MANUAL PASO A PASO

RACC

(REPORTE AUTOMATICO DE CONSUMO EN CONTRATOS)

Confidential C
RECOMENDACIONES ANTES DE
EMPEZAR
Antes de empezar con este tutorial se deben de tener MUY en cuenta los siguientes
tips para una mejor ejecución del RPA RACC y que este no genere problemas
1. Se debe de tener la transacción ME3L (Contratos por proveedor) como acceso directo en el escritorio
2. Se debe solo de abrir un archivo de Excel así sea una hoja en blanco, esto ayudara a que el RPA funcione
mejor (opcional)
3. No se debe de manipular nada, no mover mouse, oprimir teclas, etc.
4. No se debe de apagar la pantalla o bloquear el equipo ya que esto detendrá el RPA
5. Solo se debe de sacar el reporte en momentos que no se tenga nada que hacer o en horas de almuerzo.
6. Se debe de iniciar SAP y dejar minimizado
7. Procurar no tener ninguna otra aplicación abierta
8. En ocasiones puede que la velocidad de SAP no sea la mejor por lo que la ejecución de este pueda llegar a
tener fallas.
9. El reporte se debe enviar a los compradores una semana antes de su presentación mensual al equipo.

Confidential C
INTRODUCCION:
En este manual se evidencia los pasos a seguir para realizar el
reporte automático de consumo en contratos según la macro
de RPA, se deben de tener muy en cuenta las
recomendaciones planteadas en este manual para así evitar
errores que puedan DAÑAR la macro.

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1. REVISAR QUE RPA O MACRO CREATOR SE ENCUENTRE INSTALADA EN EL
EQUIPO

Principalmente se debe de tener el software de RPA o Macro Creator el cual debe de estar tal cual
en el escritorio

Confidential C
1. REVISAR QUE RPA O MACRO CREATOR SE ENCUENTRE INSTALADA EN EL
EQUIPO

La siguiente carpeta NO DEBE DE SER ELIMINADA NUNCA ya que esta es la que trae toda la información del
programa del RPA procurar siempre dejarla en el escritorio y no moverla de donde esta

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2. EJECUTAR RACC ARCHIVO
MACRO
Una vez revisado que el software este instalado procederemos a ejecutar el archivo RACC el
cual se encuentra en el escritorio

Damos doble clic para ejecutar

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3. MENSAJES EMERGENTES
Una vez ejecutado saldrá el siguiente recuadro emergente al cual daremos clic “No
Gracias”

Confidential C
4. PAGINA PRINCIPAL RPA RACC
Luego de hacer el paso anterior el RPA nos abrirá la pagina principal de la macro en este punto !
NO SE DEBE DE MANIPULAR NINGUNA FUNCION QUE HAY EN EL RECUADRO SEÑALADO¡ de lo
contrario se podría dañar la macro

No mover nada de lo que hay

dentro del recuadro rojo

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5. EJECUTAR MACRO RACC
Una vez en este punto lo único que se debe de hacer es dar click en el botón play de color azul y
luego F3, en el momento que se ejecute el RPA empezara a ejecutarse automáticamente NO SE
DEBE DE MOVER ABSOLUTAMENTE NADA MIENTRAS ESTE SE EJECUTA
PARA RECORDAR:

1- Se debe de tener iniciado SAP, abrir la

transacción ME3L y dejarlo minimizado

2- tener abierto al menos una hoja de

Excel en blanco, esto ayudara al RPA a
ejecutarse mejor.

Dar clic en botón play azul 3- No se debe de manipular nada

mientras se ejecuta

4. Se debe de tener la transacción ME3L

en el escritorio, sin esta no se podrá
ejecutar el RPA
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6. PROCESO RPA
En este punto el RPA empezara a realizar el RACC por lo que no se deberá mover nada a no ser de
que se genere algún error, los siguientes son los pasos correctos que debe realizar el RPA

1
Primero ejecutara la transacción ME3L
que hay en el escritorio

Confidential C
3
Se abrirá la transacción ME3L

4
Luego bajara hasta alcance de la
lista y borrar el RAHM y escribirá
“BEST_ALV”

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5
Luego bajar hasta grupo de compras y
dará en la quinta flecha amarilla
remarcada

Luego se abrirá el siguiente recuadro

donde se pondrán las J de los
compradores o interventores necesarios

Después dará en OK y cerrara la

ventana Confidential C
5

Después se deberán poner las fechas de

documento desde que fecha hasta cual
se desean obtener los datos de los
contaros.

