UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HUEJOTZINGO

Organismo Público Descentralizado del Gobierno de Estado de Puebla U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a

de

Administración del tiempo

Docente: Ing . Prudencio Tlapale Hernández
Maestro en Alta Dirección
 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

UNIDADES TEMATICAS
I.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Términos: eficiencia y efectividad, control, urgente e
importante, mitos y enemigos del tiempo, planeación del
tiempo y sus herramientas (agenda ejecutiva, matriz de
administración del tiempo).
Herramientas para la administración del tiempo:
planificador de uso del tiempo, objetivos , metas, lista de
pendientes, lista de actividades (priorizadas)
horarios, holgura para atención de contingencias
II.- Liderazgo
Autoestima
Motivación e inteligencia emocional
Liderazgo transformacional
 DEFINICION U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

La administración del tiempo es una manera

de ser y una forma de vivir. Hoy, consideramos
al tiempo como uno de los recursos más
importantes y críticos de los administradores.
 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Stephen Covey, explica que la administración

del tiempo no es la habilidad de exprimirle
más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno
mismo para poder hacer mas cosas. De hecho,
no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se
trata de concretar lo que es más importante.
 Aspectos relevantes en la U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Administración, personal, del tiempo

 Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante.
 Analiza como gastas tu tiempo.
 Lleva una lista de tareas pendientes.
 Asigna prioridad a tus tareas.
 Planea tu día desde el día anterior.
 No dejes las cosas para después.
 Delega en los demás.
 Aprende a decir “NO”.
 Concéntrate en la tarea actual.
 No te olvides de la persona más importante.
 Aspectos relevantes en la U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Administración, empresarial, del tiempo

Identificar metas, objetivos y prioridades.
Conocer las prácticas habituales en cuanto a la
organización y planificación del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la
planificación del tiempo.
Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar
las metas, los objetivos y las prioridades.
Lograr habilidades suficientes en la administración del
tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en
la vida profesional.
 Mitos y enemigos del tiempo U n i v e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las
prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun
emprendedor.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y
metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el
mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del
tiempo.
 Ejercicio 1 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

• Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del

tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza
por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5
máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos
y otra lista de los enemigos internos.

• Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de

cada uno de los problemas en la lista anterior.
 Eficacia y Eficiencia U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

La eficiencia, esta referida a la capacidad de lograr resultados

con el mínimo esfuerzo o costo.

La efectividad, esta referida a la capacidad de lograr el máximo

de resultados al mínimo costo
 Entre la eficacia y la eficiencia U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

La eficiencia actúa y se manifiesta en el ámbito interno de la

empresa, ahí es donde ustedes pueden trabajar para reducir
sus gastos.
 
La efectividad es hacer lo que a la empresa le pueda resultar
más conveniente en un momento determinado, es decir,
actúa en el ámbito interno y externo de la empresa.
 
Algunos autores como Peter Druker menciona: “No basta
con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer
las cosas correctas (efectividad)”
 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

"Emplearse en lo estéril,
cuando se puede hacer lo útil;
ocuparse de lo fácil,
cuando se tienen energía para intentar lo
difícil;
es despojar de dignidad al talento."
 Donde estoy
y donde debo estar U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Eficiencia Efectividad
Énfasis en los medios Énfasis en los resultados
Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas
Resolver problemas Lograr objetivos
Ahorrar gastos Crear más valores
Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados
Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados
Enfoque reactivo Enfoque proactivo
(Del pasado al presente) (Del futuro al presente)
¿Pregunta principal?
¿Cómo podemos hacer mejor lo que Qué es lo que deberíamos estar
hacemos? haciendo?
Relación entre eficiencia y efectividad
U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de
 CONCLUSION U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Eficiencia: cómo se hacen las cosas, de qué modo se

ejecutan.

