INFORMACIN GENERAL

La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cmo se interacta con el. El elemento ms significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que es la cinta a lo largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones proporciona una ubicacin nica para los comandos y reemplaza fundamentalmente los mens y barras de herramientas. La cinta de opciones consta de fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos.

INTRODUCCIN A MICROSOFT OFFICE ACCESS

Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botn Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio. Esta pgina muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.

Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base de datos reciente.

Abrir una nueva base de datos en blanco

1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco. 2. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado. Haga clic en Crear. Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos. Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar ms plantillas desde Microsoft Office Online. Qu es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos previamente diseada con tablas, formularios e informes de diseo profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla destacada

1. Inicie Access desde el men Inicio o desde un acceso directo. Aparecer la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. 2. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en lnea, haga clic en una plantilla. 3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado. 4. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services si desea vincular a un sitio de Windows SharePoint Services. 5. Haga clic en Crear -o bienHaga clic en Descargar Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre. Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de Office Access 2007.

Abrir una base de datos recientemente usada

1. 2. Inicie Access. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente, haga clic en la base de datos que desee abrir. Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos mediante el botn de Microsoft Office Access

1. 2. Inicie Access. Haga clic en el botn de Microsoft Office en el panel derecho del men. -o bienHaga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece

de dilogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. Se abre la base de datos.

Cinta de opciones
La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los mens y barras de herramientas, adems de proporcionar la principal interfaz de comandos de Office Access 2007.

Seleccionar una ficha de comandos

Inicie Access ->Haga clic en la ficha que desee, O bien, Inicie Access ->Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las sugerencias de teclado.

Comandos
La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las fichas y comandos disponibles en cada ficha.

Ficha de comandos

Acciones comunes que se pueden realizar

Seleccionar una vista diferente. Copiar y pegar del Portapapeles. Configurar las actuales caractersticas de fuente. Configurar la actual alineacin de fuente. Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo. Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografa, Ms). Ordenar y filtrar los registros. Buscar registros. Crear una nueva tabla vaca. Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla. Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a la lista recin creada. Crear una nueva tabla vaca en la vista Diseo Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa. Crear una nueva tabla dinmico o un nuevo grfico dinmico. Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa. Crear una nueva consulta, macro, mdulo o mdulo de clase. Importar o Vincular a datos externos. Exportar datos. Recopilar y actualizar datos a travs de correo electrnico. Trabajar con listas de SharePoint sin conexin. Crear importaciones y exportaciones guardadas. Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente. Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro. Crear y ver relaciones entre las tablas. Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento. Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Slo tablas). Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas Administrar los complementos de Access. Crear o editar un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Inicio

Crear

Datos externos

Herramientas de base de datos

Fichas de comandos contextuales

Adems de las fichas de comandos estndar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de interfaz de usuario de Office Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual. Segn el contexto (es decir, segn el objeto con el que se

trabaje o la tarea que se est llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estndar.

Activar una ficha de comandos contextual

Haga clic en la ficha de comandos contextual, O bien, Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las teclas de acceso. -> Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos contextual.

Galeras
El control de galera funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atencin en obtener los resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galera muestra el resultado de usar dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Office Access 2007 puede hacer, centrando la atencin en los resultados y no slo en los propios comandos.

Las galeras tienen diferentes formas y tamaos. Hay un diseo de cuadrcula, una representacin similar a un men que se despliega, e incluso un diseo de cinta de opciones que coloca el contenido de la galera dentro de la cinta de opciones.

Ocultar la cinta de opciones

Puede que a veces se requiera un poco ms de espacio en el rea de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que quede nicamente la barra con las fichas de comandos. Para cerrar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa.

Ocultar y restaurar la cinta de opciones

1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

2.

Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

Barra de herramientas de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido es, de forma predeterminada, un rea reducida adyacente a la cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos se

compone de los comandos que ms se usan, como Guardar, Deshacer y Rehacer. No obstante, cada usuario puede personalizar la barra de herramientas de acceso rpido de modo que incluya los comandos que use con ms frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicacin de la barra de herramientas y cambiar el tamao pequeo predeterminado a grande. La minibarra de herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamao grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido

1. 2. 3. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y, a continuacin, en Ms comandos. En el cuadro de dilogo Configuracin de acceso, seleccione el comando o los comandos que desee agregar y, a continuacin, haga clic en Agregar. 4. Para quitar un comando, resltelo en la lista a la derecha y, a continuacin, haga clic en Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista. 5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Panel de exploracin
Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos aparecen en el panel de exploracin. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las pginas, las macros y los mdulos. El panel de exploracin reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una versin anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de exploracin de Office Access 2007. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de exploracin.

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el botn secundario en el objeto y seleccione un elemento del men contextual. Los comandos del men contextual varan segn el tipo de objeto.

Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o un informe

En el panel de exploracin, haga doble clic en el objeto. O bien,En el panel de exploracin, seleccione el objeto y, a continuacin, presione ENTRAR.

Para mostrar u ocultar el panel de exploracin

Haga clic en el botn situado en la esquina superior derecha del panel de exploracin ( ), o presione F11.

Impedir que el panel de exploracin aparezca de forma predeterminada

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Access.

Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Access. 2. 3. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual. Bajo Exploracin, desactive la casilla de verificacin Mostrar panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin sobre el panel de exploracin, vea el artculo Gua del panel de exploracin.

Documentos con fichas

En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, ms adelante en este artculo). Sin embargo, si cambia la configuracin de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva configuracin surta efecto.

Mostrar u ocultar fichas de documentos

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Access. Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Access. 2. 3. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual. En la seccin Opciones de aplicacin, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione Documentos con fichas. 4. Active o desactive la casilla de verificacin Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de verificacin, se desactivan las fichas de documento. 5. Haga clic en Aceptar. El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada base de datos. Tras modificar la configuracin de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que el cambio surta efecto. Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de documento de forma predeterminada. Las bases de datos creadas con una versin anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma predeterminada.

Observaciones

minibarra de herramientas
Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratn) a la minibarra de herramientas, sta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamao de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de

herramientas, sta se atena gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una seleccin de texto, aleje el puntero unos pxeles y la minibarra de herramientas desaparece.

Obtener ayuda
Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogacin situado en el lado derecho de la cinta de opciones.

CREAR UNA BASE DE DATOS DESDE CERO

Siningunadelasplantillasseajustaasusnecesidadesositienedatosenotroprogramaquedeseeimportara Access,quizsdecidaqueesmejorcrearunabasededatosdesdecero.Paralamayoradelasaplicaciones, estosueleimplicarunoovariosdelossiguientespuntos: Crearnuevastablasy,acontinuacin,escribir,pegaroimportardatosaesastablas. Importardatosdesdeotrosorgenes,porloquesecreannuevastablasenelproceso. Paraobtenermsinformacinsobrecmoplanearydisearunabasededatos,obien,cmocrearrelaciones, formularios,informesoconsultas,uselosvnculosenlaseccinVeatambindeesteartculo. Crearunabasededatosenblanco InicieAccess. EnlapginaIntroduccinaMicrosoftOfficeAccess,hagaclicenBasededatosenblanco.

EnelpanelBasededatosenblanco,escribaunnombredearchivoenelcuadroNombredearchivo.Sino especificaningunaextensin,Accesslaagregar.Laubicacinpredeterminadaesunadelassiguientes: MicrosoftWindowsVistac:\Users\nombredeusuario\Documents MicrosoftWindowsServer2003oMicrosoftWindowsXPc:\DocumentsandSettings\nombredeusuario\Mis documentos Paracambiarlaubicacindelarchivo,hagaclicenExaminar ,situadojuntoalcuadroNombredearchivo, busquelanuevaubicaciny,acontinuacin,hagaclicenAceptar.HagaclicenCrear. Accesscrealabasededatosy,acontinuacin,abreunatablavaca(denominadaTabla1)enlavistaHojade datos(vistaHojadedatos:ventanaquemuestradatosdeunatabla,formulario,consulta,vistao procedimientoalmacenadoconformatodefilasycolumnas.EnlavistaHojadedatos,puedeeditarcampos, buscaryagregaroeliminardatos.). AccesssitaelcursorenlaprimeraceldavacadelacolumnaAgregarnuevocampo.

 Paraagregardatos,comienceaescribir,obien,peguedatosdeotroorigentalycomosedescribeenla seccinPegardatosdeotroorigenenunatabladeAccess,msadelanteenesteartculo.
Observaciones

EscribirdatosenlavistaHojadedatosesmuysimilaraescribirdatosenunahojadeclculodeExcel.La principalrestriccinesquelosdatosdebenescribirseenfilasycolumnascontiguas,empezandoenlaesquina superiorizquierdadelahojadedatos.Nointenteaplicarformatoalosdatosincluyendofilasocolumnasen blancotalycomoharaenunahojadeExcel,yaquedeestemododesperdiciaraespacioenlatabla.Latabla contienenicamentesusdatos.Todalapresentacinvisualdeesosdatoslaharenlosformularioseinformes quediseemsadelante. Laestructuradelatablasecreamientrasseescribenlosdatos.Cadavezqueseagregaunanuevacolumnaa latabla,sedefineunnuevocampo.Accessconfiguraeltipodedatos(tipodedatos:caractersticadeun campoquedeterminaeltipodedatosquepuedealbergar.Lostiposdedatosson:Booleano,Entero,Largo, Moneda,Simple,Doble,Fecha,CadenayVariant(predeterminado).)delcampobasndoseeneltipodedatos queseescribe.Porejemplo,sihayunacolumnaenlaquehaescritonicamentevaloresdefecha,Access configurareltipodedatosdeesecampoenFecha/Hora.Simsadelanteintentaescribirenesecampo valoresquenoseanfechas,comounnombreounnmerodetelfono,Accessmostrarunmensaje informndoledequeelvalornoesdeltipodedatosdelacolumna.Siempreycuandoseaposible,deber planearlatablademodoquecadacolumnacontengaelmismotipodedatos,yaseatexto,fechas,nmeroso algnotrotipodedatos.Deestemodo,resultamuchomsfcilcrearconsultas,formularioseinformesque seleccionennicamentelosdatosdeseados. Paraobtenermsinformacinsobrecmotrabajarconhojasdedatos,veaelartculoAbrirunahojadedatos enblanco. Sinodeseaescribirdatosenestemomento,hagaclicenCerrar . Agregarunatabla PuedeagregarunanuevatablaaunabasededatosexistentemediantelasherramientasdelgrupoTablasen lafichaCrear.

HagaclicenTablaparacrearunatablaenblancoenlavistaHojadedatos.PuedeusarlavistaHojadedatos paracomenzaraescribirdatosinmediatamenteyparaqueAccesscreelaestructuradetabla,obien,puede usarlaVistaDiseo(vistaDiseo:ventanaquemuestraeldiseodeestosobjetosdebasededatos:tablas, consultas,formularios,informes,macrosypginasdeaccesoadatos.EnlavistaDiseo,puedecrearobjetos debasededatosnuevosymodificareldiseodeotrosexistentes.)paracrearprimerolaestructuradetablay, acontinuacin,cambiaralavistaHojadedatosparaescribirlosdatos.Independientementedelavistaenla quecomienceatrabajar,siemprepuedecambiaralaotravistamediantelosbotonesVerenlabarradeestado delaventanaAccess.

Insertarunatabla,empezandoenlavistaHojadedatosEnlavistaHojadedatos,puedeescribirlosdatos inmediatamenteydejarqueAccesscreelaestructuradetablaensegundoplano.Losnombresdeloscampos seasignanpornmeros(Campo1,Campo2,etc.)yAccessdefineeltipodedatosbasndoseeneltipodelos datosqueseescriben. EnlafichaCrear,enelgrupoTablas,hagaclicenTabla. AccesscrealatablaycolocaelcursorenlaprimeraceldavacadelacolumnaAgregarnuevocampo. NotaSinoveunacolumnadenominadaAgregarnuevocampo,puedequeseencuentreenlavistaDiseo enlugardelavistaHojadedatos.ParacambiaralavistaHojadedatos,hagadobleclicenlatablasituadaen elpaneldeexploracin.Accesspideunnombreparalanuevatablay,acontinuacin,pasaalavistaHojade datos. EnlafichaHojadedatos,enelgrupoCamposycolumnas,hagaclicenNuevocampo. AccessmuestraelpanelPlantillasdecampos,quecontieneunalistadelostiposdecamposmscomunes.Si arrastraunodeestoscamposhastalahojadedatos,Accessagregaruncampoconesenombreyestablecer suspropiedadesenunvalorapropiadoparaesetipodecampo.Laspropiedadessepuedencambiarms adelante.Debearrastrarelcampohastaelreadelahojadedatosquecontienedatos.Apareceunabarrade insercinvertical,quemuestradndesevaaubicarelcampo. EnlafichaCrear,enelgrupoTablas,hagaclicenDiseodetabla. Paracadacampodelatabla,escribaunnombreenlacolumnaNombredecampoy,acontinuacin,seleccione untipodedatosenlalistaTipodedatos. Silodesea,puedeescribirunadescripcinparacadacampoenlacolumnaDescripcin.Esadescripcinse muestraenlabarradeestadocuandoelpuntodeinsercinseencuentraenesecampoyseutilizacomotexto delabarradeestadoparatodosloscontrolesquecreearrastrandoelcampodesdeelpanelListadecampos hastaunformulariooinforme,ascomotodosloscontrolescreadosparaesecampoporelAsistentepara formulariosoelAsistenteparainformes. Trasagregartodosloscampos,guardelatabla: HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenGuardar. Puedecomenzaraescribirdatosenlatablaencualquiermomento.Paraello,cambiealavistaHojadedatos, hagaclicenlaprimeraceldavacaycomienceaescribir.Asimismo,puedepegardatosdeotroorigentaly comosedescribeenlasiguienteseccin. Si,trasescribiralgunosdatos,deseaagregarunoovarioscamposalatabla,comienceaescribirenlacolumna AgregarnuevocampoenlavistaHojadedatos,obien,agreguelosnuevoscamposmedianteloscomandosdel grupoCamposycolumnasenlafichaHojadedatos. PegardatosdeotroorigenenunatabladeAccess Silosdatosestnactualmentealmacenadosenotroprograma,comoOfficeExcel2007,puedecopiarypegar esosdatosenunatabladeAccess.Engeneral,seobtienenlosmejoresresultadossilosdatosyaestn separadosencolumnas,comoeselcasodeunahojadeclculodeExcel.Silosdatosseencuentranenun programadeprocesamientodetexto,serecomiendasepararlascolumnasdedatosmediantetabulaciones,o bien,convertirlosdatosenunatablaenelprogramadeprocesamientodetextoantesdecopiarlos.Sies necesarioeditaromanipularlosdatos(porejemplo,separarnombrescompletosennombreyapellidos), quizsdeseehacerloantesdecopiarlos,sobretodosinoestfamiliarizadoconesteAccess. Cuandosepegandatosenunatablavaca,Accessconfiguraeltipodedatosdecadacampodeacuerdoconel tipodelosdatosubicadosenl.Porejemplo,siuncampopegadocontienenicamentefechas,Accessaplica

eltipodedatosFecha/Horaaesecampo.Sielcampopegadocontienenicamentelaspalabras"s"y"no", AccessaplicaeltipodedatosS/Noaesecampo. Accessasignanombresaloscamposdependiendodeloqueencuentreenlaprimerafiladedatospegados.Si laprimerafiladedatospegadosesdelmismotipoquelasfilassiguientes,Accessdeterminaquelaprimerafila formapartedelosdatosyasignanombresdecampogenricos(F1,F2,etc.).Silaprimerafiladedatos pegadosnoessimilaralassiguientesfilas,Accessdeterminaquelaprimerafilaconsisteennombresde campos.Accessasignanombresaloscamposenconsecuenciaynoseincluyelaprimerafilaenlosdatos. SiAccessasignanombresdecampogenricos,debercambiarlosnombresdeloscamposloantesposible paraevitarconfusiones.Sigaesteprocedimiento: Guardelatabla. y,acontinuacin,hagaclicenGuardar. HagaclicenelBotnMicrosoftOffice EnlavistaHojadedatos,hagadobleclicencadaencabezadodecolumnay,acontinuacin,escribaunnombre decampovlidoparacadacolumna.Puedeparecerqueestescribiendodatos,perolafiladeencabezadode columnacontienenombresdecampoynocontienedatos. Guardelatabladenuevo. Importardatosdeotroorigen PuedequehayarecopiladodatosenotroprogramaydeseeimportarlosaAccess.Obien,puedequetrabaje conpersonasquealmacenansusdatosenotrosprogramasydeseeusaresosdatosenAccess.Enambos casos,Accesspermiteimportarconfacilidaddatosdeotrosprogramas.Sepuedenimportardatosdesdeuna hojadeExcel,unatabladeotrabasededatosdeAccess,unalistadeSharePointodiversosotrosorgenes.El procesovaraligeramenteenfuncindelorigen,perolassiguientesinstruccioneslesirvendepuntode partida: EnlafichaDatosExternos,enelgrupoImportar,hagaclicenelcomandocorrespondientealtipodearchivo quevaaimportar.

Porejemplo,sivaaimportardatosdeunahojadeclculodeExcel,hagaclicenExcel.Sinoapareceeltipode programacorrecto,hagaclicenMs. NotaSinoencuentraeltipodeformatocorrectoenelgrupoImportar,talveznecesiteiniciarelprograma enelquecreoriginalmentelosdatosy,acontinuacin,usareseprogramaparaguardarlosdatosenun formatodearchivocomn(comounarchivodetextodelimitado(archivodetextodelimitado:archivoque contienedatosdondelosvaloresdecampoindividualesestnseparadosporuncarcter,comounacomao unaficha.))eimportarlosdatosaAccess. EnelcuadrodedilogoObtenerdatosexternos,hagaclicenExaminarparairalarchivodedatosdeorigen,o bien,escribalarutadeaccesocompletaalarchivodedatosdeorigenenelcuadroNombredearchivo. HagaclicenlaopcindeseadabajoEspecifiquecmoydndedeseaalmacenarlosdatosenlabasededatos actual.Puedecrearunanuevatablausandolosdatosimportados,anexandolosdatosaunatablaexistenteo creandounatablavinculadaquemantengaunvnculoalorigendedatos. HagaclicenAceptar. AccessiniciaelAsistenteparaimportacin. SigalasinstruccionesdelAsistenteparaimportacin.Elprocedimientoexactodependedelaopcinde importacinovinculacinquehayaelegido.

Enlaltimapginadelasistente,hagaclicenFinalizar. Accesspreguntarsideseaguardarlosdetallesdelaoperacindeimportacinqueacabadefinalizar. Sicreequevaarealizardenuevolamismaoperacindeimportacin,hagaclicenGuardarlospasosdela importacinyescribalosdetalles. Entoncessepodrreproducirfcilmentelaoperacindeimportacin;paraello,hagaclicenImportaciones guardadasenelgrupoImportarenlafichaDatosexternos,seleccionelaespecificacindeimportaciny, despus,hagaclicenEjecutar. Sinodeseaguardarlosdetallesdelaoperacin,hagaclicenCerrar. Accessimportalosdatosaunanuevatablay,acontinuacin,muestralatablabajoTablasenelpanelde exploracin. ParaobtenermsinformacinsobrecmoimportardatosaAccess,uselosvnculosdelaseccinVeatambin enesteartculo.

CONCEPTOS BSICOS DEL DISEO DE UNA BASE DE DATOS

Una base de datos correctamente diseada permite obtener acceso a informacin exacta y actualizada.

Algunos trminos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la informacin en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de clculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que slo contenga una tabla, pero la mayora de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podra tener una tabla con informacin sobre productos, otra con informacin sobre pedidos y una tercera con informacin sobre clientes.

Cada fila recibe tambin el nombre de registro y cada columna se denomina tambin campo. Un registro es una forma lgica y coherente de combinar informacin sobre alguna cosa. Un campo es un elemento nico de informacin: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendra informacin sobre un producto, y cada columna contendra algn dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

Qu es un buen diseo de base de datos?

El proceso de diseo de una base de datos se gua por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la informacin duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la informacin sea correcta y completa. Si la base de datos contiene informacin incorrecta, los informes que recogen informacin de la base de datos contendrn tambin informacin incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarn mal fundamentadas. Un buen diseo de base de datos es, por tanto, aqul que: Divide la informacin en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes. Proporciona a Access la informacin necesaria para reunir la informacin de las tablas cuando as se precise. Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la informacin. Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generacin de informes.

El proceso de diseo
El proceso de diseo consta de los pasos siguientes: Determinar la finalidad de la base de datos Esto le ayudar a estar preparado para los dems pasos. Buscar y organizar la informacin necesaria Rena todos los tipos de informacin que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los nmeros de pedidos. Dividir la informacin en tablas Divida los elementos de informacin en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasar a ser una tabla. Convertir los elementos de informacin en columnas Decida qu informacin desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertir en un campo y se mostrar como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podra incluir campos como Apellido y Fecha de contratacin. Especificar claves principales Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequvocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido. Definir relaciones entre las tablas Examine cada tabla y decida cmo se relacionan los datos de una tabla con las dems tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones segn sea necesario. Ajustar el diseo Analice el diseo para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseo.

Aplicar las reglas de normalizacin Aplique reglas de normalizacin de los datos para comprobar si las tablas estn estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propsito de la base de datos: cmo piensa utilizarla y quin va a utilizarla. Para una pequea base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podra escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de informacin de los clientes para el envo masivo de correo y la generacin de informes". Si la base de datos es ms compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podra definirse fcilmente en uno o varios prrafos y debera incluir cundo y cmo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaracin de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseo. Esta declaracin de intenciones le permitir centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

Buscar y organizar la informacin necesaria

Para buscar y organizar la informacin necesaria, empiece con la informacin existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la informacin de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de informacin que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que disear uno para registrar la informacin de los clientes. Qu informacin incluira en el formulario? Qu casillas creara? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podra contener un nombre de cliente, su direccin, ciudad, provincia, cdigo postal y nmero de telfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla. Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien ms va a utilizar la base de datos, pdale tambin su opinin. Ms tarde podr ajustar la lista. A continuacin, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por regin, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que tambin desee generar cartas modelo para envirselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Disee el informe en su imaginacin y piense cmo le gustara que fuera. Qu informacin incluira en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudar a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones peridicas de correo electrnico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa informacin, agrega una columna "Enviar correo electrnico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en S o No. La necesidad de enviar mensajes de correo electrnico a los clientes implica la inclusin de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrnico, tendr que conocer tambin la direccin de correo electrnico a la que stos deben enviarse. Por tanto, tendr que registrar una direccin de correo electrnico para cada cliente. Parece lgico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qu elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendr que crear un elemento de saludo. Adems, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. Garca", en lugar de "Estimado Sr. Miguel ngel Garca". Esto implicara almacenar el apellido independientemente del nombre. Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de informacin en sus partes lgicas ms pequeas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividir el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sera til que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de informacin, debe incluir ese elemento en su propio campo. Piense en las preguntas que le gustara que la base de datos contestara. Por ejemplo, cuntas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? Dnde viven sus mejores clientes? Quin es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudar a determinar los elementos adicionales que necesita registrar. Una vez reunida esta informacin, ya puede continuar con el paso siguiente. Volver al principio

Dividir la informacin en tablas

Para dividir la informacin en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, despus de buscar y organizar la informacin de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podra ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aqu son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lgico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseo correcto. Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podra estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustracin anterior. A continuacin le explicaremos por qu eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuacin:

En este caso, cada fila contiene informacin sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la informacin del nombre y la direccin del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la informacin del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solucin mucho mejor. Otro problema de este diseo surge cuando es necesario modificar la informacin del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la direccin de un proveedor. Como sta aparece en muchos lugares, podra sin querer cambiar la direccin en un lugar y olvidarse de cambiarla en los dems lugares. Ese problema se resuelve registrando la informacin del proveedor en un nico lugar. Cuando disee la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que est repitiendo la misma informacin en varios lugares, como la direccin de un determinado proveedor, coloque esa informacin en una tabla distinta. Por ltimo, suponga que el proveedor Bodega Sol slo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la informacin de direccin. Cmo eliminara el producto sin perder la informacin del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, adems de datos sobre un proveedor, no

puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la informacin sobre los productos y otra tabla para la informacin sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto slo se eliminaran los datos del producto y no los datos del proveedor. Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos nicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos slo debe contener datos de productos. Como la direccin del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores. Volver al principio

Convertir los elementos de informacin en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qu informacin necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sera Nombre, Direccin, Ciudad-ProvinciaCdigo postal, Enviar correo electrnico, Saludo y Correo electrnico. Cada registro de la tabla contiene el mismo nmero de columnas, por lo que puede almacenar informacin sobre el nombre, direccin, ciudad-provincia-cdigo postal, envo de correo electrnico, saludo y direccin de correo electrnico para cada registro. Por ejemplo, la columna de direccin podra contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendr datos sobre un cliente y el campo de direccin, la direccin de ese cliente. Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisin las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la direccin consta en realidad de cinco componentes distintos: direccin, ciudad, provincia, cdigo postal y pas o regin, y parece lgico tambin almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una bsqueda o una operacin de ordenacin o filtrado por provincia, necesita que la informacin de provincia est almacenada en una columna distinta. Debe considerar tambin si la base de datos va a contener informacin slo de procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Regin en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio pas y regiones de otros pases o regiones. De igual forma, es ms lgico incluir una columna Regin en lugar de Comunidad Autnoma si va a almacenar direcciones internacionales. En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos. No incluya datos calculados En la mayora de los casos, no debe almacenar el resultado de los clculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los clculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categora de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla. Almacene la informacin en sus partes lgicas ms pequeas

Puede ceder a la tentacin de habilitar un nico campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de informacin en un campo, ser difcil recuperar datos individuales ms adelante. Intente dividir la informacin en partes lgicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categora y la descripcin.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla. Volver al principio

Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequvocamente cada fila almacenada en la tabla. sta suele ser un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de identificador de empleado o un nmero de serie. En la terminologa de bases de datos, esta informacin recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rpidamente datos de varias tablas y reunir automticamente esos datos. Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un nmero de producto que identifica inequvocamente cada producto del catlogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero slo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fcil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla. Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vaco (porque no se conoce) en algn momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal. Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las dems tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse tambin a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronizacin con las otras tablas en las que se hace referencia a ella. A menudo, se utiliza como clave principal un nmero nico arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un nmero de pedido distinto. La nica finalidad de este nmero de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumrico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumrico, Access asigna automticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fctico", es decir, no contiene informacin objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un nmero de telfono o el nombre de un cliente, es ms probable que cambie, ya que la propia informacin "fctica" podra cambiar.

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumrico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal est formada por ms de una columna se denomina clave compuesta. Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumrica para cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

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Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la informacin en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la informacin de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye informacin de varias tablas.

La informacin de este formulario procede de la tabla Clientes... ...la tabla Empleados... ...la tabla Pedidos... ...la tabla Productos... ...y la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administracin de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la informacin segn se precise. Volver al principio

Crear una relacin de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier nmero de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relacin entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relacin de uno a varios.

Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizara entonces el nmero de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque tambin es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unin de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no est seguro de las tablas que deben compartir una columna comn, al identificar una relacin de uno a varios se asegurar de que las dos tablas implicadas requerirn una columna compartida. Volver al principio

Crear una relacin de varios a varios

Considere la relacin entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin. Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relacin de varios a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qu sucedera si intenta crear la relacin entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya ms de un producto por pedido, necesita ms de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendra que repetir la informacin de pedido para cada fila relacionada con un nico pedido, lo que dara lugar a un diseo ineficaz que podra producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendra varios registros en la tabla Productos para cada producto. Cmo se soluciona este problema? La solucin a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relacin de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertara la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registrara todas las apariciones o instancias de la relacin.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artculo de lnea de un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artculos de lnea. El identificador de pedido se repite para cada artculo de lnea del pedido, por lo que el campo no contiene valores nicos. Tampoco servira utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre s, sino indirectamente a travs de la tabla Detalles de pedidos. La relacin de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios: La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de uno a varios. Cada pedido tiene varios artculos de lnea, pero cada artculo est asociado a un nico pedido. La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de uno a varios. Cada producto puede tener varios artculos asociados, pero cada artculo de lnea hace referencia nicamente a un producto. Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, as como todos los pedidos de un determinado producto. Despus de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sera similar a la siguiente:

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Crear una relacin de uno a uno

Otro tipo de relacin es la relacin de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar informacin complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que slo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la informacin con frecuencia, y como almacenar la informacin en la tabla Productos creara un espacio vaco para todos los productos que no necesitan esa informacin, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relacin entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relacin de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un nico registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn.

Cuando necesite crear una relacin de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la informacin de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algn motivo (quizs porque se creara una gran cantidad de espacio vaco), puede representar esa relacin en su diseo guindose por las pautas siguientes: Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podr definir la relacin utilizando la misma clave principal en ambas tablas. Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa. Determinar las relaciones entre las tablas le ayudar a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relacin de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relacin es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relacin. Volver al principio

Ajustar el diseo
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la informacin: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitir encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvid insertar durante la fase de diseo, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados. Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos segn lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseo para eliminar la duplicacin. Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dar cuenta de que se puede mejorar. stas son algunas comprobaciones que puede hacer: Olvid incluir alguna columna? Y, en ese caso, pertenece la informacin a alguna de las tablas existentes? Si se trata de informacin sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de informacin que desee registrar. Si la informacin no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa informacin. Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de informacin se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al pblico), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna. Ha proporcionada informacin duplicada en alguna de las tablas? Si es as, probablemente tendr que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relacin de uno a varios. Tiene tablas con muchos campos, un nmero limitado de registros y muchos campos vacos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a disear la tabla de forma que tenga menos campos y ms registros. Ha dividido cada elemento de informacin en sus partes lgicas ms pequeas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de informacin, incluya ese elemento en su propia columna.

Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene informacin sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta. Estn representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categora general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podra incluir un campo que mostrara la categora de cada producto. Suponga que despus de examinar y ajustar el diseo de la base de datos, decide almacenar una descripcin de la categora junto con su nombre. Si agrega un campo Descripcin de categora a la tabla Productos, tendra que repetir la descripcin de cada categora para cada producto perteneciente a dicha categora, lo cual no es una buena solucin. Una solucin mejor es convertir las categoras en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave principal. A continuacin, puede agregar la clave principal de la tabla Categoras a la tabla Productos como clave externa. Las tablas Categoras y Productos tienen una relacin de uno a varios: una categora puede incluir varios productos, pero un producto pertenece nicamente a una categora. Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas: Id. de producto Nombre Id1 de producto Nombre1 Id2 de producto Nombre2 Id3 de producto Nombre3 Aqu, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los dems solamente por el nmero agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseo. Un diseo como ste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un lmite mximo de nmero de productos. En cuanto supere ese lmite, deber agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante. Otro problema es que se malgastar el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el nmero mximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarn en blanco. El defecto ms grave de este diseo es que muchas tareas son difciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre. Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseo con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sera conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

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Aplicar las reglas de normalizacin

En el siguiente paso del diseo, puede aplicar las reglas de normalizacin de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalizacin). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas estn estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseo de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalizacin. La normalizacin es ms til una vez representados todos los elementos de informacin y despus de haber definido un diseo preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de informacin en las tablas adecuadas. Lo que la normalizacin no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar. Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseo adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artculo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayora de los diseos de base de datos.

Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada interseccin de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya ms de un precio. Si considera cada interseccin de filas y columnas como una celda, cada celda slo puede contener un valor.

Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no slo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal: Id. de pedido (clave principal) Id. de producto (clave principal) Nombre de producto Este diseo infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no slo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino tambin que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras. O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada ms que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas: IdProducto (clave principal) Nombre PVP

Descuento Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al pblico (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiara en consecuencia e infringira esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP. Volver al principio

Para obtener ms informacin

Para obtener ms informacin sobre los principios bsicos de diseo de una tabla, vea el artculo Crear tablas en una base de datos. Para obtener informacin adicional sobre el diseo de la base de datos, vea los libros siguientes: Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003. Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989. Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005. Volver al principio
Vea tambin

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Crear tablas en una base de datos Gua de relaciones de tablas Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequvocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. En este artculo se ofrece una descripcin de la finalidad de las claves principales y se explica cmo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.

En este artculo
Qu es una clave principal? Agregar una clave principal autonumrica Definir la clave principal Quitar la clave principal Cambiar la clave principal

Qu es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cmo debe volver a reunir la informacin. Access utiliza campos de clave principal para asociar rpidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podra aparecer tambin en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en trminos simples, es la clave principal de otra tabla.

Clave principal Clave externa A menudo, un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sera, en ese caso, la clave principal. Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas. Un ejemplo de una mala eleccin de clave principal sera un nombre o una direccin, ya que tanto el nombre como la direccin contienen informacin que puede cambiar con el tiempo. Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumrico. El campo est oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.

Si piensa que no hay ningn campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumrico. Este tipo de identificador no es "fctico", es decir, no contiene informacin objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un nmero de telfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es ms probable que cambie, ya que la propia informacin "fctica" podra cambiar.

Una columna con el tipo de datos Autonumrico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habr dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal est formada por ms de una columna se denomina clave compuesta. Volver al principio

Agregar una clave principal autonumrica

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumrico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseo. 1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuacin, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo.

4. 5. 6. 7.

Busque la primera fila vaca disponible en la cuadrcula de diseo de la tabla. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumrico. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar nmeros aleatorios.

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Definir la clave principal

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal

funcione correctamente, el campo debe identificar inequvocamente cada fila, no debe contener un valor vaco o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Para definir explcitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseo. 1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo.

4.

Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

5.

En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal. Volver al principio

Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacan la funcin de clave principal ya no servirn como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designacin de clave principal de esos campos. Al quitar la clave principal se quita tambin el ndice que se cre para ella. 1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relacin de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relacin, Access le advertir de que debe eliminar primero la relacin.

Eliminar una relacin de tabla

1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla estn abiertas, cirrelas. No se puede eliminar una relacin entre tablas abiertas. 2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

3.

Si las tablas que participan en la relacin de tabla no aparecen, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuacin, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

4.

Haga clic en la lnea de relacin de tabla correspondiente a la relacin que desea eliminar (la lnea se mostrar en negrita al seleccionarla) y, a continuacin, presione la tecla SUPR.

5.

En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

4.

En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuacin, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo.

5.

Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual. Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

6.

En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como clave principal.
NOTA

Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedir que cree una. Si elige S, se

crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumrico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumrico, Access lo utiliza como clave principal. Volver al principio

Cambiar la clave principal

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos: 1. 2. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la seccin Quitar la clave principal. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la seccin Definir la clave principal.

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Para obtener ms informacin

Para obtener ms informacin sobre el diseo de bases de datos y la seleccin de una clave principal adecuada, vea los artculos siguientes: Conceptos bsicos del diseo de una base de datos y Crear tablas en una base de datos. Volver al principio
Vea tambin

Conceptos bsicos del diseo de una base de datos Crear tablas en una base de datos

Creartablasenunabasededatos Cuandosecreaunabasededatos,losdatossealmacenanentablas,quesonlistasdefilasy columnasbasadasentemas.Porejemplo,puedecrearunatablaContactosparaalmacenarunalista denombres,direccionesynmerosdetelfono,ounatablaProductosparaalmacenarinformacin sobreproductos.Siempredebeempezaradisearunabasededatoscreandoprimerosustablas, inclusoantesdecrearotrosobjetosdebasededatos. Enesteartculoseexplicacmocreartablas.Aprenderacrearunatabla,aagregarcamposala tablayadefinirlaclaveprincipaldeunatabla.Obtendrtambininformacinsobrelostiposde datosysobreelmododedefinirpropiedadesdeloscamposydelatabla. Antesdecreartablas,debeexaminarcuidadosamentesusrequisitosydisearlabasededatospara determinarlastablasquenecesita.Paraobtenerunaintroduccinalapreparacinydiseodeuna basededatos,veaelartculoConceptosbsicosdeldiseodeunabasededatos. Enesteartculo Quesunatabla? Crearunatablanueva Crearunatablaapartirdeunaplantilladetabla Importarovincularparacrearunatabla CrearunatablaapartirdeunalistadeSharePoint AgregarcamposaunatablaenlavistaHojadedatos Agregarcamposmedianteplantillasdecampos Agregaruncampodeunatablaexistente DefinireltipodedatosdeuncampoenlavistaHojadedatos Guardarunatabla Definirlaclaveprincipal Definirlaspropiedadesdeloscampos Definirlaspropiedadesdelastablas Quesunatabla? Unatablacontienedatossobreuntemaenconcreto,comoempleadosoproductos.Cadaregistrode unatablacontieneinformacinsobreunelemento,comoundeterminadoempleado.Unregistrose componedecampos,comounnombre,unadireccinyunnmerodetelfono.Losregistrosse suelendenominartambinfilasyloscampos,columnas.

Registroofila Campoocolumna Labasededatospuedecontenermuchastablas,cadaunadeellasconinformacinsobreuntema diferente.Cadatabla,asuvez,puedecontenermuchoscamposdediferentestipos,comotexto, nmeros,fechaseimgenes.

Enlalistasiguienteseindicanalgunosejemplosdetablascomunesquepuedecrear. Unatabladeclientesconlosclientesdesuempresaysusdirecciones Uncatlogodelosproductosenventaconprecioseimgenesdecadaartculo Unatabladetareasparacontrolarlastareasylosplazos Uninventariodeequipoostockdisponible Debeplanearydisearlabasededatosconcuidadoparaasegurarsedequetieneundiseo correctoyevitarastenerquerealizarmuchoscambiosposteriormente.Paraobtenerinformacin sobrecmoplanearydisearunabasededatos,veaelartculoConceptosbsicosdeldiseodeuna basededatos. Volveralprincipio Crearunatablanueva Unabasededatossimple,comounalistadecontactos,puedecontenerslounatabla,perohay muchasbasesdedatosquecontienenvariastablas.Cuandocreaunanuevabasededatos,creaun nuevoarchivoquesirvedecontenedorparatodoslosobjetosdelabasededatos,incluidaslas tablas. Puedecrearunatablacreandounanuevabasededatos,insertandounatablaenunabasededatos existenteoimportandoovinculandounatabladesdeotroorigendedatos,comounlibrode MicrosoftOfficeExcel2007,undocumentodeMicrosoftOfficeWord2007,unarchivodetextou otrabasededatos.Cuandocreaunanuevabasededatosenblanco,seinsertaautomticamente unanuevatablavaca.Acontinuacin,puedeescribirdatosparaempezaradefinirloscampos. Crearunatablaenunanuevabasededatos HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenNuevo. EnelcuadroNombredearchivo,escribaelnombredelarchivo.Paracambiarlaubicacin,hagaclic eneliconodecarpetaparabuscarlaubicacin. HagaclicenCrear. Seabrelanuevabasededatos,secreaunanuevatabladenominadaTabla1yseabreenlavista Hojadedatos. Crearunatablaenunabasededatosexistente HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaCrear,enelgrupoTablas,hagaclicenTabla.

SeinsertaunanuevatablaenlabasededatosylatablaseabreenlavistaHojadedatos. Volveralprincipio Crearunatablaapartirdeunaplantilladetabla ParacrearunatablaContactos,Tareas,Problemas,EventosoActivos,talvezdeseepartirdeunade lasplantillasdetablasparaestostemasqueseincluyenenOfficeAccess2007.Lasplantillasde tablassedisearonparaquefuerancompatiblesconlaslistasdeMicrosoftWindowsSharePoint Services3.0delmismonombre. HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir.

EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaCrear,enelgrupoTablas,hagaclicenPlantillasdetablay,acontinuacin,seleccioneuna delasplantillasdisponiblesdelalista.

Seinsertaunanuevatablabasadaenlaplantilladetablaquehaseleccionado. Volveralprincipio Importarovincularparacrearunatabla Puedecrearunatablaimportandoovinculandoinformacinalmacenadaenotrolugar.Porejemplo, puedeimportarovincularalainformacindeunahojadeclculodeExcel,unalistadeSharePoint, unarchivoXML,otrabasededatosdeAccess,unacarpetadeMicrosoftOfficeOutlook2007yotros orgenesdistintos.Cuandoseimportalainformacin,secreaunacopiadelainformacinenuna nuevatabladelabasededatosactual.Sinembargo,cuandosevinculaalainformacin,secreauna tablavinculadaenlabasededatosquerepresentaunvnculoactivoalainformacinexistente almacenadaenotrolugar.Portanto,cuandocambielosdatosenlatablavinculada,loscambiar tambinenelorigen,conalgunasexcepciones(vealanotaacontinuacin).Cuandosecambiala informacinenelorigenmedianteotroprograma,esecambioquedareflejadoenlatablavinculada. NotaEnalgunoscasos,nopuederealizarmodificacionesenelorigendedatosatravsdeuna tablavinculada,especialmentesielorigendedatosesunahojadeclculodeExcel. Crearunanuevatablaimportandoovinculandodatosexternos Parausarunabasededatosexistente,enelmenArchivo,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. Paracrearunanuevabasededatos,enelmenArchivo,hagaclicenNuevo. EnelcuadrodetextoNombredearchivo,escribaelnombredelarchivo.Paracambiarlaubicacin, hagacliceneliconodecarpeta. HagaclicenCrear. Seabrelanuevabasededatos,secreaunanuevatabladenominadaTabla1yseabreenlavista Hojadedatos. EnlafichaDatosexternos,enelgrupoImportar,hagaclicenunodelosorgenesdedatos disponibles.

Sigalasinstruccionesdeloscuadrosdedilogo. Accesscrealanuevatablaylamuestraenelpaneldeexploracin. NotaTambinpuedeimportarovincularaunalistadeSharePointmedianteuncomandodela fichaCrear.Vealasiguienteseccinparaobtenerinstruccionesdetalladas. Volveralprincipio CrearunatablaapartirdeunalistadeSharePoint PuedecrearunatablaenlabasededatosqueimporteosevinculeaunalistadeSharePoint.Esta listapuedeexistirpreviamente,encuyocasopuedeimportarlaocrearunvnculoalamisma,obien,

puedecrearunanuevalistapersonalizadaounanuevalistabasadaenunaplantillapredefinida.Las plantillaspredefinidasdeOfficeAccess2007sonContactos,Tareas,ProblemasyEventos. Enprimerlugar,abralabasededatosenlaquedeseacrearlatabla. HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaCrear,enelgrupoTablas,hagaclicenListasdeSharePoint.

Acontinuacin,sigaunodeestosprocedimientos: Crearlalistaapartirdeunaplantilla HagaclicenContactos,Tareas,ProblemasoEventos. EnelcuadrodedilogoCrearnuevalista,escribaladireccinURLdelsitiodeSharePointdonde deseealmacenarlalista.EscribatambinelnombredelanuevalistadeSharePointyespecifiqueuna descripcin. Sideseaquelatablavinculadaseabraunavezcreada,activelacasilladeverificacinAbrirlalistaal finalizar(apareceactivadadeformapredeterminada).Encasocontrario,desactivelacasillade verificacin. HagaclicenAceptar. Crearunanuevalistapersonalizada HagaclicenPersonalizado. EnelcuadrodedilogoCrearnuevalista,escribaladireccinURLdelsitiodeSharePointdonde deseealmacenarlalista.EscribatambinelnombredelanuevalistadeSharePointyespecifiqueuna descripcin. Sideseaquelatablavinculadaseabraunavezcreada,activelacasilladeverificacinAbrirlalistaal finalizar(apareceactivadadeformapredeterminada).Encasocontrario,desactivelacasillade verificacin. HagaclicenAceptar. Importarlosdatosdeunalistaexistente HagaclicenListadeSharePointexistente. EnelcuadrodedilogoObtenerdatosexternos,escribaladireccinURLdelsitiodeSharePointque contienelalista. HagaclicenImportarelorigendedatosenunanuevatabladelabasededatosactual. HagaclicenSiguiente. ActivelacasilladeverificacinsituadajuntoalaslistasdeSharePointquedeseaimportar. HagaclicenAceptar. Vincularaunalistaexistente HagaclicenListadeSharePointexistente. EnelcuadrodedilogoObtenerdatosexternos,escribaladireccinURLdelsitiodeSharePointque contienelalista. HagaclicenVincularalorigendedatoscreandounatablavinculada. HagaclicenSiguiente. ActivelacasilladeverificacinsituadajuntoalaslistasdeSharePointquedeseavincular.

HagaclicenAceptar. Volveralprincipio AgregarcamposaunatablaenlavistaHojadedatos Loselementosdeinformacindelosquesedesearealizarunseguimientosealmacenanencampos (denominadostambincolumnas).Porejemplo,enunatablaContactospodracrearcamposparael apellido,elnombre,elnmerodetelfonoyladireccin,entreotros.ParaunatablaProductos, podracrearcamposparaelnombredelproducto,elidentificadordelproductoyelprecio. Esimportanteelegirloscamposconcuidado.Porejemplo,noesrecomendablecrearuncampopara almacenaruncampocalculado;esmejordejarqueOfficeAccess2007calculeelvalorcuandosea necesario.Cuandoelijaloscampos,intentealmacenarlainformacinensuspartesmspequeas posibles.Porejemplo,enlugardealmacenarunnombrecompleto,espreferiblealmacenarel apellidoyelnombreporseparado.Porreglageneral,sinecesitarealizarinformes,ordenarorealizar bsquedasoclculosconunelementodeinformacin,pongaeseelementoenunacolumna independiente.Paraobtenermsinformacinsobreeldiseodeunabasededatosylaseleccinde campos,veaelartculoConceptosbsicosdeldiseodeunabasededatos. Uncampotienedeterminadascaractersticasquelodefinen.Porejemplo,cadacampotieneun nombrequeloidentificainequvocamentedentrodelatabla.Tambintieneuntipodedatosen consonanciaconlainformacinquealmacena.Eltipodedatosdeterminalosvaloresquesepueden almacenarylasoperacionesquesepuedenrealizar,ascomolacantidaddeespaciode almacenamientoprovistaparacadavalor.Cadacampotienetambinungrupodeopciones denominadaspropiedadesquedefinenlascaractersticasformalesofuncionalesdelcampo.Por ejemplo,lapropiedadFormatodefineelformatodepresentacindelcampo,esdecir,qu aparienciatendrcuandosemuestre. Cuandosecreaunanuevatabla,latablaseabreenlavistaHojadedatos.Puedeagregar inmediatamenteuncampoescribiendoinformacinenlacolumnaAgregarnuevocampo.

Agregarunnuevocampoaunatablaexistente HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. Enelpaneldeexploracin,hagadobleclicenunadelastablasdisponiblesparaabrirla. EscribalosdatosenlaceldasituadadebajodelttulodecolumnaAgregarnuevocampo. Agregarunnuevocampoaunatablanueva HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaCrear,enelgrupoTablas,hagaclicenTabla.

 AccessinsertaunanuevatablaenlabasededatosylaabreenlavistaHojadedatos. EscribalosdatosenlaceldasituadadebajodelttulodecolumnaAgregarnuevocampo. Cuandoespecifiquedatosenlanuevacolumna,OfficeAccess2007utilizarlainformacin especificadaparareconocereltipodedatosadecuadoalcampo.Porejemplo,siescribeunafecha enlacolumna,como1/1/2006,OfficeAccess2007examinalainformacinespecificada,determina quesetratadeunafechaydefineeltipodedatosdelcampoenFecha/Hora.SiAccessnopuede determinareltipodedatosapartirdelainformacinespecificada,defineeltipodedatosenTexto. Enlatablasiguienteseindicacmofuncionaladeteccinautomticadetiposdedatosenlavista Hojadedatos. Siescribe: Antonio http://www.contoso.com Puedeutilizarcualquierprefijovlidode protocolodeInternet.Porejemplo,http://, https://ymailto:sonprefijosvlidos. 50000 50.000 50.000,99 50000,389 31/12/2006 Losformatosdefechayhorareconocidosson losdelaconfiguracinregionaldelusuario. 31dediciembrede2006 10:50:23 10:50a.m. 17:50 12,50$ Elsmbolodemonedareconocidoeseldela configuracinregionaldelusuario. 21,75 123,00% 3,46E+03 OfficeAccess2007creauncampoconeltipodedatos: Texto Hipervnculo

Nmero,enterolargo Nmero,enterolargo Nmero,doble Nmero,doble Fecha/Hora

Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Moneda

Nmero,doble Nmero,doble Nmero,doble

Ademsdedeterminareltipodedatos,OfficeAccess2007puededefinirlapropiedadFormato, segnlosdatosqueespecifique.Porejemplo,siescribe10:50a.m.,Accessdefineeltipodedatos Fecha/HoraylapropiedadFormatocomohoramediana. Sideseadefinirexplcitamenteeltipodedatosyelformatodeuncamporeemplazandolaopcin proporcionadaporOfficeAccess2007,debeutilizarloscomandosdelgrupoFormatoytipodedatos delafichaHojadedatos. Definirexplcitamenteeltipodedatos EnlafichaHojadedatos,enelgrupoFormatoytipodedatos,hagaclicenTipodedatos.

Hagacliceneltipodedatosquedesee. Definirexplcitamenteelformato EnlafichaHojadedatos,enelgrupoFormatoytipodedatos,hagaclicenFormato. Hagaclicenelformatoquedesee. CuandoagregauncampoescribiendoinformacinenlaceldasituadadebajodelttuloAgregar nuevocampo,OfficeAccess2007asignaautomticamenteunnombrealcampo.Estosnombres empiezanporCampo1paraelprimercampo,Campo2paraelsegundocampo,yassucesivamente. Esrecomendableusarnombresdecampomsdescriptivos.Puedecambiarelnombredelcampo haciendoclicconelbotnsecundariodelmouse(ratn)ensuttuloyhaciendoclicdespusen Cambiarnombredecolumnaenelmencontextual. Losnombresdecampopuedencontenerunmximode64caracteres(letrasonmeros),incluidos espacios.Debeprocurarasignarnombresdescriptivosaloscamposparaquepuedaidentificarlos fcilmentecuandoveaoediteregistros.Porejemplo,puedeutilizarnombresdecampocomo Apellido,DireccinyTelfonoparticular. Volveralprincipio Agregarcamposmedianteplantillasdecampos Algunasvecesesmssencilloelegiruncampodeunalistapredefinidadecamposquecrearlo manualmente.PuedeutilizarelpaneldetareasPlantillasdecamposparaelegiruncampodeuna listapredefinida.OfficeAccess2007incluyeunconjuntodeplantillasdecamposintegradasquele puedenahorrarmuchotiempoalahoradecrearcampos.Paracrearunnuevocampomedianteuna plantilladecampos,debemostrarelpanelPlantillasdecamposy,acontinuacin,arrastrarycolocar unaovariasplantillasenlatablaabiertaenlavistaHojadedatos. Unaplantilladecampoesunconjuntopredefinidodecaractersticasypropiedadesquedescribenun campo.Ladefinicindeplantilladecampoincluyeunnombredecampo,untipodedatos,una configuracindelapropiedaddeformatodelcampoyunnmerodepropiedadesadicionalesdeun campoque,enconjunto,formanunmodeloquesirvecomopuntodepartidaparacrearunnuevo campo. AsegresedequelatablaestenlavistaHojadedatos. EnlafichaHojadedatos,enelgrupoCamposycolumnas,hagaclicenNuevocampo.

 ApareceelpanelPlantillasdecampos. SeleccioneunoovarioscamposenelpanelPlantillasdecamposyarrstrelosalatabla.Cuando aparezcalalneadeinsercin,coloqueelcampoensuposicin. Elcampoapareceenlahojadedatos. Lasplantillasdecampossonmodelos.Proporcionanunpuntodepartidaapartirdelcualpuede crearunnuevocampo.Perostenoeselnicopuntodepartidadesdeelquepuedecrearunnuevo campo.Ademsdecrearunnuevocampodesdeunaplantilladecampo,puedecrearlotambin desdeuncampoexistenteenotratabla. Volveralprincipio Agregaruncampodeunatablaexistente Siutilizaunabasededatosquecontienevariastablas,puedeagregaruncampodeotratabla.De hecho,esmuyprobablequealgunasdeestastablasestnrelacionadas.Enunabasededatos relacional,lainformacinsealmacenaentablasdistintasbasadasentemasy,despus,sedefinen relacionesqueproporcionanalsistemadeadministracindebasesdedatosloquenecesitapara reunirlainformacinsegnseprecise.OfficeAccess2007permitecrearunnuevocampo agregndolodeotratablarelacionadaodeotratablaparalaquenosehacreadounarelacin.El camposeagregamediantelalistadecampos,quecontieneloscamposdisponiblesdeotrastablas delabasededatos.

 AbrirelpanelListadecampos HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. Enelpaneldeexploracin,hagadobleclicenlatablaalaquedeseaagregaruncampoexistente. LatablaseabreenlavistaHojadedatos. EnlafichaHojadedatos,enelgrupoCamposycolumnas,hagaclicenAgregarcamposexistentes.

ApareceelpanelListadecampos. EnelpanelListadecampossemuestrantodaslasotrastablasdelabasededatosagrupadasen categoras.CuandotrabajaconunatablaenlavistaHojadedatos,semuestrandoscategorasenel panelListadecampos:CamposdisponiblesentablasrelacionadasyCamposdisponiblesenotras tablas.Laprimeracategoracontienetodaslastablasconlasquelatablaabiertamantieneuna relacin.Lasegundacategoracontienetodaslastablasconlasquelatablanotieneninguna relacin.

Paraobtenermsinformacinsobrelasrelacionesdetablas,veaelartculoCrear,modificaro eliminarunarelacin. Alhacerclicenelsignoms(+)situadojuntoalatabla,apareceunalistadetodosloscampos disponiblesenesatabla.Paraagregaruncampoalatabla,arrastreycoloqueelcampoquedesee delpanelListadecamposenlatablaenlavistaHojadedatos. AgregaruncampodesdeelpanelListadecampos HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. Enelpaneldeexploracin,hagadobleclicenlatablaalaquedeseaagregaruncampoexistente. LatablaseabreenlavistaHojadedatos. EnlafichaHojadedatos,enelgrupoCamposycolumnas,hagaclicenAgregarcamposexistentes.

ApareceelpanelListadecampos. Hagaclicenelsignoms(+)situadojuntoalatablaquecontienelalistadecamposdeesatabla. ArrastreelcampoquedeseedelpanelListadecamposalatablaenlavistaHojadedatos. Cuandoaparezcalalneadeinsercin,coloqueelcampoensuposicin.

SeiniciaelAsistenteparabsquedas. Sigalasinstruccionesparautilizarelasistente. Cuandoterminedeutilizarelasistente,aparecerelcampoenlatablaenlavistaHojadedatos. NotaCuandosearrastraycolocauncampodeunatablanorelacionadaydespusseutilizael Asistenteparabsquedas,secreaautomticamenteunarelacindeunoavariosentrelatabladela Listadecamposylatablaabierta. Volveralprincipio DefinireltipodedatosdeuncampoenlavistaHojadedatos OfficeAccess2007sueledetectarcorrectamenteeltipodedatosparauncampocreadoenlavista Hojadedatos.Algunasveces,sinembargo,tendrquemodificarladecisintomadaporAccess.Por ejemplo,sitienedosidentificadoresdeproductoquesirvenparaidentificarlosproductosquevende yescribeunidentificadornumrico,como1003,enunatablaenlavistaHojadedatos,la caractersticadedeteccinautomticadetiposdedatosdefiniruntipodedatosnumricoparael campo.Sinembargo,slosedebenutilizartiposdedatosnumricosparaloscamposqueparticipan enclculosaritmticos.Normalmente,losidentificadorescomounidentificadordeproductodeben almacenarseconeltipodedatosTexto. Sideseadefinirexplcitamenteeltipodedatosyelformatodeuncamporeemplazandolaopcin proporcionadaporOfficeAccess2007,debeutilizarloscomandosdelgrupoFormatoytipodedatos delafichaDatos. Definirexplcitamenteeltipodedatos EnlafichaHojadedatos,enelgrupoFormatoytipodedatos,hagaclicenTipodedatos.

 Hagacliceneltipodedatosquedesee. Utilicelatablasiguienteparadeterminareltipodedatoscorrecto. Definirexplcitamenteelformato EnlafichaHojadedatos,enelgrupoFormatoytipodedatos,hagaclicenFormato. Hagaclicenelformatoquedesee. EnlatablasiguientesedescribenlostiposdedatosdisponiblesparaloscamposenOfficeAccess 2007. Tipodedatos Texto Almacena Tamao

Caracteresalfanumricos Hasta255caracteres. Seutilizaparatextooparatextoynmerosque noseempleanenclculos,comoId.de producto. Caracteresalfanumricos(conunalongitud mayorde255caracteres)otextoconformato detextoenriquecido. Seutilizaparatextoquecontienemsde255 caracteresoqueutilizaformatodetexto enriquecido.Lasnotas,lasdescripcioneslargas ylosprrafosconformatocomonegritao cursivasonejemploscomunesdedatospara losqueseutilizarauncampoMemo. Valoresnumricos(enterosovalores fraccionarios). Seutilizaparaalmacenarnmerosutilizadosen clculos,salvolosvaloresmonetarios,paralos queseutilizaeltipodedatosMoneda. Fechasyhoras. Seutilizaparaalmacenarvaloresdefechay hora.Tengaencuentaquecadavalor almacenadocontieneuncomponentedefecha yotrodehora. Valoresmonetarios. Seutilizaparaalmacenarvaloresmonetarios (importes). ValornumriconicoqueOfficeAccess2007 insertaautomticamentecuandoseagregaun registro. Hasta1gigabytedecaractereso 2gigabytesdealmacenamiento (2bytesporcarcter),delos cualespuedemostrar65.535 caracteresenuncontrol.

Memo

Nmero

1,2,4u8bytes,o16bytes cuandoseutilizaparaId.de rplica.

Fecha/Hora

8bytes.

Moneda

8bytes.

Autonumrico

4byteso16bytescuandose utilizaparaId.derplica.

Seutilizaparagenerarvaloresexclusivosquese puedanemplearcomoclaveprincipal.Tengaen cuentaqueenloscamposautonumricoslos valorespuedenaumentarsecuencialmenteen unincrementoespecificadooaleatoriamente. S/No Valoresbooleanos. SeutilizaparacamposVerdadero/Falsoque puedencontenerunodedosvaloresposibles: S/NooVerdadera/Falso,porejemplo. ObjetosOLEuotrosdatosbinarios. SeutilizaparaalmacenarobjetosOLEdeotras aplicacionesdeMicrosoftWindows. Fotografas,imgenes,archivosbinarios, archivosdeOffice. Eseltipodedatosqueseprefierepara almacenarimgenesdigitalesycualquiertipo dearchivobinario. 1bit(8bits=1byte).

ObjetoOLE

Hasta1gigabyte.

Datosadjuntos

Paralosdatosadjuntos comprimidos,2gigabytes.Para losdatosadjuntosno comprimidos,alrededorde700 k,segnlacapacidadde compresindelosdatos adjuntos. Hasta1gigabytedecaractereso 2gigabytesdealmacenamiento (2bytesporcarcter),delos cualespuedemostrar65.535 caracteresenuncontrol.

Hipervnculo

Hipervnculos. Seutilizaparaalmacenarhipervnculosy proporcionaraccesoconunsoloclicapginas WebatravsdeunadireccinURL(localizador uniformederecursos)oaarchivosatravsde unnombreenformatoUNC(convencinde nomenclaturauniversal).Puedecreartambin vnculosalosobjetosdeAccessalmacenados enunabasededatos. Enrealidadnoesuntipodedatos;iniciael Asistenteparabsquedas. SeutilizaparainiciarelAsistentepara bsquedasycrearuncampoqueutiliceun cuadrocombinadoparabuscarunvalordeotra tabla,consultaolistadevalores.

Asistentepara bsquedas

Basadoenunatablaoconsulta: eltamaodelacolumna asociada. Basadoenunvalor:eltamao delcampoTextoutilizadopara almacenarelvalor.

SugerenciaParalosnmerosdetelfono,losnmerosdepiezayotrosnmerosquenosevana utilizarenclculosmatemticos,debeseleccionareltipodedatosTextoenlugardeltipodedatos Nmero. ParalostiposdedatosTextoyNmero,puedeespecificarconmayordetalleeltamaodelcampoo eltipodedatosestableciendounvalorenelcuadrodepropiedadTamaoDelCampo. Volveralprincipio Guardarunatabla

Despusdeagregarcamposaunatabla,debeguardarsudiseo.Cuandoguardeunatablapor primeravez,asgneleunnombrequedescribalainformacinquecontiene.Puedeutilizarhasta64 caracteres(letrasonmeros),incluidosespacios.Porejemplo,podraasignaraunatablaelnombre Clientes,InventariodepiezasoProductos. HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenGuardar. Obien, Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlafichadedocumentodelatablay,acontinuacin, hagaclicenGuardarenelmencontextual. Obien, HagaclicenGuardarenlaBarradeherramientasdeaccesorpido. Sieslaprimeravezqueguardalatabla,escribaunnombreparalatablay,acontinuacin,hagaclic enAceptar. Volveralprincipio Definirlaclaveprincipal Laclaveprincipaldeunatablaconstadeunoovarioscamposqueidentificaninequvocamentecada filaalmacenadaenlatabla.Normalmente,hayunnmerodeidentificacinexclusivo,comoun nmerodeId.,unnmerodeserieouncdigoquesirvedeclaveprincipal.Porejemplo,enuna tablaClientes,cadaclientepodratenerunnmerodeId.declientedistinto.ElcampoId.decliente sera,enesecaso,laclaveprincipaldelatabla. Unbuencandidatoparaunaclaveprincipaldebetenervariascaractersticas.Enprimerlugar,debe identificarinequvocamentecadafila.Ensegundolugar,nuncadebeestarvaconisernulo(siempre debecontenerunvalor).Entercerlugar,casinunca(o,preferiblemente,nunca)debecambiar. Accessutilizacamposdeclaveprincipalparareunirrpidamentelosdatosdevariastablas. Siempredebeespecificarunaclaveprincipalparaunatabla.Accesscreaautomticamenteunndice paralaclaveprincipal,quepermiteagilizarlasconsultasyotrasoperaciones.Accesscomprueba tambinquecadaregistrotieneunvalorenelcampodeclaveprincipalyquesteessiempre distinto. CuandocreaunanuevatablaenlavistaHojadedatos,Accesscreaautomticamenteunaclave principalyleasignaunnombredecampodeId.yeltipodedatosAutonumrico.Elcampoest ocultoenlavistaHojadedatos,perosepuedeverenlavistaDiseo. CambiaralavistaDiseo Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlafichadeldocumentoy,acontinuacin,hagaclic enVistaDiseo. Obien, Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelnombredetablaenelpaneldeexploraciny,a continuacin,hagaclicenVistaDiseo. Obien, HagaclicenVistaDiseoenlabarradeestadodeAccess. Paracambiaroquitarlaclaveprincipal,oparadefinirlaclaveprincipaldeunatablaqueannotiene ninguna,debeutilizarlavistaDiseo. Establecerocambiarlaclaveprincipal AbralatablaenlavistaDiseo. Seleccioneelcampooloscamposquedeseautilizarcomoclaveprincipal. Paraseleccionaruncampo,hagaclicenelselectordefilasdelcampoquedesee.

Paraseleccionarvarioscampos,presionelateclaCTRLyhagaclicenelselectordefilasdecada campo. EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenClaveprincipal.

Seagregaunindicadordeclavealaizquierdadelcampoocamposquehaespecificadocomoclave principal. Quitarlaclaveprincipal AbralatablaenlavistaDiseo. Hagaclicenelselectordefilasdelaclaveprincipalactual. Silaclaveprincipalconstadeunsolocampo,hagaclicenelselectordefilasdeesecampo. Silaclaveprincipalconstadevarioscampos,hagaclicenelselectordefilasdetodosloscamposde laclaveprincipal. EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenClaveprincipal.

Elindicadordeclavesequitadelcampoocamposqueespecificpreviamentecomoclaveprincipal. NotaCuandoguardeunanuevatablasindefinirningunaclaveprincipal,Accesslepedirquecree una.SieligeS,secreauncampoId.coneltipodedatosAutonumricoparaproporcionarunvalor exclusivoparacadaregistro.Silatablayaincluyeuncampoautonumrico,Accessloutilizacomo claveprincipal. Volveralprincipio Definirlaspropiedadesdeloscampos Puedecontrolarlaaparienciadelainformacin,impedirqueseespecifiquenentradasincorrectas, especificarvalorespredeterminados,agilizarlasoperacionesdebsquedayordenacinycontrolar otrascaractersticasdelaaparienciaydelfuncionamientodefiniendopropiedadesdecampo.Por ejemplo,puedeaplicarformatoalosnmerosparafacilitarsulecturaopuededefinirunareglade validacinquedebasatisfacerseparalainformacinespecificadaenuncampo. Eltipodedatosdelcampodeterminalaspropiedadesquesepuedendefinir.Porejemplo,la propiedadSloAnexarsloseaplicaauncampodefinidoeneltipodedatosMemo.Nosepuede definirestapropiedadenuncampoconotrotipodedatos. Accessutilizaladefinicindelaspropiedadesdeuncampoalconsultaryeditarlosdatos.Por ejemplo,laspropiedadesFormato,MscaraDeEntradayTtuloafectanalmodoenquela informacinapareceenlashojasdedatosdetablayconsulta.Asimismo,todosloscontrolesdelos nuevosformulariosoinformesbasadosenloscamposdelatablaheredandeformapredeterminada lamismadefinicindepropiedades.Paradefinirelvalorpredeterminadodeuncampooexigirque elusuarioespecifiqueunvalor,seusanotraspropiedadesqueAccessobligaarespetarcuandose agreganoseeditandatosdelatabla. DefinirunapropiedaddecampoparaunatablaenlavistaHojadedatos AbralatablaenlavistaHojadedatos.

