, en las cuentas de Almacn y de IVA Acreditable, y un incremento en el Pasivo en la cuenta de ________________. Es una medida de control interno, verificar que todas las _____________________ registradas, estn debidamente ingresadas en el almacn, as como tambin verificar que las compras normales estn reflejadas en las adquisiciones hechas en el almacn, y al momento de su venta en el ____________________. Los _______________________________ permiten llevar un control continuo sobre los pagos programados a proveedores, realizados mediante expedicin de cheques o transferencias electrnicas, conforme a los plazos y condiciones establecidos. El responsable de emitir un reporte de pagos tiene que implementar medidas de control interno que le permitan ______________ los crditos establecidos con proveedores, as como los plazos relativos a los mismos. Una vez que se ha elaborado y autorizado por los responsables el _______________________, se expiden los cheques o se realizan las transferencias bancarias electrnicas para efectuar los pagos a proveedores y/o acreedores Con los ________________ se procura llevar un control que permita verificar que las compras efectuadas por una empresa, estn validadas mediante una entrada al almacn y que puedan ser
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verificables con la factura del proveedor. En los vales de entrada al almacn, queda descrita la mercanca que est ingresando al almacn, la fecha y el __________________ que amparan esta entrada, y las firmas de los responsables de haber recibido la mercanca
Elaboracin de Estados Financieros Bsicos o Principales

Como vimos anteriormente, los estados financieros comprenden aquellos que se consideran bsicos y los secundarios. Los estados financieros bsicos tienen la caracterstica bsica de que proporcionan al usuario informacin financiera que le permite evaluar la posicin de un negocio en un perodo de tiempo para la toma de decisiones. Estas decisiones giran en torno a cuatro elementos de informacin que proporcionan los estados financieros bsicos, y que detallamos a continuacin: El balance general proporciona informacin sobre la posicin financiera de la empresa a una fecha determinada. El estado de resultados muestra la rentabilidad y los resultados obtenidos en un perodo de tiempo. El estado de cambios en la situacin financiera permite conocer cual fue el origen y destino de los recursos de una empresa en un perodo de tiempo. El estado de variaciones en el capital contable nos muestra la manera en como se ha modificado la inversin de los accionistas a travs de un periodo de tiempo.
Los objetivos de los estados financieros se derivan principalmente de las necesidades de los usuarios, y se puede decir que satisfacen estas necesidades cuando proveen elementos de juicio, entre otros aspectos, respecto al grado de: solvencia (estabilidad financiera de la entidad), liquidez, eficiencia operativa, riesgo financiero, rentabilidad y en general cuando renen las caractersticas conforme a lo visto en el tema 1.1.2. Balance General El Balance General es el estado financiero que refleja la posicin que tiene una empresa con respecto a sus activos, pasivos y capital contable, la manera en como se presenta permite conocer aspectos financieros importantes, mediante el anlisis e interpretacin de sus partes, el cual contiene como presentacin bsica los siguientes elementos: Encabezado El encabezado contiene informacin respecto a la empresa que esta emitiendo el estado financiero,
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el tipo de estado financiero, en este caso balance general y finalmente la fecha de presentacin. Cuerpo Representa el contenido propio de un balance general en donde se identifica cada una de las cuentas que por su importancia representen el activo, pasivo y capital contable de una empresa, agrupando cada una de estas cuentas conforme a su clasificacin. Las columnas que se muestran en el cuerpo del balance general, permiten de manera ordenada integrar de izquierda a derecha los subtotales de las cuentas agrupadas conforme a su clasificacin, de manera que la suma de los subtotales nos de el total que se tiene en cuanto a activo, pasivo y capital contable. La primera columna de izquierda a derecha nos muestra los saldos de cada cuenta. La segunda columna de izquierda a derecha integra los subtotales de cuentas agrupadas. La tercera columna de izquierda a derecha, suma cada uno de los subtotales para as obtener el total de activo, pasivo y capital contable. Pie Contiene las firmas de las personas responsables de la informacin que se presenta y que por lo regular son de un representante de la administracin de la empresa y el contador responsable de la preparacin de la informacin financiera. Empresa X, S.A. de C. V. Balance General al 31 de XXX de XXXX
A C T I V O Suma el Activo Menos: P A S I V O Suma el Pasivo Igual: CAPITAL CONTABLE

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$ XXXXX
$ XXXXX
$ XXXXX Firmas Autorizadas

Formas de presentacin del Balance General El Balance General se prepara al finalizar un periodo contable o ejercicio con los saldos de las cuentas sealadas en el prrafo anterior, su presentacin depender del principio de revelacin suficiente. Puede presentarse de formas que principalmente le sean tiles a los usuarios de la informacin, y que a continuacin destacaremos los ms comunes: Balance General en forma de reporte. Balance General en forma de cuenta.
En ambos casos, su presentacin puede ser comparando las cifras con las del periodo contable anterior.
Balance General en forma de reporte El Balance General en forma de reporte, tiene dos caractersticas principales: a) Se presenta conforme la formula de capital, es decir: Activo - Pasivo = Capital Contable
b) Cada una de las cuentas y sus saldos se presentan de forma vertical, restando al importe del activo, el pasivo, y el resultado ser el capital contable. Procedimiento para la elaboracin de un Balance General en forma de reporte. Paso 1.- Preparacin de balanza de comprobacin
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Empresa X. S.A. de C.V. Balanza de Comprobacin del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5 Nombre de las cuentas Bancos Inversiones en valores Clientes Deudores diversos Documentos por cobrar Maquinaria y Equipo Depreciacin acumulada Equipo de transporte Depreciacin acumulada Rentas pagadas por anticipado Gastos de instalacin Amortizacin acumulada Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Crditos bancarios a largo plazo Capital Social Resultado de Ejercicios Anteriores Ventas Costo de Ventas Gastos de administracin Gastos de venta Gastos financieros SUMAS IGUALES Saldo Inicial 120,000 80,000 240,000 70,000 100,000 150,000 -25,000 110,000 -27,000 20,000 30,000 -3,000 -170,000 -90,000 -5,000 -250,000 -50,000 -300,000 0 0 0 0 0 0 Movimientos Saldo Final Deudor Acreedor 467,000 385,000 202,000 283,000 220,000 143,000 653,000 698,000 195,000 45,000 58,000 57,000 30,000 100,000 30,000 0 0 150,000 0 25,000 -50,000 85,000 0 195,000 0 32,000 -59,000 0 10,000 10,000 0 0 30,000 0 3,000 -6,000 767,000 815,000 -218,000 112,000 98,000 -76,000 47,000 54,000 -12,000 125,000 0 -125,000 0 0 -50,000 0 0 -300,000 0 724,000 -724,000 514,000 0 514,000 54,000 0 54,000 38,000 0 38,000 2,000 0 2,000 3,222,000 3,222,000 0
Paso 2.- Clasificacin y agrupacin de las cuentas En la preparacin del balance general, las cuentas debern ser agrupadas conforme a su clasificacin en el catlogo de cuentas (Ver tema 1.1.4). Hay que resaltar que son los saldos finales de la balanza de comprobacin los que se ven reflejados en la primera columna del cuerpo del balance general. Paso 3. Obtener subtotales Por cada grupo de cuentas se debe realizar una suma (subtotal), el resultado se coloca en la segunda columna del balance general. Paso 4. Determinacin del Total de Activo y Pasivo Los subtotales calculados conforme al paso anterior, se suman para obtener el total de Activo y Pasivo y se colocan en la tercera columna del balance general. Paso 5. Determinacin del Capital Contable
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Al total del Activo deber restarse el importe del Pasivo, el resultado ser el Capital Contable y se coloca tambin en la tercera columna del balance general. De esta manera se comprueba la frmula del capital (Activo Pasivo = Capital Contable)
Empresa X, S.A. de C.V. Balance General al 31 de Diciembre de 2XX5 ACTIVO CIRCULANTE Bancos Inversiones en valores Clientes Deudores diversos Documentos por cobrar FIJO Maquinaria y Equipo Depreciacin acumulada Equipo de transporte Depreciacin acumulada DIFERIDO Rentas pagadas por anticipado Gastos de instalacin Amortizacin acumulada PASIVO A CORTO PLAZO Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar A LARGO PLAZO Crditos bancarios a largo plazo CAPITAL CONTABLE CAPITAL CONTRIBUIDO Capital Social CAPITAL GANADO Resultado de Ejercicios Anteriores Resultado del Ejercicio
202,000 143,000 195,000 57,000 30,000
627,000
150,000 -50,000 195,000 -59,000
236,000
30,000 -6,000
24,000
887,000
218,000 76,000 12,000
306,000
125,000
431,000
50,000 300,000 116,000
416,000
456,000
LAS NOTAS QUE SE ACOMPAAN SON PARTE INTEGRANTE DE ESTE ESTADO FINANCIERO
Autorizado por:
Elaborado por:
(Nombre y Cargo)
(Nombre y Cargo)
119

Una variante en su presentacin es comparando el balance general del perodo de que se trate con el del perodo inmediato anterior, de manera que se pueda comparar el desempeo de una empresa en varios perodos contables, segn el ejemplo siguiente: Balance General en forma de cuenta Las principales caractersticas del balance general en forma de cuenta son: a) Se presenta conforme la formula del balance, es decir: Activo = Pasivo + Capital Contable
b) Las cuentas de Activo y sus saldos se presentan de forma vertical, en la parte izquierda del balance general. c) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable, con sus respectivos saldos se presentan de forma vertical en el lado derecho del balance general, sumando al total del pasivo, el total del capital contable.
