POLITICA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

Y PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

SECRETARIA GENERAL
DIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Y GESTIÓN DOCUMENTAL

DICIEMBRE
2020
RELACION CON EL MODELO INTEGRADO
DE PLANEACIÒN Y GESTIÒN - MIPG

DIMENSIÒN: INFORMACIÒN Y COMUNICACIÒN

POLITICAS DE GESTIÒN Y DESEMPEÑO ASOCIADAS A LA

DIMENSIÒN:

 Gestión Documental

 Transparencia, acceso a la Información pública y lucha

contra la corrupción.
RELACION CON EL MODELO INTEGRADO
DE PLANEACIÒN Y GESTIÒN - MIPG
 POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
 Adoptada mediante Decreto No. 174 del 05 de junio de 2018 “Por
medio del cual se adopta la Política de Gestión Documental del
Departamento de Bolívar”

Contenido de la Política de Gestión Documental

Justificación de la Política

Se da Conforme a lo Dispuesto en el artículo 6 del Decreto

2609 de 2012 las entidades públicas deben formular una
política pública de gestión documental la cual debe ser
entendida como el conjunto de directrices establecidas por la
entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de
la información física y electrónica.
POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido de la Política de Gestión Documental

Objetivo de la Política

Administrar la información que genera y recibe la Gobernación,

modernizando los procesos de Gestión Documental a través
de la aplicación de lineamientos, directrices y políticas de
carácter técnico, tecnológico emanadas del Archivo General de
la Nación y de la misma Gobernación, para la organización de
la información producida por la entidad en ejercicio de la
funciones y actividades propias y en cumplimiento del proceso
de mejora continua de la gestión documental, que permite
brindar información eficiente y eficaz, además de soportar en
forma transparente la gestión administrativa de la entidad.
POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido de la Política de Gestión Documental

Alcance de la Política

La política de Gestión Documental de la Gobernación del

Departamento de Bolívar se desprende de los procedimientos
de Gestión documental, Tablas de Retención Documental y los
demás lineamientos relacionados en circulares, guías, plan de
desarrollo etc, establecidos por la entidad en torno a la Gestión
Documental.
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LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido de la Política de Gestión Documental

Responsabilidad de la implementación de la Política

La responsabilidad de la buena implementación de la política y

los procesos de gestión documental están en cabeza del Señor
Gobernador, la Secretaria General y la Dirección de Atención de
al Ciudadano y Gestión Documental con el apoyo en el
seguimiento y auditoria interna de parte de la Oficina de
Control Interno.
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LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido de la Política de Gestión Documental
Declaración de la Política

La Gobernación del Departamento de Bolívar en el marco del sistema de

Gestión Documental, declara como Política de Gestión Documental la
implementación de las mejores prácticas para la adecuada gestión de
documentos e información en la entidad en sus diferentes soportes,
garantizando la integridad, autenticidad, veracidad, acceso y fidelidad de la
información que produce, recibe y tramita permitiendo satisfacer así las
necesidades informativas de los usuarios internos y externos. Así como la
integridad del valor patrimonial, histórico y cultural que tiene la información
que reposa en los fondos documentales de la entidad, así como avanzar
hacia el cumplimiento de la misión y visión institucional, que nos permite
prestar un excelente servicio a todos los usuarios.
 POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido de la Política de Gestión Documental

Declaración de la Política

La Política de Gestión Documental en la Gobernación de Bolívar reconoce como

procesos de la gestión documental los siguientes: Planeación, Producción,
Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos,
Preservación a largo plazo, Valoración. Y, como instrumentos archivísticos los
siguientes: Bancos terminológicos, Cuadro de Clasificación Documental (CCD),
Diagnóstico Integral de Archivo, Inventario Documental, Mapas de procesos,
requisitos para la gestión de documentos electrónicos, Plan Institucional de
Archivos de la Entidad (PINAR), Programa de Gestión Documental (PGD),
Sistema Integrado de Conservación, Tabla de Retención Documental (TRD),
Tabla de Valoración Documental (TVD), Tablas de Control de Acceso.
 POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido de la Política de Gestión Documental
Requisitos Mínimos de la Política

