Enero 2007

 Objetivo del taller

* Proveer a los participantes de

Conceptos y Herramientas que les
permitan obtener mayor valor de
su tiempo y del de su equipo de
trabajo o familiares y amigos
 Plan de trabajo

Introducción
I. Entendiendo el problema
II. Cambio de paradigmas
III. Prácticas Proactivas

(Abrir una lista de tareas y la agenda)

l. Entendiendo el
problema

¿ Somos reactivos ?
¿ Cómo usas tu tiempo ?
Cambio de identidad (paradigmas)
¿ Somos reactivos ?

¿ Porqué las personas en las

empresas y en su vida personal a
veces piensan que hacer lo
importante tiene menos prioridad que
lo urgente ?
REACTIVO PROACTIVO

Reacciona ante los  Se anticipa a los

sucesos sucesos
Vive al día (de ayer)  Es previsor
Dedica mucho tiempo  Dedica mucho tiempo
a dar solución a lo que a la planeación
no previó
 Evita los incendios
Apaga fuegos

PRIORIDAD:
PRIORIDAD:
LO IMPORTANTE
LO URGENTE
Tareas del dueño del negocio
o de tu vida personal
Tareas del Dueño del negocio

Tareas del Director General

Tareas de Gerentes

Tareas de niveles técnicos

Tareas de operadores y ayudantes

 PAPÁ

MAMÁ
ABUELITA

HERMANO YO HERMANA

CUÑADA
NOVIO
SOBRINOS

TIOS
¿ Cómo usas tu tiempo ?

I. Haz una lista de las tareas

principales que llevarás acabo
durante el día

II. Calcula de manera aproximada

cuanto tiempo le dedicas a la
semana a cada una
¿ Cómo usas tu tiempo ?

Actividad Hrs. Sem.

¿ Y tú cómo usas tu tiempo ?

 Identifica a que nivel corresponde

cada actividad

 Hazlo de manera general utilizando el

siguiente organigrama simplificado

 Puedes utilizar como referencia la

tabla de verbos relacionados con cada
nivel
 ING. HERNAN CORDERO
Presidente

Lic. Jorge Paredes Alcocer

Director
Mayra Rueda
Secretaria

Lic. Armando Barrón Lic. Miguel Herrera.

Gerente Administrativo Gerente de Calidad Gerente de Atención a Socios

Gloria Canche
CXC Guadalupe Gómez Carlos Moreno
Afiliación Afiliación

Alberto Sánchez
Cobrador

Paulina Ku
Áreas públicas
 VERBOS COMUNES PARA INDICAR
FUNCIONES

Superior Mandos Medios Nivel Operativo

Administrar Aprobar Integrar Acumular Proponer

Asegurar Asignar Interpretar Almacenar Proporcionar

Autorizar Analizar Organizar Analizar Realizar

Coordinar Auditar Planear Calcular Recabar

Controlar Comunicar Presupuestar Calificar Recomendar

Definir Consolidar Programar Compilar Registrar

Determinar Evaluar Recomendar Comprobar Seguir

Dirigir Firmar Representar Comunicar Sistematizar

Establecer Revisar Consolidar Manejar

Supervisar Ejecutar

Verificar Entrevistar
¿ Cómo usas tu tiempo ?

Dueño Director Gerente Técnico Ayudante

Actividad Horas
sem.
 ¿ Cómo puedes controlar
tu negocio o tu vida
personal , si ellos son
los que te controlan a
ti ?
El Activo más Valioso

En los negocios y en la vida personal

el tiempo es tu activo más valioso……

BUSINESS no significa Busy – Ness

Como inviertas tu tiempo es una de

las claves del éxito en los negocios y de
tu vida personal
Ganando tiempo de
Dirección

¿ Qué tareas podrías delegar a otros ?

¿ Cuánto tiempo te liberarían ?

¿ En que invertirías ese tiempo ?

Registra tu uso real del
tiempo esta mañana
¿ Cómo puedes controlar
tu negocio y tu vida,
si ellos te controlan a ti ?
 ¿ Pero cómo puedo
volverme proactivo ?

La clave para volverte proactivo es la

planeación
Lo malo es que como la planeación es
importante y no urgente, la hacen solo
los proactivos

Y yo soy reactivo !!!!!!