Una vez completa toda esta información

pulsara F8 y tomara un momento para
cargar la información

Confidential C
6

5 Luego aparecerá la lista que arrojara SAP,

aquí se seleccionara la disposición para
que el archivo se organice con la
información necesaria

Icono de seleccionar
disposición

Confidential C
7

Se abrirá el siguiente cuadro al seleccionar la

disposición, esta debe ser la que dice
/INF.CONTRAC esto con el fin de que el archivo
salga con la información correcta

/INF.CONTRAC

El cuadro debe de quedar con las

siguientes tablas

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Luego se pulsaran las teclas Ctrl+shif+F9 tomara un momento en
cargar y saldrá el siguiente recuadro en el cual se seleccionara el
formato en que quedara el reporte, para que salga en archivo Excel se
debe seleccionar la opción “Hoja calculo coste”

Cuando se seleccione la opción anterior saldrá el

siguiente recuadro en el cual debemos de seleccionar la
ruta donde quedara guardado el archivo y el nombre
que llevara este

SIEMPRE se debe de poner la siguiente ruta y nombre

del archivo que se muestra aquí y daremos clic en
crear

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 NOTA:
Para que la ruta del archivo sea correcta la carpeta con el nombre INFORMES
RACC debe de estar SIEMPRE EN EL ESCRITORIO Y NO SE PUEDE MOVER DE AHI

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Una vez seleccionada la ruta daremos en permitir a este
recuadro

Para validar que el archivo se guardo correctamente debe

de salir un mensaje similar a este en la parte inferior
izquierda

Confidential C
Una vez se ha guardado el archivo el RPA lo abrirá automáticamente y saldrá la
siguiente ventana a la cual daremos en “SI”

Luego de esto se abrirá la extracción de SAP y

será de la siguiente manera

Confidential C
 Ahora el archivo se empezara a organizar con las formulas y funciones necesarias
para poder obtener el recuadro final el cual se enviara a los compradores

El recuadro general con toda la información general es el siguiente

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AL FINAL EL CUADRO QUEDA RESUMIDO DE LA SIGUIENTE MANERA Y CON
Se debe comprobar que este
LA INFORMACION ESPECIFICA QUE SE REQUIERE organizado por dos campos:

 Doc. Compras de menor a mayor.

 Valor pendiente de mayor a menor.
 Nuevamente filtrar falso.

Con el fin de tener el valor real

restante de cada contrato.

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El RPA incluye automáticamente las filas y columnas necesarias para
realizar correctamente el informe, las nuevas columnas que incluye con
las siguientes.

- Mese Corridos
- Consumo
- Día actual
- Meses Restantes
- Gasto promedio
- Gasto Max x Mes
- Resultado
- Mes cubierto
- Estimado
- Columna falso y verdadero (debe quedar oculta)

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 PASOS Y FORMULAS PARA REALIZAR EL INFORME EN EXCEL DEACUERDO A LA
INFORMACION EXTRAIDA EN SAP
Una vez agregados los títulos de las columnas mencionadas anteriormente se debe proceder con el siguiente orden
de las formulas para poder realizar el informe correctamente.

1. DÍA ACTUAL : la formula del día actual es la formula “=HOY()” esta traerá la fecha del día.

2. REEMPLAZO DE “.” POR “/” EN FECHA DOC Y FINPERVAL

Este reemplazo consiste en cambiar el formato de fechas por puntos que extrae SAP por
una fecha con / la cual reconocerá Excel; para ello se deben seleccionar las dos filas y dar
a la combinación Ctrl+b y saldrá el siguiente recuadro.

