INSPECCIÓN GENERAL DEL EJÉRCITO

SEGUIMIENTO PLAN
DE MEJORAMIENTO
• FORMULACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

INSPECCIÓN RIESGOS
MATERIALIZADOS
Evaluación realizada
por la Inspección De acuerdo con el área
General, como o proceso donde se
máxima instancia de materializó uno o varios
control interno de la riesgos.
institución
Los planes de
mejoramiento se originan
AUDITORIA PETICIONES, QUEJAS
por diferentes fuentes de
EXTERNA ORIGEN Y/O RECLAMOS control, como una
Practicada por los Obedeciendo a PQRS dinámica propia de la
organismos de
PLAN DE
MEJORAMIENTO interpuestos por mejora continua, para
control fiscal. ciudadanos u otras
(Contraloría General entidades. lograr mayor eficacia,
de la República)
eficiencia, efectividad y
transparencia en los
DESEMPEÑO Y/O INICIATIVA DEL procesos que desarrolla
RESULTADOS DEL PROCESO la Institución.
PROCESO Con base en los
Resultados de resultados de las
indicadores de gestión autoevaluaciones
que se ubiquen en el realizadas por los jefes
rango de incumplimiento, de dependencia y/o
de acuerdo con las metas líderes de proceso.
propuestas. .
• METODOLOGÍA
GENERAL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Página: 1 de
PLAN DE MEJORAMIENTO Código: FO-CEIGE-165
COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES
Versión: 2
EJÉRCITO NACIONAL Fecha de emisión: 2016-03-27
INSPECCIÓN GENERAL DEL EJÉRCITO
UNIDAD Y DEPENDENCIA: ÁREA Y/O PROCESO:
ORIGEN DEL INFORME: FECHA DEL INFORME:
CIUDAD Y FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN: OBJETIVO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
ANÁLISIS Y FORMULACIÓN DE TAREAS
NORMA DE UNIDAD DE CANTIDAD DE LA FECHA PLANEADA
DESCRIPCIÓN
REFERENCIA Y/O IDENTIFICACIÓN DE TIPO DE TAREAS A MEDIDA UNIDAD DE RESPONSABLE
No. (HALLAZGO CONSECUENCIAS INICIO FIN
CRITERIO DE CAUSAS ACCIÓN EJECUTAR (SOPORTE Y/O MEDIDA (CARGO)
Ó ASPECTO A MEJORAR)
VERIFICACIÓN EVIDENCIA) PROGRAMADA (año-mes-día) (año-mes-día)
1

Comandante de Unidad (Firma y Postfirma) Jefe de sección, área y/o proceso (Firma y Postfirma)

ORIGEN DEL PLAN:

CLASE DE INSPECCIÓN:
13 14 15 16 17
MONITOREO AVANCE TAREAS
CANTIDAD FECHA DE
% DE AVANCE DESCRIPCIÓN DE LA EJECUCIÓN ANÁLISIS DE
UNIDAD DE EJECUCIÓN
2 MEDIDA EJECUTADA DE LA TAREA
EJECUTADO
0,00%
(DOCUMENTOS SOPORTE) RESULTADOS

0,00%
0,00%
Promedio % de avance 0%

UNIDAD SUPERIOR QUE REALIZA EL SEGUIMIENTO

No. DEL PLAN: Fecha del plan de seguimiento: Fecha del seguimiento:
18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
3 No. DEL
ESTADO DE
LAS TAREAS EFICACIA SOPORTES NUEVAS MUESTRAS TOMADAS
ESTADO DEL HALLAZGO
EFECTIVIDAD
RESULTADOS DE
HALLAZGO LA VERIFICACIÓN
C D I C A N

0 0 0 0 #¡DIV/0! 0 0 0 #¡DIV/0!
0

ESTADÍSTICA DE SEGUIMIENTO 1 ANÁLISIS Y FORMULACIÓN DE TAREAS

ESTADO DE LAS TAREAS ESTADO DE LOS HALLAZGOS
Tareas cumplidas 0 Hallazgos cerrados 0
Tareas en desarrollo 0 Hallazgos abiertos 0
Tareas incumplidas 0 Hallazgos para nuevo plan 0 2 MONITOREO AVANCE TAREAS
TOTAL TAREAS PROPUESTAS 0 TOTAL HALLAZGOS 0
% AVANCE TAREAS #¡DIV/0! % CUMPLIMIENTO PLAN #¡DIV/0!

