FUNDAMENTOS DE

ADMINISTRACION
 DEFINICION:

La administración es un proceso sistemático que consiste en el desarrollo de

actividades de PLANEACION, ORGANIZACIÓN, INTEGRACION, DIRECCION y
CONTROL para lograr los objetivos de una organización, a través de un adecuado
manejo de los recursos existentes.

Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden, dirección y control a
las diversas instituciones de la sociedad para lograr determinados objetivos,
incluyendo en esto el bien común
PROCESO ADMINISTRATIVO
 PROCESO ADMINISTRATIVO

1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas, diagnóstico, programas

y presupuestos
2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades de mando y
procedimientos.
3.- INTEGRACION: ¿Quién y con qué se va a hacer? Personal: selección,
contratación, capacitación, materiales, finanzas, compras, producción, entre
otros.
4.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, toma de decisiones,
supervisión, delegación, instrucciones y comunicación.
5.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación, determinación de las
desviaciones, corrección de fallas y retroalimentación.
 PLANEACION

Definiciones:
Planear consiste en la definición de objetivos, la ordenación de recursos materiales y
humanos, la determinación de métodos y las formas de organización, el
establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la localización especial de las
actividades y otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la conducta
de la persona o grupo.
La planeación es trazar un curso concreto de acción para alcanzar un objetivo
Planear es diseñar un método para lograr una meta definida
Planear es decidir de antemano que hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá
llevarlo a cabo.
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
RACIONALIDAD: La acción ordenada con fines específicos.
PREVISION: La planeación es previsión del futuro.
UNIVERSALIDAD: La planeación y la programación deben abarcar las diferentes
etapas del proceso económico, social y administrativo y prever las consecuencias
que producirá su aplicación.
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estén integrados entre si y
formen un todo organizado y compatible.
CONTINUIDAD: La planeación y la programación son un proceso de duración
permanente.
INHERENCIA: La planeación y programación son necesarias en cualquier actividad
humana y son inherentes a la administración.
ELEMENTOS DE LA PLANEACION
DIAGNÓSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que obstaculizan
el logro de los objetivos de la organización.
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya sea con la
realización de una sola operación de una actividad concreta, de un
procedimiento de una función completa o de todo el funcionamiento de la
institución.
POLITICAS: Son líneas generales de acción que guían a los miembros de una
empresa.
PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de acción que se
considera el más recomendable para el logro de un objetivo, así mismo, es
necesario que cada una de las funciones de una organización tenga sus
propios objetivos y de igual forma sus planes.
ELEMENTOS DE LA PLANEACION
PROGRAMAS: Un programa está destinado a cumplir las funciones de una
determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas cuantificables
que se cumplirán a través de la integración de un conjunto de esfuerzos, con
recursos humanos, materiales y financieros asignados, con un costo global y
unitario determinado y cuya ejecución en principio queda a cargo de una unidad
administrativa de alto nivel.
PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numéricamente los
resultados de una organización; incluye tres elementos principales.
1.- Se refiere a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planes concretos,
valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están relacionados con el
costo.
3.- Se mide en unidades económicas, proporcionando estándares contra los
cuales se puede comparar.
 ORGANIZACIÓN

Definiciones:
Organización es el arreglo de funciones necesarias para
lograr un objetivo con indicación de la autoridad y la
responsabilidad asignadas a los puestos, que tienen a su
cargo las ejecuciones de las funciones respectivas.
Organización es el orden que guardan los diferentes
órganos que constituyen un grupo humano en cuanto a
relaciones, de responsabilidad, interdependencia
jerárquica, comunicación y división del trabajo,
necesarios.
 DIVISION DEL TRABAJO
Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin
de que pueda ser realizado por las diversas personas que
integran una unidad administrativa, el trabajo se divide en:
-FUNCIONES: (generales, específicas, ejecución, apoyo,
asesoría, complementarios, primarias, secundarias)
-ACTIVIDADES: (genéricas, específicas)
-OPERACIONES: (físicas, mentales)
 FORMAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN FORMAL: Es la oficial, la teórica y se apega a las

normas materializadas en organigramas, contratos colectivos o
individuales, reglamentos, manuales, políticas y procedimientos.

ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es la extra oficial, representa lo que

realmente está sucediendo, es la resultante de las reacciones
individuales y colectivas entre la organización formal en busca de
satisfacción a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento
o amistad.
 ESTRUCTURA ORGANICA

Es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas

de un organismo y la relación que guardan entre si. Debido a la
necesidad de la división del trabajo y de los requerimientos de
especialización, nace la división en donde determinan la forma en
que van a integrarse los diversos órganos o dependencias de una
institución, relaciones de mando, niveles jerárquicos, procesos a
su cargo, tramos de control, equipos de administración y ámbito
de aplicación.
 MANUALES
Son las herramientas administrativas para transmitir
conocimientos y experiencias para documentar la tecnología
acumulada sobre un tema específico. Contienen información e
instrucciones sobre la organización, políticas y procedimientos
de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor
ejecución de un trabajo.
Se clasifican en:
Manuales de Operación
Manuales de Organización
Manuales de Procedimientos
 INTEGRACION
En el proceso administrativo, se distingue una parte que se
refiere a la estructuración y otra que es la actuación en si, en la
primera tenemos la planeación y la organización, en la
segunda, la integración, la dirección y el control.
La integración es el punto de contacto entre la parte estática y
la parte dinámica del proceso administrativo.
Definición:
Integración es obtener y articular los elementos materiales y
humanos que la planeación y la organización señalan como
necesarios para el adecuado funcionamiento de una
organización.
 TIPOS DE INTEGRACION

A) DE PERSONAL B) DE MATERIALES

a) Reclutamiento a) Finanzas
b) Selección y contratación b) Compras
c) Inducción c) Producción
d) Capacitación d) Mantenimiento
e) Desarrollo e) Comercialización o prestación
f) Carrera institucional de servicios
 DIRECCION

La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organización

dependerá, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre
a sus trabajadores.

Definición:
Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo que implica la
responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,
ordenar e impulsar al personal subordinado, a la mejor realización de
sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración.
 IMPORTANCIA DE LA DIRECCION

Algunos autores consideran que es el elemento mas

importante y complejo de la administración, puesto que se
ponen en juego aspectos relacionados con el comportamiento
individual y de grupo.

En la dirección se ejerce el mando, se delega la autoridad, se

toman decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y
todo ello a través de un proceso de comunicación que ya de
por si es complejo.
 PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y
grupales.
IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto más se impersonalice
la orden, será mejor obedecida.
RESPETO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden
deben asegurarse los conductos previamente establecidos y
jamás saltarlos sin razón.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los
conflictos se resuelvan lo más pronto posible de modo que, sin
lesionar la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los
implicados en el.
 ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD
- Puede ser general o específica
- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especialización
- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre
la realidad
 MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser
obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa
capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:
•Determinar lo que debe hacerse
•Establecer como debe hacerse
•Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga
Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue:
Directiva la primera, propiamente administrativa, la segunda y
supervisora de ejecución la tercera.
La toma de decisiones es un factor esencial de la función directiva, ya
que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organización.
El proceso de la toma de decisiones es como sigue:
- Diagnosticar el problema: Definir el problema
- Definir las alternativas más adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa más conveniente
 PRINCIPIOS DE SUPERVISION

El concepto actual de la supervisión, supone un ámbito de responsabilidad más

amplio y complejo que el de la administración tradicional basada únicamente en la
autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que además ubica como fundamental
la satisfacción del usuario y el desarrollo personal.
- Satisfacción del cliente o usuario: Es la única razón de la organización
- Rentabilidad: Costo vs. Rendimiento de las operaciones cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje
- Aceptación del cambio: Trabajar en la resistencia al cambio
- Actitud crítica constructiva: Comunicar juicios e ideas
- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo
 CONTROL

La etapa de control no existiría si la planeación y organización se ajustaran

impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin embargo, aún en
planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste,
correcciones o modificaciones a lo programado.

