2 - Descripcion de Puestos y Funciones de La Direccion Adminitrativa y Financiera Version Final 2010

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Comisin Permanente de Contingencias (COPECO)
Contenido
INTRODUCCIN .............................................................................................................................................................................. 3 mbito del manual. .................................................................................................................................................................... 3 Objetivos del Manual. ................................................................................................................................................................ 3 1. DIRECCION ADMINISTRATIVA ............................................................................................................................................... 4 Direccin Administrativa y Financiera. ...................................................................................................................................... 4 Secretaria de la Direccin Administrativa y Financiera. ............................................................................................................. 8 2. UNIDAD DE PRESUPUESTO .................................................................................................................................................. 11 Jefe de Unidad de Presupuesto. .............................................................................................................................................. 11 Asistente de presupuesto. ....................................................................................................................................................... 14 3. UNIDAD DE BIENES NACIONALES ........................................................................................................................................ 17 Jefe de Bienes Nacionales. ....................................................................................................................................................... 17 Asistente de Bienes Nacionales ............................................................................................................................................... 21 4. UNIDAD DE PRE INTERVENCION ......................................................................................................................................... 25 Jefe de Pre intervencin. ......................................................................................................................................................... 25 Asistente de Pre Intervencin .................................................................................................................................................. 28 5. UNIDAD DE CONTABILIDAD................................................................................................................................................. 31 Jefe de Unidad de Contabilidad. .............................................................................................................................................. 31 Asistente de Contabilidad. ....................................................................................................................................................... 36 6. UNIDAD DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS ............................................................................................................. 40 Jefe de Unidad de Adquisicin de Bienes y Servicios. .............................................................................................................. 40 Asistente I Adquisiciones de Bienes y Servicios. ...................................................................................................................... 50 Asistente II Adquisiciones de Bienes y Servicios. ..................................................................................................................... 53 Encargado de Proveedura y Almacn. .................................................................................................................................... 56 7. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ..................................................................................................................................... 59 Asistente Administrativo. ......................................................................................................................................................... 59 Aseadora. ................................................................................................................................................................................. 61 Encargado de Mantenimiento. ................................................................................................................................................ 63 Encargado de Transporte. ........................................................................................................................................................ 65 Motorista. ................................................................................................................................................................................ 68
Captulo: INTRODUCCIN
Recepcionista. .......................................................................................................................................................................... 71
INTRODUCCIN
El presente documento contiene la descripcin de los puestos y funciones de la DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA COMISIN PERMANENTE DE CONTINGENCIAS (COPECO). Para este trabajo se aplic el enfoque de gestin de los recursos humanos por competencias. El proceso se inici con la identificacin de las funciones y competencias mediante la aplicacin del mtodo de "Anlisis del Puesto" o Diagnstico de la situacin actual de los puestos y funciones. Metodologa aplicada: Se hizo el anlisis del funcionamiento mediante el estudio de su organigrama y personal vinculado a los procesos de COPECO, posteriormente, y mediante el anlisis del puesto correspondiente, se identificaron las ocupaciones de COPECO y sus respectivos elementos de competencia.
mbito del manual.

Este manual de ocupaciones se circunscribe a la COMISIN PERMANENTE DE CONTINGENCIAS (COPECO), de la Repblica del Honduras y considera nicamente las ocupaciones tpicas de COPECO.
Objetivos del Manual.

Establecer las ocupaciones tpicas de la DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA COMISIN PERMANENTE DE CONTINGENCIAS (COPECO). Identificar, ordenar y clasificar las funciones de los diferentes puestos. Establecer los requerimientos especficos de conocimientos, destrezas y actitudes de cada uno de los elementos de competencia y los requerimientos genricos complementarios de cada ocupacin. Definir los niveles de direccin y de Autoridad de COPECO
Captulo: INTRODUCCIN
1. DIRECCION ADMINISTRATIVA
Direccin Administrativa y Financiera.
I.
Nombre de la Ocupacin Jefe Inmediato: Direccin a la que pertenece Departamento o Unidad a la que pertenece:
Datos de Identificacin.
DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMISIONADO NACIONAL DIRECCION ADMINITRATIVA Y FINANCIERA DIRECCION ADMINITRATIVA Y FINANCIERA
II.
Descripcin del Puesto.
Planifica, organiza, dirige y controla todas las operaciones financieras de COPECO. Responsable de los procesos de Presupuesto, Bienes nacionales, Pre intervencin, adquisiciones de bienes y servicios y cooperacin internacional
III.
Tareas Principales que realiza en la actualidad
Funciones del Puesto.

Conocimientos requeridos por el personal.
Conocimientos slidos en administracin y finanzas Conocimiento de la administracin financiera del Estado Conocimiento de las disposiciones generales del presupuesto aprobado por el Congreso Nacional Conocimiento de la leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Conocimientos sobre presupuesto por programas Conocimientos sobre contabilidad presupuestaria Conocimientos sobre Gestin de Compras y Contrataciones por cotizaciones y licitaciones Conocimientos sobre gestin de bienes nacionales Conocimientos sobre gestin de almacenes y bodegas Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office
Habilidades y destrezas requeridas

Habilidades para negociacin y manejo de reuniones Habilidad para trabajo en equipo Habilidades para implementar un liderazgo de desarrollo, participativo y democrtico
Revisin y aprobacin de las liquidaciones trimestrales del Presupuesto de Gastos Revisar y aprobar la documentacin y los clculos respectivos comprobando que todo est de acuerdo con la operaciones realizadas. Presentar a las autoridades superiores la liquidacin trimestral para informar a la Comisin y dems Entes Contralores del Estado. Realizar otras tareas presupuestarias Revisar y aprobar las modificaciones y transferencias elaboradas por el Oficial y las somete a la aprobacin del Comisionado Nacional Revisar y aprobar las resoluciones que se relacionen con la funcin de formulacin, control y liquidacin del Presupuesto de Recursos y Gastos de la Institucin, elaboradas por el Analista y las somete a la aprobacin del Gerente Administrativo. Coordinar la presentacin de informes mensuales al Comisionado y los que se remiten a la Secretaria de Finanzas. Firma la solicitud de orden de pago y cheque de gasto emitido. Revisar que los documentos que soportan la emisin de cheque cumplan con las normas y leyes que rigen el Sector Publico para las adquisiciones de materiales y bienes, confirma la solicitud de orden pago. Estampar la primera firma en el cheque a pagar. Obtener la segunda firma del cheque del Comisionado Nacional Revisin y firma de liquidaciones de viaje al interior y exterior. Recibir y revisar que la documentacin est de acuerdo con las regulaciones establecidas. Firmar el cheque, en los casos que haya reembolso y obtiene la segunda firma del Comisionado Nacional. Administracin del efectivo recibido mediante la elaboracin de los flujos de efectivo semanales Determinar semanalmente las disponibilidades de efectivo con la conciliacin contable que elabora el Oficial de
Captulo: DIRECCION ADMINISTRATIVA

Contabilidad. Revisar la conciliacin y verificar que todos los ingresos y cheques emitidos, se encuentren incluidos en ella, para determinar las cantidades de efectivo a utilizar por los compromisos operacionales de la semana, por supuesto verificando documentos por adquisicin de bienes y suministros, viticos, contratos, licitaciones, sueldos y cualquier otro compromiso institucional que se presente. Coordinar las Funciones de servicios generales, compras y suministros, contables y presupuestarias Coordinar la gestin de los procesos contables y presupuestarios Coordinar la gestin del Proceso de compras por Fondos Reintegrables Coordinar la gestin del Proceso de compras por Cotizaciones y Compras al Exterior Coordinar la gestin del Proceso de compras y contrataciones por Licitacin, y Compras Directas. Coordinar la gestin del inventario y suministro de Almacn y Bodegas Coordinar la gestin del registro e inventario de Bienes o activos Fijos Coordinar la Gestin de los Servicios por manejo de correspondencia, compra de boletos de viaje, reproduccin, correspondencia, mantenimiento de oficinas e instalaciones, mantenimiento de vehculos, recepcin y otros Otras tareas importantes Coordinar las funciones de la direccin para que las actividades encomendadas se ejecuten los niveles de eficiencia deseados y que los trmites para atencin al pblico se desarrollen en el menor tiempo posible. Evaluar y proponer al Comisionado Nacional los cambios que requiere el sistema operativo para controlar el sistema de planificacin y el de presupuesto. Realizar otras tareas que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
IV.
Rapidez de decisin Habilidad expresiva Coordinacin general Iniciativa Creatividad Capacidad de juicio Atencin Comprensin de lectura Clculo Nivel Acadmico Trabajo de equipo Liderazgo
Actitudes deseables para el desempeo del puesto.

Deseable Esencial
x x x x x x x x x x x x
Aptitudes deseables para el desempeo del puesto
V.
Competencias Generales
Poder de convencimiento
Competencias para desarrollar en el puesto
Intentar convencer al otro de cierto punto de vista, intentando de llegar a un acuerdo utilizando los argumentos y mtodos adecuados.

Desarrollo personal Orientacin hacia el resultado Conciencia de gnero
Conocer los propios puntos fuertes y dbiles. Tomar la iniciativa basndose en ello, para mejorar/ ampliar los propios conocimientos, competencias y habilidades con el fin de funcionar ms eficaz. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes. Demuestra que la meta es lograr equidad entre hombres y mujeres en la sociedad, tomando en cuenta el medio ambiente, exhibiendo visin y accin. Dirigir a un grupo de colaboradores en el contexto de su papel dentro de la organizacin. Crear equipos y mantenerlos con el fin de conseguir un objetivo establecido Fijar de manera efectiva objetivos y prioridades y sus plazos correspondientes. Indicar las acciones y los medios requeridos para alcanzar determinados resultados. Construir un crculo de influencia que pueda ser til para realizar los objetivos. Utilizar sus contactos informales para progresar. Investigar los deseos y necesidades de los beneficiarios y actuar en consecuencia. Anticiparse a las necesidades de los beneficiarios. Dar una alta prioridad a la disposicin de dar servicio y de mantener contento al beneficiario. Dirigir a un grupo de colaboradores en el contexto de su papel dentro de la organizacin. Crear equipos y mantenerlos con el fin de conseguir un objetivo establecido. Dirige por iniciativa propia a un grupo o equipo, de manera tal que lo conduce a ptimos resultados de equipo / grupo. Advertir problemas; reconocer informacin importante; Establecer la relacin entre datos. Encontrar las posibles causas de los problemas; Buscar los datos relevantes. Recoge informacin, evala la relevancia de la informacin y llega independientemente a un anlisis de la situacin del problema. Plasmar sus ideas y opiniones por escrito. Elaborando reportajes o documentos que adems de tener una buena estructura y que sean gramaticalmente correctos, tengan un lenguaje adaptado a los lectores para el cual ha sido pensado. Exigir un alto nivel de calidad de producto/ servicio, y comportarse de acuerdo con ello. Lanza, por iniciativa propia, propuestas y acciones con el fin de mejorar la calidad de los productos y servicios
Competencias Especficas
Liderato de grupo Planificar & organizar Construir redes de influencia/ contactos Enfoque hacia los beneficiarios Cooperar (trabajar en equipo) Anlisis de problemas Comunicacin por escrito Enfoque hacia la calidad
VI.
Factores del trabajo.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Licenciatura en Ciencias Administrativas, Econmicas o Contables Superior Maestra preferible en ciencias administrativas, econmicas o contables Post Grado Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin.
Administracin y finanzas administracin financiera del Estado Presupuesto aprobado por el Congreso Nacional Leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Presupuesto por programas Gestin de Compras y Contrataciones por cotizaciones y licitaciones Gestin de bienes nacionales Gestin de almacenes y bodegas
aos
Ocupacin supervisada por: Ocupacin que supervisa
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. x Escritorio, computadora y equipo de oficina Responsabilidad sobre uso de materiales. x Manejo de material impreso de cada una de las unidades
Comisionado Nacional Frecuencia de la supervisin Mensual Asistente Administrativa, secretaria de la direccin administrativa y jefes de unidades de presupuesto, Bienes naciones, pre intervencin, contabilidad, adquisiciones de bienes y servicios, cooperacin internacional. Ocupacin a la que podra ascender Comisionado Nacional, Sub-Comisionado Ocupacin a la que podra ser transferido Director de Preparacin y Respuesta
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. Informacin general del funcionamiento de COPECO Supervisin del trabajo de otras personas. Asistente Administrativa, secretaria de la direccin administrativa y jefes de unidades de presupuesto, Bienes naciones, pre intervencin, contabilidad, adquisiciones de bienes y servicios, cooperacin internacional. Responsabilidad en relaciones pblicas. Representacin del SINAGER, Relacin con beneficiarios y con miembros del sistema Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Administrativo Supervisin x x
Posicin del cuerpo Sentado Parado
Porcentaje del da 70% 30%
Condiciones de Trabajo Ambiente fsico Oficinas Bodegas, talleres, depsitos, archivos intemperie
Porcentaje 70% 30%
Secretaria de la Direccin Administrativa y Financiera.

I.
SECRETARIA DE LA DIRECCIN ADMINITRATIVA DIRECTOR ADMINITRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
II.
Ejecuta funciones que implican total dominio de las tcnicas secretariales y actitudes orientadas a la eficiencia y atencin al cliente. Brinda asistencia al Director Administrativo y Financiero.
III.

Conocimientos sobre secretariado comercial y ejecutivo Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Conocimiento del idioma ingls hablado y escrito
Habilidades requeridas

destrezas
Realizar las actividades de secretariado comercial, ejecutivo y de asistencia que requieran el Director Administrativo y Financiero Mantener actualizado el archivo de la documentacin del Director Administrativo y Financiero Mantener y apoyar la coordinacin de la agenda del Director Administrativo y Financiero Revisin del correo electrnico. Transcribir documentacin asignada por el Director Administrativo y Financiero Redaccin y trascripcin documentos Archivo de documentos y su Actualizacin Apoyar cualquier actividad relacionado con la gestin del Director Administrativo y Financiero Enviar documentacin y faxes relacionados con asuntos del Director Administrativo y Financiero Atender a personas que requieran informacin o contactarse con el Director Administrativo y Financiero Realizar tareas asignadas por el Director Interlocucin entre los distintas unidades tanto horizontal como vertical
Capacidad para trabajar bajo presin Capacidad para trabajar en Equipo Capacidad de anlisis. Buenas relaciones interpersonales Capacidad para coordinar operaciones en las emergencias Secretividad Lealtad Disponibilidad para el trabajo en horas extras.
Otras Tareas Apoyar en el centro de operaciones de emergencia en las actividades que le sean asignadas Realizar las tareas afines que le sean asignadas por el jefe inmediato superior

Rapidez de decisin Habilidad expresiva Coordinacin general Iniciativa Creatividad Capacidad de juicio Atencin Comprensin de lectura Clculo Nivel Acadmico
Deseable
x x
Esencial
x x x x x x x x
IV.

