PROCEDIMIENTO DE

REGISTRO – SISTEMAS
DE ORDENAMIENTO
DE ARCHIVOS
 Tipos de Documentos

Cada organización determina el medio, tipo, extensión y

soporte de la documentación requerida y los medios a
utilizar para su custodia en el tiempo. Esto depende de
factores tales como el tipo, complejidad, naturaleza
jurídica, procesos y productos de la empresa.

Según la información que contienen los documentos

pueden ser clasificados en:
Tipos de Documentos
 Tipos de Documentos

 Documentos textuales: son todos aquellos documentos que

contiene información en lenguaje escrito. Generalmente su
soporte material es el papel, por tanto, son perecederos y
difíciles de conservar en el tiempo.

libros, revistas, actas de nacimiento, matrimonio, historias

clínicas, expedientes académicos, cartas y documentos
personales, entre otros.
 Radicación de Documentos

Asignación de un número consecutivo a los

documentos en los términos establecidos en el artículo
2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío.

Impresión de rótulo de la radicación.

Registro impreso de planillas de radicación y control.

 Acuerdo AGN 060 de 2001

POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS
PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES
PÚBLICAS.

ARTÍCULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos

del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos
así:
 Tipos de Documentos

 Documentos sonoros: son todos aquellos documentos

que guardan información en lenguaje oral, sonidos o
piezas musicales.

grabaciones, entrevistas, historias de vida, memoria oral,

etc.
 Tipos de Documentos

 Documentos audiovisuales: como lo indica su nombre

son todos aquellos documentos que almacenan sonidos
e imágenes.

Ejemplos: videos de reuniones, películas, video de

eventos, etc.
 Tipos de Documentos

 Documentos fotográficos: son todos aquellos documentos que

almacenan imágenes, por medio de cualquier técnica análoga o
digital. Este tipo de documentos trasmiten un mensaje o
información relacionada con eventos o hechos concretos pasados.

 Documentos digitales: son aquellos documentos que pueden ser

almacenados de forma digital. Estos documentos pueden ser
documentos textuales, sonoros, audiovisuales y fotográficos. Este
tipo de documentos y almacenamientos es muy utilizado
actualmente dada su facilidad de producción y almacenamiento.
 Tipos de Documentos

Documentos privados: son aquellos documentos

generados por personas particulares y en los que no
intervienen empresas ni funcionarios públicos.

Documentos públicos: son todos aquellos documentos

expedidos o autorizados por funcionarios públicos y que
dan fe de su contenido.
 Procedimiento de Registro

Registro: Procedimiento por el cual las entidades

ingresan en sus sistemas de correspondencia las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos
(nombres de personas, entidad remitente o destinataria,
nombre o código de la dependencia, número de radicación,
nombre del funcionario que tramita, anexos y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.
 Clases de Registros
En una empresa se pueden identificar tres tipos de registros,
tal como se describe en la siguiente ilustración:
 Clases de Registros

Registro General

Es el proceso realizado en las empresas de toda la

correspondencia que sale e ingresa. Este tipo de registro
puede ser dividido en registro general de entrada y registro
general de salida.
 Clases de Registro
Registro general de entrada. Es el registro realizado a
todo escrito que llegue a la empresa y puede tener dos
tipos de procedimientos:

 Registro único: un solo libro para el registro de las

diferentes áreas o dependencias de una misma entidad.

 Registro múltiple: un libro por cada área, dependencia o

departamento de la empresa.
 Clases de Registro

Registro general de salida. Es el registro utilizado para

la anotación de la salida de los escritos y comunicaciones
oficiales dirigidas a terceros.

Registro Auxiliar. Es el registro creado por las

dependencias de las empresas con el fin de facilitar la
presentación de escritos y comunicaciones. Dichos
registros serán auxiliares del registro general, al que
comunicarán toda anotación que efectúen.
 Clases de Registro

Registro de Archivo. Es el registro utilizado para

inscribir todos los documentos recibidos y que han sido
archivados.
 Funciones del Registro de Documentos
 Facilitar la localización de un determinado escrito o
documento.
Otros propósitos y funciones del registro de documentos son:

 Servir de prueba sobre el envío e ingreso de un documento a

una entidad.

 Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o

escrito y su destino final.

 Consultar los datos más significativos de un documento sin

necesidad de buscar el documento directamente.
Procedimiento para Realizar el Registro

Tal como se ha indicado hasta el momento, el registro es uno de

los procesos más importantes en la recepción de correspondencia y
consiste en la inscripción en un libro o documento electrónico de
los datos más representativos de los documentos que llegan o salen
de la empresa.

Vamos a la pagina 13 del manual

GD2-Gestion de Documentos y Archivos.pdf
CESTELCO\1\GD1-Gestion de Documentos y Archivos.pdf
 Sistema de Ordenamiento de Archivos

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación,

ordenación y descripción. A pesar de la aparente Claridad, la
primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos
consiste en determinar Qué se entiende archivística mente por
cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención
por parte de los encargados de archivos para aclarar sus
especificidades.

Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

 Sistema de Ordenamiento de Archivos

Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ej. Actas

Subserie: se define como: “Conjunto de unidades documentales

que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de
ésta por su contenido y sus características específicas.” 
Ej. Actas de la Junta directiva
 Sistemas de Ordenación

Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las

series documentales, como vimos anteriormente, para efectuar
tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de
ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos
(simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos
y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es
importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a
las características de cada serie.
Sistemas de Ordenación
 Alfanuméricos

Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su

aplicación no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han
aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales
grandes (de fondo o sección) y no a series documentales,
igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas
las series sin observar las características propias de cada una de
ellas. Resulta, pues, incorrecto ordenar cronológicamente TODOS
los documentos de un archivo o TODOS los documentos de una
misma unidad administrativa, pues se corre el riesgo de perder no
solo toda la clasificación sino, además, la secuencia del trámite
original
 Sistemas de Ordenación Numérico

Ordinal: Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar-

consiste en disponer los documentos en forma consecutiva,
progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por
ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.

ENERGIA ACUEDUCTO
Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824
Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927825
Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927826
 Sistemas de Ordenación Numérico

Cronológico: Este sistema de ordenación consiste en colocar un

documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la
fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en
cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
Las unidades documentales simples con ordenación cronológica
se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia
Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

• 2002, 02, 28 • 2002, 03, 02

• 2002, 03, 01 • 2002, 03, 03
 Sistemas de Ordenación Alfabéticos

Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del

alfabeto (A – Z) y puede ser:

Onomástico
La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series
documentales compuestas por expedientes que permanecen
abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias
Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de
Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su
crecimiento no es muy alto y facilita la consulta
 Sistemas de Ordenación Alfabéticos

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer

apellido, segundo apellido y el nombre al final.
Por ejemplo:

• ACOSTA LOPEZ, Andrés

• CASCANTE PEREZ, José
• CHAPARRO MEJIA, María
• ECHEVERRI ARANGO, Pedro
• LOPEZ GOMEZ, Javier
• MARTINEZ, José
• VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
 Toponímico (o alfabético-geográfico)

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares.

Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el
municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el
criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades
administrativas.
• Amazonas
• Arauca
• Boyacá
• Cauca
• Cesar
• Guajira
 Temático

Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o

tema de su contenido.
Por ejemplo:

• Estadísticas
• Informes
• Informes a organismos de control
• Informes de gestión
• Informes estadísticos
• Ordenes de Pago
 Sistemas de ordenación mixtos

Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y

numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se
cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por
ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa
en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

• 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

• 2001 MONROY LOPEZ, Susana
• 2001 TORRES GODOY, Guillermo
 Ordinal Cronológico

Aplica este sistema de ordenación también a series documentales

cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez
cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se
controlan en primer lugar por el número de la unidad documental
y después por el cronológico, así:

• 0001 2002, 01, 31

• 0002 2002, 01, 31
• 0003 2002, 02, 02
• 0004 2002, 03, 04