CONCILIACION BANCARIA

Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en Banco que lleva la Empresa en su propio mayor general y el Estado de Cuenta del Banco que muestra el importe real de efectivo que tiene la empresa en el Banco.

Cada mes el banco est en la obligacin de enviar a las empresas que tienen una cuenta corriente abierta en esa entidad, una relacin detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mes. Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que enva el banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta Efectivo en Banco" refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer una Conciliacin Bancaria cada mes, para determinar las causas de las diferencias existentes y de conseguir el saldo correcto.

Quizs los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas estn bien. La diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones. Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato un crdito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el Banco no rebajar este importe del cheque hasta que lo reciba para su pago. Esto puede tomar das, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un dbito a Efectivo en Banco por todos los ingresos de efectivo pero quizs se necesite un da o ms para que el Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.

El buen control interno significa conocer de dnde procede el dinero de la empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el contador tiene que explicar los motivos de las diferencias que existen entre las cifras en los registros de la empresa y el estado de cuenta del banco y determinar el importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada. A este proceso se le conoce como conciliacin bancaria. Si se hace en forma apropiada, la conciliacin bancaria asegura que se hayan contabilizado todas las operaciones de efectivo y que los registros de efectivo en banco y en los libros de la empresa estn correctos.

Algunas partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco y en los libros de la empresa son:

1.

Partidas registradas por la empresa pero no registradas an por el banco:

Depsitos en trnsitos: Generalmente corresponden a depsitos enviados, o que por cualquier otra causa no haya llegado al Banco; en este caso aparecen cargados en los libros de la empresa, pero no abonados por el Banco.

Cheques pendientes o en trnsito: Cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el banco por el beneficiario del mismo; esto trae como consecuencia que estn abonados en libros, pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.

2.

Partidas registradas por el banco pero no registradas an por la empresa.

a)

Cobros realizados por el banco. En ocasiones el banco cobra dinero por cuenta de los depositantes. Esto ocurre cuando una empresa cliente paga directamente al banco, como por ejemplo una transferencia electrnica, o cuando el banco cobra un efecto por cobrar, con sus correspondientes intereses, por cuenta del depositante. Por lo regular el banco notifica al depositante estos cobros realizados directamente en el estado de cuentas.

b)

Cargos por servicios. Este importe son los honorarios del banco por procesar las operaciones del depositante. El depositante se entera del importe del cargo por servicios en el estado de cuentas del banco.

c)

Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques. Muchos bancos pagan intereses a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al depositante de estos intereses en el estado de cuentas.

d)

Cheques sin fondos recibidos de clientes. El girador extiende el cheque, acredita a Efectivo para registrar el pago en los libros y le entrega el cheque al beneficiario. Al recibir el cheque, el beneficiario hace un dbito a su cuenta de Efectivo en sus libros y deposita el cheque en el banco. El banco del beneficiario aumenta de inmediato el importe recibido al saldo del beneficiario en el banco, bajo la suposicin de que el cheque es bueno. El cheque se regresa al banco del girador, el cual a su vez rebaja su importe del saldo en el banco del girador. Si el saldo que tiene el girador es insuficiente para pagar el cheque, el banco se niega a pagarlo, cancela la deduccin realizada y enva una notificacin de cheque sin fondo al banco del beneficiario. El banco del beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo del beneficiario en el banco y le notifica a ste de la accin realizada.

e)

Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por el banco por motivos diferentes a cheques sin fondos. Esto puede suceder tanto en los registros de la empresa, como en los del Banco; ya que al registrarse cualquier operacin (depsito, cheques, etc.), puede colocarse una cantidad distinta, lo que trae como consecuencia que los saldos no son iguales. Los bancos devuelven los cheques al beneficiario s:

Se ha cerrado la cuenta del girador. La fecha est vencida. Est regulado que caducan a los 60 das. La firma no est autorizada.

El cheque ha sido alterado. El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas. El cheque utilizado no es adecuado.

3.

Errores de la empresa o del banco. Por ejemplo el banco puede cargar inadecuadamente (disminuir) el saldo de la cuenta en el banco, por un cheque extendido por otra empresa. O una empresa puede calcular mal el saldo de su cuenta de banco en sus propios libros. Otras diferencias: Algn otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia. A pesar de lo que pueda ocurrir, todos los errores se tienen que corregir y las correcciones sern una parte de la conciliacin bancaria.

Pasos a seguir en la preparacin de la conciliacin bancaria.

1.

Se comienza con dos cifras, el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco (saldo segn el banco) y el saldo de la cuenta Efectivo en Banco de la empresa (saldo segn libros).

2.

