El plan de aprovisionamiento

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 1. El plan de aprovisionamiento: la gestión de
compras, de almacén y de stocks

La función de aprovisionamiento en la empresa consiste en comprar materiales o productos,

para la fabricación o venta, y almacenar los productos hasta su comercialización.

El aprovisionamiento en la empresa tiene tres funciones principales:

 La gestión de compras se encarga de realizar las compras de materiales que se necesitan para la
fabricación de productos (en empresas industriales) o productos para la venta (en empresas
comerciales). Se deben tener en cuenta las cantidades a comprar, los precios, los plazos de entrega,
la calidad, los medios de pago, etc.
 La gestión de almacén se encarga de mantener los productos desde que entran en la empresa
hasta su salida. En caso de empresas industriales, al llegar las materias primas se guardarán en el
almacén hasta que comience el proceso de fabricación. Cuando el producto esté acabado, se
almacenarán hasta que se produzca su venta.
 La gestión de stocks o gestión de inventarios se encarga de determinar la cantidad de
existencias o materias primas que se han de tener en el almacén y también el número de pedidos
que es necesario realizar para cubrir las necesidades de la empresa.

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Las fases del proceso de aprovisionamiento son las
siguientes:
 Compra de materiales o productos. La empresa
realizará una selección de los proveedores a los que
adquirir los productos, teniendo en cuenta las
condiciones que ofrece cada uno de ellos.
 Almacenaje de los productos. La empresa deberá
disponer de unos espacios en los que conservar y
guardar los productos hasta que salgan de ella.
 Control de las existencias que debe mantener en
cada momento.

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1.1. Selección de proveedores

Se denomina proveedores a quienes suministran a las empresas los bienes objeto de su

actividad.

Entre la empresa compradora y el proveedor, se establecen, por mutuo acuerdo, las condicionesdel
aprovisionamiento, que ambas partes se obligan a cumplir.

Las condiciones que se acuerdan, entre otras, son: los bienes a comprar, la cantidad, la fecha y el
lugar de entrega, el precio a pagar, y la forma y la fecha de pago.

En su relación con los proveedores, a la empresa se le plantean varias cuestiones a las que tiene
que dar respuesta y que estudiaremos a continuación:

1. Búsqueda de proveedores.
2. Evaluación de estos.
3. Elección de uno o varios.

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A. Búsqueda de proveedores

Entre las numerosas fuentes de información que se pueden consultar para localizar proveedores,
encontramos:
 Internet.
 Páginas amarillas.
 Prensa y revistas especializadas en la rama de actividad de la empresa.
 Cámaras de comercio.
 Asociaciones empresariales y profesionales y colegios profesionales.
 Ferias y exposiciones.
Una vez localizados posibles proveedores y tras confeccionar un listado con sus datos, la empresa se
pondrá en contacto con ellos para solicitar la información adicional que precise sobre las condiciones
de compra que no estén claras o se pretendan negociar.

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B. Evaluación de proveedores

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C. Elección de proveedores

Después de buscar proveedores y evaluar a los preseleccionados, se procederá a elegir a

aquellos proveedores que se considere más convenientes.

 Tras elegir al proveedor idóneo, cabe hacerse la pregunta: ¿es aconsejable tener un único
proveedor? Generalmente, es conveniente contar con varios proveedores de un producto,
pues, en caso de que falle uno, se tendrán otros, y así se evita quedar desabastecido de un
producto, ya que esto conllevaría un parón en la cadena productiva o no poder servir los
pedidos a los clientes.
 Por otro lado, hay que mantener un equilibrio; la empresa debe tener en cuenta que, si tiene
muchos proveedores, puede perder posibles descuentos por comprar una gran cantidad a un
único proveedor.

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 1.2. Gestión de almacén

Las razones por las cuales la empresa dispone permanentemente de mercancías son las
siguientes:
 En ocasiones, el tiempo que tardan en llegar a la empresa los artículos pedidos es superior al
periodo en que se venden o consumen.
 Si las empresas no mantienen una reserva de materias primas, materiales, productos
acabados, mercaderías, etc., no podrán satisfacer la demanda de los usuarios o clientes, al
no disponer de los artículos solicitados.
 Pueden darse variaciones en la demanda que supongan un aumento no previsto del
consumo.

Estos artículos que forman la reserva reciben el nombre de existencias o stocks.

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Esta figura describe cómo han evolucionado las existencias que tiene una empresa. Podemos observar
que, en el momento 0, la empresa dispone de 100 unidades.
El consumo a lo largo del tiempo (periodos 1 al 6) hace que las existencias se agoten en el periodo 6.
Si en este momento no se compran más unidades, la empresa no puede satisfacer la demanda, que
en este caso es de 10 artículos (periodo 6).
Al comienzo del periodo 7, se compran 100 unidades de nuevo.
Durante el periodo 6, la empresa ha sufrido una «rotura de servicio» de 10 artículos que eran
demandados y no ha podido servir al no disponer de ellos.

