Pregrado

SESIÓN 06:
HERRAMIENTAS DE GESTION ADMINISTRATIVA:
Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
Manual de Organización y Funciones (MOF).
Cuadro de Asignación de Personal (CAP).
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CAPACIDAD
DISEÑA DOCUMENTOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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INSTRUMENTOS DE GESTION
ADMINISTRATIVA

Son documentos con los que cuenta

una entidad para gestionarse o
administrarse de una manera ordenada,
planificada y eficiente tanto es su
aspecto organizacional como en lo
relacionado con el cumplimiento de los
objetivos y metas a su cargo
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DIFERENCIAS ENTRE REGLAMENTO Y MANUAL

REGLAMENTO: Documento que prescribe los límites generales dentro

de los cuales han de realizarse las actividades en función de los
objetivos propuestos y describe hasta las unidades estructurales que
conforman un organismo

MANUAL: Documento que describe con mayor detalle la información

necesaria hasta el nivel de cargos así como los cuadros orgánicos de
personal. El manual esta supeditado a un reglamento, que le sirve de
fundamento legal
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SECUENCIA DE APROBACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS DE GESTIÓN

FORMULACION
Y APROBACION
DEL CAP

FORMULACION Y FORMULACION Y FORMULACION DE

APROBACION DEL APROBACION DEL LAS GUIAS DE
ROF MOF PROCEDIMIENTOS

FORMULACION Y
APROBACION DE
PROTOCOLOS
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

Es un documento técnico normativo de

gestión institucional que contiene la
organización formal de una entidad
pública, es decir contiene su estructura
orgánica así como las funciones
generales y específicas de cada uno de
sus órganos y unidades orgánicas .
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Técnico,
Dado que es el resultado del proceso de
planeación organizacional en el cual una
entidad define el modelo de organización
que mejor le conviene para el
cumplimiento de sus funciones y objetivos
Normativo,
¿PORQUE SE DICE QUE Porque constituye una norma de carácter
EL ROF, ES UN público y de obligatorio cumplimiento para
DOCUMENTO TECNICO la entidad
NORMATIVO Y DE De gestión,
GESTION? Ya que es una guía administrativa para la
entidad y su personal, sobre cómo se han
asignado las funciones y
responsabilidades en su interior
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

FINALIDAD: UTILIDAD:

Establecer formalmente la Formaliza la organización de la

organización necesaria que
oriente los esfuerzos para
lograr la misión, visión y
objetivos estratégicos de la
entidad.
entidad y se constituye en un
instrumento de gestión para el
cumplimiento de metas y la
obtención de resultados
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CARACTERISTICAS DEL ROF

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ETAPAS DEL ROF

Comprende las siguientes etapas:

1) FORMULACION
2) APROBACION
3) DIFUSION
4) ACTUALIZACION
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JERARQUIZACION
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FUNCIONES POR NIVEL

JERARQUICO
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FUNCIONES POR NIVEL

JERARQUICO
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ORGANIGRAMA
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ESQUEMA GENERAL DEL

ORGANIGRAMA
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES (MOF)

El Manual de Organización y Funciones (MOF),

es un documento Técnico Normativo, de la
Gestión institucional, que describe la estructura,
objetivos y funciones y precisa las
interrelaciones jerárquicas, funciones internas y
externas, etc. de las dependencias de la
entidad.
El Manual de Organización y Funciones
determina los cargos dentro de la estructura
orgánica y las funciones que les competen.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES (MOF)
OBJETO FUNDAMENTAL
El (MOF) tiene por objeto fundamental ser
un documento normativo de importancia
que describe las funciones específicas al
nivel de cargo o puesto de trabajo,
desarrollado a partir de la Estructura
Orgánica y de las funciones generales
establecidas en el Reglamento de
Organización y Funciones (ROF), en base
a los requerimientos considerados en el
cuadro de asignación de personal.
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PROPOSITO FUNDAMENTAL
El (MOF) tiene el propósito fundamental de
describir con claridad las funciones principales de
cada uno de los órganos que la integran,
delimitando la amplitud, naturaleza y campo de
acción de las mismas, asimismo determinan los
cargos dentro de la estructura orgánica y las
funciones que le competen y los requisitos
mínimos que deben reunir las personas para ser
asignadas en cada una de ellos.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES (MOF)
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IMPORTANCIA DEL MOF

El Manual de Organización y Funciones (MOF), como Instrumento Normativo de

Gestión, es importante básicamente por las siguientes razones:

• Establece las funciones específicas, responsabilidades, líneas de autoridad y

requisitos mínimos de los cargos dentro de la Estructura Orgánica del Centro de
Exportación, Transformación, Industria, Comercialización y Servicios.
• Sirve como un instrumento de control, que elimina la incertidumbre al ocupar los
cargos y reduce la duplicidad de esfuerzos en el desempeño de funciones.
• Facilita el proceso de aprendizaje e inducción al personal nuevo, y el de
adiestramiento y orientación al personal en servicio; permitiéndoles conocer con
claridad sus funciones y responsabilidades del cargo asignado.
• Permite orientar y aplicar programas de capacitación, especialización y
perfeccionamiento.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES (MOF)
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CUADRO DE ASIGNACION DE
PERSONAL (CAP)
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CUADRO DE ASIGNACION DE
PERSONAL ( CAP)
CRITERIOS TÉCNICOS

a) El CAP se formula a partir de la estructura

orgánica y funciones debidamente aprobadas en el
ROF.
b) Se debe utilizar el Manual de Clasificación de
cargos vigente
c) Se permite incluir cargos previstos (no
presupuestados) con un limite del 10% del total de
cargos cubiertos, contenidos en el CAP
d) Los cargos correspondientes a los órganos de
asesoramiento y de apoyo no deben exceder del
20% del total de cargos contenidos en el CAP
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MODELO DE CAP
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SECUENCIA Y FORMULACION DE LOS

DOCUMENTOS TECNICO NORMATIVOS DE GESTION

• FORMULACION Y APROBACION DEL ROF

• FORMULACION Y APROBACION DEL CAP, EN BASE
AL ROF
• FORMULACION Y APROBACION DEL MOF, EN BASE
AL ROF Y CAP
• FORMULACION Y APROBACION DEL PAP, EN BASE AL
CAP
• ELABORACION DEL CUADRO NOMINATIVO DE
PERSONAL ( CNP) , COMO BASE PARA LA
FORMULACION DEL CAP Y PAP.
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DIFERENCIA ENTRE MOF, ROF Y CAP

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FLUJOGRAMA

DEFINICION:
Representación gráfica de la secuencia de
actividades de un determinado proceso.

IMPORTANCIA:
Facilitar la comunicación , entre personas
involucradas en un mismo proceso.
Divulgar en forma clara y precisa información sobre
procesos.
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