Costeo y Control de Materiales

M.B.
A Jhonatán Quirós Maroto

Control de materiales
Uno de los recursos principales de la producción lo constituye los materiales (materias primas)
que serán procesados y convertidos en productos terminados.
Dentro de la producción, encontramos materiales directos (materia prima, partes o piezas) que
pueden ser identificados en función a la cantidad asignada a cada producto terminado.
planificarse y
controlarse
1 Las necesidades de materiales y partes componentes para la producción.
2 Los niveles del inventario de materias primas y partes.
3 Las compras de materias primas y partes.

Control de materiales
Los materiales constituyen un elemento esencial de costo de la producción. Después

de comprar los materiales y de colocarlos temporalmente en una bodega, un fabricante
procede a transformarlos en productos terminados incurriendo en los costos de
conversión (mano de obra directa y costos indirectos de fabricación).
Los costos de materiales pueden ser directos o indirectos.

Los materiales indirectos
La contabilización de los materiales por parte de un fabricante usualmente comprende

dos actividades: la compra de materiales y su uso.
Compra de La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya función
materiales es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción. El
gerente del departamento de compras es responsable de garantizar que los artículos
pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por la compañía, que se
adquieran al precio más bajo y se despachen a tiempo.
Comúnmente se utilizan tres formatos en la compra de artículos:
1 Una requisición de compra
2 Una orden de compra
3 Un informe de recepción
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros.
Requisición de
compra Ejemplo:
Se supone que el 1 de abril, el empleado de una bodega de materiales desea situar un

pedido de 20 artefactos, número de catálogo 92, a un precio unitario estimado de
US$1.00 y que se necesitan para el 1 de mayo.
El empleado llena un formato de

requisición de compra y lo envía
al departamento de compras para
Requisición de que puedan solicitar los
artefactos. Aunque una
compra requisición de compra
generalmente está impresa
según las especificaciones de
cada compañía, la mayor parte
de los formatos incluye: (número
de la requisición), nombre del
departamento o persona que
hace la solicitud, cantidad de
artículos solicitados, identificación
del número del catálogo,
descripción del artículo, precio
unitario, precio total, costos
relacionados, costo total de toda
la requisición, fecha del pedido,
fecha de entrega requerida y
firma autorizada.
• Si la requisición de compra está correctamente elaborada, el departamento de

compras emitirá una orden de compra (en este caso, por 20 artefactos).
Orden de compra • Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido.
• La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
• La orden de compra es la autorización al proveedor para entregar los artículos y

presentar una factura.
• Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.
Por lo general se incluyen los

siguientes aspectos en una orden
de compra:
Orden de compra
1. Nombre impreso y dirección de
la compañía que hace el
pedido.
2. Número de orden de compra.
Nombre y dirección del
proveedor.
3. Fecha del pedido.
4. Fecha de entrega requerida.
5. Términos de entrega y de pago.
Cantidad de artículos
solicitados.
6. Número de catálogo
descripción. Precio unitario y
total.
7. Costos relacionados.
8. Costo total de toda la orden.
9. Firma autorizada.
• Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los

desempaca y los cuenta.
Informe de • Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan
recepción con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque (una lista,
preparada por el proveedor, que se adjunta al pedido y que detalla lo que hay en el
envío.
• Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción. contiene

nombre del proveedor, número de orden de compra, fecha en que se recibe el
pedido, cantidad recibida, descripción de los artículos, diferencias con la orden de
compra (o mención de artículos dañados) y firma autorizada.
Informe de
recepción
La persona encargada de la bodega es responsable del adecuado almacenamiento,

protección y salida de todos los materiales bajo su custodia.
Salida de La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales,
materiales preparado por el gerente de producción o por el supervisor del departamento.
Cada formato de requisición de materiales indica el número de la orden o el

departamento que solicita:
• Los artículos
• La cantidad
• La descripción
• El costo unitario y
• El costo total de los artículos despachados.
• El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que se

carga a producción por los materiales utilizados.
Salida de • El cálculo del costo total de los materiales entregados parece relativamente simple:
materiales el costo unitario de un artículo se multiplica por la cantidad comprada.
• La cantidad se determina con facilidad a partir del formato de requisición de

materiales; sin embargo, determinar el costo unitario de los materiales despachados
no es tan simple en periodos de inflación (alza en los precios) o de deflación (baja
en los precios).
En el sistema de inventario perpetuo, la compra de materiales se registra en una cuenta llamada