Hagaclicenelcampoparaelquedeseadefinirlapropiedad. EnlafichaHojadedatos,enelgrupoTipodedatosyformato,seleccioneunodelossiguientes comandos:

nicadefinelapropiedadIndizado. Serequiere:activaodesactivaelvalordelapropiedadRequerido.SisehadefinidoenS,se estableceenNo.SisehadefinidoenNo,seestableceenS. EnlavistaHojadedatos,sepuedendefinirpocaspropiedadesdecampo.Paradefinirotras propiedadesdecampo,debeabrirlatablaenlavistaDiseo. Parateneraccesoydefinirlalistacompletadepropiedadesdecampo,debeutilizarlavistaDiseo. DefinirunapropiedaddecampoparaunatablaenlavistaDiseo AbralatablaenlavistaDiseo. Enlapartesuperiordelacuadrculadediseodelatabla,hagaclicenelcampoparaelquedesea definirpropiedades(odesplceseaesecampomediantelasteclasdedireccin). Accessmuestralaspropiedadesdeestecampoenlaparteinferiordelacuadrculadediseodela tabla.Eltipodedatosdelcampodeterminalaspropiedadesquesepuedendefinir. Enlaparteinferiordelaventana,bajoPropiedadesdelcampo,hagaclicenelcuadrodelapropiedad delcampoquedeseadefinir.TambinpuedepresionarF6ydesplazarsealapropiedadconlasteclas dedireccin. Especifiqueunvalorparalapropiedado,siapareceunaflechaenelmargenderechodelcuadrode propiedad,hagaclicenlaflechaparaseleccionarunvalordeunalistadevaloresdelapropiedad. Enlatablasiguientesemuestranlaspropiedadesdecampodisponibles. Utiliceestapropiedad decampo TamaoDelCampo Formato LugaresDecimales NuevosValores MscaraDeEntrada Ttulo ValorPredeterminado Para Definireltamaomximodelosdatosalmacenadosconeltipodedatos Texto,NmerooAutonumrico. Personalizarelmodoenqueapareceelcampocuandosemuestrao imprime. Especificarelnmerodeposicionesdecimalesutilizadasalmostrar nmeros. IndicarsielvalordeuncampoAutonumricoaumentaorecibeunvalor aleatorio. Mostrarcaracteresdeedicincomoguaparalaentradadedatos. Definireltextoquesemuestradeformapredeterminadaenlasetiquetas delosformularios,informesyconsultas. Asignarautomticamenteunvalorpredeterminadoauncampocuandose

agregannuevosregistros. ReglaDeValidacin TextoDeValidacin Requerido PermitirLongitudCero Indizado CompresinUnicode ModoIME ModoDeOracionesIME EtiquetasInteligentes SloAnexar FormatoDeTexto Proporcionarunaexpresinquedebeserverdaderacuandoseagregao cambiaelvalordelcampo. Especificareltextoqueaparececuandounvalorinfringelaexpresin ReglaDeValidacin. Exigirqueseespecifiquendatosenuncampo. Permitirqueseespecifique(estableciendolapropiedadenS)unacadena delongitudcero("")enuncampoTextooMemo. Agilizarelaccesoalosdatosdeuncampomediantelacreacinyutilizacin deunndice. Comprimireltextoalmacenadoenestecampocuandoseespecificauna grancantidaddetexto(>4.096caracteres) ControlarlaconversindecaracteresenlaversinasiticadeWindows. ControlarlaconversindecaracteresenlaversinasiticadeWindows. Anexarunatarjetainteligentealcampo. Permitirelcontroldeversiones(estableciendolapropiedadenS)deun campoMemo. SeleccionarTextoenriquecidoparaalmacenartextocomoHTMLypermitir elformatodetextoenriquecido.SeleccionarTextosinformatopara almacenarslotexto. Especificarlaalineacinpredeterminadadeltextodentrodeuncontrol. Especificarelnmerototaldedgitospermitidos,incluidoslosqueaparecen aladerechayalaizquierdadelacomadecimal. Especificarelnmeromximodedgitosquepuedenalmacenarseala derechayalaizquierdadelacomadecimal.

AlineacinDelTexto Precisin Escala

Sideseadisponerdemsespacioparaproporcionaromodificarlaconfiguracindeunapropiedad enelcuadrodepropiedad,presioneMAYS+F2paramostrarelcuadroZoom.Sivaaespecificaruna mscaradeentradaounaexpresindevalidacinydeseaobtenerayuda,hagaclicen situado juntoalcuadrodepropiedadparamostrarelgeneradorcorrespondiente. Paraguardarloscambios,hagaclicenGuardarenlaBarradeherramientasdeaccesorpido. Obien, Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlafichadedocumentodelatablay,acontinuacin, hagaclicenGuardarenelmencontextual. Obien, HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenGuardar. Enlatablasiguienteseproporcionainformacinadicionalsobrelaspropiedadesdecampo TamaoDelCampo,FormatoyNuevosValores.

 Propiedad TamaoDelCampo Texto Descripcin Escribaunvalorhastaunmximode255caracteres.Loscamposdetexto puedentenerentre1y255caracteres.Paracamposdetextoms grandes,utiliceeltipodedatosMemo. Seleccioneunadelasopcionessiguientes: Byte:paravaloresnumricoscomprendidosentre0y255.Elrequisitode almacenamientoesdeunsolobyte. Entero:paravaloresnumricoscomprendidosentre32.768y+32.768.El requisitodealmacenamientoesdedosbytes. Enterolargo:paravaloresnumricoscomprendidosentre2.147.483,648 y+2.147.483,647.Elrequisitodealmacenamientoesdecuatrobytes. SugerenciaUtiliceunenterolargoparaalmacenarcomoclaveexternael valorqueapareceenelcampoAutonumricodeclaveprincipaldeotra tabla. Simple:paravaloresnumricosdepuntoflotantecomprendidosentre 3,4x1038y+3,4x1038yhastasietedgitossignificativos.Elrequisitode almacenamientoesdecuatrobytes. Doble:paravaloresnumricosdepuntoflotantecomprendidosentre 1,797x10308y+1,797x10308yhasta15dgitossignificativos.El requisitodealmacenamientoesdeochobytes. Id.derplica:paraalmacenarunidentificadorglobalexclusivonecesario paralarplica.Elrequisitodealmacenamientoesde16bytes.Tengaen cuentaqueelformatodearchivo.accdbnoadmitelarplica. Decimal:paravaloresnumricoscomprendidosentre9,999...x1027y +9,999...x1027.Elrequisitodealmacenamientoesde12bytes. Seleccioneunadelasopcionessiguientes: Enterolargo:paralosvaloresnumricosexclusivoscomprendidosentre1 hasta+2.147.483.648cuandolapropiedaddecampoNuevosValoresse haestablecidoenIncremento,yentre2.147.483,648y+2.147.483,647 cuandolapropiedaddecampoNuevosValoressehaestablecidoen Aleatoria.Elrequisitodealmacenamientoesdecuatrobytes. Id.derplica:paraalmacenarunidentificadorglobalexclusivonecesario paralarplica.Elrequisitodealmacenamientoesde16bytes.Tengaen cuentaqueelformatodearchivo.accdbnoadmitelarplica.

Nmero

Autonumrico

PropiedadFormato Texto Nmero Puededefinirunformatopersonalizado.Paraobtenermsinformacin, veaFormatodedatosentablas,formularioseinformes. Seleccioneunadelasopcionessiguientes: Nmerogeneral:muestraelnmerotalcomoseescribe. Porejemplo,3456,789aparececomo3456,789.

Moneda:muestraelnmeroconelseparadordemilesyaplicala configuracindelasopcionesdeconfiguracinregionalydeidiomadel Paneldecontrolparalosimportesnegativos,lossmbolosdecimalesyde monedaylasposicionesdecimales. Porejemplo,3456,789aparececomo3.456,789$. Euro:muestraelnmeroconelsmbolodemonedadeeuro, independientementedelsmboloespecificadoenlasopcionesde configuracinregionalydeidioma. Fijo:muestraalmenosundgitoyaplicalaconfiguracindelasopciones deconfiguracinregionalydeidiomadelPaneldecontrolparalos importesnegativos,lossmbolosdecimalesydemonedaylasposiciones decimales. Porejemplo,3456,789aparececomo3456,79. Estndar:muestraelnmeroconelseparadordemilesyaplicala configuracindelasopcionesdeconfiguracinregionalydeidiomadel Paneldecontrolparalosimportesnegativos,lossmbolosdecimalesylas posicionesdecimales.Nomuestraelsmbolodemoneda. Porejemplo,3456,789aparececomo3.456,79. Porcentaje:multiplicaelvalorpor100ymuestraelnmeroconelsigno deporcentajealfinal.Aplicalaconfiguracindelasopcionesde configuracinregionalydeidiomadelPaneldecontrolparalosimportes negativos,lossmbolosdecimalesylasposicionesdecimales. Porejemplo,0,3456aparececomo35%. Cientfico:muestraelvalorenlanotacincientficaestndar. Porejemplo,3456,789aparececomo3,46E+03. Fecha/Hora Seleccioneunodesiguientesformatosdepresentacinpredefinidos: Fechageneral:muestraelvalormedianteunacombinacindela configuracindefechacortayhoralarga. Fechalarga:muestraelvalorutilizandolaconfiguracindefechalarga definidaenlasopcionesdeconfiguracinregionalydeidiomadelPanel decontrol. Fechamediana:muestraelvalormedianteelformatoddmmmaa(14 jul06,porejemplo). Fechacorta:muestraelvalorutilizandolaconfiguracindefechacorta definidaenlasopcionesdeconfiguracinregionalydeidiomadelPanel decontrol. Horalarga:muestraelvalorutilizandolaconfiguracindehoradefinida enlasopcionesdeconfiguracinregionalydeidiomadelPanelde control. Horamediana:muestraelvalorutilizandoelformatoHH:MMPM.,donde HHeslahora,MMsonlosminutosyPMesa.m.op.m.Lahorapuede estarcomprendidaentre1y12,ylosminutosentre0y59. Horacorta:muestraelvalorutilizandoelformatoHH:MM,dondeHHesla horayMMsonlosminutos.Lahorapuedeestarcomprendidaentre0y

23ylosminutosentre0y59. S/No Seleccioneunadelasopcionessiguientes: Verdadero/Falso:muestraelvalorcomoVerdaderooFalso. S/No:muestraelvalorcomoSoNo. Activado/Desactivado:muestraelvalorcomoActivadooDesactivado. NotaEnlasopcionesanteriores,Activado,VerdaderoySson equivalentes,yFalso,NoyDesactivadosontambinequivalentes.

Propiedad NuevosValores Autonumrico Seleccioneunadelasopcionessiguientes(sloparaeltipodedatos Autonumrico): Incremento:iniciaelvaloren1yloincrementaen1paracadanuevo registro. Aleatorio:empiezaconunvaloraleatorioyasignaunvaloraleatorioa cadanuevoregistro.

Volveralprincipio Definirlaspropiedadesdelastablas Ademsdelaspropiedadesdecampo,pudedefinirpropiedadesqueseapliquenatodalatablaya todoslosregistros.Estaspropiedadessedefinenenlahojadepropiedadesdelatabla. Definirunapropiedaddetabla AbralatablaenlavistaDiseo. EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades.

Semuestralahojadepropiedadesdelatabla. Hagaclicenelcuadrodelapropiedadquedeseadefinir. Escribaunvalorparalapropiedad. Enlatablasiguientesemuestranlaspropiedadesdetabladisponibles. Utiliceestapropiedaddetabla Descripcin PresentacinPredeterminada ReglaDeValidacin TextoDeValidacin Filtro Para Proporcionarunadescripcindelatabla. Definirlahojadedatos,latabladinmicaoelgrficodinmicocomo lavistapredeterminadaalabrirselatabla. Especificarunaexpresinquedebeserverdaderacuandoseagregue osemodifiqueunregistro. Especificareltextoqueaparececuandounregistroinfringela expresindeReglaDeValidacin. Definircriteriosdemodoquesemuestrennicamentelasfilas

coincidentesenlavistaHojadedatos. OrdenarPor NombreHojaSecundariaDeDatos Seleccionarunoovarioscamposparaespecificarelcriteriode ordenacinpredeterminadodelasfilasenlavistaHojadedatos. IndicarsivaaaparecerunahojasecundariadedatosenlavistaHoja dedatosy,encasoafirmativo,qutablaoconsultavaaproporcionar lasfilasdelahojasecundariadedatos. Mostrarloscamposdelatablaoconsultausadaparalahoja secundariadedatosquecoincidenconelcampooloscamposdeclave principaldeestatabla. Mostrarelcampooloscamposdeclaveprincipaldeestatablaque coincidenconloscampossecundariosdelahojasecundariadedatos. Indicarsisevanaexpandirymostrartodaslasfilasdisponiblesdela hojasecundariadedatos(valorpredeterminado)alabrirse,odefinirel altodelaventanadehojasecundariadedatosdemodoquese muestrealabrirse.

VincularCamposSecundarios

VincularCamposPrincipales AltoHojaSecundariaDeDatos

HojaSecundariaDeDatosExpandida Indicarsivanaexpandirsetodaslashojassecundariasdedatosal abrirselatabla. Orientacin MostrarVistasEnSharePoint Definirlaorientacindelavista,segnsielidiomaseleedeizquierda aderechaodederechaaizquierda. Indicarsilosformularioseinformesasociadosaestatabladebenestar disponiblesenelmenVerdeWindowsSharePointServicessilabase dedatossehapublicadoenunsitiodeSharePoint. AplicarautomticamenteloscriteriosdefiltrodelapropiedadFiltro (estableciendosuvalorenS)cuandoseabrelatablaenlavistaHoja dedatos. Aplicarautomticamenteloscriteriosdeordenacindelapropiedad OrdenarPor(estableciendosuvalorenS)cuandoseabrelatablaenla vistaHojadedatos.

FiltrarAlCargar

OrdenarPorAlCargar

Sideseadisponerdemsespacioparaproporcionaromodificarunvalorenelcuadrodepropiedad, presioneMAYS+F2paramostrarelcuadroZoom.SivaadefinirlapropiedadReglaDeValidacinen unaexpresinydeseaobtenerayuda,hagaclicen situadojuntoalcuadrodepropiedad ReglaDeValidacinparamostrarelGeneradordeexpresiones.. Paraguardarloscambios,hagaclicenGuardarenlaBarradeherramientasdeaccesorpido. Obien, Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlafichadedocumentodelatablay,acontinuacin, hagaclicenGuardarenelmencontextual. Obien, HagaclicenelBotnMicrosoftOffice Volveralprincipio y,acontinuacin,hagaclicenGuardar.

Veatambin Conceptosbsicosdeldiseodeunabasededatos Guaderelacionesdetablas Unodelosobjetivosdeunbuendiseodebasededatoseseliminarlaredundanciadelosdatos (datosduplicados).Paralogrardichoobjetivo,convienedesglosarlosdatosenmuchastablas basadasentemasparaquecadahechoestrepresentadoslounavez.Acontinuacin,sedebe proporcionaraMicrosoftOfficeAccess2007losmediospararecopilardenuevolainformacin desglosada(estoserealizacolocandocamposcomunesentablasqueestnrelacionadas).Sin embargo,pararealizarestepasocorrectamente,primerodebercomprenderlasrelaciones existentesentrelastablasy,acontinuacin,especificardichasrelacionesenlabasededatosde OfficeAccess2007. Paraobtenermsinformacin,veaelartculoConceptosbsicosdeldiseodeunabasededatos. Enesteartculo Introduccin Tiposderelacionesdetabla Porqucrearrelacionesdetabla? Descripcindelaintegridadreferencial Verrelacionesdetablas Crearunarelacindetabla Eliminarunarelacindetabla Cambiarunarelacindetabla Exigirintegridadreferencial Introduccin Trascrearunatablaparacadatemaenlabasededatos,esprecisoproporcionaraOfficeAccess 2007losmediospararecopilardenuevoesainformacincuandoseanecesario.Paraello,secolocan camposcomunesenlastablasqueestnrelacionadasysedefinenlasrelacionesentrelastablas.De esemodo,sepuedencrearconsultas,formularioseinformesquemuestrenalavezlainformacin devariastablas.Porejemplo,elformularioquesemuestraacontinuacinincluyeinformacin recopiladadevariastablas:

LainformacindeesteformularioprocededelatablaClientes... ...latablaPedidos... ...latablaProductos... ...ylatablaDetallesdepedidos. ElnombredeclientedelcuadroFacturaraseobtienedelatablaClientes,losvaloresdeId.de pedidoyFechadepedidoprocedendelatablaPedidos,elnombredeproductovienedelatabla

Productos,ylosvaloresPrecioporunidadyCantidadprocedendelatablaDetallesdelpedido.Estas tablassevinculanentresdevariasformaspararecopilarinformacindecadaunaeincorporarlaal formulario. Siguiendoenelejemploanterior,loscamposdelastablasdebencoordinarsedemodoquemuestren informacinacercadelmismopedido.Estacoordinacinsellevaacabomediantelasrelacionesde tablas.Unarelacindetablahacecoincidirlosdatosdeloscamposclave(amenudouncampocon elmismonombreenambastablas).Enlamayoradeloscasos,estoscamposcoincidentessonla claveprincipaldeunatabla,queproporcionaunidentificadornicoparacadaregistro,yunaclave externadelaotratabla.Porejemplo,losempleadospuedenasociarsealospedidosdelosqueson responsablesmediantelacreacindeunarelacindetablaentreloscamposId.deempleadoenlas tablasEmpleadosyPedidos.

Id.deempleadoapareceenambastablas;comoclaveprincipal... ...ycomoclaveexterna. Volveralprincipio Tiposderelacionesdetabla Existentrestiposderelacionesdetabla. Unarelacinunoavarios ConsidereunabasededatosdeseguimientodepedidosqueincluyaunatablaClientesyunatabla Pedidos.Unclientepuederealizarcualquiernmerodepedidos.Porlotanto,paracualquiercliente representadoenlatablaClientespuedehaberrepresentadosmuchospedidosenlatablaPedidos. Porconsiguiente,larelacinentrelatablaClientesylatablaPedidosesunarelacindeunoavarios. Pararepresentarunarelacindeunoavarioseneldiseodelabasededatos,tomelaclave principaldellado"uno"delarelacinyagrguelacomouncampoocamposadicionalesalatablaen ellado"varios"delarelacin.Enestecaso,porejemplo,agregaraunnuevocampo:(elcampoId.de latablaClientes)alatablaPedidosyledenominaraId.decliente.Accessutilizaraentoncesel nmerodeidentificadordelclientedelatablaPedidosparalocalizarelclientecorrectodecada producto. Unarelacindevariosavarios ConsiderelarelacinentreunatablaProductosyunatablaPedidos.Unsolopedidopuedeincluir variosproductos.Porotrolado,unnicoproductopuedeaparecerenmuchospedidos.Portanto, paracadaregistrodelatablaPedidospuedehabervariosregistrosenlatablaProductos.Adems, paracadaregistrodelatablaProductospuedehabervariosregistrosenlatablaPedidos.Estetipo derelacinsedenominarelacindevariosavariosporqueparaunproductopuedehabervarios pedidos,yparaunpedidopuedehabervariosproductos.Tengaencuentaqueparadetectarlas relacionesdevariosavariosexistentesentrelastablas,esimportantequeconsidereambaspartes delarelacin. Pararepresentarunarelacindevariosavarios,debecrearunaterceratabla,amenudo denominadatabladeunin,quedividelarelacindevariosavariosendosrelacionesunoavarios. Debeinsertarlaclaveprincipaldecadaunadelasdostablasenlatercera.Comoresultado,la terceratablaregistracadaocurrencia,oinstancia,delarelacin.Porejemplo,latablaPedidosyla

tablaProductostienenunarelacinvariosavariosquesedefinemediantelacreacindedos relacionesunoavariosconlatablaDetallesdepedidos.Unpedidopuedeincluirmuchosproductos, ycadaproductopuedeaparecerenmuchospedidos. Unarelacinunoauno Enunarelacinunoauno,cadaregistrodelaprimeratablaslopuedetenerunregistrocoincidente enlasegundatablayviceversa.Estetipoderelacinnoescomnporque,muyamenudo,la informacinrelacionadadeestemodosealmacenaenlamismatabla.Puedeutilizarlarelacinuno aunoparadividirunatablaconmuchoscampos,paraaislarpartedeunatablaporrazonesde seguridadoparaalmacenarinformacinquesloseaplicaaunsubconjuntodelatablaprincipal. Cuandoidentifiqueestarelacin,ambastablasdebencompartiruncampocomn. Volveralprincipio Porqucrearrelacionesdetabla? PuedecrearrelacionesdetablaexplcitamentemediantelaventanaRelaciones,oarrastrandoun campodesdeelpanelListadecampos.OfficeAccess2007usarelacionesdetablaparacombinar tablassihayqueutilizarlasenunobjetodebasededatos.Existenvariasrazonesporlasquese debencrearrelacionesdetablaantesdecrearotrosobjetosdebasededatos,comoformularios, consultaseinformes. Lasrelacionesdetablainformandelosdiseosdeconsulta Paratrabajarconregistrosdemsdeunatabla,amenudosedebecrearunaconsultaquecombine lastablas.Laconsultacomparalosvaloresdelcampodeclaveprincipaldelaprimeratablaconel campodeclaveexternadelasegundatabla.Porejemplo,paradevolverfilasqueenumerentodos lospedidosdecadacliente,debercrearunaconsultaquecombinelatablaClientesconlatabla PedidosdeacuerdoconelcampoId.decliente.EnlaventanaRelaciones,puedeespecificar manualmenteloscamposquedeseacombinar.Sinembargo,siyatienedefinidaunarelacinentre lastablas,OfficeAccess2007suministrarlacombinacinpredeterminada,deacuerdoconla relacindetablaexistente.Adems,siusaunodelosasistentesparaconsultas,Accessutilizarla informacinrecopiladadelasrelacionesdetablayadefinidasparapresentarleseleccionesbien fundamentadasypararellenardeantemanolosvalorespredeterminadosdelasopcionesdela propiedad. Lasrelacionesdetablainformandelosdiseosdeformularioeinforme Aldisearunformulariooinforme,OfficeAccess2007utilizalainformacinrecopiladadelas relacionesdetablayadefinidasparapresentarleseleccionesbienfundamentadasypararellenarde antemanolosvalorespredeterminadosdelasopcionesdelapropiedad. Lasrelacionesdetablasonlabaseconlaqueexigirintegridadreferencialyevitarlosregistros hurfanosenlabasededatos.Unregistrohurfanoeselquehacereferenciaaotroregistroqueno existeporejemplo,unregistrodeunpedidoquehacereferenciaaunregistrodeunclientequeno existe. Aldisearunabasededatos,sedividelainformacinentablas,cadaunadelascualestieneuna claveprincipal.Acontinuacin,seagreganclavesexternasalastablasrelacionadasquehacen referenciaadichasclavesprincipales.Estosparesdeclaveprincipalyclaveexternaformanlabase delasrelacionesdetablaydelasconsultasdevariastablas.Porlotanto,resultaimportante,que dichasreferenciasdeclaveprincipalyclaveexternaestnsincronizadas.Laintegridadreferencial sirveparaasegurarsedequelasreferenciaspermanecensincronizadasydependedelasrelaciones detabla. Volveralprincipio

Descripcindelaintegridadreferencial Aldisearunabasededatos,sedividelainformacinenmuchastablasbasadasentemaspara minimizarlaredundanciadelosdatos.Acontinuacin,seproporcionaaOfficeAccess2007los mediospararecopilardenuevolainformacin,colocandocamposcomunesentablasrelacionadas. Porejemplo,pararepresentarunarelacindeunoavariossetomalaclaveprincipaldelatabla "uno"yseagregacomouncampoadicionalalatabla"varios".Pararecopilardenuevolosdatos, Accesstomaelvalordelatabla"varios"ybuscaelvalorcorrespondienteenlatabla"uno".Deeste modolosvaloresdelatabla"varios"hacenreferenciaalosvalorescorrespondientesdelatabla "uno". SupongaquetieneunarelacindeunoavariosentrelastablasTransportistasyPedidosydesea eliminaruntransportista.SieldestinatarioquedeseaquitartienepedidosenlatablaPedidos, dichospedidosquedarn"hurfanos"sieliminaelregistroTransportista.Lospedidostodava contendrnunId.detransportista,peroelId.yanoservlido,porqueelregistroalquehace referenciayanoexiste. Elpropsitodelaintegridadreferencialesevitarlosregistroshurfanosymantenerlasreferencias sincronizadasparaqueestasituacinhipotticanoocurranunca. Laintegridadreferencialseaplicahabilitndolaparaunarelacindetabla(veaExigirintegridad referencialparaobtenerinstruccionespasoapaso).Unavezhabilitada,Accessrechazartodaslas operacionesqueinfrinjanlaintegridadreferencialdeesarelacindetabla.EstosignificaqueAccess rechazalasactualizacionesquecambianeldestinodeunareferencia,ascomolaseliminacionesque quitaneldestinodeunareferencia.Sinembargo,esposiblequetengalanecesidadperfectamente vlidadecambiarlaclaveprincipaldeuntransportistaquetienepedidosenlatablaPedidos.Para talescasos,loquerealmentenecesitaesqueAccessactualiceautomticamentetodaslasfilas afectadascomopartedeunanicaoperacin.Deesemodo,Accessseaseguradequela actualizacinescompletaylabasededatosnotieneunestadoinconsistenteconalgunasfilas actualizadasyotrasno.Porello,AccessincluyelaopcinEliminarencascadalosregistros relacionados.Cuandoseaplicalaintegridadreferencial,seseleccionalaopcinActualizarencascada loscamposrelacionadosy,acontinuacin,seactualizaunaclaveprincipal,Accessactualiza automticamentetodosloscamposquehacenreferenciaalaclaveprincipal. Tambinesposiblequetengalanecesidadvlidadeeliminarunafilaytodoslosregistros relacionados;porejemplo,unregistroTransportistaytodoslospedidosrelacionadosdeese transportista.Porello,AccessincluyelaopcinEliminarencascadalosregistrosrelacionados.Si aplicalaintegridadreferencialyseleccionalaopcinActualizarencascadaloscamposrelacionados y,acontinuacin,eliminaunregistroenlapartedelaclaveprincipaldelarelacin,Accesseliminar automticamentetodosloscamposquehaganreferenciaalaclaveprincipal. Volveralprincipio Verrelacionesdetabla Paraverlasrelacionesdetabla,hagaclicenRelacionesenlafichaHerramientasdebasededatos.Se abrirlaventanaRelacionesysemostrarnlasrelacionesexistentes.Siannosehandefinido relacionesdetablayabrelaventanaRelacionesporprimeravez,Accesslepedirqueagregueuna tablaoconsultaalaventana. AbralaventanaRelaciones. HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos.

EnlafichaHerramientasdebasededatos,enelgrupoMostraruocultar,hagaclicenRelaciones.

Silabasededatoscontienerelaciones,aparecerlaventanaRelacionesysemostrarnlas relacionesexistentes.SilabasededatosnocontienerelacionesyabrelaventanaRelacionespor primeravez,aparecerelcuadrodedilogoMostrartabla.HagaclicenCerrarparacerrarelcuadro dedilogo. EnlafichaDiseo,enelgrupoRelaciones,hagaclicenTodaslasrelaciones. Semostrarntodaslasrelacionesdefinidasenlabasededatos.Observequelastablasocultas(las tablasquetienenactivadalacasilladeverificacinOcultodelcuadrodedilogoPropiedadesdela tabla)ysusrelacionesnosemostrarnanoserqueestactivadalacasilladeverificacinMostrar objetosocultosenelcuadrodedilogoOpcionesdeexploracin. ParaobtenermsinformacinsobrelaopcinMostrarobjetosocultos,veaelartculoGuadelpanel deexploracin.

Laclaveprincipal Estalnearepresentalarelacin Laclaveexterna Unarelacindetablaserepresentamedianteunalneaderelacintrazadaentrelastablasenla ventanaRelaciones.Unarelacinquenoexigeintegridadreferencialaparececomounalnea delgadaentreloscamposcomunesqueadmitenlarelacin.Siseleccionalarelacinhaciendoclicen sulnea,lalneaseharmsgruesaparaindicarqueestseleccionada.Siexigelaintegridad referencial,lalneaaparecermsgruesaenlosextremos.Adems,apareceelnmero1sobrela partegruesadeunextremodelalneaderelacinyapareceelsmbolodeinfinito()enlaparte gruesadelotroextremodelalnea. PuedeseleccionarlossiguientescomandosenlacintadeopcionescuandolaventanaRelaciones estactiva: EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas: ModificarrelacionesAbreelcuadrodedilogoModificarrelaciones.Siseleccionaunalneade relacin,puedehacerclicenModificarrelacionesparacambiarlarelacindetabla.Tambinpuede hacerdobleclicenlalneaderelacin. BorrardiseoOcultadelavisualizacintodaslasrelacionesytablasenlaventanaRelaciones. Observequeestecomandosloocultalasrelacionesytablas,nolaselimina.

InformeRelacionesCreauninformequemuestralasrelacionesytablasdelabasededatos.El informeslomuestratodaslasrelacionesytablasquenoestnocultasenlaventanaRelaciones. EnlafichaDiseo,enelgrupoRelaciones: MostrartablaAbreelcuadrodedilogoMostrartablaparaquepuedaseleccionartablasyconsultas paraverlasenlaventanaRelaciones. OcultartablaOcultalatablaseleccionadaenlaventanaRelaciones. MostrarrelacionesdirectasMuestratodaslasrelacionesytablasrelacionadasdelatabla seleccionadaenlaventanaRelaciones,siannosemuestran. MostrartodaslasrelacionesMuestratodaslasrelacionesytablasrelacionadasdelabasededatos enlaventanaRelaciones.Observequelastablasocultas(lastablasquetienenactivadalacasillade verificacinOcultodelcuadrodedilogoPropiedadesdelatabla)ysusrelacionesnosemostrarna noserqueestactivadalacasilladeverificacinMostrarobjetosocultosenelcuadrodedilogo Opcionesdeexploracin. ParaobtenermsinformacinsobrelaopcinMostrartablasocultas,veaelartculoGuadelpanel deexploracin. CerrarCierralaventanaRelaciones.SirealizaalgncambioeneldiseodelaventanaRelaciones,le pedirnqueguardeloscambios. Volveralprincipio Crearunarelacindetabla SepuedecrearunarelacindetablamediantelaventanaRelacionesoarrastrandouncampoenuna hojadedatosdesdeelpanelListadecampos.Cuandosecreaunarelacinentretablas,loscampos comunesnotienenquetenerlosmismosnombres,sibiensusnombressuelencoincidir.Sin embargo,dichoscampostienenquetenerelmismotipodedatos.Noobstante,sielcampodeclave principalesuncampoAutonumrico,elcampodeclaveexternapuedeseruncampodetipo NmerosilapropiedadTamaodelcampodeamboscampostieneelmismovalor.Porejemplo, puedehacercoincidiruncampoAutonumricoyuncampodetipoNmerosilapropiedadTamao delcampodeamboscamposesEnterolargo.Cuandoamboscamposcomunessoncamposdetipo Nmero,tienenquetenerelmismovalorparalapropiedadTamaodelcampo. CrearunarelacindetablamediantelaventanaRelaciones HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaHerramientasdebasededatos,enelgrupoMostraruocultar,hagaclicenRelaciones.

Siannohadefinidoningunarelacin,aparecerautomticamenteelcuadrodedilogoMostrar tabla.Sinoaparece,enlafichaDiseo,enelgrupoRelaciones,hagaclicenMostrartabla. EnelcuadrodedilogoMostrartablasemuestrantodaslastablasyconsultasdelabasededatos. Paravernicamentelastablas,hagaclicenTablas.Paravernicamentelasconsultas,hagaclicen Consultas.Paraverlastablasylasconsultas,hagaclicenAmbas. Seleccioneunaovariastablasoconsultasy,acontinuacin,hagaclicenAgregar.Cuandoterminede agregartablasyconsultasalaventanaRelaciones,hagaclicenCerrar.

Arrastreuncampo(normalmenteelcampodeclaveprincipal)deunatablaalcampocomn(laclave externa)enlaotratabla.Paraarrastrarvarioscampos,presionelateclaCTRL,hagaclicencadauno deloscamposy,acontinuacin,arrstrelos. AparecerelcuadrodedilogoModificarrelaciones. Compruebequelosnombresdecampomostradossonloscamposcomunesdelarelacin.Siun nombredecampoesincorrecto,hagaclicenlyseleccioneunnuevocampodelalista. Paraexigirlaintegridadreferencialdeestarelacin,activelacasilladeverificacinExigirintegridad referencial.Paraobtenermsinformacinsobrelaintegridadreferencial,vealassecciones DescripcindelaintegridadreferencialyExigirintegridadreferencial. HagaclicenCrear. Sedibujarunalneaderelacinentrelasdostablas.SiactivlacasilladeverificacinExigir integridadreferencial,lalneaaparecermsgruesaenlosextremos.Adems,slosiactivlacasilla deverificacinExigirintegridadreferencial,aparecerelnmero1sobrelapartegruesadeun extremodelalneaderelacinyapareceelsmbolodeinfinito()sobrelapartegruesadelotro extremo.

Notas ParacrearunarelacinunoaunoAmboscamposcomunes(normalmenteloscamposdeclave principalydeclaveexterna)tienenquetenerunndicenico.Estosignificaquelapropiedad IndexadodeestoscamposdebetenerelvalorS(sinduplicados).Siamboscampostienenunndice nico,Accesscreaunarelacinunoauno. ParacrearunarelacinunoavariosElcampoubicadoenellado"uno"delarelacin(normalmente, elcampodeclaveprincipal)tienequetenerunndicenico.EstosignificaquelapropiedadIndexado deestecampodebetenerelvalorS(sinduplicados).Elcampoubicadoenellado"varios"dela relacinnodebetenerunndicenico.Puedetenerunndice,perodebepermitirlosduplicados. EstosignificaquelapropiedadIndexadodeestecampodebetenerelvalorNooS(conduplicados). Cuandouncampotieneunndicenicoyelotrono,Accesscreaunarelacinunoavarios. CrearunarelacindetablamedianteelpanelListadecampos EnOfficeAccess2007,sepuedeagregaruncampoaunatablaexistenteabiertaenlavistaHojade datosarrastrndolodesdeelpanelListadecampos.ElpanelListadecamposmuestraloscampos disponiblesdelastablasrelacionadasytambinlosdeotrastablas.Cuandosearrastrauncampode "otra"tabla(norelacionada)y,acontinuacin,seejecutaelAsistenteparabsquedas,secrea automticamenteunanuevarelacinunoavariosentrelatablaenelpanelListadecamposyla

tablaalaquesehaarrastradoelcampo.Estarelacin,creadaporAccess,noexigelaintegridad referencialdemanerapredeterminada.Paraexigirla,esprecisomodificarlarelacin.Vealaseccin Cambiarunarelacindetablaparaobtenermsinformacin. AbrirunatablaenlavistaHojadedatos HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouse(ratn)enlatablaalaque deseeagregarelcampo,creelarelacinyhagaclicenVistaHojadedatosenelmencontextual. AbrirelpanelListadecampos EnlafichaHojadedatos,enelgrupoCamposycolumnas,hagaclicenAgregarcamposexistentes.

AparecerelpanelListadecampos. EnelpanelListadecampossemuestrantodaslasotrastablasdelabasededatosagrupadasen categoras.CuandotrabajaconunatablaenlavistaHojadedatos,Accessmuestraloscamposen algunadeestasdoscategorasdelpanelListadecampos:Camposdisponiblesentablasrelacionadas yCamposdisponiblesenotrastablas.Laprimeracategoracontienetodaslastablasquetienenuna relacinconlatablaconlaquetrabajaactualmente.Lasegundacategoracontienetodaslastablas conlasquelatablanotieneningunarelacin. EnelpanelListadecampos,alhacerclicenelsignoms(+)situadojuntoaunnombredetabla, apareceunalistadetodosloscamposdisponiblesenesatabla.Paraagregaruncampoalatabla, arrastreelcampoquedeseedelpanelListadecamposalatablaenlavistaHojadedatos. AgregaruncampoycrearunarelacindesdeelpanelListadecampos EnlafichaHojadedatos,enelgrupoCamposycolumnas,hagaclicenAgregarcamposexistentes.

AparecerelpanelListadecampos. BajoCamposdisponiblesenotrastablas,hagaclicenelsignoms(+)situadojuntoaunnombrede tablaparamostrarlalistadeloscamposdeesatabla. ArrastreelcampoquedeseedelpanelListadecamposalatablaabiertaenlavistaHojadedatos. Cuandoaparezcalalneadeinsercin,coloqueelcampoensuposicin. SeiniciarelAsistenteparabsquedas. SigalasinstruccionesparacompletarelAsistenteparabsquedas. ElcampoapareceenlatablaenlavistaHojadedatos. Cuandosearrastrauncampode"otra"tabla(norelacionada)y,acontinuacin,seejecutael Asistenteparabsquedas,secreaautomticamenteunanuevarelacinunoavariosentrelatabla enelpanelListadecamposylatablaalaquesehaarrastradoelcampo.Estarelacin,creadapor Access,noexigelaintegridadreferencialdemanerapredeterminada.Paraexigirla,espreciso modificarlarelacin.VealaseccinCambiarunarelacindetablaparaobtenermsinformacin. Volveralprincipio

Eliminarunarelacindetabla Paraquitarunarelacindetabla,esprecisoeliminarlalneaderelacinenlaventanaRelaciones. Coloqueelcursordemodoqueapuntealalneaderelaciny,acontinuacin,hagaclicenlalnea. Lalneaderelacinaparececonmayorgrosorcuandoestseleccionada.Conlalneaderelacin seleccionada,presioneSUPRIMIR.Observequesisequitaunarelacin,tambinsequitala integridadreferencialparaesarelacinsiesthabilitada.Comoresultado,Accessyanoevitar automticamentelacreacinderegistroshurfanosenellado"varios"deunarelacin. HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaHerramientasdebasededatos,enelgrupoMostraruocultar,hagaclicenRelaciones.

AparecerlaventanaRelaciones. SiannohadefinidoningunarelacinyeslaprimeravezqueabrelaventanaRelaciones,aparecer elcuadrodedilogoMostrartabla.Siapareceelcuadrodedilogo,hagaclicenCerrar. EnlafichaDiseo,enelgrupoRelaciones,hagaclicenTodaslasrelaciones. Aparecerntodaslastablasquetenganrelaciones,mostrandolaslneasderelacin. Hagaclicenlalneaderelacincorrespondientealarelacinquedeseeeliminar.Lalneaderelacin aparececonmayorgrosorcuandoestseleccionada. PresionelateclaSUPRIMIR. Obien, Hagaclicconelbotnsecundarioy,acontinuacin,hagaclicenEliminar. PuedequeAccessmuestreelmensajeConfirmaquedeseaeliminardeformapermanentela relacinseleccionadadelabasededatos?.Siapareceestemensajedeconfirmacin,hagaclicenS. NotaSiseestusandoalgunadelastablasempleadasenlarelacindetabla,quizsporotra personauotroproceso,obien,enunobjetodebasededatosabierto(comopuedeserun formulario),nosepodreliminarlarelacin.Primerosedebencerrartodoslosobjetosabiertosque usenestastablasparapoderquitarlarelacin. Volveralprincipio Cambiarunarelacindetabla Paracambiarunarelacindetabla,seleccinelaenlaventanaRelacionesy,acontinuacin, modifquela.Coloqueelcursordemodoqueapuntealalneaderelaciny,acontinuacin,hagaclic enlalneaparaseleccionarla.Lalneaderelacinaparececonmayorgrosorcuandoest seleccionada.Conlalneaderelacinseleccionada,hagadobleclicenellaohagaclicenModificar relacionesenelgrupoHerramientasenlafichaDiseo.AparecerelcuadrodedilogoModificar relaciones. RealicesuscambiosenelcuadrodedilogoModificarrelaciones HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaHerramientasdebasededatos,enelgrupoMostraruocultar,hagaclicenRelaciones.

 AparecerlaventanaRelaciones. SiannohadefinidoningunarelacinyeslaprimeravezqueabrelaventanaRelaciones,aparecer elcuadrodedilogoMostrartabla.Siapareceelcuadrodedilogo,hagaclicenCerrar. EnlafichaDiseo,enelgrupoRelaciones,hagaclicenTodaslasrelaciones. Aparecerntodaslastablasquetenganrelacionesysemuestranlaslneasderelacin.Observeque lastablasocultas(lastablasquetienenactivadalacasilladeverificacinOcultoenelcuadrode dilogoPropiedades)ylasrelacionesnosemuestranamenosqueseseleccioneMostrarobjetos ocultosenelcuadrodedilogoOpcionesdeexploracin. ParaobtenermsinformacinsobrelaopcinMostrarobjetosocultos,veaelartculoGuadelpanel deexploracin. Hagaclicenlalneaderelacindelarelacinquedeseemodificar.Lalneaderelacinaparececon mayorgrosorcuandoestseleccionada. Hagadobleclicenlalneaderelacin. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenModificarrelaciones. AparecerelcuadrodedilogoModificarrelaciones.

Realiceloscambiosy,acontinuacin,hagaclicenAceptar. ElcuadrodedilogoModificarrelacionespermitecambiarunarelacindetabla.Enconcreto,se puedencambiarlastablas,lasconsultasoloscamposaambosladosdelarelacin.Sepuededefinir asimismoeltipodecombinacinoexigirlaintegridadreferencialyelegirunaopcinencascada. Paraobtenermsinformacinsobreeltipodecombinacinycmoconfigurarlo,vealaseccin Configurareltipodecombinacin.Paraobtenermsinformacinsobrecmoexigirlaintegridad referencialyelegirunaopcinencascada,vealaseccinExigirintegridadreferencial. Establecereltipodecombinacin Cuandosedefineunarelacindetabla,loshechosreferentesalarelacindeterminaneldiseode lasconsultas.Porejemplo,sisedefineunarelacinentredostablasy,acontinuacin,secreauna consultaqueusedichastablas,Accessseleccionaautomticamenteloscamposcoincidentes predeterminadosbasndoseenloscamposespecificadosenlarelacin.Sepuedenreemplazarlos

valorespredeterminadosinicialesenlaconsulta,perolosvaloresproporcionadosporlarelacin suelenserloscorrectos.Dadoquevaahacercoincidirycombinarconfrecuencialosdatosdevarias tablashastadelasbasesdedatosmssencillas,laconfiguracindevalorespredeterminados mediantelacreacinderelacionespuedeahorrarletiempoyresultarlebeneficiosa. Unaconsultadevariastablascombinalainformacindemsdeunatablahaciendocoincidirlos valoresdeloscamposcomunes.Estaoperacinsedenominacombinacin.Porejemplo, supongamosquedeseamostrarlospedidosdelosclientes.Vaacrearunaconsultaquecombinela tablaClientesylatablaPedidosporelcampoId.decliente.Elresultadodelaconsultacontiene informacinsobrelosclientesylospedidossloparalasfilasenlasquesehaencontradouna coincidencia. Unodelosvaloresquesepuedeespecificarparacadarelacineseltipodecombinacin,queindica aAccessquregistrossevanaincluirenelresultadodeunaconsulta.Porejemplo,consideremosde nuevounaconsultaquecombinelatablaClientesylatablaPedidosporloscamposcomunesque representanelId.decliente.Medianteeltipodecombinacinpredeterminado(denominado combinacininterna),laconsultadevolvernicamentelasfilasClienteylasfilasPedidoenlasque loscamposcomunes(denominadoscamposcombinados)seaniguales. Sinembargo,supongamosquedeseaincluiratodoslosclientes,inclusolosqueannohanrealizado ningnpedido.Paraello,debercambiareltipodecombinacindeunacombinacininternaalo quesedenominaunacombinacinexternaizquierda.Estetipodecombinacindevuelvetodaslas filasdelatablasituadaenelladoizquierdodelarelacinyslolasfilasquecoincidenconlasdela tablaaladerecha.Unacombinacinexternaderechadevuelvetodaslasfilasdeladerechayslolas filasquecoincidenconlasdelaizquierda. NotaEnestecaso,"izquierda"y"derecha"hacenreferenciaalaposicindelastablasenelcuadro dedilogoModificarrelacionesynoenlaventanaRelaciones. Debetenerenmenteelresultadoquedeseaobtenerdeunaconsultaquecombinelastablasdeesta relaciny,acontinuacin,configurareltipodecombinacinenconsecuencia. Establecereltipodecombinacin EnelcuadrodedilogoModificarrelaciones,hagaclicenTipodecombinacin. AparecerelcuadrodedilogoPropiedadesdelacombinacin. Hagaclicenlaopcinquedeseey,acontinuacin,hagaclicenAceptar. Enlasiguientetabla(conlastablasClientesyPedidos)semuestranlastresopcionesqueaparecen enelcuadrodedilogoPropiedadesdelacombinacin,eltipodecombinacinysiseincluyentodas lasfilasolasfilascoincidentesdecadatabla. Opcin 1.Incluirslolasfilasdondeloscamposcombinadosde ambastablasseaniguales. Combinacin relacional Combinacin interna Tablaizquierda Tabladerecha Filas coincidentes Todaslasfilas Filas coincidentes Filas coincidentes Todaslasfilas

2.IncluirTODOSlosregistrosde'Clientes'ysloaquellos Combinacin registrosde'Pedidos'dondeloscamposcombinados externa seaniguales. izquierda 3.IncluirTODOSlosregistrosde'Pedidos'ysloaquellos Combinacin registrosde'Clientes'dondeloscamposcombinados externa seaniguales. derecha

Filas coincidentes

Cuandoseleccionalaopcin23,semuestraunaflechaenlalneaderelacin.Estaflechaapuntaal ladodelarelacinenelquesemuestranslolasfilascoincidentes. RealizarcambiosenelcuadrodedilogoPropiedadesdelacombinacin HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaHerramientasdebasededatos,enelgrupoMostraruocultar,hagaclicenRelaciones.

AparecerlaventanaRelaciones. SiannohadefinidoningunarelacinyeslaprimeravezqueabrelaventanaRelaciones,aparecer elcuadrodedilogoMostrartabla.Siapareceelcuadrodedilogo,hagaclicenCerrar. EnlafichaDiseo,enelgrupoRelaciones,hagaclicenTodaslasrelaciones. Aparecerntodaslastablasquetenganrelaciones,mostrandolaslneasderelacin.Observequelas tablasocultas(lastablasquetienenactivadalacasilladeverificacinOcultodelcuadrodedilogo Propiedadesdelatabla)ysusrelacionesnosemostrarnanoserqueestactivadalacasillade verificacinMostrarobjetosocultosenelcuadrodedilogoOpcionesdeexploracin. ParaobtenermsinformacinsobrelaopcinMostrarobjetosocultos,veaelartculoGuadelpanel deexploracin. Hagaclicenlalneaderelacindelarelacinquedeseemodificar.Lalneaderelacinaparececon mayorgrosorcuandoestseleccionada. Hagadobleclicenlalneaderelacin. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenModificarrelaciones. AparecerelcuadrodedilogoModificarrelaciones. HagaclicenTipodecombinacin. EnelcuadrodedilogoPropiedadesdelacombinacin,hagaclicenunaopciny,acontinuacin, hagaclicenAceptar.

Realicecambiosadicionalesenlarelaciny,acontinuacin,hagaclicenAceptar. Volveralprincipio Exigirintegridadreferencial Elusodelaintegridadreferencialtienecomofinalidadevitarlosregistroshurfanosymantener sincronizadaslasreferenciasdemodoquenohayaregistrosquehaganreferenciaaotrosregistros queyanoexisten.Paraexigirlaintegridadreferencial,esprecisohabilitarlaparaunarelacinde tabla.Unavezhabilitada,Accessrechazartodaslasoperacionesqueinfrinjanlaintegridad

referencialparaesarelacindetabla.Accessrechazalasactualizacionesquecambieneldestinode unareferencia,ascomolaseliminacionesquequiteneldestinodeunareferencia.ParaqueAccess propaguelasactualizacionesyeliminacionesreferencialesdemodoquetodaslasfilasrelacionadas cambienenconsecuencia,vealaseccinConfigurarlasopcionesencascada. Activarodesactivarlaintegridadreferencial HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaHerramientasdebasededatos,enelgrupoMostraruocultar,hagaclicenRelaciones.

AparecerlaventanaRelaciones. SiannohadefinidoningunarelacinyeslaprimeravezqueabrelaventanaRelaciones,aparecer elcuadrodedilogoMostrartabla.Siapareceelcuadrodedilogo,hagaclicenCerrar. EnlafichaDiseo,enelgrupoRelaciones,hagaclicenTodaslasrelaciones. Aparecerntodaslastablasquetenganrelaciones,mostrandolaslneasderelacin.Observequelas tablasocultas(lastablasquetienenactivadalacasilladeverificacinOcultocheckboxinthetable's Propiedadesdialogboxisselected)andtheirrelationshipswillnotbeshownunlessShowHidden ObjectsisselectedintheNavigationOptionsdialogbox. ParaobtenermsinformacinsobrelaopcinMostrarobjetosocultos,veaelartculoGuadelpanel deexploracin. Hagaclicenlalneaderelacindelarelacinquedeseemodificar.Lalneaderelacinaparececon mayorgrosorcuandoestseleccionada. Hagadobleclicenlalneaderelacin. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenModificarrelaciones. AparecerelcuadrodedilogoModificarrelaciones. ActivelacasilladeverificacinExigirintegridadreferencial. Realicecambiosadicionalesenlarelaciny,acontinuacin,hagaclicenAceptar. Trasaplicarlaintegridadreferencial,seaplicanlassiguientesreglas: Nosepuedeespecificarunvalorenelcampodeclaveexternadeunatablarelacionadasiesevalor noexisteenelcampodeclaveprincipaldelatablaprincipal.Encasocontrario,secreanregistros hurfanos. Nosepuedeeliminarunregistrodeunatablaprincipalsiexistenregistroscoincidentesenunatabla relacionada.Porejemplo,nosepuedeeliminarelregistrodeunempleadodelatablaEmpleadossi haypedidosasignadosaeseempleadoenlatablaPedidos.Sinembargo,sepuedeoptarporeliminar unregistroprincipalytodoslosregistrosrelacionadosenunasolaoperacinactivandolacasillade verificacinEliminarencascadalosregistrosrelacionados. Nosepuedecambiarunvalordeclaveprincipalenlatablaprincipalsiesecambiocrearegistros hurfanos.Porejemplo,nosepuedecambiarunnmerodepedidoenlatablaPedidossihay artculosdelneaasignadosaesepedidoenlatablaDetallesdepedidos.Sinembargo,sepuede optarporactualizarunregistroprincipalytodoslosregistrosrelacionadosenunasolaoperacin activandolacasilladeverificacinActualizarencascadaloscamposrelacionados.

Notas Sisurgenproblemasalhabilitarlaintegridadreferencial,observequedebencumplirselassiguientes condicionesparapoderaplicarlaintegridadreferencial: Elcampocomndelatablaprincipaldebeserunaclaveprincipalodebetenerunndicenico. Loscamposcomunesdebentenerelmismotipodedatos.Hayunaexcepcin:uncampo AutonumricopuedeestarrelacionadoconuncampodetipoNmerocuyapropiedadTamaodel campotengaelvalorLargoentero. AmbastablasdebenexistirenlamismabasededatosdeAccess.Nosepuedeexigirlaintegridad referencialenlastablasvinculadas.Sinembargo,silastablasdeorigentienenformatodeAccess,se puedeabrirlabasededatosenlasqueestnalmacenadasyhabilitarlaintegridadreferencialenesa basededatos. Configurarlasopcionesencascada Puededarseelcasodequehayaunanecesidadvlidadecambiarelvalorenellado"uno"deuna relacin.Enesecaso,esnecesarioqueAccessactualiceautomticamentetodaslasfilasafectadas comopartedeunasolaoperacin.Deesemodo,laactualizacinescompletaylabasededatosno tieneunestadoinconsistenteconalgunasfilasactualizadasyotrasno.Accessayudaaevitareste problemayaqueincluyelaopcinActualizarencascadaloscamposrelacionados.Cuandoseaplica laintegridadreferencial,seseleccionalaopcinActualizarencascadaloscamposrelacionadosy,a continuacin,seactualizaunaclaveprincipal,Accessactualizaautomticamentetodosloscampos quehacenreferenciaalaclaveprincipal. Puedequetambinsehayaqueeliminarunafilaytodoslosregistrosrelacionados;porejemplo,un registroCompaadetransporteytodoslospedidosrelacionadosdeesacompaadetransporte. Porello,AccessincluyelaopcinEliminarencascadalosregistrosrelacionados.Cuandoseaplicala integridadreferencialyseactivalacasilladeverificacinEliminarencascadalosregistros relacionados,Accesseliminaautomticamentetodoslosregistrosquehacenreferenciaalaclave principalaleliminarseelregistroquecontienelaclaveprincipal. Activarodesactivarlaactualizaciny/olaeliminacinencascada HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenAbrir. EnelcuadrodedilogoAbrir,seleccioneyabralabasededatos. EnlafichaHerramientasdebasededatos,enelgrupoMostraruocultar,hagaclicenRelaciones.

AparecerlaventanaRelaciones. SiannohadefinidoningunarelacinyeslaprimeravezqueabrelaventanaRelaciones,aparecer elcuadrodedilogoMostrartabla.Siapareceelcuadrodedilogo,hagaclicenCerrar. EnlafichaDiseo,enelgrupoRelaciones,hagaclicenTodaslasrelaciones. Aparecerntodaslastablasquetenganrelaciones,mostrandolaslneasderelacin.Observequelas tablasocultas(lastablasquetienenactivadalacasilladeverificacinOcultodelcuadrodedilogo Propiedadesdelatabla)ysusrelacionesnosemostrarnanoserqueestactivadalacasillade verificacinMostrarobjetosocultosenelcuadrodedilogoOpcionesdeexploracin. ParaobtenermsinformacinsobrelaopcinMostrarobjetosocultos,veaGuadelpanelde exploracin.

Hagaclicenlalneaderelacindelarelacinquedeseemodificar.Lalneaderelacinaparececon mayorgrosorcuandoestseleccionada. Hagadobleclicenlalneaderelacin. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenModificarrelaciones. AparecerelcuadrodedilogoModificarrelaciones. ActivelacasilladeverificacinExigirintegridadreferencial. ActivelacasilladeverificacinActualizarencascadaloscamposrelacionadosoEliminarencascada losregistrosrelacionados,obien,activeambas. Realicecambiosadicionalesenlarelaciny,acontinuacin,hagaclicenAceptar. NotaSilaclaveprincipalesuncampoAutonumrico,laactivacindelacasilladeverificacin Actualizarencascadaloscamposrelacionadosnotendrningnefectoporquenosepuedecambiar elvalordeuncampoAutonumrico. Volveralprincipio Veatambin Agregar,establecer,cambiaroquitarlaclaveprincipal Conceptosbsicosdeldiseodeunabasededatos Introduccinalpaneldeexploracin Introduccinalpaneldeexploracin Mostrartodo Ocultartodo Enestetemaseofreceunaexplicacinsobreelmododeutilizarelpaneldeexploracin:unanueva caractersticadeMicrosoftOfficeAccess2007.Elpaneldeexploracinsustituyeaunaherramienta msantiguadenominadaventanaBasededatosy,engranmedida,reemplazaalospanelesde control(pantallasutilizadasparadesplazarseporunabasededatosyrealizartareastalescomo ejecutarinformes). EnversionesanterioresdeAccess,seutilizabalaventanaBasededatosparatrabajarconlosobjetos deunabasededatos:tablas,formularios,informesyotroscomponentes.Estaventanaseutilizaba, porejemplo,paraabrirobjetosoparacambiarsudiseo.Ahoraestastareasserealizanenelpanel deexploracin. Elpaneldeexploracinseutilizatambinparacreargrupospersonalizadosdelosobjetosdeuna basededatos.LosgrupospersonalizadossontambinnuevosenOfficeAccess2007ysepueden usarenlugardelospanelesdecontrol.Porejemplo,sienunaversinanteriordeAccessutilizabaun paneldecontrolparainiciardosformulariosdeentradasdedatosyejecutartresinformes,puede crearungrupopersonalizadoenOfficeAccess2007quemuestresloesosformularioseinformesy ocultelosdemsobjetosdelabasededatos. Enesteartculo Introduccinalpaneldeexploracin Caractersticasycontrolesdelpaneldeexploracin Cmoagrupaobjetoselpaneldeexploracin Usarelpaneldeexploracinparaadministrarobjetosdebasededatos UsarlascategorasylosgrupospredefinidosqueproporcionaAccess Crearcategorasygrupospersonalizados(panelesdecontrol)

Definiropcionesglobalesdelpaneldeexploracin Introduccinalpaneldeexploracin AlabrirunabasededatosnuevaoexistenteenOfficeAccess2007,losobjetosdelabasede datos(lastablas,formularios,informes,consultas,macros,etc.)aparecenenelpaneldeexploracin. Enestafigurasemuestraelpanel:

ElpaneldeexploracinaparecedeformapredeterminadaalabrirunabasededatosenOffice Access2007.ElpaneldeexploracinsustituyealaventanaBasededatosutilizadaenversiones anterioresdeAccess.Porreglageneral,siutilizabalaventanaBasededatos(enunaversinanterior deAccess)pararealizarunatarea,ahoraesatareaserealizamedianteelpaneldeexploracin.Por ejemplo,sinecesitaejecutaruninformeoescribirdatosdirectamenteenunafiladelanuevatabla, ahoraestastareasserealizandesdeelpaneldeexploracin. Nuevasoperacionesquepuederealizarenelpaneldeexploracin Ademsdelastareashabituales,puedeutilizarelpaneldeexploracinparaimportaroexportar datosdeMicrosoftOfficeExcel2007oMicrosoftWindowsSharePointServices3.0.Puedeutilizar tambinlanuevacaractersticaderecopilacindedatosproporcionadaporMicrosoftOfficeOutlook 2007.Paraobtenermsinformacinacercadelacaractersticaderecopilacindedatos,veala seccinRecopilardatosmediantemensajesdecorreoelectrnico,msadelanteenesteartculo. VeatambinelartculoRecopilardatosmediantemensajesdecorreoelectrnico. Paneldeexploracinypanelesdecontrol Elpaneldeexploracinreemplazaalospanelesdecontrolenlastareasmscomunesdeexploracin querealiceenlasbasesdedatoscreadasenOfficeAccess2007.SinohatrabajadoantesenAccess, lospanelesdecontrolsonpantallasqueagrupanconjuntosdetareas,comoejecutaruninformeo abrirunaovariaspantallasdeentradadedatos. Enlailustracinsiguientesemuestraunpaneldecontroltpicocreadoenunaversinanteriorde Access.

 Elpaneldeexploracinpresentavariasventajasconrespectoalospanelesdecontrol.Porejemplo, puedeadministrarlosobjetosdeunabasededatos(copiarlos,eliminarlos,cambiarleseldiseo, etc.),loquenosepuedehacerconunpaneldecontrol.Asimismo,elpaneldeexploracinest visibleentodomomento,adiferenciadelpaneldecontrolquepuedequedarocultoporotras ventanasqueseabran. Sinoquierevertodoslosobjetosdeunabasededatos,peronoquierecrearunpaneldecontrol, puedecrearcategorasygrupospersonalizadosdelosobjetosenlabasededatos:aspodrmostrar sloestalistapersonalizadaenelpaneldeexploracin.Suponga,porejemplo,quetodoslosviernes porlamaanaejecutaungrupodetresinformes.Enlugardedesplazarseporunalistadeobjetosde basededatosparabuscarlosinformes,puedecrearunacategorapersonalizadaenelpanelde exploracinycolocarungrupodeaccesosdirectosalosinformesdeesacategora.Msadelante,en estemismotema,verunaexplicacindecmorealizarestaoperacin. SihacreadopanelesdecontrolenversionesanterioresdeAccess,esaspantallasseabrirnyse ejecutarnenOfficeAccess2007,peropuedequenofuncionencomolohacanantes.Porejemplo, enversionesanterioresdeAccess,muchospanelesdecontrolcontienenunbotnuotrocontrolque muestralaventanaBasededatos.Alhacerclicenesecontrolenunpaneldecontrol,OfficeAccess 2007colocaelenfoqueenelpaneldeexploracin,porqueestepanelsustituyealaventanaBasede datos.VealaseccinCrearcategorasygrupospersonalizados(panelesdecontrol),msadelanteen estetema,paraobtenerinformacinsobrecmocrearcategorasygrupospersonalizados. Enlassiguientesseccionesseofreceunaintroduccinalpaneldeexploracinyunaexplicacinde cmoseutiliza. Volveralprincipio Caractersticasycontrolesdelpaneldeexploracin Lasiguientefiguramuestraelpaneldeexploracinyloscontrolesqueincluye.Tambinsedescribe brevementecmoseusan.

 MenPermiteestablecerocambiarlascategorasmediantelascualeselpanelagrupalosobjetos delasbasesdedatos.Hagaclicenelmenparaverlascategorasqueestnenuso.Hagaclicconel botnsecundarioenelmenpararealizarotrastareascomo,porejemplo,iniciarelcuadrode dilogoOpcionesdeexploracin.Paraobtenermsinformacinacercadelusodelascategorasylos grupos,vealaseccin"Cmoagrupaobjetoselpaneldeexploracin",msadelanteenesteartculo. BotnparaabrirocerrarlabarraAnchodelpanelExpandeocontraeelpaneldeexploracin.El botnnoocultaelpanelporcompleto.Paraello,debeestablecerunaopcindebasededatos global.Paraobtenerinformacinsobrecmosehace,vealaseccin"Definiropcionesglobalesdel paneldeexploracin",msadelanteenesteartculo. CuadroBuscarPermitebuscarobjetosrpidamenteenbasesdedatosextensasmediantela introduccindelnombredeunobjeto(yaseaunaparteoelnombrecompleto).Amedidaque escribe,elpanelocultacualquiergrupoquenocontengaobjetosquecoincidanconeltextode bsqueda.Paraobtenermsinformacinsobrecmousarlafuncindebsqueda,vealaseccin "Usarbsquedasparaencontrarrpidamenteobjetosenbasesdedatosgrandes",msadelanteen esteartculo. GruposDeformapredeterminada,elpanelmuestralosgruposvisiblescomoconjuntosdebarras. Paraexpandirocerrarungrupo,hagaclicenlasflechasarribayabajo.Recuerdequelosnombresde gruposcambianamedidaquesecambiadecategora.Paraobtenermsinformacinacercadeluso delascategorasylosgrupos,vealaseccin"Cmoagrupaobjetoselpaneldeexploracin",ms adelanteenesteartculo. ObjetosdelabasededatosSonlastablas,losformularios,losinformes,lasconsultasyotros objetosdelasbasesdedatos.Losobjetosqueaparecenenungrupoconcretodependendelalgica quehayadetrsdelacategoraprimaria.Porejemplo,siusalacategoraTipodeobjeto,elpanel creagruposseparadosparalastablas,losformularios,losinformes,etc.Asuvez,cadagrupo muestraaquellosobjetosquepertenecenahlgicamente:ungrupodetablasmuestraslolas tablas,etc. EspacioenblancoHagaclicconelbotnsecundarioenlaparteinferiordelpaneldeexploracin pararealizarvariastareas.Puedecambiarlascategoras,ordenarloselementosenelpanely mostraryocultarlosdetalles(como,porejemplo,lafechadecreacin)paralosobjetosdecada grupo.