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A. Clasificación de existencias

Según el tipo de materiales, los stocks pueden ser:

 De materias primas adquiridas y que están a la espera de ser transformadas en un producto
acabado, apto para su uso o consumo.
 De productos semiterminados o en curso de fabricación, mientras dure el proceso de
transformación.
 De mercaderías o productos acabados, hasta su distribución o venta.
 De repuestos o piezas cuyo destino es sustituir a otras ya deterioradas en los equipos o máquinas
utilizados por la empresa en el ejercicio de su actividad.
 De subproductos, residuos y materiales recuperables, que son los bienes que se obtienen de
forma accesoria en el proceso productivo.
 De envases y embalajes, que son aquellos elementos destinados a contener los productos.

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Los distintos tipos de existencias tienen destinos diferentes:

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B. Almacén

Los medios que utiliza la empresa para clasificar, colocar y custodiar todos los artículos disponibles en
perfecto estado de conservación, para su posterior distribución o consumo, reciben el nombre de
almacén.

Las funciones del almacén son las siguientes:

 Recibir los materiales procedentes del exterior, llevando un control cuantitativo (número) y
cualitativo (calidad).
 Colocar los elementos recibidos de forma organizada en el interior del almacén, de manera que se
conozca el lugar de emplazamiento de cada artículo y se pueda acceder a él de forma inmediata.
 Conservar los artículos en perfecto estado, utilizando los métodos de protección adecuados,
manteniéndolos a cubierto, mediante temperatura, envases y embalajes idóneos.
 Llevar un registro de las existencias en almacén y comprobar periódicamente que las existencias
recogidas en la ficha coinciden con las reales.
 Entregar los artículos a los destinatarios cuando los soliciten.

El recuento de los artículos existentes en el almacén se denomina inventario.

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C. Valoración de las existencias

El Plan General de Contabilidad señala que la valoración de las existencias se hará por el precio de
adquisición.

Se entiende por precio de adquisición el consignado por el vendedor en la factura, una vez deducidos
todos los descuentos o rebajas en el precio y añadidos todos los gastos que se produzcan hasta que
estén ubicados para su venta, como son los gastos de transporte, aranceles de aduana o seguros.

Para valorar las salidas de almacén y las existencias finales, hay diversos métodos teóricos.
 FIFO (First In First Out o primera entrada, primera salida). Este método supone que las
existencias que salen del almacén son siempre las más antiguas, quedando en él las últimas que
entraron.
 Precio Medio Ponderado (PMP). El precio medio es el resultado de dividir el importe total (en
euros) de los productos entre el número de unidades. Este precio varía cada vez que se produce una
nueva entrada en el almacén. Las salidas se valoran al precio resultante después de la última
operación de entrada.

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 1.3. Gestión de stocks

La gestión de stocks es otra de las principales funciones dentro del aprovisionamiento de la

empresa.
Si las existencias no se gestionan correctamente, puede suceder:
 Que se pierdan o deterioren.
 Que no se conozca su número, su valor monetario o el lugar donde están ubicadas.
 Que no se realice el pedido a tiempo, con el riesgo que supone que se agoten las existencias y
no se pueda atender a los pedidos de los clientes.
 Que la cantidad solicitada no sea la adecuada, con el consiguiente incremento de los costes de
almacenamiento, si se adquieren más artículos de los necesarios, o del coste de repetir
pedidos, si se compra de menos.
Para solucionar los problemas que ocasiona el mantenimiento de las existencias, la gestión de
stocks debe dar respuesta a las siguientes cuestiones:
 Qué nivel o cantidad de existencias hay que mantener.
 Cuándo, en qué momento hay que realizar el pedido para reaprovisionar.
 Cuánto, qué cantidades es necesario aprovisionar.

El objetivo de la gestión de stocks es dar el máximo servicio al menor coste posible.

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 A. Control de inventarios

Gracias al control de inventarios, la empresa estará informada de:

 Número actual de existencias y su valor monetario.
 Número de unidades compradas y su importe.
 Número de unidades consumidas y su valor monetario.
 Fechas de entradas y salidas del almacén.

La clasificación ABC es un
método que permite identificar los
artículos que tienen un mayor
impacto dentro del valor
económico total de los productos
que una empresa mantiene en el
almacén.

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 B. Nivel de existencias

Se entiende por nivel de existencias la cantidad de productos, mercaderías o materias primas que la
empresa mantiene habitualmente en sus almacenes.

