Fase I: Organización para el mejoramiento

Objetivo.- Asegurar el éxito mediante el establecimiento de

liderazgo, comprensión y compromiso.
Actividades:
- Establecer el EEM (Equipo ejecutivo de mejoramiento)
- Nombrar un campeón del MPE
- Suministrar entrenamiento a los ejecutivos
- Desarrollar un modelo de mejoramiento
- Comunicar las metas a los empleados
- Revisar la estrategia de la empresa y los requerimientos del cliente.
- Seleccionar los procesos críticos
- Nombrar responsables del proceso
- Seleccionar a los miembros del EMP.
Introducción:

En los últimos años ha surgido una nueva realidad gerencial. Las

empresas que buscan la calidad como estrategia competitiva, han
descubierto que la mejor forma de asegurar la satisfacción del
cliente externo es satisfacer al interno en cada paso del proceso.

La mejor manera de hacerlo es mediante el concepto denominado

mejoramiento de los procesos de la empresa (MPE).
¿COMO EMPEZAR?
 Para dar inicio a las actividades
que asista el líder de la empresa
con el fin de explicarles que
beneficiaria a la organización.
aspectos:
del MPE, cite a una reunión a la
y el personal que dependa de el,
es el MPE y de que manera
Debiendo cubrir los siguientes

 Cuales son los costos de la mala calidad en un proceso de la

empresa típico.

 Una estimación de los costos de mala calidad de la organización y

en sus procesos.

 Una visión general del concepto del MPE

 Un ejemplo de los problemas de los procesos que enfrenta en la
actualidad

 Una estimación del costo que implicaría iniciar la implementación

del MPE, en la organización

 Una solicitud de aprobación del concepto de MPE

 Sugerencias para integrar un equipo ejecutivo de

mejoramiento(EEM)

 Una solicitud para que se nombre un campeón del MPE (Zar)

Esta presentación debe realizarla un consultor externo con

amplia experiencia en MPE, con el fin de convencer a la alta
gerencia
¿COMO CONFORMAR EL EEM?
 La mayor parte de las empresas empieza el MPE, con la
integración de un EEM, el cual debe de estar presidido por la
cabeza de la empresa y deben de integrarlo todas las personas que
dependen de el. La responsabilidad principal será dirigir las
actividades del MPE a través de:

 Comunicar la necesidad del MPE a toda la organización

 Facilitar toda la documentación de apoyo (directrices)

 Identificar procesos problemas que requieren mejoramiento

 Nombrar responsables de los procesos

 Registrar los equipos de mejoramiento del proceso(EMP)

 Evaluar las solicitudes de los superiores en cuanto al nivel de
calificación

 Realizar un seguimiento para garantizar que el mejoramiento del

proceso sea una prioridad en la organización

 Solucionar los conflictos que no pueden manejarse en los niveles

inferiores

 Evaluar el éxito del esfuerzo de mejoramiento

 Reconocimiento a los éxitos alcanzados por el EMP.

Nombramiento de un campeón del MPE
(ZAR)
En el proceso de implementación del MPE, se requiere de alguien
que se encargue de guiar todas las actividades, es decir un
campeón del MPE.

Su trabajo durara dos años y deberá presentar informes

permanentemente al líder de la empresa.

Su gestión es a tiempo completo y consiste en desarrollar y adaptar

el mejoramiento del proceso a la empresa.

El campeón debe proporcionar el estimulo necesario para mantener

el proceso en marcha, sin detenerse a considerar los obstáculos, y
debe ser los ojos y oídos del EEM.
El campeon debe tener un conocimiento detallado del concepto del
MPE y de todas las herramientas que se utilizan, de manera que
pueda ofrecer orientación a cada equipo cuando tengan
dificultades.

La designación de un campeón debe elegirse cuidadosamente,

tiene que ser una persona importante y respetada por el equipo
gerencial y los trabajadores.

De preferencia deberá encontrarse por lo menos en una posición

gerencial funcional y de altos estándares, que crea que la empresa
puede mejorar y que sea partidario del cambio y un buen vendedor,
ejecutivo joven y dinámico, con gran potencial de progreso.
 La Educación del EEM

Una de las tareas claves del EEM consiste en adquirir educación sobre
el MPE. El campeón, con frecuencia asistido por un consultor debe
diseñar el taller de trabajo para:

 Familiarizar al EEM con los propósitos y las actividades especificas del

esfuerzo del MPE.

 Construir y reforzar el compromiso del EEM con el MPE

 Involucrar al EEM en el análisis y el mejoramiento de un proceso critico

de la empresa.

