Capítulo 9

Gestión de spool
Concepto de spool

En cualquier entorno de gestión empresarial se produce una

gran cantidad de información que en muchas ocasiones interesa
sacar a papel a través de informes, listados, análisis. . . El spool es un
almacén receptor de peticiones de impresión que proporciona una
serie de utilidades para controlar la salida de información. Aunque se
asocia directamente spool con imprimir en papel, en SAP las
posibilidades son más amplias: podemos enviar una orden de spool
por fax, o imprimirla en un fichero. Nosotros nos limitaremos a ver el
funcionamiento de la salida por impresora para lo cual lo primero que
debemos hacer es aprender como se instala una.

Instalación de una impresora

Con la transacción SPAD – pantalla de la figura 9.1 a la que

llegaremos a través de Herramientas-> CCMS-> Spool-> gestión de
spool – podemos instalar dispositivos de salida en nuestro sistema
R/3. Vamos a describir la instalación de una impresora de tipo local a
nivel de PC, es decir, una impresora genérica en la que cualquiera
puede imprimir pero a cada persona que lo haga le saldrá la
información por la impresora que tenga definida por defecto en su
servidor de presentación.

En el campo dispositivo de salida introduciremos el nombre que

le vamos a dar a la impresora y tras pulsar el botón gestión total y el
botón con el icono de un folio en blanco llegaremos a la pantalla de la
figura 9.2 en la que definiremos los siguientes datos:

 Tipo de dispositivo. Es lo más parecido a lo que en

microinformática se denomina driver de la impresora. Para la
creación de una impresora local elegiremos siempre el tipo
SAPWIN. Este dispositivo precisa de un programa llamado
saplpd que forma parte de la instalación del frontend de SAP.
Cuando se imprime algo el sapgui ejecuta automáticamente el
programa saplpd y este recibe los datos a imprimir y se encarga
de enviarlos a la impresora.
  Clase de dispositivo. Seleccionamos de la lista la opción
Impresora común.

 Grupo de autorizaciones. Podemos restringir a los usuarios a

que puedan imprimir por determinadas impresoras. Esto es muy
interesante cuando disponemos de impresoras de alto
rendimiento dedicadas a la impresión de facturas, nominas, etc.
No nos interesara, en estos casos, que ningún usuario pueda
sacar listados por estas impresoras interrumpiendo los largos
procesos que suelen llevar a cabo. Como estamos definiendo
una impresora local para todo el mundo dejamos este campo en
blanco.

 Modelo. Campo descriptivo para poner la marca y modelo de la

impresora.

Figura 9.2: Datos generales para una impresora local.

 Ubicación. Campo descriptivo para indicar al usuario donde se

encuentra físicamente la impresora. Es útil rellenarlo cuando
disponemos de salas separadas para las impresoras a las que
hay que dirigirse para recoger la salida del spool.

Por ultimo, pasamos a la pestaña marcada con la etiqueta

Acomplam. SPOOL host y nos mostrara la pantalla de la figura 9.3
aquí se le dice como esta conectada la impresora al servidor SAP.
Elegiremos de la lista la opción F: Imprimir en front end que le marca
que debe enviar la información al PC para que sea este el que le de
salida. El campo impresora host debemos rellenarlo con el nombre
DEFAULT para indicarle que la orden de spool debe salir por la
impresora que este configurada por defecto en el PC. Una vez hecho
esto solo nos queda pulsar el botón de grabar y ya podemos usar la
impresora instalada.

Figura 9.3: Tipo de impresora para una impresora local.

Como imprimir

Teniendo una impresora ya instalada podemos, desde cualquier

pantalla de listado, pulsar el icono de impresora de la barra de
estándar de herramientas y tendremos que rellenar las opciones que
vemos en la figura 9.4.

El primer campo a rellenar es el nombre de la impresora por

donde queremos que salga nuestro listado 1. Este es el único campo
obligatorio, pero también podemos indicar otras muchas opciones
que vemos a continuación.

 La cantidad de copias que queremos sacar.

 Si queremos todas las páginas o solo un rango de ellas.

 El nombre y el tıtulo de la orden de spool. será útil para luego

buscarla entre el spool o entre el montón de hojas impresas que
salen por una impresora compartida.
 La salida inmediata o el almacenamiento en el spool.

1En la pantalla viene con el nombre genérico de dispositivo de salida.

Figura 9.4: Ventana de dialogo para imprimir un listado.

 Podemos marcar el borrado de la orden tras la impresión

correcta o, por el contrario, dejar que la orden permanezca en
el spool para futuras reimpresiones.

 La cantidad de días que debe permanecer en el spool antes de

ser borrada por los Job de mantenimiento.

 La impresión de una portada previa con el tıtulo de la orden de

spool y el destinatario y departamento al que pertenece. Estos
últimos datos tienen sentido en una empresa en la que haya
servicio de entrega de impresiones, es decir, que no tenemos
 que ir a la impresora sino que nos envían los papeles a nuestro
puesto de trabajo.

 La cantidad de líneas y columna que queremos sacar y por lo

tanto el formato de la pagina.

Operaciones sobre órdenes de spool

Para poder administrar todas las peticiones de spool que

hacemos SAP provee de la transacción SP01 que se encuentra en
Herramientas-> CCMS-> Spool-> Control de salida. En ella nos
encontramos inicialmente una pantalla con criterios de selección
como la de la figura 9.5.

Aquí podemos elegir las órdenes de spool por varios criterios;

los más habituales son el creador de la orden y la fecha. Tras pulsar
F8 nos encontramos con un listado de las órdenes seleccionadas
como el de la figura 9.6. Este listado tiene la misma característica que
el de la transacción de gestión de Job; es un programa de selección,
listado y gestión simultáneamente. Las operaciones que podemos
hacer sobre una orden de spool incluyen la creación de órdenes de
salida, el cambio de los atributos, el borrado de la orden o la
visualización de su contenido. Esta última opción es realmente
interesante cuando queremos comprobar el resultado de un
programa que se ha ejecutado en proceso de fondo, pero no
queremos imprimirlo hasta ver si ha salido lo que esperábamos. En
cuanto a los atributos, en la figura 9.7 podemos ver algunos de los
que se pueden cambiar. Básicamente son los mismos que definimos
inicialmente al crear la orden de spool (ver figura 9.4). Por ejemplo,
es muy habitual comprobar tras la salida al papel que un listado que
tiene 132 columnas en sus atributos ha salido con letra pequeña y en
formato horizontal pero no llega a ocupar realmente más de 80. En
ese caso cambiaremos el campo edición por un X 65 80 para
conseguir un listado con letra más grande y en vertical y volveremos
a repetir la salida de la orden.
Figura 9.5: transacción SP01. selección de órdenes de spool.

Figura 9.6: transacción SP01. Listado de órdenes de spool.

 Una de las labores del administrador consiste en asegurarse
que las órdenes de spool olvidadas por los usuarios no llenan nuestra
base de datos. Para ello dispone del programa RSPO0041 que le
permite eliminar masivamente el spool que lleve más de n días
almacenado.

Figura 9.7: Atributos de una orden de spool.