TEMA II

Funciones Básicas de la
Contenido:
Gerencia de Proyecto
Definición de gerencia de la integración, alcance,
tiempo, costo, calidad, recursos humanos,
comunicaciones del riesgo, procura y contratación.
Objetivos especificos:
•Conocer el flujo de trabajo organizacional.
•Conocer las características de los modelos funcional y
de proyectos.
•Conocer el modelo matricial y sus características.
•Seleccionar la forma organizacional más idónea.
 GERENCIA DE LA INTEGRACIÓN
La clave de la gestión de proyectos no radica en el
empleo de técnicas esotéricas, complejos y costosos, sino
en aplicar principios simples de planificación, decisión y
control a la consecución de unos objetivos previamente
definidos.
En la aplicación de estos principios deben integrarse las
variables:
•Alcance del proyecto (Definición de objetivos)
•Tiempo, Costo, Calidad.
•Recursos humanos.
•Comunicaciones del riesgo.
•Procura y contratación.
 GERENCIA DE LA INTEGRACIÓN
Proyectos Simples
Alcance del proyecto:
Proyectos Complejos
La metodología general de gestión de proyectos es
igualmente aplicable tanto a los proyectos más
simples como a los de mayor complejidad, con las
adaptaciones pertinentes.
La recomendación para los grandes proyectos es la
descomposición de los mismos en partes más pequeñas
y mas dominables de forma que cada una de elllas
garantice el cumplimiento parcial de los objetivos del
proyecto y el conjunto de todas ellas la consecucióin
del objetivo global (WORK PACKAGES).
 CONDICIONES DE GESTIÓN
Obtención de dos objetivos esenciales:

• Atención concentrada y con suficiente intensidad.

Que el proyecto sea gestionado adecuadamente
prestandole la atención suficiente y con un alto
grado de concentración.
• Mantenimiento de las actividades de rutina.
Que el proyecto se gestione bien pero sin
deteriorar la calidad de gestión de las actividades
de tipo continuo.
 PRINCIPIOS BÁSICOS
• Jefe de Proyecto. Existencia de una cabeza única que
dirija e impulse el proyecto, responsable de la
consecución de los objetivos del mismo.
• Equipo de Proyecto. Es necesario adscribir al
proyecto un equipo suficiente en número y con las
adecuadas capacidades profesionales para dar
respuesta a las diferentes especificaciones a cumplir.
• Suficiente dedicación. Contar con personal adscrito
al proyecto a plena dedicación, junto con otras
personas a dedicación parcial.
• Técnicas de gestión. Apoyarse en el uso de técnicas
adaptadas a las circunstancias: Técnicas de
planificación, de organización y de control.
LA “OMISION” DE LA APLICACIÓN DE PRINCIPIOS
BÁSICOS, SE TRADUCE EN EL “FRACASO” DEL
PROYECTO.

Crear un comité o Nombrar un Jefe de

una Comisión Proyecto sin autoridad

ERRORES FRECUENTES A EVITAR

Crear un órgano Montar sistemas

permanente complejos
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN
FUNCIONAL POR PROYECTO

Actividades Actividades
continuas discontinuas
DIRECTOR DIVISIÓN ORGANIZACIÓN MATRICIAL DEL PROYECTO

DIRECTOR
DESARROLLO
PROYECTO

DIRECTOR DE
OPERACIONES

INGENIEROS
INGENIERIA
DE PROYECTO

EQUIPO
CONSTRUCCIÓN
CONSTRUCCIÓN

CONTROL INGENIERO DE CONTROL

CALIDAD CALIDAD PROYECTO

CONTROL COSTES
ADMINISTRACIÓN
DEL PROYECTO
DIRECCIÓN

ASESORÍA ASESOR JURÍDICO

JURÍDICA PROYECTO

CONTROLES
FINANCIACIÓN
FINANCIEROS
DEL PROYECTO
Lic. Carmelina Mongella de Addeo
 LA ORGANIZACIÓN Y PREPARACIÓN DEL PROYECTO

•Uno de los errores más importantes y graves en gestión de

proyectos es querer arrancar con excesiva premura la obra, sin
haber prestado la atención debida a una serie de tareas previas
de preparación, organización y planificación que son
imprescindibles para garantizar la calidad de la gestión y el
éxito posterior de toda la operación.
•La fase de preparación es de importancia capital para la
correcta gestión de los proyectos.

