2.

AUDITORÍA DEL EFECTIVO Y LAS

INVERSIONES FINANCIERAS

2. AUDIT OF CASH AND FINANCIAL

INVESTMENTS
ACTIVO CORRIENTE

EFECTIVO

2.1. Fuentes y naturaleza del efectivo

El efectivo normalmente incluye cuentas:

- General.
- Nómina.
- Caja chica.
- Ahorros.
CURRENT ASSETS
CASH
 2.1. Sources and nature of cash
 

Cash normally (usually) includes :

•   General
•   Payroll.
•   Petty Cash, and
•   Savings accounts.
El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista.

Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son
fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un
riesgo poco significativo de cambios en su valor.

Se tienen más que para propósitos de inversión, para cumplir los compromisos a corto
plazo.

Vencimiento próximo (tres meses o menos) desde la fecha de adquisición.

Cash includes both cash and demand bank deposits.

Cash equivalents are short-term investments of high liquidity, which

are easily convertible into certain amounts of cash, being subject to an
insignificant risk of changes in their value.
 
They have more than for investment purposes, to meet short-term
commitments.
 
Expiration due (three months or less) from the date of acquisition
2.2. OBJETIVOS DEL AUDITOR AL AUDITAR EL
EFECTIVO:

 Analizar los riesgos inherentes, entre ellos los de fraude.

 Analizar el control interno.

 Verificar la existencia y la ocurrencia de transacciones en efectivo

 Confirmar la integridad.

 Determinar si el cliente tiene derechos.

 Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo.

 Determinar si son apropiadas la presentación y revelación (NIC 7)

2.2. THE AUDITORS’ OBJECTIVES IN THE
AUDIT OF CASH
• Analyze inherent risks, including fraud risk.

• Analyze the internal control.

 
• Verify the existence and the occurrence of cash transactions
 
• Confirm completeness.
 
• Determine if the client has rights.
 
• Check the administrative accuracy of cash programs.
 
• Determine whether presentation and disclosure are appropriate (IAS 7)
 
 Importancia de la auditoría al Efectivo

Obligaciones, ingresos, gastos y la mayor parte de los activos fluyen a través de la cuenta de
efectivo.

El efectivo es el más líquido de los activos y ofrece la mayor tentación para cometer robo,
desfalco o malversación.

El riesgo inherente es elevado en los activos líquidos.

Importance of the Cash audit

Obligations, receipt, expenses and most of the assets flow through the cash account.
 
Cash is the most liquid of assets and offers the greatest temptation to commit robbery,
embezzlement.
 
The inherent risk is high in liquid assets.
2.3. CONTROL INTERNO DE TRANSACCIONES,
INGRESOS Y DESEMBOLSOS EN EFECTIVO

Control interno de las transacciones en efectivo

Todo el efectivo se recibió, se registró oportunamente con precisión y se depositó al

instante o diariamente.

Los desembolsos de efectivo cumplen con los fines autorizados y se registraron

correctamente.

Se mantienen los saldos de efectivo en un nivel adecuado, pero no excesivo.

2.3. INTERNAL CONTROL OVER CASH TRANSACTIONS,
CASH RECEIPTS, AND CASH DISBURSEMENTS

Internal control over cash transactions

All cash was received, recorded opportunely with precision and

deposited instantly or daily.
 
Cash disbursements fulfill the authorized purposes and were recorded
correctly.

Cash balances are maintained at an adequate level, but not excessive.

Ningún empleado debe manejar una transacción de principio a fin.

Separar custodia (manejo del efectivo) y registros.

Centralizar la recepción de efectivo en lo posible según eficiencia.

Alentar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los totales del registro.

Hacer los desembolsos por cheque o transferencia electrónica, excepto los gastos
pequeños por caja chica.

Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas por empleados que no se encarguen
de emitir cheques, ni de la caja. Un empleado adecuado debe revisar la conciliación.

Control interno de los ingresos en efectivo.

Pronosticar las entradas y salidas de efectivo e investigar las variaciones .

No employee should handle a transaction from start to finish.

Separate custody (cash management) and records.

 
Centralize the reception of cash as much as possible according to efficiency.

Encourage customers to request vouchers and observe registration totals.

 
Make disbursements by check or electronic transfer, except for small expenses
per petty cash.
 
Bank reconciliations must be prepared by employees who are not responsible
for issuing checks or cash. An appropriate employee should review the
reconciliation.

Forecast cash inflows and outflows and investigate variations.

Control interno de los ingresos en efectivo

Ventas al contado

El control de las ventas en efectivo es fuerte cuando dos o más empleados participan
en la transacción.

Sin embargo, existen establecimientos en los que un empleado realiza la venta,

entrega la mercancía, recibe efectivo y registra la transacción. En este caso el robo
puede desalentarse utilizando cajas registradoras o sistemas electrónicos en el
punto de venta.
Internal control over Cash Receipts

Cash sales
 
Control of cash sales is strong when two or more employees participate in the
transaction.
 
However, there are establishments in which an employee makes the sale,
delivers the merchandise, receives cash and records the transaction. In this
case, theft can be discouraged using cash registers or electronic systems at the
point of sale.
 
 
 
Las características protectoras de los registros son:
1) Presentación visual del monto de la venta ante el cliente
2) Un comprobante impreso junto con la mercancía entregada
3) Acumulación de un total encerrado de las ventas del día.