Procedimiento para la elaboracin de un Balance General en forma de cuenta. Paso 1.- Preparacin de balanza de comprobacin Al igual que en el caso anterior, se debe partir de la integracin de una balanza de comprobacin que permita obtener los saldos de las cuentas de balance para su presentacin. Paso 2.- Clasificacin y agrupacin de las cuentas Las cuentas de Activo se mostrarn del lado izquierdo del balance y las de Pasivo y Capital Contable estarn reflejadas del lado derecho. En ambos lados, los saldos de cada cuenta se colocan en la primera columna. Paso 3.- Obtener subtotales Por cada grupo de cuentas se debe realizar una suma (subtotal), el resultado se coloca en la segunda columna de cada lado del balance general. Paso 4.- Determinacin del Total de Activo, Pasivo y Capital Contable Los subtotales calculados conforme al paso anterior, se suman para obtener el total de Activo, Pasivo y Capital Contable, y se colocan en la segunda columna del lado que corresponda en el balance general. Paso 5.- Comprobacin de resultados Al total del Pasivo deber sumarse el importe del Capital Contable, el resultado debe coincidir con
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el total de Activo. De esta manera se comprueba la frmula del balance (Activo = Pasivo + Capital Contable)
Empresa X, S.A. de C.V. Balance General al 31 de Diciembre de 2XX5 ACTIVO CIRCULANTE Bancos Inversiones en valores Clientes Deudores diversos Documentos por cobrar FIJO Maquinaria y Equipo Depreciacin acumulada Equipo de transporte Depreciacin acumulada DIFERIDO Rentas pag. por anticipado Gastos de instalacin Amortizacin acumulada PASIVO A CORTO PLAZO Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar A LARGO PLAZO Crditos bancarios a largo plazo TOTAL PASIVO CAPITAL CONTABLE CAPITAL CONTRIBUIDO Capital Social CAPITAL GANADO Resultado de Ejercicios Anteriores Resultado del Ejercicio TOTAL CAPITAL CONTABLE TOTAL ACTIVO 897,000 TOTAL PASIVO+CAPITAL CONTABLE
202,000 143,000 195,000 57,000 30,000 627,000
218,000 76,000 12,000 306,000
125,000 431,000
150,000 -50,000 195,000 -59,000 236,000
50,000 300,000 116,000 416,000 466,000 897,000
10,000 30,000 -6,000
34,000
Autorizado por:
Elaborado por:
(Nombre y Cargo)
(Nombre y Cargo)
El balance general en forma de cuenta tambin puede presentarse comparando las cifras del perodo de que se trate con las de periodos anteriores, segn el ejemplo siguiente:
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Empresa X, S.A. de C.V. Balance General Comparativo por los ejercicios al 31 de Diciembre de 2XX4 y 2XX5 2XX5 2XX4 2XX5 ACTIVO PASIVO CIRCULANTE A CORTO PLAZO Bancos 202,000 120,000 Proveedores 218,000 Inversiones en valores 143,000 80,000 Acreedores diversos 76,000 Clientes 195,000 240,000 Impuestos por pagar 12,000 Total a Corto Plazo 306,000 Deudores diversos 57,000 70,000 Documentos por cobrar 30,000 100,000 A LARGO PLAZO Total Circulante 627,000 610,000 Crditos bancarios a largo plazo 125,000 Total a Largo Plazo 125,000 FIJO Maquinaria y Equipo 150,000 150,000 TOTAL PASIVO 431,000 Depreciacin acumulada -50,000 -25,000 Equipo de transporte 195,000 110,000 CAPITAL CONTABLE Depreciacin acumulada -59,000 -27,000 CAPITAL CONTRIBUIDO Total Fijo 236,000 208,000 Capital Social 50,000 Total Capital Contrib uido 50,000 DIFERIDO Rentas pag. por anticipado 10,000 20,000 CAPITAL GANADO Gastos de instalacin 30,000 30,000 Resultado de Ejercicios Anteriores 300,000 Amortizacin acumulada -6,000 -3,000 Resultado del Ejercicio 116,000 Total Diferido 34,000 47,000 Total Capital Ganado 416,000 TOTAL CAPITAL CONTABLE 466,000 TOTAL ACTIVO 897,000 865,000 TOTAL PASIVO+CAPITAL CONTABLE
2XX4
170,000 90,000 5,000 265,000 250,000 250,000 515,000
50,000 50,000
300,000 300,000 350,000
897,000 865,000
Autorizado por:
Elaborado por:
(Nombre y Cargo)
(Nombre y Cargo)
Estado de Resultados El estado de resultados es el estado financiero que integra los ingresos, costos y gastos de operacin de una empresa y que permite determinar las utilidades o prdidas que se generan en un periodo dado. Su presentacin bsica se conforma con los siguientes elementos: Encabezado El encabezado es la parte donde se muestra informacin respecto a la empresa que esta emitiendo el estado financiero, el tipo de estado financiero, en este caso la mencin de ser un estado de resultados y finalmente el periodo de presentacin de las cifras.
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Cuerpo Es el contenido propio de un estado de resultados en donde se identifica cada una de las cuentas que por su importancia representen los ingresos, costos y gastos de una empresa, as como las provisiones de impuestos que resulten en el periodo. El estado de resultados se presenta generalmente integrado por tres columnas. En la primera columna se describen las cuentas de resultados clasificndolas segn el catlogo de cuentas, en la segunda columna se muestran los saldos de cada cuenta y, la tercera columna sirve para determinar los subtotales por cada grupo de cuentas e ir obteniendo los resultados hasta llegar a la utilidad o prdida neta del periodo. Pie En esta ltima parte se colocan las firmas de las personas responsables de la informacin que se presenta y que por lo regular son de un representante de la administracin de la empresa y el contador responsable de la preparacin de la informacin financiera.
