Curso 50 Hora SGSST 2

Curso de capacitación virtual de veinte (20) horas sobre el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
MÓDULO II
CONSTRUCCIÓN DEL PLAN DE MEJORA

CONTINUA DEL SG-SST
Conferencista
Yenni Alexandra Prieto Duarte
Contenido temático
1 2
Identificación de no
Definición de acciones
conformidades y su
preventivas
análisis
3 4
Definición de acciones Construcción del plan
correctivas anual del SG-SST
1 Identificación de no
conformidades y su análisis
Identificación de no conformidades y su análisis
Decreto 1072 de 2015. Artículo 2.2.4.6.34. Mejora continua. El empleador debe

dar las directrices y otorgar los recursos necesarios para la mejora continua del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), con el objetivo de mejorar la
eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus propósitos. Entre otras, debe
considerar las siguientes fuentes para identificar oportunidades de mejora.:
Resolución 0312 de 2019 Artículo 29. Planes de mejoramiento a solicitud del

Ministerio del Trabajo. Cuando los funcionarios de las Direcciones Territoriales del
Ministerio del Trabajo detecten en cualquier momento un incumplimiento de las
obligaciones, normas y requisitos legales establecidos en los Estándares Mínimos del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se podrá ordenar planes de
mejoramiento, con el fin que se efectúen las acciones correctivas tendientes a la
superación de las situaciones irregulares detectadas.
¿Qué es una no conformidad?

Es el No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de
estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos
normativos aplicables, entre otros.
IMAGEN TOMADA DE https://www.sistemas-gestion.es/no-conformidades-acciones-correctivas-iso-90012015/


¿Cómo identificar no conformidades en el SG-SST?
Los resultados de la
Cumplimiento de
intervención en los
los objetivos del Cumplimiento legal
peligros y riesgos
SST
priorizados
Incidentes,
accidentes de
Inspecciones
trabajo y
enfermedad laboral


Auditorías internas, Mediciones Programas de

externas ambientales vigilancia
Las
recomendaciones
generadas por el Gestión del cambio
COPASST y los
trabajadores

Resultados de los
programas de Resultados de los
promoción y indicadores
prevención
Revisión por la Alta

dirección

Importancia de definir las no

conformidades, cuando se permite definir
una no conformidad se cuenta con la
herramienta necesaria para identificar la
razón principal de el incumplimiento de la
misma con el fin de eliminarla
adecuadamente garantizando que a futuro
no pueda volver a presentarse.
¿Cómo definir una no conformidad?
Estructura de la No conformidad
Indicar el proceso donde fue negado el criterio. Ej: Soportes

Evidencia
examenes ocupacionales
Se describe la falencia entre la situación real y la esperada.

Situación presentada Ej: No existen exámenes ocupacionales periódicos únicamente
de ingreso
Requisito legal incumplido. Ej: Resolución 0312 de 2019.

Requisito incumplido Evaluación estándares mínimos requisito 3.1.4 Realización
evaluaciones médicas ocupacionales
Naturaleza de las no
conformidades
No conformidad real No conformidad potencial

Incumplimiento de un requisito del

sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo SG-SST para la
cual la acción a tomar es una acción
correctiva o preventiva
No conformidad real
Ejemplo: La empresa no cuenta

NO CONFORMIDAD REAL
Existencia de una con un programa de capacitación

evidencia objetiva en promoción y prevención y
donde se evidencie la intervención
de los peligros/riesgos prioritarios
Descripción de la y las medidas de prevención
situación encontrada
y control.
Descripción del Incumplimiento a lo

requisito no cumplido establecido en la Resolución
0312 de 2019. Artículo 3.

La no conformidad real debe:
Ser una declaración exacta de los hechos
No debe ser una hipótesis
Estar dirigida al qué, cuándo, dónde
Tener trazabilidad

La no conformidad real debe:
Incluir procedimientos, requisitos

precisos en los que se está
incumpliendo.
Ser corta y concisa en el requisito

incumplido
Ser redactada de manera

independiente.
Riesgo de incumplimiento a un
requisito, para la cual, la acción a
tomar es una acción preventiva.
No conformidad
potencial

NO CONFORMIDAD
Ejemplo: Existe el riesgo de no dar

Riesgo detectado
POTENCIAL
cumplimiento al plan de trabajo

anual, dado que la empresa no
cuenta con un mecanismo de
Situación deseable control y seguimiento.

