ACCESS PARA PRINCIPIANTES

En este manual aprenders a crear una base datos, lo que te permitir organizar cualquier tipo de informacin. Tambin podrs buscar y ordenar tus datos de una forma fcil y rpida, adems de esttica.

1. Tablas
Una tabla es una cuadrcula en la que se ingresa, campo por campo, toda la informacin necesaria para una base de datos. Para empezar, crears una tabla para organizar tus contactos. Aadirs tantos registros como contactos tengas (en la imagen hay 23). De cada contacto rellenars tantos campos como desees (Nombre, Apellidos, Telfono fijo) Selecciona Crear/Tabla, Ingresa primeros los campos que desees y contina rellenando los registros.

La tabla en vista diseo

Todos estos datos automticamente se crean como texto, por lo tanto, si uno de los campos tiene referencia a una fecha, un archivo, o una imagen etc. debemos entrar en vista diseo para hacer algunos cambios. En la columna Tipo de Datos seleccionaremos el tipo que deseemos. Por ejemplo, para el campo fecha de nacimiento seleccionaremos Fecha/Hora.

2. Consultas
Las consultas sirven para que Access nos muestre solamente unos Campos con unas determinadas caractersticas. Para ello seleccionaremos Crear/Asistente para consultas. Elegiremos una tabla e incluiremos los campos que deseemos.

En la vista diseo de la consulta que acabamos de crear veremos los campos que hemos seleccionado previamente. Para ordenar los datos elegiremos un campo y en Orden seleccionaremos Ascendente o Descendente. Pongamos que para esta consulta queremos visualizar solamente los contactos nacidos en el ao 1991. Para ello, en la columna Fecha de Nacimiento aadiremos un criterio de seleccin (Como *1991). Tambin disponemos de un botn para mostrar o no un campo.

Esta consulta dara como resultado la siguiente tabla: Solamente aparecen los contactos nacidos en el 1991. Estn ordenados de manera ascendente segn sus apellidos. Despus, tendrs la opcin de importar tu base de datos a un documento de Word o un de Excel. Para ello, en Datos externos, exportamos al tipo de documento que se desea y cerramos la base de datos.

3. Formularios
Un formulario emplea una nica ventana para presentar los campos en un nico registro. A la hora de crear un formulario, se selecciona una base de datos, y se elige qu datos deseamos para nuestro formulario. Para una mayor exactitud a la hora de ordenar los datos, podemos crear un filtro que nos ayude a reducir los campos. Elegimos la opcin de crear un filtro, elegimos una tabla, seleccionamos la opcin Filtro avanzado/Ordenar, elegimos el campo que con el que queremos filtrar, y en la opcin Orden elegimos el modo de ordenar nuestros datos. En Criterios reduciremos los datos aadiendo condiciones. Para disear un formulario, haremos uso del asistente, que nos ayudar a crearlo de forma rpida y sencilla. El resultado de nuestro formulario sera as, en vista diseo, donde podremos realizar cambios en el diseo de nuestro formulario.