PROGRAMA INTERNO DE PROTECCIN CIVIL

Abril 2009

PROGRAMA INTERNO DE PROTECCIN CIVIL

SECRETARA DE GOBERNACIN SECRETARA GOBERNACIN NACIONAL PROTECCIN SISTEMA NACIONAL DE PROTECCIN CIVIL

COORDINACIN GENERAL DE PROTECCIN CIVIL DIRECCIN GENERAL DE PROTECCIN CIVIL

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PRESENTACIN

El Programa Interno de Proteccin Civil, es un instrumento de planeacin y operacin que se circunscribe al mbito de una dependencia, entidad, institucin u organismo de la Administracin Pblica Federal y los sectores privado y social, que previene y prepara a la organizacin para responder efectivamente ante la presencia de riesgos que pudieran generar una emergencia o desastre dentro de su entorno. Su propsito principal es el diseo y activacin de medidas preventivas y de respuesta ante escenarios de emergencia, que permitan garantizar la continuidad de las funciones sustantivas de la institucin u organismo, salvaguardar la integridad fsica de las personas que laboran o concurren como usuarios a sus inmuebles y proteger los bienes propiedad de los mismos. Actualmente la Direccin General de Proteccin Civil de la Secretara de Gobernacin se encuentra actuali-

zando la Gua para la Elaboracin e Implementacin de Programas Internos de Proteccin Civil, para que con apego a la Ley General de Proteccin Civil y el Programa Nacional de Proteccin Civil 2008-2012, se incorpore dentro de sus componentes el enfoque de continuidad de operaciones, proponiendo el desarrollo de tres planes sustantivos: - El plan operativo para la implementacin de las Unidades Internas de Proteccin Civil (de naturaleza operativo), - El plan de contingencias (de naturaleza geogrfico), - y el Plan de Continuidad de Operaciones (de naturaleza funcional). Este resumen ejecutivo describe los componentes que debern desarrollarse en el Programa Interno.

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PLAN OPERATIVO PARA LA IMPLEMENTACIN DE LAS UNIDADES INTERNAS DE PROTECCIN CIVIL

Diseo, desarrollo e implementacin de acciones para responder mejor ante los escenarios de emergencia o desastre que llegase a enfrentar la organizacin, reduciendo al mnimo o atenuando el impacto de tales incidentes.

COMPONENTES DEL PLAN

1. Organizacin
Se requiere que la organizacin formalice la creacin de la Unidad Interna de Proteccin Civil desde dos niveles de responsabilidad, el institucional y por inmueble Para desarrollar este componente, se debern integrar los siguientes apartados: ble de la organizacin, designando al responsable del inmueble, al responsable operativo del programa interno, a los jefes de piso, al Jefe de brigada y a los integrantes de las brigadas. Las brigadas se conformarn de acuerdo a los riesgos del inmueble, a la naturaleza de sus actividades y a la disponibilidad de su plantilla de personal, tomando como criterio bsico, que cubran las siguientes funciones: Prevencin y combate de conatos de incendio, Primeros auxilios, Evacuacin de inmuebles, Bsqueda y rescate --Funciones y responsabilidades de los integrantes de la Unidad Interna de Proteccin Civil del Inmueble. Breve descripcin de las funciones que desarrollan los integrantes de la Unidad

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Marco Jurdico Interno, que describe el contexto jurdico que le da soporte y fundamento al programa interno de proteccin civil dentro de su organizacin. Acta Constitutiva de la Unidad Interna de Proteccin Civil del nivel institucional, que define los niveles de responsabilidad designados en la estructura institucional para dirigir las acciones de proteccin civil de toda la organizacin mediante la integracin de la Unidad Institucional de Proteccin Civil Acta Constitutiva de la Unidad Interna del Inmueble, que formaliza la constitucin de la Unidad Interna de Proteccin Civil en cada inmue-

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2. Calendario de Actividades
Calendarizacin anual de las acciones y tareas en materia de proteccin civil, desde la integracin del marco jurdico en su ordenamiento legal, la actualizacin de la Unidad Interna de Proteccin Civil, hasta la realizacin de el/los simulacros.