Se debe de dar en el botón

reemplazar y en buscar poner “.” Y
en reemplazar poner “/”, luego dar
en reemplazar todos y dar ok

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3. MESES RESTANTES: La formula para aplicar los meses restantes sale hay tomar la fecha de
Finperval y la fecha del dia actual. La formula es “=SI(H6<K6;"FINALIZADO";SIFECHA(K6;H6;"M"))”

4. MESES CORRIDOS: Esta formula se realiza tomando la fecha de Doc/ y el dia actual para asi hallar
el total de meses que han transcurrido desde que se creo el contrato la formula es:
=SI(G6>K6;"NA";SIFECHA(G6;K6;"M"))

5. CONSUMO: El consumo es la resta del valor previsto con el valor pendiente la formula es :
=E6-F6

6. FALSO/VERDADERO: Esta columna se hace con el fin de eliminar las posiciones de los contratos
que se extraen de la información de SAP para ello se debe ubicar una columna adicional al final del
cuadro y aplicar la siguiente formula: =B6=B5

Una vez se aplique la formula quedara una columna con varios falsos y verdaderos, lo que hay que
hacer es poner un filtro en esta columna y filtrar solo los que digan FALSO ya que estos serán los
únicos contratos que no se repiten.

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7. GASTO MAX X MES: Este gasto muestra lo máximo que se puede gastar por mes dependiendo del valor pendiente de
cada contrato la formula para este es: =SI.ERROR(F6/L6;"FINALIZADO")
“=SI.ERROR(Valpendtotal/Mesesrestantes”FINALIZADO”)”

8. GASTO PROMEDIO: Este gasto nace al dividirse el total de meses corridos con el consumo obteniendo como tal el
gasto promedio que se tiene por contrato, la formula para aplicarla en la extracción es : =SI.ERROR(J6/I6;"NA")
=SI.ERROR(MESESCORRIDOS/CONSUMO;”NA”)

9. MESES CUBIERTOS: Esta es la cantidad de meses que se van a poder pagar deacuerdo al dividir el valor pendiente
total con el gasto promedio obteniendo el resultado correcto, la formula para aplicar es : =SI.ERROR(F6/M6;"NA")
“=SI.ERROR(ValPendTot/GastoPromedio;”NA”)”

10. ESTIMADO OTRO SI : Este valor estimado es el total que se requiere para pagar los meses que quedaran sin
pagarse (es un estimado que se requiere para la realización del Otro si), la formula es: =SI.ERROR((L6-P6)*M6;"NA")
=SI.ERROR((Mesesrestantes-mesescubiertos)*gastopromediohistorico;”NA”)

11. RESULTADO: Este resultado consta de los siguiente: “Si el gasto max x mes es mayor al gasto promedio el
contrato tiene un resultado ESTABLE” pero “Si el gasto max x mes es menor al gasto promedio el contrato tendrá
un estado de alerta”; Para ello se aplica la siguiente formula: =SI(N6>M6;"ESTABLE";"ALERTA")

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POR ULTIMO:
Para terminar solo queda ocultar las pestañas que no sean necesarias y dejar únicamente las indicadas en la
siguiente imagen:

SOLO SE REQUIERE:
- Doc.compras
- GCp
- Proveedor
- Meses Restantes
- Resultado
- Meses Cubiertos
- Estimado Otro Si
- Interventor

El resto de columnas pueden

permanecer ocultas.
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 INFORMACION ADICIONAL
- En caso de perdida o eliminación del archivo RACC hay un respaldo de este en la
siguiente dirección: d:\LocalData\vm01506\Desktop\ComprasPosVenta\RESPALDO
Racc.
- Si no se encuentra el Software RPA pueden solicitarlo en Sistemas o buscarlo en la
lista de compartidos.
- Tener presente que la columna de documento compras este ordenado de menor a
mayor para que la formula de falso y verdadero funcione correctamente.

- Cuando finalice el RPA guardar el documento el indicador de libro de Excel (.xlsx)

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 NO SE RECOMIENDA REALIZARLO SI NO CONOCE
CLARAMENTE QUE REALIZA CADA FUNCION

En caso de que se deba parar el RPA

- Dar clic en el icono del RPA en esquina inferior derecha

- El icono cambiará
- Dar clic derecho y se abre un recuadro, dar clic en mostrar ventana

- Esto abrirá el RPA nuevamente

Confidential C
- Para reproducir nuevamente desde una posición especifica se selecciona la fila desde
donde se requiere que se reproduzca nuevamente y desplegar el icono

Confidential C
- Dar clic en reproducir desde la fila seleccionada y clic en el icono
- Se abre un recuadro

- Utilizar F3 y el RPA continua.

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