'"Inventario de materiales", en lugar de hacerlo en una cuenta de compras.
Contabilización Si existe un inventario inicial de materiales, también debe registrarse como un débito en la cuenta
de inventario de materiales.
mediante el
sistema de Cuando se utilizan los materiales, la cuenta de inventario de materiales se acredita por el costo de
inventario los materiales usados con un correspondiente débito en la cuenta de inventario de trabajo en
proceso.
perpetuo
El resultado final es que el costo de los materiales usados se carga a producción en el momento en
que se emplean los materiales, y el saldo de la cuenta de inventario de materiales muestra el costo
de los materiales aún disponibles para uso.
Así, en el método de inventario perpetuo, tanto el costo de los materiales usados como el inventario
final de materiales pueden determinarse directamente después de cada transacción.
El uso del método de inventario perpetuo también requiere un conteo físico de los materiales
disponibles al menos una vez al año con el fin de revisar algún posible error o pérdida producidos
por robo o daño.
Con un sistema de inventario perpetuo, cuando los materiales se adquieren, se realiza un débito
directamente a la cuenta de inventario de materiales.
Registro del costo Cuando los materiales directos se emplean en producción, debe hacerse un asiento en el libro
diario para cargar el costo de los materiales al inventario de trabajo en proceso.
de materiales en
el libro diario El costo de los materiales indirectos, cuando se emplean en producción, se debita al control de
costos indirectos de fabricación.
Por ejemplo, se supone que se compran 100 unidades de materiales directos a US$5 unidad y 20
unidades de materiales indirectos a US$1 la unidad. Se realiza el siguiente asiento para registrar la
compra de los materiales:
Si la gerencia lo desea, puede llevar una cuenta separada de inventario para materiales directos y
otra para materiales indirectos.
Registro del costo Supóngase ahora que 30 unidades de materiales directos y 10 unidades de materiales indirectos
de materiales en de la compra anterior se emplean en producción.
el libro diario
Se hace el siguiente asiento para registrar el envío de los materiales del inventario:
Los materiales directos se debitan al inventario de trabajo en proceso porque representan un

elemento importante del costo de un producto y, por tanto, requieren un reconocimiento separado a
fin de proveer un mejor control.
Registro del costo
de materiales en Los materiales indirectos en general representan cantidades insignificantes y /o no son
directamente atribuibles a un producto y, en consecuencia, se cargan al control de costos indirectos
el libro diario
de fabricación
La cuenta de control de costos indirectos de fabricación se utiliza para acumular todos los costos
indirectos de producción como:
• Materiales indirectos.
• Mano de obra indirecta
• Depreciación de la fábrica
• Etc.
En la mayor parte de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente elevada
y pueden tener un impacto significativo sobre las principales funciones de la empresa y por ende,
sobre sus utilidades.
Registro del costo
de materiales en Cada una de las funciones relacionadas causa diferentes y a menudo inconsistentes, demandas:
el libro diario
Ventas - Producción - Compras –Finanzas
Los objetivos de las políticas de inventarios deben ser:
1 Planificar el nivel óptimo de la inversión en inventarios.
2 A través del control, mantener de manera razonable estos niveles óptimos.