Un elevado nivel de existencias permite satisfacer la demanda de los clientes, pero implica unos
costes de almacenaje elevados. Por otra parte, un bajo nivel de stocks reduce los costes de almacén,
pero aumenta el número de pedidos no servidos, con las consiguientes pérdidas que ocasiona.
La calidad de un servicio de almacén se mide por el grado de cumplimiento que es capaz de dar a
los pedidos que recibe.
La rotura de stocks se produce cuando el almacén no es capaz de atender la demanda, al no disponer
de los artículos que se solicitan.
Mantener un nivel alto de existencias trae consigo un aumento de los costes de almacenaje en
cuanto a:
 Recursos humanos: personal dedicado a su gestión y conservación.
 Materiales: local, instalaciones, etc.
 Recursos financieros: dinero empleado en comprar las existencias.
 Coste de oportunidad: referido al coste que supone que estos no puedan destinarse a otra
alternativa por estar asignados al almacén.
 Obsolescencia: existe riesgo de que los artículos almacenados mucho tiempo se conviertan en
«productos muertos.

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 C. Rotura de stocks y stocks de seguridad

Las consecuencias que se derivan de la rotura del servicio son:

 Descenso de las ventas por falta de existencias, lo que puede llevar a perder clientes, pues
comprarán el producto a otra empresa.
 Descenso de la producción por falta de materias primas.
 Interrupción de la actividad por falta de repuestos que sustituyan a piezas deterioradas que son
utilizadas por los equipos e instalaciones que intervienen en el desarrollo de la actividad empresarial.
Dada la repercusión que tienen las roturas de stocks, es importante que la empresa mantenga en todo
momento un stock de seguridad.

El stock de seguridad es el nivel de existencias que la empresa debe mantener para evitar el riesgo
de quedarse sin artículos.
Si Nivel de existencias < Stock de seguridad -> Riesgo de rotura de stocks

La cantidad considerada como stock de seguridad depende fundamentalmente de:

 El grado de consumo del artículo.
 El plazo de aprovisionamiento, que es el tiempo que transcurre desde que se da la orden de pedido
hasta que las mercancías se encuentran en el almacén.

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D. Punto de pedido

Es el nivel de existencias en el que se hace necesario reaprovisionar el almacén.

Cuando los stocks disminuyen por debajo de la cantidad considerada punto de pedido, hay que
emitir un nuevo pedido:

El punto de pedido depende:

 Del grado de consumo del producto.
 Del plazo de aprovisionamiento.
 Del stock de seguridad.

Punto de pedido = Consumo previsto en plazo aprovisionamiento + Stock de seguridad

PP = CPA + SS

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E. Cantidad que se debe pedir

Coste total = Coste de pedido + Coste de almacenaje

Las empresas deben determinar la cantidad a solicitar en el pedido para que la compra sea
más económica. Con cada pedido que se hace, se originan unos gastos de emisión,
recepción, tramitación, etc., que hay que tratar de minimizar. Si se realizan menos pedidos,
habrá que soportar menos gastos.
Sin embargo, cuando se hacen menos pedidos, la cantidad solicitada será mayor, lo que lleva
aparejado mayores costes de almacenaje: de alquiler del local, limpieza, electricidad, etc.
La empresa debe buscar la solución compatibilizando estas dos variables, de tal forma que los
costes totales sean mínimos.

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F. Programas informáticos de gestión de stock

Los medios informáticos ofrecen hoy en día las prestaciones que la gestión de stocks exige,
facilitando una labor que difícilmente se podría desarrollar con medios tradicionales.
Las prestaciones que ofrecen estos programas son, entre otras:
 Información sobre la localización de los productos en el almacén.
 Nivel de inventarios. Informa sobre el movimiento de los artículos en número de unidades,
entradas, salidas, etc.
 Clasificación ABC. Muestra listados ordenados: los artículos, de mayor a menor, sobre el valor
de los consumos, el número de unidades, el precio, etc.
 Informa sobre los productos obsoletos y «muertos», es decir, artículos que no han registrado
movimiento en un determinado periodo de tiempo.
 Rotura de stocks. Se pueden evitar al avisar cuando la cantidad de un artículo se encuentra por
debajo del stock de seguridad.

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 2. La negociación con los proveedores

La negociación es un proceso en el cual dos o más partes, que tienen intereses comunes y
distintos, intercambian información para lograr un acuerdo, para obtener unos beneficios
comerciales; una de las partes pretende vender sus productos en las mejores condiciones
posibles y la otra parte comprar esos productos también en condiciones favorables.

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En la negociación, se llegará a acuerdos, entre otros, sobre:

Es importante no contar con un único proveedor, pues, de esta forma, si en un momento fuese
necesario, podríamos cambiar a otro.

