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Costos ABC 2003
Costos ABC 2003
Introduccin
Los sistemas de costos basados en las actividades (AB Costing) surgen a mediados de los 80 para satisfacer la necesidad de disponer de informacin ms representativa de los costos de los productos, en ciertos entornos, y de contar al mismo tiempo con informacin sobre los procesos, los clientes y los canales de distribucin. Los sistemas ABC distribuyen los costos indirectos primero a las actividades y procesos y, luego, a los productos. La absorcin de recursos por parte de los productos, y dems objetivos de costos, se basa en el consumo efectivo de actividades. Los entornos en que el uso de sistemas ABC conduce a mejores estimaciones que los sistemas tradicionales se caracterizan por: gastos indirectos elevados como proporcin de los costos directos, procesos de produccin complejos, productos mltiples y que requieren de adecuaciones a los procesos para su obtencin, y clientes que demandan servicios diferentes. Los sistemas ABC distinguen, en principio, diferentes tipos de actividades: actividades cuyos costos dependen del volumen de obtencin de un producto, actividades relacionadas con el nmero de rdenes de produccin o de trabajo, actividades sostenedoras de los productos, y actividades de apoyo en general. Los sistemas ABC permiten la distribucin a los productos, y dems objetivos de costos, de todos los gastos en que una organizacin incurre.
Introduccin
Los sistemas de costos basados en las actividades (ABC) tienen su fundamento en que son las actividades, que se llevan a cabo en el seno de la organizacin, las que consumen recursos, y los productos y servicios finales, a su vez, consumen actividades. El conocimiento del costo de las actividades es esencial para la determinacin de los costos de los productos, y dems objetivos de costos. Un sistema de contabilidad por actividades se desarrolla sobre las siguientes bases: Identifica las actividades que se desarrollan en la organizacin; Permite conocer el costo y el rendimiento de cada actividad; Establece el output de cada actividad; Distribuye el costo de las actividades a los diferentes objetivos de costos; Permite la evaluacin de la eficacia y eficiencia de cada actividad. El sistema de costos por actividades conduce a mejores valores de los costos, al basarse en imputaciones ms rigurosas. Ello, se logra identificando todas las actividades involucradas y estableciendo la cantidad de output de cada actividad necesaria para alcanzar cada objetivo. En un sistema de contabilidad por actividades, se busca asociar los costos a lo que la organizacin o unidad de trabajo hace.
Actividades: Elementos
Evento: elemento desencadenante de una actividad; ejemplo: surgimiento de la necesidad de una compra. Transaccin: evento habitualmente representado por un documento o comprobante (fsico o electrnico) que da inicio o constituye evidencia de la salida de una actividad; ejemplos: recepcin de un pedido de un cliente; orden de venta, o emisin de una gua de despacho. Inductor del costo: factor explicativo o que origina el costo de la actividad. Recursos: factores productivos y servicios empleados, y necesarios para la realizacin de la actividad, obtenidos de otras unidades o desde el exterior. Salida: output, resultado o producto de la actividad. Proceso: tareas y operaciones que permiten la transformacin de las entradas en salidas. Normas de comportamiento: regulaciones, habitualmente externas, que gobiernan la actividad.