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3. Directorios e Inventarios
Integracin de directorios de recursos humanos, tales como: responsables de proteccin civil en el nivel, institucional o corporativo (si aplica), Unidad Interna de Proteccin Civil, Instituciones de emergencia de la localidad, donde se incluya a la autoridad de proteccin civil, Comit local de ayuda mutua, cuando exista y se pertenezca o no a ste, grupos especializados. As como, el listado de los inventarios de recursos materiales, material, equipo y sealizacin dispuesta para las acciones de proteccin civil, indicando cantidad y ubicacin.

4. Identificacin y evaluacin de riesgos

El Programa interno deber considerar la inspeccin de las condiciones internas y externas del inmueble, por parte de la Unidad Interna de Proteccin Civil, por lo que se deber adjuntar al documento la identificacin y evaluacin de los riesgos a que est expuesto, con la finalidad de documentar las acciones establecidas para su eliminacin, control o mitigacin.

5. Sealizacin
Documenta las seales a utilizar en el inmueble; esta actividad comprende la instalacin de seales de tipo informativo, prohibitivo, de precaucin y de obligacin, conforme a la Norma Oficial Mexicana NOM-003-SEGOB vigente.

6. Mantenimiento preventivo y correctivo

Incluye la informacin relativa a la aplicacin preventiva o correctiva de normas y procedimientos internos de conservacin del inmueble, as como de los equipos y sistemas de seguridad y de servicios instalados en l, con el propsito de disminuir, controlar o evitar riesgos, documentando bitcoras y evidencias de las acciones preventivas y correctivas realizadas.

7. Medidas y equipos de seguridad

Este componente debe contener aquellas polticas, normas y medidas de seguridad que contemplan el diseo y establecimiento de lineamientos de salvaguarda aplicables al interior del inmueble, y por otro lado presenta el listado del equipo y los suministros con que se cuenta, a fin de determinar la capacidad de respuesta en emergencia.

8. Equipo de identificacin
Describe a detalle los accesorios de identificacin y equipamiento otorgados a los integrantes de la Unidad Interna para el desempeo de las funciones de proteccin civil encomendadas

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9. Capacitacin
Describe la planeacin e implantacin del programa anual de capacitacin, de carcter terico-prctico, inductivo y formativo, dirigido al personal que integra la Unidad Interna de Proteccin Civil.

10. Difusin y concientizacin

Describir las acciones programadas y definir los medios a utilizar para informar al personal que labora o acude a un inmueble sobre los procedimientos y recursos existentes en materia de proteccin civil, a fin de fomentar actitudes y prcticas de autoproteccin ante una emergencia o para prevenir su ocurrencia , consolidando una cultura de proteccin civil.

11. Ejercicios y Simulacros

Comprende la programacin y evidencias de ejecucin de ejercicios de gabinete y simulacros de campo de acuerdo a los riesgos.

12. Procedimientos de emergencia

Incorpora la evidencia documental del desarrollo de procedimientos de actuacin en emergencia previamente establecidos, de acuerdo a la identificacin de riesgos internos y externos y en funcin de cada uno de los fenmenos perturbadores que puedan afectar al inmueble, as como las responsabilidades de cada uno de los integrantes de la Unidad Interna de Proteccin Civil que permitan la evaluacin de los resultados y determinar acciones de mejora.

13. Evaluacin de daos

Documenta y define la metodologa para la identificacin de los daos, priorizndolos por su magnitud, impacto o afectacin, y determinando las acciones ms recomendables para que sean asumidos, eliminados o mitigados.

14. VUELTA A LA NORMALIDAD.

Comprende los procedimientos para la de reactivacin de las actividades normales despus de una emergencia, definiendo las acciones y rutinas para la revisin, anlisis y reconstruccin de las condiciones fsicas internas y externas del inmueble, as como de los sistemas daados para la salvaguarda de las personas que laboran o acuden al mismo.

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PLAN DE CONTINGENCIAS
Define acciones para asegurar que la organizacin adopte medidas para generar hbitos de autoproteccin en el personal, favoreciendo que de manera individual se encuentren preparados para enfrentar los eventos de emergencia que se puedan presentar en el inmueble.