Los niveles de los inventarios deben mantenerse entre dos extremos:
Registro del costo 1 un nivel excesivamente elevado (que origina excesivos costos de mantenimiento de
de materiales en inventarios) .
el libro diario
un nivel insuficiente para satisfacer en forma oportuna las demandas de ventas y de
2 producción (que genera u n elevado costo por falta de existencias).
Una importante consideración, al planificar y controlar los inventarios, es la que estos deben
absorber la diferencia en las existencias, entre los niveles del volumen de ventas y el de la
producción (o compras).
Para determinar las necesidades de la producción, deben tomarse en consideración los

inventarios de artículos terminados y producción en proceso.
Es imposible desarrollar un plan realista de producción sin tener políticas definidas de inventarios?.
Una de las principales ventajas de la planificación de la producción es que obliga a considerar
anticipadamente el problema de los inventarios.
Las políticas de inventarios deben incluir:
El establecimiento de normas para el inventario, como niveles máximos y mínimos, o tasas

1 meta de rotación.
La aplicación de técnicas y métodos que aseguren el cumplimiento de las normas

2 planificadas para el inventario.
Para determinar las políticas de inventarios, respecto a los artículos terminados, la administración
debe considerar estos factores:
Cantidades, en unidades, que se necesitan para satisfacer las necesidades de ventas. Los
1 ejecutivos del departamento de ventas deben involucrarse directamente en este problema.
2 El carácter perecedero de ciertas partidas del inventario.
3 La duración del período de producción.
4 Las instalaciones de almacenamiento.

Capital suficiente para financiar la producción de inventarios con cierta anticipación a las
4 ventas.
5 Necesidades de tiempos de distribución.
Costo de conservar los inventarios: a menudo existen numerosos e importantes costos

relacionados con el almacenamiento de grandes cantidades de artículos. Los principales
6 renglones de costos que se relacionan con la conservación de los inventarios son: salarios,
seguros, impuestos, depreciación de las instalaciones, transporte y manejo.
7 Protección contra escasez de materiales y componentes directos.

8 Protección contra escasez de mano de obra.
9 Protección contra incrementos en precios de materiales y partes de repuesto.
10 Protección contra incrementos en precios de materiales y partes de repuesto.
Riesgos involucrados en el inventario:
a. Descensos en los precios

11 b. Obsolescencia de las existencias
c. Pérdida por siniestros y robo
d. Pérdida de la demanda
e. Políticas de devoluciones por los clientes
Algunos de estos factores en contra actúan unos sobre otros; el punto es que una política de
inventarios óptimos, refleja un equilibrio entre estos diversos factores.
Es conveniente que las políticas de inventarios relativas a los artículos terminados, se expresen tan
precisamente como sea posible.
No importa cuál sea le método que se utilice para especificar la política de inventarios, es esencial
que:
1 Se establezcan políticas definidas y se mantengan al día
Se asigne la responsabilidad por la planificación y el control de inventarios a personas

2 especificas.
3 Se desarrollen procedimientos para controlar y dar cuenta y razón de los inventarios.
Se diseñe un sistema de información para comunicar a la administración el estado del

4 control de los inventarios.
Un gerente de producción debe saber si dispondrá de un abastecimiento suficiente de materias

primas a un precio razonable y a medida que las necesite; si dispone de almacenamiento para las
cantidades requeridas etc.
Estos son aspectos de especial importancia respecto a la producción, especialmente cuando se

trata de una empresa nueva, de un nuevo artículo a producir o un gran aumento de ventas.
Para llegar a determinar la cantidad de productos que es necesario producir en el período se puede
usar la siguiente formula:
Un adecuado sistema de control de la producción es esencial al control administrativo de los

costos, la calidad y las cantidades.
Los principales procedimientos que intervienen en el control de la producción son los siguientes:
1 Control de materiales
Análisis de los procesos de producción, por áreas o centros de responsabilidad, en la

