Instrumentos de Gestión Institucional.

GESTION PUBLICA
Docente:
 Arq. RAMIREZ MEDRANO, German
Alumnos:
BARJA CALZADA, Edison
GONZALES SIFUENTES, Sherly
QUISPE PAREDES, Kevin
SIFUENTES GOMEZ, Cesar
VARGAS ESTRADA, Erik
 EXPOSICION DE
MOTIVOS PROYECTO
DE MODIFICACION DEL
RGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
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 CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)

DEFINICION
Es un documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de
la entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF. Esta
definición esta contenida en el artículo 4° y 8° que propone el D.S. N° 043-2004-PCM que
aprueba los lineamientos para la Elaboración y Aprobación del CAP. También se le define
como el documento que contiene los cargos o puestos de trabajo que la entidad ha previsto
como necesarios para el adecuado funcionamiento y cumplimiento de los objetivos y fines de
los órganos estructurales.
Su finalidad es regular la cantidad y calidad de los cargos, plazas o puestos con sus
respectivas características para el adecuado funcionamiento de la Entidad.
Los cargos que se definen en el CAP deben estar en concordancia con la estructura orgánica
aprobada en el ROF, y con los criterios de diseño y estructura de la administración pública
que establece la Ley N° 27658 Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. El
objetivo del CAP es priorizar y optimizar el uso de los recursos públicos.
 Base Legal y normativa para la elaboración del CAP.

1. Constitución Política del Perú Del Régimen Municipal, Capítulo XXII.

2. Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972  
3. Decreto Supremo N° 043-2004-PCM Lineamiento para la elaboración del Cuadro de
(18.06.2004) Asignación de Personal (CAP) de las
entidades de la Administración Publica.
4. Decreto Legislativo N° 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa
5. D.S. N° 005-90 PCM Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera
Administrativa
6. Ley N° 28175 Ley Marco del Empleo Público
7. Ley N° 27658 Ley Marco de Modernización de la Gestión del
Estado
8. Resolución Jefatural N° 109-95-INAP-DNR que Lineamiento Técnico para formular los
aprueba la Directiva N° 002-95-INAP/DNR documentos de Gestión en un Marco de
Modernización.
El CAP como documento técnico normativo es necesario y útil para la gestión administrativa ya que contiene los cargos clasificados que
técnicamente se han determinado como necesarios para que la Entidad logre los fines y objetivos institucionales dentro del ámbito de acción
autorizado por la ley sustantiva; donde objetivamente establece los cargos con los que cada órgano y unidad orgánica debe funcionar
adecuadamente. En líneas generales el CAP regula las características de cada uno de los cargos.
 OBJETIVOS QUE PERSIGUE LA IMPLEMENTACION DEL CAP

• Son objetivos de la implementación del CAP los siguientes:

• Normar, establecer y otorgar legitimidad a la cantidad de cargos o puestos
de trabajo con los que debe operar cada órgano de la Entidad en
concordancia con los fines y objetivos establecidos por la ley sustantiva.
• Legalizar la incorporación del cargo a la planta operativa de la Entidad.
• Asignar para cada órgano el cargo con el cual debe operar para cumplir las
funciones que le han sido atribuidas en el ROF.
• Actuar como fuente para elaborar el Presupuesto Analítico de Personal.
• Orientar la toma de decisiones para futuras coberturas de plazas que se
encuentran en el estado de previstos, no ocupados.
• Formalizar los cargos de cada órgano y unidad orgánica que constituyen la
estructura orgánica de la entidad.
 CARACTERISTICAS:

Las características que pueden atribuirse al CAP son:

 
1. Es un documento de gestión, que debe ser utilizado por los servidores públicos que ejercen la titularidad de un órgano, especialmente en
circunstancias de toma de decisiones trascendentes respecto de la permanencia de un trabajador, o la cobertura de una plaza.
2. Es de duración indeterminada, no tiene periodo de vigencia, sólo otra norma de la misma jerarquía puede sustituirlo, modificarlo o derogarlo en
cualquier momento posterior.
3. Es exigible, una vez publicado todo lo que contiene debe ser observado y cumplido por todos aquellos que ejercen una determinada función.
4. Es formal, debe cumplir con la formalidad establecida por la norma. El contenido no puede ser variado al libre albedrío del técnico que lo
elabora.
5. Perfecciona y le otorga solidez a la estructura asignándole el elemento básico a la organización en cantidades suficientes para el cumplimiento
de los objetivos institucionales.
6. Es impersonal, no esta dirigido a ninguna persona en particular, ni a ninguna autoridad, sino a todas las instituciones responsables de su
cumplimiento.
7. Tiene flexibilidad relativa, la estructura puede ser variada cuando se den las circunstancias jurídicas o de gestión; o cuando una norma de
jerarquía varié o modifique la organización, las funciones u objetivos sociales de la entidad.
8. Es consecuencia de la estructura organizacional establecida en el ROF
9. La norma que la aprueba debe ser publicada cumpliendo las formalidades establecidas por ley.
 BENEFICIOS QUE PROPORCIONA EL CAP

El CAP como documento de gestión es útil porque:

 
1. Proporciona información actualizada relacionada con la cantidad de plazas o puestos de
trabajo asignados a cada órgano o unidad orgánica.
2. Proporciona información actualizada para costear la mano de obra en la determinación
del derecho de trámite.
3. Identifica la ubicación del cargo y la vinculación legal del personal con sus respectivos
órganos.
4. Proporciona información respecto de la cantidad de plazas ocupadas y previstas pero no
ocupadas.
5. Actúa como sustento técnico y legal del Presupuesto Analítico de Personal.
6. Proporciona información clasificada por órganos y unidades orgánicas.
7. Sirve como fuente de análisis para acciones del rediseño de la fuerza laboral de la
entidad.
8. Actúa como fuente de información para decisión de cobertura de plazas.
MANUAL DE
ORGANIZACI
ÓN Y
FUCNIONES
(MOF)
 DEFINICIÓN

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un

documento técnico normativo de gestión institucional
donde se describe y establece la función básica, las
funciones específicas, las relaciones de autoridad,
dependencia y coordinación, así como los requisitos de los
cargos o puestos de trabajo.

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 NORMATIVA PARA
ELABORAR EL MOF

Resolución Ministerial N° 603-

2006/MINSA. Directiva N° 007-
MINSA/OGPP-V.02: “Directiva para la
formulación de documentos técnicos
normativos de Gestión Institucional”.

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 NATURALEZA DEL MOF
Es un documento normativo que describe las funciones es
específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de
la estructura orgánica y funciones generales establecidas
para cada dependencia orgánica en el respectivo
reglamento y funciones de la entidad (ROF), así como a
los requerimientos y nomenclatura de los cargos
considerados en el cuadro para asignación de personal
considerados en el cuadro de asignación de personal
(CAP).

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 QUIENES DEBEN
ELABORAR EL MOF
1.GABINETE: Lo elabora un equipo de expertos a
través de un consultoría.

2.PARTICIPATIVO: Lo elabora de manera

participativa el Jefe del Departamento, los Jefes de
Servicios, los responsables de áreas y el personal
operativo.

3.MIXTO: Se elabora de manera participativa y a través

de un gabinete.
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 CRITERIOS PARA LA
ELABORACION DEL MOF
1. En el MOF no se deberá crear nuevas unidades orgánicas
distintas a las contenidas en el Reglamento de
Organización y Funciones, ni modificarlos.
2. En el MOF no se deberá crear cargos o puestos de
trabajo adicionales, ni modificar los establecidos
oficialmente en el Cuadro para Asignación de Personal.
3. El MOF será elaborado en forma independiente en las
unidades orgánicas del segundo nivel organizacional de
las entidades.

