Mdulo: Construccin de Indicadores de Gestin

ILPES-CEPAL ANTIGUA GUATEMALA JULIO 2005

Consultora de Gestin Pblica.

Curso: Control de Gestin y Evaluacin de Resultados

Marianela Armijo

INDICADORES DE DESEMPEO
INDICADORES DE DESEMPEO: CONCEPTOS PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION REQUISITOS Y CONDICIONES DIFICULTADES

La medicin del desempeo es parte de un largo proceso de planificacin

Misin Medidas de Desempeo Quines somos o Quines somos o Qu hacemos Qu hacemos
Cmo sabemos Cmo sabemos que hemos que hemos llegado llegado

Objetivos

Dnde Dnde queremos ir queremos ir Cmo podemos Cmo podemos llegar llegar

Estrategias
Fuente: Adaptado de

Developing Consistent Administrative Performnce Measures for States Government. Departament of Administrative Services. Oregon Progress Board. 3 www.econ.state.or.us/opb

INDICADORES DE DESEMPEO: CONCEPTOS

INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS

EXPRESION CUANTITATIVA O CUALITATIVA CONCRETA DE LOS QUE SE PRETENDE ALCANZAR CON UN OBJETIVO ESPECIFICO

MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y METAS

OBJETIVOS USO INDICADORES(*)

Induce mejoras en Informacin Fundamenta la discusin de Resultados Posibilita la Evaluacin Apoya el proceso de Formulacin de Polticas Facilita el establecimiento de Compromisos de Resultado
(*) Direccin de Presupuestos. Ministerio Hacienda. Chile.
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TIPOLOGA DE INDICADORES SEGN NIVEL ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIN

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIN Y CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

Indicadores Gestin Global de la Entidad o Resultado Final Resultado Final o Impacto Resultado Intermedio

Alta Direccin

Planificacin estratgica

Indicadores por Centro de Responsabilidad Nivel Directivo Control de Gestin Eficiencia, Eficacia, Economa, Calidad

Nivel Operativo Control de Actividades

Indicadores Operacionales Insumos, Productos, Eficacia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

Cmo estn cambiando las

condiciones que estamos interviniendo? Cuntas unidades de

PRODUCTO (OUTPUT)

productos y servicios estamos generando?

Con qu rapidez lo estamos haciendo? Cuanto nos cuesta?

PROCESO

INSUMO INSUMO (INPUTS) (INPUTS)

Cuntos recursos invertimos, cuanto personal trabaj en el proceso?

INTERRELACIONES ENTRE EL PROCESO DE PRODUCCION DE BIENES Y SERVICIOS Y LA EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMIA(*)

ECONOMIA

EFICIENCIA

EFICACIA

COSTO

RECURSOS
NIVEL DE SERVICIO

OUTPUTS

RESULTADOS

UTILIZACIN SATISFACCION

POBLACIN OBJETIVO

*) Fuente: Indicadores de Gestin para las Entidades Pblicas. AECA. Madrid 200
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Resultados
Inmediatos

- la

gente ve los avisos

- las actitudes de la gente se ven afectadas -el comportamiento se ve afectado -menor incidencia de enfermedades relacionadas con el tabaquismo - avisos realizndose en la Televisin

Intermedios

Finales

Productos Procesos (Actividades) Insumos (Inputs)

-diseo

y pruebas de los avisos -produccin de los avisos -compra del tiempo de aviso comercial

$$ de la campaa
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PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

IDENTIFICAR y/o REVISAR PRODUCTOS Y OBJETIVOS Qu

ser medido?

IDENTIFICAR LAS DIMENSIONES Y AMBITOS DE DESEMPEO

Qu mbitos y dimensiones del desempeo es conveniente medir?

ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES

Cules sern los Centros de Responsabilidad, o reas responsables por el desempeo logrado A qu niveles realizaremos la evaluacin?

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PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

CONSTRUIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS Cmo relacionamos las variables de medicin?
ESTABLECER LAS METAS O REFERENTES PARA LA COMPARACION

Sobre que comparamos los indicadores para saber si el desempeo es adecuado? RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA Qu datos y antecedentes me permitirn construir los indicadores?

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PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS Cmo sabemos que los indicadores construidos miden efectivamente la gestin y los resultados? ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS Por qu se produjeron los resultados? COMUNICAR E INFORMAR Quines tienen que conocer nuestros resultados? Organizacin, Usuarios, Dipres, Congreso, etc

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MATRIZ DE INDICADORES (*)

Producto relevante (bien y/o servicio) al que se vincula

Indicador de Desempeo

Informacin Histrica Estimacin Meta

Frmula de clculo 1998 1999 2000 2001 2002

Programa/ Subttulo/ tem/ Medios de verificacin asignacin

Eficacia

Eficiencia

Economa

DIMENSIONES DEL DESEMPEO

Calidad

(*)

Indicadores de Desempeo. www.dipres.cl

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IDENTIFICAR Y/O REVISAR DEFINICIONES ESTRATEGICAS: MISION, PRODUCTOS, USUARIOS, OBJETIVOS

TENGO IDENTIFICADA LA MISIN, LOS PRODUCTOS Y LOS USUARIOS? TENGO CLAROS LOS OBJETIVOS QUE DEBO LOGRAR? ESTN LOS OBJETIVOS ALINEADOS CON LAS PRIORIDADES ESTRATGICAS DE LA ORGANIZACIN? LOS OBJETIVOS ESTN EXPRESADOS EN METAS MENSURABLES?