Efectividad: para qué se hacen las cosas, cuáles son

los resultados que se persiguen; qué objetivos se
logran.
(Actividad para portafolio de evidencias. De las
actividades que cotidianamente realizas elabora una
lista de 10 de ellas y plantea en otra columna lateral
como puedes mejorarla)
 CONTROL U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Definición
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de
regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como
fueron planeadas y corrigiendo cualquier desviación significativa"
Para Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control
administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades
reales se ajusten a las actividades proyectadas"
Para Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza
conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los
principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los
errores a fin de que se puedan reparar y evitar su repetición".
Interacción del control U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de
 Elementos que son básicos
del control U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

 En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de

supervisión de las actividades realizadas.
 En segundo lugar, deben existir estándares o patrones
establecidos para determinar posibles desviaciones de los
resultados.
 En un tercer lugar, el control permite la corrección de
errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las
actividades realizadas.
 Y en último lugar, a través del proceso de control se debe
planificar las actividades y objetivos a realizar, después de
haber hecho las correcciones necesarias.
 Tipos de control U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Preliminar
Concurrente
Retroinformación
 Control preliminar U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Tiene lugar antes de que inicien las

operaciones e incluye la creación de políticas,
procedimientos y reglas diseñadas para
asegurar que las actividades planeadas serán
ejecutadas con propiedad.
 Control concurrente U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Tiene lugar durante la fase de la acción de

ejecutar los planes e incluye la dirección,
vigilancia y sincronización de las actividades
según ocurran.
 Control de retroinformación U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de

la información de los resultados anteriores
para corregir posibles desviaciones futuras de
estándar aceptable.
Factores a controlar U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

• Cantidad
• Tiempo
• Costo
• Calidad
 CONCLUSION U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Podemos mencionar que el control es la

función que permite la supervisión y
comparación de los resultados obtenidos
contra los resultados esperados originalmente,
asegurando además que la acción dirigida se
esté llevando a cabo de acuerdo con los planes
de la organización y dentro de los límites de la
estructura organizacional.
 Urgente e importante U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Es una cuestión de tiempo, como en todos los

órdenes de la vida, hay que diferenciar lo
urgente de lo importante y poner lo primero
por sobre lo segundo.
 URGENTE U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Significa que se necesita una atención

inmediata, «¡ahora!». Las cosas urgentes
actúan sobre nosotros.
Lo urgente es toda tarea o actividad en la que
ejercitamos nuestra capacidad de respuesta
actual a los desafíos que se nos presentan
 IMPORTANTE U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Tiene que ver con los resultados. Si algo es

importante, realiza una aportación a nuestra
misión, a nuestros valores, a nuestras metas
de alta prioridad.
Lo importante es toda actividad que se ocupa
de desarrollar nuestra capacidad de respuesta
futura a los desafíos del entorno
 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

PLANEACION DEL TIEMPO

Y SUS HERRAMIENTAS
MATRIZ DE LO URGENTE E IMPORTANTE
U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de
 Gráfico de la Matriz de Manejo
del Tiempo U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

 
Urgente No Urgente

Cuadrante 1:
Cuadrante 2:
Crisis, Presión, "Apagar
  Planificación, Visión,
Incendios", Fechas
Valores, Preparación,
Importante Límites, Problemas
Recreación verdadera.
Acuciantes.
 

  Cuadrante 4:
Cuadrante 3:
No Interrupciones Varias, Actividades de Evasión,
Importante Reuniones Imprevistas, Trivialidades, Pérdidas de
Visitas Inesperadas. Tiempo.
 
 AGENDA EJECUTIVA U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Libró en el que se apuntan cosas para hacer , es

una herramienta para la planeación del tiempo
que contiene hoja de datos personales,
planificador anual, planificador trimestral,
planificador mensual,
planificador semanal,
planificador diario
(empresa - ejecutivo).
 BENEFICIOS DE USO U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