Definición:
Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las estructuras y en
las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las
actividades se produzca una comprobación, previniendo errores y fallas,
para proveer información segura, proteger los bienes de la empresa y
promover la eficiencia en la operación y la adhesión a las políticas
administrativas.
 TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de normas o Define el estado de equilibrio o eficiencia que se

estándares de ejecución
desea lograr
La administración enfocada a procesos se basa en
mejorar procesos más que en perfeccionar
funciones
Con este enfoque se marcan estándares que
comprenden sistemas, procedimientos, métodos de
trabajo, seguimientos operacionales y auditorías que
deben formar parte de un sistema de calidad

2.- Medición de la ejecución real en Requiere que la información sea procesada,

relación con los estándares interpretada y comparada con los estándares de
establecidos ejecución a fin de establecer conclusiones sobre la
ejecución real.
3.- Aplicación de la acción correctiva Requiere una tomas de decisiones sobre
modificaciones o ajustes a los recursos de la
empresa, para esto es necesario conocer las causas
de desviación
 CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Selección de los criterios de control

- Recolección, concentración y procesamiento de datos
- Interpretación de los resultados
- Elaboración de reporte de resultados
- Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas
 EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

Evaluación de resultados
Comparación de los resultados con lo planeado
Determinación de las causas de desviación
Retroalimentación
 INDICADORES

Son los instrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y

la desviación de una actividad sujeta a influencias internas y
externas con respecto a una unidad de medida convencional.
En la administración y evaluación por procesos, los indicadores
fortalecen la autonomía de gestión, en virtud de que a través de
la medición que realicen los responsables en los niveles de
operación, conocerán de manera inmediata la situación en que
se desarrollan sus servicios y pueden tomar oportunamente las
medidas correctivas o de preferencia preventivas, que mejoren
su actuación y resultados.
Los indicadores deben contar con las tres
características siguientes:

CONGRUENCIA: Característica de la información que la hace

coincidir en su forma y tamaño.
CONSISTENCIA: Característica de la información estadística
mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y
reglas particulares de cuantificación.
CONFIABILIDAD: Característica de la información que el usuario
acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas.
 TIPOS DE INDICADORES

INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente el

grado de cumplimiento de las metas en un período
determinado

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos

empleados en la consecución de una meta o en la
ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo.
La productividad puede medirse en función de los
recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo,
no es siempre necesario utilizar las tres relaciones. El
indicador se seleccionará en función del insumo mas
relevante a considerar en el proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o

cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,
manifiestan el grado de satisfacción de las expectativas o
requerimientos de nuestros usuarios internos y externos,
tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención y
solución a quejas, satisfacción por el otorgamiento del
servicio, tiempos de traslado, etc.
Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando
satisface plenamente al usuario
 CONTENIDO DE LA
PLANEACION ESTRATEGICA
PLANEACION ESTRATEGICA

Concepto: Es la forma en que un organización se proyecta

a través de su misión y visión, estableciendo los objetivos
a largo y mediano plazo.

OBJETIVOS:
Ser planteados en términos de
resultados y no de acciones
Ser mesurables y cuantificables
Definir plazos para sus logros
Estar por escrito
Ser exigentes pero realistas
Ser comunicados al personal
IMPORTANCIA:
Definir la direccionalidad del
futuro de la organización
Optimizar el uso de los recursos
Responder adecuadamente a los
cambios (entorno)
Realizar análisis permanente al
entorno
Estimular pensamientos y
actitudes estratégicos
Precisar objetivos a largo plazo

DOFA:
Es necesario hacer un diagnostico del entorno, tanto
externo como interno, de manera que el plan estratégico
sea mas optimo al ejecutarlo. Este análisis donde se
identifica las oportunidades y amenazas del entorno
general, industrial, competitivo (externo) y a su vez las
fortalezas y debilidades al interior, como por ejemplo el
recurso financiero, humano, tecnológico, entre otros.
 CONTENIDO DE LA PLANEACION ESTRATEGICA

IMPORTANCIA:
Radica en la definición de la misión, visión,
políticas, objetivos, valores, es decir traza la ruta
para el logro de los resultados planteados.