Empresa X, S.A. de C. V. Estado de Resultados del 1 de XXX al 31 de XXX de XXXX Ingresos Menos: Costo de Ventas Utilidad (Prdida) Bruta Menos: Gastos de Operacin Utilidad (Prdida) de Operacin Menos: Costo Integral de Financiamiento Utilidad (Prdida) antes de Impuestos Menos: Provisin ISR/PTU Utilidad (Prdida) Neta $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX
Firmas Autorizadas
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Procedimiento para la elaboracin del Estado de Resultados Paso 1.- Preparacin de balanza de comprobacin
Empresa X. S.A. de C.V. Balanza de Comprobacin del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5 Nombre de las cuentas Bancos Inversiones en valores Clientes Deudores diversos Documentos por cobrar Maquinaria y Equipo Depreciacin acumulada Equipo de transporte Depreciacin acumulada Rentas pagadas por anticipado Gastos de instalacin Amortizacin acumulada Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Crditos bancarios a largo plazo Capital Social Resultado de Ejercicios Anteriores Ventas Costo de Ventas Gastos de administracin Gastos de venta Gastos financieros SUMAS IGUALES Saldo Inicial 120,000 80,000 240,000 70,000 100,000 150,000 -25,000 110,000 -27,000 20,000 30,000 -3,000 -170,000 -90,000 -5,000 -250,000 -50,000 -300,000 0 0 0 0 0 0 Movimientos Saldo Final Deudor Acreedor 467,000 385,000 202,000 283,000 220,000 143,000 653,000 698,000 195,000 45,000 58,000 57,000 30,000 100,000 30,000 0 0 150,000 0 25,000 -50,000 85,000 0 195,000 0 32,000 -59,000 0 10,000 10,000 0 0 30,000 0 3,000 -6,000 767,000 815,000 -218,000 112,000 98,000 -76,000 47,000 54,000 -12,000 125,000 0 -125,000 0 0 -50,000 0 0 -300,000 0 724,000 -724,000 514,000 0 514,000 54,000 0 54,000 38,000 0 38,000 2,000 0 2,000 3,222,000 3,222,000 0
Paso 2.- Clasificacin y agrupacin de las cuentas En la preparacin del estado de resultados, su agrupacin consistir en que partiendo de las ventas, se irn disminuyendo los costos y gastos, obteniendo simultneamente la utilidad o prdida en cada etapa operativa desarrollada por una entidad durante un periodo determinado. Cabe destacar que son los saldos finales de la balanza de comprobacin los que se ven reflejados en la primera columna del cuerpo del estado de resultados. Paso 3. Obtener la utilidad o prdida por etapa operativa Partiendo de los ingresos obtenidos en un periodo por una entidad, se disminuye el costo de lo vendido,
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los gastos de operacin, as como el costo integral de financiamiento, las partidas extraordinarias y las provisiones de impuestos, dando como resultado la utilidad o prdida neta del periodo.
Empresa X, S.A. de C.V. Estado de Resultados Por el periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5
Ingresos (Ventas) Costo de ventas Utilidad bruta Gastos de operacin Gastos de venta Gastos de administracin Utilidad de operacin Costo Integral de Financiamiento Gastos financieros Productos financieros Utilidad antes de partidas extraordinarias Partidas extraordinarias o eventuales Otros gastos Otros productos Utilidad antes de provisiones Provisiones ISR PTU Utilidad neta del ejercicio
724,000 514,000 210,000
38,000 54,000
92,000 118,000
2,000 0
2,000 116,000
0 0
0 116,000
0 0
0 116,000
Autorizado por:
Elaborado por:
(Nombre y Firma)
(Nombre y Firma)
Estado de Cambios en la Situacin Financiera El estado de cambios en la situacin financiera se conforma con informacin del balance general y del estado de resultados, tendiente a reflejar las fuentes de los recursos obtenidos por una entidad, as como la aplicacin de los mismos en un periodo determinado, reflejando la liquidez con la que inicia y termina. Su presentacin bsica se conforma con los siguientes elementos:
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Encabezado El encabezado es la parte donde se muestra informacin respecto a la empresa que esta emitiendo el estado financiero, el tipo de estado financiero, en este caso la mencin de ser un estado de cambios en la situacin financiera y finalmente el periodo de presentacin de las cifras. Cuerpo Es la informacin que contiene un estado de cambios en la situacin financiera y en el cual se identifican claramente los siguientes elementos: Recursos generados por la operacin Recursos generados y/o utilizados en financiamiento Recursos utilizados en inversiones Efectivo generado en el periodo en bancos e inversiones temporales En el estado de cambios en la situacin financiera se deber sumar al efectivo al inicio de cada periodo, los recursos generados por la operacin, disminuyendo los recursos utilizados en inversiones, dando por resultado el efectivo al final de cada periodo. Pie En esta ltima parte se colocan las firmas de las personas responsables de la informacin que se presenta y que por lo regular son de un representante de la administracin de la empresa y el contador responsable de la preparacin de la informacin financiera. Empresa X,S.A. de C. V. Estado de Cambios en la Situacin Financiera Del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XXX Recursos Generados por la Operacin Mas: Financiamientos Mas: Recursos utilizados en Inversiones Igual: Aumento o Disminucin de Efectivo Mas: Efectivo al inicio del periodo Igual: Efectivo al final del periodo $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX
Firmas Autorizadas
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Procedimiento para la elaboracin de un Estado de Cambios en la Situacin Financiera. Paso 1.- Determinacin de variaciones en las cuentas de balance Se obtendrn las variaciones restando del saldo final, el saldo inicial de cada una de las cuentas de activo, pasivo y capital aportado o distribuido por los socios. En el caso del efectivo en Bancos e Inversiones temporales, as como del resultado del ejercicio reflejado en el capital contable, ser necesario el traspaso del saldo.
Empresa X. S.A. de C.V. Determinacin de Variaciones Nombre de las cuentas Bancos Inversiones en valores Saldo Inicial Saldo Final 120,000 80,000 200,000 240,000 70,000 100,000 410,000 150,000 110,000 260,000 20,000 30,000 50,000 -170,000 -90,000 -5,000 -265,000 -250,000 -50,000 -300,000 202,000 143,000 345,000 195,000 57,000 30,000 282,000 150,000 195,000 345,000 10,000 30,000 40,000 -218,000 -76,000 -12,000 -306,000 -125,000 -50,000 -116,000 Variaciones
(1)
Efectivo
Clientes Deudores diversos Documentos por cobrar Cuentas por Cobrar Maquinaria y Equipo Equipo de transporte
128,000
Activo Fijo
-85,000
Rentas pagadas por anticipado Gastos de instalacin Activo Diferido Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Cuentas por Pagar Crditos bancarios a largo plazo Capital Social Resultado del Ejercicio
10,000
41,000 -125,000 0
Nota (1):
El manejo del signo positivo (+) o negativo (-), se utiliza en las variaciones en funcin del aumento o disminucin del efectivo:
127

Por los recursos generados Utilidad del ejercicio Prdida del ejercicio Depreciaciones y amortizaciones Disminucin de activos circulantes Incremento de pasivos circulantes Disminucin de activos diferidos (+) Incremento de activos circulantes Disminucin de pasivos circulantes Incremento de activos diferidos (-) Por los recursos utilizados en financiamiento Disminucin de financiamientos (-) Incremento de financiamientos Incremento de capital Disminucin de capital Por los recursos utilizados en inversiones Disminucin de inversiones Incremento de inversiones (+) (-) (+) (+) (+) (-) (-)
(+) (+) (-)
(+) (-)
Paso 2.- Obtener partidas del estado de resultados que no requirieron la aplicacin de recursos De igual manera es necesario extraer del estado de resultados aquellas operaciones registradas como gastos y que por su naturaleza no requirieron el uso de recursos, tal es el caso de las depreciaciones de activo fijo y las amortizaciones de algunos activos diferidos. El importe de las depreciaciones y amortizaciones se obtendr de las cuentas del estado de resultados, por el periodo que se est preparando el estado de cambios en la situacin financiera. Para propsitos del ejemplo que estamos desarrollando a continuacin proporcionaremos el importe de las depreciaciones y amortizaciones del ejercicio aplicadas a resultados: Cuenta Depreciacin acumulada de Maquinaria Depreciacin acumulada de Equipo de Transporte Amortizacin acumulada de Gastos de Instalacin Total de Depreciaciones y amortizaciones
128
Importe cargado a Resultados 25,000 32,000 3,000 60,000

Paso 3. Obtener subtotales Por cada uno de los siguientes grupos que se detallan a continuacin se obtendrn subtotales: Recursos generados por la operacin
En este rubro se integran las partidas relacionadas con la produccin y distribucin de bienes o prestacin de servicios, incluyndose entre otros conceptos la utilidad o prdida del ejercicio, las partidas que no requirieron uso de efectivo, los cambios netos en impuestos diferidos, as como los conceptos de capital de trabajo, a excepcin de los siguientes: o Bancos e inversiones o Actividades de financiamiento como prstamos, incremento de capital, dividendos o reembolsos. o Otros conceptos como son: adquisicin de activos fijos, inversiones permanentes, entre otras. Recursos generados y/o utilizados en financiamiento
Los recursos utilizados en inversiones son para obtencin o disminucin de actividades de financiamiento, emisin de obligaciones, distribucin de dividendos y aumentos de capital. Recursos utilizados en inversiones
Representan los recursos aplicados a inversiones permanentes como son las adquisiciones o disminuciones al activo fijo, inversiones en compaas afiliadas, entre otras. Paso 4. Determinacin del Efectivo al final del periodo Con los subtotales calculados con los grupos anteriores, se obtiene un aumento o disminucin de efectivo en un periodo, al que al sumarle el saldo inicial de bancos e inversiones el resultado ser el monto del efectivo en bancos e inversiones al final de un periodo. El importe del efectivo en bancos e inversiones al final del periodo debe coincidir con la cantidad que presente en el balance general del mismo periodo.