a) La conformación del Comité Interno de Archivo, como ente máximo de la gestión documental en la
entidad (Comité Institucional de Gestión y Desempeño).
b) contar con una buena administración del Archivo Central, así como vigilar, en el ámbito de su
competencia el cumplimiento de las disposiciones normativas en materia de gestión documental.
c) La adopción nuevas tecnologías de información y la comunicación que permitan satisfacer las
necesidades de información de los funcionarios, ciudadanos y entes de control.
d) El Diseño, aprobación y adopción de los instrumentos archivísticos, así como las herramientas de
acceso y consulta a la información.
e) Determinar las estrategias para la administración y preservación de la información electrónica que
produce, recibe y tramita la entidad.
f) Disponer de personal profesional y técnico idóneo para cada una de las actividades de servicio,
planeación, evaluación y control en cada uno de los procesos de Gestión Documental de la entidad.
 POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido de la Política de Gestión Documental
Líneas Estratégicas de la Política

a) Administración de archivos físicos y electrónicos: En esta línea se incorporan todos los

documentos físicos y electrónicos generados por su actividad como parte de su sistema de
Gestión Documental, identificándolos, tramitándolos y organizándolos, aplicando TRD, verificando
su trazabilidad, valorándolos para determinar su disposición final y garantizando su preservación a
largo plazo.

b) Acceso a la información: Este eje enmarca aspectos relacionados con: Gestión de instrumentos
para la transparencia, diseño de servicios para la participación de los ciudadanos y la organización de
los documentos, que garantice un adecuado servicio a la comunidad.

c) Preservación de la información: Esta línea enmarca aspectos relacionados con: la preservación

del patrimonio documental independiente el soporte en el que se encuentre, de tal manera que
garanticen la conservación y preservación de la información a largo plazo
 POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido de la Política de Gestión Documental

Líneas Estratégicas de la Política

d) Aspectos Tecnológicos y de seguridad: Este eje enmarca aspectos relacionados con: la

seguridad de la información y la adecuación de la infraestructura tecnológica para la prestación de
servicios archivísticos.

e) Fortalecimiento y articulación: Este eje enmarca aspectos relacionados con: La armonización de

la gestión documental con los sistemas de gestión que ha adoptado la entidad.

f) Evaluación y mejora: Este eje enmarca aspectos relacionados con: auto inspección,
automatización de procesos y certificaciones de procesos.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
 Adoptada mediante Resolución No. 414 del 30 de octubre de 2019
“Por medio del cual se actualiza y adopta el Programa de gestión
documental –PGD del Departamento de Bolívar”

Contenido del Programa de Gestión Documental -PGD

Definición concepto PGD

Instrumento archivístico que permite establecer los componentes de la Gestión Documental, desde
la planeación, producción, gestión, trámite, organización, transferencias y disposición final de los
documentos, a partir de la valoración y/o. Optimiza la trazabilidad de la información producida en las
diferentes etapas del ciclo vital del documento independientemente del medio de registro y
almacenamiento, atendiendo la necesidad de mejora continua del proceso de gestión documental;
plantea actividades para ejecutar en las etapas de creación, mantenimiento, difusión y
administración de documentos.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido del Programa de Gestión Documental -PGD

Objetivo General PGD

Fortalecer la Gestión Documental al interior de la Gobernación de Bolívar, a través de instrumentos
archivísticos y lineamientos claros y precisos, que integrados a las estructuras de planeación y control
garanticen la seguridad de la información, disposición al ciudadano y la conservación del patrimonio
documental de la Entidad.