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 3. La operación de compraventa

3. 1. La normativa mercantil

Contrato de compraventa es aquel en el que una de las partes (vendedor) se obliga a

entregar una cosa mueble determinada en el plazo y lugar designados, y la otra (comprador) a
recibir la cosa y a pagar por ello un precio en el momento acordado..

Existen unas normas legales que regulan las actividades de las empresas. Concretamente,
en el Código de Comercio se regulan los contratos de compraventa.

Contrato. Acuerdo entre dos o más partes en el que se establece una serie de derechos y
obligaciones.
Contrato de compraventa. Acuerdo por el que una persona se obliga a entregar una cosa
a otra, que se compromete a pagar un precio.

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 3. 2. La normativa fiscal

En su aspecto fiscal, las operaciones de compraventa están sujetas a la normativa del IVA, que
analizamos en el apartado siguiente.
Los conceptos básicos de los impuestos son:
 Hecho imponible. Es la operación causante de la obligación de contribuir.
 Sujeto pasivo. Es la persona, física o jurídica sobre la que recaen las obligaciones tributarias.
 Base imponible. Es la cuantificación monetaria de las operaciones sujetas al impuesto.
 Tipo impositivo. Es la cuantía, proporcional o progresiva, que se aplica sobre la base para
determinar la cuota.
 Cuota. Es el importe que el sujeto pasivo ha de satisfacer a la Hacienda Pública. Generalmente, es el
resultado de aplicar a la base imponible el tipo impositivo.
 Deuda tributaria. Es la cuantía total que el sujeto pasivo ha de ingresar en Hacienda. Se calcula
restando a la cuota las deducciones y añadiendo a esta, si hubiese, intereses de demora y recargos.
 Devengo del impuesto. Es el momento en que se origina la obligación de pago de la deuda
tributaria.

Base imponible × Tipo impositivo = Cuota tributaria – Deducciones = Deuda tributaria

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Existen tres tipos de tributos:
 Tasas. Tributos cuyo hecho imponible consiste en la prestación de servicios que afectan o
benefician de un modo particular a un sujeto pasivo. Ejemplo: expedición de un título
académico.
 Contribuciones especiales. Tributos cuyo hecho imponible consiste en la obtención de
beneficio o aumento de valor de los bienes para un sujeto pasivo como consecuencia de la
realización de obras públicas. Ejemplo: asfaltado de una calle.
 Impuesto. Tributos exigidos sin contraprestación, cuyo hecho imponible está constituido por
negocios, actos o hechos de naturaleza jurídica o económica, que ponen de manifiesto la
capacidad económica del contribuyente. Ejemplo: pago del Impuesto sobre Bienes Inmuebles,
por la posesión de una vivienda.

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 4. El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

Está regulado por la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y por el Real Decreto
1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

A. Naturaleza del impuesto

El IVA es un tributo de naturaleza indirecta, pues recae sobre el consumo de bienes y servicios, y
grava:
 Las entregas de bienes y la prestación de servicios efectuadas por empresarios o profesionales.
 Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
 Las importaciones de bienes.
Para los empresarios y profesionales, en general, es un impuesto neutral, es decir, no afecta a sus
costes.

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B. Ámbito de aplicación

Se aplica en todo el territorio peninsular y en las Islas Baleares.

Por tanto, el IVA no será de aplicación ni en Canarias ni en Ceuta y Melilla.

C. Hecho imponible

Constituyen el hecho imponible de este impuesto:

 Las entregas de bienes y las prestaciones de servicios realizadas por empresarios o profesionales
a título oneroso, con carácter habitual u ocasional, en el desarrollo de su actividad.
 Las adquisiciones intracomunitarias de bienes efectuadas a título oneroso por empresarios,
profesionales o personas jurídicas que no actúen como tales cuando el transmitente sea un
empresario o profesional.
 Las importaciones de bienes.

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D. Operaciones no sujetas y exentas del impuesto

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E. Devengo del impuesto

Es el momento en que se origina la obligación de pago.

 En las entregas de bienes. Se devenga el impuesto cuando estas se ponen a disposición del
adquiriente.
 En las prestaciones de servicios. El devengo se produce cuando se prestan, ejecutan o efectúan
las operaciones gravadas.
Existen algunas reglas especiales sobre el devengo, de las cuales podemos destacar estas:
 En el caso de operaciones con pago anticipado, el impuesto se devengará en el momento de
cobro total o parcial del precio, por los importes efectivamente percibidos.
 En los arrendamientos o suministros continuos que se realizan sin interrupción, como por
ejemplo el suministro eléctrico o telefónico, el devengo se produce en el momento que resulte
exigible la parte del precio que comprenda cada percepción. En el caso del suministro eléctrico,
el devengo se produce cuando llega la factura mensual.