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Empresa X, S.A. de C.V. Estado de Cambios en la Situacin Financiera Por el periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5
Recursos Generados por la Operacin: Utilidad Neta del ejercicio Cargos a resultados que no representaron desembolsos de efectivo Depreciacin y amortizacin Disminucin en cuentas por cobrar Incremento en cuentas por pagar Disminucin en activos diferidos Total de Recursos Generados por la Operacin : Financiamientos: Disminucin en prstamos bancarios Total de Recursos utilizados en Financiamiento Recursos Utilizados en Inversiones: Incremento en Activos Fijos Total de Recursos Utilizados en Inversiones: Aumento (Disminucin de Efectivo) Efectivo e Inversiones temporales al inicio del ejercicio Efectivo e Inversiones temporales al final del ejercicio -85,000 -85,000 145,000 200,000 345,000 -125,000 -125,000 128,000 41,000 10,000 116,000
60,000
179,000 355,000
Autorizado por:
Elaborado por:
(Nombre y Firma)
(Nombre y Firma)
Estado de Variaciones del Capital Contable El estado de variaciones en el capital contable, como su nombre lo indica, muestra los cambios que han tenido la inversin de socios y accionistas en un periodo de tiempo, este se integra con la informacin contenida en balances generales de al menos dos aos subsecuentes en la parte de capital contable. Su presentacin bsica se conforma con los siguientes elementos:
130

Encabezado El encabezado es la parte donde se muestra informacin respecto a la empresa que esta emitiendo el estado financiero, el tipo de estado financiero, en este caso la mencin de ser un estado de variaciones en el capital contable y finalmente el periodo de presentacin de las cifras. Cuerpo Es la informacin que contiene un estado de variaciones en el capital contable y en el cual se identifican claramente los siguientes elementos: Las variaciones en el capital contable del ejercicio inmediato anterior Las variaciones en el capital contable del ejercicio actual
Entre los dos elementos bsicos anteriores se integran los aumentos y disminuciones que respectivamente hayan ocurrido en el periodo. Pie En esta ltima parte se colocan las firmas de las personas responsables de la informacin que se presenta y que por lo regular son de un representante de la administracin de la empresa y el contador responsable de la preparacin de la informacin financiera. Empresa X, S.A. de C. V. Estado de Variaciones en el Capital Contable Por el periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5 Total de Cuentas de Capital Contable Inversin $ XXXXX
Saldo Inicial Mas/Menos:
Variaciones en las Cuentas de Capital Contable Igual: Saldo Final
$ XXXXX
$ XXXXX Firmas Autorizadas
Procedimiento para la elaboracin de un Estado de Variaciones en el Capital Contable

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Paso 1.- O btencin de saldos de las cuentas de capital contable contenidas en un balance general Se parte de un balance inicial a una fecha previa, tratndose del ejercicio de inicio de operaciones, en el capital contable nicamente se vera reflejada la aportacin inicial de los accionistas. En la medida en que transcurre el tiempo se irn incorporando aumentos y disminuciones en el capital contable producto de las utilidades o prdidas obtenidas, aportaciones o dividendos pagados entre otros conceptos que modifican al capital contable y que a su vez es lo que conforman las variaciones de este estado. Paso 2.- Determinacin de variaciones en un periodo En funcin de lo mencionado en el paso anterior, se debern determinar las variaciones que cada una de las cuentas del capital contable sufra en un periodo. Concepto Capital Social Reserva Legal Resultados Anteriores de Aumentos y disminuciones en el capital contable Aumento Disminucin 1) Aportaciones de socios 1) Reduccin de capital 2) Capitalizacin de utilidades y adeudos 1) Constitucin de la reserva 2) Disminuciones de la reserva Ejercicios 2) Incrementos a la reserva 1) Se traspasan las utilidades de ejercicios anteriores 1) Se obtienen utilidades en el ejercicio capital 1) Producto de actualizaciones, revaluaciones, donaciones, entre otros legal 1) Se traspasan las prdidas de ejercicios anteriores 2) Se capitalizan utilidades 1) Se obtienen prdidas en el ejercicio 1) Producto de devaluaciones, pago de dividendos, insuficiencias de capital, entre otros
Resultado del Ejercicio Otras cuentas contable de
Paso 3.- Integracin de saldos Una vez obtenidas las variaciones, se integrarn los saldos que presente el capital contable a una fecha.
132

Empresa X, S.A. de C.V. Estado de Variaciones en el Capital Contable Por el periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5 Resultado de Otras Ejercicios Cuentas de Anteriores Capital 0 0 Total de Inversin de los Accionistas 350,000
Capital Social Saldos al 31 de Diciembre de 2XX4 Aplicacin de la utilidad del Ejercicio 2XX4 Utilidad Netal del Ejercicio 2XX5 Aumento (disminucin) de Capital Pago de dividendos Saldos al 31 de Diciembre de 2XX5 50,000 0 50,000
Resultado del Ejercicio 300,000
-300,000 116,000
300,000
0 116,000 0 0 0 466,000
116,000
300,000
Autorizado por:
Elaborado por:
(Nombre y Firma)
(Nombre y Firma)
Resumen Los estados financieros principales proporcionan informacin financiera sobre la posicin de un negocio en un perodo de tiempo para la toma de decisiones, en su conjunto permiten a los usuarios contar con informacin til, confiable y oportuna. El balance general refleja la posicin que tiene una empresa con respecto a sus activos, pasivos y capital contable a una fecha determinada, puede presentarse en forma de reporte o en forma de cuenta y en ambos casos puede hacerse comparando las cifras con las de periodos anteriores. El estado de resultados integra los ingresos, costos y gastos de operacin de una empresa y permite determinar las utilidades o prdidas que se generan en un periodo de tiempo. El estado de cambios en la situacin financiera refleja las fuentes de los recursos obtenidos por una entidad, as como la aplicacin de los mismos en un periodo determinado, reflejando la liquidez con la que inicia y termina. El estado de variaciones en el capital contable muestra la forma en como se ha modificado la inversin de los socios y accionistas a travs de un periodo de tiempo.
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Actividad Con los saldos de la Balanza de Comprobacin que se te proporciona, debers integrar un Estado de Resultados, un Balance General en forma de cuenta y el Estado de Cambios en la Situacin Financiera.
Empresa X. S.A. de C.V. Balanza de Comprobacin del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5 Nombre de las cuentas Bancos Inversiones en valores Clientes Deudores diversos Inventarios Mobiliario y equipo de oficina Depreciacin acumulada Equipo de transporte Depreciacin acumulada Seguros pagados por anticipado Gastos de organizacin Amortizacin acumulada Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Crditos bancarios a largo plazo Capital Social Reserva Legal Resultado de Ejercicios Anteriores Ventas Costo de Ventas Gastos de administracin Gastos de venta Gastos financieros SUMAS IGUALES Saldo Inicial 70,000 30,000 135,000 42,000 80,000 64,000 -12,000 170,000 -42,500 18,000 25,000 -2,500 -110,000 -65,000 -12,000 -150,000 -50,000 0 -190,000 0 0 0 0 0 0 Movimientos Saldo Final Deudor Acreedor 675,000 710,000 35,000 250,000 130,000 150,000 945,000 890,000 190,000 60,000 70,000 32,000 450,000 475,000 55,000 40,000 0 104,000 0 6,400 -18,400 100,000 0 270,000 0 42,500 -85,000 10,000 0 28,000 0 0 25,000 0 2,500 -5,000 770,000 721,100 -61,100 250,000 300,000 -115,000 42,000 38,000 -8,000 150,000 200,000 -200,000 0 25,000 -75,000 0 15,000 -15,000 0 0 -190,000 0 975,000 -975,000 680,000 0 680,000 110,000 0 110,000 65,000 0 65,000 3,500 0 3,500 4,600,500 4,600,500 0
Elaboracin de Estados Financieros Secundarios Los estados financieros secundarios tienen por objeto proporcionar informacin detallada de las operaciones internas que lleva a cabo una empresa en un periodo. Esta informacin en la mayor parte de los casos tiene propsitos de revelacin interna, es decir es informacin necesaria para la toma de decisiones de socios, directivos, o gerentes y no de terceros que pudieran estar interesados en conocer la situacin que guardan las finanzas de una empresa, ya que para ellos se les presentan los estados financieros bsicos.
