Preparación para Lista de Verificación Conformidad y No Como obtener

Auditoría  Identifique los requisitos Conformidad Información

 Auditar sin preparar = falta del procedimiento que le
de profesionalismo. asigne el instructor.
 El principal enemigo de la  Elabore la lista de
auditoría = el tiempo. verificación que aplicaría
para auditar los
 Prácticamente es
requisitos identificados
imposible auditar la
en el punto anterior.
totalidad de los sistemas
(DELATALLE)
de calidad. (DETALLE)
•En la vida real la perfección no
existe.
•La perdida de control es
síntoma de incumplimiento.
•El incumplimiento tiene que ser
evaluado.
(DELATALLE)
Los mejores entrevistadores
son quienes dicen lo mínimo y
poseen la habilidad de escuchar
y oír lo que les dicen,
combinando esto con la actitud
y tono correctos. Los mejores
auditores generan esta clase de
ambiente en el que puede
producirse una buena
comunicación. (DELATALLE)

Técnicas de Auditoría Ruta de Auditoría Muestreo de Evaluación de la

La obtención de la información Las rutas de auditoría Auditoría efectividad
precisa (objetiva – hechos) conforman la estructura de la  Debe incluir las 4 P’s •Quizás el mayor reto para el
depende del conocimiento y auditoría en sí y maximizan los auditor.
• Personas
aplicación adecuada de las recursos disponibles. • Procesos •Considerar la significancia de
técnicas de auditoría. (DELATALLE)
• Productos los hallazgos en forma
(DETALLE)
colectiva.
• Papel
•Se basa en las muestras
 Debe incluir las interfases seleccionadas.
(DELATALLE)
(DELATALLE)
Técnicas de
Auditoría.

•Desarrollo de rutas de auditoría.

•Preparación de la auditoría.
•Muestreo de la auditoría.
•Condiciones controladas.
•Conformidad y no conformidad.
•Evaluación de la efectividad.
•Técnicas para entrevistas.
•Registros de auditoría.

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Preparación de
la Auditoría.
• Auditar sin preparar = falta de
profesionalismo.
• El principal enemigo de la
auditoría = el tiempo.
• Prácticamente es imposible
auditar la totalidad de los
sistemas de calidad.

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Preparación de
la Auditoría
• Se deben seleccionar las partes
relevantes y más importantes
del sistema.

• Preparación adecuada =
certidumbre de auditoría
efectiva.

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Rutas de Auditoría.

Es la estrategia de la auditoría

Secuencia lógica, caminos para lograr el

objetivo
Su combinación correcta permite la
continuidad e integración de información
Facilitan el entendimiento del sistema por
auditar

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Rutas de Auditoría
• Clases de rutas:

• Auditorias verticales (ascendentes o descendentes).

• Auditorias horizontales.
• Auditorias aleatorias.
• Auditorias libres.
• Auditorias cláusula por cláusula (no es una ruta
verdadera de auditoría).
• Auditorias por departamento.

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 Rutas de Auditoría.
RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDADES
ACCIÓN CORRECTIVA CAPACITACIÓN
CAPACITACIÓN INSPECCIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
RESPONSABILIDADES CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
CAPACITACIÓN REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD RESPONSABILIDADES
CONTROL DE DOCUMENTOS AUDITORÍA INTERNA NO CONFORMIDAD
REGISTROS DE CALIDAD CALIBRACIÓN PRODUCCIÓN CAPACITACIÓN

NO CONFORMIDAD CONTROL DE DOCUMENTOS

RESPONSABILIDADES REGISTROS DE CALIDAD
VENTAS CAPACITACIÓN RESPONSABILIDADES NO CONFORMIDAD

RESPONSABILIDADES CONTROL DE DOCUMENTOS CAPACITACIÓN INSPECCIÓN RASTREABILIDAD

CAPACITACIÓN REGISTROS DE CALIDAD CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS NO CONFORMIDAD REGISTROS DE CALIDAD

DISEÑO NO CONFORMIDAD RESPONSABILIDADES
REGISTROS DE CALIDAD
BODEGAS CAPACITACIÓN
NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
CALIBRACIÓN
RESPONSABILIDADES REGISTROS DE CALIDAD
RASTREABILIDAD COMPRAS RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN NO CONFORMIDAD
TRANSPORTE
CONTROL DE DOCUMENTOS CAPACITACIÓN

RESPONSABILIDADES REGISTROS DE CALIDAD CONTROL DE DOCUMENTOS

CAPACITACIÓN NO CONFORMIDAD REGISTROS DE CALIDAD

INSPECCIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS NO CONFORMIDAD ASCENDENTE
REGISTROS DE CALIDAD
RESPONSABILIDADES
NO CONFORMIDAD
CALIBRACIÓN PRODUCCIÓN CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD RUTA DE AUDITORÍA
NO CONFORMIDAD
RASTREABILIDAD
VERTICAL
(ASCENDENTE)
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Rutas de Auditoría:
Auditorias ascendentes –
ventajas

•Buen uso del tiempo

•Verificación por lo general es mucho más veloz

•Ve obtienen muchos conocimientos sobre la efectividad de

un sistema antes de auditar los mecanismos de apoyo, por
ejemplo controles de auditoría interna y de acción
correctiva

•No existen “callejones sin salida”.