Trabajo de equipo Liderazgo
x x
V.
Orientacin hacia el resultado Conciencia de gnero
El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes. Demuestra que la meta es lograr equidad entre hombres y mujeres en la sociedad, tomando en cuenta el medio ambiente, exhibiendo visin y accin. Fijar de manera efectiva objetivos y prioridades y sus plazos correspondientes. Indicar las acciones y los medios requeridos para alcanzar determinados resultados. Construir un crculo de influencia que pueda ser til para realizar los objetivos. Utilizar sus contactos informales para progresar. Plasmar sus ideas y opiniones por escrito. Elaborando reportajes o documentos que adems de tener una buena estructura y que sean gramaticalmente correctos, tengan un lenguaje adaptado a los lectores para el cual ha sido pensado. Exigir un alto nivel de calidad de producto/ servicio, y comportarse de acuerdo con ello. Lanza, por iniciativa propia, propuestas y acciones con el fin de mejorar la calidad de los productos y servicios
Planificar & organizar Construir redes de influencia/ contactos Comunicacin por escrito Enfoque hacia la calidad
VI.

aos 5
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Educacin media como secretaria comercial ejecutiva Bsica Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Gestin de riesgos Informacin general de la Institucin.
Ocupacin supervisada por: Director Administrativo y Financiero Frecuencia de la supervisin Diaria Ocupacin que supervisa Ninguna Ocupacin a la que podra ascender Asistente de Preintervencin, Asistente Contabilidad, Asistente de Presupuesto. Ocupacin a la que podra ser transferido. Secretaria del Comisionado Nacional, Secretaria del Sub Comisionado, Secretaria de RRHH, Secretaria de CENICAC, Secretaria de Direccin de Preparacin y Respuesta, Secretaria de Direccin de Operaciones, Secretaria de Prevencin. Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria X Responsabilidad sobre bienes. Equipo y mobiliario de oficina. Computadora de escritorio X Responsabilidad sobre uso de materiales. Manejo de material impreso de cada una de las unidades X Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. Informacin de general del funcionamiento de COPECO X Responsabilidad en relaciones pblicas. Atencin directa a las visitas, Brinda informacin sobre servicios de COPECO Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Administrativo
Posicin del cuerpo Sentado

x
Porcentaje del da 100%
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Condiciones de Trabajo Ambiente fsico Oficinas Bodegas, talleres, depsitos, archivos intemperie
Porcentaje 100%
10
2. UNIDAD DE PRESUPUESTO
Jefe de Unidad de Presupuesto.
I.
Nombre de la Ocupacin: Jefe Inmediato: Direccin a la que pertenece Departamento o Unidad a la que pertenece:
JEFE DE UNIDAD DE PRESUPUESTO DIRECTOR ADMINITRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA UNIDAD DE PRESUPUESTO
II.
Participa en la elaboracin del presupuesto COPECO y coordina la intervencin del gasto, as como la revisin y aplicacin del gasto de acuerdo al manual de clasificacin del gasto.
III.

Conocimientos slidos en administracin y finanzas Conocimiento de la administracin financiera del Estado Conocimiento de las disposiciones generales del presupuesto aprobado por el Congreso Nacional Conocimiento de la leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Conocimientos sobre presupuesto por programas Conocimientos sobre contabilidad presupuestaria Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica

Habilidad para trabajo en equipo Habilidad para trabajar bajo presin Habilidades para negociacin y manejo de reuniones Habilidad para trabajo en equipo Habilidades para implementar un liderazgo de desarrollo, participativo y democrtico
Participar en la elaboracin del Presupuesto de COPECO Emitir los presupuestos ejecutados durante el ejercicio por programas, subprogramas, actividades, dependencias, proyectos, por rubro y partidas de gasto Analizar el comportamiento del gasto de acuerdo con lo anterior y las proyecciones respectivas Proponer las cifras presupuestarias de conformidad con la ejecucin y las proyecciones Coordinar la pre intervencin del gasto Revisar que la documentacin presentada este de acuerdo con la normativa gubernamental aplicable. Revisar que la documentacin presentada este de acuerdo con las disposiciones y regulaciones emitidas por la Comisin. Revisar que la documentacin y el gasto se haya realizado de conformidad con los procesos establecidos para el control interno. Revisar que las cantidades reflejadas en los gastos correspondan a los clculos correctos. Rechazar con las indicaciones del caso, todos aquellos gastos realizados que no cumplan con las condiciones establecidas en los numerales anteriores o en su defecto estampar sello y firma de revisado de conformidad para los gastos que han cumplido con los requerimientos anteriores Coordinar la revisin y aplicacin de la ejecucin del gasto de acuerdo con el manual de clasificacin del gasto Verificar y/o corregir que los gastos estn bien aplicados de acuerdo con el manual de clasificacin del gasto ya sea por programas, subprogramas, actividades y partidas de gasto correspondientes Verificar que los gastos a autorizar no generen sobregiros en las partidas ya sea por programa, subprograma, actividad o dependencia y en su defecto anexar las notas recomendando la accin a seguir para cubrir los sobregiros Revisar las transferencias presupuestarias correspondientes, a fin de prevenir sobregiros y aplicarlas en el sistema una vez
11
Captulo: UNIDAD DE PRESUPUESTO

que hayan sido aprobadas por la autoridad competente Asesorar a las dependencias en la solucin de problemas que se les presentaren en la ejecucin de su presupuesto, asimismo atender y evacuar las consultas que sean requeridas ya sea en forma verbal o escrita. Realizar otras tareas diversas presupuestarias Verificar los anlisis para realizar las transferencias y modificaciones presupuestarias. Verificar las resoluciones que se relacionen con la funcin de formulacin, control y liquidacin del Presupuesto de Recursos y Gastos de la Institucin. Verificar las liquidaciones de viticos al interior y exterior, de los funcionarios antes de ser presentadas a esta divisin. Otras tareas importantes Solicitar las cuotas de compromiso trimestral Administrar los usuarios del SIAFI y efectuar los movimientos respectivos Realizar otras tareas que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
IV.

Deseable Esencial
I.
Poder de convencimiento Orientacin hacia el resultado Conciencia de gnero
Intentar convencer al otro de cierto punto de vista, intentando de llegar a un acuerdo utilizando los argumentos y mtodos adecuados. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes. Demuestra que la meta es lograr equidad entre hombres y mujeres en la sociedad, tomando en cuenta el medio ambiente, exhibiendo visin y accin. Fijar de manera efectiva objetivos y prioridades y sus plazos correspondientes. Indicar las acciones y los medios requeridos para alcanzar determinados resultados. Construir un crculo de influencia que pueda ser til para realizar los objetivos. Utilizar sus contactos informales para progresar. Dirigir a un grupo de colaboradores en el contexto de su papel dentro de la organizacin. Crear equipos y mantenerlos con el fin de conseguir un objetivo establecido. Dirige por iniciativa propia a un grupo o equipo, de manera tal que lo conduce a ptimos resultados de equipo / grupo. Advertir problemas; reconocer informacin importante; Establecer la relacin entre datos. Encontrar las posibles causas de los problemas; Buscar los datos relevantes. Recoge informacin, evala la relevancia de la informacin y llega independientemente a un anlisis de la situacin del problema. Plasmar sus ideas y opiniones por escrito. Elaborando reportajes o documentos que adems de tener una buena estructura y que sean gramaticalmente correctos, tengan un lenguaje adaptado a los lectores para el cual ha sido pensado.
Planificar & organizar Construir redes de influencia/ contactos Cooperar (trabajar en equipo) Anlisis de problemas Comunicacin por escrito
12
V.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Primaria Bsica Perito Mercantil y Contador Publico Licenciatura en Ciencias Administrativas, Econmicas o Contables. Superior Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin.
Aos
Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Relaciones Humanas Redaccin Anlisis de Estados Financieros Ocupacin supervisada por: Director Financiero Administrativo y Frecuencia de la supervisin Mensual y Trimestral
Ocupacin que supervisa Ocupacin a la que podra ascender Ocupacin a la que podra ser transferido.
Asistente de Presupuesto Administracin Financiera Preintervencin-Contabilidad
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. x Responsabilidad sobre uso de materiales. x Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. X Supervisin del trabajo de otras personas. X Manejo de dinero, ttulos o documentos afines. X Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Oficina
Condiciones de Trabajo Ambiente fsico Oficinas Bodegas, talleres, depsitos, archivos Intemperie
Porcentaje 100%
13
Asistente de presupuesto.
I.
ASISTENTE DE PRESUPUESTO JEFE UNIDAD DE PRESUPUESTO DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA UNIDAD PRESUPUESTO
II.
Participa en la elaboracin del presupuesto COPECO y coordina la intervencin del gasto, as como la revisin y aplicacin del gasto de acuerdo al manual de clasificacin del gasto.
III.

Conocimientos slidos en administracin y finanzas Conocimiento de la administracin financiera del Estado Conocimiento de las disposiciones generales del presupuesto aprobado por el Congreso Nacional Conocimiento de la leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Conocimientos sobre presupuesto por programas Conocimientos sobre contabilidad presupuestaria Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica

Habilidades para negociacin y manejo de reuniones Habilidad para trabajo en equipo Habilidades para implementar un liderazgo de desarrollo, participativo y democrtico Habilidad para trabajo en equipo Habilidad para trabajar bajo presin
Realizar la pre intervencin presupuestaria Comprobar que las solicitudes para la contratacin de bienes y servicios, tengan disponibilidad presupuestaria y en su defecto aprobarlas estampando sello y firma del jefe de la Direccin Rechazar las solicitudes que no tengan disponibilidad presupuestaria indicando en nota anexa y firmada por el Jefe de la Direccin, las acciones que deber realizar el solicitante para el trmite de la solicitud, cuando corresponda. Realizar la pre intervencin del gasto a fin de que lo que se haya ejecutado este de acuerdo con las normas, disposiciones y manuales de gestin de proceso que regulan el control interno de la institucin Revisar que la documentacin presentada este de acuerdo con la normativa gubernamental aplicable, Revisar que la documentacin presentada este de acuerdo con las disposiciones y regulaciones emitidas por la Comisin. Revisar que la documentacin y el gasto se haya realizado de conformidad con los procesos establecidos para el control interno. Revisar que las cantidades reflejadas en los gastos correspondan a los clculos correctos. Rechazar con las indicaciones del caso, todos aquellos gastos realizados que no cumplan con las condiciones establecidas en los numerales anteriores o en su defecto estampar sello y firma de revisado de conformidad para los gastos que han cumplido con los requerimientos anteriores Revisar y aplicar la ejecucin del gasto de acuerdo con el manual de clasificacin del gasto Registrar o transcribir la Ejecucin Presupuestaria, el compromiso preliminar del gasto solicitado, en base al monto estimado reflejado en la solicitud o en el monto que se presupuest para el bien o servicio. Verificar y/o corregir que los gastos estn bien aplicados de acuerdo con el manual de clasificacin del gasto ya sea por programas, subprogramas, actividades y partidas de gasto correspondientes
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Transcribir diariamente en los gastos ejecutados aprobados con el fin de mantener la disponibilidad presupuestaria diariamente ya sea por programas, subprogramas, actividades, dependencias y partidas. Preparar oportunamente las transferencias presupuestarias correspondientes, a fin de prevenir sobregiros y aplicarlas en el sistema una vez que hayan sido aprobadas por la autoridad competente Asesorar a las dependencias en la solucin de problemas que se les presentaren en la ejecucin de su presupuesto, asimismo atender y evacuar las consultas que sean requeridas ya sea en forma verbal o escrita. Preparar los informes trimestrales y anuales de ejecucin del gasto, elaborando para ello cuadros y grficas explicativas y comparativas que demuestren las asignaciones presupuestarias originales y sus modificaciones as como los gastos ejecutados ya sea por Programas, Subprogramas, Actividades, Dependencias y Partidas
Realizar otras tareas diversas presupuestarias Elaborar los anlisis para realizar las transferencias y modificaciones presupuestarias. Elaborar las resoluciones que se relacionen con la funcin de formulacin, control y liquidacin del Presupuesto de Recursos y Gastos de la Institucin. Otras tareas importantes
Realizar otras tareas que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
IV.

Deseable
Esencial
V.

Intentar convencer al otro de cierto punto de vista, intentando de llegar a un acuerdo utilizando los argumentos y mtodos adecuados. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes. Demuestra que la meta es lograr equidad entre hombres y mujeres en la sociedad, tomando en cuenta el medio ambiente, exhibiendo visin y accin. Fijar de manera efectiva objetivos y prioridades y sus plazos correspondientes. Indicar las acciones y los medios requeridos para alcanzar determinados resultados. Construir un crculo de influencia que pueda ser til para realizar los objetivos. Utilizar sus contactos informales para progresar. Dirigir a un grupo de colaboradores en el contexto de su papel dentro de la organizacin. Crear equipos y mantenerlos
Planificar & organizar Construir redes de influencia/ contactos Cooperar (trabajar en
15

equipo) Anlisis de problemas Comunicacin por escrito
con el fin de conseguir un objetivo establecido. Dirige por iniciativa propia a un grupo o equipo, de manera tal que lo conduce a ptimos resultados de equipo / grupo. Advertir problemas; reconocer informacin importante; Establecer la relacin entre datos. Encontrar las posibles causas de los problemas; Buscar los datos relevantes. Recoge informacin, evala la relevancia de la informacin y llega independientemente a un anlisis de la situacin del problema. Plasmar sus ideas y opiniones por escrito. Elaborando reportajes o documentos que adems de tener una buena estructura y que sean gramaticalmente correctos, tengan un lenguaje adaptado a los lectores para el cual ha sido pensado.
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Primaria Bsica Perito Mercantil Y Contador Pblico Licenciatura en Ciencias Administrativas, Econmicas o Contables. Superior Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Manejo de Sistemas Contables Manejo de Sistema Financiero del Gobierno (SIAFI) Ocupacin supervisada por: Jefe de Presupuesto Ocupacin que supervisa Ocupacin a la que podra ascender Ocupacin a la que podra ser transferido.
aos
Frecuencia de la supervisin Semanal/Mensual Ninguno Jefe de Presupuesto Asistente de Contabilidad, Auditoria, Preintervencin
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. x Responsabilidad sobre uso de materiales. x Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. x Supervisin del trabajo de otras personas. x Manejo de dinero, ttulos o documentos afines. x Responsabilidad en relaciones pblicas. x Responsabilidad sobre servicio al cliente x
Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo De Oficina
Porcentaje 100%
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3. UNIDAD DE BIENES NACIONALES

Jefe de Bienes Nacionales.
I.
JEFE DE UNIDAD DE BIENES NACIONALES DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA UNIDAD DE BIENES NACIONALES
II.
Recepcin e inventario de los Bienes Adquiridos en el almacn o bodega y control de las altas por compras. Efecta el levantamiento del Inventario inicial y realizar labores de gestin de los bienes de la institucin, Lleva el control de las Altas y salidas de donaciones recibidas de otras instituciones de gobierno.
III.