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 ¿CÓMO SE APRUEBA EL MOF?
1.El Jefe del Departamento eleva la propuesta a la Oficina de Planeamiento y
Presupuesto.
2.La Oficina de Planeamiento y Presupuesto evalúa el cumplimiento de la normatividad
vigente, referida únicamente a la estructura más no el contenido.
3.La Oficina de Planeamiento eleva el documento aprobado a la Dirección General
para la aprobación final.
4.La Dirección General envía el Documento a la Oficina de Asesoría Jurídica para la
emisión de la Resolución Directoral.
5.La Dirección General firma la Resolución Directoral, la cual además debe consignar
la visación del Departamento, Oficinas de Planeamiento y Oficina de Asesoría Jurídica.

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 PROCEDIMIENTO PARA
FORMULACION DEL MOF
 La Oficina Ejecutiva de Organización o la Oficina que haga sus
veces en la respectiva entidad elaborará el Programa de actividades
para la formulación del MOF
 Las entidades deberán remitir copia del Programa de actividades
para la elaboración del MOF, a la Oficina General de Planeamiento
Estratégico y a su órgano de control respectivo.
 El Director o Jefe de la unidad orgánica de tercer nivel
organizacional, en base al Estudio situacional y análisis, diseño o
rediseño de funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los
procedimientos, propone el contenido de la "Ficha de Descripción
de Cargos o Puestos de Trabajo"

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 Los directores y jefes de las unidades orgánicas del segundo nivel
organizacional y las de tercer nivel que dependen directamente del
órgano de dirección de las entidades.
 Los directores o jefes de las unidades orgánicas del segundo nivel
organizacional y de los órganos de tercer nivel, dependientes
directamente del órgano de dirección de la entidad, deberán revisar
y remitir a la Oficina a cargo de la racionalización u organización
de su respectiva entidad
 El titular de la Entidad deberá aprobar las fichas de descripción de
funciones de todos los cargos estructurales, previa opinión técnica
del responsable de organización o racionalización.

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 CARACTERISTICAS DEL
MOF
El MOF no será empleado para crear nuevas unidades
orgánicas distintas a las contenidas en el ROF.

No se utilizará el MOF para crear cargos al margen de los

establecidos en el CAP.

El MOF se elaborará independientemente en cada unidad

orgánica establecido en el segundo nivel organizacional.

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NIVELES DEL MOF

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 CONTENIDO DEL MOF
 Carátula de identificación
 índice
 Capítulo I Objetivo y alcance del MOF
 Capítulo II Base legal
 Capítulo III Criterios del Diseño
 Capítulo IV Estructura Orgánica y Organigramas estructural
y funcional
 Capítulo V Cuadro Orgánico de cargos
 Capítulo VI Descripción de Funciones de los cargos

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1. Carátula de Identificación Deberá contener el nombre de la
Unidad orgánica de segundo nivel organizacional, la
denominación del manual, lugar y fecha de aprobación y el
número de la resolución aprobatoria. También se podrá incluir
la fecha de actualización cuando fuera el caso.
2. índice Describe la relación clasificada de capítulos que contiene
el manual, señalando su respectiva ubicación por el número de
página.
3. Objetivo del Manual Se debe especificar lo que se pretende
alcanzar a través de la aplicación del contenido del manual
4. Alcance Se define el campo de aplicación del MOF.
5. Base Legal Se señalan los dispositivos legales que aprueban los
documentos de gestión referidos a la organización.

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6. Criterios del diseño Se describe en forma resumida los criterios de la
administración y de las normas sobre modernización del estado que son
aplicables en la elaboración de MOF, cómo son: efectividad, eficiencia, calidad,
unidad de mando, sistematización, especialización, integración, interrelación de
los cargos y de sus funciones con los procedimientos y criterios de medición y
evaluación.
7. Estructura orgánica y organigramas estructural y funcional Se describe la
conformación de la unidad orgánica del segundo nivel organizacional según el
ROF aprobado, que debe ser acompañado de un organigrama de tipo estructural,
que lo represente gráficamente, considerando el nivel de dirección del cual
depende y las unidades orgánicas hasta el tercer nivel organizacional sobre las
que tiene mando o dirección, a efectos de tener una visión general sobre la
ubicación del órgano dentro de la estructura general de la entidad. También se
podrá incluir un organigrama de tipo funcional donde se podrán graficar los
equipos de trabajo que siempre son de naturaleza temporal, salvo en los casos
que se hayan conformado equipos de trabajo permanente