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IDENTIFICAR LAS DIMENSIONES DE DESEMPEO

QUE AREAS DEL DESEMPEO RESULTA CONVENIENTE MEDIR? EFICIENCIA EFICACIA CALIDAD ECONOMIA

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QU AMBITOS DEL DESEMPEO?

AMBITOS DE CONTROL
PROCESO D I M EFICACIA E N EFICIENCIA S I ECONOMA O N CALIDAD E S PRODUCTO RESULTADO

(*) Indicadores de Desempeo. www.dipres.cl

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ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES

Los centros de responsabilidad.
Tienen productos estratgicos claramente asignable Tienen objetivos concretos a alcanzar. Tiene a la cabeza un directivo responsable con por el cumplimiento de esos objetivos. Dicho directivo no solo cuenta con la responsabilidad sino que tambin con la autoridad y las atribuciones para tomar las decisiones necesarias para el logro de los objetivos. Tiene asignado recursos humanos, materiales y financieros.

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Modelo bsico de Unidad de Control de Gestin

Inform acin M etas / Indicadores

Direccin

Recom endaciones

M edidas correctivas

A cuerdo M etas / Indicadores

Evaluacin

U nidad de Control de G estin

R etroalim entacin

Centros de Responsabilidad
Info rm acin de avance

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DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

A) BASES DE COMPARACIN
Lo que se hace
N de usuarios atendidos

Lo que debe hacerse

N de usuarios por atender

N de certificados emitidos

N Certificados solicitados

Monto inversin ejecutada

Monto asignado para inversin

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FORMULAR ALGORITMOS
b) Definicin de ratios
Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio:Ninspecciones realizadas/Ninspectores c) Definicin de estndares % de recomendaciones aceptadas % de clientes satisfechos N de errores Tiempo promedio de tramitacin

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ESTABLECER LAS METAS

ABARCAR
EL DESEMPEODE LA GESTION: ECONOMIA CONJUNTO EFICIENCIA, DE DIMENSIONES DE

EFICACIA,

CALIDAD,

GENERAR

COMPROMISOS INTERNOS, POR LO TANTO SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O DE FACTORES EXOGENOS.

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE

PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.
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RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA

Informacin contable-presupuestaria Estadsticas de produccin fsica, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios especiales Benchmarking,etc
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CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION

EFICACIA: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a travs de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecucin de los mismos

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EFICACIA:
EFICACIA Resultado Final o Impacto % de incremento de recaudacin tributaria asociado a la accin del Servicio de Impuestos Internos SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS.CHILE % de colocacin de empleo juvenil . PROGRAMA DE CAPACITACIN DE JVENES. MINISTERIO DEL TRABAJO Accidentes laborales martimos por 100.000 trabajadores martimos U.S.Coast Guard.

EFICACIA- Resultado-intermedio
Delitos aclarados / delitos denunciados
MANTENIMIENTO DEL ORDEN INTERNO

Mediaciones exitosas / mediaciones realizadas

DIRECCION GENERAL DE COMERCIO (Area Defensa del Consumidor)

Conflictos colectivos solucionados / conflictos colectivos planteados Direccin del Trabajo

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EFICACIA
EFICACIA - Cobertura Franquicia utilizada/franquicia potencial
SERVICIO DE CAPACITACON Y EMPLEO. CHILE

Padrones reaforados urbanos y suburbanos del Interior / total de padrones

DIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

Area de cultivo incluida en programa / rea total de cultivo

DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS AGRICOLAS

Controles de intgerurbanos

buses

interurbanos/Parque

de

buses

SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES. CHILE

Reclusos que desarrollan actividad industrial / total de reclusin

DIRECCION NACIONAL DE CARCELES

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ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS Que es lo que se pretende medir con los indicadores de eficacia
Si los programas son idneos respecto de otras alternativas para conseguir los mismos objetivos La capacidad de obtencin de los efectos esperados o impactos en la poblacin destinataria.