Conocimiento de la administracin financiera del Estado Conocimiento de la leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Conocimientos sobre la gestin de bienes del Estado Conocimientos sobre la Gestin de Compras y contrataciones del Estado Conocimientos sobre Almacenaje y Bodega Conocimientos sobre el SIAFI Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica

Habilidad para trabajo en equipo Habilidad para trabajar bajo presin
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Captulo: UNIDAD DE BIENES NACIONALES
Recepcin e inventario de los Bienes Adquiridos en el almacn o bodega y control de las altas por compras. Recibir de los proveedores los Bienes en el almacn o bodega; Cotejar y revisar que el producto sea el adquirido segn la orden de compra, que est completo y en perfectas condiciones. Efectuar levantamiento de inventario en el formulario respectivo cotejndolo con la orden de compra. Codificar el bien de acuerdo con el Catalogo de Bienes del Estado. Transcribir el Ingreso del Bien inventariado en el Modulo de Bienes, de acuerdo con los datos del formulario. Emitir la hoja del Inventario Individual a cargo del responsable del bien. Entregar el bien al Jefe de rea que lo solicit y se levanta el inventario, tanto para la dependencia, como para el empleado o funcionario al que le ser asignado bajo su responsabilidad Recibir la firma en el formulario hoja de control de inventario tanto del jefe del rea como la del empleado o funcionario responsable Entregar al Auxiliar de Compras por Cotizaciones la hoja de inventario para adjuntarla a la factura, orden de compra y dems documentos. Archivar la documentacin respectiva al control de bienes. Efectuar levantamiento del Inventario inicial y realizar labores de gestin de los bienes de la institucin Obtener la aprobacin de las autoridades para llevar a cabo el levantamiento inicial. Seleccionar el material y equipo necesario. Coordinar el equipo de personas que participaran en el levantamiento. Brindarles la capacitacin adecuada para efectuar el levantamiento. Ejecutar y supervisar el levantamiento del inventario. Verificacin de etiquetas o rotulacin del bien objeto de inventario de acuerdo con el catalogo de bienes.

Transcribir al sistema la informacin del inventario levantado Archivo y custodia de la documentacin obtenida en el inventario. Llevar registro actualizado de los Bienes asignados a cada una de las oficinas o dependencias Obtener la firma de recepcin de los inventarios de parte del responsable correspondientes. Registrar e Informar de las altas, bajas y modificaciones que se produzcan en el inventario de bienes Verificar peridicamente el estado de los Bienes de la institucin Verificar anualmente el Inventario General de Bienes Nacionales y conciliarlo con los registros del Sistema Emitir los reportes impresos del inventario por dependencias y entregarlos a los jefes y a los responsables individuales del inventario. Mantener y custodiar la documentacin de respaldo de los registros y de la propiedad de los Bienes Llevar el control de las Altas por donaciones recibidas de otras instituciones de gobierno Recibir la notificacin de donacin de bienes. Elaborar la hoja de inventario de la donacin, mediante verificacin fsica de los Bienes. Valorar el bien y etiquetarlo o rotularlo de acuerdo con el catalogo de bienes. Llenar el formulario e Ingresar los datos del Bien en el Modulo de Bienes Archivar los documentos que respaldan la donacin e inventario del bien. Elaborar el reporte especial para la Divisin de Contabilidad para notificarle la fuente de la donacin. Llevar el control de las bajas por bienes en desuso Recibir la notificacin de mobiliario o equipo en desuso por el responsable del mismo. Verificar las causas del desuso y si las mismas son justificables, hace el reporte respectivo al Jefe de la Divisin Recibir el acta de autorizacin de la Baja, por parte de la Direccin y Auditora Interna y la forma como se proceder ya sea para subasta, donacin o reutilizacin. Registrar la Baja del bien en el Inventario Emitir la notificacin de descargo del bien. Trasladar notificacin original de descargo para su registro contable. Llevar el control de Bajas por Donacin y/o Subasta Elaborar el listado de bienes objeto de subasta o donacin, en base al vencimiento de la vida til y el registro de depreciacin de los bienes Entregar el listado al Comit de Donacin y/o Subasta, quien efecta la subasta de acuerdo con el procedimiento y normas respectivas. Entregar los bienes subastados al beneficiario, previa muestra del comprobante de depsito del ingreso por la venta o subasta realizada. Registrar la Baja en el Inventario de Bienes. Emitir la nota de descargo para los responsables anteriores del bien Trasladar notificacin original de descargo para su registro contable. Llevar control de las transferencias de bienes
18

Recibir memorando de aprobacin de la autoridad competente para la transferencia del bien entre una unidad y otra. Trasladar el Bien a Unidad receptora. Levantar formulario y firmas y transcribe al Inventario (descargo en el rea que la transfiera y el cargo a la unidad que lo recibe). Archivar la documentacin. Control de Garantas Archivar las garantas originales Actualizar el archivo, dejando las garantas vigentes. Verificar cuando hay solicitudes de reparacin, si el bien est o no bajo garanta. Aplicar la garanta a los casos que amerite. Efectuar levantamiento fsico de inventario anual dem al inventario inicial en lo que corresponde. Realizar otras tareas diversas Realizar otras tareas designadas por el inmediato superior Colaborar en las actividades que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
IV.

Deseable
Esencial
V.
19
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Licenciatura en Ciencias Administrativas, Econmicas o Contables. Superior Post Grado Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin.
Administracin financiera del Estado Leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Gestin de bienes del Estado Gestin de Compras y contrataciones del Estado Almacenaje y Bodega SIAFI prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica
aos
Ocupacin supervisada por: Director Administrativo y Financiero Frecuencia de la supervisin semanal Ocupacin que supervisa Ninguno Ocupacin a la que podra ascender Director Administrativo y Financiero Ocupacin a la que podra ser transferido. Jefe de Presupuesto, Jefe de Contabilidad, Jefe de Preintervencin. Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Sobre bodega X Responsabilidad sobre uso de materiales. Sobre documentos de gestin X Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. Manejo de actas de descargo X Manejo de dinero, ttulos o documentos afines. Documentos legales de vehculos, y de revisin de talleres X Responsabilidad en relaciones pblicas. Trabajo con auditores externos X Responsabilidad sobre servicio al cliente Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo escritorio Supervisin
Posicin del cuerpo sentado Parado
Porcentaje del da 50 % 50%
Porcentaje 50 % 50 %
20
Asistente de Bienes Nacionales

I.
ASISTENTE DE BIENES NACIONALES JEFE DE LA UNIDAD DE BIENES NACIONALES DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA UNIDAD DE BIENES NACIONALES
II.
Asistir al Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales en la Recepcin e inventario de los Bienes Adquiridos en el almacn o bodega y control de las altas por compras. Efecta el levantamiento del Inventario inicial y realizar labores de gestin de los bienes de la institucin, Lleva el control de las Altas y salidas de donaciones recibidas de otras instituciones de gobierno.
III.

Conocimientos personal.

requeridos
por
el

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Recepcin e inventario de los Bienes Adquiridos en el almacn o bodega y control de las altas por compras. Recibir de los proveedores los Bienes en el almacn o bodega; Cotejar y revisar que el producto sea el adquirido segn la orden de compra, que est completo y en perfectas condiciones. Efectuar levantamiento de inventario en el formulario respectivo cotejndolo con la orden de compra. Codificar el bien de acuerdo con el Catalogo de Bienes del Estado. Transcribir el Ingreso del Bien inventariado en el Modulo de Bienes, de acuerdo con los datos del formulario. Emitir la hoja del Inventario Individual a cargo del responsable del bien. Entregar el bien al Jefe de rea que lo solicit y se levanta el inventario, tanto para la dependencia, como para el empleado o funcionario al que le ser asignado bajo su responsabilidad Recibir la firma en el formulario hoja de control de inventario tanto del jefe del rea como la del empleado o funcionario responsable Entregar al Auxiliar de Compras por Cotizaciones la hoja de inventario para adjuntarla a la factura, orden de compra y dems documentos. Archivar la documentacin respectiva al control de bienes. Efectuar levantamiento del Inventario inicial y realizar labores de gestin de los bienes de la institucin Obtener la aprobacin de las autoridades para llevar a cabo el levantamiento inicial. Seleccionar el material y equipo necesario. Coordinar el equipo de personas que participaran en el levantamiento. Brindarles la capacitacin adecuada para efectuar el levantamiento. Ejecutar y supervisar el levantamiento del inventario. Verificacin de etiquetas o rotulacin del bien objeto de inventario de acuerdo con el catalogo de bienes. Transcribir al sistema la informacin del inventario levantado

Archivo y custodia de la documentacin obtenida en el inventario. Llevar registro actualizado de los Bienes asignados a cada una de las oficinas o dependencias Obtener la firma de recepcin de los inventarios de parte del responsable correspondientes. Registrar e Informar de las altas, bajas y modificaciones que se produzcan en el inventario de bienes Verificar peridicamente el estado de los Bienes de la institucin Verificar anualmente el Inventario General de Bienes Nacionales y conciliarlo con los registros del Sistema Emitir los reportes impresos del inventario por dependencias y entregarlos a los jefes y a los responsables individuales del inventario. Mantener y custodiar la documentacin de respaldo de los registros y de la propiedad de los Bienes Llevar el control de las Altas por donaciones recibidas de otras instituciones de gobierno Recibir la notificacin de donacin de bienes. Elaborar la hoja de inventario de la donacin, mediante verificacin fsica de los Bienes. Valorar el bien y etiquetarlo o rotularlo de acuerdo con el catalogo de bienes. Llenar el formulario e Ingresar los datos del Bien en el Modulo de Bienes Archivar los documentos que respaldan la donacin e inventario del bien. Elaborar el reporte especial para la Divisin de Contabilidad para notificarle la fuente de la donacin. Llevar el control de las bajas por bienes en desuso Recibir la notificacin de mobiliario o equipo en desuso por el responsable del mismo. Verificar las causas del desuso y si las mismas son justificables, hace el reporte respectivo al Jefe de la Divisin Recibir el acta de autorizacin de la Baja, por parte de la Direccin y Auditora Interna y la forma como se proceder ya sea para subasta, donacin o reutilizacin. Registrar la Baja del bien en el Inventario Emitir la notificacin de descargo del bien. Trasladar notificacin original de descargo para su registro contable. Llevar el control de Bajas por Donacin y/o Subasta Elaborar el listado de bienes objeto de subasta o donacin, en base al vencimiento de la vida til y el registro de depreciacin de los bienes Entregar el listado al Comit de Donacin y/o Subasta, quien efecta la subasta de acuerdo con el procedimiento y normas respectivas. Entregar los bienes subastados al beneficiario, previa muestra del comprobante de depsito del ingreso por la venta o subasta realizada. Registrar la Baja en el Inventario de Bienes. Emitir la nota de descargo para los responsables anteriores del bien Trasladar notificacin original de descargo para su registro contable. Llevar control de las transferencias de bienes
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Recibir memorando de aprobacin de la autoridad competente para la transferencia del bien entre una unidad y otra. Trasladar el Bien a Unidad receptora. Levantar formulario y firmas y transcribe al Inventario (descargo en el rea que la transfiera y el cargo a la unidad que lo recibe). Archivar la documentacin. Control de Garantas Archivar las garantas originales Actualizar el archivo, dejando las garantas vigentes. Verificar cuando hay solicitudes de reparacin, si el bien est o no bajo garanta. Aplicar la garanta a los casos que amerite. Efectuar levantamiento fsico de inventario anual dem al inventario inicial en lo que corresponde. Realizar otras tareas diversas Realizar otras tareas designadas por el inmediato superior Colaborar en las actividades que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
IV.

Deseable
Esencial
V.
23
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Superior Perito Mercantil y Contador Pblico, bachiller en Administracin, Post Grado Licenciatura en Ciencias Econmicas o afines Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin.
Administracin financiera del Estado Leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Gestin de bienes del Estado Gestin de Compras y contrataciones del Estado Almacenaje y Bodega SIAFI Prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica
aos
Ocupacin supervisada por: Jefe de la unidad de bienes nacionales Frecuencia de la supervisin semanal Ocupacin que supervisa Ninguno Ocupacin a la que podra ascender Jefe de Bienes Nacionales, Jefe de Presupuesto, Jefe de Contabilidad, Jefe de Preintervencin. Ocupacin a la que podra ser transferido. Asistente de Presupuesto, Asistente de Contabilidad, Asistente de Preintervencin. Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Sobre bodega X Responsabilidad sobre uso de materiales. Sobre documentos de gestin X Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. Manejo de actas de descargo X Manejo de dinero, ttulos o documentos afines. Documentos legales de vehculos, y de revisin de talleres X Responsabilidad en relaciones pblicas. Trabajo con auditores externos X Responsabilidad sobre servicio al cliente Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo escritorio Supervisin
x
24
4. UNIDAD DE PRE INTERVENCION

Jefe de Pre intervencin.
I.
JEFE DE PRE INTERVENCION DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA UNIDAD DE PRE INTERVENCION
II.
Descripcin del Puesto. Funciones del Puesto.

Verificar la apropiada preparacin de la documentacin que sustenta los trmites administrativos Financieros
III.

Recepcin de documentos diarios (De emergencia y de funcionamiento) Verificar fechas, firmas, sellos, cantidades Recepcin de depsitos con liquidaciones de viticos y otros gastos asignados. Archivo de vaucher de funcionamiento y emergencia Elaboracin de ordenes de trabajo y compra Firma y elaboracin de ordenes de combustible Elaboracin y pago de cheques de emergencia Elaboracin de la autorizacin del gasto y su recibo. Fotocopia de documento de gatos cuando viene incompleta. Pegar facturas en hojas blancas para evitar el extravi de las mismas Hace r clculo de viticos Llenar solicitudes de viaje como viene malas (evitar atraso de las misiones) Estar pendiendo de las liquidaciones cuando el personal sale de gira Comunicacin con las regionales y oficina central para la verificacin de documentos Elaboracin de depsitos, pasarlos a firma al director administrativo y enviarlos al banco Llevar el registro de la retencin del 12 5 ISV hacer el cheque, autorizacin, recibo, sacar copia de los documentos para su soporte: fotocopia del vaucher, factura y constancia de la retencin Registrar en el libro de para su pagos. En tiempos de emergencia
25
Captulo: UNIDAD DE PRE INTERVENCION

Recepcin y revisin de documentos que vengan con el Visto Bueno del COE. Comisionado o sub comisionado Elaboracin de cheques Hacer autorizacin y recibo Pasar los documentos a auditoria. Pasar los documentos a firma del director Administrativo Pasarlo documentos a contabilidad para su registro Pasar documentos a firma por parte del comisionado o sub comisionado Elaborar ordenes de compra, trabajo y ordenes de combustibles Recepcin y revisin de documentos (verificar, fechas, firmas, sellos, verificar cantidades de las compras con las cotizaciones y resumen de cotizaciones y facturas.
IV.