OBJETIVOS:
Ser planteados en términos de
resultados y no de acciones
Ser mesurables y cuantificables
Definir plazos para sus logros
Estar por escrito
Ser exigentes pero realistas
Ser comunicados al personal
DOFA:
Es necesario hacer un diagnostico del entorno, tanto externo como interno, de manera
que el plan estratégico sea mas optimo al ejecutarlo. Este análisis donde se identifica las
oportunidades y amenazas del entorno general, industrial, competitivo (externo) y a su
vez las fortalezas y debilidades al interior, como por ejemplo el recurso financiero,
humano, tecnológico, entre otros.
IMPORTANCIA DEL MERCADEO EN LAS EMPRESAS
Cuando decides emprender tu propia empresa o probablemente ya la tienes,
debes tener siempre presente cual es la Filosofía Empresarial de tu
organización, esto es, conocer la MISIÓN, VISIÓN Y VALORES por los cuales la
empresa se guiará y trabajará para lograr los objetivos y su razón de ser.
Es de suma importancia enunciar, desarrollar, plasmar y construir
correctamente estos elementos, ya que ayudarán a las personas que
colaboran en la organización como guía que les apoyará a saber en dónde
trabajan, cuál es el origen y para que se creó la empresa para la cual laboran,
hacia donde van y algo muy importante, cuales son los valores que
fundamentan y por los cuales deben de comulgar y vivir dentro y fuera de la
organización.
 MISION
La misión de una empresa es el motivo por el que existe dicha empresa, su razón
de ser. Indica la actividad que realiza la empresa.

Las características que debe tener una MISIÓN

Debe ser amplia y concreta, motivadora y posible.
Con la misión conocemos a lo que se dedica la organización o
empresa en la actualidad y hacia qué negocios o actividades
puede encaminar su futuro, por lo tanto también debe ir de la
mano con la visión y los valores.
Refiere a un motivo o una razón de ser por parte de una
organización, una empresa o una institución. Este motivo se
enfoca en el presente, es decir, es la actividad que justifica lo
que el grupo o el individuo está haciendo y será su principal
actividad.

Por lo general, al declarar la misión debemos hacernos estas

preguntas:
¿Qué hacemos?
¿A qué nos dedicamos?
¿Cuál es nuestra razón de ser?
¿Quién nuestro público objetivo?
¿Cuál es nuestro ámbito geográfico de actividad?
¿Cuál es nuestra ventaja competitiva que nos diferencia de
otras organizaciones?
 VISION
La visión de una empresa (también conocida como visión empresarial) es una
declaración o manifestación conformada, generalmente, por una sola oración,
que indica hacia dónde se dirige una empresa o qué es aquello en lo que
pretende convertirse en el largo plazo.

Las características que debe tener una

VISIÓN:
La visión define las metas que
pretendemos conseguir en el futuro.
Tiene que ser realista, alcanzable y
objetiva.
Tiene que ser inspiradora y motivadora.
Generalmente, nos tiene que responder la
mayoría de las siguientes preguntas:
¿Qué quiero lograr?
¿Dónde quiero estar en el futuro?
¿Para quién lo haré?
¿Ampliaré en un momento dado mi zona
de trabajo?
Los valores de una
empresa son el conjunto
de principios éticos y
profesionales mediante
los cuales ésta elige
guiar sus actividades y
que denotan de alguna
manera el espíritu de la
misma.

Las características que debe tener los VALORES:

Son principios éticos sobre los que se asienta la cultura de nuestra organización.
Permiten crear nuestras pautas de comportamiento.
Son la personalidad de nuestra asociación y no pueden convertirse en una expresión de
deseos de los dirigentes, sino que tienen que plasmar la realidad.
No es recomendable formular más de 6-7 valores, ya que podríamos perder
credibilidad.
Al declararlos pudiéramos preguntarnos:
¿Cómo somos?
¿En qué creemos?