Se relaciona algunas de las técnicas con las cuales se puede llevar a cabo el análisis
de causas fundamentales de las no conformidades en base a lo establecido en el
Decreto 1072 de 2015 y las demás disposiciones que regulan los aspectos del
Sistema General de Riesgos Laborales.
Técnica de 5 ¿Por
Lluvia de ideas Árbol causa efecto 5WH2
qué?
Lluvia de ideas. Ubica las causas del problema, busca proponer acciones
de mejora por medio de la expresión de un gran número de ideas que
sean aportadas por los integrantes del grupo de trabajo, es una
herramienta grupal que facilita la adopción de nuevas ideas.

Para esta técnica es importante contar con los siguientes componentes:
Facilitador que registre las ideas
Definir en una sola frase el problema
Solicitar la participación, a traves, el

aporte de ideas

Para esta técnica es importante contar con los siguientes componentes:
El facilitador deberá tomar nota de

todas las ideas, sin inclinarse por
alguna de ellas
Se deberán análizar todas las ideas


Los 5 porqué es un análisis de causa raíz basado en preguntas, es una herramienta
de fácil aplicación Ejemplo:
1. ¿Por qué, se evidencia en la auditoría la ausencia del plan de
prevención y respuestas ante emergencias? No se había diseñado en su
totalidad.
2. ¿Por qué no se encontraba el diseño completo? Porque la empresa no

cuenta con el personal idóneo para el desarrollo
3. ¿Por qué la empresa no cuenta con el personal idóneo? Porque no se

incluyó dentro del presupuesto asignado para el año en curso

Los 5 por qué es un análisis de causa raíz basado en preguntas, es una herramienta
de fácil aplicación.Ejemplo:
4 ¿Por qué no se incluyó en el presupuesto? Porque no hubo planeación del

presupuesto requerido para el SG-SST
5. ¿Por qué no hubo planeación del presupuesto del año 2020 para el SG-
SST? Porque no se tuvo clara la necesidad de planearlo y se estructuró en la
marcha

Árbol de causas Se trata de un diagrama que muestra la

reconstrucción de los múltiples antecedentes, indicando las relaciones
lógicas y de tiempo presentes. Facilita la identificación de causas que no
son percibibles.

• No conformidades
EFECTOS
• Sanciones
• Ausencia de planes de acción

• Evidencias
PROBLEMA • No hay gestión de SST
PRINCIPAL
▪ Diseño e implementación
inadecuada
▪ Personal no idóneo para la
actividad
▪ Falta de liderazgo de la
CAUSAS
empresa
5W2H es una herramienta de gestión que a través de 7 cuestionamientos

nos permite elaborar un plan de acción de forma sistemática y
estructurada. Su aplicación es sencilla y puede realizarse individual o en
grupo.
WHAT - WHY - WHEN - WHERE - WHO - HOW - HOW MUCH

WHAT – QUÉ?:
Lo que se quiere hacer, para el WHY – POR QUÉ?:
caso puntual lo identificado la La razón por la cual se quiere
no conformidad hacer lo identificado
Ej: La no conformidad
identificada en la ausencia de la Ej: Se debe dar cumplimiento a
revisión por la alta dirección de lo establecido en los estándares
la empresa, se busca llevar a mínimos de la Resolución 0312
cabo la revisión por la alta de 2019.
dirección.
WHEN – CUÁNDO?
WHERE – DÓNDE?
En qué momento se va hacer lo
En dónde se va a realizar lo
identificado.
identificado
Ej: Se llevará a cabo durante el
Ej: La revisión de la alta
mes de noviembre del año
dirección la realizará la gerencia
actual, de acuerdo a lo
en el área administrativa y de
establecido en el plan anual de
planta de la empresa.
trabajo.
HOW – CÓMO?
WHO – QUIÉN?
Cuál va a ser la forma en HOW MUCH –
Va a ser el designado o
la cual se pretende llegar a CUÁNTO?: Hace
responsable de llevar a
lo planeado. referencia a lo invertido,
cabo lo planeado
tiempo, dinero, recursos.
Ej: El responsable de
Ej: Se realizará a través
llevar a cabo el desarrollo
del procedimiento Ej: Se asignan recursos
de la revisión por la alta
establecido, que indica el tecnológicos y tiempos
dirección será el
paso a paso para la para llevar a cabo la
profesional y responsable
revisión por la alta actividad.
del SG-SST.
dirección
2 Definición de acciones
preventivas
Definición de acciones preventivas
Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.33. Acciones preventivas y

correctivas. El empleador debe garantizar que se definan e implementen las acciones
preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión y
medición de la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), de las auditorías y de la revisión por la alta dirección.