La fórmula secreta para una vida exitosa…..
En quien me debo de convertir ?

¿Qué debo de pensar diferente ?

Para ser pro-activo hay que
pensar diferente
¿ Qué paradigmas debo
cambiar para lograr el control
de mi tiempo ?
Si sigues haciendo lo mismo que
hoy tendrás los mismos
resultados…………

Tienes que hacer cosas

diferentes para poder
obtener resultados
diferentes
Soy dueño de
mi destino
Asumo la
responsabilidad por
todos mis actos
Soy el responsable de
mis resultados

Echarle la culpa a
terceros SIN
Excusas, Pretextos
Negar hechos y CONTROL
realidades
 Lo hago después ……..

Ahora hay cosas más

urgentes ………………
 Importante
Urgente No Urgente

LO QUE NO DEBERÍAS DE
HACER
No Importante
Ley de Paretto:

El 80 % de los resultados es obtenido

por el 20 % de las acciones

Urgente No Urgente
Diana del

Tiempo

NO URGENTE
PERO IMPORTANTE
 ¿ Qué es un negocio ?

Una empresa comercial,

rentable, que funciona,
SIN TI ………………
Claves para el éxito…….
APALANCAMIENTO
( Hacer más con menos …… )

EL PERSONAL

SISTEMAS Y TECNOLOGIA

FINANZAS

MERCADEO Y VENTAS
 ¿ Qué es una vida exitosa ?

Una existencia decidida

por ti y que alcanza los
objetivos marcados,
únicamente,
POR TI ………………
 Claves para el éxito…….
en tu vida personal
APALANCAMIENTO
( Hacer más con menos …… )

TU TIEMPO

TU SALUD

TU DINERO

TUS VALORES
¿ Qué te mueve en tu
negocio ?

Para inspirar necesitas compartir tu

sueño

Para compartirlo necesitas definirlo

Para definir qué es importante primero

tienes que identificar “Qué es lo
prioritario ”
Para comunicarlo necesitas…

“Ser” lo que dices

ser, y “actuar en
“Comunicar la
consecuencia
filosofía de tu
Vivir cada empresa
momento de sistemáticamente”
acuerdo con tus
más altas
PRIORIDADES
 Cultura de baja confianza ….
“DESCONFIANZA

“ Piensa mal y acertarás”

¿ Porqué desconfiamos ?

¿La confianza se dá o se gana ?

Y cuando
confiamos………

Confiar no significa renunciar a tu

responsabilidad

Delegar no es lo mismo que

ABDICAR
La confianza es una
Habilidad
Se dá en tres ámbitos:
Honestidad - En dos ámbitos:
YO TU
Competencia.
Estar capacitado
Compromiso
 Profecías que se cumplen ….
“Yo espero que te comportes de determinada
forma, y actúo de tal forma que provoco la
conducta que espero de ti”

Investigadores del comportamiento social

+ Rist, Darley, Gross….. Experimentos en escuelas

+ Anderson y Bem, ámbito del trabajo
55 % de la comunicación es expresión corporal
7 % de la comunicación es verbal

Modelamos a las
personas
Tendemos a imitar a las personas
que influyen en nosotros. Imitamos
a nuestros padres incluso en sus
expresiones, en su tono de voz, en
su forma de hablar
“ La gente no se despierta
pensando en como le
puede hacer pasar un
mal día”
- Judy Suiter
Estilos de comportamiento

Extrovertido
P

D I
T E

A R

R S

E O

A N

S
C S A
S

Reservado
 Estilos de Vida
Alto

R
E
Yo estoy Yo estoy Bien P
S
Bien E
P Tu estas Bien
E
P Tu estas mal R

T R S
O O
O
Yo estoy Mal Yo estoy Mal N
P
Tu estas Mal A
I Tu estas Bien
S
O

RESPETO POR OTROS

Bajo Alto
 Tipos de
negociación

Ganar-Perder Ganar-Ganar

Perder-Perder Perder-Ganar
Ganar-Ganar
Genera
Confianza
 “ Si sigues haciendo lo
mismo, seguirás
obteniendo los mismos
resultados”
III. Prácticas
Proactivas