2 división de producción
3 Ruta o itinerario de la producción.
4 Programación de la producción
5 Entrega de la producción.
6 Seguimiento.
En general, la acumulación de costos es la recolección organizada de datos de costo mediante un

conjunto de procedimientos o sistemas.
La clasificación de costos es la agrupación de todos los costos de producción en varias categorías

con el fin de satisfacer las necesidades de la administración.
Una cifra que indique el costo total de producción suministra poca información útil acerca de las
operaciones de una compañía, puesto que el volumen de producción (y, por tanto, el costo) varía
de periodo a periodo.
Así, cualquier denominador común, como los costos unitarios, debe estar disponible para comparar
varios volúmenes y costos.
Los costos unitarios también facilitan la valuación del costo de los productos vendidos y de los
inventarios finales.
Por ejemplo, supongamos que se producen 5,000 unidades a un costo total de US$8,000, o sea
US$1.60 cada una.
Si se venden 3,500 unidades, el inventario final de artículos terminados es de 1,500 unidades. El

cálculo para el costo de los artículos vendidos y el inventario final de productos terminados es el
siguiente:
Una adecuada acumulación de costos suministra a la gerencia una base para pronosticar las
consecuencias económicas de sus decisiones.
Algunas de estas decisiones incluyen lo siguiente:
• 1 ¿Qué productos deberían producirse?
• 2 ¿Deberíamos ampliar o reducir un departamento?
• 3 ¿Qué precios de venta deberíamos fijar?
• 4 ¿Deberíamos diversificar nuestras líneas de productos?

Los costos se acumulan bajo un sistema periódico o perpetuo de acumulación de

costos.
Un sistema periódico de acumulación de costos provee sólo información limitada del

costo del producto durante un periodo y requiere ajustes trimestrales o al final del año
para determinar el costo de los productos terminados.
En la mayor parte de los casos, las cuentas adicionales del libro mayor se adicionan
simplemente al sistema de contabilidad financiera.
Los inventarios físicos periódicos se toman para ajustar las cuentas de inventario a fin
de determinar el costo de los productos terminados.
Un sistema de esta naturaleza no se considera un sistema completo de acumulación de

costos puesto que los costos de las materias primas, del trabajo en proceso y de los
productos terminados sólo pueden determinarse después de realizar los inventarios
físicos.
Debido a esta limitación, únicamente las pequeñas empresas manufactureras emplean

los sistemas periódicos de acumulación de costos.
Sistema perpetuo Es un medio para la acumulación de datos de costos del producto mediante las tres cuentas de
inventario, que proveen información continua de las materias primas, del trabajo en proceso, de los
de acumulación artículos terminados, del costo de los artículos fabricados y del costo de los artículos vendidos.
de costos
Dicho sistema de costos por lo general es muy extenso y es usado por la mayor parte de las
medianas y grandes compañías manufactureras.
El costo de los artículos utilizados en la producción (materiales directos + mano de obra

directa + costos indirectos de fabricación) más el costo del inventario de trabajo en
proceso al comienzo del periodo es igual al costo de los bienes en proceso durante el
periodo.
Con el fin de determinar el costo de los artículos producidos, el costo del inventario final de trabajo
en proceso se resta del costo de los artículos en proceso durante el periodo.
El costo de los bienes terminados más el inventario inicial de artículos terminados es igual al costo
de los artículos disponibles para venta.
Sistema perpetuo Es un medio para la acumulación de datos de costos del producto mediante las tres cuentas de
inventario, que proveen información continua de las materias primas, del trabajo en proceso, de los
de acumulación artículos terminados, del costo de los artículos fabricados y del costo de los artículos vendidos.
de costos
Dicho sistema de costos por lo general es muy extenso y es usado por la mayor parte de las
medianas y grandes compañías manufactureras.
El costo de los artículos utilizados en la producción (materiales directos + mano de obra

directa + costos indirectos de fabricación) más el costo del inventario de trabajo en
proceso al comienzo del periodo es igual al costo de los bienes en proceso durante el
periodo.
Con el fin de determinar el costo de los artículos producidos, el costo del inventario final de trabajo
en proceso se resta del costo de los artículos en proceso durante el periodo.
El costo de los bienes terminados más el inventario inicial de artículos terminados es igual al costo
de los artículos disponibles para venta.
Cuando el inventario final de los