Firma y Postfirma quien realiza el seguimiento

3 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
(Grado, nombres y apellidos)
• METODOLOGÍA
GENERAL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Página: 1 de
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EJÉRCITO NACIONAL Fecha de emisión: 2016-03-27
INSPECCIÓN GENERAL DEL EJÉRCITO

UNIDAD Y DEPENDENCIA: ÁREA Y/O PROCESO:

ORIGEN DEL INFORME: FECHA DEL INFORME:
CIUDAD Y FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN: OBJETIVO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
ANÁLISIS DE HALLAZGOS Y FORMULACIÓN DE TAREAS

1 NORMA DE
REFERENCIA Y/O
DESCRIPCIÓN
(HALLAZGO IDENTIFICACIÓN DE TIPO DE
UNIDAD DE
MEDIDA
CANTIDAD DE LA
UNIDAD DE
FECHA PLANEADA
RESPONSABLE
No. CONSECUENCIA TAREAS A EJECUTAR
CRITERIO DE Ó ASPECTO A CAUSAS ACCIÓN (SOPORTE Y/O MEDIDA INICIO FIN (CARGO)
VERIFICACIÓN MEJORAR) EVIDENCIA) PROGRAMADA (año-mes-día) (año-mes-día)

1. Corresponde a la numeración de los hallazgos, de acuerdo con los 7 Describa las tareas que se proponen realizar para eliminar las causas. Las
informes de inspección. tareas deben ser plasmadas bajo el esquema del ciclo PHVA.

2 Registre la norma y numeral o criterio verificado por el cual surge el

hallazgo.
8 Registre el nombre del soporte o documento que se genera como evidencia
3 Registre el hallazgo o aspecto a mejorar por el cual se genera el plan de de la tarea a realizar. (Informes, actas, planes, seguimientos, otros).
mejoramiento.

4 Registre la (s) razón (es) por las cuales se propició el Hallazgo o aspecto a 9 Registre el nombre del soporte o documento que se genera como evidencia de la
mejorar. tarea a realizar. (Informes, actas, planes, seguimientos, otros).
Se debe apoyar en herramientas como, diagrama causa-efecto, los 5 porqué,
entre otras.

5 Registrar las consecuencias establecidas por el equipo de trabajo, con base en la 10 Consigne la fecha (año-mes-día) en la que se planea empezar la tarea
aplicación de la Guía para el análisis de consecuencias, anexa al procedimiento de
Mejora Continua 11 Consigne la fecha (año-mes-día) en la que se planea finalizar la tarea

6 De acuerdo con los análisis de causas y consecuencias, seleccione el tipo de acción

que se va a documentar:
Corrección: orientada a eliminar la no conformidad o situación detectada.
Acción Correctiva: orientada a eliminar las causas del los hallazgos identificados.
Acción de mejora: orientada a incrementar la eficacia, eficiencia y efectividad del
proceso.
12 Registre la denominación del cargo del funcionario responsable del cumplimiento de la
tarea.
No se debe registrar el grado, nombres y apellidos.

Comandante de Unidad (Firma y Postfirma) Jefe de sección, área y/o proceso (Firma y Postfirma)
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UNIDAD Y DEPENDENCIA: ÁREA Y/O PROCESO:
ORIGEN DEL INFORME: FECHA DEL INFORME:
CIUDAD Y FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN: OBJETIVO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO:

ORIGEN DEL PLAN:

CLASE DE INSPECCIÓN:
13 14 15 16 17
EJECUCIÓN Y MONITOREO DE AVANCE TAREAS
CANTIDAD FECHA DE
% DE AVANCE DESCRIPCIÓN DE LA EJECUCIÓN ANÁLISIS DE
UNIDAD DE EJECUCIÓN
2 MEDIDA EJECUTADA DE LA TAREA
EJECUTADO
0,00%
(DOCUMENTOS SOPORTE) RESULTADOS

0,00%
0,00%
Promedio % de avance 0%

El avance corresponde al monitoreo permanente que realiza el líder del proceso donde se formuló el plan de mejoramiento,
para asegurar el cumplimiento de las tareas propuestas en las fechas previstas con los soportes correspondientes.

13. Corresponde al número de veces de la tarea ejecutada, con

relación a lo programado.

14. En esta casilla se registra la fecha (año-mes-día) en que se realizaron cada una de
las tareas planteadas para solucionar el hallazgo, si son cuatro tareas, se
relacionaran 4 fechas.

15. Este valor se calcula automáticamente.

Si sale error verifique el registro de las celdas "cantidad de la unidad de medida
programada", "fecha planeada", "cantidad unidad de medida ejecutada.