Planeación
Comunicación Efectiva
Registro de Información
Sistema de Organización
 Paso 1 …. Planear
1. Soñar y visualizar
2. Planeación Estratégica FODA
3. Planes cada 90 días
4. Metas detalladas
5. Agenda diaria
6. Plan Diario
7. Seguimiento del plan
 Toda acción se
vuelve un hábito
después de 21 días
III. Prácticas
Proactivas

Planeación
Comunicación Efectiva
Registro de Información
Sistema de Organización
 Comunicación Efectiva
Compartiendo la Visión de
futuro
Habilidades de un buen
proveedor y un buen cliente
Cómo delegar y obtener
resultados
Icd´s y estándares
DELEGAR

vs.
ABDICAR METAS
y
CONTROLES
Como DELEGAR
y Obtener
RESULTADOS !!!!!
 1
¿ Qué es el
TRABAJO ?
Hay gente que
piensa que
trabajo son
las actividades
que hacemos

o que trabajo es
cubrir un horario
Otras creen que trabajo
es darle al cliente lo que
pide
“Trabajo es cuidar
las necesidades de
un CLIENTE”
 Etapas del trabajo

10 Habilidades de un
buen cliente
10 Habilidades de un
buen proveedor
Etapas del trabajo

Identificación de cliente
/ proveedor

Detección de necesidades
 Etapas del trabajo

Definición del pedido

Se hace el pedido

Negociación (acordamos
condiciones de satisfacción)
Se hace un compromiso
Realización - Se entrega
Evaluación - Se declara
satisfacción
10 Habilidades de un buen
Cliente

1. Sabe reconocer quien es el proveedor

2. Sabe transmitir sus necesidades
3. Sabe definir pedidos y escuchar
propuestas (identificar indicadores
y definir estándares)
4. Saber negociar (ganar –ganar)
5. Obtener siempre el compromiso de

cada proveedor
10 Habilidades de un buen
Cliente

6. Durante la realización, dar seguimiento a

los proveedores
7. Exigir el cumplimiento de
compromisos de entrega
8. Evaluar el trabajo de acuerdo con las
condiciones de satisfacción
(estándares)
9. Declara satisfacción o insatisfacción
…. Felicitar o hacer reclamos
10. Documentar los procesos
10 Habilidades de un buen
Proveedor

1. Sabe reconocer quien es el cliente

2. Sabe escuchar las necesidades del
cliente
3. Ayudar al cliente a definir su pedido, o
hacerle una propuesta que cuide su
necesidad …. (identificar indicadores
y definir estándares)
4. Saber negociar (ganar –ganar)
5. Saber comprometerse
10 Habilidades de un buen
Proveedor

6. Reportar al cliente si hay contratiempos,

antes de que venza el plazo de entrega
7. Verificar que el trabajo cumpla con
las condiciones de satisfacción –
estándares
8. Declarar la entrega
9. Pedir evaluación y declaración de
satisfacción o insatisfacción
10. Documentar los procesos
L
I 1. PREPARACIÓN (Se hace durante la planeación
S diaria)
T
A
Definir el pedido de manera objetiva y medible ICD´S

de
Definir a quien se le va delegar

V
E
2. PEDIDO
r
I Explicar la necesidad por cuidar
F
I
Se Hace el pedido (con estándares)
C
A
c 3. COMPROMISO
I
Ó
Negociar (asegurarse de contar con lo necesario)
n
Se hace un compromiso (queda delegado)
L
I
S
T 4. REALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO
A
Registrar las fechas de entrega y de seguimiento
de
Realización (se lleva a cabo el trabajo)
V
Entrega (asegurarse de que se entrega el trabajo)
E
r
I
F 5. RETROALIMENTACIÓN
I
C Evaluación
A
c
Se declara satisfacción
I
Ó
n
¿Qué puedes delegar ?
1. Revisa tu lista de tareas de la
semana y decide cuales de ellas
vas a delegar y a quien
2. Con una de ellas sigue el
primer paso de la lista de
verificación
3. Hay dudas ?
III. Prácticas
Proactivas

Planeación
Comunicación Efectiva
Registro de Información
Sistema de Organización
 Registro Maestro
Marzo de 2007

