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Auditoria Presentacion 2 .PPTX Exa
Auditoria Presentacion 2 .PPTX Exa
formación de
Auditores internos
Basado en ISO 19011:2011
• Introducción
• Qué es una auditoria
• Competencia del Auditor
• Gestión de un Programa de Auditoría
• El Proceso de Auditoría
• Etapa de Preparación
• Etapa de Realización
• Etapa de Informe
• Etapa de Seguimiento
Introducción
Fundación para la Inocuidad de
los Alimentos
. Tendencias Globales de la Industria de
Alimentos
–GFSI Estándares Aprobados
Benchmarking – Significado
« Una vez certificado, es aceptado en cualquier
lugar »
Compañías que han reconocid
los estándares de la GF
El Ciclo Deming
ACT PLAN
(Actuar) Revisar Escribir lo
(Planificar)
y mejorar que se hace
Comprobar que
se hace lo Hacer lo que
que está se ha
escrito escrito
DO
CHECK
(Hacer)
(Comprobar)
Competencia del Auditor
Definición
Auditor
“Persona con la competencia
para llevar a cabo una auditoría”.
Competencia
“Atributos personales y
habilidad demostrada para
aplicar conocimientos y
aptitudes”.
Proceso de Evaluación de
Auditores
Criterios
Evaluació Cumplidos Evaluación
n Continua de
Inicial Criterios
Cumplidos
Desempeño
Criterios no
cumplidos Criterios no
Audito cumplidos
r
No
Desarrollo de Seleccionado Mantenimiento
Competencias y Mejora de
Competencia
Selección
Actividades de de Equipo
Auditoría Auditor
Definición de la Evaluación
CRITERIO 2
CRITERIO 1
OBSERVADOR
DECIDIDO
PERCEPTIVO
TENAZ
VERSÁTIL
CÓDIGO
DE
ÉTICA
1. S ó l o s e p o d r á h a c e r c a r g o d e u n a s u n t oc u a n d o
tengacapacidad para atenderlo e indicará
claramente
los alcances de su trabajo y limitaciones
inherentes.
2.P o d r á g a r a n t i z a r resultados, de
rivados de sus esfuerzos.
3. S i r e c i b er e t r i b u c i ó n , nola con
siderará como el
o b j e t i v op r i n c i p a l enel ejercicio de s
u actividad.
4 . E l a u d i t o ra n t e p o n d r á los interes
es dela empresa a la
q u e p r e s t as u s s e r v i c i o s a sus intere
ses particulares,
s i e m p r e y c u a n d o n o v a y a ne n c o n t r a d e l a c o m u n i d a d
a la cuál la institución debe servir.
5 . A c t u a r á e n t o d o m o m e n t oc o n l a m á x i m a i m p a r c i a l i
dad
de criterio.
6.N u n c a c o n s i d e r a r á a l a s p e r s o n a s como
o b j e t o so p e o n e s d e a j e d r e z q u e s e unan
tpraartae cumplir sus
Educación, Experiencia y
Capacitación
Conocimiento y Habilidades
Genéricas
Habilidades a desarrollar
COMUNICACIÓN ORAL
• Palabras
• Tono de voz
• Modulación
• Pausas
• Velocidad
• Volumen
–
Habilidades a desarrollar
COMUNICACIÓN ORTO
GRA
F IA
Y
ESCRITA GRA
MAT
ICA
LENGUAJE CORPORAL
• Movimiento ocular
• Expresión facial
• Postura
• Movimientos
• Respiración
Habilidades a desarrollar
El auditor interno debe ser capaz
de comunicarse con cualquier persona
Sin importar:
• Jerarquía dentro de la organización
• Nivel de educación
• Edad
• Género
• Etc.
–
Ejemplo de Criterios de Evaluación
Exp. Exp. en
Capaci- Exp. En Atributos
Rol Educación Laboral
tación Auditoría Personales
Total Gestión
Amb.
Ético,
40 horas 5 días de
Al mente
de auditoría
menos 2 abierta,
Preparato- capaci- completa
Auditor 5 años de los 5 perceptivo,
ria tación para
años del versátil,
en completar
total tenaz,
auditoría 20 días
decisivo
3
auditorias
Líder Ídem Ídem Ídem ídem completas ídem
para un
total 15
días
Métodos de Evaluación
Dinámica
(trabajo en equipo)
Gestión de un Programa
de Auditoría
Definiciones
Programa de auditoría
“Conjunto de una o más auditorías planeadas para un
período de tiempo dirigidas hacia un
determinado y propósito específico.
”.
Alcance de la auditoría
“Extensión y límites de una
auditoría”.