•La continuidad nos da un buen panorama sobre el control

global del sistema en las muestras seleccionadas

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Auditorias
descendentes –
desventajas

•Se puede llegar a “callejones sin salida”

•Se necesita remuestrear, se pierde

continuidad, se usa tiempo extra

•No se tiene conocimiento de la eficacia

del sistema antes de auditar las cláusulas
de mejoría, por ejemplo el sistema de
acción correctiva, el sistema de auditoría,
el sistema de revisión de la dirección

•Puede hacer perder mucho tiempo.

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Rutas de Auditoría.

RUTA DE AUDITORÍA HORIZONTAL COMPRAS

COMPRAS

RUTA DE AUDITORÍA CALIBRACIÓN

INSPECCIÓN
SECUNDARIA (HORIZONTAL) INSPECCIÓN
RASTREABILIDAD

CONTROL DE DOCUMENTOS PRODUCCIÓN

PRODUCCIÓN
CAPACITACIÓN

NO CONFORMIDAD INSPECCIÓN
INSPECCIÓN
ACCIÓN CORRECTIVA

ACCIÓN PREVENTIVA BODEGAS

BODEGAS

RUTA DE AUDITORÍA
PRINCIPAL (VERTICAL)
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Rutas de Auditoría:
Aleatorio.
•Auditorias aleatorias.
•Selección aleatoria de los procesos y los puntos de
control.
•No hay continuidad.
•Resultados sin coherencia.
•Valor limitado.
•Confiabilidad baja.

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Rutas Aleatorias:
Libres.

• Combinación de técnicas anteriores.

• Investigación de problemas específicos.

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Rutas de Auditoría:
cláusula por cláusula
•Examen individual de cada cláusula
•No hay continuidad
•Pérdida de tiempo por repetición de
ubicaciones
•Para auditores incompetentes

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 Rutas de Auditoría:
por departamento
•Auditores con poca experiencia
•Evaluación sin integración
•No hay continuidad
•Duplicidad

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Rutas de Auditoría:
Puntos clave para evitar
dificultades con las
rutas de auditoría.

• La ruta de auditoría debe ser lógica, con

los diversos procesos auditados unidos
en forma secuencial cuando sea
posible, es decir utilizando las mismas
muestras para auditar procesos
diferentes (continuidad de muestras).

• Debe hacerse hincapié en los aspectos

más críticos o fundamentales del
sistema operativo.

• Deben cerrarse tanto las rutas de

auditoría verticales como las
horizontales.

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Listas de
Verificació
n
• Una de las herramientas más útiles para auditar
• Nos permiten ahorrar mucho tiempo
• Dan sentido y dirección
• Mantienen el enfoque
• No debemos ser “cuadrados” con las listas de verificación

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 Listas de
Verificación.

• Dos tipos:
• Listas de verificación de criterios = auditoría de escritorio
• Listas de verificación de implantación = auditoría en campo
• Contemplan todos los requisitos
• Evitan concentrarse en los requisitos favoritos

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Listas de
Verificación :
Beneficios
•1. Es un constante
recordatorio del objetivo del
proceso.
•2.  Mejora la comprensión
de la norma de
administración de calidad.
•3.   Mejora la comprensión
del sistema que se
audita.

ASTECNYA - asesoría y mejora 18

Listas de
Verificación:
Beneficios.
•4.  Puede vincularse a la ruta de
auditoría para obtener una
secuencia lógica a través del
sistema.
•5.  Ahorra mucho tiempo antes de
la auditoría y durante ésta.

ASTECNYA - asesoría y mejora 19

Listas de
Verificación :
Beneficios
• 6. Actúa como punto de
referencia si se “atasca”, es
decir si no se está seguro de
los pasos siguientes.

• 7.  Actúa como una breve guía

del sistema de administración.

• 8.  Ayuda a darle mayor

sustancia a la ruta de
auditoría.

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Listas de
Verificación :
Beneficios
•9. Puede incluir una lista de
los “insumos” de un proceso
o parte del mismo, lo que
puede ayudar a enfocarse
sobre su efectividad.

•10. Ofrece un mecanismo
de control que puede usarse
para distribuir el tiempo.

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 Listas de
Verificación –
Ejercicios.

• Identifique los requisitos del procedimiento que le asigne el instructor.

• Elabore la lista de verificación que aplicaría para auditar los requisitos
identificados en el punto anterior.

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ASTECNYA - asesoría y mejora 22

Muestreo de Auditoría: Tipos de Muestra.

•La auditoría es un ejercicio de muestreo

•Representativo del desempeño y efectividad
•Determina el control ejercido en el sistema - proceso

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Muestreo de
Auditoría: Tipos
de Muestra.
• Debe incluir las 4 P’s
• Personas
• Procesos
• Productos
• Papel
• Debe incluir las
interfases

ASTECNYA - asesoría y mejora 24

Continuidad de
las Muestras.
•Todas las muestras recolectadas
están relacionadas con un contrato
o pedido de los clientes.

•Ofrece un buen panorama del

control global que se ejerce sobre
un contrato o pedido específico.

ASTECNYA - asesoría y mejora 25

 Continuidad de
las Muestras.
•Da una indicación de la efectividad
colectiva del sistema de calidad La
auditoría es un ejercicio de muestreo.

•Mientras más contratos - pedidos se

seleccionen, más amplio será el
panorama de dicha eficacia.

ASTECNYA - asesoría y mejora 26

Cantidad
de
Muestras.
• Cientos o miles para escoger

• La continuidad implica la reducción del número de muestras

• Regla empírica = mínimo 3, máximo 8, usar sentido común

ASTECNYA - asesoría y mejora 27

Cantidad de
Muestras.
•Auditar el tamaño de muestra
mínimo, ¿Cumplimiento y efectividad?
• Si = pasar al siguiente proceso
• No = tomar muestras adicionales y
confirmar
• Incumplimiento = no tomar más
muestras, considerar significancia
y fundamentar
•El objetivo de la auditoría no es
buscar incumplimiento

ASTECNYA - asesoría y mejora 28

Tips para el
Muestreo.
• Las muestras se seleccionan
para cubrir un período
razonable.

• La muestra deberá ser

representativa de la
operación auditada.

• La muestra deberá ser

seleccionada por el auditor.

ASTECNYA - asesoría y mejora 29

Muestreo – • Identifique la cantidad y tipo de muestras que tomaría
para verificar los requisitos de la ruta de auditoría que le
Ejercicios. asigne el instructor.

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ASTECNYA - asesoría y mejora 30

ASTECNYA - asesoría y mejora

Conformidad y
No
conformidad.
•En la vida real la perfección no
existe.
•La perdida de control es
síntoma de incumplimiento.
•El incumplimiento tiene que
ser evaluado.
•La significancia del
incumplimiento depende de:
• El impacto de los
efectos.
• El riesgo que representa.

31
No conformidad
– Redacción.
• Identificar el requisito
motivo del
incumplimiento
• Establecer por que no se
cumple el requisito
• Indicar la evidencia
objetiva del
incumplimiento

ASTECNYA - asesoría y mejora 32

No conformidad –
Redacción.

ASTECNYA - asesoría y mejora 33

No conformidad.

• Evitar ideas preconcebidas.

• Evitar trivialidades.
• Diferenciar entre observaciones y no
conformidades.

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ASTECNYA - asesoría y mejora 34

Evaluación de la
Efectividad.

•Quizás el mayor reto para el auditor.

•Considerar la significancia de los hallazgos en
forma colectiva.
•Se basa en las muestras seleccionadas.

ASTECNYA - asesoría y mejora 35

Evaluación de
la Efectividad.
•Debe estar basado en la
evidencia objetiva.
•Considerar tanto el
cumplimiento como el
incumplimiento.
•Considerar los indicadores
del sistema.

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ASTECNYA - asesoría y mejora 36

Como Obtener
Información.
•“Los mejores entrevistadores son quienes dicen lo
mínimo y poseen la habilidad de escuchar y oír lo que
les dicen, combinando esto con la actitud y tono
correctos. Los mejores auditores generan esta clase
de ambiente en el que puede producirse una buena
comunicación”.

 Lectura
 Observación
 Entrevista

ASTECNYA - asesoría y mejora 37

Entrevistas:
Técnicas.
•Preguntas abiertas.

•Preguntas cerradas.

•Preguntas guiadas.

•Preguntas hipotéticas.

•Preguntas poco acertadas.

ASTECNYA - asesoría y mejora 38

 OBSERVE LO
AUDITORÍA DE PERSONAS
QUE SE REALIZA

P. ¿CUÁL ES
SU TRABAJO?

P. ¿POR QUÉ SE
HACE ASÍ?

COMPARE LA
RESPUESTA Preguntas Básicas para
¿ ALGUNA
DIFERENCIA? Verificar el Control.
CON EL PROCEDIMIENTO,
P. ¿QUÉ INSTRUCCIÓN DE TRABAJO,
CAPACITACIÓN ESPECIFICACIONES,
RECIBIÓ USTED? APTITUD DE MANO DE OBRA,
NORMA, ETC.

COMPARE CON
EL REGISTRO DE
CAPACITACIÓN

P. ¿QUÉ HACE USTED

CUANDO SE PRESENTA
UNA NO CONFORMIDAD?

ASTECNYA - asesoría y mejora 39

 Preguntas Básicas
para Verificar el
Control.

ASTECNYA - asesoría y mejora 40

 Preguntas Básicas
para Verificar el
Control.

ASTECNYA - asesoría y mejora 41

Preguntas Básicas
para Verificar el
Control.

ASTECNYA - asesoría y mejora 42

Alguna
pregunta??

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