1. Voy a registrar mi uso real del

tiempo durante una semana utilizando el
formato maestro, repetiré este ejercicio
cada 6 meses
2. Al terminar la semana de registro
dedicaré dos horas a analizar los
resultados del ejercicio…
Describiré de que cuadrante es cada tarea
que realizo
Decidiré que tareas voy a delegar siguiendo la
lista de verificación para delegar
 Registro Maestro

Todo lo que llega a nuestras

agendas viene de alguna parte
De dónde llega ?
 En el mundo
PROACTIVO ……
+ De mis necesidades, sueños,
planes, preparativos o bien…..
+ De pedidos que me hacen otras
personas… que tienen necesidades, sueños,
planes, preparativos

+ Los proactivos lo registran todo,

en un solo lugar lo escriben todo con
el mayor detalle…
Y cuando vuelven a saber de esto ?
En el mundo
Reactivo ……
+ De problemas, fechas vencidas,
fallas y descomposturas y …..
+ De pedidos que me hacen otras
personas… problemas, fechas vencidas,
bomberazos

+ Los reactivos no apuntan nada,

no tienen tiempo y si lo hacen
apuntan en un post it, en una
servilleta, en un …. Lo que sea
Y cuando vuelven a saber de esto ?
Recomendaciones para
usar el registro maestro

1. Usa un solo registro maestro.

Puede ser un cuaderno, el registro
diario de tu organizador, un archivo
de word en tu palm, etc….

2. Siempre abre un registro por

día, así lo podrás encontrar fácilmen
te por fecha
Recomendaciones para
usar el registro maestro

3. Escribe en tu registro maestro

cada cosa que te piden, cada idea
que tienes, cada dato que te dan,
cada cosa importante que observas…

4. Trae tu registro maestro

siempre contigo
El registro maestro

Enumera cada tema que

registres

Aún si registraste algo en otro

lugar como apuntes de una junta,
escribe en tu registro maestro que
tuviste la junta y donde encontrar la
información
El registro maestro

 Para planear diariamente, solo

tienes que revisar tu registro
maestro del día anterior, y sabrás
que hay que atender y donde está la
información

 Esto te da control sobre los

eventos del futuro
Ejemplo de registro maestro

10 Marzo 2007

 1. Tuve una junta con mi jefe, ver

información en folder Z, archivo X

 2. Me encontré con Juan X, me pide

que le pase la información de nuestro
cliente ZZZZ. Se la prometí para mañana

 3. Creo que debo de revisar el clima

laboral de mi departamento, observé una
situación de conflicto entre Pedro M y Juan
Ejemplo de registro maestro

10 Marzo 2007

 4. Tere X me pide que invite a Gloria L,

a nuestra próxima junta de trabajo. Su
teléfono es 8 85 67 39

 5. Llegó el recibo telefónico, está muy

alto, debo revisar esos gastos . (ver que se
pague a tiempo para evitar recargos)

 6. Ví el precio del equipo x28 que

necesito, está en $ 1,500 en la tienda
ZZZZ. La promoción termina el 23 de
Ejemplo de registro maestro

10 Marzo 2007

 7. Viene mi hermano de visita a Cancún

el 19 de marzo. Llega a las 9:00 AM ,
número de vuelo GA 456. Iré por el al
aeropuerto y organizaré algunas visitas
durante su estancia.

 8. Están cerrando mal las cajas para

envíos en el almacén, debemos corregirlo
Comentarios sobre el
registro maestro

Le hemos llamado registro

maestro porque concentra
toda la información del día
Comentarios sobre el registro maestro

Este registro se archiva para

siempre, por lo que en todo
momento podemos recurrir a el.
Por eso, se debe escribir claramente
toda la información y de la manera
más detallada posible.
No vuelvas a escribir la
información del registro maestro,
simplemente anota en que fecha está
y que número tiene, para que la
encuentres cuando la necesites.
 Tarea,
Otro ejemplo de una referida

al registro maestro

Lista de tareas del día X

 Encargar al responsable de almacén que

cierren bien las cajas y se flejen (feb 8) 6
 Otro tarea para el día
 Etc.
 Etc.
 Tarea,
Ejemplo de una referida al

registro maestro

Lista de tareas del día 10 Marzo 2007

 Comprar hoy el equipo x28 (feb 3 ) 3

 Otro tarea para el día
 Etc.
 Etc.
III. Prácticas
Proactivas

Planeación
Comunicación Efectiva
Registro de Información
Sistema de Organización
 Sistemas
Algunos para programar
eventos

 programas como Outlook, Goldmine,

software de Franklin Covey, ya sea pc o
para palms
 Agendas electrónicas
 Organizadores como el de Franklin
Covey
 Calendarios y agendas de trabajo diario,
semanal, mensual
CLAVES para el uso de estos sistemas

