ETAPA POST EVENTO O CONTROL, ENCUENTRO DE ESTUDIANTES DE TURISMO 2022:

CONOZCO MI PROGRAMA.

COMITÉ DE LOGÍSTICA

Karen Stefany Belalcazar Luna

Maria Fernanda Chaves Ceballos
Kevin Eduardo Escobar Torres
Aliz Carolina Llanos Guevera
Daniela Ipia
Jhon Fredy Joaqui
Camilo Medina
Elizabeth Ospina
Liliana Ortega Hoyos
FLYER PUBLICITARIO DEL EVENTO DE
TURISMO ‘Conozco mi Programa’.
 COMITÉ DE LOGÍSTICA PRE-EVENTO
¿SE CUMPLIÓ?
ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
SI NO

El auditorio tenía disponibilidad para la fecha estimada del

Solicitud del auditorio Aliz Llanos, Jhon Joaqui X evento.

Kevin Escobar, Maria F. Por cuestión de ocupación del auditorio no se pudo realizar
Revisión y prueba de equipos de audiovisuales
Chaves X un día antes del evento, sino el día de la realización.

Se realizó la óptima gestión, solicitud y confirmación de

Solicitud de mesas y sillas Jhon joaqui, Aliz Llanos X mesas y sillas para el dia del evento.

Recoger los manteles Camilo Medina, Daniela Ipia X Se desarrolló la actividad sin contratiempos.

Aliz Llanos, Jhon Joaqui,

Solicitar la limpieza de los baños
Maria F. Chavez X Se realizó la correcta solicitud de limpieza en los baños

Solicitar limpieza del auditorio Aliz Llanos, Jhon Joaqui X se realizó una óptima gestión para la limpieza del auditorio

Conseguir las bolsas de basura Karen Belalcazar X Se desarrolló la actividad sin contratiempos.

Estructuración e impresión de la herramienta

de evaluación
Daniela Ipia, Camilo Medina X Se desarrolló la actividad sin contratiempos.

Se realizó la búsqueda del formato de asistencia y la

Impresión de lista asistencia Aliz Llanos, Jhon Joaqui X impresión de las mismas sin imprevistos.
 COMITÉ DE LOGÍSTICA EVENTO
¿SE CUMPLIÓ?
ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
SI NO

Instalar presentaciones, himnos, control (señalador y pasar Maria Fernanda Chaves X Se desarrolló la actividad
las presentaciones). sin contratiempos.

Recibimientos de los conferencistas y ubicación en el Maria Fernanda Chaves X Se desarrolló la actividad

auditorio. sin contratiempos.

Pegar letreros de reservado en las hileras de adelante. Maria Fernanda Chaves X Se desarrolló la actividad
sin contratiempos.

Limpieza y acomodación de sillas, manteles y mesas de los Aliz Llanos, Liliana Ortega,
stand Karen Belalcazar, Jhon
Joaqui, Camilo Medina,
Daniela Ipia
X Se realizó una óptima
coordinación y
acomodación de los stand
de acuerdo al espacio de
las instalaciones.

Compra de caja lapiceros y tapabocas Elizabeth Ospina X Se desarrolló la actividad

sin contratiempos.

Registro de asistentes, entrega de encuesta de satisfacción y Aliz Llanos, Jhon Joaqui, X Durante el evento se dio
folletos del programa de turismo. Daniela Ipia, Camilo un buen manejo y
Medina, Danilo Davila desarrollo al proceso de
inscripción y entrega de
 COMITÉ DE LOGÍSTICA EVENTO
ACTIVIDAD
Entrega de micrófono
Mantener pendiente de los tiempos de los
invitados
Organizar y ubicar los pendones
Apoyo en la entrega de premios
Organización y entrega del refrigerio
Escribir los valores institucionales
¿SE CUMPLIÓ?
RESPONSABLE OBSERVACIONES
SI NO
Se cumplió sin ningún inconveniente,
pero sería mejor por comodidad de
Kevin Escobar X los invitados un micrófono
inalámbrico
Los invitados no cumplieron con el
Kevin Escobar X tiempo estipulado
Se desarrolló la actividad sin
Karen Belalcazar, X contratiempos.
Se desarrolló la actividad sin
Maria Fernanda chaves X contratiempos.
La greca presentó algunos
Liliana Ortega, Elizabeth
inconvenientes porque no tenía los
Ospina, Yolibet Muñoz, X elementos necesarios, pero al final,
Karen Belalcazar
la actividad se cumplió en un 100%
Liliana Ortega, Daniela Se desarrolló la actividad sin
Ipia, Aliz Llanos X contratiempos.
 COMITÉ DE LOGÍSTICA POST-EVENTO
¿SE CUMPLIÓ?
ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
SI NO

Realización de listas de chequeo Todos X Se resalta el trabajo en equipo a la hora de

verificar la lista de chequeo y realización de
actividades.

Tabulación de las encuestas Daniela Ipia, Camilo Medina X Se desarrolló la actividad sin contratiempos.

Análisis de las encuestas Daniela Ipia, Camilo Medina X Se desarrolló la actividad sin contratiempos.

Registros de asistentes Aliz Llanos, Jhon Joaqui X Se realizó la actividad sin contratiempos y bajo
los parámetros establecidos.

Elaboración de recomendaciones Todos X Bajo una concertación en equipo se establecen

las recomendacion mas importantes.

Presentación final Todos X En mutuo acuerdo y participación de todos los

integrantes de logística, se elabora la
presentación final.

Entrega de manteles Daniela Ipia, Camilo Medina X Se desarrolló la actividad sin contratiempos.

Entrega de la greca Elizabeth Ospina, Liliana Ortega X Se obsequió el colador de greca a los dueños.
 RESULTADOS OBTENIDOS

Dentro de los resultados obtenidos del evento de Turismo “Conozco

mi programa” realizado el dia 4 de marzo de 2022, se logró
desarrollar el evento de manera exitosa gracias al trabajo en equipo,
que supo solucionar los imprevistos a tiempo con un buen manejo de
comunicación y apoyo.
 EVENTO
ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS POR MEJORAR
• Establecer acuerdos de tiempo certeros con los invitados
• Excelente trabajo y para que el evento no se extienda.
coordinación de equipo. • Que la limpieza y el colador de la greca se realicen un día
• Solución de imprevistos a antes del evento.
tiempo. • Cambios en la planeación del evento a última hora,
delegación de funciones.
• Apoyo constante del personal • No se entregó certificado del evento a todos los
de aseo y vigilancia. colaboradores
• Pertinencia e importancia de • En el STAND de turismo no se contó con buena información,
cada tema abordado por los algunos de los folletos informativos fueron descartados
porque estaban mal impresos.
invitados egresados del • Que se haga una mejor difusión del evento con el fin de
programa atraer más asistentes.
 MANEJO DE PROBLEMAS Y CONTINGENCIAS

• Se pudo solucionar a tiempo lo sucedido con la greca, ya que

no se sabía manipularla y gracias al personal de aseo de la
universidad se pudo solucionar. Así mismo, se solucionó lo
correspondiente al colador pues el que venía con la greca, era
muy pequeño y se tuvo que recurrir a comprar uno acorde a
su tamaño, justo en el desarrollo del evento.
 RECOMENDACIONES PRÓXIMOS EVENTOS
(SEGÚN ENCUESTADOS)
1. Ninguno
2. Ninguna
3. Excelente evento, grandes aprendizajes
4. Establece con los conferencistas el tiempo de exposición para que se respete
5. Mejorar convocatoria y promoción para mayor asistencia de personas
6. Tocar problemáticas dentro de la carrera, como por ejemplo la mediocridad de algunos docentes
7. Mejorar el tiempo del evento
8. Invitar a estudiantes de colegios ya que el objetivo era dar a conocer el programa. Ser más responsables con el uso del papel
y no dar tantos certificados
9. A pesar que el tiempo se extendió, esto no es culpa de la logística, tratar de llegar a acuerdos de tiempos precisos con los
ponentes
10. Publicar la programación detallada del evento
11. Felicitaciones muchachos ¡Maravilloso evento!
 RECOMENDACIONES PRÓXIMOS EVENTOS

• Para la planeación de los eventos se recomienda seguir las pautas de la teoría (3 a

8 meses).
• Si existen cambios en cuanto a los ponentes y la forma de presentación informar
con un tiempo considerable a los invitados.
ANÁLISIS DE LAS HERRAMIENTAS
REGISTRO DE ASISTENTES
 ANÁLISIS DE LAS HERRAMIENTAS
EVALUACIÓN DEL EVENTO

1 persona

54 personas

4
personas
 ANÁLISIS DE LAS HERRAMIENTAS
EVALUACIÓN DEL EVENTO

50

42
37 34
29
21
19
13 14
8 10
4
4 6 22
2 1
 ANÁLISIS DE LAS HERRAMIENTAS
EVALUACIÓN DEL EVENTO

40 38
34
28 40
24 22
17 18 16

2 5 2 1 4 2 1
1
EN GENERAL SU NIVEL
DE SATISFACCIÓN