16. Describa las actividades realizadas con las evidencias, documentos soporte que demuestran la
ejecución de las tareas.
Relacionar el número de radicado de los documentos que se generaron en cada una de las tareas.
(Oficios, informes, actas u otros).

17. Realizar un análisis de la eficacia y efectividad de la tarea planeada y ejecutada, que corresponde al
cumplimiento e impacto que tuvo la tarea sobre la situación o hallazgo referenciado en la columna No.3.
• METODOLOGÍA
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UNIDAD Y DEPENDENCIA: ÁREA Y/O PROCESO:

ORIGEN DEL INFORME: FECHA DEL INFORME:
CIUDAD Y FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN: OBJETIVO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO:

UNIDAD SUPERIOR QUE REALIZA EL SEGUIMIENTO

No. DEL PLAN: Fecha del plan de seguimiento: Fecha del seguimiento:
18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
ESTADO DE
No. DEL ESTADO DEL HALLAZGO RESULTADOS DE
LAS TAREAS EFICACIA SOPORTES NUEVAS MUESTRAS TOMADAS EFECTIVIDAD
HALLAZGO LA VERIFICACIÓN
C D I C A N
3
0 0 0 0 #¡DIV/0! 0 0 0 #¡DIV/0!
0
ESTADO DEL HALLAZGO
Con base en seguimiento realizado, los hallazgos pueden quedar en las siguientes situaciones:
(Recuerde que un hallazgo puede contener varias tareas para su solución)
18 Relacione al inicio de las tareas el No. del hallazgo al que
corresponde(n). (transcrito de la columna No.1 al inicio del CERRADOS: Cuando la ejecución de las tareas propuestas, permitieron solucionar de fondo la situación
formato). Recuerde que un hallazgo puede tener más de presentada, aspecto corroborado con la nueva muestra tomada.
una tarea para su solución.. ABIERTOS: Cuando las tareas propuestas en el plan de mejoramiento, se encuentran en desarrollo, dentro de los
plazos propuestos para su ejecución, evidenciado en la fecha en que se efectúa el seguimiento.
NUEVO PLAN: corresponde a los hallazgos donde no se ejecutaron las tareas propuestas, situación que afecta la
ESTADO DE LAS TAREAS eficacia.
Las tareas propuestas en el plan de mejoramiento, pueden estar en las siguientes condiciones: También se incluyen para nuevo plan los hallazgos, donde a pesar de haberse ejecutado las tareas propuestas,
Cumplidas: cuando se cuenta con los soportes correspondientes. éstas no fueron efectivas, situación que se evidencia en las nuevas muestras tomadas.
En desarrollo: cuando no se ha terminado pero se encuentra dentro de la fecha planeada para su
ejecución. 24 C. CERRADO Si el hallazgo se cierra, registrar 1 de lo contrario 0.
Incumplidas: cuando se vencieron los plazos establecidos y no se existen soportes de su ejecución.

19 C. TAREAS CUMPLIDAS. Relacionar la cantidad de tareas cumplidas de acuerdo con la

verificación efectuada a los soportes correspondientes, los cuales deben ser coherentes tanto
con la unidad de medida como con las mismas tareas propuestas.
20 D TAREAS EN DESARROLLO. Relacionar la cantidad de tareas que se encuentran dentro de
los plazos establecidos para su cumplimiento y que no se han finalizado.
21 I. TAREAS INCUMPLIDAS. Relacionar la cantidad de tareas incumplidas de acuerdo con la
verificación efectuada, y no presentan soportes que evidencie el cumplimiento.
22 EFICACIA Comprobar que las tareas se hayan cumplido en el tiempo establecido, y que los
soportes sean idóneos, y coherentes con la unidad de medida y las tareas.
Asignar valoración de acuerdo con la tabla y rangos establecidos para este efecto.
25 A ABIERTO Registrar 1, cuando se encuentran en desarrollo las tareas propuestas, esto
es que su plazo de ejecución aún no ha concluido. En caso contrario registrar 0.
26 N NUEVO PLAN: REGISTRAR 1 cuando a pesar de haberse cumplido las tareas propuestas,
en las nuevas muestras tomadas se evidencia que no se solucionó el hallazgo.
Así mismo cuando las tareas propuestas no se cumplieron o se cumplieron parcialmente y su
rango de eficacia se encuentra por debajo del 60%, de acuerdo con la tabla establecida para este
efecto. En caso contrario registrar 0
27 EFECTIVIDAD De acuerdo con el hallazgo presentado, tomar nuevas muestras selectivas, a fin
de comprobar que la situación no se ha vuelto a presentar.
Con base en los resultados de la verificación de la nueva muestra, asignar la valoración de la
efectividad de acuerdo con la tabla y rangos establecidos para este efecto.
Recuerde que se valora la efectividad sobre el impacto conjunto de la(s) tareas realizadas.

