PROYECTO de Implementación

SAP R/3 Versión 6.0

una empresa
 Finanzas (FI-GL)
Contabilidad Principal
Libro Mayor
 Temario FI-GL
Objetivo de la Contabilidad Principal
Contenido de la Contabilidad Principal
Registro Maestro de Cuentas de Mayor
Conceptos
SEGMENTO PLAN DE CUNETAS ~ Creación Plan de Cuentas
SEGMENTO PLAN DE CUENTAS ~ Creación Cuentas de Mayor
SEGMENTO PLAN DE CUENTAS ~ Tipos Plan de Cuentas
SEGMENTO PLAN DE CUENTAS ~ Grupos de Cuentas
SEGMENTO SOCIEDAD
SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Cuentas de Mayor ~ Datos de Control
SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Cuentas de Mayor ~ Datos de Control ~ MONEDA
SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Cuentas de Mayor ~ Datos de Control ~ Cuenta Asociada para clase de Cta.
SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Cuentas de Mayor ~ Datos de Control ~ Gestión de Partidas Abiertas
SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Cuentas de Mayor ~ Datos de Control ~ Visualización Partidas Individuales
SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Cuentas de Mayor ~ Datos de Control ~ Grupos de Autorización
SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Cuentas de Mayor ~ Entrada/Banco
Operaciones Contables
Saldos de Cuentas y Partidas Individuales
Contabilización de Operaciones/Documentos
Compensación y Anulación
Operaciones de Cierre e Informes
 Objetivo de la Contabilidad
Principal

Lleva el registro de todas las operaciones contables de la contabilidad interna, de manera integrada con las otras
áreas operacionales de la empresa. Esto garantiza que los datos siempre sean completos y exactos..

El libro mayor de Gestión financiera posee las siguientes características:

Libre elección del grupo de empresas o sociedad GL.
Recibe las operaciones de contabilización de todas las posiciones del libro auxiliar, y de manera
automática y simultánea ACTUALIZA las cuentas de mayor (cuentas asociadas).
También de manera simultánea ACTUALIZA las áreas del libro mayor y contabilidad de costes.
Permite evaluar en tiempo real ESOS datos contables mediante la visualización de cuentas, de
documentos originales, y de informes sobre balances.
 Contenido de la
Contabilidad Principal

Elementos Organizativos para Balances Contables:

Método de costes de ventas para crear la Cta. de Perdidas y
Ganancias
Métodos de valoración paralelos

Registros Maestros de Cuenta Mayor

Segmento Plan de Cuentas
Segmento Sociedad

Operaciones Contables dentro de un Periodo de la Contabilidad Principal

Saldos de cuenta y partidas individuales
Contabilización de operaciones/Documentos
Compensación
Anulación
información
Registro Maestro de
Cuentas de Mayor
 Conceptos del Registro Maestro
de Cuentas de Mayor

La creación de un registro maestro de las Ctas de Mayor PERMITE controlar la contabilización de cada
operación, porque esas contabilizaciones ACTUALIZAN los registros de cada cuenta en el LM.

Se dividen en dos áreas o segmentos, para que las sociedades con el mismo plan de cuentas puedan usar las
mismas cuentas de mayor.
Área del plan de cuentas: Comprende los datos válidos para todas las sociedades, por ejemplo el número
de cuenta.
Área específica de la sociedad: Comprende datos que pueden variar de una sociedad a otra, por ejemplo
la moneda.

Nro. de Cta.

Descripción

Tipo de Cta

Moneda
Grupo de Cta
Gestión PA

Status Campo

Gr de Autoriz
 Conceptos del Registro Maestro
de Cuentas de Mayor
Los siguientes objetos juegan un papel central en la creación y gestión de registros maestros:

 Índice del Plan de cuentas: Es una LISTA (directorio) de todos los planes de cuentas que se pueden usar a nivel mandante.
 Plan de cuentas: : Es el CONTENIDO del plan de Cuentas, es la LISTA de todas las Ctas. de mayor. Llamaremos Plan de
cuentas operativo al que se use para las contabilizaciones diarias en la sociedad.
 Grupo de cuentas: Es un resumen de características que controlan la creación de cada Cta. DETERMINA 2 cosas:
* Los campos que deben o pueden completarse cuando se CREA cada cuenta, y
* DEFINE el intervalo de números dentro del cual estarán comprendidas las cuentas.