 Recuerda que no hacen la planeación

por ti
 Utiliza un solo sistema de programación.
No tengas un calendario en la pared, otro
en la computadora, otro en la agenda de
bolsillo
CLAVES para el uso de estos sistemas

 Asegúrate que todos los

eventos que surgen a partir
de tu planeación, terminen
escritos en una lista de
tareas o en una agenda
CLAVES para el uso de estos sistemas

 Las tareas se programa en listas de

tareas
 Las citas se anotan en la agenda
 Tanto las listas de tareas como las
agendas pueden ser diarias, semanales o
mensuales
 Los calendarios mensuales dan una
visión general y permiten programar tareas
de meses que aun no traigo conmigo
 Planeación Diaria

 Ten una lista de verificación para

tu planeación diaria y otra para tu
planeación semanal

 Asegúrate que en esa lista

aparezca paso a paso todo lo que
tienes que revisar a la hora de hacer
tu planeación. Esto dependerá de tu
sistema de programación
CLAVES para el uso del sistema

Una sugerencia:

No memorices la lista de
verificación para la planeación diaria
Esto te permitirá incluir cualquier
modificación en cualquier momento,
e implementarla al día siguiente,
dando mucha flexibilidad a tu
sistema
Planeación
Diaria
Planeación Diaria
5 Pasos para la planeación diaria

3 Pasos para hacer una lista de

tareas

Seguimiento a la lista de tareas

Algunos ejemplos de sistemas

5 Pasos para la planeación

diaria

1. Prepárate para la planeación

Recuerda lo importante que es la planeación
Asegúrate de no tener distracciones

2. Revisa citas asignadas para hoy:

Calendario mensual
Citas del día de hoy
Agenda semanal

3. Planea y programa
Revisa tu registro maestro de ayer
5 Pasos para la planeación

diaria

4. Revisa tareas
Revisa tareas de ayer sin cerrar
Programa tareas para hoy (3 pasos para hacer
una lista de tareas)
Identifica que tareas puedes delegar

5. Revisa tus indicadores clave

Revisa tus cuentas de banco
Actualiza tu archivo de flujo de efectivo
Actualiza otros reportes
3 Pasos para hacer una
Lista de Tareas

1. Haz una lista de cosas por hacer

2. Asígnales letras por prioridad

3. Identifica si hay tareas por delegar

- Si las hay, revisa la “lista de Verificación para
Delegar”
 1. Haz una lista de cosas por hacer
dl sg pr
Comprar un regalo para Andrea

Hacer el reporte de ventas para mañana

Hacer pagos del banco

Leer 15 páginas del libro 7 Hábitos

Hacer gráficas para el reporte de ventas

Hacer reservaciones de hotel y avión

3 Pasos para hacer una
Lista de Tareas

1. Haz una lista de cosas por hacer

2. Asígnales letras por prioridad

3. Identifica si hay tareas por delegar

- Si las hay, revisa la “lista de Verificación para
Delegar”
2. Haz una lista de cosas por hacer

Prioridades por letras:

A Se debe hacer hoy
B Quiero hacerla hoy
C Podría hacerla hoy, es opcional

Prioridades por símbolos ( i paq):

Alta !
Normal
Baja
2. Haz una lista de cosas por hacer

Por números (palm):