PROGRAMA DE AUDITORIA
Gestión de un Programa de
Auditoría Autoridad para el
programa de
auditoría
Definición del programa
de auditoría
- Objetivos/extensión Planear
- Responsabilidades
- Recursos -
Procedimientos
- Identificación de oportunidades de
mejora
Gestión de un Programa de
Auditoría
Los Objetivos de un programa de
auditoría deberían estar basados en:
Prioridades de la Dirección;
Propósitos comerciales;
Requisitos del Sistema de Gestión;
Requisitos reglamentarios y contractuales;
Necesidad de evaluar a los proveedores;
Requisitos del cliente;
Necesidades de otras partes interesadas;
Riesgos potenciales para la organización
Gestión de un Programa de Auditoría
La extensión de un programa de auditoría
puede variar y estará influenciada por:
a) El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría
que se realice;
b) La frecuencia de las auditorías que se realicen;
c) El tamaño, la naturaleza y la complejidad
de la organización auditada;
d) El número, la importancia, la complejidad, la similitud
y la ubicación de las actividades que se auditarán.
Gestión de un Programa de Auditoría
e) Las normas, los requisitos
reglamentarios y contractuales y otros criterios
de auditoría;
f) La necesidad de acreditación o
certificación / registro;
g) Los resultados de las auditorías previas o de la revisión
de un programa de auditoría previo;
h) Los aspectos idiomáticos, culturales y sociales;
i) Las inquietudes de las partes interesadas;
j) Los cambios significativos en la organización o en sus
operaciones.
Proceso de la Auditoría
Auditoría (definición)
Proceso sistemático independiente y documentado
para:
Obtener evidencia para la auditoría
Evaluarla objetivamente
Determinar la extensión en la que
se cumple con los
criterios de auditoría
Tipos de Auditoría
De 1° Parte - realizada por una organización
sobre su propio sistema (auditoría interna)
1a ORGANIZACIÓN 2a CLIENTE
3a ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN
Tipos de Auditoría
Ético
Principios Presentación de
Independencia de Resultados
auditoría
Evidencia Profesional
Actividades de
Auditoría
Inicio de la auditoría
-Designación de auditor líder
Realización de las actividades de auditoría in situ
- Realización de la reunión inicial
-Definición de los objetivos, alcance y - Comunicación durante la auditoría
criterios de auditoría. - Funciones y responsabilidades de guías y observadores
-Determinación de la viabilidad de la - Recolección y verificación de la información
auditoría - Generación de hallazgos de auditoría
-Establecimiento del equipo auditor - Preparación de las conclusiones de la auditoría
-Establecimiento de los contactos iniciales - Realización de la reunión final
con el auditado
Realización de la revisión de la
documentación Preparación, aprobación y distribución del
- Revisión de los documentos pertinentes informe de auditoría
del sistema de gestión incluyendo los - Preparación del informe de auditoría
registros , y determinación de su - Aprobación y distribución del informe de auditoría
adecuación.
Terminación de la auditoría
Preparación de las actividades de - Conservación de los documentos
auditoría in situ - Finalización de la auditoría
- Preparación del plan de auditoría
- Asignación de trabajo al equipo
Realización del seguimiento de la auditoría
auditor
- Preparación de los documentos de
trabajo
Preparación
Realización Definiciones
Informe
Seguimiento
Criterios
de Auditoría
“Conjunto de políticas procedimientos o
requerimientos”.
“Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
Evidencia
de que
información Auditoría
son pertinentes a los criterios de auditoria
y que son verificables”.
NOTAS:
(1) La experiencia o conocimientos específicos incluyen
conocimientos o experiencia en la organización, el proceso o
actividad a ser auditada, así como orientación al idioma o
cultura.
(2) Un experto técnico no actúa como un auditor (3.8) en el
equipo auditor.
Definir el Objetivo y Alcance
Objetivo
s
conformidad del
Determinar
Alcance
sistema Lugares o sitios
Evaluar efectividad con Áreas
respecto al Procesos
cumplimiento de Criterios - requisitos
objetivos Período de tiempo
Evaluar el
cumplimiento de
requisitos legales o
contractuales
Identificar áreas
oportunidad de mejora
del sistema
Establecer los Criterios de
Auditoría
?
=CRITERIOS
DE AUDITORIA
Preparación de las
Actividades de
Auditoría
El auditor jefe del equipo debería preparar un plan de auditoría que proporcione la
información necesaria al equipo auditor, al auditado y al cliente de la auditoría. Este
plan debería facilitar la programación y la coordinación de las actividades de la
auditoría.
• Objetivo y alcance
• Documentación de referencia
• Miembros del equipo auditor
• Lugar y fecha
• Itinerario
• Avisos
Plan de Auditoria
Proceso/ Sector Auditado: No. Auditoria:
Fecha de Auditoria:
formato de Objetivo:
Reunion Inicial
Líder
Ayuda de memoria
Ayuda a administrar el tiempo
Asegura la profundidad de la auditoria
Mantiene la auditoria en curso
Organiza la toma de notas
Planeación: Preparación
Cumple
No. Cláusula Pregunta Si No
Agradecimiento a los
auditados
Preguntas y aclaraciones
Recordar objetivo y
alcance y criterios Acciones correctivas y plazos
de auditoria Asistentes y presentaciones
Recordar que la Revisión del plan de auditoria
“Auditoría es una
muestra” Canales de comunicación
Resumen del método de
auditoria
Oportunidad de hacer
preguntas al
auditado
Comunicación durante la
Auditoría
Preparación
Realización
Informe
Seguimiento
En la auditoría técnica:
Dar más enfoque al proceso que a
los procedimientos.