COMPONENTES DEL PLAN

1. Evaluacin de riesgo por cada puesto de trabajo
Desarrolle y documente la metodologa aplicada para la evaluacin de riesgos de cada puesto de trabajo al interior de la organizacin, esta informacin es necesaria para estar en condiciones de tomar decisiones sobre la necesidad o no, de adoptar acciones preventivas, y en caso afirmativo el tipo de acciones que deben de adoptarse.

2. Medidas y acciones de autoproteccin

Con base en el anlisis e identificacin de riesgos por cada puesto de trabajo, desarrolle y documente las medidas preventivas necesarias.

3. Difusin y Socializacin
El empleado debe ser informado de los riesgos especficos del puesto, sus causas y las medidas y acciones preventivas que debera adoptar para su autoproteccin. Para ello, se recomienda elaborar un documento personalizado, de fcil consulta y manipulacin (tipo tarjeta de bolsillo), donde se especifiquen las medidas y acciones de seguridad en el entorno, de seguridad fsica, de comunicacin, conductuales, entre otros. Este documento debe ser entregado al empleado en el momento que comienza realizar dicho trabajo en el centro laboral (incorporacin al mismo).

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PLAN DE CONTINUIDAD DE OPERACIONES

Ante un escenario de desastre que puede causar la interrupcin en las operaciones de las organizaciones (pblicas o privadas), es una necesidad y una exigencia contar con procedimientos que permitan a corto plazo garantizar su funcionamiento. La sociedad, la economa y el gobierno, no pueden paralizarse ante la ocurrencia de una emergencia o desastre, ya que esta situacin ocasionara una desaceleracin en el desarrollo de las mismas. Mxico vive su propio contexto poltico, social y de infraestructura, adems de sus condiciones climticas especficas. De ah que deban considerarse, no solo inundaciones, terremotos o incendios, sino tambin escenarios de amenazas biolgicas o pandemias, ataques terroristas, cortes en servicios bsicos como la energa elctrica o fallas en los sistemas de comunicacin, entre otros. Adicionalmente, las organizaciones son vulnerables al impacto no slo de los desastres naturales, sino de pequeos eventos que pueden interrumpir sus actividades, tales como, fallas elctricas, accidentes, o movimientos sociales internos de grupos inconformes, que pueden ocasionar severas prdidas Este plan debe ser administrado desde el ms alto nivel directivo en la organizacin, pues debe ser planteado considerando el funcionamiento general y operativo de la organizacin tomando en cuenta que las funciones primordiales del plan son: Minimizar la necesidad de toma de decisiones durante una crisis, la definicin de alternativas para la continuidad de servicios crticos y la definicin de prioridades y marcos de referencia de tiempo

COMPONENTES DEL PLAN

Primeramente se debe establecer el marco de cobertura y alcance Desarrolle el plan utilizando la siguiente matriz de factores:

1. Identificar las operaciones y funciones crticas.

Las funciones crticas son aquellas que una institucin, empresa u organizacin no puede dejar de llevar a cabo bajo ningn escenario de emergencia mayor Durante la fase inicial del Plan de Continuidad, usted debe hacer una lista de todas las operaciones y funciones y el rea responsable de cada una. Puede ser de utilidad pedirle a sus empleados que hagan una lista de lo que hacen durante el da para poder identificar las tareas que realizan. Una descripcin de cmo se hacen esas tareas de manera completa, incluyendo tambin apuntes de lo ms bsico y necesario.

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2. Identificar los requerimientos mnimos para realizar las funciones crticas.

Los requerimientos mnimos para trabajar, son aquellos recursos necesarios para realizar al menos lo ms importante y las funciones bsicas para la operacin. Los recursos bsicos incluyen: Personal (nmero, capacidad), Computadoras (Software/hardware), Telfono, fax, Papelera, Servicios de correo, Objetos personales para poder trabajar

3. Identificar las dependencias e interdependencias internas y externas.

Identificar cules son las operaciones que dependen de otras reas al interior de su organizacin, con el fin de que las funciones no se interrumpan Es importante prever que algunos insumos producidos en sus reas de trabajo pueden ser consideradas un elemento importante para llevar a cabo una operacin/ funcin crtica en otra rea de trabajo. Es necesario realizar este ejercicio de identificacin de dependencias que nuestras funciones crticas tienen al exterior de nuestra organizacin: proveedores, contratos, etc.