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F. Sujetos pasivos.

Son sujetos pasivos los empresarios o profesionales que realicen entregas de bienes y prestaciones
de servicios sujetas al impuesto.

G. Regímenes especiales

En el IVA, existen una serie de regímenes especiales que atienden a las características específicas
de algunas actividades, como las agencias de viaje o los minoristas, por ejemplo.

H. La base imponible

La base imponible está constituida por el importe total de la contraprestación de las operaciones
sujetas al impuesto. Particularmente, entre otros, se incluirán:
 El importe de la contraprestación.
 Las comisiones, los transportes, los seguros, los envases y los embalajes.
 Los tributos que recaigan sobre la operación (excepto el IVA).

No se incluirán en la base imponible:

 Los descuentos y bonificaciones que se justifiquen y se concedan previa o simultáneamente al
momento de la operación, y que deben ser consignados por separado.

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H. La base imponible

La base imponible está constituida por el importe total de la contraprestación de las operaciones
sujetas al impuesto. Particularmente, entre otros, se incluirán:
 El importe de la contraprestación.
 Las comisiones, los transportes, los seguros, los envases y los embalajes.
 Los tributos que recaigan sobre la operación (excepto el IVA).
No se incluirán en la base imponible:
 Los descuentos y bonificaciones que se justifiquen y se concedan previa o simultáneamente al
momento de la operación, y que deben ser consignados por separado.
En algunas ocasiones, se puede producir una reducción en la base imponible. Estos casos son los
siguientes:
 Cuando se devuelven envases o embalajes o unidades de productos. Puede ocurrir, por ejemplo,
que la empresa vendedora envíe los productos al comprador con unos envases para proteger los
productos y que estos puedan ser devueltos al vendedor. En estos casos, el vendedor incluye en la
factura el importe de los envases y se les aplica el IVA.
 Cuando el comprador devuelve los envases, el vendedor debe aminorar el importe de los envases y
el IVA repercutido.
 Por los descuentos y bonificaciones otorgados con posterioridad al momento en que se realice la
operación. Así, por ejemplo, una compañía, en atención al gran importe de las compras que ha
hecho un cliente a lo largo del trimestre, le hace un descuento de 300 €.
 Por este motivo, la compañía vendedora enviará al cliente una factura que rectifica las anteriores, y
le minorará la base imponible en 300 € y le reducirá también el IVA correspondiente a este
importe.

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4.1. Tipos impositivos del IVA

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 4.2. Deducciones y devoluciones

Los empresarios y profesionales que sean sujetos pasivos del IVA podrán deducir de las cuotas devengadas
por las operaciones gravadas en cada periodo de liquidación las cuotas soportadas en las adquisiciones que
hayan realizado en el mismo periodo.
Serán deducibles las cuotas devengadas en el interior del país (península e Islas Baleares) soportadas por
repercusión directa (repercutidas al sujeto pasivo por sus proveedores) mediante las siguientes operaciones:
1. Las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por otro sujeto pasivo del impuesto.
2. Las importaciones de bienes.
3. Las entregas de bienes y prestaciones de servicios gravadas por pasar a otra actividad económica
distinta a la que estaba afecta.
4. Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
Los empresarios y profesionales solamente podrán deducir las cuotas soportadas por la adquisición de
bienes y servicios que estén directa y exclusivamente afectados por su actividad empresarial o
profesional.
Las cuotas soportadas en cada periodo de liquidación se deducirán de las devengadas durante el mismo
periodo en las declaraciones presentadas. Si el resultado es positivo, debe ingresarse en el Tesoro.
Si es negativo y se declara trimestralmente, el resultado se compensa en las declaraciones/
liquidaciones siguientes; en este caso, si al final del ejercicio, en la última declaración presentada, el
resultado es negativo, se puede optar por solicitar la devolución o bien compensar el saldo negativo en
las liquidaciones del ejercicio siguiente.

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 4.3. Liquidación del impuesto

El periodo de liquidación, en general, coincide con el trimestre natural.

Las empresas, excepto algunas que presentan la liquidación mensualmente, deben presentar las liquidaciones
trimestralmente (modelo 303) y un resumen anual de todas las operaciones realizadas en el ejercicio (modelo
390).