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La informacin que arrojan los estados financieros secundarios nos permite tener conocimiento respecto a lo siguiente: El estado de origen y aplicacin de recursos proporciona informacin respecto a los recursos generados y la forma en que fueron utilizados en la operacin de una empresa. El estado de flujo de efectivo muestra los ingresos cobrados, las compras y los gastos efectuados y pagados en un periodo, reflejando as el importe que en trminos de flujo se tuvo en un periodo de tiempo.
Estado de Origen y Aplicacin de Recursos
El estado de origen y aplicacin de recursos se conforma con informacin del balance general, de aqu se extraen variaciones relacionadas con conceptos que integran el capital de trabajo a corto plazo, del estado de resultados nicamente se extrae el resultado del ejercicio. Los elementos del Estado de Origen y Aplicacin de Recursos son los siguientes: Encabezado El encabezado es la parte donde se muestra informacin respecto a la empresa que esta emitiendo el estado financiero, el tipo de estado financiero, en este caso la mencin de ser un estado de origen y aplicacin de recursos y finalmente el periodo de presentacin de las cifras. Cuerpo Es la informacin que contiene un estado de origen y aplicacin de recursos, en el cual se identifican claramente los siguientes elementos: Recursos generados Recursos utilizados En este estado financiero los recursos generados deben ser igual a los recursos utilizados en un periodo. Pie En esta ltima parte se colocan las firmas de las personas responsables de la informacin que se presenta y que por lo regular son de un representante de la administracin de la empresa y el contador responsable de la preparacin de la informacin financiera.
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Empresa X, S.A. de C. V. Estado de Origen y Aplicacin de Recursos Por el periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5 Recursos generados: Recursos propios Recursos de terceros Total de Recursos Generados Recursos Utilizados: Aumentos en el capital de trabajo Aumentos de activos fijos y diferidos Disminuciones en pasivo de largo plazo Disminuciones en el capital contable Total de Recursos Utilizados $XXXX $XXXX $XXXX
$XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX
Firmas Autorizadas
Procedimiento para la elaboracin de un Estado de Origen y Aplicacin de Recursos. Paso 1.- Preparacin de balanza de comprobacin La informacin necesaria para preparar los estados financieros secundarios se obtiene de la balanza de comprobacin de un periodo.
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Empresa X. S.A. de C.V. Balanza de Comprobacin del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5 Nombre de las cuentas Bancos Inversiones en valores Clientes Deudores diversos Documentos por cobrar Maquinaria y Equipo Depreciacin acumulada Equipo de transporte Depreciacin acumulada Rentas pagadas por anticipado Gastos de instalacin Amortizacin acumulada Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Crditos bancarios a largo plazo Capital Social Resultado de Ejercicios Anteriores Resultado del Ejercicio SUMAS IGUALES Saldo Inicial 120,000 80,000 240,000 70,000 100,000 150,000 -25,000 110,000 -27,000 20,000 30,000 -3,000 -170,000 -90,000 -5,000 -250,000 -50,000 -300,000 0 0 Movimientos Saldo Final Deudor Acreedor 467,000 385,000 202,000 283,000 220,000 143,000 653,000 698,000 195,000 45,000 58,000 57,000 30,000 100,000 30,000 0 0 150,000 0 25,000 -50,000 85,000 0 195,000 0 32,000 -59,000 0 10,000 10,000 0 0 30,000 0 3,000 -6,000 767,000 815,000 -218,000 112,000 98,000 -76,000 47,000 54,000 -12,000 125,000 0 -125,000 0 0 -50,000 0 0 -300,000 0 116,000 -116,000 2,614,000 2,614,000 0
Paso 2.- Determinacin de variaciones en las cuentas de balance Con la informacin de la balanza de comprobacin obtendremos el importe de las variaciones de cada una de las cuentas de activo, pasivo y capital aportado o distribuido por los socios, como se muestra a continuacin.
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Empresa X. S.A. de C.V. Determinacin de Variaciones Nombre de las cuentas Bancos Inversiones en valores Efectivo Clientes Deudores diversos Documentos por cobrar Cuentas por Cobrar Maquinaria y Equipo Equipo de transporte Activo Fijo Rentas pagadas por anticipado Gastos de instalacin Activo Diferido Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Cuentas por Pagar Crditos bancarios a largo plazo Saldo Inicial Saldo Final Variaciones 120,000 80,000 200,000 240,000 70,000 100,000 410,000 150,000 110,000 260,000 20,000 30,000 50,000 -170,000 -90,000 -5,000 -265,000 -250,000 202,000 143,000 345,000 195,000 57,000 30,000 282,000 150,000 195,000 345,000 10,000 30,000 40,000 -218,000 -76,000 -12,000 -306,000 -125,000
-145,000
128,000
-85,000
10,000
41,000 -125,000
Capital Social Resultado del Ejercicio
-50,000 -300,000
-50,000 -116,000
En el caso del resultado del ejercicio reflejado en el capital contable, ser necesario el traspaso del saldo Paso 3.- Obtener partidas del estado de resultados que no requirieron la aplicacin de recursos As como en el tema anterior, vimos como para preparar el estado de cambios en la situacin financiera es necesario extraer del estado de resultados las operaciones que por su naturaleza no requirieron el uso de recursos, de igual manera para el estado de origen y aplicacin de recursos necesitaremos la misma informacin:
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Cuenta Depreciacin acumulada de Maquinaria Depreciacin acumulada de Equipo de Transporte Amortizacin acumulada de Gastos de Instalacin Total de Depreciaciones y amortizaciones Importe cargado a Resultados 25,000 32,000 3,000 60,000
Paso 4.- Obtener Totales Por cada uno de los grupos que se detallan a continuacin se obtendr la suma total: Recursos generados Los recursos generados los podemos agrupar en: o Recursos propios, que son aquellos que se generan por las operaciones normales de una empresa, como son las utilidades, disminuciones en el capital de trabajo y disminuciones de activos fijos y diferidos. o Recursos ajenos, tales como el aumento en pasivo de largo plazo y cuentas de capital. Recursos utilizados o o o o Aumentos en el capital de trabajo Aumentos de activos fijos y diferidos Disminuciones en pasivo de largo plazo Disminuciones en el capital contable
El importe del total de recursos generados al final del periodo debe coincidir con el total de recursos utilizados del mismo periodo.
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Empresa X, S.A. de C.V. Estado de Origen y Aplicacin de Recursos Por el ejercicio terminado al 31 de Diciembre de 2XX5 Recursos generados: Utilidad Neta del Ejercicio Cargos a resultados que no requirieron desembolsos de efectivo: Depreciacin y amortizacin Disminucin en el Capital de Trabajo: Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Disminucin en activos diferidos Total de Recursos Generados Recursos utilizados en: Aumentos en el Capital de Trabajo: Efectivo en caja y bancos Aumentos en Activos No Circulantes: Activo Fijo Disminucin en pasivo a largo plazo Cuentas por pagar Total de Recursos Utilizados 116,000
60,000
128,000 41,000
169,000 10,000 355,000
145,000
85,000
125,000 355,000
Autorizado por:
Elaborado por:
(Nombre y Firma)
(Nombre y Firma)
Estado de Flujo de Efectivo El estado de flujo de efectivo muestra los movimientos de efectivo en un periodo, es un reporte que para la administracin representa una fuente importante de control del efectivo ya que permite de manera visual ver los ingresos, las salidas y sus respectivas aplicaciones.
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Principalmente se utiliza como una herramienta de control presupuestal pues permite medir las variaciones entre las cifras reales y las programadas en trminos de entradas y salidas de efectivo. Los elementos del Estado de Flujo de Efectivo son los siguientes: Encabezado El encabezado es la parte donde se muestra informacin respecto a la empresa que esta emitiendo el estado financiero, el tipo de estado financiero, en este caso la mencin de ser un estado de flujo de efectivo y finalmente el periodo de presentacin de las cifras. Cuerpo El contenido de un estado de flujo de efectivo nos muestra informacin bsica respecto a las entradas y salidas operativas y los financiamientos externos que aunque no forman parte de la operacin, si proveen de flujo a la misma. En cada periodo que se est comparando se obtendr el importe de los saldos de efectivo en caja y bancos al inicio y al final del mismo, importe que debe ser igual al que se presenta en el balance general. Pie En esta ltima parte se colocan las firmas de las personas responsables de la informacin que se presenta y que por lo regular son de un representante de la administracin de la empresa y el contador responsable de la preparacin de la informacin financiera.