EnAccessexistenprincipalmentedosformasdeutilizarloscomandosproporcionadosporelpanel deexploracin.PuedeejecutaralgunosdeestoscomandosdesdelacintadeopcionesdeAccess,o puedehacerclicconelbotnsecundarioenalgunodelosobjetosdelpanelyseleccionarunatarea delmencontextual.Recuerdequeloscomandosdelmencontextualvaranenfuncindeltipode objetoseleccionado.Porejemplo,sihaceclicconelbotnsecundarioenunatabla,puedepublicar losdatosdelatablaenOfficeWord2007oexportarlatablaaOfficeExcel2007.Sinembargo,si seleccionayhaceclicconelbotnsecundarioenunamacro,Accessproporcionaunmenornmero decomandosporquenotienemuchosentidoverunamacrodeAccessenWordoExcel. Recuerdelossiguientespuntos: Elpaneldeexploracinpuedereemplazaralospanelesdecontrolenlamayoradelastareasde exploracinysustituyealaventanaBasededatos. SiutilizabalaventanaBasededatospararealizarunatareacomoabriruninformeenlavistaDiseo, ahoraesatareaserealizadesdeelpaneldeexploracinodesdeloscomandosdelacintade opciones. LospanelesdecontrolcreadosenversionesanterioresdeAccessfuncionarnenOfficeAccess2007. Sinembargo,OfficeAccess2007noadmitealgunoscomandosutilizadosamenudoenpanelesde control,comoelcomandoparamostrarlaventanaBasededatos. ParaobtenermsinformacinacercadelusodelospanelesdecontrolenOfficeAccess2007,veael artculoAdndehanidoapararlospanelesdecontrol?. Enelpaneldeexploracinlosobjetosdebasededatosestndivididosencategorasyesas categorascontienengrupos.Asuvez,esosgruposcontienenunoovariosobjetosdebasededatos, comotablas,formularioseinformes.Accessproporcionaunconjuntodecategoraspredefinidas, comoTablasyvistas,queagrupalosobjetosdeunabasededatosporlatablaconlaqueestn relacionados.Porejemplo,sitieneunatabladedatosdeproveedoresyunformularioparaescribiry cambiaresosdatos,esosobjetosaparecernjuntosensupropiogrupo.Sinecesitadefinirungrupo personalizado,puedehacerlosiemprequelodesee. Enelpaneldeexploracinsetrabajacondostiposdeelementosbsicos:objetosdebasededatosy accesosdirectosaesosobjetos.Recuerdequeslohayaccesosdirectosenlascategorasygrupos personalizados.Siemprequetrabajeconobjetosquenopertenezcanaungrupopersonalizado, utilizarelpropioobjeto.Porejemplo,puedeeliminarunaccesodirectoaunatablaenungrupo personalizadosinefectosnegativos,perosiabreunacategoraoungrupopredefinidoyeliminauna tabla,puedeafectartotaloparcialmentealafuncionalidaddelabasededatos. Tengaencuentatambinquelosobjetosdebasededatosqueestnencategorasygrupos predefinidospuedenproporcionargruposdetareasycomandosdistintosdelosqueofrecenlos accesosdirectosdelascategorasylosgrupospersonalizados.Porejemplo,puedeeliminarobjetos decategoraogrupospersonalizadosperonosepuedeneliminardecategorasogrupo predefinidos. Enlasseccionessiguientesseofreceunaexplicacindecmorealizardistintastareasenelpanelde exploracin,comocambiarlaagrupacindelosobjetosenelpanel,abrirtablasoformularios, cambiarelnombredelosobjetosydefinirycambiarlaspropiedadesdeloselementos. Volveralprincipio Cmoagrupaobjetoselpaneldeexploracin Deformapredeterminada,elpaneldeexploracinmuestratodoslosobjetosdeunabasededatosy colocalosobjetosencategoras.Adems,dividelosobjetosdecadacategoraengrupos.La categorapredeterminadaparalasbasesdedatosnuevascreadasenOfficeAccess2007esTablasy

vistasrelacionadasyelgrupopredeterminadodeestacategoraesTodaslastablas.Elnombredel grupopredeterminadoapareceenelmenenlapartesuperiordelpaneldeexploracin.La categoraTablasyvistasrelacionadasagrupalosobjetosdeunabasededatossegnlastablascon lasqueestnrelacionados.Porejemplo,siunatablallamadaContactosestvinculadaaun formulario,dosconsultasyuninforme,elpaneldeexploracincolocaestosobjetosenungrupo llamadoContactos. NotaAlgunosobjetospuedenaparecermsdeunavezenlacategoraTablasyvistasrelacionadas. Cuandounobjetoestbasadoenmsdeunatabla,dichoobjetoapareceenlosgruposcreadospara cadatabla.Porejemplo,sitieneuninformequetomasusdatosdesdedostablas,eseinforme apareceenlosgruposcreadosparacadatabla. ImportanteAmedidaqueproceda,recuerdequesieliminaunodeesosobjetos(inclusosiaparece duplicado),loqueeliminaenrealidadeselobjetoensypuedequeseinterrumpaparcialo totalmentelafuncionalidaddelabasededatos.Sideseaocultarlosobjetosduplicados,hagacliccon elbotnsecundarioenelobjetoyelijaOcultarenestegrupo. ParalasbasesdedatoscreadasconversionesanterioresdeAccess,lacategorapredeterminadaes TipodeobjetoyelgrupopredeterminadoesTodoslosobjetosdeAccess.Lacategoraagrupalos componentesdelabasededatosportipo(lastablasestnenungrupodenominadoTablas,los formulariosenungrupodenominadoFormularios,etc.).Lasiguientefiguramuestralosgruposdela categoraTipodeobjeto.

NotaSiabreunabasededatosquenoseadeconfianza(esdecir,semuestralabarrademensajes alabrirlabasededatos),Accessbloqueacualquiercontenidoquepuedaserpotencialmente peligrosodeformapredeterminada.Losobjetosbloqueadosnoaparecenenlacategoraoelgrupo queseesperaenelpaneldeexploracin.Ensulugar,estosobjetosbloqueadosaparecenenun grupollamadoObjetosnorelacionados.Siunobjetocomo,porejemplo,unaconsulta,contieneuna funcinquenoseasegura,laconsultaaparecerenelgrupoObjetosnorelacionadosdelpanelde exploracin.Adems,siusalaconsultacomoelorigendedatosparauncontroldeunformularioo uninforme,noserposibleabrirelformulariooelinformedesdeelpaneldeexploracin.Para restaurarunobjetoasugruponormaloparaabrirobjetosquesehayandeshabilitado,enprimer lugardeberindicarquelabasededatosesdeconfianza.Paraobtenerinformacinacercadecmo indicarqueunabasededatosesdeconfianzaysobrelaseguridadenOfficeAccess2007,veael artculoProtegerunabasededatosdeAccess2007.

Sideseaagruparlosobjetosdeformadiferente,puedeseleccionarotracategorausandoelmen situadoenlapartesuperiordel.Enlasiguientefigurasemuestraelmen.

CategorasMuestralascategoraspersonalizadasypredefinidasparalabasededatosabierta.La marcadeverificacinindicalacategoraqueestseleccionadaactualmente.Seleccionelacategora queagrupemslgicamentealosobjetosdelabasededatos. GruposSonlosgrupospersonalizadosopredefinidosqueresidenenunacategoraconcreta.Los gruposcambianamedidaqueseseleccionanlasdistintascategoras. Recuerdelosiguientecuandoutiliceelmen: Laseccinsuperiordelmencontienecategoras;laseccininferiorcontienegrupos.Losgrupos cambiancuandoseleccionaotrascategoras,yelttulodelmencambiacuandoseleccionaotros gruposocategoras.Porejemplo,sieligelacategoraTablasyvistasrelacionadas,Accesscreaun grupodenominadoTodaslastablasyesegruposeconvierteenelttulodelmen. Silascategorasylosgrupospredefinidosnosatisfacensusnecesidades,puedecreargrupos personalizados.Accessproporcionaungrupopersonalizadobsicoquepuedecambiar,opuede crearungrupopersonalizadodesdeelprincipio. Sideseacrearelequivalentedeunpaneldecontroloreemplazarunpaneldecontrolexistente,cree ungrupopersonalizado.Paraobtenerinformacinalrespecto,vealaseccinCrearcategorasy grupospersonalizados(panelesdecontrol),msadelanteenesteartculo. Nopuedefiltrarloselementosdirectamenteenelmen,perolascategorasylosgrupos proporcionanunaformadefiltrado.Suponga,porejemplo,queslodeseaverlasconsultas.Para ello,seleccionelacategoraTipodeobjetoyacontinuacin,elijaConsultasdelaseccindegrupo delmen. Volveralprincipio Usarelpaneldeexploracinparaadministrarobjetosdebasededatos Enlosprocedimientosdelasseccionessiguientesseexplicacmoutilizarelpaneldeexploracin paraadministrarlosobjetosdelasbasesdedatos.Puedequealgunastareasleresultenfamiliares, comocambiarelnombredeunobjeto,mientrasqueotrassonnuevasenOfficeAccess2007,como definiropcionesdevistaparalasbasesdedatosalmacenadasenunservidordeSharePoint. Abrirycerrarelpaneldeexploracinysusobjetos Deformapredeterminada,elpaneldeexploracinaparececuandoseabreunabasededatosen OfficeAccess2007,incluidaslasbasesdedatoscreadasenversionesanterioresdeAccess.Para impedirqueelpaneldeexploracinaparezcadeformapredeterminada,esprecisoconfiguraruna

opcindeprogramaglobal.Acontinuacin,seexplicacmollevaracabocadaunadeestas acciones. Mostraruocultarelpanel Hagaclicenelbotnsituadoenlaesquinasuperiorderechadelpaneldeexploracin. MtodoabreviadodetecladoPresioneF11. NotaCuandoelpaneldeexploracinestoculto,puedemostrarlohaciendocliceneltexto

opresionandoF11. verticalPaneldeexploracin Impedirqueelpaneldeexploracinaparezcadeformapredeterminada HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenOpcionesdeAccess. ApareceelcuadrodedilogoOpcionesdeAccess. EnBasededatosactualyenExploracin,activeodesactivelacasilladeverificacinMostrarpanel deexploracin.Deformapredeterminada,laopcinestactivada. NotaSerecomiendaocultarelpaneldeexploracinnicamentesidisponedeunformulario,un paneldecontroluotromtodoparainiciarlosobjetosdelabasededatos. UsarelcuadroBuscarparabuscarobjetosdebasededatos Lasbasesdedatosextensaspuedencontenerunnmerograndedeobjetos:tablas,formularios, informes,consultas,etc.ElcuadroBuscarseusacuandosenecesitabuscarrpidamenteunobjeto. Buscarunobjeto EnelcuadroBuscar,escribaelnombre(yaseapartedeloelnombreentero)delobjetodebasede datos. Amedidaqueescribeeltextodebsqueda,semodificalalistadegruposdelpaneldeexploracin. Especficamente,elpanelocultatodoslosgruposexceptoelquecontieneelobjetoqueest tratandodebuscar. Parainterrumpirlabsquedayrestablecerlosgruposocultos,elimineeltextodebsquedaohaga clicenBorrarcadenadebsqueda ,queseencuentraaladerechadelcuadroBuscar. NotaLalistadegruposdelpaneldeexploracincambiaenelmomentoenqueseescribetextoen elcuadrodebsqueda.Siescribetextoquenosecorrespondeconningnobjetodelabasede datos,elpaneldeexploracinocultatodoslosgruposdelabasededatosabierta.Sielpanelse muestraenblancoderepenteindicaqueesnecesarioescribiruntextodistinto. Abrirunobjetodebasededatos Cuandodeseeejecutarunobjetodebasededatoscomounformulario,uninformeounaconsulta,o cuandodeseecambiareldiseodealgunodeestostiposdeobjetos,bralosdirectamentedesdeel paneldeexploracin.Recuerdelosiguiente: NopuedeejecutarmdulosdecdigodeVisualBasicparaAplicaciones(VBA)desdeelpanel.Al hacerdobleclicenunmdulo(oalseleccionarloypresionarENTRAR),sloseiniciaelEditorde VisualBasic.

Puedeejecutarmacrosdesdeelpanel,peroesposiblequenosemuestrenresultadosy,segnlo quehagalamacro,puedeprovocarunerror. Abrirunobjetodebasededatosparautilizarlo Enelpaneldeexploracin,hagadobleclicenlatabla,enlaconsulta,enelinformeoenotroobjeto quedeseeabrir.TambinpuedearrastrarunobjetoalreadetrabajodeAccessocolocarel enfoqueenunobjetoypresionarENTRAR. AbrirunobjetodebasededatosenlavistaDiseo Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelobjetodebasede datosquedeseacambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual.Tambin puedecolocarelenfoqueenunobjetoypresionarCTRL+ENTRAR. NotaCambiareldiseodeunobjetodebasededatospuedeserunatareacomplicada.Para obtenerinformacinsobrecmocambiareldiseodeunobjeto,veaelartculoConceptosbsicos deldiseodeunabasededatos. Cambiardenombreoeliminarobjetos Puedecambiardenombreoeliminarcualquieradelosobjetosdeunabasededatos. ImportanteSieliminaunobjetopuedeinterrumpirlafuncionalidaddelabasededatos.Unabasede datosrelacionalnoesunmero"archivo",adiferenciadeundocumentodeWordounlibrodeExcel. Lasbasesdedatossonconjuntosdecomponentesquefuncionanconjuntamente.Porejemplo,una tablapuedeproporcionardatosparaunformulario,uninformeyunaconsulta.Esaconsulta,asu vez,puedeproporcionardatosparaotroformularioeinforme.Sieliminaunobjetodeeseconjunto decomponentes,puedequeseinterrumpaparcialototalmentelafuncionalidaddelabasededatos. Elcambiodenombredeunobjetonosuponetantoproblema.Deformapredeterminada,alcambiar elnombredeunobjeto,Accessintentapropagaresecambioalosdemsobjetosdebasededatos dependientes.Sinembargo,Accessnopuedepropagarloscambiosdenombreatravsdemdulos decdigodeVBA.Esprecisohacerlomanualmente.Delocontrario,seinterrumpirelcdigo. Adems,paraqueAccesspropagueloscambiosdenombre,esprecisohabilitarlaautocorreccinde nombres. Cmoseactivalacorreccinautomticadenombres? HagaclicenelBotnMicrosoftOffice y,acontinuacin,hagaclicenOpcionesdeAccess. EnelcuadrodedilogoOpcionesdeAccess,hagaclicenBasededatosactual. EnOpcionesdeAutocorreccindenombres,hagaclicenRegistrarinformacindeAutocorreccinde nombresyelijaAceptarcuandoselepidaqueconfirmeelcambio. CuandoAccessacabedecrearlasasignacionesdenombresparalabasededatos,hagaclicen RealizarAutocorreccindenombres. Cambiarelnombredeunobjetodebasededatos Enelpaneldeexploracin,busqueelobjetocuyonombredeseacambiar,hagaclicenlconel botnsecundariodelmousey,acontinuacin,hagaclicenCambiarnombre. Obien, ColoqueelenfoqueenelobjetoypresioneF2paraqueelnombredelobjetoestdisponibleparasu modificacin: EscribaelnuevonombreypresioneENTRAR. Eliminarunobjetodebasededatos .

Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelobjetoquedesea eliminaryhagaclicenEliminar.TambinpuedecolocarelenfoqueenunobjetoypresionarSUPR. Mostraruocultargruposyobjetos Puedeocultarlosgruposdecategoraspredefinidasypersonalizadas,ypuedeocultaralgunoso todoslosobjetosdeungrupodeterminado.Recuerdelossiguientespuntos: Puedehacerquelosgruposyobjetosocultosestntotalmenteinvisibles,opuedemostrarlosenel paneldeexploracincomoiconossemitransparentesdeshabilitados.Paraello,activeodesactivela opcinMostrarobjetosocultosdelcuadrodedilogoOpcionesdeexploracinylaconfiguracinse aplicaralosgruposyobjetos.Debedefinirtambinestaopcincuandodeseemostrarorestaurar unobjetooculto.Normalmente,estaopcinsimplificalatareademostrarorestaurarungrupou objetooculto. Puedeocultarunobjetoslodesugrupouocultarlodetodoslosgrupos.Paraello,configuresu propiedadOculto. Puedeocultargruposyobjetossinqueseinterrumpalafuncionalidaddeunabasededatos. Enlasseccionessiguientesseexplicacmomostrarlosobjetosocultoscomodeshabilitadosycmo ocultarymostrargruposyobjetos. Mostrargruposyobjetoscomosemitransparentesydeshabilitados Conelpaneldeexploracinabierto,hagaclicconelbotnsecundarioenlabarrademenssituada enlapartesuperiordelpanely,acontinuacin,hagaclicenOpcionesdeexploracin. BajoOpcionesdepresentacin,activelacasilladeverificacinMostrarobjetosocultos. Ocultarungrupoenunacategora Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundarioenlabarradettulodelgrupoque deseeocultary,acontinuacin,hagaclicenOcultar. Restaurarungrupoocultoenunacategora Sioptpormostrarlosgruposocultoscomoiconosdeshabilitadosysemitransparentes,hagaclic conelbotnsecundarioenelgrupoocultoyhagaclicenMostrar. Obien, Sioptporhacertotalmenteinvisibleslosgruposocultos,sigaestospasos: Conelpaneldeexploracinabierto,hagaclicconelbotnsecundarioenlabarrademensenla partesuperiordelpanelyhagaclicenOpcionesdeexploracin. EnelpanelCategoras,seleccionelacategoraquecontieneelgrupooculto. EnelpanelGruposde"categora",activelacasilladeverificacinsituadajuntoalgrupooculto. HagaclicenAceptar. Ocultarunoovariosobjetosslodeungrupoprimario Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenunoovariosobjetosy hagaclicenOcultarenestegrupo. Restaurar(mostrar)unoovariosobjetosocultosslodeungrupoprimario HagaclicconelbotnsecundariodelmouseenunoovariosobjetosocultosyhagaclicenMostrar enestegrupo. NotaSioptporhacertotalmenteinvisibleslosobjetosocultos,sigalospasosanteriorespara mostrarlosobjetoscomosemitransparentesy,acontinuacin,hagaclicconelbotnsecundariodel mouseenlosobjetos. Ocultarunobjetodetodoslosgruposycategoras HagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelobjetoquedeseeocultaryhagaclicenVer propiedades.Apareceuncuadrodedilogoconlaspropiedadesdelobjeto.

ActivelacasilladeverificacinOculto. Restaurarunobjetoocultodetodoslosgruposycategoras Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelobjeto,hagaclicenVerpropiedadesydesactivela casilladeverificacinOculto. Cortar,copiarypegarobjetosdelabasededatos Lasreglasparaeliminarunobjetodelabasededatosseaplicantambinalcortarunobjeto.Sise cortaincorrectamente,puedequeseinterrumpaparcialototalmentelafuncionalidaddelabasede datos.Copiarypegarseutilizapara: Moverunobjetoentregrupospersonalizados,especialmentecuandonosedisponedeunmouse. Agregarunobjetoaotrabasededatos. Insertarunobjetoenotroarchivo,comoundocumentodeWordounadiapositivadeMicrosoft OfficePowerPoint2007. Cortarunobjeto Siestabiertoelobjetoquedeseacortar,cirrelo . Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundarioenelobjetoquedeseacortaryhaga clicenCortar. Obien EnelgrupoPortapapelesenlafichaInicio,hagaclicenCortar. MtodoabreviadodetecladoColoqueelenfoqueenelobjetoquedeseecortarypresioneCTRL+X. Copiarunobjeto Enelpaneldeexploracin,seleccioneelobjetoquedeseacopiary,acontinuacin,enelgrupo PortapapelesdelafichaInicio,hagaclicenCopiar.Tambinpuedehacerclicconelbotnsecundario enelobjetoquedeseacopiaryhacerclicenCopiaropresionarCTRL+C. Pegarunobjeto Enelpaneldeexploracin,seleccionelaubicacindelobjetocortadoocopiado.Puedetratarsede otraubicacinenelmismopaneldeexploracinodelpaneldeexploracindeotrabasededatos. EnlafichaInicio,enlaseccinPortapapeles,hagaclicenPegar.Tambinpuedecolocarelenfoque enungrupoypresionarCTRL+V. Obien, Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenungrupodelpaneldeexploracinyhagaclicen Pegar. Importarunobjetoenunabasededatos Sepuedenimportartablasdebasesdedatos,archivosdetexto,librosdeExcelyotrosorgenesde datosvlidosenlasbasesdedatosdeAccess.Comonorma,seusanloscomandosdelgrupode importacindelafichaDatosexternosparaimportardatos.Noobstante,tambincomenzarel procesodeimportacinhaciendoclicconelbotnsecundarioenunatabladelpaneldeexploracin. Iniciarelprocesodeimportacin Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundarioenunatabla. Enelmencontextual,siteelcursorenImportary,posteriormente,elijaeltipodeobjetoque deseeimportar. SemuestraelasistenteObtenerdatosexternosTipodeobjeto. Completelospasosdelasistenteparaimportarelobjetoenlabasededatos. Exportarunobjeto

LosobjetosseexportancuandoesnecesariotrabajarconlosdatosenotroprogramacomoExcelo Wordycuandosedeseacompartirdatosconotrabasededatos.Puedeexportardatosentablas, conjuntosderesultadosdeconsultasyformularios.Losprogramasenlosquepuedeexportardatos varanenfuncindeloquesedeseaexportar.Porejemplo,siexportaunatablaolosresultadosde unaconsulta,puedeelegirentreunabasededatosODBC,dBASEyParadox.Siexportaun formulario,Accessproporcionamenosopciones,yaquenosepuedencompartirformularioscon otrosprogramasdeadministracindebasededatos. Exportardatos Enelpaneldeexploracin,seleccioneelelementoquedeseaexportar. EnlafichaDatosexternos,bajoExportar,hagaclicenlaopcinquedesee. Obien Hagaclicconelbotnsecundarioenelobjeto,hagaclicenExportaryseleccioneunaopcin. Segnlaopcinqueseleccione,apareceruncuadrodedilogoounasistente.Porejemplo,si exportaunatablaaExcel,apareceelcuadrodedilogoExportar:HojadeclculodeExcel. Especifiquelasopcionesylasconfiguracionesproporcionadasporelcuadrodedilogooporel asistenteparacompletarelprocesodeexportacin. Definireltipodevistaparaelpaneldeexploracin Puedeverlosdetallesdelosobjetosdeungrupo,comolafechadecreacindecadaobjeto.Puede vertambinlosobjetoscomolistasocomoiconos. Definirlavista Hagaclicconelbotnsecundarioenelmensituadoenlapartesuperiordelpaneldeexploracin, elijaVistapory,acontinuacin,hagaclicenDetalles,IconooLista.

TambinpuedemostrarelmenVerporhaciendoclicconelbotnsecundarioenunreaenblanco delaparteinferiordelpaneldeexploracin. Vertodoslosgruposdeunacategora Parautilizarestecomando,lacategoradelpaneldeexploracindebeconteneralmenosungrupo oculto. Vertodoslosgrupos Hagaclicconelbotnsecundarioenelmensituadoenlapartesuperiordelpaneldeexploraciny elijaMostrartodoslosgrupos. Verydefinirlaspropiedadesdeunobjetodebasededatos CadaobjetodeunabasededatosdeAccess,comounformularioouninforme,contieneun conjuntodepropiedades,incluidalafechadecreacinyeltipodeobjeto.Accessgenera automticamentelamayoradelaspropiedades,peropuedeagregartambinunadescripcina cadaobjetoyestableceroborrarlapropiedadOcultodeunobjeto. ParacomprendercmofuncionalapropiedadOculto,debesabercmoagrupaelpanelde exploracinlosobjetosdeunabasededatosycmopuedecambiaresaagrupacin.Paraobtener

informacinsobrecmoelpanelagrupalosobjetos,vealaseccinCmoagrupaobjetoselpanelde exploracin,anteriormenteenesteartculo. Definirpropiedadesdeobjeto Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelelementoparaelque deseaveroestablecerpropiedadesyhagaclicenPropiedadesdevista. ApareceelcuadrodedilogoPropiedadesyAccessagregaelnombredelobjetoalttulodelcuadro dedilogo.Porejemplo,siabreunformulariodenominadoPedidos,elttulodelcuadrodedilogo serPropiedadesdePedidos.Enlasiguientefigurasemuestraelcuadrodedilogo.

Escriba,silodesea,unadescripcindelobjetoenelcuadroDescripcin.Enlafiguraanteriorse muestraunadescripcindeejemplo. Silodesea,activelacasilladeverificacinOculto. AlseleccionarlaopcinOculto,elobjetosevuelveinvisibleindependientementedelacategorao grupoqueelijaenelpaneldeexploracin. Recopilardatosmediantemensajesdecorreoelectrnico UnadelasnuevascaractersticasdeOfficeProfessional2007eslacapacidaddecrearsistemasde recopilacindedatos.Estossistemasutilizanunacombinacindemensajesdecorreoelectrnico creadosenOfficeOutlook2007yformularioscreadosenHTMLoMicrosoftOfficeInfoPath2007.El formularioseincrustaenelmensajedecorreoelectrnicoylosdatosresultantessealmacenanen unatabladeAccess. NotaEnestaseccinseexplicacmoiniciarelprocesodecreacindeunsistemaderecopilacin dedatos.Elrestodelprocesoquedafueradelalcancedeesteartculo.Paraobtenerinformacin detalladasobrecmocrearunsistemaderecopilacindedatos,veaelartculoRecopilardatos mediantemensajesdecorreoelectrnico. Iniciarelprocesoderecopilacindedatosmediantecorreoelectrnico Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlatablaoenlaconsulta dondeestnincluidoslosdatosrecopiladosy,acontinuacin,hagaclicenRecopilaryactualizar datosatravsdecorreoelectrnico. SeiniciaelAsistentepararecopilardatosatravsdemensajesdecorreoelectrnico.

Sigalospasosdelasistenteparacrearyenviarunmensajederecopilacindedatos.Paraobtener msinformacinacercadelusodeestacaracterstica,veaelartculoRecopilardatosmediante mensajesdecorreoelectrnico. UsarelAdministradordetablasvinculadas ElAdministradordetablasvinculadasseutilizaparaactualizarlosvnculosentreunaovariastablas. ParautilizarelAdministradordetablasvinculadas,labasededatosdebecontenerunatabla vinculada. Paraobtenerinformacinacercadelaimportacinylavinculacin,vealossiguientesartculos: ImportarovincularalosdatosdeotrabasededatosdeAccess,Importarovincularalosdatosdeun librodeExcel,ImportarovincularaunalistadeSharePointyImportarovincularalosdatosdeun archivodetexto. Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlatablavinculaday,a continuacin,hagaclicenAdministradordetablasvinculadas. AparecerelcuadrodedilogoAdministradordetablasvinculadas. SeleccionelatablaolastablasquedeseaactualizaryhagaclicenAceptar. ApareceelcuadrodedilogoSeleccionarubicacinnuevadenombredetabla. UtilicelalistaBuscarenparadesplazarsealanuevaubicacindelatablaotablasvinculadasque seleccionenelpaso2yhagaclicenAbrir. Volveralprincipio UsarlascategorasylosgrupospredefinidosqueproporcionaAccess Enestasseccionesseexplicacmoagruparlosobjetosdeunabasededatosmediantelascategoras ygrupospredefinidosqueproporcionaOfficeAccess2007.Paraobtenerinformacinsobrecmo creargrupospersonalizados,veaCrearcategorasygrupospersonalizados(panelesdecontrol),ms adelanteenestetema. Usarcategorasygrupos Conelpaneldeexploracinabierto,hagaclicenelmensituadoenlapartesuperiordelpanel. Paraseleccionarunacategora,hagaclicenelelementoquedeseeenlaseccinsuperiordelmen. Obien, Paraseleccionarungrupo,seleccioneunelementoenlaseccininferiordelmen. Usarunmtodoalternativoparaseleccionarcategoras Hagaclicconelbotnsecundarioenelmenenlapartesuperiordelpaneldeexploracin,siteel cursorenCategoray,acontinuacinhagaclicenlacategoraquedesee.

Notas Tengaencuentalosiguiente: Alseleccionarunacategora,puedequelosgruposdelaseccininferiordelpanelcambien.Por ejemplo,sicambiadeTipodeobjetoaFechadecreacin,losgruposcambianparareflejarlasfechas enquesecrearon.

Alseleccionarungrupo,losobjetosdelpaneldeexploracincambiandeacuerdoconlaopcin seleccionada.Porejemplo,siseleccionalacategoraTipodeobjetoyelgrupoTablas,slo aparecernlastablasdelabasededatosabiertaenelpanel. Cadavezqueseseleccionaunacategora,Accesscreaungrupoglobalquecontienetodoslos objetosdelabasededatoso,dichodeotromodo,Accesspresuponequecuandosedeseaagrupar losobjetosdelabasededatosdeundeterminadomodo(portablas,porejemplo),tambinse quierevertodossuscomponentes.Siempreencontrarelgrupoglobaldeunadeterminada categora,porqueAccessagregalapalabraTodosalnombredelgrupo.Porejemplo,siseleccionala categoraTablasyvistas,AccesscreaungrupoglobaldenominadoTodaslastablas.Accessutilizaese nombretambincomottulodemenhastaqueseseleccionaotrogrupo. Cambiaroeliminarunacategorapredefinida NosepuedencambiarnieliminarlascategoraspredefinidasqueproporcionaAccess.Porejemplo, nosepuedeeliminarunacategorapredefinida,agregarungrupoaunacategoraniquitargruposde unacategora.Perospuederealizarestasoperacionessicreaunacategorapersonalizadayle agregagrupospersonalizados.Paraobtenermsinformacinalrespecto,vealasiguienteseccin, Crearcategorasygrupospersonalizados(panelesdecontrol).Tambinpuedeocultartodoslos gruposdeunacategorapredefinidaytodoslosobjetosdeesosgrupos.Enlasiguienteseccinse explicacmorealizarestatarea. Volveralprincipio Crearcategorasygrupospersonalizados Creecategorasygrupospersonalizadoscuandodeseelimitaropersonalizarlosgruposyobjetosen elpaneldeexploracinycuandodeseecrearelequivalentedeOfficeAccess2007deunpanelde control.Cuandosecreaunacategorapersonalizada,secreaparalabasededatosabiertayse mueveconella.Nosepuedentransferircategorasygrupospersonalizadosaotrasbasesdedatos. Paracrearyadministrarcategorasygrupospersonalizados,seutilizaelcuadrodedilogoOpciones deexploracin.stossonlospasosgeneralesdelproceso: Primerosecreaunacategorapersonalizada,peropuedeutilizarlaqueAccessproporciona: Personalizado.Puedecambiarelnombredeesacategorayagregaroquitargrupossegnsus necesidades,opuedecrearunanuevacategoraencualquiermomento. Traslacreacindeunacategora,secreaunoovariosgruposparalanuevacategora. CierreelcuadrodedilogoOpcionesdeexploraciny,enelpaneldeexploracin,arrastreycoloque ocopieypeguelosobjetosdelabasededatos(tablas,formularios,informes,etc.)quedesee asignaralgrupopersonalizado.Elconjuntocompletodeobjetosresideenungrupodenominado Objetosnoasignados.Accesscreaesegrupocuandosecrealacategorapersonalizada. NotaCuandoseagregaunobjetodebasededatosaungrupopersonalizado,Accesscreaun accesodirectoaeseobjeto.Nosemuevenisecopiaelpropioobjeto.Sisecambiadenombreose eliminaunaccesodirectodeungrupopersonalizado,esoscambiosnoafectanalobjetoprimario, sloalaccesodirecto. Trasrellenarlosgrupospersonalizados,puedeocultarelgrupoObjetosnoasignadosytodoslos demsgruposquenodeseemostrar. Crearunacategorapersonalizada Hagaclicconelbotnsecundarioenelmensituadoenlapartesuperiordelpaneldeexploraciny hagaclicenOpcionesdeexploracin. Obien

Hagaclicconelbotnsecundarioenunreavacadelaparteinferiordelpaneldeexploraciny,a continuacin,hagaclicenOpcionesdeexploracin. EnCategoras,hagaclicenAgregarelemento.Unanuevacategoraapareceenelpanelde exploracinparaqueleasigneunnombre.Estafiguramuestraelpanelconunanuevacategora:

Puedeagregarunmximode10categoraspersonalizadasacadabasededatos. EscribaunnombreparalanuevacategoraypresioneENTRAR. Siesnecesario,utiliceunnombrequetengasentidoparalosusuariosdelabasededatos.Trascrear elnombre,observequeelttulodelpaneldeladerechacambiaparareflejaresenombre.Por ejemplo,siasignaelnombre"Mipaneldecontrol"alanuevacategora,elttulodelpaneldela derechaserGruposde"Mipaneldecontrol".Asimismo,observequeelpaneldeladerecha contieneungrupodenominadoObjetosnoasignados.Accesslocreadeformapredeterminada,y contienetodoslosobjetosdelabasededatos.Sonlosobjetosdeesegrupolosqueseutilizanpara rellenarelgrupopersonalizado. Trascrearselacategorapersonalizada,secreaunoovariosgruposparadichacategora.Sepueden creartantosgruposcomoseanecesario.MantengaabiertoelcuadrodedilogoOpcionesde exploracinysigalosprocedimientosquesedetallanacontinuacin. Crearungrupopersonalizado EnelpanelGruposde"nombredegrupo",hagaclicenAgregargrupoy,acontinuacin,escribaun nombreparaelgrupo.Puederepetiresteprocesotantasvecescomoestimenecesario.Porejemplo, Mipaneldecontrolpuedecontenertresgrupos:Entradadedatos,InformesyConsultas.Losgrupos queagregueenestafasedelprocesodependendelasnecesidadesdelosusuariosodesuspropias preferencias. MantengaactivadalacasilladeverificacinsituadajuntoaObjetosnoasignadosyhagaclicen Aceptar.AccesscierraelcuadrodedilogoOpcionesdeexploracinyagregaelnuevogrupo personalizadoalpaneldeexploracin,peroannopuedeverelnuevogrupoporquetodavanoest examinandolanuevacategorapersonalizada. Sigalosprocedimientosdescritosacontinuacinparapoderverelnuevogrupoyagregarobjetosal grupo. Agregarobjetosaungrupopersonalizado Hagaclicenelmensituadoenlapartesuperiordelpaneldeexploraciny,enlaseccinsuperior delmen,hagaclicenlanuevacategorapersonalizada.Losgruposcreadosparalacategora aparecenenlaseccininferiordelmen,juntoconelgrupoObjetosnoasignados. Enelpaneldeexploracin,enelgrupoObjetosnoasignados,seleccioneloselementosquedesea utilizarenelgrupopersonalizadoy,acontinuacin,muvalosaesegrupo.Accesspermitemoverlos elementosseleccionadosdevariasformas.Puede: Arrastrarycolocarelementos.

MantenerpresionadalateclaCTRLyhacerclicenvarioselementosy,acontinuacin,arrastrarlos hastaelgrupopersonalizado. Hacerclicconelbotnsecundariodelmouseenunodeloselementosseleccionados,elegirAgregar algrupoy,acontinuacin,hacerclicenelnombredelgrupopersonalizado. Cuandofinalice,podrdejarvisibleelgrupoObjetosnoasignadosenelpaneldeexploracinu ocultarlo. OcultarelgrupoObjetosnoasignados Hagaclicconelbotnsecundarioenelmensituadoenlapartesuperiordelpaneldeexploraciny hagaclicenOpcionesdeexploracin. EnelpanelGruposdecategora,desactivelacasilladeverificacinObjetosnoasignados. Despusdecrearunacategoraogrupopersonalizadoyagregaralgunosaccesosdirectosalgrupo, puedeutilizaresosaccesosdirectosparacrearotrosgrupos.Enelsiguienteprocedimientoseexplica cmorealizarestaoperacin. Crearunnuevogrupopersonalizadomedianteunobjetodeungrupopersonalizadoexistente NotaParausarestatcnica,primerodebecrearunacategorapersonalizadayagruparlosobjetos siguiendolosprocedimientosdescritosenlasseccionesanteriores. Conunacategorayungrupopersonalizadosabiertosenelpaneldeexploracin,hagaclicconel botnsecundariodelmouseenelobjetoquedeseecolocarenungruponuevo. ElijaAgregaralgrupoy,acontinuacin,hagaclicenNuevogrupo. .Apareceunnuevogrupoenelpaneldeexploracin . Escribaunnombreparaelgruponuevoy,acontinuacin,arrastreycoloqueaccesosdirectos adicionalesenelnuevogrupo,segnseanecesario. Ocultarlosgruposyobjetosdeunacategorapersonalizada Paraocultarlosgruposdeunacategorapersonalizadaolosobjetosdeungrupopersonalizado, utilicelastcnicasparaocultarelementosdecategorasygrupospredefinidos.Vealaseccin Mostraruocultarcategorasygrupos,anteriormenteenestetema,yvealalistadetareas disponiblesascomolospasospararealizarlas. Quitaryrestaurarobjetosdegrupospersonalizados Losgrupospersonalizadospuedencambiarconeltiempocuandocambienlasnecesidadesdelos usuariosodelaempresa.Puedequitaryrestablecerobjetosdeungrupoencualquiermomento.En lasseccionessiguientesseexplicacmohacerlo. Quitarobjetosdeungrupopersonalizado Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelobjetoquedesea quitaryhagaclicenQuitar. Restaurarunobjetoenungrupopersonalizado SielgrupoObjetosnoasignadosestoculto,mustrelo. Cmo? Hagaclicconelbotnsecundarioenelmensituadoenlapartesuperiordelpaneldeexploraciny elijaOpcionesdeexploracin. EnelpanelGruposde"categora",activelacasilladeverificacinsituadajuntoaObjetosno asignados. Segnseanecesario,arrastreycoloqueelobjetoquedeseedelgrupoObjetosnoasignadosenel grupopersonalizado. Cambiarelnombredeunobjetodeungrupopersonalizado

Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelobjetocuyonombre deseacambiaryhagaclicenCambiarnombredeaccesodirecto. Accessincluyeelnombreenuncuadrodetextoycolocaelenfoqueenelnombreoriginalparaque slotengaqueescribir. Escribaelnuevonombredelaccesodirectoy,acontinuacin,presioneENTRAR. Agregarobjetosdegrupospersonalizadosaotrosgrupospersonalizados Amedidaquecrezcalabasededatos,puedecrearalgunascategoraspersonalizadaseincluirgrupos enellas.Accesspermitemoverrpidayfcilmentelosobjetosentrelosgruposdeunacategora personalizada.Tambinpuedeseguirlospasosdescritosparacrearunnuevogrupodentrodeuna categora.Paraseguirestospasos,debemostrarunacategorapersonalizadaenelpanelde exploracin.Sideseaobtenerinformacinalrespecto,vealaseccinCmoagrupaobjetoselpanel deexploracin,anteriormenteenesteartculo. Moverobjetosentregrupospersonalizados Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelobjetoquedesea agregaraotrogrupo,elijaAgregaralgrupoy,acontinuacin,hagaclicenelgrupoalquedesea agregarelobjeto. Crearnuevosgrupospersonalizados Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelobjetoparaelque deseacrearungrupopersonalizadonuevo,elijaAgregaralgrupoy,acontinuacin,hagaclicen Nuevogrupo. Apareceungruponuevoenelpaneldeexploracin. . Escribaunnombreparaelnuevogrupo. ArrastrelosobjetosdisponiblesdecualquiergrupopersonalizadoodelgrupoObjetosnoasignados alnuevogrupo. Volveralprincipio Definiropcionesglobalesdelpaneldeexploracin Puededefinirycambiarvariasopcionesglobalesdelpaneldeexploracin.Enestaseccinse proporcionaunareferenciaparacadaopcin. Definirlasopciones Hagaclicconelbotnsecundarioenelmensituadoenlapartesuperiordelpaneldeexploraciny elijaOpcionesdeexploracin. Enlatablasiguientesemuestranlasopcionesyunadescripcinsobrecmoutilizarlas. Opcin Mostrar objetosocultos Mostrar objetosdel sistema Abrirconun soloclic Abrirconun Utilcelacuandonecesite... Mostrarobjetosocultoscomoiconosdeshabilitados semitransparentes.Desactiveestaopcincuandodeseeocultar totalmentelosobjetos. Mostrarobjetosdelsistemacomotablasdelsistema. Disponiblepara Grupospredefinidosy personalizados. Grupospredefinidosy personalizados. Grupospredefinidosy personalizados. Grupospredefinidosy

Abrirobjetosconunnicoclicdelmouse. Abrirobjetosconundobleclicdelmouse.

dobleclic

personalizados.

Paraobtenermsinformacinacercadeladefinicindeopciones,veaelartculoCuadrodedilogo Opcionesdeexploracin. Volveralprincipio

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan tambin campos y son los elementos de informacin de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en funcin de los campos que desea registrar para una materia en concreto. En este artculo se explica cmo crear campos. Aprender a agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. Aprender tambin a agregar un campo de otra tabla a la tabla con la que est trabajando y a definir tipos de datos de un campo. Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo informacin en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. 2. 3. 4. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizar la informacin especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la informacin especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en

Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la informacin especificada, define el tipo de datos en Texto. En la tabla siguiente se indica cmo funciona la deteccin automtica de tipos de datos en la vista Hoja de datos.
Si escribe: Antonio http://www.contoso.com Puede utilizar cualquier prefijo vlido de protocolo de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos vlidos. 50000 50.000 50.000,99 50000,389 31/12/2006 Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuracin regional del usuario. 31 de diciembre de 2006 10:50:23 10:50 a.m. 17:50 12,50 $ El smbolo de moneda reconocido es el de la configuracin regional del usuario. 21,75 123,00% 3,46E+03 Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos: Texto Hipervnculo

Nmero, entero largo Nmero, entero largo Nmero, doble Nmero, doble Fecha/Hora

Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Moneda

Nmero, doble Nmero, doble Nmero, doble

Adems de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, segn los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Si desea definir explcitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opcin proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.

Definir explcitamente el tipo de datos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuacin, seleccione un tipo de datos.

2.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explcitamente el formato

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Formato y, a continuacin, seleccione un formato.

2.

Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo informacin en la celda situada debajo del ttulo Agregar nuevo campo, Office Access 2007 asigna automticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y as sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo ms descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botn secundario del mouse (ratn) en su ttulo y haciendo clic despus en Cambiar nombre de columna en el men contextual. Los nombres de campo pueden contener un mximo de 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fcilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Direccin y Telfono particular. Volver al principio

Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es ms sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuacin, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos. Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de caractersticas y propiedades que describen un campo. La definicin de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuracin de la propiedad de formato del campo y un nmero de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo. 1. 2. Asegrese de que la tabla est en la vista Hoja de datos. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos. 3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrstrelos a la tabla. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin. El campo aparece en la hoja de datos. Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo. Pero ste no es el nico punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Adems de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo tambin desde un campo existente en otra tabla.

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendr que modificar la decisin tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numrico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la caracterstica de deteccin automtica de tipos de datos definir un tipo de datos numrico para el campo. Sin embargo, slo se deben utilizar tipos de datos numricos para los campos que participan en clculos aritmticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto. Si desea definir explcitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opcin proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.

Definir explcitamente el tipo de datos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuacin, seleccione un tipo de datos.

2.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

Definir explcitamente el formato

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Formato y, a continuacin, seleccione un formato.

2.

Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.
Tipo de datos Texto Almacena Caracteres alfanumricos Se utiliza para texto o para texto y nmeros que no se emplean en clculos, como Id. de producto. Caracteres alfanumricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido. Se utiliza para texto que contiene ms de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los prrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizara un campo Memo. Valores numricos (enteros o valores fraccionarios). Se utiliza para almacenar nmeros utilizados en clculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Tamao Hasta 255 caracteres.

Memo

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Nmero

1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de rplica.

Moneda. Fecha/Hora Fechas y horas. Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora. Valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes). Valor numrico nico que Office Access 2007 inserta automticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonumricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente. Valores booleanos. Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: S/No o Verdadera/Falso, por ejemplo. Objetos OLE u otros datos binarios. Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows. Fotografas, imgenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imgenes digitales y cualquier tipo de archivo binario. 8 bytes.

Moneda Autonumrico

8 bytes. 4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de rplica.

S/No

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE

Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos

Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, segn la capacidad de compresin de los datos adjuntos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Hipervnculo

Hipervnculos. Se utiliza para almacenar hipervnculos y proporcionar acceso con un solo clic a pginas Web a travs de una direccin URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a travs de un nombre en formato UNC (convencin de nomenclatura universal). Puede crear tambin vnculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos. En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para bsquedas. Se utiliza para iniciar el Asistente para bsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.

Asistente para bsquedas

Basado en una tabla o consulta: el tamao de la columna asociada. Basado en un valor: el tamao del campo Texto utilizado para almacenar el valor.

SUGERENCIA Para los nmeros de telfono, los nmeros de pieza y otros nmeros que no se van a utilizar en clculos

matemticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Nmero. Para los tipos de datos Texto y Nmero, puede especificar con mayor detalle el tamao del campo o el tipo de datos configurando la propiedad TamaoDelCampo (FieldSize). Volver al principio

Crear, modificar o eliminar una relacin

Mostrar todo Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la informacin de varias tablas. En este artculo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relacin de tabla. Se incluye informacin sobre cmo exigir la integridad referencial para evitar la creacin de registros hurfanos, cmo definir el tipo de combinacin para determinar qu registros de cada lado de una relacin se incluyen en el resultado de una consulta y cmo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias.

Crear una relacin de tabla

Se puede crear una relacin de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa tambin puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamao del campo. Volver al principio

Crear una relacin de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn Relaciones.

4.

Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas. 5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar. 6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

7.

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione el campo apropiado en la lista. Para exigir la integridad referencial para esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Para obtener ms informacin sobre la integridad referencial, vea la seccin Exigir integridad referencial. Adems, vea el artculo Gua de relaciones de tablas.

8.

Haga clic en Crear. Access dibuja una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, la lnea aparece ms gruesa en los extremos. Adems, slo si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, aparece el nmero 1 en la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la lnea, tal y como se muestra en la siguiente ilustracin.

NOTAS

Para crear una relacin uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos

debe tener el valor S (sin duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin uno a uno. Para crear una relacin uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relacin (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relacin no debe tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access crea una relacin uno a varios.

Crear una relacin de tabla mediante el panel Lista de campos

En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrndolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que estn disponibles en las tablas relacionadas as como los campos que estn disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin. Vea la seccin Modificar una relacin de tabla para obtener ms informacin.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relacin y, a continuacin, haga clic en Vista Hoja de datos en el men contextual.

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categoras. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de alguna de estas dos categoras en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categora contiene todas las tablas que tienen una relacin con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categora contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relacin. En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo ms (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relacin desde el panel Lista de campos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

2.

Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo ms (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

3. 4.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin. Se inicia el Asistente para bsquedas.

5.

Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para bsquedas. El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin. Vea la seccin Modificar una relacin de tabla para obtener ms informacin. Volver al principio

Modificar una relacin de tabla

Para cambiar una relacin de tabla, seleccinela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuacin, modifquela. 1. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea para seleccionarla. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 2. Con la lnea de relacin seleccionada, haga doble clic en ella. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

Abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn Relaciones. Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. 4. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la

tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. 5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

7.

Realice los cambios y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Modificar relaciones permite cambiar una relacin de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relacin. Se puede definir asimismo el tipo de combinacin o exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada. Para obtener ms informacin sobre el tipo de combinacin y cmo configurarlo, vea la seccin Configurar el tipo de combinacin. Para obtener ms informacin sobre cmo exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada, vea la seccin Exigir integridad referencial.

Configurar el tipo de combinacin

Cuando se define una relacin de tabla, los hechos referentes a la relacin determinan el diseo de las consultas. Por ejemplo, si se define una relacin entre dos tablas y, a continuacin, se crea una consulta que use las dos tablas, Access selecciona automticamente los campos coincidentes predeterminados basndose en los campos especificados en la relacin. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relacin suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos ms sencillas, la configuracin de valores predeterminados mediante la creacin de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la informacin de ms de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operacin se denomina combinacin. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene informacin sobre los clientes y los pedidos slo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relacin es el tipo de combinacin, que indica a Access qu registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinacin predeterminado (denominado combinacin interna), la consulta devolver nicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales. Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que an no han realizado ningn pedido. Para ello, deber cambiar el tipo de combinacin de una combinacin interna a lo que se denomina una combinacin externa izquierda. Este tipo de combinacin devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relacin y slo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinacin externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y slo las filas que coinciden con las de la izquierda.
NOTA

En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posicin de las tablas en el cuadro de dilogo

Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones. Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relacin y, a continuacin, configurar el tipo de combinacin en consecuencia.

Configurar el tipo de combinacin

1. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. 2. Haga clic en la opcin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, el tipo de combinacin y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Opcin 1. Incluir slo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. 2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y slo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. 3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y slo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales. Combinacin relacional Combinacin interna Combinacin externa izquierda Combinacin externa derecha Tabla izquierda Filas coincidentes Todas las filas Filas coincidentes Tabla derecha Filas coincidentes Filas coincidentes Todas las filas

Cuando selecciona la opcin 2 3, se muestra una flecha en la lnea de relacin. Esta flecha apunta al lado de la relacin en el que se muestran slo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. 3.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. 4. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. 5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. 8. Haga clic en Tipo de combinacin. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, haga clic en una opcin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

9.

Realice todos los cambios en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Volver al principio

Exigir integridad referencial

La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros hurfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechazar las actualizaciones que cambien el destino de una referencia as como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la seccin Configurar las opciones en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. 4. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. 5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. 8. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Realice todos los cambios en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas: No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros hurfanos.

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros hurfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un nmero de pedido en la tabla Pedidos si hay artculos de lnea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados.
NOTAS

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para exigir la integridad referencial: El campo comn de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un ndice nico. Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepcin: un campo Autonumrico puede estar relacionado con un campo de tipo Nmero cuya propiedad Tamao del campo tenga el valor Largo entero. Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que estn almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada

Puede darse el caso de que haya una necesidad vlida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relacin. En ese caso, es necesario que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operacin. De ese modo, la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Puede que tambin se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compaa de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compaa de transporte. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualizacin y/o la eliminacin en cascada

1. 2. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. 4. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. 5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. 8. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Active la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas. 9.
NOTA

Realice todos los cambios en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Si la clave principal es un campo Autonumrico (tipo de datos Autonumrico: tipo de datos de campo que, en una

base de datos de Microsoft Access, almacena automticamente un nmero exclusivo para cada registro en el momento en que ste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de nmeros: secuencial, aleatorio e Id. de rplica.), la activacin de la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados no tendr ningn efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumrico. Volver al principio

Eliminar una relacin de tabla

Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ficha de documentos Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado, Access ya no evitar automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin.

1. 2. 3.

Haga clic en el Botn Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. 4. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. 5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Presione la tecla SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga clic en Eliminar. 7. Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma permanente la relacin seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmacin, haga clic en S.
NOTA

Si se est usando alguna de las tablas empleadas en la relacin de tabla, quizs por otra persona u otro proceso,

o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podr eliminar la relacin. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relacin. Volver al principio
Vea tambin

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Conceptos bsicos del diseo de una base de datos Gua de relaciones de tablas

Insertar o agregar un campo de texto enriquecido

En Microsoft Office Access 2007, puede almacenar texto con formato enriquecido en una base de datos. Para ello, utilice un campo Memo y configure la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) del campo (nuevo en Office Access 2007) en RichText. Puede aplicar el formato a todo el contenido del campo, o a parte de l, editando el campo con un control

dependiente en un formulario o cuando el campo se muestra en una hoja de datos. Tambin puede aplicar el formato a todos los campos al ver un informe en la vista Presentacin (nuevo en Office Access 2007). En este artculo se explica cmo insertar un campo Memo que utiliza texto enriquecido y cmo dar formato a texto utilizando las opciones de formato de texto enriquecido.

En este artculo
Qu es el texto enriquecido? Presentacin de la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) Crear un campo de texto enriquecido Cambiar un campo existente de texto sin formato a un campo de texto enriquecido Aplicar opciones de formato al texto Cambiar texto enriquecido a un campo de texto sin formato Qu hacer cuando la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) no est sincronizada

Qu es el texto enriquecido?
El texto enriquecido es un texto con opciones de formato comunes, como negritas y cursivas, que no estn disponibles en el texto sin formato. Puede dar formato a los datos utilizando las herramientas de formato comunes de los programas 2007 Microsoft Office system, como Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.Office Access 2007 aplica en segundo plano el cdigo de formato HTML (Lenguaje de marcas de hipertexto) a los datos. Access utiliza HTML porque proporciona un mayor grado de compatibilidad con campos de texto enriquecido guardados en las listas de . En la tabla siguiente se enumeran las opciones de formato de texto enriquecido compatibles con Office Access 2007:
Icono Opcin Nombre de fuente Tamao de fuente Negrita Cursiva Subrayado Alinear a la izquierda Centrar Alinear a la derecha Numeracin Vietas Descripcin Selecciona un tipo diferente de letra. Selecciona un tamao de fuente. Pone en negrita el texto seleccionado. Si el texto ya est en negrita, la quita. Pone en cursiva el texto seleccionado. Si el texto ya est en cursiva, la quita. Subraya el texto. Si el texto ya est subrayado, lo quita. Alinea el texto con el margen izquierdo. Centra el texto dentro de los mrgenes. Alinea el texto con el margen derecho. Inicia la numeracin de los prrafos. El nmero aparece antes de cada prrafo. Inicia la colocacin de una vieta delante de cada prrafo.

Color de fuente Color de texto resaltado Disminuye la sangra Aumenta la sangra De izquierda a derecha De derecha a izquierda

Selecciona un color de fuente de primer plano. Hace que el texto parezca como si estuviera marcado con un rotulador. Reduce la sangra de prrafo. Aumenta la sangra de prrafo. Rellena el control de izquierda a derecha. Rellena el control de derecha a izquierda.

Office Access 2007 almacena el texto enriquecido utilizando un tipo de datos Memo. Es el nico tipo de datos de Access que tiene compatibilidad integrada para texto enriquecido. Para crear un campo para almacenar texto enriquecido, se crea un campo Memo y se establece la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en RichText. Volver al principio

Presentacin de la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat)

La mayora de los controles, campos y objetos de Access tienen una serie de propiedades asociadas. Una propiedad es un valor con nombre que define alguna caracterstica del objeto , como su posicin, tamao y si es o no visible. La propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) conserva la configuracin que determina si el texto se trata como texto enriquecido o texto sin formato. Los dos valores posibles son los siguientes:
Propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) RichText PlainText Descripcin El texto se muestra como texto enriquecido y se almacena y se interpreta como formato HTML enriquecido. El texto se muestra como texto normal y se interpreta como texto sin formato.

Se establece la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el campo Memo de la vista Diseo de tabla. El valor que se establece se hereda de cualquier cuadro de texto que haya creado para mostrar los datos en el campo Memo. Sin embargo, el valor slo se hereda cuando crea el control. Por tanto puede cambiar el valor utilizando la hoja de propiedades del cuadro de texto. Volver al principio

Crear un campo de texto enriquecido

Almacena el texto enriquecido en un campo que utiliza el tipo de datos Memo. Es el nico tipo de datos que tiene compatibilidad integrada para mostrar y almacenar texto enriquecido. Para crear un campo que pueda almacenar texto enriquecido, primero debe crear un campo Memo y, a continuacin, establecer la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) del campo Memo en RichText.

Crear un campo Memo para almacenar texto enriquecido

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. 3.

En el cuadro de dilogo Abrir, abra la base de datos en la que desea agregar el campo. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla a la que desea agregar el campo de texto enriquecido y a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

4.

En la cuadrcula de diseo de tabla, busque la primera fila vaca. A continuacin, en la columna Nombre de campo, escriba un nombre de campo.

5. 6. 7. 8.

En la columna Tipo de datos, seleccione Memo. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General. Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto enriquecido. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar acceso rpido. en la barra de herramientas Barra de herramientas de

Despus de crear el campo Memo, puede escribir y dar formato al texto enriquecido en la vista Hoja de datos o Formulario. Para obtener ms informacin sobre cmo dar formato de texto enriquecido, vea la seccin Aplicar opciones de formato al texto, ms adelante en este artculo. Volver al principio

Cambiar un campo existente de texto sin formato a un campo de texto enriquecido

Si desea cambiar un campo Memo para que pueda almacenar texto enriquecido, puede cambiar la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) de ese campo de PlainText a RichText. Si desea cambiar un campo de texto existente para que pueda almacenar texto enriquecido, primero debe cambiar el tipo de datos del campo de Texto a Memo.

Cambiar un campo Memo existente para almacenar texto enriquecido

1. 2. 3. 4. Inicie Office Access 2007. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, abra la base de datos que contiene el campo. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que contiene el campo y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

5. 6. 7. 8.

En la cuadrcula de diseo de tabla, haga clic en el campo Memo que desea cambiar a texto enriquecido. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General. Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto enriquecido. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar.

Cambiar un campo existente de texto para que pueda almacenar texto enriquecido
1. 2. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, abra la base de datos que contiene el campo.

3.

En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que contiene el campo y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

4. 5. 6. 7. 8.

En la cuadrcula de diseo de tabla, haga clic en el campo de texto que desea cambiar a texto enriquecido. En Tipo de datos, cambie Texto a Memo. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General. Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto enriquecido. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar.

Cuando haya almacenado el texto enriquecido en un campo Memo, puede mostrarlo en un formulario o informe utilizando un control de cuadro de texto. El control de cuadro de texto tiene la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) que hereda su valor inicial de la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) del campo Memo. Sin embargo, puede cambiar la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el cuadro de control de texto. Volver al principio

Aplicar opciones de formato al texto

Cuando modifica un campo de texto enriquecido, ya sea en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, puede aplicar las opciones de formato utilizando los comandos en la minibarra de herramientas o en los grupos Fuente y Alineacin de fuente en la ficha Inicio. Primero, debe seleccionar el texto al que desea dar formato y, a continuacin, aplicar las opciones de formato. Cuando utiliza el mouse para seleccionar texto en un campo de tipo memo que admite texto enriquecido, aparece la minibarra de herramientas despus de haber completado la seleccin y soltar el botn primario del mouse. La minibarra de herramientas incluye botones para las opciones de formato utilizadas con ms frecuencia.

Suponga que desea agregar nfasis a una parte del texto aplicando formato de negrita para resaltarla.

Aplicar el formato utilizando la minibarra de herramientas

1. Haga clic y arrastre para seleccionar el texto al que desea dar formato. Aparece la minibarra de herramientas. 2. Coloque el cursor sobre la minibarra de herramientas para hacerla ms visible y haga clic en Negrita .

Cuando aparece la minibarra de herramientas, muestra las caractersticas de formato del texto seleccionado. Por ejemplo, si el texto ya est en negrita, el botn Negrita de la barra de herramientas aparecer resaltado. Tambin puede aplicar opciones de formato desde la ficha Inicio en la cinta de opciones. Suponga que desea aplicar la opcin de formato de cursiva.

Aplicar formato utilizando la cinta de opciones

1. Haga clic y arrastre para seleccionar el texto al que desea dar formato.

2.

En la ficha Inicio, haga clic en el grupo Fuente, haga clic en Cursiva

SUGERENCIA Para seleccionar una palabra rpidamente, coloque el puntero en la palabra y haga doble clic. Para

seleccionar el prrafo completo, haga clic tres veces. Volver al principio

Cambiar texto enriquecido a un campo de texto sin formato

Puede cambiar el campo de texto enriquecido a texto sin formato y quitar todo el formato cambiando la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) a PlainText. Cuando cambia un campo de texto enriquecido a texto sin formato, Office Access 2007 le indicar con un aviso que todo el formato se quitar. Una vez aplicado el cambio a texto sin formato y se haya guardado la tabla, no se puede deshacer el campo.

Cambiar un campo de texto enriquecido a texto sin formato

1. 2. 3. 4. Inicie Office Access 2007. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que contiene el campo. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que contiene el campo y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

5. 6. 7. 8.

En la cuadrcula de diseo de tabla, haga clic en el campo Memo que desea cambiar a texto enriquecido. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General. Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto sin formato. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar.

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Qu hacer cuando la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) no est sincronizada

Para que la compatibilidad de texto enriquecido funcione correctamente, debe establecer la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) tanto en el campo Memo como en cualquier control de cuadro de texto que muestre este campo. Normalmente, las propiedades FormatoDeTexto (TextFormat) deben ser iguales. Por ejemplo, la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) para el campo y para el control debe establecerse en RichText si desea que admita el texto con formato enriquecido. Si no desea el texto enriquecido, la propiedad en ambos debe establecerse en PlainText. Si la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el campo Memo se establece en RichText y la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el cuadro de texto se establece en PlainText, ver el HTML de texto enriquecido completo en el cuadro de texto en la vista Formulario y en la vista Hoja de datos. Volver al principio

Para obtener ms informacin

Para obtener ms informacin sobre cmo dar formato a los datos, vea Dar formato a los datos en filas y columnas.
Vea tambin

Crear tablas en una base de datos Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla Insertar, cambiar o eliminar un campo Memo

Insertar, cambiar o eliminar un campo Memo

Se usa un campo Memo cuando se necesita almacenar gran cantidad de texto en una base de datos. En este tema se explica cmo se usa Microsoft Office Access 2007 para agregar un campo Memo a tablas nuevas y existentes de una base de datos.

Qu desea hacer?
Descripcin de los campos Memo Agregar un campo Memo en la vista Hoja de datos Agregar un campo Memo en la vista Diseo Eliminar un campo Memo Referencia a las propiedades de los campos Memo

Descripcin de los campos Memo

Si es la primera vez que usa Access, recuerde que los datos de una base de datos residen en una o varias tablas. La informacin se puede ver en una hoja de datos (una cuadrcula que se parece a una hoja de clculo de Excel), en un formulario de entrada de datos o un informe pero, en ltima instancia, los datos residen en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y est configurada de modo que acepte un tipo especfico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas, y se establece en el tipo de datos Memo cuando se necesita almacenar gran cantidad de texto.

Especificaciones de los campos Memo

Los campos Memo de Office Access 2007 pueden almacenar hasta 1 gigabyte de caracteres, o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de los cuales se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control de un formulario o informe. Adems, a partir de ahora se puede aplicar formato de texto enriquecido a los datos de los campos Memo. Por ejemplo, se pueden configurar los colores, cambiar las fuentes y aplicar el formato de negrita o cursiva a los datos. Para obtener ms informacin sobre cmo aplicar formato a los datos de texto enriquecido de un campo Memo, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Formas de crear un campo Memo

Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente:

Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de datos agregando un nuevo campo y pegando ms de 256 caracteres de texto en una fila en blanco del campo o seleccionando el tipo de datos Memo de una lista desplegable. Vista Diseo Se usa la vista Diseo cuando se desea agregar un campo Memo, habilitar la edicin de texto enriquecido para el campo y establecer las propiedades que no se pueden configurar en la vista Diseo, como los valores predeterminados. Para obtener ms informacin sobre las propiedades que se pueden establecer para un campo Memo, vea la seccin Referencia a las propiedades de los campos Memo. Se puede usar cualquiera de las dos tcnicas al crear tablas nuevas o modificar tablas existentes. Volver al principio

Agregar un campo Memo en la vista Hoja de datos

Los pasos que se muestran en esta seccin describen cmo agregar un campo Memo a una tabla existente y una tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, observe que una hoja de datos es una cuadrcula similar a una hoja de clculo de Excel.

Agregar un nuevo campo Memo a una tabla existente

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4.

Si es necesario, desplcese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada, Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:

5.

Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo. Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".

6.

Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba un bloque de texto mayor que 256 caracteres. Access aplica al campo el tipo de datos Memo porque contiene ms de 256 caracteres. Asimismo, se pueden pegar ms de 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

7.

Guarde los cambios.

Agregar un campo Memo a una tabla nueva

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access abrir la nueva tabla en la vista Hoja de datos.

4.

Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".

5.

Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba un bloque de texto mayor que 256 caracteres. Access aplica al campo el tipo de datos Memo porque contiene ms de 256 caracteres. Asimismo, se pueden pegar ms de 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

6.

Guarde los cambios.

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Agregar un campo Memo en la vista Diseo

Se usa la vista Diseo cuando se necesita agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente y, a continuacin, configurar el campo de modo que admita el formato de texto enriquecido. Los pasos que se muestran en esta seccin describen cmo se agrega un campo Memo a una tabla nueva y una tabla existente, y cmo se configura el campo Memo para que admita la edicin de texto enriquecido.

Agregar un campo Memo a una tabla existente

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

4.

En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".

5. 6.

Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuacin, seleccione Memo en la lista. Guarde los cambios.

Agregar un campo Memo a una tabla nueva

1. 2. 3. 4. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Haga clic con el botn secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseo en el men contextual.

5.

En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".

6. 7.

Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuacin, seleccione Memo en la lista. Guarde los cambios y, si desea habilitar la edicin de texto enriquecido para el campo, prosiga con los pasos que se detallan a continuacin.

Habilitar la edicin de texto enriquecido

Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, busque el cuadro de la propiedad Formato de texto y cambie el valor de Texto sin formato a Texto enriquecido.

NOTA

Si enlaza un cuadro de texto al campo Memo, tambin deber establecer la propiedad Formato de texto del

cuadro de texto en Texto enriquecido. Para obtener informacin sobre cmo aplicar el formato de texto enriquecido a los datos, vea los artculos Formato de datos en tablas, formularios e informes y Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido. Volver al principio

Eliminar un campo Memo

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseo para quitar un campo Memo de una tabla. Sin embargo, al eliminarse un campo Memo que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede deshacer la eliminacin. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.

Eliminar un campo Memo en la vista Hoja de datos

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4.

Busque el campo Memo, haga clic con el botn secundario en la fila de encabezado (el nombre) y haga clic en Eliminar columna.

5.

Haga clic en S para confirmar la eliminacin.

Eliminar un campo Memo en la vista Diseo

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Access abre la tabla en la vista Diseo.

4.

Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Memo y presione SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario en el selector de filas y haga clic en Eliminar filas.

5.

Haga clic en S para confirmar la eliminacin.

