Documentos Contables en

oficina Farmacéutica
Q.F MANOLO SUÁREZ GUTIÉRREZ
ADQUISICION DE
MEDICAMENTOS
Q.F MANOLO SUÁREZ GUTIÉRREZ
ADQUISICIÓN
ADQUISICIÓ N DE MEDICAMENTOS
MEDICAMENTOS

Es el conjunto de actividades que realiza la

oficina farmacéutico que permite adquirir
medicamentos y dispositivos médicos, con el
fin de tenerlos disponibles para la
satisfacció n de las necesidades de sus
usuarios.
 TIPOS DE ADQUISICIÓ N DE MEDICAMENTOS
1-. Adquisición de medicamentos
mediante contratación administrativa
 Son compras de artículos dentro de un acuerdo
definido mediante un expediente.
 A cada expediente creado se le asigna un código,
una fecha y un importe máximo por pedido.
 El Servicio de Farmacia establece unas
especificaciones de calidad y precio para cada
medicamento a incluir en el concurso.
2-. Adquisición de medicamentos
mediante compra directa
 Se trata de compras realizadas directamente al
laboratorio farmacéutico.
 En este caso, la evaluación de la calidad del producto
a adquirir la realiza directamente el Servicio de
Farmacia, valorando la documentación aportada por
los proveedores y solicitando a éstos una oferta
económica y muestras de su producto.
 MOMENTO DE LA ADQUISICION
La adquisició n podemos dividirla en tres momentos:

La planeación: Comprende la formulació n de políticas,

objetivos y funciones, así como la definició n de las cantidades
de compras y la modalidad por utilizar.

La ejecución: Mediante la cual se lleva a cabo la adjudicació n

de medicamentos y dispositivos médicos.

La evaluación: Del proceso y del cumplimiento de este frente a

lo programado.
 REALIZACIÓ N DE PEDIDOS
La emisió n de los pedidos se realiza cuando el stock del producto
llega al stock de alerta: 

Con los productos que estén por debajo del stock de alerta. Se comprueba
que éstos no estén pendientes de recibir y se realiza el pedido
correspondiente.

El pedido se realizará con una periodicidad de 1 o 2 semanas, dependiendo

del consumo del producto.
 REALIZACIÓ N DE PEDIDOS

¿CUÁNTO PEDIR?
Para cada tipo de aprovisionamiento, la cantidad a pedir
puede variar teniendo en relació n factores como
temporadas del añ o , por lo que será recomendable revisar
datos de consumos histó ricos del producto y restarlo al
Stock actual

Cantidad a pedir = Consumo histórico – Stock actual

 REALIZACIÓ N DE PEDIDOS
¿COMO PEDIR?
• Una vez generado el pedido, se imprime la hoja de pedido. En ella, figura
el nú mero de pedido, el producto, el nú mero de envases, los descuentos
aplicables, el precio final y la firma del farmacéutico responsable.

• La mayoría de pedidos realizados desde una oficina farmacéutica privada

se realizan mediante compra directa para lo cual es aconsejable llevar un
libro o cuaderno de proveedores donde se tendrá a la mano los nú meros
de los proveedores , para el control interno del establecimiento se puede
imprimir el pedido realizado para no volver a pedirlo con otro proveedor .
 REALIZACIÓ N DE PEDIDOS
Presupuestos de compras
No siempre es posible adquirir todos los medicamentos, entre otras razones por falta de
presupuesto, por lo que es importante establecer prioridades para la adquisició n, estas se pueden
establecer con las siguientes clasificaciones:

Clasificación VEN: Esta clasificació n se realiza de acuerdo a la “urgencia” en que se necesita el

medicamento.

V E N
Vitales: Medicamentos indispensables No esenciales: Son medicamentos de
Esenciales: Su ausencia puede causar
o vitales, su desabastecimiento puede baja frecuencia de uso o que poseen
alteraciones en la salud del paciente pero
ocasionar consecuencias graves en la otras alternativas en el mercado.
en menor incidencia que los anteriores.
salud del paciente, incluso la muerte.
 Clasificació n má s administrativa y consiste en clasificar los
Clasificación ABC o medicamentos por grupos de acuerdo al costo en un periodo, de
PARETO manera que se pueda tener un porcentaje determinado de cada uno
mejorando la rotació n y la rentabilidad. De esta mera se busca tener un
porcentaje determinado para los medicamentos costosos, menos
costosos y econó micos

Lo único imprescindible es que los

productos de tipo A sean los más
importantes según el criterio que elijamos;
los de tipo B los intermedios y los de tipo C
los menos importantes.
 SELECCION DE PROVEEDORES
Esta etapa es critica dentro del proceso de adquisició n de medicamentos, porque de acuerdo al
proveedor depende la calidad del medicamento, se debe seleccionar un proveedor que cumpla
con la normatividad.

Al seleccionar proveedores se debe tener en cuanta algunos criterios como:

• Cumplimiento de las especificaciones administrativas.

• Oportunidad y disponibilidad de la entrega.
• Informe de la situació n del pedido.
• Servicio al Cliente.
• Política de devoluciones.
• Cumplimiento de especificaciones técnicas.
 ORDEN DE COMPRA
Despué s de conocer al proveedor y tener claro las especificaciones técnicas, la
forma de pago, entre otras actividades administrativas se procede a realizar la
orden de compra.
Debe tener los siguientes datos:
• Nombre del producto
• Forma Farmacéutica
• Cantidad
• Valor Unitario
• Valor Total
• Plazos de entrega
• Condiciones de pago (plazos con descuento financiero y/ó de pago neto)
• Condiciones especiales (marcació n, entregas parciales, etc.)
 CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ADQUISICIÓ N
Se debe contar con la gestió n necesaria para tener controles en los procesos
del servicio farmacéutico para este caso específico se debe contar con las
medidas necesarias para el manejo de los tiempos de compra y mantener los
medicamentos en la cantidad y de la calidad necesaria para los pacientes.
AGOTADO
AGOTADO

AGOTADO