Deseable
Esencial
V.
26
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Licenciatura en Ciencias Administrativas, Econmicas o Contables. Superior Post Grado Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin.
aos
Ocupacin supervisada por: Director Administrativo y Financiero Frecuencia de la supervisin semanal Ocupacin que supervisa Ninguno Ocupacin a la que podra ascender Director Administrativo y Financiero Ocupacin a la que podra ser transferido. Jefe de Presupuesto, Jefe de Contabilidad, Jefe de Bienes Nacionales. Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Mobiliario y equipo X Responsabilidad sobre uso de materiales. Sobre documentos de gestin X Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. Manejo de documentos administrativos y financieros de COPECO X Manejo de dinero, ttulos o documentos afines. Documentos legales X Responsabilidad en relaciones pblicas. Trabajo con auditores externos X Responsabilidad sobre servicio al cliente Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo escritorio Supervisin
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Asistente de Pre Intervencin

I.
ASISTENTE DE PRE INTERVENCION JEFE DE PRE INTERVENCION DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA UNIDAD DE PRE INTERVENCION
II.
Asistir al Jefe de la Unidad de Pre Intervencin al momento de verificar la apropiada preparacin de la documentacin que sustenta los trmites administrativos y Financieros.
III.


Recepcin de documentos diarios (De emergencia y de funcionamiento) Verificar fechas, firmas, sellos, cantidades Recepcin de depsitos con liquidaciones de viticos y otros gastos asignados. Archivo de vaucher de funcionamiento y emergencia Elaboracin de ordenes de trabajo y compra Firma y elaboracin de ordenes de combustible Elaboracin y pago de cheques de emergencia Elaboracin de la autorizacin del gasto y su recibo. Fotocopia de documento de gatos cuando viene incompleta. Pegar facturas en hojas blancas para evitar el extravi de las mismas Hace r clculo de viticos Llenar solicitudes de viaje como viene malas (evitar atraso de las misiones) Estar pendiendo de las liquidaciones cuando el personal sale de gira Comunicacin con las regionales y oficina central para la verificacin de documentos Elaboracin de depsitos, pasarlos a firma al director administrativo y enviarlos al banco Llevar el registro de la retencin del 12 5 ISV hacer el cheque, autorizacin, recibo, sacar copia de los documentos para su soporte: fotocopia del vaucher, factura y constancia de la retencin. Registrar en el libro de para su pagos. En tiempos de emergencia Recepcin y revisin de documentos que vengan con el Visto Bueno del COE. Comisionado o sub comisionado Elaboracin de cheques Hacer autorizacin y recibo Pasar los documentos a auditoria. Pasar los documentos a firma del director Administrativo Pasarlo documentos a contabilidad para su registro Pasar documentos a firma por parte del comisionado o sub comisionado Elaborar rdenes de compra, trabajo y ordenes de combustibles Recepcin y revisin de documentos (verificar, fechas, firmas, sellos, verificar cantidades de las compras con las cotizaciones y resumen de cotizaciones y facturas.
28
IV.

Deseable
Esencial
V.
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Perito Mercantil y Contador Pblico, Bachiller en Administracin Media Licenciatura en Ciencias econmicas o en administracin Superior Post Grado Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin.
aos
2
Jefe de Pre Intervencin Ninguno
Frecuencia de la supervisin
semanal
29
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Ocupacin a la que podra ascender Ocupacin a la que podra ser transferido. Jefe de la Unidad de Preintervencin Asistente de Bienes Nacionales, Asistente de Contabilidad, Asistente de Presupuesto.
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Mobiliario y equipo X Responsabilidad sobre uso de materiales. Sobre documentos de gestin X Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. Manejo de documentos administrativos y financieros de COPECO X Manejo de dinero, ttulos o documentos afines. Documentos legales X Responsabilidad en relaciones pblicas. Trabajo con auditores externos X Responsabilidad sobre servicio al cliente Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo escritorio Supervisin
30
5. UNIDAD DE CONTABILIDAD
Jefe de Unidad de Contabilidad.
I.
JEFE DE UNIDAD DE CONTABILIDAD DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIDAD DE CONTABILIDAD
II.
Registrar las operaciones diarias de ingresos y egresos de los fondos nacionales y externos, Generar Informes contables/financieros oportuna para toma de decisiones y rendicin de cuentas
III.

Manejo del Sistema Administracin Financiera Integrada (SIAFI). Solicitudes de cuotas, modificaciones, F01 ingreso de gastos, Liquidaciones de anticipos. F-07 reversiones, Legalizaciones, Cambio de Imputacin, Correcciones, Disminuciones. Consultas de Documentos F01 y F07. Presupuesto. Conocimientos slidos sobre Contadura. Conocimiento de la administracin financiera del Estado.
Trabajo en Sistema Administracin Financiera Integrada (SIAFI) Solicitud de Cuotas Trimestrales, para las clases de Gastos 1, 2, 3, 4 y 9, para la Unidad Ejecutora 7 Oficinas Central y sus 4 Actividades. Solicitud modificacin de Cuotas. (incremento, Decremento y Traspaso. Ingreso de gastos de la U.E.7 y sus 4 Actividades, (El gastos del SIAFI se lleva a pie en hojas de Excel a final del mes se hace un resumen para ingresarlo en el Sistema de Contabilidad TCPPOS que tiene COPECO). Solicitud de Anticipos (Emergencia, Fondo Rotatorio) Liquidacin de anticipos en conjunto con Presupuesto. Registro de las partidas por las operaciones contables de los ingresos y egresos de la Institucin
Habilidades y destrezas requeridas Habilidad para trabajo en equipo Habilidades para implementar un liderazgo de desarrollo, participativo y democrtico Habilidad para trabajar bajo presin
31
Captulo: UNIDAD DE CONTABILIDAD

Verificar si se cuenta con la documentacin respectiva y si el registro de las cuentas est de acuerdo a la clasificacin del gasto y aplicando los principios de contabilidad generalmente aceptado. Recibir la documentacin soporte para el registro de las operaciones, remitida por las Divisiones de Tesorera y Presupuesto, Servicios Generales y la Unidad de Compensacin y Beneficios. Revisar que la documentacin soporte que respaldan las operaciones est completa Clasificar por fecha de depsito o cheque los documentos a registrar.32 Analizar las operaciones y las codifica de acuerdo al catalogo contable establecido., tomando en consideracin el tipo de documentacin que las respalda. Asignar a cada partida contable un nmero de registro correlativo, de acuerdo al registro contable del sistema. Registrar en el sistema la partida correspondiente, y especficamente cuando sea partida de gasto y de adquisicin de activos. Revisar la sinopsis de cada una de las partidas registradas, verificando que la misma est de acuerdo con la especificacin de la documentacin soporte del registro contable. Aprobar las conciliaciones bancarias mensualmente, as como el reporte de disponibilidad de fondos de conformidad con los registros contables Aprobar las conciliaciones bancarias elaboradas por el Contador, verificando si sus cifras estn de acuerdo con los estados de cuenta y el Balance General. Revisar las notas de debito y crdito pendiente de registro para proceder a solicitar la documentacin para elaborar el registro correspondiente. Revisar los depsitos verificar si sus cifras estn acorde con los estados de cuenta del Banco. Revisar los Cheques verificar si sus cifras estn acorde con los estados de cuenta del Banco Elaboracin de de los reportes de los Estados financieros (Cierre) Hacer pre cierre de las operaciones del mes y verifica que no existan saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta y otras anomalas. Imprimir los Estados Financieros Analticos del mes en cierre Elaborar los Estados Financieros Comparativos, en forma mensual y anual. Imprimir la balanza de saldos para su revisin. Elabora las integraciones de las cuentas por cobrar, deudores varios, cuentas por pagar, acreedores varios, otras cuentas por cobrar y otras cuentas por pagar. Elaborar las notas a los Estados Financieros. Trasladar el informe con todos sus anexos a la Jefatura de la Direccin para su revisin. Elaborar el cierre mensual e imprime todos los reportes como ser: balanza de saldos, balance general y estado de resultados. Presentar el Balance General y Estado de Resultado y sus Anexos. Conocimiento de las disposiciones generales del presupuesto aprobado por el Congreso Nacional. Conocimiento de la leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Conocimientos sobre presupuesto por programas. Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office, (Excel, Word, Power Point, Internet, etc.) Conocimiento de paquetes contables Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica.
32

Introducir al programa contable para imprimir el Balance General y Estado de Resultado para su revisin con los auxiliares contables. Conciliar con el Oficial de Gestin Presupuestaria la informacin contable con la ejecucin presupuestaria y estar de acuerdo con las cifras presentadas. Revisar las notas de los estados financieros y los anexos elaborados por el contador. Presentar para su aprobacin y firma al Director Administrativo Financiero Proceder a reproducir las copias para remitir a la Direccin y al Comisionado Nacional, Tribunal Superior de Cuentas, Secretaria de Finanzas, Auditora Interna de COPECO. Otras tareas Gestiones en le Secretaria de Finanzas para aprobacin de Fondos. Liquidaciones de Fondos ( Varios). Realizar otros trabajos en equipo solicitado por el jefe inmediato. Realizar otras tareas especficas, descritas en los procesos en los cuales interviene. Atencin a la Auditora Interna y Externa y atender a solicitud de ellos las aclaraciones que requieran por revisiones efectuados. Colaborar en las actividades que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
IV.

Deseable
X X X X X X X X X X X X
Esencial
V.
Planificar & organizar Construir redes de influencia/ contactos Cooperar (trabajar en equipo)
Fijar de manera efectiva objetivos y prioridades y sus plazos correspondientes. Indicar las acciones y los medios requeridos para alcanzar determinados resultados. Construir un crculo de influencia que pueda ser til para realizar los objetivos. Utilizar sus contactos informales para progresar. Dirigir a un grupo de colaboradores en el contexto de su papel dentro de la organizacin. Crear equipos y mantenerlos con el fin de conseguir un objetivo establecido. Dirige por iniciativa propia a un grupo o equipo, de manera tal que lo conduce a ptimos resultados de equipo / grupo.
33
Intentar convencer al otro de cierto punto de vista, intentando de llegar a un acuerdo utilizando los argumentos y mtodos adecuados. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes. Demuestra que la meta es lograr equidad entre hombres y mujeres en la sociedad, tomando en cuenta el medio ambiente, exhibiendo visin y accin.

Anlisis de problemas Comunicacin por escrito
Advertir problemas; reconocer informacin importante; Establecer la relacin entre datos. Encontrar las posibles causas de los problemas; Buscar los datos relevantes. Recoge informacin, evala la relevancia de la informacin y llega independientemente a un anlisis de la situacin del problema. Plasmar sus ideas y opiniones por escrito. Elaborando reportajes o documentos que adems de tener una buena estructura y que sean gramaticalmente correctos, tengan un lenguaje adaptado a los lectores para el cual ha sido pensado.
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Licenciatura en Ciencias Administrativas, Econmicas o Contables Superior Post Grado Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin.
Administracin financiera del Estado Leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Gestin de bienes del Estado Gestin de Compras y contrataciones del Estado Almacenaje y Bodega SIAFI prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica
aos
Ocupacin supervisada por: Director Administrativo y Financiero Frecuencia de la supervisin Semanal Ocupacin que supervisa Auxiliar de Contabilidad Ocupacin a la que podra ascender Director Administrativo y Financiero, Asistente Administrativo, Jefatura de Recursos Humanos, Asistente de Auditoria Interna, Jefe de Planificacin, Administrador de Fondos Externos. Ocupacin a la que podra ser transferido. Jefe de Bienes Nacionales, Jefe de Preintervencin, Jefe de Presupuesto, Jefe de Compras y Adquisicin de Bienes y Servicios. Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. X
P.C, Escritorio de 4 gavetas, UPS, Calculadora, Mesa para P.C.
Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin.

Financiero
X X
Supervisin del trabajo de otras personas.

Auxiliar contable
Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Escritorio
34
Porcentaje 100%
35
Asistente de Contabilidad.
I.
ASISTENTE DE CONTABILIDAD JEFE DE CONTABILIDAD DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIDAD DE CONTABILIDAD
II.
Apoya al contador a registrar las operaciones diarias de ingresos y egresos de los fondos nacionales y externos, Generar Informes contables/financieros oportuna para toma de decisiones y rendicin de cuentas
III.
Conciliar las cuentas contables y presupuestaria del Fondo Rotatorio Verificar que todos los valores estn registrados correctamente, cualquier error corregir en ambos libros auxiliares Elaborar de acuerdo con los valores que queden pendientes de registrar, el reporte Elaborar el cuadro respectivo. Elaborar el resumen de cheques pendientes de cobrar, lo que se corrobora con los estados de cuenta del mes vrs. Libro auxiliar, para comprobar los cheques que han sido cobrados y los que quedan pendientes o en circulacin. Elaborar de acuerdo con la informacin seleccionada anteriormente la conciliacin bancaria en el formato establecido, llenando la informacin de los cuadros antes descritos y el saldo final reflejado en el Estado de cuenta. Imprimir el documento, para luego ser revisado por la unidad de Auditoria Interna. Verificar los movimientos que han tenido dichas cuentas, entre la fecha solicitada. Elaborar el respectivo anlisis y resumen de todos los movimientos realizados. Elaborar el respetivo detalle Sacar fotocopias de los documentos requeridos para el respectivo soporte del informe. Hacer la respectiva remisin de la informacin solicitada. Buscar los documentos y seleccionarlos. Recibir la documentacin respectiva. Verificar que este completa la documentacin soporte de los documentos. Realizar liquidaciones trimestrales de gastos. Elaboracin de memorando y recibos para la autorizacin de fondos por El director administrativo. Elaboracin de cheque de gastos y asegurar la documentacin soporte del mismo. Archivar la documentacin relacionada.

Conocimientos slidos sobre Contabilidad Conocimiento de la administracin financiera del Estado Conocimiento de las leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado. Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office. Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica

36

Conciliar las cuentas contables y presupuestaria de oficinas Regionales Gestionar las solicitudes de cuotas de compromisos trimestrales de cada unidad ejecutora. Ingresos de los gastos de las unidades ejecutara en el Sistema Administracin Financiera Integrada (SIAFI). Confirmacin de disponibilidad de fondos aprobados por la Secretaria de Finanzas para cada unidad ejecutora. Dar seguimiento a las transferencias bancarias para el gasto de operativo por cada unidad ejecutora, con fondos del presupuesto anual y de emergencia. Recibir la documentacin respectiva. Clasificacin de gastos por objetos de las unidades ejecutoras 1,2,3,4,5 y 6. Revisin de documentos enviados por las unidades ejecutoras para sus liquidaciones mensuales. Atender consultas presupuestarias de las unidades ejecutoras. Conciliacin Bancaria y archivarlas. Archivar depsitos, notas de dbitos, notas de crdito y cheques. Elaborar informe mensual de las personas con liquidaciones de viticos y gastos de viaje pendientes. Anlisis de gastos para realizar solicitud de modificaciones presupuestarias por unidad ejecutora. Otras tareas Brindar informacin a los diferentes proveedores sobre el trmite de transferencias bancarias mediante PRE-Compromisos de pago. Apoyo al cierre del ejercicio fiscal. Realizar cualquier otra tarea relacionada con el rea de contabilidad, que sea asignada. Colaborar en las actividades que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
IV.