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Empresa X, S.A. de C. V. Estado de Flujo de Efectivo Por el ejercicio terminado al 31 de Diciembre de 2XX5 Entradas Operativas de Efectivo Entradas No Operativas de Efectivo Total de Entradas Menos: Salidas Operativas de Efectivo Salidas No Operativas de Efectivo Total de Salidas Igual: Exceso o Insuficiencia de Efectivo Mas: Efectivo al inicio del periodo Igual: Efectivo al final del periodo $XXXX $XXXX $XXXX
$XXXX $XXXX $XXXX
$XXXX
$XXXX
$XXXX Firmas Autorizadas
Procedimiento para la elaboracin de un Estado de Flujo de Efectivo. Paso 1.- Recopilar informacin del libro diario de bancos Como vimos en el tema 1.2.2, el libro diario de bancos nos muestra detalle de cada una de las operaciones de entradas y salidas de efectivo en un periodo.
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Da
Referencia Ingreso Cheque Saldo Inicial Dep. Ch. 10 Ch. 11 Dep. Ch. 12 Ch. 13
DEBE Concepto
HABER
Pago de clientes
P a go a c ue nt a pr o v e e do r A m o r t iz a c i n pr st a m o ba nc a r io P r st a m o de so c io s P a go de im pue st o s P a go de t e le f o no s
369,000 201,000 125,000 98,000 47,000 12,000
489,000 288,000 163,000 261,000 214,000 202,000
467,000 385,000
202,000
Paso 2.- Agrupar las operaciones conforme a entradas y salidas de efectivo y obtener totales. Una vez recopilada la informacin del libro diario de bancos en un periodo, se agrupan dichas operaciones en: Entradas (Fuentes de efectivo) o Entradas operativas: que son propiamente los ingresos que provienen resultado de la cobranza a clientes, ventas de contado, entre otros relativos a la operacin del negocio. o Entradas No Operativas: son los ingresos que se obtienen de fuentes de financiamiento externas como son prstamos recibidos, aportaciones de socios, etc. Salidas (Aplicaciones de efectivo) o Salidas Operativas: son los pagos que comnmente lleva a cabo una empresa como son los pagos a proveedores, el pago de nmina, impuestos, luz, entre otros. o Salidas No Operativas: son pagos que no tienen que ver directamente con la operacin del negocio como pueden ser la liquidacin de financiamientos, pagos de dividendos a accionistas, etc.
Paso 3.- Determinar el importe del efectivo al final del periodo. Por cada uno de los grupos sealados en el prrafo anterior, se debern obtener totales observando en todo momento que las entradas y las salidas hayan sido operaciones que afectaron las cuentas
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de efectivo. Con esta informacin se sumar al efectivo en caja y bancos al inicio del periodo los ingresos obtenidos y se restarn los egresos realizados, obteniendo de esta manera el saldo al final de un periodo en caja y bancos.
Empresa X, S.A. de C.V. Estado de Flujo de Efectivo Por el ejercicio terminado al 31 de Diciembre de 2XX5 Real Presupuesto Variacin
Entradas Operativas de Efectivo: Cobranza de clientes Ventas de contado Entradas No Operativas de Efectivo: Prstamos recibidos Total Entradas Salidas Operativas de Efectivo: Proveedores Impuestos Telefonos Seguros y fianzas Nmina Renta Salidas No Operativas de Efectivo: Pago de financiamientos Total Salidas Exceso o insuficiencia de efectivo Saldo inicial de efectivo Efectivo al final del periodo
369,000 -
360,000 10,000 -
9,000 10,000
98,000 467,000
98,000 458,000
201,000 47,000 12,000 -
200,000 40,000 10,000 1,000 5,000 10,000
1,000 7,000 2,000 1,000 5,000 10,000
125,000 385,000 82,000 120,000 202,000
125,000 391,000 67,000 120,000 187,000
Autorizado por:
Elaborado por:
(Nombre y Firma)
(Nombre y Firma)
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Este formato que ejemplifica el estado de flujo de efectivo, por lo regular tambin puede presentarse de manera que se tengan de manera comparativa mes a mes y durante un ao, las cifras reales, las presupuestadas y las variaciones en dicho periodo.
Resumen Los estados financieros secundarios tienen propsitos de revelacin interna, proporcionan informacin detallada de las operaciones de una empresa, necesaria para la toma de decisiones de socios, directivos, o gerentes y no de terceros. El estado de origen y aplicacin de recursos proporciona informacin respecto a los recursos generados y la forma en que fueron utilizados en la operacin de una empresa. Se conforma con informacin del balance general y del estado de resultados. El estado de flujo de efectivo muestra los movimientos de efectivo de una empresa, reflejando el importe que en trminos de flujo se tuvo en un periodo de tiempo, es un reporte que para la administracin representa una fuente importante de control del efectivo ya que permite de manera visual ver los ingresos, las salidas y sus respectivas aplicaciones adems de que se utiliza como una herramienta de control presupuestal, pues permite medir las variaciones entre las cifras reales y las programadas en trminos de entradas y salidas de efectivo.
Actividad A continuacin se te proporciona una Balanza de Comprobacin y un Libro Diario de Bancos con los cuales, debers integrar un Estado de Origen y Aplicacin de Recursos y un Estado de Flujo de Efectivo.
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Empresa X. S.A. de C.V. Balanza de Comprobacin del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2XX5 Nombre de las cuentas Bancos Inversiones en valores Clientes Deudores diversos Inventarios Mobiliario y equipo de oficina Depreciacin acumulada Equipo de transporte Depreciacin acumulada Gastos de instalacin Amortizacin acumulada Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Crditos bancarios a largo plazo Capital Social Reserva Legal Resultado de Ejercicios Anteriores Ventas Costo de Ventas Gastos de administracin Gastos de venta Gastos financieros SUMAS IGUALES Saldo Inicial 115,300 55,000 223,000 61,000 187,000 57,000 -10,000 205,000 -40,000 47,000 -6,700 -240,000 -103,000 -20,600 -200,000 -50,000 -10,000 -270,000 0 0 0 0 0 0 Movimientos Saldo Final Deudor Acreedor 745,000 643,000 217,300 156,000 143,000 68,000 764,000 715,000 272,000 15,000 28,000 48,000 380,000 410,000 157,000 31,000 0 88,000 0 5,700 -15,700 0 0 205,000 0 51,000 -91,000 0 0 47,000 0 4,700 -11,400 543,000 452,000 -149,000 53,000 277,000 -327,000 20,600 42,000 -42,000 200,000 0 0 0 50,000 -100,000 0 0 -10,000 0 0 -270,000 0 990,000 -990,000 719,700 0 719,700 98,000 0 98,000 85,000 0 85,000 1,100 0 1,100 3,811,400 3,811,400 0
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Da
Referencia Ingreso Cheque Saldo Inicial Dep. Ch. 15 Ch. 16 Dep. Ch. 17 Ch. 13 Dep.
DEBE Concepto
HABER
Ventas al contado Pago de nminas

P a go de r e nt a P a go de C lie nt e s P a go de div ide ndo s P a go a pr o v e e do r e s A po r t a c i n de c a pit a l
225,000 65,000 80,000 470,000 150,000 348,000 50,000
355,000 290,000 210,000 680,000 530,000 182,000 232,000
745,000 643,000
232,000
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Resumen de la unidad Los ingresos de una empresa constituyen una de sus principales operaciones, es fundamental establecer medidas de control interno sobre la facturacin de los bienes o servicios, los cargos adicionales por ventas, la cobranza por las operaciones realizadas a crdito y la determinacin de las posibles cuentas incobrables. Asimismo los egresos son otra actividad fundamental en el desarrollo de una empresa, el principal egreso, las compras, deben ser verificadas mediante medidas de control interno que permitan, verificar todas las operaciones efectuadas, los registros que deben ser realizados y los controles fsicos que le den seguimiento a las adquisiciones y devoluciones, descuentos y rebajas relacionados con las compras. Los estados financieros estn clasificados de acuerdo al tipo de informacin que proporcionan en bsicos y secundarios. Los estados financieros bsicos revelan la posicin financiera de un negocio en un perodo de tiempo, en su conjunto proporcionan a los usuarios informacin til, confiable y oportuna para la toma de decisiones. El balance general refleja la posicin de una empresa con respecto a sus activos, pasivos y capital contable a una fecha determinada. El estado de resultados integra los ingresos, costos y gastos de operacin de una empresa para determinar las utilidades o prdidas obtenidas en un periodo de tiempo. El estado de cambios en la situacin financiera muestra las fuentes de los recursos obtenidos por una entidad, y su aplicacin, reflejando la liquidez con la que inicia y termina en un periodo determinado. El estado de variaciones en el capital contable refleja la forma en como se ha modificado la inversin de los socios y accionistas a travs de un periodo de tiempo. Por su parte, los estados financieros secundarios proporcionan informacin detallada de las operaciones internas de una empresa. El estado de origen y aplicacin de recursos contiene informacin respecto a los recursos generados y la forma en que fueron utilizados por la empresa. El estado de flujo de efectivo muestra los movimientos de efectivo de una empresa, reflejando el importe que en trminos de flujo se tuvo en un periodo de tiempo.
