METODOLOGÍAS PARA EL ANÁLISIS

AGENDA DEL DÍA

1. Saludo - Contextualización.
2. Metodologías de Identificación de causas y formulación de acciones. (20 minutos)
3. Requerimiento normativo en formulación de plan mejoramiento institucional (5 minutos)
4. Errores comunes en la formulación de planes de mejoramiento (5 minutos)
5. Taller de formulación de plan de mejoramiento. (90 minutos)
 Contexto

Informe final de auditoría de

regularidad PAD 2023, radicado
orfeo 20234600108572

(...) En consecuencia de conformidad con la Resolución

Reglamentaria No 001 del 24 de enero de 2023 “Por la cual se
adaptan los procedimientos del Proceso de Vigilancia y Control a la
Gestión Fiscal de la Contraloría de Bogotá, D. C., a la Guía de
Auditoría Territorial- GAT”, expedida por el Contralor de Bogotá
D.C., dentro de los diez (10) días hábiles siguientes
al recibo de la presente comunicación, deberá
reportar a través del Sistema de Vigilancia y Control
Fiscal – SIVICOF, el Plan de Mejoramiento que contengan las
acciones y metas que se formularán por parte de la Entidad,
producto del presente informe.
Requerimiento normativo en
formulación de plan mejoramiento
institucional
 Resolución Reglamentaria 036 de 2019
Contraloría de Bogotá

Planes de mejoramiento:

“Conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de vigilancia y control fiscal

tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan
sido identificados en ejercicio de la auditoría Gubernamental o Auditorías Especiales con el
fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia equidad o a
mitigar el impacto ambiental “

Tomado de: Manual Técnico del Modelo Estándar de

Control Interno MECI, modulo de evaluación y
seguimiento, “componente 2,3 “Planes de Mejoramiento”
 Responsables de la formulación del plan de mejoramiento

1. Oficina Asesora de Planeación y Tecnologías de la Información, acompañar, asesorar y

hacer seguimiento en la elaboración.

2. Área de Control Interno, asesorar y hacer seguimiento en la elaboración.

3. Subdirecciones misionales, Subdirección Administrativa y Financiera y Oficinas (OAJ y

OAPTI), formular el plan de mejoramiento, con el fin de lograr la conformidad de la
información y la efectividad de la acción para eliminar la causa origen del hallazgo
comunicado por la Contraloría de Bogotá D.C.
 Evaluación del plan de mejoramiento
Contraloría de Bogotá D.C., evalúa el cumplimiento (eficacia) y la efectividad de las acciones del
Plan de Mejoramiento para eliminar la causa (s) que originó los hallazgos.

Eficacia
- Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados
planificados. Tomado ISO 9000 -2015

- Grado de cumplimiento de la acción. Tomado del procedimiento para la evaluación del plan de mejoramiento pvcgf-07
version: 15.0

Efectividad
- Capacidad de la acción implementada por el Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal para
eliminar la causa que originó el hallazgo de auditoría evidenciado por la Contraloría de
Bogotá D.C. Tomado de procedimiento para la evaluación del plan de mejoramiento pvcgf-07 version: 15.0
 Evaluación del plan de mejoramiento

La evaluación de las acciones son categorizadas en:

CUMPLIDA EFECTIVA: acción ejecutada en el 100%, calificada con eficacia del 100% y efectividad mayor o igual al
75%, al considerar que en ese porcentaje se elimina la causa origen del hallazgo.

CUMPLIDA INEFECTIVA: acción ejecutada en el 100%, calificada con eficacia del 100% pero la situación
detectada no es corregida, persiste la causa que originó el hallazgo, por lo cual la calificación de la efectividad es
menor al 75%. Se formula un nuevo hallazgo.