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 4.4. Obligaciones formales

Los sujetos pasivos del IVA están obligados a:

a) Presentar declaraciones relativas al comienzo, la modificación y el cese de las actividades.
b) Expedir y entregar facturas o documentos equivalentes y conservar duplicado de estos (también se
deben conservar las facturas recibidas).
c) Llevar la contabilidad y los libros de registro establecidos.
La contabilidad debe permitir determinar:
• El importe del IVA repercutido a sus clientes.
• El importe del IVA soportado.
d) Presentar periódicamente, o a requerimiento de la Administración, información relativa a sus
operaciones económicas con terceras personas.
e) Presentar las declaraciones/liquidaciones correspondientes e ingresar el importe del impuesto
resultante, así como una declaración resumen anual.

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4.5. Libros de registro obligatorios

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 5. El proceso de compra

Este proceso de compra lleva aparejada una serie de documentos, a través de los cuales se deja
constancia de las operaciones realizadas.
Para la correcta selección de los proveedores, se solicitan presupuestos a los diferentes candidatos. Una
vez que se selecciona un proveedor, la empresa realiza el pedido de los productos que se desean adquirir.
Posteriormente, el vendedor remite los productos solicitados, junto con el albarán y la factura
correspondiente.

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 5.1. El pedido

El pedido es un documento en el que el comprador solicita unos productos al vendedor de acuerdo a

unas condiciones previamente pactadas.

Los medios que se pueden emplear para realizar el pedido son:

 Verbalmente. Las ventajas que tiene son que es rápido y se puede negociar con la otra parte. Sin
embargo, presenta el inconveniente de no quedar constancia por escrito.
 Por transmisión electrónica, a través de correo electrónico, página web o fax. Cuenta con las
ventajas de ser rápido y quedar constancia de las condiciones.
 Por correo ordinario. Este medio está actualmente en desuso, pues es el más lento, si bien sí
queda registro de las condiciones acordadas.
 Mediante agente o representante comercial. En determinados sectores, es muy usual que las
empresas tengan representantes que visitan a los compradores y, en esas visitas, se negocian las
condiciones, se cumplimentan los pedidos y se firman.

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Las notas de pedido deben contener, al menos:
 Datos que identifiquen a las partes (nombre, domicilio, código postal, NIF, etc.).
 Número de pedido.
 Fecha de emisión.
 Descripción de los artículos solicitados, cantidad, precio, descuentos, etc.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Plazo de entrega.
 Forma de envío y a cargo de quién corren los portes y demás gastos.
 Forma de pago.
 Si están incluidos los impuestos (IVA) o no.
 Firma de quien lo emite.

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 5.2. El albarán

El albarán es un documento que acredita la entrega de las mercancías con detalle de estas.

5.3. La factura

La factura es un documento que recoge detalladamente toda la información que origina la operación
de compraventa. Además, la factura sirve como justificante y prueba de la operación realizada.

Los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura, entre otros supuestos:
 Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.
 Cuando el destinatario lo exija.

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A. Contenido de la factura

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B. La factura simplificada o tique
Los empresarios o profesionales pueden expedir una factura simplificada (tique) cuando su
importe no exceda de 400 €, IVA incluido, o cuando no exceda de 3 000 € en determinadas
operaciones, como: ventas al por menor, transportes de personas, ventas a domicilio, servicios
prestados en bares, restaurantes o discotecas, peluquerías, etc.
Las facturas simplificadas contendrán, al menos, los siguientes datos: número y, en su caso, serie,
fecha de su expedición, NIF, así como el nombre y los apellidos, la razón o denominación social
completa del obligado a su expedición, la identificación del tipo de bienes entregados o de servicios
prestados, el tipo impositivo y la contraprestación total.

C. Medios de expedir facturas

Las facturas o documentos sustitutivos podrán ser expedidos por cualquier medio, en papel o
soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición. La factura electrónica es
una factura que se emite y se recibe en formato electrónico. Es una alternativa a la factura en papel, pero
para que se pueda emitir tiene que estar de acuerdo el destinatario de esta.
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:
 La legibilidad de la factura. En las facturas electrónicas, la facilita el programa electrónico que la creó o
recibe.
 La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y
del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona). En la e-factura, esto se consigue mediante
la firma electrónica, por ejemplo.
 La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
El Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital ha puesto a disposición de las empresas un portal en el
que se puede descargar una aplicación para realizar las facturas electrónicas.

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D. Procesos de cálculo en la factura
Para la cumplimentación de la factura, se parte del importe bruto de la compra, que es el resultado
de multiplicar el número de unidades por el precio unitario de cada artículo.
A este importe bruto, se le restan los descuentos a aplicar y se suman los gastos accesorios de la
operación (transportes, seguros, envases, etc.). La cantidad así obtenida es la base imponible del
IVA.
La cuota del IVA se obtiene aplicando el tipo impositivo a la base imponible y, sumada esta a la
base imponible, se obtiene el importe total de la factura.