Aumentar, o disminuir, al saldo del banco aquellas partidas que aparecen en los libros pero no en el estado de cuenta del banco:

a)

Aumentar los depsitos en trnsito al saldo del banco. Los depsitos en trnsito se identifican comparando los depsitos relacionados en el estado de cuenta del banco con la relacin de cobros de la empresa. Aparecen como de efectivo en los libros pero no como depsitos en el estado de cuenta del banco. Como una medida de control el contador debe asegurarse tambin que los depsitos en trnsito del mes anterior aparezcan en el estado de cuenta del banco del mes actual. Si no es as quizs se hayan extraviado los depsitos.

b)

Rebajar del saldo del banco los cheques en circulacin. Los cheques en circulacin se determinan comparando los cheques cancelados que se reciben junto con el estado de cuenta del banco, con la relacin de cheques de la empresa en el diario de egresos de caja. En los libros aparecen como pagos de efectivo, pero en el estado de cuenta del banco no aparecen como cheques pagados. Esta comparacin comprueba tambin que todos los cheques pagados por el banco sean verdaderos cheques de la empresa y que fueron registrados correctamente tanto en el banco como por la empresa. Por lo general los cheques en circulacin representan la partida ms numerosa en la conciliacin bancaria.

3.

Aumentar o disminuir, del saldo en libros de la empresa aquellas partidas que aparecen en el estado de cuenta del banco pero no en los libros de la empresa.

a)

Aumentar el saldo en libros de la empresa. (1) los cobros realizados por el banco y (2) cualquier ingreso por intereses ganados sobre el dinero depositado en el banco. Estas partidas se identifican comparando los depsitos relacionados en el estado de cuenta del banco con la

relacin de cobros de la compaa. Aparecen como cobros de efectivo en el estado de cuenta del banco, pero no en los libros de la empresa.

b)

Rebajar del saldo en libros de la empresa: (1) los cargos por servicios, (2) el costo de los cheques impresos y (3) otros cargos realizados por el banco (por ejemplo, cargos por cheques sin fondo, o de la fecha vencida). Estas partidas se identifican comparando los otros cargos relacionados en el estado de cuenta del banco con los desembolsos de efectivo registrados en los libros de la empresa. Aparecen como disminuciones en el estado de cuenta del banco, pero no en los libros.

4.

Calcular el saldo del banco ajustado y el saldo en libro ajustado. Los dos saldos ajustados deben ser iguales.

5.

Realizar los asientos de diario correspondientes a cada partida que se describe en el punto 3, es decir, cada partida que aparece en la seccin de libros de la empresa porque afectan el efectivo.

6.

Corregir todos los errores en libros y notificar al banco de cualquier error cometido por el banco que se haya detectado por la empresa.

7.

La conciliacin bancaria debe ser firmada por la persona que lo realiz y aprobada por el contador.

8.

Siempre debe conservarse un ejemplar de la conciliacin bancaria en archivo, por cuanto es un documento que los auditores siempre solicitan para su comprobacin.

METODO DE SALDO CORRECTO

CONCILIACION BANCARIA Nombre de la Empresa Fecha

A partir del Saldo del Estado de Cuentas del Banco Saldo segn Estado de Cuenta del Banco Ms: Depsitos en trnsitos Correccin de errores xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx

Subtotal Menos: Cheques pendientes o en trnsito Correccin de errores xxx.xx xxx.xx

xxx.xx

xxx.xx

Saldo correcto en da-mes-ao

xxx.xx

A partir del Saldo en Libro de la Empresa Saldo segn libro de la empresa Ms: Cobros realizados por el Banco Intereses ganados s/ saldo en banco Correccin de un error en libros Otras diferencias Subtotal xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx

Menos:

Cargos por servicios Cheques sin fondos Costo de los cheques impresos Otros cargos realizados por el banco

xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx

Saldo correcto en da-mes-ao

METODO ENCONTRADO

CONCILIACION BANCARIA Nombre de la Empresa Fecha

A partir del Saldo en Libro de la Empresa Saldo segn libro de la empresa Ms: Cobros realizados por el Banco Intereses ganados s/ saldo en banco Correccin de un error en libros Otras diferencias Subtotal Menos: Cargos por servicios Cheques sin fondos Costo de los cheques impresos Otros cargos realizados por el banco Saldo correcto Partidas no consideradas por el banco Mas: Cheques pendientes o en trnsito Crditos efectuados por el banco incorrectamente xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx xxx.xx

Correccin de errores Menos: Depsitos en trnsitos Dbitos efectuados por el banco incorrectamente

xxx.xx

Correccin de errores Saldo segn Estado de Cuenta del Banco

xxx.xx xxx.xx

xxx.xx xxx.xx

En cada uno de los renglones hay que detallar cada uno de los documentos, es decir, relacionar todos los depsitos en trnsitos, todos los cheques en trnsito y as sucesivamente.