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8. Cuadro Orgánico de Cargos Trascripción del CAP aprobado y
vigente de la unidad orgánica de segundo nivel organizacional o
del tercer nivel que depende directamente del órgano de dirección
de la entidad indicando el código, la denominación del cargo, y
los cargos de cada unidad orgánica que conforma el citado órgano.
9. Descripción de funciones de los cargos En este capítulo se
describen las funciones específicas de los cargos en el formato
"Ficha de descripción de funciones de los cargos o puestos de
trabajo" (F-ORG02-08), en el orden establecido en el cuadro
orgánico de cargos. En los casos que se hayan conformado
equipos de trabajo se ordenará la presentación de los citados
formatos agrupados por equipos.

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 FINALIDAD DEL MOF
Determinar las funciones específicas, responsabilidades,
autoridad y requisitos mínimos del cargo dentro de la
estructura orgánica de cada dependencia.

Proporcionar información a los trabajadores sobre sus

funciones y ubicación dentro de la estructura general de la
organización así como las interrelaciones formales que
corresponda.

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Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el de
adiestramiento y orientación de personal en servicio,
permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades del cargo que se les asigna, así como
aplicar programas de capacitación.

Contribuir a implantar las normas técnicas de control aprobadas por la Contraloría

General de la República y facilitar la ejecución de auditorias administrativas.

Servir de ayuda durante la selección de personal que debe ocupar diferentes cargos
de la organización para calificarlos por comparación entre lo que hacen y lo que
deben hacer.

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 MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS (MAPRO)
¿Qué es un manual de
procedimientos?

El manual de procedimientos es un componente del

sistema de control interno, el cual se crea para
obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en una organización .

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Estructura del manual de procedimientos
1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.
a. Objetivos del procedimiento
b. Normas aplicables al procedimiento
c. Requisitos, documentos y archivo
d. Descripción de la operación y sus participantes
e. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

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Procedimiento
Un procedimiento es una serie de pasos bien definidos para conseguir un objetivo específico.
O un conjunto de acciones que es la forma oficial o aceptada de realizar algo, de acuerdo al diccionario de Cambridge.
Existen diferentes ámbitos en los que se conciben los procedimientos, ejemplos son:
✗ Administrativos
✗ Judiciales
✗ Médicos
✗ Informáticos
✗ De actuación
✗ Entre otros
En nuestro caso nos enfocaremos a procedimientos administrativos, que están relacionados con la gestión de empresas.
Sin embargo, los conceptos de cómo hacer un manual de procedimientos aplican para cualquier categoría.
Por otro lado, existe otro concepto muy importante que muchas veces es confundido o visto sin diferencia al de
procedimiento.

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¿Cómo crear un manual de procedimientos?
1. Establece los elementos y estructura que tendrá el manual
Es importante definir qué estructura y elementos queremos que tenga nuestro manual.
Esto nos ayudará tanto para contemplar toda la información que queremos plasmar en el mismo, como para si requerimos
tener más de un manual, todos se hagan de la misma forma.
El conjunto de elementos a considerar es:
1. Objetivo
Describe el propósito o resultado que se obtendrá del proceso o procedimiento.
2. Justificación
Describe el porqué de la existencia e importancia del proceso y lo que pasaría si no se lleva a cabo.
3. Alcance
Establece los límites que tendrá el proceso, estos se determinan a través de la identificación de los eventos de inicio y fin, así
como de las etapas que incluye.
4. Participantes
Los participantes son las personas, sistemas u otros procesos o procedimientos que realizan las actividades