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En las facturas, pueden aparecer tres tipos de descuentos:
 Descuento comercial: consiste en una reducción del precio por rebajas, promociones,
aniversarios, etc. Este descuento se calcula sobre el importe bruto de los productos.
 Descuento por volumen o rappels: es un tipo de descuento que se concede por haber
alcanzado un determinado volumen de compras, ya sea en unidades o en importe. Como se rige
por este criterio, parece lógico aplicarlo sobre la cantidad resultante de haber aplicado el
descuento comercial.
 Descuento por pronto pago: es un descuento concedido por pagar al contado o antes del plazo
pactado. Si lo que se paga antes es el total de la factura, una vez deducidos los descuentos
interiores, parece lógico que se aplique sobre este neto.
En las facturas, pueden aparecer también otros gastos:
 Portes: es el gasto originado por el traslado de los productos hasta el lugar designado por el
comprador. Si son incluidos en factura, formarán parte de la base imponible del IVA y tributarán al
tipo impositivo de la venta o de la prestación del servicio.
 Seguros: se incluyen para cubrir los posibles riesgos que pueden sufrir las mercancías durante el
transporte. Los seguros están exentos de IVA, pero si se incluyen en la factura se les aplica el tipo
impositivo establecido para los bienes facturados, pues pasan a formar parte de la base imponible.
 Envases y embalajes: forman parte de la base imponible.

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E. Procesos de cálculo en la factura
El coste o gasto que supone para la empresa la compra se determina de la siguiente manera:

Coste de compra = Importe bruto – Descuentos + Gastos

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 6. El proceso de pago

El pago es la obligación más importante que asume el comprador al contratar la compra.

6.1. Momento de pago

Se establece por acuerdo entre las partes. Podemos distinguir entre:

 Pago al contado. La empresa efectúa el pago en el momento de recibir la mercancía o en un
breve plazo de tiempo.
 Pago aplazado o a crédito. El pago se realiza con posterioridad a la entrega. Los créditos, en
función de la duración del aplazamiento, se clasifican en:
– Créditos a corto plazo. Cuando el aplazamiento es, como máximo, un año. Ejemplo:
aplazamiento concedido por los proveedores.
– Créditos a largo plazo. La duración del aplazamiento es superior al año. Ejemplo:
aplazamiento en la compra de inmovilizado, un coche, un local, etc.

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Supongamos que una empresa en este momento no dispone de liquidez (dinero) para adquirir
mercaderías que necesita, pero sí dispondrá de ella cuando cobre unas ventas realizadas a clientes.
Esta empresa tiene tres opciones:
 Esperar a cobrar a los clientes y entonces realizar su compra. Si hace esto, puede no disponer de
stock para atender los pedidos que hagan sus clientes, lo que puede llevar a perderlos.
 Buscar el dinero fuera de la empresa, en bancos y entidades financieras. Esto supone un coste,
ya que tendrá que pagar unos intereses y unos gastos.
 Adquirir las mercaderías, aplazando el pago a un momento en el que ya disponga de liquidez.
Esta tercera opción permite adquirir las mercaderías sin un coste añadido para la empresa. Por
tanto, sería la mejor opción, pues evita el desabastecimiento y sin un coste añadido.
Si la empresa dispone de liquidez, pagará al contado cuando los descuentos conseguidos por pronto
pago sean superiores al ahorro de coste que puede suponer el aplazamiento.

6.2. Forma de realizar los pagos

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A. Formas de realizar los pagos al contado

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B. Formas de realizar los pagos aplazados

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C. La letra de cambio

La letra de cambio es un documento por el que una persona (librador) ordena de forma
incondicional a otra (librado) pagar una cantidad determinada a un tercero (tomador o tenedor),
en un lugar y una fecha determinados.

Los elementos personales que intervienen en la letra de cambio son:

 Librador. Persona que emite la letra.
 Librado. Persona a quien va dirigida la orden de pagar la letra a su tenedor en la fecha
señalada de vencimiento.
 Tomador. Persona señalada por el librador para cobrar la letra. Es el poseedor (tenedor),
que, mediante el endoso, puede transmitirla antes de su vencimiento (endosante).
 Tenedor. Poseedor de la letra transmitida por endoso. El último tenedor es quien debe
presentarla al cobro.
 Endosante. Persona que, siendo poseedora de la letra, la transmite a otra por medio del
endoso.
 Avalista. Respalda a quien debe pagar la letra. Si este no paga, el avalista lo hará en su
lugar.

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La letra de cambio debe incluir los siguientes elementos:

Las letras de cambio se pueden endosar. Esto es, la persona que posee una letra puede
transmitirla a una tercera persona, teniendo ahora esta última todos los derechos.