Grupo de Cta. Definición Descripción

Z100 Proveedores comerciales Identificará a los proveedores habituales o regulares de EMGASUD
Z101 Proveedores de Fondos Fijos Proveedores no regulares
Z102 Proveedores intercompany Comprenderá a proveedores de otras sociedades del grupo
Z103 Proveedores empleados Proveedores empleados
Z104 Proveedores fiscales Proveedores impositivos
Z105 Proveedores del exterior Proveedores del exterior
Z106 Proveedores Ocasionales Comprenderá a proveedores no habituales o esporádicos

A nivel segmentos o áreas de Cuentas hay varias grupos de características a definir en cada definición de Grupo de Cta.:
- Denominación
- Palabras cl/ traducción Segmento Plan de Cuenta
- Información
- Control de cuenta
- Gestión de Cuenta
- Control de la Entrada de Documento Segmento Sociedad
- Datos Bancarios/ Financieros
 SEGMENTO PLAN DE CUENTAS
Crear Plan de Cuentas

PRIMERO se define la Utilización de un Plan de Cuentas, esto comprende:

Definir y crear el Plan de Cuentas

Introducir datos en el Plan de Cuentas

Asignar Sociedad/es al Plan de Cuentas.

 SEGMENTO PLAN DE CUENTAS
Crear Cuentas de Mayor

LUEGO se crea cada CUENTA, considerando:

• El Nro. de cuenta y el nombre de la cuenta (texto explicativo y texto breve)
• El indicador que determina el Tipo de Cta., si es una cuenta de balance o una cuenta de Rdos
• Y se le asigna un Grupo de cuentas

Grupo cuentas: define el rango numérico

y los campos a completar y usar a nivel
Sociedad y Plan de Ctas.

La cuenta es de resultados o de balance?

Descripción de la cuenta que

indica el NOMBRE de la misma
 SEGMENTO PLAN DE CUENTAS
Tipos Plan de Cuentas

Plan de cuentas operativo: Contiene las cuentas de

mayor utilizadas para contabilizar en la sociedad
durante las actividades diarias. Gestión financiera y
Controlling utilizan este plan de cuentas.

Plan de cuentas específico por país: Contiene las

cuentas de mayor necesarias para satisfacer los
requisitos legales de un país. Sirve para sacar
informes nacionales localizados.
Plan de cuentas de grupo: Contiene las cuentas de
mayor que usa todo el grupo de empresas. Sirve par
sacar informes consolidados.
 SEGMENTO PLAN DE CUENTAS
Grupos de Cuentas

Durante la creación del registro maestro de las Ctas de Mayor, el grupo de cuentas controla y determina:

Los campos que deben o pueden completarse cuando se CREA cada Cta.  Formato de
pantalla y status campo en el segmento o área de la sociedad de la cuenta.
El intervalo de números dentro del cual estarán comprendidas las cuentas.

Se crean, con el mismo grupo de cuentas, las cuentas que necesitan los mismos campos del
registro maestro y que utilizan el mismo intervalo de números.

SPRO  GF  Parametrizaciones básicas de GF  Contabilidad Principal  Cuenta de Mayor

 Datos Maestros  Preparar  Definir grupo de cuentas ~ Trx: OBD4
 SEGMENTO PLAN DE CUENTAS
Grupos de Cuentas

Nombre del Gr de Cta. QUE SE USA para clasificar

las Ctas de Mayor, según algún CRITERIO que Rango de numeración para las Ctas de Mayor.
defina la empresa.
SEGMENTO PLAN DE CUENTAS
Grupos de Cuentas
 SEGMENTO SOCIEDAD

Para poder hacer contabilizaciones en una cuenta de mayor, es necesario crear el registro maestro de la
cuenta, PRIMERO en el PLAN DE CUENTAS y SEGUNDO en la sociedad.

FSP0
FSS0

Acá, veremos las siguientes definiciones:

Definición de la moneda de la cuenta
Definición de "Saldos sólo en moneda local"
Definición de la categoría fiscal
Definición de "Posibilidad de contabilización sin impuestos" Datos de Control
Definición de "Cuenta asociada para clase de cuenta"
Definición de "Gestión de partidas abiertas"
Definición de "Visualización de partidas individuales"
Definición del grupo de status de campo Datos de Entrada
 SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear
Cuentas de Mayor ~ Datos de
Control

ClaveDif T/C: Determina a que Ctas. se contabilizan las Diferencias de cambio

Es una Cuenta Auxiliar? Se marca cuando son Ctas. Asociadas

Permite ver las partidas abiertas y compensadas de la Cta.

Permite ver las partidas individuales de la Cta.: son los movimientos contabilizados en la Cta,

Permite gestionar roles por cuenta

 SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear
Cuentas de Mayor ~ Datos de Control
~ MONEDA

- Las contabilizaciones de cada cuenta

DEFINE - Las actualizaciones de las cifras de movimientos y
- La visualización de los saldos de cuentas.