- Motivar al EEM en el lanzamiento y estructuración del esfuerzo del MPE.

Identificación de los procesos críticos de
la empresa
Por lo general dentro de una organización coexisten dos tipos de
procesos:
El primero que se da a lo largo de líneas funcionales o de carácter
vertical, son simples ya que consiste en cumplir una orden que da
el jefe inmediato.

El segundo o procesos interfuncionales fluyen horizontalmente a

través de varias funciones o departamentos.

El EEM debe preparar una lista de los procesos en los cuales se

encuentren involucrados, para luego el campeón del MPE eliminara
las duplicaciones y se comenzara a descomponer los procesos.
 CUANDO UN PROCESO ES CRITICO
Se dice que un proceso es crítico si la ocurrencia de incidentes
puede:

1.- Dañar a la gente (causal de accidentes laborales)

2.- Dañar equipos, maquinarias y ambiente (causal de incidentes)
3.- Discontinuar la marcha de las operaciones (causal de imagen
empresarial)
4.- Afectar la calidad del producto o servicio que se entrega (causal
de imagen empresarial)
5.- Retraso de entregas o incumplimientos (causal de imagen de
responsabilidad empresarial)
6.-Incremento de costos (daño económico financiero de la
empresa)
 RIESGOS QUE COMPONEN EL
PROCESO

Los componentes de un proceso crítico son:

1.- LAS AREAS DONDE SE EJECUTAN LAS TAREAS

2.- LOS MATERIALES QUE SE UTILIZAN

3.- LAS TAREAS QUE SE DESARROLLAN

4.- LOS EQUIPOS QUE INTERVIENEN

AREAS CRITICAS
Es el espacio o sector bien delimitado de una planta, donde se ubican y
funcionan las instalaciones, maquinarias y equipos, se manejan materiales
y se efectúan tareas productivas

EQUIPOS CRITICOS
Son aquellos cuya fallas afecta de modo directo la seguridad del proceso,
ya que interrumpen las operaciones y/u originan pérdidas al disminuir la
producción, afectar la calidad, elevar los costos e incluso dañar a personas
y/o a la propiedad

MATERIALES CRITICOS
Son las MP o insumos, los productos en proceso o terminados cuyo
abastecimiento debe satisfacer requisitos de cantidad, calidad y/u
Oportunidad

TAREAS CRITICAS
Son una secuencia de pasos u operaciones que, al ser realizados de una
manera errónea, impiden la obtención de un determinado resultado
dentro del proceso
 Selección de los procesos para
mejoramiento

La selección de un proceso es un paso muy importante en el

ciclo del MPE, la gerencia y/o clientes analizan el grado de
satisfacción:
 Quejas del cliente interno y externo
 Procesos de alto costo
Existen algunos aspectos que se deben de considerar en el
momento de seleccionar un procesos:
 Impacto en el cliente ¿Cuan importante cliente?
 Índice de cambio ¿Puede usted arreglarlo?
 Impacto sobre la empresa ¿importancia empresa?
 Impacto sobre el trabajo ¿recursos disponibles?
 Enfoque con información

Es un método objetivo orientado a establecer prioridades para los

procesos de la empresa, con base en la importancia del proceso y
el grado hasta el cual puede mejorarse el proceso, incorporando los
siguientes principios:

 Vincular los esfuerzos de mejoramiento a las expectativas del

cliente.
 Centrarse en las actividades correctivas y preventivas

 Hacer énfasis en las áreas con mayor potencial de mejoramiento.

 Trabajar en un numero de proyectos manejables

 Emplear hechos y no percepciones

- Asegurar la continuidad del propósito.

 Las “4R”
Al completar su selección de los procesos de la empresa recuerde:
Las 4R.

 Recursos. Existe una cantidad limitada de recursos disponibles y

los procesos actuales deben continuar a medida que se mejoran.
Esto significa que un nuevo proceso operara en forma paralela. No
se extralimite.

 Rendimientos. Observe de cerca el potencial de retribución para

la empresa. El proceso ¿reducirá los costos? ¿ lo hará mas
competitivo? ¿ le dará una ventaja de mercadeo?
 Recompensas. Existe alguna recompensa para los empleados y
miembros del MPE, ¿Qué tanto mejorara la calidad de vida laboral?
¿Implicara desafíos la tarea y les proporcionara oportunidades de
crecimiento?

 Riesgos. Normalmente, cuanto mayor sea el cambio requerido,

mayor será el riesgo de fracasar. Los cambios importantes siempre
están acompañados de resistencia al cambio. Las actividades de
mejoramiento tienen las mayores retribuciones, aunque también la
mayor posibilidad de fracasar.