4. Establecer las metas de recuperacin y sus tiempos.

Las metas de recuperacin deben identificar que tan rpido se puede restaurar una funcin u operacin. Las consideraciones de las metas para la recuperacin incluyen: - El tiempo que se necesita para cambiar o restaurar las funciones - Mtodo alternativo, si el reestablecimiento requerido tardase ms de lo esperado - Aspectos de la operacin-funcin que pueden ser reestablecidos en partes.

5. Determinar los mtodos alternativos de operacin y los lugares en donde poder realizarlos.
Deber determinar infraestructura o instalaciones alternas y las funciones y operaciones de la institucin que sean prioritarias en su funcionamiento, analizando diferentes alternativas y requerimientos de recursos financieros, humanos, equipos, sistemas, seguridad y diagnstico de vulnerabilidad para trasladar las operaciones bsicas a un sitio alterno. Determine los procedimientos internos y los lugares a los que tenga acceso parcial o total para que sus funciones crticas puedan continuar hasta su total restauracin. Asegrese de que sean realistas, y no basadas en supuestos, y sin costo o tiempo no permitido. Recomendaciones a considerar: - Requerimientos del personal, Trabajo a distancia/ acceso, Procesos alternativos, Servicios externos o contratados, Opciones reducidas para las funciones

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6. Identificar los pasos para la recuperacin

Se recomienda listar la secuencia de pasos que son requeridos jerrquicamente para restaurar cada funcin. Los pasos pueden incluir: Identificar/obtener recursos necesarios, Identificar disponibilidad, capacidad, y responsabilidades del personal requerido, Estimar el costo

7. Examinar los supuestos

Antes de continuar, los supuestos en las que est basado su plan deben ser identificados y examinados para asegurar de una mejor manera la efectividad del mismo, deben enlistarse de una manera explcita e incluir pies de notas y observaciones especiales.

Consideraciones a incluir: Impacto de la interrupcin de las funciones que hacen otros departamentos, Tiempo de restauracin/disponibilidad de todo el personal y/o espacio para trabajar

8. Examinar los mtodos de comunicacin

La comunicacin efectiva es de suma importancia durante un incidente, en su plan, usted necesita asegurarse de tener identificados los mtodos de comunicacin

de hechos o incidentes. Ejemplo: correo de voz, e-mail, telfono, entre otros. El plan para comunicacin hacia arriba, abajo, al interior y al exterior.

9. Examinar los elementos financieros clave

Los elementos financieros clave, tales como, presupuesto de nmina, presupuesto de pago a proveedores, caja chica, entre otros, no siempre son considerados durante la planeacin y resultan ser factores esenciales para la recuperacin efectiva.

10. Examinar la informacin tecnolgica clave

Las primeras preguntas que necesitan respuesta: - Qu documentos/archivos son los de mayor valor? - Dnde estn acomodados esos archivos? - Cundo se necesitarn esos archivos durante el incidente? En una hora, en un da, entre otros? - Cmo se puede acceder a esos archivos? - Tiene el personal crtico acceso VPN? - Tiene usted y su equipo servidores alternos de e-mail y/o e-mail alternos? - Tiene usted copias de sus documentos importantes y estn esas copias guardadas en un lugar alterno?

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11. Implementar el plan.

Revisar todos los componentes de la continuidad de operaciones con el fin de probar su funcionamiento y eliminar posibles fallas en su implantacin. Una vez que su plan est escrito, decida quien ser el responsable de su implementacin y cmo se va a efectuar. Est una copia de su plan disponible para las personas que lo usarn en un incidente?

12. Mantener, revisar y ejecutar el plan

Asegrese de que su plan contenga el horario anual o el sistema para su revisin. - Actualcelo al menos una vez al ao - Asigne a alguien esta responsabilidad

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Mayor informacin y asesora en la elaboracin de este Programa comunquese a: Direccin General de Proteccin Civil Tels: (55) 5128 0028 (55) 5128 0029 Subdireccin de Coordinacin de Planeacin Intersectorial Tel: (55) 5128 0049 tambien en internet www.proteccioncivil.gob.mx dando clic en CONTACTO