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Referencia a las propiedades de los campos Memo

Cuando se usa la vista Diseo para agregar un campo Memo a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos Memo y se describe su uso as como las implicaciones de establecer o cambiar las propiedades.
Propiedad Formato Uso Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentacin. Los formatos definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes. Para obtener ms informacin sobre los formatos personalizados, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Ttulo Valor predeterminado Regla de validacin

Especifica el nombre de los campos de texto. La propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se especifica un ttulo, Access aplicar el nombre de campo predeterminado. Especifica el valor que aparece automticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, se puede especificar el valor "Escriba hasta 65 KB de texto". De este modo, se recuerda a los usuarios que estn trabajando con un campo Memo. Longitud mxima (del valor predeterminado): 255 caracteres. Especifica los requisitos de los datos especificados en un registro, campo o control. Cuando se especifican datos que no cumplan la regla definida para el campo, se puede usar la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje de error resultante. Longitud mxima: 2.048 caracteres. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validacin. Longitud mxima: 255 caracteres. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Cuando su valor es S, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al campo. Adems, el valor no puede ser nulo. Cuando su valor es S, se pueden escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de longitud cero no contiene caracteres y se usan para indicar que se sabe que no existe ningn valor para un campo. Las cadenas de longitud cero se escriben mediante un par de comillas dobles sin espacio entre ellas (""). Permite usar ndices para acelerar las consultas y las operaciones de ordenacin y agrupamiento ejecutadas con grandes cantidades de datos. Los ndices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen informacin duplicada. Opciones: No Desactiva la indizacin (predeterminado). S (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y apellidos duplicados. S (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados. Access usa Unicode para representar datos en los campos de tipo Texto, Memo e Hipervnculo. Unicode ocupa ms espacio de almacenamiento porque usa 2 bytes por carcter en vez de uno. Para reducir el tamao de archivo, el valor predeterminado de la propiedad Compresin Unicode de un campo de tipo Texto, Memo o Hipervnculo es S. Cuando su valor est establecido en S, cualquier carcter cuyo primer byte sea 0 se comprime cuando se almacena y se descomprime cuando se recupera. Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requieran 4.096 bytes o menos de espacio de almacenamiento tras la compresin. Por ello, puede que el contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprima en otro registro. Especifica un Editor de mtodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en ingls con archivos creados en japons o coreano. Valor predeterminado: Sin control. Para obtener ms informacin sobre el uso de esta propiedad, presione F1. Especifica el tipo de datos que se puede especificar con un Editor de mtodos de entrada. Para obtener ms informacin sobre el uso de esta propiedad, presione F1. Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en funcin de esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Direccin de correo electrnico, una etiqueta inteligente puede iniciar un nuevo mensaje de correo o agregar la direccin a una lista de contactos. Haga clic en para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.

Texto de validacin

Requerido Permitir longitud cero Indizado

Compresin Unicode

Modo IME

Modo de oraciones IME Etiquetas inteligentes

Formato de texto

Habilita o deshabilita la edicin de texto enriquecido. Seleccione Texto enriquecido para habilitar la edicin de texto enriquecido. NOTA Si habilita la edicin de texto enriquecido para el campo y, a continuacin, enlaza un control de cuadro de texto al campo, tambin deber habilitar la edicin de texto enriquecido para el control. Si desea obtener ms informacin sobre cmo habilitar la edicin de texto enriquecido para un control y cmo usar el formato en general, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes. Especifica la alineacin de los datos de un campo Memo. Las opciones son stas: General Alinea el texto a la izquierda y los nmeros y las fechas a la derecha. Izquierda Alinea todos los textos, fechas y nmeros a la izquierda. Centrar Centra todos los textos, fechas y nmeros. Derecha Alinea todos los textos, fechas y nmeros a la derecha. Distribuir Justifica todos los textos, fechas y nmeros de manera uniforme con respecto a ambos lados del campo o cuadro de texto. Cuando est habilitada esta propiedad, los usuarios pueden agregar datos al campo Memo, pero no pueden cambiar ni quitar los datos existentes. NOTA De forma predeterminada, si intenta situar el puntero en un campo Memo con esta propiedad habilitada, Access ocultar el texto.

Alineacin del texto

Slo anexar

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Insertar, crear o eliminar un campo que almacena datos de texto

Se agrega un campo de tipo Texto a una tabla cuando se necesitan almacenar pequeas cantidades de datos de texto, como nombres, direcciones y nmeros de telfono. En este artculo se explica cmo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar y eliminar un campo de tipo Texto de tablas de base de datos nuevas y existentes.

Obtener informacin sobre los campos de tipo Texto

Si es la primera vez que usa Office Access 2007, recuerde que los datos de una base de datos estn almacenados en una o varias tablas. La informacin se puede ver en una hoja de datos (una cuadrcula que se parece a una hoja de clculo de Microsoft Office Excel 2007) o en un formulario de entrada de datos o informe, pero la base de datos almacena todos los datos en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y cada campo est configurado para aceptar un tipo especfico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se establece el tipo de datos de un campo en Texto cuando se necesitan almacenar datos de texto como nombres, direcciones o nmeros de telfono. Si se van a almacenar grandes cantidades de texto (ms de 256 caracteres), se debe establecer el tipo de datos del campo en Memo.

Especificaciones de los campos de tipo Texto

Los campos de tipo Texto de Office Access 2007 pueden almacenar hasta 256 caracteres alfanumricos. Se pueden mostrar los 256 caracteres en el campo de una tabla y en un control de un formulario o informe. A diferencia de los campos Memo, no se puede aplicar el formato de texto enriquecido a los datos de un campo de tipo Texto. Sin embargo, se pueden aplicar formatos de presentacin personalizados as como mscaras de entrada que controlan cmo los usuarios escriben los datos. Para obtener ms informacin sobre los formatos de los datos de texto, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes. Para obtener informacin sobre las mscaras de entrada, vea el artculo Crear una mscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.

Mtodos para crear un campo de tipo Texto

Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente: Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de datos agregando un nuevo campo y, a continuacin, escribiendo texto en una fila en blanco del campo, o bien, pegando hasta 256 caracteres de texto en una fila en blanco. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos en una lista desplegable y establecer propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a especificar una fecha en el campo, y Es nica, que obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el campo. Vista Diseo Se usa la vista Diseo para agregar un campo de tipo Texto y establecer las propiedades del campo que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos. Esas propiedades incluyen las mscaras de entrada y un valor predeterminado del campo. Para obtener ms informacin sobre las propiedades de campo que se pueden establecer en la vista Diseo, vea la seccin Referencia a las propiedades de los campos de tipo Texto, que aparece al final de este artculo.

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Agregar un campo de tipo Texto en la vista Hoja de datos

Los pasos que se describen en esta seccin explican cmo se agrega un campo de tipo Texto a una tabla existente y una tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, recuerde que una hoja de datos es una cuadrcula cuya apariencia es similar a la de una hoja de clculo de Office Excel 2007.

Agregar un campo de tipo Texto a una tabla existente

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4.

Si es necesario, desplcese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada, Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos.

5. 6.

Haga doble clic en la fila de encabezado y, a continuacin, escriba un nombre para el nuevo campo. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuacin, escriba un bloque de texto o una combinacin de texto y nmeros. Se puede escribir un mximo de 256 caracteres. Access deduce el tipo de datos Texto para el campo cuando se escribe texto o una combinacin de texto y nmeros, y el nmero de caracteres no es mayor que 256. Si se escriben ms de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo. O bien, Pegue hasta 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

7.

Guarde los cambios.

Agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access abrir la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:

4. 5.

Haga clic en Guardar

y en el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y, a continuacin, escriba un nombre para el campo.

6.

Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuacin, escriba un bloque de texto o una combinacin de texto y nmeros. Se puede escribir un mximo de 256 caracteres. Access deduce el

tipo de datos Texto para el campo cuando se escribe texto o una combinacin de texto y nmeros, y el nmero de caracteres no es mayor que 256. Si se escriben ms de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo. O bien, Pegue hasta 256 caracteres de datos de texto en la primera fila. O bien, En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Texto. Volver al principio

Agregar un campo de tipo Texto en la vista Diseo

Se usa la vista Diseo para agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente y, a continuacin, establecer o cambiar las propiedades del campo que no se pueden establecer o cambiar en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se puede especificar una mscara de entrada o una regla de validacin. Los pasos que se describen en esta seccin explican cmo se agrega un campo de tipo Texto y cmo se configuran las propiedades del campo.

Agregar un campo de tipo Texto a una tabla existente

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

4.

En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuacin, escriba un nombre para el campo.

5. 6.

Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuacin, seleccione Texto en la lista. Guarde los cambios.

Agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva

1. 2. 3. 4. 5. 6. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Haga clic en Guardar y en el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

Haga clic con el botn secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseo. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuacin, escriba un nombre para el campo.

7. 8.

Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuacin, seleccione Texto en la lista. Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje abierta la tabla en la vista Diseo y prosiga con los pasos que se detallan a continuacin.

Establecer o cambiar las propiedades de campo

1. En la ficha General, en la seccin inferior del diseador de tablas, bajo Propiedades del campo, busque la propiedad que desee cambiar.

2.

Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Segn la propiedad, puede escribir datos (como texto predeterminado o una mscara de entrada), iniciar el Generador de expresiones haciendo clic en o seleccionar una opcin de una lista. Para obtener informacin sobre cmo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y, a continuacin, presione F1.

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Eliminar un campo de tipo Texto

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseo para eliminar un campo de tipo Texto de una tabla. Sin embargo, al eliminarse un campo de tipo Texto que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede deshacer la eliminacin. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.

Eliminar un campo de tipo Texto en la vista Hoja de datos

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4.

Busque el campo de tipo Texto, haga clic con el botn secundario en la fila de encabezado (el nombre) y, a continuacin, haga clic en Eliminar columna.

Eliminar un campo de tipo Texto en la vista Diseo

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Access abre la tabla en la vista Diseo.

4.

Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo de tipo Texto y, a continuacin, presione SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario en el selector de filas y, a continuacin, haga clic en Eliminar filas.

5.

Haga clic en S para confirmar la eliminacin.

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Referencia a las propiedades de los campos de tipo Texto

Cuando se usa la vista Diseo para agregar un campo de tipo Texto a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos de tipo Texto, se describe su uso y se explican las implicaciones de establecerlas o cambiarlas.
Propiedad Tamao del campo Uso Permite controlar el tamao de los campos de tipo Texto. Valores vlidos: de 0 a 255. Si se deja en blanco esta propiedad, el campo acepta 256 caracteres.

Formato

Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentacin. Los formatos definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes. Para obtener ms informacin sobre los formatos personalizados, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes. Se define una mscara de entrada cuando se necesita controlar cmo los usuarios escriben datos en el campo. Para obtener ms informacin sobre cmo usar las mscaras de entrada, vea el artculo Crear una mscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado. Permite especificar el nombre de los campos de tipo Texto. Esta propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se especifica un ttulo, Access aplicar el nombre de campo predeterminado. Permite especificar el valor que aparece automticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, en una tabla de direcciones, se puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad en una determinada ciudad. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o escribir el nombre de otra ciudad. Longitud mxima: 255 caracteres. Permite especificar los requisitos de los datos escritos en un registro completo, un campo individual o un control. Cuando los usuarios escriben datos que no cumplen la regla, se puede usar la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje de error resultante. Longitud mxima: 2.048 caracteres. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validacin. Longitud mxima: 255 caracteres. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Cuando el valor de esta propiedad es S, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al campo. Adems, el valor no puede ser nulo. Cuando el valor de esta propiedad es S, se pueden escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de longitud cero no contiene caracteres y se usa para indicar que se sabe que no existe ningn valor para un campo. Las cadenas de longitud cero se escriben mediante un par de comillas dobles sin espacio entre ellas "". Permite usar un ndice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenacin y agrupamiento ejecutadas con grandes cantidades de datos. Los ndices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores duplicados. Opciones: No Desactiva la indizacin (predeterminado). S (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y apellidos duplicados. S (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados. Access usa Unicode para representar datos en los campos de tipo Texto, Memo e Hipervnculo. Como Unicode usa 2 bytes por carcter en vez de 1, requiere ms espacio de almacenamiento. Para compensar este efecto y ayudar a garantizar un rendimiento ptimo, Access establece el valor predeterminado de esta propiedad en S para los campos de tipo Texto, Memo e Hipervnculo. Cuando el valor de esta propiedad es S, los caracteres cuyo primer byte sea 0 se comprimen cuando se almacenan y se descomprimen cuando se recuperan. Permite especificar un Editor de mtodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en ingls con archivos creados con las versiones de Access en japons o coreano. Valor predeterminado: Sin control. Para obtener ms informacin sobre el uso de esta propiedad, presione F1. Permite especificar el tipo de datos que se pueden escribir mediante un Editor de mtodos de entrada. Para obtener ms informacin sobre el uso de esta propiedad, presione F1. Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en funcin de esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Direccin de correo electrnico, una etiqueta inteligente puede crear un nuevo mensaje de correo o agregar la direccin a una lista de contactos. Haga clic en para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.

Mscara de entrada Ttulo Valor predeterminado

Regla de validacin

Texto de validacin

Requerido Permitir longitud cero Indizado

Compresin Unicode

Modo IME

Modo de oraciones IME Etiquetas inteligentes

Alineacin del texto

Especifica la alineacin de los datos de un campo Texto. Las opciones son stas: General Alinea el texto a la izquierda. Izquierda Alinea el texto a la izquierda. Centrar Centra todo el texto. Derecha Alinea el texto a la derecha. Distribuir Justifica todo el texto de manera uniforme con respecto a ambos lados del campo o cuadro de texto.

Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha

Se agrega un campo Fecha/Hora a una tabla cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se pueden usar datos de fecha y hora por varios motivos personales y laborales, como cumpleaos, informacin de envo y facturacin as como

fichas de presencia. En este artculo se explica cmo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar y eliminar un campo de tipo Fecha/Hora de tablas nuevas y existentes de una base de datos.
NOTA

En este artculo no se explica cmo especificar los datos en un campo de tipo Fecha/Hora. Para obtener ms

informacin sobre cmo usar los campos Fecha/Hora, vea el artculo Especificar un valor de fecha u hora.

Descripcin de los campos Fecha/Hora

Si es la primera vez que usa Office Access 2007, recuerde que los datos de una base de datos se almacenan en varias tablas. La informacin se puede ver en una hoja de datos (una cuadrcula que se parece a una hoja de clculo de Microsoft Office Excel 2007), en un formulario de entrada de datos o un informe pero, en ltima instancia, los datos residen en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y est configurada de modo que acepte un tipo especfico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas, y stos son los nicos tipos de valores que acepta el campo.

Especificaciones de los campos Fecha/Hora

Cuando se usa una base de datos de Access, los valores de fecha y hora podran aparecer en diversos formatos, como un formato europeo (28.11.2006 28-11-2006), un formato surasitico (28/11/2006) o el formato de EE.UU. (11/28/2006). Independientemente de cmo Access aplique formato a los valores de fecha y hora e independientemente de cmo se realice la entrada de los valores de fecha y hora, los campos Fecha/Hora almacenan estos valores como nmeros de punto flotante de precisin doble: se trata de un sistema que tambin se denomina fechas de serie. En la siguiente ilustracin se representa un valor de fecha y hora de serie tpico.

La parte correspondiente al entero del valor, situada a la izquierda del separador decimal, representa la fecha. La parte fraccionaria, situada a la derecha del separador decimal, representa la hora. El nmero en esta ilustracin representa las 9 p.m. del 24 de diciembre de 2003. El componente de fecha es el nmero de das enteros que han transcurrido desde la fecha inicial o "base" del 30/12/1899. En este ejemplo, han transcurrido 37.979 das desde el 30/12/1899 hasta el 24/12/2003. El componente de hora es una fraccin de un da de 24 horas. Por lo tanto, un valor de 0,875 multiplicado por 24 horas es igual a 21 horas o 9:00 p.m. Los valores negativos en el componente de fecha representan fechas anteriores a la fecha base. Por ejemplo, el valor -1 como componente de fecha equivale a un da anterior a la fecha base, es decir, 29/12/1899. El intervalo de valores de fecha vlidos va de -657.434 (1 de enero de 100 D.C.) a 2.958.465 (31 de diciembre de 9999 D.C.). El intervalo de valores de hora vlidos es de 0,0 a 0,9999, es decir, 23:59:59.

Al almacenar los valores de fecha y hora como nmeros, se pueden realizar numerosos clculos con los datos de fecha y hora. Por ejemplo, se puede calcular el nmero total de horas trabajadas (para una ficha de presencia) o determinar la antigedad de una factura.

Formatos de los campos Fecha/Hora

Se pueden usar dos tipos de formato con los campos Fecha/Hora: un formato de entrada de datos y un formato de presentacin. Se usa una mscara de entrada, es decir, un conjunto de caracteres literales y marcadores de posicin que controlan la forma en que los usuarios escriben los datos, cuando se necesita proporcionar un formato de entrada de datos. Se usan formatos de presentacin para controlar lo que los usuarios ven en las hojas de datos, los formularios y los informes. Access incluye dos tipos de formato de presentacin: un conjunto de formatos predefinidos que se pueden elegir en una lista y la posibilidad de crear un formato personalizado. Para obtener ms informacin sobre cmo usar los formatos predefinidos y personalizados, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes. Para obtener informacin sobre las mscaras de entrada, vea el artculo Crear una mscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.

Mtodos para crear un campo Fecha/Hora

Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente: Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de datos agregando un nuevo campo y, a continuacin, escribiendo manualmente una fecha, o bien, copiando y pegando una fecha. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos de una lista desplegable y establecer propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a especificar una fecha en el campo, y Es nica, que obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el campo. Vista Diseo Se usa la vista Diseo para agregar un campo Fecha/Hora y establecer las propiedades del campo que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos, incluidos los valores predeterminados y las mscaras de entrada. Volver al principio

Agregar un campo Fecha/Hora en la vista Hoja de datos

Los pasos que se muestran en esta seccin describen cmo agregar un campo Fecha/Hora a una tabla existente y una tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, observe que una hoja de datos es una cuadrcula que tiene un aspecto similar a una hoja de clculo de Office Excel 2007.

Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla existente

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4.

Si es necesario, desplcese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada, Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:

5. 6.

Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba una fecha. O bien, Pegue una fecha en la primera fila. O bien, En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Fecha/Hora.

7.

Guarde los cambios.

Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access abrir la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:

4. 5.

Haga clic en Guardar

, y en el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo.

6.

Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba una fecha. Access deduce automticamente el tipo de datos Fecha/Hora cuando se escribe una fecha. O bien, Pegue una fecha en la primera fila. O bien, En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Fecha/Hora.

Volver al principio

Agregar un campo Fecha/Hora en la vista Diseo

La vista Diseo se usa para agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente y, a continuacin, para establecer o cambiar las propiedades del campo en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se puede especificar una mscara de entrada

o una regla de validacin. Para obtener ms informacin sobre las mscaras de entrada y otras propiedades, vea la seccin Referencia a las propiedades de los campos Fecha/Hora.

Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla existente

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo .

4. 5.

En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuacin, seleccione Fecha/Hora en la lista.

6.

Guarde los cambios.

Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Haga clic en Guardar y en el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

Haga clic con el botn secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseo. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuacin, seleccione Fecha/Hora en la lista.

8.

Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje la tabla abierta en la vista Diseo y prosiga con los pasos que se detallan a continuacin.

Establecer o cambiar las propiedades de un campo

1. En la ficha General, en la seccin inferior del diseador de tablas, bajo Propiedades del campo, busque la propiedad que desee cambiar. 2. Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Dependiendo de la propiedad, puede realizar cualquiera de los siguientes procedimientos: Introducir datos (como texto predeterminado o una mscara de entrada). Iniciar el Generador de expresiones o el Asistente para mscaras de entrada. Mostrar el cuadro de dilogo Etiquetas inteligentes haciendo clic en propiedades. Seleccionar una opcin de una lista. Para obtener informacin sobre cmo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y presione F1. Volver al principio al lado del cuadro de

Eliminar un campo Fecha/Hora

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseo para eliminar un campo Fecha/Hora de una tabla. Sin embargo, al eliminarse un campo Fecha/Hora que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente, no se puede deshacer la eliminacin. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.

Eliminar un campo Fecha/Hora en la vista Hoja de datos

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4.

Busque el campo Fecha/Hora, haga clic con el botn secundario en la fila de encabezado (el nombre) y haga clic en Eliminar columna.

5.

Haga clic en S para confirmar la eliminacin.

Eliminar un campo Fecha/Hora en la vista Diseo

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo Access abre la tabla en la vista Diseo. .

4.

Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Fecha/Hora y, a continuacin, presione SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario en el selector de filas y haga clic en Eliminar filas.

5.

Haga clic en S para confirmar la eliminacin.

Volver al principio

Referencia a las propiedades de los campos Fecha/Hora

Cuando se usa la vista Diseo para agregar un campo Fecha/Hora a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos Fecha/Hora y se describe su uso as como las implicaciones de establecer o cambiar las propiedades.
Propiedad Formato Uso Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentacin. Los formatos definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes. Para obtener ms informacin sobre los formatos personalizados, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes. Especifique una cadena de mscara de entrada o haga clic en a fin de iniciar el Asistente para mscaras de entrada. Para obtener ms informacin sobre cmo crear y usar las mscaras de entrada, vea los artculos Crear una mscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado y Formato de datos en tablas, formularios e informes. Especifica el nombre de los campos de Fecha/Hora. Si no se especifica un ttulo, Access aplicar el nombre de campo predeterminado. Especifica el valor que aparece automticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, puede especificar una funcin como Fecha() para mostrar automticamente la fecha de hoy.

Mscara de entrada

Ttulo Valor predeterminado

Regla de validacin

Especifica los requisitos de los datos especificados en un registro completo, campo individual o control en un formulario o informe. Cuando se especifican datos que no cumplan la regla, se puede usar la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje de error resultante. Longitud mxima: 2.048 caracteres. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validacin. Longitud mxima: 255 caracteres. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Cuando esta propiedad se establece en S, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al campo. Adems, el valor no puede ser nulo. Permite usar un ndice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenacin y agrupamiento ejecutadas con grandes cantidades de datos. Los ndices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores duplicados. Opciones: No Desactiva la indizacin (predeterminado). S (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y apellidos duplicados. S (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados. Especifica un Editor de mtodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en ingls con archivos creados con las versiones en japons o coreano de Access. Valor predeterminado: Sin control. Para obtener ms informacin sobre el uso de esta propiedad, presione F1. Especifica el tipo de datos que se puede especificar mediante un Editor de mtodos de entrada. Para obtener ms informacin sobre el uso de esta propiedad, presione F1. Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en funcin de esos tipos de datos. Por ejemplo, se puede seleccionar un campo Fecha/Hora y, a continuacin, usar una etiqueta inteligente para abrir el calendario personal. Haga clic en al lado del cuadro de la propiedad para ver una lista de etiquetas inteligentes disponibles.

Texto de validacin

Requerido Indizado

Modo IME

Modo de oraciones IME Etiquetas inteligentes

Alineacin del texto

Especifica la alineacin de los datos de un campo Fecha/Hora. Las opciones son stas: General Alinea el texto a la izquierda y los nmeros y las fechas a la derecha. Izquierda Alinea todos los textos, fechas y nmeros a la izquierda. Derecha Alinea todos los textos, fechas y nmeros a la derecha. Centro Centra todos los textos, fechas y nmeros. Distribuir Justifica todos los textos, fechas y nmeros de manera uniforme con respecto a ambos lados del campo o cuadro de texto. Muestra u oculta un control de calendario emergente que aparece cuando los usuarios hacen clic en los campos Fecha/Hora. Valor predeterminado: Para fechas. Seleccione Nunca para ocultar el control.

Mostrar el Selector de fecha

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Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores numricos

Se agrega un campo de tipo Nmero a una tabla cuando se necesitan almacenar datos numricos, como cifras de ventas. En este artculo se explica cmo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar y eliminar un campo de tipo Nmero de tablas de base de datos nuevas y existentes.

Obtener informacin sobre los campos de tipo Nmero

Si es la primera vez que usa Office Access 2007, recuerde que los datos de una base de datos estn almacenados en una o varias tablas. La informacin se puede ver en una hoja de datos (una cuadrcula que se parece a una hoja de clculo de Microsoft Office Excel 2007) o en un formulario de entrada de datos o informe, pero la base de datos almacena todos los datos en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y cada campo est configurado para aceptar un tipo especfico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se establece el tipo de datos de un campo en Nmero cuando se necesitan almacenar nmeros que se van a usar en clculos matemticos.

Especificaciones de los campos de tipo Nmero

Se usa un campo de tipo Nmero para todos los clculos matemticos, salvo para los que implican dinero, los que requieren un alto grado de precisin o para nmeros que no se van a redondear hacia abajo ni hacia arriba (se usa un campo de tipo Moneda para evitar el redondeo). El tamao de los valores que se almacenan en un campo de tipo Nmero depende de la configuracin de la propiedad Tamao del campo. Por ejemplo, se pueden configurar los campos de tipo Nmero para que contengan valores de 1, 2, 4, 8 16 bytes, ms Id. de rplica (valores de identificador global nico o GUID) y valores decimales. Para establecer el tamao de los campos, abra la tabla en la vista Diseo y cambie el valor de la propiedad Tamao del campo. Para obtener informacin sobre cmo cambiar las propiedades de un campo de tipo Nmero, vea la seccin Establecer o cambiar las propiedades de campo. Para obtener informacin sobre las propiedades de campo, vea la seccin Referencia a las propiedades de los campos de tipo Nmero. En la siguiente tabla se muestran los valores que puede contener cada configuracin de Tamao del campo y se explica cundo debe usarse cada configuracin de tamao.
Configuracin de Tamao del campo Byte Entero Entero largo Simple Doble Id. de rplica Descripcin Entero de 1 byte que contiene valores de 0 a 255. Entero de 2 bytes que contiene valores de -32.768 a +32.767. Entero de 4 bytes que contiene valores de -2.147.483.648 a 2.147.483.647. Entero de 4 bytes que contiene valores de -3,4 x 1038 a +3,4 x 1038 y hasta 7 dgitos significativos. Nmero de punto flotante de 8 bytes que contiene valores de -1,797 x 10308 a +1,797 x 10308 y hasta 15 dgitos significativos. Identificador global nico (GUID) de 16 bytes. Los identificadores GUID aleatoriamente creados son suficientemente largos de modo que no es probable que se superpongan. Se usan para diversas aplicaciones, como el seguimiento de mercancas. Entero de 12 bytes con una precisin decimal definida que puede contener valores de -1028 a +1028. La precisin predeterminada es 0. La escala predeterminada (nmero de posiciones decimales que se muestran) es 18. El valor mximo de la escala es 28.

Decimal

Adems de configurar el tamao de los campos y otras propiedades, se pueden aplicar a los datos numricos formatos de presentacin predefinidos y personalizados as como mscaras de entrada. Para obtener ms informacin sobre los formatos de los datos numricos, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes. Para obtener informacin sobre las mscaras de entrada, vea el artculo Crear una mscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.

Mtodos para crear un campo de tipo Nmero

Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo Nmero a una tabla nueva o existente: Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo de tipo Nmero a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de datos agregando un nuevo campo y, a continuacin, escribiendo un nmero en una fila en blanco del campo, o bien, pegando un nmero en una fila en blanco. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos Nmero en una lista desplegable y establecer propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a especificar una fecha en el campo, y nico, que obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el campo.

Vista Diseo Se usa la vista Diseo para agregar un campo de tipo Nmero y establecer las propiedades del campo que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos. Esas propiedades incluyen las mscaras de entrada y un valor predeterminado del campo. Para obtener ms informacin sobre las propiedades, vea la seccin Referencia a las propiedades de los campos de tipo Nmero. Volver al principio

Agregar un campo de tipo Nmero en la vista Hoja de datos

Los pasos que se describen en esta seccin explican cmo se agrega un campo de tipo Nmero a una tabla existente y una tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, recuerde que una hoja de datos es una cuadrcula cuya apariencia es similar a la de una hoja de clculo de Office Excel 2007.

Agregar un campo de tipo Nmero a una tabla existente

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4.

Si es necesario, desplcese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada, Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:

5. 6.

Haga doble clic en la fila de encabezado y, a continuacin, escriba un nombre para el nuevo campo. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuacin, escriba o pegue un bloque de nmeros. Access deduce el tipo de datos Nmero del campo cuando se escriben o se pegan nmeros. O bien, En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Nmero y, a continuacin, en la lista Formato. Elija el formato de nmero que desee. Si escribe o pega datos en el campo, Access establecer el valor de Tamao del campo en funcin del tamao del nmero que se escriba.

7.

Guarde los cambios.

Agregar un campo de tipo Nmero a una tabla nueva

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access abrir la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:

4. 5.

Haga clic en Guardar

y en el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y, a continuacin, escriba un nombre para el campo.

6.

Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuacin, escriba un bloque de nmeros. Access deduce el tipo de datos Nmero del campo cuando se escriben nmeros. Adems, Access establece la propiedad Tamao del campo en funcin del tamao del nmero que se escriba o se pegue.

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Agregar un campo de tipo Nmero en la vista Diseo

Se usa la vista Diseo para agregar un campo de tipo Nmero a una tabla nueva o existente y, a continuacin, establecer o cambiar las propiedades del campo que no se pueden establecer o cambiar en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se puede especificar una mscara de entrada o una regla de validacin. Los pasos que se describen en esta seccin explican cmo se agrega un campo de tipo Nmero y cmo se configuran las propiedades del campo.

Agregar un campo de tipo Nmero a una tabla existente

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo .

4.

En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuacin, escriba un nombre para el campo.

5. 6.

Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuacin, seleccione Nmero en la lista. Guarde los cambios.

Agregar un campo de tipo Nmero a una tabla nueva

1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Haga clic en Guardar, y en el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla. Haga clic con el botn secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseo en el men contextual.

6.

En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.

7. 8.

Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuacin, seleccione Nmero en la lista. Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje abierta la tabla en la vista Diseo y prosiga con los pasos que se detallan a continuacin.

Establecer o cambiar las propiedades de campo

1. En la ficha General, en la seccin inferior del diseador de tablas, bajo Propiedades del campo, busque la propiedad que desee cambiar. 2. Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Segn la propiedad, puede escribir datos (como texto predeterminado o una mscara de entrada), iniciar el Generador de expresiones haciendo clic en ... o seleccionar una opcin de una lista. Para obtener informacin sobre cmo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y, a continuacin, presione F1. Volver al principio

Eliminar un campo de tipo Nmero

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseo para eliminar un campo de tipo Nmero de una tabla. Sin embargo, al eliminarse un campo de tipo Nmero que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede deshacer la eliminacin. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.

Eliminar un campo de tipo Nmero en la vista Hoja de datos

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4.

Busque el campo de tipo Nmero, haga clic con el botn secundario en la fila de encabezado (el nombre del campo) y, a continuacin, haga clic en Eliminar columna.

Eliminar un campo de tipo Nmero en la vista Diseo

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Access abre la tabla en la vista Diseo.

4.

Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo de tipo Nmero y, a continuacin, presione SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario en el selector de filas y, a continuacin, haga clic en Eliminar filas.

5.

Haga clic en S para confirmar la eliminacin.

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Referencia a las propiedades de los campos de tipo Nmero

Cuando se usa la vista Diseo para agregar un campo de tipo Nmero a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias propiedades del campo. En esta tabla se describen las propiedades del campo de tipo Nmero y se explican las implicaciones de configurarlas o cambiarlas.
Propiedad Tamao del campo Formato Uso Permite controlar el tamao del valor que se puede especificar y almacenar en el campo. Para obtener ms informacin sobre la propiedad Tamao del campo, vea la seccin Especificaciones de los campos de tipo Nmero, que aparece anteriormente en este artculo Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentacin. Los formatos definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes. Para obtener ms informacin sobre los formatos personalizados, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes. Permite especificar el nmero de posiciones decimales para los valores del campo. Valor predeterminado: Automtico. Los otros posibles valores oscilan entre 0 y 15. Se define una mscara de entrada cuando se necesita controlar cmo los usuarios escriben datos en el campo. Para obtener ms informacin sobre cmo usar las mscaras de entrada, vea el artculo Crear una mscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado. Permite especificar el nombre de los campos de tipo Texto. Esta propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se especifica un ttulo, Access aplicar el nombre de campo predeterminado. Permite especificar el valor que aparece automticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Permite especificar los requisitos de los datos escritos en un registro completo, un campo individual o un control. Cuando los usuarios escriben datos que no cumplen la regla, se puede usar la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje de error resultante. Longitud mxima: 2.048 caracteres. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validacin. Longitud mxima: 255 caracteres. Para obtener ms informacin sobre la creacin de reglas de validacin, vea el artculo Crear una regla de validacin para validar los datos de un campo. Cuando el valor de esta propiedad es S, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al campo. Adems, el valor no puede ser nulo. Permite usar un ndice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenacin y agrupamiento ejecutadas con grandes cantidades de datos. Los ndices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores duplicados. Opciones: No Desactiva la indizacin (predeterminado). S (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y apellidos duplicados. S (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados. Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en funcin de esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Direccin de correo electrnico, una etiqueta inteligente puede crear un nuevo mensaje de correo o agregar la direccin a una lista de contactos. Haga clic en Generar (...) para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles. Permite especificar la alineacin de los datos. Opciones: General Alinea el texto a la izquierda y los nmeros y las fechas a la derecha (valor predeterminado). Izquierda Alinea todos los textos, fechas y nmeros a la izquierda. Derecha Alinea todos los textos, fechas y nmeros a la derecha. Centro Centra todos los textos, fechas y nmeros. Distribuir Justifica todos los textos, fechas y nmeros de manera uniforme con respecto a ambos lados del campo o cuadro de texto.

Lugares decimales Mscara de entrada Ttulo Valor predeterminado Regla de validacin

Texto de validacin

Requerido Indizado

Etiquetas inteligentes

Alineacin del texto

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Crear informes sencillos

Mostrar todo

Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los ms sencillos a los ms complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qu campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qu tablas o consultas residen. Despus de elegir el origen de los registros, normalmente le parecer ms sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una caracterstica de Access que le gua por una serie de preguntas y, a continuacin, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

Elegir un origen de registros

Los informes constan de informacin extrada de una tabla o consulta, as como de la informacin almacenada en el diseo del informe, como etiquetas, encabezados y grficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes tambin se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en ms de una tabla, le ser ms conveniente utilizar una o ms consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear consultas especficas que cubran las necesidades del informe. En la seccin Vea tambin encontrar vnculos que le permitirn obtener acceso a ms informacin sobre las consultas. Volver al principio

Crear un informe mediante la herramienta de informes

La herramienta Informe es la manera ms rpida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningn tipo de informacin. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en ltima instancia, pero resulta muy til para ver rpidamente los datos subyacentes. Despus, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentacin o en la vista Diseo para que se adapte mejor a sus propsitos. 1. 2. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe. Access crea y muestra el informe en la vista Presentacin. 3. Para obtener ms informacin sobre cmo ver e imprimir el informe, vea la seccin Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico. Despus de ver el informe, puede guardarlo y, a continuacin, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La prxima vez que abra el informe, Access mostrar los datos ms recientes del origen de registros. Volver al principio

Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede utilizar el Asistente para informes para ser ms selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. Tambin puede especificar cmo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de ms de una tabla o

consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la seccin Vea tambin encontrar vnculos que le permitirn tener acceso a ms informacin sobre la creacin de relaciones. 1. 2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes. Siga las instrucciones de las pginas del Asistente para informes. En la ltima, haga clic en Finalizar. En la Vista preliminar del informe, ste aparece tal y como se imprimir. Tambin puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles. Para obtener ms informacin acerca de cmo ver e imprimir el informe, vea la seccin Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico.
NOTA

Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar

despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuacin, haga clic en Siguiente o en Finalizar para continuar.

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

Utilice el Asistente para etiquetas para crear fcilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaos. 1. En el panel de exploracin, abra la tabla o consulta que pasar a ser el origen de registros para las etiquetas haciendo doble clic en ella. 2. 3. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas. Siga las instrucciones de las pginas del Asistente para etiquetas. En la ltima, haga clic en Finalizar.

Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecern cuando se imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles. Para ver ms informacin sobre cmo ver e imprimir el informe, vea la seccin Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico.
NOTA

Vista preliminar es la nica vista que se puede usar para ver varias columnas; las dems vistas muestran los datos

en una sola columna. Volver al principio

Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Si no est interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rpida de crear un informe, especialmente si est pensando en incluir slo unos pocos campos en l. El siguiente procedimiento muestra cmo utilizar la herramienta Informe en blanco: 1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco. Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentacin y el panel Lista de campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseos de las pginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orgenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.) se muestra a la derecha de la ventana de Access.

2.

En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que est ms junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.

3.

Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrstrelos al informe al mismo tiempo.

4.

Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, ttulo, nmeros de pginas o la fecha y hora del informe.

Para obtener ms informacin sobre cmo agregar caractersticas al informe, siga los vnculos de la seccin Vea tambin. Volver al principio

Obtener informacin sobre las secciones del informe

En Access, el diseo de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista Diseo. Para crear informes tiles, debe comprender cmo funciona cada seccin. Por ejemplo, la seccin en la que eligi colocar un control calculado determina cmo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de seccin y sus usos: Encabezado del informe Esta seccin se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza para ofrecer informacin que normalmente aparecera en una pgina de portada, como un logotipo o un ttulo y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la funcin de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de pgina. Encabezado de pgina Esta seccin se imprime al principio de cada pgina. Por ejemplo, para repetir el ttulo del informe en todas las pginas se utiliza el encabezado de pgina. Encabezado de grupo Esta seccin se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estn agrupados por productos, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la funcin Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo actual. Detalle Esta seccin se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe. Pie del grupo Esta seccin se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir informacin de resumen para un grupo. Pie de pgina Esta seccin se imprime al final de cada pgina. Los pies de pgina se utilizan para imprimir nmeros de pgina o informacin sobre cada pgina.

Pie del informe Esta seccin se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra informacin de resumen de todo el informe.
NOTA

En la vista Diseo, el pie del informe aparece debajo del pie de pgina. Sin embargo, cuando se imprime

el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de pgina, justo despus del ltimo pie de grupo o la ltima lnea de detalle en la ltima pgina. Volver al principio

Obtener informacin sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con informacin que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imgenes. Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores contenidos en los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o grficos. El tipo ms comn de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podra obtener esta informacin del campo Apellidos de la tabla Empleados. Control independiente Los controles que no tienen orgenes de datos (un campo o expresin) son controles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el ttulo de un informe es un control independiente. Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresin en lugar de un campo son controles calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una expresin como el origen de los datos del control. Una expresin es una combinacin de operadores (como por ejemplo = y + ), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresin calcula el precio de un artculo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio unidad por un valor constante (0,75).

= [Precio unidad] * 0,75

Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un control incluido en el informe. En la seccin Vea tambin encontrar vnculos donde podr obtener ms informacin sobre las expresiones. Cuando cree un informe, posiblemente lo ms eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la mayora de los controles del informe. Despus puede agregar los controles independientes y calculados que completen el diseo utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseo. Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el campo del cual toma los datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe.

Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las caractersticas del control, como su nombre, su origen de datos y su formato. Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos: Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como ttulo predeterminado el nombre del campo (o el ttulo definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el ttulo. Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirn siendo las mismas cuando cree un control dependiente de dicho campo. Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad OrigenDelControl al nombre del campo. Para obtener informacin detallada sobre la propiedad OrigenDelControl, busque "OrigenDelControl" en la Ayuda. Volver al principio

Ajustar el informe en la vista Presentacin

Despus de crear un informe, puede ajustar su diseo con precisin trabajando en la vista Presentacin. Con los datos del informe como gua, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseo del informe y establecer las propiedades para el informe y sus controles. Para cambiar a la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el nombre del informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin Access muestra el informe en la vista Presentacin. Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe as como de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4. Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes: En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. Presione ALT+F8. Se pueden agregar campos arrastrndolos desde el panel Lista de campos hasta el informe. Volver al principio .

Ajustar el informe en la vista Diseo

Puede ajustar el diseo del informe con precisin trabajando en la vista Diseo. Puede agregar nuevos controles y campos al informe agregndolos a la cuadrcula de diseo. La hoja de propiedades le permite tener acceso a un mayor nmero de propiedades que puede establecer para personalizar el informe.

Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre del informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo .

Access muestra el informe en la vista Diseo. La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en s y los controles y secciones que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4. El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseo del informe campos de la tabla o la consulta subyacentes. Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones: En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. Presione ALT+F8. Se pueden agregar campos arrastrndolos desde el panel Lista de campos hasta el informe. Volver al principio

Agregar campos del panel Lista de campos

Para agregar un solo campo, arrstrelo desde el panel Lista de campos a la seccin del informe donde desee mostrarlo. Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desea. A continuacin, arrastre los campos seleccionados hasta el informe. Al colocar los campos en una seccin del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye automticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos. Volver al principio

Agregar controles al informe

Algunos controles se crean automticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseo mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseo tab.

Averiguar el nombre de una herramienta

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta. Access muestra el nombre de la herramienta.

Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles

1. Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificacin, haga clic en la herramienta Casilla de verificacin 2. .

Haga clic en la cuadrcula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamao predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrstrela en la cuadrcula de diseo para crear un control que tenga el tamao deseado.

3.

Si no coloca correctamente el control al primer intento, muvalo con la ayuda del procedimiento siguiente:

1. 2. 3.

Haga clic en el control para seleccionarlo. Site el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas Arrastre el control a la ubicacin deseada. .

Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto o casilla de verificacin, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresin en la propiedad OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningn dato. Vea la seccin Obtener informacin sobre los controles de este tema para obtener ms informacin.

Muestre la hoja de propiedades.

Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseo, realice una de las siguientes acciones: En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Presione F4. Volver al principio

Guarde el trabajo
Una vez guardado el diseo del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseo del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseo del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

Guarde el diseo del informe

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office Tambin puede hacer clic en Guardar 2. y, a continuacin, haga clic en Guardar. en la Barra de herramientas de acceso rpido.

Si el informe no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.

Guarde el diseo del informe con un nombre distinto

1. 2. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, seleccione Informe en el cuadro Como y haga clic en Aceptar. Volver al principio

Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico

Una vez guardado el diseo del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseo del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseo del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

Ver el informe
Existen varias formas para ver el informe. El mtodo que elija depender de lo que desea hacer con el informe y de los datos: Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo, o si desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe. Si desea poder cambiar el diseo del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentacin.

Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista preliminar.
NOTA

Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podr ver slo el diseo de columna en la Vista preliminar.

La Vista Presentacin y la de informe muestran el informe como una nica columna.

Ver el informe en la vista Informe

La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el panel de exploracin. Si el informe no est abierto, haga doble clic sobre l en el panel de exploracin para verlo en la vista Informe. Si el informe ya est abierto, haga clic con el botn secundario en el nombre del informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Informes

Trabajar con los datos en la vista Informe

En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas completas, haga clic y arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuacin puede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedimientos: En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. Haga clic con el botn secundario en las filas seleccionadas y, a continuacin, haga clic en Copiar. Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+C.

Mostrar slo las filas que desee usando filtros

Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo, si se tiene la columna "Pas/regin" y se desea ver slo aquellas filas donde est "Canad", siga el procedimiento siguiente: 1. 2. Busque la palabra "Canad" en el informe y haga clic con el botn secundario sobre ella. Haga clic en Igual a "Canad".

Access crear y aplicar el filtro.

Crear un filtro ms detallado

1. 2. 3. 4. Haga clic con el botn secundario del mouse en el campo que desee filtrar. Haga clic en Filtros comunes. Haga clic en la condicin del filtro deseada. Especifique los criterios.

Activar y desactivar un filtro

Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el filtro: simplemente se activa y se desactiva.

Quitar un filtro
1. 2. Haga clic con el botn secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar. Haga clic en Quitar filtro.

Una vez que se haya eliminado un filtro, no se podr volver a activar usando el comando Alternar filtro. Tendr que volver a crear el filtro.
NOTA

Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro tambin se guarda. Sin embargo, cuando

vuelva a abrir el informe, Access no aplicar el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar

Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista preliminar en el men contextual. Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las pginas de un informe secuencialmente, o para ir directamente a cualquiera de ellas.

Haga clic para mostrar la primera pgina. Haga clic para mostrar la pgina anterior. Haga clic para mostrar la pgina siguiente. Haga clic para mostrar la ltima pgina. Escriba el nmero de pgina en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una pgina concreta.

En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposicin de los datos en la pgina. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de nuevo. Tambin puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen. Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones: En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar. Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y elija Vista Presentacin Vista Diseo en el men contextual. o

SUGERENCIA Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2007,

Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar datos, haga clic en el botn del formato que desea y siga las instrucciones.

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Imprimir el informe
Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que est abierto o cerrado. Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuracin de pgina, como mrgenes u orientacin. Access guarda la configuracin de pgina junto con el informe, de modo que slo es preciso establecerla una vez. Sin embargo, podr modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresin.

Cambiar la configuracin de pgina

1. Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuracin de la pgina en cualquier vista, pero Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado.

2.

En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseo de pgina, haga clic en Vertical para definir la orientacin de la pgina; en Tamao para ajustar los mrgenes, etc.

o en Horizontal

para establecer el tamao del papel; en Mrgenes

3.

Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploracin para ver varias pginas y asegurarse de que no se ha creado ningn problema de formato en las pginas siguientes.

Enviar el informe a una impresora

1. 2. Abra el informe en cualquier vista o seleccinelo en el panel de exploracin. Haga clic en el Botn Microsoft Office Access mostrar el cuadro de dilogo Imprimir. 3. 4. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresin o el nmero de copias. Haga clic en Aceptar. y, a continuacin, haga clic en Imprimir.

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Enviar el informe por correo electrnico

Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrnico en lugar de imprimir una copia de papel. 1. En el panel de exploracin, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botn Microsoft Office y, a continuacin, en Correo electrnico 2. .

En el cuadro de dilogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.

3. 4.

Rellene los dems cuadros de dilogo que aparezcan. En el programa de correo electrnico, escriba los detalles del mensaje y envelo.

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Vea tambin

Crear e imprimir etiquetas Crear un informe agrupado o un informe de resumen Crear una consulta de seleccin sencilla Crear una expresin Crear, modificar o eliminar una relacin Modificar, editar o cambiar un informe

Crear e imprimir etiquetas

Microsoft Office Access 2007 incluye varias opciones diferentes para la creacin de etiquetas que contienen datos almacenados en las tablas de Access. La manera ms fcil de proceder es utilizar el Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir las etiquetas a partir de un informe creado. Adems, puede importar datos a Access desde otros orgenes de datos, como libros de Microsoft Office Excel 2007 y listas de contactos de Microsoft Office Outlook 2007, y "combinar" esos datos o las tablas existentes de Access con un documento de Microsoft Office Word 2007 y crear e imprimir posteriormente las etiquetas desde Word.

Qu desea hacer?
Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas Aprender sugerencias y trucos para crear etiquetas Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word

Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas

En Access, las etiquetas se crean como un informe con un tamao de pgina reducido para que quepa la etiqueta en cuestin. Las etiquetas suelen utilizarse normalmente como etiquetas postales, si bien todos los datos de Access se pueden imprimir con formato de etiqueta para varios fines. En el caso de las etiquetas postales, el informe obtiene los datos de direccin de las tablas o consultas que contienen las direcciones. Al imprimir el informe, se obtiene una sola etiqueta por cada direccin del origen de registros subyacente. El Asistente para etiquetas le hace una serie de preguntas sobre las etiquetas y los datos que desea mostrar en las mismas. El asistente crea el informe, que podr personalizar posteriormente si lo considera oportuno.

Crear etiquetas mediante el Asistente para etiquetas de Access

1. En el panel de exploracin, seleccione o abra la tabla o consulta que va a ser el origen de registros de las etiquetas. 2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas Access inicia el Asistente para etiquetas. .

3.

Si conoce el nmero de fabricante y el nmero de producto de las etiquetas:

Elija el fabricante en el cuadro Filtro por fabricante. Seleccione la etiqueta en el cuadro Qu tamao de etiqueta desea utilizar?. En caso contrario, busque un producto cuyos valores en las columnas Dimensiones y Nmero horizontal coincidan con sus etiquetas. Si no encuentra ninguna etiqueta similar: Haga clic en Personalizar y, a continuacin, en Nuevo. Se muestra el cuadro de dilogo Nueva etiqueta.

Mida sus etiquetas y escriba las medidas en los cuadros correspondientes del cuadro de dilogo Nueva etiqueta. Escriba el nombre de las etiquetas personalizadas en el cuadro de texto Nombre de etiqueta, elija el tipo y la orientacin que desea y haga clic en Aceptar. Si ya ha creado una etiqueta personalizada y desea seleccionarla: Haga clic en Mostrar tamaos personalizados y, a continuacin, en la etiqueta personalizada que desee. 4. 5. Seleccione Hojas sueltas o Continua bajo Tipo de etiqueta y, a continuacin, haga clic en Siguiente. Seleccione el nombre, el tamao y el espesor de la fuente as como el color de texto que desee aplicar a la etiqueta y haga clic en Siguiente. 6. En la pgina Qu desea incluir en la etiqueta postal? del asistente, elija los campos que desee incluir en las etiquetas desde la lista Campos disponibles y haga doble clic en los mismos para agregarlos al cuadro Etiqueta prototipo.

Para agregar espacio entre los campos del cuadro Etiqueta prototipo, presione la BARRA ESPACIADORA. Para crear una lnea nueva, presione ENTRAR. Para moverse entre los campos y las lneas, utilice las teclas de direccin. Para quitar un campo del cuadro, presione RETROCESO. Para agregar otro texto o signo de puntuacin (por ejemplo, una coma detrs del nombre de la ciudad), haga clic para colocar el cursor en el lugar donde debe aparecer el texto y comience a escribir. Este texto ser igual en todas las etiquetas.
NOTA

Slo puede agregar campos de los siguientes tipos de datos mediante el Asistente para etiquetas: Texto,

Nmero, Fecha/Hora, Moneda, S/No o Datos adjuntos. Para agregar campos de tipos de datos Memo, Objeto OLE o Hipervnculo, abra el informe de etiquetas en la vista Diseo una vez completado el Asistente para etiquetas y utilice el panel Lista de campos para agregar campos. Para abrir el panel Lista de campos con el informe abierto en la vista Diseo, presione ALT+F8. Cuando tenga organizados los campos de la etiqueta, haga clic en Siguiente. 7. En la siguiente pgina, puede elegir los campos por los que va a ordenar las etiquetas. Por ejemplo, desea ordenar por cdigo postal para un envo de gran tamao. Elija los campos por los que desee ordenar en la lista Campos disponibles y haga doble clic en los mismos para agregarlos al cuadro Ordenar por. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

8.

En la ltima pgina, escriba un nombre para las etiquetas y haga clic en Finalizar.

Si ha optado por Ver las etiquetas tal y como se imprimirn en la ltima pgina del Asistente para etiquetas, Access mostrar las etiquetas en la Vista preliminar. Puede hacer clic en la etiqueta para acercarla o alejarla, o bien, utilizar el control de zoom en la barra de estado.

Si ha optado por Modificar el diseo de la etiqueta en la ltima pgina del Asistente para etiquetas, Access mostrar el informe de etiqueta en la vista Diseo.

Personalizar la apariencia de la etiqueta

Si las etiquetas resultantes no tienen la apariencia deseada, puede personalizar su diseo abriendo el informe en la vista Diseo y realizando los cambios oportunos. Cuando trabaja con etiquetas, se recomienda utilizar la vista Diseo, ya que tendr mayor control sobre el diseo. Para ver el resultado de los cambios realizados en la vista Diseo, pase a la Vista preliminar.

Si los datos no estn correctamente alineados con las etiquetas

En muchos casos, puede corregir los pequeos problemas en materia de diseo de la etiqueta realizando los ajustes necesarios en la vista Diseo. Puede mover los controles y ajustar el tamao de la etiqueta cambiando el ancho o el alto de la seccin Detalle.

Para pasar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual.

Si necesita cambiar los mrgenes o el espaciado entre las etiquetas, puede utilizar el cuadro de dilogo Configurar pgina en la vista Diseo. En la ficha Configurar pgina, en el grupo Diseo de pgina, haga clic en Columnas Configurar pgina con la ficha Columnas seleccionada. . Aparece el cuadro de dilogo

Puede cambiar las siguientes opciones en las tres secciones del cuadro de dilogo Configurar pgina:
Seccin Configuracin de cuadrcula Opcin Nmero de columnas Espacio entre filas Espacio entre columnas Tamao de columna Ancho Descripcin Este valor debe ser igual al nmero de etiquetas en la pgina. Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio vertical entre las filas de las etiquetas. Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio horizontal entre las columnas de las etiquetas. No olvide la configuracin de los mrgenes ni el espacio entre columnas cuando establezca este valor. Para comprobar y ajustar los mrgenes, haga clic en Opciones de impresin en el cuadro de dilogo Configurar pgina. Ajuste el alto de cada etiqueta segn sea necesario. Cuando est seleccionada esta opcin, establece el ancho y alto de columna en los mismos valores que el ancho y alto de la seccin Detalle en la vista Diseo. Cuando est seleccionada esta opcin, los datos de la etiqueta se imprimen hacia abajo en la primera columna y, a continuacin, hacia abajo en la segunda columna y as sucesivamente. Cuando est seleccionada esta opcin, los datos de la etiqueta se imprimen a lo ancho en la primera fila, despus a lo ancho en la segunda fila y as sucesivamente.

Alto Igual que en detalle Diseo de columna Hacia abajo y despus a lo ancho A lo ancho y despus hacia abajo

NOTA

Tambin puede utilizar el cuadro de dilogo Configurar pgina en la Vista preliminar. Cuando haga clic en

Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo, ver cmo los nuevos valores afectan a las etiquetas.

Puede que tenga que experimentar un poco para obtener una alineacin ptima de los datos en las etiquetas, especialmente en el caso de las etiquetas de hojas sueltas y de varias columnas. Un informe de etiqueta se compone de varias reas que ocupan espacio. Por ejemplo, las propias etiquetas, el espacio entre las etiquetas y el espacio que ocupan los mrgenes de pgina. Por lo tanto, si la hoja de etiquetas tiene un ancho de 8,5 pulgadas y se utiliza un margen de 0,25 pulgadas a la izquierda y a la derecha, slo queda un espacio disponible de 8 pulgadas (8,5 menos 0,5). Si se disea el informe para dos columnas de etiquetas y se utilizan 0,25 pulgadas para el espacio entre etiquetas (valor del espacio entre columnas en el cuadro de dilogo Configurar pgina), quedan slo 7,75 pulgadas disponibles para las propias etiquetas. Por consiguiente, el ancho de la seccin Detalle no puede ser mayor que 3,875 pulgadas (7,75 / 2 columnas) para que quepan los datos de las etiquetas. Se aplica el mismo principio en direccin vertical; es preciso tener en cuenta los mrgenes superior e inferior as como el espacio entre las filas cuando se ajusta el alto de las etiquetas. Si debido a los valores de configuracin en el cuadro de dilogo Configurar pgina y/o al ancho de los controles en el diseo de informe algunos de los datos no caben en la pgina cuando sta se imprime o se presenta en vista previa, Access muestra el mensaje "Es posible que no se muestren algunos datos". Este mensaje indica con seguridad que debe ajustar la configuracin de la pgina y quizs tenga que cambiar el tamao de los controles en el diseo de informe. Cuando aparezca este mensaje, pruebe uno de los siguientes procedimientos: Reduzca el ancho de los controles en la seccin Detalle para que quepan en el espacio disponible calculado de una sola etiqueta. Vea el anterior ejemplo en esta columna si desea obtener informacin sobre cmo calcular el espacio disponible. Reduzca el tamao de los mrgenes de pgina en el cuadro de dilogo Configurar pgina. De este modo, se incrementar el espacio disponible para la informacin en las etiquetas.

Imprimir etiquetas
1. 2. Abra el informe en cualquier vista (o bien, seleccinelo en el panel de exploracin). Haga clic en el Botn Microsoft Office Access mostrar el cuadro de dilogo Imprimir. 3. 4. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresin o el nmero de copias. Haga clic en Aceptar. y, a continuacin, haga clic en Imprimir.

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Aprender sugerencias y trucos para crear etiquetas

Seleccionar las direcciones que desea imprimir Si no desea imprimir todas las direcciones del origen de registros subyacente, siga uno de estos procedimientos: Seleccionar direcciones especificando uno o varios criterios Cree una consulta de parmetros y defnala como el origen de registros del informe de etiqueta. Cuando abra el informe, la consulta le pedir que especifique los criterios para la recuperacin de registros. Los registros que cumplan esos criterios se recuperarn y estarn disponibles para el informe de etiqueta. Si utiliza Word para crear e imprimir las direcciones, defina la consulta de parmetros como origen de datos durante la operacin de combinacin de correspondencia.

Seleccionar direcciones explorando los registros de direccin Si desea explorar la lista de direcciones y seleccionar las direcciones para las que desee imprimir etiquetas, siga este procedimiento: 1. En la vista Diseo, agregue un campo S/No denominado ImprimirEtiqueta a la tabla de direcciones subyacente. Al cambiar a la vista Hoja de datos, en la columna ImprimirEtiqueta, ver una casilla de verificacin en cada fila. 2. Utilice el Asistente para consultas sencillas para crear una consulta que incluya todos los campos de direccin y el campo ImprimirEtiqueta. 3. Abra la consulta en la vista Diseo y, en la celda Criterios del campo ImprimirEtiqueta, escriba S. La consulta recuperar slo las direcciones que desee imprimir. 4. Establezca la propiedad OrigenDelRegistro (RecordSource) del informe de etiqueta en el nombre de la consulta. 5. Antes de imprimir las etiquetas, abra la tabla en la vista Hoja de datos y active las casillas de verificacin correspondientes a las direcciones que desee imprimir. Desactive las casillas de verificacin correspondientes a las direcciones que no desee imprimir. A continuacin, abra el informe e imprmalo. Imprimir direcciones directamente en los sobres Quizs desee imprimir las direcciones directamente en los sobres en lugar de imprimirlas en etiquetas y pegar las etiquetas impresas en los sobres. Para imprimir una etiqueta en un sobre, es preciso definir una etiqueta personalizada. En el paso 1 del asistente, cuando se le solicite que especifique los detalles de las etiquetas, haga clic en Personalizar y siga las instrucciones del paso 4. No olvide establecer Tipo de etiqueta en Hojas sueltas. Volver al principio

Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word

Si las direcciones estn almacenadas en Access pero desea exportarlas a Word para poder utilizar su funcin de combinacin de correspondencia y dar formato e imprimir las etiquetas, podr utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Word. 1. 2. En el panel de exploracin, seleccione la tabla o la consulta que contiene los datos que desea imprimir. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Ms y, a continuacin, haga clic en Combinar con Microsoft Office Word. Se inicia el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word. 3. Si ya ha creado un documento y desea vincular los datos a ese documento, haga clic en Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente. En caso contrario, haga clic en Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo. 4. Haga clic en Aceptar.

Si ha elegido Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente, se abre el cuadro de dilogo Seleccione un documento de Microsoft Word. Seleccione el documento que desee y, a continuacin, haga clic en Abrir. El documento se abrir en Word. Si ha decidido crear un nuevo documento, Word se abre con un documento en blanco. 5. En Word, siga las instrucciones que aparecen en el panel Combinar correspondencia. Para obtener ms informacin sobre el Asistente para combinar correspondencia de Word, vea la Ayuda de Word.
NOTA

Puede usar Word para imprimir direcciones, independientemente del lugar donde estn almacenadas las

direcciones. Desde Word, puede conectarse a las listas de direcciones almacenadas en varios programas, como Excel, Outlook y Access. O bien, si no tiene lista de direcciones, puede crear una en Word y, a continuacin imprimir las etiquetas. Para obtener ms informacin, vea la Ayuda de Word. Volver al principio
Vea tambin

Crear informes sencillos Modificar, editar o cambiar un informe

Modificar, editar o cambiar un informe

En este tema se tratan las tcnicas que se pueden utilizar para modificar, editar o cambiar un informe existente. Microsoft Office Access 2007 tiene dos vistas que se pueden utilizar para realizar cambios en el informe: la vista Presentacin y la vista Diseo. La eleccin de la vista que se va a utilizar depende de la tarea especfica que se va a llevar a cabo. Asimismo se pueden utilizar ambas vistas para realizar los cambios.

Qu desea hacer?
Obtener informacin sobre la vista Presentacin Obtener informacin sobre la vista Diseo Cambiar entre vistas Modificar informes en la vista Presentacin Modificar informes en la vista Diseo

Obtener informacin sobre la vista Presentacin

La vista Presentacin es la vista ms intuitiva en la modificacin de informes y se puede utilizar para prcticamente cualquier cambio que se desee hacer en un informe de Office Access 2007. En la vista Presentacin, el informe se est ejecutando, por tanto puede ver los datos tal como los vera si se fueran a imprimir. Sin embargo, en esta vista tambin puede hacer cambios en el diseo del informe. Como puede ver los datos mientras est modificando el informe, es una vista muy prctica para establecer el ancho de las columnas, agregar niveles de agrupacin o realizar cualquier otra tarea que afecte al aspecto y a la legibilidad del informe. En la siguiente ilustracin se muestra el informe Gua telefnica de clientes en la Vista Presentacin.

El informe que ve en la vista Presentacin no es exactamente el mismo que el informe impreso. Por ejemplo, no hay saltos de pgina en esta vista. Tambin, si ha usado Configurar pgina para aplicar formato al informe con columnas, las columnas no se mostrarn en la Vista Presentacin. Sin embargo, la vista Presentacin se aproxima bastante al aspecto del informe impreso. Si desea ver el aspecto del informe que tendra al imprimirse, utilice la Vista preliminar. Algunas tareas no se pueden realizar en la vista Presentacin, en cuyo caso hay que cambiar a la vista Diseo. En algunas situaciones, Access mostrar un mensaje en el que se le indica que debe cambiar a la vista Diseo para realizar un cambio determinado. Volver al principio

Obtener informacin sobre la vista Diseo

La vista Diseo ofrece una vista ms detallada de la estructura del informe. En ella se pueden ver las bandas de encabezado y pie de pgina del informe, la pgina y los grupos. El informe no se est ejecutando en la vista Diseo, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se trabaja; sin embargo, hay determinadas tareas que se pueden realizar ms fcilmente en la vista Diseo que en la vista Presentacin. Puede: Agregar una mayor variedad de controles al informe, como etiquetas, imgenes, lneas y rectngulos. Editar orgenes de control de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin utilizar la hoja de propiedades. Cambiar determinadas propiedades que no estn disponibles en la vista Presentacin. La siguiente ilustracin muestra el informe Gua telefnica de clientes en la vista Diseo.

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Alternar entre las vistas

Access proporciona varios mtodos para cambiar de una vista a otra. Si el informe est ya abierto, puede pasar a otra vista siguiendo uno de estos procedimientos: Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y seleccione la vista que desee en el men contextual. Haga clic con el botn secundario en la ficha de documento o en la barra de ttulo del informe y elija la vista que desee en el men contextual. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botn Vista para alternar entre las vistas disponibles. Tambin puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del men. La Vista preliminar no est disponible en este men.

Haga clic con el botn secundario en un rea en blanco del informe y elija la vista que desee. Si el informe est abierto en la Vista Diseo, deber hacer clic con el botn secundario fuera de la cuadrcula de diseo. Haga clic en uno de los pequeos iconos de vistas de la barra de estado de Access. Si el informe no est abierto, haga doble clic sobre l en el panel de exploracin para abrirlo en la vista Informe. Para abrir el informe en otra vista, haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y, a continuacin, elija la vista que desee en el men contextual.
NOTA

Si est modificando un informe en el que haya usado Configurar pgina para crear varias columnas (por ejemplo,

un informe de etiquetas postales), slo podr ver las columnas en la Vista preliminar. Cuando abra el informe en la vista Informe o Presentacin, Access mostrar los datos en una nica columna. Volver al principio

Modificar informes en la vista Presentacin

En esta seccin se describen algunas de las modificaciones de informes ms habituales que se pueden realizar en la vista Diseo.

Cambiar el ancho de columna o campo Cambiar el alto de fila o campo Agregar un campo Descripcin de los diseos de controles Eliminar un campo o una columna Cambiar la configuracin de la pgina Cambiar el formato de un campo Enlazar un cuadro de texto a un campo diferente (cambiar el origen del control de un control) Cambiar el origen de registros del informe

Ajustar texto en un campo Agregar lneas de divisin Agregar o modificar un logotipo u otra imagen Agregar o editar el ttulo de un informe Agregar nmeros de pgina, la fecha actual o la hora actual

Cambiar el ancho de columna o campo

1. Haga clic en un elemento de la columna que desee ajustar. Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo est seleccionado. 2. Arrastre el lmite derecho o izquierdo del borde hasta que la columna tenga el ancho que desea.

Principio de seccin

Cambiar el alto de fila o campo

1. Haga clic en un elemento de la fila que desee ajustar. Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo est seleccionado. 2. Arrastre el lmite superior o inferior del borde hasta que la fila tenga el alto que desea.

Principio de seccin

Agregar un campo
1. En la ficha Formato, en el grupo Controles y campos, haga clic en Agregar campos existentes. Se muestra la lista de campos disponibles. Si hay campos disponibles en otras tablas, stos se mostrarn en Campos disponibles en otras tablas:. 2. Arrastre un campo de Lista de campos sobre el informe. Al mover el campo, un rea resaltada indicar dnde se colocar el campo al soltar el botn del mouse.
NOTA

Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada campo de

la Lista de campos que desea. Suelte despus la tecla CTRL y arrastre los campos sobre el informe. Todos se colocarn de forma adyacente los unos con los otros. Principio de seccin

Descripcin de los diseos de controles

Los diseos de controles son guas que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar a loa informes un aspecto uniforme. Puede considerar que un diseo de controles es como una tabla donde cada celda contiene un control. Los siguientes procedimientos le indican cmo se pueden agregar, eliminar o reorganizar los controles en los diseos de controles. Los diseos de controles pueden ser de dos tipos: tabulares y apilados. En los diseos de controles tabulares, los controles estn organizados en filas y columnas, al igual que en una hoja de clculo, con etiquetas en la parte superior. Los diseos de controles tabulares siempre se expanden en dos secciones de un informe; en cualquier seccin que haya controles, las etiquetas estarn en la seccin de arriba. En la siguiente ilustracin se muestra un diseo de control tabular bsico.