Inductor del costo
Recursos
Evento
Transaccin
Proceso
Medida de salida
Normas
Costo de los recursos empleados en el perodo 1 Etapa: Asignacin del costo de los recursos a las actividades Actividad Actividad Actividad Actividad
Unidad de Actividad 2 Etapa: Asignacin del costo de las actividades a los objetivos
Unidad de Actividad
Unidad de Actividad
Unidad de Actividad
Objetivos de Costo
El anlisis de las actividades identifica las actividades relevantes en una organizacin, incluyendo todas las operaciones involucradas y necesarias, para un cierto propsito, o para el cumplimiento de la misin social. El anlisis de actividades constituye la base para la gestin de las actividades; esto es, para una organizacin consistente y eficaz de las actividades de la organizacin, y el empleo eficiente de los recursos en el logro de los fines perseguidos. Si el propsito de la organizacin es, por ejemplo, mejorar la introduccin de nuevos productos, el anlisis debe efectuarse al proceso que incluye todas las actividades involucradas en el desarrollo de productos. Ello, con la finalidad de detectar las actividades susceptibles de revisin o rediseo. Un mapa de actividades es un diagrama que muestra todas las actividades necesarias y sus interrelaciones para el desarrollo de una funcin o un proceso, o que deben ser consideradas para los fines de la determinacin de los costos de un cierto objetivo de costos. El desarrollo de un mapa de actividades constituye el primer paso de un anlisis de los procesos con fines de gestin, y una frmula para describir la estructura de costos con fines de determinacin de los costos de productos, clientes y canales.
Dirigir Planificar la produc. Gestionar los RRHH Realizar difusin Efectuar mantenim.
Producir
Obtener insumos de produccin Procesar las piezas Armar los productos Gestionar la produccin
Controlar la calidad
Seleccionar y tomar muestras Efectuar inspecciones
Comercializar y vender
Contactar clientes Atender y procesar pedidos Facturar Proporcionar servicio post venta
Actividad A
Actividad B
Actividad C
Actividad D
Unidad de Medida de la Actividad Nmero de facturas recibidas Nmero de cheques girados Nmero de facturas emitidas Nmero de clientes Peso o volumen de materia prima Nmero de artculos Nmero de rdenes de compra Nmero de inspecciones
Disear el producto Proporcionar servicios de ingeniera Efectuar ajustes a las especificaciones del producto
Procesar rdenes de produccin Preparar la maquinaria Realizar movimientos de materiales Efectuar control de calidad
Ocupar mano de obra directa Introducir materias primas Emplear maquinaria de produccin
Este costo, expresado en trminos unitarios, al ser multiplicado por la cantidad de unidades de actividad consumidas por un cierto objetivo de costos, permite obtener el consumo de la actividad por parte del objetivo, en unidades monetarias. El costo de una actividad constituye una medida de productividad de la actividad. .
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As, los costos asociados a funciones como marketing, ventas, ingeniera, y otros costos de desarrollo pueden ser asignados a los productos, en la medida que haya sido posible identificar las actividades y su relacin, y los consumos correspondientes.
Los sistemas ABC no slo realizan una mejor asignacin de costos para perodos pasados, sino que adems permiten estimar los costos de las actividades que se realizan en la organizacin para perodos actuales y futuros. Los sistemas ABC al trabajar con informacin de costos y de medidas de actividad planificadas o presupuestadas, para perodos futuros, permiten efectuar una buena gestin de la capacidad ofrecida por los recursos utilizados en la organizacin. Los costos histricos reflejan la realidad de la organizacin con todas sus insuficiencias: procesos ineficaces, productos y clientes no rentables, malas relaciones con proveedores y productos mal diseados. Un modelo ABC construido sobre esta realidad refleja la forma como efectivamente oper la organizacin en el ltimo perodo. Al emplear costos y volmenes de actividad estndares y posibles de obtener, el sistema ABC permite trabajar con costos unitarios de la capacidad efectivamente disponible. Luego, se hace posible efectuar anlisis de desviaciones con respecto a dicha capacidad, transferir costos eficientes, y hacer responsable a las unidades que corresponda de los costos de la capacidad no utilizada.
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Capacidad presupuestada, que no ser utilizada: 4 inspecciones a $ 3.000 = $ 12.000.Capacidad efectivamente no utilizada: 14 inspecciones a $ 3.000 = $ 42.000. Ntese que este valor es significativamente superior a los $ 24.000 que aparentemente se estaran ahorrando. Costo efectivo de la capacidad no utilizada: $ 42.000.-
Producto A B C D
(*) Adaptado de: Contabilidad de Gestin Avanzada, Alvarez Jos, Amat Joan, y otros, Editorial Mc Graw Hill, 1996, Espaa
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Mantenimiento Energa Materiales Seguros Depreciaciones Envases Personal Consumos bsicos Otros suministros Totales
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Distribucin del costo de las actividades a los productos: El costo de cada actividad se distribuye a los productos como el producto del costo unitario de la actividad por el consumo de la actividad (expresado en unidades de medida de la actividad) por producto.