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BIBLIOGRAFA 1. Ediciones Instituto de Investigacin de Tecnologa Educativa de la Universidad Tecnolgica de Mxico, S.C., Contabilidad financiera 1. Edicin 2004. 2. Garza J., Contabilidad para Licenciaturas. Grupo Patria Cultural, S.A. de C. V. Edicin 1999. 3. Guajardo G.,M. Woltz P., T.ARlen R., Contabilidad., Richard T. McGraw-Hill Edicin 2004. 4. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos., Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Edicin 2004. 5. Moreno J., Contabilidad Bsica. Grupo Patria Cultural, S.A. de C. V. Edicin 2002. 6. Moreno J., Contabilidad Superior, Grupo Patria Cultural, S.A. de C. V., Edicin 2002. 7. Moreno J., Las Finanzas en la empresa., Grupo Patria Cultural, S.A. de C. V. Edicin 2002. 8. Mendvil V., Elementos de Auditora.. Thomson Editores, S.A. de C. V. Edicin 2002. 9. Romero A., Principios de contabilidad.,McGraw-Hill, Edicin 2002. http://universidadabierta.edu.mx http://www.sistema.itesm.mx http://www.ebc.mx http://www.imcp.org.mx http://www.tipfiscal.com
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GLOSARIO ABONO O ABONAR. Registrar una cantidad en el haber de la cuenta. ACTIVO (Definicin del IMCP). Conjunto o segmento cuantificable de los beneficios futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad, representados por efectivo, derechos, bienes o servicios, como consecuencia de transacciones pasadas o de otros eventos ocurridos ACTIVO CIRCULANTE. Activos que se convertirn en efectivo o que se consumirn dentro del ao fiscal en curso o en el ciclo normal de operaciones. ACTIVO DIFERIDO. Pagos anticipados que realiza la entidad, por los cuales adquiere un derecho a recibir un beneficio econmico futuro, fundadamente esperado, en un plazo mayor de un ao. ACTIVO FIJO. Bienes tangibles cuyo objeto es el uso o usufructo en beneficio de la entidad, la produccin de artculos para su venta o para el uso de la propia entidad, y la prestacin de servicios de la entidad. La adquisicin de estos bienes denota el propsito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad. AMORTIZACIN. Recuperacin del costo de adquisicin de un activo intangible o un cargo diferido, a travs de su vida til o de servicios, cargada a los resultados del ejercicio. ASIENTO DE CIERRE. Asiento en el diario general que llevar a cero el saldo de la cuenta al traspasar este ltimo a otra cuenta. Los ingresos, gastos, dividendos y la cuenta prdidas y ganancias son cuentas transitorias que se cierran, Los activos, pasivos y el capital son cuentas permanentes o reales que no se cierran, ASIENTO DE DIARIO. Operacin o acontecimiento mercantil que se registra en un diario. ASIENTOS COMPUESTOS. Asientos en los que intervienen una o ms cuentas de cargo y una o ms cuentas de abono. ASIENTOS SIMPLES. Asientos en los que interviene una sola cuenta de cargo y una sola cuenta de abono. BALANCE GENERAL. Muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. BALANZA DE COMPROBACIN. Verificacin de la correccin del mayor para terminar si los saldos deudores y acreedores suman igual. CAPITAL CONTABLE. Derechos de los dueos sobre los activos netos que surge por aportaciones, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad, y el cual se ejerce mediante reembolso o distribucin.
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CAPITAL DE TRABAJO. Excedente entre el activo circulante y el pasivo circulante. CAPITAL SOCIAL. Representa las propiedades de una sociedad annima. CARGO O CARGAR. Registrar una cantidad en el debe de la cuenta. CATALOGO DE CUENTAS. ndice que muestra los nombres de las cuentas y sus nmeros en el mayor. Plan de cuentas que sirve para el registro, clasificacin y aplicacin de las operaciones a las actividades correspondientes. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. Orientada hacia los aspectos administrativos de la compaa, sus usos son estrictamente internos, no trascienden a la empresa. CONTABILIDAD FINANCIERA. Tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relacin con dicha entidad econmica. CONTABILIDAD FISCAL. Comprende el registro y la preparacin de informes tendientes a la presentacin de declaraciones de impuestos. CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. Aquella que resume todas las actividades del pas llamada tambin contabilidad nacional. COMPRAS. Adquisiciones de mercanca efectuadas en un periodo de contado o a crdito. COMPRAS NETAS. Compras totales menos descuentos, devoluciones y rebajas sobre compras. COSTO. Precio de intercambio de los bienes y servicios en la fecha de su adquisicin. Sacrificio econmico, expresado en unidades monetarias, necesario para obtener un recurso o bien. COSTO DE LO VENDIDO. Es la suma del inventario inicial ms las compras netas, menos el inventario final. COSTO PROMEDIO. Mtodo de valuacin de inventarios que consiste en determinar un nuevo precio de costo cada vez que se realiza una transaccin dividiendo el saldo entre la existencia. CUENTA. Registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad. CUENTA COMPLEMENTARIA. Cuentas de valuacin que aumentan o disminuyen el valor de una cuenta de activo, alas cuales forman parte del activo, pero no son activos en s mismas.
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CUENTA DE MAYOR. Registro individual o por separado para una partida especfica del sistema contable. CUENTA SALDADA. Cuenta donde el importe de sus movimientos resulta igual. DEBE. Seccin izquierda de una cuenta. DEPRECIACIN. Trmino para anotar como gasto una parte del costo de los activos fijos (con la excepcin de los recursos naturales) durante su vida til. Recuperacin del costo de adquisicin de un activo fijo tangible, a travs de su vida til de uso o de servicio, y considerando un valor de desecho. DESCUENTOS SOBRE COMPRA. Bonificaciones por pronto pago concedidas por los proveedores. DESCUENTOS SOBRE VENTAS. Bonificaciones por pronto pago concedidas a los clientes. DEVOLUCIONES SOBRE COMPRA. Precio de costo de las mercancas que la empresa regresa fsicamente a sus proveedores, por no estar de acuerdo con el color, precio, talla, estilo, modelo, etctera. DEVOLUCIONES SOBRE VENTA. Importe de las mercancas que los clientes regresan fsicamente a la empresa, por no estar de acuerdo en el precio, color, talla, estilo, modelo, etctera. DIVIDENDOS. Parte de las utilidades obtenidas por la empresa que son reportadas a los dueos. EMPRESA. Conjunto de elementos humanos, tcnicos, materiales, financieros y capital, cuyo objetivo natural y principal es la prestacin de servicios a la comunidad la obtencin de lucro, coordinadas por una autoridad encargada de tornar decisiones acertadas para el logro de objetivos. ENTIDAD. Lo que tiene ser, es decir, aquello que existe. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIN FINANCIERA. Estado financiero que permite analizar la manera en que la empresa obtiene recursos y la forma de aplicarlos. ESTADO DE RESULTADOS. Estado financiero que permite juzgar los resultados de operacin de una empresa en un periodo, a travs de la utilidad o prdida nea del ejercicio. Muestra los ingresos, devoluciones, costos, gastos y la utilidad o prdida resultante en el periodo. Ventas totales menos descuento y devoluciones y rebajas y descuentos sobre ventas es igual a ventas netas, menos costo de ventas es igual a utilidad bruta menos gastos de operacin es igual a utilidad de la operacin. ESTADO DE VARIACIN EN EL CAPITAL CONTABLE. Muestra los cambios en la inversin de los propietarios durante el periodo.