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¿Cómo crear un manual de procedimientos?
5. Diagramas
El modelo o diagrama que muestran al proceso completo en forma gráfica. Se recomienda hacer uso de estándares para los
diagramas. Uno muy utilizado hoy en día es BPMN o Notación para el modelado de procesos.
6. Actividades
Es el trabajo o tareas que hay que realizar como parte del proceso o procedimiento.
Se definen a través de sus atributos los cuales son:
✗ Nombre
✗ Descripción
✗ Responsable
✗ Entradas
✗ Salidas
✗ Reglas de negocio

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¿Cómo crear un manual de procedimientos?
7. Políticas o reglas de negocio
Describen políticas, guías, estándares o regulaciones sobre el cual el negocio opera.
8. Pre y post condiciones
Condiciones que se tiene que cumplir para que inicie el proceso o procedimiento y lo que resulta después de ejecutado.
9. Eventos de inicio y fin
Son las situaciones o sucesos que hacen que inicie o termine el proceso o procedimiento.

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2. Define el alcance e involucrados
Dependiendo de la necesidad quizás sea que quieras definir todos los procedimientos de tu organización, los de algunas áreas
o solo los de una en específico.
La tarea en este punto es determinar hasta dónde abarcará.

Por ejemplo, consideremos que somos una pequeña compañía, los procedimientos que podemos contemplar son:
1. Ventas
2. Operaciones
3. Administración y finanzas
Es posible dejar por lo pronto pendiente otros procedimientos como los del área de recursos humanos o informática, dado que
nuestra prioridad es mantener la labor comercial y operativa.

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3. Establece los procesos y procedimientos
✗ Los que podemos incluir ✗ Por otro lado, en cuanto ✗ Y finalmente los de
son: a los de operaciones se administración y
✗ 1. Planeación y podría incluir:
finanzas:
ejecución de campañas ✗ 1. Compras
✗ 1. Facturación
de marketing ✗ 2. Plan de
✗ 2. Seguimiento y producción
✗ 2. Cobranza
atención a prospectos ✗ 3. Fabricación o ✗ 3. Contabilidad
✗ 3. Elaboración y entrega de servicios ✗ 4. Trámite de pago
presentación de ✗ 4. Logística ✗ 5. Etc.
propuestas ✗ 5. Etc.
✗ 4. Pedidos
✗ 5. Etc.

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4. Completa el manual
Una secuencia adecuada del orden en el que podemos obtener la información es:
1. Definir el objetivo
2. Alcance
3. Identificar las actividades implicadas (sin ningún orden o responsable aún)
4. Participantes o responsables
5. Definir quién realiza cada actividad
6. Crear un diagrama de flujo de trabajo (work-flow)
7. Definir las reglas de negocio
8. Definir pre-condiciones
9. Definir post-condiciones
10. Crear un modelo de datos (Entrada/Salida)
11. Describir cada proceso y actividad

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5. Valida el manual
Una vez que tienes ya una primera versión del manual la tarea es validarlo.
Validarlo consiste en corroborar que la información plasmada coincida con la realidad en cómo se desempeña el proceso o
procedimiento.
La validación se puede llevar a cabo de diferentes formas.
Una simple es enviar el manual al responsable de cada área, pidiendo que revise y de visto bueno o genere observaciones.
El problema que puede tener esta forma, es que muchas veces hay personas que por sus ocupaciones o prioridades pueden no
revisarlo y darnos visto bueno, dando como consecuencia que haya errores u omisiones.
Otra forma es organizar una reunión en donde se presente el manual a todos los responsables y ahí se haga que se obtengan
las observaciones.
La situación con esto es que también se puede dar el caso de que haya personas introvertidas que no participen y den su punto
de vista, o por el contrato personas extrovertidas que quieran imponer su punto de vista.
La clave para esta forma de validación, es saber moderar la reunión y contar con la participación de todos.
Previamente se puede enviar también el manual para que las personas ya vayan con un entendimiento inicial, antes de que se
lleve a cabo la reunión.

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