28 Registrar en forma concreta, Análisis cuantitativo y cualitativo, de acuerdo con la eficacia y

23 En este campo se debe relacionar en forma general las muestras tomadas, que evidencien la efectividad obtenida. y los resultados observados de acuerdo con la verificación de las nuevas
verificación realizada y sustente el porcentaje de efectividad registrado en la columna de muestras (documentación verificada actas, informes, cronograma, etc.) tomadas en desarrollo del
EFECTIVIDAD. seguimiento realizado, que permiten apoyar la valoración tanto de la eficacia, como de la efectividad.
 4.
TABLA VALORACIÓN (EFICACIA –
EFECTIVIDAD)
 • TABLA PARA VALORAR LA EFICACIA
TABLA PARA VALORAR LA EFICACIA
RANGO VALORACIÓN PARÁMETRO DE VALORACIÓN

100% Cumplimiento de la tarea en la fecha planeada.

90% 99% Cumplimiento de la tarea con retraso de 1 a 30 días.

70% 89% Cumplimiento de la tarea con retraso de 31 a 60 días.

60% 69% Cumplimiento de la tarea con retraso superior a 60 días.

50% 59% Incumplimiento parcial de la tarea (ejecución menor a 50%) sin retraso.

40% 49% Incumplimiento parcial de la tarea (ejecución menor a 50%) con retraso de 1 a 30 días.

30% 39% Incumplimiento parcial de la tarea (ejecución menor a 50%) con retraso de 31 a 60 días

20% 29% Incumplimiento parcial de la tarea (ejecución menor a 50%) con retraso superior a 60 días.

0% 19% Incumplimiento de la tarea.

 • TABLA PARA VALORAR LA EFECTIVIDAD
TABLA PARA VALORAR LA EFECTIVIDAD

RANGO VALORACIÓN PARÁMETRO DE VALORACIÓN

No se detectó repetición de hallazgos en la muestra tomada y se observan mejoras en el

90% 100% proceso que evitan el riesgo hacia el futuro

De acuerdo con las nuevas muestras, se presentan situaciones aisladas que ameritan
75% 90% reforzar los controles.

El hallazgo persiste, sin embargo las acciones tomadas han servido para que no se
60% 74% incrementen los casos o situaciones presentadas.

1% 59% Se detecta persistencia del hallazgo con incremento de casos .

NOTA: Se determinan estos parámetros para facilitar la valoración de la eficacia y

efectividad de las tareas propuestas y ejecutadas, por parte de la Comisión que va a
realizar el seguimiento.
 CONSTRUCCION PLAN DE
MEJORAMIENTO

• Inspección General del Ejército

 EJEMPLO EJEMPLO
INCORRECTO
INCORRECTO
e!
l inf orm SE RECIBE EL INFORME DE INSPECCIÓN
go e n le
¡Lle A quie sta Oficial de Control
¿ no e ad?
asig sabilid
Co
Int ntrol
1 Encárguese y Interno
on ern cumpla el
resp o plazo
2
Informe
Inspección
Informe
Inspección
JEM
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TO ECT
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OR
R OR
NC INC
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Oficina Control Interno 3 Perfecto envíelo Cu

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4
a la Inspección
ord lida la
General . en.

TO
Informe REC
Plan de OR
NC
Inspección
Mejoramiento I
Me Pla
jor n d
am e
ien
La oficina de Control Interno formula el plan de mejoramiento, el cual to
tiene hallazgos de todas las áreas y/o procesos inspeccionados.
JEM
El Oficial cumple la orden tratando de tomar decisiones que le
competen a cada una de estas áreas y/o procesos, toda vez que no TO
REC
OR
conoce las capacidades del Estado Mayor, perdiendo la
independencia para su evaluación posterior. I NC

Inspección General del Ejército

 EJEMPLO CORRECTO
EJEMPLO CORRECTO

SE RECIBE EL a las
f a vor
INFORME DE Por
0 ho
ras
14:0 ón de
INSPECCIÓN. reun
o
i
May
or. 1
s ta d
E