Estas acciones entre otras, deben estar orientadas a:
• 1. Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades

con base en lo establecido en el presente capítulo y las demás disposiciones
que regulan los aspectos del Sistema General de Riesgos Laborales.
• 2. La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y

documentación de las medidas preventivas y correctivas.
33
FUENTE DECRETO1072 DE 2015
Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de

una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. El
empleador debe garantizar que se definan e implementen las
acciones preventivas y correctivas necesarias, con base en los
resultados de la supervisión y medición de la eficacia del SG-SST, de
las auditorías y de la revisión por la alta dirección.
34
FUENTE ISO 9000::015

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:
1. Determinar las no conformidades potenciales y sus causas

Ejemplo: La empresa XYZ SAS determinar un método para la identificación
de potenciales no conformidades, a través del reporte de actos y
condiciones inseguras, el reporte debe ser diligenciado por todos los
trabajadores cuando hayan sido testigos de cualquiera de los dos casos.
35
2.Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no

conformidades
Ejemplo: En el área de planta de la empresa XYZ SAS el equipo de
mantenimiento reporta a través del formato de condiciones y actos
inseguros, que una de las máquinas presenta fallas que a futuro puede
llevar a una no conformidad por falta de intervención periódica , sugieren
que se le haga mantenimiento al equipo y se establezca la periodicidad de
acuerdo a la necesidad.
36
3. Determinar e implementar las acciones necesarias

Ejemplo: En el área de planta de la empresa XYZ SAS el equipo de
mantenimiento identifico la necesidad de un mantenimiento periodico a
uno de los equipos la empresa, la empresa decidió incluir este equipo en el
programa de mantenimiento preventivo y estableció revisión y
mantenimiento trimestral dentro del cronograma del programa.
37
4. Registrar los resultados de las acciones tomadas

Ejemplo: La empresa XYZ SAS, registra el mantenimiento del equipo en el
formato asignado y hoja de vida del mismo a través de los registros
trimestrales donde se indica el tipo de intervención que se realiza (cambio
de piezas, limpieza etc).
38
5.Revisar las acciones preventivas tomadas

Ejemplo:La empresa XYZ SAS, a traves de sus inspecciones planeadas y no
planeadas, hace la revisión de la acción preventiva tomada.
39
40
41
42
3 Definición de acciones
correctivas
Definición de acciones correctivas
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable. El empleador debe
definir e implementar acciones correctivas, esto con el fin de
gestionar las no conformidades reales o potenciales que
puedan influir en una desviación del SG-SST.
44
Es importante tener en cuenta los siguiente puntos para la

intervención efectiva de las acciones correctivas que se
puedan presentar a causa de una no conformidad.
45

• Apertura
• Análisis
• Planificación
• Verificación
46
Apertura: Se trata básicamente de tener en cuenta las

características de la situación que demanda una solución. Por
ejemplo, la naturaleza de la incidencia y sus eventuales efectos,
los informes previos, los indicadores de medición y el trabajo
desplegado por la dirección. Ej: La acción correctiva se
hace en marco de la no conformidad descrita en la
auditoría interna que indica que la empresa esta
incumpliendo en los programas de promoción y
prevención.
47
Análisis: En este segundo paso se identifica la causa de la

situación. La idea es describirla con la mayor precisión posible
para diseñar una solución eficaz que esté a su altura. Ej: La
empresa está incumpliendo en los programas de
promoción y prevención, debido a que no se incluyen
dentro del plan de trabajo las actividades relacionadas
al mismo.
48
FUENTE ISO 9000::015
Planificación: Inmediatamente después, se establecen las

acciones que permitirán eliminar el fallo que ha sido detectado.
Esto suele hacerse a través de un cronograma con plazos,
responsables y tiempos asignados. Ej: Se realiza
levantamiento del cronograma de actividades que
garantizará el cumplimiento del programa de promoción
y prevención , dicho cronograma formará parte del
cronograma general del plan de trabajo anual.
49
Verificación: Tras registrar los resultados, el equipo evaluador

entra en la etapa de evaluación, que consiste básicamente en
verificar si los fallos han sido corregidos y si, sobre todo, las
causas del mismo se han eliminado. De no ser así, habrá que
implementar nuevas soluciones. Ej: Se realizará
seguimiento a los programas de promoción y
prevención trimestralmente.
50



Todas las acciones correctivas y preventivas deben estar documentadas, ser divulgadas
a las partes interesadas, se deben asignar responsables y fechas de cumplimiento en un
plan de acción de igual manera se debe contemplar una metodología que permita
54
eliminar la causa raíz y verificar si estas acciones fueron efectivas.
Realizar el
Identificar el Describir el Definir el plan de
análisis de
hallazgo hallazgo acción
causas
Ejecutar las Verificar el Verificar la Cerrar la acción

acciones cumplimiento del efectividad de las preventiva o
definidas plan de acción acciones correctiva
55
El plan de mejoramiento desarrolla y plantea las acciones de mejora, acciones

preventivas y acciones correctivas. La empresa debe realizar la autoevaluación de los
Estándares Mínimos, la cual tendrá un resultado que obliga o no a realizar un plan de
56
mejora, así:

