Vamos a mejorar nuestra comunidad!

Gua del Manejo del Proyecto Comunitario

Agencia de Cooperacin Internacional del Japn, JICA Marzo 2006

Introduccin: Vamos a trabajar para mejorar nuestra comunidad!

Qu desea usted sobre su comunidad?
Deseo ms oportunidades de empleo

Quiero que sepamos aprovechar bien nuestros recursos

Es seguro que todos desean el mejoramiento de nuestra comunidad. Pero cmo podemos lograrlo? Es importante unir fuerzas de todos y hacer un proyecto grande? Buscar una manera de conseguir el financiamiento? Hacer un plan de tquio igual para todos? Motivar la participacin de las mujeres y los jvenes? Si, claro. Son muy importantes para que se mejore nuestra comunidad. Pero, a veces uno dice, no se en qu mtodo podemos lograr una mejor vida.
Esfuerzos pequeas y continuos?

El mejoramiento no necesariamente requiere gran esfuerzo. Sino, es importante un pequeo cambio de pensamiento, y una serie de esfuerzos pequeos y continuos.
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En esta Gua de Manejo del Proyecto Comunitario, vamos a aprender unas maneras de pensamiento para lograr el mejoramiento (Ciclo de PHCA, Kaizen) y cmo se aplica los conceptos en nuestro proyecto en la prctica (monitoreo).

1. Palabras claves
Primero, vamos a poner de acuerdo los significados de las palabras importantes en nuestro proyecto. (1) Proyecto Comunitario Un Proyecto es. Un trabajo o una serie de trabajos a lograr un objetivo o a solucionar un problema. Un proyecto comunitario es Un proyecto para lograr un objetivo comn o solucionar un problema comn de nuestra comunidad. Un proyecto se maneja con el propsito de lograr un objetivo establecido.

Normalmente el Proyecto lleva Un grupo de personas constituido como equipo el cual comparte un objetivo comn Un tiempo determinado (Cundo empieza el Proyecto y para cundo logra el objetivo o soluciona el problema del Proyecto) Las instalaciones, equipos, materiales proporcionados (Qu recursos ocupa para el Proyecto) Un costo determinado (Financiamiento) Porqu realizamos un proyecto? Para mejorar nuestra comunidad, hay otras maneras ms

(2) Objetivo superior (Propsito, sueo, etc) El Objetivo superior es un propsito o sueo que no se logra slo con este proyecto. Pero lo que quisiramos lograr en el futuro de largo plazo. (3) Objetivo del proyecto

Deseo que nuestra comunidad sea donde crecen los bebes muy sanos.

El Objetivo del proyecto es lo que el Proyecto va a lograr en el fin del periodo del Proyecto. (4) Resultados esperados Los Resultados esperados son los que proyecto va a dejar hecho en forma concreta. Son los logros necesarios para que el Objetivo del proyecto se haya convertido en realidad.

(5) Actividades Las Actividades son todo lo que tenemos que hacer para lograr los resultados esperados. El objetivo superior, el objetivo del proyecto, los resultados esperados y las actividades se relacionan en la manera siguiente.

OBJETIVO SUPERIOR
Si cumple el objetivo del proyecto, se acerca al objetivo suprior.

OBJETIVO DEL PROYECTO

Si cumple los resultados esperados, logra el objetivo del proyecto.

RESULTADOS ESPERADOS
Si cumple las actividades, logra los resultados esperados.

ACTIVIDADES

En nuestro proyecto, vamos a Vamos a trabajar en la definir claramente el objetivo manera superior, el objetivo del proyecto, eficiente! los resultados esperados y las actividades. Esta manera ayuda a nuestras actividades propias ser ms ordenadas y orientadas al objetivo, para que podamos llegar al propsito con ms eficiencia.

2. Kaizen: Un concepto para el mejoramiento

No s qu pasa Pero a lo mejor saldr bien este ao.

Don Alberto cultiva maz todos los aos. Cada ao se parece que cosecha menos que el ao anterior. Pero Don Alberto sembr en misma manera este ao tambin. Este ao l cosech otra vez menos que el ao pasado.

Don Chepe tambin cultiva maz todos los aos. El ao pasado Don Chepe cosech menos que el ao antes. El decidi hacer algo para mejorar su cosecha. Don Chepe consult a un agrnomo que viene a su comunidad, y le recomend aplicar el abono orgnico. Don Chepe aprendi la produccin de abono, y lo aplic a su maz este ao. Don Chepe visita a su campo muy a menudo a ver el Parecen desarrollo de maz, y muy sanas aprendi cunto abono mis plantas! necesita aplicar para mejor desarrollo de las plantas. Este ao Don Chepe cosech ms que el ao pasado y decidi aplicar el abono la cantidad adecuada segn lo que aprendi a travs de su trabajo de este ao.