Sistemas electrónicos en el punto de venta

Se utilizan varios tipos de cajas registradoras electrónicas, entre ellas terminales de

computadora.

Un digitalizador electrónico lee el código de productos en el artículo con esto se

disminuye el riesgo de registrar un precio de venta erróneo.

Al mantenerse registros en línea se puede consultar o verificar información

actualizada de cuentas por cobrar, inventarios, ventas.
The protective characteristics of the records are:

1) Visual presentation of the amount of the sale to the client

2) A printed receipt together with the merchandise delivered
3) Accumulation of a total enclosed sales of the day.

Electronic point – of – Sale systems

Many retail stores use various types of electronic cash registers, including computer
terminals.
 
An electronic digitizer reads the product code in the article, thus reducing the risk of
registering a wrong sale price.
 
By keeping records online you can check or verify updated information on accounts
receivable, inventories, sales.
 
Cobranza de clientes a crédito

Los ingresos en efectivo a través de cheques favorece poco a los desfalcos, salvo que un empleado reciba,
deposite los cheques, y registre los abonos en las cuentas de los clientes.

Transferencia electrónica de fondos

Ventajas sobre el uso de cheques:

Reducen el flujo de papel.

Disminuyen los costos y retrasos del procesamiento.

Desventajas:

Requieren una amplia gama de controles relacionados con el acceso al sistema, captura de datos, y respaldo.
Collections from Credit Customers  

Cash receipts through checks favor little embezzlement, unless an employee

receives, deposits checks, and registers credits in customer accounts.
 
Electronic funds transfer
 
Advantages over the use of checks

Reduce paper flow.

Reduce costs and processing delays.

Disadvantages

They require a wide range of controls related to system access, data capture, and
backup.
 
Control interno de los desembolsos en efectivo

Los desembolsos en efectivo deberían realizarse por cheque, por transferencia electrónica de
fondos o, tratándose de cuentas menores por caja chica.

Ventajas de usar Cheques:

- Obtener evidencia del beneficiario mediante el endoso del cheque.

- Centralizar la autoridad para firmar cheques en unos cuantos funcionarios.

- Registro permanente de los desembolsos.

- Disminución del efectivo disponible.

Internal Control over Cash Disbursements

Cash disbursements should be made by check, by electronic funds transfer or,

in the case of minor accounts by petty cash.

Advantages of using Checks:

- Obtain evidence from the beneficiary through the endorsement of the check.

- Centralize the authority to sign checks in a few officials.

- Permanent record of disbursements.

- Reduction of available cash.

Los cheques deben estar prenumerados y completos.

Los no emitidos deben guardarse adecuadamente para evitar robo o mal uso.

Los anulados se perforan o se invalidan para que no puedan usarse. Se archivan

aparte.

Imprimir las cantidades monetarias de los Cheques con la computadora o máquina

protectora de cheques, a fin de disminuir riesgos de alteraciones en cifras.

Los documentos que soportan el pago deberían tener un sello de cancelado al

momento de la firma del cheque.

La conciliación de los estados bancarios mensuales debe hacerlo un empleado que no

autorice, ni registre las transacciones en efectivo, ni maneje efectivo. La conciliación
deberá ser revisada y aprobada por otro empleado.
Checks must be presumed and complete.
 
Those not issued should be properly stored to prevent theft or misuse.
 
Annulments are punctured or invalidated so that they cannot be used. They
are filed separately.

Print the monetary amounts of the checks with the computer or checking
machine, in order to reduce the risk of alterations in figures.
 
Documents that support payment should have a canceled stamp at the time of
signing the check.
 
The reconciliation of monthly bank statements must be done by an employee
who does not authorize, record cash transactions, or handle cash. The
reconciliation must be reviewed and approved by another employee.
 
El sistema de comprobantes

Es un método que ofrece la seguridad de que todos los desembolsos han sido
autorizados y revisados antes de emitir un cheque.

El comprobante es una hoja que contiene espacio para poner las iniciales de los
encargados de revisar los cálculos de la factura del proveedor; verificar que coincidan
la factura, la orden de compra y el informe de recepción; registrar la transacción en la
cuenta.

La separación de la función de verificación y aprobación de las facturas es otro paso

para prevenir errores y fraude.
The voucher system

It is a method that offers the assurance that all disbursements have been
authorized and reviewed before issuing a check.
 
 
The voucher is a sheet that contains space to put the initials of those responsible
for reviewing the calculations of the supplier's invoice; verify that the invoice,
purchase order and receipt report match; Register the transaction in the account.

The separation of the function of verification and approval of invoices is another

step to prevent errors and fraud.
 
 
 
 
 
Control interno de los fondos de Caja Chica

Cuando el encargado de la caja chica solicita reponer el fondo, otro empleado debe
revisar la integridad (completo) y autenticidad de la justificación; después perfora los
soportes (o se coloca sello de cancelado).

Prueba de Auditoría - Transacciones de reposición.- Se examina los Comprobantes

de Caja Chica y se verifica su secuencia numérica.
Internal control of Petty Cash funds

When the person in charge of the petty cash fund requests to replenish the fund,
another employee must check the completeness and authenticity of the justification;
then pierce the brackets (or cancel seal is placed).
 
Audit test - Replenishment transactions - The Cashier Vouchers are examined
and their numerical sequence is verified.