GESTIÓN DE DOCUMENTOS

APTIMP-QA-PR-000001

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 PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
► OBJETIVO
Elaboración, identificación (codificación), revisión,
distribución y registro de documentos internos y externos del
SIG.

► ALCANCE
Todas las operaciones de APTIM en Perú.
*En caso el cliente indique requisitos específicos (formato,
codificación, aprobación…) ellos predominarán sobre lo
indicado en este documento

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 PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO
Forma de llevar a cabo un Instrucción detallada que describe
proceso. como realizar una tarea, trata de
un solo tema.

Ejemplo:
Procedimiento de Compras, Ejemplo:
Procedimiento Reclutamiento y Instructivo de Mantto de la Bomba
Selección, Procedimiento para Reciprocante RAM G-3201 – ABC,
Espacios Confinados, etc. Instructivo de Limpieza Interior de
Tanque TKZZ-8500 Sistema
Contra Incendio, etc.
DOCUMENTOS EXTERNOS
REGISTRO
Emitido por una entidad externa y Documento que presenta
determinada como necesaria para resultados obtenidos o proporciona
la planificación y operación de la evidencia de actividades
organización. realizadas.

Ejemplo: Ejemplo:
Planos, Normas Legales, Códigos Registros de inducción, Registro
Internacionales, Manuales, SDS, TÉRMINOS de asistencia a charlas diarias,
Documentos del cliente, etc.
Expect the Extraordinary. Check List completados, Reportes
de mantenimientos realizados, etc.

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 TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO
(PR)

POLÍTICA
(PL)

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 TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

FORMATO
(FM y CK)

INSTRUCTIVOS
(WI)

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 TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

LINEAMIENTO
(GL)

MANUAL
(MA)

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 TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

FLUJOGRAMA
(FJ)

MAPA DE
PROCESOS
(PI)

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 TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PERFIL DE
PUESTO
(PP)

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 EMISIÓN DE DOCUMENTOS
La emisión inicial de un documento de gestión u operativo, se
considera Rev.0

Solo están disponibles para ser utilizados por todos los empleados
de APTIM, los documentos “Emitido para su uso” (Rev.0) o superior

Los códigos alfanuméricos de los documentos son únicos

Cualquier cambio en la información del documento (fondo) se

considerará como una nueva revisión

Cuando un documento se anula, el número asociado se anulará y

no se volverá a utilizar.

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 Los documentos como
RISST y RIT se
identifican con su título
y son controlados por el
SGH

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 IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Tenemos documentos técnicos, documentos generales o de gestión,
correspondencias, planos
Los documentos son identificados con códigos alfanuméricos

Código OMS y sitio Unidad de negocio Código de disciplina Tipo de documento Número de 6 dígitos
PPPPPPY UUU DD BB XXXXXX
APTIMP 000 = Todas las unidades QA Aseguramiento de la Calidad DC Diagrama de Caracterización Correlativo
605000M BO Back Office FJ Flujograma
MTO = Mantenimiento FM
605000P PM CBM – Mantenimiento Predictivo Formato 000001
PYT = Proyectos IN Informe
237977 QC Control de Calidad .
SEE = Servicios especiales WI Instructivo de Trabajo
001460 EJ EL Ejecución LL .
OPE = Operaciones HS Lecciones Aprendidas
016505 Electricidad LT .
GA Correspondencia
018134 Gestión de HSE MA
Manual
. Gestión de PI Para el caso de COMISIONAMIENTO, los
Mapa de Proceso
. Almacén seis dígitos varían a 0XXYYZ:
. GM Gestión del Mantenimiento MF Matriz AMFE
(0)Cero
CV Civil MM Minuta de Reunión
(XX) Iniciales de la subdisciplina
GP Gestión de Proyectos PP Perfil de Puesto
(YY) Correlativo
IC Instrumentación y Control PL Plan (Z) Tipo de hoja (A/B/C)
LR Locaciones Remotas PT Política A: Construcción
ME Mecánica PR Procedim
B: Pre-commissioning
iento de
PG Planificación y Programación Gestión C: Commissioning
MP Plataforma Marina
HR Recursos Humanos
GS Servicios Generales

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 ► DOCUMENTOS TÉCNICOS
Documentación generada para actividades netamente de planta.
Procedimientos o instructivos operativos de Planta, formatos técnicos, etc.

 605000M-MTO-ME-WI-000002 Reposición de aceite en equipos rotativos en operación

 605000P-MTO-GS-WI-000041 Mantenimiento preventivo de cámara frigorífica

Ejemplos 

018135-PYT-EL-PR-000003 Procedimiento para el Tendido de Cables
237977-MTO-ME-FM-000005 Formato de mantenimiento 1500 horas motores WAUKESHA VHP
 APTIMP-PYT-CM-FM-0IC16C Fieldbus Segment Tests

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 ► DOCUMENTOS GENERALES O DE GESTIÓN
Política, Manual, Procedimiento, Lineamiento, Mapa de Proceso, Diagrama de caracterización,
Perfil de Puesto, Minuta de reunión, Lecciones Aprendidas. etc.