Deseable
x x x x x x x x x x x Captulo: UNIDAD DE CONTABILIDAD
Esencial
x
V.
Poder de convencimiento Orientacin hacia el resultado
Intentar convencer al otro de cierto punto de vista, intentando de llegar a un acuerdo utilizando los argumentos y mtodos adecuados. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes.
37

Conciencia de gnero
Demuestra que la meta es lograr equidad entre hombres y mujeres en la sociedad, tomando en cuenta el medio ambiente, exhibiendo visin y accin. Fijar de manera efectiva objetivos y prioridades y sus plazos correspondientes. Indicar las acciones y los medios requeridos para alcanzar determinados resultados. Construir un crculo de influencia que pueda ser til para realizar los objetivos. Utilizar sus contactos informales para progresar. Dirigir a un grupo de colaboradores en el contexto de su papel dentro de la organizacin. Crear equipos y mantenerlos con el fin de conseguir un objetivo establecido. Dirige por iniciativa propia a un grupo o equipo, de manera tal que lo conduce a ptimos resultados de equipo / grupo. Advertir problemas; reconocer informacin importante; Establecer la relacin entre datos. Encontrar las posibles causas de los problemas; Buscar los datos relevantes. Recoge informacin, evala la relevancia de la informacin y llega independientemente a un anlisis de la situacin del problema. Plasmar sus ideas y opiniones por escrito. Elaborando reportajes o documentos que adems de tener una buena estructura y que sean gramaticalmente correctos, tengan un lenguaje adaptado a los lectores para el cual ha sido pensado.
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Primaria Bsica Nivel medio en contabilidad Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin.
Contabilidad Administracin financiera del Estado Leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica
aos
Ocupacin supervisada por: Jefe de Contabilidad Ocupacin que supervisa Ocupacin a la que podra ascender
Mensualmente
Ocupacin a la que podra ser transferido.
Jefe de Contabilidad, Jefe de Presupuesto, Jefe de Preintervencin, Jefe de Compras y Adquisicin de Bienes, Jefe de Cooperacin Internacional, Asistente de Presupuesto, Asistente de Preintervencin, Asistente de Compras y Adquisicin de Bienes.
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. X
P.C, Escritorio de 4 gavetas, UPS, Calculadora, Mesa para P.C.
Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin.

Financiero
X X
Supervisin del trabajo de otras personas.

Auxiliar contable
Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Mental
38
Condiciones de Trabajo Ambiente fsico Porcentaje Oficinas 100%
39
6. UNIDAD DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

Jefe de Unidad de Adquisicin de Bienes y Servicios.
I.
JEFE UNIDAD DE ADQUISISCIONES DE BIENES Y SERVICIOS DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIDAD DE ADQUISISCION DE BIENES Y SERVICIOS
II.
Es la Unidad que se encarga de realizar todas las compras a nivel de oficina central y las diferentes regionales; as mismo en tiempos de emergencia
III.

Conocimientos slidos sobre Administracin Conocimiento de la administracin financiera del Estado Conocimiento de las disposiciones generales del presupuesto aprobado por el Congreso Nacional Conocimiento de la leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Conocimientos sobre la Gestin de Compras y contrataciones del Estado Conocimientos sobre Almacenaje y Bodega Conocimientos sobre el SIAFI Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica

Habilidad para trabajo en equipo Habilidad para trabajar bajo presin Habilidad para poder negociar a la hora de determinada compra Tener buena relacin de equipo en el area de compra
Captulo: UNIDAD DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
Elaboracin de las bases de Licitacin No se hacen solicitudes para una licitacin. Las Bases de licitacin son preparadas por el solicitante. Las bases de licitacin son revisadas por Asesora Interna y Auditora Interna. Las observaciones y correcciones son entregadas al solicitante y es l quien hace los cambios. El Coordinador(a) de la Comisin Evaluadora de la licitacin es quien prepara el expediente. Solicitar las autorizaciones externas cuando fuere necesario. Con las bases ya terminadas se remiten con una solicitud para dictamen a la Secretara de Finanzas segn las disposiciones generales del presupuesto de ingreso y egresos de la Repblica. REALIZADO POR EL COORDINADOR(A) DE LA COMISION
EVALUADORA
Obtener el acuse de recibo para expediente.

COORDINADOR(A) DE LA COMISION EVALUADORA
REALIZADO POR EL
Dar seguimiento por telfono a las diferentes unidades que participan para agilizar la entrega del dictamen respectivo.
REALIZADO POR EL COORDINADOR(A) DE LA COMISION EVALUADORA
El dictamen es realizado por LA COMISIN TCNICA Y ES ENTREGADO A

LA COMISIN EVALUADORA.
Elaborar proyecto de resolucin para aprobacin de las bases y proceso a realizar. Despus de obtener los dictmenes respectivos y constancias, se prepara el proyecto de resolucin y se remite para revisin y aprobacin. ENTREGADO POR EL COORDINADOR(A) DE
LA COMISION EVALUADOR
Tener la habilidad de poder evacuar las compras que sean de emergencia. (rapidez
Se reciben las observaciones y se corrigen en el proyecto de resolucin. ENTREGADO A LA COMISION EVALUADORA Se imprime el documento para expediente y se enva para la Resolucin emitida del Comisionado. REALIZADO POR EL
COORDINADOR(A) DE LA COMISION EVALUADORA
Coordinar la publicacin del Aviso de la licitacin en dos diarios.
40

Los avisos son entregado a nuestra Unidad debidamente revisados y aprobados para su respectiva publicacin por el solicitante. Ya vienen revisados por el Comisionado Nacional, Auditora Interna y Director Administrativo y Financiero, listos solo para su publicacin. Tramitar la firma del contrato de publicacin con los diarios y llamar a los diarios para realizar la publicacin. Confirmar que se haya realizado la publicacin de acuerdo a las instrucciones. Coordinar la preparacin de los sobres que contienen las bases de licitacin, Aviso, Anexos, etc. Que sern entregados a los interesados. Realizar la gestin de preparacin de los sobres y documentos respectivos. LA DOCUMENTACION ES ENTREGADA A
NUESTRA UNIDAD Y LOS SOBRES SE PREPARAN EN ADMINISTRACION POR LA SECRETARIA
Verifica la calidad del contenido de la documentacin y los sobres. Entregar los sobres a los interesados que pagan por ellos. Coordinar la remisin de las bases de licitacin al Tribunal Superior de Cuentas y Procuradura General de la Repblica. Elabora nota al TSC y la PGR, adjuntado las bases respectivas.
REALIZADO POR EL COORDINADOR(A) DE LA COMISION EVALUADORA
Firmar las notas. REALIZADO POR EL COORDINADOR(A) DE LA COMISION

EVALUADORA
Supervisa y verifica la calidad del contenido de la documentacin y los sobres que se enviar al Tribunal Superior de Cuentas y la Procuradura General de la Repblica. LA COMISION EVALUADORA
Recibir y enviar consultas y respuestas a los licitantes, referente a las bases de licitacin. Verificar que las solicitudes hayan sido presentadas dentro del trmino establecido en las bases de licitacin. REALIZADO
POR LA COMISION EVALUADORA
Recibir consultas de los licitantes. LAS CONSULTAS SON REALIZADAS

AL DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y EL LAS REMITE CON LA PERSONA RESPONSABLE
Remitir las consultas a las reas correspondientes, para su anlisis. REALIZADO POR LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Gestionar las respuestas de las reas correspondientes para agilizar el proceso. EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO LAS RECIBE Y ES
ENTREGADA AL COORDINADOR(A) DE LA COMISION EVALUADORA
Preparar la respuesta a todos los licitantes.

COORDINADOR(AR) DE LA COMISION EVALUADORA
REALIZADO POR EL
Coordinar la preparacin y envo de las convocatorias para las sesiones (apertura, seguimiento del proceso). Coordinar con Relaciones Pblicas el saln de Conferencias o el auditorio para la atencin a los miembros y personal de COPECO involucrado etc. Convoca al Comit de Compras y a los licitantes e instituciones a invitar Hacer listado de oferentes que se presentan a la licitacin y recepcin de las ofertas. Acto de Recepcin de Ofertas.
41

Se traslada a la recepcin del edificio para recibir las ofertas. Recibir ofertas hasta la hora y fecha establecida en las bases de la licitacin. Se anotan los licitantes en el formato de control (hora, fecha representante, legal) Se reciben los sobres, se coloca el sello y firma despus de revisarlos. Al terminar el plazo, se traslada las ofertas al saln donde se llevar a cabo la apertura de las mismas. Se imprime el formato para anotar a los licitantes que llegan de acuerdo al orden de llegada. Se traslada a la recepcin del edificio para recibir las ofertas. Recibir ofertas hasta la hora y fecha establecida en las bases de la licitacin. Se anotan los licitantes en el formato de control (hora, fecha representante, legal) Se reciben los sobres, se coloca el sello y firma despus de revisarlos. Al terminar el plazo, se traslada las ofertas al saln donde se llevar a cabo la apertura de las mismas.
Elaboracin de Agenda para Sesin. Elaborar la agenda para la audiencia de apertura de ofertas. Saca las copias. Elaborar el borrador del acta de recepcin y apertura de ofertas. Preparar el borrador del acta de recepcin y apertura de ofertas. Participar en la audiencia de apertura de ofertas. Distribuir las copias de la agenda a los participantes en el acto de apertura. Trasladar los sobres para revisin de los mismos, a los entes contralores, oferentes y miembros del Comit de Compras. Abrir las ofertas en el orden recibido y entregar las copias correspondientes a los entes contralores. Dar lectura a la carta propuesta, garanta y oferta econmica. Tomar nota de las observaciones al proceso (si estas se presentan). Terminar el acta de apertura. Leer el acta en la reunin y si hay correcciones se realizan en el acta Se traslada el acta para firma. Se le entrega copia de la misma a cada licitante y a los presentes en la reunin. Remisin de documentacin legal y tcnica para sus dictmenes correspondientes. De las ofertas recibidas se clasifica la documentacin en legal, tcnica y oferta econmica. Se sacan las copias correspondientes. Se elaboran las notas de remisin. Se envan a las reas respectivas para dictamen. Se recibe el acuse de recibo y se archiva en expediente. Recepcin de dictmenes.
42

Gestionar la elaboracin y entrega de los dictmenes, en los plazos establecidos. Recibir los dictmenes y en caso, que hayan aclaraciones a los oferentes por parte del rea tcnica, se recibe memorando del rea Tcnica. Preparar las notas para el o los licitantes a los que se le requieren aclaraciones. Recibir las respuestas de los licitantes y hacer nota de remisin. Sacar copia de la nota para acuse. Se entregan las respuestas al rea tcnica. Se archiva el acuse en expediente Se recibe el dictamen del rea tcnica Al obtener el dictamen requerido a la Asesora Legal se hace sesin para la evaluacin de la documentacin obligatoria
Recibir las respuestas de subsanacin Hacer nota de remisin de las respuestas a la Asesora Legal. Sacar copia de la nota de remisin para acuse. Recibir el dictamen de subsanacin de la Asesora Legal
Elaboracin del Proyecto de resolucin de adjudicacin.
43
Elaboracin de acta de sesin para evaluacin de documentacin obligatoria de las ofertas recibidas Recibir el dictamen de la Asesora legal Coordinar con la secretaria del presidente del Comit de Compras, Suministros y Servicios el saln, la atencin a los miembros, la asistencia del presidente, etc. Preparar agenda. distribuye las convocatorias segn proceso. Preparar y enviar convocatorias para las sesiones (seguimiento del proceso). Elaborar el borrador de acta para evaluar la documentacin obligatoria. En sesin el Presidente del Comit de Compras, Suministros y Servicios comprueba el qurum de Ley Leer dictamen presentado por la Direccin de Asesora Legal Tomar nota de la recomendacin del Comit de Compras. Elaborar acta de evaluacin. Leer el acta Trasladar para firmar el acta Sacar copias para los asistentes Entregar copia a los asistentes En caso de que se requiera, solicitar subsanacin de la documentacin obligatoria Hacer notas incluyendo la informacin requerida Trasladar la nota para firma del Presidente del Comit Sacar copia de las notas ya firmadas para acuse Solicitar el envo de la nota Obtener el acuse de recibo Estar pendientes de las respuestas de subsanacin, teniendo en cuenta el plazo mximo establecido en las bases de licitacin para aceptarlas.

Del expediente, tomar la informacin que servir para justificar dicha resolucin. Ej: dictmenes, resolucin de aprobacin de bases de la licitacin, etc. Elaborar el borrador del proyecto de resolucin Remitirlo a revisin de la Direccin. Enviarlo en papel impreso para expediente de la Direccin Recibir la Resolucin emitida por la COPECO de aprobacin de adjudicacin de la licitacin.
Se elabora expediente para la Administracin del Contrato. Dar seguimiento a la administracin y ejecucin de los contratos para suministro de bienes, obras o servicios. Enva el contrato a la Oficina Normativa de Contrataciones y Adquisiciones (ONCAE)
Revisin de las Garantas de Cumplimiento de Contrato. (Administracin de contrato)
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Elaboracin del Proyecto de resolucin de declaracin desierta o fracasada. Recibir el dictamen legal. Del expediente, tomar la informacin que servir para justificar dicha resolucin. Ej: dictmenes, resolucin de aprobacin de bases de la licitacin, etc Elaborar el borrador del proyecto de resolucin. Remitirlo a revisin de la Direccin Enviarlo en papel impreso para expediente de la Direccin Recibir la Resolucin emitida por la COPECO de aprobacin de declaracin desierta o fracasada de la licitacin. Notificacin a los licitantes. Elabore las notificaciones correspondientes a todos los licitantes y las entregas en legal y debida forma a los representantes legales de cada sociedad participante en la licitacin. En caso de que los licitantes presentaran recurso de reposicin en el tiempo establecido, se deber recibir la Resolucin de respuesta por parte de la Comisin Elaboracin de el o los contratos Recibir informe, indicando el vencimiento del plazo legal para presentacin de recurso de reposicin por parte de los licitantes. En base a la Resolucin Firme de la Comisin se procede a elaborar el o los borradores del contrato. Obtener la revisin del contrato por parte del Director, cuando el caso lo amerite. Se remite a la Asesora Legal para su revisin. Se remite al rea tcnica tambin para su revisin. Se da seguimiento va telfono o personalmente para obtener las observaciones requeridas. Se hacen las correcciones a los contratos y se refrendan por el rea tcnica y la Asesora Legal. Se remiten a las sociedades adjudicadas para su revisin. En caso de no haber observaciones, se reciben los contratos firmados Se trasladan a firma del Comisionado Nacional. Se sacan copias para el adjudicatario y el rea tcnica Se archivan los contratos originales en expediente.