• Planeación interactiva de actividades de trabajo y

personales
• Atención a los tips para un buen cierre de actividades.
• Utilización de hojas de apuntes y anotaciones
personales.
• Elaboración de un plan de trabajo: semanal, mensual,
trimestral, y anual.
• Seguimiento a un horario de citas y actividades
(urgentes e importantes)
• Directorio Telefónico con un orden de contactos.
 BENEFICIOS DE USO U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Medición de logros, objetivos y resultados con un

seguimiento tangible, en los siguientes puntos:
• Producción, Calidad, Logística, Ventas: ¿Qué debo
hacer para mejorarlas?
• Nuevas citas: ¿Cómo lograrlas?
• Nuevos clientes: ¿Cómo descubrirlos?
• Clientes actuales: ¿Cómo retenerlos y
potencializarlos?
 PLANIFICADOR DE USO
DEL TIEMPO U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Elementos que lo integran

• Objetivo
• Meta
• Lista de pendientes
• Lista de actividades (priorizadas)
• Horarios
• Holgura para atención de contingencias
 Objetivo es “la expresión de un deseo mediante
U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

acciones concretas para conseguirlo”.

Un objetivo nos sirve para:
• Formular concreta y objetivamente resultados
• Planificar acciones
• Orientar procesos
• Medir resultados
El objetivo define de manera abstracta y
cualitativa lo que queremos lograr
 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Meta, es el término o
referencia, establecido para
denotar el cumplimiento de
un recorrido, la meta define
cuantitativa y
específicamente los valores
verificables que nos permiten
comprobar o demostrar que
hemos alcanzado una parte o
todo el objetivo
 PASOS PARA ESTABLECER U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

OBJETIVOS Y METAS
Paso 1. Identificación del objetivo(s)
Paso 2. Identificación de los beneficios y los beneficiarios
Paso 3. Fijación de límites de tiempo
Paso 4. Identificación de los principales obstáculos
Paso 5. Identificación de las habilidades y el conocimiento
requerido
Paso 6. Identificación de individuos, grupos,
organizaciones y compañías con las cuales trabajar
Paso 7. Desarrollo del plan de acción
 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Lista de pendientes, es la
asignación de actividades
por orden de importancia
definidas en urgentes e
importantes y que deberán
cumplirse de acuerdo a la
planeación del tiempo.
 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Lista de actividades
(priorizadas), Es una
lista cuidadosa y
ordenada donde se
recopilan todas las
diferentes actividades
que intervienen en la
realización de un
proyecto.
 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Horarios, es el cuadro indicador de las horas

en las que deben concretarse ciertas tareas y
al tiempo durante el cual se desarrolla una
acción.
 U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Holgura para atención de contingencias, es el

espacio vacío que queda entre dos tiempos
programados y que están sujetos uno dentro
del otro.
 ENFOQUES DE TIEMPO U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

Tiempo de respuesta.- Es el tiempo que pasa

desde que se envía una comunicación y se
recibe la respuesta.

Tiempo discrecional.- Es el tiempo, de ocio,

que sobra después de satisfacer las tres áreas
fundamentales de la vida
 TIEMPO DISCRECIONAL U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

1) Las necesidades corporales (dormir, comer y,

en general, cuidar del cuerpo).
2) Las necesidades financieras, es decir el
tiempo requerido para obtener una cantidad de
dinero que permita comprar bienes y servicios
en el mercado.
3) Las necesidades del hogar, que incluyen las
tareas domésticas y el cuidado de los menores.
 EXPANSIÓN DEL TIEMPO DISCRESIONAL U n iv e r s id a d T e c n o ló g ic a
de

• Elimine identificando las cosas que no debe hacer. Matriz de importante/urgente,

Principio de Paretto 80/20.
• Delegue no imponga
• Aislese creando barreras para protegerse de las exigencias empresariales durante
períodos limitados de tiempo
• Retirese o separarse del sitio habitual de trabajo
• Reserve espacios de tiempo, con el establecimiento de “horas silenciosas”
• Desarrolle la concentración simultanea más que la sucesiva. Contar con la
capacidad para abordar varios temas de manera simultanea (el poder de tres), sin
inquietarse en el proceso.
• Identifique y proteja el tiempo óptimo, momentos del día o de la semana cuando
la persona puede desarrollar su máxima concentración y creatividad
• Aproveche los trocitos de tiempo que sobran de manera inesperada.