En los diseos apilados, los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un formulario en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseos apilados estn siempre incluidos en una nica seccin del informe. En la siguiente ilustracin se muestra un diseo de control apilado bsico.

Puede contar con varios diseos de controles de distintos tipos en un informe. Por ejemplo, puede tener un diseo tabular para crear una fila de datos para cada registro y uno o varios diseos apilados debajo donde se incluyan ms datos del mismo registro.

Crear un nuevo diseo de control

Access crea automticamente diseos de control en columnas en las siguientes circunstancias: El usuario crea un informe haciendo clic en Informe en el grupo Informes de la ficha Crear. en el grupo Informes de la ficha

El usuario crea un informe nuevo haciendo clic en Informe en blanco

Crear y por ltimo, arrastra un campo desde el panel Lista de campos hasta el informe. En un informe existente, puede crear un nuevo diseo de controles siguiendo este procedimiento: 1. 2. Seleccione un control que desee agregar al diseo. Si desea agregar otros controles al mismo diseo, mantenga presionada la tecla MAYS y proceda a seleccionarlos. 3. Siga uno de estos procedimientos: En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en Tabular . Haga clic con el botn secundario en los controles seleccionados, elija Diseo y haga clic en Tabular o Apilado . o en Apilado

Access crea el diseo de controles y le agrega los controles seleccionados.

Cambiar un diseo de controles del formato tabular al apilado y viceversa

Para cambiar un diseo entero de un tipo de diseo a otro: Seleccione el diseo de controles haciendo clic en el selector de diseo naranja situado en la esquina superior izquierda del diseo. Se seleccionarn todas las celdas del diseo. Siga uno de estos procedimientos: En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, elija el tipo de diseo que desee (Tabular o Apilado ).

Haga clic con el botn secundario en el diseo de controles, elija Diseo y, a continuacin, haga clic en el tipo de diseo que prefiera. Access reorganiza los controles en el tipo de diseo que usted seleccione.

Dividir un diseo de controles en varios diseos

Puede dividir un diseo de controles en varios diseos siguiendo este procedimiento: 1. Mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en los controles que desee mover hasta el nuevo diseo de controles. 2. Siga uno de estos procedimientos: En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en el tipo de diseo que desee para el nuevo diseo (Tabular o Apilado ).

Haga clic con el botn secundario en los controles seleccionados, elija Diseo y, a continuacin, haga clic en el tipo de diseo que prefiera para el nuevo diseo. Access crea el nuevo diseo de controles y le agrega los controles seleccionados.

Organizar los controles en un diseo de controles

Puede mover un control dentro de un diseo de controles arrastrndolo hasta la ubicacin que desee. A medida que arrastra el campo, una barra horizontal o vertical indica dnde se colocar la columna al soltar el botn. Puede mover un control de un diseo de controles a otro del mismo tipo. Por ejemplo, puede arrastrar un control desde un diseo apilado a otro, pero no podr arrastrarlo hasta uno tabular.

Agregar controles a un diseo de controles

Para agregar un nuevo campo desde el panel Lista de campos a un diseo de controles existente Simplemente arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el diseo. Una barra horizontal o vertical indica dnde se colocar el campo al soltar el botn. Para agregar controles existentes a un diseo de controles existente 1. 2. Seleccione el primer control que desee agregar al diseo de controles. Si desea agregar otros controles al mismo diseo, mantenga presionada la tecla MAYS y proceda a seleccionarlos. Si lo desea, puede seleccionar controles que estn en otros diseos de controles. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Si el informe est abierto en la Vista Diseo, arrastre los campos seleccionados hasta el diseo. Una barra horizontal o vertical indica dnde se colocar el campo al soltar el botn. Si el informe est abierto en la Vista Presentacin: 1. En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en el tipo de diseo al que est realizando la adicin. Si la adicin la efecta a un diseo tabular, haga clic en Tabular; en cambio, si es a un diseo apilado, haga clic en Apilado. Access crea el nuevo diseo y le agrega los controles seleccionados. 2. Arrastre el nuevo diseo hasta el diseo existente. Una barra horizontal o vertical indicar dnde se colocar el campo al soltar el botn del mouse.

Eliminar controles de un diseo de controles

Eliminar un control de un diseo de controles permite colocarlo en cualquier parte del informe sin que ello repercuta en la posicin de los dems controles. Seleccione el control que desee eliminar del diseo. Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla MAYS y, a continuacin, seleccione los controles que desee eliminar. Para seleccionar todos los controles del diseo, haga clic en el cuadro del selector del diseo situado en la parte superior izquierda del diseo. Siga uno de estos procedimientos: En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en Eliminar .

Haga clic con el botn secundario en uno de los controles seleccionados, elija Diseo y, despus, haga clic en Eliminar. Access elimina los controles seleccionados del diseo. Principio de seccin

Eliminar un campo o una columna

1. Haga clic en el campo o en la columna que desea eliminar, o bien haga clic en la etiqueta o encabezado de columna. Access dibuja un borde alrededor del elemento para indicar que est seleccionado. 2. Presione SUPRIMIR.

Principio de seccin

Cambiar la configuracin de la pgina

Use el grupo Diseo de pgina de la ficha Configurar pgina para cambiar el tamao, la orientacin, los mrgenes, etc. 1. 2. 3. 4. Haga clic en la ficha Pgina. En el grupo Diseo de pgina, haga clic en Tamao Haga clic en Vertical Haga clic en Mrgenes u Horizontal para seleccionar un tamao de papel diferente.

para cambiar la orientacin del papel.

para realizar ajustes en los mrgenes del informe.

Principio de seccin

Cambiar el formato de un campo

1. 2.

Seleccione el campo al que desea dar formato. En la ficha Formato, utilice las herramientas del grupo Fuente para aplicar el formato que desee.

Principio de seccin

Enlazar un cuadro de texto a un campo diferente (cambiar el origen del control de un control)
1. Haga clic en la columna o en el campo en el que desea cambiar el origen del control. Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo est seleccionado. 2. 3. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para verla. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) en el nuevo campo. Puede seleccionar el campo en la lista desplegable o bien escribir una expresin en el cuadro. En la seccin Vea tambin de este artculo encontrar vnculos que le ofrecern ms informacin. Principio de seccin

Cambiar el origen de registros del informe

1. 2. 3. 4. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca. En la lista desplegable de la parte superior de la hoja, haga clic en Informe. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Datos. En la lista desplegable Origen de registros, seleccione la tabla o consulta que desea utilizar para el origen de registros o bien haga clic en
NOTA

para mostrar el Generador de consultas.

Si el informe est basado actualmente en una tabla, Access pregunta si desea crear una consulta

basada en la tabla. Haga clic en S para mostrar el Generador de consultas y crear la consulta o haga clic en No para cancelar la operacin. Si decide crear una consulta, la consulta nueva pasar a ser el origen de registros del informe. Se crear como una consulta "incrustada"; es decir, almacenada en la propiedad OrigenDelRegistro en vez de como un objeto de consulta separada. Principio de seccin

Ajustar texto en un campo

1. Si no se muestra la hoja de propiedades, haga clic con el botn secundario en el campo donde desea ajustar el texto y seleccione Propiedades. En caso contrario, slo haga clic en el campo para seleccionarlo. 2. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Autoextensible en S.

Principio de seccin

Agregar lneas de divisin

Si los controles estn incluidos en un diseo de controles, puede agregar lneas de divisin para proporcionar una separacin ms visual entre los controles. Para obtener ms informacin acerca de los diseos de controles, vea la seccin Trabajar con diseos de controles.

1.

Haga clic en cualquier campo del diseo de controles. Aparece un borde alrededor del campo para indicar que est seleccionado.

2.

En la ficha Formato, en el grupo Lneas de divisin, haga clic en Lneas de divisin.

3.
NOTA

Seleccione el estilo de lnea de divisin que desea. Tambin puede agregar lneas de divisin haciendo clic con el botn secundario en cualquier campo del diseo de

controles, apuntando a Presentacin y, a continuacin, a Lneas de divisin y seleccionando el tipo de cuadrcula que desea. Principio de seccin

Agregar o modificar un logotipo u otra imagen

Los siguientes procedimientos le muestran cmo se agrega un logotipo a un informe usando la herramienta Logotipo y cmo se cambia el tamao de un control de imagen o una imagen dentro de un control de imagen.

Agregar un logotipo
1. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Logotipo. Se muestra el cuadro de dilogo Insertar imagen. 2. Desplcese a la carpeta donde se almacena el archivo de logotipo y haga doble clic en el archivo. Access agrega el logotipo a la esquina superior izquierda del informe.

Cambiar el tamao de un control que contiene un logotipo u otra imagen

1. Haga clic en el control que contiene la imagen. Aparece un borde alrededor del control para indicar que est seleccionado. 2. Coloque el puntero en el borde. Cuando el puntero se convierte en una flecha de dos puntas, puede arrastrarlo en las direcciones indicadas por las flechas para reducir o ampliar el control de imagen. Tenga en cuenta que el valor predeterminado de la propiedad Modo de cambiar el tamao de una imagen es Recortar, lo que significa que la imagen tendr el mismo tamao independientemente del tamao del control de imagen. Si desea ampliar o reducir la imagen cuando cambia el tamao del control, utilice el procedimiento siguiente:

Cambiar el logotipo o la imagen de un control

1. 2. 3.
Valor Recortar Estirar

Seleccione la imagen. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Modo de cambiar el tamao en la opcin que desea:
Descripcin La imagen tiene el mismo tamao, independientemente del tamao del control de imagen. Si reduce el tamao del control de imagen con respecto a la imagen, sta se recorta. La imagen se expande vertical y horizontalmente para coincidir con el tamao del control de imagen. La relacin de aspecto original de la imagen no se conserva, por tanto esta configuracin puede producir una imagen distorsionada a menos que establezca con precisin el alto y el ancho del control de imagen.

Zoom

Cuando se cambia el tamao del control de imagen, la imagen se ajusta al mayor tamao posible sin afectar la relacin de aspecto original de la imagen.

Principio de seccin

Agregar o editar el ttulo de un informe

Los siguientes procedimientos muestran cmo se agrega o se edita una etiqueta que contiene el ttulo de un informe.

Agregar un ttulo a un informe

1. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Ttulo. Se agrega una etiqueta nueva al encabezado de informe para poder escribir un nombre de informe como ttulo. 2. 3. Al crear la etiqueta, se selecciona el texto para que si desea cambiarlo, slo tenga que escribir el ttulo. Presione ENTRAR cuando haya terminado.

Modificar el ttulo de informe

1. 2. Haga doble clic en la etiqueta que contiene el ttulo de informe para colocar el cursor. Escriba el texto que desee usar como ttulo del informe y presione ENTRAR cuando termine.

Principio de seccin

Agregar nmeros de pgina, la fecha actual o la hora actual

Los siguientes procedimientos le muestran cmo se agregan nmeros de pgina a un informe y cmo se agrega la fecha o la hora actuales.

Agregar nmeros de pgina

1. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Nmeros de pgina. Se muestra el cuadro de dilogo Nmeros de pgina. 2. 3. Elija el formato, la posicin y la alineacin que desea de los nmeros de pgina. Desactive la casilla de verificacin Mostrar el nmero en la primera pgina si desea que no aparezca un nmero en la primera pgina. 4. Haga clic en Aceptar. Los nmeros de pgina se agregan al informe. Cambie a Vista preliminar para ver la apariencia de los nmeros cuando se imprimen.

Agregar la fecha y la hora

1. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Fecha y hora. Se muestra el cuadro de dilogo Fecha y hora. 2. 3. 4. 5. Desactive la casilla de verificacin Incluir fecha si no desea incluir la fecha. Si desea incluir la fecha, haga clic en el formato de fecha que prefiera. Desactive la casilla de verificacin Incluir hora si no desea incluir la hora. Si incluye la hora, haga clic en el formato de hora que desee. En el rea Ejemplo del cuadro de dilogo se muestra un ejemplo de la fecha y de la hora en los formatos elegidos. 6. Haga clic en Aceptar.

Principio de seccin

Volver al principio

Modificar informes en la vista Diseo

Hay veces que no se pueden realizar determinadas modificaciones del informe en la vista Presentacin y, en ese caso, hay que utilizar la vista Diseo.

Agregar nmeros de lnea

1. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto . Busque un rea abierta en el informe para crear el cuadro de texto. La ubicacin inicial no es importante, pues lo puede mover despus a su ubicacin final. Lo ms importante es dejar de tres a cinco centmetros a la izquierda del cuadro de texto para la etiqueta, para poder eliminarla fcilmente. Al hacer clic en el rea abierta, Access crear un cuadro de texto independiente nuevo. 3. 4. Haga clic en la etiqueta (justo a la izquierda del cuadro de texto nuevo) y presione SUPRIMIR. Haga clic una vez en el cuadro de texto nuevo para seleccionarlo y, a continuacin vuelva a hacer clic para situar el cursor en el cuadro de texto. 5. 6. 7. Escriba 1 y presione ENTRAR. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Suma continua en Sobre todo.
NOTA

Si es un informe agrupado y si desea que la numeracin comience en 1 en cada grupo, establezca la

propiedad en Sobre grupo. 8. Vuelva a cambiar el tamao del cuadro de texto a un ancho ms pequeo colocando el puntero sobre el controlador de tamao en el borde derecho del cuadro de texto y arrastrndolo a la derecha. Deje espacio suficiente para el nmero de lnea mayor que espera ver en este informe. 9. Si es necesario, deje espacio para el cuadro de texto en el margen exterior izquierdo de la seccin Detalle arrastrando los controles existentes de esa seccin a la derecha o cambiando el tamao del control ms a la izquierda de esa seccin. 10. 11. Arrastre el cuadro de texto nuevo a una posicin en el lmite izquierdo de la seccin Detalle. Cambie a vista Informe, Vista preliminar o a vista Presentacin para ver los nmeros de lnea.

Crear un encabezado de grupo para que aparezca en la parte superior de las pginas
En aquellos grupos que abarcan varias pginas, resulta til hacer que el encabezado de grupo aparezca en la parte superior de cada pgina, para que pueda ver fcilmente en qu grupo estn los datos. Debe seleccionar un encabezado de grupo en la vista Presentacin, pero es ms fcil hacerlo en la vista Diseo. 1. Haga doble clic en el selector de seccin de encabezado del grupo (la barra horizontal sobre la seccin de encabezado del grupo). 2. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Repetir seccin en S.

Abrir un subinforme en su propia ventana de la Vista Diseo

Cuando se abre un informe en la Vista Diseo, cualquier subinforme incluido en el informe se abre tambin en la Vista Diseo. No obstante, cada subinforme se muestra dentro de su control de subinforme, no en una ventana separada. Puesto que el control de subinforme es a menudo demasiado pequeo para trabajar con facilidad, suele ser ms cmodo abrir el subinforme en su propia ventana para editarlo. Para abrir un subinforme en una ventana nueva, realice una de estas tareas: Seleccione el subinforme y, a continuacin, en la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, elija Subinforme en nueva ventana .

Haga clic una vez fuera del control del subinforme para asegurarse de que no est seleccionado y, despus, haga clic con el botn secundario dentro del control del subinforme y elija Subinforme en nueva ventana. Volver al principio
Vea tambin

Crear e imprimir etiquetas Crear informes sencillos Crear un informe agrupado o un informe de resumen Crear una expresin Realizar un recuento en los informes Sumar en informes

Crear un informe agrupado o un informe de resumen

Mostrar todo La informacin suele ser ms fcil de comprender cuando se divide en grupos. Por ejemplo, un informe en el que se agrupan las ventas por regin puede resaltar tendencias que, de otra manera, pasaran desapercibidas. Adems, si se colocan los totales al final de cada grupo en el informe, se puede evitar en gran medida el uso de una calculadora. Microsoft Office Access 2007 facilita el uso de los informes agrupados. Se puede crear un informe agrupado bsico mediante el Asistente para informes, se puede agrupar y ordenar un informe existente, o bien, se pueden revisar las opciones de agrupamiento y ordenacin ya definidas.

En este artculo
Descripcin del agrupamiento, las secciones de informe y los controles Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes Ajustar el informe Agregar campos o controles a un informe existente Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenacin en un informe existente Guardar, imprimir o enviar un informe Comentarios

Descripcin del agrupamiento, las secciones de informe y los controles

Si no conoce los informes agrupados, le ayudar obtener primero un poco de informacin sobre el agrupamiento y la ordenacin, as como las distintas secciones de un informe o los diferentes tipos de controles. Si estos conceptos ya le

resultan familiares, podr omitir esta seccin y pasar a la seccin Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes.

Agrupar y ordenar
Al imprimir un informe, normalmente se desea organizar los registros en un orden determinado. Por ejemplo, si imprime una lista de proveedores, quizs desee ordenar los registros alfabticamente por nombre de compaa. En muchos casos, no basta con ordenar los registros. Quizs tambin desee dividirlos en grupos. Un grupo es una coleccin de registros junto con informacin introductoria e informacin de resumen, como un encabezado. Un grupo se compone de un encabezado de grupo, grupos anidados (si los hay), registros de detalle y un pie de grupo. El agrupamiento permite separar visualmente los grupos de registros y mostrar datos introductorios y de resumen por cada grupo. Por ejemplo, en el siguiente informe vienen agrupadas las ventas por fecha de envo y se calcula el importe total de ventas de cada da.

La fecha presenta el grupo. El total resumen el grupo. Puede ver cmo funciona el agrupamiento comparando el informe Lista de productos por categora (que se muestra en la siguiente ilustracin) con la hoja de datos de su consulta subyacente, Lista de productos. Tanto en el informe como en la consulta, los productos estn ordenados por categora, pero en el informe tambin se imprime el nombre de cada categora en una lnea independiente al principio de cada grupo (en el encabezado de grupo), as como el nmero de productos de cada categora en una lnea independiente al final de cada grupo (en el pie de grupo).

El nombre de la categora aparece en cada fila de la hoja de datos. El nombre de la categora aparece una vez para cada grupo del informe, en el encabezado de grupo. El total para la categora aparece al final de cada grupo, en el pie de grupo. Los registros aparecen como un grupo grande en la hoja de datos. Los registros para cada categora aparecen como seccin separada en el informe, precedida por el encabezado de grupo y seguida por el pie de grupo. El agrupamiento puede realizarse por cualquier campo y expresin por la que se ordene (hasta 10). El agrupamiento puede realizarse varias veces por el mismo campo o la misma expresin. En este ltimo caso, Office Access 2007 anida los grupos de acuerdo con su nivel de grupo. El primer campo por el que se agrupa es el primer nivel de grupo y el ms significativo; el segundo campo por el que se agrupa es el siguiente nivel de grupo, y as sucesivamente. En la siguiente ilustracin se muestra cmo Office Access 2007 anida los grupos.

Cada encabezado de grupo est emparejado con un pie de grupo.

Normalmente se utiliza un encabezado de grupo para mostrar los datos que identifican el grupo en una seccin independiente al principio del grupo. Normalmente se utiliza un pie de grupo para resumir los datos del grupo en una seccin independiente al final del grupo. Volver al principio

Secciones de un informe
En Access, el diseo de los informes se divide en secciones. Para crear informes tiles, es preciso saber cmo funciona cada seccin. Por ejemplo, la seccin en la que se coloca un control calculado determina cmo Access calcula los resultados. La lista siguiente muestra un resumen de los distintos tipos de seccin y de su uso. Encabezado del informe Se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza para la informacin que normalmente aparecera en una pgina de portada, como un logotipo o un ttulo y una fecha. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de pgina. Cuando se coloca un control calculado en el encabezado del informe, se calcula el valor para todo el informe. Por ejemplo, si se coloca un control que utilice la funcin Suma en el encabezado del informe, se calcula la suma para todo el informe. Encabezado de pgina Se imprime al principio de cada pgina. Se utiliza un encabezado de pgina, por ejemplo, para repetir el ttulo del informe en todas las pginas. Encabezado de grupo Se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estn agrupados por producto, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utilice la funcin Suma en el encabezado de grupo, la suma corresponde al grupo actual. Detalle Se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En la seccin Detalle se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe. Pie de grupo Se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir informacin de resumen de sus correspondientes grupos. Pie de pgina Se imprime al final de cada pgina. Los pies de pgina se utilizan para imprimir nmeros de pgina o informacin relativa a la pgina. Pie del informe Se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir los totales de los informes u otra informacin de resumen de todo el informe.
NOTA

En la vista Diseo, el pie del informe aparece debajo del pie de pgina. Sin embargo, cuando se imprime

el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de pgina, justo despus del ltimo pie de grupo o la ltima lnea de detalle en la ltima pgina. Volver al principio

Controles
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con informacin que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imgenes. Access admite tres tipos de controles: dependientes, independientes y calculados. La lista siguiente muestra un resumen de estos controles y de su uso.

Control dependiente Son los controles cuyo origen de datos son los campos de una tabla o una consulta. Los controles dependientes se usan para mostrar los valores de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o grficos. El tipo ms comn de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podra obtener esta informacin del campo Apellidos de la tabla Empleados. Control independiente Son los controles que no tienen orgenes de datos. Los controles independientes se utilizan para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el ttulo de un informe es un control independiente. Control calculado Son los controles cuyo origen de datos es una expresin en lugar de un campo. Para especificar el valor que va a aparecer en el control se define una expresin como el origen de los datos del control. Una expresin es una combinacin de operadores (por ejemplo, = y + ), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresin calcula el precio de un artculo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio por unidad por un valor constante (0,75). = [Unit Price] * .75 Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un control incluido en el informe. Cuando cree un informe, posiblemente lo ms eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la mayora de los controles del informe. Despus, puede agregar los controles independientes y calculados que completen el diseo mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseo.

Los controles se enlazan con un campo identificando el campo del cual obtiene sus datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos al informe. (El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las siguientes acciones: En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes. Presione ALT+F8. Cuando haga doble clic en un campo o lo arrastre desde el panel Lista de campos al informe, crea un control dependiente. Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro para el valor ControlSource (OrigenDelControl) de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las caractersticas del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4. El uso del panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:

Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como ttulo predeterminado el nombre del campo (o el ttulo definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el ttulo. Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirn siendo las mismas cuando cree un control dependiente de dicho campo. Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, establezca la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) en el nombre del campo. Volver al principio

Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes

El Asistente para informes presenta una serie de preguntas y genera posteriormente un informe basndose en las respuestas. Entre esas preguntas figura la referente a los campos que desea utilizar para agrupar el informe. Una vez creado el informe, lo podr utilizar tal cual o modificarlo segn sus necesidades. Antes de iniciar el Asistente para informes, es preciso elegir un origen de datos.

Elegir un origen de registros

Los informes constan de informacin extrada de una tabla o consulta, as como de la informacin almacenada en el diseo del informe, como etiquetas, encabezados y grficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes tambin se conoce como origen de registros del informe. Antes de comenzar a crear el informe, deber decidir primero qu informacin va a incluir. Entre los campos que elija debern figurar los campos por los que desee agrupar o que desee resumir. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se extraen de ms de una tabla, le ser ms conveniente utilizar una consulta como origen de registros. Puede que dicha consulta ya exista en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear una consulta especfica que cubra las necesidades del informe. Para obtener ms informacin sobre las consultas, abra los vnculos en la seccin Vea tambin de este artculo.

Iniciar el Asistente para informes

1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes. Access inicia el Asistente para informes.

2.

Haga clic en la lista desplegable Tablas y consultas y elija la tabla o consulta que contenga los campos que desee incluir en el informe.

3.

Haga doble clic en los campos de la lista Campos disponibles para elegirlos. Access los mueve a la lista Campos seleccionados. Asimismo, puede hacer clic en los botones situados entre el cuadro Campos disponibles y el cuadro Campos seleccionados para agregar o quitar el campo seleccionado, o para agregar o quitar todos los campos.

4.

Si otra tabla o consulta contiene campos que tambin desea incluir en el informe, haga clic en la lista desplegable Tablas y consultas, elija la otra tabla o consulta y siga agregando campos.

5.

Haga clic en Siguiente cuando termine de agregar los campos.

Agrupar registros en el Asistente para informes

El agrupamiento permite organizar los registros por grupo, por ejemplo, por Regin o por Vendedor. Los grupos se pueden anidar para poder identificar fcilmente las relaciones entre los grupos y buscar rpidamente la informacin necesaria. El agrupamiento tambin se puede utilizar para calcular informacin de resumen, como totales y porcentajes. Cuando incluye ms de una tabla en un informe, el asistente examina las relaciones entre las tablas y determina cmo puede presentar el usuario la informacin. 1. En la pgina del Asistente para informes en la que se pregunta Desea agregar algn nivel de agrupamiento?, haga clic en uno de los nombres de campo de la lista y, a continuacin, haga clic en Siguiente. 2. Para agregar niveles de agrupamiento, haga doble clic en cualquiera de los nombres de campo de la lista para agregarlo al informe. Asimismo, puede quitar un nivel de agrupamiento haciendo doble clic en el nivel en la pgina situada a la derecha del cuadro de dilogo. Use los botones de flecha para agregar y quitar niveles de agrupamiento, y ajuste la prioridad de un nivel de agrupamiento seleccionndolo y haciendo clic en los botones de prioridad. Access agrega cada nivel de agrupamiento y lo muestra anidado dentro de su nivel de agrupamiento primario.

3.

Haga clic en Opciones de agrupamiento para mostrar el cuadro de dilogo Intervalos de agrupamiento.

4.

Opcionalmente, para cada campo de nivel de grupo, elija un intervalo de agrupamiento. Este intervalo permite personalizar la forma en que se van a agrupar los registros. En la ilustracin anterior, los registros vienen agrupados por el campo Fecha de envo, que es un tipo de datos de fecha y hora. El Asistente para informes ofrece opciones apropiadas para el tipo de campo en la lista Intervalos de agrupamiento. Por consiguiente, dado que Fecha de envo es un tipo de datos de fecha y hora, puede optar por agrupar por el valor real (Normal), Ao, Trimestre, Mes, Semana, Da, Hora y Minuto. Si el campo fuese del tipo de datos Texto, podra optar por agrupar todo el campo (Normal) o por los primeros caracteres (del 1 al 5). En el caso de un tipo de datos numrico, puede optar por agrupar por valor (Normal) o por intervalo en incrementos seleccionados. Tras seleccionar un intervalo de agrupamiento, haga clic en Aceptar.

5.

Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente pgina del asistente.

Ordenar y resumir registros

Puede ordenar los registros por un mximo de cuatro campos, ya sea en orden ascendente o descendente. 1. Haga clic en la primera lista desplegable y elija el campo por el que desee ordenar.

Puede hacer clic en el botn situado a la derecha de la lista para cambiar de orden ascendente a descendente, y viceversa (Ascendente es el valor predeterminado). De manera opcional, haga clic en la segunda, tercera y cuarta lista desplegable para elegir ms campos de ordenacin.

2.

Haga clic en Opciones de resumen si desea resumir alguno de los campos numricos. Observe que el botn Opciones de resumen slo estar visible si hay uno o varios campos numricos en la seccin Detalle del informe. El asistente muestra los campos numricos disponibles.

3.

Active la casilla de verificacin en Suma, Promedio, Mn o Mx que desee para incluir esos clculos en el pie de grupo. Asimismo, puede optar por mostrar los detalles y el resumen o slo el resumen. En el ltimo caso, se mostrarn los totales correspondiente a cada valor Fecha de envo (por ejemplo, si ha seleccionado la casilla de verificacin de Suma), pero se omitirn los detalles de los pedidos. Tambin puede optar por mostrar un porcentaje de los clculos totales de las sumas.

4.

Haga clic en Aceptar.

5.

Siga las instrucciones en las pginas restantes del Asistente para informes. En la ltima pgina, puede editar el ttulo del informe, que se mostrar en la primera pgina del informe. Adems, Access guardar el informe con el ttulo como nombre del documento. Puede modificar tanto el ttulo como el nombre de documento posteriormente si es necesario.

6.

Haga clic en Finalizar. Access guarda automticamente el informe y lo muestra en la Vista preliminar, donde se ve el informe tal y como quedar una vez impreso.

Puede utilizar los botones de desplazamiento situados en la parte inferior del Panel de vista previa para ver secuencialmente las pginas del informe o ir a cualquier pgina del informe. Haga clic en uno de los botones de desplazamiento o escriba el nmero de pgina que desee ver en el correspondiente cuadro y, a continuacin, presione ENTRAR. En Vista preliminar, puede acercar el informe para ver los detalles o alejarlo para ver cmo estn colocados los datos en la pgina. Con el puntero del mouse (ratn) colocado sobre el informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, vuelva a hacer clic. Tambin puede utilizar el control de zoom en la barra de estado. Volver al principio

Ajustar el informe
Es probable que el Asistente para informes no genere exactamente el resultado que esperaba para el informe. Por ejemplo, quizs desee agregar texto, ajustar los anchos de columna, agregar un logotipo, etc. Access proporciona dos vistas en las que puede modificar el informe: la vista Presentacin y la vista Diseo, que se describen brevemente en esta seccin.

Vista Presentacin
La vista Presentacin es la vista ms fcil de utilizar para realizar cambios en los informes y proporciona la mayor parte de las herramientas necesarias para adaptar los informes. Permite ajustar anchos de columna, reorganizar las columnas, as como agregar o modificar los niveles de agrupamiento y totales. Puede incluir campos nuevos en el diseo del informe y configurar las propiedades del informe y de sus controles. La vista Presentacin tiene como ventaja que se pueden ver los datos mientras se realizan los cambios en el formato del informe, de modo que se puede ver inmediatamente cmo los cambios afectan a la presentacin de los datos. Para abrir un informe en la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin .

Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe as como de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4. Puede utilizar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseo del informe. Para mostrar el panel Lista de campos. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Vista Diseo
Si no es posible realizar un cambio especfico en el informe en la vista Presentacin, pruebe la vista Diseo. Esta vista muestra la estructura subyacente del informe y proporciona algunas funciones y herramientas de diseo ms que la vista

Presentacin. Por ejemplo, se puede incluir una mayor variedad de controles en el informe, ajustar con mayor precisin la alineacin de los controles y configurar un nmero mayor de propiedades que en la vista Presentacin. Para abrir un informe en la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo Volver al principio .

Agregar campos u otros controles a un informe existente

Cada campo, etiqueta, lnea o imagen que se ve en un informe se ha creado mediante algn tipo de control. El control ms utilizado en un informe es el cuadro de texto, que suele utilizarse para mostrar los datos del origen de registros subyacente del informe. Puede crear cuadros de texto que ya estn enlazados con campos del origen de registros agregando campos del panel Lista de campos, o bien, puede agregarlos al informe mientras trabaja en la vista Diseo (pero, en ese caso, usted mismo deber "enlazarlos" a los campos del origen de registros). La vista Diseo tiene como ventaja que se pueden agregar muchos otros tipos de controles, adems de los cuadros de texto dependientes, como rectngulos, saltos de pgina y grficos. En esta seccin se describen ambos mtodos de agregar controles a un informe.

Agregar campos a un informe existente

Se recomienda utilizar la vista Presentacin para agregar campos a un informe, si bien tambin puede hacerse en la vista Diseo. Para agregar un campo, asegrese de que se muestra el panel Lista de campos. El panel Lista de campos es una lista de todos los campos que estn disponibles para su colocacin en el informe. Para ver el panel Lista de campos, presione ALT+F8.

Agregar campos del panel Lista de campos

Para agregar un solo campo, arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la seccin del informe donde desee incluirlo. Para agregar varios campos a la vez, haga clic en el primer campo que desee incluir, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada uno de los dems campos que desee agregar. A continuacin, arrastre los campos seleccionados hasta el informe. Al colocar los campos, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye automticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.
NOTAS

Si agrega un campo de una tabla relacionada, Access agregar el nivel de agrupamiento adecuado. Si agrega un campo de otra tabla (no relacionada), Access mostrar un cuadro de dilogo donde podr especificar cmo desea relacionar la tabla con el origen de datos existente del informe. Para ver las relaciones de tabla que ya se han especificado para la base de datos, o bien, para agregar nuevas relaciones: En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. Para obtener ms informacin, vea el artculo Crear, modificar o eliminar una relacin.

Agregar otros controles a un informe existente

Cuando agrega al informe un campo del panel Lista de campos, se crea automticamente un control de cuadro de texto dependiente. Otros controles, como etiquetas, lneas e imgenes, se pueden agregar cambiando a la vista Diseo y utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseo.

Determinar el nombre de una herramienta

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta. Access muestra el nombre de la herramienta.

Crear un control mediante las herramientas del grupo Controles

Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificacin, haga clic en la herramienta Casilla de verificacin ..

Haga clic en el diseo de informe en el lugar donde desee colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamao predeterminado, o bien, haga clic y arrastre en el informe para crear un control con el tamao que desee. Si no coloca el control perfectamente al primer intento, lo puede mover siguiendo este procedimiento: Haga clic en el control para seleccionarlo. Coloque el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas arrastre el control a la ubicacin deseada. Mediante este proceso se crea un control "independiente". Si el control puede mostrar datos (por ejemplo, un cuadro de texto o una casilla de verificacin), deber escribir un nombre de campo o una expresin en la propiedad Origen del control para que el control pueda mostrar los datos. y

Muestre la hoja de propiedades.

Presione F4.
NOTA

Una vez terminado el nuevo informe, asegrese de guardarlo.

Volver al principio

Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenacin en un informe existente

Si ya tiene un informe y desea ordenarlo o agruparlo, o bien, desea modificar la ordenacin o el agrupamiento existente del informe, esta seccin le ayuda a hacerlo.

Agregar agrupamiento, ordenacin y totales en la vista Presentacin

Puede realizar sencillas operaciones de ordenacin, agrupamiento y creacin de totales haciendo clic con el botn secundario en los campos en la vista Presentacin y eligiendo la operacin que desee en el men contextual. Para cambiar a la Vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el nombre del informe en el panel de exploracin y haga clic en Vista Presentacin .

NOTA

Si bien en las instrucciones descritas en esta seccin no se utiliza directamente el panel Agrupacin, orden y

total, se recomienda abrir el panel y observar cmo cambia mientras est trabajando. De este modo, comprender mejor lo que hace Access y, a medida que le resulte ms fcil trabajar con el panel Agrupacin, orden y total, podr utilizarlo para aplicar ms ajustes al informe. Para mostrar el panel Agrupacin, orden y total: En la ficha Formato, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

Ordenar por un solo campo

Haga clic con el botn secundario en cualquier valor del campo que desee ordenar. En el men contextual, haga clic en la opcin de ordenacin que desee. Por ejemplo, para ordenar un campo de texto en orden ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z descendente, haga clic en Ordenar de mayor a menor . . Para ordenar un campo numrico en orden

Access ordena el informe de acuerdo segn lo haya especificado. Si est abierto el panel Agrupacin, orden y total, podr ver que se ha agregado una nueva lnea Ordenar por para el campo.

Ordenar por varios campos

NOTA

Cuando aplica el criterio de ordenacin haciendo clic con el botn secundario en un campo en la vista

Presentacin, slo podr ordenar un campo a la vez. Al aplicar la ordenacin a otro campo, se quita el criterio de ordenacin del primer campo. El comportamiento de ordenacin es diferente en los formularios, donde se pueden establecer varios criterios de ordenacin haciendo clic con el botn secundario en cada uno de los campos y eligiendo el criterio de ordenacin que desee. Para crear varios niveles de ordenacin, vea la seccin Agregar agrupamiento, ordenacin y totales mediante el panel Agrupacin, orden y total.

Agrupar en un campo
Haga clic con el botn secundario en cualquier valor del campo en el que desee agrupar. En el men contextual, haga clic en Agrupar en .

Access agrega el nivel de agrupamiento y crea un encabezado de grupo para ese nivel. Si est abierto el panel Agrupacin, orden y total, podr ver que se ha agregado una nueva lnea Agrupar en para el campo.

Agregar un total a un campo

Esta opcin permite calcular una suma, un promedio, una cuenta u otro agregado para un campo. Se agregar un total general al final del informe y se agregarn totales de grupo a todos los grupos del informe. Haga clic con el botn secundario en cualquier valor del campo para el que desee calcular el total. Haga clic en Total. Haga clic en la operacin que desea realizar: Suma, Promedio, Incluir registros (para contar todos los registros), Incluir valores (para contar slo los registros con un valor en este campo), Mx, Mn, Desviacin estndar o Varianza. Access agrega un control de cuadro de texto calculado al pie del informe, lo que crea un total general. Si el informe tiene niveles de agrupamiento, Access agrega pies de grupo (si an no los hay) y coloca el total en cada pie.
NOTA

Tambin puede agregar totales haciendo clic en el campo para el cual desea calcular el total y, a continuacin, en .

la ficha Formato, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Totales

Agregar agrupamiento, ordenacin y totales mediante el panel Agrupacin, orden y total

El panel Agrupacin, orden y total aporta la mayor flexibilidad cuando desea agregar o modificar las opciones de agrupamiento, criterios de ordenacin o totales de un informe. Una vez ms, la vista Presentacin es la vista preferida para trabajar, ya que es mucho ms fcil ver cmo afectan los cambios a la presentacin de los datos.

Mostrar el panel Agrupacin, orden y total

En la vista Presentacin: En la ficha Formato, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. En la vista Diseo: En la ficha Diseo, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. Access muestra el panel Agrupacin, orden y total.

Para agregar un nuevo nivel de ordenacin o agrupamiento, haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden. Se agrega una nueva lnea al panel Agrupacin, orden y total, y se muestra una lista de los campos disponibles.

Puede hacer clic en uno de estos nombres de campo o puede hacer clic en expresin debajo de la lista de campos para escribir una expresin. Tras elegir un campo o escribir una expresin, Access agrega el nivel de agrupamiento al informe. En la vista Presentacin, la presentacin cambia inmediatamente y se muestra el agrupamiento o criterio de ordenacin.
NOTAS

Si ya se han definido varios niveles de ordenacin o agrupamiento, es posible que tenga que desplazarse hacia abajo por el panel Agrupacin, orden y total para poder ver los botonesAgregar un grupo y Agregar un orden. Puede definir hasta 10 niveles de agrupamiento y ordenacin en un informe.

Cambiar las opciones de agrupamiento

Cada nivel de ordenacin o agrupamiento tiene varias opciones que se pueden establecer para obtener los resultados deseados.

Para mostrar todas las opciones de un nivel de agrupamiento u ordenacin, haga clic en Ms en el nivel que desee cambiar.

Para ocultar las opciones, haga clic en Menos. Criterio de ordenacin Para cambiar el criterio de ordenacin, haga clic en la lista desplegable de criterios de ordenacin y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee. Intervalo del grupo Este valor determina cmo se agrupan juntos los registros. Por ejemplo, puede agrupar por el primer carcter de un campo de texto de modo que se agrupen todas las entradas que comiencen por "A", todos los valores que comiencen por "B", y as sucesivamente. En el caso de un campo de fecha, puede agrupar por da, semana, mes, trimestre, o bien, puede especificar un intervalo personalizado. Totales Para agregar totales, haga clic en esta opcin. Puede agregar totales en varios campos y agregar varios tipos de totales en el mismo campo.

Haga clic en la flecha desplegable de Total de y seleccione el campo que desee resumir. Haga clic en la flecha desplegable de Tipo y seleccione el tipo de clculo que desee realizar. Seleccione Mostrar total general para agregar un total general al final del informe (en el pie del informe). Seleccione Mostrar totales de grupo como % de Total general para agregar un control al pie de grupo que calcula el porcentaje del total general de cada grupo. Seleccione Mostrar en encabezado de grupo o Mostrar en pie de grupo para mostrar el total en el lugar deseado. Una vez elegidas todas las opciones para un campo, puede repetir el proceso y resumir otro campo seleccionndolo en la lista desplegable Total de. De lo contrario, haga clic fuera de la ventana emergente Totales para cerrarla.

Ttulo Permite cambiar el ttulo del campo que est resumiendo. Se utiliza para el encabezado de columna y las etiquetas de los campos de resumen en los encabezados y pies. Para agregar o modificar el ttulo: Haga clic en el texto azul detrs de con ttulo. Aparecer el cuadro de dilogo Zoom. Escriba el nuevo ttulo en el cuadro de dilogo y haga clic en Aceptar. Con/sin una seccin de encabezado Utilice esta opcin para agregar o quitar la seccin de encabezado que precede a cada grupo. Cuando agrega una seccin de encabezado, Access mueve el campo de agrupamiento hasta el encabezado. Cuando quita una seccin de encabezado que contiene controles que no sean el campo de agrupamiento, Access le pide que confirme si desea eliminar los controles. Con/sin una seccin de pie Utilice esta opcin para agregar o quitar la seccin de pie que aparece despus de cada grupo. Al quitar una seccin de pie que contiene controles, Access le pide que confirme si desea eliminar los controles. Mantener junto el grupo Esta opcin determina cmo se distribuyen los grupos en la pgina al imprimir el informe. Quizs desee mantener los grupos en una pgina para evitar lo mximo posible que haya que dar la vuelta a las pginas para poder ver los grupos en su totalidad. Sin embargo, esto suele aumentar la cantidad de papel necesario para imprimir el informe, ya que la mayora de las pginas presentarn espacios en blanco en la parte inferior. No mantener junto el grupo en una pgina Utilice esta opcin si no le importa que los grupos se dividan por los saltos de pgina. Por ejemplo, un grupo de 30 elementos puede tener 10 elementos en la parte inferior de una pgina y los 20 restantes en la parte superior de la siguiente pgina. Desea mantener todo el grupo en una pgina? Esta opcin ayuda a minimizar el nmero de saltos de pgina en un grupo. Si un grupo no cabe en el espacio restante de una pgina, Access deja ese espacio en blanco y coloca el grupo en la siguiente pgina. Es posible que los grupos de gran tamao sigan abarcando varias pginas, pero esta opcin minimiza en la medida de lo posible el nmero de saltos de pgina dentro del grupo. Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una pgina En el caso de los grupos con encabezados de grupo, esta opcin asegura que el encabezado de grupo no se imprimir automticamente en la parte inferior de una pgina. Si Access determina que no hay espacio suficiente para que se imprima al menos una fila de datos despus del encabezado, el grupo se colocar en la siguiente pgina.

Cambiar la prioridad de los niveles de agrupamiento y ordenacin

Para cambiar la prioridad de un nivel de agrupamiento o de ordenacin, haga clic en el fila del panel Agrupacin, orden y total y, a continuacin, en la flecha arriba o flecha abajo a la derecha de la fila.

Eliminar niveles de agrupamiento y ordenacin

Para eliminar un nivel de agrupamiento o de ordenacin, haga clic en la fila que desea eliminar en el panel Agrupacin, orden y total y presione SUPRIMIR o haga clic en el botn Eliminar a la derecha de la flecha. Al eliminar un nivel de agrupamiento, si el campo de agrupamiento estaba en el encabezado o pie de grupo, Access lo mueve a la seccin Detalle del informe. Se eliminan todos los controles incluidos en el encabezado o pie de grupo. Volver al principio

Crear un informe de resumen (sin detalles de registros)

Si desea mostrar slo totales (es decir, slo la informacin en las filas de los encabezados y pies), en la ficha Formato, (o en la ficha Diseo de la vista Diseo), en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Ocultar detalles. De este modo, se ocultan los registros en el siguiente nivel de agrupamiento inferior, por lo que los datos de resumen se presentan de manera ms compacta. Si bien los registros estn ocultos, no se eliminan los controles en la seccin oculta. Haga clic en Ocultar detalles para restaurar las filas en el informe.

Crear un efecto de agrupamiento sin encabezados

Puede lograr un efecto de agrupamiento en los informes sin utilizar encabezados. Si quita los encabezados, se crea un informe ms compacto ya que las lneas de encabezado ocupan menos espacio vertical. El procedimiento general implica quitar el encabezado de cada grupo, por lo que cada campo de agrupamiento se mueve a la seccin Detalle del informe. Para restaurar el efecto de agrupamiento visual, se establece la propiedad Ocultar duplicados de cada campo de agrupamiento en S.

Ejemplo
Tomemos como ejemplo el siguiente informe agrupado en el que se utilizan encabezados de grupo:

Como puede comprobar, cada nombre de compaa ocupa una lnea completa, al igual que cada identificador de pedido. En este ejemplo, va a modificar el informe para que se parezca al informe de la ilustracin siguiente:

1.

Abra el informe en la vista Presentacin haciendo clic con el botn secundario en el Panel de exploracin y, a continuacin, haciendo clic en Vista Presentacin .

2.

En la ficha Formato, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

NOTA

Es conveniente empezar con el grupo de nivel inferior; de lo contrario, puede que la presentacin del

informe le resulte confusa mientras est trabajando. 3. 4. Haga clic en el nivel de agrupamiento inferior y, luego, en Ms. En la lista desplegable de secciones de encabezado, seleccione sin una seccin de encabezado. Cuando se quita un encabezado, Access conserva el cuadro de texto del campo de agrupamiento movindolo a la seccin Detalle. Sin embargo, es posible que se eliminen todos los dems controles que se encuentren en el encabezado de grupo. Access avisar si se va a eliminar algn control como resultado de esta accin. Si el encabezado de grupo contiene controles que desea conservar, asegrese de moverlos a otra seccin del informe antes de llevar a cabo este paso. Deber cambiar a la vista Diseo para mover los controles a otras secciones. El informe resultante se muestra en la siguiente ilustracin. Observe que el primer IdPedido est en la misma lnea que el primer registro de detalle en lugar de encontrarse en su propia lnea.

Desafortunadamente, el IdPedido se repite en cada lnea de detalle, por lo que resulta difcil ver con precisin cuntos pedidos hay. Entonces, es til establecer la propiedad Ocultar duplicados del control del cuadro de texto. Para configurar esta propiedad, siga el procedimiento que se describe a continuacin: Seleccione uno de los valores que se repiten. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para verla. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable correspondiente a Ocultar duplicados y, a continuacin, en S. Los identificadores de pedido duplicados quedan ocultos. Observe que puede ver de nuevo cuntos pedidos hay y cuntos productos hay por pedido.

5.

Para este ejemplo, repetimos el paso 4 para el nivel de agrupamiento Nombre de compaa. El informe final se parece a la ilustracin siguiente:

Ahora, el valor Nombre de compaa aparece en la misma lnea que el primer registro de detalle y la propiedad Ocultar duplicados evita que el valor Nombre de compaa se repita en cada lnea. En el caso de un informe de gran tamao que use varios niveles de agrupamiento, esto puede contribuir a ahorrar una cantidad significativa de papel. Volver al principio

Guardar, imprimir o enviar un informe

Una vez guardado el diseo del informe, puede usarlo muchas veces. El diseo del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseo del mismo o crear un nuevo similar basado en el original.

Guardar un informe
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office Puede hacer clic en Guardar 2. y, a continuacin, haga clic en Guardar. en la Barra de herramientas de acceso rpido.

Si el informe no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.

Guardar el diseo del informe con un nombre distinto

1. 2. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, haga clic en Informe en el cuadro Como y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Imprimir un informe
Un informe se puede imprimir desde la Vista preliminar, la vista Presentacin, la vista Diseo, la vista Informe o desde el panel de exploracin. Antes de imprimirlo, debe revisar la configuracin de la pgina, como los mrgenes y la orientacin. Access guarda la configuracin de la pgina junto con el informe, por lo que slo es necesario especificarla una vez. Puede guardar la configuracin ms adelante si cambian las necesidades.

Cambiar la configuracin de pgina

1. 2. Abra el informe en cualquier vista. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Pgina, haga clic en una opcin. Tamao personalizado. Vertical orienta la pgina en sentido vertical. permite seleccionar entre varios tamaos de papel o escribir un tamao de papel

Horizontal Mrgenes

orienta la pgina en sentido horizontal. permite seleccionar entre varios anchos de margen predefinidos, o bien, puede

hacer clic en Avanzadas para especificar anchos de margen personalizados mediante el cuadro de dilogo Configurar pgina. Mostrar mrgenes activa o desactiva la presentacin de los mrgenes (slo en la vista Presentacin). Columnas muestra el cuadro de dilogo Configurar pgina. Especifique el nmero de columnas y el tamao de columna deseados y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Imprimir slo los datos anula la impresin de las etiquetas que haya en el informe. Slo se imprimirn los controles enlazados con los datos de la tabla o consulta subyacente. Esta caracterstica puede resultar til para los informes que se imprimen ocasionalmente en formularios preimpresos. En estos casos, se puede anular la impresin de las etiquetas y volver a activarlas cuando se vaya a imprimir el informe en papel en blanco.
NOTA

Si desea usar una configuracin ms detallada de la pgina, haga clic en el botn Configurar pgina situado en la

esquina inferior derecha del grupo Diseo de pgina para que se muestre el cuadro de dilogo Configurar pgina. Puede utilizar Configurar pgina para ajustar todos los valores de configuracin disponibles en la ficha Diseo de pgina, as como para seleccionar una impresora especfica para el informe.

Enviar un informe a una impresora

1. 2. 3. Abra el informe en cualquier vista o seleccione el informe en el panel de exploracin. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Imprimir.

En el cuadro de dilogo Imprimir, especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresin o el nmero de copias.

4.

Haga clic en Aceptar.

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Enviar el informe por correo electrnico

Puede enviar el informe a los usuarios como mensaje de correo electrnico en lugar de imprimirlo en papel. 1. En el panel de exploracin, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botn Microsoft Office y, a continuacin, en Correo electrnico 2. .

En el cuadro de dilogo Enviar objeto como, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.

3. 4.

Rellene los dems cuadros de dilogo que aparezcan. Cuando aparezca su programa de correo electrnico, escriba los detalles del mensaje y envelo.

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Comentarios
Puede surgir un problema si tiene un informe en un archivo .accdb que ordene o agrupe en un campo de bsqueda, y desea importar este informe a un archivo .mdb y luego abrirlo en una versin anterior de Access. El mtodo interno por el que se ordenan y agrupan los campos de bsqueda en archivos .accdb es incompatible con archivos .mdb. Si crea un informe en un archivo .accdb que usa el agrupamiento o la ordenacin por un campo de bsqueda, a continuacin, lo exporta a un archivo .mdb (o utiliza el comando Guardar como para guardar la base de datos como archivo .mdb) y luego intenta abrirlo en una versin anterior de Access, el informe no se cargar. Para revisar el informe de modo que pueda importarlo a un archivo .mdb y abrirlo en una versin anterior de Access, haga lo siguiente: 1. 2. 3. En el archivo .accdb, cree una copia del informe. Abra la copia del informe en la vista Presentacin. Si el panel Agrupacin, orden y total no est visible: En la ficha Formato, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. 4. Elimine todas las lneas del panel Agrupacin, orden y total haciendo clic en el botn Eliminar a la derecha de cada lnea. 5. 6. 7. 8. 9. Haga clic en el Botn Microsoft Office Haga clic en el Botn Microsoft Office Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar. y, a continuacin, haga clic en Cerrar base de datos. y, a continuacin, haga clic en Abrir.

Vaya al archivo .mdb al que desea importar el informe y haga clic en Abrir. Importe la copia del informe al archivo .mdb. Cmo? 1. 2. 3. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access. Haga clic en Examinar. Vaya al archivo .accdb que contiene el informe y haga clic en Abrir.

4.

No est importando ninguna tabla esta vez, as que no importa si elige importar o vincular a los datos de origen. Haga clic en Aceptar para continuar.

5. 6. 7.

En el cuadro de dilogo Importar objetos, haga clic en la ficha Informes. Haga clic en el informe que desee importar y, a continuacin, en Aceptar. Si la operacin de importacin se realiza sin problemas, Access le solicita si desea guardar los pasos de importacin para usarlos ms adelante. Si desea guardar los pasos, active la casilla de verificacin Guardar los pasos de la importacin, especifique la informacin solicitada y haga clic en Guardar importacin. Si no desea guardar los pasos, haga clic en Cerrar. Abra el informe en la vista Presentacin. Si no ve el panel Lista de campos: En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. En el panel Campos disponibles en tablas relacionadas, busque la tabla que contiene el campo que desea

mostrar en el informe. Este campo incluir los mismos valores que ve actualmente en el campo de bsqueda del informe. Arrastre el campo al informe. Ahora ve dos columnas que muestran la misma informacin. Haga clic con el botn secundario en el campo de visualizacin que acaba de agregar y haga clic en la opcin de ordenacin que desea usar. Elimine el campo de visualizacin que acaba de agregar y ordenar. Si el panel Agrupacin, orden y total no est visible: En la ficha Formato, en el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. Haga clic en Agregar un grupo. En la ventana emergente Campo/Expresin, haga clic en el nombre del campo de bsqueda del informe. El informe ya est ordenado y agrupado tal como estaba en el archivo .accdb. Guarde y cierre el informe. Volver al principio
Vea tambin

Crear una expresin Crear, modificar o eliminar una relacin Modificar, editar o cambiar un informe Realizar un recuento en los informes Sumar en informes

Realizar un recuento en los informes

Mostrar todo Puede resultar til realizar un recuento de los registros incluidos en un informe. En los informes agrupados o informes de resumen, se puede mostrar un recuento de los registros incluidos en cada grupo. O bien, se puede agregar un nmero de lnea a cada registro para que sea ms fcil hacer referencia a cada uno de ellos. En este artculo se explica, paso a paso, cmo se agregan los recuentos y nmeros de lnea a un informe.

Qu desea hacer?

Realizar un recuento de los registros de un informe o grupo Agregar un nmero de lnea por cada registro de un informe o grupo

Realizar un recuento de los registros de un informe o grupo

La vista Presentacin permite agregar recuentos a un informe de la manera ms rpida.

Realizar un recuento de los registros mediante la vista Presentacin

1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el informe y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin 2. en el men contextual

Haga clic en el campo cuyo recuento desee realizar. Para garantizar que el recuento incluye todos los registros, haga clic en un campo del que sabe con certeza que no contiene ningn valor nulo (campo nulo: campo que contiene un valor Null. No se consideran nulos los campos que contienen una cadena de longitud cero (" ") o el valor 0.), como puede ser un campo Id.

3. 4.

En la ficha Formato, en el grupo Agrupamiento y totales, haga clic en Totales. Siga uno de estos procedimientos: Para hacer un recuento de todos los registros de un informe con independencia de si hay un valor o no en el campo seleccionado, haga clic en Incluir registros. Para hacer un recuento slo los registros para los que hay un valor en el campo seleccionado, haga clic en Incluir valores.
NOTA

Incluir valores no est disponible para los campos de los siguientes tipos de datos: Memo Objeto OLE Hipervnculo

Access agrega un cuadro de texto a la seccin Pie del informe y establece su propiedad Origen del control en una expresin que lleve a cabo la funcin Cuenta. Si el informe tiene niveles de agrupacin, Access agrega asimismo un cuadro de texto a cada pie de grupo que realiza el mismo clculo.
NOTA

Si usa la vista Presentacin para crear un recuento en un campo especfico, Access genera una expresin que

incluya nicamente los registros donde ese campo no sea nulo. Por ejemplo, si hay 10 registros en un informe y agrega el recuento a un campo con tres valores nulos, el cuadro de texto del recuento mostrar 7, que es el nmero de registros que contienen valores no nulos. Para evitar esto, agregue los recuentos slo a los campos que no admiten valores nulos (como los campos Id.), o bien, edite el origen del control del cuadro de texto de modo que siempre incluya todos los registros, independientemente de que contengan o no valores nulos. Para ello: 1. 2. 3. Seleccione el cuadro de texto que muestra el recuento. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, elimine la expresin y escriba =Cuenta(*).

4.

Guarde el informe y cambie a la vista Informe para ver los resultados.

Realizar un recuento de los registros mediante la vista Diseo

1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el informe y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo 2. 3. en el men contextual

En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Siga uno de estos procedimientos: Para agregar un recuento de todos los registros del informe, haga clic en la seccin Encabezado del informe (encabezado de informe: seccin de un informe que se utiliza para colocar informacin (como el ttulo, la fecha o una introduccin al informe) al principio de un informe.) o en Pie del informe (pie de informe: seccin de un informe que se utiliza para colocar informacin que, normalmente, aparece en la parte inferior de una pgina, como los nmeros de pgina, fechas y sumas.) donde desee colocar el cuadro de texto. Para agregar un recuento de todos los registros incluidos en cada grupo de un informe agrupado, haga clic en la seccin Encabezado del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar informacin (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al principio de un grupo de registros.) o en Pie del grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar informacin (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al final de un grupo de registros.) donde desee colocar el cuadro de texto.

4. 5. 6.

Seleccione el cuadro de texto y presione F4 para mostrar la hoja de propiedades. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =Cuenta(*). Esta expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar datos.) utiliza la funcin Cuenta para realizar un recuento de todos los registros del informe o grupo, incluso si algunos campos de algunos registros tienen valores nulos. Para realizar un recuento de los registros nicamente en un campo especfico que no sea nulo (por ejemplo, NombreProveedor), use la siguiente expresin: =CDoble(Nz(Cuenta([NombreProveedor]),0)).

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Agregar un nmero de lnea por cada registro de un informe o grupo

Los elementos de un informe pueden numerarse. Por ejemplo, en un informe denominado Ventas por producto, se puede anteponer "1" al primer elemento de un grupo de productos, "2" al segundo elemento, y as sucesivamente. Cuando comienza el siguiente grupo de productos, se reinicia el recuento y se antepone "1" al primer elemento.

Se pueden numerar los elementos de un informe usando un control calculado y estableciendo su propiedad Suma continua. 1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el informe y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo 2. 3. en el men contextual.

En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. En la seccin Detalle del informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto, asegurndose de que tiene suficiente ancho como para alojar el nmero de elemento ms alto. Por ejemplo, si piensa que el nmero de pedidos ascender a 100, necesitar espacio para al menos tres caracteres. Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimnela haciendo clic en ella y presionando SUPR. Si coloc el cuadro de texto cerca del margen izquierdo, es posible que la etiqueta quede oculta debajo del cuadro de texto. Usando el control de desplazamiento de la esquina superior izquierda del cuadro de texto, arrastre el cuadro de texto hasta la derecha para que sea posible ver la etiqueta. Entonces, haga clic en la etiqueta y presione SUPRIMIR.

4. 5.

Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. Haga clic en la ficha Todas. En el cuadro de propiedad Nombre, escriba un nombre. Por ejemplo, txtNmeroElemento.

6. 7. 8. 9. 10.

Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Suma continua, seleccione Sobre grupo. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =1. Haga clic en la ficha Formato. En el cuadro de propiedad Formato, escriba #. (un signo de almohadilla seguido de un punto). De este modo, el nmero de lnea ir seguido de un punto.

11.

Guarde el informe y cambie a la vista Informe para ver los resultados.

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Vea tambin

Crear informes sencillos Modificar, editar o cambiar un informe Sumar en informes

Sumar en informes
Mostrar todo En cualquier informe que contenga nmeros, se pueden usar totales, promedios, porcentajes o sumas continuas para que los datos sean ms comprensibles. En este artculo se muestra cmo agregar esos elementos a un informe.

Qu desea hacer?
Agregar un total u otro agregado en la vista Presentacin Agregar un total u otro agregado en la vista Diseo Calcular un porcentaje Calcular una suma continua (total acumulativo)

Agregar un total u otro agregado en la vista Presentacin

La vista Presentacin permite agregar de la manera ms rpida totales, promedios y otros agregados a un informe. 1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el informe y haga clic en Vista Presentacin . 2. Haga clic en el campo que desee resumir. Por ejemplo, si desea agregar un total a una columna de nmeros, haga clic en uno de los nmeros de la columna. 3. 4. En la ficha Formato, en el grupo Agrupamiento y totales, haga clic en Totales. Haga clic en el tipo de agregado que desee agregar al campo. En la siguiente tabla se describen los tipos de funciones de agregado de Microsoft Office Access 2007 que se pueden agregar a un informe.
Clculo Suma Promedio Recuento Mximo Mnimo Desviacin estndar Varianza Descripcin La suma de todos los nmeros de la columna. El valor medio de todos los nmeros de la columna. El recuento de los elementos de la columna. El valor numrico o alfabtico ms alto de la columna. El valor numrico o alfabtico ms bajo de la columna. Un clculo de la desviacin estndar en el conjunto de valores de la columna. Un clculo de la varianza en el conjunto de valores de la columna. Funcin Suma() Promedio() Cuenta() Mx() Mn() DesvEst() Var()

Office Access 2007 agrega un cuadro de texto a la seccin Pie del informe (pie de informe: seccin de un informe que se utiliza para colocar informacin que, normalmente, aparece en la parte inferior de una pgina, como los nmeros de pgina, fechas y sumas.) y establece su propiedad Origen del control en una expresin que realice el clculo deseado. Si el informe tiene niveles de agrupacin, Access agrega asimismo un cuadro de texto que realiza el mismo clculo en cada seccin Pie del grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar informacin (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al final de un grupo de registros.). Volver al principio

Agregar un total u otro agregado en la vista Diseo

La vista Diseo permite controlar un poco ms la ubicacin y la apariencia de los totales. En los informes agrupados, los totales u otros agregados se pueden colocar en el encabezado o el pie de cada grupo. Los agregados que ocupan todo el ancho del informe pueden colocarse en la seccin Encabezado del informe (encabezado de informe: seccin de un informe que se utiliza para colocar informacin (como el ttulo, la fecha o una introduccin al informe) al principio de un informe.) o Pie del informe. 1. 2. 3. Abra un informe en la vista Diseo. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Siga uno de estos procedimientos: Para calcular un total o promedio de un grupo de registros, haga clic en la seccin Encabezado del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar informacin (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al principio de un grupo de registros.) o Pie del grupo. Para calcular un total o promedio general de todos los registros de un informe, haga clic en la seccin Encabezado del informe o Pie del informe. El cuadro de texto se inserta en la seccin en la que haga clic. 4. 5. Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba una expresin que utilice la funcin Suma para calcular un total o la funcin Promedio para calcular un promedio. Por ejemplo: =Sum(Freight) O bien, =Avg(Freight)
SUGERENCIA Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear una expresin. Para abrir el

Generador de expresiones, haga clic en

NOTA

en el cuadro de propiedad Origen del control.

Si calcula un total en la vista Diseo mediante una funcin de agregado (funcin agregada: funcin, como Suma,

Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.), como Suma, o mediante una funcin de agregado de dominio (funcin de agregado de dominio: funcin, como DProm o DMx, que se utiliza para calcular estadsticas sobre un conjunto de registros (un dominio).), como DSuma, no podr usar el nombre de un control calculado (control calculado: control que se utiliza en un formulario, informe o pgina de acceso a datos para mostrar el resultado de una expresin. El resultado se vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en uno de los valores en los que se basa la expresin.) en la funcin. Deber repetir la expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos, manipular caracteres o probar datos.) del control calculado. Por ejemplo: =Suma([Cantidad] * [PrecioUnidad]) Si hay un campo calculado (campo calculado: campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresin en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresin.) en una consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina

de acceso a datos.) subyacente, como =PrecioExtendido: [Cantidad] * [PrecioUnidad], podr usar el nombre de ese campo en la funcin Suma, tal y como se muestra a continuacin: =Suma([PrecioExtendido]) Volver al principio

Calcular un porcentaje
1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el informe y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo 2. 3. en el men contextual.

En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Siga uno de estos dos procedimientos o ambos: Si el informe no calcula totales de grupos, haga clic en la seccin Pie del grupo para agregar un cuadro de texto con el fin de mostrar los totales de grupos. Si el informe no calcula un total general, agregue un cuadro de texto a la seccin Pie del informe para mostrar el total general.

4.

Siga uno de estos dos procedimientos o ambos: Para calcular qu porcentaje representa cada elemento en un total de grupo o un total general, agregue un cuadro de texto a la seccin Detalle (seccin de detalle: se utiliza para incluir la parte principal de un formulario o un informe. Esta seccin suele contener controles enlazados a los campos del origen de registros, aunque tambin puede contener controles no enlazados, como, por ejemplo, etiquetas para identificar el contenido de un campo.). Para calcular qu porcentaje representa cada grupo de elementos en un total general, agregue un cuadro de texto a la seccin Encabezado del grupo o Pie del grupo.
NOTA

Si el informe incluye varios niveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de

un informe o una pgina de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por ms de un campo, expresin u origen de registros del grupo.), coloque el cuadro de texto en el encabezado o el pie correspondiente al nivel para el que Access debe calcular un porcentaje. 5. 6. Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba una expresin que divida el total menor entre el total mayor del que es una parte el total menor. Por ejemplo,
=[DailyTotal]/[GrandTotal]. SUGERENCIA Haga clic en

si desea usar el Generador de expresiones (Generador de expresiones:

herramienta de Access que puede utilizar para crear una expresin. Incluye una lista de expresiones comunes que puede seleccionar.) para crear la expresin. 7. Establezca la propiedad Formato del cuadro de texto en Porcentaje.

Para obtener ms informacin sobre cmo crear y trabajar con un informe agrupado, vea el artculo Crear un informe agrupado o de resumen. Volver al principio

Calcular una suma continua (total acumulativo)

Puede utilizar Office Access 2007 para crear una suma continua en un informe. Una suma continua es un total que se acumula de registro a registro en un grupo, o incluso en todo un informe.