Vimos el ejemplo de dos seores. Qu es la diferencia entre estos dos seores? Qu resultado hizo la diferencia de los seores? Todos siembran el maz desde los tiempos de nuestros abuelos y bisabuelos en la misma manera como el ejemplo de Don Alberto. Pero, Don Chepe cambi un poco la manera de pensamiento y busc un punto de mejoramiento para cosechar ms. No fue un gran cambio, pero dio pequeo esfuerzo y aprendi la nueva tcnica. Qu necesitamos hacer para ser como Don Chepe? Vamos a aprender un concepto famoso de mejoramiento, se llama KAIZEN. KAIZEN es una palabra japonesa, que significa literalmente mejora, proviene de dos vocablos japoneses, Kai que significa Cambio y Zen que se interpreta como lo mejor en un sentido tanto espiritual como fsico.

El desarrollo del Kaizen fue mano con mano con la de los ciclos de PHCA que veamos en prximo capitulo. El Kaizen por lo regular toma un pequeo paso a la vez, es por eso la traduccin al espaol mejora continua.

Kaizen me ayudar a mejorar la cosecha de mis frutas tambin.

Una definicin ms cerca al significado de la palabra en japons es el de "desarmarlo completamente y volverlo a armar de una mejor manera", es decir, repetir las mismas pero cada vez con una idea nueva para mejorarlo. Veamos los ejemplos de la aplicacin del Kaizen de Japn en las columnas.

Columna 1
KAIZEN de TOYOTA
KAIZEN es una palabra japonesa que significa cambio positivo o mejoramiento, literal y generalmente. La palabra se desarroll en el mundo de negocios y industrias, en el cual seala un sistema de cambio continuo en calidad, tecnologa, procesos, cultura corporativa, productividad, seguridad y liderazgo (Wikipedia). TOYOTA, una empresa japonesa de automotoriz ya globalmente reconocida, emple y desarroll el principio de Kaizen para su sistema de operacin llamado el Sistema de Produccin de TOYOTA (the TOYOTA Production System). En el propio sentido de la mega-empresa, Kaizen significa un sistema de mejoramiento continuo en el cual se eliminan, uno por uno, casos de desperdicios sin requerer muchos gastos (Toyota Georgetown). S, es simple de lo que trata TOYOTA bajo Kaizen; quiere ser lo ms eficiente y eficaz que posible! Se han inventado varias herramientas originales en su sistema de produccin bajo el principio de Kaizen. Se suman en dos tipos de operaciones principales. Uno es Jido-ka (automatizacin). En sta se paran las lneas de produccin al detectarse problemas, y se los atienden inmediatamente. No se re-comienzan las lneas hasta que se resuelven los problemas. Jidoka ayuda evitar el paso de defectos, identificar and corregir las reas de problemas, y aumentar la calidad en el proceso de produccin. El otro es Just-in-Time (justo-a-tiempo). Se refiere a que se producen no ms que lo que se necesita, cuando se necesita y cunto se necesita. El Sistema de Produccin de TOYOTA se desarroll a travs de la gestin de tanteo y prueba, la cual tom la empresa para resolver problemas prcticos y satisfacer las necesidades de la empresa (y de los clientes, creo yo) (el Sr. Minoura). Es decir, el proceso de Kaizen bien representa el ciclo de Planear, Hacer, Checar y Actuar (PHCA). Hay dos puntos que recordar. Uno es que, hacia mejoramiento, no se persiguen cambios drsticos. En su lugar se intentan pasos pequeos. El otro es que se espera a todos los empleados pensar. Los empleados de TOYOTA, sin considerar sus ttulos o posiciones, realizan las prcticas de Kaizen y entregan sugerencias para mejoramiento. O sea, en TOYOTA hay que dejar de ser una maquina para manejar su maquinaria. No se puede hacer cosas sin que se desarrollen humanos, emfatiza el Sr. Teruyuki Minoura, Director Gerente Principal. Adems, afirma, El Sistema de Produccin de TOYOTA es tambin El Sistema de Produccin de Pensamiento. TOYOTA crea un ambiente donde surjan ideas y invenciones de cualquier esquina de sus talleres. Lo que dirigi TOYOTA a convertirse en una de las empresas ms exitosas del mundo es un esfuerzo incansable de Kaizen. Y Kaizen se brinda por la motivacin humana hacia todo el tipo de mejoramiento.

