Sobrevista Compras e Inventarios

Alcance
Gestión de Materiales

MM
(Gestión de Materiales)

Planificación de las necesidades

Compras e Inventarios

Gestión de Servicios
 Estructura Organizacional

Sociedad Nivel de la organización en la cual se realiza todo el análisis Financiero de la

Organización de compras
Financiera compañía

Grupo de compras
El centro es una unidad organizativa dentro de la logística que subdivide
Centro una empresa desde el punto de vista de la producción, el
aprovisionamiento y la planificación de necesidades.

El Almacén es una unidad organizativa que permite diferenciar los stocks

Almacén de material dentro de un centro. La gestión de stocks por cantidades se
realiza en el nivel de almacén del centro. El proceso de inventario
también se realiza en este nivel.

Organizació La Organización de Compras es una unidad organizativa dentro de la logística que

n de subdivide la empresa según las necesidades de compra. Una organización de compras
compras adquiere materiales o servicios, negocia condiciones de compras con los proveedores y
asume la responsabilidad de estas transacciones.
Internamente, el grupo de compras es responsable del aprovisionamiento de un material
Grupo de
o una clase de materiales. Externamente, se trata del canal principal para las relaciones
compras comerciales de una empresa con sus proveedores.
 Alcance del módulo MM

El módulo MM, provee toda la columna vertebral de sourcing para

las empresas, desde el proceso de planificación de necesidades
(integrado a los módulos PP, PM y PS), pasando por la solicitud, el
proceso licitatorio, la asignación de un proveedor, la colocación de
la orden de compra, el monitoreo de la mercancía pendiente de
ingreso, el ingreso a planta y la verificación de facturas.

El módulo de Gestión de Materiales, adicionalmente se encarga de

la gestión de los stocks dentro de la compañía (en cantidades y
valor), del proceso de manejo de servicios, la subcontratación, los
recuentos y ajustes de inventario y el proceso de Evaluación de
Proveedores.
Alcance del módulo MM
Procure to pay
 Escenarios MM

 Gestión de lotes
 Gestión de número de serie
 Planificación de necesidades
 Oferta de aprovisionamiento
 Compra de material de consumo
 Aprovisionamiento de inventario, sujeto o no a QM
 Importaciones.
 Gestión de stocks: rechazo, bloqueo y devaluación
 Contrato de aprovisionamiento
 Traslados de mercancía
 Devolución a proveedor
 Inventario / Recuento y ajuste de inventario
 Subcontratación
 Aprovisionamiento y consumo de stock de artículos en consignación
 Aprovisionamiento interno: traslado de stocks multisociedad
 Gestión de lotes

 La gestión de lotes permite controlar en los diferentes

procesos logísticos, la información referente a lotes de
producción o de compra y así optimizar la utilización y
clasificación de los mismos.

 Se pueden realizar seguimientos a través del proceso, que

permiten una excelente trazabilidad sobre que materiales se
han utilizado a través de la cadena logística de la empresa.

 La determinación de lote se soporta para la fecha de

caducidad pero también para la estrategia FIFO (first-in/first
out) u otras características parametrizables.
 Gestión de números de serie

Mediante números de serie puede hacer un seguimiento de cada

material individual durante el movimiento de mercancías.

Puntos clave:

 Integración de la gestión de número de serie en todos los

procesos logísticos
 Uso integrado de un perfil de número de serie en logística y
servicios
 Planificación de Necesidades
Necesidades
Stock Ventas
Planeación y Programación

Kenworth

• Pedidos de Compra en Curso

•
•
Inventario Real y en Línea
Stock de Seguridad
Solicitudes de
• Stock en Tránsito MRP Compra
• ………..
Materia Prima e
Insumos
 Oferta de Aprovisionamiento

 En esta operación de compras, un empleado de compras

solicita ofertas de un material específico por parte de diferentes
proveedores.

 La comparación de precios de ofertas le permite al empleado de

compras seleccionar la mejor fuente de aprovisionamiento
evaluando las ofertas de los proveedores relevantes.

 La oferta aceptada se convierte más adelante en un pedido, y

se envía una carta de rechazo a los proveedores cuyas ofertas
se han rechazado.