CRITERIO VALORACIÓN ACCIÓN
• Realizar y tener a disposición del Ministerio del Trabajo un Plan de

Mejoramiento de inmediato.
• Enviar a la respectiva Administradora de Riesgos Laborales a la que se
Si el puntaje encuentre afiliada la empresa o contratante, un reporte de avances en el
obtenido es CRÍTICO término máximo de tres (3) meses después de realizada la autoevaluación de
menor al 60% Estándares Mínimos.
•
Seguimiento anual y plan de visita a la empresa con valoración crítica, por
parte del Ministerio del Trabajo.
• Realizar y tener a disposición del Ministerio del Trabajo un Plan de

Si el puntaje Mejoramiento.
obtenido está MODERADAMENTE • Enviar a la Administradora de Riesgos Laborales un reporte de avances en el
entre el 60 y ACEPTABLE término máximo de seis (6) meses después de realizada la autoevaluación de
85% Estándares Mínimos.
Plan de visita por parte del Ministerio del Trabajo.
Si el puntaje
• Mantener la calificación y evidencias a disposición del Ministerio del Trabajo, e
obtenido es ACEPTABLE
incluir en el Plan de Anual de Trabajo las mejoras detectadas.
mayor al 85%
57

El plan de mejoramiento debe contener como mínimo lo siguiente:
1. Las actividades concretas a desarrollar
2. Las personas responsables de cada una de las actividades de mejora
3. El plazo determinado para su cumplimiento
58

El plan de mejoramiento debe contener como mínimo lo siguiente:
4. Los diferentes recursos administrativos y financieros destinados para

la realización de las acciones de mejora
5. Fundamentos y soportes de la efectividad de las acciones y

actividades para subsanar y prevenir que se presenten en el futuro
hechos o situaciones que afecten el bienestar y salud de los
trabajadores o personas que prestan servicios en las empresas
59

El plan de mejoramiento conforme a la
evaluación de los Estándares Mínimos que
realiza el empleador o contratante se debe El empleador o contratante debe rendir
presentar vía correo electrónico o informe sobre el avance el plan de
en documento físico a la Administradora de mejoramiento en el mes de julio de cada año,
Riesgos Laborales, quien dará teniendo en cuenta las recomendaciones de
sus recomendaciones a través del mismo la Administradora de Riesgos Laborales.
medio de comunicación por el que se hizo
el envío.
60
Las autoevaluaciones de Estándares

Mínimos y los planes de mejoramiento de los A partir del mes de diciembre de 2019, las
años 2017, 2018 y del primer semestre de empresas deben remitir copia de la
2019 no se registran en las Administradoras autoevaluación de Estándares Mínimos y del
de Riesgos Laborales, serán conservados plan de mejoramiento a las Administradoras
por las empresas a disposición de los de Riesgos Laborales para su estudio,
funcionarios del Ministerio del Trabajo. análisis, comentarios y recomendaciones
.
61

Planes de mejoramiento a solicitud del Ministerio del
Trabajo. Cuando los funcionarios de las Direcciones
Territoriales del Ministerio del Trabajo detecten en
cualquier momento un incumplimiento de las
obligaciones, normas y requisitos legales establecidos en
los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, se podrá ordenar
planes de mejoramiento, con el fin que se efectúen las
acciones correctivas tendientes a la superación de las
situaciones irregulares detectadas.
62
¿Cuándo deben presentarse?
Las autoevaluaciones y los planes de mejoramiento de las empresas se registrarán de

manera paulatina y progresiva en la aplicación habilitada en en la página del Fondo de
Riesgos Laborales “autoevaluación y plan de mejoramiento” donde se deberá registrar la
información de los años 2019 y 2020 en los formatos establecidos correspondiente a la
tabla de valores y el plan de mejoramiento., a partir del mes de diciembre del año
2020.
63
Conclusiones
✔ La identificación de no conformidades del SG-SST, se
debe realizar a partir de las auditorías que la empresa
pueda llevar a cabo de manera externa o interna y la
revisión anual por la alta dirección, hacen parte de las
dos herramientas fundamentales para su identificación.
✔ Es importante tener en cuenta el análisis de las no