3. Ciclo de PHCA
Ahora, vamos a conocer el ciclo de PHCA que servira como un mtodo bsico para realizar KAIZEN en nuestro trabajo.
(1) Qu es el ciclo de PHCA? PHCA es un ciclo que consiste en Planear, Hacer, Checar y Actuar (PHCA). Es una metodologa para mejorar cualquier tipo de actividad o trabajo.

La terminacin de una vuelta del ciclo de PHCA fluye en el principio del siguiente, y repite el flujo del ciclo hasta que llega a la meta.
Los ciclos repetidos de PHCA garantiza el mejoramiento en cualquier tipo de actividad. (2) Pasos de PHCA Vamos a ver cada paso del ciclo de PHCA y aprender qu necesitamos hacer. Paso 1: PLANEAR
Qu cosa puedo cambiar para mejorar mi trabajo?

Analizar la situacin. Estudiar y definir el problema; buscar reas de cambios para mejoramiento, y pensar la mejor accin posible.

Desarrollar un plan.

OJO! El plan no tiene que ser un desafo grande. Puede ser un esfuerzo pequeo.

Paso 2:

HACER

Poner el plan en prctica. CHECAR

Paso 3:

Ver y analizar resultados de trabajo despus de un corto plazo. Compare los resultados obtenidos contra los resultados esperados del plan. Es importante identificar Qu se ha aprendido? y Qu otra idea de mejoramiento surgi a travs de la accin hasta ahora?. ACTUAR

Paso 4:

Si los resultados no estn segn lo esperado, reconsiderar la direccin hacia el objetivo.

OJO! Despus de ACTUAR, regresa a PLANEAR otra vez con la nueva idea que ha surgida.

(3) Cmo se aplica el ciclo de PHCA en nuestra actividad? Para aplicar este ciclo de PHCA a nuestra actividad o trabajo, es muy importante practicar las claves siguientes. Clave 1: Vamos a adquirir la costumbre de buscar un punto de mejoramiento en cualquiera actividad o trabajo!
Cmo puedo usar menos leas para cocinar? Cmo puedo evitar la enfermedad de mi ganado?

Clave 2:

Vamos a fortalecer los pasos de CHECAR y ACTUAR en nuestro Proyecto!

Porque nuestro Plan no es siempre perfecto. Para mejorar nuestra actividad, hay que checar el resultado del trabajo en corto plazo, y actuar o modificar el plan cuando es necesario. Adems, a travs de CHECAR se puede aprender la leccin importante y el punto para el mejoramiento, luego ACTUAR lo que aprendido en el siguiente paso. CHECAR y ACTUAR es MONITOREAR en otra palabra. En siguiente paso, vamos a aprender una manera de MONITOREO.

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MOVIMIENTO de MEJORAMIENTO de la VIDA en JAPN despus de la SEGUNDA GUERRA MUNDIAL

Columna 2

Cuando termin la Segunda Guerra Mundial en 1945, Japn era un pas derrotado. Las ciudades quedaron quemadas, las bases comerciales e industriales se perdieron, y la gente careci recursos bsicos para vivir, incluyendo la comida adecuada. Sin embargo, dentro de los veinte aos siguientes, Japn re-nacera como un pas totalmente distinto; un pas de gran crecimiento econmico. Qu ocurri a Japn durante este perodo despus de la Guerra? Uno de los eventos fue un movimiento nacional de mejoramiento de la vida. Se llama el Programa de la Defusin de Mejoramiento de la Vida, el cual inici el gobierno japons en 1948. Unos de los los enfoques principales fueron introducir la racionalizacin en la vida rural y criar la capacidad de los campesinos de hacer esfuerzos voluntarios. Se ejecut una serie de actividades para mejorar la vida con el apoyo de los Extensionistas de Mejoramiento de la Vida, que fueron los oficiales del gobierno y trabajaron directamente en la comunidad con los habitantes. Por ejemplo, introdujeron un vestido simplificado, dieron cursos de cocinas nutricionales y ayudaron a establecer las instalaciones pblicas como baos, lavanderas y jardines de nios. Sin embargo, su papel nunca fue decir a la gente qu hacer. Fue no ms que hacer sugerencias y dar informaciones, dejando a la gente misma realizar acciones. Una de las activiades ms exitosas fue la difusin del fogn ahoraddor. La situacin de cocinas en hogar era un buen ejemplo de la persistencia de la tradicin vieja - era oscura, no haba ventanas, haba humo y hmedo, causando varias dificultades fsicas a las mujeres. Y, as se iba a quedar para siempre. Nadie pregunt si se poda mejorar. Sin embargo, a travs del Programa de la Difusin de Mejoramiento de la Vida, las cocinas en la comunidad se modernizaron, con chimeneas para que no se quedara el humo adentro, la posicin elevada del fogn que facilit a mujeres permancerse en pie, ventanas que permitieron entrar el aire y la luz, etc. Estos tratamientos primero se probaron con algunos hogares pilotos para que se vieran sus efectos. En el caso del fogn, se observ cunto consumo de combustible se cambi por el fgon. Segn el Ministreo de Agricultura, Silvicultura y Pescas de Japn, tomaron notas los hogares pilotos adems de que observaran el impacto los Extensionistas. No se parece a un proceso de monitoreo? Este mtodo ayud llevar los efectos a lo mximo con los recursos mnimos. Resolvi el Programa de la Difusin de Mejoramiento de la Vida los problemas de salud, nutricin y saneamiento en las comunidades agrcolas. Adems, cre agricultores que piensan (el Ministreo de Agricultura, Silvicultura y Pescas de Japn). Es decir, la gente, antes pasiva, empez a tomar la iniciativa por su propio bienestar. El Programa traj cambio no slo al nivel fsico sino tambin al nivel mental, construyendo una fundacin firme para el crecimiento econmico de los 1960s.