Actividad
Producto A Volumen actividad 200 4.000 720.000 800 6.000 4.000 Costo 130.765 589.143
Producto D Volumen actividad 1.000 4.000 120.000 1.200 5.000 1.000 Costo 653.824 589.143 62.305 807.282 334.180 57.074 2.503.808
10.000 1.472.857
10.000 1.472.857 160.000 1.200 4.000 2.000 83.073 807.282 267.344 114.148 3.006.234
373.828 2.400.000 1.246.094 538.188 401.016 228.296 2.261.236 200 10.000 134.547 668.360
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Recursos Consumidos por las Actividades Los recursos a utilizar se desprenden del enunciado, contemplndose recursos humanos, recursos de infraestructura y servicios de terceros, ms los insumos que forman parte del costo directo de los productos. Se construye matriz que permita asociar a cada actividad (fila) los recursos (columna) en cada caso empleados (ver Cuadro N 1). Esta matriz permite conocer el costo directo de cada una de las actividades. Mapeo Actividad a Actividad Es necesario identificar aquellas reas que reciben servicios de otras reas. Para cada rea receptora se requiere, luego, determinar, la forma cmo los servicios recibidos se emplean en la ejecucin de sus actividades. Este mapeo, que se muestra en el Cuadro N 2, tiene como propsito determinar el costo total de cada actividad. Costo de los Objetivos de Costo El costo de cada objetivo de costo se obtiene para cada producto como la suma del costo de los respectivos insumos ms el costo de las actividades consumidas por el producto. El costo de atender un segmento de clientes se obtiene, luego, como la suma del costo de los productos consumidos por el cliente ms el costo de las actividades necesarias para brindar atencin a este segmento de clientes.
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AREA
ACTIVIDADES
U VOLUMEN
VOL/MES
Comedor
Tomar orden Servir orden Cobrar la cuenta Habilitar mesa Abastecer buffet Preparar trago simple Preparar trago preparado Tomar orden y servir Cobrar la cuenta
Plato Plato carta Cliente Mesa Mesa Batch Trago Simple Trago prep Trago (s y p) Cliente Bar
X X X X
Bar
X X X X X X X X X X X X X
X X X X X
X X X
Cocina
Preparar comida buffet (*) Batch plato buffet Preparar platos a la carta Plato carta Preparar cuenta Pagarse cuenta Cuadrar caja y depositar Plato Cliente (m y b) dia N compras Dia N personas M2 hh
Caja
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X X
Comprar insumos Controlar consumo Adimistracin Administ personal Coord Aseo y mantencin Supervis Supervisar local
COSTO DIRECTO Tomar orden Servir orden Comedor Cobrar la cuenta Habilitar mesa Abastecer buffet Preparar trago simple Preparar trago preparado Tomar orden y servir Cobrar la cuenta Plato Plato carta Cliente Mesa Mesa Batch Trago Simple Trago prep Trago (s y p) Cliente Bar
COSTO TOTAL
T T T T T T T T T T T T T T T T T T T X X X
T T T T T T T T T T T T T T T T T T T
Bar
X X X
Cocina
Preparar comida buffet (*) Batch plato buffet Preparar platos a la carta Plato carta Preparar cuenta Pagarse cuenta Cuadrar caja y depositar Comprar insumos Controlar consumo Administ personal Coord Aseo y mantencin Plato Cliente (m y b) dia N compras Dia N personas M2 hh
Caja
Adimistr
X X X X X
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