Crear una suma continua

1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el informe y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo 2. 3. en el men contextual.

En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto. Haga clic en la seccin Detalle, Encabezado del grupo o Pie del grupo para crear un cuadro de texto. Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimnela o cambie su texto a un valor significativo.

4. 5.

Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba el nombre de campo o la expresin para la que desee crear la suma continua. Por ejemplo, escriba PrecioConDescuento para el campo PrecioConDescuento. O bien, en el nivel de grupo, escriba la expresin =Suma([PrecioConDescuento]).

6. 7.

Haga clic en el cuadro de propiedad Suma continua. Haga clic en la flecha desplegable del cuadro de propiedad y, a continuacin, siga uno de estos procedimientos: Si desea que la suma continua se restablezca en 0 cuando se alcance el siguiente nivel de grupo superior, seleccione Sobre grupo en la lista. Si desea que la suma continua se acumule hasta el final del informe, seleccione Sobre todo en la lista.

8.
NOTA

Cierre la hoja de propiedades. Si establece la propiedad Suma continua en Sobre todo, puede repetir el total general en la seccin Pie del

informe. Cree un cuadro de texto en el pie del informe y establezca su propiedad Origen del control en el nombre del cuadro de texto que calcula la suma continua; por ejemplo, =[CantidadPedido]. Volver al principio

Vea tambin

Crear informes sencillos Modificar, editar o cambiar un informe Realizar un recuento en los informes

Crearunaexpresin EnesteartculoseexplicacmocrearyusarexpresionesenMicrosoftOfficeAccess2007,el equivalentedelasfrmulasenMicrosoftOfficeExcel2007.Seproporcionainformacinbsicasobre lasexpresiones:quson,porquseusanydndeseusan.Adems,enesteartculoseexplicacmo crearexpresionesdesdeceroycmocrearlasmediantelaherramientadenominadaGeneradorde expresiones.Observequelainformacinfacilitadaenesteartculoseaplicaalasexpresionesen general,perolospasosdelosprocedimientosseaplicannicamenteaOfficeAccess2007. NotaSinecesitainformacinsobrelacreacindeexpresionescondicionales,quesonexpresiones quedevuelvenslolosvaloresquecumplenunacondicinespecificada,veaelartculoCrear expresionescondicionales(booleanas). Enesteartculo Expresiones Porquseusanlasexpresiones Dndeycmoseusanlasexpresiones UsarelGeneradordeexpresionesparacrearexpresiones Usarexpresionesaefectosprcticos Tabladeoperadores Expresiones EnOfficeAccess2007,unaexpresineselequivalentedeunafrmulaenOfficeExcel2007.Una expresinsecomponedevarioselementosqueseusan,solosoencombinacin,paragenerarun resultado.Esoselementospuedenser: Identificadores:losnombresdecamposdetablaodecontrolesenformulariosoinformes,obien, laspropiedadesdeestoscamposocontroles. Operadores,como+(ms)o(menos). Funciones,comoSUMAoPROMEDIOascomolosargumentosqueseusanconlasfunciones. Constantes:valoresquenocambian,comocadenasdetextoonmerosnocalculadosporuna expresin. Seusaunaexpresinpararealizarunclculo,recuperarelvalordeuncampoocontrol,proporcionar criteriosaunaconsulta,definirreglas,crearcontrolesycamposcalculados,ydefinirunnivelde grupoparauninforme. Seusaunaexpresincuandosenecesitancrearvaloresquenoresidandirectamenteenlosdatos. Porejemplo,puedequenecesitecalcularelimpuestosobrelasventasdeunpedido,obien,calcular elvalortotaldelpropiopedido.Otrasveces,necesitaragregarcriteriosaunaconsultaounfiltro,es decir,informacinquedeterminaquregistrosvaadevolverlaconsultaovanaaparecercuandose apliqueunfiltro.Enotroscasos,puedequedeseedefinirunvalorpredeterminadoounareglade validacinparauncampoocontrol.Entodosestoscasos,seusaunaexpresin. Enlasiguientetablasemuestranalgunasexpresionesdeejemploycmosuelenusarse: Expresin =[FechaRequerida][FechaEnvo] Finalidad Calculaladiferenciaentrelosvaloresdefechadedos

controlesdecuadrodetexto(denominados FechaRequeridayFechaEnvo)deuninforme. Fecha() PrecioTotal:CMoneda([Detallesdepedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1[Descuento])/100)*100 Entre#01.01.2005#Y#31.12.2005# =[Subformulario Pedidos].Formulario!SubtotalPedido >0 Estableceenlafechaactualelvalorpredeterminadode uncampodetablaconeltipodedatosFecha/Hora. Creauncampocalculadoenunaconsulta. Seusaparaespecificarloscriteriosdeuncampo Fecha/Horaenunaconsulta. DevuelveelvalordelcontrolSubtotalPedidodel subformularioPedidosqueestenelformulario Pedidos. Estableceunaregladevalidacinparaloscampos numricodeunatabla:losusuariosdebernespecificar valoresmayoresquecero. Talycomopuedecomprobarenlosejemplosanteriores,unaexpresindeAccessnoessloun clculomatemticosinoquetienediversasfinalidades.Asimismo,puedeobservarquelas expresionesdeejemplodifierenentreellasenalgunosaspectos.Porejemplo,algunasexpresiones comienzanconeloperadordeigualdad=.Cuandosecalculaunvalorparauncontrolubicadoenun formulariooinforme,seusaeloperador=paracomenzarlaexpresin.Enotroscasos,noseusael operador=.Porejemplo,cuandoseescribeunaexpresinenunaconsultaoenlapropiedadValor predeterminadooRegladevalidacindeuncampoocontrol,noseusaeloperador=amenosque seagreguelaexpresinauncampodetextodeunatabla.Enalgunascasos,comocuandose agreganexpresionesaconsultas,Accessquitaeloperador=automticamente.Paraobtenerms informacinsobrelasintaxisdelasexpresiones,veaelartculoGuadelasintaxisdeexpresiones. Enlassiguientesseccionessedescribenmsdetalladamentelasdistintaspartesdeunaexpresin. Losejemplosquefiguranenlasseccionesincluyenasimismodescripcionesbrevesdelasintaxisde esasexpresiones. Identificadores Unidentificadoreselnombredeuncampo,unapropiedadouncontrol.Losidentificadoresseusan enlasexpresionesparahacerreferenciaalvalorasociadoauncampo,unapropiedadouncontrol. Porejemplo,consideremoslaexpresin=[FechaRequerida][FechaEnvo].Estaexpresinrestael valordelcampoocontrolFechaEnvodelvalordelcampoocontrolFechaRequerida.Enesta expresin,FechaRequeridayFechaEnvosonlosidentificadores. Operadores Accessadmitediversosoperadores,incluidoslosoperadoresaritmticosesperadoscomo+,,* (multiplicar)y/(dividir).Sepuedenusarasimismolosoperadoresdecomparacinparacomparar valores,losoperadoresdetextoparaconcatenar(combinar)texto,losoperadoreslgicospara determinarlosvaloresTrueoFalse,yotrosoperadoresespecficosdeAccess.Paraobtener informacindetalladasobrelosoperadores,vealaseccinTabladeoperadores. Funcionesyargumentos Lasfuncionessonprocedimientosintegradosquesepuedenusarenlasexpresiones.Lasfunciones seusanparaunaampliavariedaddeoperaciones,comoelclculodevalores,lamanipulacinde textoyfechaylosresmenesdedatos.Porejemplo,unafuncinqueseusafrecuentementeesla

funcinFecha,quedevuelvelafechaactual.LafuncinFechapuedeusarsedediversasmaneras, comounaexpresinqueestableceelvalorpredeterminadodeuncampoenunatabla.Deesemodo, cuandoseagregaunnuevoregistro,elvalorpredeterminadodelcampoeslafechaactual. Algunasfuncionesrequierenargumentos.Unargumentoesunvalorqueproporcionadatosala funcin.Siunafuncinrequieremsdeunargumento,losargumentosvanseparadosmedianteuna coma.Porejemplo,consideremoslafuncinFechaenlasiguienteexpresindeejemplo: =Formato(Fecha(),"mmmmd,aaaa") Enesteejemploseusandosargumentos:enprimerlugar,lafuncinFechaproporcionalafecha actual.Elsegundoargumento,separadodelprimeroporunacoma,esunacadenadetextoque indicaalafuncinFormatocmodebeaplicarformatoalvalordelafecha.Tengaencuentaquela cadenadetextoestencerradaentrecomillas.Comoreglageneral,cuandosenecesitasuministrar texto,stesecolocaentrecomillas.Estaexpresintambinilustraunprincipioquedeberecordar cuandosigaesteprocedimiento:amenudosepuedeusarelvalordevueltoporunafuncincomo argumentodeotrafuncin. Paraobtenermsinformacinsobrecmousarlascomillasylasintaxisdeexpresionesengeneral, veaelartculoGuadelasintaxisdeexpresiones. Porltimo,Accessadmitenumerosasfuncionesincorporadas.Paraobtenervnculosalainformacin sobrelasfunciones,veaelartculoFunciones(organizadasporcategora). Constantes Unaconstanteesunelementoconnombrecuyovalorsemantieneconstantemientrasseejecuta Access.Normalmente,lasconstantesquemsseusanenlasexpresionessonTrue,FalseyNulo. Asimismo,sepuedendefinirconstantespropiasencdigodeVisualBasicparaAplicaciones(VBA) quesepuedeusarenlosprocedimientosdeVBA.VBAesellenguajedeprogramacinqueAccess usa. NotaNosepuedenusarconstantesdeMicrosoftVisualBasicenlasfuncionespersonalizadas usadasenlasexpresiones.Porejemplo,VisualBasictieneconstantesparalosdasdelasemana: vbSundayrepresentaeldomingo,vbMondayrepresentaellunes,yassucesivamente.Cadaunade estasconstantestieneunvalornumricocorrespondiente:elvalornumricodevbSundayes1,de vbMondayes2,yassucesivamente.Nosepuedenusarestasconstantesenlasfunciones personalizadasalasquesellamadesdeunaexpresin.Enesecaso,sedebenusarlosvalores numricos. Valores Sepuedenemplearvaloresliteralesenlasexpresiones,comoelnmero1.254olacadena "Especifiqueunnmerodel1al10".Losvaloresnumricospuedenserunaseriededgitos,incluidos unsignoyunseparadordecimalsiespreciso.Encasodequefalteelsigno,Accesssuponequese tratadeunvalorpositivo.Paraconvertirunvalorenunvalornegativo,incluyaelsignomenos(). Tambinsepuedeusarlanotacincientfica.Paraello,incluya"E"o"e"yelsignodelexponente (porejemplo,1,0E6). Cuandousecadenasdetextocomoconstantes,colquelasentrecomillas.Enalgunoscasos,Access insertarlascomillas.Porejemplo,cuandoseescribetextoenunaexpresinparaunareglade validacinocriteriosdeconsulta,Accesscolocaautomticamentelascadenasdetextoentre comillas Porejemplo,siescribeeltextoPars,Accessmuestra"Pars"enlaexpresin.Sideseaqueuna expresingenereunacadenaqueseencuentrerealmenteentrecomillas,podrcolocarlacadena

anidadaentrecomillassimples(')oentretresgruposdecomillasdobles(").Porejemplo,las siguientesexpresionessonequivalentes Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado='"Pars"' Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado="""Pars""" Parausarvaloresdefechauhora,colquelosentresignosdealmohadilla(#).Porejemplo,#7307#, #7mar07#y#mar72007#sonvaloresdefechavlidos.CuandoAccessdetectaunvalordefechau horaentrecaracteres#,trataautomticamenteelvalorcomountipodedatosFecha/Hora. Volveralprincipio Porquseusanlasexpresiones EnAccess,seusanexpresionescuandosenecesitarealizarcualquieradelassiguientestareas: Calcularvaloresquenoexistendirectamenteenlosdatos.Sepuedencalcularvaloresparalos camposdetabla,consultasycontrolesenformularioseinformes. Definirunvalorpredeterminadoparauncampodetablaouncontrolenunformulariooinforme. Losvalorespredeterminadosaparecerncadavezqueseabraunatabla,unformularioouninforme. Crearunaregladevalidacin.Lasreglasdevalidacincontrolanquvaloreslosusuariospueden especificarenuncampoocontrol. Definircriteriosparaunaconsulta. Enlasiguienteilustracinsemuestranalgunasexpresionestpicasqueseusanenloscasosaqu descritos:

Porejemplo,supongamosquenecesitacalcularelimportetotalendlaresdeunartculodelneaen unafactura.Normalmente,nosealmacenaeltotaldelosartculosdelneaenlabasededatos,sino quesecalcula,segnproceda,apartirdedosartculosquedebenalmacenarseenlabasededatos: lacantidadyelprecio.Acontinuacin,seusaunaexpresincomostaparacalcularelvalor: =CMoneda([Cantidad]*[Precio]) Estaexpresinmultiplicalacantidadporelprecioy,acontinuacin,usalafuncinCMoneda (convertirenmoneda)paraconvertirelresultadoeneltipodedatosMoneda.Tambinsepuede calcularundescuentoparacadapedido. Sepuedecrearasimismouncampoenunaconsultaquecalculeuntotaldeartculodelneay,a continuacin,usaresevalorenunformulariooinforme.Unacolumnadeunaconsultageneradaa partirdeesteclculosedenominacampocalculado.Porejemplo,lasiguienteexpresinenuna consultacalculalostotalesdeartculosdelneaconundescuentoaplicado: PrecioTotal:CMoneda([Detallesdepedidos].[Preciounidad]*[Cantidad]*(1[Descuento])/100)*100

LaexpresinasignaalacolumnaresultanteelnombrePrecioTotal.Secreauncampocalculado cuandosenecesitanrealizarclculosuoperacionesconlosdatosdedosomscamposdetabla.Por ejemplo,muchastablasalmacenanlosnombresyapellidosendistintoscampos.Sideseacombinar losnombresyapellidosymostrarlosenunsolocampo,debercrearuncampocalculadoenuna consulta.Algunosusuariosintentancrearesetipodecamposcalculadosdirectamenteentablas pero,demanerapredeterminada,lastablasnoadmitenestetipodeoperacin:noproporcionanun campoopropiedadalaquesepuedaagregarlaexpresinnecesaria. Uncampocalculadoquecombinelosnombresyapellidosseracomoste:[Nombre]&""& [Apellido].Enestecaso,lossignosdeYcomercialcombinanlosvaloresdeloscamposNombrey Apellidoconunespacio:lascomillasdoblesseparadasporunespacio. Sepuedenusarasimismoexpresionesparaproporcionarunvalorpredeterminadoauncampode tablaouncontrol.Porejemplo,sitieneuncampodefechacuyovalorpredeterminadodebeserla fechaactual,escribaFecha()enelcuadrodepropiedadValorpredeterminadodeesecampo. Sepuedenusarasimismoexpresionesparadefinirunaregladevalidacin.Porejemplo,puedeque useunaregladevalidacinquerequierequelafechaespecificadaseaposterioroigualquelafecha actual.Enesecaso,definaelvalordelcuadrodepropiedadRegladevalidacinen>=Fecha(). Porltimo,tambinsepuedenusarexpresionesparadefinirloscriteriosdeunaconsulta.Por ejemplo,supongamosquedeseaverlasventasdeproductoscorrespondientesalospedidos enviadosenunperododetiempodeterminado.Puedeespecificarcriteriosparadefinirunintervalo defechasyAccessdevuelveslolasfilasquecumplenloscriterios: Entre#1/1/2007#Y#31/12/2007# Cuandoagregueloscriteriosalaconsultay,acontinuacin,ejecutelaconsulta,sedevolvernslo losvaloresquecoincidanconlasfechasespecificadas. Volveralprincipio Dndeycmousarlasexpresiones Sepuedenusarexpresionesenmuchospuntosdeunabasededatos.Porejemplo,losformularios, informes,tablas,consultasymacrostienentodospropiedadesqueaceptanexpresiones.Por ejemplo,sepuedenusarexpresionesenlaspropiedadesOrigendelcontrolyValorpredeterminado deloscontroles.SepuedenusarasimismoenlapropiedadRegladevalidacindeloscamposde tabla.Adems,cuandoseescribecdigodeVBAparaunprocedimientodeeventoounmdulo,a menudoseusanexpresionessimilaresalasqueseusanenunobjetodeAccess,comounatablao consulta. Descripcinbrevedelasintaxisdelasexpresiones Lasexpresionesusanamenudolosdatosdelastablasyconsultasascomolosdatosalmacenados enloscontrolesdeformularioseinformes.Parausaresosdatos,lasexpresioneshacenreferenciaa losnombresdeloscamposdelastablasyconsultasascomoalosnombresdeloscontroles.Para usarnombresdecamposycontrolesenlasexpresiones,colquelosentrecorchetes([]).Por ejemplo,sideseausaruncampodetabladenominadoPreciounidadenunaexpresin,escriba [Preciounidad].Siescribeunnombrequenoincluyaespaciosnicaracteresespeciales,Accesslo colocaautomticamenteentrecorchetes.Siunnombreincluyeespaciosocaracteresespeciales, deberescribirloscorchetes. Paraobtenermsinformacinsobrelasintaxisdelasexpresiones,veaelartculoGuadelasintaxis deexpresiones. Usarexpresionesencontrolesdeformularioseinformes

PuedeasignarunnombreauncontrolcalculadodefiniendolapropiedadNombredelcontrol.El nombredebesernicoentretodoslosnombresdecontrolesdelformulariooinforme.Adems, debeserdistintodecualquiernombredecampoocontrolusadoenlaexpresinparaesecontrol,y debeserdiferentedecualquiernombredecampodelatablaoconsultasubyacente.Puedeusar estenombreparahacerreferenciaalvalordelcontrolenotrasexpresionesdelformulariooinforme. Lospuntosmscomunesdondeseusanexpresionesson: EnuncontroldecuadrodetextodeunformulariooinformeDeestemodosecreauncontrol calculado.Porejemplo,supongamosquedeseacrearunsubtotalquesumetodoslosartculosde lneaenunformulariodepedido.Elsubtotaldelformulariopodrasercomoste:

Paracalcularelsubtotal,coloqueuncontroldecuadrodetextoenelformularioyestablezcala propiedadOrigendelcontroldelcuadrodetextoenlasiguienteexpresin: =Suma([campo_de_tabla]) Enestecaso,campo_de_tablaeselnombredelcampoquecontienelosvaloresdesubtotal.Ese campopuederesidirenunatablaoconsulta.LafuncinSumacalculaeltotaldeunconjuntode valoresdelorigenderegistros. Enlossiguientespasosseexplicacmoescribirunaexpresinenuncontroldecuadrodetexto. Escribirunaexpresinenuncontroldecuadrodetexto Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundarioenelformularioquedeseecambiary,a continuacin,hagaclicenVistaDiseo. Hagaclicconelbotnsecundariodelmouse(ratn)enelcuadrodetextoquedeseecambiary,a continuacin,hagaclicenPropiedadesparamostrarlahojadepropiedadesdelcontrol. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. EnlafichaDatosolafichaTodasdelahojadepropiedades,hagaclicenlapropiedadOrigendel controldelcuadrodetextoy,acontinuacin,escriba=yelrestodelaexpresin.Porejemplo,para calcularelsubtotalmostradoanteriormente,escriba=Suma([campo_de_tabla])yasegresede reemplazarelnombredelcampoconcampo_de_tabla. Obien, HagaclicenelbotnGenerar situadoaladerechadelcuadrodepropiedadparacrearuna expresinmedianteelGeneradordeexpresiones. Lahojadepropiedadessersimilaralaqueapareceenlasiguienteilustracin:

Cierrelahojadepropiedadesyguardeloscambios. Usarexpresionesencriteriosdeconsulta Seusanexpresionesparadefinirloscriteriosdeunaconsulta.Accessdevolvernicamentelasfilas quecumplanloscriterios.Porejemplo,supongamosquedeseavertodoslospedidoscuyafechade envocorrespondealao2004.Paraespecificarloscriterios,escribalasiguienteexpresinenla celdaCriteriosdelacolumnaFecha/Horadelaconsulta.Enesteejemploseusaunacolumnadetipo Fecha/HoradenominadaFechaEnvo.Paradefinirunintervalodefechas,especifiquelossiguientes criterios: Entre#01.01.2004#Y#31.12.2004# LacolumnaFechaEnvosersimilaralaqueapareceenlasiguienteilustracin.

LaexpresindeterminasilosvaloresdelacolumnaFechaEnvoformanpartedelintervalodefechas especificado.Observequelasfechasaparecenentresignosdealmohadilla(#).Accesstratalos valoresentresignosdealmohadillacomodatosdetipoFecha/Hora.Sieslaprimeravezqueusa Access,altrataresosvalorescomodatosdefechauhora,sepuedenrealizarclculosconellos. Paraobtenermsinformacinsobreelusodelosdatosdefechayhora,vealosartculosEspecificar unvalordefechauhoraeInsertar,crearoeliminaruncampoquealmacenavaloresdefecha. Especificarcriteriosenlacuadrculadediseodelaconsulta Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlaconsultaquedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. HagaclicenlaceldaCriteriosdelacolumnaparalaquedeseeespecificarcriterios. Escribalaexpresindecriterio. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoConfiguracindeconsultas,hagaclicenGeneradorparainiciarel Generadordeexpresionesygenerarloscriterios. NotaNocoloqueeloperador=delantedelaexpresindecriterio. Sideseadisponerdeunreamsampliaparaescribirlaexpresin,presioneMAYS+F2para mostrarelcuadrodedilogoZoom.

Usarexpresionesparacrearcamposcalculadosenunaconsulta

Seusaunaexpresinparacrearuncampocalculadoenunaconsulta.Porejemplo,supongamosque deseamostrarelaodeenvodeunpedidocomopartedeunaconsulta.Paracrearelcampo calculado,coloquelasiguienteexpresinenunaceldaenblancodelafilaCampodelaconsulta: Aodeenvo:Formato([FechaEnvo],"aaaa") Enestecaso,laexpresinusalafuncinFormatoparaextraerelaodelosvaloresdeuncampo denominadoFechaEnvo.Acontinuacin,lafuncinFormatoaplicaalaoelformatodecuatro dgitos.AlcolocarAodeenvo:delantedelaexpresinseasignaalacolumnaresultanteelnombre Aodeenvo.

CrearuncampocalculadoenlavistaDiseodelaconsulta Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlaconsultaquedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. HagaclicenlaceldaCampodelacolumnaenlaquedeseecrearelcampocalculado. Escribalaexpresin. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoConfiguracindeconsultas,hagaclicenGeneradorparainiciarel Generadordeexpresionesygenerarloscriterios. NotaNocoloqueeloperador=delantedelaexpresindecriterio,sinoquecomiencelaexpresin conunnombreseguidodeunsignodedospuntos.Porejemplo,escribaPrecioTotal:parainiciaruna expresinquecreeuncampocalculadodenominadoPrecioTotal. UsarexpresionesenlapropiedadRegladevalidacindeuncampodetabla OtropuntodondelasexpresionessontileseslapropiedadRegladevalidacindeuncampode tabla.SupongamosquetieneunatabladenominadaInventarioconuncampodenominadoUnidades disponiblesydeseadefinirunareglaqueobliguealosusuariosaespecificarunvalormayoroigual quecero.Enotraspalabras,elinventarionuncapuedeserunnmeronegativo.Paraello,usela expresinqueapareceenlasiguienteilustracin.

Escribirunaregladevalidacinparauncampodetabla Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlatablaquedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlacolumnaNombredelcampo,hagaclicenelcampoquedeseecambiar. EnlafichaGeneral,hagaclicenlapropiedadRegladevalidacin. Escribalaexpresin. Obien,

HagaclicenelbotnGenerar situadoaladerechadelcuadrodepropiedadparainiciarel Generadordeexpresionesycrearlaexpresin. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenGeneradorparainiciarelGeneradorde expresiones. NotaNocoloqueeloperador=delantedelaexpresincuandocreeunaregladevalidacin. Elpuntoclavequedeberecordarcuandotrabajeconexpresionesdereglasdevalidacinesque debendevolverTrueparaqueseacepteelvalor.Porello,enesteejemplo,elvalorde[Unidades disponibles]debeser>=0.Sinoesas,Accessmostrareltextoqueapareceenelcuadrode propiedadTextodevalidacin.Sinosehaespecificadoningntextoenelcuadrodepropiedad Textodevalidacin,Accessmostrarsupropiomensajeparaindicarqueelvalorespecificadoest prohibidoporlaregladevalidacindelcampo. Paraobtenermsinformacinsobrelacreacindereglasdevalidacin,veaelartculoCrearuna regladevalidacinparavalidarlosdatosdeuncampo. UsarexpresionesenlapropiedadRegladevalidacindeuncontrol PuedeestablecerasimismolapropiedadRegladevalidacindeuncontrol.Porejemplo, supongamosqueusaunformularioparaespecificarelintervalodefechasdeuninformeydesea asegurarsedequelafichainicialnoesanterioral1/1/2004.PuedeestablecerlaspropiedadesRegla devalidacinyTextodevalidacindelcuadrodetextoenelquevaaespecificarlafechainicialdela siguientemanera. Propiedad Valor

Regladevalidacin >=#1/1/2004# Textodevalidacin Nosepuedeespecificarunafechaanteriora1/1/2004. Siintentaespecificarunafechaanterioral1/1/2004,aparecerunmensaje.Trashacerclicen Aceptar,Accessvolveralcuadrodetexto.

Especificarunaregladevalidacinparauncontrol Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelformulariooinforme quedeseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Obien, Sielformulariooinformeyaestabierto,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlafichade documentosyhagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Obien,

EnlafichaInicio,enelgrupoVista,hagaclicenelbotnVistaparaalternarentrelasvistas disponibles.TambinpuedehacerclicenlaflechasituadadebajodeVistayseleccionarunadelas vistasdisponiblesdelmen. Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcontrolquedeseecambiary,acontinuacin,haga clicenPropiedades. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. Accessmuestralahojadepropiedadesdelcontrol. HagaclicenlafichaTodasy,acontinuacin,hagaclicenelcuadrodepropiedadRegladevalidacin. EscribalaexpresinohagaclicenelbotnGenerar situadoaladerechadelcuadrodepropiedad paracrearunaexpresinmedianteelGeneradordeexpresiones. NotaNocoloqueeloperador=delantedelaexpresincuandocreeunaregladevalidacin. Demaneraopcional,cambielapropiedadTextodevalidacin. Cierrelahojadepropiedadesyguardeloscambios. Siespecificaunvalorprohibidoporlaregladevalidacin,puedepresionarESCmientrasqueel cursorestenelcontrolpararestaurarelvalororiginalopredeterminado.Acontinuacin,puede especificarunvalorquecumplalaregladevalidacin. SilapropiedadOrigendelcontroldelcontrolesuncampodetabla,serecomiendadefinirla propiedadRegladevalidacindelcampo,ademsdeladelcontrol.Deesemodoseaplicasiemprela regla,independientementedelformularioodelaconsultaqueseuseparaactualizarelcampo. Paraobtenermsinformacinsobrelacreacindereglasdevalidacin,veaelartculoCrearuna regladevalidacinparavalidarlosdatosdeuncampo. Usarexpresionesparadefinirlosvalorespredeterminadosdeuncampodetabla Puedeusarunaexpresinparaalmacenarunvalorpredeterminadodeuncampodetabla.Por ejemplo,supongamosquedeseainsertarautomticamentelafechaylahoraenuncampo denominadoFechaPedidocadavezqueagregaunnuevoregistro.Podrusarunaexpresinsimilara lasiguiente.

LaexpresinusalafuncinAhoraparainsertarlafechaylahoraenelcampoFechaPedido. Especificarunvalorpredeterminadoparauncampoenunatabla Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlatablaquedesee cambiaryhagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlacolumnaNombredelcampo,hagaclicenelcampoquedeseecambiar. EnlafichaGeneral,hagaclicenlapropiedadValorpredeterminado. EscribalaexpresinohagaclicenelbotnGenerar situadoaladerechadelcuadrodepropiedad paracrearunaexpresinmedianteelGeneradordeexpresiones.

Sienlazauncontrolauncampodetablaysielcontrolyelcampotienenunvalorpredeterminado, elvalorpredeterminadodelcontroltieneprioridad. Paraobtenermsinformacinsobrecmodefinirlosvalorespredeterminados,veaelartculo Establecervalorespredeterminadosparacamposocontroles. Usarexpresionesparadefinirlosvalorespredeterminadosdeloscontroles OtropuntodondesueleusarseunaexpresineslapropiedadValorpredeterminadodeuncontrol. LapropiedadValorpredeterminadodeuncontrolsecomportademanerasimilaralapropiedad Valorpredeterminadodeuncampodetabla.Porejemplo,sideseaespecificarlafechaactualcomo valorpredeterminadodeuncuadrodetextodenominadoFechaPedido,puedeusarunaexpresin comolasiguiente.

EstaexpresinusalafuncinFechaparaquesedevuelvalafechaactual,peronolahora.Sienlazael cuadrodetextoauncampodetablayelcampotieneunvalorpredeterminado,elvalor predeterminadodelcontroltieneprioridad.Amenudotienemssentidoestablecerlapropiedad Valorpredeterminadodelcampodetablaporqueelvalorpredeterminadoseaplicasiempreal control,amenosqueelcontrolloreemplace. Especificarunvalorpredeterminadoparauncontrol Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelformulariooinforme quedeseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Obien, Sielformulariooinformeyaestabierto,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlafichade documentosyhagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Obien, EnlafichaInicio,enelgrupoVista,hagaclicenelbotnVistaparaalternarentrelasvistas disponibles.TambinpuedehacerclicenlaflechasituadadebajodeVistayseleccionarunadelas vistasdisponiblesdelmen. Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcontrolquedeseecambiary,acontinuacin,haga clicenPropiedades. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. Accessmuestralahojadepropiedadesdelcontrol. HagaclicenlafichaTodasy,acontinuacin,hagaclicenelcuadrodepropiedadValor predeterminado. EscribalaexpresinohagaclicenelbotnGenerar situadoaladerechadelcuadrodepropiedad paracrearunaexpresinmedianteelGeneradordeexpresiones. Cierrelahojadepropiedades.

Paraobtenermsinformacinsobrecmodefinirlosvalorespredeterminados,veaelartculo Establecervalorespredeterminadosparacamposocontroles. Usarexpresionespararealizaraccionesdemacro Enalgunoscasos,quizsdeseellevaracabounaaccinounaseriedeaccionesenunamacro solamentesisecumpleunacondicinconcreta.Porejemplo,supongamosquedeseaqueseejecute unaaccindemacrosolamentesielvalordeuncuadrodetextoesiguala10.Paraello,useuna expresinparadefinirlacondicinenlacolumnaCondicindelamacro. Enesteejemplo,sesuponequeelcuadrodetextosedenomina"Items"(Elementos).

Escribirunacondicinparaunaaccindemacro Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlamacroquedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. SinovelacolumnaCondicineneldiseadordemacros,enlafichaDiseo,enelgrupoMostraru ocultar,hagaclicenCondiciones. EnlacolumnaCondicin,hagaclicenlaceldaenblancosituadajuntoalaaccindemacroque deseecambiary,acontinuacin,escribalaexpresincondicional. Guardeloscambiosy,acontinuacin,cierrelamacro. AligualqueenelcasodelapropiedadRegladevalidacin,laexpresinenlacolumnaCondicin debedevolverTrueoFalse.LaaccindemacroseejecutanicamentesilacondicinesTrue. Paraobtenermsinformacinsobrelacreacindemacros,vealosartculosConceptosbsicosde lasmacrosenAccess2007yCrearunamacro. Usarexpresionesparaagruparyordenarlosdatosdeinformes SeusaelpanelAgrupacin,ordenytotalparadefinirlosnivelesdeagrupacinycriteriosde ordenacindelosdatosdeuninforme.ElpanelreemplazaelcuadrodedilogoOrdenaryagrupar incluidoenlasversionesanterioresdeAccess.Elpanelsepuedemostraryusarnicamentecuando hayuninformeabiertoenlavistaDiseo;elpanelapareceenlamismaventanaqueelinforme. Enlasiguienteilustracinsemuestraelpaneltalycomoaparececuandoseabreporprimeravez:

SieslaprimeravezqueusaAccess,laagrupacineselprocesodecombinarcolumnasquecontienen valoresduplicados.Porejemplo,supongamosqueunabasededatoscontieneinformacindeventas delasoficinasendiversasciudades.Unodelosinformesmscomunesenesetipodebasededatos es"Ventasporciudad",ylaconsultaqueproporcionalosdatosdelinformeagrupalosdatosporlos valoresdeciudad.Alagruparselainformacin,stapuederesultarmsfcildeleerycomprender. Encambio,laordenacineselprocesodeimponerunordenenlasfilas(losregistros)delos resultadosdeconsulta.Porejemplo,sepuedenordenardemaneraascendenteodescendentelos registrosporsusvaloresdeclaveprincipal(uotroconjuntodevaloresenotrocampo),obien,se

puedenordenar,porejemplo,alfabticamenteporunoovarioscaracteres.Cuandoproceda, recuerdeque,demanerapredeterminada,lasconsultasenAccessdevuelvenlosregistrosusandoel mediomsrpidoposible.Cuandosecreaunaconsulta,puedequeAccessdevuelvalosdatosdeuna maneraquetengasentido,comoporlasecuenciadelosvaloresdeclaveprincipal.Noobstante, cuandolosusuarioscambianlosdatosyagreganoquitanfilas,puedequeAccessdevuelvalosdatos enotrasecuenciaporqueesanuevasecuenciaesmsrpida.Seimponeuncriteriodeordenacin cuandosenecesitaquelasconsultasdevuelvanlosdatosenlamismasecuencia, independientementedeloscamposrealizadosenesosdatos. Paraobtenermsinformacinsobrelacombinacindevaloresdetexto,vealaseccinCombinar valoresdetexto. Agregaragrupacinyordenacinauninforme Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelinformequedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Obien, Sielinformeyaestabierto,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlafichadedocumentos yhagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Obien, EnlafichaInicio,enelgrupoVista,hagaclicenelbotnVistaparaalternarentrelasvistas disponibles.TambinpuedehacerclicenlaflechasituadadebajodeVistayseleccionarunadelas vistasdisponiblesdelmen. EnlafichaDiseo,enelgrupoAgrupacinytotales,hagaclicenAgruparyordenar. ElpanelAgrupacin,ordenytotalapareceenlaparteinferiordelreadetrabajo. HagaclicenAgregarungrupoparaagregarunniveldeagrupacinalinforme. Obien, HagaclicenAgregarunordenparaagregaruncriteriodeordenacinalinforme. Apareceunnuevogrupoocriteriodeordenacinenelpanel,ademsdeunalistadeloscamposque proporcionandatosparaelinforme.Enestailustracinsemuestraungrupoyuncriteriode ordenacinnuevos,ademsdeunaventanaquecontieneloscamposdisponibles:

Enlaventanaquecontieneloscamposdisponibles,hagaclicenexpresinparainiciarelGenerador deexpresiones. Escribalaexpresinenelcuadrodeexpresin(cuadrosuperior)delGeneradordeexpresiones. Asegresedecomenzarlaexpresinconeloperadordeigualdad(=). Agregarunaexpresinaungrupoocriteriodeordenacinexistente

Repitaelpaso1delaanteriorseccinparaabrirelinformeenlavistaDiseo. Hagaclicenelgrupouordenquedeseecambiar. HagaclicenlaflechaabajosituadajuntoaAgruparen(paralosnivelesdeagrupacin)uOrdenarpor (paraloscriteriosdeordenacin). Apareceunaventanaquecontieneloscamposdisponibles. Enlaparteinferiordelaventanaquecontieneloscampos,hagaclicenexpresinparainiciarel Generadordeexpresiones. EscribalaexpresinenelcuadrodeexpresindelGeneradordeexpresiones.Asegresede comenzarlaexpresinconeloperadordeigualdad(=). ParaobtenermsinformacinsobreelGeneradordeexpresiones,vealasiguienteseccin. Paraobtenermsinformacinsobrecmoagruparyordenarlosdatoseninformes,veaelartculo Crearuninformeagrupadooderesumen. Volveralprincipio UsarelGeneradordeexpresionesparacrearexpresiones PuedeusarelGeneradordeexpresionesparaqueleayudeacrearexpresiones.ElGeneradorde expresionespermiteobtenerfcilmenteaccesoalosnombresdeloscamposycontrolesdeunabase dedatos,ascomoaungrannmerodelasfuncionesincorporadasqueestndisponiblescuandose escribenexpresiones.Sisirvedeayuda,puedeconsiderarelGeneradordeexpresionescomouna formadebuscareinsertarelementosdifcilesderecordar,comonombresdeidentificadores(por ejemplo,campos,tablas,formulariosyconsultas)ascomonombresdefuncionesyargumentos. PuedeusarelGeneradordeexpresionesparacrearexpresionesdesdecero,obien,puede seleccionarunadelasexpresionespreviamentegeneradasparamostrarlosnmerosdepgina,la fechaactualylafechayhoraactuales. PuedeiniciarelGeneradordeexpresionesdesdelamayorpartedelasubicacionesdondese escribenmanualmentelasexpresiones,comolapropiedadOrigendelcontroldeuncontrol,obien, lapropiedadRegladevalidacindeuncampodetabla.Engeneral,siveelbotnGenerar( puedehacerclicenlparainiciarelGeneradordeexpresiones. EnlasiguienteilustracinyeltextoqueapareceacontinuacinsemuestraelGeneradorde expresiones: ),

Cuadrodeexpresin

Laseccinsuperiordelgeneradorcontieneuncuadrodeexpresindondesegeneralaexpresin. Puedeescribirmanualmentelaexpresinenelcuadroopuedeseleccionarelementosdelastres columnasenlaseccininferiordelGeneradordeexpresionesyagregarlosalcuadrodeexpresin. Paraagregarunelemento,hagadobleclicenloseleccineloenunadelascolumnasy,a continuacin,hagaclicenPegar. Botonesdeoperador LaseccincentraldelGeneradordeexpresionesmuestrabotonesquepermiteninsertaroperadores aritmticosylgicoscomunesenlaexpresin.Parainsertarunoperadorenelcuadrodeexpresin, hagaclicenelbotnapropiado.Paramostrarunalistamsexhaustivadelosoperadoresquese puedenusarenlasexpresiones,hagaclicenlacarpetaOperadoressituadaenlacolumnainferior izquierday,acontinuacin,hagaclicenlacategoraquedeseeenlacolumnacentral.Lacolumna derechamostrartodoslosoperadoresdelacategoraseleccionada.Parainsertarunoperador,haga dobleclicenloseleccineloy,acontinuacin,hagaclicenPegar. Elementosdeexpresin Laseccininferiorcontienetrescolumnas: Enlacolumnaizquierdasemuestrancarpetasconlosformularios,informes,tablasyconsultasdela basededatos,ascomolasfuncionesincorporadasdisponibles,lasfuncionesdefinidasporel usuario,lasconstantes,losoperadoresylasexpresionescomunes. Enlacolumnacentralsemuestranloselementosocategorasdeelementosespecficosdelacarpeta seleccionadaenlacolumnaizquierda.Porejemplo,sihaceclicenFuncionesincorporradasenla columnaizquierda,enlacolumnacentralsemuestranlascategorasdefunciones. Enlacolumnaderechasemuestranlosvalores,siloshay,deloselementosseleccionadosenlas columnasizquierdaycentral.Porejemplo,sihaceclicenFuncionesincorporadasenlacolumna izquierday,acontinuacin,haceclicenunacategoradefuncionesdelacolumnacentral,enla columnaderechasemuestrantodaslasfuncionesincorporadasdelacategoraseleccionada. Paracrearunaexpresin,escribatextoenelcuadrodeexpresinypegueelementosdelasotras reasenelGeneradordeexpresiones.Porejemplo,puedehacerclicenlacolumnainferiorizquierda paraverlosobjetosdelabasededatosascomolasfunciones,lasconstantes,losoperadoresylas expresionescomunes.Cuandohaceclicenunelementodelacolumnaizquierda,lasdems columnascambianenconsecuencia.Porejemplo,cuandohaceclicenelnombredeunatablaenla columnaizquierda,lacolumnacentralmuestraloscamposdeesatabla.Cuandohacedobleclicen Funcionesy,acontinuacin,haceclicenFuncionesincorporadas,lacolumnacentralmuestratodas lascategorasdefuncionesylacolumnaderechamuestralasfuncionesdeesascategoras.Cuando hacedobleclicenunafuncinparainsertarlaenunaexpresin,lafuncinyeltextoqueindicalos argumentosnecesariosparaesafuncinaparecencomotextodemarcadordeposicinenelcuadro deexpresin.Podrreemplazaresetextoconlosvaloresdeargumento. Cuandopegaunidentificador(elnombredeuncampodetablaocontrol)enlaexpresin,el Generadordeexpresionesinsertaslolaspartesdelidentificadorquesonnecesariasenelactual contexto.Porejemplo,siiniciaelGeneradordeexpresionesdesdelahojadepropiedadesdeun formulariodenominadoClientesy,acontinuacin,pegaunidentificadorparalapropiedadVisible delformularioenlaexpresin,elGeneradordeexpresionespeganicamenteelnombredela propiedadVisible.Siusaestaexpresinfueradelcontextodelformulario,deberincluirel identificadorcompleto:Formularios![Clientes].Visible. IniciarelGeneradordeexpresionesenunatabla,unformularioouninforme

Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlatabla,elformulariooel informequedeseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Siabreunatabla,enlacolumnaNombredelcampo,hagaclicenelcampoquedeseecambiary,a continuacin,enlafichaGeneral,hagaclicenlapropiedadquevaacontenerlaexpresinyhagaclic enelbotnGenerar situadojuntoalapropiedad. Obien, Siabreunformulariooinforme,hagaclicconelbotnsecundarioenelcontrolquedeseecambiar, hagaclicenPropiedades,busquelapropiedadquevaacontenerlaexpresiny,acontinuacin,haga clicenelbotnGenerar situadojuntoalapropiedad. IniciarelGeneradordeexpresionesenunaconsulta Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlaconsultaquedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Obien, Silaconsultaestabierta,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlafichadedocumentosde laconsultayhagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Hagaclicenlaceldadelacuadrculadediseoquevaacontenerlaexpresin.Porejemplo,hagaclic enlaceldaCriteriosdelacolumnaalaquedeseeproporcionarcriterios,obien,hagaclicenlacelda Campodelacolumnadondedeseecrearuncampocalculado. EnlafichaDiseo,enelgrupoConfiguracindeconsultas,hagaclicenGenerador. Paraobtenermsinformacinsobrelacreacindeexpresiones,incluidasexpresionesdeejemploy sintaxisdeexpresiones,veaelartculoGuadelasintaxisdeexpresiones. Volveralprincipio Usarexpresionesaefectosprcticos Enestaseccinsepresentanalgunasdelasformasenlasquesepuedenusarlasexpresionespara solucionarproblemasycalcularlainformacinnecesariaparalosformularios,informesytablas. "Estampar"lafechayhoraactualesenunnuevoregistro Enalgunastablas,esimportanterealizarunseguimientode("estampar")lafechaodelafechay horacuandoseagregaunregistro.ParaqueAccessrelleneautomticamenteesevalor,puedecrear uncampoconeltipodedatosFecha/HorayestablecerlapropiedadValorpredeterminadodel campoenFecha()oAhora().LafuncinFechadevuelvelafechaactualalmacenadaenelrelojdel sistemadelequipo.LafuncinAhoradevuelvelafechayhoraactuales. Enlossiguientespasosseexplicacmoagregarunnuevocampoaunatabla,estableceren Fecha/Horaeltipodedatosdelcampoy,acontinuacin,agregarlafuncinAhoraoFechaalcampo. AgregaruncampodeFecha/Horayuncampodemarcadehora Enelpaneldeexploracin,hagadobleclicenlatablaquedeseecambiar. AccessabrelatablaenlavistaHojadedatos. Hagaclicenlaprimeracolumnaenblanco,situadaenelextremodelatabla.Sinoencuentrala columnaenblanco,busquelaspalabrasAgregarnuevocampoenelencabezadodecolumna. Hagadobleclicenelencabezadodecolumnayescribaunnombreparaelcampo,comoFechade agregaciny,acontinuacin,presioneENTRAR. Obien, Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlacolumna,hagaclicenCambiarnombre,escribaun nombreparaelcampoy,acontinuacin,presioneENTRAR.

EnlafichaHojadedatos,enelgrupoTipodedatosyformato,hagaclicenlaflechaabajosituada juntoalalistaTipodedatosyseleccioneFecha/Hora. Guardeloscambios,mantengalatablaabiertayvayaalsiguientegrupodepasos. AgregarunaexpresindefechaauncampodeFecha/Hora Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlafichadedocumentoscorrespondientealatablay, acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlacolumnaNombredelcampo,hagaclicenelnuevocampo. EnlafichaGeneral,hagaclicenelcuadrodepropiedadValorpredeterminado. EscribaAhora()oFecha(). HagaclicenelcuadrodepropiedadMostrarelSelectordefechayestablezcaelvalorenNunca. Guardeloscambiosy,acontinuacin,cierrelatabla. Apartirdeahora,cuandoagregueunnuevoregistroalatabla,Accessinsertarautomticamentela fechaolafechaylahoraenelcampoFechadeagregacin. Combinarvaloresdetexto Paracombinarlosvaloresdedosomscamposdetexto,seusaeloperadordeYcomercial(&).Por ejemplo,supongamosquetieneunformulariodenominadoEmpleados.Especificaelnombreylos apellidosdelosempleadosendistintoscampos,perodeseamostrarelnombrecompletodel empleadoenelencabezadodeformulario. Paramostrarelnombrecompleto,puedeusarestaexpresin: =[Nombre]&""&[Apellidos] Laexpresinusaeloperador&paracombinarlosvaloresdeloscamposNombreyApellidos.La expresinusaasimismounpardecomillasdoblesseparadasporuncarcterdeespacioparainsertar unespacioentreelnombreylosapellidos.Recuerdequelosespaciosentrelosnombresdecampoy losoperadoresdeYcomercialnoafectanalaaparienciadelosdatos(sloayudanaquelaexpresin seamsfcildeleer).Parainsertaralgoentreloscampos,comounespacio,signodepuntuacino textoliteral,esevaloradicionaldebecolocarseentrecomillas. Amododeotroejemplo,puedeusarestaexpresinparamostrarlosapellidosynombres,separados porunacoma: =[Apellidos]&","&[Nombre] Enestecaso,losvaloresentrecomillasinsertanunacomayunespacioentrelosnombres. Enlospasosdeestaseccin,sesuponequetieneunformularioyunatablaconloscamposNombre yApellidos.Sinoesas,puedemodificarlaexpresindeestospasosparaqueseajusteasusdatos. Agregaruncuadrodetextoconunaexpresinparanombrescompletos Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelformulariooinforme quedeseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCuadrodetexto. Arrastreelpunteroenelformulariooinformeparacrearelcuadrodetexto. HagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcuadrodetextoyhagaclicenPropiedades. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. HagaclicenlafichaDatos. CambieelvalordelcuadrodepropiedadOrigendelcontrola=[Nombre]&""&[Apellidos]y,a continuacin,presioneTAB. Cierrelahojadepropiedadesyguardeloscambios.

Puedequeintentecombinarregistrossinningnvalorespecificadoenuncampo.Elvalorausentese denominavalornulo.Cuandoseusaeloperador&yhayuncamposinvalor,Accessdevuelveuna cadenadelongitudceroparaesecampo.Porejemplo,sielregistrodeunempleadotieneslo apellidos,laexpresindelanteriorejemplodevuelveunacadenadelongitudceroparaelcampo Nombre,uncarcterdeespacioyelvalordelcampoApellidos. Alcombinarvalores,puedequedeseeincluirunvalor,comounacoma,slocuandohaydatosenun campoconcreto.Paraello,useeloperador+envezdeloperador&. Porejemplo,supongamosquetieneunatabladenominadaClienteylatablacontieneloscampos Ciudad,ReginyCdigopostal.Deseacombinaresoscamposparauninformeypuedequealgunos registrosnotenganningnvalorenelcampoRegin.Enesecaso,aparecerunacomanodeseada delantedelcdigopostalsiusaeloperador&. Paraeliminarlacomanodeseada,puedeusareloperador+,talycomosemuestraenlasiguiente expresindeejemplo: =([Ciudad]&(","+[Regin])&""&[Cdigopostal]) Eloperador+combinatextodelamismamaneraqueeloperador&.Sinembargo,eloperador+ admitelapropagacindevaloresnulos.Estosignificaquesialgncomponentedeunaexpresines nulo,todalaexpresinsernula.Enelanteriorejemplo,observelaseccin(","+[Regin]).Dado queseusaeloperador+,laexpresinentrelasparntesisinternasincluyeunacomaslosihayun valorenelcampoRegin.Sinohayningnvalor,seaplicalapropagacindevaloresnulos,porlo quetodalaexpresinentrelasparntesisinternassernulayse"ocultar"lacoma. Crearcontrolescalculadospararealizarclculosaritmticos Sepuedenusarexpresionespararestar,multiplicarydividirlosvaloresdedosomscamposo controles.Porejemplo,supongamosqueregistralafechaenlaqueunclientenecesitarecibirun pedidoylafechadeenvodelpedido.Podrdeterminarconcuntosdasdeantelacinoretrasose enviunpedidorestandoelvalorquefiguraenelcampoFechaEnvodelvalorqueapareceenel campoFechaRequerida.EstoesposibleporqueAccesspuederealizarclculosaritmticoscon fechas. Elresultadodeunclculodefechasedenominaintervalo.Estevalorcontieneuncomponentede dasenelladoizquierdodelseparadordecimalyuncomponentedetiempoenelladoderecho.Siel valordevueltoesunnmeropositivo,sabrconcuntosdasdeantelacinseenvielpedido.Siel valoresnegativo,sabrconcuntosdasderetrasoseenvielpedido.Sielvalores0,sabrqueel pedidoseenviatiempo. Enlospasosquesedescribenenestaseccin,sesuponequedisponedeunformularioenlazadoa unatabladedatosquecontienepedidos.Asuvez,latablaPedidoscontieneloscampos FechaRequeridayFechaEnvo.Puedemodificarlaexpresinquefiguraenlossiguientespasospara quefuncioneconsubasededatos. Agregaruncuadrodetextoquecontieneunaexpresinparacalcularelnmerodedasde antelacinoderetraso Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelformulariooinforme quedeseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCuadrodetexto. Arrastreelpunteroenelformulariooinformeparacrearelcuadrodetexto. Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcuadrodetextoy,acontinuacin,hagaclicen Propiedades.

Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. HagaclicenlafichaDatos. EnelcuadrodepropiedadOrigendelcontrol,escriba=[FechaRequerida][FechaEnvo]y,a continuacin,presioneTAB. NotaNoolvidereemplazarlosidentificadoresdeFechaRequeridayFechaEnvoconlosnombres deloscamposdesutabla. Guardeloscambiosy,acontinuacin,cierrelahojadepropiedades. Cuandousalosoperadores+,,*,/o\pararealizarunclculocondosvaloresyunodelosvalores esnulo(esdecir,nosehaespecificadoningnvalor),elvalordelaexpresinesnulo.Porejemplo,si unadelasfechasenlaanteriorexpresinesnula,todalaexpresintambinsernula.Enun informe,estogeneraunespacioenblanco.Sideseareemplazarelvalornulocon0,puedeusarla funcinNzparaconvertirelvalornuloencero.Porejemplo: =Nz([FechaRequerida][FechaEnvo],0) NotaAsimismo,puedeconfigurarloscamposdeunatablademodoquelosusuariosnopuedan especificarvaloresnulos.Aldisearlatabla,establezcaelvalordelapropiedadRequeridodeese campoenSyestablezcalapropiedadValorpredeterminadodeesecampoenunvalorquenosea nulo. Sumarlosvaloresdedoscontroles Puedequedeseesumarlosvaloresdedoscontroles.Porejemplo,paracalcularelcostototaldeun pedido,sumarlosvaloresdeloscontrolesSubtotalyTransporte,talycomosemuestraenla siguienteilustracin.

Enlossiguientespasos,sesuponequedisponedeunformulariocondoscontrolesquecontienen datosnumricos.Enestecaso,loscontrolessedenominanSubtotalyTransporte.Puedemodificarel nombredeloscontrolesenlasiguienteexpresinparaquestafuncioneconsusdatos. Agregaruncuadrodetextoconunaexpresinquecalculauntotal Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelformulariooinforme quedeseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCuadrodetexto. Arrastreelpunteroenelformulariooinformeparacrearelcuadrodetexto. HagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcuadrodetextoyhagaclicenPropiedades. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. HagaclicenlafichaTodas. Configurelosvaloresdepropiedad,talycomosemuestraenlasiguientetabla. Propiedad Nombre Valor Total

Origendelcontrol =[Subtotal]+[Transporte] Formato Moneda

NotaNoolvidecambiarlosidentificadoresenlaexpresin(SubtotalyTransporte)alnombrede loscontrolesquefiguranensuformulario. Guardeloscambiosy,acontinuacin,cierrelahojadepropiedades. Multiplicardosvaloresparacalcularelimpuestosobrelasventasoelimpuestoalvaloragregado Supongamosquenecesitacalcularelimpuestosobrelasventasoelimpuestoalvaloragregadopara unpedido.Paraello,puedeusarunaexpresinquemultipliquedosvaloresexistentes:latasadel impuestosobrelasventasyelsubtotaldecadapedido.Puedeincluirlaexpresinenuncontrolde cuadrodetextoymostrarlosresultadosenunformulariooinforme. Paraesteejercicio,suponemosquedisponededoscamposdetabla:Tasadeimpuestosobrelas ventasySubtotal.Asimismo,puedealmacenarestosvaloresenotroscontrolesdeunformularioo informe,peroparaesteejerciciosuponemosqueresidenenunatabla. Agregaruncuadrodetextoconunaexpresinparacalcularelimportedeunimpuesto Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelformulariooinforme quedeseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCuadrodetexto. Arrastreelpunteroenelformulariooinformeparacrearelcuadrodetexto. HagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcuadrodetextoyhagaclicenPropiedades. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. HagaclicenlafichaTodas. Configurelosvaloresdepropiedad,talycomosemuestraenlasiguientetabla. Propiedad Nombre Valor Impuestosobrelasventas

Origendelcontrol =[Subtotal]*[Tasadeimpuestosobrelasventas] Formato Moneda

NotaNoolvidecambiarlosidentificadoresdeloscampos(SubtotalyTasadeimpuestosobrelas ventas)alosnombresdeloscamposensubasededatos. Cierrelahojadepropiedades. Sumarycontargruposderegistros Amenudovaatenerquesumarlosvaloresalmacenadosenungrupoderegistros.Porejemplo, puedequenecesitecalcularuntotaldegrupoparaelpiedegrupodeuninforme,obien,unsubtotal depedidoparalosartculosdelneaenunformulario.Otrasveces,puedequenecesitecontarel nmerodeartculosenvezdesumarlos.Paracalcularunasumaparaungrupoderegistros,seusala funcinSuma.Paracontarungrupoderegistros,seusalafuncinCuenta. Porejemplo,paracontarelnmerodepedidosenuninformequemuestralospedidosagrupados porcliente,puedeusarlasiguienteexpresin: =Cuenta([IdPedido]) PuedeusarnombresdecampoenlaexpresindelosargumentosdelasfuncionesSumayCuenta, peronopuedeusarnombresdecontrol.Losnombresdecampopuedenprocederdeunatablao consulta.Inclusopuedeusarelnombredeuncampocalculadodeunaconsulta.Sinembargo, cuandodeseacalculareltotaldelosvaloresdeuncontrolcalculado,deberepetirlaexpresinusada enelcontrolcalculado.

Cuandodeseahacerreferenciaalamismaexpresinmsdeunavezenunformularioosivaausar unafuncin,comoSuma,debeconsiderarsipuedeincluirlaexpresinenlaconsultasubyacentedel formulario.Deesemodo,elclculopuederealizarseenlaconsultaenvezdelformulario.Amenudo, losclculosserealizanconmayorrapidezenlasconsultas. Paraobtenermsinformacinsobrecmosumarycontar,vealossiguientesartculos: Contarlasfilasdeunahojadedatos Mostrartotalesdecolumnaenunahojadedatos Realizarunrecuentoenlosinformes Sumareninformes Cuenta(funcin) DCont(funcin) Suma(funcin) DSuma(funcin) Enlassiguientesseccionesseexplicanalgunasdelasformasenlasquesepuedenusarestas funciones. Crearuncontrolcalculadoenunformularioyhacerreferenciaaesecontroldesdeotroformulario Aveces,puedequetengaquecrearuncontrolcalculado(esdecir,uncontrolqueusaunaexpresin comoorigendedatos)y,acontinuacin,hacerreferenciaalosvaloresdeesecontroldesdeotro controlubicadoenotroformulario.Enlospasosdescritosenestaseccinseexplicacmousarla funcinSUMAenuncontrolcalculadoy,acontinuacin,cmohacerreferenciaaesecontroldesde otroformulario. Enlospasossesuponeelusodeunabasededatosdepedidosydeunformulariodeentradade pedidosqueestformadopordoscomponentes:unformularioprincipalyunsubformulario.El formularioprincipalcontienedatossobretodoelpedido,comoladireccindefacturacinyla direccindeenvo.Elsubformulariocontieneinformacindetalladasobrelosartculosdelneadel pedido,comolosproductos,lascantidadesdecadaproductoylospreciosunitariosdecada producto. Diferentesconsultasproporcionandatosacadacomponenteylaconsultadelsubformulariotieneun campocalculadoquesedenominaPrecioTotal.Enesteejemplo,el"preciototal"eslacantidadde productodecadaartculodelneamultiplicadaporelnmerodeartculos,descuentos,etc. Paracalcularlossubtotalesdecadapedido,debersumarlosvaloresdelcampoPrecioTotal.Para ello,agreguelasiguienteexpresinauncuadrodetexto.Enesteejemplo,elcuadrodetextoest ubicadoenelpiedelsubformulario: Enlossiguientespasosseexplicacmoagregarelcontrolcalculadoalsubformulario.Enla informacinquefiguradespusdeestospasosseexplicacmohacerreferenciaalcontroldesde otrocontrol. Agregaruncuadrodetextoconunaexpresinquecalculasubtotalesenunsubformulario Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelsubformularioque deseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Sinovelaseccindelpiedeformulario,hagaclicenlabarraPiedelformularioy,acontinuacin, arrastrehaciaabajoelbordeinferiordelabarra. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCuadrodetexto. Enlaseccindelpiedeformulario,arrastreelpunteroenelformularioparacrearelcuadrodetexto.

Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcuadrodetextoy,acontinuacin,hagaclicen Propiedades. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. HagaclicenlafichaTodasy,acontinuacin,definalosvaloresdepropiedadtalycomosemuestra enlasiguientetabla. Propiedad Nombre Valor Subtotaldepedido

Origendelcontrol =Suma([Preciototal]) Formato Moneda

NotaSivaaadaptarestospasosdemodoquefuncionenconsubasededatos,noolvidecambiar elnombredelcampoPrecioTotalalnombredelcampodesubasededatos. Hagaclicenelcuadrosituadoenlaesquinasuperiorizquierdaoderechadelsubformulario(esel cuadrosituadojuntoalaregla)paramostrarlaspropiedadesdetodoelsubformulario BusqueelcuadrodepropiedadVistapredeterminadaycambiesuvaloraHojadedatos. Guardeloscambios,cierrelahojadepropiedadesyvayaalossiguientespasos. Sibienelcuadrodetextosituadoenelsubformulariocalculaelsubtotaldelpedido,puedequeno deseemostrarlosvaloresresultantesenelsubformularioporquelossubformulariosamenudo aparecencomohojadedatos.Siseagregaunsubtotal,estosignificaalmenosquelosusuariosvana vermuchasveceselmismovalor.Porejemplo,elresultadopodraserelsiguiente: Producto Cantidad Preciodelaunidad Descuento Preciototal Subtotal 8,00$ 9,00$ 10,00$ 0,00% 0,00% 0,00% 32,00$ 45,00$ 60,00$ 137,00$ 137,00$ 137,00$

Producto1 4 Producto2 5 Producto3 6

Talycomopuedecomprobar,partedelosdatosderesumenperteneceaunsolocampoy,a menudo,tienemssentidocolocaresecampoenunformularioprincipal.Paraello,agregueun controlalformularioprincipalquehagareferenciaalcontroldelsubformulario.Enlasiguiente ilustracinsemuestracmohacerlo:

Nombredelcontroldesubformularioenelformularioprincipal PropiedadFormulario,queproporcionaaccesoaloscontrolesypropiedadesdelsubformulario Nombredelcontroldecuadrodetextoenelsubformulario Enlossiguientespasosseexplicacmocrearuncuadrodetextoquehagareferenciaalosvaloresde otrocontrol. Crearelcontrol Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelformularioprincipal quedeseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCuadrodetexto.

Busqueelreaenelformularioalaquedeseeagregarelcontroly,acontinuacin,arrastreel punteroenelformularioparacrearelcuadrodetexto. HagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcuadrodetextoyhagaclicenPropiedades. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. HagaclicenlafichaTodas. Configurelosvaloresdepropiedad,talycomosemuestraenlasiguientetabla. Propiedad Nombre Valor Subtotal

Origendelcontrol =[SubformularioPedidos].Formulario![SubtotalPedido] Formato Moneda

NotaSivaaadaptarestospasosdemodoquefuncionenconsusdatos,noolvidecambiarlos identificadores(losnombresdelformularioydelcontrolentrecorchetes)alosnombresquefiguran ensubasededatos. Guardeloscambiosy,acontinuacin,cierrelahojadepropiedades. Buscarunvalorenunatabla Aldisearunformulario,puedequedeseemostrarunvalordeunatablaoconsultaquenoseael valoralqueestenlazadoelformulario.Porejemplo,supongamosquedisponedeunformulario denominadoProductosqueestenlazadoaunatabladenominadaProductos.Trasdisearel formulario,sinembargo,decidequeelformulariodebemostrarelnombredelproveedordecada producto,queresideenunatabladenominadaProveedores. Accesspermiterealizarestatareadedosmanerasdistintas.PuedeusarelAsistenteparabsquedas paracrearuncampodebsqueda(eslatcnicamscomn)opuedecrearunaexpresin.Eneste temanoseabordaelAsistenteparabsquedas.Sideseaobtenermsinformacinsobreeste asistente,veaelartculoAgregarocambiaruncampoparabuscarunvalorenotratabla. Paracrearunaexpresinquebusquevaloresenotratabla,seusalafuncinDBsq.Lafuncin DBsqtienetresargumentos: Elnombredelcampocuyovalorsedeseabuscar Latablaoconsultadondeestubicadoelcampo Demaneraopcional,loscriteriosquesevanausarparabuscarelregistro Paraagregarelproveedor,abraelformularioProductosenlavistaDiseoy,acontinuacin,agregue elcuadrodetextodenominadoNombredelcontacto.Laexpresinquedebeusarparaestecuadro detextoes: =DBsq("[Nombredelcontacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]="& Formularios!Productos!IdProveedor) Agregarelcuadrodetextodelproveedor Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelformularioprincipal quedeseecambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCuadrodetexto. Busqueelreaenelformularioalaquedeseeagregarelcontroly,acontinuacin,arrastreel punteroenelformularioparacrearelcuadrodetexto. HagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcuadrodetextoyhagaclicenPropiedades.

Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. HagaclicenlafichaTodas. Configurelosvaloresdepropiedad,talycomosemuestraenlasiguientetabla. Propiedad Etiqueta Origendel control Valor Nombredelcontacto =DBsq("[Nombredelcontacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]="& Formularios!Productos!IdProveedor)

Guardeloscambiosy,acontinuacin,cierrelahojadepropiedades. EstaexpresinbuscaenlatablaProveedoresydevuelveelnombredecontactodelproveedorcuyo identificadorcoincideconelvalordelcontrolIdProveedorenelformularioProductos.Observecmo seusaeloperador&paragenerareltercerargumento.Unerrorcomnquedebeevitaresla colocacindetodoelargumentoentrecomillas.Slodebecolocarseentrecomillaseltextodelante deloperador&. NotaComoalternativaalafuncinDBsq,puedemodificarlaconsultasubyacentedemodoque incluyanicamentelainformacinnecesaria.Amenudoresultamseficazusarunaconsulta. Agregarunafechadeimpresinauninforme Losusuariosdeinformesamenudodeseanconocerlafechadeimpresindelosinformes.Esta informacinlesindicasidisponendedatosactualizados.ParaqueAccessrellenelafecha,seusala funcinAhoraolafuncinFecha.LafuncinAhoradevuelvelafechaylahoraactualesalmacenadas enelrelojdelequipo.LafuncinFechadevuelvenicamentelafechaactual.Puedeusarlafuncin Formatoparaaplicaralresultadodecualquieradeestasfuncionesalgunodelosformatosdefechay horadisponibles. Agregarlafechadeimpresinauninforme Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelinformequedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Sinovelaseccindelpiedeinforme,hagaclicenlabarraPiedelinformey,acontinuacin,arrastre haciaabajoelbordeinferiordelabarraparaexpandirelinforme. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCuadrodetexto. Enlaseccindelpiedeinforme,arrastreelpunteroparacrearelcuadrodetexto. HagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcuadrodetextoyhagaclicenPropiedades. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. HagaclicenlafichaTodasy,acontinuacin,definalosvaloresdepropiedadtalycomosemuestra enlasiguientetabla. Propiedad Nombre Valor Fechadeimpresin

Origendelcontrol ="Impresin"&Fecha() Formato Fechamediana

Guardeloscambiosy,acontinuacin,cierrelahojadepropiedades. Imprimirelnmerodepginaenuninforme

Aldisearuninformequeocupamsdeunapginaimpresa,deberagregarnmerosdepgina. Paraello,puedeusarlapropiedadPgina,quenumeraautomticamentelaspginascuandose obtienelavistapreviaoseimprimeelinforme.LapropiedadPginaestdisponiblenicamente cuandoseobtienelavistapreviaoseimprimeuninforme,porloquenoapareceenlahojade propiedadesdelinforme.ParausarlapropiedadPgina,coloqueuncuadrodetextoenel encabezadoopiedelinformey,acontinuacin,escribaPginaenlapropiedadOrigendelcontrol delcuadrodetexto. EselmismoprocedimientoqueelusadocuandoseemplealafuncinAhoraoFecha,exceptoqueno seincluyenparntesisdetrsdelapropiedadPgina. EnestailustracinsemuestracmoseagregalapropiedadPginadirectamenteauncontrolde cuadrodetexto:

Adems,puedecrearasimismounaexpresinqueuselaspropiedadesPginayPginas.La propiedadPginasdevuelveelnmerototaldepginasdeuninforme.Porejemplo,lasiguiente expresingeneralanumeracindepginasconelformatoPgina1de10. ="Pgina"&[Pgina]&"de"&[Pginas] Enlossiguientespasosseexplicacmoagregaralpiedeuninformeunaexpresinqueusaambas propiedades.EnlospasosseexplicacmoagregarnmerosdepginaenlavistaDiseoyenlavista Presentacin. UsarlavistaDiseoparaagregarlanumeracindepginas Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelinformequedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. Sinovelaseccindelpiedeinforme,hagaclicenlabarraPiedelinformey,acontinuacin,arrastre haciaabajoelbordeinferiordelabarraparaexpandirelinforme. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCuadrodetexto. Enlaseccindelpiedeinforme,arrastreelpunteroparacrearelcuadrodetexto. HagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelcuadrodetextoyhagaclicenPropiedades. Obien, EnlafichaDiseo,enelgrupoHerramientas,hagaclicenHojadepropiedades. HagaclicenlafichaDatosy,acontinuacin,cambieelvalordelcuadrodepropiedadOrigendel controla:="Pgina"&[Pgina]&"de"&[Pginas]. Guardeloscambiosy,acontinuacin,cierrelahojadepropiedades. UsarlavistaPresentacinparaagregarlanumeracindepginas Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelinformequedesee cambiaryhagaclicenVistaPresentacin. EnlafichaFormato,enelgrupoControles,hagaclicenNmerosdepgina. ApareceelcuadrodedilogoNmerosdepgina. BajoFormato,hagaclicenPginaNdeM. BajoPosicin,seleccioneunaopcin. BajoAlineacin,seleccioneunaopcindelalista. ActiveodesactivelacasilladeverificacinMostrarelnmeroenlaprimerapginay,acontinuacin, hagaclicenAceptar.

NotaElGeneradordeexpresionesincluyealgunasexpresionescomunesquesepuedenusarpara lanumeracindepginas.ParaobtenermsinformacinsobreelGeneradordeexpresiones,veala seccinUsarelGeneradordeexpresionesparacrearexpresiones. Imprimirpartedeunvalorenuninforme Silosprimerosoltimoscaracteresdeuncampotienenunsignificadoespecial,puedeorganizarun informeentornoaesoscaracteres.Porejemplo,silosdosprimeroscaracteresenuncdigode identificacindeproductoindicaneltipodeproducto,podragruparlosproductosporlosdos primeroscaracteresdelcdigoy,acontinuacin,identificarcadagrupoimprimiendoloscaracteres enunencabezadodegrupo. SeusalafuncinIzqparaextraerlosprimerosncaracteresdeunvalorqueapareceenuncampode textoyseusalafuncinDerparaextraerlosltimosncaracteres.Enamboscasos,elprimer argumentoeselnombredecampoolaexpresindetexto,yelsegundoargumentoeselnmerode caracteresquesedeseaextraer. Enlasiguientetablasemuestranexpresionesqueempleanestasfunciones.Paralasfunciones,se suponequelosdatosresidenenuncampodetabladenominadoId.depieza. SielvalordeId.depiezaes Estaexpresin AA105 AA105 =Izq([Id.depieza],2) Devuelve AA

=Der([Id.depieza],3) 105 ParaobtenermsinformacinsobrelasfuncionesIzqyDer,vealosartculosIzq(funcin)yDer (funcin). Usarseparadoresdeletrasenunalistaalfabtica Pararealizarunaidentificacinrpidaenunalistadeproductos,puedeagruparlosproductosporla primeraletradesusnombreseimprimirlaletraenunencabezadodegrupo,talycomosemuestra enlasiguienteilustracin.

Paracomenzarunnuevogrupocadavezquecambialaprimeraletradelnombredeproductoy,a continuacin,ordenaralfabticamentelosproductosdecadagrupo,creedosgruposenelpanel Agrupacin,ordenytotaly,despus,configurecadagrupotalycomosemuestraenlassiguientes tablas. Agruparpor Nombrede conAenlaparte superior porelprimer carcter sintotales hacerclicenel ttuloparaagregar

producto Ordenarpor Nombrede producto conAenlaparte superior conseccinde encabezado porelvalor completo conseccinde pie sintotales hacerclicenel ttuloparaagregar conseccinde encabezado sinseccinde pie mantenertodoelgrupo juntoenunapgina

nomantenerjuntoel grupoenunapgina

MostrarelpanelAgrupacin,ordenytotal Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelinformequedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlafichaDiseo,enelgrupoAgrupacinytotales,hagaclicenAgruparyordenar. Paraimprimirslolaprimeraletradelnombrealcomienzodeunnuevogrupo,useestaexpresin enelcuadrodetextodelencabezadoNombredeproducto: =Izq([Nombredeproducto],1) Imprimirelequivalentenumricodeunafecha Puedeorganizarlosregistrosdeuninformemediantevaloresdefechanumricosparaunperodo detiempo,quepuedeserunao,untrimestre,unmesounasemana.Porejemplo,unaosedivide en53semanasdecalendario(laprimeraylaltimasemanadelaosuelensersemanasparciales). Conesevalornumrico,sepuedenagruparlospedidosenviadosporlasemanadelao. Parabuscarpartedeunvalordefechanumrico,comosloelmesoao,seusalafuncin ParcFecha,quetienelasiguientesintaxis: ParcFecha(intervalo,fecha[,primer_da_semana][,primera_semana_ao]) Elargumentointervaloeslaabreviaturadelapartedelafechaquedebedevolverse.Ejemplosde abreviaturasvlidas:"aaaa"paraunaodecuatrodgitos,"t"parauntrimestredecalendarioy"m" paraunmes.Elargumentofechaesunnombredecampoounafechaliteral,como"1jul07". Losargumentosprimer_da_semanayprimera_semana_aosonopcionales.Elargumento primer_da_semanadevuelvedomingo,amenosqueseespecifiquelocontrario.Paradefinirotro da,especifiqueunvalordel2al7(1eselvalorpredeterminado).Elargumento primera_semana_aodevuelvelasemanaenlaquecaeel1deenero.Paraespecificarotrasemana, escriba23.Use2paraespecificarlaprimerasemanaquetengaalmenoscuatrodasenelnuevo ao;use3paraespecificarlaprimerasemanacompletadelao. Lasiguientetablacontieneejemplosdelosresultadosquesedevuelvenparauncampodenominado "Dasnolaborables".ElcampoDasnolaborablespuedealmacenarlosdasfestivosquesecelebran enlospasesoregionesdondeoperaunacompaa. SielvalordeDasnolaborableses Estaexpresin 1ene07 31dic07 31dic07 =ParcFecha("s",[Dasnolaborables]) =ParcFecha("ss",[Dasnolaborables]) Devuelve 2(dadelasemana) 53(semanadelao)

=ParcFecha("aaaa",[Dasnolaborables]) 2007(aodecuatrodgitos)

Paraobtenermsinformacin,veaelartculoParcFecha(funcin).

Paraobtenermsinformacinsobrecmocrearinformesagrupados,veaelartculoCrearun informeagrupadoouninformederesumen. Compararlosresultadosdevariosaos Cuandodeseaanalizarlosresultadosdeventasdemsdeunao,serecomiendaagruparlos resultadosporunperododetiempo,comountrimestreomes.Deesemodo,podrcomparar rpidamenteelrendimientodeunperododetiempodeunaodadoconelrendimientodelmismo perododetiempodeotroao.Porejemplo,supongamosquedeseaveruninformedenominado Resumendeventasportrimestreconelnmerodepedidosenviadosylostotalesdeventas.

Paracrearlosencabezadosypiesdegrupoyespecificarelcriteriodeordenacindeesteinforme,se creandosgrupos,cadaunoconsupropiocriteriodeordenacin,yseestablecenlaspropiedadesen elpanelAgrupacin,ordenytotalparacadagrupoycriteriodeordenacin,talycomosemuestra enlassiguientestablas.Observequeseusaunaexpresinparaagruparporeltrimestreenelquese enviaronlospedidos. Agruparporexpresin Useestaexpresin: =ParcFecha("t",[FechaEnvo]) ascendente porelvalor completo sintotales conelttulo Trimestre

conseccin conseccin de depie encabezado dems antiguoa ms reciente porao

mantenertodoel grupojuntoenuna pgina sintotales

AgruparporFechaEnvo hacerclicenel ttulopara agregar

sinseccin con de seccinde encabezado pie

nomantenerjunto elgrupoenuna pgina

MostrarelpanelAgrupacin,ordenytotal AbraelinformeenlavistaDiseo. EnlafichaDiseo,enelgrupoAgrupacinytotales,hagaclicenAgruparyordenar. Paraimprimirelnmerodetrimestrealcomienzodeunnuevogrupo,coloqueuncuadrodetexto enelencabezadodegrupomediantelamismaexpresinqueusenelcuadroOrdenaryagrupar: =ParcFecha("t",[FechaEnvo]) Calculartotalesdeartculosdelnea Supongamosquedeseacrearuninformedefacturacinconinformacinsobreunpedido.Necesita calcularelpreciototal(ventastotalesdecadaproducto)delosartculosdelnea.Creeprimerouna consultaqueproporcionelosdatosparaelinforme.Incluyaenesaconsultatodosloscampos necesariosdetodaslastablasnecesarias,comolatablaPedidos,latablaDetallesdepedidosyla tablaCompradores.Acontinuacin,podrcrearuncampocalculadoenlacuadrculadediseodela consultaquecalculeelpreciototaldecadaproductoenlafactura. Crearuncampocalculado Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlaconsultaquedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. HagaclicenlafilaCampodeunacolumnavacaenlacuadrculadediseodelaconsulta. Escribaunnombre,unsignodedospuntos(:)yunaexpresinenlaceldaCampo.Elnombreyel signodedospuntosdefinenunnombredescriptivoparaelcampocalculado.Paracalcularunprecio total,puedeusarlasiguienteexpresin: PrecioTotal:CMoneda([Detallesdepedidos].Preciounidad*[Cantidad]*(1[Descuento])/100)*100 Observequecuandocreeuncampocalculadoenlacuadrculadediseodelaconsulta,nocoloque eloperador=delantedelaexpresin. Identificarpedidosqueseenviarontarde Enelmejordeloscasos,lospedidosseenvanatiempo.Enocasiones,puedequealgunospedidosse envendespusdelafechaestipuladaydeseeidentificarlosenuninforme.Paramarcartodoslos pedidosenviadosconretrasoenuninformequerealizaunseguimientodelosenvos,puede imprimirunamarcadeverificacinenunacasilladeverificacindenominadaEnvoconretraso. Dadoquelamayoradelospedidosseenvanatiempo,lamarcadeverificacinesmsfcilde detectarqueeltextoAtiempooConretraso. LaexpresinparaesteinformecomparaelvalordelcampoFechadeenvoconelvalordelcampo Fecharequerida.SielvalordelcampoFechadeenvoesmayor(esdecir,posterior)queelvalordel campoFecharequerida,laexpresindevuelveelvalorTrueyenelinformesemuestraunamarcade verificacinenlacasilladeverificacin.SielvaloresFalse,lacasilladeverificacinestarvaca. AgregarlacasilladeverificacinEnvoconretrasoauninforme Enelpaneldeexploracin,hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenelinformequedesee cambiary,acontinuacin,hagaclicenVistaDiseoenelmencontextual. EnlafichaDiseo,enelgrupoControles,hagaclicenCasilladeverificacin. Arrastreelpunteroenlaseccindedetallesdelinformeparacrearlacasilladeverificacin. Hagaclicconelbotnsecundariodelmouseenlacasilladeverificacin,hagaclicenPropiedadesen elmencontextualy,acontinuacin,hagaclicenlafichaTodasdelahojadepropiedades. Establezcalaspropiedadesdelacasilladeverificacindeacuerdoconlasiguientetabla. Propiedad Nombre Valor Envoconretraso

Origendelcontrol =[Fechadeenvo]>[Fecharequerida] Visible S

NotaSivaaadaptarestospasosdemodoquefuncionenconsusdatos,noolvidecambiarlos nombresdecampoenlosidentificadoresalosquefiguranensubasededatos. Guardeloscambiosy,acontinuacin,cierrelahojadepropiedades. Volveralprincipio Tabladeoperadores Accessadmitediversosoperadores,incluidoslosoperadoresaritmticoscomo+,,*(multiplicar)y/ (dividir),ademsdelosoperadoresdecomparacinparacompararvalores,losoperadoresdetexto paraconcatenartexto,losoperadoreslgicosparadeterminarlosvaloresTrueoFalse,yotros operadoresespecficosdeAccess.Paraobtenerinformacindetalladasobreelusodeestos operadores,vealassiguientestablas: Operadoresaritmticos Losoperadoresaritmticosseusanparacalcularunvalorapartirdedosomsnmeros,obien, paracambiarelsignodeunnmerodepositivoanegativo. Operador + Finalidad Sumardos nmeros. Buscarla diferenciaentre dosnmeroso indicarelvalor negativodeun nmero. Multiplicardos nmeros. Dividirelprimer nmeroentreel segundonmero. Redondearambos nmerosa enteros,despus dividirelprimer nmeroentreel segundonmero y,acontinuacin, truncarel resultadoenun entero. Dividirelprimer nmeroentreel Ejemplo [Subtotal]+[Impuestosobrelas ventas] [Precio][Descuento]

* /

[Cantidad]*[Precio] [Total]/[Nmero_de_elementos]

[Registros]\[Habitaciones]

Residuo

[Registros]Residuo[Habitaciones]

segundonmeroy devolversloel resto. ^ Elevarunnmero Nmero^Exponente alapotenciadeun exponente. Operadoresdecomparacin LosoperadoresdecomparacinseusanparacompararvaloresydevuelvenTrue,FalseoNulo. Operador < <= > >= = <> Finalidad Determinarsielprimervaloresmenor queelsegundovalor. Determinarsielprimervaloresmenoro igualqueelsegundovalor. Determinarsielprimervaloresmayor queelsegundovalor. Determinarsielprimervaloresmayoro igualqueelsegundovalor. Determinarsielprimervaloresigualque elsegundovalor. Determinarsielprimervalornoesigual queelsegundovalor. Entodosloscasos,sielprimerosegundovaloresNulo,elresultadotambinserNulo.Dadoque Nulorepresentaunvalordesconocido,elresultadodecualquiercomparacinconNuloestambin desconocido. Operadoreslgicos LosoperadoreslgicosseusanparacombinardosvaloresydevuelvenTrue,FalseoNulo.Alos operadoreslgicostambinseleshacereferenciaconeltrminodeoperadoresbooleanos. Operador Y O Eqv Uso Expr1YExpr2 Expr1OExpr2 Expr1EqvExpr2 Descripcin EsTruesiExpr1yExpr2 tienenelvalorTrue. EsTruesiExpr1oExpr2 tieneelvalorTrue. EsTruesitantoExpr1como Expr2tienenelvalorTrue, obien,sitantoExpr1como Expr2tienenelvalorFalse. EsTruesiExprnoesTrue. EsTruesiExpr1esTrueo Expr2esTrue,perono

No OEx

NoExpr Expr1OExExpr2

ambos. Operadoresdeconcatenacin Losoperadoresdeconcatenacinseusanparacombinardosvaloresdetextoenunasolacadena. Operador & + Uso cadena1&cadena2 cadena1+cadena2 Descripcin Combinadoscadenasen unasolacadena. Combinadoscadenasen unasolacadenaypropaga losvaloresnulos.

Operadoresespeciales Losoperadoresespecialesseusansegnlodescritoenlasiguientetabla. Operador EsNulooNoesNulo Como"modelo" Descripcin Determinasiunvalores NulooNoesNulo. Buscavaloresdecadena coincidentesmediantelos operadoresdecaracteres comodn?y*. Determinasiunvalor numricoodefecha perteneceaunintervalo. Determinasiunvalorde cadenavieneincluidoen unconjuntodevaloresde cadena. Paraobtenerms informacin OperadorComo

Entreval1Yval2

OperadorEntre...Y

En(cadena1,cadena2...)

OperadorEn

Paraobtenermsinformacinsobrecmousarestosoperadores,veaelartculoGuadelasintaxis deexpresiones. Volveralprincipio

Crear una consulta de seleccin sencilla

Mostrar todo Una consulta de seleccin se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan para responder a preguntas especficas. Tambin se puede usar para suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una vez creada una consulta de seleccin, se puede usar siempre que sea necesario. En este tema, se explica cmo crear consultas de seleccin sencillas que busquen datos en una tabla nica. Tambin se explica cmo mejorar la consulta definiendo criterios para los registros y agregando valores calculados.

En este artculo
Introduccin

Crear una consulta Agregar criterios a la consulta Agregar clculos a la consulta Resumir los valores de la consulta

Introduccin
Una consulta de seleccin es un tipo de objeto de base de datos que muestra informacin en una vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinacin de ambas opciones. Las tablas o las consultas de las que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de registros. Ya cree consultas de seleccin sencillas mediante un asistente o trabajando en la vista Diseo, los pasos son, en esencia, los mismos. Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que desea incluir en la consulta. Opcionalmente, puede especificar criterios para depurar los resultados. Una vez creada la consulta de seleccin, puede ejecutarla para ver los resultados. Las consultas de seleccin son muy fciles de ejecutar: slo tiene que abrirlas en la vista Hoja de datos. Podr reutilizarlas siempre que lo necesite; por ejemplo, como origen de registros para un formulario, un informe u otra consulta.
NOTA

Para obtener informacin sobre el uso de una consulta como origen de registros para un formulario o informe, vea

el artculo Usar una consulta como origen de registros de un formulario o informe. Hay varios tipos de consulta, y cada una sirve para un fin distinto. Por ejemplo, una consulta de seleccin para presentar datos. Una consulta de accin cambia los datos de su origen de datos o crea una nueva tabla. Una consulta de parmetros le pide que especifique criterios cuando se ejecuta. En este tema, se tratan nicamente las consultas de seleccin.
NOTA

En este tema se describe cmo se crean consultas de seleccin que devuelven datos de una nica tabla. Si desea

crear consultas que devuelvan datos de dos o varias tablas, vea el artculo Crear una consulta basada en varias tablas. Volver al principio

Crear una consulta

En este ejercicio, crear la consulta de seleccin Contactos de Londres. Puede crearla en la vista Diseo o mediante un asistente. Adems, si sabe cmo escribir instrucciones SQL (cadena o instruccin de SQL: expresin que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.), podr crear una consulta mientras trabaja en una vista SQL, simplemente escribiendo una instruccin SELECT sencilla. Antes de comenzar, debe tener una tabla que contenga datos. A continuacin, se proporcionan datos de ejemplo en forma de tabla HTML.
IdClie nte 1 Compaa Museo de Ciencias Direcci n Rodeo de la Cruz Ciuda d Caraca s EdoOPr ov DF CdigoPo stal 12345 PasOReg in Venezuela Telfo no (202) 5550122 Contac to Esteban Puerto FechaNacimi ento 03.12.1945

477 2 Lneas Areas Cielo Azul Bodegas Cobra Contoso Pharmaceuti cals Fourth Coffee Mensajeras consolidada s Av. 5 de Mayo Porlama r 151 Strand Av. Libertad or 135 22 Wicklow Street 37 Lothbur y Carlos Pellegri ni 1263 C/ Crcega 452 Av. Benavid es 4858 San Cristb al I. de Margar ita Londre s Londre s I. de Margar ita Nueva Esparta Tchira 01234 Venezuela (201) 5550123 (206) 5550042 (171) 5550125 (171) 5550165 (206) 5550007 David Santos Ezequie l Pic Manuel Pereira Julin Precio Cristina Portillo 21.03.1959

Nueva Esparta

98100

Venezuela

01.04.1973

45678

RU

16.06.1967

W1J 8QB

RU

09.08.1971

98100

Venezuela

27.05.1948

Graphic Design Institute Lpez e hijos, S.L. Tailspin Toys

Londre s Barina s Londre s DF

WC2R 0ZA

RU

(171) 5550178 (503) 5550086

Mara Barrera Antonio Moreno Guiller mo Fernn dez

12.08.1961

97200

Venezuela

01.09.1975

WC1 0AC

RU

15.02.1953

10

Woodgrove Bank

Londre s

EC2R 7ED

RU

(171) 5550101

Tom Perham

25.09.1938

Puede especificar manualmente los datos de esta tabla de ejemplo o copiar esta tabla en un programa de hojas de clculo, como Microsoft Office Excel 2007, e importar la hoja de datos resultante a una tabla de Microsoft Office Access 2007. Escribir los datos de ejemplo manualmente 1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Office Access 2007 agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.
NOTA

No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deber hacerlo siempre

que agregue una tabla a la base de datos. 2. Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo. De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto Agregar nuevo campo, como:

3.

Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el nombre del segundo campo (tambin puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que termine de escribir todos los nombres de campo.

4.

Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

Al ir escribiendo los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Cada campo de una tabla tiene un tipo de datos especfico, como Nmero, Texto o Fecha/Hora. Los tipos de datos ayudan a escribir los datos de forma precisa y a evitar errores, como el uso de un nmero de telfono en un clculo. Puede especificar el tipo de datos de cada campo de una tabla y cambiar el tipo de datos de un campo en determinadas circunstancias. Para esta tabla de ejemplo, debera dejar que Access deduzca el tipo de datos. 5. Una vez terminado de escribir los datos, haga clic en Guardar. Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+G. Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como. 6. En el nombre Nombre de la tabla, escriba Clientes y haga clic en Aceptar. Copiar la tabla en un programa de hojas de clculo e importarla a Access 1. Inicie el programa de hojas de clculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea un nuevo libro en blanco de forma predeterminada. 2. Copie la tabla de ejemplo proporcionada en la seccin anterior y pguela en la primera celda de la primera hoja de clculo. 3. Con la tcnica proporcionada por el programa de hojas de clculo, asigne un nombre a la hoja de clculo Clientes. 4. 1. Guarde el archivo de hoja de clculo en una ubicacin apropiada y vaya a los siguientes pasos. En una base de datos nueva o existente: En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel. O bien, Haga clic en Ms y seleccione un programa de hojas de clculo de la lista. Aparece el cuadro de dilogo Obtener datos externos - Hoja de clculo de Nombre del programa. 2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de clculo que cre en los pasos anteriores y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Se inicia el Asistente para importacin de hojas de clculo. 3. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de clculo del libro (Clientes, si ha seguido los pasos descritos en la anterior seccin), y los datos de la hoja de clculo aparecen en la seccin inferior de la pgina del asistente. Haga clic en Siguiente. 4. En la siguiente pgina del asistente, seleccione Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuacin, haga clic en Siguiente. 5. En la siguiente pgina del asistente tiene la oportunidad de cambiar los nombres de campo y los tipos de datos o de omitir campos en la operacin de importacin, mediante los cuadros de texto y listas de Opciones de campo. No debe hacerlo para este ejemplo. Haga clic en Siguiente. 6. En la pgina siguiente del asistente, en el cuadro Opciones de campo, seleccione S (Sin duplicados) en la lista Indexado y luego Entero largo en la lista Tipo de dato. Haga clic en Siguiente para continuar.

7.

En la pgina siguiente del asistente, seleccione la opcin Elegir la clave principal, elija IdCliente en la lista y haga clic en Siguiente.

8.

De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de clculo a la nueva tabla. Asegrese de que la tabla se denomina Clientes y haga clic en Finalizar.

9.

En la ltima pgina del asistente, tiene la opcin de guardar los pasos del proceso de importacin para usarlos ms adelante. Como est importando una tabla de ejemplo, no se recomienda que guarde estos pasos.

Generar la consulta.
En primer lugar, usar un asistente para crear la consulta, basndose en la tabla de ejemplo que acaba de crear. Despus, la mejorar en la vista Diseo. En cada paso, puede revisar la instruccin SQL que se genera automticamente mediante los pasos que vaya siguiendo. 1. 2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. En Tablas y consultas, haga clic en la tabla que contiene los datos que desea usar. En este caso, haga clic en Tabla: Clientes. Recuerde que una consulta tambin puede usar otra consulta como origen de registros. 4. En Campos disponibles, haga doble clic en los campos Contacto, Direccin, Telfono y Ciudad. Esto los agrega a la lista Campos seleccionados. Una vez agregados los cuatro campos, haga clic en Siguiente. 5. Llame a la consulta Contactos de Londres y, a continuacin, haga clic en Finalizar. Access mostrar todos los registros de los contactos en la vista Hoja de datos. Los resultados incluyen todos los registros, pero slo muestran los cuatro campos especificados en el asistente para consultas. Revisar la instruccin SQL inicial 6. Cierre la consulta. Tenga en cuenta que la consulta se guarda automticamente.

Agregar criterios a la consulta

Para limitar el nmero de registros que se devuelven en los resultados de la consulta, puede especificar criterios. Un criterio de consulta se puede considerar como una condicin que se especifica para un campo. El criterio especifica una condicin, basada en los valores del campo, que expresa lo que desea incluir en la consulta, como "mostrar slo los registros en los que el valor de Ciudad sea Londres". Abra la consulta en la vista Diseo. Agregar un criterio al campo Ciudad para ver en los resultados de consulta slo aquellos contactos que son de Londres. Tambin agregar criterios al campo Direccin y al campo Telfono para depurar an ms los resultados de la consulta. 1. En la fila Criterios del campo Ciudad, escriba londres. Ahora, agregue dos criterios ms para que los resultados sean ms tiles. Suponga que slo desea ver los registros en los que estn presentes tanto la direccin como el nmero de telfono. 2. En la fila Criterios del campo Direccin, escriba No es Nulo AND <>"". Haga lo mismo en la fila Criterios del campo Telfono.

NOTA

El criterio, No es Nulo AND <>"", es verdadero siempre que haya un valor conocido no vaco para el

campo para el que es un criterio. Es falso siempre que haya un valor desconocido (Nulo) o cuando el valor conocido est vaco (""). Puede usar esta expresin para comprobar un campo para un valor conocido no vaco. 3. Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados. Revisar la instruccin SQL con criterios Y si no desea que se combinen las condiciones con el operador AND? Dicho de otro modo, cmo especifica dos o ms criterios pero de modo que se incluyan los registros que satisfagan simplemente uno de ellos o ambos?

Especificar criterios alternativos mediante OR

Suponga que desea ver todos los registros en los que la ciudad es Londres y en los que se dispone al menos de un tipo de dato de contacto (ya sea la direccin o el nmero de telfono). Desea combinar los criterios mediante el operador OR, de la forma siguiente: Para especificar criterios alternativos, use las filas Criterios y O en la cuadrcula de diseo. Todos los registros que cumplan los criterios definidos en la fila Criterios o en la fila O se incluyen en el resultado. Ahora, modificar la consulta especificando criterios alternativos en las filas Criterios y O. 1. 2. 3. 4. 5. Regrese a la vista Diseo. Quite la cadena No es Nulo AND <>"" de la fila Criterios del campo Telfono. En la fila O del campo Telfono, escriba No es Nulo AND <>"". En la fila O del campo Ciudad, escriba londres. Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados. En los resultados de la consulta, se mostrarn todos los registros que incluyan una direccin, un nmero de telfono, o ambos y en los que el campo Ciudad sea Londres.
NOTA

Para especificar ms de dos conjuntos de criterios alternativos, use las filas debajo de la fila O. Cada fila

representa un conjunto independiente de criterios. Revisar la instruccin SQL con criterios revisados Para obtener ms informacin sobre cmo especificar criterios para diversos tipos de campos, vea Ejemplos de criterios de consulta. Volver al principio

Agregar clculos a la consulta

Una base de datos bien diseada no almacena simples valores calculados en tablas. Por ejemplo, una tabla puede almacenar la fecha de nacimiento de una persona pero no su edad actual. Si se conoce la fecha actual y la fecha de nacimiento de la persona, siempre se puede calcular la edad actual, por lo que no es necesario almacenar ese dato en la tabla. En vez de eso, se crea una consulta que calcula y muestra el valor pertinente. Los clculos se efectan cada vez que se ejecuta la consulta, de modo que, si los datos subyacentes cambian, tambin cambian los resultados calculados. En este ejercicio, modificar la consulta Contactos de Londres para que muestre la fecha de nacimiento y la edad actual de cada contacto. 1. Abra la consulta en la vista Diseo.

2.

En la ventana de la tabla Clientes, arrastre el campo FechaNacimiento a la primera columna en blanco de la cuadrcula de diseo. Tambin puede hacer doble clic en el nombre del campo para agregarlo automticamente en la primera columna en blanco.

3.

En la siguiente columna, en la fila Campo, escriba la expresin que calcule la edad para cada registro. Escriba Edad: DifFecha ("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()). Edad es el nombre que utiliza para el campo calculado. Si no especifica un nombre, Access usar uno genrico para el campo, por ejemplo, EXPR1. La cadena a continuacin de los dos puntos (:) es la expresin que proporciona los valores para cada registro. La funcin DifFecha calcula la diferencia entre dos fechas cualesquiera y devuelve la diferencia en el formato especificado. El formato aaaa devuelve la diferencia en aos y los elementos [FechaNacimiento] y Fecha() de la expresin proporcionan los dos valores de fecha. Fecha es una funcin que devuelve la fecha actual y [FechaNacimiento] hace referencia al campo FechaNacimiento de la tabla subyacente.
NOTA

El clculo usado para Edad en este ejemplo es una aproximacin que puede resultar ligeramente

imprecisa, en funcin del mes actual. Cambie a la vista Hoja de datos. Ver dos campos adicionales, FechaNacimiento y Edad, en el resultado. Revisar la instruccin SQL con clculos Para obtener ms informacin sobre cmo escribir expresiones que calculan valores en una consulta, vea el artculo Crear una expresin. Volver al principio

Resumir los valores de la consulta

Resumir las columnas de una consulta es ms fcil en Office Access 2007, si se compara con la misma tarea en versiones anteriores de Access. Puede agregar, contar o calcular otros valores agregados y mostrarlos en una fila especial (denominada la fila Total) que aparece debajo de la fila asterisco (*) en la vista Hoja de datos. Puede usar una funcin de agregado diferente para cada columna. Tambin puede optar por no resumir una columna. En este ejercicio, modificar la consulta Contactos de Londres de modo que se muestre la fila Total. 1. 2. 3. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales. Haga clic en la fila Total de la columna Contacto. En la lista desplegable, puede elegir entre Ninguno y Cuenta. Dado que la columna Contacto contiene valores de texto, otras funciones como Suma y Promedio no son aplicables y no estn disponibles por lo tanto. 4. Seleccione Cuenta para contar el nmero de contactos que se muestran en el resultado. El nmero 5 aparece en la fila Total. 5. En el campo Edad, seleccione Promedio. Dado que el campo Edad da como resultado un nmero, admite las funciones Suma,Promedio, Cuenta, Mximo, Mnimo, Desviacin estndar y Varianza. Access muestra la edad promedio en la fila Total.

Para quitar el total de una columna, haga clic en la fila Total situada bajo la columna y, despus, seleccione Ninguno en la lista desplegable. Para ocultar la fila Total, en la ficha Inicio, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Totales.
NOTA

El uso de la fila Total no cambia la instruccin SQL base.

Volver al principio
Vea tambin

Contar datos mediante una consulta Crear una consulta basada en varias tablas Crear una consulta de actualizacin Crear una consulta de creacin de tabla Crear una consulta de datos anexados Date (funcin) DateDiff (funcin) Editar los datos de una consulta Formato (funcin, Format) Sumar datos mediante una consulta

Contar datos mediante una consulta

En este artculo se explica cmo contar los datos devueltos por una consulta. Por ejemplo, en un formulario o informe, se puede contar el nmero de elementos incluidos en uno o varios campos de tabla o controles. Se pueden calcular asimismo valores medios y buscar los valores ms bajos, ms altos, ms antiguos y ms recientes. Adems, Microsoft Office Access 2007 incluye una nueva caracterstica denominada Fila Total que se puede usar para realizar un recuento de los datos de una hoja de datos sin tener que modificar el diseo de la consulta.

Qu desea hacer?
Obtener informacin sobre cmo realizar un recuento de los datos Contar datos mediante una fila Total Realizar un recuento de los datos mediante una consulta de totales Referencia a las funciones de agregado

Obtener informacin sobre cmo realizar un recuento de los datos

Se puede contar el nmero de elementos incluidos en un campo (una columna de valores) mediante la funcin Cuenta. La funcin Cuenta forma parte de un grupo de funciones denominadas funciones de agregado, que se usan para realizar un clculo en una columna de datos y devolver un solo valor. Access incluye varias funciones de agregado adems de la funcin Cuenta, como: Suma para sumar una columna de nmeros. Promedio para calcular el promedio de una columna de nmeros. Mximo para buscar el valor ms alto de un campo. Mnimo para buscar el valor ms bajo de un campo. Desviacin estndar para medir el grado de dispersin de los valores con respecto a un promedio (una media).

Varianza para medir la varianza estadstica de todos los valores de una columna. Office Access 2007 permite agregar la funcin Cuenta y otras funciones de agregado a una consulta de dos maneras distintas. Se puede: Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La nueva caracterstica Fila Total incluida en Office Access 2007 permite usar una funcin de agregado en una o varias columnas del conjunto de resultados de una consulta sin tener que cambiar el diseo de la consulta. Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros. Por ejemplo, para calcular subtotales de todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar los registros por la categora deseada y, a continuacin, sumar las cifras de ventas. En cambio, una fila Total calcula los totales generales de una o varias columnas (campos) de datos.
NOTA

En las secciones referentes a los procedimientos incluidas en este documento se hace hincapi en el uso de la

funcin Cuenta, pero recuerde que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las consultas. Para obtener ms informacin sobre el uso de las dems funciones de agregado, vea Referencia a las funciones de agregado ms adelante en este artculo. Para obtener ms informacin sobre cmo usar las dems funciones de agregado, vea el artculo Mostrar totales de columna en una hoja de datos. Los pasos de las siguientes secciones se explican cmo agregar una fila Total y cmo usar una consulta de totales para realizar un recuento de los datos. Cuando proceda, recuerde que la funcin Cuenta funciona con ms tipos de datos que las dems funciones de agregado. Por ejemplo, se puede ejecutar la funcin Cuenta con cualquier tipo de campo, salvo con los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor. En cambio, un gran nmero de las funciones de agregado funcionan nicamente con los datos de campos configurados con un tipo de datos especfico. Por ejemplo, la funcin Suma funciona nicamente con los campos configurados con el tipo de datos Nmero, Decimal o Moneda. Para obtener ms informacin sobre los tipos de datos que cada funcin requiere, vea Referencia a las funciones de agregado ms adelante en este artculo. Para obtener informacin general sobre los tipos de datos, vea el artculo Modificar o cambiar el tipo de datos definido para un campo. Volver al principio

Contar datos mediante una fila Total

Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a continuacin, seleccione la funcin Cuenta u otra funcin de agregado, como Suma, Mnimo, Mximo o Promedio. En esta seccin se explica cmo crear una consulta de seleccin bsica y agregar una fila Total.

Crear una consulta de seleccin bsica

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta.

2.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a continuacin, haga clic en Cerrar. Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la seccin superior del diseador de consultas. En esta ilustracin se muestra una tabla tpica en el diseador de consultas:

3.

Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta. Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir el campo que contiene los valores que desee contar. Cada campo aparece en una columna de la cuadrcula de diseo de la consulta.

4.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

5.

De manera opcional, vuelva a la vista Diseo y ajuste la consulta. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseo. A continuacin, podr ajustar la consulta agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna en la cuadrcula de diseo y presione SUPRIMIR.

6.

De manera opcional, guarde la consulta.

Agregar una fila Total

1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. Para hacerlo con una base de datos en formato de Access 2007, haga clic con el botn secundario en la ficha de documento correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Hoja de datos. O bien, Para una base de datos creada con una versin antigua de Access, en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la flecha situada debajo de Vista y haga clic en Vista Hoja de datos. O bien, En el panel de exploracin, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y se cargan los resultados en una hoja de datos. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Aparece una nueva fila Total debajo de la ltima fila de datos de la hoja de datos. 3. En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuacin, seleccione Cuenta en la lista.

Ocultar una fila Total

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales. Para obtener ms informacin sobre cmo usar una fila Total, vea el artculo Mostrar totales de columna en una hoja de datos. Volver al principio

Realizar un recuento de los datos mediante una consulta de totales

Se realiza un recuento de los datos mediante una consulta de totales en vez de una fila Total cuando hay que contar algunos o todos los registros devueltos por una consulta. Por ejemplo, se puede realizar un recuento de las transacciones de ventas o de las transacciones realizadas en una sola ciudad. En general, se usa una consulta de totales en vez de una fila Total cuando se necesita usar el valor resultante en otra parte de la base de datos, como puede ser un informe.

Contar todos los registros de una consulta

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta.

2.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta y, a continuacin, haga clic en Cerrar. La tabla aparece en una ventana en la seccin superior del diseador de consultas.

3.

Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta y asegrese de incluir el campo del que desee realizar el recuento. Se puede realizar un recuento de los campos con la mayora de los tipos de datos, siendo la excepcin los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.

4.

En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales. La fila Total aparece en la cuadrcula de diseo y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.

5.

En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista resultante.

6.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

7.

De manera opcional, guarde la consulta.

Contar registros en un grupo o una categora

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta.

2.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a continuacin, haga clic en Cerrar. Las tablas aparecen en una ventana en la seccin superior del diseador de consultas.

3.

Haga doble clic en el campo que contenga los datos de categora y en el campo que contenga los valores que desee contar. La consulta no puede contener otros campos descriptivos.

4.

En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales. La fila Total aparece en la cuadrcula de diseo y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.

5.

En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista resultante.

6.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

7.

De manera opcional, guarde la consulta. Volver al principio

Referencia a las funciones de agregado

En la siguiente tabla se muestran y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se pueden usar en la fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye ms funciones de agregado para las consultas que para la fila Total. Adems, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server), se puede usar el conjunto ms amplio de funciones de agregado de SQL Server.
Funcin Suma Promedio Descripcin Suma los elementos de una columna. Funciona nicamente con datos numricos y monetarios. Calcula el valor medio de una columna. La columna debe contener datos numricos, de moneda o de fecha y hora. La funcin pasa por alto los valores nulos. Cuenta el nmero de elementos en una columna. Se usa con los tipos de datos Nmero, Decimal, Moneda Nmero, Decimal, Moneda, Fecha/Hora

Cuenta

Todos los tipos de datos, excepto los que contienen datos escalares extensibles y complejos, como una columna de listas multivalor. Para obtener ms informacin sobre las listas multivalor, vea los artculos Gua de campos multivalor y Agregar o cambiar un campo de bsqueda que permita almacenar varios valores. Nmero, Decimal, Moneda, Fecha/Hora

Mximo

Devuelve el elemento de mayor valor. En el caso de los datos de texto, el mayor valor es el ltimo valor alfabtico y Access no distingue maysculas de minsculas. La funcin pasa por alto los valores nulos. Devuelve el elemento de menor valor. En el caso de los datos de texto, el menor valor es el primer valor alfabtico y Access no distingue maysculas de minsculas. La funcin pasa por

Mnimo

Nmero, Decimal, Moneda, Fecha/Hora

alto los valores nulos. Desviacin estndar Mide el grado de dispersin de los valores con respecto a un promedio (una media). Para obtener ms informacin sobre cmo usar esta funcin, vea el artculo Mostrar totales de columna en una hoja de datos. Mide la varianza estadstica de todos los valores de la columna. Esta funcin se puede usar nicamente con datos numricos y monetarios. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access devuelve un valor nulo. Para obtener ms informacin sobre las funciones de varianza, vea el artculo Mostrar totales de columna en una hoja de datos. Nmero, Decimal, Moneda

Varianza

Nmero, Decimal, Moneda

Vea tambin

Crear una consulta basada en varias tablas Sumar datos mediante una consulta

Crear una consulta basada en varias tablas

Mostrar todo A veces, el proceso de crear y usar consultas es slo cuestin de seleccionar campos de una tabla, quizs aplicar algunos criterios y, a continuacin, ver los resultados. Pero, qu sucede si, como suele ser el caso, los datos se encuentran dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine informacin procedente de varios orgenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de ms de una tabla y se muestra cmo hacerlo.

Qu desea hacer?
Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la informacin de la consulta Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla Ver todos los registros de dos tablas similares

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la informacin de la consulta
Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la informacin necesaria, pero la extraccin de datos de otra tabla ayudara a que los resultados de la consulta fuesen an ms elocuentes y ms tiles. Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los resultados de una consulta. Es consciente de que sera ms til que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendr que incluir ambas tablas en la consulta.

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una tabla principal y una tabla relacionada
1. Asegrese de que las tablas tienen una relacin (relacin: asociacin que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) definida en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.).

Cmo? 1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. 2. 3. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Identifique las tablas que deberan tener una relacin definida. Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relacin definida. Una relacin aparece como una lnea que conecta las dos tablas en un campo comn. Puede hacer doble clic en una lnea de relacin para ver qu campos de las tablas estn conectados por la relacin. Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deber agregarlas. En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas. Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuacin, haga clic en Cerrar. 4. Si no encuentra ninguna relacin entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relacin entre las tablas deben tener el mismo tipo de datos.
NOTA

Se puede crear una relacin entre un campo con el tipo de datos Autonumrico (tipo de datos

Autonumrico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automticamente un nmero exclusivo para cada registro en el momento en que ste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de nmeros: secuencial, aleatorio e Id. de rplica.) y un campo con el tipo de datos Nmero (tipo de datos Numrico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos de campo diseado para datos numricos que se utilizarn en clculos matemticos. Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo, para mostrar o calcular valores de moneda.) si el tamao de ese campo est establecido en un entero largo. ste suele ser el caso cuando se crea una relacin uno a varios (relacin uno a varios: asociacin entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.). Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 5. Haga clic en Crear para crear la relacin. Para obtener ms informacin sobre las opciones de las que dispone al crear una relacin, vea el artculo Crear, modificar o eliminar una relacin. 6. Cierre la ventana Relaciones.

2.
3. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la informacin bsica que desee incluir en la consulta.

5.

En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a continuacin, haga clic en el botn de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta. Puede tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee usar para limitar las filas en los resultados mediante criterios.

6.

En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar para mejorar los resultados de la consulta.

7.

Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la consulta y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

8.

Bajo Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen. Si desea que la consulta no realice ninguna funcin de agregado (Suma, Promedio, Mn, Mx, Cuenta, DesvEst o Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una funcin de agregado, elija una consulta de resumen. Despus de elegir la opcin adecuada, haga clic en Siguiente.

9.

Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno

En el siguiente ejemplo, se usa el Asistente para consultas para crear una consulta que muestre una lista de pedidos, los gastos de envo de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.
NOTA

Este ejemplo implica la modificacin de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de

seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Usar el Asistente para consultas para crear la consulta

1. 2. 3. Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesin. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. 5. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envo para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. 6. 7. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente 8. Dado que est creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si est sumando los gastos de envo por empleado o realizando alguna otra funcin de agregado, usar una consulta de resumen. Haga clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro) y, a continuacin, en Siguiente. 9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envo as como el nombre y los apellidos del empleado responsable. Volver al principio

Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla
En muchas ocasiones, los datos de dos tablas estn relacionados a travs de una tercera tabla. Suele ser el caso cuando los datos de las dos primeras tablas estn relacionados a travs de una relacin varios a varios (relacin varios a varios: asociacin entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A menudo, se recomienda dividir una relacin varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a varios (relacin uno a varios: asociacin entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) que implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unin o tabla de relacin, que tiene una clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.) para cada una de las dems tablas. A continuacin, se crea una relacin uno a varios entre cada clave externa de la tabla de unin y la correspondiente clave principal de una de las dems tablas. En esos casos, es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos slo de dos de ellas.

Crear una consulta de seleccin mediante tablas con una relacin varios a varios
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Se abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee incluir en la consulta as como la tabla de unin que las vincula. A continuacin, haga clic en Cerrar. Las tres tablas aparecen en el rea de trabajo del diseo de la consulta, combinadas en los campos apropiados. 3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo aparecer en la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.) de la consulta. 4. En la cuadrcula de diseo de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar un criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificacin en la fila Mostrar correspondiente a ese campo. 5. Para ordenar los resultados en funcin de los valores de un campo, en la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cmo desee ordenar los registros) en la fila Ordenar correspondiente a ese campo.

6.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno

NOTA

Este ejemplo implica la modificacin de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de

seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo. Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Ro de Janeiro ha encontrado su pgina Web y es posible que desee hacer negocios. No obstante, slo operan en Ro de Janeiro y cerca de So Paulo. Suministran todas las categoras de productos de alimentacin a las que usted se dedica. Son una empresa bastante grande y desean estar seguros de que puede proporcionarles acceso a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un volumen de R$20.000,00 al ao en ventas (unos $9.300,00). Les puede suministrar el mercado que exigen? Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla Clientes y una tabla Detalles de pedidos. Estas tablas estn relacionadas entre s por la tabla Pedidos. Las relaciones entre las tablas ya estn definidas. En la tabla Productos, cada pedido slo puede tener un cliente, relacionado con la tabla Clientes por el campo IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos est relacionado slo con otro registro de la tabla Pedidos, por el campo IdPedido. Por lo tanto, un cliente dado puede tener muchos pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos detalles de pedidos. En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por ao, en las ciudades de Ro de Janeiro y So Paulo.

Crear la consulta en la vista Diseo

1. 2. Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesin. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de pedidos y, a continuacin, haga clic en Cerrar. Las tres tablas aparecen en el rea de trabajo del diseo de la consulta. 4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrcula de diseo de la consulta. 5. En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En ("Ro de Janeiro","So Paulo"). Esto hace que slo se incluyan en la consulta los registros en los que el cliente est en una de estas dos ciudades. 6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvo y PrecioUnidad. Los campos se agregan a la cuadrcula de diseo de la consulta.

7.

En la columna FechaEnvo, en la cuadrcula de diseo de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [FechaEnvo] por Ao: Formato([FechaEnvo],"aaaa"). Esto crea un alias de campo, Ao, que permite utilizar slo la parte del ao del valor del campo FechaEnvo.

8.

En la columna PrecioUnidad, en la cuadrcula de diseo de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]-[Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Esto crea un alias de campo, Ventas, que calcula las ventas para cada registro.

9.

En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas. Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrcula de diseo de la consulta.

10.

En la columna Ciudad en la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de fila. Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta devuelve una fila para cada ciudad).

11.

En la columna Ao, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de columna. Esto hace que aparezcan los valores de ao como encabezados de columna (es decir, la consulta devuelve una columna para cada ao).

12.

En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor. Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la interseccin de filas y columnas (es decir, la consulta devuelve un valor de ventas para cada combinacin de ciudad y ao).

13.

En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma. Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna. Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar por porque desea ver el valor de estas columnas y no valores agregados.

14.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por ao en Ro de Janeiro y So Paulo. Volver al principio

Ver todos los registros de dos tablas similares

En ocasiones, se desea combinar los datos de dos tablas que tienen una estructura idntica pero una de ellas est ubicada en otra base de datos. Contemplemos el siguiente escenario. Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa para compartir datos con otro centro escolar de modo que ambos centros puedan mejorar su plan de estudios. Para algunas cuestiones que desea estudiar, sera mejor poder ver conjuntamente todos los registros de ambos centros escolares, en vez de ver los registros de cada centro por separado. Podra importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los datos del otro centro no se reflejaran en esa base de datos. Sera mejor vincularse a las tablas del otro centro y, a continuacin, crear consultas

que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo, podr analizar los datos como un solo conjunto, en vez de llevar a cabo dos anlisis e intentar interpretarlos como si fuese uno solo. Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idntica, se usa una consulta de unin (consulta de unin: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o ms consultas de seleccin.). Las consultas de unin no se pueden mostrar en la vista Diseo. Se crean mediante comandos SQL que se escriben en una ficha de objeto de la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseo, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.).

Crear una consulta de unin mediante dos tablas

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Se abre una nueva cuadrcula de diseo de consulta y aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 2. 3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Unin. La consulta cambia de la vista Diseo a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL est vaca. 4. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor baja una lnea en la vista SQL. 5. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Despus, presione ENTRAR. 6. Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del nombre del campo, un operador de comparacin (normalmente, el signo igual (=)) y el criterio. Para agregar criterios adicionales al final de la clusula WHERE, use la palabra clave AND y aplique la misma sintaxis usada para el primer criterio; por ejemplo, WHERE [NivelClase]="100" AND [HorasCrdito]>2. Cuando termine de especificar los criterios, presione ENTRAR. 7. 8. Escriba UNION y, a continuacin, presione ENTRAR. Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. De esta tabla, deber incluir los mismos campos que los campos que incluy de la primera tabla, y en el mismo orden. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione ENTRAR. 9. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. Despus, presione ENTRAR. 10. 11. 12. Si lo desea, agregue una clusula WHERE, segn las indicaciones del paso 6 de este procedimiento. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Los resultados aparecern en la vista Hoja de datos. Volver al principio

Vea tambin

Combinar tablas y consultas Ejecutar una consulta Ejemplos de criterios de consulta Sumar datos mediante una consulta Usar parmetros en consultas e informes

Combinar tablas y consultas

Mostrar todo Cuando se incluyen varias tablas en una consulta, se usan combinaciones que ayudan a obtener los resultados deseados. Una combinacin ayuda a que la consulta devuelva nicamente los registros deseados de cada tabla, basndose en cmo esas tablas estn relacionadas con otras tablas en la consulta. En este artculo se proporciona informacin conceptual sobre las combinaciones, se abordan los distintos tipos de combinacin y se muestra cmo usarlas.

En este artculo
Introduccin Combinaciones internas Combinaciones externas Combinaciones cruzadas Combinaciones de desigualdad Quitar una combinacin

Introduccin
Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel ms bsico, de tablas que guardan relaciones lgicas entre ellas. Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en comn. Una relacin viene representada en una consulta por medio de una combinacin. Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en las relaciones que se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no representan relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las tablas o adems de ellas) como origen de los datos de una consulta, se pueden crear combinaciones entre las consultas de origen y tambin entre esas consultas y todas las tablas que se usen como origen de datos. Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que deben cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinacin se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila. Hay cuatro tipos bsicos de combinacin: combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones cruzadas y combinaciones de desigualdad. En este artculo se aborda cada tipo de combinacin que se puede usar, por qu se usa cada uno de los tipos y cmo se crean las combinaciones. Volver al principio

Combinaciones internas
Las combinaciones internas son el tipo de combinacin ms comn. Indican a una consulta que las filas de una de las tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basndose en los datos incluidos en los campos combinados. Cuando se ejecuta una consulta con una combinacin interna, se incluirn en las operaciones de consulta nicamente las filas en las que haya un valor comn en ambas tablas combinadas.

Por qu se usa una combinacin interna?

Se usa una combinacin interna cuando se desea que se devuelvan nicamente las filas de ambas tablas de la combinacin que coinciden en el campo combinado.

Cmo se usa una combinacin interna?

En la mayora de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinacin interna. Si se han creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Access crea automticamente las combinaciones internas cuando se agregan tablas relacionadas en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) de la consulta. Si se aplica la integridad referencial (integridad referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan registros.), Access muestra asimismo "1" sobre la lnea de combinacin para indicar la tabla del lado "uno" de una relacin uno a varios (relacin uno a varios: asociacin entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) as como el smbolo de infinito () para indicar la tabla del lado "varios". Aunque no se hayan creado relaciones, Access crea automticamente combinaciones internas si se agregan dos tablas a una consulta y cada una de esas tablas tiene un campo con un tipo de datos igual o compatible y uno de los campos combinados es una clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.). Los smbolos de "uno" y "varios" no se muestran en este caso porque no se aplica la integridad referencial. Si se agregan consultas a una consulta y no se crean relaciones entre esas consultas, Access no crea automticamente combinaciones internas entre esas consultas o entre las consultas y las tablas. En general, es el usuario quien tiene que crearlas. Para crear una combinacin interna, se arrastra un campo de un origen de datos a un campo de otro origen de datos. Access muestra una lnea entre los dos campos para indicar que se ha creado una combinacin. Sintaxis SQL para una combinacin interna Las combinaciones internas se especifican en SQL en la clusula FROM, tal y como se muestra a continuacin: FROM tabla1 INNER JOIN tabla2 ON tabla1.campo1 operadordecomparacin tabla2.campo2 La operacin INNER JOIN consta de las siguientes partes:
Parte Descripcin Nombres de las tablas cuyos registros se combinan. Nombres de los campos que se combinan. Si no son numricos, los campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo

tabla1, tabla2 campo1, campo2

de datos: caracterstica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.

operadordecomparacin

Cualquier operador de comparacin relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

Para obtener ms informacin sobre la sintaxis de las combinaciones internas, vea el tema Operacin INNER JOIN.

Combinaciones externas
Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la combinacin coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla as como las filas de la otra tabla que comparten un valor comn en ambos lados de la combinacin. Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una combinacin izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la declaracin SQL de la clusula FROM y slo las filas de la otra tabla donde el campo de combinacin contiene valores comunes de ambas tablas. En una combinacin derecha, la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de la declaracin SQL de la clusula FROM y slo las filas de la otra tabla donde el campo de combinacin contiene valores comunes de ambas tablas.
NOTA

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Se puede saber fcilmente qu tabla es la de la izquierda o la de la derecha en una combinacin; para ello basta

con hacer doble clic en la combinacin y consultar el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. Tambin puede cambiar a la vista SQL y examinar la clusula FROM. Dado que algunas de las filas en un lado de una combinacin externa no tendrn filas correspondientes en la otra tabla, algunos de los campos devueltos en los resultados de la consulta de esa otra tabla estarn vacos cuando no coinciden las filas.

Por qu se usa una combinacin externa?

Se usa una combinacin externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de las tablas de la combinacin y se desea que la consulta devuelva slo las filas de la otra tabla que coinciden con la primera tabla del campo de combinacin.

Cmo se usa una combinacin externa?

Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.

Convertir una combinacin interna en una combinacin externa

1. En la vista Diseo de la consulta, haga doble clic en la combinacin que desee cambiar. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. 2. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, observe las opciones situadas junto a la opcin 2 y la opcin 3. 3. 4. Haga clic en la opcin que desee usar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Access muestra la combinacin as como una flecha que va desde el origen de datos donde estarn incluidas todas las filas hasta el origen de datos donde estarn incluidas slo las filas que cumplan la condicin de combinacin.

Sintaxis SQL para una combinacin externa Las combinaciones externas se especifican en SQL en la clusula FROM, tal y como se muestra a continuacin: FROM tabla1 [ LEFT | RIGHT ] JOIN tabla2 ON tabla1.campo1 operadordecomparacin tabla2.campo2 Las operaciones LEFT JOIN y RIGHT JOIN constan de las siguientes partes:
Parte Descripcin Nombres de las tablas cuyos registros se combinan. Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: caracterstica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre. Cualquier operador de comparacin relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

tabla1, tabla2 campo1, campo2

operadordecomparacin

Para obtener ms informacin sobre la sintaxis de las combinaciones externas, vea el tema Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN.

Combinaciones cruzadas
Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan explcitamente en Office Access 2007. En una combinacin cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano. Cada vez que se ejecuta una consulta con tablas que no estn explcitamente combinadas, se genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias, aunque hay casos en los que pueden resultar tiles.

Por qu se usa una combinacin cruzada?

Se usa una combinacin cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las filas de dos tablas o consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un ao fantstico y est considerando la posibilidad de ofrecer descuentos a sus clientes. Podr crear una consulta que sume las compras de cada cliente, crear una pequea tabla con los posibles porcentajes de descuento y combinar las dos en otra consulta que lleve a cabo una combinacin cruzada. El resultado ser una consulta que muestre un conjunto de descuentos hipotticos para cada cliente.

Cmo se usa una combinacin cruzada?

Se genera una combinacin cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se crea al menos una combinacin explcita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de cada tabla o consulta que no est explcitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada dos filas de los resultados. Contemplemos el caso de los descuentos del prrafo anterior. Supongamos que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de descuento. La combinacin cruzada genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5). Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un nmero considerable de filas en los resultados de consulta. Es ms, estos resultados suelen no tener sentido porque, si en realidad la intencin no es combinar cada fila con cada dos filas, la mayora de las filas combinadas que aparecen en los resultados no tendrn ningn sentido. En ltimo lugar, las consultas que usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse.

Combinacin cruzada involuntaria en la vista Diseo de la consulta.

Los campos rodeados de un crculo deben estar combinados.

Producto cruzado devuelto por la combinacin cruzada involuntaria arriba representada.

Observe el nmero considerable de registros.

Resultados despus de crearse la combinacin correcta.

Observe que el nmero de registros es mucho menor. Volver al principio

Combinaciones de desigualdad
Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una combinacin puede basarse en cualquier operador de comparacin, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan combinaciones de desigualdad.

Por qu se usa una combinacin de desigualdad?

Si se desea combinar las filas de dos orgenes de datos basndose en los valores de campo que no son iguales, se usa una combinacin de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de comparacin mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien, menor o igual que (<=). Las combinaciones de desigualdad que se basan en el operador no es igual a (<>) pueden devolver casi tantas filas como las combinaciones cruzadas, por lo que los resultados pueden ser difciles de interpretar.

Cmo se usa una combinacin de desigualdad?

Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseo. Si desea usarlas, deber hacerlo en la vista SQL. Sin embargo, se puede crear una combinacin en la vista Diseo, cambiar a la vista SQL, buscar el operador de comparacin igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Despus, slo podr abrir la consulta en la vista Diseo si cambia primero el operador de comparacin al operador igual a (=) en la vista SQL. Volver al principio

Quitar una combinacin

Si crea una combinacin por equivocacin, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos, podr eliminarla. Para eliminar una combinacin: 1. 2. O bien, En la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic con el botn secundario en la combinacin que desee quitar y, a continuacin, haga clic en Eliminar. Volver al principio
Vea tambin

En la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic en la combinacin que desee quitar. Presione SUPR.

Crear una consulta basada en varias tablas Crear, modificar o eliminar una relacin Gua de relaciones de tablas Operacin INNER JOIN Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN

Crear una consulta basada en varias tablas

Mostrar todo A veces, el proceso de crear y usar consultas es slo cuestin de seleccionar campos de una tabla, quizs aplicar algunos criterios y, a continuacin, ver los resultados. Pero, qu sucede si, como suele ser el caso, los datos se encuentran dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine informacin procedente de varios orgenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de ms de una tabla y se muestra cmo hacerlo.

Qu desea hacer?
Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la informacin de la consulta Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla Ver todos los registros de dos tablas similares

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la informacin de la consulta
Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la informacin necesaria, pero la extraccin de datos de otra tabla ayudara a que los resultados de la consulta fuesen an ms elocuentes y ms tiles. Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los resultados de una consulta. Es consciente de que sera ms til que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendr que incluir ambas tablas en la consulta.

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una tabla principal y una tabla relacionada

1.

Asegrese de que las tablas tienen una relacin (relacin: asociacin que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) definida en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.). Cmo? 1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. 2. 3. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Identifique las tablas que deberan tener una relacin definida. Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relacin definida. Una relacin aparece como una lnea que conecta las dos tablas en un campo comn. Puede hacer doble clic en una lnea de relacin para ver qu campos de las tablas estn conectados por la relacin. Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deber agregarlas. En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas. Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuacin, haga clic en Cerrar. 4. Si no encuentra ninguna relacin entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relacin entre las tablas deben tener el mismo tipo de datos.
NOTA

Se puede crear una relacin entre un campo con el tipo de datos Autonumrico (tipo de datos

Autonumrico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automticamente un nmero exclusivo para cada registro en el momento en que ste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de nmeros: secuencial, aleatorio e Id. de rplica.) y un campo con el tipo de datos Nmero (tipo de datos Numrico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos de campo diseado para datos numricos que se utilizarn en clculos matemticos. Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo, para mostrar o calcular valores de moneda.) si el tamao de ese campo est establecido en un entero largo. ste suele ser el caso cuando se crea una relacin uno a varios (relacin uno a varios: asociacin entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.). Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 5. Haga clic en Crear para crear la relacin. Para obtener ms informacin sobre las opciones de las que dispone al crear una relacin, vea el artculo Crear, modificar o eliminar una relacin. 6. Cierre la ventana Relaciones.

2.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

3.

En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

4.

En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la informacin bsica que desee incluir en la consulta.

5.

En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a continuacin, haga clic en el botn de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta. Puede tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee usar para limitar las filas en los resultados mediante criterios.

6.

En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar para mejorar los resultados de la consulta.

7.

Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la consulta y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

8.

Bajo Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen. Si desea que la consulta no realice ninguna funcin de agregado (Suma, Promedio, Mn, Mx, Cuenta, DesvEst o Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una funcin de agregado, elija una consulta de resumen. Despus de elegir la opcin adecuada, haga clic en Siguiente.

9.

Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno

En el siguiente ejemplo, se usa el Asistente para consultas para crear una consulta que muestre una lista de pedidos, los gastos de envo de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.
NOTA

Este ejemplo implica la modificacin de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de

seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Usar el Asistente para consultas para crear la consulta

1. 2. 3. Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesin. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. 5. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envo para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. 6. 7. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente

8.

Dado que est creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si est sumando los gastos de envo por empleado o realizando alguna otra funcin de agregado, usar una consulta de resumen. Haga clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro) y, a continuacin, en Siguiente.

9.

Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envo as como el nombre y los apellidos del empleado responsable. Volver al principio

Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla
En muchas ocasiones, los datos de dos tablas estn relacionados a travs de una tercera tabla. Suele ser el caso cuando los datos de las dos primeras tablas estn relacionados a travs de una relacin varios a varios (relacin varios a varios: asociacin entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A menudo, se recomienda dividir una relacin varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a varios (relacin uno a varios: asociacin entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) que implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unin o tabla de relacin, que tiene una clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.) para cada una de las dems tablas. A continuacin, se crea una relacin uno a varios entre cada clave externa de la tabla de unin y la correspondiente clave principal de una de las dems tablas. En esos casos, es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos slo de dos de ellas.

Crear una consulta de seleccin mediante tablas con una relacin varios a varios
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Se abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee incluir en la consulta as como la tabla de unin que las vincula. A continuacin, haga clic en Cerrar. Las tres tablas aparecen en el rea de trabajo del diseo de la consulta, combinadas en los campos apropiados. 3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo aparecer en la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.) de la consulta.

4.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar un criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificacin en la fila Mostrar correspondiente a ese campo.

5.

Para ordenar los resultados en funcin de los valores de un campo, en la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cmo desee ordenar los registros) en la fila Ordenar correspondiente a ese campo.

6.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno

NOTA

Este ejemplo implica la modificacin de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de

seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo. Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Ro de Janeiro ha encontrado su pgina Web y es posible que desee hacer negocios. No obstante, slo operan en Ro de Janeiro y cerca de So Paulo. Suministran todas las categoras de productos de alimentacin a las que usted se dedica. Son una empresa bastante grande y desean estar seguros de que puede proporcionarles acceso a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un volumen de R$20.000,00 al ao en ventas (unos $9.300,00). Les puede suministrar el mercado que exigen? Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla Clientes y una tabla Detalles de pedidos. Estas tablas estn relacionadas entre s por la tabla Pedidos. Las relaciones entre las tablas ya estn definidas. En la tabla Productos, cada pedido slo puede tener un cliente, relacionado con la tabla Clientes por el campo IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos est relacionado slo con otro registro de la tabla Pedidos, por el campo IdPedido. Por lo tanto, un cliente dado puede tener muchos pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos detalles de pedidos. En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por ao, en las ciudades de Ro de Janeiro y So Paulo.

Crear la consulta en la vista Diseo

1. 2. Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesin. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de pedidos y, a continuacin, haga clic en Cerrar. Las tres tablas aparecen en el rea de trabajo del diseo de la consulta. 4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrcula de diseo de la consulta.

5.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En ("Ro de Janeiro","So Paulo"). Esto hace que slo se incluyan en la consulta los registros en los que el cliente est en una de estas dos ciudades.

6.

En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvo y PrecioUnidad. Los campos se agregan a la cuadrcula de diseo de la consulta.

7.

