DOCUMENTOS CONTABLES Y

NO CONTABLES
 DOCUMENTOS CONTABLE

son los soportes de contabilidad que sirven de base

para registrar las operaciones comerciales de una
empresa. Se elaboran en original y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.
FACTURA DE VENTA

La factura es un documento con valor probatorio, que constituye un titulo

valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha
realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma.
Adicional a los requisitos que hoy se contemplan en el art.617 del ET y del
art 774 CC, se contempla la ley 1231 de 2.008

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de

la organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos
legales:

1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit de la empresa.
5.Dirección de la empresa.
6.Teléfono de la empresa.
7. Correo electrónico de la empresa.
8.Ciudad de la empresa.
9. Denominarla como factura de venta.
10. Número
11. Razón social del cliente
12. Nit del Cliente.
13.Dirección del Cliente.
14.Teléfono del Cliente.
15.Correo electrónico del Cliente.
16.Ciudad del Cliente.
17.Fecha expedición
18.Fecha de vencimiento
19. Código actividad económica DIAN Y DISTRITAL.
20. Tarifa ICA
21. Referencia, descripción, cantidad, valor unitario y valor total.
22. Subtotal
23. IVA
24.Total
25. Valor en letras.
26.Resolución autorretenedor, Gran contribuyente.(Número , fecha, si
aplica
27. Resolución de Facturación (Número, fecha y rango)
28.Litografía (Razón social, Nit y Teléfono)
29. ley 1231 de 2.008
30.Firmas Elaborado y recibido.
31. IMPORTANTE : Indicar la responsabilidad tributaria del cliente.
DOCUMENTO EQUIVALENTE

Es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones

económicas realizadas con no Obligados a facturar (Régimen Simplificado -
Persona Natural).

Requisitos
Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la organización
constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:
1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Descripción de la operación.
10.Valor de la operación.
11. Valor del IVA asumido
12. Valor del ReteIVA
13. Valor del ReteICA
14. Valor Retefuente.
15. Beneficiario de pago. Nombre, NIT, Dirección y Teléfono, ciudad y correo
16.Firmas
COMPROBANTE DE EGRESO

El Comprobante de Egreso es un documento que permite contabilizar los

diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a
proveedores.

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:

1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Los documentos deben contener la firmas de realizó, revisó, aprobó.
RECIBO DE CAJA

El Recibo de Caja es documento que permite contabilizar el ingreso de dinero

por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por
parte de los clientes.

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:

1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Los documentos deben contener la firmas de realizó, revisó, aprobó.
NOTA DEBITO BANCARIA

Documento que soporta los gastos bancarios.

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:
1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Los documentos deben contener la firmas de realizó, revisó, aprobó.
NOTA DEBITO COMERCIAL

Documento que permite tener control de las devoluciones de mercancías de la

empresa hacia los proveedores.

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:

1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Los documentos deben contener la firmas de realizó, revisó, aprobó.
NOTA CREDITO BANCARIA

Documento que soporta los aumentos o ingresos en las cuentas bancarias.

(Intereses, desembolsos de creditos)

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:
1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Los documentos deben contener la firmas de realizó, revisó, aprobó.
NOTA CREDITO COMERCIAL

Documento contable que registra disminución de saldos en cartera

(devoluciones en ventas y/o ajustes en precio, descuentos especiales,
corrección de errores por exceso en la facturación), posterior a la factura.
- Diseño del
documento y presentación

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la informacion de la

organizacion constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:
1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Los documentos deben contener la firmas de realizó, revisó, aprobó.
RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece
un fondo denominado caja menor.

Es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos
en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes
debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
- Diseño del documento y presentación

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:
1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Los documentos deben contener la firmas de revisó, aprobó.

CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes

para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia
con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
- Presentación

Requisitos

Presentación del documento real de la entidad bancaria donde realizaron la

apertura de la cuenta corriente.
 DOCUMENTOS NO CONTABLES

Son documentos informativos y son de carácter

solamente de soporte los cuales proporcionan la
información necesaria sobre la posible transacción. Es
importante para la toma de decisiones
REEMBOLSO DE CAJA MEJOR

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se

procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los
soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así
recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
- Diseño del documento y presentación

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:
1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Los documentos deben contener la firmas de realizó, revisó, aprobó.
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier

operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía
de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen..
- Diseño del documento y presentación

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:
1. LOGO
2.Razón social.
3.Régimen.
4.Nit
5.Dirección
6.Teléfono
7. Correo electrónico.
8.Ciudad.
9.Los documentos deben contener la firmas de realizó, revisó, aprobó.
CHEQUERA

Conjunto de cheques en blanco, que los bancos entregan a los clientes que
abren una cuenta corriente para que efectúen pagos con cargo a ella o
realicen reintegros.  El cheque, es un titulo valor por medio del cual una
persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague
una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
"beneficiario".
- Diseño del documento y presentación

Requisitos
Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la informacion de la
entidad bancaria donde tiene la cuenta la organizacion constituida, teniendo en
cuenta los siguientes requisitos legales:
1.Logo del Banco, Nit, Código del Banco
2.Fecha, Ciudad
3.Número consecutivo del cheque
4.Número de cuenta
5.Monto en pesos y letras
6.Paguese a la orden de
7. Firmas
CUENTA DE COBRO

La cuenta de cobro cumple la función de comprobante de la percepción de un

pago cuando el que recibe el dinero no esta obligado a emitir una factura,
aunque debe ser complementada con el documento equivalente, para otorgarle
real validez.

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:

1.Razón social.
2.Régimen.
3.Nit o NISS
4.Dirección
5.Teléfono
6. Correo electrónico.
7.Ciudad.
8.Los documentos deben contener la firmas de realizó, revisó, aprobó.
ESCRITURA PUBLICA DE BIENES INMUEBLES

La escritura pública es un documento en el que se hace constar ante Notario

público un determinado hecho o derecho autorizado por un notario que
para este caso es por la adquisición de un bien inmueble.

Requisitos

1.Número de escritura.
2.Notaria.
3.Fecha de elaboración de la escritura.
4.Matrícula inmobiliaria.
5.Cédula catastral.
6.Ubicación del predio (urbano o catastral).
7.Municipio.
8.Dirección.
9.Naturaleza del acto.
10. Valor de la transacción.
11. Personas que intervienen (comprador y vendedor)
ACTA DE CONSTITUCION DE CAJA MENOR

Documento Administrativo donde se reflejan las políticas y el manejo de la caja

menor.

Requisitos

Adaptar el formato entregado por el SENA, de acuerdo a la información de la

organización constituida, teniendo en cuenta los siguientes requisitos legales:

1.Fecha
2.Nombres personas que se reunieron con identificación y cargo
3.Domicilio
4.Monto:entre $300.000 y $600.000.
5. Pago maximo por caja menor de $50.000.
6.Reembolso de caja menor cuando se hallan realizado pagos por el 70% del
monto de la caja. 7.Nombramiento del responsable de la caja.
8.Nombramiento del Auditor de la caja.
9. Políticas
10.Firmas
KARDEX

Soporte que sirve para controlar la salidas y entradas de mercancía de la

empresa
*EJEMPLO DE FRISSO