productos terminados se deduce
de esta cifra, se genera el costo
de los productos vendidos.
Los costos operacionales totales

pueden ahora calcularse
agregando al costo de los
productos vendidos los gastos por
concepto de ventas, los gastos
generales y los gastos
administrativos.
Por ejemplo, supóngase la

siguiente información para un
periodo:
En un sistema perpetuo de acumulación de costos, el costo de los materiales directos, de la

mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricación deben fluir a través del
inventario de trabajo en proceso para llegar al inventario de artículos terminados.
Los costos totales transferidos del inventario de trabajo en proceso al inventario de artículos
terminados durante el periodo es igual al costo de los artículos producidos.
El inventario final de trabajo en proceso es el balance de la producción no terminada al final del

periodo.
A medida que los productos se venden el costo de los artículos vendidos se transfiere del
inventario de productos terminados a la cuenta de costo de los productos vendidos.
El inventario final de artículos terminados es el balance de la producción no vendida al final del

periodo.
Los gastos totales son iguales al costo de los artículos vendidos más los gastos por concepto de
ventas, gastos generales y gastos administrativos.
Obsérvese que en un sistema

perpetuo de acumulación de
costos la información relacionada
con el inventario de materiales,
inventario de trabajo en proceso,
inventario de artículos
terminados, el costo de los
artículos manufacturados y el
costo de los artículos vendidos,
está continuamente disponible,
en vez de encontrarse sólo al
final del periodo, como en el
caso de un sistema periódico de
acumulación de costos.
Dos tipos básicos de sistemas perpetuos de acumulación de costos, clasificados de acuerdo con
el tipo de proceso de producción, son :
El costeo por órdenes de trabajo y el costeo por procesos.
Sistema de Este sistema es más adecuado cuando se manufactura un solo producto o grupo de
acumulación de costos productos según las especificaciones dadas por un cliente, es decir, cada trabajo es
por órdenes de "hecho a la medida“ según el precio de venta acordado que se relaciona de manera
trabajo. cercana con el costo estimado.
En un sistema de costeo por órdenes de

trabajo los tres elementos básicos del costo
de un producto — materiales directos,
mano de obra directa y costos indirectos de
fabricación— se acumulan de acuerdo con
la identificación de cada orden.
Se establece cada una de las cuentas de

Sistema de inventario de trabajo en proceso para cada
orden y se cargan con el costo incurrido en
acumulación de costos la producción de la(s) unidad(es)
por órdenes de ordenada(s) específicamente.
trabajo.
El costo unitario para cada orden se calcula
dividiendo el costo total acumulado por el
número de unidades de la orden en la
cuenta de inventario de trabajo en proceso
una vez terminada y previa a su
transferencia al inventario de artículos
terminados.
Este sistema se utiliza cuando los productos se manufacturan mediante técnicas de producción masiva o
procesamiento continuo.
El costeo por proceso es adecuado cuando se producen artículos homogéneos

en grandes volúmenes.
En un sistema de costeo por procesos, los tres elementos básicos del costo de un producto materiales
directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación se acumulan según los departamentos o
Sistema de
centros de costos.
acumulación de costos
por proceso Se establecen cuentas individuales de inventario de trabajo en proceso para cada departamento o proceso y
se cargan con los costos incurridos en el procesamiento de las unidades que pasan por éstas.
El costo unitario se calcula para un departamento (en vez de hacerlo para un trabajo) dividiendo el costo total
acumulado en la cuenta de inventario de trabajo en proceso de ese departamento por la cantidad de sus
unidades procesadas y antes de su transferencia a un departamento subsecuente.
El costo unitario total del producto terminado es la suma de los costos unitarios de todos los departamentos.
Nótese que la principal diferencia

entre los dos sistemas perpetuos
es que en el costeo por órdenes
de trabajo los costos del producto
se acumulan por órdenes de
Sistema de trabajo individuales, pero en el
acumulación de costos costeo por procesos los costos del
por proceso producto se acumulan por
departamentos o procesos
individualmente y son usados para
la producción masiva de
productos homogéneos.