En la columna FechaEnvo, en la cuadrcula de diseo de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [FechaEnvo] por Ao: Formato([FechaEnvo],"aaaa"). Esto crea un alias de campo, Ao, que permite utilizar slo la parte del ao del valor del campo FechaEnvo.

8.

En la columna PrecioUnidad, en la cuadrcula de diseo de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]-[Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Esto crea un alias de campo, Ventas, que calcula las ventas para cada registro.

9.

En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas. Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrcula de diseo de la consulta.

10.

En la columna Ciudad en la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de fila. Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta devuelve una fila para cada ciudad).

11.

En la columna Ao, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de columna. Esto hace que aparezcan los valores de ao como encabezados de columna (es decir, la consulta devuelve una columna para cada ao).

12.

En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor. Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la interseccin de filas y columnas (es decir, la consulta devuelve un valor de ventas para cada combinacin de ciudad y ao).

13.

En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma. Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna. Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar por porque desea ver el valor de estas columnas y no valores agregados.

14.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por ao en Ro de Janeiro y So Paulo. Volver al principio

Ver todos los registros de dos tablas similares

En ocasiones, se desea combinar los datos de dos tablas que tienen una estructura idntica pero una de ellas est ubicada en otra base de datos. Contemplemos el siguiente escenario. Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa para compartir datos con otro centro escolar de modo que ambos centros puedan mejorar su plan de estudios. Para algunas cuestiones que

desea estudiar, sera mejor poder ver conjuntamente todos los registros de ambos centros escolares, en vez de ver los registros de cada centro por separado. Podra importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los datos del otro centro no se reflejaran en esa base de datos. Sera mejor vincularse a las tablas del otro centro y, a continuacin, crear consultas que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo, podr analizar los datos como un solo conjunto, en vez de llevar a cabo dos anlisis e intentar interpretarlos como si fuese uno solo. Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idntica, se usa una consulta de unin (consulta de unin: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o ms consultas de seleccin.). Las consultas de unin no se pueden mostrar en la vista Diseo. Se crean mediante comandos SQL que se escriben en una ficha de objeto de la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseo, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.).

Crear una consulta de unin mediante dos tablas

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Se abre una nueva cuadrcula de diseo de consulta y aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 2. 3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Unin. La consulta cambia de la vista Diseo a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL est vaca. 4. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor baja una lnea en la vista SQL. 5. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Despus, presione ENTRAR. 6. Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del nombre del campo, un operador de comparacin (normalmente, el signo igual (=)) y el criterio. Para agregar criterios adicionales al final de la clusula WHERE, use la palabra clave AND y aplique la misma sintaxis usada para el primer criterio; por ejemplo, WHERE [NivelClase]="100" AND [HorasCrdito]>2. Cuando termine de especificar los criterios, presione ENTRAR. 7. 8. Escriba UNION y, a continuacin, presione ENTRAR. Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. De esta tabla, deber incluir los mismos campos que los campos que incluy de la primera tabla, y en el mismo orden. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione ENTRAR. 9. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. Despus, presione ENTRAR. 10. Si lo desea, agregue una clusula WHERE, segn las indicaciones del paso 6 de este procedimiento.

11. 12.

Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Los resultados aparecern en la vista Hoja de datos. Volver al principio

Vea tambin

Combinar tablas y consultas Ejecutar una consulta

Crearunaconsultadeactualizacin Enesteartculoseexplicacmocrearyejecutarunaconsultadeactualizacin.Seusaestetipode consultaparaactualizarocambiardatosenunconjuntoderegistros. NotaCuandoproceda,recuerdequenosepuedeusarunaconsultadeactualizacinparaagregar registrosnuevosaunabasededatosniparaeliminarregistroscompletosdeunabasededatos.Para agregarregistrosnuevosseusaunaconsultadedatosanexados,yparaeliminarregistroscompletos seusaunaconsultadeeliminacin.Noobstante,sepuedeusarunaconsultadeactualizacinpara establecerlosdatosdeunoovarioscamposenunvalornulo,uncambioquetieneelmismoefecto queeliminarpartedeunregistro.Asimismo,sepuedeusarunaconsultadeactualizacinpara reemplazarvaloresnulosconotrosdatos,uncambioquetieneelmismoefectoqueagregardatos. Paraobtenermsinformacinsobrelasconsultasdedatosanexados,veaelartculoCrearuna consultadedatosanexados.Paraobtenermsinformacinsobrecmousarlasconsultasde eliminacinparaquitardatosycmousarlasconsultasdeactualizacinparaestablecerlosdatos existentesenNULL,veaelartculoUsarconsultasparaeliminarunoovariosregistrosdeunabasede datos. Enesteartculo Obtenerinformacinsobrelasconsultasdeactualizacin Realizarunacopiadeseguridaddelosdatos Evitarqueelmododeshabilitadobloqueeunaconsulta Crearyejecutarunaconsultadeactualizacin Actualizarlosdatosdeunatablaconlosdatosdeotratabla Obtenerinformacinsobrelasconsultasdeactualizacin Lasconsultasdeactualizacinseusanparaagregar,cambiaroeliminarlosdatosdeunoovarios registrosexistentes.LasconsultasdeactualizacinsonunaespeciedecuadrodedilogoBuscary reemplazaravanzado.Seespecificanuncriteriodeseleccin(elequivalenteaproximadodeuna cadenadebsqueda)yuncriteriodeactualizacin(elequivalenteaproximadodeunacadenade reemplazo).AdiferenciadelcuadrodedilogoBuscaryreemplazar,lasconsultasdeactualizacin aceptanvarioscriterios,permitenactualizarungrannmeroderegistrosalavezypermitencambiar registrosenvariastablasalavez. Recuerdeestasreglasamedidaqueavance: Nosepuedeusarunaconsultadeactualizacinparaagregarregistrosnuevosaunatabla,perose puedencambiarvaloresnulosexistentesavaloresquenoseannulos.Paraagregarregistrosnuevos aunaovariastablas,seusaunaconsultadedatosanexados. Paraobtenermsinformacinsobrelasconsultasdedatosanexados,veaelartculoCrearuna consultadedatosanexados.

Nosepuedeusarunaconsultadeactualizacinparaeliminarregistroscompletos(filas)deunatabla, perosepuedencambiarvaloresnonulosexistentesavaloresnulos.Paraeliminarregistros completos(unprocesoporelqueseeliminaasimismoelvalordeclaveprincipal),sedebeusaruna consultadeeliminacin. Paraobtenermsinformacinsobrelasconsultasdeeliminacin,veaelartculoUsarunaconsulta deeliminacinparaeliminarunoovariosregistrosdeunabasededatos. Sepuedeusarunaconsultadeactualizacinparacambiartodoslosdatosdeunconjuntode registros. Adems,nosepuedeejecutarunaconsultadeactualizacinconvariostiposdecamposdetabla: Camposquesonelresultadodeunclculo.Losvaloresenloscamposcalculadosnoresiden permanentementeenlastablas;existennicamenteenlamemoriatemporaldelequipodespusde queAccessloscalcule.Dadoqueloscamposcalculadosnotienenunaubicacindealmacenamiento permanente,nosepuedenactualizar. Camposqueusanconsultasdetotalesoconsultasdetablasdereferenciascruzadascomoorigende registros. CamposdetipoAutonumrico.LosvaloresenloscamposdetipoAutonumricocambian nicamentecuandoseagregaunregistroaunatabla. Camposenlasconsultasdeunin. Camposenlasconsultasdevaloresnicosylasconsultasderegistrosnicos,quesonconsultasque devuelvenvaloresoregistrosnoduplicados.Estareglaseaplicacuandoseusaunaconsultade actualizacinytambincuandoseintentaactualizardatosmanualmenteespecificandovaloresenun formularioounahojadedatos. Clavesprincipalesqueparticipanenlasrelacionesdetablas,amenosqueseconfigurenlas relacionesdemodoqueseactualicenautomticamenteencascadaelcampodeclaveytodoslos camposrelacionados.Siseactualizaencascada,Accessactualizaautomticamentelosvaloresde claveexternaenunatablasecundaria(latablaenelladovariosdeunarelacinunoavarios)cuando secambiaunvalordeclaveprincipalenunatablaprimaria(latablaenelladounodeunarelacin unoavarios). NotaNosepuedenactualizarencascadalosregistrosqueusenuncampodetipoAutonumrico paragenerarvaloresdeclaveprincipal. Paraobtenerinformacinsobrecmoactivarydesactivarlasactualizacionesencascada,vea Habilitarlasactualizacionesencascada,msadelanteenesteartculo. Paraobtenerinformacingeneralsobreotrasformasdeagregarregistrosaunabasededatoso cambiarlosdatosexistentes,veaelartculoAgregarunoovariosregistrosaunabasededatos. Volveralprincipio Realizarunacopiadeseguridaddelosdatos Serecomiendarealizarunacopiadeseguridaddelabasededatosantesdeejecutarunaconsultade actualizacin.Nosepuedendeshacerlosresultadosdeunaconsultadeactualizacin,porloquecon unacopiadeseguridadseaseguradepoderinvertirsiempreloscambios. HagaclicenelBotnMicrosoftOffice ,seleccioneAdministrary,acontinuacin,hagaclicen Administrarestabasededatos. EnelcuadrodedilogoGuardarcopiadeseguridadcomo,especifiqueunnombreyunaubicacin paralacopiadeseguridady,acontinuacin,hagaclicenGuardar.

Accesscierraelarchivooriginal,creaunacopiadeseguridady,acontinuacin,vuelveaabrirel archivooriginal. Paravolveraunacopiadeseguridad,cierreelarchivooriginalycambiesunombredemodoquese puedausarelnombredelaversinoriginalparalacopiadeseguridad.Asigneelnombredela versinoriginalalacopiadeseguridady,acontinuacin,abralacopiadeseguridadconelnombre cambiadoenAccess. Volveralprincipio Evitarqueelmododeshabilitadobloqueeunaconsulta Deformapredeterminada,Accessdeshabilitatodaslasconsultasdeaccin(consultasde actualizacin,consultasdedatosanexados,consultasdeeliminacinyconsultasdecreacinde tabla),amenosquelabasededatosresidaenunaubicacindeconfianza,obien,amenosquela basededatosestfirmadayseadeconfianza.Sinoeselcaso,sepuedehabilitarlaconsultaparala actualsesindebasededatoshaciendoclicenHabilitarcontenidoenlabarrademensajes. Siintentaejecutarunaconsultadeaccinyparecequenosucedenada,compruebesienlabarrade estadodeAccessapareceelsiguientemensaje: Elmododeshabilitadohabloqueadolaaccinoelevento. Siveestemensaje,sigaelprocedimientoquesedescribeacontinuacin: Habilitarelcontenidobloqueado Enlabarrademensajes,hagaclicenOpciones. AparecerelcuadrodedilogoConfiarenOffice. HagaclicenHabilitarestecontenidoy,acontinuacin,hagaclicenAceptar. Vuelvaaejecutarlaconsulta. SinovelaBarrademensajes HagaclicenlafichaHerramientasdebasededatos,yenelgrupoMostraruocultar,hagaclicen Barrademensajes. ParaobtenermsinformacinsobreelmododeshabilitadoylaseguridadenAccess,veaelartculo ProtegerunabasededatosdeAccess2007. Volveralprincipio Crearyejecutarunaconsultadeactualizacin Laformamsseguradeusarunaconsultadeactualizacinescrearprimerounaconsultade seleccinquepruebeloscriteriosdeseleccin.Supongamos,porejemplo,quedeseaactualizaruna seriedecamposS/NodeNoaSparaunclientedeterminado.Paraello,puedeagregarcriteriosala consultadeseleccinhastaquedevuelvatodoslosregistrosdeeseclientequecontenganNo. Cuandoestsegurodequelaconsultadevuelvelosregistroscorrectos,convirtalaenunaconsulta deactualizacin,especifiqueloscriteriosdeactualizaciny,acontinuacin,ejecutelaconsultapara cambiarlosvaloresseleccionados.Enlospasosdeestaseccinseexplicacmocrearunaconsulta deseleccinydespusconvertirlaenunaconsultadeactualizacin. Crearunaconsultadeseleccin Abralabasededatosquecontengalosregistrosquedeseeactualizar. EnlafichaCrear,enelgrupoOtros,hagaclicenDiseodeconsulta.

SeabreeldiseadordeconsultasyseabreelcuadrodedilogoMostrartabla.

Seleccionelatablaolastablasquecontenganlosregistrosquedeseeactualizar,hagaclicenAgregar y,acontinuacin,hagaclicenCerrar. Lastablasaparecencomounaovariasventanaseneldiseadordeconsultasymuestrantodoslos camposdecadatabla.Enlasiguienteilustracinsemuestraeldiseadordeconsultasconunatabla tpica.

Hagadobleclicenloscamposquedeseeactualizar.Loscamposseleccionadosaparecenenlafila Campodelacuadrculadediseodelaconsulta. Puedeagregaruncampodetablaporcolumnaenlacuadrculadediseodelaconsulta. Paraagregarrpidamentetodosloscamposdeunatabla,hagadobleclicenelasterisco(*)situado enlapartesuperiordelalistadecamposdetabla.Enlasiguienteilustracinsemuestralacuadrcula dediseodelaconsultacontodosloscamposagregados.

Demaneraopcional,puedeespecificarunoovarioscriteriosenlafilaCriteriosdelacuadrculade diseodelaconsulta.Enlasiguientetablasemuestranalgunoscriteriosdeejemployseexplica cmoafectanalosresultadosdeunaconsulta. NotaEnmuchosdelosejemplosincluidosenestatablaseusancaracterescomodnparaquela consultaseamsflexibleymseficaz. Paraobtenermsinformacinsobreelusodeloscaracterescomodnenlasconsultas,veael artculoInformacindereferenciasobreloscaracterescomodnenAccess. Criterios >234 >="Daz" Entre#02.02.2007#Y Efecto Devuelvetodoslosnmerosmayoresque234.Parabuscartodoslosnmeros menoresque234,use<234. DevuelvetodoslosregistrosdesdeDazhastaelfinaldelalfabeto. Devuelvelasfechascomprendidasentreel2defebrerode2007yel1de

#01.12.2007#

diciembrede2007(ANSI89).SilabasededatosusaloscaracterescomodnANSI 92,usecomillassimples(')envezdesignosdealmohadilla(#).Porejemplo:Entre '02.02.2007'Y'01.12.2007'. Encuentratodoslosregistrosenlosqueelcontenidoexactodelcamponoes exactamenteiguala"Alemania".Elcriteriodevolverregistrosquecontienen caracteresademsde"Alemania,"como"Alemania(euro)"o"Europa (Alemania)". Buscatodoslosregistros,salvolosqueempiezanporT.Silabasededatosusalos caracterescomodnANSI92,useelsignodeporcentaje(%)envezdelasterisco (*). Buscatodoslosregistrosquenoterminenent.Silabasededatosutilizaeljuego decaracterescomodnANSI92,useelsignodeporcentaje(%)envezdelasterisco (*). Enunalista,buscatodoslosregistrosquecontenganCanadoReinoUnido. Enuncampodetexto,buscatodoslosregistrosqueempiecenporlasletras comprendidasentrelaAylaD,ambasinclusive.Silabasededatosusaeljuegode caracterescomodnANSI92,useelsignodeporcentaje(%)envezdelasterisco (*). Buscatodoslosregistrosqueincluyanlasecuenciadeletras"ar".Silabasede datosusaeljuegodecaracterescomodnANSI92,useelsignodeporcentaje(%) envezdelasterisco(*). Buscatodoslosregistrosqueempiecenpor"Casa"ycontenganunasegunda cadenade5letras,cuyascuatroprimerasletrasson"Dewe"ycuyaltimaletrase desconoce.SilabasededatosusaeljuegodecaracterescomodnANSI92,useel carcterdesubrayado(_)envezdelsignodeinterrogacin(?). Buscatodoslosregistrosdel2defebrerode2007.Silabasededatosusaeljuego decaracterescomodnANSI92,escribalafechaentrecomillassimples(')envez deusarsignosdealmohadilla(#);porejemplo,('02.02.2007'). UsalafuncinFechaparadevolvertodaslasfechasconunaantigedaddemsde 30das. UsalafuncinFechaparadevolvertodoslosregistrosquecontienenlafecha actual. UsalasfuncionesFechayAgregFechaparadevolvertodoslosregistrosentrela fechaactualytresmesesapartirdelafechaactual. Devuelvetodoslosregistrosquecontenganunvalornulo(enblancoosindefinir). Devuelvetodoslosregistrosquecontienenunvalor. Devuelvetodoslosregistrosquecontienenunacadenadelongitudcero.Las

Sin"Alemania"

Sin"T*"

Sin"*t"

En(Canad,Reino Unido) Como"[AD]*"

Como"*ar*"

Como"CasaDewe?"

#02.02.2007#

<Fecha()30 Fecha() EntreFecha()Y AgregFecha("M",3, Fecha()) EsNulo NoesNulo ""

cadenasdelongitudceroseutilizancuandoesnecesarioagregarunvaloraun campoobligatorio,peroannoseconoceelvalor.Porejemplo,uncampopuede requerirunnmerodefax,peropuedequealgunosclientesnotenganfax.Enese caso,seincluyeunpardecomillasdoblessinespaciosentreellas("")envezdeun nmero. EnlafichaDiseo,enelgrupoResultados,hagaclicenEjecutar. Compruebequelaconsultadevuelvelosregistrosquedeseeactualizar.Siesnecesario,puede seleccionarloscamposquenodeseeincluireneldiseodelaconsultaypresionarSUPRpara quitarlos.Adems,puedearrastrarcamposadicionalesalacuadrculadediseodelaconsulta. Realicelospasossiguientes. Actualizarregistros EnlafichaDiseo,enelgrupoTipodeconsulta,hagaclicenActualizar. Enesteprocedimientosemuestracmocambiarlaconsultadeseleccinaunaconsultade actualizacin.AccessagregalafilaActualizaraalacuadrculadediseodelaconsulta.Enla siguienteilustracinsemuestraunaconsultadeactualizacinquedevuelvetodoslosactivos compradosdespusdel5deenerode2005ycambialaubicacina"Almacn3"paratodoslos registrosquecumplenesecriterio.

Busqueelcampoquecontengalosdatosquedeseecambiaryescribalaexpresin(loscriteriosde cambio)enlafilaActualizaradeesecampo. PuedeusarcualquierexpresinvlidaenlafilaActualizara.Enestatablasemuestranalgunas expresionesdeejemployseexplicacmocambianlosdatos. Expresin "Vendedor" #10.08.2007# S "NP"&[NmeroPieza] [PrecioUnidad]*[Cantidad] [Transporte]*1,5 DSuma("[Cantidad]* [PrecioUnidad]", "Detallesdepedidos", "[IdProducto]="&[IdProducto]) Resultado Enuncampodetexto,cambiaunvalordetextoaVendedor. EnuncampodetipoFecha/Hora,cambiaunvalordefechaa10de agostode2007. EnuncampodetipoS/No,cambiaelvalorNoaS. Agrega"NP"alprincipiodecadanmerodepiezaespecificado. MultiplicalosvaloresdeloscamposPrecioUnidadyCantidad. AumentalosvaloresdeuncampodenominadoTransporteenun50 porciento. SilosvaloresdeIdProductodelatablaactualcoincidenconlosvalores deIdProductodelatabladenominadaDetallesdepedidos,esta expresinactualizalostotalesdeventasmultiplicandolosvaloresde uncampodenominadoCantidadporlosvaloresdeuncampo denominadoPrecioUnidad.LaexpresinusalafuncinDSumaporque funcionaconmsdeunatablaymsdeuncampodetabla.

Derecha([CdigoPostalEnvo],5)

Trunca(quita)loscaracteressituadosmsalaizquierdaenunacadena detextoounacadenanumricaydejaloscincocaracteressituados msaladerecha. Cambiaunvalornulo(desconocidoosindefinir)aunvalorcero(0)en uncampodenominadoPrecioUnidad.

SiInm(EsNulo([PrecioUnidad]),0, [PrecioUnidad])

EnlafichaDiseo,enelgrupoResultados,hagaclicenEjecutar. Apareceunmensajedealerta. HagaclicenSparaejecutarlaconsultayactualizarlosdatos. NotaCuandoejecutelaconsulta,talvezobservequefaltancamposenelconjuntoderesultados. Deformapredeterminada,silaconsultacontienecamposquenoseactualizan,Accessnomuestra esoscamposenlosresultados.Porejemplo,puedequeincluyacamposId.dedostablaspara asegurarsedequelaconsultadevuelveyusalosregistroscorrectos.SinoactualizaesoscamposId., Accessnolosmuestraenlosresultados. Volveralprincipio Actualizarlosdatosdeunatablaconlosdatosdeotratabla Ennumerososcasos,losusuariosdebasesdedatostienenqueactualizarlosdatosdeunatablacon losdatosdeotratabla.Yaungrannmerodeesosusuariosamenudolespareceunatareadifcilde realizar.Cuandotengaqueactualizarlosdatosdeunatablaconlosdatosdeotra,recuerdeesta regla:lostiposdedatosdeloscamposdeorigenydedestinodebencoincidirosercompatibles. Asimismo,cuandoseactualizanlosdatosdeunatablaconlosdatosdeotratablayseusantiposde datoscompatiblesenvezdetiposdedatoscoincidentes,Accessconviertelostiposdedatosdeesos camposenlatabladedestino.Comoresultado,algunosdelosdatosdeloscamposdedestino puedentruncarse(eliminarse).EnlaseccinRestriccionesdeconversindetiposdedatosse describenlasformasenquesepuedenynosepuedenconvertirlostiposdedatos.Enlatablase explicaasimismocundolaconversindeuntipodedatospuedecambiaroeliminaralgunosotodos losdatosdeuncampoascomoqudatospodraneliminarse. Elprocesodeactualizacindelosdatosdeunatablaconlosdatosdeotratablasecomponedelos siguientespasos: Creeunaconsultadeactualizacinyagreguelastablasdeorigenylasdedestinoalaconsulta. Combineesastablasenloscamposquecontienenlainformacinrelacionada. AgreguelosnombresdeloscamposdedestinoalafilaCampodelacuadrculadediseodela consulta. AgreguelosnombresdeloscamposdeorigenalafilaActualizaradelacuadrculadediseodela consultamediantelasiguientesintaxis:[tabla_de_origen].[campo_de_origen]. Enlospasosdescritosenestaseccinsesuponequeseusandostablassimilares.Enesteejemplo,la tablaClientesresideenunabasededatosheredadaycontienedatosmsrecientesquelatabla Compradores.Comopuedecomprobar,hancambiadoalgunosdelosnombresdedirectory, adems,algunasdelasdirecciones.Poresemotivo,sedecideactualizarlatablaCompradorescon losdatosdelatablaClientes. LatablaClientes Id.de client e Estadoo Cdig provinci o a postal Paso regin Telfon o

Nombre

Direccin

Ciudad

Contacto

Baldwin Museumof Science BlueYonder Airlines CohoWinery

Rodeodela Cruz477 Carlos Pellegrini 1263 C/Crcega 452 Av. Benavides 4858 Av.dela Constituci n2222 Ave.5de Mayo Porlamar Av.del Libertador 900 Carrera22 conAve. Carlos Soublette #835 Carrera22 conAve. Carlos Soublette #937

Caracas

DF

12345

Venezuel a Venezuel a Venezuel a Per

(505) 555 2122 (104) 555 2123 (206) 555 2124 (171) 555 2125 (7)555 2126 (206) 555 2125

Leonor Bernab David Santos Ezequiel Pic Manuel Pereira Julin Precio Carlos Hernnde z Carlos Gonzlez Felipe Izquierdo

San Cristbal I.de Margarit a Lima

Tchira

23456

Nueva Esparta Lima

34567

Contoso Pharmaceutical s FourthCoffee

45678

Ciudad de Mxico I.de Margarit a Buenos Aires Barinas

56789

Mxico

Consolidated Messenger GraphicDesign Institute Litware,Inc.

Nueva Esparta Buenos Aires Barinas

34567

Venezuel a

87654

Argentina (916) 555 2128 Venezuel a (503) 555 2129

31415

TailspinToys

Barinas

Barinas

31415

Venezuel a

(503) 555 2233

Guillermo Fernndez

LatablaCompradores Id.de cliente Nombre 1 Baldwin Museumof Science BlueYonder Airlines Direccin Rodeode laCruz 477 Carlos Pellegrini 1263 Ciudad Caracas Estadoo Cdigo Paso provincia postal regin DF 12345 Telfono Director Esteban Puerto David Santos

Venezuela (505) 555 2122 Venezuela (104) 555 2123

San Cristbal

Tchira

23456

CohoWinery

C/ Crcega 452

I.de Nueva Margarita Esparta Lima

34567

Venezuela (206) 555 2124 Per (171) 555 2125 (7)555 2126

Ezequiel Pic Manuel Pereira Julin Precio Cristina Portillo Mara Barrera Antonio Moreno

Contoso Av. Lima Pharmaceuticals Benavides 4858 FourthCoffee Calle Huevos 134 Ave.5de Mayo Porlamar Cerrito 333 Carrera 22con Ave. Carlos Soublette #835 Carrera 22con Ave. Carlos Soublette #937 Ciudad de Mxico

45678

56789

Mxico

Consolidated Messenger GraphicDesign Institute Litware,Inc.

I.de Nueva Margarita Esparta Buenos Aires Barinas Buenos Aires Barinas

34567

Venezuela (206) 555 2125 Argentina (916) 555 2128

87654

31415

Venezuela (503) 555 2129

TailspinToys

Barinas

Barinas

31415

Venezuela (503) 555 2233

Guillermo Fernndez

Cuandoproceda,recuerdeque,aunquelostiposdedatosdecadacampodetablanodeban coincidir,sdebensercompatibles,loquesignificaqueAccessdebepoderconvertirlosdatosdela tabladeorigenenuntipoquepuedausarlatabladedestino.Enalgunoscasos,puedequeel procesodeconversineliminealgunosdatos.Paraobtenermsinformacinsobrelasrestricciones deconversindelostiposdedatos,vealaseccinRestriccionesdeconversindetiposdedatos. Enlospasosquesedescribenacontinuacin,sesuponeelusodelasdostablasdeejemplo anteriores.Puedeadaptarlospasosparaqueseajustenasusdatos. Crearyejecutarlaconsultadeactualizacin EnlafichaCrear,enelgrupoOtros,hagaclicenDiseodeconsulta.

EnelcuadrodedilogoMostrartabla,hagadobleclicenlastablasdeorigenydedestinopara agregarlasalaconsulta.Cadatablaapareceenunaventanadeldiseadordeconsultas.Cuando terminedeagregarlastablas,hagaclicenCerrarparacerrarelcuadrodedilogoMostrartabla. Combinelastablasenloscamposquecontienenlainformacinrelacionada.Paraello,arrastreel camporelacionadodeunatablaycolqueloenelcampoequivalentedelaotratabla. Porejemplo,siusalastablasdeejemploanteriores,arrastreelcampoId.declientehastaelcampo Id.decomprador.Deestemodo,Accesscreaunarelacinentreesoscamposdelasdostablasyusa esarelacinparacombinarlosregistrosrelacionados. EnlafichaDiseo,enelgrupoTipodeconsulta,hagaclicenActualizar. Enlatabladedestino,hagadobleclicenloscamposquedeseeactualizar.Cadacampoapareceenla filaCampodelacuadrculadediseodelaconsulta. Siusalastablasdeejemplo,agreguetodosloscamposexceptoelcampoId.decomprador.Observe queelnombredelatabladedestinoapareceenlafilaTabladelacuadrculadediseo. EnlafilaActualizaradelaconsulta,encadaunadelascolumnasquecontienenuncampode destino,agregueelnombredelatabladeorigenydelcampodelatabladeorigencorrespondiente alcampodelatabladedestino.Asegresedeusarestasintaxis:[Tabla].[Campo].Losnombresdela tablaydelcampodebenaparecerentrecorchetesydebenirseparadosconunpunto Enestailustracin,dondeseusanlastablasdeejemplo,semuestrapartedelacuadrculadediseo. FjeseenlasintaxisdelosnombresdelatablaydelcampoenlafilaActualizara.

Cuandoproceda,recuerdequedebeescribircorrectamentelosnombresdelatablaydelcampoen lafilaActualizaraydeacuerdoconlapuntuacindelosnombresdetablaydecampooriginales.No obstante,noesnecesarioquecoincidanlasmaysculasyminsculas. EnlafichaDiseo,enelgrupoResultados,hagaclicenEjecutar. Cuandoselepidaqueconfirmelaactualizacin,hagaclicenS. Restriccionesdeconversindetiposdedatos EnestatablasemuestranlostiposdedatosproporcionadosporAccess,seexplicanlasrestricciones deconversindelostiposdedatosysedescribenbrevementelasprdidasdedatosquesepueden producirdurantelaconversin. Conversina estetipo Texto Deestetipo Memo Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Cambiosorestricciones Accesseliminatodosloscaracteres,salvolosprimeros255. Sinrestricciones. Sinrestricciones. Sinrestricciones. Sinrestricciones. Elvalor1(SenuncampoS/No)seconvierteenS.Elvalor0(Noen uncampoS/No)seconvierteenNo.

 Memo Nmero

Hipervnculo Texto Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Hipervnculo Texto

Accesstruncalosvnculosdemsde255caracteres. Sinrestricciones. Sinrestricciones. Sinrestricciones. Sinrestricciones. Sinrestricciones. Elvalor1(SenuncampoS/No)seconvierteenS.Elvalor0(Noen uncampoS/No)seconvierteenNo. Sinrestricciones. Eltextodebecomponersedenmerosascomodeseparadores decimalesydemonedavlidos.Elnmerodecaracteresenelcampo detipoTextodebeajustarsealtamaoconfiguradoparaelcampode tipoNmero. Paraobtenermsinformacinsobreeltamaodeloscampos numricos,veaelartculoInsertar,crearoeliminaruncampoque almacenavaloresnumricos. ElcampoMemodebecontenernicamentetextoascomo separadoresdecimalesydemonedavlidos.Elnmerodecaracteres enelcampoMemodebeajustarsealtamaoconfiguradoparael campodetipoNmero. Paraobtenermsinformacinsobreeltamaodeloscampos numricos,veaelartculoInsertar,crearoeliminaruncampoque almacenavaloresnumricos. Eltamaodelosvaloresnopuedesermenoromayorqueloqueel nuevotamaodecampopuedealmacenar.Alcambiarlaprecisin, puedequeAccessredondeealgunosvalores. Lasfechasquesepuedenconvertirdependendeltamaodelcampo numrico.RecuerdequeAccessalmacenatodaslasfechascomo fechasdeserieyalmacenalosvaloresdefechacomoenterosde puntoflotanteydeprecisindoble. Accessusael30dediciembrede1899comofecha0.Lasfechasque nopertenecenalintervalodel18deabrilde1899al11de septiembrede1900superaneltamaodeuncampodetipoByte. Lasfechasquenopertenecenalintervalodel13deabrilde1810al 16deseptiembrede1989superaneltamaodeuncampodetipo Entero. Parapoderalojartodaslasposiblesfechas,establezcalapropiedad TamaodelcampodelcampodetipoNmeroenLargoenteroo mayor.

Memo

Nmero,perocon otrotamaode campouotra precisin Fecha/Hora

Paraobtenermsinformacinsobrelasfechasdeserieylaformaen queAccessusayalmacenalosvaloresdefecha,veaelartculo Especificarunvalordefechauhora. Moneda Losvaloresnopuedensuperarniquedarpordebajodellmitede tamaoconfiguradoparaelcampo.Porejemplo,sepuedeconvertir uncampodetipoMonedaenuncampodetipoEnteroslocuando esosvaloressonmayoresque255ynosuperan32.767. Losvaloresnopuedensuperarniquedarpordebajodellmitede tamaoconfiguradoparaelcampo. Losvalores"S"seconviertenen1.Losvalores"No"seconvierten en0. Noestdisponible. Eltextooriginaldebeserunafechaounacombinacindefechay horareconocible.Porejemplo,18.01.2007. Eltextooriginaldebeserunafechaounacombinacindefechay horareconocible.Porejemplo,18.01.2007. Elvalordebeestarcomprendidoentre657.434y 2.958.465,99998843. Elvalordebeestarcomprendidoentre657.434$y2.958.465,9999 $. Elvalordebesermayorque657.434ymenorque2.958.466. Elvalor1(S)seconvierteen29dediciembrede1899.Elvalor0 (No)seconvierteenmedianoche(12:00a.m.). Noestdisponible. Eltextodebeconstardenmerosyseparadoresvlidos. Eltextodebeconstardenmerosyseparadoresvlidos. Sinrestricciones. Sinrestricciones,peropuedequeAccessredondeeelvalor. Sinrestricciones. Elvalor1(S)seconvierteen1$yelvalor0(No)seconvierteen0$. Noestdisponible. NosepermitesielcampodetipoAutonumricosirvecomoclave principal. NosepermitesielcampodetipoAutonumricosirvecomoclave principal. NosepermitesielcampodetipoAutonumricosirvecomoclave

Fecha/Hora Moneda Autonumrico

Autonumrico S/No Hipervnculo Texto Memo Nmero Moneda Autonumrico S/No Hipervnculo Texto Memo Nmero Fecha/Hora Autonumrico S/No Hipervnculo Texto Memo Nmero

principal. S/No Hipervnculo Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico Hipervnculo Texto NosepermitesielcampodetipoAutonumricosirvecomoclave principal. NosepermitesielcampodetipoAutonumricosirvecomoclave principal. NosepermitesielcampodetipoAutonumricosirvecomoclave principal. Noestdisponible. EltextooriginaldebeconstarnicamentedeS,No,Verdadero, Falso,ActivadooDesactivado. EltextooriginaldebeconstarnicamentedeS,No,Verdadero, Falso,ActivadooDesactivado. CerooNuloseconvierteenNo,todoslosdemsvaloresse conviertenenS. Nuloo12:00:00a.m.seconvierteenNo;todoslosdemsvaloresse conviertenenS. CeroyNuloseconviertenenNo;todoslosdemsvaloresse conviertenenS. AccessconviertetodoslosvaloresenS. Noestdisponible. SieltextooriginalcontieneunadireccinWebvlida,como adatum.com,www.adatum.comohttp://www.adatum.com,Access loconvierteenunhipervnculo.Accessintentaconvertirotros valores,porloquesevetextosubrayado,yelcursorcambiacuando seeligeelvnculo,perolosvnculosnofuncionan.Eltextopuede contenercualquierprotocoloWebvlido:http://,gopher://, telnet://,ftp://,wais://,etc. Vealaentradaanterior.Seaplicanlasmismasrestricciones. NosepermitecuandouncampodetipoNmeroformapartedeuna relacin.SielvalororiginaltieneformadedireccinIP(Protocolode Internet)vlida(cuatronmerosdetresdgitosseparadosporun punto:nnn.nnn.nnn.nnn)ylosnmeroscoincidenconunadireccin Web,laconversingeneraunvnculovlido.Encasocontrario, Accessagregahttp://alprincipiodecadavalorylosvnculos resultantesnosonvlidos. Accessagregahttp://alprincipiodecadadireccin,perolosvnculos resultantescasinuncafuncionan. Accessagregahttp://alprincipiodecadavalorpero,aligualqueen

Memo Nmero

Fecha/Hora Moneda

elcasodelasfechas,losvnculosresultantescasinuncafuncionan. Autonumrico NosepermitecuandouncampodetipoAutonumricoformaparte deunarelacin.Accessagregahttp://alprincipiodecadavalor,pero losvnculosresultantescasinuncafuncionan. AccessconviertetodoslosvaloresSen1ytodoslosvaloresNoen 0,yagregahttp://alprincipiodecadavalor.Losvnculosresultantes nofuncionan.

S/No

Volveralprincipio

Crear una consulta de datos anexados

Mostrar todo En este artculo se explica cmo crear y ejecutar una consulta de datos anexados. Este tipo de consulta se usa cuando se necesitan agregar nuevas filas de datos a una tabla existente. Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros, como uno o varios campos, se puede usar una consulta de actualizacin. Para obtener ms informacin sobre las consultas de actualizacin, vea el artculo Crear una consulta de actualizacin. Si necesita copiar los datos de una tabla existente, puede generar una consulta de creacin de tabla. Para obtener ms informacin sobre la creacin de consultas de actualizacin, vea el artculo Crear una consulta de creacin de tabla.

Qu desea hacer?
Obtener informacin sobre las consultas de datos anexados Crear y ejecutar una consulta de datos anexados Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Obtener informacin sobre las consultas de datos anexados

Una consulta de datos anexados agrega un conjunto de registros (filas) de una o varias tablas de origen (o consultas) a una o varias tablas de destino. En general, las tablas de origen y de destino residen en la misma base de datos, pero no es imprescindible. Por ejemplo, supongamos que tiene algunos clientes nuevos y se hace con una base de datos que contiene una tabla de informacin sobre esos clientes. Para evitar tener que escribir manualmente los nuevos datos, puede anexarlos a la tabla apropiada de su base de datos. Asimismo, puede usar consultas de datos anexados para: Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, quizs desee anexar nicamente los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos pendientes. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Por ejemplo, supongamos que la tabla Clientes tiene 11 campos y que los campos de una tabla Clientes en otra base de datos

coinciden con 9 de los 11 campos. Podr usar una consulta de datos anexados para agregar nicamente los datos de los campos coincidentes y omitir los dems datos. Recuerde que no se pueden usar las consultas de datos anexados para agregar datos a los campos individuales de registros existentes. En ese caso, se usa una consulta de actualizacin , slo se pueden usar consultas de datos anexados para agregar filas de datos. Para obtener ms informacin sobre las consultas de actualizacin, vea el artculo Crear una consulta de actualizacin. Para obtener informacin general sobre otras formas de agregar registros a una base de datos o cambiar los datos existentes, vea el artculo Agregar uno o varios registros a una base de datos. Volver al principio

Crear y ejecutar una consulta de datos anexados

Para crear una consulta de datos anexados, siga estos pasos bsicos: Cree una consulta de seleccin. Convierta la consulta de seleccin en una consulta de datos anexados. Elija los campos de destino para cada columna de la consulta de datos anexados. Ejecute la consulta para anexar los registros.
NOTA

Recuerde que no se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe proceder

con cuidado. Recuerde tambin que los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de origen deben ser compatibles con los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de destino. Por ejemplo, se pueden anexar nmeros a un campo de texto, pero no se puede anexar texto a un campo numrico a menos que se use una expresin, como (Val(Campo_de_texto)), para convertir primero los datos al tipo de datos Nmero. Para obtener ms informacin sobre los tipos de datos y cmo usarlos, vea el artculo Modificar o cambiar el tipo de datos definido para un campo.

Crear una consulta de seleccin

1. 2. Abra la base de datos que contiene los registros que desee anexar. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Se abre el diseador de consultas y aparece el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 3. Seleccione cualquier combinacin de tablas o consultas que contengan los registros que desee anexar, haga clic en Agregar y, a continuacin, haga clic en Cerrar. Las tablas o consultas aparecen como una o varias ventanas en la seccin superior de la cuadrcula de diseo de la consulta. En estas ventanas se muestran todos los campos de cada tabla o consulta. En esta ilustracin se muestra una tabla tpica en el diseador de consultas.

4.

Haga doble clic en los campos que desee anexar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la cuadrcula de diseo (la seccin inferior del diseador de consultas). Se puede agregar una expresin como =Fecha() para que se devuelva automticamente la fecha actual, o bien, se pueden agregar campos de tabla o de consulta a las celdas de la cuadrcula de diseo. Se puede agregar un campo de tabla o de consulta por celda. Para agregar rpidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) que aparece en la parte superior de la lista de campos de tabla. En esta ilustracin se muestra la cuadrcula de diseo con todos los campos agregados.

5.

De manera opcional, se puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo. En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cmo afectan a las consultas.
Criterios > 234 >= "Daz" Entre #02.02.2007# Y #01.12.2007# Sin "Alemania" Efecto Devuelve todos los nmeros mayores que 234. Para buscar todos los nmeros menores que 234, use < 234. Devuelve todos los registros desde Daz hasta el final del alfabeto. Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodn ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla. Por ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'. Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El criterio devolver registros que contienen caracteres adems de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)". Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco. En una lista, busca todos los registros que contengan Canad o Reino Unido.

Sin "T*" No "*t" En(Canad,Reino Unido)

Como "[A-D]*"

En un campo con el tipo de datos Texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre A y D. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco. Busca todos los registros que incluyan el grupo de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco. Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya ltima letra se desconoce (lo cual viene indicado por el signo de interrogacin). Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI-92, use el carcter de subrayado (_) en vez del signo de interrogacin. Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodn ANSI92, incluya la fecha entre comillas simples en vez de usar signos de almohadilla (#). Ejemplo: '02.02.2007'. Devuelve todas las fechas con una antigedad de ms de 30 das. Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual. Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.

Como "*ar*" Como "Casa Dewe?"

#02.02.2007# < Fecha() - 30 Fecha() Entre Fecha() Y AgregFecha("M", 3, Fecha()) Es Nulo No es Nulo ""

Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir). Devuelve todos los registros que contienen un valor. Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero an no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un nmero de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un nmero.

6. 7.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si desea agregar o quitar campos de la consulta, vuelva a la vista Diseo y agregue los campos de acuerdo con lo descrito en el anterior paso, o bien, seleccione los campos que desee quitar y presione SUPRIMIR para quitarlos de la consulta.

8.

Prosiga con el siguiente procedimiento, mediante el cual va a convertir la consulta de seleccin en una consulta de datos anexados.

Convertir la consulta de seleccin en una consulta de datos anexados

1. Haga clic con el botn secundario en la ficha de documento de la consulta abierta y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. O bien, En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la consulta y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. Aparece el cuadro de dilogo Anexar. 3. Llegado a este punto, podr optar por anexar los registros de una tabla a otra tabla de la misma base de datos, o bien, a una tabla de otra base de datos.
NOTA

Si desea copiar registros a una nueva tabla, deber usar una consulta de creacin de tabla.

Cmo crear una consulta de creacin de tabla 1. Siga los pasos descritos en esta seccin para crear una consulta de seleccin. Modifique la consulta de seleccin hasta que devuelva los registros que desee insertar en la nueva tabla. 2. Cambie a la vista Diseo de la consulta. Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

O bien, Haga clic con el botn secundario en la consulta en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. 3. En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla. Aparece el cuadro de dilogo Crear tabla. 4. 5. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla. Siga uno de estos procedimientos: Coloque la nueva tabla en la base de datos abierta. Mantenga seleccionada la opcin Base de datos activa y haga clic en Aceptar. Coloque la nueva tabla en otra base de datos. 1. 2. Haga clic en Otra base de datos. Escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de la otra base de datos, o bien, haga clic en Examinar para buscar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. 4. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla. Haga clic en Aceptar.

Ahora que ha convertido la consulta, deber decidir si desea anexar los registros a una tabla de la misma base de datos o a una tabla de otra base de datos. Segn la decisin que tome, siga los pasos descritos en uno de estos dos procedimientos:

Anexar registros a una tabla de la misma base de datos

1. En el cuadro de dilogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si an no est seleccionada la opcin) y, a continuacin, seleccione la tabla de destino en el cuadro combinado Nombre de la tabla. 2. Haga clic en Aceptar. Lo que vea depende de cmo haya creado la consulta de seleccin. Por ejemplo, si agreg todos los campos de la tabla o consulta de origen, Access agregar todos los campos de la tabla de destino a la fila Anexar a en la cuadrcula de diseo. O bien, Si agreg campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino coinciden, Access agregar automticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en la consulta. O bien, Si agreg campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden, Access dejar esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino. En esta ilustracin se muestra cmo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

NOTA

Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexar datos a ese campo. Para obtener una vista previa de los cambios, cambie a la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic

3.

con el botn secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y, a continuacin, haga clic en Vista Hoja de datos. O bien, En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la consulta y, a continuacin, haga clic en Vista Hoja de datos. 4. Vuelva a la vista Diseo y, a continuacin, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Aviso No se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe estar muy seguro de que desea anexar los registros.

Anexar registros a una tabla de otra base de datos

1. 2. destino. 3. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuacin, haga clic en Aceptar. O bien, Haga clic en Examinar y use el cuadro de dilogo Anexar subsiguiente para buscar la base de datos de destino. Haga clic en Aceptar despus de buscar y seleccionar la base de datos de destino. De este modo, se cerrar el cuadro de dilogo Anexar subsiguiente. En el primer cuadro de dilogo Anexar, en el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Lo que vea depende de cmo haya creado la consulta de seleccin. Por ejemplo, si agreg todos los campos de la tabla o consulta de origen, Access agregar todos los campos de la tabla de destino a la fila Anexar a en la cuadrcula de diseo. O bien, Si agreg campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino coinciden, Access agregar automticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en la consulta. O bien, En el cuadro de dilogo Anexar, haga clic en Otra base de datos. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicacin y el nombre de la base de datos de

Si agreg campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden, Access dejar esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino. En esta ilustracin se muestra cmo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino.

NOTA

Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexar datos a ese campo. Vuelva a la vista Diseo (haga clic con el botn secundario en la ficha situada en la parte superior

4.

de la consulta y, luego, haga clic en Vista Diseo) y, a continuacin, haga clic en Ejecutar ( anexar los registros. Cuando se le pida que confirme la operacin, haga clic en S.

) para

Ejemplos de criterios de consulta

Mostrar todo Un criterio de consulta es una regla para identificar los registros que se desea incluir en el resultado de una consulta. No todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa ver todos los registros que estn almacenados en el origen de registros subyacente, deber agregar criterios a una consulta cuando la disee. Este tema contiene varios ejemplos de criterios de consulta. En el tema, se supone que ya sabe disear consultas de seleccin sencillas. Para obtener ms informacin acerca de la creacin de consultas de seleccin, vea el artculo Crear una consulta de seleccin sencilla.

Introduccin a los criterios de consulta

Un criterio es similar a una frmula (es una cadena que puede consistir en referencias de campos, operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.)). Los criterios de consulta tambin se conocen como expresiones en Microsoft Office Access 2007. En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.
Criterios >25 y <50 Descripcin Este criterio se aplica a campos Nmero, como Precio o UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente aquellos registros en los que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor que 25 y menor que 50. Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento. En el resultado de la consulta, slo se incluyen los registros en los que el nmero de aos entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 30.

DifFecha("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30

Es Nulo

Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los registros en los que el valor de campo sea nulo.

Como ve, los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo en el que se apliquen y de los requisitos especficos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan operadores bsicos y constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e incluyen referencias de campo. Este tema contiene varios criterios usados comnmente, organizados por tipo de datos. Si los ejemplos que se presentan en este tema no se pueden aplicar a sus necesidades especficas, es posible que tenga que escribir sus propios criterios. Para ello, debe familiarizarse con la lista completa de funciones, operadores y caracteres especiales y con la sintaxis para expresiones para hacer referencia a campos y literales. Para obtener ms informacin, vea los artculos de la seccin Vea tambin. Aqu ver dnde y cmo se agregan los criterios. Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en la vista Diseo. Despus, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no est an en la cuadrcula de diseo, agrguelo arrastrndolo desde la ventana de diseo de la consulta hasta la cuadrcula, o bien, haciendo doble clic en el campo (De este modo, se agrega automticamente a la siguiente columna vaca de la cuadrcula.). Por ltimo, escriba los criterios en la fila Criterios. Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan mediante el operador Y. Dicho de otro modo, los criterios especificados en los campos Ciudad y FechaNacimiento se interpretan as: Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios. Slo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarn al criterio. Slo los registros que tengan como mnimo 40 aos de antigedad se ajustarn al criterio. Slo los registros que cumplan los dos criterios se incluirn en los resultados.

Y si slo desea que se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si tiene criterios alternativos, cmo lo expresa?

Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla un conjunto, use las filas Criterios y o en la cuadrcula de diseo.

El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios. El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila O.

Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan utilizando el operador O, como se muestra a continuacin: Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha()) Si necesita especificar ms alternativas, use las filas situadas debajo de la fila o. Antes de continuar con los ejemplos, tenga en cuenta lo siguiente: Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta en lugar de estar modificando continuamente los criterios. Un filtro es un criterio temporal que cambia el resultado de la consulta sin modificar el diseo de sta. Para obtener ms informacin sobre los filtros, vea el artculo Filtrar: limitar el nmero de registros en una vista. Si los campos de criterios no cambian pero los valores que le interesan s cambian con frecuencia, puede crear una consulta de parmetros. Una consulta de parmetros solicita al usuario valores de campos y luego utiliza estos valores para crear los criterios de consulta. Para obtener ms informacin sobre las consultas de parmetros, vea el artculo Usar parmetros en consultas e informes.

Criterios para campos Texto, Memo e Hipervnculo

Los ejemplos siguientes son para el campo PasRegin de una consulta basada en una tabla donde se almacenan datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrcula de diseo.

Un criterio que se especifique para un campo Hipervnculo se aplica, de forma predeterminada, a la parte de texto visible del valor del campo. Para especificar los criterios para la parte correspondiente al Localizador uniforme de recursos (URL) del valor, use la expresin ParteDeHipervnculo. La sintaxis de esta expresin es la siguiente: ParteDeHipervnculo([Tabla1].[Campo1],1) = "http://www.microsoft.com/spain", donde Tabla1 es el nombre de la tabla que contiene el campo de hipervnculo, Campo1 es el campo de hipervnculo y http://www.microsoft.com/spain es la direccin URL con la que se desea coincidir.
Para incluir registros que... Coincidan exactamente con un valor, como China No coincidan con un valor, como Mxico Empiecen por la cadena especificada, como U Use este criterio "China" No "Mxico" Como U* Resultado de la consulta Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene el valor China. Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene un valor distinto de Mxico. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres empiezan por "U", como Uruguay, Uganda, etc. NOTA Cuando se utiliza en una expresin, el asterisco (*) representa cualquier cadena de caracteres (tambin se le denomina "carcter comodn"). Para obtener una lista de este tipo de caracteres, vea el artculo Informacin de referencia sobre los caracteres comodn en Access. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres empiezan por un carcter distinto de "U". Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones que contienen la cadena "Corea". Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones que no contienen la cadena "Corea". Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres acaban con "ina" como China y Argentina. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres no acaban con "ina", como China y Argentina. Devuelve los registros en los que no hay ningn valor en el campo. Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo. Devuelve los registros en los que el campo tiene un valor en blanco (pero no nulo). Por ejemplo, los registros de ventas realizada a otro departamento podran contener un valor en blanco en el campo PasRegin.

No empiecen por la cadena especificada, como U Contengan la cadena especificada, como Corea No contengan la cadena especificada, como Corea Acaben con la cadena especificada, como "ina" No acaben con la cadena especificada, como "ina" Contengan valores nulos (o que falten) No contengan valores nulos Contengan cadenas de longitud cero

No como U* Como "*Corea*" No como "*Corea*" Como "*ina" No como "*ina" Es Nulo No es Nulo "" (un par de comillas)

No contengan cadenas de longitud cero Contengan valores nulos o cadenas de longitud cero. Ni vaco ni en blanco Vayan a continuacin de un valor, como Mxico, si se ordenan alfabticamente Estn incluidos en un intervalo especfico, como de la A hasta la D Coincidan con uno de dos valores, tales como Estados Unidos o Reino Unido Contengan uno de los valores de una lista Contengan ciertos caracteres en una posicin especfica en el valor del campo Satisfagan requisitos de longitud Coincidan con un modelo especfico

No "" "" O Es Nulo No es Nulo Y Sin "" >= "Mxico"

Devuelve los registros en los que el campo PasRegin no tiene un valor en blanco. Devuelve los registros donde no hay ningn valor en el campo, o bien, el campo tiene un valor en blanco. Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene un valor no en blanco y no nulo. Devuelve los registros de todos los pases o regiones a partir de Mxico y posteriores por orden alfabtico. Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyos nombres empiezan por las letras "A" a la "D". Devuelve los registros correspondientes a Estados Unidos y Reino Unido.

Como "[A-D]*"

"Estados Unidos" O "Reino Unido" En("Francia", "China", "Alemania", "Japn") Der([PasRegin], 1) = "y"

Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones especificados en la lista. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyo nombre acaba con la letra "y".

Longitud([PasRegin]) > 10 Como "Chi??"

Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyo nombre tiene ms de 10 caracteres. Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyos nombres tienen cinco caracteres de longitud y los tres primeros caracteres son "Chi", como China y Chile. NOTA Los caracteres ? y _, cuando se usan en una expresin, representan un solo carcter (tambin se les denomina "caracteres comodn"). El carcter _ no se puede usar en la misma expresin junto con el carcter ? ni con el carcter comodn *. El carcter comodn _ se puede usar en una expresin que tambin contiene el carcter comodn %.

Criterios para campos Nmero, Moneda y Autonumrico

Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se almacena informacin de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrcula de diseo de la consulta.

Para incluir registros que... Coincidan exactamente con un valor, como 100 No coincidan con un valor, como 1000 Contengan un valor menor que otro valor, como 100 Contengan un valor mayor que otro valor, como 99,99 Contengan uno de entre dos valores, como 20 25 Contengan un valor que est incluido en un intervalo

Use este criterio 100 No 1000 < 100 <= 100 >99,99 >=99,99 20 o 25

Resultado de la consulta Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto es 100 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto no es 1000 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad es menor que 100 $ (<100). La segunda expresin (<=100) muestra los registros en los que el precio por unidad es menor o igual que 100 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad es mayor que 99,99 $ (>99,99). La segunda expresin muestra los registros en los que el precio por unidad es mayor o igual que 99,99 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ 25 $.

>49,99 Y <99,99 O bien, Entre 50 Y 100 <50 O >100 En(20, 25, 30) Como "*4,99"

Devuelve los registros en los que el precio por unidad est entre (pero sin incluir) 49,99 $ y 99,99 $.

Contengan un valor que est fuera de un intervalo Contengan uno entre varios valores Contengan un valor que acabe con los dgitos especificados

Devuelve los registros en los que el precio por unidad no est entre 50 $ y 100 $.

Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $, 25 $ 30 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad acaba con "4,99", como 4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc. NOTA Los caracteres * y %, cuando se usan en una expresin, representan cualquier nmero de caracteres, que tambin se denominan "caracteres comodn". El carcter % no se puede usar en la misma expresin junto con el carcter * ni con el carcter comodn ?. El carcter comodn % se puede usar en una expresin que tambin contiene el carcter comodn _. Devuelve los registros en los que no se ha especificado ningn valor en el campo PrecioUnidad. Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo PrecioUnidad.

Contengan valores nulos (o que falten) Contengan valores no nulos

Es Nulo No es Nulo

Criterios para campos Fecha/Hora

Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se almacena informacin de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrcula de diseo de la consulta.

Para incluir registros que... Coincidan exactamente con un valor, como 2/2/2006 #2/2/2006#

Use este criterio

Resultado de la consulta Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar el 2 de febrero de 2006. No olvide rodear los valores de fechas con el carcter #, para que Access pueda distinguir entre fechas y cadenas de texto. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en una fecha distinta al 3 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar antes del 2 de febrero de 2006. Para ver las transacciones que tuvieron lugar en esa fecha o antes, use el operador <= en lugar de <. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar despus del 2 de febrero de 2006. Para ver las transacciones que tuvieron lugar en esa fecha o despus, use el operador >= en lugar de >. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar entre el 2 de febrero de 2006 y el 4 de febrero de 2006. Tambin puede usar el operador Entre para filtrar segn un intervalo de valores. Por ejemplo, Entre #2/2/2006# Y #4/2/2006# es lo mismo que >#2/2/2006# Y <#2/4/2006#. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar antes del 2 de febrero de 2006 o despus del 4 de febrero de 2006.

No coincidan con un valor, como 2/2/2006 Contengan valores anteriores a una fecha determinada, como el 2/2/2006

No #2/2/2006#

< #2/2/2006#

Contengan valores posteriores a una fecha determinada, como el 2/2/2006

> #2/2/2006#

Contengan valores que estn dentro de un intervalo de fechas

>#2/2/2006# Y <#4/2/2006#

Contengan valores que estn fuera de un intervalo

<#2/2/2006# O >#4/2/2006#

Contengan uno de dos valores, como 2/2/2006 o 3/2/2006 Contengan uno entre varios valores

#2/2/2006# O #3/2/2006#

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar el 2 de febrero de 2006 o el 3 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar el 1 de febrero de 2006, el 1 de marzo de 2006 o el 1 de abril de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en diciembre de cualquier ao. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en el primer trimestre de cualquier ao. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros en los que el campo FechaPedido tiene el valor 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en el da anterior a la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al 1 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tendrn lugar en el da posterior a la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al 3 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante la semana en curso. Una semana empieza en domingo y termina en sbado. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante la semana pasada. Una semana empieza en domingo y termina en sbado. Devuelve los registros de las transacciones que tendrn lugar la semana prxima. Una semana empieza en domingo y termina en sbado. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante los 7 ltimos das. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al perodo del 24 de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros correspondientes al mes en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes a febrero de 2006. Devuelve los registros correspondientes al mes pasado. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes a enero de 2006. Devuelve los registros correspondientes al mes prximo. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes a marzo de 2006.

En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/2006#)

Contengan una fecha que sea de un mes especfico (independientemente del ao), como diciembre Contengan una fecha que sea de un trimestre especfico (independientemente del ao), como el primer trimestre Contengan la fecha en curso

ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12

ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1

Fecha()

Contengan la fecha de ayer

Fecha()-1

Contengan la fecha de maana

Fecha() + 1

Contengan fechas que sean de la semana en curso

ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = ParcFecha("ss", Fecha()) Y Ao( [FechaVenta]) = Ao(Fecha())

Contengan fechas que sean de la semana anterior

Ao([FechaVenta])* 53 + ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 53 + ParcFecha("ss", Fecha()) - 1

Contengan fechas que sean de la semana prxima

Ao([FechaVenta])* 53+ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 53+ParcFecha("ss", Fecha()) + 1

Contengan fechas que sean de los 7 ltimos das

Entre Fecha() Y Fecha()-6

Contengan una fecha que sea del mes en curso

Ao([FechaVenta]) = Ao(Ahora()) Y Mes([FechaVenta]) = Mes(Ahora())

Contengan una fecha que sea del mes anterior

Ao([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) - 1

Contengan una fecha que sea del mes prximo

Ao([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) + 1

Contengan fechas que sean de los 30 31 ltimos das

Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M", -1, Fecha( ))

Los registros de ventas de un perodo de un mes. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al perodo del 2 de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros correspondientes al trimestre en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al primer trimestre de 2006. Devuelve los registros correspondientes al trimestre anterior. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al ltimo trimestre de 2005. Devuelve los registros correspondientes al prximo trimestre. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al segundo trimestre de 2006. Devuelve los registros correspondientes al ao en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al ao 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante el ao pasado. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al ao 2005. Devuelve los registros de las transacciones con fecha en el ao prximo. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al ao 2007. Devuelve los registros de las transacciones con fechas entre el 1 de enero del ao en curso y la fecha actual. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al perodo del 1 de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar antes de hoy. Devuelve los registros de las transacciones que tendrn lugar despus de hoy. Devuelve los registros en los que falta la fecha de la transaccin. Devuelve los registros en los que se conoce la fecha de la transaccin.

Contengan una fecha que sea del trimestre en curso

Ao([FechaVenta]) = Ao(Ahora()) Y ParcFecha("t", Fecha()) = ParcFecha("t", Ahora())

Contengan una fecha que sea del trimestre anterior

Ao([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Ao(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())- 1

Contengan una fecha que sea del prximo trimestre

Ao([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Ao(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())+1

Contengan fechas que sean del ao en curso Contengan una fecha que sea del ao anterior

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha())

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha()) - 1

Contengan una fecha que sea del ao prximo

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha()) + 1

Contengan una fecha que est entre el 1 de enero y hoy (registros del ao hasta la fecha)

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha()) Y Mes([FechaVenta]) <= Mes(Fecha()) Y Da([FechaVenta]) <= Da (Fecha())

Contengan una fecha ya pasada Contengan una fecha del futuro Filtren valores nulos (o que falten) Filtren valores no nulos

< Fecha() > Fecha() Es Nulo No es Nulo

Criterios para otros campos

Campos S/No En la fila Criterios, escriba S para incluir los registros que tengan activada la casilla de verificacin. Escriba No para incluir los registros que no tengan activada la casilla de verificacin. Datos adjuntos En la fila Criterios, escriba Es Nulo para incluir los registros que no contengan datos adjuntos. Escriba No es Nulo para incluir los registros que s contengan datos adjuntos. Campos de bsqueda Hay dos tipos de campos de bsqueda: los que buscan valores en un origen de datos existente (mediante una clave externa) y los que se basan en una lista de valores especificados al crearse el campo de bsqueda. Los campos de bsqueda que se basan en una lista de valores especificados son del tipo de datos Texto, y los criterios vlidos son los mismos que para otros campos de texto.

Los criterios que se pueden usar en un campo de bsqueda basado en valores de un origen de datos existente dependen del tipo de datos de la clave externa, y no del tipo de los datos que se buscan. Por ejemplo, suponga que tiene un campo de bsqueda que muestra los nombres de empleados, pero usa una clave externa de tipo de datos Nmero. Puesto que el campo almacena un nmero en lugar de texto, usted utilizar criterios vlidos para nmeros, es decir, >2. Si no conoce el tipo de datos de la clave externa, puede examinar la tabla de origen en la vista Diseo para determinar los tipos de datos de los campos. Para ello: 1. 2. Busque la tabla de origen en el panel de exploracin. Abra la tabla en la vista Diseo. Para ello: Haga clic en la tabla y, a continuacin, presione CTRL+ENTRAR. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. 3. El tipo de datos de cada campo se muestra en la columna Tipo de datos de la cuadrcula de diseo de la tabla.

Campos multivalor Los datos de un campo multivalor se almacenan como filas en una tabla oculta que Office Access 2007 crea y rellena para representar el campo. En la vista Diseo de la consulta, se representa en el panel Lista de campos mediante un campo expansible. Para usar criterios para un campo multivalor, deber suministrar criterios para una fila de la tabla oculta. Para hacerlo: 1. 2. Cree una consulta que contenga el campo multivalor y brala en la vista Diseo. Expanda el campo multivalor haciendo clic en el signo ms (+) situado junto al campo (si el campo ya est expandido, habr un signo menos (-)). Justo debajo del nombre del campo, ver un campo que representa un nico valor del campo multivalor. Este campo tendr el mismo nombre que el campo multivalor, con la cadena .Value agregada al final. 3. Arrastre el campo multivalor y su campo de valor nico a columnas distintas en la cuadrcula de diseo. Si desea ver slo el campo multivalor completo en los resultados, desactive la casilla de verificacin Mostrar correspondiente al campo de valor nico. 4. Escriba los criterios en la fila Criterios correspondiente al campo de valor nico, utilizando criterios apropiados segn cual sea el tipo de datos de los valores. 5. Cada valor del campo multivalor se puede evaluar individualmente mediante los criterios que especifique. Por ejemplo, puede tener un campo multivalor para almacenar una lista de nmeros. Si especifica los criterios >5 Y <3, todos los registros donde haya al menos un valor mayor que 5 y un valor menor que 3 aparecern en los resultados.

Agregar criterios a la consulta

1. 2. Cambie la consulta creada en los anteriores pasos a la vista Diseo. En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la columna a la derecha de la columna Fecha de nacimiento, copie y pegue o escriba esta expresin: Expr1: ParcFecha("m",[Fecha de nacimiento]). A continuacin, haga clic en Ejecutar. La funcin ParcFecha extrae la parte correspondiente al mes del campo Fecha de nacimiento. 3. Cambie a la vista Diseo.

4.

A la derecha de la primera expresin, pegue o escriba esta expresin: Expr2: ParcFecha("d",[Fecha de nacimiento]). A continuacin, haga clic en Ejecutar. En este caso, la funcin ParcFecha extrae la parte correspondiente a la fecha del campo Fecha de nacimiento.

5. 6.

Cambie a la vista Diseo. Desactive las casillas de verificacin en la fila Mostrar para cada una de las dos expresiones que acaba de escribir, haga clic en la fila Ordenar para cada expresin y, a continuacin, seleccione Ascendente.

7. 8.

Haga clic en Ejecutar. De manera opcional, puede especificar criterios para limitar el mbito de la consulta. Al especificar criterios, la consulta ordena nicamente los registros que cumplan los criterios e identifica el valor superior o inferior dentro de la lista ordenada. Para continuar con los datos de ejemplo, cambie a la vista Diseo. A continuacin, en la fila Criterios de la columna Fecha de nacimiento, escriba la expresin siguiente: Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) O Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Da([Fecha de nacimiento])>Da(Fecha()) Esta expresin genera el siguiente resultado: Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) comprueba la fecha de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si se cumple esa condicin, incluye esos registros en la consulta. La parte Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Da([Fecha de nacimiento])>Da(Fecha()) de la expresin comprueba los cumpleaos que caen en el actual mes para ver si caen en el da actual o despus. Si se cumple esa condicin, la funcin incluye esos registros en la consulta. En resumen: esta expresin omite los registros en los que la fecha de nacimiento cae entre el 1 de enero y la fecha en la que se ejecuta la consulta. Para ver ms ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artculo Ejemplos de criterios de consulta.

9.

En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista Valores superiores) y escriba el nmero de registros que desee ver o seleccione una opcin de la lista. Para ver los tres prximos cumpleaos, escriba 3.

10.

Haga clic en Ejecutar

para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.