Como moneda de cuenta se puede seleccionar una de las siguientes opciones:

- Moneda Local: Permite contabilizar importes en la cuenta de mayor en cualquier moneda, porque cuando
se contabiliza en ME, luego el importe se convierte a la moneda local.
Las cifras de movimientos se guardan: En la moneda local y En las monedas individuales.

- Moneda Extranjera: Permite contabilizar importes en la cuenta de mayor en ME únicamente.

INDICA que al contabilizar las cuentas, los datos sólo se

actualizan y guardan en ML.
Se fija para las cuentas de balance sin "Gestión de partidas
abiertas", para las que NO se desea una actualización
separada por moneda. Suelen ser cuentas de compensación.
El campo no debe marcarse para las cuentas asociadas.
 SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Ctas
Datos de Control ~ Cuenta Asociada
para Clase de Cta.

Cada Cta. de contabilidad auxiliar, debe tener por lo menos una Cta. asociada en el libro mayor.

La cuenta asociada en la contabilidad de mayor es aquella, en la que se actualizan valores (p.ej., de facturas,
pagos, etc.) paralelamente a la cuenta de la contabilidad auxiliar o secundaria.

Cuando se contabiliza en una Cta. de contabilidad auxiliar, el sistema contabiliza automáticamente en la Cta.
asociada correspondiente. Por lo cual, se contabiliza automáticamente en el libro mayor.
Durante la reconciliación regular, se verifica si el saldo de la Cta. Asociada coincide con el saldo de las
correspondientes Ctas. de contabilidad auxiliar.
 SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Ctas
Datos de Control ~ Cuenta Asociada
para Clase de Cta.
Las Ctas. Asociadas se CREAN en el plan de Cta. y se especifica a que grupo corresponde (activos fijos,
acreedor o deudor) .
Así, la cuenta sólo podrá asignarse a cuentas del correspondiente libro auxiliar.
Dato Maestro de la Cuenta Asociada

Es una Cuenta Auxiliar? Se marca cuando son

Ctas. Asociadas, esta asegura la integración de
cada cuenta de la contabilidad auxiliar en el LM.
No admite contabilizaciones directas PARA
garantizar la reconciliación entre la contabilidad
auxiliar y el libro mayor.
 SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Ctas
Datos de Control ~ Cuenta Asociada
para Clase de Cta.
Luego se fija la asignación de la cuenta asociada en los datos maestros de la contabilidad auxiliar.
No se puede contabilizar manualmente en cuentas asociadas.
El sistema verifica si la cuenta asociada mencionada está permitida para la clase de cuenta “definida en el plan
de Ctas".
En el caso de contabilizaciones especiales (p.ej., anticipos, efectos), esta cuenta asociada se sustituye por otra
(p.ej., 'Pagos recibidos' en lugar de 'Cuentas a cobrar') en función de un indicador de cuenta de mayor especial
(CME), que sólo ha de indicarse para este tipo de contabilizaciones.
Dato Maestro de la Cuenta Auxiliar
 SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Ctas
Datos de Control ~ Gestión de
Partidas Abiertas

Las partidas individuales de la cuenta se podrán ver como abiertas

o compensadas. El saldo es igual al saldo de las partidas abiertas.

Se marca esta opción, cuando se necesite verificar si existe una compensación de la Cta. y saber cuales son las
contrapartidas de las operaciones  SE PODRAN VER las partidas abiertas y compensadas por separado para que se
pueda comprobar rápidamente qué operaciones falta compensar.
Se usa para las cuentas de deudor y acreedor porque permite controlar en todo momento el crédito y la Deuda. Y se
recomienda para las cuentas de mayor siguientes:
 Cuentas de compensación de cheques (cuentas bancarias de compensación)
 Entrada de mercancías/recepción de facturas
 Cuentas de compensación de salarios.
 SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear Ctas
Datos de Control ~ Visualización
Partidas Individuales

Permite ver las partidas individuales de la Cta.: Son las posiciones de documento que se
contabilizaron en una Cta.

Permite gestionar roles por cuenta

Se marca esta opción para poder acceder a la visualización de partidas individuales del documento a partir de la
cuenta. Para cuentas con muchos movimientos, al contabilizar y visualizar partidas individuales, el sistema
necesita más espacio de almacenamiento y más tiempo del sistema. Por lo tanto, no se usa para:
• Cuentas asociadas
• Cuentas de ingresos
• Cuentas de material
• Cuentas de impuestos
Es obligatorio para las cuentas de deudor y de acreedor.
Si se ha contabilizado un documento y se desea visualizar las partidas individuales, contamos con 2 Opciones:
• Visualización de Documentos  Visualizar 1ro el documento y, a continuación, las partidas individuales.
• Visualización de Cuentas  Visualizar 1ro la cuenta y, a continuación, las partidas individuales.

