¿Cómo asegurar la integridad de los documentos

electrónicos de archivo, su conservación a largo plazo

y su valor probatorio?
EverSuite Compliance conforme ISO 14641-1

XVIII Jornadas de Archivos Universitarios

Cádiz 23, 24 y 25 de Mayo del 2012
 Ever Team ¿Quiénes somos?

Expertos en Mas de 20 Países

Gestión y 7 subsidiarias,
Documental, mas de 1600
desde 1990 Clientes

Líder Europeo
19% Crecimiento
Soluciones
2011
Integradas ECM

Reconocidos por
los principales
400 Empleados
analistas de
Mercado

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 Breve historia
Compatibilidad
especificación
1era ECM Suite CMIS
1era solución de especifica
gestión de 1era Suite Gestión de para negocios
información información Patrimonial, 1era solución de
documental Archivo, bibliotecas,
1er Portal de archivos
museos electrónicos en
Internet
línea con
estándares int.

2010
1995

2004

2007

2009
1990 2012
2006

2008
2001
1994

1era ECM Suite basada

1era Solución en Microsoft
cliente 1er Fabricante
software SharePoint ES Compliance
servidor ISO 14641-1
europeo en el
ECM Magic
Quadrant
1era J2EE SOA
ECM Suite

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 Comités
 Ever Team es miembro y contribuyente activo de:
 CTN 50/SC1: Gestión de documentos y aplicaciones
 UNE-ISO 30300 (1)
 UNE-ISO 15489
 Grupo de trabajo MoReq
 MoReq, MoReq 2, MoReq 2010
 Comité ISO/TC 171
 ISO 14641-1, Archivo Electrónico con valor probatorio
 AFNOR/CN 171: Archivo y gestión documentos electrónicos
 NF Z42 013

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 Marco legislativo: Ley 11/2007

Título Preliminar Ámbito de Aplicación y Principios Generales

Título 1º Derecho de los ciudadanos

Título 2º Sede electrónica

Título 3º Gestión electrónica

Título 4º Interoperabilidad

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 Marco legislativo: Ley 11/2007
Marco legislativo: Ley 11/2007 , ……La evolución hacia la Administración electrónica no puede llevarse a
cabo sin un planteamiento a fondo sobre la gestión de los documentos electrónicos que permita superar
las ineficiencias de los tradicionales sistemas basados en el papel.
 Dentro del conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, las normas relativas al documento
electrónico, al expediente electrónico, a la digitalización de documentos en soporte papel, a los
procedimientos de copiado auténtico y conversión y a la política de gestión de documentos electrónicos
responden a lo previsto en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero.
Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos (citas)
Ámbito de Aplicación
Gestión de documentos en entornos híbridos
Contenido y contexto
Estándares y buenas prácticas nacionales e internacionales
Programa de tratamiento de documentos electrónicos
Autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la protección,
recuperación y conservación física y lógica de los documentos y su contexto.
Responsabilidades en cuanto a su custodia.
Destrucción o eliminación de los documentos
Asignación de metadatos
Supervisión y auditoría
 

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Gestión y conservación de los documentos

Ciclo de vida del documento

• Los objetivos de los sistemas de gestión y archivo de

documentos electrónicos son entre otros:
– Crear e intercambiar documentos íntegros y
auténticos por sus valores primarios: interés, utilidad
y valor de prueba para la organización que los
produce y recibe.
– Conservar documentos íntegros y seguros
conteniendo la capacidad informativa para personas
no vinculadas a los productores o receptores y
garantizando a los ciudadanos el derecho a su
conservación segura en el tiempo.

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Firma digital y Caja fuerte digital

Conceptos vinculados con la Firma digital:

Autenticidad, no repudio, validez legal, cifrado, certificados, validación de certificados.

Firma longeva:
Validación completa de los certificados y estado de firma digital y sello de tiempo. Formatos Xades-A,
Cades-A, PDF/A, estándar ISO 19005-1, ISO 32000-1

La firma no garantiza

- Cadena de Seguridad
- Confidencialidad
- Trazabilidad
- Valoración y retención
- Conservación
- Preservación ante catástrofes
- Gestión de metadatos
- Integridad de metadatos y documentos
- Gestión del ciclo de vida del documento
- Reversibilidad
- Autonomía de Aplicaciones y bases de datos
- Taxonomías automáticas, búsquedas avanzadas, etc.

Es necesario un sistema de gestión de documentos

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 EverSuite Compliance / Conformidad ISO 14641-1

Un sistema Compliance para la gestión de records con valor probatorio es aquel que trabaja
conforme a una ley, una norma, un reglamento o un estándar.

EverSuite Compliance, garantiza:

 Perennidad de los metadatos y del documento

 Integridad de los metadatos y del documento
 Trazabilidad.
 Seguridad del sistema.
 Confidencialidad.
 Independencia de las aplicaciones informáticas que crearon los documentos.
 Gestión del ciclo de vida
 Valoración de los documentos en el tiempo
 Descripción de metadatos y clasificación de tipologías de expedientes
 Prevención ante incursiones.
 Conservación a largo plazo
 Preservación ante catástrofes
 Intermediación

ISO 14641-1:
Gestión de documentos electrónicos - Definición y operación de un sistema de información para la preservación
electrónica de documentos -

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EverSuite Compliance / Conformidad ISO 14641-1

Caso Practico
Agenda
Definición inicial
Captura, Procesado y Carga
Toma en Custodia
Validación
Firmas Electrónicas
Ubicación en Caja Fuerte Electrónica
Trazabilidad
Plan de Clasificación
Consultas
Alerta y Prevención de Incursiones
Eliminaciones
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¡Gracias por su atención!
Ever Team, líder Europeo de Soluciones
integradas ECM

Carmen Conty
Directora General Ever Team Spain
conty@ever.es www.ever-team.com