 La información específica de material, incluida la determinación

de precio del proveedor y el ciclo de fabricación, se almacena
en los registros de datos maestros.
 Compra de materiales
de consumo y servicios
 En este escenario se tratan las actividades de creación de pedidos de compras
durante el proceso de aprovisionamiento. Se describen las etapas adicionales del
proceso de liberación de un pedido, la entrada de mercancías de bienes de
consumo, la autorización de hojas de entrada de servicios y la recepción de
factura por partida individual.

 La principal característica de los materiales de consumo (bienes y servicios) es

una descripción de texto breve. El pedido está sujeto a autorización según unos
parámetros predefinidos antes de ser emitido para un proveedor.

 En el sistema no existe inventario para los bienes de consumo. Al contabilizar una

entrada de mercancías, el valor de las mercancías se carga a un centro de coste u
otra clase de coste.

 El aprovisionamiento de un servicio de materiales de consumo sigue el mismo

proceso general. La diferencia es que el servicio de materiales de consumo no se
contabiliza por medio de una entrada de mercancías sino con una hoja de entrada
de servicios. La factura sigue las mismas reglas en ambos casos.
Compra de materiales
de consumo y servicios
 Aprovisionamiento de
Inventario
El comprador valida la precisión de la solicitud de pedido y convierte la
solicitud de pedido en un pedido. El pedido está sujeto a autorización
según un importe predefinido antes de ser emitido para un proveedor.

Flujo de procesos

Este escenario consiste en las etapas siguientes:

 Visualización y asignación de las solicitudes de pedido

 Conversión de solicitudes asignadas a pedidos o creación manual de
pedido
 Modificación de pedido
 Autorización de pedido
 Impresión de pedido
 Recepción de mercancías del proveedor
 Recepción de factura por partida individual
Importaciones
 Gestión de stocks: rechazo,
bloqueo y devaluación
Este escenario trata los procesos siguientes:
 Devoluciones del cliente
 Renovación desde la producción
 Otros procesos y motivos logísticos
 Devaluación de material a otro número de material y renovación del material
devaluado

Flujo de procesos
Este escenario consiste en las etapas siguientes:
 Rechazo de las devoluciones del cliente: salida de mercancías para CO-PA
 Rechazo de stock general: salida de mercancías para centro de coste
 Bloqueo de material: traslado de libre utilización a bloqueado
 Desbloqueo de material: traslado de bloqueado a libre utilización
 Desbloqueo de material: traslado de bloqueado a stock en control de calidad
 Devaluación de material: traslado de material a material
 Contrato de Aprovisionamiento
Los pedidos abiertos son acuerdos con el proveedor para suministrar
materiales o servicios según unas condiciones acordadas y dentro de un
determinado período. Los pedidos abiertos se diferencian por lo siguiente:

 Pedidos abiertos de cantidad: pedido abierto donde un cliente solicita

una determinada cantidad de un producto durante un período
especificado.
 Pedidos abiertos de valor: pedido abierto en que se acuerda la compra
de mercancías o servicios por un valor específico

Puntos clave
 Reducción de los costes de aprovisionamiento
 Obtención de suministros
 Transparencia en los acuerdos de proveedor
Contrato de Aprovisionamiento
Contrato de Aprovisionamiento
 Logística de Almacenamiento

Traslados / entradas / salidas / inventario

Traslados FI  Inventario actualizado

online
Entradas  Inventario multi-
centro/Multi-almacen
Documento Relevante
Material para finanzas?  Finanzas y costos
Salidas
actualizadas
 Reportes de inventarios
Conteo Inv.
Documento
contable
Ajustes Inv.
FI
Inventario
Stock
 Documento de inventario
Planificación MRP
 Conteo de inventario
Stock Mx min
 Contabilización
Punto de pedido
 Reconteo de inventario
Pronostico (consumo)
 Ajuste de diferencias
Determinístico (demanda)
 Traslados de mercancía
El aprovisionamiento interno de materiales entre centros se puede realizar
dentro de una sociedad (interna) o utilizando varias sociedades
(multisociedad). Este proceso se puede tratar con funciones estándar tales
como la planificación de necesidades, la solicitud de pedido, el pedido de
traslado, la planificación de transporte y la gestión de entregas internas.