“Si normalmente los proyectos se retrasan, no faltaría mas

que empezar perdiendo el tiempo en tareas de planificación
que no harán más que incrementar el retraso”.
“¿No será, por el contrario, que los proyectos se retrasan
en gran parte porque no han sido planificados adecuadamente?”
 LA ORGANIZACIÓN Y PREPARACIÓN DEL
PROYECTO
Durante esta fase deben ser abordados los
siguientes temas:
•Los objetivos y el Jefe de proyecto.
•Delimitación de funciones y responsabilidades.
•Identificación y descripción de actividades.
•Los recursos.
•Las prelaciones.
•Los plazos y los costes.
•Revisión de objetivos y planificación.
 LOS OBJETIVOS Y EL JEFE DEL PROYECTO
No se puede avanzar sin tener claros los objetivos, los límites
del proyecto, los elementos condicionantes básicos a respetar.
Frases erróneas:
“Se hace camino al andar”
“ya se irán aclarando las cosas”
“ya iremos resolviendo los problemas cuando se presenten”
“de nada sirve ponerse la venda antes de tener la herida”
•Es necesario que en este momento el nombramiento del Jefe
de Proyecto ya haya sido realizado formalmente y sea
suficientemente conocido.
Error: pseudonombramientos “Encárgate tú de este asunto”.
 LA MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Forma de analizar y definir las funciones,
responsabilidades y grado de autoridad de los diversos
actores y participantes en el proyecto.
Gráfico lineal o cuadro de doble entrada con el siguiente
contenido:
•En las filas de la matriz se recogen las diferentes
decisiones o actividades principales que es necesario
realizar para el desarrollo del proyecto.
•En las columnas figuran los distintos actores u órganos
con responsabilidad y capacidad para tomar decisiones
dentro del proyecto.
•En las intersecciones de las filas y columnas se indica el
grado de autoridad o poder de cada acto en cada tipo de
decisión, utilizando para ello unas claves previamente
determinadas.
 UNIDAD:
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES FECHA:
AMPO, S.A.
VERSION___
ORGANOS

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Com

Jefe

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Dire
Dire
DECISIONES

Ge n
Aprobación objetivos
proyecto
Orden de iniciar proyecto

Nombrar jefe proyecto

Planificación del proyecto

Adscripción de recursos

Subcontratación recursos

Informe mensual de
avance
Etc.
 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
•ElJefe de Proyecto debe identificar y describir las
actividades que es necesario acometer y desarrollar
para llegar al resultado deseado.
•Elegirel camino más conveniente entre las múltiples
opciones y resolver un sinfín de incógnitas.
•En los proyectos de envergadura será ahora el
momento de hacer esa descomposición del proyecto
en los diferentes niveles de jefatura, de forma
piramidal en varios niveles: subproyectos, paquetes,
actividades, tareas.
 LOS RECURSOS
•Descripción de los recursos a emplear en cada una
de las actividades.
•Disponer de los recursos idóneos en cantidad y
calidad, tanto recursos humanos como materiales.

NATURALEZA DEL RECURSO X CANTIDAD X TIEMPO

•Seleccionar la mejor combinación de recursos para

realizar una misma actividad.

REPERCUCIÓN SOBRE LOS COSTES Y PLAZOS DEL

PROYECTO Y SOBRE OTROS PROYECTOS DE LA EMPRESA
 LAS PRELACIONES

LAS DIVERSAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO NO SE REALIZAN

DE FORMA SUCESIVA NI DE FORMA SIMULTÁNEA

La relación de actividades ha de tomar ahora forma

Aplicando la técnica mas conveniente

ESTABLECER EL ENCADENAMIENTO MÁS LÓGICO Y

CONVENIENTE ENTRE LAS DIVERSAS ACTIVIDADES
A REALIZAR.

