UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Qu es una unidad de Correspondencia?

Unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de

recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales

MISIN
El compromiso de la unidad de correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la administracin de las comunicaciones oficiales y el servicio de informacin a los usuarios

FUNCIONES
Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio oficiales, de consulta y la conservacin de los documentos, acordes con la misin, visin, funciones y programas de la entidad, con sujecin a pautas y principios establecidos en la Ley.

Funciones

RECIBIR, RADICAR, REGISTRAR, CONSERVAR, DISTRIBUIR Y BRINDAR EL SERVICIO DE INFORMACIN SOBRE TODAS LAS COMUNICACIONES OFICIALES QUE INGRESEN O SALGAN DE LA ENTIDAD .
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Funciones

GUARDAR ESTRICTA RESERVA SOBRE LOS DOCUMENTOS, LA INFORMACIN A LA CUAL SE TIENE ACCESO Y LOS ASUNTOS DE SU COMPETENCIA. COMPETENCIA. PRESTAR ASESORA DEPENDENCIAS. DEPENDENCIAS. A LAS

Funciones

INFORMAR CON OPORTUNIDAD A LAS DEPENDENCIAS COMPETENTES, SOBRE EL VENCIMIENTO DE

TRMINOS PARA DAR RESPUESTA A LOS TRMITES Y SOLICITUDES. SOLICITUDES.

Funciones
ATENDER CON PRIORIDAD A LOS MENORES DE EDAD, DISCAPACITADOS Y ADULTOS MAYORES, CON EL FIN DE ENTREGAR Y RADICAR COMUNICACIONES O SOLICITAR INFORMACIN SOBRE EL TRMITE DE SU REQUERIMIENTO. REQUERIMIENTO.

SERVICIOS
Atencin a los usuarios: estas unidades son el primer lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propsito de obtener informacin sobre la misin, funciones y servicios que presta la entidad Atencin de consultas sobre el trmite solicitado

Servicio de alerta: uno de los ms importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno

Servicios
Prstamo de Documentos Reproduccin de Documentos

HORARIO DE ATENCION AL PUBLICO:

DEBE ESTAR EN UN LUGAR VISIBLE Y DE FACIL ACCESO. ACCESO.

Unidad de correspondencia

ALMACEN XYZ
Bucaramanga, 20 de mayo de 2008

Doctora MARCELINA FUENTES GOMEZ Director General Almacen La Nacional Carrera 27 15-50 Medelln, Antioquia

Apreciada doctora Marcelina:

Es para nosotros motivo de gran satisfaccin contar con una empresa que brinde productos de alta calidad y confiabilidad para utilizarlos en nuestra empresa. Es por ello que hemos decidido realizar el pedido de elementos que anexamos y en el cual especificamos todos los detalles requeridos para su pronto despacho. Agradecemos nos enven estos elementos a la direccin de la bodega, ubicada en la carrera 15 16-18 Bucaramanga, telfono 680 22 14, en horario de las 14:00 a las 17:00 horas.

Cordialmente,

FRANCISCA DE JESUS RIOS DIAZ Gerenta Anexo: Uno (cinco hojas) Copia: Dr. Luis Bayona, Jefe de Compras Patricia G.

Bucaramanga carrera 33 No.50-65 Telfono 6909090

FORMATO DE REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

FORMATO DE REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

ES IMPORTANTE QUE LOS FUNCIONARIOS QUE LABORAN EN ESTAS AREAS CONOZCAN ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA PREVENIR ATENTADOS:
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IDENTIFIQUE SOBRES O PAQUETES SOSPECHOSOS:

SOBRES O PAQUETES CUYO PESO ES EXCESIVO SOBRES O PAQUETES SIN REMITENTE PAQUETES SUCIOS, MANCHADOS O CON OLORES EXTRAOS. EXCESO DE AVISOS O DE SELLOS POSTALES PALABRAS RESTRICTIVAS PAQUETES AMARRADOS CON CABLES O PRESENCIA DE CABLES.

ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA ABRIR LOS SOBRES: SE UTILIZAN TIJERAS Y SE CORTA POR EL LADO DERECHO DEL SOBRE, COLOCNDOLO DE FRENTE.
LUEGO SE COMPARA:

1.

LA FECHA QUE TRAE EL DOCUMENTO CON LA QUE EST IMPRESA EN EL SOBRE POR EL SELLO DEL CORREO. SI SON MUY DISTANCIADAS, ES PRUDENTE PEGAR EL SOBRE AL DOCUMENTO CON UN GANCHO DE COSEDORA.

2. SE TENDRA ESPECIAL CUIDADO DE CONFRONTAR QUE SE SI LA

INFORMACIN

RECIBE

ESTA COMPLETA, TIENE ANEXOS, Y SE ENCUENTRA EN BUEN ESTADO DE CONSERVACIN. FIRMA REMITENTE. SI TIENE LA DEL

MANUSCRITA

3. LA DIRECCIN DEL REMITENTE; SI NO LA TRAE EL DOCUMENTO DEBE CONSERVAR EL SOBRE.

4.

LA INCLUSIN DE ANEXOS U OTRO DOCUMENTO; SI FALTAN O SOBRAN ANEXOS, SE ADJUNTA UNA NOTA CON EL DOCUMENTO Y SE INFORMA A LA EMPRESA REMITENTE.