Algunos procedimientos documentados,
instrucciones de trabajo, listas de verificación,
etc. pueden ser necesarios a fin de que la
organización planee y controle sus procesos,
pero la fuerza debería ser al desempeño y
resultados.
Buenas prácticas de auditoría
Para agregar valor
En la auditoría técnica:
Más enfoque a los resultados que a
los registros.
Algunos registros pueden ser necesarios para
que la organización proporcione evidencia
objetiva de que sus procesos son eficaces
(generando los resultados planeados), pero a
fin de agregar valor el auditor debería ser
consciente de y dar crédito a otras formas de
evidencia.
Buenas prácticas de auditoría
Para agregar valor
En la auditoría técnica:
Adopte un enfoque holístico para recoger
evidencias a través de la auditoría, en lugar de un
enfoque de cláusulas individuales.
Buenas prácticas de auditoría
Para agregar valor
En el análisis y decisión
Ponga los hallazgos en perspectiva
Relacione los hallazgos con la habilidad de la
organización para lograr los resultados
esperados. P. ej.:
• Efectividad de los métodos de muestreo
microbiológicos
• Concientización del personal relacionado a los PCC´s
• Status de quejas por inocuidad
• Actualización del plan HACCP
Buenas prácticas de auditoría
Para agregar valor
En el informe y seguimiento
Juicioso sobre el informe de hallazgos, depende de
madurez de la organización
nivel de confianza en el SG
riesgos involucrados
actitud y compromiso de los auditados
Buenas prácticas de auditoría
Para agregar valor
En el informe y seguimiento
Asegurar que se ha tomado en
consideración
cualquier aspecto cultural
Énfasis positivo de los hallazgos como
sea apropiado
¿La solución propuesta por la organización
será útil como respuesta a los hallazgos
negativos?
Competencias de los auditores
Capacidades
Comunicarse eficazmente
Comprender las características de la organización
a la que audita
Verificar la exactitud de la información
Generar conclusiones acordes a las evidencias
Evitar conflictos a la organización que audita y a
la que representa
Emitir informes confiables
Competencias de los auditores
Capacidades
Recopilación a través
Recursos de de un muestreo
apropiado y verificación
información
Evidencia de
auditoria
Evaluación contra
Revisión
Hallazgos de criterios de auditoria
auditoria
Conclusiones de la
auditoria
Tipos de Preguntas en la
Entrevista
Preguntas abiertas:
¿cómo, Cuándo, dónde etc.?
Preguntas cerradas:
si/no
Preguntas dirigidas:
Están prohibidas
Al Realizar la Entrevista
Sea cortés
Escuche
Crear un
buen
clima
Mantenga
Observe el lenguaje
contacto visual
corporal
Espacio
Puntualidad
Al realizar la Entrevista
Crear un buen
clima
OK
• Hacerlo fácil para el auditado OBJETIVO
• Eliminar temores
• Explicar el objetivo
• Explicar las notas
No interrumpa al auditado
Agradecer al auditado
Use preguntas silenciosas
Entienda completamente
El Muestreo
• En los archiveros donde se guardan los registros,
elegir muestras del frente, mitad y final.
Dinámica
Actitudes de los
Auditados
Tácticas dilatorias
Tácticas de manipulación
Tácticas distraccionistas
Estrés
Mutismo
Hostilidad (agresividad)
Información copiosa
Evidencia de Auditoría
• Es un hecho que existe
• Esta basada en la observación e investigación
sistemática
• No esta influenciada por emociones o
prejuicios
• Puede ser documentada
• Puede ser verificada
• Esta relacionada con los criterios de
auditoría
Registro
Positivos Negativos:
incumplimientos
conformidades
–Requisito
+ -
No Conformidad
“Incumplimiento de un Requisito”.
Reunión Final del Equipo
Auditor
NC potenciales mejoras
menor mayor
Ejemplo de Formato para
REPORTE DE NO
CONFORMIDAD
Dinámica
REPORTE DE NO CONFORMIDAD
Compañía Fecha No Conformidad
Auditor Líder
Área Representante
Conclusiones de la auditoria
Grado de satisfacción sistema con los
del criterios
Eficacia de la implementación, mantenimiento y
mejora del sistema
Capacidad del proceso de revisión por la
dirección para asegurar la continua idoneidad,
adecuación, eficacia y mejora del sistema
Si los objetivos lo especifican: recomendaciones
para mejora, certificación o registro, o sobre
auditorias futuras
Preparación
Informe
Realización
Informe
Seguimiento
Realización
Informe
Seguimiento
NO ¿SE ELIMINÓ LA NO
CONFORMIDAD?
SI
FIN
Investigación de Causa Raíz
EVIDENCIAS OBJETIVAS
DEL PROBLEMA
NC
SÍNTOMAS
CAUSAS APARENTES
ALCANCE
IMPLICACIONES OCULTAS
Verificación de Efectividad
de las Acciones
Correctivas
El auditor deberá buscar evidencia
de: