IM PLEMEN TACIÓ N DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

ÉXITO EN LA
10 CONSEJOS PARA TENER

AS
CESAR BASURTO CONTRER
1. FORMACIÓN:

NECESITAS CAPACITACIÓN EN LA NORMA, SÍ ES ASÍ, POR

DESGRACIA NADIE NACE SABIENDO. MUCHAS VECES TRAS SUS
PALABRAS SE ESCONDEN REQUISITOS NO VISTOS
DIRECTAMENTE POR ALGUIEN QUE NO ESTÁ FAMILIARIZADO
CON EL LENGUAJE. LA FORMACIÓN TE AYUDARÁ A ENTENDER
LOS REQUISITOS DE LA NORMA. HAY QUE CONOCER BIEN LA
NORMA PARA IMPLANTARLA SATISFACTORIAMENTE EN TU
ORGANIZACIÓN.
 2. ELABORACIÓN DE UN PLAN DE
PROYECTO:

• LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ES UN PROYECTO MÁS, CON

SUS OBJETIVOS, SUS PLAZOS Y SU ASIGNACIÓN DE RECURSOS. SI
UTILIZAMOS LAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE NUESTRO SISTEMA DE GESTIÓN ESTAREMOS MÁS
CERCA DEL ÉXITO
3. DEFINICIÓN DE UN EQUIPO:

• ESTE PASO NO DEPENDE DE SI TU EMPRESA TIENE 5 O 5000 TRABAJADORES.

LA IMPLICACIÓN DE TODA LA EMPRESA EN EL PROYECTO ES OTRA DE LAS
CLAVES DEL ÉXITO. ES POR ESO QUE HAY QUE CREAR UN EQUIPO DE
IMPLEMENTACIÓN EN EL QUE PARTICIPEN REPRESENTANTES DE TODAS LAS
ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN.
 4. ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES A ESTE EQUIPO
Y CAPACITACIÓN DEL MISMO:
• AL HILO DEL PUNTO ANTERIOR, DEFINIR CLARAMENTE LAS RESPONSABILIDADES
DE CADA UNA DE LAS PERSONAS QUE FORMAN EL EQUIPO AYUDARÁ A QUE ÉSTE
FUNCIONE MÁS FÁCILMENTE. ADEMÁS, LA CAPACITACIÓN DEL MISMO PUEDE
SER LLEVADA A CABO POR TI, QUE YA HAS RECIBIDO LA FORMACIÓN
CORRESPONDIENTE Y LA HAS PASADO POR EL TAMIZ DE TU PROPIA EMPRESA.
ES DECIR, CUANDO ASISTISTE A LA FORMACIÓN YA PENSABAS …”ESTO EN MI
EMPRESA SE APLICARÁ ASÍ, Y ESTO OTRO DE AQUELLA OTRA MANERA”… PUES
ESO, YA DESDE EL PRINCIPIO ESTABAS ADAPTANDO LA NORMA A TU
ORGANIZACIÓN, ¡COMPARTE TU CONOCIMIENTO! SI NO, SIEMPRE PODES
SOLICITAR AYUDA A UNA CONSULTORA QUE TE DE UNA FORMACIÓN.
 5. REUNIONES CON LA ALTA
DIRECCIÓN:
• LA IMPLICACIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA ES IMPRESCINDIBLE PARA EL ÉXITO DE
LA IMPLEMENTACIÓN, DE CUALQUIER NORMA. SON ELLOS LOS QUE TIENEN LA AUTORIDAD, LOS
QUE GESTIONAN LOS RECURSOS, SI LOS QUE MANDAN SE IMPLICAN TENEMOS GRAN PARTE DEL
ÉXITO ASEGURADO.

• ESTAS REUNIONES VAN A TENER UN DOBLE EFECTO, POR UN LADO MANTENER INFORMADA A LA
DIRECCIÓN AYUDARÁ A QUE SIGAN TAN IMPLICADOS COMO EL PRIMER DÍA, Y POR EL OTRO, EL
EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN VERÁ QUE VA EN SERIO. ¿CUÁNTAS?, PUES OS RECOMENDAMOS
UNA PARA EL LANZAMIENTO DEL PROYECTO, UNA A MITAD DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Y
OTRA AL FINAL, PREVIA A LA AUDITORIA INTERNA.
 6. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN:
• PARTIR DE UN BUEN DIAGNÓSTICO DEL PUNTO DE PARTIDA ES OTRO DE LOS IMPRESCINDIBLES. TE
RECOMENDAMOS REALIZAR EL ANÁLISIS POR PROCESOS, AUNQUE TAMBIÉN SE PUEDE HACER POR ÁREAS
(SIGUIENDO LA FILOSOFÍA DE LA NORMA). DESPUÉS HAY QUE RESUMIR LO QUE HAYAS DESCUBIERTO EN
FORMATO DE TAREAS A REALIZAR:

– PROCESOS QUE SE ADHIEREN A LA NORMA Y ESTÁN DOCUMENTADOS

– PROCESOS QUE SE ADHIEREN A LA NORMA Y NO ESTÁN DOCUMENTADOS

– PROCESOS QUE NO SE ADHIEREN A LA NORMA

 7. ELABORACIÓN DEL MAPA DE
PROCESOS:

• PARTE DE UN REQUISITO DE LA NORMA, ES UNA DE LAS HERRAMIENTAS

FUNDAMENTALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ISO 9001, Y NOS VA
SERVIR DE GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN.
8. ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN, POR PARTE
DEL EQUIPO
• YA HEMOS VISTO QUE LA COLABORACIÓN DE TODA LA EMPRESA HACE QUE TODA ELLA SE IMPLIQUE EN EL
PROYECTO Y ÉSTE TENDRÁ ÉXITO. AQUÍ SE APLICA CON MÁS RAZÓN.

• NO SIRVE QUE TÚ (COMO RESPONSABLE DEL SISTEMA) REDACTES TODA LA DOCUMENTACIÓN, Y LUEGO TE
TENDRÁS QUE SENTAR CON CADA UNO DE LOS QUE SE VEN AFECTADOS POR ELLA, QUE INTRODUZCAN SUS
MODIFICACIONES, Y ¿DESPUÉS?, LUEGO EL JEFE DEL QUE SE SENTÓ CONTIGO DEBE APROBARLA, Y ¡QUÉ
SORPRESA!… QUIERE CAMBIARLA, Y ASÍ HASTA EL INFINITO.

• LO MEJOR ES QUE LA DOCUMENTACIÓN SE ELABORE POR EQUIPOS DE TRABAJO, FORMADOS POR

PERSONAS CON RESPONSABILIDADES EN LOS PROCESOS (YA SABEMOS QUIENES SON, ESTÁN EN
NUESTRO MAPA DE PROCESOS).
 9. VERIFICACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN Y SU
IMPLEMENTACIÓN:

• HAY QUE VERIFICAR LA ADECUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA EMPRESA,

PARA ELLO NOSOTROS TE RECOMENDAMOS LAS REUNIONES DE SEGUIMIENTO
DE LA IMPLEMENTACIÓN. REUNIONES EN LAS QUE PARTICIPA TODO EL EQUIPO,
SE PONEN EN COMÚN LAS DIFICULTADES CON LAS QUE SE HAN TOPADO Y SE
BUSCAN SOLUCIONES ENTRE TODOS.
10. DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS E
INDICADORES ADECUADOS:
• ESTE ES OTRO DE LOS PUNTOS FUNDAMENTALES Y MÁS COMPLICADOS. AQUÍ
SIMPLEMENTE BUSCAR OBJETIVOS SMART (ESPECIFICOS, MEDIBLES,
ALCANZABLES, ORIENTADOS A RESULTADOS Y LIMITADOS EN EL TIEMPO), EN
UN NÚMERO ADECUADO AL TAMAÑO DE TU EMPRESA.

• BUENO, YA ESTAS LISTOS PARA ENFRENTAR LA IMPLEMENTACIÓN Y QUE ÉSTA

SEA TODO UN ÉXITO, DE TODAS FORMAS, SI AÚN ASÍ NECESITAS AYUDA, NO
DUDES EN LLAMARNOS, NOSOTROS TE PODEMOS HACER LA VIDA MÁS FÁCIL.
MUCHAS GRACIAS POR
SU ATENCIÓN