Informe
Inspección

¡Si Mi Cr!
2
Realizamos la lectura del
PLAN
MIENTO JEM informe para comprender
DE MEJORA
los hallazgos y asignar
zgos.
n de los halla responsabilidades.
1.Comprensió
causas a
ic ac ión y análisis de
2. Id en tif eas, Cinco
d e L luvias de id Vamos a aplicar las
tr av é s Causa – Reunión
Diagrama de
¿Por qué?, técnicas de lluvia de ideas,
de Estado
Gestión Auditoría para analizar las causas, y
Efecto.
cuales Mayor. así proponer acciones
ic ión de acciones las Contraloría General conducentes, debidamente
3.D efin usas.
rrestar las ca
deben contra estructuradas que aporten a
la mejora del desempeño
de cada área.
Como ordene
Mi Cr. Mañana a las 14:00 Horas nos
reuniremos y cada Jefe de
Sección presentara el plan de
mejoramiento para revisión
final.
Inspección General del Ejército
 EJEMPLO EJEMPLO
CORRECTOCORRECTO

¡Si Mi Coronel! ¡Si Mi Cr! Vamos a realizar

REVIS IÓ N P L A N la revisión final. 3
MIENTO
DE MEJORA e las acciones
ca r qu
1. V er ifi amente Se deben efectuar los
ue st a s estén debid
pro p en las ajustes y enviar el
ct u ra das y contrarrest
e st ru plan al Oficial de
icadas.
causas identif Control Interno para
atención en Reunión consolidar el
es pecial
2. Te ne r un o io,
fic de Estado documento final.
io n e s co mo: hacer
a cc r una
a r un a reunión, hace Mayor.
re a liz s cuales
ci ta ci ón entre otras la
ca pa do los
an de fon Señor Oficial de Control
no solucion Interno consolide el plan de
hallazgos. mejoramiento y me lo
presenta para aprobación,
Como ordene firma, y envío a la IGE.
Mi Cr. JEM

Perfecto realizado y Oficial de Control Interno

JEM validado por el Estado 4
Mayor . Envíelo a la
Inspección General. .

P
Mej lan de
ora
mi e
nto

Inspección General del Ejército

 5. OBSERVACIONES MAS FRECUENTES

ERRORES COMUNES

1. No se conserva la numeración del plan de mejoramiento enviado por la CEIGE, lo cual dificulta la verificación y
trazabilidad con el plan de mejoramiento enviado por la Unidad.

2. Cambio de las observaciones, debido a que no coinciden con el informe detallado, lo que genera retardo en la
verificación de la revisión para realizar la aprobación y/o devolución del plan según sea el caso.

3. Se omite la casilla “tipo de acción”, por lo cual no se especifica si es correctiva o de mejora.

4. En la casilla “causa de la observación” no se registra que propició el hallazgo o aspecto a mejorar. Ejemplo: Limitación
de estatura, Deficiencias en la visión, Fallas de coordinación, Falta de experiencia, Orientación inadecuada,
Entrenamiento inicial inadecuado, Entrenamiento actual inadecuado, Instrucción / entrenamiento mal entendido
entre otros.

5. En la casilla “tareas a ejecutar” no se describe correctamente la actividad que se va a realizar.

Inspección General del Ejército

 5. OBSERVACIONES MAS FRECUENTES

ERRORES COMUNES

6. En la casilla “unidad de medida (soporte y/o evidencia)”, no son claros los documentos registrados, motivo
por el cual no se identifica el tipo de documento que soporta la acción o tarea tomada.

7. La “cantidad de la unidad de medida”, no es coherente con la casilla “denominación de la unidad de medida”,

en la cual se relacionan los documentos que van a evidenciar la mejora, pero no se tienen en cuenta las
cantidades que se soportan.

8. Las fechas del plan de mejoramiento se debe registrar año, mes y día, no día, mes y año, incumpliendo lo
establecido.

9. En la casilla “responsable", registran el grado, nombre, apellido y cargo del funcionario; la forma correcta es
colocar el cargo.

Inspección General del Ejército

 5. OBSERVACIONES MAS FRECUENTES

ERRORES COMUNES

10. Se le delega al Oficial y/o Suboficial Control Interno el diligenciamiento del plan de mejoramiento,
debe ser realizado por el líder del proceso quien es conocedor de la realidad de los hallazgos.

11. Incumplimiento de los plazos estipulados para el envió del plan de mejoramiento a la CEIGE,
retardando la verificación y aprobación del mismo.

12. El plan de mejoramiento debe ser enviado a la CEIGE con su respectiva comunicación oficial (oficio),
anexando el plan de mejoramiento escaneado con firmas y el archivo en EXCEL.

Inspección General del Ejército