Con la firma del contrato se requiere la presentacin de garanta de cumplimiento. Revisar la vigencia, valor, clusula obligatoria y otros. En caso de tener dudas, consultar a la Asesora Legal. Si est correcta, recibir de lo contrario rechazar Sacar copia de la garanta original correcta Guardar la original en caja fuerte. Anotar en el cuadro de control de garantas. Archivar copia de la garanta de cumplimiento en el expediente.
Coordinar la devolucin de las Garantas de Mantenimiento de Ofertas. (Administracin de contrato) Despus de firmado el o los contratos se devuelven las garantas de mantenimiento. Elaboracin del Acta de Recepcin Provisional de los bienes, obras y/o servicios (Administracin de contrato) Coordina la recepcin provisional de los bienes, obras y/o servicios. Elaborar el borrador de acta con la informacin detallada. En la reunin de recepcin, verificar el bien, obra o servicio entregado. Dar lectura del borrador de acta Incluir las observaciones en caso de haber. Imprimir el acta y obtiene firmas Remitir copia del acta al proveedor y Auditora Interna. Adjuntar la original del acta al expediente. Elaboracin del acta de recepcin definitiva de los bienes, obras y/o servicios. (Administracin de contrato) Se gestiona la entrega del dictamen de que los bienes, obras y/o servicios se han recibido a satisfaccin, cumpliendo con lo establecido en el contrato y que se encuentra funcionando correctamente; teniendo pendiente el plazo establecido en el contrato. Se elabora el borrador de acta de recepcin definitiva Se coordina con los involucrados la reunin para la recepcin Se lee el acta y se obtiene firmas . Se sacan copias y se entregan al contratista y Auditora Interna. Se archiva en expediente la original. Revisin de la Garanta de calidad (Administracin de contrato) Con la entrega definitiva el contratista debe entregar la garanta de calidad cuando corresponda. Revisar la vigencia, valor, clusula obligatoria y otros. En caso de tener dudas, consultar a la Asesora Legal. Si est correcta, recibir, de lo contrario rechazar. Sacar copia de la garanta original correcta Guardar la original en caja fuerte. Anotar en el cuadro de control de garantas. Archivar copia de la garanta en el expediente. Coordinar la devolucin de Garantas de Cumplimiento. (Administracin de contrato) Devuelve las garantas de cumplimiento.
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Revisin de Factura y otros documentos requeridos en contrato (Administracin de contrato) Revisar en las facturas y otros documentos los contenidos, fechas, valores, etc. Solicitar y recibir los documentos requeridos en el contrato y archiva. Coordinar la preparacin del expediente de la licitacin para pago. (Administracin de contrato). Prepara el expediente de la licitacin para pago. Revisar el expediente y solicitud de pago Obtener las firmas de aprobacin del pago. Gestin de compras y contratacin por cotizaciones Recibir y Analizar las solicitudes de cotizacin, cuyos montos sean los establecidos para compra por cotizacin, comprobando adems que tengan la aprobacin previa correspondiente, el sello y firma de la Direccin, dando fe que existe la disponibilidad presupuestaria y la pre intervencin del gasto Leer y determinar qu es lo que se est solicitando (Servicio, producto, etc.) Enviar para archivo las solicitudes atendidas. Realizar el Proceso de cotizacin. En conjunto con el Oficial de Gestin de Servicios Generales escoge los proveedores a cotizar de acuerdo con el archivo de oferentes. En casos excepcionales se podr consultar con el Director Administrativo Financiero. Remitir la solicitud con toda la informacin para que se elaboren las cotizaciones al Auxiliar de Compras por Cotizaciones. Revisar las cotizaciones y trasladarlas a firma del Oficial de Gestin de Servicios Generales y de acuerdo a las Normas de Compras y Contrataciones. Recibir las cotizaciones llenas en sobre sellado y hasta que tengan todas la que fueron enviadas para la compra, se informa para abrirlas. En caso de ser necesario, se solicita dictamen tcnico (Caso de equipo de computo) Elaborar el resumen de cotizaciones. Seleccionar a los proveedores que hayan salido favorecidos, segn el resumen de cotizaciones y con el Oficial de Gestin de Servicios Generales y con el Director Administrativo Financiero Remitir la documentacin al Auxiliar de Compras por Cotizaciones para la elaboracin de la orden de compra.
Coordinar el proceso de elaboracin de rdenes de compra
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Dar instrucciones para que se elabore la orden de compra. Verificar que la orden de compra se haya realizado de conformidad con los requerimientos establecidos. Obtener la aprobacin de la orden de compra, ante las instancias correspondientes, de acuerdo a los siguientes montos establecidos en las Normas que regulan las Licitaciones Pblicas, Privadas y las compras, suministro de bienes y servicios de la COPECO. Verificar que la recepcin del bien y/o servicio se haya realizado de conformidad. Verificar la documentacin que respalda la solicitud del pago. Obtener las firmas correspondientes en la solicitud de pago.
Coordina la adquisicin de boletos areos para viajes oficiales Recibir y revisar la Resolucin de aprobacin del viaje X e instruye al Auxiliar de Compras por Cotizacin para que elabore las cotizaciones de acuerdo con las agencias de viaje preseleccionados Recibir del Auxiliar de Compras por Cotizaciones las cotizaciones y Seleccionar la Agencia de Viajes que ofreci la mejor oferta y con tarifa econmica Obtener el Vo.Bo. del Director Administrativo Finaciero de los itinerarios de viaje en caso de ser necesario. Remitir a la Auxiliar de Compras por Cotizaciones las cotizaciones con las instrucciones para ordenar el pasaje. Solicitar el boleto de viaje a la Agencia seleccionada Recibir el boleto y verifica que est de acuerdo con el itinerario y con la cotizacin seleccionada (fecha de salida y regreso, el numero del vuelo, la hora de llegada y de regreso, el aeropuerto que escogi el viajero y el valor que oferto la agencia de viajes) Confirmado que todo est de acuerdo, se procede a recibir el boleto y firmar la factura, caso contrario se regresa a la agencia de viajes el mismo da para la correccin correspondiente, si el error es de parte del encargado de recibir y revisar los boletos y facturas, pagar el recargo. En caso que el cambio sea autorizado por la COPECO, el recargo ser absorbido por la institucin. Entregar el boleto al viajero Llevar el control de reembolsos por viajes cancelados, su conciliacin y archivo correspondiente.
Certificacin de Contratos Incorporar el contrato y/o adendum al formato establecido. Revisar los contratos ya trasladados en el formato. Hacer el resumen en el cuadro del cumplimiento de los contratos. Hacer nota de remisin. Trasladar la documentacin a la Direccin para la revisin y respectiva firma. Enviar la informacin a ONCAE. Obtener el acuse de recibo. Archivar copia de la informacin enviada Gestin de compras menores
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Entregar solicitud de compra al Auxiliar de Compras Por Caja Chica y Otros diversos Gestionar que se realice la compra de acuerdo a lo solicitado, en el tiempo oportuno. Revisar todos los arqueos y documentos que conforman el resumen de gastos por reembolsos. Elaboracin y seguimiento del Plan de Adquisiciones Obtener el presupuesto de ingresos y egresos aprobado para la COPECO. Recopilar la informacin necesaria para elaborar el Plan de Adquisiciones. Elaborar el Plan de Adquisiciones. Remitir el Plan de Adquisiciones para revisin del Oficial de Gestin de Servicios Generales y del Director Administrativo Financiero. Gestionar el cumplimiento de los diferentes procesos de compras, segn el plan aprobado. Actualizar el plan. Informar de los inconvenientes que se presenten para el cumplimiento del plan. Otras tareas Solucionar problemas con los proveedores y otros que se presenten y sean de su competencia Realizar otras tareas especficas, descritas en los procesos en los cuales interviene. Realizar las Tareas que le sean asignadas en situaciones de emergencia en el COE
IV.

Deseable
X X X X X X X X X X X Captulo: UNIDAD DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS X
Esencial
V.
Intentar convencer al otro de cierto punto de vista, intentando de llegar a un acuerdo utilizando los argumentos y mtodos adecuados. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes. Demuestra que la meta es lograr equidad entre hombres y mujeres en la sociedad, tomando en cuenta el medio ambiente, exhibiendo visin y accin. Fijar de manera efectiva objetivos y prioridades y sus plazos correspondientes. Indicar las acciones y los medios requeridos para alcanzar determinados resultados. Construir un crculo de influencia que pueda ser til para realizar los objetivos. Utilizar sus contactos informales para progresar. Dirigir a un grupo de colaboradores en el contexto de su papel dentro de la organizacin. Crear equipos y mantenerlos con el fin de conseguir un objetivo establecido. Dirige por iniciativa propia a un grupo o equipo, de manera tal que lo
Planificar & organizar Construir redes de influencia/ contactos Cooperar (trabajar en
48

equipo) Anlisis de problemas Comunicacin por escrito
conduce a ptimos resultados de equipo / grupo. Advertir problemas; reconocer informacin importante; Establecer la relacin entre datos. Encontrar las posibles causas de los problemas; Buscar los datos relevantes. Recoge informacin, evala la relevancia de la informacin y llega independientemente a un anlisis de la situacin del problema. Plasmar sus ideas y opiniones por escrito. Elaborando reportajes o documentos que adems de tener una buena estructura y que sean gramaticalmente correctos, tengan un lenguaje adaptado a los lectores para el cual ha sido pensado.
VI.

aos 3
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Superior licenciatura en administracin o contadura o afines Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin.
Administracin financiera del Estado Leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Gestin de bienes del Estado Gestin de Compras y contrataciones del Estado Almacenaje y Bodega prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica
Ocupacin supervisada por: Director Administrativo y Financiero Frecuencia de la supervisin Ocupacin que supervisa Asistente de Adquisiciones I y II Ocupacin a la que podra ascender Director Administrativo y Financiero Ocupacin a la que podra ser transferido. Contabilidad
semanal
Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Condiciones de Trabajo Ambiente fsico Oficinas Bodegas, talleres, depsitos, archivos intemperie
Posicin del cuerpo Sentado Parado
Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Administrativo Supervisin
Porcentaje 70% 30%
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Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. x Escritorio, computadora y equipo de oficina Responsabilidad sobre uso de materiales. x Manejo de material impreso de cada una de las unidades Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. x Informacin general del funcionamiento de los bienes y contrataciones de COPECO Supervisin del trabajo de otras personas. x Asistente de Adquisiciones I y II Responsabilidad en relaciones pblicas. x Representacin del SINAGER, Relacin con beneficiarios y con miembros del sistema
Asistente I Adquisiciones de Bienes y Servicios.

I.
ASISTENTE I ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS JEFE UNIDAD DE ADQUISIONES DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ADMINITRATIVA Y FINANCIERA UNIDAD DE ADQUISICIONS DE BIENES Y SERVICIOS
II. III.
Tareas Principales que realiza en la actualidad A CARGO DE COMPRAS CON FONDOS EXTERNOS Y FONDOS DE FUNCIONAMIENTO
Elaborar cotizaciones y cuadro resumen Elaborar las cotizaciones en base a la seleccin del Banco de Proveedores. Entregar los formatos de cotizaciones al Jefe de Compras para su revisin y obtencin de su firma. Entregar y Recibir las cotizaciones debidamente llenadas por los proveedores, en sobre cerrado. Elaborar el cuadro resumen y en caso de ser necesario, remitirlas para su anlisis y dictamen tcnico, el cual servir como base para realizar el respectivo resumen, cuando la compra es menor a Lps. 5,000.00 Cuando el monto es mayor a Lps 5,000.00 se entregan las cotizaciones en sobres sellados, la solicitud de compra al comit de adquisiciones y ellos elabora el resumen de cotizaciones y el acta de adjudicacin Realizar el Proceso de rdenes de Compra Elaborar la Orden de Compra de acuerdo a lo que el comit determina en base a precios y de acuerdo a lo solicitado. La Unidad de Compras y Adquisicin de Bienes y Servicios le enva a la Unidad de Pre intervencin, solicitud de compra, resumen de cotizaciones, las cotizaciones, y cuando el monto es mayor de Lps. 5,000.00 se enva Acta de adjudicacin para la elaboracin de Orden de Compra. Entrega de Orden de compra al proveedor. Cuando el producto es entregado a la Comisin Permanente de Contingencias (COPECO), la Unidad de Compras pone en trmite y realiza la solicitud de pago con la Unidad de pre intervencin. Entregar la documentacin para revisin y firmas respectivas. Mantener y actualizar el archivo de oferentes de compras por cotizacin. Elaborar las convocatorias a los diferentes proveedores de la gestin del proceso de compras por cotizacin.

Conocimientos personal.

Responsable de realizar las compras con los fondos asignados y encargado de la bodega de llevar el inventario actualizado de los bienes
requeridos
por
el

Habilidad para poder negociar a la hora de determinada compra Tener buena relacin de equipo en el area de compra Tener la habilidad de poder evacuar las compras que sean de emergencia. (rapidez)
Conocimiento de la administracin financiera del Estado Conocimiento de las disposiciones generales del presupuesto aprobado por el Congreso Nacional Conocimiento de la leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Conocimientos sobre la Gestin de Compras y contrataciones del Estado Conocimientos sobre Almacenaje y Bodega Conocimientos sobre el SIAFI Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Habilidad para trabajo en equipo. Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica.
50

Mantener actualizado los flderes de cada uno de los proveedores, de tal manera que cuando se requiera informacin sobre el proveedor y los bienes y servicios que suministren, sea la ms reciente posible Mantener comunicacin estrecha con los proveedores, con el fin de que suministren los insumos de calidad para el proceso de compras mayores por cotizacin que requiera la Institucin. Mantener informado al Jefe de Compras del proceso de Compras por Cotizaciones por anomalas, deficiencias, dificultades e incumplimientos de los proveedores, para que se tomen las acciones correctivas del caso. Otras tareas Llevar el inventario de la Bodega con que cuenta la Unidad de Compras y Adquisicin de Bienes y Servicios. Hacer entrega de los diferentes productos que solicitan los departamentos tanto de oficina central como de las regionales Realizar las Tareas que le sean asignadas en situaciones de emergencia en el COE.
IV.

Deseable Esencial
X X X x x X X X x x X x
V.
Poder de convencimiento Orientacin hacia el resultado Planificar & organizar Cooperar (trabajar en equipo) Anlisis de problemas Comunicacin por escrito

Intentar convencer al otro de cierto punto de vista, intentando de llegar a un acuerdo utilizando los argumentos y mtodos adecuados. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes. Fijar de manera efectiva objetivos y prioridades y sus plazos correspondientes. Indicar las acciones y los medios requeridos para alcanzar determinados resultados. Dirigir a un grupo de colaboradores en el contexto de su papel dentro de la organizacin. Crear equipos y mantenerlos con el fin de conseguir un objetivo establecido. Dirige por iniciativa propia a un grupo o equipo, de manera tal que lo conduce a ptimos resultados de equipo / grupo. Advertir problemas; reconocer informacin importante; Establecer la relacin entre datos. Encontrar las posibles causas de los problemas; Buscar los datos relevantes. Recoge informacin, evala la relevancia de la informacin y llega independientemente a un anlisis de la situacin del problema. Plasmar sus ideas y opiniones por escrito. Elaborando reportajes o documentos que adems de tener una buena estructura y que sean gramaticalmente correctos, tengan un lenguaje adaptado a los lectores para el cual ha sido pensado.
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VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Superior Pasante universitario en administracin o contadura o afines Post Grado Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Realizacin de compras por medio de licitacin ya sea pblica o privada Manejo de sistemas de inventario actualizados
Gestin de bienes del Estado Gestin de Compras y contrataciones del Estado Almacenaje y Bodega
aos
2 AOS
Ocupacin supervisada por:
Jefe unidad de adquisiciones de Frecuencia de la supervisin Diaria bienes y servicios Ocupacin que supervisa Ninguna Ocupacin a la que podra ascender reas administrativas como: contabilidad o manejo de fondos en la Unidad de Cooperacin Internacional Ocupacin a la que podra ser transferido. Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Computadora, escritorio de cuatro gavetas, UPS, calculadora, mesa para PC X Responsabilidad sobre uso de materiales. Materiales de la bodega para abastecer las oficina central y regionales x Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. Cotizaciones x Responsabilidad en relaciones pblicas. En cuanto a la relacin con los proveedores X Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico
Posicin del cuerpo sentado Caminando(parado o en carro)
Porcentaje 60% 10% 30%
52
Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo escritorio Cotizando fuera de la oficina
Asistente II Adquisiciones de Bienes y Servicios.