INCUMPLIDA: la fecha de terminación de la acción se encuentra vencida, no se ha ejecutado en el 100%, por lo

cual la calificación de la eficacia es menor al 100%, o cuando la(s) acción(es) planteadas para el nuevo hallazgo
originado en una acción calificada como cumplida inefectiva, no eliminan la causa que originó el hallazgo inicial.
“La Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal
o quien haga sus veces, en cumplimiento de los roles establecidos en las
normas vigentes, específicamente en su función evaluadora y de seguimiento,
realizará la verificación del plan de mejoramiento, para determinar las
acciones cumplidas, de lo cual dejará los registros y soportes
correspondientes.”
Artículo décimo, Parágrafo, Resolución 036 de 2019
 Lineamientos - Contraloría de Bogotá
para la formulación del Plan de
mejoramiento institucional

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO CB-0402F FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

 DESCRIPCIÓN ACCIÓN: Registre la(s) acción(es) que
CAUSA: Registre la causa principal que
realizará la entidad para subsanar o corregir la situación
originó la situación detectada por la Contraloría
descrita por la Contraloría. Inicie con un verbo en
de Bogotá D.C. sobre la cual se enfocará la infinitivo. (Máximo 500 caracteres).
acción

ÁREA RESPONSABLE: Señale el área o FECHA DE INICIO: Indique la fecha en que

dependencia a la cual le corresponde comienza la acción(es) registrada(s). El formato
ejecutar la acción determinada. (Máximo debe ser (AAAA/MM/DD)
100 caracteres)

FECHA DE TERMINACIÓN: Señale la fecha en que finaliza la(s) acción(es). El formato debe ser
(AAAA/MM/DD). Esta fecha no podrá superar 12 meses contados a partir de la fecha de formulación del
respectivo plan de mejoramiento.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO CB-0402F FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO CB-0402F FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

CÓDIGO
ACCIÓN:

CAUSA:
Errores comunes en la
identificación de causas y
formulación de acciones
 Errores comunes en la
identificación de causas y formulación de acciones

Resolver un hallazgo con la identificación de la

causa equivocada

Formulación de acciones no eficaces

Resolver un hallazgo con una causa que no

contempla la visión completa del problema
 Errores comunes en la identificación de causas y
formulación de acciones

- Solucionar el hallazgo mediante el envío de una comunicación interna *

- Incluir a otras dependencias para la ejecución del plan sin que estas lo conozcan

- Formular acciones que están por fuera del rango operativo del área o que dependan de
terceros

- Formular acciones que por su complejidad duren más de un año

* La comunicación interna es parte de una solución en cuanto a la divulgación de una estrategia o

procedimiento que hizo parte del plan de mejoramiento
Errores comunes en la
identificación de causas y formulación de acciones

- Formular acciones demasiado complejas

- Formular acciones demasiado sencillas

- Formular una acción basado en la idea, conocimiento y operación de una sola persona

- Pensar que un solo método de análisis de causa es el adecuado

Errores comunes en la identificación de causas y
formulación de acciones

- Formular acciones con plazos de ejecución muy cortos / muy largos

- Formular acciones con plazos cortos en cambios de administración

CRONOGRAMA PARA FORMULAR EL PLAN
DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
 5 Radicación informe final
auditoría regular

6, 7, 8 Formulación de del plan de

mejoramiento (causa, acciones,
indicadores, metas, fechas) por
parte de las unidades de gestión
responsables

11 Envío a OAPTI para analizar

formulación del plan de mejoramiento

12 Y 13 Revisión OAPTI y
solicitud de ajustes

14 Revisión por parte Control

interno y solicitud de ajustes

15 Revisión Dirección general y

solicitud de ajustes

19 Fecha límite transmisión en

SIVICOF
Taller formulación plan de
mejoramiento
 Taller formulación PMI
1. Formar grupos por dependencia
2. Identificar causa del hallazgo asignado utilizando metodologías presentadas (15 minutos)
3. Presentar causa identificada a los asistentes (20 minutos)
4. Retroalimentación (10 minutos)
5. Formular acciones de mejora asociadas a las causas (15 minutos)
6. Presentar las acciones a los asistentes
7. Retroalimentación (10 minutos)