conformidades como resultado de la aplicación de las
herramientas expuestas, sin embargo debe escogerse la
metodología que mas se ajuste a la compañía.
Encontrarás más
información en la
biblioteca del
curso
fuentes de consulta
❖ Auditoría en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Consejo Colombiano de Seguridad CCS.
https://ccs.org.co/articulos-tecnicos/auditoria-en-el-sistema-de-gestion-de-la-s
eguridad-y-salud-en-el-trabajo-sg-sst/?doing_wp_cron=1606920969.7779660
224914550781250
❖ ISO 9001:2015
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9000:ed-4:v1:es:term:3.3.4
❖ Decreto 1072 de 2015
https://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/0/DUR+Sector+Trabajo+
Actualizado+a+15+de+abril++de+2016.pdf/a32b1dcf-7a4e-8a37-ac16-c121
928719c8
fuentes de consulta
❖ 5W2H.Ingenio empresa
https://ingenioempresa.com/5w2h/
❖ Análisis de la conformidad. Uniclaretiana

https://sincla.uniclaretiana.edu.co/files/Estrategicos/Gestion_del_Mejoramiento/G
uias/GGM-01_Analisis_de_no_conformidades.pdf
❖ Resolución 0312 de 2019.

https://www.arlsura.com/files/Resolucion_0312_de_2019_Estandares_Minimos.pd
f
❖ Circular 071 del 30 de noviembre de 2020

http://www.fondoriesgoslaborales.gov.co/wp-content/uploads/2020/12/circular-
0071.pdf

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Curso de capacitación virtual de veinte (20) horas sobre el

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

CONSTRUCCIÓN DEL PLAN DE MEJORA

Identificación de no conformidades y su análisis

Decreto 1072 de 2015. Artículo 2.2.4.6.34. Mejora continua. El empleador debe

Identificación de no conformidades y su análisis

Resolución 0312 de 2019 Artículo 29. Planes de mejoramiento a solicitud del

Identificación de no conformidades y su análisis

¿Qué es una no conformidad?

IMAGEN TOMADA DE https://www.sistemas-gestion.es/no-conformidades-acciones-correctivas-iso-90012015/

Identificación de no conformidades y su análisis

IMAGEN TOMADA DE https://www.sistemas-gestion.es/no-conformidades-acciones-correctivas-iso-90012015/

Identificación de no conformidades y su análisis

Auditorías internas, Mediciones Programas de

Identificación de no conformidades y su análisis

Revisión por la Alta

IMAGEN TOMADA DE https://www.sistemas-gestion.es/no-conformidades-acciones-correctivas-iso-90012015/

Identificación de no conformidades y su análisis

Importancia de definir las no

Identificación de no conformidades y su análisis

¿Cómo definir una no conformidad?

Indicar el proceso donde fue negado el criterio. Ej: Soportes

Se describe la falencia entre la situación real y la esperada.

Requisito legal incumplido. Ej: Resolución 0312 de 2019.

Identificación de no conformidades y su análisis

No conformidad real No conformidad potencial

IMAGEN TOMADA DE https://www.sistemas-gestion.es/no-conformidades-acciones-correctivas-iso-90012015/

Identificación de no conformidades y su análisis

Incumplimiento de un requisito del

Identificación de no conformidades y su análisis

Ejemplo: La empresa no cuenta

Existencia de una con un programa de capacitación

Descripción del Incumplimiento a lo

Identificación de no conformidades y su análisis

Ser una declaración exacta de los hechos

No debe ser una hipótesis

Estar dirigida al qué, cuándo, dónde

Identificación de no conformidades y su análisis

Incluir procedimientos, requisitos

Ser corta y concisa en el requisito

Ser redactada de manera

Identificación de no conformidades y su análisis

Identificación de no conformidades y su análisis

Ejemplo: Existe el riesgo de no dar

cumplimiento al plan de trabajo

Identificación de no conformidades y su análisis

Identificación de no conformidades y su análisis

Identificación de no conformidades y su análisis

Facilitador que registre las ideas

Definir en una sola frase el problema

Solicitar la participación, a traves, el

Identificación de no conformidades y su análisis

El facilitador deberá tomar nota de

Se deberán análizar todas las ideas

Identificación de no conformidades y su análisis

2. ¿Por qué no se encontraba el diseño completo? Porque la empresa no

3. ¿Por qué la empresa no cuenta con el personal idóneo? Porque no se

Identificación de no conformidades y su análisis

4 ¿Por qué no se incluyó en el presupuesto? Porque no hubo planeación del

Identificación de no conformidades y su análisis

Árbol de causas Se trata de un diagrama que muestra la

Identificación de no conformidades y su análisis

• Ausencia de planes de acción