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4. Monitoreo del Proyecto

(1) Qu es monitoreo? MONITOREO es ir viendo o vigilando constantemente que las actividades vayan saliendo tal y como las pensamos al inicio. De no ser as, hay que decidir qu hacer.

MONITOREO = CHECAR y ACTUAR

OJO! Porqu es importante un monitoreo? Monitoreando nuestras actividades, podemos lograr mejores resultados con menos gastos y tiempo. Monitorear es mirar el proceso, al contrario de lo rendido ya, as que nos permite espacio para que podamos descubrir problemas, y corrijamos y modifiquemos nuestras actividades antes de que ya sea tarde

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(2) Cmo se monitorea nuestro proyecto?

HOJA DE MONITOREO
Vamos a formular una hoja de monitoreo para monitorear bien las actividades, pensando qu cosas y cmo y cada cunto tiempo vamos a monitorear. La hoja de monitoreo contiene los cuadros como siguiente.
Cronograma Resultado Medio de Responsable Indicador Esperado Verificacin Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificacin Plan Real Plan Real E F M A M J J A E F M A M J J A

El cuadro arriba es lo que ocupamos para monitorear el Resultado Esperado. Recuerda, es lo que queremos lograr a travs de las actividades, y lo que necesitamos lograr para llegar al objetivo de nuestro proyecto. El cuadro abajo es para monitorear las Actividades. Recuerdo, son todo lo que necesitamos hacer para lograr resultados y objetivo del proyecto. Vamos a identificar todas actividades de nuestro Proyecto, y llenar la primera columna.

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Vamos a ver uno por uno para aprender cmo se llena este cuadro! En la ultima pagina de esta gua, se encuentra la hoja de monitoreo blanca para que formulemos una hoja de monitoreo real de nuestro proyecto.

INDICADOR
Para monitorear las actividades, necesitamos informacin que nos indique si y cmo van avanzando las actividades y los objetivos de nuestro proyecto. Cuando decimos ha cosechado bien, qu indique si es la cosecha es bien o mar? S, claro que es la cantidad de la cosecha por el tamao de campo y el nmero de plantas. La informacin de la cantidad de cosecha nos permita valorar si es bien cosecha o mar. A ese tipo de informacin le llamamos indicadores, ya que nos indican o nos dicen algo sobre nuestro proyecto. Para monitorear el proyecto, tenemos que buscar un indicador para cada actividad del proyecto. Un indicador es algo que se puede pesar, medir o contar.
Puedo decir que he cosechado bien porque hay mayor cantidad de cosecha que el ao pasado.

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Ejemplo de Indicador: Reforestacin Veamos los ejemplos de una actividad Reforestacin. ACTIVIDAD INDICADOR Nmero de las plantas plantadas en el bosque Reforestacin del bosque Nmero de las plantas pegadas

El nmero de las plantas plantadas en el bosque indica el avance de una actividad Reforestacin del bosque, es decir, si hemos plantado ms, est avanzada ms la actividad. En misma manera, el nmero de plantas pegadas indica el avance de la reforestacin. Porque si hay menos plantas pegadas despus del trabajo de reforestacin, es decir, hay algn problema en la manera o tcnica de reforestacin. Por lo tanto, no est logrando bien el objetivo de la actividad. El nmero de las plantas plantadas en el bosque y el nmero de plantas pegadas pueden ser los indicadores de una actividad reforestacin del bosque.