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Asimismo, en las letras de cambio puede aparecer el aval, que consiste en una declaración,
que figura en el reverso, por la que una persona garantiza el pago. Es decir, esta persona,
llamada avalista, asume la responsabilidad de pago junto con el librado. En caso de que el
librado no pague la letra en la fecha de vencimiento, se puede exigir al avalista el pago,
pudiendo luego este exigir al librado, a su vez, que le devuelva la cantidad pagada.

Cuando la letra no es pagada a su vencimiento, el tenedor puede ejercer dos acciones:

 Acción directa contra el aceptante y su avalista.
 Acción de regreso contra los endosantes, el librador y demás obligados. Es decir, puede
exigir el pago a los anteriores poseedores de la letra. En este caso, es necesario el protesto
notarial, que es un acto que se realiza ante notario en el que se acredita que se ha
producido una falta de pago. El notario comunicará al librado el protesto de la letra y le
dará un plazo para que pague. En caso de que siga impagada, el notario devolverá la letra
y el acta levantada al tenedor para que este pueda ejercer las acciones legales oportunas
contra el librado.

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D. El pagaré

El pagaré es un documento por el que una persona se compromete a efectuar el pago de una
cantidad determinada a otra persona en una fecha concreta.

Los pagarés tienen las mismas características en cuanto al endoso, el aval y las acciones que se
pueden llevar a cabo si resultan impagados. También son documentos timbrados, si bien este
requisito no es necesario cuando son emitidos «no a la orden», lo quiere decir que no se pueden
endosar porque así se ha acordado.

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 7. Contabilidad de las operaciones de aprovisionamiento

El Plan General de Contabilidad establece que las empresas van a valorar las compras de mercaderías
por su precio de adquisición, entendiendo por tal el importe de la compra menos los descuentos
realizados en la factura y más todos los gastos que sean necesarios hasta que los productos entren en
el almacén.
Para la contabilización de las operaciones de aprovisionamiento, se van emplear cuentas que se
encuentran recogidas en los siguientes grupos:
 Grupo 3. Existencias. En este grupo, se encuentran los productos que posee la empresa comercial
para ser vendidos dentro de su actividad normal, es decir, las mercaderías. Estas son cuentas de la
masa patrimonial de activo.
 Grupo 6. Compras y gastos. Donde se recogen, entre otros conceptos, el coste que suponen para la
empresa los aprovisionamientos de mercaderías y todos los gastos que puede tener la empresa a lo
largo del ejercicio.
La cuenta 600. Compras de mercaderías se utiliza para registrar el precio de adquisición de los
productos que adquiere la empresa para revenderlos.
No se recogen en esta cuenta:
– El IVA soportado en las compras se registra en la cuenta 472. Hacienda Pública, IVA
soportado, cuando es deducible.
– Los descuentos por pronto pago efectuados con posterioridad a la factura, que se abonarán en la
cuenta 606. Descuentos sobre compras por pronto pago.
– Los descuentos recibidos fuera de factura por incumplimiento en alguna condición pactada en el
pedido, como plazo de entrega o defectos de calidad, y las devoluciones de las compras, se recogen
en la cuenta 608. Devoluciones de compras y operaciones similares.

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 – Los descuentos concedidos con posterioridad a la factura por haber alcanzado un determinado
volumen de compras (rappels), que se abonan en la cuenta 609. Rappels por compras.
– Los envases y embalajes que podrán ser devueltos a los proveedores una vez que cumplan su
función se registran en la cuenta 406. Envases y embalajes a devolver a proveedores.
– La compra de envases y compra de envases y embalajes que se recoge en la cuenta 602. Compras
de otros aprovisionamientos.
 Grupo 4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales. Incluye las cuentas en las que
se recogen las deudas que mantiene la empresa con origen en su actividad comercial, así como con
las Administraciones Públicas. Las cuentas de este grupo que utilizaremos en esta unidad son:
– 400. Proveedores. Una cuenta de pasivo que recoge las deudas que mantiene la empresa
por la compra de mercaderías.
– 406. Envases y embalajes a devolver a proveedores. En esta cuenta, se recoge el importe
de los envases y embalajes que la empresa puede devolver a los proveedores una vez cumplida
su misión de contener y proteger los productos comprados.
– 407. Anticipos a proveedores. En ella, se incluyen las cantidades monetarias entregadas a
los proveedores a cuenta de una futura compra.
 Grupo 5. Cuentas financieras. En este grupo, se incluyen, entre otras, las cuentas de activo:
– 570. Caja, euros. Recoge el dinero que la empresa mantiene en efectivo en la caja.
– 572. Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros. Figuran los saldos a favor de la
empresa en cuentas corrientes en bancos u otras instituciones de crédito.

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