1, 2, 3, 4, 5 …..
2. Asígnales letras por prioridad
dl sg pr

b Comprar un regalo para Andrea

a Hacer el reporte de ventas para mañana

a Hacer pagos del banco

c Leer 15 páginas del libro 7 Hábitos

a Hacer gráficas para el reporte de ventas

b Hacer reservaciones de hotel y avión

3 Pasos para hacer una
Lista de Tareas

1. Haz una lista de cosas por hacer

2. Asígnales letras por prioridad

3. Identifica si hay tareas por delegar

- Si las hay, revisa la “lista de Verificación para
Delegar”
3. Identifica si hay tareas por delegar
dl sg pr

b Comprar un regalo para Andrea

a Hacer el reporte de ventas para mañana

Y a Hacer pagos del banco

c Leer 15 páginas del libro 7 Hábitos

a Hacer gráficas para el reporte de ventas

M b Hacer reservaciones de hotel y avión

Seguimiento a la Iista de tareas

tarea realizada

tarea eliminada

delegando tarea
Se decide a quien….
Se hace el pedido
M
Se acepta el compromiso
 Seguimiento a la Iista de tareas
dl sg pr

tarea realizada b Comprar un regalo para Andrea

tarea eliminada x a Hacer el reporte de ventas para mañana

delegando tarea Hacer pagos del banco

Y dl a
Leer 15 páginas del libro 7 Hábitos
pr - prioridad c
sg – seguimiento a Hacer gráficas para el reporte de ventas

dl – por delegar a ...

M dl b Hacer reservaciones de hotel y avión
L
I 1. PREPARACIÓN (Se hace durante la planeación
S diaria)
T
A
Definir el pedido de manera objetiva y medible ICD´S

de
Definir a quien se le va delegar

V
E
2. PEDIDO
r
I Explicar la necesidad por cuidar
F
I
Se Hace el pedido (con estándares)
C
A
c 3. COMPROMISO
I
Ó
Negociar (asegurarse de contar con lo necesario)
n
Se hace un compromiso (queda delegado)
L
I
S
T 4. REALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO
A
Registrar las fechas de entrega y de seguimiento
de
Realización (se lleva a cabo el trabajo)
V
Entrega (asegurarse de que se entrega el trabajo)
E
r
I
F 5. RETROALIMENTACIÓN
I
C Evaluación
A
c
Se declara satisfacción
I
Ó
n
Seguimiento a la Iista de tareas
tarea realizada

tarea eliminada

delegando tarea
Se decide a quien….
M
Se hace el pedido
Se acepta el compromiso

Tarea transferida
Seguimiento de tarea delegada

Al final del día una tarea delegada

tiene que haber sido completada,
eliminada….

X
Seguimiento de tarea delegada

o se debió escribir en el registro

maestro las fechas de seguimiento y
entrega marcado como transferida
3 Pasos para hacer una
Lista de Tareas

1. Haz una lista de cosas por hacer

2. Asígnales letras por prioridad

3. Identifica si hay tareas por delegar

- Si las hay, revisa la “lista de Verificación para
Delegar”
Seguimiento a la Iista de tareas
dl sg pr
tarea realizada

tarea eliminada _______________________

delegando tarea

tarea transferida
5 Pasos para la planeación

diaria

1. Prepárate para la planeación

Recuerda lo importante que es la planeación
Asegúrate de no tener distracciones

2. Revisa citas asignadas para hoy:

Calendario mensual
Citas del día de hoy
Agenda semanal

3. Planea y programa
Revisa tu registro maestro de ayer
5 Pasos para la planeación

diaria

4. Revisa tareas
Revisa tareas de ayer sin cerrar
Programa tareas para hoy (3 pasos para hacer
una lista de tareas)
Identifica que tareas puedes delegar

5. Revisa tus indicadores clave

Revisa tus cuentas de banco
Actualiza tu archivo de flujo de efectivo
Actualiza otros reportes
 Ejercicio de
Planeación Diaria

Vamos a imaginar que es

el día de mañana por la
mañana ………
Sobre el sentido de
urgencia, recuerda:

“ Hay personas que necesitan

tener el sentido de urgencia para
hacer las cosas, por eso las dejan
hasta el final ”
Sobre el sentido de
urgencia, recuerda:

“ Cuando sientas urgencia de

atender LO IMPORTANTE que NO
es URGENTE, estarás ante la
puerta de otra realidad ”
 Tu compromiso para administrar tu tiempo es
realmente un compromiso contigo mismo y con lo
que es importante en tu vida