Objetivo Específicos PGD

 Administrar y controlar el acceso y recuperación de la información de la Entidad.
 Conservar y preservar el patrimonio documental de la Gobernación de Bolívar.
 Implementar buenas prácticas en materia de seguridad de la información y del adecuado uso y
administración de los datos personales.
 Generar una Cultura Institucional de Gestión Documental.
 Diseñar e implementar los instrumentos archivísticos en la Gobernación de Bolívar.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido del Programa de Gestión Documental -PGD

Alcance del PGD

El Programa de Gestión Documental de la Gobernación de Bolívar, aplica para la
información física, electrónica, digital y en cualquier soporte en el corto, mediano y
largo plazo, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, articulado
con la Planeación Estratégica y Operativa Institucional, la Seguridad de la
Información y el Sistema Integrado de Gestión de la entidad.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido del Programa de Gestión Documental -PGD

REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

Normativos

 Los manuales, procedimientos, instructivos, guías y formatos que produzca o ajuste el

Proceso de Gestión Documental, serán aprobados por la instancia establecida por la
entidad para esta labor.
 El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión– MIPG de la Entidad, esta formalizado mediante Decreto 169 de 2018 y Decreto
489 de 2018, por la cual se conforma al Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG,
quien desarrollará las funciones asignadas a este Comité.
 Cuando la norma lo exija, se procederá a adoptar mediante actos administrativos los
documentos que se elaboren y aprueben por esta instancia del Comité MIPG.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido del Programa de Gestión Documental -PGD

REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

Económicos

 Establecer anualmente las partidas presupuestales que se requieren para la armonización,

operatividad, mantenimiento y mejora del Programa de Gestión Documental.
 Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones, las necesidades para la implementación del
Programa de Gestión Documental.
 Incluir en el Plan Anual de Capacitación de la Entidad, los recursos necesarios para
fortalecer al personal involucrado en el proceso de Gestión Documental.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido del Programa de Gestión Documental -PGD

REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

Administrativos

 Infraestructura: Adecuada para la producción, recepción y el almacenamiento de la

información o documentación.
 Recurso Humano: Conformación de un equipo interdisciplinario para ejecutar las fases de
implementación del PGD y para apoyar la Gestión Documental.
 Plan de Adquisición: Para desarrollar aquellas actividades que la Entidad no puede cubrir
con personal propio.
 Capacitación: Incluir anualmente en el Plan Institucional de Capacitación de la Entidad,
las temáticas que se requieran para el desarrollo e implementación del Programa de
Gestión Documental.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR
Contenido del Programa de Gestión Documental -PGD
REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

Tecnológicos

 Articular las herramientas tecnológicas que hacen parte del Programa de Gestión Documental de la Entidad;
actualmente la Gobernación Bolívar cuenta con un aplicativo de información que permite gestionar la
documentación - SIGOB, enfocado al manejo y administración de documentos físicos, electrónicos y orientados
a las líneas de negocio de la Entidad.
 El Software de Gestión Documental debe cumplir con los estándares como la ISO 30301, MOREQ y CMIS.
 Proporcionar los equipos que se requieran para registrar, recepcionar, tramitar, consultar, conservar y preservar
la documentación de la Gobernación de Bolívar.
 La Gobernación de Bolívar debe suministrar las herramientas tecnológicas para el control y seguridad de la
información.
 Se debe permitir el Mantenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información una vez esté en
funcionamiento.
 Propiciar el fortalecimiento de la función archivística, a través de la aplicación de modernas prácticas de Gestión
Documental, mediante el apoyo de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA GOBERNACIÓN DE BOLIVAR

PLANEACIÓN

VALORACIÓN PRODUCCIÓN

PRESERVACIÓN
PROGRAMA DE GESTIÓN Y
TRÁMITE
GESTIÓN

DISPOSICIÓN ORGANIZACIÓN
FINAL

TRANSFERENCI
A
FOMENTO DE LOS PROCESOS DE GESTIÒN
DOCUMENTAL
2020

OSCAR ANDRES ROJAS FERIA

BIBLIOTECOLOGO Y ARCHIVISTA PROFESIONAL
ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PROYECTOS
T.P .465 COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS
CORREO: oscarrojasf@Hotmail.com
CELULAR: 3208778053