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ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS

Que es lo que se pretende medir con los indicadores de eficacia Las desviaciones entre los productos que se obtienen y los esperados (medidas de cobertura, focalizacin, capacidad de cubrir la demanda, etc). Algunas posibles causas pueden ser:
Se sobre o sub estim la capacidad de proveer los bienes servicios de que

Hubo una mayor demanda por factores forneos (capacidad cubrir la demanda, no en focalizacin, ni cobertura dado previamente se definen los parmetros)

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CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION

Eficiencia
Establece la relacin entre la produccin fsica del bien o servicio y los insumos utilizados para alcanzar el nivel de producto. Ejemplos de aplicacin de mbito pblico: Costo medio de produccin (costo por beneficiario, costo por componente, etc) Productitividad Media (usuarios atendidos por unidad de tiempo, fiscalizaciones por inspector, etc) Gastos administrativos/Gastos Totales

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EFICIENCIA
EFICIENCIA Costo Medio Gastos administrativos programa becas/becas entregadas Gasto total programa certificacin/total cajas inspeccionadas Gastos asociados a intervencionesquirurgicas/Nde intervenciones Costo total de unidades Viviendas contratadas/Unidades contratadas

EFICIENCIA Producto Medio N de inspecciones / nmero de inspectores DIRECCIN GENERAL IMPOSITIVA N de expedientes resueltos por semestre / dotacin de personal en la tarea CONTADURIA GENERAL DE LA NACION N de inspecciones al transporte de pasajeros / personal afectado a la tarea DIRECCION NACIONAL DE TRANSPORTE N de padrones reaforados / funcionarios afectados a la tarea DIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO N de consultas / nmero de mdicos UNIDAD DE ATENCIN AMBULATORIA EXTRA-HOSPITALARIA

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CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION Calidad

Mide la capacidad de la organizacin por cumplir con los requisitos de satisfaccin del producto que esperan los usuarios, en trminos de oportunidad, accesibilidad, precisin, etc.

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INDICADORES DE CALIDAD
Oportunidad Accesibilidad Percepcin usuarios de Precisin

Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los lmites acordados.

Nmero de localidades cubiertas por atenciones mviles

Porcentaje de aprobacin excelente de los talleres de trabajo, por los participantes Porcentaje de usuarios satisfechos N de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados N de usuarios Satisfechos con el trato en la atencin/ Total usuarios

Porcentaje contratos terminados errores

de por

Porcentaje de reportes econmicos entregados en tiempo acordado

N de horas que la Biblioteca est abierta fuera de las horas de trabajo Porcentaje de Poblacin con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca

Nmero de fallas reales/ Fallas programadas

Nmero de intervenciones con retraso/ Nmero de intervenciones totales

Porcentaje de contratos con uno o ms errores encontrados por revisiones externas

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CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION

Economa
Capacidad de la institucin por generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros de un programa o institucin.

Ejemplos: Capacidad de autofinanciamiento Nivel de recuperacin de prstamos Capacidad de ejecucin del presupuesto

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ECONOMIA
ECONOMIA (*) (Gasto Efectivo del Programa/Presupuesto total asignado) *100. MINVU

Ingresos por recuperacin de costos ao i/Total gasto ao i) (MIDEPLAN/FOSIS) (Monto de crdito de corto plazo recuperados/Monto total crditos corto plazo con vencimiento ao)*100 INDAP.
(*) www.dipres.cl

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APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS

RELEVANCIA DE LA MEDICION
ASEGURARSE QUE ESTOY MIDIENDO LOS OBJETIVOS VINCULADOS A LO ESTRATEGICO

NO ES POSIBLE, NI DESEABLE MEDIRLO TODO

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APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS

MEDIR LO CORRECTO :
CONOCER EL PROCESO DE PRODUCCION QUE SE MIDE, ASEGURANDOSE QUE LA MEDIDA DE DESEMPEO REPRESENTA UN PROCESO CLAVE PARA LA OBTENCION DE LA META.

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APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS

INDEPENDENCIA MEDIR LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE CONTROLAR CONFIABILIDAD CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES

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CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES

COSTOS RAZONABLES EN LA RECOLECCION DE DATOS

HOMOGENEIDAD
PARA UN MISMO SERVICIO MEDIDO LA NATURALEZA DE LAS PRESTACIONES DEBEN SER EQUIVALENTES
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CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES

LOS INDICADORES DE DESEMPEO NO SON UN FIN EN SI MISMO SINO UN MEDIO. LA EVALUACION MAS QUE UNA MEDICION ES UNA INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS DEBEN ESPECIFICARSE Y TENERSE EN CUENTA LA INTERRELACION DE LAS DIFERENTES MEDIDAS DE DESEMPEO SIMPLICIDAD DE LA MEDICION

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ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS

BASES DE COMPARACION: DESEMPEO HISTORICO: METAS DESEMPEO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

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ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS

NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEO DE LA INSTITUCION SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:
RESULTADOS, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD

CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS:

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INTEGRALIDAD DE LAS METAS

Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la poblacin escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 caloras por racin

INDICADOR DE EFICACIA Poblacin escolar en programa / poblacin escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / nmero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD * Caloras por racin. * Porcentaje de aceptacin de los escolares (encuesta)

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