La definición de Grupos de Autorizaciones es importante para la creación de roles, para poder gestionar los
mismos por cuentas.
 SEGMENTO SOCIEDAD ~ Crear
Cuentas de Mayor ~ Entrada/Banco

Determina que campos se deberán completar en el Documento

al momento de contabilizar

Evita que se contabilicen manualmente asientos en la cuenta (por Ej., la

cuenta de IVA)

Identificador que se usara en el reporte de previsión de

liquidez
Operaciones
Contables
 Saldos de Cuentas y Partidas
Individuales

● Cuando se contabilizan operaciones en una Cta.  SE GENERA UN DOCUMENTO  Y SAP actualiza automáticamente el saldo de la
cuenta.
● SI las cuentas tienen marcada la opción “visualización de partidas individuales”, el sistema TAMBIEM GUARDA las partidas del documento
 SE pueden visualizar los saldos y las partidas individuales de cada cuenta de mayor.
El saldo de una cuenta de mayor es la suma de los saldos Haber y Debe de la cuenta. A partir de esto, para la visualización del
saldo de cuenta, el sistema calcula: • El saldo por período contable
• El saldo de cuenta acumulado

Saldo inicial (arrastre de saldos del Ej. anterior)

Total de todos los movimientos de cada

período de contabilización, Desglosado
en contabilizaciones en el
Debe y en el Haber
 Contabilización de
Operaciones/Documentos

Solo se podrá contabilizar un doc. cuando el saldo del Debe y del Haber sea igual a cero.
Cuando se contabilice, el sistema lo grabará y actualizará los saldos de cuenta de mayor.
Pasos por pantalla:
 Compensación y Anulación

En SAP hay 2 procedimientos para TRATAR las cuentas que tienen partidas abiertas A COMPENSAR y QUE
SE HAN CREADO con el tilde en Gestión de Partidas Abiertas:
 Contabilización con compensación: El programa de compensación realiza la compensación
automática  Si se cumplen las CONDICIONES PREVIAS DE COMPENSACION DE PARTIDAS
ABIERTAS definidas por SAP. El programa no compensa operaciones en CME, ningún documento
nuevo y tampoco operaciones que requieran una contabilización adicional.
 Compensación manual de cuentas

Un documento solo puede anularse si:

1. El documento original contiene partidas individuales no compensadas, esta compensación debe
anularse antes de anular el documento.
2. El documento original contiene solo partidas individuales de cliente, proveedor o de mayor.
3. El documento original se ha contabilizado en el sistema FI.
4. Todos los valores especificados todavía son válidos. (p.ej. centro de costes)
Si no se especifica una fecha de contabilización para anular un documento, el sistema lo anula usando la
fecha de contabilización del mismo.
Se crea un número de documento nuevo para el documento de anulación.
 Operaciones de Cierre e Informes

Las tareas de cierre se repiten periódicamente y se pueden dividir en:

Cierre del día SAP ofrece distintos informes externos
Cierre del mes para cubrir los requerimientos legales
Cierre del ejercicio
La contabilidad externa se conoce como Contabilidad Financiera o Gestión financiera  se ajusta a principios estándar y
a requisitos legales. ACA tenemos la gestión de INFORMES EXTERNOS, que incluye:
 Balance Contable que se crea a partir del LM.
 Cuenta de PyG
 Declaración de IVA
 Informes de retención de impuestos para las autoridades fiscales y para sus deudores y acreedores
Informes Externos
Balance
 Legales  La contabilidad interna se
Flujo
Declaración
de caja
conoce como Contabilidad de
Balance
Balance de IVA
é y
Beneficios
Declaración Gestión o Controlling  se
Contabilidad
Contabilidad externa
externa Perdidas y
ganancias de Retenc centra en el rendimiento de la
Gcias PyG balance
FI-GL ( PyG )
empresa, por lo cual se
caracteriza por su flexibilidad y
procedimientos no regulados
por requisitos legales.
Informes Internos
Informes Informes
centro de
internos coste
Informes

Contabilidad interna
Contabilidad interna coste de
productos
Informes
CO centro
beneficios
 ¿DUDAS?

Expositor: Garcia, Mariana Laura

mlauragarcia@indracompany.com