I.
ASISTENTE II ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS JEFE UNIDAD DE ADQUISIONES DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ADMINITRATIVA UNIDAD DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
II.
Responsables de realizar trmites administrativos para efectuar las compras para el abastecimiento de la bodega y para bienes requeridos por la oficina central y regionales.
III.
A cargo de compras con fondos brigada de jvenes voluntarios y fondos de emergencia. Elaborar cotizaciones, cuadro resumen y orden de compra Elaborar las cotizaciones en base a la seleccin del Banco de Proveedores. Entregar los formatos de cotizaciones al Jefe de Compras para su revisin y obtencin de su firma. Entregar y Recibir las cotizaciones debidamente llenadas por los proveedores, en sobre cerrado. Elaborar el cuadro resumen y en caso de ser necesario, remitirlas para su anlisis y dictamen tcnico, el cual servir como base para realizar el respectivo resumen, cuando la compra es menor a Lps. 5,000.00 Entregar el resumen firmado, cotizaciones y la solicitud de compra (Documentacin soporte) a la Unidad de preintervencin para solicitar la elaboracin de orden de compra. Revisar la orden de compra para confirmar si est completa y correcta (valor, descripcin del producto, cantidades, etc.) completo Entregar la orden de compra al proveedor adjudicado y guardar la copia en el archivo (Producto Pendiente de Recibir). Dar seguimiento de acuerdo al tiempo establecido de entrega del producto. Despus que el proveedor entrega el producto se realiza acta de recepcin, posteriormente comprobante de entrega a la Unidad de Bienes Nacional si es equipo. Elaborar solicitud de pago a la Unidad de Preintervencin. Mantener informado al Jefe de Compras del proceso de Compras por Cotizaciones por anomalas, deficiencias, dificultades e incumplimientos de los proveedores, para que se tomen las acciones correctivas del caso. Otras tareas

Conocimiento de las disposiciones generales del presupuesto aprobado por el Congreso Nacional Conocimiento de la leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Conocimientos sobre la Gestin de Compras y contrataciones del Estado Conocimientos sobre Almacenaje y Bodega (sistema de inventario) Conocimientos sobre el SIAFI Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica

Habilidad en el trabajo bajo presin (en caso de compra de emergencia) Habilidad para trabajo en equipo
53

Encargada del archivo. Realizar otras tareas especficas, descritas en los procesos en los cuales interviene. Realizar las Tareas que le sean asignadas en situaciones de emergencia en el COE
IV.

Deseable Esencial
X X X x x X X X x x X x
V.
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Superior Pasante universitario en administracin o contadura o afines Post Grado Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Realizacin de compras por medio de licitacin ya sea pblica o privada Manejo de sistemas de inventario actualizados
aos
2 AOS
Jefe unidad de adquisiciones de bienes y servicios
Diaria
54
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Ocupacin que supervisa Ocupacin a la que podra ascender Ocupacin a la que podra ser transferido. Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Computadora, escritorio de cuatro gavetas, UPS, calculadora, mesa para PC X Responsabilidad sobre uso de materiales. Materiales de la bodega para abastecer las oficina central y regionales x Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. Cotizaciones x Responsabilidad en relaciones pblicas. En cuanto a la relacin con los proveedores X Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico Ninguna reas administrativas como: contabilidad o manejo de fondos en la Unidad de Cooperacin Internacional
55
Encargado de Proveedura y Almacn.

I.
ENCARGADO DE PROVEEDURIA Y ALMACEN JEFE UNIDAD DE ADQUISIONES DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ADMINITRATIVA UNIDAD DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
II.
Encargado(a) de la proveedura del almacn, as como de los controles de entradas y salidas de bienes y suministros as mismo del abastecimiento para cubrir la demanda de la oficina central y sus regionales.
III.
Codificar cada producto de la bodega Clasificar materiales existentes Verificar compras primordiales Crear e ingresar en una base de datos segn existencias (entradas y salidas de suministros) Crear una base de acceso directo a lo existente en la bodega ingresando todo lo que actualmente existe para mayor control y aprovechamiento de la misma. (lss suma) Crear un reporte de salidas y entradas de material. Crear un reporte de necesidades Crear un reporte por solicitudes por direccin y personales. incorporar inventarios anteriores Elaborar un kaudex de los productos Crear un control permanente de forma manual de lo existente en bodega. Imprimir reportes para kaudex (entradas y salidas) a que unidad y a quien se le entrega. Crear un control manual de entradas y salidas de material de forma continua y actualizada. Actualizacin peridica de inventarios. Control de inventarios actuales y anteriores. Informe de actividades. Informe eventual de actividades desarrolladas en bodega

Conocimiento de las disposiciones generales del presupuesto aprobado por el Congreso Nacional Conocimiento de la leyes administrativas y reglamentos administrativos que rigen la administracin pblica del Estado Conocimientos sobre la Gestin de Compras y contrataciones del Estado Conocimientos sobre Almacenaje y Bodega (sistema de inventario) Conocimientos sobre el SIAFI Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica Conocimientos en administracin y contadura. Manejo completo en el rea de computacin. Especialmente en el rea de Microsoft Word, Microsoft Excel, lss suma, entre otros.

Habilidad en el trabajo bajo presin (en caso de compra de emergencia) Habilidad para trabajo en equipo
IV.
Rapidez de decisin Habilidad expresiva Coordinacin general Iniciativa Creatividad Capacidad de juicio Atencin Comprensin de lectura Clculo Nivel Acadmico Trabajo de equipo

Deseable Esencial
X X X x x X X X x x X
56

Liderazgo
x
V.
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Superior Pasante universitario en administracin o contadura o afines Post Grado Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin.
aos
1 ao
Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Realizacin de compras por medio de licitacin ya sea pblica o privada Manejo de sistemas de inventario actualizados (nuevos programas de control de entradas y salidas) Programas de seguridad para manejo de almacn (incluyendo un manual del distribucipon de los bienes y suministros)
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Computadora, escritorio de cuatro gavetas, UPS, calculadora, mesa para PC X Responsabilidad sobre uso de materiales. Materiales de la bodega para abastecer las oficina central y regionales x Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. Cotizaciones x Responsabilidad en relaciones pblicas. En cuanto a la relacin con los proveedores X
57
Jefe unidad de adquisiciones de Frecuencia de la supervisin Diaria bienes y servicios Ocupacin que supervisa Ninguna Ocupacin a la que podra ascender reas administrativas como: contabilidad o manejo de fondos en la Unidad de Cooperacin Internacional Ocupacin a la que podra ser transferido.
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico
58
7. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

Asistente Administrativo.
I.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCION ADMINITRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
II.

Conocimientos de Administracin, computacin. Concepto bsico de Planificacin y Organizacin. Roles y funciones Manejo de personal. Elaboracin de informes.
Supervisar y coordinar las actividades diarias relacionadas con el transporte, mantenimiento y aseo del edificio.
III.

Capacidad para establecer buenas relaciones interpersonales. Capacidad para resolucin de conflictos Toma de decisiones. Habilidad para trabajar en equipo. Destrezas manuales.
Control sobre el transporte del personal. Supervisar y llevar un control transparente de los bienes de la institucin en su oficina central, oficinas regionales y oficinas departamentales. Llevar un control de la flota vehicular (mantenimiento preventivo y correctivo, ahorro de combustible, seguros de los vehculos y otros inherentes a esta labor) de modo que estn en condiciones ptimas al momento de operar. Control de combustible. Control de choferes. Control de reparaciones de los vehculos, llevar hoja de vida de los vehculos. Control sobre el mantenimiento de las instalaciones fsicas Coordinar todas las actividades relacionadas con el mantenimiento de las instalaciones fsicas de COPECO a nivel central como a nivel regional. Supervisar y coordinar empresas subcontratadas para mantenimiento (planta de tratamiento de aguas negras, plante de emergencia de energa elctrica, servicio de transporte de personal, remodelacin readecuacin de instalaciones, supervisin del mantenimiento del equipo de transporte.) Coordinar todas las actividades relacionadas con las labores de aseo en las instalaciones. Supervisin del personal aseo Control de actividades de aseo de las instalaciones y del predio de COPECO. Coordinar las actividades de Recepcin. Supervisin de personal de recepcin Coordinar las actividades de la vigilancia. Vigilar la operacin de la planta. Control sobre atencin continua de la recepcin. Seguimiento a las clausulas que estable el contrato de vigilancia. Supervisin a unidad de Bienes nacional Verificacin que activos ingresados sean asignados correctamente. Verificar personal de bienes nacionales revise inventarios de activos de la Institucin.
59
Captulo: UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

Verificar descargo y subasta de bienes institucionales. Vigilar activos en de usos para hacer los descargos respectivos.
IV.

Deseable Esencial
x x x x x x x X x X X X
V.

aos 2
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Secretaria comercial o bachiller o afines Bsica Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin.
Conocimientos de Administracin, computacin. Concepto bsico de Planificacin y Organizacin. Manejo de personal. Elaboracin de informes.
Direccin Administrativa Frecuencia de la supervisin Semanal Personal Transporte, personal de Mantenimiento, personal de Aseo del edificio, recepcin y personal de Bienes Nacionales. Ocupacin a la que podra ascender Asistente Administrativo Ocupacin a la que podra ser transferido. Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. X Asignacin de equipo y materiales de oficina Supervisin del trabajo de otras personas. x Transporte, mantenimiento y aseo Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Condiciones de Trabajo Ambiente fsico Oficinas Bodegas, talleres, depsitos, archivos Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo oficina supervisin
Posicin del cuerpo sentada parada
Porcentaje 80% 10%
60
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA intemperie 10%
Aseadora.
I.
ASEADORA ASISTENTE DE DIRECTOR DE ADMINITRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA UNIDAD DE BIENES Y SERVICIOS
II.

Conocimientos requeridos por el personal. Conocimiento sobre Oficios domsticos Manejo de inventarios de limpieza Habilidades y destrezas requeridas Habilidad para manejo de las relaciones interpersonales y servicio al cliente Habilidad para trabajo en equipo
Limpieza de pasillos, oficinas, baos y alrededores del edificio.
III.
Tareas Principales que realiza en la actualidad Realizar actividades de limpieza y aseo en general
Realizar el aseo y limpieza de los baos y servicios sanitarios Colocar el papel higinico y el jabn liquido en los baos y servicios sanitarios Realizar el aseo y trapeado de los pisos de las distintas oficinas. Realizar la limpieza y sacudido de los escritorios, muebles y equipo de las oficinas Regar las plantas y los jardines del edificio Servir caf y agua Realizar diligencias de los funcionarios internamente tales como traslado de documentos Realizar otras tareas afines a solicitud de los jefes Realizar otras tareas designadas por el inmediato superior Colaborar en las actividades que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
Atender los requerimientos de los empleados
Realizar otras tareas diversas
IV.

Deseable
x x Captulo: UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES x x X X x X x X x X
Esencial
V.
61

Desarrollo personal Orientacin hacia el resultado Enfoque hacia los beneficiarios Enfoque hacia la calidad
Conocer los propios puntos fuertes y dbiles. Tomar la iniciativa basndose en ello, para mejorar/ ampliar los propios conocimientos, competencias y habilidades con el fin de funcionar ms eficaz. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes. Investigar los deseos y necesidades de los beneficiarios y actuar en consecuencia. Anticiparse a las necesidades de los beneficiarios. Dar una alta prioridad a la disposicin de dar servicio y de mantener contento al beneficiario. Exigir un alto nivel de calidad de producto/ servicio, y comportarse de acuerdo con ello. Lanza, por iniciativa propia, propuestas y acciones con el fin de mejorar la calidad de los productos y servicios
VI.

aos 2
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Primaria Educacin primaria Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Gestin de riesgos Ocupacin supervisada por: Asistente de director de administrativo y financiero Ocupacin que supervisa Ninguna Ocupacin a la que podra ascender Ninguna Ocupacin a la que podra ser transferido. Ninguna
Diaria
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. x Responsabilidad sobre uso de materiales. X Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. x Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Limpieza
Posicin del cuerpo Parada
20%
62
Porcentaje 80%
Encargado de Mantenimiento.
I.
ENCARGADO DE MANTENIMIENTO ASISTENTE DE DIRECTOR DE ADMINITRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIDAD DE BIENES Y SERVICIOS
II.

Conocimientos sobre electricidad en general Conocimientos sobre electrnica en general Conocimientos sobre telefona en general Conocimientos sobre carpintera en general Conocimientos sobre la Gestin de Bienes del Estado Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica
Mantenimiento y reparaciones en de instalaciones en fontanera, carpintera, electricidad y varias
III.
Atender requerimientos de mantenimiento del edificio tales como: Servicios de electricidad Servicios de telefona Servicios de fontanera Servicios de remodelaciones de oficinas Otros servicios similares Realizar otras tareas diversas Realizar otras tareas designadas por el jefe inmediato superior Colaborar en las actividades que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia

IV.

Deseable
X X X X X X X X X Captulo: UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES X
Esencial
X
V.
Desarrollo personal Orientacin hacia el resultado Enfoque hacia los beneficiarios
Conocer los propios puntos fuertes y dbiles. Tomar la iniciativa basndose en ello, para mejorar/ ampliar los propios conocimientos, competencias y habilidades con el fin de funcionar ms eficaz. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes. Investigar los deseos y necesidades de los beneficiarios y actuar en consecuencia. Anticiparse a las necesidades de los beneficiarios. Dar una alta prioridad a la disposicin de dar servicio y de mantener contento al beneficiario.
63

Enfoque hacia la calidad
Exigir un alto nivel de calidad de producto/ servicio, y comportarse de acuerdo con ello. Lanza, por iniciativa propia, propuestas y acciones con el fin de mejorar la calidad de los productos y servicios
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Primaria Bsica Bachiller o perito tcnico Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Conocimiento en aire acondicionad de ventanas Carpintera Computacin Soldadura elctrica Ocupacin supervisada por: Asistente de director administrativo y financiero de Frecuencia de la supervisin
aos
1 aos
Diaria
Ninguna ninguna ninguna
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Herramientas X Responsabilidad sobre servicio al cliente Atencin a proveedores de servicios X Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Reparaciones y mantenimiento
Posicin del cuerpo De pie
64
Encargado de Transporte.
I.
ENCARGADO DE TRANSPORTE ASISTENTE DE DIRECTOR DE ADMINITRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIDAD DE BIENES Y SERVICIOS
II.
Manejar y controlar con eficiencia gastos y entradas y salidas de los vehculos Y gestionar los servicios de mantenimiento y reparacin de los vehculos
III.
Manejar y controlar con eficiencia el estacionamiento de los vehculos Llevar un registro de los vehculos depositados en el rea de estacionamiento Distribuir el espacio adecuado a los vehculos depositados en el rea de estacionamiento Velar por el mantenimiento adecuado del espacio destinado al estacionamiento de los vehculos y notificar al Director de las anormalidades detectadas Administrar el control de gastos y de entradas y salidas de los vehculos Llevar el libro de control, que permita controlar vehculos solicitados en gira, vehculos disponibles y vehculos en servicio de mantenimiento y reparacin Llevar un registro de control para vehculos que salen y entran del estacionamiento, e informar mensualmente al Director. Turnar motoristas para que se puedan atender solicitudes de vehculos en giras de emergencia que se puedan presentar. Gestionar los servicios de mantenimiento y reparacin de los vehculos Llevar un registro por vehculo de los servicios en taller preventivo, como tambin aquellos que han sido enviados a talleres por reparaciones especiales. Transcribir, los gastos realizados por reparaciones de los vehculos. Gestionar el pago oportuno de las reparaciones a los talleres contratados y el consumo de combustibles y lubricantes a la estacin de servicio que lo suministra al crdito, cambio de llantas. Atender Solicitudes por Reparaciones y Mantenimiento de Vehculos y Motocicletas

Conocimientos sobre la administracin de los servicios del transporte Conocimientos sobre mecnica de automviles en general Conocimientos sobre la Gestin de Bienes del Estado Conocimientos sobre la Gestin de Compras y contrataciones del Estado Conocimientos sobre Almacenaje y Bodega Conocimientos sobre el SIAFI Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office Conocimiento sobre prevencin y gestin de riesgo y preparacin de respuestas de emergencia fsica y socioeconmica

Habilidad para trabajo en equipo Habilidades para la aplicacin de liderazgos flexibles, de apoyo y democrticos
65

Recibir solicitud, previamente autorizada por el Director. Elaborar Nota de Remisin para diagnostico. Monitorear va telefnica la cotizacin. Trasladar cotizacin al Director para aprobacin. Elaborar Orden de Trabajo Confirmar a la empresa o taller su aprobacin. Monitorear fecha de entrega del vehculo.
Confirmar si el trabajo fue realizado a satisfaccin. Cancelacin de Reparaciones Revisar la documentacin (toda debe ser original). Fotocopiar documentacin. Archivar en expedientes. Elaborar la solicitud de pago a proveedores del servicio Anotar en el libro de registro, Fotocopiar los documentos necesarios para el archivo. Monitorear la cancelacin del pago a la empresa correspondiente. Atender las Reparaciones por Garantas y reclamos Remitir nuevamente el vehculo o motocicleta para su reparacin. Elaborar Nota de Remisin. Monitorear hasta la fecha en que se recibe. Confirmar reparacin. elaboracin de ordenes de combustible Recibir de los Motoristas y otros Conductores de Vehculos, las solicitudes de combustible. Elaboracin de solicitudes de combustible y envio a Administracin. Realizar otras tareas diversas Realizar otras tareas designadas por el inmediato superior Colaborar en las actividades que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
IV.

Deseable Esencial
X X X X X X X X X X X X Captulo: UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
V.
Desarrollo personal Orientacin hacia el resultado
Conocer los propios puntos fuertes y dbiles. Tomar la iniciativa basndose en ello, para mejorar/ ampliar los propios conocimientos, competencias y habilidades con el fin de funcionar ms eficaz. El estar orientado a conseguir resultados o metas; y la disposicin de actuar en caso de que los resultados sean decepcionantes.
66
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Competencias Especficas

Enfoque hacia los beneficiarios Enfoque hacia la calidad
Investigar los deseos y necesidades de los beneficiarios y actuar en consecuencia. Anticiparse a las necesidades de los beneficiarios. Dar una alta prioridad a la disposicin de dar servicio y de mantener contento al beneficiario. Exigir un alto nivel de calidad de producto/ servicio, y comportarse de acuerdo con ello. Lanza, por iniciativa propia, propuestas y acciones con el fin de mejorar la calidad de los productos y servicios
VI.
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Primaria Bsica Perito mercantil, bachiller o afines Superior Post Grado Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Manejo de recursos humanos Administracin Planificacin Ocupacin supervisada por: Asistente de director administrativo y financiero de Frecuencia de la supervisin
aos
diaria
6 Motoristas Logstica
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Vehculos X Supervisin del trabajo de otras personas. x 6 motorista Responsabilidad sobre servicio al cliente. x Atencin a los solicitantes de usos de vehculos. Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo mental que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Organizacin Supervisin
Condiciones de Trabajo Ambiente fsico Porcentaje Oficinas 60% Talleres 40% intemperie
67
Posicin del cuerpo Sentado De Pie
Motorista.
I.
MOTORISTA ENCARGADO DE TRANSPORTE DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIDAD DE BIENES Y SERVICIOS
II. III.

Conocimiento sobre mecnica en general de vehculos Conocimientos sobre manejo y mantenimiento preventivo de vehculos Habilidad para manejo de relaciones interpersonales y servicio al cliente Habilidad para trabajo bajo presin
Traslado de Empleados y Funcionarios de la COPECO a diferentes lugares del pas a realizar diligencias oficiales
Mantenimiento de vehculo y radio comunicador Mantener limpio el vehculo. Revisar los niveles en general del vehculo Velar porque el funcionamiento del radio comunicador est en ptimas condiciones. Reportar por escrito los problemas que se presenten en el vehculo y en el radio comunicador. Traslado de personal y ejecutivos de la COPECO Revisar pizarra para determinar asignacin. Confirmar lugares a visitar. Trazar la ruta. Esperar en el lugar cuando es necesario. Traslado de Empleados y Funcionarios de la COPECO a diferentes lugares del pas a realizar diligencias oficiales Recibir orden superior. Revisar el vehculo Recibir indicaciones y acatarlas al pie de la letra Ser responsable de llegar la hora indicada Conducir con responsabilidad y conciencia de la misin encomendada. Obedecer al jefe de la misin. Realizar al regreso, la respectiva revisin del vehculo Realizar la liquidacin respectiva. Entrega de correspondencia clasificada Recibir de recepcin, la documentacin a ser entregada. Anotar su nombre en el libro de control. Revisar las rutas y trazarlas. Solicitar la firma de los acuses. Entregar acuses firmados Realizar otras tareas diversas Realizar otras tareas designadas por el inmediato superior Colaborar en las actividades que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia
IV.
Rapidez de decisin

Deseable
X
Esencial
68

Habilidad expresiva Coordinacin general Iniciativa Creatividad Capacidad de juicio Atencin Comprensin de lectura Clculo Nivel Acadmico Trabajo de equipo Liderazgo
X X X X X X X X X X X
V.
VI.

aos 1
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Secundaria completa Bsica Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Relaciones Interpersonales Ocupacin supervisada por: Jefe de transporte Ocupacin que supervisa Ocupacin a la que podra ascender Ocupacin a la que podra ser transferido. Frecuencia de la supervisin Ninguna Jefe de Transporte Mantenimiento
Diaria
Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo fsico que mental El trabajo requiere esfuerzo mental normal El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo
Posicin del cuerpo
Porcentaje del da
69
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. Vehculos x Responsabilidad en relaciones pblicas. x Por atencin a personal fuera de la institucin Responsabilidad sobre servicio al cliente x Relacin con personas - pasajeros
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Sentado Pie Conduccin Espera 80% 20%
Condiciones de Trabajo Ambiente fsico Oficinas Bodegas, talleres, depsitos, archivos Vehculos
Porcentaje 20% 80%
70
Recepcionista.
I.
RECEPCIONISTA ASISTENTE DE DIRECTOR DE ADMINITRATIVO Y FINANCIERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIDAD DE BIENES Y SERVICIOS
II.

Conocimientos sobre secretariado comercial Conocimientos sobre computacin y especficamente sobre Microsoft office
Operadora de la Planta Telefnica, Atencin al Cliente va Telefnica y Personalizada
III.
Atender la planta telefnica Recibir las llamadas luego transferirlas a la extensin o departamento correspondiente. Recibir y tomar nota de mensajes. Hacer llamadas de empleados y transferir a su extensin. Reportar mal funcionamiento de la planta u otro equipo asignado, cuando se presente el caso. Al final del da, cerrar el acceso a llamadas poniendo una clave. Desviar la planta a la extensin 113 Unidad de Monitoreo. Envo de correspondencia al interior y exterior del pas Recibir la documentacin de las diferentes reas de la COPECO para el envo correspondiente Clasificar la correspondencia para su envo Llamar a la empresa proveedora del servicio para que enven a recoger la correspondencia. Enviar correspondencia a travs de los proveedores del servicio y hacer la remisin. Solicitar Recibo de envo firmada y sellada por la empresa. Recibir el Recibo de envo firmada y sellada. Conciliar con el acuse de remisin las constancias de envo, firmadas por la empresa. Recibir el paquete o documentacin, para ser enviado al exterior del pas, con la autorizacin de envo del jefe de cada rea. Realizar la llamada a la empresa que presta el servicio de correspondencia al exterior del pas, para que enven a su personal a recoger el paquete o documentacin. Preparar el documento con una gua de remisin con las especificaciones del envo Firmar el envo y recibir de una copia de la empresa que presta el servicio de correspondencia al exterior del pas. Recepcin de correspondencia dirigida a la diferentes reas de la COPECO

Habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales y servicio al cliente con excelencia Habilidad para trabajo en equipo
71

Recibir documentacin: De diferentes empresas. Banco Central de Honduras Sellar de recibido con la hora y fecha de recibo. Anotar en el libro. Recibir estados de cuenta. Entregar al Auxiliar de Atenciones Varias para su distribucin. Apoyar tareas secretariales Trascripcin de documentos. Archivo de documentacin Elaborar los memorando de inasistencia del personal de la Divisin de Servicios Generales. Otras tareas asignadas. Atencin al pblico en la entrada principal Atender a la persona que requiere servicio de la COPECO. Avisar por telfono al rea que corresponda prestar el servicio a la persona que lo solicita para autorizacin del pase Solicitar identificacin, cuando se autorice el pase Registrar el ingreso en el listado correspondiente. Entregar tarjeta magntica. Dar orientacin al visitante para que llegue al lugar indicado. Recuperar la tarjeta magntica y devolver identificacin. Registrar la salida en el listado correspondiente. Atencin de empleados en la entrada principal Brindar asistencia al personal que no tiene tarjeta. Controlar la entrada y salida de los practicantes Recibir los permisos oficiales. Recibir los permisos personales. Llamar a los empleados para notificarles que son requeridos para entrega de medicamentos solicitados a las farmacias. Entregar la documentacin diaria a la Divisin de Recursos Humanos. Otras tareas Realizar otras tareas afines, asignadas por el Jefe inmediato superior Colaborar en el COE en situaciones de emergencia en las tareas que le sean asignadas
IV.

x x x x x x x x x x x x Captulo: UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
Deseable
Esencial
72
I.
V.

aos 2
Instruccin formal indispensable para el desempeo Normal de la Ocupacin. Bsica Secretaria comercial o bachiller o afines Experiencia especfica indispensable para el desempeo normal de la ocupacin. Capacitacin Complementaria para el desempeo normal de la ocupacin. Orientacin sobre la planta telefnica Capacitacin de comunicaciones Ocupacin supervisada por: Asistente de director de administrativo y financiero Ocupacin que supervisa Ninguna Ocupacin a la que podra ascender Ninguna Ocupacin a la que podra ser transferido. Ninguna
Diaria
Responsabilidades que deben ser tomadas en cuenta para su puesto de trabajo Peso Relativo Responsabilidad Primaria Secundaria Responsabilidad sobre bienes. x Responsabilidad sobre uso de materiales. x Responsabilidad sobre el tratamiento, manejo y confidencialidad de informacin. x Manejo de dinero, ttulos o documentos afines. x Responsabilidad en relaciones pblicas. x Responsabilidad sobre servicio al cliente x Esfuerzo mental El trabajo requiere ms esfuerzo menta que fsico Esfuerzo Fsico Tipo de trabajo Oficina
Posicin del cuerpo Sentada
Porcentaje 100%
73
Captulo:

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MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Comisin Permanente de Contingencias (COPECO)

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

mbito del manual.

Objetivos del Manual.

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Descripcin del Puesto.

Funciones del Puesto.

Habilidades y destrezas requeridas

Captulo: DIRECCION ADMINISTRATIVA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Actitudes deseables para el desempeo del puesto.

Aptitudes deseables para el desempeo del puesto

Competencias para desarrollar en el puesto

Captulo: DIRECCION ADMINISTRATIVA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Factores del trabajo.

Ocupacin supervisada por: Ocupacin que supervisa

Captulo: DIRECCION ADMINISTRATIVA

Posicin del cuerpo Sentado Parado

Porcentaje del da 70% 30%

Porcentaje 70% 30%

Captulo: DIRECCION ADMINISTRATIVA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Secretaria de la Direccin Administrativa y Financiera.

Descripcin del Puesto.

Funciones del Puesto.

Aptitudes deseables para el desempeo del puesto

Captulo: DIRECCION ADMINISTRATIVA

Actitudes deseables para el desempeo del puesto.

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Competencias para desarrollar en el puesto

Factores del trabajo.

Posicin del cuerpo Sentado

Porcentaje del da 100%

Captulo: DIRECCION ADMINISTRATIVA

Captulo: DIRECCION ADMINISTRATIVA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Descripcin del Puesto.

Funciones del Puesto.

Habilidades y destrezas requeridas

Captulo: UNIDAD DE PRESUPUESTO

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Actitudes deseables para el desempeo del puesto.

Aptitudes deseables para el desempeo del puesto

Competencias para desarrollar en el puesto

Captulo: UNIDAD DE PRESUPUESTO

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Factores del trabajo.

Asistente de Presupuesto Administracin Financiera Preintervencin-Contabilidad

Posicin del cuerpo Sentado

Porcentaje del da 100%

Captulo: UNIDAD DE PRESUPUESTO

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Descripcin del Puesto.

Funciones del Puesto.

Habilidades y destrezas requeridas

Captulo: UNIDAD DE PRESUPUESTO

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Realizar otras tareas que le sean asignadas en el COE en situaciones de emergencia

Actitudes deseables para el desempeo del puesto.

Aptitudes deseables para el desempeo del puesto

Competencias para desarrollar en el puesto