El traslado sin entrega se puede llevar a cabo de dos modos diferentes:

 Traslado en una sola etapa
 Un comprador del centro receptor solicita material con un pedido de
traslado.

Punto clave
Supervisión del stock en tránsito
Traslados de mercancía
 Devolución de Stock
En el proceso de devolución a proveedor, la actividad inicial es solicitar
una autorización de devolución (RMA) del proveedor. El número de RMA
se introduce en un campo de texto del pedido de devolución. A
continuación, el comprador crea un pedido de devolución en el sistema.

La confirmación de pedido de devolución se envía al proveedor, los

artículos son retirados del stock y enviados al proveedor. Se genera un
abono para evitar la deuda para con el proveedor.

Puntos clave

 Las mercancías pueden devolverse indicando un motivo de devolución

en el documento.
 Se proporciona toda la información correspondiente a las funciones de
FI subsiguientes, tales como reducción de factura, rechazo y
cancelación
 Inventario / Recuento y
ajuste de inventario

En este escenario se maneja el proceso periódico para efectuar los

ajustes necesarios del stock en almacén, después de un recuento de
inventario.

El proceso empieza con la generación de las listas de recuento de

inventario necesarias. En este nivel se pueden bloquear materiales para la
contabilización durante el inventario. Una vez impresas las listas de
inventario, se realiza el recuento de inventario real para los materiales
especificados. A continuación, el resultado del recuento se introduce en el
sistema y se revisa cualquier discrepancia con las cantidades del sistema.
Se puede volver a efectuar el recuento de inventario hasta que se acepten
los recuentos finales y se registren las diferencias de inventario.
 Subcontratación

 El proceso de subcontratación MM conlleva el envío de materias primas

a un proveedor para procesos de manufacturación específicos, así
como la recepción del material acabado de valor añadido en el
inventario.

 Una solicitud de pedido de subcontratación se genera mediante el

proceso de planificación de necesidades (MRP) o lo genera
manualmente un solicitante. Un encargado de compras valida la
precisión de la solicitud de pedido y la convierte en un pedido. El pedido
está sujeto a autorización según unos parámetros predefinidos antes de
ser emitido para un proveedor.

 El consumo de los componentes enviados se registra al recibir el

material acabado de valor añadido. El proveedor envía la factura por los
servicios proporcionados que se abona durante el ciclo de pago normal.
Subcontratación
 Aprovisionamiento y consumo
de stock de artículos en
consignación
 En la gestión de stocks en consignación, el proveedor suministra el material y lo
almacena en las instalaciones del cliente. El proveedor sigue siendo el
propietario legal del material hasta que se retira de los almacenes de
consignación. Es en ese momento cuando el proveedor le reclamará el pago. La
factura vence en intervalos predefinidos, por ejemplo, mensualmente. Asimismo,
los clientes también pueden acordar con el proveedor que tomarán posesión del
material de consignación restante después de un período de tiempo
determinado.

Puntos clave
 Contabilización automática de mercancías en el stock de artículos en
consignación
 Menos contabilizaciones manuales de FI necesarias: en la salida de mercancías
del almacén de artículos en consignación, los datos de factura correspondientes
se transfieren a FI. La facturación periódica genera y libera las facturas de
acreedor.
 Aprovisionamiento y consumo
de stock de artículos en consignación
 Aprovisionamiento interno:
traslado de stocks multisociedad
 El proceso de traslado comienza con la necesidad de transferir material
de un centro a otro. Ambos centros pertenecen a la misma organización
pero a diferentes sociedades.
 La diferencia entre traslado multisociedad y traslado dentro de la
sociedad radica en que para los traslados multisociedad de
aprovisionamiento interno es obligatoria la facturación y la facturación
interna.

Puntos clave
 Soporte a todos los documentos obligatorios para los traslados con
entrega
 Soporte a todos los aspectos relativos a los datos maestros obligatorios
tales como gestión de datos y números de serie
 Supervisión de "Stock en tránsito"
 Introducción de los costes de entrega en el pedido de traslado
 Soporte a facturación interna y facturación