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ESTADOS FINANCIEROS. Informes contables convencionales denominados estado de resultados y balance general que se preparan en un periodo. El estado de resultados resume las actividades de operacin durante un periodo, mientras que el balance general muestra la situacin financiera del negocio en una fecha determinada. ESTIMACIN. Cantidad considerada como de recuperacin dudosa. GASTO. Activos que se han consumido o vencido como resultado de su empleo en el negocio con el fin de generar ingresos. Decremento bruto de activos o incremento de pasivos experimentado por una entidad, con efecto en su utilidad neta, durante un periodo contable, como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales y que tienen por consecuencia la generacin de ingresos. HABER. Seccin derecha de la cuenta. HOJA DE TRABAJO. Procedimiento para resumir las operaciones contables al final de periodo fiscal y facilitar informacin para elaborar los estados financieros y el cierre de los libros. Documento contable de carcter interno, propiedad del contador pblico, se elabora con la finalidad de ajustar los saldos de las cuentas del libro mayor, para que estos coincidan con la realidad, y con ellos se puedan preparar y presentar estados financieros tiles. Confiables y compresibles que puedan ser utilizados en la toma de decisiones. IMPC. Agrupacin profesional de contadores pblicos bajo la forma jurdica de asociacin civil, que por su naturaleza y caractersticas no persiguen fines de lucro y, conforme a sus estatutos no pueden ni l ni sus federadas realizar, patrocinar o intervenir en ninguna actividad poltica o religiosa. INFORMACIN. Elemento indispensable para la toma de decisiones, hace posible fundar y razonar las decisiones sean fundadas, es decir, no se dejan a expensas del libre albedro de los directores, ni de sus corazonadas, intuicin, adivinacin o suerte. INGRESOS. Activos que entran al negocio como resultado de la venta de mercancas o servicios. Incremento bruto de activos o disminucin de pasivos experimentado por una entidad, con efecto en su utilidad neta, durante un periodo contable como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias normales. INVENTARIO. Mercancas disponibles que representan los productos que se vendern a los clientes. INVENTARIO FINAL. Total de la existencia de mercancas al finalizar un periodo contable, valuado a precios de costo. INVENTARIO INICIAL. Total de existencias de mercancas al iniciar un periodo contable, valuado a precios de costo.
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LIBRO DIARIO. Registro donde se anotan cronolgicamente las operaciones realizadas, para llevar un control de las mismas, LIBRO MAYOR. Registro de segunda anotacin donde se concentran, en folios independientes, los movimientos que tuvieron las cuentas de activo, pasivo, capital y resultados como consecuencia de las operaciones realizadas. LUCCA PACIOLI. Padre de la contabilidad por partida doble, public en 1494 su libro Summa. MAYORES AUXILIARES O SUBCUENTAS. Registros de apoyo que representan una parte integrante del saldo de una cuenta colectiva o de control. MOVIMIENTO. Suma de los cargos y de los abonos de una cuenta. MOVIMIENTO ACREEDOR. Suma de los cargos y de los abonos de una cuenta. MOVIMIENTO DEUDOR, Suma de los cargos de una cuenta. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS. Explicaciones que amplan el origen y la significacin de los datos y cifras que se presentan en los estados financieros, proporcionan informacin acerca de ciertos eventos econmicos que han afectado o podran afectar a la entidad, repercusiones de ciertas reglas, polticas y procedimientos contables y de aquellos cambios en los mismos de un periodo a otro; por ello, las notas son parte de los estado financieros. OTROS ACTIVOS. Esta representado por todos aquellos recursos, bienes, derechos, servicios, etc., que por sus caractersticas, no cumplen con los requisitos del activo circulante, fijo tangible, fijo intangible o cargos diferidos; pero que por su naturaleza, proporcionarn a la entidad beneficios econmicos futuros fundadamente esperados. PARTIDAS EXTRAORDINARIAS. Eventos y transacciones que deben reunir las caractersticas inusuales e infrecuentes. PASIVO. Deudas que se tienen con los acreedores, quienes tienen prioridad en el derecho sobre los activos. Conjunto o segmento, cuantificable, de las obligaciones presentes de una entidad particular, virtualmente ineludible, de transferir efectivo, bienes o servicios en el futuro a otras entidades, como consecuencia de transacciones o eventos pasados. PASIVO CIRCULANTE. Esta integrado por aquellas deudas y obligaciones a cargo de una entidad econmica, cuyo vencimiento tiene plazo de un ao o del ciclo financiero a corto plazo, el que sea mayor. PASIVO NO CIRCULANTE. Deudas y obligaciones a cargo de una entidad econmica, cuyo vencimiento es a un plazo mayor o del ciclo financiero a corto plazo.
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PATENTE. Derecho otorgado por le gobierno federal para usar en forma exclusiva un proceso de manufactura o para vender un invento durante un periodo de 15 aos. PEPS. Mtodo de valuacin de inventarios que consiste en que los primeros artculos que entran al almacn o a la produccin son los primeros que salen. PRDIDA. Gasto resultante de una transaccin incidental o derivada del entorno econmico, social, poltico o fsico en que el ingreso consecuente es inferior al fasto y que por su naturaleza se debe presentar neto del ingreso respectivo. PERIODO CONTABLE. Divisin en la vida de la empresa para la toma de decisiones, Las operaciones y eventos, as como sus efectos se identifican con el periodo en que ocurren. Los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen. PRACTICA CONTABLE. Prctica profesional de la contadura. PRINCIPIOS. Conceptos bsicos que establecen la delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de informacin. Mediante estados financieros. REBAJAS SOBRE COMPRA. Bonificaciones que sobre el precio de costo nos conceden los proveedores, con la finalidad de evitarse una devolucin fsica, o por efectuar compras en volumen. REBAJAS SOBRE VENTA. Bonificaciones que sobre el precio de venta se conceden a los clientes, con la finalidad de evitar una devolucin fsica, o porque los clientes realizan compras en volumen. REGLAS DE PRESENTACIN. Manera adecuada de estructuracin de los estados financieros. REGLAS DE VALUACIN. Asignacin de valores o cuantificacin de los conceptos que integran los estados financieros. REGLAS PARTICULARES. Especificacin individual y concreta de los elementos que integran los estado financieros. SALDO. Diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. SALDO ACREEDOR. Saldo de una cuenta donde el importe de movimiento acreedor es mayor que es importe del movimiento deudor, o cuando la cuenta nicamente haya recibido abonos. SALDO DEUDOR. Saldo de una cuenta donde el importe del movimiento deudor es mayor que el importe del movimiento acreedor, o cuando la cuenta nicamente haya recibido cargos.
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SALDO DE UNA CUENTA. Diferencia entre las columnas del debe y el haber. Si el total de cargo excede a los abonos, la cuenta tiene un saldo deudor; si el total de abonos excede a los cargos, la cuenta tiene un saldo acreedor. TEORA CONTABLE. Lo que debera ser la contabilidad; lo que deberan hacer los contadores. TEORA DE LA PARTIDA DOBLE. Toda transaccin mercantil tiene un doble efecto, sobre la causa que lo origina, de la entidad que la realiza, sin alterar la igualdad numrica de su balance. UEPS. Mtodo de valuacin de inventarios que consiste en que los ltimos artculos en entrar al almacn o a la produccin sern los primeros en salir. UTILIDAD. Caracterstica de la informacin contable de adecuarse a los propsitos del usuario. UTILIDAD BRUTA. Ventas netas, menos costo de ventas. UTILIDAD DE OPERACIN. Resultado de enfrentar a las ventas o ingresos, el costo de lo vendido y los gastos de operacin. UTILIDAD NETA. Es la modificacin observada en el capital contable de la entidad, despus de su mantenimiento, durante un periodo contable determinado, originada por las transacciones efectuadas, eventos y otras circunstancias, excepto las distribuciones y los movimientos relativos al capital contable. VENTAS. Total de mercancas vendidas a los clientes, ya sea de contado o a crdito, registradas a precio de venta. VENTAS NETAS. Ventas totales menos las devoluciones rebajas sobre venta. VIDA TIL. Tiempo que se estima durar un activo fijo. Esta estimacin es necesaria para conocer el gasto por depreciacin del periodo.
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