 605000M-GN-MM-000041 Minuta de reunión diaria

 605000P-GN-LL-00003 Lecciones Aprendidas
Ejemplos 

APTIMP-HR-PP-000002 Gerente de Planta
APTIMP-IT-PR-000001 Procedimiento de BACKUP
 APTIMP-GD-PT-000004 Política de Salud, Seguridad y Medio Ambiente

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 ► CORRESPONDENCIAS

Caso 1: OMS “Código identificador del

cliente y del negocio que APTIM
desarrolla con él” (PPPPPP), Sitio (Y)
“Y”: Primera letra del nombre de la
Planta, de ser necesario.
PPPPPPY
Caso 2: APTIM (PPPPPP), Región
(Y)
“Y”: Código de País como se define
en el Anexo 3

NOTA:

CASO 1: Aplica a documentación generada en un Sitio

específico para clientes específicos.

CASO 2: Aplica a documentación generada que aplique a

todos los contratos.

 605000M-APTIM-LT–PPC-000015 Sobrecosto en traslado de personal APTIM a Pagoreni A / OS-102.

Ejemplos
 605000P-APTIM-LT-PPC-000007 Recepción de OS-PIS-MANT-022-2016 Servicio de reposición de
elementos y reparación de la bomba PBB-19000.
 APTIMP-APTIM-LT-PLNG-000042-20 Información de la nueva dirección fiscal

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 ELABORACIÓN/ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
Todo documento del SIG, de gestión y operativo debe elaborarse,
revisarse y aprobarse antes de su distribución y aplicación de acuerdo
con el siguiente cuadro.
NIVELES DE ELABORACIÓN Y APROBACIÓN
Elaboración/Actualización Aprobación
DOCUMENTOS DEL SIG Coordinador de Calidad/ Gerente Regional
Manuales, Políticas, Objetivos, Mapa de Procesos,
Caracterizaciones, Procedimientos, etc. Analista de Calidad Coordinador de Calidad / RAD

DOCUMENTOS DE GESTIÓN
Responsable / Jefe de Área Gerente de Área / Gerente de Sitio
Políticas, Lineamientos, Procedimientos, Diagramas de
flujo, Instructivos, Formatos.

Líder Técnico (capataz) / Supervisor Supervisor Senior / Superintendente

DOCUMENTOS OPERATIVOS de Área de Obra /Coordinador de Área
Analista de Área Coordinador de Área
Procedimientos, instructivos, formatos.
Jefe / Coordinador / Supervisor de
Gerente de Área / Gerente de Sitio
Área
Gerente de Área / Gerente de Sitio Gerente Regional

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 FLUJOGRAMA

APTIMP-QA-FJ-000001

ELABORACIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y
APROBACIÓN DE
DOCUMENTOS

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 DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS

ELABORACIÓN/
3.
1.2.
APROBACIÓN
ACTUALIZACIÓN

DIFUSIÓN

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 GESTIÓN DE LOS CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

Cuando ocurra cambios - Corrección de un error Los cambios realizados El estado de los

¿DÓNDE SE VERIFICAN?
¿CUÁNDO APLICA?

¿CUÁNDO NO APLICA?

¿DÓNDE SE IDENTIFICAN?
o mejoras en los tipográfico. de una “revisión” a otra, documentos se
criterios y métodos de - Corregir una serán identificados en verificarán en las
la planificación, referencia a un el cuadro de control de “Listas Maestras de
operación y control de documento cambios, ubicado en la Documentos” y en los
los procesos, como carátula del documento. Listados de Estado de
resultado de las - Corregir o cambiar el Transmisiones.
título de la autoridad Se debe mantener la
auditorías, información del cambio
inspecciones, o cuando emisora
de las dos últimas
lo considere necesario. - Cambio del dueño del revisiones como
Cuando no hayan documento mínimo.
cambios, revisión de al - Agregar referencia a
menos cada tres (3) un documento
años. (Número) en los pies de
página

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 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Revisión
vigente

Revisión
obsoleta

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 DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos

identificados en las sedes, se
encontrarán en la lista maestra de
documentos externos.

El registro de Control de
Documentos Externos será
publicado en el SharePoint
corporativo – cAPTure del
contrato o Lima y se notificará a
los Responsables de área.

Todos los documentos vigentes se

encontrarán en modo de lectura.

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 CONTROL DE REGISTROS/ALMACENAMIENTO Y
PROTECCIÓN/RESPALDO DE LA INFORMACIÓN
Respaldo de la
información_
Requisitos de los Sistema de Procedimiento BACKUP
Usuario Archivo central
registros información

Control de Registros

Información Almacenamiento y
Documentada protección

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Expect the Extraordinary.