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MEDIO DE VERIFICACION
Ya que tenemos indicadores por actividad, nos falta decidir cmo vamos a checar o revisar esos indicadores. A esto le llamaremos medio de verificacin.

Ejemplo de Medio de verificacin: Reforestacin Vamos a ver el ejemplo. ACTIVIDAD Reforestacin del bosque INDICADOR Nmero de las plantas plantadas en el bosque Nmero de las plantas pegadas MEDIO DE VERIFICACIN Consultar a memoria de trabajo Contar las plantas pegadas

Cmo vamos a revisar el indicador nmero de las plantas plantadas en el bosque? S, nada ms que vamos a revisar la memoria de trabajo, si estamos llevando control del nmero de plantas que tuvimos y plantamos. Cmo vamos a checar el indicador el nmero de las plantas pegadas? Para saberlo, necesitamos visitar el lugar de trabajo despus de cierto tiempo, y contar las plantas pegadas.

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RESPONSABLE
Tenemos que decidir quines van a ser responsable del monitoreo. Regularmente es un comit de monitoreo que debe recibir constantemente informacin de los resultados de monitoreo o bien buscarla ellos mismos en campo. La persona responsable de monitoreo visita el lugar de actividad y colecciona la informacin de los indicadores segn la hoja de monitoreo.

A ver cuntas plantas estn pegadas aqu

CRONOGRAMA
Para completar el hoja de monitoreo, debemos poner un tiempo para la medicin de cada uno de los indicadores y sus metas de medio tiempo. A esto le llamamos crongrama. En la crongrama vamos a poner el nmero planeado en las columnas de PLAN, y el nmero real que obtiene en el momento de monitoreo en las columnas de REAL.

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Ejemplo de Crongrama: Reforestacin Veamos un ejemplo cronograma siguiente. del

Para llegar a 600 plantas en total, plantaremos 200 ms en Marzo y Mayo.

Suponemos que estamos en el mes de Febrero ahora. El mes pasado plantamos 200 plantas en el bosque como planebamos. Esperamos que peguen 80% de las que plantadas cada vez dentro de un mes. Entonces, necesitamos ir a contar las plantas pegadas este mes. Si hay ms que 160 plantas pegadas, esta actividad est caminando bien como hemos planeado. Pero si hay menos plantas pegadas, hay que pensar Qu es el problema? Cmo podemos mejorar el resultado?
Cronograma (Cada letra significa los meses del ao.) Medio de Verificacin Reforestacin Nmero Consultar la del bosque de plantas memoria de plantadas trabajo en el bosque Actividad Indicador
Nmero de plantas pegadas Contar las plantas pegadas

Responsable
Comisariado de bienes comunales
Plan

E
200

M
400

M
600

Real

200

Comisariado de bienes comunales

Plan Real

160

320

480

Hasta aqu, ya conocemos qu contiene la hoja de monitoreo. Vamos a platicar con nuestros compaeros y decidir todas las informacin para el resultado esperado y las actividades de nuestro proyecto. Ya podemos formular nuestra hoja de monitoreo completa!

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REUNION DE MONITOREO (MODIFICAR EL PLAN)

Toda la informacin reunida en la hoja de monitoreo nos debe servir para que nos reunamos y platiquemos sobre cmo va y cmo calificamos el proyecto. Esto hay que hacerlo regularmente para hacer los cambios necesarios a tiempo y poder asegurar el xito del proyecto. Recordamos que lo importante es, confirmar avance del proyecto y buscar una idea de mejoramiento para el siguiente paso, a travs de monitoreo. As continuamos la misma manera hasta que lleguen a nuestro objetivo. Ahora vamos a trabajar en el proyecto de nuestra comunidad para mejorar nuestra maana!

OJO!
En todas las cosas que hacemos, hay el punto de cambio para el mejoramiento sin falta. Nada ms que necesitamos ser flexible en nuestra cabeza y cambiar nuestra manera de pensamiento para encontrar una de las buenas ideas. Monitoreo nos ayudar hacerlo en la manera ordenada!

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Hoja de Monitoreo
Titulo del Proyecto: Objetivo del Proyecto: Periodo del Proyecto:
Resultado Esperado Medio de Responsable Verificacin Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificacin Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real 20 E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D Primero Ao E F M A M J J A S O N D E F Segundo Ao M A M J J A S O N D

Indicador

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