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2 Los niveles del inventario de materias primas y partes.

3 Las compras de materias primas y partes.

Los materiales constituyen un elemento esencial de costo de la producción. Después

Los costos de materiales pueden ser directos o indirectos.

La contabilización de los materiales por parte de un fabricante usualmente comprende

Comúnmente se utilizan tres formatos en la compra de artículos:

1 Una requisición de compra

2 Una orden de compra

Se supone que el 1 de abril, el empleado de una bodega de materiales desea situar un

El empleado llena un formato de

• Si la requisición de compra está correctamente elaborada, el departamento de

• La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

• La orden de compra es la autorización al proveedor para entregar los artículos y

Por lo general se incluyen los

• Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los

• Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción. contiene

La persona encargada de la bodega es responsable del adecuado almacenamiento,

Cada formato de requisición de materiales indica el número de la orden o el

• El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que se

• La cantidad se determina con facilidad a partir del formato de requisición de

En el sistema de inventario perpetuo, la compra de materiales se registra en una cuenta llamada

Los materiales directos se debitan al inventario de trabajo en proceso porque representan un

Los objetivos de las políticas de inventarios deben ser:

1 Planificar el nivel óptimo de la inversión en inventarios.

2 A través del control, mantener de manera razonable estos niveles óptimos.

Los niveles de los inventarios deben mantenerse entre dos extremos:

Para determinar las necesidades de la producción, deben tomarse en consideración los

Las políticas de inventarios deben incluir:

El establecimiento de normas para el inventario, como niveles máximos y mínimos, o tasas

La aplicación de técnicas y métodos que aseguren el cumplimiento de las normas

2 El carácter perecedero de ciertas partidas del inventario.

3 La duración del período de producción.

4 Las instalaciones de almacenamiento.

5 Necesidades de tiempos de distribución.

Costo de conservar los inventarios: a menudo existen numerosos e importantes costos

7 Protección contra escasez de materiales y componentes directos.

8 Protección contra escasez de mano de obra.

9 Protección contra incrementos en precios de materiales y partes de repuesto.

10 Protección contra incrementos en precios de materiales y partes de repuesto.

Riesgos involucrados en el inventario:

a. Descensos en los precios

1 Se establezcan políticas definidas y se mantengan al día

Se asigne la responsabilidad por la planificación y el control de inventarios a personas

3 Se desarrollen procedimientos para controlar y dar cuenta y razón de los inventarios.

Se diseñe un sistema de información para comunicar a la administración el estado del

Un gerente de producción debe saber si dispondrá de un abastecimiento suficiente de materias

Estos son aspectos de especial importancia respecto a la producción, especialmente cuando se

Un adecuado sistema de control de la producción es esencial al control administrativo de los

Análisis de los procesos de producción, por áreas o centros de responsabilidad, en la

3 Ruta o itinerario de la producción.

En general, la acumulación de costos es la recolección organizada de datos de costo mediante un

La clasificación de costos es la agrupación de todos los costos de producción en varias categorías

Si se venden 3,500 unidades, el inventario final de artículos terminados es de 1,500 unidades. El

Algunas de estas decisiones incluyen lo siguiente:

• 1 ¿Qué productos deberían producirse?

• 2 ¿Deberíamos ampliar o reducir un departamento?

• 3 ¿Qué precios de venta deberíamos fijar?

• 4 ¿Deberíamos diversificar nuestras líneas de productos?

Los costos se acumulan bajo un sistema periódico o perpetuo de acumulación de

Un sistema periódico de acumulación de costos provee sólo información limitada del

Un sistema de esta naturaleza no se considera un sistema completo de acumulación de

Debido a esta limitación, únicamente las pequeñas empresas manufactureras emplean