CARÁCTER PRIORITARIO ENCADENABLES EN

FORMA SECUENCIAL

REALIZABLES EN MOMENTOS
DIFERENTES A CONVENIENCIA
 LOS PLAZOS Y LOS COSTES

EL COSTE Y EL PLAZO TOTALES DEL PROYECTO SON EL

RESULTADO DE CIERTOS CÁLCULOS SIMPLES A PARTIR DEL
ENCADENAMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDO Y DE
LA ESTIMACIÓN DE RECURSOS A EMPLEAR EN CADA ACTIVIDAD

• El plazo total del proyecto

• El coste total de una actividad
resultará de multiplicar la
cantidad de horas a consumir por
el coste unitario de cada recurso.
• El coste total del proyecto será
la suma del coste de todas las
actividades.
resultará del camino más largo
que definan las actividades y las
prelaciones establecidas (el camino
crítico en la técnica PERT).
• En el supuesto de que todas las
actividades se realizasen en forma
secuencial, el plazo total sería la
suma de los plazos de cada
actividad.
REVISIÓN DE OBJETIVOS Y PLANIFICACIÓN
Objetivos Planificación
Inicio
globales detallada

Resultado Nuevos
Coste Resultado, VIAS DE
Plazo Coste y Plazo ACCION

Negociación de objetivos por

Imperativos comerciales,
Imposiciones del cliente,
Negligencia en el estudio del proyecto

Abortar el proyecto No deseado

Renegociar objetivos Habilidad Comercial
La Organización y Preparación del Proyecto (1)
FASE – 1 DESCRIPCION DEL PROYECTO
DESCRIPCIÓN
(CONTRATO-PLIEGO DE CONDICIONES)
DEL PROYECTO

ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN

INSUFICIENTE
DEL PROYECTO

O EXCESIVO
PLANIFICACION
DEL PROYECTO
FASE – 2 DETALLE SUFICIENTE O NO

SI

ESTRUCTURACION DEL PROYECTO

ANALISIS DE LA NO
ESTRUCTURA
FASE – 3 ESTAN INCLUIDAS TODAS LAS ACTIVIDADES
SI

SEGREGACION DE LOS PAQUETES DE

TRABAJOS EN ACTIVIDADES

REVISIÓN
ANALISIS DEL FASE – 4
DESARROLLO COMPROBACIÓN
DE LAS
ACTIVIDADES
2
2
 La Organización y Preparación del Proyecto (2)

1 1 CORRECTO

TERMINACIÓN DE CADA ACTIVIDAD

SEGÚN CONTRATO

CALCULOS DE TIEMPOS EN PROGRESION

ANALISIS
DE LOS PLAZOS FASE – 5 CALCULOS DE TIEMPOS EN REGRESION

DETERMINACIÓN DE LAS HOLGURAS

NO
¿COINCIDEN LOS PLAZOS CALCULADOS
CON LOS CONTRACTUALES?

SI

3 3
La Organización y Preparación del Proyecto (3)

2 2

DETERMINACION DE LAS
CAPACIDADES POR ACTIVIDAD

ANALISIS DE LAS CAPACIDADES SEGÚN

PLAZOS FIJADOS, CAPACIDADES FIJADAS
O SEGÚN UN OMPROMISO ENTRE AMBOS
ANALISIS
DE LAS FASE – 6
CAPACIDADES SI
¿HAY QUE VARIAR LOS PAQUETES?

NO
SI
¿HAY QUE VARIAR LOS PLAZOS?

NO
SI
¿HAY QUE VARIAR LAS CAPACIDADES?

NO

4
La Organización y Preparación del Proyecto (4)

DETERMINACION DE LOS
COSTES POR ACTIVIDAD

DETERMINACION DE LOS COSTES POR

INTERFASES

ANALISIS
DE LOS FASE – 7
REALIZACIÓN DEL ANALISIS DE COSTES
COSTES

NO
¿COINCIDEN LOS COSTES CALCULADOS
CON LOS PREVISTOS?

SI

ANALISIS DE
DEFINICION DE LA
LOS COSTES FASE - 8 DOCUMENTACIÓN DE CONTROL