 Con base a estos resultados podrá seleccionar de 10 a 25

procesos críticos.
¿Como seleccionar a los responsables
del proceso?
El responsable del proceso es nombrado por la gerencia como el
encargado de garantizar que el proceso total sea efectivo. Se hace
evidente que todo proceso es el elemento importante y que el
responsable de este desempeña un papel decisivo en el engranaje
total del proceso.

El responsable del proceso debe tener la capacidad para prever los

cambios de la empresa y su impacto en el proceso. Por lo tanto el
RP se convierte en el punto central de una nueva y permanente
estructura integradora.
 Criterios para seleccionar a los
responsables del proceso
 Responsabilidad. Los procesos rara vez progresan por que no
todos lo consideran. Por tanto para elegir es necesario observar
atributos de los candidatos como: Recursos, tiempo, critico,
potencial, triunfador, adaptarse a cambios.

 Poder para actuar sobre el proceso. Los seleccionados deben de

tener el poder suficiente para actuar sobre el proceso seleccionado,
por lo general se cuenta con alguien que opere a un nivel lo
suficientemente alto en la organización para: Identificar el impacto,
tener influencia en los cambios de políticas y procedimientos,
monitorear la efectividad del proceso
 Capacidad de liderazgo. El RP debe tener la capacidad para
dirigir un equipo. Este debe ser: Una persona con mucha
credibilidad, saber ser un buen líder, mantener a los grupos de
trabajo, respaldar y estimular a los miembros del EMP, negociador
experimentado, dispuesto a cambios, comunicativo, mediador,
critico, efectivo.

 Conocimiento del proceso. Este ultimo criterio tiene que ver con
que el RP debe poseer una buena comprensión del proceso con lo
cual le será mas fácil realizar su labor, aunque en muchos casos no
es indispensable, por la facilidad de contar con diagramas de flujo.
 Responsabilidades

Gerencia General:
 Proporcionar los recursos necesarios.
 Desarrollar objetivos comunes que respalden los cambios
propuestos.
 Derribar los obstáculos.
 Buscar oportunidades de mejoramiento
 Organizar equipos de mejoramiento.
 Suministrar el entrenamiento y educación
 Anticiparse al impacto
 Establecer sistemas y revisiones
 Mostrar permanente interés en el MPE
 Optimizar la burocracia bajo buenos análisis y criterios de
selección.
 Miembros del EMP:

 Participar en todas las actividades del EMP

 Ejecutar organizadamente las actividades del MPE.
 Disponer del tiempo necesario para desarrollar actividades en el
departamento.
 Estar dispuestos a realizar cambios en el proceso, en la medida en
que sean aplicables.
 Presidir los equipos de subproceso
 Capacitar e involucrar debidamente a los miembros.
 Solucionar todo problema relacionado a los procesos.
 Respaldar el cambio.
 Responsable del proceso:
 Establecer medidas y fijar objetivos para mejorar la efectividad y la
adaptabilidad del proceso.

 Garantizar el cumplimiento de las metas globales, no permitir que

las mejoras afecten otros procesos.

 Definir los limites preliminares y el alcance del proceso.

 Formar los equipos de mejoramiento de los procesos. EMP

 Asegurar que los miembros de los EMP reciban entrenamiento.

 Dar comienzo a las actividades del MPE

 Organizar las actividades regulares del EMP

 Salvaguardar la integridad de los datos de evaluación.

 Definir los subprocesos

 Dirigir las diversas etapas de MPE

 Preparar documentos aclaratorios

 Mantener contacto con el campeón de MPE y EEM

 Superar todo obstáculo

 Actualizar los procedimientos

 Mantener el contacto con los clientes del proceso

 Mantener informado a EMP

 RESUMEN DE UNIDAD
Entender y comprender bien cualquier propósito, esto es muy cierto
si se pretende una renovación de la forma como se dirige una
empresa.
No se apresure a la etapa de MPE, hasta tanto su plan no este bien
definido y evaluado.
Tómese el tiempo para evitar muchos comienzos falsos, lo que a la
larga le permitirá ahorro de tiempo y dinero.
Esta fase del ciclo del MPE, le tomara por lo menos 60 días, tiempo
necesario para ejecutar correctamente el MPE en sus comienzos,
por que si no se lo hace bien pueda que nuestros clientes internos
y externos no nos den una segunda oportunidad.

Fuente: H. James Harrington. MPE